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  C-04
 

C-04

 

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA CARACTERIZACION DE PROCESO

 

Versión: 4.0

 

Página 1 de 1

NOMBRE DEL PROCESO

MEJORA CONTINUA

LIDER DEL PROCESO

Director (a) de Planeación y Direccionamiento Corporativo

 

OBJETIVO DEL PROCESO

Establecer, implementar y mantener el Sistema Integrado de Mejora Continua en el SENA, con el fin de asegurar su convenencia, mejorar su eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema.

 

RESPONSABLE DEL PROCESO A NIVEL REGIONAL

Directores Regionales y Subdirectores de centros

 

PROVEEDORES

ENTRADAS

 

ACTIVIDADES

SALIDAS

CLIENTES

 

políticas, orientaciones estratégicas, planes, programas y proyectos de la entidad

   

Plan de trabajo del sistema integrado de mejora continua institucional

Todos los procesos

Informe de avance del sistema

Proceso de Planeación Estrategica

Proceso de Planeación Estrategica

 

P

Planear el el mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de Mejora Continua

Definición de la Poitica y objetivos de calidad

Todos los procesos

Actas de Revisión por la Dirección

Planes de mejoramiento del Sistema

Todos los procesos

Todos los procesos

Solicitudes de creación ,modificación o Anulación de documentos

H

Controlar los documentos del Sistema

Listado maestro de documentos

Todos los procesos

Todos los procesos

Reporte de no conformidades reales y potenciales

H

Consolidar y monitorear la Acciones Correctivas y preventivas

Informe del estado de acciones correctivas y preventivas

Comité Nacional del Sistema Integrado de Mejora Continua

Comités Regionales del Sistema Integrado de Mejora Continua

Informes regionales de los avances del los planes de gestión ambiental

   

Informe de seguimiento a la gestión ambiental institucional

Proceso de Planeación Estrategica

H

Consolidar y monitorear los planes ambientales

Organos de Control

Comité Nacional del Sistema Integrado de Mejora Continua

Solicitudes de realización de auditorias internas Planes de mejoramiento institucional

   

Programa de auditorias internas

Comités Nacional y Regionales del Sistema Integrado de Mejora Continua

Proceso de Planeación Estrategica

H

Administrar las auditorias internas de calidad y Gestión Ambiental

Informe consolidado de las auditorias internas

Proceso de Planeación Estrategica

Proceso de Mejora continua

Informe de auditorias internas

       
 

Retroalimentación del cliente

Desempeño esempe o de e los os procesos procesos y y la a conformidad con orm a del producto y/o servicio

Todos los procesos

Estado de acciones correctivas y preventivas

H

Consolidar y elaborar el informe de la Revisión por la Dirección

Informe para la Revisión por la Dirección

Proceso de Planeación Estrategica

Cambios que podrian afectar el sistema

Recomendaciones para la mejora

Proceso de Planeación Estrategica

Acciones de seguimiento de reevisiones previas efectuadas por la Dirección

Riesgos actualizados e identificados

Proceso de Mejora Continua

Documentación del Sistema

V/A

Realizar el Control de documentos y registros del Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional, correspondientes al proceso

Documentos y registros controlados del proceso

Proceso de Mejora Continua

Proceso de Planeación Estratégica Proceso de Mejora Continua

Planes de mejoramiento No conformidades Mapa de Riesgos Indicadores

V/A

Realizar seguimiento al proceso e implementar las acciones de mejora

Acciones de mejora realizadas

Proceso de Mejora Continua

RIESGOS:

Ver mapa de riesgos de la vigencia

INDICADORES

Hoja de vida del indicador del proceso

REQUISITOS

Normograma, matriz de relación NTC-GP1000, MECI 1000, Manual de calidad y los demas documentos asociados al proceso

 

Control del Documento

   

Nombre

Cargo

Fecha

Elaboro

 

Oscar Andrés Rojas

Profesional Grupo de Gestión Presupuestal y Mejoramiento Continuo

ago-10

Reviso

Iveth alexandra Gutierrez

Funcionario Dirección de planeación y Direccionamiento Corporativo

sep-10

Aprobó

 

Juana perez Martinez

Lider del procesos

nov-10

 

Control de Cambios

versión

Fecha de Aprobación

 

Descripción del cambio

Aprobó

 

1 jun-05

 

Versión Inicial del sistema

Resolución 001156 del 2005

 

2 dic-05

 

Eliminación de la estructura por macroprocesos

Maria Cristina Alvarez Coordinadora Grupo de Mejora Continua de la Gestión Institucional

 

3 dic-08

Actualización nueva versión del procesos y procedimientos y paso de un interrelación de procesos en un mapa a una cadena de valor

Resolución 003751 del 2008

 

4 nov-10

 

Ajuste de las actividades del proceso

Juana Perez Martinez

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Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCU MENTOS Y REGISTROS DEL SIMCI

Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL SIMCI

PROCESO: MEJORA CONTINUA PROCEDIMIENTO: Control de Documentos y Registros

Objetivo: Establecer los parámetros para la creación, revisión, actualización, eliminación y divulgación, de los documentos del Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional así como el control y la administración de los registros del SENA

Responsable: Lideres de procesos de la entidad, Directores Regionales, Subdirectores de centro y Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo.

Generalidades:

Control de Documentos

Alcance: Desde la identificación de la necesidad de la creación, modificación o anulación de documentos, hasta su disposición final.

La elaboración, revisión y aprobación de los documentos del Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional varía según el tipo de documento, como se presenta en el Anexo 1 de este procedimiento.

La codificación de los documentos se encuentra estipulada en el Anexo 2 de este procedimiento.

Cuando se requiera elaborar un diagrama de flujo se debe tener en cuenta la simbología establecida en el Anexo 3 de este procedimiento.

La descripción o caracterización de los procesos se debe realizar en el formato descrito en el Anexo 4 de este procedimiento.

Los procedimientos deben ser documentados de acuerdo con el formato presentado en el Anexo 5. de este procedimiento.

Los Anexos 4 y 5 son formatos únicos, la codificación se realiza de acuerdo con el proceso.

El control de los documentos del SIMCI se realiza a través del Listado Maestro de Documentos (ver Anexo 6) el cual será manejado exclusivamente por la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo. (VER NOTA 1)

La solicitud, creación modificación y anulación de documentos del SIMCI se debe realizar en el Anexo 7 de este procedimiento.

Para el SlMCI, los documentos externos se refieren a la normatividad que le aplica a cada proceso. El control, la actualización y la divulgación del Normograma institucional, corresponde a la Dirección Jurídica de acuerdo con lo establecido en el articulo 16 numeral 7 del Decreto 249 de 2004.

Todos los documentos del SIMCI, excepto los formatos deben tener la siguiente anotación en el pie de página. “Este documento impreso se considera copia no controlada”

Para la identificación de los documentos del sistema se debe tener en cuenta las siguientes características:

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Versión 3
Versión
3

P001- 04

P001- 04 Pág. 1

Pág. 1

Procedimiento para el Control de los Documentos y Registros del SIMCI.

El encabezado de la caracterización de proceso:

Fecha: Servicio Nacional de Aprendizaje SENA NOMBRE DEL DOCUMENTO Versión: Página de Los procedimientos tendrán
Fecha:
Servicio Nacional de Aprendizaje SENA
NOMBRE DEL DOCUMENTO
Versión:
Página
de
Los procedimientos tendrán encabezado solo en su primera pagina
Servicio Nacional de Aprendizaje SENA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
En las demás páginas solo aparecerá el nombre del procedimiento
Los formatos tendrán el siguiente encabezado
NOMBRE FORMATO
Código y versión
Nombre proceso al que está asociado
Nombre procedimiento al que está asociado

- Pie de página:

Todas las hojas de los procedimientos llevarán en el pie de página la siguiente tabla alineada a la derecha, Indicando el número de versión, el código y la página:

Versión #
Versión
#

Código

Código Página

Página

Todo documento del sistema contará con un código único que se asigna según lo establecido en este procedimiento.

Todos los documentos deben tener los siguientes cuadros en la última página.

