ORGANIZACIN LOG SERV COLOMBIA INC

MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES (MOF) VERSIN 01

TITULO MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES ORGANIZACIN LOG SERV INC

CDIGO LS-MOF-001-03-12

FECHA DE APROBACIN 1 MARZO 2012

MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES LOG SERV INC

Ap !"#$! %& R%'!()*+,& $% G% %&*+# G%&% #( EF-.2/2000 N0 012-20112 $% 3%*4# 0./0./2011

ELABORADO POR5 APROBADO POR5

NELSON FERNANDO ME6ORANO RINCON ANA MELISSA TORRES CORDOBA ANYELA FLORENZA LOPEZ FERNANDEZ NEIDY MAYERLI BUITRAGO YATE ERI7A PAOLA CASTRO CETINA OSCAR EDUARDO CATA8O VARGAS SARA LUISA FERNANDA MEDINA BELE8O

Finalidad. El presente Manual de Organizacin y Funciones es un instrumento de gestin que describe las funciones de las unidades orgnicas, as como las funciones a nivel de cargo especfico del la organizacin O! "E#$ %O OM&'( ')% ("E"O#E" de ogstica. (lcance. as funciones contenidas en el presente manual, debern ser cumplidas por los traba*adores que integran ( O#!()'+(%'O). (probacin y actualizacin. El presente Manual de Organizacin y Funciones ser actualizado cuando se produzcan cambios o modificaciones en los procesos o procedimientos internos de ( O#!()'+(%'O), o si se producen modificaciones en la Estructura Orgnica o en el #eglamento de Organizacin y Funciones de ( O#!()'+(%'O). &ase legal y administrativa. En cuanto a la base legal se tendrn en cuenta los siguientes documentos, (cuerdo de -irectorio ). //0, de fec1a 2/02./3./0, que se aprueba la aplicacin por areas de la nueva Estructura Orgnica del ( O#!()'+(%'4) O! "E# ')%. (cuerdo de -irectorio ). 056/, de fec1a 2/00./7./8, que aprueba la primera versin del #eglamento de Organizacin y Funciones de ( O#!()'+(%'4) O! "E# ')%. #esponsabilidad. El !erente es responsable de las funciones que se realizan en la organizacin. (si mismo, los %oordinadores son responsables de las funciones que se realizan en sus unidades orgnicas respectivas. 9ara asegurar el cumplimiento de las funciones establecidas en el presente Manual de Organizacin y Funciones, cada :efe de unidad orgnica deber indicar al personal a su cargo, por escrito y en forma detallada, las funciones que le corresponden de acuerdo al cargo especfico que desempe;a. M'"'4) < F=)%'O)E" !E)E#( E" -E ( O#!()'+(%'O). Misin. !arantizar el suministro de servicios a nuestros clientes, en forma oportuna con la calidad y costo necesaria, a fin de contribuir al desarrollo de los mismos. (simismo> administrar los bienes muebles e inmuebles de la Organizacion. Funciones. 0. Elaborar y e*ecutar del 9lan Estrat?gico de la Organizacin> as como elaborar y e*ecutar los proyectos Operativo 'nstitucionales @ 9O'. 2. Elaborar el 9lan (nual de $enta de servicios, gestionar su aprobacin, as como controlar la e*ecucin de los mismas.

