LA NORMA INTERNACIONAL GENERAL DE DESCRIPCION ARCHIVSTICA (ISAD-G). Su aplicacin en C !

"a Rica
Ana Vi#$inia Ga#c%a De &ene'ic"i! ( In"# 'uccin -I)p #"ancia 'e la n #)ali*acin en la! ac"i+i'a'e! a#c,i+%!"ica! Los archivos son parte importante de los sistemas de informacin, por lo que la Normalizacin, se ha convertido en una herramienta trascendental para la realizacin de algunas de sus actividades y en este caso concreto, de la descripcin documental. Normalizar significa sujetar una realidad a unas reglas partiendo de lo repetitivo para homogeneizar. n definitiva supone ela!orar unas normas, resultado de un estudio previo realizado por un colectivo, para aplicarlas con car"cter generalizado#.$ - E-ec"i+i'a' 'e la n #)a %ara que la normalizacin resulte efectiva y realmente !eneficie a una colectividad, de!e reunir !"sicamente los siguientes requisitos& - 'e!e hacerse so!re !ases cient(ficas, eficaces y consistentes - 'e!e e)istir consenso y aceptacin por las partes involucradas - Necesita de un estudio previo, mediante un an"lisis del conjunto y sus necesidades - *equiere de definiciones y de instrucciones de empleo - *equiere de un voca!ulario normalizado - 'e!e ser sencilla - No de!e ce+irse a un nivel personal, particular o local 'e acuerdo con lo anteriormente e)puesto, normalizar la descripcin archiv(stica significa la aplicacin de reglas que han sido aceptadas por la mayor(a de las partes involucradas, para simplificar el tra!ajo adjudicando los datos que sean necesarios a cada clase y tipo documental. - La N #)a In"e#naci nal 'e De!c#ipcin A#c,i+%!"ica (ISAD-G) l %roceso de 'escripcin 'ocumental, tomando en cuenta la aplicacin de normas espec(ficas, inici en el a+o de $,--, cuando especialistas en el campo de la 'escripcin .rchiv(stica, se reunieron en /anad", con el patrocinio del .rchivo Nacional de ese pa(s y
$

0 Subdirectora General del Archivo Nacional de Costa Rica. Profesora Seccin de Archivstica, Escuela de Historia, Universidad de Costa Rica. $. He#e'ia He##e#a. An" nia. Archivstica General. Teora y Prctica. 'iputacin de 1evilla, $,,$

del /onsejo 2nternacional de .rchivos 3/2.4, con la finalidad de analizar la pro!lem"tica de la descripcin archiv(stica y de ela!orar Normas 2nternacionales de 'escripcin .rchiv(stica, que permitieran agilizar dicha actividad mediante un formato y una estructura de tra!ajo com5n. sta /omisin fue denominada como la /omisin .d-6oc de Normas de 'escripcin, la cual en el a+o de $,,7, en reunin realizada en .lemania, redact una 'eclaracin de %rincipios, con la finalidad de que se le diera difusin y generara un amplio de!ate so!re el tema de la 'escripcin .rchiv(stica. n el a+o de $,,8, en reunin realizada en 9adrid, spa+a, se redact la primera versin de la Norma 2nternacional de 'escripcin .rchiv(stica 321.'-:4, para lo cual se tomaron como !ase las e)periencias o!tenidas en pa(ses como stados ;nidos, /anad" y :ran <reta+a. sta primera versin fue presentada en el /ongreso 2nternacional de .rchivos que se realiz en el a+o de $,,8, en 9ontreal, /anad", la cual suscit un fuerte de!ate. La Norma de 'escripcin .rchiv(stica, estuvo totalmente concluida en el a+o de $,,= y se defini su pu!licacin en reunin que se realiz en stocolmo, 1uecia. %ara lo cual, la /omisin asumi la responsa!ilidad de hacerla del conocimiento de la comunidad archiv(stica internacional, con la finalidad de que fuera puesta en pr"ctica para revisarla en el t>rmino de cinco a+os, despu>s de reci!ir las sugerencias de aquellos pa(ses que la aplicaron en sus fondos documentales. n el a+o de $,,-, se reci!ieron los comentarios referentes a la utilizacin de la Norma y la aplicacin de sus componentes de la mayor(a de los pa(ses europeos? tam!i>n e)ternaron su criterio pa(ses como <rasil, /anad", 9>)ico y los stados ;nidos y en .frica solamente enviaron comentarios 1enegal y @im!aAue. n ese momento, los comentarios que surgieron so!re la Norma i!an ligados a& B falta de claridad del te)to B necesidad de ejemplos m"s claros y adecuados B necesidad de incorporar elementos para la descripcin de documentos especiales y de documentos electrnicos. n el /ongreso 2nternacional de .rchivos que se realiz en 1evilla, spa+a en el mes de setiem!re del a+o 8777, se present la 5ltima versin de la Norma, a la cual se le incluyeron las recomendaciones dadas por los pa(ses que la implementaron. - N #)a In"e#naci nal 'e Enca/e*a)ien" ! Au" #i*a' ! (ISAAR-CP0) s importante hacer la aclaracin de que en nuestro medio archiv(stico, esta Norma no ha sido aplicada, !"sicamente porque se consider en un primer momento que ten(a mucha informacin coincidente con la Norma de 'escripcin .rchiv(stica 21.'-:, por lo que es prudente aclarar, que cualquier comentario que se pueda hacer al respecto es totalmente terico.

La Norma 2nternacional so!re nca!ezamientos .utorizados 321..*-/%C4, surge tam!i>n en el seno de la /omisin .d-6oc de Normas de 'escripcin con la conformacin de un su!-grupo, responsa!le de la redaccin de la citada Norma, quienes en noviem!re de $,,=, se reunieron en stocolmo, 1uecia, para discutir so!re el tema referente a los puntos de acceso en la 'escripcin .rchiv(stica, !asados en enca!ezamientos autorizados, para lo cual se utiliz la e)periencia que ten(an /anad" y stados ;nidos, as( como la Cederacin 2nternacional de .sociaciones de <i!liotecarios y <i!liotecas, de manera que los enca!ezamientos permitieran accesar tanto el material arch(vistico como el !i!liogr"fico. sto ha hecho que la Norma reci!iera cr(ticas, por su acentuada inspiracin en materia de !i!liotecas. <"sicamente lo que se pretende con la Norma de nca!ezamientos .utorizados es dar reglas generales para esta!lecer los enca!ezamientos referentes a entidades, personas y familias, que en las descripciones figuran como productores de los documentos para as( normalizar la forma de sus nom!res y descri!ir todos los atri!utos de los mismos, que permitan comprender con m"s facilidad el conte)to de produccin de cada fondo documental. n este momento la Norma 2nternacional de nca!ezamientos .utorizados, est" fuera de circulacin, porque se presentaron algunos pro!lemas en su aplicacin, ya que se consider que en algunos aspectos era redundante con la Norma 21.'-:. - Aplicacin 'e la N #)a In"e#naci nal 'e De!c#ipcin A#c,i+%!"ica (ISAD-G) en el A#c,i+ Naci nal 'e C !"a Rica n el .rchivo Nacional de /osta *ica, la Norma 2nternacional de 'escripcin .rchiv(stica, se reci!i en el a+o $,,=, fecha en la cual la 'ireccin :eneral de la institucin, conform el /omit> de 'escripcin .rchiv(sitica, con la finalidad de estudiar la Norma y definir su aplicacin a los fondos documentales que se conservan en el .rchivo Nacional. 'icha Norma fue estudiada y analizada en todos sus elementos por el /omit> de 'escripcin .rchiv(stica y se determin utilizarla con los fondos que se conservan en la institucin, pero solamente se tra!ajar(a a nivel de fondo. sto se defini de esa manera, porque en el .rchivo Nacional, el ,DE de sus documentos est"n descritos a nivel de unidad documental, lo cual responde !"sicamente a las necesidades de sus usuarios. La descripcin archiv(stica que se hizo a nivel de fondo, se tra!aj en sus inicios en forma manual, utilizando los 8F elementos disponi!les en las diferentes "reas de mencin con que conta!a la Norma. Los resultados o!tenidos realmente fueron muy !eneficiosos, ya que permiti conocer de manera clara el conte)to en el cual surgieron o se produjeron los documentos custodiados en el .rchivo Nacional, lo que permiti poner al servicio de los usuarios una informacin m"s completa relativa a las instituciones productoras de la documentacin,

d"ndoles un panorama mucho m"s amplio y una gu(a para acceder con m"s facilidad la informacin por ellos requerida. 6asta la fecha, se han descrito G= fondos documentales de acuerdo con lo que esta!lece la Norma 2nternacional de 'escripcin .rchiv(stica, los cuales se encuentra en las !ases de datos en 9icroisis, a disposicin de los usuarios. n cuanto a la descripcin de las unidades documentales, en este momento se han transferido a las !ases de datos cerca de H77.777 registros de documentos notariales, documentos histricos y documentos de .rchivo 2ntermedio, los cuales tam!i>n est"n al servicio de los usuarios. n la descripcin de unidades documentales se han tomado en cuenta 5nicamente aquellos elementos que esta!lece la Norma, para descri!ir en este nivel, haciendo referencia al fondo, seccin de fondo, serie, nivel de descripcin, contenido, fechas y notas. n las instituciones que pertenecen al 1istema Nacional de .rchivos, algunas de ellas realizan la descripcin documental mediante la aplicacin de la Norma 2nternacional. ntre las que encontramos a la Iunta de %roteccin 1ocial de 1an Ios>, .sam!lea Legislativa, 2nstituto /ostarricense de lectricidad, Jri!unal 1upremo de lecciones, %romotora de /omercio )terior, etc. - &ene-ici ! /"eni' ! en la aplicacin 'e la N #)a In"e#naci nal 'e De!c#ipcin A#c,i+%!"ica La aplicacin de la Norma 2nternacional de 'escripcin .rchiv(stica, ha tra(do !eneficios muy importantes para el campo archiv(stico, en los siguientes aspectos& - La Norma 2nternacional de 'escripcin .rchiv(stica, ha permitido simplicar el tra!ajo descriptivo. - 6a permitido uniformar terminolog(a - %ermite plantear propuestas inform"ticas, que redundan en !eneficio de los usuarios, porque sus !5squedas se agilizan y tam!i>n, porque en alg5n momento, podr(an acceder la informacin desde otros sitios. - *eafirma el respeto al concepto y aplicacin del %rincipio de %rocedencia - *eafirma la necesidad real de que los documentos de!en organizarse tomando en cuenta las estructuras de los entes productores de la documentacin, lo que significa que la documentacin de!e estar clasifiacada. - %ermite el intercam!io de informacin tanto a nivel institucional, como nacional e internacional. - %ermite la realizacin de descripciones de!idamente estructuradas - La N #)a In"e#naci nal 'e De!c#ipcin A#c,i+%!"ica 1 !u! +a#iaci ne! La Norma 2nternacional de 'escripcin .rchiv(sitica, que se present en el a+o $,,=, sufri ciertas variaciones con respecto a la del a+o 8777. stos cam!ios son los siguientes&

C2ADRO COMPARATIVO CAM&IOS REALI3ADOS EN LA NORMA INTERNACIONAL DE DESCRIPCION ARCHIVSTICA (ISAD-G) DE 4556 a) Ni+ele! 'e De!c#ipcin /) 7#ea! 'e Mencin c) Ele)en" ! 'e la N #)a a) Ni+ele! 'e 'e!c#ipcin
4556 Condo 1eccin de Condo 1u!seccin 1erie ;nidad 'ocumental 1imple o compuesta 8999 Condo 1u!fondo 1erie 1u!serie ;nidad 'ocumental compuesta ;nidad 'ocumental simple

/) 7#ea! 'e )encin

4556 $. Krea de 2dentificacin 8. Krea de /onte)to =. Krea de /ontenido y structura G. Krea de /ondiciones de .cceso ;tilizacin D. Krea de 'ocumentacin .sociada F. Krea de Notas 8999 $.Krea de 2dentificacin 8. Krea de /onte)to =.Krea de /ontenido y structura G. Krea de /ondiciones de .cceso y ;tilizacin D. Krea de 'ocumentacin .sociada F. Krea de Notas H. Krea de /ontrol de la 'escripcin

c) Ele)en" ! 'e la N #)a In"e#naci nal 4556 8999

4. 7#ea 'e i'en"i-icacin 4.7#ea 'e i'en"i-icacin $.$ /digo de referencia $.$ /digo de referencia $.8 J(tulo $.8 J(tulo $.= 'atos de produccin de los docu- $.= Cechas mentos de la unidad de descripcin $.G Nivel de descripcin $.G Nivel de descripcin $.D 'imensiones de la unidad de des- $.D Lolumen y soporte de la unidad de cripcin 3cantidad,volumen,e)tensin4 descripcin

8. 7#ea 'e C n"e:" 8.$ Nom!re del productor 8.8 6istoria institucional 8.= Cechas e)tremas 8.G 6istoria de la custodia 8.D Corma de ingreso 6. 7#ea 'e c n"eni' 1 e!"#uc"u#a
=.$ NotaMresumen de alcance y contenido =.8 Laloracin, seleccin y eliminacin

8. 7#ea 'e C n"e:" 8.$ Nom!re del 3de los4 productores 8.8 6istoria institucionalM!iograf(a 8.= 6istoria archiv(stica 8.G Corma de ingreso

=.= Nuevos ingresos =.G Nrganizacin ;. 7#ea 'e c n'ici ne! 'e acce! 1 u"ili*acin G.$ 1ituacin jur(dica G.8 /ondiciones de acceso G.= 'erechos de autorMnormas de reproduccin G.G Lengua de los documentos G.D /aractir(sticas f(sicas G.F 2nstrumentos de descripcin <. 7#ea 'e ' cu)en"acin a! cia'a D.$ Localizacin de los documentos originales D.8 ;!icacin de las copias
D.= ;nidades de descripcin relacionadas

6. 7#ea 'e c n"eni' 1 e!"#uc"u#a =.$ .lcance y contenido =.8 Laloracin, seleccin y eliminacin =.= Nuevos ingresos =.G Nrganizacin ;. 7#ea 'e c n'ici ne! 'e acce! 1 u"ili*acin G.$ /ondiciones de acceso G.8 /ondiciones de reproduccin G.= LenguaMescritura de los documentos G.G /aract. f(sicas y requisitos t>cnicos G.D 2nstrumentos de descripcin

D.G 'ocumentacin complementaria D.D <i!liograf(a =. 7#ea 'e n "a! F.$ Notas

<. 7#ea 'e ' cu)en"acin a! cia'a D.$ )istencia y localizacin de los documentos originales D.8 )istencia y localizacin de las copias D.= ;nidades de descripcin relacionadas D.G Nota de pu!licaciones

=. 7#ea 'e n "a! F.$ Notas >. 7#ea 'e c n"# l 'e la 'e!c#ipcin

H.$ Nota del archivero H.8 *eglas o normas H.= Cecha de la descripcin - C nclu!i ne! La Norma 2nternacional de 'escripcin .rchiv(stica 321.'-:4, es un instrumento importante que ha surgido en el campo, como una herramienta que permite la realizacin de la descripcin en forma estructurada con elementos !ien definidos, tratando con esto que la descripcin documental se realice con un modelo ya definido, facilitando el tra!ajo y en cierta medida permitiendo la ela!oracin de descripciones m"s homog>neas.

La descripcin normalizada permite tener un conocimiento integral tanto del conte)to en el que surge la informacin como del material archiv(stico.

- &i/li $#a-%a Al-a# E!pin *a. Sa#a. Resultados de normalizacin e informatizacin de entradas descriptivas con aplicaciones de la Norma Internacional de escripcin Archivstica I!A "G y el !istema #icro"isis en os y $in"isis. .rchivo Nacional de /osta *ica. $,,G8778. A! ciacin 'e A#c,i+e# ! 'e Ca!"illa 1 Len . Ta%ula. Normalizar la descripcin archivstica& modelos' propuestas y herramientas. *evista de .rchiveros de /astilla y Len, NO G - $,,,. 1alamanca, spa+a. $,,,. 88G pp. He#e'ia He##e#a. An" nia. Archivstica General. Teora y Prctica. 1ervicio de pu!licaciones de la 'iputacin %rovincial de 1evilla, spa+a. $,,$. D$8 pp. C n!e? In"e#naci nal 'e A#c,i+ !. Norma Internacional de Archivstica (I!A "G)' 8777. 1evilla spa+a. escripcin

T#e? ! Ra)%#e*. @inia. Aplicacin de la Norma Internacional de escripcin Archivstica I!A "G en los Archivos *entrales 3,D-$7-4. n& #emoria +II ,ornada para el esarrollo Archivstico. 1an Ios>, /osta *ica. $,,,. $=- pp. Di#eccin Gene#al 'el A#c,i+ Naci nal. Revista del Archivo Nacional. .+o LP. 1an Ios>, /osta *ica. $,,F. ,G pp.