Control de Documentos

 

Nombre

Cargo

Fecha

Elaboró

     

Revisó

     

Aprobó

     

Control de Cambios

versión

Fecha de

Aprobación

Descripción del cambio

Aprobó

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Versión 3
Versión
3

P001-04

P001-04 Pág. 2

Pág. 2

Procedimiento para el Control de los Documentos y Registros del SIMCI.

El control de documentos y control de cambios para los formatos solo se aplica en el original que reposa en la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo

NOTA 1: Las Regionales solo podrán generar instructivos, formatos, Guías y fichas técnicas adicionales para aplicar de manera específica y conforme a la naturaleza de los Centros de Formación adscritos a está. Estos documentos formaran parte del Listado Maestro de Documentos de la entidad; por tanto es responsabilidad de la Regional realizar el trámite ante la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo para su revisión y la posterior inclusión en el Listado Maestro de Documentos.

NOTA 2: Para cumplir con lo establecido en la normatividad referente a los temas de Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad en Salud, Seguridad e inocuidad alimentaria, Sistema de Gestión Ambiental, entre otros y con el fin de no generar interferencia con lo establecido en la Cadena de Valor de la entidad y con los documentos del Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional, se contempla que los centros deberán elaborar dichos procedimientos que garanticen el cumplimiento de dicha normatividad vigente, teniendo como parámetros las características del SIMCI .

Control de Registros

El SENA en cumplimiento a la Ley General de Archivo determina que a través de las Tablas de Retención Documental la entidad realizará el control de sus registros.

En las TRD se determinará las condiciones para la identificación, almacenamiento, protección, tiempo de retención y la disposición final de los registros.

La identificación: Se establece a través de series, sub-series y las series documentales.

El almacenamiento: Corresponde en la TRD a la Tradición Documental; en ella se establece si los registros se almacenan en soporte físico (original o copia) o si es en soporte electrónico.

La protección: De acuerdo con la normatividad vigente el almacenamiento se debe realizar en carpetas y cajas. El responsable de estos registros es el encargado del archivo de gestión de cada proceso.

La recuperación: La consulta de los registros, se solicitará ante la persona encargada de dirigir el archivo central de la entidad, mediante oficio el cual incluye el visto bueno del directivo de la respectiva dependencia.

La retención: Corresponde al tiempo en archivo de gestión como en archivo central.

La disposición final, en las TDR se establece si la eliminación o conservación, si este es el caso se determina este si es en soporte físico o soporte electrónico, así como la tecnología usada para la misma. Digitalizado o microfilmado.

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Versión 3
Versión
3

P001-04

P001-04 Pág. 3

Pág. 3

Procedimiento para el Control de los Documentos y Registros del SIMCI.

Flujograma

Control de lo s Documentos y Registros del SIMCI. Flujograma Este documento impreso se c onsidera
Control de lo s Documentos y Registros del SIMCI. Flujograma Este documento impreso se c onsidera
Control de lo s Documentos y Registros del SIMCI. Flujograma Este documento impreso se c onsidera
Control de lo s Documentos y Registros del SIMCI. Flujograma Este documento impreso se c onsidera
Control de lo s Documentos y Registros del SIMCI. Flujograma Este documento impreso se c onsidera
Control de lo s Documentos y Registros del SIMCI. Flujograma Este documento impreso se c onsidera
Control de lo s Documentos y Registros del SIMCI. Flujograma Este documento impreso se c onsidera
Control de lo s Documentos y Registros del SIMCI. Flujograma Este documento impreso se c onsidera
Control de lo s Documentos y Registros del SIMCI. Flujograma Este documento impreso se c onsidera
Control de lo s Documentos y Registros del SIMCI. Flujograma Este documento impreso se c onsidera
Control de lo s Documentos y Registros del SIMCI. Flujograma Este documento impreso se c onsidera
Control de lo s Documentos y Registros del SIMCI. Flujograma Este documento impreso se c onsidera
Control de lo s Documentos y Registros del SIMCI. Flujograma Este documento impreso se c onsidera
Control de lo s Documentos y Registros del SIMCI. Flujograma Este documento impreso se c onsidera
Control de lo s Documentos y Registros del SIMCI. Flujograma Este documento impreso se c onsidera
Control de lo s Documentos y Registros del SIMCI. Flujograma Este documento impreso se c onsidera
Control de lo s Documentos y Registros del SIMCI. Flujograma Este documento impreso se c onsidera
Control de lo s Documentos y Registros del SIMCI. Flujograma Este documento impreso se c onsidera
Control de lo s Documentos y Registros del SIMCI. Flujograma Este documento impreso se c onsidera
Control de lo s Documentos y Registros del SIMCI. Flujograma Este documento impreso se c onsidera
Control de lo s Documentos y Registros del SIMCI. Flujograma Este documento impreso se c onsidera
Control de lo s Documentos y Registros del SIMCI. Flujograma Este documento impreso se c onsidera
Control de lo s Documentos y Registros del SIMCI. Flujograma Este documento impreso se c onsidera
Control de lo s Documentos y Registros del SIMCI. Flujograma Este documento impreso se c onsidera

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Versión 3
Versión
3

P001-04

P001-04 Pág. 4

Pág. 4

Procedimiento para el Control de los Documentos y Registros del SIMCI.

para el Control de lo s Documentos y Registros del SIMCI. ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE   REGISTRO

ACTIVIDAD

DESCRIPCION

RESPONSABLE

 

REGISTRO

 

Detectar las necesidades de crear, anular o modificar un documento de su proceso. o retirar o incorporar un documento externo que afecte su proceso.

Líder de procesos y/o responsable asignado nacional o regional

 

1

En el caso que el documento sea solicitado por un Centro de Formación, esta solicitud debe ser diligenciada por el responsable Regional y este enviarla a la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo

 

Diligenciar y Enviar el formato F002-P001-04

Líder

de

procesos

y/o

Formato

F002-

2

“formato de creación, modificación y anulación de documentos” , debidamente diligenciado

responsable asignado

P001-04

3

Revisar y analizar la viabilidad de la solicitud

Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo

 
 

Si es anulación del documento, se procede a la

   

4

actividad 12 de lo contrario continua con la actividad 5

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Versión 3
Versión
3

P001-04

P001-04 Pág. 5

Pág. 5

Procedimiento para el Control de los Documentos y Registros del SIMCI.

ACTIVIDAD

DESCRIPCION

RESPONSABLE

 

REGISTRO

 

Verificar si el documento cumple con los

Dirección de Planeación

Formato

P001-04

F002-

5

referentes de este procedimiento y del SIMCI.

y

Direccionamiento

Corporativo

   

6

Si es viable se continua con la actividad numero 9 de lo contrario con la actividad 7

   
 

Enviar comunicación al responsable del

Dirección de Planeación

 

proceso informando acerca de la no viabilidad solicitando los ajustes que se deben realizar al documento, en el formato F002-P001-04.

y

Direccionamiento

Formato

F002-

7

Corporativo

 

P001-04

 

Realizar los ajustes del documento y remitirlo

Líder

de

procesos

y/o

 

nuevamente a la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo para continuar con la actividad 5.

responsable asignado

Formato

F002-

8

 

P001-04

 

Enviar el documento para su aprobación.

Dirección de Planeación

 

9

y

Direccionamiento

Corporativo.

 
 

Devolver el documento, confirmando su

Designado en la tabla de niveles de autoridad

Documento

en

10

aprobación y continuar con el proceso

tramite

 

Asignar código y versión al documento según

Dirección de Planeación

Documento

en

11

el control documental y el Listado Maestro de Documentos

y

Direccionamiento

Corporativo

 

tramite

 

Actualizar el listado maestro de documentos y

Dirección de Planeación

Listado Maestro

12

las TRD si es necesario

y

Direccionamiento

de Documentos y

Corporativo

 

TRD

 

Identificar la versión anterior del documento y

Dirección de Planeación

y

Direccionamiento

 

13

marcarlo según el caso documento obsoleto si es una modificación o documento anulado si es una eliminación.

Versión

del documento

anterior

Corporativo

 
 

Divulgar en los medios establecidos para tal fin.

Dirección de Planeación

 

14

El nuevo documento con el apoyo de Comunicaciones.

y

Direccionamiento

Medios digitales

Corporativo

 

15

Socializar e implementar el documento en las actividades diarias.