3. 9lanificar, e*ecutar y controlar los procesos de adquisicin de bienes y contratacin de servicios, de acuerdo con la normatividad legal y administrativa vigente. 7. #ecibir, custodiar y distribuir los bienes e insumos adquiridos por nuestros clientes y los propios, as como documentos valorados. 6. "atisfacer las necesidades logsticas de nuestros clientes, asegurando su cumplimiento en forma oportuna, con la calidad especificada y de acuerdo con lo programado. A. (dministrar los bienes muebles e inmuebles propios y de nuestros clientes, efectuando los registros y controles que correspondan> as como recibir y mantener en custodia aquellos que 1an sido encargados por nuestros clientes. 8. Efectuar las acciones necesarias con la finalidad que la asesora a nuestros clientes, cuenten ambientes apropiados para el buen asesoramiento y cumplimiento de nuestras funciones. 5. "upervisar la e*ecucin e inspeccin de los programas de inversin en desarrollo social. B. (segurar que los servicios de transporte, mantenimiento y reparacin de los equipos, mquinas, muebles, inmuebles y ve1culos de la organizacion, se brinden oportunamente> incluyendo equipos o componentes electrnicos diferentes a los de cmputo. 0/. !estionar las plizas de seguros que se requiera para la organizacion, para cubrir los riesgos a que estn eCpuestos los bienes, instalaciones, equipos, valores y personal> velando por el resarcimiento oportuno de los derec1os resultantes en el caso de siniestros. 00. %umplir y 1acer cumplir los contratos derivados de nuestros nuevos clientes, adquisicin de bienes, servicios y obras de infraestructura. 02. (dministrar el presupuesto destinado a cubrir gastos de pasa*es para los traba*adores autorizados a trasladarse en comisin de servicio al interior de la repDblica. 03. #ealizar el seguimiento y control de los aspectos administrativos derivados de los contratos, rdenes de compra yEo servicios de la organizacion. 07. 9ublicar, registrar yEo comunicar segDn sea el caso, a trav?s del "istema Electrnico del la organizacion, la informacin relativa a los procesos de nuevos clientes u otros aspectos establecidos en la normatividad vigente.

06. (dministrar los riesgos de su competencia, a trav?s de la identificacin, tratamiento y control de los mismos, relacionados al logro de los ob*etivos de las dependencias a su cargo, dentro de las polticas de riesgo, lmites y procedimientos establecidos para la !estin 'ntegral de #iesgos, que incluye al %oordinador de #ecursos Fumanos del que es parte integral> considerando adicionalmente la gestin de continuidad del negocio y seguridad de informacin en la organizacin. 0A. (dministrar el presupuesto asignado a su departamento, realizando un oportuno seguimiento y control de su e*ecucin 08. (tender e implementar las medidas correctivas recomendadas por el 4rgano de %ontrol 'nstitucional y los organismos de control eCterno.
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9ara el cumplimiento de sus funciones, siguiente organizacin,

( O#!()'+(%'4)

cuenta con la

4#!()O -E -'#E%%'4). !erencia. 4#!()O -E ("E"O#(M'E)GO. (sesor :uridico.y %ontador 4#!()O -E (9O<O. %oordinador de #ecursos Fumanos y %oordinador ogistico. 4#!()O" -E I)E(. $endedores de servicios "ecretaria. Mensa*ero "ervicios !enerales. F=)%'O)E" E"9E%'F'%(" E"G#=%G=#(" O#!()'%(" < 9E#F' E" -E %(-( =)( -E ("

)ombre del %argo, REVISOR FISCAL :efe inmediato, :unta -irectiva )Dmero de personas en el cargo, 0 Ob*etivo, Mantener a la empresa en orden con las leyes para su normal funcionamiento. FUNCIONES 0. Facer que las operaciones y estatutos de la empresa e cumplan. 2. -ar en forma escrita cuenta de las irregularidades a los socios y el gerente. 3. %olaborar con las entidades gubernamentales para garantizar la inspeccin y vigilancia de la empresa.

7. %onvocar a asamblea cuando sea necesario. 6. %clasificar, registrar, analizar e interpretar la informacin financiera del plan de cuentas A. levar en orden los libros mayores

8. 9reparar y presentar informes sobre la situacin financiera de la empresa 5. 9reparar y presentar tributo al orden municipal, departamental y nacional. B. %lasificar los estados financieros 0/. (sesorar al gerente y a la *unta de socios 00. Gener disposicin a nuevas tareas asignadas.

