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PARTE C INFORMAO AOS CANDIDATOS

Todas as organizaes (incluindo grupos informais) q u e p r e t e n d e m s u b m e t e r u m a p r o p o s t a d e p r o j e t o p a r a o b t e n o d e a p o i o f i n a n c e i r o d a U E a t r a v s d o P r o g r a m a Erasmus+ devem ler cuidadosamente esta seco. Todas as informaes foram redigidas em conformidade com as provises do Ttulo IV do Regulamento Financeiro, aplicvel execuo do oramento geral da Unio Europeia26 (adiante designado por Regulamento Financeiro da UE) e tendo em conta as suas regras de aplicao. No mbito do Programa Erasmus +, no so aceites candidaturas individuais, exceto no caso de indivduos que se candidatam em nome de um grupo de jovens ativos no domnio da juventude, mas no necessariamente no contexto de uma organizao de juventude (adiante designado por grupo informal de jovens).

O QUE NECESSRIO FAZER PARA SUBMETER UMA CANDIDATURA A UM PROJETO ERASMUS+?


Para submeter uma candidatura a um projeto Erasmus+ o candidato tem que seguir os quatro passos indicados abaixo: registar-se no Portal do Participante; verificar a conformidade com os critrios do Programa; verificar as condies financeiras; preencher e submeter o formulrio de candidatura.

1. PASSO: REGISTO NO PORTAL DO PARTICIPANTE


Todas as organizaes que pretendem participar no Programa Erasmus+ so obrigadas a registar-se e preencher os respetivos dados bsicos legais e financeiros na Plataforma de Registo nico (URF) do Portal do Participante da Comisso Europeia. Para tal, a pessoa que representa a organizao (ou um grupo informal de jovens) deve seguir os seguintes passos: Obter um login e uma palavra-passe para aceder em segurana ao URF: registar-se no Servio de Autenticao da Comisso Europeia (European Commission Authentication Service - ECAS), disponvel em https://webgate.ec.europa.eu/cas/eim/external/register.cgi. O manual que explica os procedimentos a seguir est disponvel em: http://eeas.europa.eu/media/subscribe/ecas-user-manual.pdf; Aceder ao Portal do Participante e registar a organizao ou o grupo de jovens. O procedimento pormenorizado e a informao necessria esto disponveis em: http://ec.europa.eu/research/participants/portal/ShowDoc/Participant+Portal/portal_content/help/URF_USER _MANUAL.pdf.

COMPROVATIVO DE ESTATUTO LEGAL E DE CAPACIDADE FINANCEIRA


No momento do registo, as organizaes tambm tm que fazer upload no Portal do Participante dos seguintes documentos: formulrio de Entidade Legal (este formulrio pode ser descarregado no stio web da Comisso Europeia em: http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/legal_entities/legal_entities_en.cfm); formulrio de Identificao Financeira. Por favor preencha o formulrio relativo ao pas no qual est localizado o banco, mesmo que a organizao candidata esteja oficialmente registada noutro pas (este formulrio pode ser descarregado no stio web da Comisso Europeia em: http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/financial_id/financial_id_en.cfm).

Para subvenes superiores a 60 000 EUR, a organizao pode ter que fazer upload de documentos especficos como prova da sua capacidade financeira. Para mais informaes consulte a seco critrios de Seleo.
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O regulamento Financeiro da UE est disponvel em: http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2012:298:0001:0096:EN:PDF

CDIGO DE IDENTIFICAO PESSOAL (PIC)


Aps a concluso do registo no Portal do Participante, a organizao/grupo obter um nmero PIC de nove dgitos. O PIC um identificador exclusivo que permite organizao/grupo aproveitar algumas funcionalidades dos formulrios de candidatura eletrnicos e servir como referncia Agncia Nacional ou Agncia Executiva para futura correspondncia com a organizao/grupo candidata/beneficiria.

2. PASSO: VERIFICAO PROGRAMA

DA

CONFORMIDADE

COM

OS CRITRIOS

DO

Na fase de desenvolvimento do projeto, e antes da candidatura ao apoio financeiro da EU, a organizao participante deve confirmar se o projeto respeita os critrios de elegibilidade, excluso, seleo e atribuio de financiamento.

CRITRIOS DE ELEGIBILIDADE
Os critrios de elegibilidade esto essencialmente relacionados com a tipologia do projeto e das atividades (incluindo, quando relevante, a durao, as organizao participantes, etc.), o grupo-alvo (p.ex. estatuto e nmero de participantes envolvidos) e as condies de submisso do pedido de subveno para o projeto em questo (p.ex. prazo limite de submisso da candidatura, preenchimento integral do formulrio, etc.). Para ser elegvel, o projeto dever estar em conformidade com todos os critrios de elegibilidade da Ao qual a candidatura submetida. Se o projeto no vai ao encontro desses critrios em fase de candidatura, ser rejeitado sem passar pela fase de avaliao. Abre-se uma exceo no caso de atividades de mobilidade e Bolsas para Mestrados Conjuntos no mbito das aes KA1 ou KA2, em que alguns critrios de elegibilidade (p.ex. durao, perfil dos participantes, etc.) podero ser verificados durante a fase de implementao do projeto ou na fase final de reporte; se os critrios no forem cumpridos, os participantes ou a atividade podem ser considerados no elegveis e, consequentemente, a subveno da EU inicialmente atribuda ao projeto ser reduzida . Os critrios especficos de elegibilidade aplicveis a cada uma das Aes implementadas atravs do Guia do Programa Erasmus+ esto descritos na Parte B deste Guia.

