Presuipuesto de Inversion

Cmo hacer un presupuestos
de inversin
Autor: omar davalos coca
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Presentacin del curso
El Presupuesto de inversin y en general los presupuestos son un instrumento del
que valen las empresas para dirigir todas sus operaciones. La materia de
presupuestos resulta apasionante por una razn fundamental: por ser una
herramienta de ordenacin o adecuacin del futuro a nuestros objetivos y en su caso
necesidades. Esta tcnica tiene la virtud de ser indispensable tanto en el mbito del
sector pblico como del privado.
No se puede pensar siquiera que pueda existir una empresa, organizacin o
institucin que no elabore o ejecute un presupuesto. Hasta las familias y los
individuos deben tener y cumplir un presupuesto. Este requerimiento se va haciendo
cada vez mayor en la medida en que la economa es tambin cada vez creditcia y
los instrumentos de crdito se han impuesto en las relaciones econmicas en todos
los niveles.
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1. Introduccin
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El Presupuesto es un instrumento del que valen las empresas para dirigir todas sus
operaciones.
La materia de presupuestos es apasionante por una razn fundamental, de ser una
herramienta de ordenacin o adecuacin del futuro a nuestros objetivos y en su caso
necesidades, esta tcnica tiene la virtud de ser indispensable tanto en el mbito del
sector pblico como del privado. No se puede pensar siquiera que pueda existir una
empresa, organizacin o institucin que no elabore o ejecute un presupuesto. Hasta
las familias y los individuos deben tener y cumplir un presupuesto. Este
requerimiento se va haciendo cada vez mayor en la medida en que la economa es
tambin cada vez creditcia y los instrumentos de crdito se han impuesto en las
relaciones econmicas en todos los niveles.
Para el desarrollo del presente tema, se ha consultado textos y extractado los
conceptos de obras como ser EL PRESUPUESTO de CRISTOBAL DEL RIO G "
PRESUPUESTOS, de "MARI O Ramos G" y PRESUPUESTOS EMPRESARIALES de "Jaime
Vargas P." bsicamente.
ANTECEDENTES.
Investigadores expertos en la materia, explican que siempre ha existido en la mente
de la humanidad la idea de presupuestar. Lo demuestra el hecho de que los egipcios
hacan estimaciones para pronosticar los resultados de sus cosechas de trigo, con
objeto de prevenir los aos de escasez, y que los romanos estimaban las
posibilidades de pago de los pueblos conquistados, para exigirle el tributo
correspondiente. Sin embargo, no fue sino hasta fines del siglo XVIII cuando El
Presupuesto comenz a utilizarse como ayuda en la administracin pblica, al
someter al ministro de finanzas de Inglaterra a la consideracin del parlamento, sus
planes de gastos para el periodo fiscal inmediato siguiente, incluyendo un resumen
de gastos del ao anterior, y un programa de impuestos y recomendaciones para su
aplicacin.
En los siguientes siglos y aos posteriores a este hecho muchos otros pases, de una
u otra manera van aplicando presupuestos a sus actividades por ej. En 1912 a1925
E.U.A. es la etapa en que se inicia la evolucin y madurez de El Presupuesto, ya que
la iniciativa privada comienza observar que puede utilizarlos para controlar mejor
sus gastos aprobndose la "LEY DEL PREUPUESTO NACIONAL" y establecindolo
como instrumento de la administracin oficial. ( Cristbal Del Ro)
ETIMOLOGA.
La palabra PRESUPUESTO se compone de dos races latinas:
PRE = Que significa, Antes de, o delante de.
SUPUESTO= Que significa, Hecho, formado
Por los tanto PRESUPUESTO significa "ANTES DE LO HECHO" (C.Del Ro)
CONCEPTO DE PRESUPUESTO.
En trminos generales, la palabra presupuesto Adoptada por la economa Industrial,
es:
"La tcnica de planeacin y predeterminacin de cifras sobre bases estadsticas y
apreciaciones de hechos y fenmenos aleatorios".
Refirindose a El Presupuesto como herramienta de la administracin se le puede
conceptuar, como:
"La estimacin programada, en forma sistemtica, de las condiciones de operacin y
de los resultados a obtener por un organismo, en un periodo determinado."
"El presupuesto es un proyecto detallado de los resultados de un programa oficial,
de operaciones basada en una eficiencia razonable".
En suma, El presupuesto, es un conjunto de pronsticos en trminos financieros
referentes a un periodo precisado."
Un presupuesto es un artificio que permite a la direccin planear y controlar las
actitudes de una empresa de modo que pueden realizar sus objetivos en cuanto a
ganancias y servicios
El sistema de presupuestos exige una previsin sistemtica basada en la experiencia
del pasado y en las condiciones que se prevean en el futuro.
El presupuesto en si, es un plan esencialmente numrico que se anticipa a las
operaciones que se pretenden llevar a cabo, pero desde luego que la obtencin de
resultados razonablemente correctos depender de la informacin estadstica que
se posea en el momento de efectuar la estimacin ya que adems de los datos
histricos, es necesario enterarse de todo aquello que se procura realizar y que
afecte de algn modo lo que se planea para que con base en las experiencias
anteriores, puedan proyectarse los posibles resultados a futuro. Entre los mtodos
ms usuales esta el de las tendencias y el da las correcciones.
2. Objetivos del presupuesto
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Losobjetivos del presupuesto son:
- Consideracin del futuro, para que los planes trazados permitan la obtencin de
la utilidad mxima, de acuerdo con las condiciones que se presenten.
- Asegurar la liquidez financiera de la empresa.
- La coordinacin de todas las actividades, para obtener ese fin.
- Establecer un control para conocer si los planes son llevados a cabo y determinar
la direccin que se lleva en relacin con los objetivos establecidos.
- De Previsin, de planeacin, organizacin, Coordinacin o integracin, Direccin y
control, es decir comprenden o estn en todas las etapas del proceso
administrativo, y no como todos los autores sobre la materia, que slo los enmarcan
en la planeacin y en el control, pocos agregan la Di.reccin. Por lo que, como a
continuacin se cita un concepto general cada etapa del proceso Administrativo,
para enseguida indicar el u objetivos del presupuesto en esa etapa:
a) De Previsin
Consiste en la determinacin de lo que se desea lograr por medio de un organismo
social, la investigacin y valoracin de cuales sern las condiciones futuras en que
dicho organismo habr de encontrarse, hasta determinar los diversos cursos de
accin posible
Disponer de lo conveniente para atender a tiempo las necesidades presumibles.
Objetivo del Presupuesto: Tener anticipadamente todo lo necesario para la
elaboracin y ejecucin del Presupuesto
b) De Planeacin
Consiste en la determinacin del curso concreto de accin que se habr de seguir
fijando los principios que lo habrn de presidir y orientar. Camino a seguir con
unificacin y sistematizacin de actividades por medio de las cuales se establecen
objetivos de la Empresa necesarios para alcanzarlos.
Objetivo del Presupuesto: Planificacin unificada y sistematizada de las posibles
acciones, en concordancia con objetivos
c) De organizacin.
Se refiere a la estructuracin tcnica, de las relaciones que deben existir entre las
funciones, niveles, y actividades de los elementos materiales y humanos de una
entidad, con el fin de lograr su mxima eficiencia dentro de los planes y objetivos
sealados.
La elaboracin de los presupuestos particulares para cada departamento, permiten
apreciar si cada uno de ellos realiza las funciones establecidas, de esta manera
lograr el completo engranaje de sus funciones totales, por la interdependencia
departamental que debe existir.
Objetivo del presupuesto: Adecuada, precisa y funcional estructura de la Entidad,
utilizando en este caso El Presupuesto como elemento para modificar la estructura
de la entidad en caso necesario.
d) De coordinacin o integracin.
Consiste en dotar a la institucin de todos los procedimientos y medios necesarios
de Desarrollo y mantenimiento armonioso de las actividades da la entidad, con el
din de evitar situaciones de desequilibrio entre las diferentes secciones que integran
su organizacin.
Objetivos del Presupuesto: Compaginacin estrecha y coordinada de todas y cada
una de las secciones para que cumplan con los objetivos de la entidad. La influencia
coordinadora de los presupuestos constituye una ayuda valiosa para lograr este
equilibrio.
e) De direccin.
Consiste en la funcin ejecutiva para guiar, conducir vigilar inspeccionar y
coordinar las acciones de cada miembro subordinado de la empresa, de acuerdo a lo
planeado. Es una gua para la toma de decisiones programadas por los niveles
ejecutivos.
Objetivos del Presupuesto: Ayuda enorme en las polticas a seguir, tomas de
decisiones y visin de conjunto as como auxilio correcto y con buenas bases para
conducir y guiar a los subordinados. Es una valiosa herramienta puesto que por una
parte permite delegar las decisiones programadas.
f) De Control.
Es la accin por medio de la cual se aprecia si los planes y objetivos se estn
cumpliendo.
Consiste en el establecimiento de sistemas que permitan medir los resultados
actuales y pasados en relacin con los esperados, por medio de acciones
controladoras que permitan establecer las desviaciones o variaciones ocurridas.
Objetivo del Presupuesto: Comparacin a tiempo entre lo presupuestado y los
resultados obtenidos, dando lugar a diferencias analizables y estudiables, para
hacer las correcciones, mejoras y formulaciones de nuevos planes para alcanzar un
eficiente manejo empresarial. ( ver lamina 1 C.D.R.)
3. Requisitos para un presupuesto
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Para que un presupuesto cumpla en forma adecuada con las funciones que de l se
espera, es indispensable basarlo en determinadas condiciones que obligatoriamente
deben observarse en su estructuracin como son:
a)Conocimiento de la Empresa.- Es indispensable el conocimiento amplio de las
empresas, objetivos y necesidades en que se hayan de aplicar.
Los presupuestos van siempre ligados al tipo de empresa, a sus objetivos, a su
organizacin, y a sus necesidades; su contenido y forma, varan de una entidad a
otra, principalmente en el grado de anlisis requerido, por lo cual es indispensable
el conocimiento amplio de las empresas, objetivo y necesidades en que se hayan de
aplicar.
b) Exposicin del Plan o poltica.- El conocimiento del criterio de los directivos de la
compaa, en cuanto al objetivo que se busca con la implantacin del presupuesto,
deber exponer en forma clara y concreta por medio de manuales e instructivos,
cuyo propsito ser, adems de lo anterior, uniformar el trabajo y coordinar las
funciones de las personas encargadas de la preparacin y ejecucin del
presupuesto, definiendo las responsabilidades y los limites de autoridad en cada
uno de ellos, as como evitar opiniones particulares o diversas.
c)Coordinacin para la ejecucin del plan o poltica.- Debe existir un Director o
Responsable del Presupuesto que actuar como coordinador de todos los
departamentos que intervienen en la ejecucin del plan. La sincronizacin de las
diferentes actividades se har elaborando un calendario en que se precisen las
fechas en que cada departamento deber tener disponible la informacin necesaria,
para que las dems secciones puedan desarrollar sus estimaciones. La
responsabilidad del presupuesto recae sobre el Director o responsable, pero los
funcionarios de los diversos departamentos tendrn la obligacin de proporcionarle
los informes y estudios necesarios para su elaboracin.
d) Fijacin del periodo Presupuestal.- Otro de los requisitos que debe tomarse en
cuenta es la determinacin del lapso que comprenden las estimaciones. La
determinacin de este periodo opera en funcin de diversos factores, tales como
estabilidad o inestabilidad de las operaciones de la empresa, el periodo del proceso
productivo, las tendencias del mercado, ventas de temporada etc.
Existen otros factores que influyen en la fijacin del periodo presupuestal
dependiendo estas del momento en el que se elabora el presupuesto, las
caractersticas propias de la Empresa y tambin la situacin del pas.
Se puede concluir aconsejando no establecer el periodo del presupuesto largo en
forma muy rigurosa, ya que este suele variar constantemente segn sea la
estabilidad o instabilidad de las operaciones que se realicen. La practica ms
aceptable sera la de estimar las operaciones de la Empresa por periodos de un ao,
dividiendo estos en trimestres, que a su vez se subdividirn en meses, pueden
tambin tomarse periodos de dos aos o tres aos.
Normalmente se hacen coincidir los periodos de las estimaciones con los de los
resultados, para poder efectuar con mayor facilidad las comparaciones entre los
mismos y hacer las correcciones necesarias.
En nuestro pas se tiene las siguientes fechas de cierre:
- Comerciales: inician en enero y cierran el 31 de diciembre
- Industriales: inician en abril y cierran el 31 de Marzo del siguiente ao
- Agropecuarias: inician en julio y cierran en junio del siguiente ao.
- Mineras: Inician en octubre y cierran en septiembre del siguiente ao.
e)Direccin y Vigilancia.- Una vez aprobado el plan, cada uno de los departamentos
recibir la delegacin de elaborar los presupuestos que les correspondan con las
instrucciones o recomendaciones que ayudarn a los jefes a poner en prctica
dichos planes; luego se har un estudio minucioso de las diferencias que surjan de
la comparacin de los datos reales con los predeterminados, revisar
peridicamente las estimaciones y de ser necesario, modificarlas en funcin con la
entidad a la que pertenecen. Etc.
f) Apoyo Directivo.- La voluntad en la implantacin de El Presupuesto por parte de
los Directivos y su respaldo, es indispensable para su buena realizacin y desarrollo,
lo cual da al presupuesto un uso no solo informativo sino que lo convierte en un
plan de accin operativa y de patrn de medida con lo ejecutado.
Las caractersticas que debe reunir son de FORMULACION, DE PRESENTACION, DE
APLICACION:
1)De formulacin.
a) Adaptacin a la Empresa.- La formulacin de un presupuesto debe ir en funcin
directa con las caractersticas de la empresa, debiendo adaptarse a las finalidades de
la misma en todos sus aspectos, es decir, que la adopcin de un sistema de control
presupuestario no puede hacerse siguiendo un patrn determinado aplicable a todo
tipo de empresas, sino, esta de acuerdo al tipo de empresa para la que se desarrolla
el mismo.
b) Planeacin, Coordinacin y Control de Funciones.- Quin haya de formular un
presupuesto, debe partir de un plan preconcebido y para lograrlo es necesario
coordinar y controlar todas las funciones que conducen a alcanzar dicho objetivo.
Entre los aspectos recomendables respecto a este inciso, para el mejor
funcionamiento de El Presupuesto estn:
Seccionar el presupuesto en tantas partes como responsables en la funcin haya en
la entidad, con autoridad precisa e individual de los interesados en el control y
cumplimiento del presupuesto.
Los presupuestos deben operar dentro de un mecanismo contable para que sean
fcilmente comparables, con los ejecutado y analizar las variaciones o desviaciones.
No dejar oportunidad a malas interpretaciones o discusiones.
Elaborar los presupuestos en condiciones de poder ser alcanzables.
2)De Presentacin.
a)DE ACUERDO CON LAS NORMAS CONTABLES Y ECONOMICAS.- Los presupuestos
si se los utiliza como herramientas de control administrativo, tienen como requisito
indispensable ir de acuerdo con las normas contables y econmicas adems estar
encuadrada a la estructura Contable.
3) De Aplicacin.
ELASTICIDAD Y CRITERIO.- Las constantes fluctuaciones del mercado y la fuerte
presin a la que actualmente se encuentran sometidas las empresas, debido a la
competencia, obligan a los Directores o responsables a efectuar considerables
competencia, obligan a los Directores o responsables a efectuar considerables
cambios en sus planes, en plazos relativamente breves, de ah que es preciso que
los presupuestos sean aplicados con elasticidad y criterio, debiendo estos aceptar
cambios en el mismo sentido en el que varen las ventas, la produccin, las
necesidades, el ciclo econmico etc.
4. Clasificacin del presupuesto
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Es comn encontrar que existen distintos tipos o denominaciones del Presupuesto,
en realidad estas diferentes formas de llamarlo, obedecen tan solo a caractersticas
particulares del mimo. A continuacin se expone una clasificacin de acuerdo con
sus aspectos sobresalientes.
1)POR EL TIPO DE EMPRESA.- Estos pueden ser:
a) Presupuesto Pblico o Fiscal.- Son aquellos que realizan los Gobiernos, los
Municipios, las empresas descentralizadas etc. para controlar las finanzas de sus
diferentes dependencias P.O.A.
b) Presupuesto Privado o Empresarial.- Son los realizados y utilizados por las
empresas particulares como instrumento de su administracin.
2)POR SU CONTENIDO.- Estos pueden ser:
a) Principales.- Estos presupuestos son una especie de resumen, en el que se
presentan los elementos medulares en todos los presupuestos de la empresa.
b) Auxiliares.- Son aquellos que muestran en forma analtica las operaciones
estimadas por cada uno de los departamentos que integran la organizacin de la
empresa.
3) POR SU FORMA.- Segn las fases alternativas que presenta, pueden ser:
a) Flexibles.- Estos presupuestos consideran anticipadamente las variaciones que
pudiesen ocurrir y permiten cierta elasticidad por posibles cambios o fluctuaciones
propias, lgicas o necesarias.
b) Fijos.- Son los presupuestos que permanecen invariables durante al vigencia del
periodo presupuestario. La razonable exactitud con que se han formulado, obliga a
la empresa a aplicarlos en forma inflexible a sus operaciones, tratando de apegarse
lo mejor posible a su contenido.