Líder de procesos

   

16

Archivar los documentos y registros

Funcionarios

y

TRD

 

contratistas SENA

17

Conservar, proteger y recuperar los documentos y registros

Funcionarios

y

TRD

 

contratistas SENA

18

Velar por la Disposiciones final de los registros

Funcionarios

y

TRD

 

contratistas SENA

Documentos asociados:

Tablas de Retención Documental, vigentes a la fecha. Anexo 1 “Niveles de autoridad para los documentos del SIMCI” Anexo 2 “Codificación de documentos” Anexo 3 “Simbología para los flujogramas” Anexo 4 “Identificación de caracterización de procesos” Anexo 5 “Identificación de procedimientos” Anexo 6 “Listado Maestro de Documentos” Anexo 7 “ Formato Solicitud de creación, anulación o modificación de documentos

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Versión 3
Versión
3

P001-04

P001-04 Pág. 6

Pág. 6

Procedimiento para el Control de los Documentos y Registros del SIMCI.

Control de Documentos

 

Nombre

 

Cargo

 

Fecha

Elaboró

Oscar A. Rojas

Grupo

de

Gestión

Presupuestal

y

Mejoramiento

Junio2010

Continuo

Revisó

Rosario Ramos

Coordinadora

Grupo

de

Gestión

Presupuestal

y

Julio 2010

Mejoramiento Continuo

 

Aprobó

Juana Pérez Martinez

Directora de Planeación y Direccionamiento Corporativo

 

Agosto 2010

Control de Cambios

versión

Fecha de Aprobación

Descripción del cambio

Aprobó

     

Resolución

01

Junio 2005

Versión Inicial del sistema

001156

del

2005

   

Actualización nueva versión del procesos y

Resolución

02

Diciembre 2008

procedimientos y paso de la interrelación de procesos identificada en un mapa a una cadena de valor.

003751

del

2008

     

Resolución

03

Agosto 2010

Ajuste del procedimiento de control de documentos y

registros para que el SIMCI de Calidad sea dinámico y se ajuste a las nuevas tecnologías.

02613 del 9 de septiembre del

2010

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Versión 3
Versión
3

P001-04

P001-04 Pág. 7

Pág. 7

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA ANEXO 1 NIVELES DE AUTORIDAD PARA LA ELABORACIÓN, REVISIÓN Y

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA ANEXO 1 NIVELES DE AUTORIDAD PARA LA ELABORACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓN DE DOCUMENTOS

TIPO DE DOCUMENTO

ELABORACIÓN

REVISIÓN

APROBACIÓN

Política de la Calidad

Funcionario encargado por el Representante de la Dirección

Comité Nacional del Sistema de Mejora Continua institucional

Consejo Directivo

Objetivos de Calidad

Funcionario encargado por el Representante de la Dirección

Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo

Comité Nacional del Sistema Integrado Mejora Continua Institucional

Cadena de Valor

Funcionario encargado por el Representante de la Dirección

Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo

Comité Nacional del Sistema Integrado Mejora Continua Institucional

Manual de Calidad

Funcionario encargado por el Representante de la Dirección

Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo

Comité Nacional del Sistema Integrado Mejora Continua Institucional

Caracterización de Procesos

Funcionario encargado por el lider del proceso

Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo

Lider del proceso

Procedimientos y Planes de calidad

Funcionario encargado por el responsable del proceso o encargado de mejora a nivel regional

Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo

Lider del proceso

Procedimientos temas especificos determinados en la NOTA 2 del procedimiento control de documentos y registros

Funcionario encargado

Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo

Subdirector de Centro

Instructivos, Fichas Técnicas, Guías y Formatos

Funcionario encargado por el responsable del proceso o encargado de mejora a nivel regional

Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo o

Lider del proceso o responsable regional del proceso

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Servicio Nacional de Aprendizaje SENA ANEXO 2 CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

ANEXO 2 CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Teniendo en cuenta que se debe normalizar los documentos del Sistema Integrado de Mejora Continua a nivel nacional, se establece la siguiente codificación para su identificación y control. Esta codificación está relacionada con el proceso al cual soporta el documento.

La estructura general de la codificación consta de los siguientes caracteres alfanuméricos asignados de la siguiente manera:

- El primer carácter es de tipo alfabético y corresponde a la identificación del tipo de documento así:

M: Manual

P: Procedimiento

I:

C: Caracterización

G: Guía

F: Formato

Instructivo

- El

relacionados con el proceso al cual se asocia el documento, así:

segundo

y

tercer

carácter

son

de

tipo

numérico

y

corresponden

01 INTELIGENCIA ORGANIZACIONAL

02 CONVENIOS Y ALIANZAS

03 PLANEACION ESTRATÉGICA

04 MEJORA CONTINUA

05 NORMALIZACION DE COMPETENCIAS LABORALES

06 DISEÑO CURRICULAR

07 ADMINISTRACIÓN EDUCATIVA

08 EJECUCION DE LA FORMACIÓN PROFESIONAL

09 EJECUCIÓN DE SERVICIOS COMPLEMENTARIOS

10 CERTIFICACION DE COMPETENCIAS LABORALES

11 GESTIÓN PARA EL EMPLEO

12 GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

13 GESTIÓN ADMINISTRATIVA

14 GESTIÓN JURIDICA

15 GESTIÓN DE LOS RECURSOS FINANCIEROS

16 GESTIÓN DOCUMENTAL

17 GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES

18 GESTIÓN INFORMÁTICA

=

=

=

=

=

=

=

=

=

=

=

=

=

=

=

=

=

=

a

los

dígitos

- Las caracterizaciones de proceso solo contarán con los dos caracteres anteriores así:

C04: pertenece al proceso gestión documental

Los siguientes caracteres corresponden al consecutivo en la elaboración del documento dentro del proceso, iniciando con el 001.

Esta codificación se ubicará o en la parte superior derecha del encabezado en los formatos y en el pie de página, para el resto de documentos.

Ejemplo: Un Formato para la “solicitud de creación, modificación y anulación de documentos” se codificará: F002-P001-04, donde:

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Servicio Nacional de Aprendizaje SENA ANEXO 2 CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

ANEXO 2 CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

F002:

Es el segundo formato asociado a este proceso

P001:

Es un documento relacionado con el procedimiento 001 de este proceso

04:

Es un documento correspondiente al proceso de mejora continua

NOTA 1: Puede presentarse que un documento no pertenezca o esté relacionado directamente con un procedimiento, si esto ocurre se codificará de la siguiente manera:

Ejemplo: Un Formato se codificará: F001-04, donde:

 

F001:

Es el primer formato asociado a este proceso o el consecutivo asignado

04:

Es un documento correspondiente al proceso de Mejora Continua

-

La codificación del Manual de Calidad será:

MQ – 01, en donde:

MQ: Manual de Calidad.

01:

Corresponde a la versión del manual

 

-

Codificación del Manual de Procesos y Procedimientos

Es un documento único y su codificación en todos los casos será MPP-01, en donde:

MPP:

es la identificación del Manual de Procesos y Procedimientos

01:

Corresponde a la versión del manual

NOTA 2: Para los documentos, háblese de Instructivos, formatos y guías propias de cada Regional y establecidos para apropiar un procedimiento de los establecidos en la Institución, a su especialidad, se debe agregar el código designado por la Resolución 806 de 2004, donde se establecen entre otros los códigos de las regionales.

Ejemplo: Un Formato para el proceso de Mejora Continúa para la Regional Tolima

Se codificará: F001-04-73, donde:

F001:

Es el primer formato asociado a este proceso o el consecutivo asignado

04:

Es un documento correspondiente al proceso de Mejora Continua

73:

Documento utilizado por la regional Tolima únicamente

Para este caso también se aplica la NOTA 1.

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G Servicio Nacional de Aprendizaje SENA ANEXO 3 Simbología para los Flujogramas

G

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA ANEXO 3 Simbología para los Flujogramas

Se utilizarán los siguientes símbolos en los Diagramas de Flujo:

Símbolo

Nombre

Observación

 

Inicio o Fin

La palabra INICIO o FIN se escribe dentro del símbolo.

   

Al interior del rectángulo se redacta la tarea, iniciando con verbo infinitivo

 

Tarea

 

Toma de decisión

Tiene por lo menos dos salidas (Sí/No; Aprobado/ Rechazado, etc.).