PERFIL DEL CARGO #equisitos, #equisitos intelectuales, Escolaridad, contador pDblico titulado ECperiencia, mnimo 0 a;o (ctitudes, 1onesto, responsable, respetuoso, tolerante, destreza y agilidad mental, criterio, autonoma, puntualidad, orden, discrecin, compromiso, eficaz, agilidad mental y destreza para los nDmeros #esponsabilidades adquiridas, "e encargara ante el gobierno de llevar el buen mane*o administrativo contable y *urdico de la empresa, mantener e informar de los estados financieros de la empresa. (mbiente, oficina #iesgo, mnimo )ombre del %argo, GERENTE :efe inmediato, :unta -irectiva )Dmero de personas en el cargo, 0 Ob*etivo !eneral, Mantener un control y supervisin de la empresa. FUNCIONES 0. (sumir el control sobre el personal al servicio 2. 9lanificar, organizar, controlar y orientar las distintas reas de traba*o 3. "upervisar la gestin del presupuesto de naturaleza econmica 7. Entregar informes mensuales

6. disposicin a nuevas tareas asignadas. PERFIL DEL CARGO "er la encargada de dirigir, coordinar y supervisar que todas las actividades de la empresa se cumplan para ello debe 1acer un seguimiento y control de todas y cada una de las a?reas que pertenecen a la empresa. #equisitos, #equisitos intelectuales, Escolaridad, 'ngeniera en administracin de empresas, Formacin en psicologa, 9rofesional en ogstica, (dministracin de recursos 1umanos ECperiencia, 7 a;os (ctitudes, 1onesto, responsable, respetuoso, tolerante, criterio, autonoma, puntualidad. #esponsabilidades adquiridas, supervisin y control de personal para garantizar el buen funcionamiento de la empresa. (mbiente, oficina #iesgo, mnimo )ombre del %argo, SECRETARIA (!) :efe inmediato, !erente )Dmero de personas en el cargo, 0 Ob*etivo !eneral, (yudar a llevar un orden de los arc1ivos y documentos de la empresa. FUNCIONES 0. #esivir, revisar, contestar, enviar y arc1ivar la correspondencia y documentos de la empresa 2. levar la agenda del gerente y anunciar las personas que lo soliciten 3. %ontestar las lneas telefnicas 7. Elaborar y presentar informes mensuales 6. -isposicin a nuevas tareas asignadas PERFIL DEL CARGO "ervir de apoyo y coordinacin para que los servicios administrativos y e*ecutivos se desarrollen adecuadamente y eficiente #equisitos, #equisitos intelectuales, Escolaridad, bac1iller comercial, (tencin al cliente, G?cnico en sistemas ECperiencia, 2 a;os (ctitudes, 1onesto, responsable, respetuoso, tolerante, criterio, autonoma, puntualidad, orden, discrecin, compromiso

#esponsabilidades adquiridas, recibir y enviar documentos confidenciales de la empresa y mantener discrecin de no publicar datos. (mbiente, oficina #iesgo, mnimo )ombre del %argo, COORDINADOR LOGISTICO :efe inmediato, !erente )Dmero de personas en el cargo, 0 Ob*etivo !eneral, &uscar, idear, a*ustar e implementar las respectivas estrategias para captacin de clientes. FUNCIONES 0. &uscar e investigar nuevas estrategias de venta de nuestros servicios. 2. %rear nuevas lneas de servicio innovar los ya eCistentes para ser cada da ms competitivos 3. (nalizar la rentabilidad de los servicios en el mercado. 7. Elegir polticas de venta y promocin de los servicios. 6. Estar presto a cualquier otra disposicin PERFIL DEL CARGO "er el encargado de estar buscando nuevas estrategias de mercadeo para aplicarlas a los servicios de la empresa para ampliar las ventas y negociaciones. #equisitos, Escolaridad, Especializacin en mrquetin, ogstica y %omercio eCterior ECperiencia, 6 a;os (ctitudes, estrat?gico, 1onesto, responsable, respetuoso, tolerante, innovador, discrecin. #esponsabilidades adquiridas, ser el encargado de velar que nuestros servicios se comercialicen y produzcan buena rentabilidad para la empresa. (mbiente, oficina, reas de la empresa y en la calle #iesgo, mnimo )ombre del cargo, VENDEDOR DE SERVICIOS :efe 'nmediato, %oordinador ogstico )Dmero de personas en el cargo, 6 Ob*etivo, $ender todos los productos de la empresa con buen trato y cordialidad. FUNCIONES 0. #ecibir cordialmente al cliente

2. (tender y vender los productos 3. Mantener limpio el punto de venta 7. levar cuentas de lo vendido 6. -isponibilidad a otras tareas que se lo deleguen. PERFIL DEL CARGO 9ersona apta para darle al cliente el gusto de ser atendido con cordialidad y ofrecerle el servicio para que 1aga uso de ?l y se sienta satisfec1o #equisitos, #equisitos 'ntelectuales, Escolaridad, bac1iller, Gecnlogo en !estin ogstica, Mane*o de ingles y %omercio eCterior ECperiencia, A meses (ctitudes, agilidad, destreza, control, credibilidad, convencimiento, puntualidad, agilidad mental. #esponsabilidades, resistencia a largas *ornadas de traba*o y continDas %ondiciones de traba*o (mbiente, muy tranquilo. #iesgo, leve )ombre del cargo, SERVICIOS GENERALES :efe inmediato, !erente )Dmero de personas en el cargo, 2 Ob*etivo, Mantener el ambiente de la empresa limpio y agradable. FUNCIONES 0. &arrer 2. Grapear 3. #astrillar 7. impiar 6. avar A. -isponibilidad a otros oficios 8. #ealizar diligencias rpidamente 5. #ecoger y llevar documentos. PERFIL DEL CARGO "e busca una persona que sea capaz de mantener en un ptimo estado las instalaciones de la empresa. Otra persona que sea capaz de realizar diligencias y tramites de mensa*era eficientemente. #equisitos,

#equisitos fsicos, constante movimiento y resistencias musculares. #equisitos intelectuales Escolaridad, &ac1iller y bac1iller comercial ECperiencias, A meses (ctitudes, agilidad, velocidad. #esponsabilidad, discrecin y puntualidad. #esponsabilidades, mantener todas las reas limpias y aseadas. #ealizar las diligencias sin permitir acumulacin de documentacin para entregar. %ondiciones de traba*o (mbiente, todos las reas de traba*o de oficina. )ombre del cargo5 ASESOR 6URIDICO :efe 'nmediato, !erente )umero de personas en el cargo, 0 Ob*etivo, -irigir, e*ecutar y controlar labores de (sesora :urdica y actuar *unto con el !erente !eneral en la representacin *udicial y eCtra*udicial de la Empresa, brindar soporte al desarrollo de la Empresa, encaminndole dentro de la correcta aplicacin de las disposiciones legales. "us actividades asesoras, tienen una relacin con usuarios internos y eCternos para identificar sus necesidades y ofrecer asesoramiento de calidad que contribuyen a la toma de decisiones tanto del proceso legislativo como del proceso administrativo. FUNCIONES 0. (sesorar *urdicamente al nivel -irectivo, E*ecutivo, (sesor, (poyo y Operativo de la 'nstitucin. 2. #epresentar a la Empresa, *udicial y eCtra*udicialmente en asuntos in1erentes a su profesin y funcin. 3. %umplir las funciones propias e in1erentes en asuntos laborales, penales, civiles, administrativos y mercantiles de la Empresa. 7. (utorizar las minutas y suscribirlas respecto a los contratos que realice la 'nstitucin. 6. 9articipar en los %omit?s o grupos de traba*o que se;alen las leyes, reglamentos o el nivel directivo o e*ecutivo de la 'nstitucin. A. Emitir los informes yEo dictmenes de carcter *urdico que le sean o no solicitados por la :unta -irectiva, !erencia, %oordinadores y otros de nivel asesor. 8. Estudiar y resolver los problemas legales relacionados con la Empresa, revisin de contratos, convenios, proyectos y normas legales, codificacin de los mismos, asistencia a nivel directivo de los *uicios que se relacionen con la Empresa y emitir dictmenes que deba conocer la administracin.