4) POR SU DURACION.- La determinacin del lapso que abarcarn los presupuestos
depender del tipo de operaciones que realice la empresa, y de la mayor o menor
exactitud y detalle que se desee, ya que a mayor tiempo corresponder una menor
precisin uy anlisis. As pues, pueden haber presupuestos:
A)A Corto Plazo, los que abarcan un ao o menos, y
B)A Mediano plazo, los que se formulan para ms de un ao a 5 aos
C)A largo plazo, son los que abarcan a mas de 5 aos
5) POR LA TECNICA DE SU VALUACION.- Los presupuestos pueden ser:
A) Estimados.- Son los presupuestos que se formulan sobre bases empricas; sus
cifras numricas, por ser determinadas sobre experiencias anteriores, representan
tan solo la probabilidad ms o menos razonable de que efectivamente suceda lo que
se ha planeado.
B) Estndar.- Son aquellos que por ser formulados sobre base cientficas o casi
cientficas, eliminan en un porcentaje muy elevados las posibilidades de error, por
lo que sus cifras, a diferencia de los anteriores representan los resultados que se
deben obtener.
6) POR SU REFLEJO EN LOS ESTADOS FINANCIEROS.- Por la forma como se exponen
en los estados financieros son:
a) De Posicin Financiera o de Balance General.- Muestra la posicin esttica que
tendra la empresa en el futuro, en caso de que se cumplieran las predicciones. Se
presenta por medio de lo que se conoce como posicin financiera o Balance General
presupuestado.
b) De Resultados.- Muestran las posibles utilidades a obtener en un periodo futuro.
c) De Costos.- Se preparan tomando como base los principios establecidos en los
pronsticos de ventas, y reflejan, a un periodo futuro, las erogaciones que se hayan
de efectuar por concepto del costo total o cualquiera de sus partes.
La experiencia obtenida dar lugar a la elaboracin del:
d) Presupuesto maestro o tipo.-. Con estos presupuestos se ahorra tiempo dinero y
esfuerzo, ya que posteriormente, solo se hacen los que tengan variacin sustancial.
El autor Cristbal del Ro, clasifica adems:
7) POR LAS FINALIDADES QUE PRETENDE EN:
a)De Promocin, donde es necesario estimar ingresos y egresos que se efectuarn
en el periodo presupuestado
b)De Aplicacin, que se elabora normalmente para solicitud de crditos.
c) De Fusin, se elabora para ver resultados de una conjuncin de entidades.
d) Por reas y niveles de responsabilidad, cuando se desea cuantificar la
responsabilidad de los encargados de las reas.
e) Por Programas (preparados normalmente por entidades Gubernamentales)
f) Base Cero.- no toma en cuenta las experiencias habidas, es costosa y no
proporciona informacin muy oportuna.
8) DE TRABAJO.- Es el presupuesto comn utilizado por cualquier empresa; su
desarrollo ocurre normalmente en las etapas de Previsin, Planeacin. y
Formulacin.
El autor aclara, de que la clasificacin anterior pretende tan slo presentar
separadamente las caractersticas ms importantes que poseen los presupuestos y
no significa que cada una de las partes de la clasificacin es independiente de la
otra sino al contrario pueden estar todas unidas en un sistema de control
presupuestario. Por ejemplo puede ser al mismo tiempo: pblico, principal, fijo,
corto, estndar, etc.
5. Ventajas del presupuesto
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La elaboracin de un presupuesto puede proporcionar las siguientes ventajas:
1. - La Direccin posee en todo momento un cuadro general de las operaciones y
resultados pudiendo de esa manera prever las situaciones y tomar decisiones mas
acertadas.
2. - Se dispone de instrumento por el cual el trabajo de la empresa se desarrolla de
acuerdo a un plan general coordinado.
3. - Le posibilita la accin o adopcin de medidas con suficiente anticipacin
permitiendo juzgar los acontecimientos con la perspectiva adecuada.
4. - Ayuda al manejo financiero de la Empresa.
5. - Sirve para medir la eficiencia de los jefes responsables.
6. - Hace participar en las tareas de programacin y direccin a una mayor cantidad
de responsables impulsndoles a actuar de manera eficaz en la correccin de planes
que son suyos.
7. - Facilita el control administrativo.
8. - Es un reto constante presentado a los ejecutivos de la empresa para ejercitar su
creatividad y criterio profesional a fin de mejorar la situacin de la misma.
9. - Impone a los ejecutivos no solo responsabilidad operativa sino tambin
responsabilidad financiera.
10. - Obliga a mantener un archivo de datos histricos controlables.
6. Desventajas y limitaciones del presupuesto
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En este aspecto se puede mencionar lo siguiente:
1. - Los datos incluidos en los presupuestos estn basados en estimaciones o pronsticos, es decir,
se debe considerar la posibilidad de error en las estimaciones como un factor adicional, al analizar
las diferencias entre los datos reales y los presupuestados.
2. - Un sistema presupuestario no puede implantarse de improvisto, para su uso en condiciones
satisfactorias son necesarios ciertos requisitos bsicos, dentro de los cuales el factor tiempo y
experiencia acumulada tiene un papel preponderante.
3. - La limitacin ms importante se deriva de la circunstancia de que el control presupuestario, es
una herramienta de la direccin de la empresa. Es decir, no debe pensarse que la suplanta de alguna
manera sino que es su mejor auxiliar.
4. - Toma tiempo y costo su preparacin.
5. - No se debe esperar resultados demasiado pronto.
6. - Su ejecucin no es automtica, es necesario que el personal de la empresa comprenda la utilidad
de esta herramienta.
7. - Una de las principales limitaciones que enfrenta la elaboracin del presupuesto, es la falta de
informacin contable en forma adecuada y oportuna.
8. - En muchos casos la administracin emprica de la empresa, hace que el presupuesto sea solo un
documento de simple estimacin y no de aplicacin y control.
7. Presupuesto flexible, pblico y privado
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PRESUPUESTO FLEXIBLE.
No debe confundirse el presupuesto flexible, con la caracterstica de elasticidad de que deban estar
investidos los presupuestos en general, la elasticidad o flexibilidad, tambin est referida a los
presupuestos fijos, para indicar que deben revisarse y adaptarse a las fluctuaciones constantes del
mercado. El grado de flexibilidad que se permita, depende de los propsitos que se persigan con la
presupuestacin.
El presupuesto flexible es resultante de la consideracin anticipada de las variaciones que pudieran
existir en los ingresos y en las ventas; esta posible afectacin conduce a la predeterminacin de los
cambios factibles en los volmenes de produccin y por consiguiente en los gastos.
En este tipo de presupuestos se consideran diferentes planos alternativos de aplicacin directa e
inmediata en caso de que las situaciones previstas cambien. Dichas variaciones se presentan dentro
el cuerpo mismo del presupuesto, en forma de cuotas) por unidad producida por ejemplo) o en
forma escalonada, fijando porcentajes sobre una base determinada.
Si dicha base se considera como el punto en que la capacidad de fabricacin de la empresa, est
aprovechndose en un 100 % de eficiencia, respecto de las ventas, e stas se estiman con base a la
mxima capacidad de absorcin en el mercado, se presentaran los resultados posibles en un estado
comparativo, en que se pondran las cifras a obtener, cuando la fbrica trabaje al 80, 90,
100,110,120 % de su capacidad productiva. Por ejemplo.
De esta manera si se vende una cantidad mayor o menor a la que aparece en el presupuesto base,
sealado en este caso con el 100 % se estara en la posibilidad de comparar las cifras reales con
cualquiera de las dems estimaciones.
Podra pensarse, errneamente, que la elaboracin de un presupuesto flexible es muy sencilla, puesto
que consiste tan slo en obtener porcentajes sobre las cifras base; sin embargo tampoco es
complicado, aun cuando las reacciones del costo respecto del volumen no son proporcionales ya que
existen gastos fijos y variables, los fijos se erogan, exista o no produccin, mientras los variables
poseen la caracterstica de aumentar o diminuir el volumen conforme crezca o baje.
PRESUPUESTO PBLICO Y PRIVADO
Es necesario hacer la distincin entre ambos tipos de presupuestos.
PRESUPUESTO PUBLICO.- A la fecha aun se elaboran los presupuestos pblicos con base en la idea de
control de gastos; los gobiernos hacen primero hacen una estimacin de los gastos que se hayan de
originar debido a las necesidades pblicas y despus planear la forma en que podrn cubrirlas,
estudiando la aplicacin de los ingresos, que habr de provenir de la recabacin de impuestos, de la
obtencin de los emprstitos y como ltimo recurso de la emisin de papel moneda lo que
necesariamente ocasionara la inflacin.
Las entidades gubernamentales, no persiguen en ningn caso la obtencin de utilidades, sus
funciones consisten bsicamente en satisfacer las necesidades pblicas de la mejor manera posible.
(Este concepto se ve con mayor claridad en la grfica del punto de equilibrio de la entidad
gubernamental, que representa que los ingresos y los egresos son iguales. No existiendo perdidas ni
utilidades. tema que se tratar ms adelante)
El resultado de la gestin gubernamental se denomina:
Si los ingresos son mayores a los egresos: SUPERAVIT.
Si los ingresos son menores a los egresos: DEFICIT.
PRESUPUESTO PRIVADO.- Las empresas privadas por el contrario, primero deben estimar sus
ingresos, para, sobre esta base, predeterminar su distribucin o aplicacin, lo que ocasiona que la
integracin de su control presupuestal sea ms compleja y difcil de solucionar.
Tradicionalmente, las empresas privadas tienen como fin primordial el logro de utilidades,
incluyendo adems otros como el beneficio social, la satisfaccin de las necesidades de la regin.
El resultado de la gestin del sector privado denomina:
Si los ingresos son mayores a los egresos: UTILIDAD
Si los ingresos son menores a los egresos: PERDIDA
De lo expuesto, se deduce que la diferencia existente entre la presentacin del control presupuestario
gubernamental y el privado, nace de la distinta finalidad que ambas entidades persiguen.
8. Presupuesto operativo tradicional
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Introduccin.- El Presupuesto operativo se fundamenta en un enfoque contable o
administrativo. Desde el punto de vista de la contabilidad financiera, tiene como objetivo
principal el elaborar los estados financieros presupuestados; que son estados producto de
estimaciones de lo que ocurrir en el futuro, pero, normalmente tienen como referencia
datos histricos de lo ocurrido en el pasado.
Dentro del marco del tiempo, el presupuesto empresarial adquiere tres grandes grupos
clasificados en el presupuesto Maestro, el cual se compone de los siguientes presupuestos:
A)El Presupuesto Operativo: Elaboracin del Estado de Resultados Proyectado.
B)El Presupuesto Financiero: Elaboracin del Balance General Proyectado.
C)El Presupuesto de Capital: Evaluacin de las inversiones a Futuro.
- Responsabilidad, preparacin y administracin.- Es necesario, hacer notar que en la
elaboracin del presupuesto participan todo el personal de la empresa, de manera
organizada para este objetivo, por ejemplo, el gerente de ventas, gerente de produccin,
Director de Finanzas; pero, en una empresa pequea el presupuesto la realiza el propio
gerente administrativo, quin imparte todas las instrucciones a travs de las vas de mando
ordinarias.
A.- La Responsabilidad.- La responsabilidad de la elaboracin y del control presupuestal, es
delegada a una persona con autoridad, pudiendo este ser Director o ejecutivo, debiendo
adems, tener conocimientos y experiencia sobre la empresa y en este tipo de trabajos,
conocer el sistema contable su organizacin y la estructura administrativa.
El responsable del presupuesto tiene las siguientes funciones:
1. Informar sobre la mecnica de la preparacin
2. Proporcionar los supuestos macros y microeconmicos sobre los cuales se desarrollarn
los presupuestos.
3. Proporcionar los datos, del o los ejercicios pasados tiles para su elaboracin.
4. Realizar los clculos necesarios para traducir las decisiones que tome la gerencia, divisin
o departamento de la empresa.
5. Reunir las cifras del presupuesto y establecer el presupuesto conjunto de la empresa.
6. Vigilar que, cada una de las partes, entregue a tiempo su propuesta.
7. Exigir que, se controle entre lo presupuestado y lo ejecutado.
B.- Preparacin.- En la preparacin estn obligados a colaborar todo el personal de la
empresa. Debe procederse con sujecin a las faces establecidas como ser:
1. Previsin.- Tener en forma anticipada los materiales necesarios para cumplir el plan.
2. Planeacin.- Comprende la recopilacin de datos, ordenamiento e integracin del plan
3. Formulacin.- Integra la elaboracin de los presupuestos parciales que se hacen en
forma analtica de cada rea de la empresa, luego realiza los presupuestos legales.
Es importante programar el tiempo de elaboracin del presupuesto mediante un listado de
actividades, estructurando un cronogrma que nos permita elaborar un diagrama de camino
crtico (pert). de acuerdo a la lamina sinttica de actividades del control presupuestal.
4. Aprobacin.- Debe realizarse mediante la Gerencia General o Gerencia Administrativa de
la Empresa, en consulta con los que hubieran participado en su elaboracin.
5. Ejecucin y Coordinacin.- La tarea de elaborar y llevar a cabo el presupuesto es de todo
el personal, desde los obreros hasta la ms alta jerarqua, por lo que es necesario formular
manuales especficos de labores coordinadas de procedimientos y mtodos.
6. Control.- Comprende una serie de tareas encaminadas a la observacin y vigilancia del
cumplimiento de lo presupuestado.
Sin embargo cabe sealar que un sistema de control presupuestal puede llevarse a cabo con
o sin el manual, sobre todo en aquellas empresas pequeas y adems dependiendo del tipo
y otras caractersticas de la empresa.
C.- Administracin.
1. - Evaluacin.- Se parte de lo presupuestado comparando con lo ejecutado basados en
registros. De los resultados obtenidos y sus costos se realiza la evaluacin mediante el
anlisis, comparacin revisin e interpretacin de ellos, para formular un juicio y determinar
si se est procediendo correctamente o de lo contrario tomar las decisiones necesarias,
Todo lo descrito anteriormente, debe estar plasmado en un manual de control
presupuestario, el que contiene Polticas, Operaciones, y Actividades de la empresa, as
como las responsabilidades y limites de autoridad de las personas que intervienen en el
control presupuestal.
El manual del control presupuestal debe describir:
1. - Los Objetivos y finalidades.
2. - La responsabilidad del presupuesto, sobre quien recae.
3. - La organizacin necesaria.
4. - Los procedimientos utilizados en la formulacin y el control.
5. - Obligaciones de todos y cada uno de los miembros de la empresa.
6. - El periodo que abarca el presupuesto, y la periodicidad con que se evaluara en su
ejecucin.
9. Tcnicas del clculo
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El Presupuesto, tiene base en el pronstico que para determinar resultados, utiliza
bsicamente el anlisis de regresin que mide la ecuacin entre una variable
dependiente.
La ecuacin que se utiliza es:
La primera ecuacin es:
Sum Y= N. + B.sum xi
La segunda ecuacin es:
Sum XY= aSumxi + b sumxi2
Una vez determinadas las incgnitas "a" y "b", se reemplaza en la ecuacin de la
lnea recta.
Y=a + bx
Las tcnicas que se emplean para la determinacin y clculo presupuestal son:
La Tcnica Automtica.- Llamada tambin mtodo del "PENULTIMO AO"
Y se basa en que los hechos conocidos, correspondientes a los doce meses
anteriores a la poca de preparacin del presupuesto, son los nicos que permiten
una estimacin seria, su labor consiste en consignar las cifras de importes
ingresados anteriormente, como rendimientos probables del ejercicio futuro. Este
sistema tiene bastante uso en la tcnica presupuestaria contempornea.
(Ejemplo en lamina adjunta.)
La Tcnica del promedio.- Su proceso es similar al anterior. Pero, en este se
considera el promedio de varios aos, con este sistema se pretende eliminar la
influencia de factores ocasionales en el rendimiento de los ingresos, cualquier
cambio desmedido en el rendimiento de un ao resulta de poca importancia.
Esta tcnica tiene tambin un campo muy limitado. Su utilidad podra radicar en el
hecho de que servira de correctivo a variaciones que se hayan producido en
gestiones anteriores. Ejemplo
La Tcnica de los aumentos.- Llamada tambin de CRECIMIENTO, pueden ser
simples o porcentuales, consiste en agregar a los clculos anteriores de ingreso un
excedente probable. El primer elemento de estimacin es el de los resultados
conocidos, sea del ultimo ao o del promedio de varios aos; el segundo es de
aumentarlos nicamente en proporcin igual al aumento medio de los tres aos
anteriores.