Documento o En su interior se escribe el nombre o el tipo de documento o

Documento o

En su interior se escribe el nombre o el tipo de documento o registro.

registro

Multidocumento Se utiliza cuando de una Acti vidad o Decisión se genera más de un

Multidocumento

Se utiliza cuando de una Actividad o Decisión se genera más de un documento.

Conector de Se coloca a la salida y a la llegada de las actividades que

Conector de

Se coloca a la salida y a la llegada de las actividades que se desean conectar.

actividades

Conector de páginas Se utiliza para indicar que el Diagrama continúa en otra página.

Conector de páginas

Se utiliza para indicar que el Diagrama continúa en otra página.

Proceso o Indica que se da una interacción con otro proceso o procedimiento.

Proceso o

Indica que se da una interacción con otro proceso o procedimiento.

procedimiento

 

Base de datos

Indica que la información debe registrarse o conservarse en un sistema de información.

Flecha de conexión entre actividades, o de destino Indica la conexión entre dos tareas u

Flecha de conexión entre actividades, o de destino

Indica la conexión entre dos tareas u otros elementos del Diagrama de Flujo.

Cada actividad que se indique en el flujograma inicia con un número consecutivo a partir de 1 y sigue consecutivamente indicando la secuencia del procedimiento, y debe ser coherente con la numeración de la descripción del procedimiento.

Para aquellos instructivos que requieran de una descripción a través de un diagrama de flujo específico, diferente al propuesto (por ejemplo diagramas de diseño de base de datos, casos de uso, bloques, diseños de web, ingeniería de procesos, ingeniería eléctrica, ingeniería mecánica, diseño de redes Intranet, diseño de software, etc.) se usarán los códigos gráficos propios de dichos diagramas.

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codigo: (1) Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Versión: (2) CARACTERIZACION DE PROCESO Página (3) NOMBRE
codigo: (1)
Servicio Nacional de Aprendizaje SENA
Versión: (2)
CARACTERIZACION DE PROCESO
Página
(3)
NOMBRE DEL PROCESO
(4)
LIDER DEL PROCESO
(5)
OBJETIVO DEL PROCESO
(6)
RESPONSABLE DEL PROCESO A NIVEL REGIONAL
(7)
PROVEEDORES
ENTRADAS
ACTIVIDADES
SALIDAS
CLIENTES
(8)
(9)
-10
-11
-12
-13
RIESGOS
Ver mapa de riesgos de la vigencia
INDICADORES
Indicadores de gestión del proceso
REQUISITOS
Normograma, matriz de relación NTC-GP1000, MECI 1000, documentos asociados al proceso
Nombre
Cargo
Fecha
Elaboro
(14)
Reviso
(15)
Aprobó
(16)
Control de Cambios
versión
Fecha de Aprobación
Descripción del cambio
Aprobó
(17)
(18)
(19)
(20)
Servicio Nacional de Aprendizaje SENA PROCEDIMIENTO

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA PROCEDIMIENTO

PROCESO: GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES PROCEDIMIENTO: (2)

Objetivo: (3)

Responsable: (4)

Generalidades:

Flujograma

(7)

(6)

Alcance: (5)

ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE REGISTRO (8) (9) (10) (11)
ACTIVIDAD
DESCRIPCION
RESPONSABLE
REGISTRO
(8)
(9)
(10)
(11)

Documentos asociados:

(12)

Control de Documentos

 
 

Nombre

 

Cargo

Fecha

Elaboró

(13)

   

Revisó

(14)

Dirección

de

Planeación

y

Direccionamiento

 

Corporativo

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Versión
Versión
P017- Pág. 1
P017-
Pág. 1

Procedimiento para la Revisión por la Dirección.

Aprobó

(15)

Jefe oficina de comunicaciones

Aprobó (15) Jefe oficina de comunicaciones

Control de Cambios

versión

Fecha de

Aprobación

Descripción del cambio

Aprobó

(16)

(17)

(18)

(19)

Instructivo

(1)

Escribir el nombre del proceso al cual pertenece el procedimiento que se va a documentar

(2)

Escribir el nombre del procedimiento

(3)

Expresar en forma clara y concisa la finalidad del procedimiento. Ejemplo: establecer las pautas o criterios para (titulo del procedimiento)

(4)

Escribir los procesos que deben aplicar el procedimiento

(5)

Indicar a que se debe aplicar el procedimiento

(6)

Definir claramente las observaciones procedimiento

básicas, requisitos , pautas para el desarrollo del

(7)

Mostrar el flujograma del procedimiento

(8)

Enumerar las actividades del procedimiento

(9)

Enunciar claramente las actividades del procedimiento

(10)

Identificar quien es el responsable de la actividad

(11)

Identificar si aplica el registro de la misma

(12)

Escribir el nombre de los documentos asociados al procedimiento, diagramas, anexos , formatos guías, etc.

(13)

Escribir el nombre de quien elaboró el documento así como el cargo o número de acta donde se haya elaborado

(14)

Escribir el nombre de quien revisó el documento así como el cargo o número de acta donde se haya revisado según el procedimiento de control de documentos y registros del SIMCI

(15)

Escribir el nombre de quien aprobó el documento así como el cargo o número de acta donde se haya aprobado. según el procedimiento de control de documentos y registros del SIMCI

(16)

Indicar el numero de versión en la que se encuentra el documento

(17)

Colocar la fecha de aprobación del documento

(18)

Realizar la descripción de los principales cambios del documento con el fin de garantizar la trazabilidad del mismo

(19)

Escribir el cargo, nombre o instancia decisoria que aprobó el documento

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P017-0 Pág. 2
P017-0
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Servicio Nacional de Aprendizaje SENA ANEXO 6 Listado Maestro de Documentos LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS
Servicio Nacional de Aprendizaje SENA
ANEXO 6
Listado Maestro de Documentos
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS
F001-P001-04 VERSIÓN 001
Procesos mejora continua
Procedimiento control de Documentos y Registros
VIGENTE
PROCESO
CÓDIGO
NOMBRE DEL DOCUMENTO
VERSIÓN
DESDE
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)

Indicaciones para diligenciar el formato, este texto no se debe imprimir

(1)

Escribir el nombre del Proceso al cual pertenece el documento.

(2)

Escribir el código asignado al documento

(3)

Escribir el nombre del documento

(4)

Escribir el número de la versión en que se encuentra el documento

(5)

Escribir la fecha en la cual entro en vigencia el documento

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A

FORMATO CREACIÓN, MODIFICACIÓN Y ANULACIÓN DE DOCUMENTOS  

FORMATO CREACIÓN, MODIFICACIÓN Y ANULACIÓN DE DOCUMENTOS

 

F002-P001-04 VERSIÓN 001 PROCESO MEJORA CONTINUA PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

 

PROCESO:

NOMBRE DEL DOCUMENTO:

 

CREACIÓN

CREACIÓN MODIFICACIÓN ANULACIÓN  

MODIFICACIÓN

CREACIÓN MODIFICACIÓN ANULACIÓN  

ANULACIÓN

 
CREACIÓN MODIFICACIÓN ANULACIÓN  

DESCRIPCIÓN DE LA ACCIÓN

 

NOMBRE Y FIRMA DEL LIDER DEL PROCESO

 

OBSERVACIONES

 
 

AUTORIZADO

  AUTORIZADO   NO AUTORIZADO    
 

NO AUTORIZADO

   
  AUTORIZADO   NO AUTORIZADO    
 

Firma y fecha

OBSERVACIONES GRUPO DE GESTIÓN PRESUPUESTAL Y MEJORAMIENTO CONTINUO

 
 

AUTORIZADO

  AUTORIZADO   NO AUTORIZADO    
 

NO AUTORIZADO

   
  AUTORIZADO   NO AUTORIZADO    
 

Firma y fecha

Codigo asignado, versión y fecha de aprobación del documento

     
Servicio Nacional de Aprendizaje SENA PROCEDIMIENTO AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA PROCEDIMIENTO AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD

PROCESO: MEJORA CONTINUA PROCEDIMIENTO: Auditorías Internas de Calidad

Objetivo: Planificar, implementar y ejecutar las auditorías internas de calidad, para realizar el seguimiento al sistema Integral de Mejora Continua Institucional.

Responsable:

Oficina de Control Interno de Gestión

Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo y su equipo

Director Regional

Equipo auditor Coordinador

Generalidades:

Alcance:

Inicia con la elaboración del programa de auditorías internas de calidad y termina con el seguimiento de las acciones de mejora emprendidas.

Existirá un programa de auditorías internas nacional en el cual se determinara objetivo, alcance, la responsabilidad, los recursos y los procedimientos de la auditoria. El cual es elaborado por la oficina de Control Interno de Gestión y el grupo operativo designado por la Representante de la Dirección, el cual será presentado al Comité Nacional del Sistema Integrado Mejora Continua Institucional por el Secretario del mismo para su aprobación.

Los Comités Regionales del Sistema Integrado Mejora Continua Institucional, establecerán su programa de auditorías internas regionales con los parámetros establecidos en el Programa de auditorías internas nacionales.

El programa de Auditorias nacional, podrá incluir varios ciclos de auditoría.

Los auditores internos no podrán auditar su propio proceso.

En caso que la Regional no cuente con el personal para realizar la auditoria establecida en el programa, esta será designada por el Representante de la Dirección.

El líder del equipo Auditor debe remitir los siguientes documentos: las listas de chequeo a la representante de mejora, en un término no mayor a quince (15) días hábiles.

El auditado debe remitir copia del informe de auditoría y de los Formato de acciones correctivas y preventivas diligenciados con los planes de mejora y el original de la evaluación de auditores, a la Representante del Director Regional (Secretario Técnico del Comité Regional), durante los diez (10) días hábiles después de ser recibidos.

El perfil del auditor ,determina la competencia necesarias para alcanzar los objetivos de la auditoria, se basa en su aptitud para aplicar los conocimientos y habilidades adquiridos mediante la educación, experiencia laboral, formación como auditor y experiencia en auditorias, descritas en la siguiente tabla:

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Versión
4

P002-04

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Pág. 1

Procedimiento Auditorías Internas de Calidad.

Perfil

Auditor Interno de calidad

 

Líder del equipo auditor

Educación

Educación secundaria

Educación secundaria

Experiencia laboral en el SENA

Mínimo 10 mes

Mínimo 15 mes

Formación como auditor

24 horas de formación en auditoría interna de calidad certificada

40 horas de formación como auditor líder de calidad certificada

 

1. En principios, procedimiento y técnicas de auditoría.

2. Conocer los documentos del sistema y de referencia

3. Conocer la situación de la organización.

4. Conocer la normatividad vigente.

 

5. conocimiento y habilidad de la terminología de la calidad.

6. conocimiento de la terminología del sector, las características técnicas

de los procesos y productos de institución.

 

1. Planificación de auditorias

Habilidades

2. habilidad en las comunicaciones.

3. tener capacidad de organizar y dirigir

a los auditores de su equipo.

4. ser capaz de orientar y dirigir.

5. Estar en capacidad de solucionar

conflictos.

6.

preparar y completar el informe de

auditoria

Los auditores deben ser personas, Éticas, de mente abierta, diplomáticos ,perceptivos , versátiles y objetivos

Experiencia en auditorias

Ninguna

Haber participado en al menos dos auditorías internas como auditor.

La evaluación del equipo auditor será coordinada entre la Oficina de Control Interno de Gestión, Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo y el representante de mejora continua de cada regional.

La evaluación de los auditores líderes será realizada por el Representante de la Dirección.

Esta calificación es realizada por los auditados a través del formato evaluación de auditores:

5: Cumple criterio 3: Cumple parcialmente criterio 1: No cumple criterio.

El resultado final de la calificación se establece teniendo en cuenta la siguiente escala:

4.1

– 5

Auditor cumple

3.1

-

4

Cumple parcialmente, debe formularse plan de mejoramiento

Menos de 3 El auditor no debe tenerse en cuenta para el siguiente ciclo de auditoría y debe ser formado nuevamente.

La regional debe enviar copia del informe de auditoría y los planes de mejora establecidos para solucionar las no conformidades reales o potenciales identificadas por los auditores y las evaluaciones de los auditores en un plazo no mayor a quince días después de haber recibido el informe de la auditoria, a la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo, con el fin de realizar el seguimiento a los planes de mejora presentados por los procesos auditados; quien los consolidara y enviara a Control Interno de Gestión.

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Procedimiento Auditorías Internas de Calidad.

Las no conformidades levantadas deben decir a que proceso se levanta y la ubicación donde se encontró

Ejemplo.

“proceso ejecución de la formación, Regional Cauca, Centro Industrial”

Además se debe ser claro en la redacción de las mismas, ejemplo.

“No se está llevando a cabo la totalidad de las etapas del procedimiento contrato de aprendizaje, como quedo evidenciado en las carpetas de los contratos N° XX y XXX del 2010”

Las No Conformidades serán cerradas por el auditor o por la persona designada para tal fin, por la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo en el momento que se cumplan las fechas establecidas en el plan de mejoramiento.

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Procedimiento Auditorías Internas de Calidad.

Procedimiento Auditorías Internas de Calidad. Este documento impreso se c onsidera copia no controlada Versión 4

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Procedimiento Auditorías Internas de Calidad.

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P002-04 Pág. 5

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Procedimiento Auditorías Internas de Calidad.

ACTIVIDAD

DESCRIPCION

RESPONSABLE

REGISTRO

 

Elaborar el programa de auditorías nacional, estas incluyen las auditorías Internas de Calidad como las de Gestión Ambiental.

Oficina de Control Interno de Gestión, Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo

Formato

1

F001-P002-04

 

Presentar el programa de auditorías en la

   

primera reunión del año del Comité Nacional del Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional

Secretario

2

Técnico del

Comité

 

Revisar que el programa de auditorías cumpla con las diferentes expectativas de la

Comité Nacional

 

del Sistema

3

administración y de las necesidades de la organización

Integrado de

Acta de la reunión

Mejora Continua

 

Institucional

 
 

Si el programa es aprobado continua con la actividad numero 4 de lo contrario deberá ser ajustado y regresa a la actividad 1

 

Acta de la reunión

 

Comunicar a los Comités Regionales del Sistema Integrado de Mejora Continua

 

Comunicación

4

Institucional el programa nacional de auditorías y las directrices especificas para cada proceso a auditar en su respectiva Regional

Secretario

vía correo

Técnico del

electrónico

Comité

 

Seleccionar auditores internos del personal con el que cuenta la Regional según el perfil, de no contar con suficientes auditores se debe solicitar a la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo el apoyo respectivo.

Comité Regional

 

del Sistema

5

Integrado de

Mejora Continua

Institucional

 

Elaborar el programa de auditoría regional con los lineamientos establecidos en el

Comité Regional

 

del Sistema

6

programa nacional

Integrado de

Mejora Continua

Formato

F002-P002-04

Institucional

 

Enviar el programa de auditorías regional a la Dirección de Planeación y Direccionamiento

Comité Regional

 

del Sistema

Comunicación

7

corporativo, con las fechas en las que se realizarán y nombre de las personas que conformaran el equipo auditor

Integrado de

vía correo

Mejora Continua

electrónico

Institucional

 

Si cumple con los lineamientos establecidos en el programa Nacional aprobado por el Comité Nacional del Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional y los perfiles de los auditores, continua con la actividad 8 de lo contrario se regresa a la actividad 5 informando los cambios que se deben realizar

Oficina de Control Interno de Gestión, Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo

Comunicación

vía correo

electrónico

 

Aprobar el programa diseñado por las

Oficina de Control Interno de Gestión, Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo

 

8

Direcciones Regionales y enviar comunicación con la aprobación

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P002-04

P002-04 Pág. 6

Pág. 6

Procedimiento Auditorías Internas de Calidad.

ACTIVIDAD

 

DESCRIPCION

RESPONSABLE

REGISTRO

 

Elaborar las comunicaciones para informar tanto a auditores como auditados del programa

Comité Regional

 

del Sistema

9

de auditorías

Integrado de

comunicación

Mejora Continua

Institucional

 

Revisar la documentación del proceso a auditar, el equipo auditor debe revisar además del proceso y los procedimientos que se va

   

10

auditar, cualquier otra información pertinente, por ejemplo reportes de auditorías anteriores, no conformidades y detalles de las acciones correctivas.

