Manual Bsico de Organizacin de los Archivos de Gestin Municipalidad de La Unin

Manual Bsico de Organizacin de Archivos de Gestin

Organizacin de los Archivos de Gestin, bajo el Sistema Orgnico, Funcional por Asuntos ORFUAS

Por Bach. Christin Sols Zeledn, Archivista de la Municipalidad de La Unin

Enero 2009.

Archivo Central de la Municipalidad de La Unin

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ndice

Introduccin del

anual de procedi ientos .................................!

"#$etivos........................................................................................% Objetivo general..................................................................% Objetivos Especficos..........................................................% &losario..........................................................................................% &estin docu ental.......................................................................' Ciclo de vida del docu ento..........................................................( Clases de Archivos........................................................................( Procesos archivsticos...................................................................) Siste as de Clasi*icacin.............................................................+, M-todos de ordenacin................................................................+, .unciona iento del siste a "/.UAS de Clasi*icacin...............++ 0 #itos del cuadro de clasi*icacin..............................................+1 Cuadro de clasi*icacin de la unicipalidad de La Unin.............+)

Clasi*icacin para las series 2 tipos docu entales.......................+3 Instru entos descriptivos a utili4ar...............................................11 5aloracin de docu entos............................................................11 Siste a de trans*erencias.............................................................1% .unciones del Archivo Central......................................................1( Conclusiones ...............................................................................16 Ane7os .........................................................................................!,

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ntroduccin!
8esde la anti9:edad los docu entos han sido utili4ados co o re*erencia de testi onio para deter inar la veracidad 2 le9alidad de las acciones, de los di*erentes persona$es a los ;ue nos re*iere la historia. Su i portancia es tan arcada ;ue incluso en los inicios de las civili4aciones se ve co o el acceso a la docu entacin 2 el conoci iento esta#a li itada a un pe;ue<o 9rupo de personas in*lu2entes, tales co o re2es, reli9iosos 2 personas con cierto nivel econ ico 2 con un alto 9rado de poder. 8esde el o ento en ;ue el pri er se hu ano e7isti , se dio la necesidad de trans*erir conoci iento por di*erentes edios. =n un inicio las pinturas rupestres nos de$aron testi onio de las actividades reali4adas por nuestros s anti9uos antepasados. =n al9unas culturas la historia *ue trans*erida de 9eneracin en 9eneracin a trav-s de un con$unto de tradiciones orales ;ue con*or a#an parte de la herencia de padres a hi$os, 2 ;ue eran el *unda ento de todo su i a9inario cultural ;ue inclua sus teo9onas >8octrinas /eli9iosos?, aspectos culturales, *or as de 9o#ierno, con$unto de le2es, e historia de sus dioses, se idioses, h-roes, 9o#ernantes 2 persona$es ilustres. =n la cultura he#rea e7isti este con$unto de tradiciones orales ;ue al9unos persona$es ilustres co o Moshe, @oshAa pri er $ue4, re2es co o SaAl, 8avid, Salo n 2 un sin nA ero de escri#as ilustres *ueron trans*iriendo a edios escritos, co o rollos de cuero, ;ue posterior ente *ueron recopilados por el pro inente escri#a =sdras, dando inicio a la BorCh ;ue aun en nuestro das constitu2en el *unda ento de la /eli9in @uda 2 aun sus traducciones con*or an parte *unda ental de la *e Cristiana ;ue pro*esa os en sus diversas *or as uchos de los po#ladores de A -rica en esta -poca. I perios co o los su erios, Ba#ilonios, Persas, Asirios de$aron escritos en ta#lillas de piedra testi onio de sus actividades, so#re todo de la *or a de actuar de sus 9o#ernantes. =s as co o se conservan en la actualidad ta#lillas de arcilla ;ue nos dan testi onio de las actividades en historia de persona$es i portantes para estos pue#los co o el caso deD Ei rod, Ea#uconodosor, Ciro, Asuero 2 otros. Los e9ipcios nos de$aron testi onios de este tipo en las inscripciones encontradas en las Anti9uas Pir ides del 5alle de los /e2es 2 en 9ran nA ero de rollos de papiro encontrados en la anti9ua #i#lioteca de Ale$andra. La Conservacin de testi onios escritos se dio ta #i-n en &recia 2 /o a por edios de los escritos de Fo ero con los Siete Li#ros de Fistoria, A ianus 2 un i portante dinasta de escri#ientes ;ue de$aron testi onio de le2es 2 actividades de 9o#iernos. =n el e7tre o oriente ta#lillas de adera, tro4os de care2 del capara4n de tortu9as 2 rollo de seda dan testi onio de las actividades de 9o#ierno, le2es e historia de ilenarias culturas co o la China, $aponesa, on9lica 2 otras de las s anti9uas del undo. 8e la is a anera el I perio Isl ico de$o un le9ado de cultura, edicina 2 un a in*inidad de conoci iento, a trav-s de los escritos ;ue se preservaron durante los si9los de con;uista. Sin i portar el tipo de soporte a utili4ar para la escritura, ellos usaron incluso los huesos secos de ani ales, para de$ar testi onio de su conoci iento.
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=n los territorios de A -rica, e7isten pocas uestras de di*erentes *or as de docu entos 2a ;ue los espa<oles destru2eron o sa;uearon ucho de las reli;uias encontradas en las indias. Pero se sa#e ;ue culturas co o la Ma2a, Inca 2 a4tecas tenan di*erentes soportes para los docu entos co o lo ;uipus, o ta#illas de Arcilla, donde de$a#an testi onio de sus culturas, *or as de 9o#ierno 2 teo9onas. Gue en al9unas ocasiones constitu2en a plios tratados de *iloso*a, ciencias ;ue nos sorprenden por su precisin 2 avance, co o el caso del Calendario Ma2a, o el concepto del cero u2 #ien utili4ado por los a2as, el PopulvA ;ue es una co pleta $o2a literaria. =n la Actualidad los 9o#iernos 9eneran 9ran cantidad de docu entos ;ue de#en ser de#ida ente custodiados 2a ;ue los is os sirven de prue#a de los derechos 2 o#li9aciones de los ciudadanos con su patria. Pero ta #i-n sirven para ;ue los *uncionarios pA#licos de os cuenta al pue#lo ;ue deposita su con*ian4a en nosotros para ad inistrar la res pA#lica, de nuestras acciones co o *uncionarios. =n nuestra -poca los docu entos son la principal *uente de conoci iento 2 nos sirven para procesos de rendicin de cuentas ante la patria por nuestros actos. =s por esta rendicin de cuentas 2 la necesidad de 9uardar testi onio de las actividades de la institucin ;ue se #usca la e$or anera de conservar los docu entos ;ue 9enera os en nuestras actividades cotidianas. =ste anual pretende capacitar 2 uni*icar los criterios #a$o los cuales se ad inistran los *ondos docu entales de nuestra institucin, con el *in de 9aranti4ar ;ue la in*or acin sea utili4ada con e*iciencia 2 e*icacia por los ciudadanos, la ad inistracin 2 en ulti a instancia para *ines cient*ico culturales de las *uturas 9eneraciones.

Objetivo General!
I ple entar en la Municipalidad de La Unin la nor ali4acin en lo re*erente a la ad inistracin de los Archivos de &estin institucionales por edio del Siste a de Clasi*icacin "/.UAS, para enero del 1,,6.

Objetivos espec"#icos!
+. 8ar a conocer a los *uncionarios de la institucin conceptos #sicos de archivos, con los cuales o#tener los criterios #sicos para la or9ani4acin de un archivo de 9estin. 1. .a iliari4ar a los *uncionarios con la Le2 )1,1 del Siste a Eacional de Archivo 2 su respectivo /e9la ento. !. capacitar a los *uncionarios en la utili4acin del Siste a de Clasi*icacin "/.UAS 2 las *or as de ordenacin dentro de este, con el *in de i ple entarlo en la institucin.

Glosario$
Acceso: .acultad de utili4ar el aterial de un *ondo, so etida por re9la 9eneral a deter inados nor as 2 condiciones. Autor: Persona *sica o entidad responsa#le del contenido intelectual de un docu ento. Eo de#e con*undirse con los productores. Coleccin: Con$unto arti*icial de docu entos ;ue se #asa en posesin *sica 2 ;ue no sie pre i plica la propiedad $urdica ni el derecho a controlar el acceso a los docu entos. Descripcin Archivstica: =la#oracin de una representacin, or9ani4ada e7acta de la unidad de descripcin 2, en su caso, de las partes ;ue la co ponen ediante la recopilacin, anlisis, or9ani4acin 2 re9istro de la in*or acin ;ue sirve para identi*icar,
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Definiciones tomadas del Glosario de la Norma Internacional de Descripcin Archivstica (ISAD-G 2000

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9estionar, locali4ar 2 e7plicar los docu entos de archivo, as co o su conte7to 2 el siste a ;ue los ha producido. Documento: In*or acin ;ue ha ;uedado re9istrada de al9una *or a con independencia de su soporte o caractersticas. Documentos de Archivo: In*or acin contenida en cual;uier soporte 2 tipo docu ental, Producida, reci#ida 2 conservada por cual;uier or9ani4acin o persona en el e$ercicio de sus co petencias o en el desarrollo de su actividad. >record? Entidad: "r9ani4acin o 9rupo de personas identi*icados con un no #re propio ;ue actAa o puede actuar con pela autono a. >Corporate Bod2.? E pediente: Unidad or9ani4ada de docu entos reunidos #ien por el productor para uso corriente, #ien durante el proceso de or9ani4acin archivstica, por ;ue se re*ieren al is o te a, actividad o asunto. =l e7pediente es 9eneral ente la unidad #sica de la serie. !ondo: Con$unto de docu entos, con independencia de su tipo docu ental o soporte producidos or9nica ente 2Ho acu ulados 2 utili4ados por una persona *sica, *a ilia, entidad en el transcurso de sus actividades 2 *unciones co o productor. >*ounds? "roductor: entidad, *a ilia o persona ;ue ha producido, acu ulado 2 conservado los docu entos en el desarrollo de su propia actividad. Eo de#e con*undirse con coleccionista. >creator? Organizacin: procedi iento *sico e intelectual, as co o sui resultado, consiste en anali4ar 2 disponer los docu entos de acuerdo con los principios archivsticos >arra9e ent? "rocedencia: /elacin e7istente entre los docu entos 2 las or9ani4aciones o personas *sicas ;ue los han producido, acu ulado, conservado 2 utili4ado en el desarrollo de su propia actividad. >Provenance? #erie: 8ocu entos or9ani4ados de acuerdo con un siste a de archivo o conservados *or ando un a unidad con resultado de una is a acu ulacin, del is o proceso archivstico, o de la is a actividadI ;ue tiene una *or a particularI o co o consecuencia de cual;uier otra relacin derivada de su produccin, recepcin o utili4acin. La serie se deno ina ta #i-n serie docu ental. #oporte: Materia *sica en la ;ue se soporta la in*or acin re9istrada >por e$e plo, ta#leta de #arro. Papiro. Papel. volu en encuadernado, per9a ino, pelcula, cinta a9n-tica?. > -diu ? #u$%ondo: su#divisin del *ondo consisten en un con$unto de docu entos relacionados entre s ;ue corresponde con las su#divisiones ad inistrativas de la institucin u or9anis o ;ue lo ori9ino, 2 cuando esto no es posi#le con a9rupaciones 9eo9r*icas, cronol9icas, *uncionales o si ilares de la propia docu entacin. Cuando el productor posee una estructura $err;uica co ple$a, cada su#*ondo tiene a su ve4 tantos su#*ondos su#ordinados co o sean necesarios para re*le$ar los niveles de la estructura $err;uica de la unidad pri aria su#ordinada. >su#*ondos? &ipo Documental: Clase de docu entos ;ue se distin9ue por la se e$an4a de sus caractersticas *sicas >por e$e ploD acuarelas, di#u$os? 2Ho intelectuales >por e$e plo, diarios, dietarios, li#ros de actas?. >*or ? &itulo: Pala#ra, *rase o 9rupo de caracteres ;ue sirve para deno inar la unidad de descripcin. >tittle? 'nidad de Descripcin: docu entos o con$unto de docu entos, cual;uiera ;ue sea su *or a *sica, tratado co o un todo 2 ;ue co o tal constitu2e la #ase de una Anica descripcin. >unit or description? (aloracin: Procedi iento ;ue per ite deter inar el calendario de conservacin de los docu entos de archivo.

Gestin %ocumental!
Antecedente:
La ad inistracin se en*renta cada da s 2 s a una 9ran cantidad de docu entos 9enerados por sus *unciones 2 actividades cotidianas, este *en eno es conocido co o Je7plosin docu entalK 2 en las ciencias de la in*or acin principal ente en la archivsticaD la documentacin ha sido desde siempre el producto que refleja el quehacer de las instituciones; es ah a donde gira tanto la teora como la practica de la actividad archivstica. Pero otras tcnicas florecientes han hecho su arribo al alero de est disciplina. Es el caso de la gestin documental al respecto !"odolini #$$%& se'ala que ()urante la dcada del *+ comen,aron las primeras acciones de carcter prctico - luego se desarrollo en la
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literatura norteamericana el concepto de (.ecord /anagement0. 1l termino de la segunda guerra mundial esta metodologa fue empleada para organi,ar la informacin documental acumulada por el estado posteriormente dio impulso para mejorar los aspectos administrativos en la generacin de la documentacin p2blica en los Estados 3nidos04 5enemos entonces que el trabajo de 6estin )ocumental es la accin que comien,a a reali,arse en el nivel primario de la generacin documental entendiendo esta accin como la relacin que se debe producir en las reas actividades de trabajo de la organi,acin que comprometa de alguna forma la generacin de documentos - la participacin sistemtica del profesional archivero0 % =l proceso de la &estin 8ocu ental de#e a*ectar todas las etapas del Ciclo de 5ida de los docu entos para lo9rar ;ue el Siste a Institucional de Archivos *unciones con la a2or e*iciencia 2 e*icacia en el cu pli iento de su o#$etivo principal ;ue es lo9rar ;ue la in*or acin sie pre este al servicio de ciudadano 2 la ad inistracin donde 2 lo ;ue se necesita con e7actitud.

&iclo de 'ida de los %ocumentos

=ste postulado, es el *unda ento so#re el ;ue descansa la Ad inistracin de los Siste as de In*or acin en los archivos odernos, en su *or a s radical nos enuncia ;ue los docu entos cu plen di*erentes etapas co o or9anis o vivos por lo tanto nacen crecen 2 ueren. Si9uiendo la is a lnea de esta teora va os a indicar ;ue los docu entos pasan por tres *ases di*erentes co o lo indico la Licenciada Lu4 Al#a Chacn en la pri era $ornada para el 8esarrollo Archivstico%D "rimera !ase: Co prende desde el o ento en ;ue el docu entos es 9enerado hasta ;ue *inali4a el tr ite ;ue lo ori9ino. &eneral ente esta *ase co prende entre uno a seis a<os aun;ue su duracin vara dependiendo de la le9islacin vi9ente para el pas. #egunda !aseD se inicia cuando *inali4a el tra ite ;ue lo ori9ino el docu entos hasta ;ue to a un valor de inter-s cient*ico cultural, este periodo puede variar, al i9ual ;ue el pri ero de acuerdo con la le9islacin vi9ente pero 9eneral ente va de los seis a los treinta a<os de ha#erse producido el docu ento. &ercer %ase: Inicia cuando los docu entos han ad;uirido un inter-s para la ciencia 2 la cultura, por lo 9eneral ser despu-s de los treinta a<os de 9enerado el docu ento.

&lases de Archivos!
8e Acuerdo con el ciclo de vida de los docu entos pode os identi*icar cuatro clases de archivos se<alados en la Le2 del Siste a Eacional de Archivos, con al9unas caractersticas ;ue los di*erencian en cuanto a ;uipo 2 personal 2 niveles de i portancia de los docu entos ;ue custodian. 1. Archivo de &estinD en el Artculo !6 de la le2 )1,1 dice lo si9uienteD JLos de &estin son los archivos de la divisiones, departa entos 2 secciones de los di*erentes entes a los ;ue se re*iere el artculo 1L de la le2......K en cuanto a sus *unciones diceK.....encar9ados de reunir, conservar, clasi*icar, ordenar, descri#ir, seleccionar, ad inistrar 2 *acilitar la docu entacin producida por unidad, ;ue *or e prearchivalia' 2 ;ue de#a antenerse t-cnica ente or9ani4ada.K =n cuanto a la prearchivala en el artculo %, encionaD J...Consistir en la docu entacin ;ue se encuentre en 9estin,
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#onstr$ccin de $n modelo de tra%a&o de 'estin doc$mental en la or'ani(acin) en el conte*to de la Actividad Archivstica+ ns+$cr+ac+cr,-..Mhistoria/artc$los/'.doc$mentos+htm 20/0/2003+ 3 I1idem ! 234I556 A57A46) Isa%el 8 9or'e S:nche( Alfaro- ;rincipios de Gestin 8 Administracin de Doc$mentos) <diciones #entroamericanas) San 9os= pp+ 12 " 5e8 del Sistema Nacional de Archivos n> ?202) artc$lo 3@) pp+ 2!+

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en las di*erentes unidades o secretarias de las instituciones productoras, 2 se or9ani4ar de acuerdo con los principios ad inistrativos de procedencia 2 orden ori9inal 2 otros linea ientos ;ue dicte la @unta Ad inistrativa del Archivo Eacional. Usual ente co prende docu entos producidos en los Alti os ' a<osK( 2. Archivos Ad inistrativos o CentralesD JLos Archivos Centrales, son unidades ;ue i9ual ente cu plirn las *unciones antes descritas en la archivala ;ue or9anicen, centrali4aran la docu entacin de todo el enteK) ta #i-n la Le2 del Siste a Eacional de Archivos, en el artculo %,, aclara ;ue la archivala es J....a;uella docu entacin ;ue ha *inali4ado su tr ites ad inistrativo 2 es conservada, or9ani4ada 2 *acilitada en los Archivo centrales de las Instituciones 2 el archivo Inter edio. A estos lle9a por trans*erencia de los archivos de 9estin 2 de los archivo centrales respectiva ente 2 por lo 9eneral co prende docu entacin con enos de treinta a<os de ha#erse ori9inadoK3 Ba #i-n de#e os to ar en cu-ntale artculo %+ ;ue encionaD Jtodas las instituciones de#ern contar con un archivo central 2 con los archivos de 9estin necesarios para la de#ida conservacin 2 or9ani4acin de sus docu entos, salvo nor ativa especial, de acuerdo con las disposiciones de est le2 2 su re9la ento 2 las nor as de la @unta Ad inistrativa del Archivo Eacional6. 3. Archivos Inter ediosDNLa utili4acin de los docu entos es enos *recuente ;ue en las etapas anteriores, la docu entacin se custodia hasta ;ue cu pla los 1, a<os, la 8ireccin &eneral del Archivo Eacional asu e las *unciones de un archivo inter edio, se9An el art. !, Le2 )1,1 %. Archivos Fistricos o *inalD Conserva la docu entacin de inter-s cient*ico cultural, 9eneral ente es docu entacin ;ue tiene s de treinta a<os de 9estacin, en nuestro pas e7iste sola ente dos archivos histricos o *inalesD a. 8ireccin &eneral de Archivo Eacional+,. b. Archivo Fistrico de la Curia MetropolitanaD la e7istencia de este archivo data de tie pos anteriores a la creacin del Archivo Eacional, por ra4ones de sus docu entos de ori9en clerical 2 el hecho de ser un archivo privado no trans*iriere al archivo nacional, cono si es la responsa#ilidad de los archivo pA#licos ;ue *or an parte del siste a nacional de archivos.++

(rocesos Archiv"sticos!
Los Archivos cu plen con una serie de procesos ;ue nos ha#lan de la precisa ecnica con la ;ue de#e *uncionar un siste a de archivos en cual;uier institucin. 5ea os ahora de *or a #reve en ;ue consisteD

)eunir
Proceso de recopilar toda la docu entacin ;ue se de#a conservar en los depsitos de los archivos. Mediante procesos de trans*erencia secuestro, donacin o cual;uier otro -todo de atraccin a los archivos. Para este proceso la le2 nos se<ala JLos archivos ;ue con*or an el Siste a Eacional de Archivos de#ernD reunir en sus o*icinas 2 repositorios los docu entos producidos co o resultado de sus *unciones 2 actividades por las unidades ad inistrativas e instituciones, de acuerdo con los pla4os 2 re;uisito de trans*erencia ;ue esta#lece este re9la entoK+1
0 ?

5e8 del Sistema Nacional de Archivos n> ?202) artc$lo !0) pp+ 2! 5e8 del Sistema Nacional de Archivos n> ?202) artc$lo 3@) pp+ 2! A 5e8 del Sistema Nacional de Archivos n> ?202) artc$lo !0) pp+ 2! @ 5e8 del Sistema Nacional de Archivos n> ?202) Artc$lo !1) pp+2!+ 10 5e8 del Sistema Nacional de Archivos n> ?202) artc$lo 30) pp+ 22 11 5e8 del Sistema Nacional de Archivos n> ?202) Artc$los 3 al @, Artc$lo !0+ 4e'lamento a la 5e8 del Sistema Nacional de Archivos) Artc$lo 3) 02 al 0"+ 12 4e'lamento a la 5e8 del Sistema Nacional de Archivos) artc$lo "@) pp+!"

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Organizar:
=se la .uncin de disponer de los docu entos de anera ;ue *or e un con$unto or9nico de acuerdo con la entidad productora. Se su#divide en dos procesosD 1+ Clasi*icar+!D
B-cnica encar9ada de dividir un *ondo docu ental ;ue re*le$e la articulacin or9nica, las actividades 2 las relaciones ;ue se dan en la produccin de docu entos. =7isten #sica ente cuatro *or as de clasi*icar los docu entos.

1. "rdenarD
=l artculo 31 del /e9la ento de la Le2 )1,1 de*ine la ordenacinD J=s la asi9nacin de nA eros letras ;ue se da a los docu entos, as co o si colocacin en el espacio *sico correspondienteK. Los docu entos de#en se trans*eridos al archivo ordenados 2 el archivero de#e respetar el orden ori9inadle los docu entos ;ue reci#e. La ordenacin, pues es una la#or propia de las o*icinas ad inistrativas, ;uienes una ve4 ha2an esta#lecido el orden de los docu entos de una is a serie. Mantendrn ese orden sin alterarlo.

Descri$ir
>5er la 8e*inicin de 8escripcin Archivstica del &losario? =l =le ento i portante de rescatar es ;ue co o institucin de servicio pA#lico nosotros co o encar9ados de un servicio de#e os 9aranti4ar ;ue la docu entacin este disponi#le para los usuarios en el o ento ;ue se necesita. Los Instru entos descriptivos o de locali4acin >co o se les conoca anterior ente? se utili4an para locali4ar la 8ocu entacin 9uardada en los depsitos, ;ue se solicita para su consulta, 2 para controlar las entradas 2 salidas de dicha docu entacin+% en los depsitos.

#eleccionar:
=l pro*esor Manuel 5s;ue4 se<alaD J=s el acto ediante el cual se decide la eli inacin de docu entos de enor valor histricoOcultural, a *in de conservar e$or los de a2or valorK+' est de*inicin tiene la de#ilidad de otor9arle a todos los docu entos un valor histrico pero contiene en esencia en ;ue consiste dicho proceso en nuestra institucin. Pode os anali4ar el proceso de seleccin en dos partesD 1. (alorar: =s el proceso de anali4ar los valores pri arios 2 secundarios de los docu entos, se ha#lar s a plia ente en el capitulo PI5 cuando e7pli;ue os co o se reali4ar este procesos en nuestra institucin. 2. Eliminacin: Consiste en el proceso de reducir a aterial no le9i#le los docu entos ;ue co o resultado de la valoracin, se decide destruir.

Conservar:
J=sta re*erido a las polticas 2 practicas ;ue tiene por o#$etivo especi*ico evitar, apla4ar 2 reparar el deterioro 2 los da<os su*ridos por los docu entos, inclu2endo la aplicacin de -todos 2 t-cnicas activas o pasivas.....K+( este proceso se divide en dos su#procesosD 1. PreservarD J...Con este t-r ino se desi9nan el con$unto de edidas necesarias para antener la inte9ridad de los docu entos 2 su contenido in*or ativo. A#arca los *inancieros, el acondiciona iento de locales de tra#a$o 2 de al acena iento. La provisin de personal 2 la adopcin de polticas. B-cnicas 2 -todos destinados a salva9uardar el contenido del ArchivoK+) 2. /estaurarD J.....co prende una a plia variedad de procedi ientos activos de conservacin destinados a e$orar el estado *sico de los docu entos estropeados 2 restituirlos en la edida de lo posi#le a su estado +3 ori9inal....K
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4e'lamento a la B5e8 del Sistema Nacional de Archivos) #apit$lo IC) Artc$lo ?@-A1+ 1<NID6 7<4NEND<F) Soledad 8 otros- Coleccin Manual del Alcalde, El Archivo Municipal; 1anco #r=dito 5ocal) 2adrid <spaGa) ;rimera <dicin 1@A0+ 1" CESH3<F) 2AN3<5- Seleccin, Ordenamiento y Clasificacin <n Revista del Archivo General de la acin. n> 0- aGos CI+ 1$enos Aires Ar'entina+ 1@??+ p+ 23+ #itado por Ana Cir'inia Garca 1enedictis+ 10 A#< G6NFE5<F) #ecilia- !an"al de #reservacin y Conservacin de $oc"mentos so%orte %a%el+ pp+ 10+ 1? I1ID<2+ 1A I1ID<2+

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!acilitar:
JConsiste en poner los docu entos a disposicin del ente productor, los usuarios 2 el pA#lico en 9eneralK+6 =l 8erecho a /eci#ir in*or acin est consa9rado en nuestra Constitucin Poltica en el Artculo !,, ;ue nos ha#la del Principio de pu#licidad de los docu entos pA#licos Con respecto a los servicios de *acilitacin es i portante encionar el Principio de Peticin 2 Pronta /espuesta, enunciado en nuestra Carta Ma9na en el Artculo 1), ;ue es la #ase so#re la descansan los procesos de rendicin de cuentas. .acilitacin de docu entos la pode os dar de las si9uientes anerasD 1. ConsultaD Se lla a de est *or a a la utili4acin del docu entos por parte del cliente dentro del recinto destinado para tal *in1, 2. Pr-sta oD Cuando la ndole de los asuntos e7i9e la salida de los docu entos del Archivo Central. =l servicio ;ue se da se, deno ina, en t-r inos t-cnicosD pr-sta o1+. Al i9ual ;ue en el caso de las consultas este tipo de servicios de#e estar re9ulado 2 para poder autori4ar la salida de cual;uier docu entos de los depsitos de#e e7istir un instru ento de control ;ue 9arantice la posi#ilidad de recuperar el docu ento. !. /eproduccinD Consiste en reali4ar procesos de duplicar, copiar, transcri#ir o trasladar de un soporte a otro de s *cil consulta los docu entos contenidos en el archivo. Cual;uier proceso de *acilitacin de los docu entos esta su$eta a ;ue los is os no sean so etidos a peli9ro de p-rdida o e7travi. =n caso ;ue el docu ento se encuentre da<ado se puede retirar te poral o per anente ente del servicio al pA#lico. Para lo cual e7iste ecanis o de i9racin de soportes co o el icro*il o las i 9enes di9itales ;ue pueden ser una opcin para poder antener la in*or acin al servicio pA#lico 2 9aranti4ar la per anencia de los docu entos. &eneral ente los retiros de la docu entacin se dan en los archivos centrales o histricos, no en los de 9estin ;ue conservan docu entacin de poco tie po de creada 2 los tr ites ;ue los ori9inan estn vi9entes, por lo ;ue sola ente se li ita el acceso en los archivos de 9estin, en casos ;ue por el 9enero de la in*or acin ;ue se ane$a no sea reco enda#le su *acilitacin sin ser parte directa ente interesadaD Bitular de un e7pediente en el caso de /ecursos Fu anos, involucrados o asesor le9al en asuntos $urdicos, participante en la licitacin en proveedura, etc.

Administrar:
JConsiste en esta#lecer 2 e$ecutar la planeacin, la or9ani4acin, la inte9racin del personal, la direccin 2 el control ;ue ri9en las la#ores desarrolladas en los archivosK11. 8e#e os se<alar ;ue en las instituciones el Archivo Central es el coordinador de las polticas en ateria de archivos 2 responsa#le de velar por el cu pli iento de las disposiciones e anadas de la @unta Ad inistrativa del Archivo Eacional, la 8ireccin &eneral de Archivo Eacional 2 la Co isin Eacional de Seleccin 2 =li inacin de 8ocu entos. Las *unciones del Archivo Central se vern con a2or a plitud en el captulo P5I.

Sistema de &lasi#icacin!
La Clasi*icacin separa los docu entos de acuerdo a caractersticas ;ue los distin9uen de los otros, 2 e7isten varios tipos de clasi*icacin utili4ados en los archivos de 9estin ;ue anali4are os #reve ente a continuacinD

Clasi%icacin Orgnica:
Consiste en la utili4acin de la estructura or9nica de la institucin >"r9ani9ra a? para clasi*icar los docu entos
1@ 20

4e'lamento a la 5e8 del Sistema Nacional de Archivos) capt$lo IC) artc$lo @1) pp+ "2+ 1<NID6 7<4NEND<F) Soledad- 2an$al del Alcalde) Archivo 2$nicipal, 1anco #r=dito 5ocal) 2adrid <spaGa) 1> edicin 1@A0) pp+ ""+ 21 1<NID6 7<4NEND<F) Soledad- 2an$al del Alcalde) Archivo 2$nicipal) 1anco #r=dito 5ocal ) 2adrid <spaGa+ 1> edicin 1@A0+ pp+!@+ 22 4e'lamento a la 5e8 del Sistema Nacional de Archivos) #apt$lo IC) artc$lo A@) p+ "2+

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Clasi%icacin por %unciones:

JConsiste en la clasi*icacin de los docu entos, de acuerdo con las *unciones 2 actividades de la institucinK1!

Clasi%icacin por asuntos:

JConsiste en la clasi*icacin de los docu entos, #ases a en los asuntos o a los ;ue se re*iere.K1% aterias

Orgnico !uncional por Asuntos *O)!'A#+:

=n la actualidad se utili4a este -todos co o e$or opcin para esta#lecer una clasi*icacin e*iciente de los archivos de 9estin 2a ;ue la co #inar los ele entos de los tres anteriores -todos de clasi*icacin se convierte en una *or a u2 verstil 2 9il para la ad inistracin de los docu entos. Ser e7plicado con deteni iento al e7plicar la propuesta de cuadro de clasi*icacin 2 ordenacin para la institucin.

)*todos de Ordenacin!
La ordenacin es el a9rupar los docu entos de acuerdo a caractersticas ;ue los hacen si ilares, los -todos de ordenacin identi*icados en el /e9la ento a la Le2 del Siste a Eacional de Archivos sonD

Al%a$,tico-.:
JSus ele entos son los no #res de personas, cosas, aconteci ientos 2 lu9aresK Se distin9uen tres tipos de "rdenacin Al*a#-ticaD +. "no sticaD Por el Eo #re de las Personas. 1. Bopon icaD Por el Eo #re de los Lu9ares. !. Asuntos o MateriasD Be as re*eridos en los docu entos.

Cronolgico:
8e acuerdo con la data te poral, los ele entos ;ue la co ponen son el a<o, el es 2 el da.

/um,rico:
Asi9na nA eros a los docu entos para colocarlos en el espacio *sico.

23 2!

4e'lamento a la 5e8 del Sistema Nacional de Archivos) capt$lo IC) artc$lo A0) inciso % + pp+"0+ 4e'lamento a la 5e8 del Sistema Nacional de Archivos) capt$lo IC) Artc$lo A0 inciso c ) p+"1 2" 4e'lamento a la 5e8 del Sistema Nacional de Archivos) #apt$lo IC) artc$lo A3) p+ "1

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Funcionamiento del Sistema ORFUAS+, de &lasi#icacin!

Modelos de Clasi%icacin-0 para un archivo de gestin:
#ecciones #u$ secciones #erie 'nidades Documentales:

12O%icina "roductora -2 3nstitucin a la cual pertenece la o%icina productora: 42 Administracin "5$lica

8ividida por series de Cada Con$unto de docu entos Unidades Cada una de las co puestas por un tipo dependencias de la is o Institucin, se utili4a docu ental dentro el or9ani9ra a co o de un 9rupo.

odelo de or9ani4acin. Poder Le9islativo 2 sus instituciones, Qr9ano =lectoral, Poder =$ecutivo, Poder @udicial, = presas .inancieras, Instituciones Pu#licas de Servicio, Municipalidades. 62 3nstituciones Se puede Su#dividir "articulares o de acuerdo con las necesidades privadas ordenndolos al*a#-tica enteD Asociaciones Cole9ios Cooperativas Corporaciones Sindicatos Universidades, =tc .2 "articulares Copias 2 "ri9inales de docu entos enviados 2 reci#idos de personas *sicas. Si ple ente se ordenan al*a#-tica ente los e7pedientes. Se puede Su#dividir 72 continentes, 3nternacionales por pases, "r9anis os Internacionales, =tc.

Cada Unidad ;ue *or a parte de una serie, identi*icado por asuntos especi*ico, un no #re, un a<o o cual;uier criterio ;ue re*le$e s contenido.

8m$itos del Cuadro de Clasi%icacin:

12 O%icina "roductora: a. RGue Inclu2e =ste #ito de archivoS =ntidad productora es el ente ;ue produce el docu ento, se coloca Anica ente los tipos docu entales producidos en la entidad productora 2 ;ue no se envan a otras instancias. #. -todo de "rdenacinD en el #ito "*icina Productora ordenare os los docu entos al*a#-tica ente. -2 8m$ito 3nstitucin productora:
20

<n ;rincipio- 4espeta el 6ri'en o la procedencia de los doc$mentos salvo c$ando la necesidad e*i&a la formacin de $n e*pediente+ 2? 234I556 A57A46) Isa%el- Principios de Gestin y Administracin de Documentos, <diciones #entroamericanas) San 9os=+ pp+3A-3@+

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a. =n es #ito se colocan las copias de los docu entos enviados por la o*icina productora 2 los reci#idos de las di*erentes instancias de la institucin la ;ue pertenece esa entidad #. -todo de "rdenar en el archivoD =n este #ito se ordena al*a#-tica ente los tipos docu entales. c. -todo de "rdenar dentro de las unidades 8ocu entalesD 8entro de cada =7pediente los docu entos se ordenan cronol9ica ente. 42 8m$ito Administracin "5$lica: a. A;u se conservan los docu entos reci#idos 2 enviados a las di*erentes entidades de la ad inistracin pA#lica e7clu2endo a la ;ue pertenece la o*icina productora. b. =structura de la Ad inistracin PA#lica >"r9ani9ra a?28D

2A

Solamente se le a%re e*pediente a $na instit$cin c$ando comien(a a e*istir $n intercam%io de doc$mentacin ) de los contrario no es necesario el e*pediente+

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&ipo de 3nstitucin Poder Le9islativo

/om$re de 3nstitucin Asa #lea Le9islativa

Dependencia Contralora &eneral de la /epu#licaD 8e*ensora de los ha#itantes. Plenario

Qr9ano =lectoral

Bri#unal Supre o de =lecciones /e9istro Civil Poder =$ecutivo Presidencia de la /epA#lica Conse$o de &o#ierno A9ricultura 2 9anadera Ministerio de Ciencia 2 Becnolo9a Ministerio de Co ercio =7terior, Ministerio de Cultura 2 @uventud, Ministerio de =cono a, Industria 2 Co ercio, Ministerio de =ducacin PA#lica, Ministerio de &o#ernacin 2 Polica, Ministerio de Facienda, Ministerio de @usticia 2 &racia, Ministerio de "#ras PA#licas 2 transportes, Ministerio de Plani*icacin Eacional 2 Poltica econ ica, Ministerio de Presidencia, Ministerio de. /ecursos Eaturales =ner9a 2 Minas, Ministerio de /elaciones e7teriores, Ministerio de Salud PA#lica, Ministerio de Se9uridad PA#lica, Ministerio de Bra#a$o 2 Se9uridad Social, Ministerio de 5ivienda 2 Asenta ientos Fu anos, Ministerio de Poder @udicial Auditoria, 8eparta ento de, Co isiones Conse$o Superior del Poder @udicial Corte Plena 8e*ensores PA#licos, 8eparta ento de. 8i9esto @udicial. 8ireccin =$ecutiva Alcaldas @u49ados Salas Bri#unales =scuela @udicial In*or acin 2 /elaciones PA#licas Ministerio PA#lico "r9anis o de Investi9acin @udicial Personal, 8eparta ento de Plani*icacin, 8eparta ento de Secretara &eneral de la Corte 2 del Conse$o Bri#unal de Inspeccin = presas PA#licas Banco Central de Costa /ica .inancieras Banco Cr-dito A9rcola de Carta9o Banco de Costa /ica Banco Fipotecario de la 5ivienda Banco Eacional de Costa /ica Banco Popular 2 de 8esarrollo Co unal Co isin Eacional de Pr-sta os para la =ducacin. Corporacin Bananera Eacional, Sociedad Anni a

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&ipo de 3nstitucin

/om$re de 3nstitucin Dependencia Corporacin Costarricense de 8esarrollo Instituto de .o ento 2 Asesora Municipal. Instituto Eacional de Se9uros Instituto Eacional de 5ivienda 2 Ur#anis o. = presas PA#licas Conse$o Eacional de Produccin Eo .inancieras =ditorial Costa /ica = presa de Servicios PA#licos de Feredia Instituto Costarricense de Acueductos 2 Alcantarillados Instituto Costarricense de =lectricidad Instituto Costarricense de Puertos del Paci*ico. @unta Ad inistradora de Servicios =l-ctricos de Carta9o @unta Ad inistrativa para el 8esarrollo de la 5ertiente Atlntica. /e*inadora Costarricense de Petrleo Instituciones Archivo Eacional PA#licas e Servicios Ca$a Costarricense de Se9uro Social Centro Costarricense de Produccin Cine ato9r*ica.O Centro para la Pro ocin de la =7portaciones >C=EP/"? Cole9io Universitario de Ala$uela Cole9io Universitario de Carta9o Cole9io Universitario de Li n Cole9io Universitario de Puntarenas Co isin Eacional de Asuntos Ind9enas Co isin Eacional de Con e oraciones Fistricas Co isin Eacional de Eo enclaturas Co pa<a Eacional de 8an4a Co pa<a Eacional de Beatro Conse$o Eacional de /ectores 8ireccin &eneral de Asi9naciones .a iliares 8ireccin &eneral de =ducacin .sica 2 8eportes =scuela Centroa ericana de &anadera Instituto Conse$o Eacional de Investi9aciones Cient*icas 2 Becnol9icas Instituto Costarricense de Buris o Instituto del Ca*- de Costa /ica Instituto de 8esarrollo A9rario Instituto de .o ento Cooperativo Instituto Mi7to de A2uda Social Instituto Eacional de Alcoholis o 2 .r aco dependencia Instituto Becnol9ico de Costa /ica @unta de Pensiones 2 @u#ilaciones del Ma9isterio Eacional @unta de 8e*ensa del Ba#aco Movi iento Eacional de @uventudes Museo de Arte Costarricense

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1!

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&ipo de 3nstitucin

Municipalidades Ala$uela

Carta9o

&uanacaste

Feredia

/om$re de 3nstitucin Dependencia Museo de los Ei<os Museo Fistrico 2 Cultural @uan Santa ara Museo Eacional "*icina del Arro4 "*icina Eacional de Se illas "r;uesta Sin*nica Eacional Patronato Eacional de Cie9os Patronato Eacional de la In*ancia /e9istro Eacional Se de#e ela#orar una carpeta para cada una de la 8ireccionesD Catastro, Bienes in ue#les, #ienes ue#les, Propiedad Intelectual, 8ireccin &eneral, Auditoria, etc. se9An e7ista co unicacin con las is as. Servicio Eacional de A9uas Su#terrneas, /ie9o 2 Aventa ientos. Servicio Eacional de =lectricidad Siste a Eacional de /adio 2 Canal +! Belevisin Cultural. /adio Eacional Beatro Eacional Beatro Popular Melico Sala4ar Universidad de Costa /ica Universidad =statal a 8istancia Universidad Eacional Autno a. Clasi*icadas por provincias 2 ordenadas al*a#-tica ente Ala$uela Al*aro /ui4 Atenas &recia &uatuso Los Chiles Earan$o "rotina Pal ares Pos San Carlos San Mateo San /a n Upala 5alverde 5e9a Alvarado Carta9o =l &uarco @i -ne4 La Unin "rea uno Paraso. Burrial#a A#an9ares Ba9aces Ca<as Carrillo Fo$ancha La Cru4 Li#eria Eanda2ure Eico2a Santa Cru4 Bilarn Barva Bel-n .lores Feredia Santo 8o in9o San /a*ael

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1"

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&ipo de 3nstitucin

Li n

Puntarenas

San @os-

/om$re de 3nstitucin San Isidro San Pa#lo Sarapi;u Santa Br#ara &uci o Li n Matina Pococ Si;urres Bala anca A9uirre Buenos Aires Corredores Coto Brus =spar4a &ara#ito &ol*ito Montes de "ro "sa Parrita Puntarenas Acosta Ala$uelita Aserr Currida#at 8esa parados 8ota =sca4A &oicoechea Len Cort-s Montes de "ca Mora Morava Puriscal San @osSanta Ana Bi#s Burru#ares 5s;ue4 de Coronado

Dependencia

c. .or a de ordenacin para el 0 #ito Ad inistracin PA#licaD Los e7pedientes dentro de este #ito se ordenan de *or a al*a#-tica. 62 8m$ito Administracin "rivada: a. 8entro de este #ito se inclu2e la docu entacin enviada 2 reci#ida de e presas 2 or9ani4aciones de carcter privado. Se puede esta#lecer dentro de este #ito una clasi*icacin para aclarar s el contenido. Por e$e plo proveedura o Besorera podran incluir dentro de este #ito una clasi*icacin especial para proveedores donde se le ha9a un e7pediente a cada proveedor donde e pe4ando con la ho$a de re9istro de los proveedores 2 se inclu2a todas las *acturas pro *or a, copias de ordenas de co pras, *acturas copias de *or ularios de entre9a de che;ues 2 cual;uier tipo docu ental ;ue se re*iera a los proveedores 2 la correspondencia se ane$a co o un tipo docu ental aparte para *acilitar su locali4acin. #. M-todo de "rdenar las unidades 8ocu entalesD este #ito de#e ser ordenado al*a#-tica ente, en caso de ser necesario se puede incluir una clasi*icacin topon ica cuando el archivo tiene un volu en de docu entos u2 9rande 2 de uchos e7pedientes di*erentes. .2 8m$ito "articulares: a. RGu- Inclu2e este #itoS =n este #ito se inclu2en los docu entos enviados 2 reci#idos de personas *sicas, particulares, contri#u2entes etc. se con*eccionar un e7pediente para cada persona cuando se le enva 2 reci#e un 9ran volu en de docu entos de lo contraro se puede
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esta#lecer un e7pediente para varios, pero en este caso se de#e ordenar en estricto orden cronol9ico 2 se de#e resaltar la identidad de la persona con ucha claridad. #. .or a de "rdenacin para el #ito TparticularesT. =ste #ito se de#e ordenar en estricto orden al*a#-tico 2 a lo interno de los e7pedientes de#e e7istir un estricto orden cronol9ico. 72 8m$ito internacional: a. RGu- inclu2e este #ito de archivoS Se inclu2e docu entos ;ue se envan 2 reci#en de instituciones internacionales. Para este #ito se puede esta#lecer una clasi*icacin por continente, pas provincia >8eparta ento o estado se9An la usan4a en esa nacin?, re9in, tipo de or9ani4acin, no #re de la or9ani4acin, unidad ad inistrativa >de ser necesario?. #. .or a de "rdenacin para el #ito internacionalD 8entro de este #ito se esta#lece una ordenacin al*a#-tica

&uadro de &lasi#icacin a utilizar en la )unicipalidad de -a Unin! .structura para el mbito institucional!

Cdigo-9 ,+ ,+O+ ,+O1 ,1 ,1O+ ,1O1 ,1O! ,1O% ,1O%O+ ,1O%O1 ,1O%O! ,1O%O% ,1O%O' ,1O%O( ,1O%O) ,1O' ,1O'O+ ,1O'O1 ,1O'O! ,1O'O% ,1O( ,1O(O+ ,1O(O1 ,1O(O! ,1O(O%
2@

3niciales para la !ondo 1 Correspondencia CM Conce$o Municipal AIM S=C AMF 8A@S C8C "P 8A8 AC SIM MM ".IM 8ACS SI //FF 8. CM PM /C BM 8"P 8F 8C 85BI 8IE Alcalda Municipal

!ondo -

!ondo 4

Auditoria Interna Secretaria del Conce$o Asunto @urdicos, 8ireccin de 8eparta ento de Co puto. "*icina de Plani*icacin. 8ireccin Ad inistrativa Archivo Central Seccin de Inspectores Municipales Mercado, Pla4as 2 .erias "*icina Municipal de la Mu$er Proveedura Municipal 8eparta ento de Se9uridad Interna /ecursos Fu anos 8ireccin .inanciera Conta#ilidad Municipal Presupuesto Municipal /entas 2 Co#ran4as Besorera Municipal 8ireccin "peraciones de 8eparta ento de Aseo de 5as e Fi9iene 8eparta ento de Catastro, 8eparta ento de 5aloracin de Bienes In ue#les 8IEA8=CU

<l cdi'o se $tili(a para efectos de locali(acin tanto dentro de los archivos de 'estin como en el archivo central) sirve para identificar la $nidad prod$ctora+

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1?

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,1O(O'

8"

8eparta ento "#ras

de

Clasi%icacin para las series : tipologas documentales:

Cdigo #erie Documental
,+ ,+O,+ ,+O,1 ,+O,! ,+O,% ,+O,' ,+O,( ,1 ,1O,+ ,1O,1 ,1O,! ,1O,% ,1O,' ,1O,( ,1O,) ,1O,3 ,! ,% ,' ,'O,+ ,'O,1 ,( ,) ,3 ,6 +, ++ ++O,+ ++O,1 ++O,! ++O,% +1 +1O,+ +1O,1 +! +% +' +'O,+ +'O,1 +( +(O,+ +(O,1 +(O,! +) +)O,+ +)O,1 +)O,! +)O,% +)O,' +)O,( +3 +3O,+ +3O,1 +3O,! +3O,% +3O,' +3O,( +3O,) +3O,3 +3O,6 +3O+, +3O++ +3O+1
30

&ipo Documental
Cartas =nviadas Cartas /eci#idas Circulares =nviadas Circulares /eci#idas Consecutivos >Copiadores? Me orandos >=nviados 2 /eci#idos

Correspondencia

Actas Actas de Conce$o Cantonal Actas de Conce$o 8istrital Actas de 8eco iso Actas de 8evolucin de Mercadera Actas de 8onacin Actas de =li inacin de 8ocu entos Actas de @ura entacin de @untas de =ducacin Actas de /e ate de Patentes Acuerdos A*iches Ar;ueos Ar;ueos de Ca$a Chica Ar;ueos de Ca$a /ecaudadora Autori4aciones de Corte de Madera AvalAo AvalAo de Berrenos Bitcoras Boletas de Par;u etro Cali*icaciones de Servicio Le9i#les por Ma;uina!, Casetes 8iscos Co pactos >Qpticos? 8iscos de Acetato 8is;uetes Certi*icaciones Certi*icacin de Salarios Certi*icacin e7pedidas por el Conce$o Municipal. Che;ues Co pro#antes de In9resos Conciliaciones Conciliaciones Bancarias Conciliaciones de Cuentas >E" Bancarias? Constancias Constancias de Patente Constancias de Salario Constancias =7pedidas por el Archivo Central Contratos Contratos de /e ates Contratos 8irectos Contratos La#orales Contratos por patrocinio Contratos por /e9istro Contratos por Servicio Controles Control de Activos Control de Asistencia de los .uncionarios Control de Asistencia de /e9idores Control de Che;ues Control de Correspondencia Control de =ntre9a de Uni*or es Control de Ferra ientas Control de Fora e7tra Control de Marca Control de Materiales Control de Solicitudes de Co #usti#les Control de Braslado de Correspondencia

Se refiere a c$alI$ier soporte alternativo $tili(ado para reali(ar respaldos de informacin+

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Cdigo #erie Documental

+3O+! +3O+% +6 +6O,+ +6O,1 1, 1,O,+ 1,O,1 1+ 11 11O,+ 11O,1 1! 1!O,+ 1!O,1 1!O,! 1!O,% 1% 1%O,+ 1%O,1 1' 1'O,+ 1( 1(O,+ 1(O,1 1(O,! 1(O,% 1(O,' 1(O,( 1(O,) 1(O,3 1(O,6 1(O+, 1(O++ 1(O+1 1(O+! 1(O+% 1(O+' 1(O+( 1(O+) 1(O+3 1(O+6 1(O1, 1) 1)O,+ 1)O,1 13 16 16O,+ 16O,1 16O,! 16O,% 16O,' 16O,( 16O,) 16O,3 16O,6 16O+, 16O++ 16O+1 16O+! 16O+% 16O+' 16O+( 16+O) 16O+3 16O+6 16O1, 16O1+ Convenios

&ipo Documental
Control de 5acaciones Bar$etas de Marcas Convenios Internacionales Convenios Eacionales

8eclaraciones 8eclaracin de Bienes In ue#les 8eclaraciones 2 Besti onios 8enuncias =scrituras =scrituras de Bienes In ue#les =scrituras de Bienes Mue#les =stados =stados de 8epreciacin =stados 8iarios =stados .inancieros =stados Se anales de Besorera =studios =studios de Clasi*icacin de Puestos =studios Bari*arios =valuaciones =valuaciones de 8ese pe<o =7pedientes =7pediente Ad inistrativo. =7pediente de Actas =7pediente de Arre9los de Pa9o =7pediente de Auditoria =7pediente de Beca =7pediente de Casos =7pediente de Che;ue =7pediente de Co pra 8irecta =7pediente de e;uipo de Co puto =7pediente de e7hu acin =7pediente de .este$os =7pediente de Licitacin =7pediente de Mercado =7pediente de Partidas =speci*icas =7pediente de Patentes =7pediente de Personal =7pediente de Pro2ecto =7pediente de /e ate =7pediente de 5entas =7pediente @udicial &arantas Incapacidades In*or es &aranta de Cu pli iento &aranta de Participacin Boletas de Incapacidad In*or In*or In*or In*or In*or In*or In*or In*or In*or In*or In*or In*or In*or In*or In*or In*or In*or In*or In*or In*or In*or es de A9uinaldo es de Ar;ueos es de Auditoria es de Bode9a e de Ca$a Chica e de Cierre de Ca$a e de Co #usti#le e de Co isiones e de Co pro#antes de Pa9o e de Co pro iso por pa9ar e de 8e*unciones e de 8etalle del Presupuesto e de =9resos e de =$ecucin Presupuestaria e de = isin de 8ocu entos de &estin Co#ro e de .acturacin e de &acetas e de Foras =7tra e de Incapacidades e de In9resos e de La#ores de la Alcalda 1@

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Cdigo #erie Documental

16O11 16O1! 16O1% 16O1' 16O1( 16O1) 16O13 16O16 16O!, 16O!+ 16O!1 16O!! 16O!% 16O!' 16O!( 16O!) 16O!3 16O!6 16O%, 16O%+ 16O%1 16O%! !, !,O,+ !,O,1 !,O,! !+ !+O,+ !+O,1 !+O,! !1 !1O,+ !1O,1 !1O,! !1O,% !! !!O,+ !!O,1 !% !%O,+ !%O,1 !%O,! !' !'O,+ !'O,1 !( !(O,+ !(O,1 !(O,! !) !3 !3O,+ !3O,1 !6 !6O,+ !6O,1 !6O,! !6O,% %, %,O,+ %,O,1 %,O,! %+ %+O,+ %+O,1 %1 Inventarios

&ipo Documental
In*or e de La#ores 8eparta entales In*or e de La#ores 8iarias In*or e de La#ores Se anales In*or e de Lle9adas Bardas In*or e de Movi ientos &enerales del Mes In*or e de Pa9o de 8ietas In*or e de Pa9o de Prohi#icin 2 8edicacin =7clusiva In*or e de Partes In*or e de Partidas =speci*icas In*or e de Pendiente de Co#ro In*or e de Per isos de Construccin In*or e de Per isos de Construccin de Eichos In*or e de Plan de Pa9os In*or e de Presupuesto de Foras =7tra In*or e de /ea$uste de Salarios In*or e de /eci#os Anulados In*or e de /eci#os Co#rados In*or e de Besorera In*or e de 5acaciones In*or e de 5entas de Boletas In*or e de 5entas de Per isos de =staciona iento Mensuales In*or e del Siste a I.AM >Besorera? Inventario de #ienes Inventario de Bode9a Inventario de 8ocu entos

Le2es 2 /e9la entos Cdi9o Municipal Le2es de la /epA#lica /e9la entos Internos Li#ros Li#ro Au7iliar de ca$a Li#ro de Banco Li#ro 8iario Li#ro Ma2or Licencias 2 Per isos Per isos de Construccin Per isos de Salida Per isos Sindicales Li;uidaciones Li;uidacin de Che;ue Li;uidacin de &astos de 5ia$e Li;uidacin Presupuestarias Manuales Manual de Procedi iento Manual de Uso de So*tUare Minutas Minutas de Conce$o Cantonal Minutas de Conce$o 8istrital 2 Co isiones Mociones Eo ina de Pa9o de Che;ues Eotas de Cr-dito Eotas de 8e#ito Eoti*icaciones Eoti*icacin de Atraso de Pa9o Eoti*icacin de la Corte Eoti*icacin Interna Eoti*icacin Policial "rdenes "rdenes de Atencin Medica "rdenes de Pa9o "rdenes de Salida de Activos Partes Partes de Bransito Parte Policial Planes de Bra#a$o

Eo inas Eotas

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Cdigo #erie Documental

%1O,+ %1O,1 %1O,! %!O %!O,+ %!O,1 %% %%O,+ %%O,1 %%O,! %%O,% %%O,' %%O,( %' %'O,+ %'O,1 %'O,! %'O,% %( %(O,+ %(O,1 %) %)O,+ %)O,1 %)O,! %)O,% %)O,' %)O,( %)O,) %)O,3 %)O,6 %)O+, %)O++ %)O+1 %)O+! %)O+% %)O+' %)O+( %)O+) %)O+3 %3 %3O,+ %3O,1 %3O,! %3O,% %3O,' %3O,( %3O,) %3O,3 %3O,6 %6 ', ',O,+ ',O,1 ',O,! '+

&ipo Documental
Plan Anual "perativo Plan Anual "perativo Institucional Plan de Pro2ecto de Bra#a$o

Planilla Planilla dela Ca$a Planilla de Pa9o de Salario Planos Plano Catastro Plano de Construccin Plano de =di*icacin de Inter-s PA#lico Plano de =di*icio Municipal Plano de Pro2ecto Plano de Ur#ani4acin Presupuesto Modi*icacin Presupuestaria =7terna Modi*icacin Presupuestaria Interna Presupuesto "rdinario Presupuesto =7traordinario /eci#os /eci#os de Pa9o /eci#os de Servicios PA#licos /eportes /eportes /eportes a la Ca$a /eportes Conta#les /eportes de Colisiones /eportes de 8eco isos /eporte 8iario de La#ores /eporte de 8ietas /eportes de IES /eportes de Morosidad. /eporte de "perativos Eocturnos /eporte de "rdenes de Co pra /eporte de Pa9o al Banco de Costa /ica /eporte de Pa9o al Banco Eacional /eporte de Partes Municipales /eportes de Patentes /eporte de Per isos de Construccin /eporte de /etiro de Patentes 2 /tulos /eportes de 5ehculos con Boleta en Zona de =staciona iento Municipal /eporte de 5enta de Eichos Solicitud de Audiencia Solicitud de Constancia de Bienes In ue#les Solicitud de e7plotacin de Patentes de Licores Solicitud de Licencia de =studios Solicitud de Per iso de Construccin Solicitud de Per isos de /eparacin, e$oras 2 a pliaciones Solicitud de Bra#a$o Solicitud de Bransporte Solicitud de 5ehculo Boletos de =spectculos pA#licos "rdenes de Co pra /e;uisiciones de Bienes 2 Servicios Salidas de Bode9a 5ale de Ca$a Chica.

Solicitudes

Bi;uetes Bra ites de proveedura

5ales

nstrumentos %escriptivos a utilizar en los archivos de gestin de la )unicipalidad de /eredia

Control de Correspondencia )eci$ida:
/e9istro de 8atos de los docu entos ;ue in9resan a la o*icina.

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Control de Consecutivo de Documentos41:

/e9istro de la in*or acin #sica de los docu entos ;ue se ela#oran en la o*icina.

;ista de )emisin4-:
Instru ento 8escriptivo ;ue sirve de constancia so#re los docu entos re itidos a -l si9uiente nivel de archivo >&estinOCentral, CentralOFistrico?

&a$la de "lazo de Conservacin de Documentos44:

Instru ento 8escriptivo utili4ado para solicitar la eli inacin de docu entos al Co it- Institucional de Seleccin 2 eli inacin, contiene datos i portantes para el conoci iento de los docu entos.

'aloracin de %ocumentos
Sa#e os ;ue el proceso de valoracin es u2 i portante para deter inar los pla4os de conservacin de los docu entos. =ste proceso e7i9e su o cuidado por ;ue puede autori4arse la eli inacin de docu entos de valor vital para la institucin. =n nuestro pas estos son los entes encar9ados de reali4ar la valoracin de los 8ocu entosD

Comit, 3nstitucional de #eleccin : Eliminacin de Documentos:

Se9An Indica la Le2 de Siste a Eacional de Archivos cada institucin de#e *or ar un Co it- Institucional de Seleccin 2 =li inacin!% 2 sus *unciones son!'D a =valuar 2 8eter inar la 5i9encia Ad inistrativa 2 Le9al de sus 8ocu entos. % Consultar a la Co isin Eacional de Seleccin 2 =li inacin cuando de#e eli inar docu entos ;ue ha2an *inali4ado su tr ite ad inistrativo. c So eter a la apro#acin de la Co isin Eacional de Seleccin 2 =li inacin de 8ocu entos las ta#las de pla4o apro#adas por el Co itInstitucional. =l Co it- Institucional de Seleccin 2 =li inacin de#e Inte9rarse de la si9uiente *or a!(D a =l Asesor Le9al % Superior Ad inistrativo del Archivo Central. c @e*e o =ncar9ado del Archivo de la entidad productora de la docu entacin o por ;uienes estos dele9uen sie pre 2 cuando reAnan las is as condiciones pro*esionales. d =l @e*e del 8eparta ento al ;ue se le va a eli inar la docu entacin. Su estructura ad inistrativa la con*or an un presidente, un secretario electos por a2ora a#soluta cada a<o, 2 se puede renovar.

Comisin /acional de #eleccin : Eliminacin de Documentos:

Se9An la Le2 del Siste a Eacional de Archivos!), la Co isin Eacional de Seleccin 2 =li inacin de 8ocu entos es un Qr9ano perteneciente a la 8ireccin &eneral del Archivo Eacional, 2 su principal *uncin es la de dictar las nor as so#re seleccin 2 eli inacin de docu entos, acuerdo con su valor cient*ico cultural 2 resolver las consultas de los entes ;ue con*or an el Siste a Eacional de Archivos. Se9An se<ala el /e9la ento a la Le2 del Siste a Eacional de Archivos al Co isin Eacional de Seleccin 2 =li inacin tiene las Si9uientes *unciones!3D
31 32

Cer ane*o 2> Cer ane*o !> 33 Cer ane*o 3> 3! 5e8 del Sistema Nacional de Archivos #apit$lo IC) artc$lo 33+ p+22+ 3" 4e'lamento a la 5e8 del Sistema Nacional de Archivos) Artc$lo 1!0 8 5e8 del Sistema Nacional de Archivos Artic$lo 33+ 30 4e'lamento a la 5e8 del Sistema Nacional de Archivos) Artc$lo 13A+ 3? 5e8 del Sistema Nacional de Archivos) Artc$lo 31) p+ 22+ 3A 4e'lamento a la 5e8 del Sistema Nacional de Archivos) #apt$lo C) artc$lo 120) p+"?+

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a 8ictar nor as so#re Seleccin 2 =li inacin de los 8ocu entos ;ue producen las instituciones encionadas en el artculo 1 de la Le2 ;ue se /e9la enta, % /esolver consultas atendiendo la 8irectri4 de Conservar los ;ue ten9an valor cient*icoOcultural, 2 autori4ar la eli inacin de los docu entos ;ue care4can de este valor, en las di*erentes etapas de *or acin de los archivos. c Anali4ar 2 apro#ar las ta#las de pla4o de conservacin de los docu entos ;ue presenten loas instituciones encionadas en el artculo 1 de la le2 ;ue se re9la enta. d 8icta inar en los casos ;ue se intenta llevar docu entos con valor cient*ico cultural *uera del pas. e 8ictar directrices 9enerales en los aspectos de procedi ientos de la la#or de la Co isin. f "tras *unciones ;ue asi9nen las le2es 2 re9la entos. JLa Co isin Eacional de Seleccin 2 eli inacin de 8ocu entos estar constituida, de acuerdo con lo dispuesto en el artculo !1 de la Le2 del siste a Eacional de la Si9uiente aneraD Un presidente, ;ui-n ser el presidente de la @unta Ad inistrativa del Archivo Eacional o ;uien lo representeI el @e*e del 8eparta ento 8ocu ental, ;ui-n e$ercer la vicepresidenciaI un t-cnico de ese 8eparta ento no #rado por el 8irector &eneral del Archivo EacionalI el @e*e o =ncar9ado del Archivo de la =ntidad Productora de la 8ocu entacin 2 un reconocido historiador no #rado por la @unta Ad inistrativa del Archivo Eacional, el 8irector &eneral del Archivo Eacional actuara co o 8irector e$ecutivoK!6

&a$la de "lazo de Conservacin6<:

J=l articulo +!+ del /e9la ento de la Le2 )1,1, 8e*ine la ta#la de Pla4o de la si9uiente aneraD a? es Un Instru ento en el ;ue constan los tipos docu entales producidos o reci#idos en una o*icina o institucin, en el cual se anotan todas sus caractersticas 2 se *i$an el valor ad inistrativo 2 le9al.K Para ela#orar loas ta#las de pla4o de conservacin de docu entos se re;uiere la participacin de los *uncionarios de los di*erentes departa entos. Para con*eccionarla se si9uen los si9uientes pasosD a Identi*icar todos los tipos docu entales utili4aros en la Unidad Ad inistrativa. % =sta#lecer la propuesta de pla4o de conservacin en el archivo de 9estin 2 en el archivo central se9An su conoci iento so#re el uso ;ue reci#en 2 cuanto tie po se consultan despu-s de ter inado el tr ite ;ue consta en -l. c Se ela#ora la ta#la de pla4o departa ental. d Se so ete a la apro#acin del Co it- Institucional de Seleccin 2 =li inacin de 8ocu entos. e Una ve4 apro#adas todas las ta#las de pla4o de los departa entos, el archivo central con*ecciona la ta#la de pla4o institucional. f Se enva a la Co isin Eacional de Seleccin 2 =li inacin donde se revisa los pla4os de 9estin 2 ad inistrativo 2 se deter ina cual tiene valor cient*ico cultural. ' Una 5e4 apro#adas por la Co isin Eacional Seleccin 2 =li inacin se co ien4a a aplicarla en el Institucin 8e#ido a ;ue el proceso de apro#acin de las ta#las de pla4o de conservacin de los docu entos es lar9o, la le2 del Siste a Eacional de Archivos conte pla el Siste a de 5aloracin Parcial%+.

E purgo de Documentos
Una ve4 apro#adas por la Co isin Eacional de Seleccin 2 eli inacin de 8ocu entos se puede eli inar los docu entos ;ue no ten9an valor para la institucin u o*icina directa ente desde el archivo Central o archivos de 9estin si9uiendo el si9uiente procesoD
3@ !0

4e'lamento a la 5e8 del Sistema Nacional de Archivos) #apt$lo C) artc$lo 11?) p+ "0+ Cer form$lario en el Ane*o 3 !1 4e'lamento a la 5e8 del Sistema Nacional de Archivos) #apit$lo C) artc$lo 131) p+ 00+

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a Autori4acin del Co it- Institucional de Seleccin 2 =li inacinD Se con*ecciona la ta#la de Pla4o de Conservacin con la In*or acin de los docu entos ;ue se ;uiere eli inar 2 se so ete a apro#acin del Co itInstitucional de Seleccin 2 =li inacin de 8ocu entos. % Acta de =li inacinD Una ve4 apro#adas las ta#las de pla4o de conservacin por el Co it- Institucional de Seleccin 2 =li inacin, se levanta un Acta de 8estruccin de 8ocu entos donde se ha9a constar con toda precisin el aterial a 8estruir, recuerde ;ue la Le2 del Siste a Eacional de Archivos esta#lece una pena de seis eses a tres a<os prisin al *uncionario responsa#le de una eli inacin de docu entos sin autori4acin sin per$uicio de otras sanciones esta#lecidas en otras le2es.

Sistema de 0rans#erencia de %ocumentos!

Co o se e7plico anterior ente la archivstica visuali4a los archivos co o un siste a inte9rado, de tres etapas >&estin, Ad inistrativo o Central e Fistrico? ;ue constitu2en una parte i portante dentro de la visin ad inistrativa de las or9ani4aciones, Fa#la os del Ber ino &estin 8ocu ental ;ue hace re*erencia a la necesidad ;ue tiene la institucin de controlar la cantidad de in*or acin ;ue constitu2e 2 en uchos casos soporta la estructura de un adecuado siste a de in*or acin 9erencial. Los archivos conservan toda la in*or acin donde consta el accionar de cada uno de los *uncionariosI son prue#as de de#eres 2 derechos de los ciudadanos 2 la institucin cual;uier perdida de la in*or acin de los archivos supone una perdida irrepara#le aun;ue e7ista copia de los docu entos en al9An lu9ar >principio de la autenticidad de los docu entos?. Por eso las or9ani4aciones de#en esta#lecer calendario de trans*erencias de docu entos entre los archivos de 9estin 2 el archivo central. Se #rinda a continuacin una #reve introduccin a co o se desarrolla los procesos de trans*erencia de docu entos entre las o*icinas 2 el archivo central to ando co o #ase la in*or acin contenida en las ta#las de pla4o institucionales.

Calendario de &rans%erencias:
Una ve4 apro#adas las ta#las de pla4o de conservacin de los docu entos, se estructura un calendario donde se esta#lece el periodo de tie po durante el cual cada unidad de#e reali4ar los procesos de trans*erencia de docu entos ;ue entran en su etapa correspondiente al se9undo nivel dentro del ciclo de vida de los docu entos. A anera de e$e plo, se podra desarrollar de la si9uiente anera%1D

"eriodo
=neroO*e#rero Mar4oOa#rilO a2o

'nidad Administrativa

Ma2oO$unio @ulioOa9osto Septie #reOoctu#re

Secretaria del Conce$o Auditoria Alcalda Municipal 8ireccin de asuntos Le9ales Plani*icacin Institucional 8ireccin ad inistrativa 8ireccin .inanciera 8ireccin de "peraciones

!2

;rop$esta I$e s$ aplicacin depende de I$e la Instit$cin %rinde los rec$rsos de infraestr$ct$ra) eI$ipo) materiales 8 rec$rso h$mano s$ficiente para procesar en periodos de dos meses la doc$mentacin a entre'ar por las distintas $nidades administrativas) apro*imadamente 2" metros lineales al aGo 8 $nas 1000 pie(as doc$mentales especficos (;lanos de #onstr$ccin) croI$is) foto'rafas) li%ros de actas etc+

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"eriodo
Eovie #re 8icie #re

'nidad Administrativa

Cual;uier re4a9o en la entre9a al archivo central 2 para ter inar de reali4ar los procesos t-cnicos a la docu entacin ;ue in9reso al archivo. Las eli inaciones de docu entos de las o*icinas 2 ;ue no se de#en trasladar al archivo central se reali4arn si ultnea ente a la presentacin de las solicitudes de trans*erencia de docu entos.

#olicitudes de &rans%erencia:
Cuando un departa ento reali4a el inventario de la docu entacin ;ue 2a paso en su vi9encia en los archivos de 9estin, solicitar por escrito al archivo central la trans*erencia de los docu entos 2 le ad$untara las listas de re isin correspondientes >.or ulario para dicho *in se encuentra en el archivo central $unto con los instructivos de c o llenarlos? Las listas de re isin se ela#oran por triplicado, ori9inal para el re9istro de in9resos al depsito de docu entos, una copia para el e7pediente de la unidad productora 2 una copia ;ue se devuelve a la unidad una ve4 veri*icado ;ue los contenidos de la ca$as corresponda con la in*or acin #rindada en las listas de re isin

Autorizacin del Archivo Central:

8e acuerdo con el calendario de trans*erencia, se asi9nar por parte del archivo central, una *echa en la ;ue se reci#ir los docu entos en el depsito del archivo central. =st autori4acin sie pre se de#e co unicar por escrito.

!orma de em$ala=e para los documentos:

=l archivo central *acilitar las ca$as de archivo, el personal ;ue #rindar asesora de c o utili4arlas. La cantidad de ca$as se deter inar de acuerdo con la in*or acin #rindada por la o*icina productora de las cantidades de etros lineales, unidades docu entales, soportes 2 ta a<os de los docu entos ;ue se<alen las Listas de /e isin. Al in9resar los docu entos al archivo Central de#en estar li pios 2 co pleta ente or9ani4ados con*or e al cuadro de clasi*icacin #rindado en el presente docu ento. =n archivstica e7isten dos principios ;ue se de#en respetar al in9resar los docu entos al 8epsitoD +. Principio de ProcedenciaD Eunca se de#en e4clar los di*erentes *ondos docu entales. 1. Principio del "rden "ri9inalD Los 8ocu entos en el archivo antienen la is a *or a de or9ani4acin con la ;ue esta#an dispuestos en la o*icina productora. =stos dos principios del tra#a$o dentro del archivo central se $usti*ican en ;ue si el archivo central reor9ani4a la docu entacin los instru entos descriptivos del archivo de 9estin, las listas de re isin pierden toda valide4. Ba #i-n si no se conserva el orden ori9inal al solicitar los docu entos la o*icina productora desconocera co o est or9ani4ados por lo ;ue no se sa#ra Rc o SolicitarlosS =s por este otivo ;ue se esta introduciendo un cuadro de clasi*icacin Anico para toda la institucin.

"roceso de trans%erencia:
Basados en el Artculo 74 del reglamento de la le: 0-<- del #istema /acional de Archivos, una ve4 ;ue la o*icina productora de la docu entacin a reci#ido la
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autori4acin para trasladar los docu entos al archivo 2 los ha colocado en sus respectivas ca$as, se trasladan al depsito donde personal del archivo central veri*icara ;ue la in*or acin de las listas de re isin contra los docu entos directa ente. /ecuerde ;ue los docu entos ;ue cu plen su vida Atil en el archivo de 9estin no de#en ser trasladados al archivo central, se e7pur9an desde la o*icina productora con*or e a lo apro#ado en las ta#las de pla4o, 2 no se reci#irn en el archivo central. Una ve4 veri*icado ;ue la docu entacin corresponda a los indicados en las listas de /e isin el archivo central proceder de la si9uiente *or aD +. 8evolver un acopia de las listas de re isin a la o*icina productora con el sello de reci#ido con*or e. 1. Se trasladaran al espacio asi9nado dentro de los depsitos 2 se proceder a reali4ar inventario de los is o. !. Se pondr los instru entos descriptivos al servicio de los usuarios.

Funciones del Archivo &entral!

La Le2 de Control Interno dice en su captulo II Artculo 3L &oncepto de &ontrol nterno Para efectos de esta le- se entender por sistema de control interno la serie de acciones ejecutadas por la administracin activa dise'adas para proporcionar seguridad en la consecucin de los siguientes propsitos7 +. Prote9er 2 conservar el patri onio pA#lico contra cual;uier p-rdida, despil*arro, uso inde#ido, irre9ularidad o acto ile9al. 2. =7i9ir la con*ia#ilidad 2 oportunidad de la In*or acin........>su#ra2ado no es ori9inal? Se<alado dentro de esta le2 una de la *unciones #sicas de los archivos co o es el #uscar ;ue los docu entos se sirvan en el o ento ;ue la ad inistracin 2 el usuario los necesite. Ba #i-n se<ala la citada le2 en su artculo +' J1ctividades de 8ontrol 9nterno Respecto de las actividades de control, sern deberes del jerarca - los titulares subordinados entre otros los siguientes7 #. )ocumentar mantener actuali,ados - divulgar internamente las polticas las normas - los procedimientos de control que garanticen el cumplimiento del sistema de control interno institucional - la prevencin de otros aspecto que lleve a desviar los objetivos - las metas tra,adas por la institucin en el desempe'o de sus funciones 4. documentar mantener actuali,ados - divulgar internamente tanto las polticas como los procedimientos que definan claramente entre otros asuntos los siguientes7 a. "a autoridad - responsabilidad de los funcionarios encargados de autori,ar - aprobar las operaciones de la institucin. b. "a Proteccin - conservacin de todos los activos institucionales. c. El )ise'o - uso de los documentos - registro que coad-uven en la anotacin adecuada de las transacciones - hechos significativos que se realicen en la institucin. "os documentos de registro debern ser administrados - mantenidos apropiadamente. d. "a conciliacin peridica de registro para verificar su e:actitud - enmendar errores - omisiones que puedan haberse cometido. e. "os controles generales comunes a todos los sistemas de informacin computari,ados - los controles especficos para el procesamiento de datos con soft;are de aplicacin. 5ea os en este artculo la necesidad de docu entar 2 antener accesi#les los docu entos no sola ente antenerlos accesi#les incluso la pu#licacin de los is os cuando se re*iere a instru entos de control. =s s e7plicita en cuanto a la necesidad de esta#lecer archivo 2 siste as de in*or acin en su artculo +(L ;ue diceD JSistemas de n#ormacin! deber contarse con sistema de informacin que permitan a la administracin tener una gestin documental institucional entendiendo esta como el conjunto de actividades reali,adas con el fin de controlar almacenar - posteriormente recuperar de modo adecuado la informacin producida o recibida en la organi,acin en el desarrollo de sus actividades con el fin de prevenir cualquier desvi en los objetivos tra,ados. )icha gestin documental deber estar estrechamente relacionada con la
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gestin de la informacin en la que deber contemplarse las bases de datos corporativas - dems aplicaciones informticas las cuales se constitu-en en importantes fuentes de la informacin registrada. En cuanto a la informacin - comunicacin ser deberes del jerarca - de los titulares subordinados como responsables del buen funcionamiento del sistema de informacin entre otros los siguientes7 #. 8ontar con procesos que permitan identificar - registrar informacin confiable relevante pertinente - oportuna asimismo que la informacin sea comunicada a la administracin activa que la necesite en la forma - dentro del pla,o requeridos para el cumplimiento adecuado de sus responsabilidades incluidas las de control interno. 4. armoni,ar los sistemas de informacin con los objetivos institucionales - verificar que sean adecuados para el cuido - manejo eficiente de los recursos p2blicos. %. establecer las polticas los procedimientos - recursos para disponer de un archivo institucional de conformidad con lo se'alado en el ordenamiento jurdico - tcnico. =ste artculo nos ha#la directa ente de la responsa#ilidad ;ue tene os de conservar adecuada ente custodiada, a trav-s de siste as de in*or acin >Archivo, Bi#liotecas, Centros de 8ocu entacin 2 siste as in*or ticos? ;ue 9aranticen ;ue la in*or acin se pueda recuperar 9il ente. Ahora vea os cuales son las *unciones ;ue la Le2 del Siste a Eacional de Archivo asi9na a los archivos centrales en las instituciones pA#licas%!D "os 1rchivos centrales tendrn entre otras las siguientes funciones7 a) 8entrali,ar todo el acervo documental de las dependencias - oficinas de la institucin de acuerdo con los pla,os de remisin de documentos. b) 8oordinar con la )ireccin 6eneral de 1rchivo <acional la ejecucin de las polticas archivsticas de la institucin respectiva. c) .eunir conservar 8lasificar ordenar describir seleccionar administrar - facilitar el acervo documental de la institucin. 1simismo transferir a la )ireccin 6eneral del 1rchivo <acional los documentos que ha-an cumplido el periodo de vigencia administrativo. d) Elaborar los instrumentos - au:iliares descriptivos necesarios para aumentar la eficiencia - eficacia en el servicio p2blico. e) =elar por la aplicacin de las polticas archivsticas - asesorar tcnicamente al personal de la institucin que labore en los archivos de gestin. f) 8olaborar en la b2squeda de soluciones para el buen funcionamiento del archivo central - de los archivos de gestin de la entidad. g) "os archivstas que laboren en el archivo central debern asistir a la asamblea general de archivstas cada a'o. h) >olicitar asesoramiento tcnico a la )ireccin 6eneral del 1rchivo <acional cuando sea necesario. i) 9ntegrar el 8omit a que se refiere en el artculo %% de la presente le-. j) >olicitar a la 8omisin <acional de >eleccin - Eliminacin de )ocumentos autori,acin para eliminar documentos. El ?efe formara parte de la 8omisin de acuerdo con el artculo %4 de la presente le-. k) .endir un informe anual a la )ireccin 6eneral del 1rchivo <acional sobre el desarrollo archivstico de la 9nstitucin. Est )ireccin dar a conocer los resultados a la ?unta 1dministrativa del 1rchivo <acional. l) Entregar a la )ireccin 6eneral del 1rchivo <acional seg2n lo estable,ca el reglamento una copia de los instrumentos de descripcin en los que est registrada toda la documentacin m) 8ualquier otra por disposicin de la ?unta 1dministrativa del 1rchivo <acional. =n el re9la ento a la Le2 del Siste a Eacional de Archivos se se<ala co o *uncin especi*ica del Archivo Central 1rtculo #@% En la institucin donde e:ista un archivo central conformado como tal este deber encargarse de coordinar todas las actividades archivsticas que realicen los archivos de gestin de la entidad de acuerdo con los lineamientos de este reglamento. Con el *in de 8e*inir con a2or claridad los alcances de la *uncin de los archivos centrales la @unta Ad inistrativa del Archivo Eacional el +3 de a9osto del 1,,% e iti por edio del acuerdo !1L de la sesin nL 1!O1,,% la Directriz con las regulaciones
!3

5e8 del Sistema Nacional de Archivos) capt$lo C) artc$lo !2) pp+2!-2"+

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t,cnicas so$re la administracin de los documentos por medios automticos> pu#licada en La &aceta nL 11+ del $ueves ++ de novie #re de 1,,% con las si9uientes aclaraciones ("os 1rchivos son los responsables de las gestiones - conservacin de documentos generados en la administracin p2blica con el fin de asegurar que la informacin que ellos contienen sea confiable pertinente suficiente - oportuna0 2 (3na gestin documental es fundamental para garanti,ar la transparencia administrativa el derecho de acceso a la informacin - pronta respuesta - la rendicin de cuentas0 a partir de esta 2 otras consideraciones e ite las si9uiente indicacionesD #. )e conformidad con la "e- A4+4 los responsables en materia de gestin documental dentro de cada institucin son los jefes - encargados de los archivos centrales - a ellos les corresponde la responsabilidad de velar por la correcta produccin - organi,acin de los documentos - as asegurar que se cumpla con su ciclo vital. 4. "os .esponsables en materia de gestin documental deben establecer las polticas - los procedimientos institucionales para la creacin organi,acin utili,acin - conservacin de los documentos en cualquier soporte - estas deben ser de acatamiento obligatorio para todos los miembros de la organi,acin. %. )ebe e:istir una coordinacin interdisciplinaria entre los archivistas administradores e informticos en el dise'o - desarrollo de aplicaciones informticas que respondan a necesidades reales de informacin. @. .egular el uso del correo electrnico - de otras herramientas informticas de acuerdo con las polticas - los procedimientos institucionales para la creacin organi,acin utili,acin - conservacin de los documentos. *. )eber implementar los mecanismos - procedimientos necesarios que garanticen que los documentos electrnicos almacenados en su versin final no puedan ser modificados. B. .eali,ar la seleccin de los documentos electrnicos para determinar cuales se van a conservar de acuerdo con los pla,os establecidos en las tablas de pla,o de conservacin documental. A. 8onservar los meta datos de los documentos durante todo su ciclo de vida. C. /antener un programa de formacin continua en materia de gestin documental. $. Poseer manuales de procedimientos por escrito que aseguren7 a. El control e la concepcin produccin mantenimiento utili,acin conservacin de los documentos producidos por medios automticos de manera que pueda garanti,arse autenticidad integridad - confiabilidad. b. "a delimitacin de los dominios de trabajo tanto a nivel general como individual - colectivo dentro del sistema de informacin. c. "as modalidades de transmisin de los documentos internas como e:ternas. d. "as modalidades de autenticidad de duplicacin de seguimiento de recuperacin - de verificacin de los documentos.

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&onclusiones
La historia nos ha de ostrado ;ue las decisiones i portantes ;ue ha to ado el ser hu ano, a trav-s de su e7istencia, han sido #asadas en la in*or acin ;ue se tiene a la ano 2 ;ue se h ane$ado de la e$or anera. =se valor a9re9ado ;ue tiene la in*or acin, de proporcionarnos las herra ientas necesarias para poder decidir oportuna 2 correcta ente en nuestra *uncin diaria, es lo ;ue nos per ite e$orar notoria ente el servicio ;ue le da os a los contri#u2entes . Se pretende con este se anual i ple entar una nor ali4acin en los criterios unicipalidad.

archivsticos institucionales 2 ade s la uni*icacin de procedi ientos, con lo ;ue e$orar la 9estin docu ental de la

Al i ple entar

un cuadro de clasi*icacin Anico para la institucin, se #usca

*acilitar el tra#a$o de los encar9ados de archivo de 9estin independiente ente de cual sea el departa ento para el ;ue la#oren. La *inalidad de este *uncionarios para anual es *acilitar el acceso a la in*or acin, tanto a los

e$orar su tra#a$o 2 el servicio ;ue se #rinda, as co o a los

contri#u2entes para ;ue sal9an satis*echos por la in*or acin o#tenida.

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Ane os al Manual Bsico para Archivos de Gestin

Organizacin de los Archivos de Gestin, por medio de un &uadro de clasi#icacin bajo el Sistema Orgnico Funcional por asuntos1

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Ane2o $ %i#erentes tipos de archivos seg3n el &iclo de 'ida de los %ocumentos1

Archivo Histrico: +de ! a"os de creados# solo ingresan una pe$ue"a cantidad de docu%entos

Archivo Central o Ad%inistrativo: &+ ' ()! a"os de creados# a este archivo ingresan solo docu%entos con valor legal*

Archivo de Gestin: ! a ) a"os de creados# son todos los docu%entos $ue esta vigente el acto $ue los genero# el tr%ite por el $ue se creacin se est desarrollando*

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Ane2o +! &ontrol de &onsecutivo de &orrespondencia

Unidad Ad inistrativaD VVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVV Ela$orado &ipo *!uncionario+ Asunto Documental "or:

Consecutivo !echa

Destino

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Ane2o 4
;ista de )emisin
.ondo 8ocu entalDVVVVVVVVVVVVVVVVVVVV ProcedenciaD VVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVV SeccinD VVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVV /eali4ado porDD VVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVV n? de Contenido Orden !echas E tremas Asignatu ra Cantidad de !olios

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5ibliogra#"a
&losario de la Eor a Internacional de 8escripcin Archivstica >ISA8O& 1,,,? Curso Ad inistracin de Archivos de &estin. Archivo Eacional de Costa /ica, 1,,) B=EIB" .=/E0E8=Z, Soledad, Car en Ca2etano Martn, Palo a .ernnde4 &il, @ulia Mara /odr9ue4 Barredo. Coleccin Manual del Alcalde, =l Archivo Municipal, Banco Cr-dito local de =spa<a, Madrid, =spa<a, Pri era edicin +63(. 50SGU=Z, MAEU=LD Seleccin, "rdena iento 2 Clasi*icacinK =n /evista del Archivo &eneral de la Eacin. nL (O a<os 5I. Buenos Aires Ar9entina. +6)). p. 1!. Citado por Ana 5ir9inia &arca Benedictis. AC= &"EZ0L=Z, CeciliaD Manual de Preservacin 2 Conservacin de 8ocu entos soporte papel. pp. +,. =SC"B=8" &U=//=/", Ser9io, Construccin de un Modelo de &estin 8ocu ental en la "r9ani4acin, en el Conte7to de la Actividad Archivstica. httpHHns.*cs.ucr.ac.cr)MhistoriaHartculos)9Odocu entos.ht 1( de $unio 1,,!. MU/ILL" AL.A/", Isa#el, @or9e Snche4 Al*aro. Principios de &estin 2 Ad inistracin de 8ocu entos, =diciones Centroa ericanas, San @osCosta /ica. Le2 )1,1 del Siste a Eacional de Archivos de Costa /ica. =dicin +66,

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