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Qu es Workflow?
Workflow se refiere al flujo de trabajo a seguir para la consecucin de una tarea o trabajo predeterminado. Se define como un sistema de secuencia de tareas de un proceso de negocio. Su definicin y control puede ser manual, informatizado o mixto. Organiza y controla tareas, recursos y reglas necesarias para completar el proceso de negocio. Las nuevas tendencias, a la hora de regular las organizaciones, hacen del Workflow una herramienta clave para lograr mayor agilidad y aumentar la descentralizacin de las actividades administrativas y comerciales. La evolucin de Workflow consiste en buscar la mxima automatizacin de los procesos de trabajo y el control total de las diferentes etapas, durante las cuales los documentos, la informacin o las tareas pasan de un participante a otro, segn unas normas o procedimientos previamente definidos. A lo largo del tiempo, se han ido desarrollando diversas aplicaciones de software, muchas de ellas han evolucionado a partir de sistemas de gestin de imagen, sistemas de gestin de documentos, sistemas de correo electrnico o de bases de datos.
unas reglas determinadas facilitando as las tareas de los usuarios. Los documentos que son escaneados y almacenados pueden ser recuperados para su anlisis o gestin de forma sencilla y rpida gracias a las diversas utilidades que ofrece el sistema.
Ahorro de tiempo y mejora de la productividad y eficiencia de la empresa, debido a la automatizacin de muchos procesos de negocio. Mejora del control de procesos a travs de la normalizacin de los mtodos de trabajo. Mejor atencin y servicio al cliente; un incremento en la coherencia de los procesos da lugar a una mayor previsibilidad en los niveles de respuesta a los clientes. Mejora en los procesos; mayor flexibilidad de acuerdo con las necesidades empresariales. Optimizacin de la circulacin de informacin interna con clientes y proveedores. Integracin de procesos empresariales. Los sistemas de Workflow o de flujo de trabajo, tambin conocidos como BPMS (Business Process Management Systems / Sistemas de Gestin de Procesos de Negocio) tienen el objetivo de acercar personas, procesos y mquinas, ahorrando tiempo y acelerando la realizacin del trabajo. Facilitan tambin la automatizacin de los flujos de trabajo entre procesos, pudiendo integrar estos en la empresa de acuerdo a unas estrategias concretas.
1. 2.
El sistema de Workflow consulta las existencias en el stock. A los productos que hay en almacn les resta los pedidos y los marca como reservados para este cliente. A continuacin la aplicacin enva un email al departamento de envo de mercancas. Este, por su parte, procesa el envo consultando los productos marcados para este mayorista, genera el albarn automticamente y prepara el envo para el martes. La lectura de los cdigos de barras de los productos enviados cambia el estado del producto para este cliente. Si hasta el martes no se han procesado los productos todava, el Workflow enva un aviso a una estancia superior.
3.
El motor de Workflow, adems, consulta dnde se fabrica cada producto, de modo que actualiza tambin automticamente la planificacin para cada centro de produccin, y enva los emails con la informacin de los productos pedidos a cada una de las empresas subcontratadas.
4.
A partir de este momento el sistema de Workflow consulta la base de datos los lunes y mircoles para verificar si ha entrado la mercanca en el almacn para este mayorista y, en caso afirmativo, repite los pasos 1 y 2. Si pasado un plazo definido no se ha recibido la mercanca en el almacn, el sistema ejecuta los procesos definidos para cada caso. P.e. enviar un email de recuerdo a las empresas subcontratadas, y en segundo lugar a la instancia superior. Para que esto funcione se actualiza la base de datos, a travs de la lectura de los cdigos de barras de cada producto, cuando este entra en el almacn. En el caso de las empresas subcontratadas, se digitaliza el albarn y se extrae la informacin para actualizar el stock.
5.
Naturalmente, tambin la facturacin y los pagos de facturas aprovechan la informacin del proceso almacenado en la base de datos del sistema Workflow. Cuando el importe de la mercanca enviada supera cierto lmite, se genera automticamente una factura para una serie de envos. Por otro lado, cuando llega la factura de la empresa subcontratada, se comparan automticamente los datos del albarn correspondiente y, si no hay discrepancias, se enva un email al responsable para la aprobacin de pagos. La aprobacin, a su vez, genera el envo de otro email para avisar del pago pendiente. Como hemos visto, el proceso de pedido y entrega de mercancas afecta a varios departamentos internos y a partes externas de la empresa. Es un Workflow relativamente complejo y en gran parte automatizado. Podra automatizarse ms si los clientes efectuasen los pedidos directamente desde una aplicacin en Internet. Y todo ello, sin modificar el flujo de trabajo definido en el motor de Workflow. El laboratorio debe pagar a las dos empresas que tiene subcontratadas, para la limpieza de los edificios la seguridad. Para ello aprovecha mdulos de los flujos de trabajo ya definidos, agilizando, de esta manera, los trmites necesarios y aumentando la eficiencia de la empresa. Otros muchos procesos pueden beneficiarse de la implantacin del Workflow. Pixelware le ofrece una solucin, basada en componentes de Workflow, cuyas ventajas principales se centran en el aumento del rendimiento y la productividad del trabajo de su empresa, un incremento en el control del proceso a travs de un seguimiento de los flujos de trabajo de la empresa y una mayor agilidad de todos los procesos de negocio. Pixelware ha creado diferentes Soluciones de Negocio que se integran tecnologa de Workflow para cumplir con las ms diversas demandas de negocio adecuadas a sus necesidades: