Gerencia Regional Central

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Gestin Eficaz del Tiempo

Unidad 2 Estrategias de Gestin

Santo Domingo 2013

GESTION EFICAZ DEL TIEMPO

CONTENIDO

UNIDAD II
INTRODUCCION .......................................................................................................3 ESTRATEGIAS DE GESTIN .......................................................................................3 Factores Que Intervienen En La Gestin Del Tiempo ................................................4 Aspectos Organizacionales: .................................................................................4 Aspectos Personales ............................................................................................5 PUNTO DE PARTIDA EN LA GESTION EFICAZ DEL TIEMPO ......................................6 Identificar Los Objetivos y Establecer Prioridades ..................................................6 De Los Objetivos A Las Tareas .............................................................................9 LA DELEGACIN .................................................................................................. 12 Consecuencias De La No Delegacin .................................................................. 14 Cmo delegar ................................................................................................... 16 La Comunicacin Y La Gestin Eficaz Del Tiempo ................................................ 17 PRINCIPIOS PARA LA GESTIN EFICAZ DEL TIEMPO ............................................. 18 Creando Un Plan ............................................................................................... 21 Cmo Iniciar A Programar El Tiempo ..................................................................... 22 REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS .............................................................................. 23

ESTRATEGIAS DE GESTION

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INTRODUCCION ESTRATEGIAS DE GESTIN

La gestin del tiempo es el arte de hacer que el tiempo sirva para beneficio de la persona y de la sociedad. Los factores que ms influyen en la gestin eficaz del tiempo son los del propio entorno. Este est constituido por personas, lugares y cosas que influyen sobre los individuos al utilizar el tiempo. Algunos de estos factores del entorno pueden estar fuera de nuestro control y sin embargo existen formas de vencer casi todos los obstculos. Identificando cmo influye la conducta de otras personas en la capacidad de gestionar el tiempo, se habr conseguido encontrar una manera de cambiar dichas conductas o de moderar el impacto que stas producen en su propia vida.

Se debe estar concienciado de la cantidad de tiempo que perdemos diariamente en acciones que pueden ser evitadas. Despus ha de haber voluntad para resolver el problema: habr que cambiar, seguramente, mtodos, estilos de tarea, hbitos y, hasta algunas funciones. INFOTEP

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Factores Que Intervienen En La Gestin Del Tiempo

La correcta gestin del tiempo depende de numerosos factores, entre ellos cabe destacar los de aspectos organizacionales y los de aspectos personales:

Aspectos Organizacionales:
1) Factores culturales: es decir, estilos de trabajo, mtodos, costumbres, materialismo, consumismo hedonista, el desarrollo como valor en s mismo, etc., que responden a una concepcin de la organizacin muy distanciada de la realidad vigente. 2) Factores de estructura y dinmica organizacional: sobre todo los relativos a la mala formulacin de objetivos, y la planificacin defectuosa con asignaciones de tiempos y medios en general demasiado escasos. 3) Factores de comunicacin: como los objetivos mal explicados o mal comprendidos, las contradicciones, el desorden informativo, el ruido, etc. 4) Factores de tarea: como la indefinicin del puesto de trabajo, o la descoordinacin entre tarea y puesto. 5) Factores centrados en los equipos humanos: mismo tipo, o desmotivados, etc. 6) Problemas de adecuacin de la organizacin a su entorno INFOTEP como los jefes

entrometidos, incoherentes, sin capacidad resolutiva, o los subordinados del

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Aspectos Personales

Entre los factores personales que influyen en la gestin del tiempo hay que destacar los siguientes: 1) Factores de personalidad: cuya personalidad del individuo pueda afectar a la aplicacin de las tcnicas o mtodos de mejora de la gestin del tiempo. 2) Factores del entorno social: sobretodo los que influyen en la formulacin de objetivos personales. 3) Problemtica personal: las dificultades personales o familiares pueden rebajar las capacidades y rendimientos. 4) El estrs: el estrs desaprovecha el tiempo de trabajo. Por estas razones, la correcta gestin del tiempo conlleva tener en cuenta estos factores y otros parecidos, que es necesaria la eliminacin de los mismos antes de actuar con las tcnicas o acciones correctoras de la mala gestin del tiempo propiamente dichas.