CRITRIOS DE EXCLUSO
De acordo com os artigos 106. e 107. do Regulamento Financeiro da EU, sero excludos da participao no Programa Erasmus+ os candidatos que se se encontram em qualquer uma das seguintes situaes: em situao de falncia ou que sejam objeto de um processo de falncia, de liquidao, de concordata de credores, de cessao de atividade, estejam sob administrao judicial ou sujeitos a qualquer outro meio preventivo de liquidao de patrimnio ou em qualquer outra situao anloga resultante de um processo da mesma natureza nos termos da legislao e regulamentao nacionais; em que eles prprios, ou pessoas com poderes de representao, de deciso ou de controlo sobre eles, tenham sido condenados por sentena transitada em julgado, proferida por uma autoridade competente de um EstadoMembro, por delitos que afetem a sua honorabilidade profissional;

que tenham cometido faltas graves em matria profissional, comprovadas por meios que a Agncia Nacional ou Executiva contraente possa justificar, inclusive por decises do BEI e de organizaes internacionais; que no tenham respeitado as suas obrigaes relativamente ao pagamento das contribuies para a segurana social ou ao pagamento de impostos de acordo com as disposies legais do pas em que se encontram estabelecidos, do pas da Agncia Nacional ou Executiva contraente ou do pas em que o contrato deva ser executado; em que eles prprios, ou pessoas com poderes de representao, de deciso ou de controlo sobre eles, tenham sido condenados por sentena transitada em julgado por fraude, corrupo, participao numa organizao criminosa, branqueamento de capitais ou qualquer outra atividade ilegal que prejudique os interesses financeiros da Unio Europeia; que estejam sujeitos a uma das sanes administrativas referidas no artigo 109., n. 1 do Regulamento Financeiro.

Os candidatos no recebero apoio financeiro se, data do procedimento de atribuio da subveno:

se encontrem em situao de conflito de interesses; sejam culpados de declaraes falsas no que respeita s informaes exigidas pela Agncia Nacional ou Executiva contraente como condio para a sua participao no procedimento de atribuio de financiamento, ou no tenham fornecido essas informaes; se encontrem numa das situaes acima descritas.

Estes critrios de excluso aplicam-se aos candidatos a todas as Aes do Programa Erasmus+. Em conformidade com estas provises, candidatos a uma subveno da UE superior a 60 000 EUR tm que apresentar uma declarao de honra certificando que no se encontram abrangida por qualquer uma das situaes referidas nos Artigos 106., n. 1 e 107. do Regulamento Financeiro. Esta declarao de honra constitui uma seco prpria ou um anexo ao formulrio de candidatura. Em caso de candidaturas submetidas em nome de um consrcio de parceiros, os critrios acima descritos aplicam-se a todas as organizaes participantes envolvidas no projeto. Em conformidade com os Artigos 106. a 109. do Regulamento Financeiro da UE, as sanes administrativas e financeiras podem ser impostas a candidatos que sejam culpados de declaraes falsas no que respeita s informaes exigidas ou que tenham sido declarados em situao de falta grave na execuo das suas

obrigaes no mbito de anteriores processos de atribuio de financiamento.


A Comisso considera ainda que, para a implementao das Aes ao abrigo do Guia do Programa, as organizaes que se seguem encontram-se em situao de conflito de interesses e, por conseguinte, no so elegveis para participar no Programa: autoridades nacionais responsveis pela superviso das Agncias Nacionais e pela implementao do Programa Erasmus+ nos respetivos pases: no podem candidatar-se ou participar em qualquer Ao gerida pelas Agncias Nacionais, em nenhum pas, mas podem candidatar-se a participar (na qualidade de candidatos ou parceiros) em Aes geridas pela Agncia Executiva, a no ser que estejam explicitamente excludas da Ao em questo (tal como indicado na Parte B do Guia); Agncias Nacionais ou outras estruturas ou redes do Programa Erasmus+ que recebam uma subveno direta da Comisso, em conformidade com a base legal do Programa: no podem candidatar-se ou participar em qualquer Ao implementada atravs deste Guia; as entidades legais que acolhem as Agncias Nacionais Erasmus+ ou as estruturas ou redes acima mencionadas, bem como entidades afiliadas a estas entidades legais: no podem candidatar-se ou participar em qualquer Ao gerida pelas Agncias Nacionais, em nenhum pas, mas podem candidatar-se a participar (na qualidade de candidatos ou parceiros) em Aes geridas pela Agncia Executiva, a no ser que estejam explicitamente excludas da Ao em questo (tal como indicado na Parte B do Guia).

Por fim, os candidatos e beneficirios que prestaram falsas declaraes, cometeram erros substanciais, alguma irregularidade ou fraude, ou que tenham infringido seriamente as suas obrigaes contratuais podem ser excludos de todas as subvenes financiadas pelo oramento da Unio Europeia por um perodo mximo de cinco anos a contar a partir da data em que o incumprimento estabelecido, tal como confirmado no seguimento de um procedimento de contraditrio. Este perodo pode ser extensvel at 10 anos em caso de ofensa repetida nos cinco anos seguintes data acima referida.

CRITRIOS DE SELEO
A Agncia Nacional ou a Agncia Executiva avaliam a capacidade financeira e operacional do candidato para concluir o projeto proposto atravs dos critrios de seleo.

CAPACIDADE FINANCEIRA
Capacidade financeira significa que o candidato tem fontes de financiamento estveis e suficientes para manter a sua atividade, no perodo em que o projeto est a ser desenvolvido ou no ano em que a subveno atribuda, e para participar no seu financiamento. A verificao da capacidade financeira no se aplica a:

entidades pblicas; organizaes internacionais.

No caso de subvenes solicitadas UE por outro tipo de organizaes (e.g. outras que no as referidas acima) e que no excedam os 60 000 EUR, os candidatos devem apresentar uma declarao sob compromisso de honra certificando que detm a capacidade financeira para implementar o projeto. Essa declarao de honra constitui uma seco prpria do formulrio de candidatura. No caso de subvenes solicitadas UE por outro tipo de organizaes e que excedam os 60 000 EUR, alm da declarao de honra, os candidatos devem apresentar os seguintes documentos atravs do Portal do Participante: Para Aes geridas pelas Agncias Nacionais: demonstrao de resultados financeiros e o balano do ltimo ano fiscal no qual foram encerradas contas. Para Aes geridas pela Agncia Executiva: um Formulrio de Capacidade Financeira, incluindo a demonstrao de resultados e o balano dos ltimos dois anos fiscais nos quais foram encerradas contas. As entidades que no podem apresentar os documentos acima referidos porque foram criadas recentemente podem substitu-los por uma declarao contabilstica ou um certificado de seguro contra riscos de atividade.

As organizaes tm que fazer upload destes documentos no Portal do Participante data do seu registo no Portal (vide acima, seco 1. Passo: Registo no Portal do Participante) ou, o mais tardar, antes de fazer a candidatura a uma subveno Erasmus+. Nos casos em que as candidaturas so apresentadas em nome de um consrcio de parceiros, os critrios acima descritos aplicam-se a todas as organizaes envolvidas num projeto. No caso em que a candidatura visa subvenes para um projeto em que o montante excede 750 000 EUR, pode ser solicitado um relatrio de auditoria produzido por um auditor externo aprovado . Esse relatrio dever certificar a contabilidade do ltimo ano contabilstico . Se, no seguimento da anlise destes documentos, a Agncia Nacional ou a Agncia Executiva conclui r que no foi provada a capacidade financeira requerida ou que esta no satisfatria, qualquer uma delas poder: solicitar informaes adicionais; propor um contrato financeiro ou uma deciso que inclui um pr-financiamento coberto por uma garantia financeira; propor um contrato financeiro ou atribuir uma subveno sem pr-financiamento ou com um pr-financiamento de montante reduzido; propor um contrato financeiro ou atribuir uma subveno com pr-financiamento baseado em vrias prestaes; rejeitar a candidatura.

CAPACIDADE OPERACIONAL
Capacidade operacional significa que o candidato tem as competncias e qualificaes profissionais necessrias para levar a cabo o projeto proposto. Os candidatos tm que apresentar uma declarao de honra certificando a respetiva capacidade operacional para implementar o projeto . Adicionalmente, se requerido no formulrio de candidatura, os candidatos podero ter que submeter os currculos das pessoas pertinentes envolvidas no projeto para provarem a relevncia da sua experincia profissional. No caso de beneficirios experientes, o desempenho demonstrado na gesto e implementao de outros projetos no mbito do Erasmus+ ou de anteriores Programas Europeus no domnio da educao, formao e juventude tambm ser tido em conta pela Agncia Nacional ou Agncia Executiva em fase de anlise da capacidade operacional da organizao.

CRITRIOS DE ATRIBUIO DE FINANCIAMENTO


Os critrios de atribuio de financiamento permitem que a Agncia Nacional ou a Agncia Executiva avaliem a qualidade das propostas de projeto submetidas no mbito do Programa Erasmus+. Os projetos que melhor correspondem a estes critrios de qualidade obtero uma subveno dentro dos limites do oramento disponvel para cada Ao. Na parte B do Guia e n c o n t r a - s e o conjunto dos critrios de seleo aplicveis a cada uma das Aes 4

implementadas no Guia do Programa Erasmus+.

3. PASSO: VERIFICAO DAS CONDIES FINANCEIRAS


TIPOS DE FINANCIAMENTO
A subveno poder assumir qualquer uma das seguintes formas: Subveno de uma frao especfica dos custos elegveis: e.g. o montante atribudo no quadro das Parcerias Estratgicas com o fim de cobrir custos adicionais relacionados com a participao de pessoas com necessidades especiais; Subveno com base em custos unitrios: e.g. o montante atribudo para o financiamento de indivduos no quadro de projetos de mobilidade no domnio da educao, formao e juventude; Montante fixo: e.g. o montante atribudo a fim de contribuir para a implementao de atividades complementares no mbito de Projetos Jean Monet; Financiamento por taxa fixa: e.g. o montante atribudo a fim de cobrir custos indiretos para eventos desportivos com fins lucrativos; A combinao do acima mencionado.

Na maioria dos casos, o mecanismo de financiamento aplicado no mbito do Programa Erasmus+, concede subvenes com base em custos unitrios. Este tipo de financiamentos facilita o clculo do montante de subveno a solicitar, bem como um planeamento financeiro realstico do projeto. Para tomar conhecimento sobre os tipos de subveno aplicados a cada rubrica de financiamento no mbito de cada Ao do Erasmus+ abrangidas pelo presente Guia, queira consultar a Parte B, nos quadros regras de financiamento, coluna mecanismo de financiamento.

PRINCPIOS APLICVEIS S SUBVENES DA UE


NO RETROATIVIDADE
Nenhuma subveno da UE poder ser atribuda retroativamente a projetos j concludos. Uma subveno da UE poder ser atribuda a um projeto que j tenha iniciado as atividades somente quando o candidato demonstre a necessidade de iniciar o projeto antes da assinatura do contrato financeiro ou da notificao da deciso sobre a subveno. Nestes casos, a despesa elegvel para financiamento ou o evento que origina o financiamento no poder ter incorrido/ocorrido antes da data de submisso da candidatura. Se o beneficirio iniciar a implementao do projeto antes da assinatura do contrato financeiro ou da notificao da deciso sobre a subveno, o beneficirio assumir todos os riscos.

SUBVENO NO CUMULATIVA
Todos os projetos financiados pela UE tm o direito a receber uma nica subveno do oramento da UE para qualquer beneficirio. Em nenhuma circunstncia podero os mesmos custos ser financiados duas vezes pelo oramento da Unio Europeia. Para evitar o risco de duplo financiamento, o candidato dever indicar, na seco apropriada do formulrio de candidatura, as fontes e os montantes de quaisquer outros financiamentos recebidos ou solicitados no ano em causa, quer relativamente ao mesmo projeto ou a qualquer outro, incluindo fundos operacionais. Candidaturas idnticas ou muito semelhantes apresentadas pelo mesmo candidato ou por outros parceiros do mesmo consrcio estaro sujeitas a uma avaliao especfica de forma a evitar qualquer risco de duplo financiamento. Sero rejeitadas todas as candidaturas que sejam apresentadas duas ou mais vezes pelo mesmo candidato ou consrcio, quer mesma Agncia quer a outras. Todas as candidaturas idnticas ou muito semelhantes que forem apresentadas por outros candidatos ou consrcios estaro sujeitas a uma verificao exaustiva e podero ser igualmente rejeitadas pelas mesmas razes acima mencionadas.

NO-LUCRO E COFINANCIAMENTO
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Uma subveno atribuda pela Unio Europeia no poder ter como objetivo ou efeito gerar lucros no quadro do projeto executado pelo beneficirio. Lucro definido como um excedente de rendimentos sobre os custos elegveis incorridos pelo beneficirio quando o mesmo solicita o pagamento do saldo 27. O princpio do no-lucro no se aplica a subvenes atribudas sobre a forma de custo unitrio, de montante fixo ou de um financiamento a taxa fixa, incluindo bolsas de estudo; nem a pedidos de subveno que no excedam EUR 60 000. O clculo dos lucros gerados pela subveno no tomar em considerao o cofinanciamento sob a forma de contribuies em espcie (para mais informaes sobre contribuies em espcie queira consultar a seco rendimento abaixo). Para alm disso, uma subveno da UE um incentivo baseado no princpio do cofinanciamento, para que um projeto, que no poderia realizar-se sem o apoio financeiro da EU, seja realizado. Cofinanciamento implica que uma subveno da UE poder no financiar a totalidade dos custos do projeto; o projeto dever ser financiado por outras fontes de financiamento que no a subveno da UE. Quando a subveno da UE atribuda sob a forma de um custo unitrio, um montante fixo ou um financiamento a taxa fixa estes casos aplicam-se maioria das Aes abrangidas por este Guia , os princpios de no-lucro e de cofinanciamento so previamente assegurados pela Comisso para a Ao como um todo aquando da determinao das taxas ou percentagens a aplicar a esses custos unitrios, montantes fixos ou taxas fixas. Os princpios de no-lucro e de cofinanciamento so normalmente assumidos, pelo que os candidatos no precisam de facultar informao sobre fontes de financiamento para alm da subveno da UE nem de justificar os custos incorridos pelo projeto.

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Neste mbito, as receitas esto limitadas ao rendimento gerado pelo projeto, bem como as contribuies financeiras especificamente doadas por terceiros para financiamento dos custos elegveis. O lucro (ou perda) tal como definido acima a diferena entre: o montante de subveno aceite provisionalmente, o rendimento produzido pela atividade e as contribuies especificamente doadas por terceiros para financiamento dos custos elegveis, e os custos elegveis incorridos pelo beneficirio. Para alm disso, sempre que seja produzido lucro, o mesmo ser reembolsado. A Agncia Nacional ou a Agncia Executiva tm o direito de reaver a percentagem do lucro correspondente ao financiamento da Unio Europeia para os custos elegveis efetivamente incorridos pelo beneficirio a fim de implementar a atividade. Quaisquer outros esclarecimentos sobre o clculo que recai sobre o lucro sero facultados relativamente a atividades cujas subvenes assumem a forma de reembolso de uma frao especfica dos custos elegveis.

No entanto, o pagamento da subveno com base em custos unitrios, montantes fixos ou financiamento a taxa fixa no prejudica o direito de acesso aos registos legais dos beneficirios. Sempre que se verifique, durante um controlo ex-post, que uma determinada atividade no se concretizou (e.g. a no realizao de atividades do projeto aprovadas em fase de candidatura, participantes que no tomam parte das atividades, etc.) e que o beneficirio recebeu um pagamento no devido relativo a uma subveno baseada em custos unitrios, montantes fixos ou financiamento a taxa fixa, a Agncia Nacional ou a Agncia Executiva tero o direito de reaver o montante, parcial ou total, da subveno. Da mesma forma, se as atividades realizadas ou os resultados produzidos no atingirem um nvel adequado de qualidade, a subveno poder ser, parcial ou totalmente, recuperada, mesmo que estas tenham sido realizadas e sejam elegveis. A Comisso Europeia poder ainda realizar estudos sobre uma amostra de beneficirios para fins estatsticos e de monitorizao, com vista a quantificar os custos efetivos incorridos nos projetos financiados com base em custos unitrios, montantes fixos e financiamento a taxa fixa.

PROVISES ESPECFICAS APLICVEIS A SUBVENES PAGAS COM BASE NO REEMBOLSO DE


UMA FRAO DETERMINADA DOS CUSTOS ELEGVEIS
Quando a subveno da UE atribuda sob a forma de uma frao determinada dos custos elegveis, aplicar-se-o as seguintes provises:

CUSTOS ELEGVEIS
Uma subveno da UE no dever exceder o montante total que determinado pela Agncia Nacional ou Agncia Executiva, com base nos custos elegveis estimados indicados no formulrio de candidatura aquando da seleo do projeto. Os custos elegveis so custos incorridos efetivamente pelo beneficirio de uma subveno e que cumprem os seguintes critrios: que incorrem durante todo o ciclo de vida do projeto, com exceo de custos referentes a relatrios finais e certificados de auditoria; que venham indicados no oramento geral estimativo do projeto; que so necessrios para a implementao do projeto que objeto da subveno; que estejam identificados e sejam passveis de verificao, em particular que estejam averbados nos registos contabilsticos do beneficirio e que tenham sido determinados de acordo com os padres contabilsticos aplicados pelo pas onde o beneficirio se encontra estabelecido, bem como com as prticas contabilsticas 6

correntes do beneficirio; que cumpram com os requisitos da legislao fiscal e social aplicvel; que sejam razoveis e justificados e respeitem o princpio da boa gesto financeira, em particular no que respeita economia e relao custo/eficcia.

As seguintes categorias de custos tambm so considerados elegveis: custos relacionados com uma garantia de pr-financiamento apresentada pelo beneficirio da subveno, sempre que essa garantia seja requerida pela Agncia Nacional ou Agncia Executiva; custos relacionados com auditorias externas, sempre que tais auditorias sejam requeridas pela Agncia Nacional ou Agncia Executiva para confirmar os pedidos de pagamento,; custos de depreciao, desde que sejam efetivamente incorridos pelo beneficirio.

Os procedimentos internos de contabilidade e auditoria devero permitir a reconciliao direta dos custos e dos rendimentos declarados em relao ao projeto com os extratos de conta e documentos de apoio correspondentes. Imposto sobre o Valor Acrescentado (IVA) O Imposto sobre o Valor Acrescentado (IVA) ser considerado como um custo elegvel somente se no for recupervel no mbito da legislao nacional aplicvel sobre o IVA. A nica exceo diz respeito s atividades ou transaes em que as autoridades estatais, regionais e governamentais e outros organismos pblicos participam como autoridades pblicas28. Para alm disso: o IVA dedutvel que no tenha sido deduzido efetivamente (devido a provises nacionais ou por descuido dos beneficirios) no elegvel; a Diretiva sobre o IVA no se aplica aos pases que no fazem parte da UE.

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Vide Artigo 13(1) da Diretiva CE/112/2006

Custos indiretos elegveis Para determinados tipos de projetos (consultar a Parte B do presente Guia para mais informao sobre as regras de financiamento das Aes), um montante a taxa fixa que no exceda 7% dos custos diretos elegveis do projeto elegvel na rubrica de custos indiretos, representando os custos administrativos gerais do beneficirio (e.g. contas de eletricidade e de Internet, custos com instalaes, custos com pessoal efetivo, etc.) que podero ser considerados como imputveis ao projeto. Os custos indiretos podero no incluir custos declarados ao abrigo de outra rubrica oramental. Sempre que o beneficirio j estiver a receber uma subveno para custos operacionais proveniente do oramento da Unio Europeia (por exemplo no quadro do convite apresentao de candidaturas para projetos de Cooperao sobre Sociedade Civil, no mbito do Programa Erasmus+) os custos indiretos no so elegveis.

CUSTOS NO ELEGVEIS
Os seguintes custos no sero considerados elegveis: remunerao do capital; dvidas e encargos da dvida; provises para perdas e eventuais dvidas futuras; juros devidos; crditos de liquidao duvidosa; perdas cambiais; IVA, quando considerado recupervel no mbito da legislao nacional aplicvel ao IVA ( vide pargrafo acima sobre o Imposto sobre o Valor Acrescentado); Custos declarados pelo beneficirio e incorridos no mbito de outro projeto ou programa de trabalho financiado pela UE (vide pargrafo acima sobre Custos Indiretos Elegveis); despesas manifestamente inteis ou excessivas; os custos de qualquer opo de compra no fim do perodo de arrendamento ou aluguer, em caso de arrendamento ou aluguer de equipamento,; custos de abertura e movimentao de contas bancrias (incluindo os custos de transferncias de fundos da Agncia Executiva ou Agncias Nacionais cobrados pelo banco do beneficirio); 7

RENDIMENTO
O candidato dever indicar no formulrio de candidatura a contribuio procedente de fontes que no a subveno da UE. O cofinanciamento externo poder provir de recursos prprios do beneficirio, de contribuies financeiras de terceiros ou do rendimento produzido pelo projeto. Se se constatar que existe um excedente do rendimento nos custos elegveis incorridos pelo projeto aquando da apresentao do relatrio final e do pedido de pagamento do saldo, o beneficirio poder ter que devolver fundos previamente recebidos. Esta proviso no se aplica aos projetos que solicitem uma subveno que no ultrapassa EUR 60.000. As contribuies em espcie no so consideradas como possveis fontes de cofinanciamento.

4. PASSO: PREENCHIMENTO E SUBMISSO DO FORMULRIO DE CANDIDATURA


Para solicitarem uma subveno ao abrigo do programa comunitrio Erasmus+, os candidatos devem usar os formulrios prprios para cada Ao que se encontram disponveis nos stios web da Comisso Europeia, das Agncias Nacionais e da Agncia Executiva (para obter os contactos consulte o Anexo IV deste Guia). No caso de projetos submetidos em nome de consrcios, a organizao (ou grupo) coordenadora submete uma candidatura nica para o projeto completo em nome de todas as organizaes participantes. A candidatura deve ser submetida respetiva Agncia Nacional ou Agncia Executiva (consultar a seco Onde submeter a candidatura na ficha de cada uma das Aes Parte B deste Guia).

PROCEDIMENTO DE CANDIDATURA
FORMULRIOS ONLINE

Para apresentarem uma candidatura maioria das Aes do Programa, os candidatos tm que fazer a submisso on-line da candidatura respetiva Agncia Nacional ou Agncia Executiva atravs do formulrio eletrnico correto e incluindo todos os anexos requeridos. O formulrio eletrnico deve ser preenchido numa das lnguas oficiais dos pases participantes no Programa. No caso de Aes geridas a nvel centralizado pela Agncia Executiva, os candidatos so obrigados a preencher o formulrio numa das lnguas oficiais da Unio Europeia. Para mais informaes, leia as orientaes sobre como preencher e submeter um formulrio eletrnico. Estas orientaes tambm do indicaes sobre como proceder em caso de problemas tcnicos e esto disponveis nos stios web das Agncias Nacionais (apoio especfico para Aes descentralizadas), da Agncia Executiva (apoio especfico para Aes centralizadas) e da Comisso Europeia. No caso de submisses mltiplas da mesma candidatura, NO DECORRER da mesma fase de candidaturas, mesma Agncia Nacional ou Agncia Executiva, a respetiva Agncia apenas considerar vlida a ltima verso submetida antes do prazo limite. As candidaturas enviadas por correio normal, expresso, entregues em mo/servio de estafeta, enviadas por fax ou email no sero aceites. No caso de mltiplas submisses da mesma candidatura ou de candidaturas muito parecidas, submetidas pela mesma organizao candidata ou pelo mesmo consrcio a Agncias diferentes, todas as candidaturas sero automaticamente rejeitadas (vide seco sobre atribuio de subveno no cumulativa).