Equipo auditor

11

Elaborar Plan de auditoría, en el cual debe constar de fecha y hora, lugar de la auditoria, el alcance de la auditoria que debe ser el mismo del programa de auditorías, los cargos de las personas que van hacer auditados y el nombre de los auditores

Equipo auditor

Formato

F003-P002-C4

 

Enviar el plan de auditoría a la persona líder

 

Comunicación

12

del proceso y/o responsable del mismo a nivel regional que va hacer auditado.

Equipo auditor

vía correo

electrónico

 

Si después de recibir el plan de auditoría, el auditado cree que debe realizarse modificaciones al plan por compromisos adquiridos anteriormente para la misma fecha, se debe responder al equipo auditor, en los dos (2) días hábiles siguientes al recibo de la comunicación, con la sustentaciones respectivas, la fecha por parte del auditado solo se puede modificar una vez. Si esto ocurre de regresa a la actividad numero 11 de lo contrario se continua con la actividad numero 13

 

Comunicación

Auditado

vía correo

electrónico

 

Elaborar la lista de requisitos o preguntas básicas que se deben plantear, con referencia

   

13

tanto a la norma de Calidad, como a los pasos de y decisiones del procesos y /o de los procedimientos.

Equipo auditor

Formato

F004-P002-04

 

Realizar la reunión de apertura con el Líder del proceso y/o responsables a nivel regional,

   

14

donde se presenta el equipo auditor, se revisa

Equipo auditor

el

alcance de la auditoria, así como el plan y se

aclaran los detalles del mismo.

 

Ejecutar la auditoría interna según el plan

   

15

presentado y utilizando de referencia las listas de chequeo elaboradas anteriormente. Esto

puede llevarse a cabo en forma de entrevistas

Equipo auditor

Formato

F004-P002-04

las personas que desarrollan las actividades del proceso y/o procedimientos o mediante la observación de las mismas.

a

16

Elaborar las conclusiones de la auditoria para ser informados en la reunión de cierre

Equipo auditor

 

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4

P002-04

P002-04 Pág. 7

Pág. 7

Procedimiento Auditorías Internas de Calidad.

ACTIVIDAD

DESCRIPCION

RESPONSABLE

REGISTRO

 

Documentar los hallazgos encontrados debidamente evidenciados en el formato de

   

17

acciones preventivas y correctivas, según lo establecido en el procedimiento acciones preventivas y correctivas.

Equipo auditor

Formato

F001-P003-04

 

Elaborar informe de auditoría.

 

Formato

18

Equipo auditor

F005-P002-04

 

Realizar la reunión de cierre informando los puntos por resaltar tanto positivos como los hallazgos encontrados esto se registra con las

conclusiones y/o observaciones que sean necesarias, el auditor debe entregar informe de auditoría con los formatos diligenciados de acciones preventivas y correctivas

 

Formato

19

Equipo auditor

F005-P002-04

y Formato

F001-P003-04

 

Archivar los documentos generados por la auditoria, ya sean de forma física o digital, para

Representante de mejora de la Regional (Secretario Técnico del Comité Regional)

 

20

el control de registros del sistema y poder realizar por parte de la Dirección Regional, el seguimiento a los procesos y planes de mejoramiento respectivos.

 

Realizar el seguimiento por parte de la Dirección Regional, de las fechas establecidas

Representante de mejora de la Regional (Secretario Técnico del Comité Regional)

 

21

en los planes de mejoramiento, para informar al encargado del cierre de las mismas

Comunicaciones

 

Realizar el seguimiento de los planes de mejoramiento planteado para cerrar las no

   

conformidades por parte de equipo auditor que realizo la auditoria o por el asignado por la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo.

Formato

22

Equipo auditor

F001-P003-04

 

Preparar el informe anual de auditorías internas de la Regional y enviar a la Dirección

Representante de mejora de la Regional (Secretario Técnico del Comité Regional)

 

23

de Planeación y Direccionamiento Corporativo para consolidar y entregar a la Oficina de Control Interno de Gestión.

Documentos Asociados:

F001-P002-04. Formato Programa Nacional de Auditorías Internas.

F002-P002-04. Formato Programa de Auditorías Internas Regionales.

F003-P002-04. Formato Plan de Auditorías.

F004-P002-04. Formato Lista de Chequeo.

F005-P002-04. Formato Informe de Auditorías Internas.

F006-P002-04. Formato de Evaluación Auditores Internos.

F001-P003-04. Formato Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora.

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Versión 4
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4

P002-04

P002-04 Pág. 8

Pág. 8

Procedimiento Auditorías Internas de Calidad.

Control de Documentos

Nombre

Cargo

Fecha

Elaboró

Consuelo Castañeda, Claudia Patricia Sanchez, Oscar Rojas

Profesionales de Mejoramiento Continuo de las Regionales de Caldas y Antioquia y de la Dirección General

Septiembre

2010

Revisó

Juan Pablo Osorio

Profesional Grupo de Gestión Presupuestal y Mejoramiento Continuo

Septiembre

2010

Aprobó

Juana Pérez Martinez

Directora de Planeación y Direccionamiento Corporativo

Noviembre

2010

Control de Cambios

Fecha de

Aprobación

Versión

Descripción del cambio

Aprobó

Versión Inicial del sistema

Resolución 001156 del 2005

01 Junio 2005

Eliminación de la estructura por macroprocesos

Maria cristina Álvarez Coordinadora Grupo de Mejora

02 Diciembre 2005

Actualización nueva versión del procesos y

procedimientos y paso de la interrelación de procesos identificada en un mapa a una cadena de valor.

Resolución 003751 del 2008

03 Diciembre 2008

Ajuste del procedimiento de control de

documentos y registros para que el Modelo de Mejora Continua de Calidad sea dinámico y se ajuste a las nuevas tecnologías.

Juana Pérez Martinez Directora de Planeación y Direccionamiento Corporativo

04 Noviembre 2010

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4

P002-04

P002-04 Pág. 9

Pág. 9

PROGRAMA NACIONAL DE AUDITORIAS INTERNAS F001- P002-04 / Versión 01 Mejora Continua Auditorías Internas de

PROGRAMA NACIONAL DE AUDITORIAS INTERNAS F001- P002-04 / Versión 01 Mejora Continua Auditorías Internas de Calidad

OBJETIVO DE LA AUDITORIA:

ALCANCE DE LA AUDITORIA:

PROGRAMA DE AUDITORIAS:

PROCESO

PROCESO LUGAR (DG,REGIONALES Y CENTROS DE FORMACIÓN)
PROCESO LUGAR (DG,REGIONALES Y CENTROS DE FORMACIÓN)
PROCESO LUGAR (DG,REGIONALES Y CENTROS DE FORMACIÓN)

LUGAR (DG,REGIONALES Y CENTROS DE FORMACIÓN)

PROCESO LUGAR (DG,REGIONALES Y CENTROS DE FORMACIÓN)
PROCESO LUGAR (DG,REGIONALES Y CENTROS DE FORMACIÓN)
PROCESO LUGAR (DG,REGIONALES Y CENTROS DE FORMACIÓN)

TIEMPO PARA DESARROLLAR EL PROGRAMA DE AUDITORIAS A NIVEL NACIONAL:

N° Y FECHA DE ACTA DEL COMITÉ REGIONAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE MEJORA CONTINUA INSTITUCIONAL EN EL CUAL SE APRUEBA ESTE PROGRAMA DE AUDITORIAS INTERNAS NACIONALES:

-----------------------------------------------------------

FIRMA DEL REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN

-----------------------------------------------------------

FIRMA DEL SECRETARIO DEL COMITÉ

PROGRAMA DE AUDITORIA INTERNA REGIONAL F002-P002-04 / Versión 01 Mejora Continua Auditorías Interna de Calidad

PROGRAMA DE AUDITORIA INTERNA REGIONAL

F002-P002-04 / Versión 01 Mejora Continua Auditorías Interna de Calidad

Regional:

Objetivo:

(1)

Alcance:

(2)

NOMBRE DEL PROCESO

RESPONSABLE DE RECIBIR LA AUDITORIA

LUGAR Y FECHA

EQUIPO AUDITOR

(3)

(4)

(5)

(6)

(8)

