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Conception
Des
Documents
Analyse CT1 La conception des documents
Plan du module
I. LES DOCUMENTS DE SORTIE.......................................................................................................................................3

A. INTRODUCTION.....................................................................................................................................................................3
B. RESPECT DES EXIGENCES DES UTILISATEURS...............................................................................................................................3
C. RESPECT DES IMPÉRATIFS TECHNIQUES......................................................................................................................................4
1. Caractéristiques des imprimantes................................................................................................................................4
2. Caractéristiques du support papier :...........................................................................................................................4
D. MÉTHODE DE CONCEPTION......................................................................................................................................................4
E. OPTIMISATION DES TEMPS DE TRAITEMENT.................................................................................................................................6
1. Au moment de l'impression ..........................................................................................................................................7
2. Avant et après l'impression..........................................................................................................................................7
F. UTILISATION DE LA PRÉ-IMPRESSION.........................................................................................................................................7
1. Impression totale du document....................................................................................................................................7
2. Pré-Impression.............................................................................................................................................................8
3. Gestion fond de page....................................................................................................................................................8
II. LES DOCUMENTS DE SAISIE........................................................................................................................................9
A. INTRODUCTION......................................................................................................................................................................9
B. PRÉSENTATION DU DOCUMENT..............................................................................................................................................10
C. LES QUESTIONS..................................................................................................................................................................10
1. Règles générales.........................................................................................................................................................11
2. Forme des questions...................................................................................................................................................11
3. Remarque...................................................................................................................................................................12
D. LES ZONES RÉPONSES...........................................................................................................................................................12
E. LES PARTIES FONDAMENTALES DU DOCUMENT..........................................................................................................................12
F. MÉTHODE DE CONCEPTION.....................................................................................................................................................13
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I. Les Documents de SORTIE
A. Introduction
Les sorties de résultats utilisent généralement l'imprimé.
La conception de ces imprimés est une opération d'organisation des informations qui doit tenir
compte des exigences des utilisateurs d'une part et des caractéristiques techniques des différents
matériels d'autre part.
B. Respect des exigences des utilisateurs

Le contenu de l'imprimé doit être vérifié et accepté par tous les utilisateurs potentiels du document,
préalablement à l'étude de la forme.
Un imprimé, pour être efficace doit être clair. C'est un cadre où l'information doit s'insérer de la
façon la plus naturelle possible.
Il doit être SIMPLE, PARLANT, ESTHETIQUE.
Ces objectifs ne seront atteints que par le respect d'un certain nombre de règles qui relèvent du bon
sens :
 Respecter l'ordre des rubriques préconisé par les utilisateurs.
 Indiquer clairement le titre du document et ses éventuels éléments d'identification. Si les
informations sont triées ou sont le résultat d'une sélection, faire apparaître les critères de tri ou
de sélection suivant le cas.
 Equilibrer les différentes zones selon la densité d'impression. Prévoir des espaces pour
"éclairer" la présentation.
 Aligner horizontalement et verticalement les rubriques.
 Prévoir une pagination dès que le document comprend plusieurs pages.
 Indiquer sur l'imprimé la liste des différents destinataires.
 Spécifier les unités pour toutes les rubriques exprimant une grandeur, préciser pour chacune
d'elle le cadrage (gauche, droite).

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C. Respect des impératifs techniques
1. Caractéristiques des imprimantes

Ces caractéristiques sont développées dans la documentation technique livrée avec le matériel :
 Nombre maximum de caractères par ligne.
 Espacement des caractères sur la ligne.
( CPP = Caractères Par Pouce , CPI = Caracters Per Inch ; 1 pouce = 2,54 cm)
 Densité d'impression des lignes.
( LPP = Lignes Par Pouce , LPI = Lines Per Inch)
 Format du papier admis par l'imprimante.
 Nombre d'exemplaires maximum possible.
2. Caractéristiques du support papier :

Ces caractéristiques correspondent aux tailles standards des paravents et des feuilles :
 Largeur type des rames de papier en format standard.
 Longueur maximum de l'imprimé.
 Présence des perforations d'entraînement.
D. Méthode de conception
La méthode qui est présentée ici n'est pas universelle. Elle permet de guider l'analyste-programmeur
dans son travail de conception de documents de sortie. Elle se décompose en étapes :
➯ Etape 1 :
Dresser la liste de toutes les informations qui doivent figurer sur le document et pour chacune
d'elles se poser les questions suivantes :
 Est-elle bien nécessaire ?
 Sous quelle forme cette information doit-elle apparaître ?
( Exemple : Le grade doit-il être en clair ou en code ou sous les deux formes ?)
➯ Etape 2 :

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Regrouper ces informations par centres d'intérêt, chaque centre d'intérêt donnera lieu à la
création d'un paragraphe du corps du document de sortie.
➯ Etape 3 :
Déterminer, dans chacun des groupes définis précédemment, l'ordre logique d'apparition
des informations. Cet ordre doit tenir compte des habitudes naturelles de lecture de l'utilisateur
(du haut à gauche au bas à droite) mais aussi des contraintes techniques de programmation et
d'utilisation des matériels.
➯ Etape 4 :
Choisir les libellés (labels) des informations de façon à lever toutes ambiguïté lors de
l'exploitation du document par les utilisateurs.
➯ Etape 5 :
Choisir les informations à pré-imprimer si cette technique est retenue.
➯ Etape 6 :
Déterminer les longueurs des zones pour l'impression par programme. Il faut faire attention
aux troncatures possibles et bien peser les problèmes qu'elles peuvent engendrer lors de
l'exploitation.
➯ Etape 7 :
Etudier la codification des informations qui n'apparaîtront pas sous forme explicite dans le
document.
➯ Etape 8 :
Définir la présentation générale du document de sortie :
 L'en-tête, qui comprend :

- la raison sociale, l'adresse, ... de l'organisme émetteur
- le titre qui explicite parfaitement le document
- la pagination éventuelle
- la date d'impression

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- l'identification éventuelle du document
 Le corps, c'est la partie principale qui comprend :

- les informations imprimées, elles peuvent apparaître sous différentes formes telles
que rubriques caractères, dessins, diagrammes, photos, ...
- les labels préimprimés
 La base, généralement pré-imprimée, qui comprend :

- les significations des codes utilisés
- des précisions sur le mode d'emploi du document
- des cadres réservés aux signatures et visas divers
 Le verso, pré-imprimé, qui comprend :

- tous les renseignements utiles à l'exploitation du document qui ne peuvent pour
des questions de place et d'esthétique, apparaître sur le recto
- les textes réglementaires d'utilisation
➯ Etape 9 :
Dessiner le document de sortie sur des grilles d'imprimantes prévues à cet effet. Le dessin doit
être complet pour permettre au programmeur de réaliser l'unité de traitement correspondante
avec le maximum d'efficacité. Tous les éléments qui constituent l'imprimé doivent apparaître,
logo, dessins, titre, labels ...
➯ Etape 10 :
Tester la validité du document avec les utilisateurs et apporter les éventuelles modifications.
E. Optimisation des temps de traitement

Le gain de temps se situe à deux niveaux :
 au moment de l'impression proprement dite
 avant et après l'impression lors des opérations de montage du papier puis de façonnage des
états (reliure, massicotage, etc...)

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1. Au moment de l'impression
L'imprimante est un périphérique lent, il faudra donc n'imprimer que les informations
nécessaires. Il est donc souhaitable d'utiliser le plus souvent possible les techniques de pré-
impression ou de "gestion de fond de page".
2. Avant et après l'impression