FORMULRIOS EM PAPEL
Algumas Aes centralizadas do Programa podem no disponibilizar formulrios de candidatura eletrnicos. No caso especfico destas Aes as candidaturas tm que ser enviadas por correio normal (a data de envio considerada a data de carimbo de correio) ou por servio expresso/de estafeta (a data de envio considerada a data do recibo do servio expresso/de estafeta) para a Agncia Executiva (vide contactos no Anexo IV deste 8

Guia). No sero aceites candidaturas enviadas por fax ou email. No permitido fazer qualquer alterao candidatura aps o prazo limite de candidatura.

RESPEITAR O PRAZO LIMITE


A candidatura deve ser submetida at ao prazo limite definido para cada Ao. Os prazos limite para a submisso da candidatura aos projetos esto definidos nos Critrios de Elegibilidade para cada uma das Aes na Parte B deste Guia.

N. B.: a hora definida para o prazo limite de submisso dos formulrios eletrnicos sempre s 12:00 (fuso horrio de Bruxelas), independentemente do dia. Os candidatos estabelecidos em pases com fuso horrio diferente devem ter em conta as diferenas horrias para evitar que a candidatura seja rejeitada.

O QUE ACONTECE APS A SUBMISSO DA CANDIDATURA?


Todas as candidaturas recebidas, seja pelas Agncias Nacionais ou pela Agncia Executiva, so submetidas a um procedimento de avaliao.

O PROCEDIMENTO DE AVALIAO
As propostas de projeto so avaliadas pela Agncia Nacional ou Agncia Executiva que recebe a candidatura, exclusivamente com base nos critrios descritos neste Guia. A avaliao implica: uma anlise formal para verificar se a candidatura respeita os critrios de elegibilidade e os critrios de excluso; uma apreciao da qualidade da candidatura para avaliar em que medida as organizaes participantes vo ao encontro dos critrios de seleo e o projeto vai ao encontro dos critrios de atribuio de financiamento. Na maior parte dos casos, esta avaliao da qualidade do projeto feita com o apoio de peritos independentes;

para certas Aes acresce ainda: uma verificao das condies para atribuio da subveno; uma verificao relativamente ao risco de duplo financiamento da proposta, desenvolvida tambm em cooperao com outras Agncias Nacionais e/ou com Agncia Executiva.

Aps esta verificao, a Agncia Nacional ou Executiva nomear um comit de avaliao. Com base na avaliao feita por peritos, o comit de avaliao estabelecer uma lista de projetos propostos para seleo. A Comisso Europeia desenvolveu orientaes para facilitar a avaliao dos peritos; estas orientaes estaro disponveis nos stios web da Comisso Europeia e das Agncias responsveis pela gesto dos projetos Erasmus+. Durante o processo de avaliao os candidatos podero ser notificados a apresentar informao adicional ou a prestar esclarecimentos sobre os documentos de apoio submetidos em anexo candidatura, desde que a informao adicional ou os esclarecimentos no alterem substancialmente a proposta inicial. A informao adicional e os esclarecimentos solicitados so particularmente justificados nos casos em que as candidaturas apresentem erros bvios de redao ou tipogrficos ou nos casos em que faltam um ou mais mandatos de parceiros em projetos financiados atravs de contratos de mltiplos beneficirios (para contratos de mltiplos beneficirios, vide seco abaixo Contrato financeiro/deciso).

DECISO FINAL
No final do procedimento de avaliao, a Agncia Nacional ou Executiva toma uma deciso relativamente aos projetos a financiar, com base: na lista ordenada de candidaturas proposta pelo comit de avaliao; 9

no oramento disponvel para a respetiva Ao.

Aps a concluso do procedimento de seleo, e independentemente dos resultados do mesmo, os ficheiros e documentos que acompanham a candidatura no so devolvidos ao candidato.

NOTIFICAO DAS DECISES SOBRE A ATRIBUIO DE SUBVENO


O calendrio indicativo para a notificao dos resultados de seleo para cada Ao poder ser consultado na seco abaixo Prazos do ciclo de vida do projeto e modalidades de pagamento.

O QUE ACONTECE QUANDO A CANDIDATURA APROVADA?


CONTRATO FINANCEIRO/DECISO
Se um projeto for selecionado para financiamento da UE no mbito do Erasmus+, a deciso de atribuio poder ser formalizada da seguinte maneira: A deciso sobre a subveno - pela Agncia Executiva comunicada ao candidato de um projeto selecionado sob a forma de notificao. Logo aps a receo/notificao da deciso, o candidato torna-se beneficirio de uma subveno da UE e poder iniciar o projeto29; Um contrato financeiro assinado entre o candidato e a Agncia Nacional ou a Agncia Executiva que selecionou o projeto. O candidato receber um contrato financeiro, que dever ser assinado pelo seu representante legal e devolvido Agncia Nacional ou Agncia Executiva. A Agncia Nacional ou a Agncia Executiva a ltima das partes contratantes a assinar o contrato financeiro. Quando o contrato estiver assinado por ambas as partes, o candidato torna-se beneficirio de uma subveno da UE e poder iniciar o projeto30.

Dependendo do tipo de Ao, os contratos financeiros podero tomar a forma de contratos com um nico beneficirio ou de contratos com mltiplos beneficirios, em que os todos parceiros do consrcio se tornam beneficirios do contrato. No entanto, todas as outras organizaes participantes no projeto (cobeneficirios) assinam um mandato conferindo organizao coordenadora a responsabilidade de atuar como beneficirio principal. Regra geral, os mandatos que cada parceiro confere organizao candidata devero ser entregues juntamente com a candidatura aquando da sua apresentao. Se os mandatos forem enviados posteriormente, devero ser entregues, o mais tardar, no momento da assinatura do contrato financeiro. Excecionalmente, no caso das Parcerias Estratgicas no quadro da Atividade Chave 2, que envolvam apenas escolas, cada organizao participante de um projeto selecionado dever assinar um contrato financeiro especificamente relativo sua parte da subveno com a Agncia Nacional do pas em causa. Os modelos dos contratos financeiros e das decises sobre as subvenes utilizados no mbito do Erasmus+ iro ser disponibilizados ao longo do ano nos stios web da Comisso Europeia e da Agncia Executiva. O calendrio indicativo para a receo dos contratos financeiros e das decises sobre as subvenes no mbito de cada Ao poder ser consultado na seco abaixo Prazos do ciclo de vida do projeto e modalidades de pagamento.

MONTANTE DE SUBVENO
A aprovao de uma candidatura no constitui um compromisso para a atribuio de um financiamento igual ao montante solicitado pelo candidato. O financiamento solicitado poder ser reduzido com base nas regras especficas de financiamento aplicveis a uma determinada Ao e/ou como resultado de uma avaliao do desempenho passado da organizao candidata, no que respeita sua capacidade de gerir e despender a subveno comunitria em ocasies anteriores. 10

29 30

Quaisquer excees a esta regra podero ser consultadas na seco No retroatividade desta parte C do Guia.

Vide nota n. 29, acima.

11

A atribuio de uma subveno numa determinada fase de seleo no constitui qualquer prerrogativa para as fases seguintes. de salientar que o montante de subveno previsto no contrato financeiro representa um valor mximo que no pode ser alterado, mesmo que o beneficirio tenha solicitado um montante superior. O financiamento transferido pela Agncia Executiva ou Agncia Nacional dever ser identificado no mbito da conta ou subconta bancria indicada pelo beneficirio para pagamento da subveno.

PROCEDIMENTOS DE PAGAMENTO
Dependendo do tipo de Ao, do perodo de elegibilidade do contrato financeiro/deciso e da avaliao do risco financeiro, os projetos financiados no quadro do Programa Erasmus+ devero estar sujeitos a diferentes procedimentos de pagamento. exceo do pr-financiamento, todos os outros pagamentos ou reembolsos devero ser efetuados com base na avaliao de relatrios apresentados ou em pagamentos solicitados pelo beneficirio (os modelos destes documentos iro ser disponibilizados ao longo do ano nos stios web das Agncias Nacionais e Agncia Executiva). Os procedimentos de pagamento aplicados no quadro do Erasmus+ so apresentados de seguida.

PAGAMENTO DO PR-FINANCIAMENTO
O pagamento de um pr-financiamento ser transferido para o beneficirio no prazo de 30 dias a contar a partir da data em que a ltima parte contratante assina o contrato financeiro ou aquando da notificao da deciso sobre a subveno ao beneficirio ou, sempre que se aplique, quaisquer garantias devidas sejam recebidas (vide seco Garantia financeira abaixo). O pr-financiamento efetuado a fim de facultar ao beneficirio alguma liquidez. Caso a capacidade financeira do beneficirio no seja suficiente, as Agncias Nacionais ou a Agncia Executiva podero decidir repartir o pr-financiamento em vrias fraes.

PAGAMENTOS ADICIONAIS DE PR-FINANCIAMENTO


No mbito de algumas Aes, sero efetuadas transferncias para o beneficirio de segundos e mesmo terceiros pagamentos de pr-financiamento no prazo de 30 dias consecutivos aps a receo, pela Agncia Nacional ou Agncia Executiva, do pedido de pagamento adicional de pr-financiamento pelo beneficirio ou, no prazo de 60 dias consecutivos, no caso de o pedido ter sido acompanhado por um relatrio intercalar. Estes pagamentos adicionais de pr-financiamento podero ser solicitados quando, pelo menos, 70% do prfinanciamento precedente tenha sido despendido. Quando a declarao demonstrar que menos de 70% do(s) pagamento(s) precedente(s) de pr-financiamento foi/foram utilizado(s) para cobrir os custos da ao, o montante do novo pr-financiamento a ser pago ser reduzido de acordo com a diferena entre o montante mximo de 70% e o montante efetivamente utilizado.

RELATRIO INTERCALAR (OU TCNICO)


No mbito de algumas Aes, ser solicitado aos beneficirios a apresentao de um relatrio intercalar (ou tcnico) que informe sobre o progresso na implementao do projeto e, em alguns casos, que acompanhe o pedido de pagamento adicional de pr-financiamento. O relatrio intercalar (ou tcnico) dever ser submetido dentro do prazo indicado no contrato financeiro ou na deciso sobre a subveno.

PAGAMENTO OU REEMBOLSO DO SALDO


O montante do ltimo pagamento ao beneficirio ser estabelecido com base num relatrio final que dever ser submetido dentro do prazo indicado no contrato financeiro ou na deciso sobre a subveno. Nos seguintes casos, o financiamento poder ser reduzido proporcionalmente ou, sempre que aplicvel, o beneficirio dever reembolsar quaisquer montantes excedentes j recebidos: a) as atividades subvencionadas no foram implementadas ou no foram implementadas tal como planeadas na candidatura; b) os custos elegveis efetivamente incorridos pelo beneficirio foram inferiores aos planeados no momento da candidatura; c) a qualidade das atividades/produtos/resultados realizados for considerada insuficiente. No mbito de algumas Aes, a Agncia Nacional ou a Agncia Executiva transfere 100% da subveno atribuda 12

atravs de pagamentos de pr-financiamento. Neste caso no haver lugar a um pagamento do saldo. No entanto, nos seguintes casos, e com base num relatrio final apresentado pelo beneficirio no prazo indicado no contrato financeiro, o beneficirio dever reembolsar quaisquer montantes excedentes j recebidos como pagamento de pr-financiamento: a) as atividades subvencionadas no foram implementadas ou no foram implementadas tal como planeadas na candidatura; b) os custos elegveis efetivamente incorridos pelo beneficirio foram inferiores aos planeados no momento da candidatura; c) a qualidade das atividades/produtos/resultados realizados for considerada insuficiente. Regra geral, o pagamento final ou o pedido de reembolso do saldo ser emitido no prazo de 60 dias consecutivos aps receo do relatrio final. Para mais informao, poder consultar mais detalhadamente as modalidades de pagamento aplicveis a cada Ao na seco abaixo Prazos do ciclo de vida do projeto e modalidades de pagamento.