Es un sistema poco mas dinmico que los anteriores, pero, adolece del defecto de
que sus estimaciones de los incrementos se basan en la experiencia pasada, que
nada tiene que ver con las fluctuaciones econmicas del futuro que sern las que
determinen que se cumpla o no la estimacin por lo tanto, es un sistema ciego
frente al provenir y mantiene un cierto automatismo al atribuir a los aumentos una
secuencia regular independiente de los movimientos previsibles de la economa. No
obstante sus deficiencias tcnicas, su utilizacin en la poca actual es muy amplia,
ste sistema es practico y permite obviar la falta de informacin estadstica
detallada y oportuna. Ejemplo.
DESARROLLO DEL PRESUPUESTO ANUAL.
El presupuesto anual est integrado por dos reas que son: El presupuesto
Operativo y el Presupuesto Financiero. Al respecto es importante considerar y
analizar todas las variables micro y macro econmicas que afectan o Benefician el
entorno de la empresa y su repercusin dentro de ambos presupuestos.
Variables macro econmicas.- Son una serie de pautas econmicas, sociales,
polticas y financieras que marcan un escenario especfico a corto plazo como ser
por ejemplo:
1. - Crecimiento del P.I.B. del pas y de la rama a la que pertenece la empresa.
2. - Inflacin: aspecto que durante los ltimos aos esta siendo controlada de
alguna manera por el Gobierno.
3. - Comportamiento del tipo de cambio aspecto que se considera en Bolivia a partir
del D.S. 21060.
4. - Fondos de Financiamiento para las empresas.
5. - Comportamiento de los sueldos y las cargas sociales, consideracin de
polticas de incremento dispuestas por el
Gobierno.
Variables microeconmicas.- Son aquellas que se relacionan en forma especifica con
la empresa y que requieren una estrategia determinada de acuerdo con el medio en
que se encuentra la misma y representan acciones que se deben ejecutar durante un
ao determinado, pero que a su vez forman parte de la planeacin estratgica de la
empresa a largo plazo. Su consideracin y aprobacin de estas variables debe ser
fruto de una discusin y anlisis profundo d}por parte de los miembros de la
empresa, entre las mismas se tiene por ejemplo:
1. - Estrategias de Precios.
2. - Inflacin de los precios de los principales insumos.
3. - Crecimiento esperado del mercado.
4. - Diagnostico de la Liquidez.
5. - Polticas de capital de trabajo.
10. Presupuesto de ingresos
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La estimacin de los ingresos es el primer paso de la implantacin de todo
programa presupuestal en las empresas privadas, ya que este concepto es el que
proporciona los medios para poder llevar a cabo las operaciones de la negociacin
esta formado por el presupuesto de ventas y por el presupuesto de otros ingresos.
Presupuesto de Ventas.
El presupuesto de ventas constituye la base fundamental para elaborar los
presupuestos restantes, ejerciendo gran influencia en la proyeccin del plan de
produccin, compras, comercializacin, etc., razn por la cual es necesario prestar
los mayores esfuerzos en busca de alcanzar proyecciones de ventas confiables.
Entorno del presupuesto de Ventas.
Las ventas deben proyectarse en base a gestiones pasadas? Pero tal vez si
incrementamos nuestra capacidad instalada podamos mejorar significativamente
nuestras utilidades y ser que tenemos la capacidad financiera para ello?.
Conocemos el comportamiento de la competencia?, Conocemos la elasticidad de la
demanda?
Proyectar las ventas es algo complejo y para hacer un rpido anlisis de la relacin
costo beneficio en forma simultanea al desarrollo del plan de ventas en el corto
plazo, generalmente se recurre al anlisis de cobertura lineal, mtodo que evala las
variables que intervienen en la conformacin de los costos e ingresos.
El presupuesto de ventas debe considerar:
Capacidad Instalada.
Capacidad financiera.
Plan de publicidad.
Polticas de crditos.
Plan de comercializacin.
Determinacin de la Demanda.
Determinacin de las lneas de Produccin.
Otros efectos.
Anlisis de la relacin costo beneficio
La primera etapa que enfrentar la empresa ser la determinacin del
comportamiento de su demanda, es decir, conocer que se espera que haga el
mercado, una vez conocida tal situacin, se podr elaborar un presupuesto propio
de produccin, determinando claramente el objetivo que desea lograr la empresa
respecto al nivel de ventas en un periodo determinado, realizando un estudio del
futuro de la demanda apoyado en ciertos mtodos que generen la objetividad de los
datos, como anlisis de regresin y correlacin.
La base sobre la cual descansan el presupuesto de ventas y todas las dems partes
del presupuesto maestro, es el pronstico de ventas. Si este pronstico ha sido
preparado cuidadosamente, los pasos siguientes en el proceso presupuestal son
confiables.
Sobre la base del pronostico de ventas realizado y el juicio profesional del personal
de Ventas, se podr elaborar el presupuesto tratando de dividirlo por meses, por
zonas, por lneas, etc. de tal manera que facilite su ejecucin.
Se debe considerar algunos factores especficos que pueden influir en la
determinacin de las ventas, son factores por causas fortuitas o de fuerza mayor
accidentales o no consuetudinarios, pudiendo stas ser:
De efecto perjudicial.- Que motivan decremento en las ventas del periodo anterior,
debiendo tomarse en cuenta para el presupuesto de ingresos del ejercicio siguiente.
De efecto favorable.- Afectan en beneficio de la empresa incrementando las ventas y
que posiblemente no vuelvan a ocurrir; por Ej. Productos que no tuvieron
competencia, contratos especiales de ventas, situacin o relaciones polticas. Etc.
Influyen tambin fuerzas econmicas, para su determinacin se debe recurrir a
instituciones que proporcionan datos tales como Precios, ocupacin, poder
adquisitivo, finanzas, ingreso y produccin nacional, ingreso percpita, etc.
Las decisiones Administrativas que deben tomar los ejecutivos de la empresa
influyen tambin en la elaboracin de los presupuestos. Por ejemplo cambiar el
producto, aplicar nuevas polticas de mercado, aplicar otras polticas de publicidad,
produccin, precios, etc.
El presupuesto de ventas esta dado por la siguiente formula.
P.V. = Q. x P.U.V.
Donde:
P:V:= Presupuesto de Ventas
Q.= Cantidad
P.U.V.= Precio Unitario de Venta.
Presupuesto de otros ingresos.- Se refiere a todos los ingresos adicionales que
puede lograr la empresa en calidad de prestamos y otras operaciones financieras
que integran aspectos bancarios y otros ingresos extraordinarios para la empresa,
tales como venta de inversiones, venta de embalaje, venta de activos fijos, Etc.
La grfica que se expone nos muestra en forma objetiva el comportamiento de un
presupuesto de ventas, en ella se considera el costo ingreso, la n cantidad, costo
fijo, Costo Variable
(Pag. 57 de Presupuestos de Jaime Vargas Pomier)
Presupuesto de egresos.
Se consideran a todos los egresos necesarios para cumplir con el presupuesto de
ingresos, que dependiendo de la actividad que realiza la empresa puede dividirse de
la siguiente manera:
1.Si es una empresa industrial: Gastos de produccin, gastos de Administracin,
gastos de Comercializacin, gastos Financieros, Otros Egresos, etc.
2.Si es una empresa comercial: Compras de Producto, gastos Administrativos,
gastos de Comercializacin, gastos Financieros, Otros Gastos, etc.
3.Si es una empresa de servicios: Gastos de Servicios, gastos de Administracin,
gastos de Comercializacin, gastos Financieros, Otros Gastos, etc.
11. Presupuesto de produccin
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En este aspecto deben considerarse los siguientes:
1.Inventarios
En base al presupuesto de ventas en unidades, se debe presupuestar la produccin
de artculos en cantidad suficiente para cubrir la demanda requerida en el mismo, y
luego es indispensable predeterminar un inventario deseado capaz de cumplir una
posible modificacin en ventas o en produccin. Un inventario excesivo ocasionara
gastos innecesarios por su manejo y almacenamiento, inversiones ociosas, etc., y un
inventario insuficiente dara lugar a demoras en el despacho de pedidos y por ende
baja en las ventas.
Por lo tanto se debe determinar el inventario adecuado en el que se consideren
varios factores como la duracin del proceso productivo, fluidez de la fabricacin y
de esa forma mantener un ritmo en la produccin y proveer de cantidades
suficientes de inventarios para cumplir los pedidos y evitar la acumulacin excesiva
de existencias en la poca de poca demanda.
Para medir su eficiencia puede utilizarse la rotacin de inventarios que indica las
veces que los inventarios en existencia han dado vuelta en relacin con las ventas.
La relacin deseada entre las ventas de un ao y el inventario real en un momento
determinado es lo que se conoce como la rotacin estndar de inventarios para
fines de presupuesto, haciendo una comparacin de lo real con lo estndar, se
puede indicar si un inventario es excesivo o es insuficiente.
Ejemplo: Si las ventas de un ao son de 80.000 unidades y el promedio de
inventarios es de 20.000 unidades, la relacin de inventarios es de 4:
80.000 / 20.000 = 4
Si el inventario que se tiene es de 15.000 unidades, significa que no es suficiente
para mantener la rotacin de 4, ya que se requieren de 80.000 unidades para la
venta.
El resultado de 4 muestra la rotacin estndar para el ejercicio siguiente y que es
bsica para determinar el inventario necesario que cubra el presupuesto de ventas
trazado, y el inventario debe estar dentro de las polticas administrativas que se
consideren mejores.
2.Produccin
Una vez determinado el presupuesto de ventas, se debe elaborar un plan de
produccin, aspecto muy importante puesto que de l depender todo el plan de
requerimientos de insumos o recursos que se utilizarn en el proceso productivo.
Su elaboracin debe considerar los siguientes aspectos:
-La capacidad productiva de la planta.
-Disposiciones y limitaciones financieras.
-Accesibilidad a los elementos del costo, maquinaria, equipo, locales, instalaciones,
etc.
-Requerimientos y/o polticas sobre inventarios.
La determinacin de este presupuesto debe hacerse en dos partes: unidades y
valores.
En unidades
Debe calcularse tomando en cuenta el presupuesto de ventas en unidades y un
inventario final deseado o base.
Ejemplo:
Presupuesto de ventas: 1.600.000 unidades
Rotacin Inventarios: Semestral (2 veces al ao)
Inventario real al final del ejercicio anterior: 825.000 unidades.
Rotacin estndar = 2
Rotacin estndar = Ventas
Inventario Base 2 = 1.600.000
Inventario Base
Inventario Base = 800.000 unidades
La obtencin del Presupuesto de Produccin ser igual a:
Presupuesto de Ventas 1.600.000 unidades
(+) Inventario Base 800.000 "
2.400.000 "
(-) Inventario Inicial 825.000 "
Presupuesto de Produccin 1.575.000 unidades
En valores
Una vez determinado el presupuesto de produccin en unidades se establece el
costo total, de acuerdo con la tcnica de costos estimados o estndar, cada una de
las cuales presenta su hoja de costos unitaria, por lo que solo con multiplicar se
conoce el costo de produccin, si se tiene la tcnica de evaluacin histrica,
entonces es necesario la experiencia para determinar estimativamente un costo
unitario que servir de base de aplicacin a la produccin presupuestada y as
precisar su costo, siendo antes necesario hacer el estudio de gastos constantes y
variables en relacin con la produccin presupuestada.
Tal como se aprecia se plantea la necesidad de conocer los niveles de inventarios al
principio y final del periodo productivo, sin embargo, es importante determinar cual
es la poltica deseada para cada empresa respecto a la produccin.
Las polticas ms comunes son:
- Produccin estable e inventario variable
Donde los costos de produccin tienden a ser menores, mejora la moral de los
empleados, no se requiere trabajar a marchas forzadas en los meses picos de
demanda, etc.; por otra parte presenta las desventajas siguientes: puede llegarse a
un inventario demasiado alto, lo que trae por consecuencia una sobre inversin
ociosa, tambin puede dar lugar a inventarios obsoletos, finalmente podra surgir un
problema de almacenamiento en los meses en que las ventas disminuyen.
- Produccin variable e inventario estable
Implica estar parando y arrancando la maquinaria, lo cual resulta muy costoso
contra el beneficio de tener un inventario estable, actualmente se adopta la filosofa
" Justo a tiempo" que consiste bsicamente en disminuir lo ms que se pueda el
" Justo a tiempo" que consiste bsicamente en disminuir lo ms que se pueda el
inventario y con ello se logra disminuir el costo financiero.
- Combinacin de ambas polticas
Consiste en aplicar las ventajas de ambas polticas y tratando de lograr una
produccin flexible, ajustada a los perodos de ventas y los niveles de inventarios,
pero tratando de mantener la produccin sujeta a las menores variaciones.
3. - Material Directo o Materias Primas

Para su elaboracin es necesario determinar la cantidad de unidades de material
directo que se requerirn a lo largo del perodo para producir los volmenes
indicados por el presupuesto de produccin y basados en los inventarios finales
adecuados obtenidos, se estima el presupuesto de compras, predeterminando las
que corresponden a cada uno de los meses del perodo, tambin se sealan las
fechas en que se debern recibir las mismas, que deben ir acordes con las
necesidades de produccin.
El presupuesto de material directo debe expresarse en unidades monetarias una vez
que el rea de Compras defina el precio al que se va a adquirir.
4. - Labor Directa o Mano de Obra Directa
Este presupuesto trata de diagnosticar claramente las necesidades de recursos
humanos para el rea de produccin considerando como partcipe directo del
proceso productivo con el objetivo de satisfacer los requerimientos de la produccin
planeada.
La metodologa para establecer los requerimientos de labor directa o mano de obra
directa difiere segn las caractersticas propias de cada empresa.
En algunos casos se establece este presupuesto de acuerdo al nmero de horas
requerido del obrero y el costo a pagarse por cada hora, al mismo que se
incrementar el costo de cargas sociales vigentes, tales como: Caja Nacional de
Salud, Fondo de Pensiones, (A.F.Ps) Fondo de Vivienda Social, Infocal, provisiones,
previsiones, etc.
Por ejemplo:
Obrero 1: 4 Horas a Bs. 3,00 c/hora = 12,00
Cargas Sociales: 36% sobre 12,00 = 4,32
Costo unitario de Labor Directa Bs. = 16,32
= = =
En otros casos, cuando no se tiene la informacin del requerimiento unitario se
acude al requerimiento del personal adecuado y su haber bsico mensual.
Por ejemplo:
Obrero 1: Haber Bsico mensual Bs. 600,00
Haber Bsico mensual Labor Directa Bs. 1.500,00
Cargas Sociales: 36% s/Bs. 1.500,00 = 540,00
Costo total mensual Labor Directa Bs. 2.040,00
= = = = =
5. - Gastos Indirectos de Produccin
Este presupuesto, debe elaborarse con la participacin de todos los centros de costo
del rea de produccin que efectan cualquier gasto productivo indirecto, es
importante detectar lo ms exactamente posible el comportamiento de cada una de
las partidas, de tal manera que los gastos de fabricacin variables se presupuesten
en funcin del volumen de produccin ya establecido y los fijos se determinen
dentro de un tramo determinado de capacidad, independientemente del volumen de
produccin.
Forman parte por ejemplo: Reparacin y Mantenimiento de Activo Fijo, Energa
Elctrica, Labor Indirecta o Mano de Obra Indirecta, Materiales, Alquileres, Seguros,
Depreciacin del Activo Fijo, Gastos Generales, etc.
Para establecer el presupuesto en valores de los indicados gastos indirectos, puede
establecerse en forma unitaria o en forma mensual, considerando a cada uno de sus
elementos.
a) Presupuesto de Gastos de Administracin
En el que se incluyen todos aquellos gastos que se derivan directamente de las
funciones de direccin y control de las diversas actividades de la empresa por
ejemplo: sueldos al personal administrativo, gastos de representacin, cargas
sociales, etc. y para su elaboracin es preciso efectuar un anlisis de los gastos
incurridos en el pasado y determinar cuales son constantes y cuales variables,
adems determinar sobre quin o quienes recae la responsabilidad del control de las
erogaciones.
b)Presupuesto de Gastos de Venta o Comercializacin
Son gastos que comprenden: sueldos del personal de ventas o comercializacin,
gastos de oficina de ventas, publicidad, promocin, transporte, gastos de almacn
de artculos sujetos a la venta, comisiones sobre ventas, impuestos, etc.
Actualmente las empresas dan mucha importancia al presupuesto de publicidad, que
es uno de los medios de que se valen las mismas para hacer llegar sus productos al
consumidor y en coordinacin con otros recursos aumentar sus ventas, por ello, en
algunos casos se constituye en una inversin y no en un simple gasto.
En su elaboracin se puede utilizar los mtodos ms conocidos, por ejemplo:
porcentaje fijo sobre ventas, empuje publicitario de la competencia, y el ms lgico
es de los objetivos que consiste en hacer un anlisis de la situacin de la empresa
en cuanto a recursos de produccin, fuerza de ventas y de la potencialidad del
mercado, siempre limitados al tamao de la campaa as como a los medios y el
beneficio que se piensa tener, lo anterior se realiza con la ayuda de una agencia
publicitaria o una persona experta de la empresa, una vez realizado todo ello se
determina el monto del presupuesto y como se va a ir ejecutando.