Les manipulations de papier sont fastidieuses, coûteuses en temps et source d'erreurs, il faut donc
les limiter au strict nécessaire.
Il faut grouper dans le temps (périodicité) les éditions sur le même paravent.
Il faut prévoir assez de place dans la marge pour permettre la reliure et la lecture du
document relié. La mise en place de repères pour le massicotage facilitera le découpage précis
du document.
F. Utilisation de la pré-impression
La première possibilité de réalisation d'un programme d'édition consiste à faire imprimer toutes
les informations par la machine, qu'il s'agisse d'informations "variables" ou de champs fixes.
La pré-impression est un procédé qui permet de ne faire imprimer à la machine que les
informations qui sont susceptibles de changer d'une page à l'autre. Le travail de pré-impression
est confié à un imprimeur qui met à notre disposition des polices de caractères ainsi que des jeux de
couleurs qui ne sont pas disponibles sur tous les types d'imprimantes.
La gestion des fonds de pages, quant à elle, permet de rendre indépendants les données à
imprimer et le format dans lequel on va les imprimer.
Ces trois principes d'impression possèdent des avantages et des inconvénients.
1. Impression totale du document
C Avantages
 Utilisation de papier standard
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D Inconvénients
 Limitation des polices et des couleurs aux possibilités offertes par la machine.
 Impression longue.
 Durée de vie des rubans ou des cartouches d'encre écourtée.
 Document pas toujours esthétique
2. Pré-Impression
C Avantages
 Utilisation des couleurs, tailles et polices de caractères pratiquement illimitée.
 Temps de traitement diminué.
 Economie de consommables (encre, rubans).
D Inconvénients
 Destruction des stocks en cas de modification
 Coût de réalisation élevé.
 Réalisation uniquement pour de grandes quantités.
3. Gestion fond de page
C Avantages
 Utilisation de papier standard
 Pas de stock de pré-imprimés
 Modifications simples et rapides
D Inconvénients
 Nécessite un gros investissement

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T r a v a il s u r o r d in a t e u r r é e l T r a v a il s u r o r d in a t e u r d é d ié
à l'im p r e s s io n
F ic h ie r F ic h ie r
E n tré e E x t r a c t io n
des
P ages
P ro g ra m m e T r a ite m e n t
u t ilis a t e u r d 'e x t r a c t io n P ro g ra m m e T r a it e m e n t
"s y s tè m e " d 'é d it io n
E x tr a c tio n Im p r im é
L e f ic h ie r d e s p a g e s e s t c o n s t it u é
g r â c e à u n o u t il d e d e s c r ip t io n d e
p a g e q u i e s t liv r é a v e c l'im p r im a n t e
II. Les Documents de SAISIE
A. Introduction
C'est le premier et souvent le seul aspect de l'informatique que percevra l'utilisateur.
Il est indispensable d'avoir conscience que les bons résultats d'une application dépendent dans la
majorité des cas d'une bonne saisie. De plus l'opération de saisie est très coûteuse en moyens et en
personnels.
On distingue deux types fondamentaux de documents de saisie :

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 le type BORDEREAU :
Ce sont des grilles de saisie de l'information, telles que les questions ne sont pas formulées
explicitement.
Ce sont principalement des documents internes.
(Exemple : Fiche de sortie de matériel remplie par le magasinier, bon modèle 19 pour le
carburant, etc.)
 le type QUESTIONNAIRE :
Les informations, demandées grâce à des questions, sont supposées être fournies par des
personnes non spécialistes du sujet abordé.
Ce sont principalement des documents externes.
(Exemple : Feuille de déclaration de revenus, Fiche d'inscription à un club ou une école,

Questionnaire d'enquête, etc...).
B. Présentation du Document
Une bonne présentation accroît la fiabilité du remplissage du document et, par la même, la qualité
des informations saisies.
Les principales qualités d'un document sont :
 Etre agréable pour la personne qui le remplit

Utilisation des cadres, des couleurs, paragraphes, tout en gardant un équilibre de
l'ensemble.
 Etre pratique pour le codifieur

Présence des codes à utiliser, uniformité de la couleur et de la police des zones à codifier.
Prévoir des cadres à son intention.
 Etre pratique pour la personne qui "saisit"