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PUNTO DE PARTIDA EN LA GESTION EFICAZ DEL TIEMPO

Identificar Los Objetivos y Establecer Prioridades

La ausencia de xito y fracaso en el ser humano es producida en gran medida, segn los psiclogos, por la ausencia de objetivos claramente definidos. Demasiadas veces nos conformamos con reaccionar a lo que ocurre sin molestarnos en establecer previamente un plan. resultado deseado. El uso del tiempo slo adquiere importancia cuando existen objetivos por alcanzar. Y, a la vez, el tiempo slo esta adecuadamente utilizado cuando se enfoca al logro de esos objetivos. La consecuencia habitual es que no se logra el

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Los objetivos
Desde la Psicologa se est insistiendo mucho en que la razn por la que no tenemos ms xito es, simplemente, porque no tenemos objetivos bien definidos. No basta con tener sueos, esperanzas o aspiraciones vagas; estos no son objetivos. Los objetivos son representaciones mentales concretas y especificas acerca de los resultados deseados, con los cuales se siente uno comprometido. Los objetivos son el punto de partida de una gestin eficaz del tiempo; son como una brjula: indican el camino hacia las cosas en las que debera concentrar su tiempo. una semana o un mes determinado. Si identifica sus objetivos, sabr que es lo que es ms importante que realice en un da, Los objetivos guan la gestin del tiempo al ayudarle a asignar prioridades entre las numerosas cosas que realizarse. Los objetivos deben tener las siguientes caractersticas: Ser propios Deben ser concretos y especficos Pocos pero muy importantes Compatibles entre s Alcanzables, pero con dificultad Mesurables, cuantificables en lo imposible Tener plazos Estar escritos

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Definir

los

objetivos

medir

su

rendimiento le permitir: Concentrarse importante. Proporcionar una direccin unificada a su equipo Dedicar menos energa a las tareas no fundamentales. Evitar actividades que le hacen perder el tiempo. Tener ms motivacin Incentivar la satisfaccin laboral en general. en lo que es ms

Los objetivos difieren en cuanto al tiempo y la importancia. Algunos son a corto plazo, otros solo se pueden alcanzar en meses o aos.

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De Los Objetivos A Las Tareas

Definir y clasificar sus objetivos es esencial si de verdad quiere aprovechar al mximo el tiempo. Desafortunadamente, muchos objetivos son tan abrumadores que no podemos ocuparnos de ellos directamente. As pues debemos descomponerlos en tareas manejables y trabajar en cada una de ellas por separado. Una tarea definida y programada es aquella de la cual conocemos su contenido, sus objetivos, sus medios y el tiempo necesario para su desarrollo. Desde el momento en que nos encontramos ante una tarea con objetivos que deben ser alcanzados en un plazo de tiempo determinado, nos encontramos con la necesidad de gestionar bien el tiempo. Parte de esta gestin descansa en la definicin de objetivos y en la programacin, por un lado, y en la buena ejecucin de la tarea, por el otro. La determinacin de objetivos y la correcta programacin conforman uno de los pilares en los que se sustenta la correcta gestin del tiempo y los rendimientos. Hace falta un cierto entrenamiento para aprender a trabajar con completa concentracin en una tarea sin perder de vista los objetivos, el significado que tiene para el alcance de estos, aquello que estamos realizando.

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Las 6 reglas para el entrenamiento de la actividad eficaz/eficiente: 1) Mantener la atencin en los objetivos a la hora de iniciar una tarea 2) Considerar las prioridades al inicio de cada nueva accin 3) Tener a la vista indicaciones que nos marquen lo previsto (objetivos), lo conseguido y las desviaciones 4) Resaltar la consecucin de objetivos parcial alcanzados 5) Montar la agenda diaria en funcin de los objetivos, cada maana 6) Por la tarde, despus de la jornada, recapitular sobre la actividad, en base a los objetivos Tiempo Asignado El tiempo es un recurso ms para la correcta programacin y adecuacin de los objetivos. Es un recurso que no se puede acumular, muy rgido y que es escaso. Es cierto que, si se programan tareas con plazos de tiempo escasos, se fracasar en la programacin. Sin embargo, tambin es cierto que la generosidad con el tiempo puede acarrear sorpresas al comprobar que, pese a dotar a las acciones de holgura de plazo suficiente, seguimos sintiendo la falta de tiempo. Una programacin corta, sin que se alcance el tiempo de mximo rendimiento, conduce a la improvisacin. Una programacin demasiado larga dar lugar a perfeccionismos estriles. Por lo general, las personas inseguras, algo pesimistas y, sobre todo, introvertidas, tienden a caer en el perfeccionismo; por el contrario, los extrovertidos, sobre todo si tienen exceso de confianza en s mismos, tienen tendencia a retrasar los plazos de inicio de las tareas con el consiguiente riesgo de improvisacin. INFOTEP

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Por eso, es importante saber ajustar a las tareas el tiempo necesario. Si se tiende al perfeccionismo, hay que exigir las tareas dentro del plazo previsto sin aceptar dilaciones y si, por el contrario, se tiende al exceso de confianza, conviene dividir las tareas en etapas intermedias y hacer un seguimiento cerrado de los inicios, ritmos y entregas.

Asignacin de metas:
Debe ser medible en el tiempo: esto facilita su seguimiento y la verificacin de su evolucin. Debe tener un tiempo de realizacin: una fecha lmite de consecucin observar los progresos que se realizan y su nivel de logro. Debe estar planteada de manera positiva: piensa en lo que quiere, no en lo que no quieres y cree en los resultados.

Debe ser flexible: un objetivo ha de ser lo suficientemente flexible para adaptarse a los entornos cambiantes o a las circunstancias imprevistas. Debe ser realista: ha de tener en cuenta el contexto y las circunstancias que pueden influir en su logro. Debe ser motivador y deseable: se debe pensar y definir de manera que constituya un reto estimulante.

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LA DELEGACIN

Si se hiciera un anlisis serio de las actividades que agobian al dirigente veramos que muchas de ellas se corresponden con los llamados ladrones del tiempo, otras sern tareas intiles que deber desechar y seguramente, muchas ms de las que se imagina podrn ser realizadas por otros y, por tanto, tendr que delegar. No se podr rescatar el tiempo necesario para una autntica tarea de direccin si no se descargan parte de las tareas y decisiones en el escaln inmediato de la organizacin. En todos los casos, uno de los puntales en los que apoyaremos cualquier programa de mejora de gestin del tiempo ser la delegacin. Definicin La delegacin es un proceso en el que se ceden de forma simultnea tareas y autoridad, mientras se conserva toda la responsabilidad. Es decir, la persona sobre la que se delega se hace cargo de una tarea y recibe una autoridad (que emana del que delega) para llevar a cabo su desarrollo con mrgenes de discrecionalidad suficientes. Se delegan tareas cuando se da autoridad sobre aspectos tcticos de la misma que pueden ser modificados por el sujeto; lo que no podr transformar son los objetivos o aspectos estratgicos de la tarea.

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Caractersticas

La delegacin debe ser concertada entre jefe y subordinado, sin el talante de cesin de autoridad no hay delegacin. Dicho acuerdo debe surgir despus de un anlisis y discusin de la tarea y sus pormenores. Una vez delegada la actividad, hay que saber no interferir en su modo de ejecucin, en el desarrollo del programa o cmo se aplican los medios. Solo debemos exigir que se cumplan los objetivos. Seguimiento s, interferencia no.

La correcta delegacin permite un mejor aprovechamiento de los recursos humanos y debe ser utilizada en todos los escalones de la organizacin.

Delegar no significa abdicar, sino todo lo contrario, pero adems obtendr la ventaja de dividir las tareas con personas de confianza. Delegar no se limita slo a directivos, directores y otros empleados con mando. Las tareas se pueden delegar abajo, hacia arriba y tambin de forma lateral, dependiendo de la posicin que ocupe en el organigrama la persona en la que vamos a delegar.

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Consecuencias de la No Delegacin

Genricas: La organizacin se decanta hacia estilos de liderazgo basados en el poder, se establece la burocracia, las personas se hacen sumisas, se pierde capacidad de iniciativa, se pierde motivacin e inters por el trabajo. Tienen una cultura de organizacin dbil y no son flexibles a los cambios. Concretas: Falta de objetivos claros, no hay direccin por objetivos, no hay sistemas de prioridades, no hay participacin en la toma de decisiones, hay un nmero excesivo de niveles, no hay un sistema vlido de valoracin del desempeo, se aprecian ms los mtodos que los resultados, hay sistemas de control basados en la culpa Tarde o temprano estos estilos de liderazgo estn condenados a desaparecer. El delegar supone una cultura organizacional, unos estilos de liderazgo, una calidad en los recursos humanos, que no se pueden improvisar.

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Efectos de las Tareas sin delegar: La tarea del directivo que no delega suele estar afectada de las siguientes connotaciones: Sobrecarga de trabajo Tiene ms trabajo que sus subordinados Quedan tareas sin terminar al final de semana Bajo rendimiento en objetivos propios Incumplimiento de plazos previstos Falta de confianza en los propios colaboradores Implicacin en tareas sin importancia Dificultades para diferenciar lo urgente de lo importante No distingue entre eficacia y eficiencia Se ve interrumpido por los subordinados por cuestiones de mtodo. Delegacin invertida Bloqueo de asuntos Falta de confianza del equipo en el jefe

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Cmo delegar

1.

Selecciona

la

persona

adecuada para el trabajo. 2. Brinde informacin suficiente.

3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.

Delega el trabajo completo a una persona y dale toda la responsabilidad. Enfcate en los resultados, no en el proceso. Establezca tiempos lmite basados en la responsabilidad. Realice revisiones peridicas. Proporcione retroalimentacin positiva y constructiva. Provee los recursos necesarios. Ofrece gua y consejo sin interferir. Establece los parmetros, condiciones y trminos antes de delegar. No les permitas que te deleguen de regreso el trabajo. Provea respaldo y apoyo cuando sea necesario. Otorgue todo el crdito y reconocimiento a la persona que complete el

trabajo.

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La Comunicacin Y La Gestin Eficaz Del Tiempo

En el entorno laboral existen dos preguntas que debemos formularnos antes de decir que s a algo que no termina de convencernos. La primera es qu responsabilidades conllevar el compromiso y la segunda es si consideraramos que se trata de un buen uso de nuestro tiempo si el compromiso comenzase maana mismo. En caso de que la respuesta sea negativa, los estudios han identificado un procedimiento en cuatro pasos para que decir no sea seguro, diplomtico y efectivo: 1) D una razn. 2) Sea diplomtico. 3) Sugiera una recompensa. 4) No posponga la decisin.

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PRINCIPIOS PARA LA GESTIN EFICAZ DEL TIEMPO

1. Planificar por adelantado: planificar es la piedra sobre la que se basa la gestin del tiempo. Pero no consiste solo en crear una buena planificacin o programa, sino que hay que ser capaz de llevarla a cabo. Esto supone ser preciso sobre la realidad diaria del trabajo y el resto de las responsabilidades, tener en cuenta las interrupciones, conflictos y retrasos habituales. Como si fuera una prenda de vestir, hay que sentirse cmodo y que quede un poco amplio por si encoge.

2. Programar actividades de ocio: los mejores planes de gestin del tiempo que acompaan durante toda la vida, no solo durante las horas de trabajo. Hay que intentar programar perodos de tiempo dedicados a la familia, amigos, tiempo libre propio, proyectos personales o especiales, en vez de dedicarles el tiempo que sobre.

3. Prometer menos y cumplir ms: establecer fechas de entrega viables. Supone una buena idea sobrestimar el tiempo que se piensa que va a dedicar a un trabajo, para asegurarse del plazo de entrega a tiempo, incluso si aparecen contratiempos y, en segundo lugar, sorprender positivamente terminando antes de lo previsto. INFOTEP

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4. Dividir los trabajos grandes en tareas manejables: es muy fcil aceptar trabajos de grandes proporciones. Por ejemplo, pintar la casa, ser un trabajo menos desalentador, si se siguen bien los pasos hasta conseguir el objetivo final. Dividiendo un trabajo enorme en pasos manejables, estableciendo un horario para llevar a cabo cada paso y reduciendo paulatinamente el alcance del proyecto, se puede conseguir cualquier cosa, y con menos presin y estrs, que si se pretende hacerlo todo.

5. Seguimiento de los progresos: cada proyecto de envergadura requiere de su propia organizacin, agenda y calendario para identificar los pasos principales o hitos en el camino hacia su consecucin. Si has establecido fechas objetivos realistas y tienes previsto tiempo para resbalones posibles, tus progresos deberan responder a tu plan. Si hay imprevistos que te sitan por detrs de la fecha prevista, puedes avisar a tu jefe o cliente/subordinado y establecer una fecha de consecucin revisada o dar los pasos necesarios para acelerar su progreso y recuperar el tiempo perdido.

6. Delega lo que puedas: como ya sabemos, se delega la autoridad, no la responsabilidad. Cuando se trata de delegar, parece que hay dos tipos de personas: aquellas que pueden y las que no pueden. Si eres uno de estos ltimos y encuentras todo tipo de razones para hacer las cosas por ti mismo, entonces, es intil intentarlo. Sin embargo, si piensas que no eres tan indispensable como crees, es hora de empezar a delegar. Comienza con la rutina, trabajos que requieren mucho tiempo y que sabes que alguien ms puede llevar a cabo. Acepta que ensear a otra persona puede llevar un poco de tiempo y permite una curva de aprendizaje razonable. El beneficio ser palpable y dispondrs de ms tiempo.

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7. Establece parmetros para decir no: todos conocemos gente que establecen sus lmites de tiempo. Puede parecer excesivo pero tambin sabemos que muchas personas terminan trabajando hasta tarde o se llevan trabajo a casa de vez en cuando, por ello, es posible que para esta gente haya llegado el momento decir no. Y no solo a los otros, sino a nosotros mismos. Trabajar durante horas y horas daa el equilibrio entre trabajo y ocio necesario y bsico para la salud y el bienestar. 8. Haz y sigue una lista de prioridades: no hace falta ser un experto para elaborarla. Algunas personas llevan varias listas a la vez: una de mayor prioridad para las cosas urgentes y muy importantes y otra de baja prioridad para tareas que le gustara hacer cuando tenga tiempo disponible. Otras personas simplifican el proceso haciendo solo una lista de las cosas a hacer el da siguiente. 9. Agrupa tareas segn las capacidades requeridas: para sacar mayor partido a tu tiempo, trata de realizar los trabajos ms difciles, aquellos que requieren mayor concentracin y mayor eficiencia en aquellos momentos del da en los que tus niveles de energa y atencin son mayores. Si puedes coordinar esos momentos con perodos en los que tienes menos interrupciones de lo normal, mucho mejor. De la misma forma, trata de programar tu rutina, tareas de bajo nivel para las horas del da en las que te resulta ms difcil concentrarse. El truco est en identificar tus horas de mayor rendimiento y programar tu trabajo en consecuencia. 10. Mantn los ojos abiertos para encontrar atajos: es siempre tentador seguir haciendo las cosas de la forma en que se han hecho siempre, porque es con lo que se est familiarizado. Encontrar, adaptar y aplicar nuevas tcnicas ms eficientes a tus responsabilidades, no slo te ahorrar tiempo, sino que rebajar tu carga de trabajo total.

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Creando Un Plan

A continuacin se brindan diez puntos significativos sobre la manera en que debemos gestionar mejor el tiempo, en cualquier mbito de la vida diaria, profesional, laboral, social, etc., en donde sea que nos desempeemos, siempre nos sern de utilidad. 1. Organice una pequea libreta para llevar consigo. 2. Planifique sus metas con una base mensual. 3. Escriba solamente las metas que usted tiene verdadero inters en alcanzar . 4. Evale los resultados mensualmente. 5. Planifique diariamente unas pocas actividades especficas orientadas a la consecucin de sus metas. 6. Integre el concepto de evaluacin en el empleo del tiempo en cada una de las nuevas actividades. 7. Utilice el reloj lo menos posible. 8. Comience ahora mismo a identificar el valor de cada instante. 9. Comience a emplear sus recursos al mximo. 10. INFOTEP Acepte al presente como el nico tiempo de que usted dispone.

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Cmo Iniciar A Programar El Tiempo

Programar es el secreto para conseguir que las cosas sucedan. Las cosas que estn programadas tienen tendencia a suceder en el tiempo que se haya establecido. Las cosas que no estn programadas puede que nunca llegue realizarse. Como iniciar: Prioriza: Organiza tus actividades en funcin de las cuatro e: Eficacia: lograr mis objetivos. Eficiencia: obteniendo el mximo rendimiento Efectividad: con los mnimos recursos Excelencia

Fracciona: Objetivos grandes en tareas: por ejemplo, estudiar una asignatura en estudiar cada captulo y planificar el tiempo necesario para cada una de ellas. Aprovecha tus momentos de mayor rendimiento. Pide ayuda.

Automotvate: Ten por escrito, y siempre a la vista, tus objetivos. Deja siempre cierta flexibilidad para

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temas imprevistos.

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

Manuel Jess Gonzlez Garca, Gestin eficaz del tiempo

Ing. Sergio otero, Administracin del tiempo

Rosa Lpez, La gestin del tiempo personal y colectivo

McCay, James T., El manejo del tiempo

http://www.aulafacil.com/

http://www.monografias.com/trabajos38/administracion-tiempo/administraciontiempo.shtml

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