Es importante tambin, considerar los impuestos creados por disposiciones legales
de nuestro pas que afectan al ingreso por concepto de ventas, principalmente el
Impuesto al Valor Agregado, I. a las Transacciones (13% y 3%a partir de marzo 1992)
que graban a todos los ingresos facturados, y cuyo perodo de pago es mensual. Y el
impuesto a las utilidades I.U.E. que es 25 %
c)Presupuesto de Gastos Financieros
Este tipo de gastos proviene particularmente de los intereses a cancelar por
concepto de prstamos a corto o largo plazo que pudiera obtener la empresa y para
su elaboracin debe tomarse en cuenta las condiciones establecidas en la obtencin
del prstamo por parte de las entidades financieras, por ejemplo: comisiones,
inters en funcin a los capitales de inversin y operacin, plazos, amortizaciones,
cargos bancarios y otros aspectos.
d)Presupuesto de Inversiones a ms de un ao
Tiene singular importancia por las necesidades presentes y futuras que deben ser
previstas en funcin del plan de operacin a corto y largo plazo, sobre todo en
aquellas empresas cuyas inversiones fijas representan la mayor parte de la inversin
total, considerando por ejemplo: urgencia y necesidad, planes de expansin, avance
tecnolgico, poca de realizacin, fuentes de financiamiento as como
administracin de los fondos y su disponibilidad. Su estudio comprende el anlisis
de propiedades presentes y las condiciones a ms de un ao, planificacin de
instalaciones aspecto operacional, fluctuacin monetaria, capacidad adquisitiva de la
poblacin, influencia gubernamental en el campo industrial, polticas de precios y
restricciones, monto y recuperaciones de la inversin, relacin entre inversiones a
volumen de operaciones y resultados proyectados.
e) Presupuesto de otros egresos
Obedecen a gastos que coadyuvan a la realizacin de los bienes de la empresa o por
aspectos meramente convencionales, las mismas que generalmente son de bajo
monto. Dichas partidas debern distribuirse dentro del presupuesto de acuerdo con
los datos especficos de contratos, convenios o documentos que se proyecten
elaborar en la realizacin de tales operaciones.
f)Presupuesto de aplicacin de utilidades.
En base a las utilidades presupuestadas, resulta importante la elaboracin de un
presupuesto de aplicacin de las mismas, de acuerdo con los planes proyectados y
los datos derivados de los dems presupuestos formulados, tales como los planes
de expansin a largo plazo, inversiones restricciones de carcter legal y estatutario
que condicionen tal aplicacin.
12. Presupuesto financiero
[http://www.mai l xmai l .com/curso-como-hacer-presupuestos-i nversi on/presupuesto-fi nanci ero]
Comprende el presupuesto de caja y toda la serie de operaciones de tipo financiero
en que no interviene la caja por ejemplo: trueque, intercambio, etc. y de acuerdo
con su naturaleza tiene ms alcance que el presupuesto de caja, puesto que est
integrado al encargado de pronosticar y controlar todos los elementos que forman
la posicin financiera y el efecto que producir las estimaciones sobre caja bancos,
as como la toma de decisiones.
Este presupuesto generalmente se hace al final porque recibe constantes ajustes
que incluso son los ltimos.
a)Presupuesto de Caja
Est constituido por saldos disponibles en caja, bancos, inversiones temporales,
estimacin de dinero a recibir, de acuerdo con la poltica de crdito y los hbitos de
pago de los clientes, as como los desembolsos que debern hacerse de acuerdo con
las polticas financieras.
Su realizacin debe ser cuidadosamente planeada y desarrollada con base en los
dems presupuestos ya que se realiza al ltimo.
Tiene los siguientes objetivos:
1.Respecto a los ingresos:
- Conocer la estimacin correcta de los cobros, de acuerdo con las polticas de
crdito establecidas.
- Precisar el financiamiento exterior en conformidad con los planes elaborados.
- Palpar el cumplimiento de las decisiones tomadas, en relacin a aumentos de
capital, emisin de obligaciones, etc.
- Procurar la obtencin de lneas de crdito para el descuento de documentos.
2.Respecto a los pagos:
- Procurar el cumplimiento oportuno de las obligaciones regulares por pagos
desueldos y salarios, servicios, alquileres, etc.
- Pretender el establecimiento de las provisiones necesarias para el
cumplimiento de obligaciones derivadas del logro de otros presupuestos.
- Fijacin de polticas de pagos, de crditos de proveedores, en concordancia con la
rotacin de cuentas por cobrar y plazo medio de cobranza.
- Estimar los gastos que pueden preverse como resultado del cumplimiento de otros
presupuestos.
- Economas por pagos anticipados, si el descuento por ese concepto es superior a
una tasa de inters sobre un prstamo normal.
3.Generales:
- Mejor manejo del efectivo, manteniendo saldos a niveles los ms bajos posibles.
- Decisiones sobre adquisicin de bienes de operacin.
- Escoger el momento adecuado para elegir aumento de capital, emisin de
acciones, crditos, etc.
- Los pronsticos de efectivo por meses, semanas y das, permiten determinar el
saldo disponible para inversiones a corto plazo.
- Realizacin coordinada de cobros y pagos.
Su presentacin es la siguiente:
Empresa Industrial " LA SALVADORA" LTDA.
PRESUPUESTO DE CAJA POR EL PERODO DEL. ... AL .......... DE ..........
Saldo inicial Bs.xxxxx
ENTRADASBs. xxxxx
De operacinBs.xxxx
De fuentes externas "xxxx
Otros Ingresos "xxxx
S u m a xxxxx
SALIDAS
Gastos de OperacinBs.xxxx
Pago a Acreedores "xxxx
Otros egresos "xxxx
S a l d o F i n a l xxxxx
Debe otorgarse a este presupuesto la flexibilidad necesaria, mediante la distribucin
adecuada de las entradas y salidas de efectivo, que permitan hacer frente a las
obligaciones contraidas durante el perodo de su vigencia. Una tcnica moderna y de
enorme auxilio para este presupuesto se conoce con el nombre de:
b)Secuencia de Efectivo (Cash Flow)
Se origina al estudiar y analizar la necesidad de pronosticar la secuencia pecuniaria,
con referencia a sus fuentes y usos en un perodo futuro especfico de una empresa,
con objeto de controlar las inversiones a corto o largo plazo de la empresa.
Apareci en la dcada de los cincuenta en conferencias y trabajos realizados por los
estudiosos de la administracin en Alemania Occidental, se define de la siguiente
manera:
" Secuencia de efectivo es el estudio, anlisis y pronstico de la circulacin
pecuniaria, con referencia a sus fuentes y usos en una empresa en perodo futuro
determinado, con el objeto de planeacin y control del dinero".
Sus objetivos son:
1.Mejor manejo de fondos
Procurar de acuerdo a las circunstancias mantener saldos lo ms bajo posible, sin
lastimar la estabilidad financiera.
2.Inversiones en valores
En concordancia con lo anterior, la administracin est en posibilidad de aplicar
disponibilidades en inversiones a corto o largo plazo.
3.Inversin en bienes de operacin
Se refiere a la conveniencia de reducir la circulacin de efectivo, ya que por medio
de estudios estadsticos, se ha demostrado que con la inversin en bienes de
operacin, se obtiene una rentabilidad mayor.
4.Economas por los pagos anticipados
Cuando hay excedentes de efectivo, es importante pensar en pagos anticipados
para disminuir obligaciones, siempre y cuando represente un ahorro frente a otras
alternativas.
5.Dividendos por pagar
El programa para estos desembolsos, se ver influido en forma determinante por un
buen estudio de los pronsticos de efectivo, por lo tanto salta a la vista su
importancia en este concepto.
6.Polticas de crecimiento
Juegan un papel muy importante en las empresas los programas de expansin y si
se cuenta con informacin apropiada y adecuada de futuras aplicaciones del
efectivo, se estar en posibilidad de escoger el momento propicio para su logro,
tomando en cuenta los tipos de financiamientos ms adecuados.
7.Obtencin de prstamos
Para solicitar un monto adecuado es necesario contar con informacin slida del
efectivo, pues stos proporcionan las respuestas a las preguntas: cunto, por cunto
tiempo y forma de pago.
8.Coordinacin entre cobros y pagos
Se refiere a la oportunidad de entradas y salidas, manteniendo un saldo en caja
satisfactorio.
9.Pronsticos a corto y largo plazo
A corto plazo el pronstico seala las obtenciones y aplicaciones de efectivo, por
operaciones normales en un ao o menos. A largo plazo sirve para planes de
expansin, reorganizacin, visin a futuro, etc.
10.Base para el presupuesto de caja
Es evidente que los trabajos realizados con miras al pronstico de efectivo, sern el
gran soporte para el presupuesto de caja.
Para formular el presupuesto de Caja en forma mensual o semanal, es aconsejable
seguir los siguientes pasos:
1.Estimar los ingresos de efectivo por mes, incluyendo las entradas a caja de todas
las fuentes de recursos, por ejemplo: ventas al contado, cobranza de cuentas por
cobrar, venta de activos, otros ingresos, etc.
2.Estimar las salidas de efectivo por mes, donde debe incluirse las salidas de caja
por concepto de compras, sueldos, impuestos, compra de activos fijos, retiro de
utilidades, etc.
3.Calcular la diferencia neta por cada mes, restando de los ingresos las salidas
correspondientes.
4.Resumir los anteriores pasos con el objeto de mostrar el saldo de caja, el mismo
que puede ser sujeto a ajuste.
En caso de que el saldo final sea bajo, se puede modificar por ejemplo: la poltica de
ventas, generar otros ingresos, acudir a un prstamo bancario, etc.
Si el saldo resulta muy excesivo, entonces considerar por ejemplo: la inversin en
depsitos a plazo fijo, modificar la poltica de pago a proveedores, adelantar el pago
de obligaciones bancarias, etc.
13. Determinacin y estudio de las variaciones o desviaciones
[http://www.mai l xmai l .com/curso-como-hacer-presupuestos-i nversi on/determi naci on-estudi o-vari aci ones-desvi aci ones]
El control del presupuesto se efecta comparando los resultados reales contra los presupuestados, y es
responsabilidad de la Administracin dictar las medidas necesarias para corregir las causas que motivan
variaciones o desviaciones desfavorables, as como para estimular las causas que dieron lugar a las favorables.
La comparacin sealada se efecta generalmente en varios grupos:
a)Ventas
Se pueden obtener variaciones o desviaciones de volumen y precio de venta.
Por ejemplo: se estim vender en Marzo/2001 1.000 unidades y se vendieron efectivamente 700 unidades; en el
mismo mes el precio de venta estimado es de Bs. 12,50 y efectivamente se vendi a un promedio de Bs. 10,80.
Finalmente variaciones en la venta de desperdicios y otros ingresos, que normalmente se producirn variaciones
en precios.
b)Produccin
Se pueden determinar variaciones o desviaciones en materiales directos o materia primas (cantidad y precio),
sueldos y salarios (horas y costo), gastos indirectos de fabricacin (volumen, horas, y costos).
c)Gastos de Venta y Administracin
Comparando lo presupuestado respecto a los gastos realizados efectivamente, es posible determinar el monto
de la variacin o desviacin.
d)Variacin financiera
Las diferencias por este concepto, originan necesariamente modificaciones en la estructura financiera de la
empresa, por ejemplo: fechas de pago, cambio en el tipo de inters, modificacin de plazos, cambio de perodos
de amortizacin, etc.
Las diferencias positivas y negativas en los aspectos indicados anteriormente deben ser estudiadas con la misma
importancia, puesto que, el anlisis racional permitir a la administracin, determinar que rea de la organizacin
no est trabajando adecuadamente con las funciones que se le asignaron, y cules estn cumpliendo normal o
superiormente.
14. Estados financieros presupuestados
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Una vez desarrollado los presupuestos de Ingresos, y de Egresos, deben resumirse en los estados
financieros proyectados, a fin de establecer la situacin final estimada. En nuestro pas son tres los
estados financieros bsicos:
El Estado de Resultados,
Balance General (Posicin Financiera) y
El Estado de Origen y Aplicacin de Fondos,
Como estado complementario al Estado de Resultados, se elabora el Costo de Produccin y Ventas, en
la actualidad se exige presentar como otro estado ms,
Las Notas aclaratorias a los Estados Financieros.
Los estados financieros se muestran de la siguiente forma:
a)Balance General o Posicin Financiera Proyectada
Muestra la situacin financiera proyectada una vez desarrollado todos los presupuestos de la
empresa a una determinada fecha, detallando los bienes y derechos, obligaciones con terceros y el
patrimonio de la misma. La presentacin del estado financiero es como sigue:
NOMBRE DE LA EMPRESA
POSICIN FINANCIERA PROYECTADA
Al xx/xx/xx
(Expresin de moneda)
A C T I V O
Circulantexxx
Caja - Bancos xxx
Cuentas por Cobrarxxx
Inventariosxxx
Bienes de Usoxxx
Cuentas de Bienes de usoxxx
( - ) Depreciacin Acumuladaxxx
Otros Activosxxx
T O T A L A C T I V OXXX
= = =
P A S I V O
Exigible a Corto Plazoxxx
Cuentas por Pagarxxx
Exigible a Largo Plazoxxx
Prstamos Bancariosxxx
Patrimonioxxx
Capital, Reservas y Resultadosxxx
TOTAL PASIVO Y PATRIMONIOXXX
= = =
Lugar, fecha y ao
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Contador VoBo Gerente General
Costo de Produccin y de Ventas
Partiendo de los inventarios iniciales (unidades y valores), los establecidos como inventarios finales
(unidades y valores), y una vez establecido el costo de gastos indirectos de produccin, se procede a
determinar el costo de produccin presupuestado, en un estado financiero auxiliar denominado de
Costo de Produccin y de Ventas Proyectado, o Estado Conjunto del Costo de Produccin y de Ventas,
para el perodo proyectado.
La presentacin del estado financiero es como sigue:
La presentacin del estado financiero es como sigue:
ESTADO DEL COSTO DE PRODUCCION Y DE VENTAS PROYECTADO
Del XX/xx/xx al xx/xx/xx
Inventario Inicial de Materias Primasxxx
( + )Compras de Materia Primaxxx
Materias Primas Disponiblesxxx
( - )Inventario Final de Materias Primasxxx
Costo de Materia Prima Utilizadaxxx
( + )Mano de Obra Directaxxx
COSTO PRIMOXXX
( + )Gastos Indirectos de Produccinxxx
COSTO TOTAL DE PRODUCCIONXXX
( + )Inv. Inic. de Productos en Procesoxxx
( - )Inv. Final de Productos en Procesoxxx
COSTO DE ARTCULOS PRODUCIDOSXXX
( + )Inv. Inicial de Productos Terminadosxxx
( - )Inv. Final de Productos Terminadosxxx
C O S T O D E V E N T A SXXX
= = =
Lugar, fecha y ao
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Contador Vo Bo Gerente General
Estado de Resultados Proyectado

Muestra el movimiento de ingresos y gastos a realizarse durante la gestin y proyectar el resultado
neto de la misma, pudiendo ser Utilidad o Prdida. La presentacin del estado financiero es como
sigue:
ESTADO DE RESULTADOS PROYECTADO
Del xx/ xx/ xx al xx/ xx/ xx
Ventas Netasxxx
Menos: Costo de Ventasxxx
UTILIDAD BRUTA EN VENTASXXX
( - ) Gastos de Operacin:
Gastos de Administracinxxx
Gastos de Ventasxxx
Gastos Financierosxxxxxxxx
UTILIDAD ANTES DEL IMPUESTOXXX
I U EXXX
A/c. Impuesto a las Tr.xxx
UTILIDAD NETA DE GESTIN
Reserva Legal % xxx
Reinversin de Utilidades % xxx
UTILIDAD A DISTRIBUIRXXXX
= = = =
Lugar, fecha y ao
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Contador Vo Bo Gerente General
d) Estado de Origen y Aplicacin de Fondos
Tiene por objeto mostrar el origen y aplicacin de recursos por el perodo
presupuestado, partiendo de la situacin financiera real a una fecha con la situacin financiera
proyectada. Sus principales caractersticas son:
1. Mostrar el origen de los recursos, constituidos por la disminucin de activos,
aumentos de pasivos y aumentos de capital.
1.Mostrar la aplicacin dada a los recursos obtenidos o lo empleado en aumentos de activos,
disminucin de pasivos o disminucin de capital.
Para formular este estado financiero, es necesario presentar una Posicin Financiera Comparativa
entre dos perodos. La presentacin del estado financiero es como sigue:
ESTADO DE ORIGEN Y APLICACION DE FONDOS PROYECTADO
Del xx/ xx/ xx al xx/ xx/ xx
O R I G E N
Disminuciones de Activosxxx
Aumentos de Pasivosxxx
Aumentos de Capitalxxx
TOTAL ORIGENXXX
A P L I C A C I O N
Aumentos de Activosxxx
Disminucin de Pasivosxxx
Disminucin de Pasivosxxx
TOTAL APLICACIONXXX
Resultado = Aumento o Disminucin del Capital del Trabajo
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