Ordonner les informations de la même façon que sur l'écran de saisie.
Regrouper les informations par type (numérique, alphanumérique, alphabétique).
Mettre en évidence les zones à saisir.
C. Les Questions
Sous forme dissimulée ou directe un document de saisie est toujours un questionnaire.
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1. Règles générales
Les questions doivent être :
 nettes, claires et précises, sans temps de réflexion pour la compréhension.
 simples et concises ; plusieurs petites questions sont préférables à une seule trop
compliquée.
 non ambiguës
Exemple :
Solution Incorrecte Solution Correcte
Etes-vous : Etes-vous :
- Seul(e) ? - Seul(e) ?
- En famille ? - Avec votre conjoint ?
- Avec vos enfants ? - Avec vos enfants ?
Soulignez la réponse utile. Soulignez la réponse utile.
2. Forme des questions
 Questions ouvertes
Les réponses à ces questions ne sont pas directement exploitables de façon automatique
(Exemple : Que pensez-vous de l'étalement des vacances?).
 Questions cafétéria
C'est une question ouverte pour laquelle on a listé toutes les réponses possibles. Il est
souvent difficile de trouver toutes les possibilités.
 Questions fermées à "choix multiple"
Ce sont des questions dont le nombre de réponses possibles est limité. Ces réponses
sont proposées aux utilisateurs qui doivent faire un choix.
(Exemple : Dans quelle tranche d'âge vous situez-vous : < de 30 ans, ≥ 30 ans ?)
 Questions fermées à "choix forcé"

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Ce sont des questions qui imposent à l'utilisateur de prendre position.

(Exemple : Pratiquez-vous un sport ? OUI - NON)
3. Remarque
Il faut être extrêmement prudent en formulant des questions qui concernent directement les
personnes (vie privée, rémunération, etc...).
Ainsi, à la question - Combien gagnez-vous par mois? – il faut préférer une question fermée à
choix multiple qui propose des plages de salaires.
Lorsqu'une réponse est attendue dans une certaine unité, vous devez la préciser.
D. Les zones réponses

Ces zones doivent être prévues de telle façon qu'aucun utilisateur n'éprouve de difficulté pour
comprendre où et comment inscrire ses réponses.
Elle doivent être préparées pour respecter une certaine "discipline " de remplissage (cases, zones
ombrées, etc...) et prévoir suffisamment de place pour contenir les réponses.
Il est parfois inévitable de tronquer certaines réponses, il faut mesurer les conséquences de ces
troncatures.
E. Les parties fondamentales du document
 L'en-tête
Il contient généralement :
- la raison sociale, l'adresse, etc..., de l'organisme utilisateur
- le titre du document
- la pagination éventuelle
- le code du document
 Le corps du document:
C'est la partie principale avec :
- les questions et les zones réponses
- les consignes à l'intention des codifieurs et des personnes qui feront la saisie

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 La base
Elle contient généralement :
- les zones destinées aux différentes signatures
- des messages de guidage pour les utilisateurs
 Le verso
Il contient généralement :
- une notice d'utilisation, la liste des codes utilisés
- le texte ou les références d'un règlement
- des renseignements divers sur l'emploi et la diffusion des informations recueillies
F. Méthode de conception
La démarche est la même que pour les documents de sortie.

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I. LES DOCUMENTS DE SORTIE.......................................................................................................................................3

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I. Les Documents de SORTIE

B. Respect des exigences des utilisateurs

Il doit être SIMPLE, PARLANT, ESTHETIQUE.

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C. Respect des impératifs techniques

1. Caractéristiques des imprimantes

2. Caractéristiques du support papier :

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 L'en-tête, qui comprend :

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- l'identification éventuelle du document

 Le corps, c'est la partie principale qui comprend :

 La base, généralement pré-imprimée, qui comprend :

 Le verso, pré-imprimé, qui comprend :

E. Optimisation des temps de traitement

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2. Avant et après l'impression

Ces trois principes d'impression possèdent des avantages et des inconvénients.

1. Impression totale du document

3. Gestion fond de page

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II. Les Documents de SAISIE

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(Exemple : Feuille de déclaration de revenus, Fiche d'inscription à un club ou une école,

 Etre agréable pour la personne qui le remplit

 Etre pratique pour le codifieur

 Etre pratique pour la personne qui "saisit"

 nettes, claires et précises, sans temps de réflexion pour la compréhension.

Soulignez la réponse utile. Soulignez la réponse utile.

2. Forme des questions

 Questions fermées à "choix multiple"

 Questions fermées à "choix forcé"

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Ce sont des questions qui imposent à l'utilisateur de prendre position.

D. Les zones réponses

E. Les parties fondamentales du document

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