SANES FINANCEIRAS
Os beneficirios que tenham incorrido num incumprimento grave das suas obrigaes contratuais podero estar sujeitos a sanes financeiras que podero representar entre 2% a 10% do valor total da subveno atribuda. Esta taxa poder ser aumentada para 4% a 20% no caso de incumprimento recorrente durante cinco anos a contar a partir da data em que este teve incio, confirmado aps procedimento contraditrio com o beneficirio.

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PRAZOS DO CICLO DE VIDA DO PROJETO E MODALIDADES DE PAGAMENTO


Prazos do ciclo de vida do projeto Data indicativa da notificao do resultado do processo de seleo AC1 Mobilidade para estudantes e staff do ensino superior AC1 Outros tipos de mobilidade (Ensino profissional, educao escolar, educao de adultos) AC1 Eventos em larga escala do Servio Voluntrio Europeu 4 meses a partir do prazo limite de submisso 4 meses a partir do prazo limite de submisso 5 meses a partir do prazo limite de submisso Data indicativa para a assinatura do contrato financeiro Data do pagamento final/da solicitao de reembolso do saldo final N. de adiantamentos 2 Modalidades de pagamento Relatrio intercalar (tcnico) No % da subveno transferida em diferentes etapas Pr-fin.: 80%-20% Saldo final: 0% Pr-fin.: 80% Saldo final: 20% Pr-fin.: 80% Saldo final: 20%

4 meses a partir do prazo 60 dias consecutivos a partir da data limite de submisso de receo do relatrio final pela AN 4 meses a partir do prazo 60 dias consecutivos a partir da data limite de submisso de receo do relatrio final pela AN 6 meses a partir do prazo 60 dias consecutivos a partir da data limite de submisso de receo do relatrio final pela EACEA 6 meses a partir do prazo No est previsto limite de submisso 5 meses a partir do prazo 60 dias consecutivos a partir da data limite de submisso de receo do relatrio final pela AN 5 meses a partir do prazo 60 dias consecutivos a partir da data limite de submisso de receo do relatrio final pela AN 7 meses a partir do prazo 60 dias consecutivos a partir da data limite de submisso de receo do relatrio final pela EACEA 6 meses a partir do prazo 60 dias consecutivos a partir da data limite de submisso de receo do relatrio final pela EACEA 4 meses a partir do prazo 60 dias consecutivos a partir da data limite de submisso de receo do relatrio final pela AN

No

No

AC1 Mestrados Conjuntos AC2 Parcerias Estratgicas com durao at 2 anos AC2 Parcerias Estratgicas com durao entre 2 e 3 anos AC2- Alianas de Conhecimento e Alianas de Competncias Setoriais AC2 Reforo de Capacidades no domnio da juventude

5 meses a partir do prazo limite de submisso 4 meses a partir do prazo limite de submisso 4 meses a partir do prazo limite de submisso 5 meses a partir do prazo limite de submisso 5 meses a partir do prazo limite de submisso

No

Pr-fin.: 40%-30%-30% Saldo final: 0% Pr-fin.: 80% Saldo final: 20% Pr-fin.: 40%-40% Saldo Final: 20% Pr-fin.: 40%-40% Saldo Final: 20% Pr-fin.: 80% Saldo final: 20% Pr-fin.: 80% Saldo final: 20%

Sim

Sim

Sim

Sim

AC3 Encontros para Dilogo Estruturado

4 meses a partir do prazo limite de submisso

No

201

Part C Informao para os Candidatos

Prazos do ciclo de vida do projeto Data indicativa da notificao do resultado do processo de seleo Atividades Jean Monnet 5 meses a partir do prazo limite de submisso 5 meses a partir do prazo limite de submisso Data indicativa para a assinatura do contrato financeiro Data do pagamento final/da solicitao de reembolso do saldo final N. de adiantamentos

Modalidades de pagamento Relatrio intercalar (tcnico % da subveno transferida em diferentes etapas Pr-fin..: 70% Saldo final: 30% 2 Sim Pr-fin.: 60% Saldo final: 40% Pr-fin..: 60% Saldo final: 40%

6 meses a partir do prazo 60 dias consecutivos a partir da data limite de submisso de receo do relatrio final pela EACEA 6 meses a partir do prazo 60 dias consecutivos a partir da data limite de submisso de receo do relatrio final pela EACEA 6 meses a partir do prazo 60 dias consecutivos a partir da data limite de submisso de receo do relatrio final pela EACEA

Sim

Desporto Parcerias Colaborativas

5 meses a partir do prazo Desporto Eventos limite de submisso desportivos sem fins lucrativos

Sim

Por favor, note que as datas indicativas apresentadas na tabela acima so apenas para informao geral e no constituem uma obrigao legal nem para as agncias Nacionais nem para a Agncia Executiva. Do mesmo modo, no que respeita s modalidades de pagamento acima apresentadas, salienta-se que sero aplicadas no geral; no entanto, dependendo da situao particular da respetiva organizao ou consrcio (e.g. dependendo da respetiva capacidade financeira), o contrato financeiro ou a deciso de atribuio de subveno podem apresentar condies diferentes. Em caso de dotao oramental insuficiente por parte da UE para um determinado ano fiscal, as primeiras percentagens de adiantamento podem ser mais reduzidas.

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