FIRMA DEL DIRECTOR REGIONAL

FECHA DE APROBACIÓN DEL PROGRAMA POR PARTE DE LA DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y DIRECCIONAMIENTO CORPORATIVO

(9)

Indicaciones para diligenciar el formato, este texto no se debe imprimir

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

(8)

(9)

Indicar que se pretende alcanzar como resultado de la auditoria basados en las diferentes Definir la extensión y los límites de la realización de las auditorias internas de calidad, como:

Escribir el nombre del proceso a auditar de acuerdo a la cadena de valor Escribir el nombre del líder del proceso o responsable regional Escribir el nombre de los auditores designados para la realización de la auditoria Indicar la fecha y el lugar donde se auditara el proceso Dirección general, regional o centro de formación en que se va a realizar la auditoria Respaldar la elaboración del programa de auditoria con la firma del Coordinador del Grupo de Respaldar la aprobación del programa de auditoria con la firma del Representante de la Alta Dirección Escribir la fecha de aprobación del programa de auditorias internas de calidad

PLAN DE AUDITORIAS F003-P002-04 / Versión 02 Mejora Continua Auditorías Internas de Calidad

PLAN DE AUDITORIAS

F003-P002-04 / Versión 02 Mejora Continua Auditorías Internas de Calidad

PROCESO AUDITADO: (1) REGIONAL: (2) CENTRO: OBJETIVO DE LA AUDITORIA: (3) ALCANCE DE LA AUDITORIA:
PROCESO AUDITADO: (1)
REGIONAL: (2)
CENTRO:
OBJETIVO DE LA AUDITORIA:
(3)
ALCANCE DE LA AUDITORIA: (4)
Documentos de Referencia: (5)
AUDITOR LIDER:
(6)
EQUIPO AUDITOR:
(7)
AUDITADO: (8)
Fecha Hora
Fecha Hora
FECHA
(DD-
(DD-MM-AA)
REUNIÓN DE
(DD-MM-AA)
MM-AA)
REUNIÓN APERTURA
ENTREGA INFORME FINAL
CIERRE
(9)
(10)
(11)
Hora
Auditado
ACTVIDAD
Fecha
Auditor
Inicial
Final
Nombre
Cargo
(12)
(13)
(14)
(15)
(16)*
(17)
(18)
(19)
(20)

FIRMA AUDITOR LÍDER

FIRMA: LIDER DEL PROCESOS O RESPONSABLE REGIONAL DEL MIISMO

Indicaciones para diligenciar el formato, este texto no se debe imprimir

(1)

Escribir el nombre del proceso a auditar de acuerdo a programa de auditorias aprobado

(2)

Indicar en que sitio Regional y centro donde se va a realizar la auditoria. Si es en la dirección general no diligenciar

(3)

Escribir el objetivo establecido en el programa de auditorias internas de calidad aprobado

(4)

Definir el campo de aplicación de la realización de la auditoria interna de calidad

(5)

Escribir cuales son los referenciales frente a los cuales se compara la evidencia de la auditoria

(6)

Escribir el nombre del auditor lider designados para la realización de la auditoria

(7)

Escribir el nombre de los auditores designados para la realización de la auditoria

(8)

Escribir el nombre de la persona responsable de recibir la auditoria

(9)

Indicar la fecha y hora en la que se realiza la reunión de apertura de la auditoria interna de calidad

(10)

Indicar la fecha y hora en la que se realiza la reunión de cierre de la auditoria interna de calidad

(11)

Indicar la fecha en la que se entregara el informe final de la auditoria interna de calidad

(12)

Nombrar las actividades que se van a someter a auditoria

(13)

Escribir la fecha de realización de la actividad programada de la auditoria interna de calidad

(14)

Establecer el horario inicial de la actividades que va a desarrollar

(15)

Establecer el horario de finalización de la actividades que va a desarrollar

(16)*

Escriba el nombre de la persona que va hacer auditado (si lo sabe) de lo contrario utilice solo el campo (17)

(17)

Escriba el nombre del cargo de la persona que va hacer auditado

(18)

Escribir el nombre del auditor que va a verificar esa actividad

(19)

Respaldar la elaboración del plan de auditoria con la firma del equipo auditor

(20)

Respaldar la aprobación del plan de auditoria con la firma del líder del proceso

LISTA DE CHEQUEO AUDITORIAS INTERNAS F004-P002-04 / Versión 1 Mejora Continua Auditorías Internas Fecha: (1)
LISTA DE CHEQUEO AUDITORIAS INTERNAS
F004-P002-04 / Versión 1
Mejora Continua
Auditorías Internas
Fecha:
(1)
Lugar:
(2)
Proceso Auditado:
(3)
Líder del proceso
y/o responsable a
nivel regional
(4)
Equipo Auditor:
(5)
Requisito
Pregunta y soportes de documentos y registros a verificar
C
NC
observaciones
(6)
(7)
(10)
(11)
NOTAS ADICIONALES

Indicaciones para diligenciar el formato, este texto no se debe imprimir

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

(10)

(11)

Indicar la fecha en la que se va a realizar la auditoria

Escribir el lugar donde se va a realizar la auditoria (direccion general, regional y centro de formación)

Escribir el nombre del proceso a auditar de acuerdo al programa de auditorias internas de calidad

Escribir el nombre del líder del proceso o responsable del mismo a nivel regional auditar

Escribir el nombre de los auditores designados para la realización de la auditoria

Indicar el numeral ó literal de la norma de calidad, legal, documento a verificar, entre otros.

Escribir la pregunta que realizará el auditor en el momento de la auditoria de acuerdo a los requisitos.

Marcar con una X en C= si lo encontrado cumple o marcar X en NC= cuando lo establecido no se esta cumpliendo.

Redactar un texto claro y conciso la respuesta que da el auditado a la pregunta y lo encontrado.

INFORME DE AUDITORIAS INTERNAS F005- P002-04 / Versión 02 Mejora Continua Auditorías Internas de Calidad

INFORME DE AUDITORIAS INTERNAS

F005- P002-04 / Versión 02 Mejora Continua Auditorías Internas de Calidad

1. INFORMACION GENERAL

 

PROCESO, REGIONAL Y/O CENTRO (Donde se llevo a cabo la auditoria)

 

LOCALIZACIÓN (especifique dirección, teléfono, correo electrónico de los sitios visitados)

ALCANCE

REQUISITOS

LIDER DE PROCESO O RESPONSABLE DE RECIBIR LA AUDITORIA

 
 

Nombre

 

Cargo

 

Correo

 

electrónico

 

FECHAS

DURACIÓN (total días – auditor)

FECHAS DE

   

EJECUCION

DE LA

AUDITORIA.

EQUIPO

 

AUDITOR

 

Líder

 

Auditores

2

OBJETIVOS

2.1

3. IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS DE OTRAS PARTES INTERESADAS

3.1

Documento (s) que establece (n) los requisitos de las partes interesadas

.

3.2

Principales requisitos legales y reglamentarios aplicables a las actividades, productos y servicios.

INFORME DE AUDITORIAS INTERNAS F005- P002-04 / Versión 02 Mejora Continua Auditorías Internas de Calidad

INFORME DE AUDITORIAS INTERNAS

F005- P002-04 / Versión 02 Mejora Continua Auditorías Internas de Calidad

4 NO CONFORMIDADES IDENTIFICADAS

Numeral de la norma de requisitos

Descripción de la no conformidad

5 ASPECTOS RELEVANTES

5 ASPECTOS RELEVANTES

6 ASPECTOS POR MEJORAR

6 ASPECTOS POR MEJORAR

Auditor líder:

Fecha:

(dd/mm/aaaa)

Firma de recibido a conformidad del Auditado:

Fecha:

(dd/mm/aaaa)

EVALUACIÓN DE AUDITORES INTERNOS F006-P002-04 / Versión 02 Mejora Continua Auditorías Internas Nombre del auditor

EVALUACIÓN DE AUDITORES INTERNOS

F006-P002-04 / Versión 02 Mejora Continua Auditorías Internas

Nombre del auditor

(1)

Proceso auditado

(3)

Fecha

(2)

Lugar:

(4)

Según el desarrollo de la auditoria evalue el desempeño de la auditoria teniendo en cuenta que:

5: El auditor cumple, 3: Cumple parcialmente y 1: No cumple.