5.

as dems que le asignen las eyes, este #eglamento y las emanadas de (utoridad competente.

PERFIL DEL CARGO

(sesora :urdica es la dependencia que proporciona opiniones y criterios de carcter *urdico, as como asesoramiento y apoyo de carcter legal. as funciones de (sesora :urdica estar desempe;ada por un profesional a nivel de derec1o en el sector privado colombiano con ttulo de -octor en :urisprudencia o (bogado con eCperiencia de %')%O a;os en el campo y cuente con licencia profesional actualizada con especializacin en %omercio ECterior y )ormatividad de eCportacin. (ctitudes, Graba*o profesional con criterio *urdico. #esponsabilidades adquiridas, supervisin y control de personal para garantizar el buen funcionamiento de la empresa. (mbiente, oficina #iesgo, mnimo )ombre del %argo, ADMINISTRADOR DE RECURSOS HUMANOS :efe 'nmediato, :unta -irectiva )umero de personas en el %argo, 0 Ob*etivo, -irigir, e*ecutar y controlar labores de (sesora en el area de #ecursos Fumanos y actuar *unto con el !erente !eneral en la representacin de la Empresa, brindar soporte al desarrollo de la Empresa, encaminndole dentro de la correcta aplicacin de las disposiciones legales y e*ecutivas. FUNCIONES 0. (nticipar de forma proactiva las necesidades de la organizacin para disponer de las personas adecuadas en tiempo y plazo J!estin de 9lantillasK. 2. !estionar los procesos relacionados con la incorporacin, mantenimiento y desvinculacin de las personas de la organizacin J(dministracin de 9ersonalK. 3. 'dentificar los perfiles Jconocimientos, 1abilidades, rasgos de personalidad, actitudes y valoresK que debern tener estas personas as como determinar cuales deben ser los sistemas de retribucin ms competitivos J-escripcin de 9uestos de Graba*o y 9olticas #etributivasK. 7. (traer a las personas con los perfiles mas adecuados para cubrir las vacantes eCistentes J"eleccinK.

6. Facilitar la incorporacin e integracin de las personas dentro de la organizacin J(cogidaK. A. Estimular, involucrar y fidelizar a esas personas para favorecer su compromiso con la organizacin a trav?s del salario emocional JMotivacinK. 8. %rear canales de relacin verticales, 1orizontales y transversales entre todos los miembros de la organizacin J%omunicacinK. 5. Establecer las caractersticas del desempe;o y evaluar Lel que y el comoM JEvaluacin del -esempe;oK. B. -esarrollar sus competencias para que cada vez sean me*ores profesionales JFormacinK. PERFIL DEL CARGO 9ersona con amplia visin de integracin de las diferentes areas o secciones de la empresa asi como con los clientes, adems del conocimiento de las actividades que desarrolla la empresa. #equisitos 'ntelectuales Escolaridad, (dministrador de recursos 1umanos con especializaciones en el area de logstica o afines. ECperiencia, 0 a;o (ctitud, -emostrar credibilidad personal, !estion de cambio, !estion de la cultura, -ominio de las practicas de ##.FF, %onocimiento empresarial, #esponsabilidades, $elar por que la empresa y todos sus miembros funcionen y traba*en como si esta fuese una sola persona, procurando ciertos valores. %ondiciones de traba*o (mbiente, todos las reas de traba*o de oficina.