(5)

NIVEL DE CALIFICACIÓN

5

3

1

CONOCIMIENTO

1

Comunica y aclara objetivos y alcance de la Auditoría

2

Realiza reunión de apertura de la Auditoria

3

Utiliza herramientas de Verificación

4

Demuestra conocimiento de los procesos del área auditada

5

Fundamenta adecuadamente las No conformidades y las soporta en los hallazgos

6

Retroalimentación de los procesos auditados

7

Informa resultados de la Auditoria en forma clara y oportuna

8

Reúne y analiza evidencias suficientes

9

Realiza reunión de cierre de la Auditoria

CALIDAD HUMANA

11

Manifiesta cordialidad en el trato

12

Demuestra confidencialidad en la información

13

Demuestra comportamiento ético

14

Demuestra seguridad durante la Auditoria

15

Es abierto a responder las inquietudes que se presentan

16

Qué valor agregado aportó el auditor al proceso?

 

(6)

17

Qué aspectos considera usted que podría mejorar el auditor en su próxima auditoría?

 

(7)

18

Comentarios y / u observaciones:

 

(8)

Firma del Evaluador

(9)

Cargo:

(10)

Dependencia:

(11)

(1)

Escribir el nombre del auditor a evaluar

(2)

Escribir lafecha en que se realiza la evaluación

(3)

Escribir el proceso auditado

(4)

Escribir el sitio donde se realizo la auditoria,(Dirección General, Regional y/o Centro de Formación

(5)

Responder de manera objetiva los siguientes cuestionamientosteniendo en cuenta que 5: El auditor cumple, 3: Cumple parcialmente y 1: No cumple.

(6)

Escriba de forma precisa que valor agregado le dio el auditor al desarrollo de la misma

(7)

Escriba en que puntos se puede generar mejoras durante el desarrollo de la auditoria por parte del auditor

(8)

Escriba brevementelos comentarios y/o observaciones que puedan generarsen tanto de la auditoria como del auditor evaluado

(9)

Firma del evaluador

(10)

Escribir el cargo del evaluador

(11)

Escribir la dependencia donde trabaja el avaluador

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA PROCEDIMIENTO ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA PROCEDIMIENTO ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS

PROCESO: MEJORA CONTINUA PROCEDIMIENTO: Acciones Preventivas y Correctivas

Objetivo: Determinar la metodología para la toma de acciones preventivas, correctivas y de mejora, para eliminar las causas de las no conformidades reales o potenciales, registrar los resultados de las mismas, verificar su eficacia y prevenir su ocurrencia.

Responsable:

Líderes de proceso y responsables regionales

Generalidades:

Alcance:

Inicia con la detección de una oportunidad de mejora hasta la consolidación del estado de las Acciones preventivas y Correctivas a nivel nacional.

Acción preventiva. Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra situación potencial no deseable

Acción correctiva. Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada u otra situación no deseable.

Las no conformidades reales o potenciales se pueden generar, por las siguientes fuentes:

- Quejas y reclamos recurrentes de los Usuario.

- Informes de Auditoría Interna o Externa.

- Resultados de la Revisión por la Dirección.

- Resultados de Análisis de Datos.

- Resultados de las Mediciones de Satisfacción, Encuestas.

- Mediciones de Procesos, Productos o Servicios, Indicadores.

- Resultados de Autoevaluación.

- Gestión de Riesgo

- Revisión de las necesidades y expectativas del cliente.

Toda acción establecida y documentada para tratar el riesgo en el mapa de riesgos, se consideraran una acción preventiva y estas no necesitarán ser registradas en el formato de acciones Correctivas y Preventivas.

El incumplimiento de un indicador de gestión durante su medición, generara una acción correctiva que deberá ser documentada por el líder del proceso o responsable regional.

Los originales de las acciones preventivas, correctivas y de mejora reposaran en el proceso (proceso en Dirección General o en la Regional o Centro donde fue detectada), en el momento que sea cerrada deberá ser remitida a la Dirección Regional para su envío a la Dirección de de Planeación y Direccionamiento Corporativo, si fue detectada en la Dirección General, para ser archivada en la carpeta del respectiva y llevar el control de las mismas.

Es responsabilidad del líder del proceso y/o responsable regional, el cumplimiento de las acciones de mejora establecidas en el tiempo indicado, para cerrar acciones preventivas, correctivas y de mejora.

Este documento impreso se considera copia no controlada

Versión 4
Versión
4

P003-04

P003-04 Pág. 1

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Procedimiento de las Acciones Preventivas y Correctivas.

La actualización de la matriz de control de acciones preventivas, correctivas y de mejora. del SENA, es responsabilidad del líder de proceso y/o responsable Regional de cada proceso, los cuales deben notificar las novedades del estado de las mismas, cada trimestre así: marzo 31, Junio 30, Septiembre 30 y diciembre 31, a la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo vía E- mail, para su consolidado.

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Versión 4
Versión
4

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P003-04 Pág. 2

Pág. 2

Procedimiento de las Acciones Preventivas y Correctivas.

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Versión 4
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4

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P003-04 Pág. 3

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Procedimiento de las Acciones Preventivas y Correctivas.

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Versión 4
Versión
4

P003-04

P003-04 Pág. 4

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Procedimiento de las Acciones Preventivas y Correctivas.

ACTIVIDAD

DESCRIPCION

RESPONSABLE

REGISTRO

1

Detectar la oportunidad de mejora

Auditor, líder de proceso y/o responsable regional del proceso, funcionario

 
 

Diligenciar los datos identificados en el formato de acciones preventivas, correctivas

Auditor, líder de proceso y/o responsable regional del proceso, funcionario

 

2

y/o mejora en su parte 1, por parte de la persona que identifica la no conformidad.

Formato

F001-P003-04

 

Entregar o enviar el formato diligenciado al líder del proceso o al responsable regional,

Auditor, líder de proceso y/o responsable regional del proceso, funcionario

 

3

para que continúe con el diligenciamiento del formato.

Formato

F001-P003-04

4

Analiza el tipo de acción a tomar que puede ser Acción Preventiva o Acción Correctiva o Acción de mejora.

Líder del proceso y/o responsable de proceso a nivel regional

 
 

Si se requiere realizar acciones preventivas o correctivas se continua con la actividad numero 5 de lo contrario se debe establecer una acción de mejora y continuar con la actividad número 6.

   
 

Identificar la causa raíz de la no conformidad, la cual se debe establecer en la

Líder del proceso y/o responsable de proceso a nivel regional

 

parte 2 del formato por parte del Líder o responsable Regional del proceso, esto se puede realizar por los diferentes métodos Espina de Pescado, Los 5 que´s, entre otros.

Formato

5

F001-P003-04

 

Establecer las acciones a realizar para atacar la causa o las causas de la no conformidad, las cuales constituyen el plan de mejora.

Líder del proceso y/o responsable de proceso a nivel regional

Formato

6

F001-P003-04

 

Enviar la copia del formato ya diligenciado con el plan de mejora a la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo si

Líder del proceso y/o responsable de proceso a nivel regional

 

7

es una no conformidad identificada en la Dirección General o al Representante de mejora de la Regional si fue identificada en ellas.

 

Archivar la copia de la acción correctiva y

Representante de mejora de la Regional (Secretario Técnico del Comité Regional) Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo

 

8

preventiva, en la carpeta del proceso, para su seguimiento y control.

 

Ejecutar el plan de mejora en las fechas

Líder del proceso y/o responsable de proceso a nivel regional

 

9

establecidas por las personas designadas por el líder o responsables del proceso a nivel regional

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Versión 4
Versión
4

P003-04

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Pág. 5

Procedimiento de las Acciones Preventivas y Correctivas.

ACTIVIDAD

 

DESCRIPCION

 

RESPONSABLE

REGISTRO

 

Realizar el seguimiento a los diferentes

Representante de mejora de la Regional (Secretario Técnico del Comité Regional) Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo

 

10

planes de mejora, según las fechas establecidas para el cierre de las mismas.

Comunicación

11

Avisar

o

designar

a

las

personas

Representante de mejora de la Regional (Secretario Técnico del Comité Regional) Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo

Comunicación

designadas

para

el

cierre

de