Gua prctica sobre escenarios.

Este es un tema que generalmente se presta a interpretaciones errneas y mitos sobre lo difcil que es trabajar con escenarios. Nada ms lejos de la realidad. En este material explicaremos en trminos sencillos la base conceptual de manejo de escenarios introduciendo al lector en la terminologa bsica imprescindible y conectndolo con la realidad cotidiana de casos que aqu mismo !amos a exponer. "ara comen#ar reflexionemos sobre lo siguiente$ %sabemos los que es un escenario&. "robablemente la respuesta es no sin embargo de ser afirmati!a las nociones ms conocidas de escenario son las siguientes 'ugar donde normalmente se representa un espectculo. (ituacin que se presenta a partir de )ec)os que ocurren. *ecisin que se toma seg+n datos recibidos.

,odas tienen en com+n el )ec)o de ocurrir dependiendo de una o ms !ariables que determinan su ocurrencia por ejemplo la obra se presenta si !a el p+blico se toma la decisin - si se tiene la informacin . y se toma la decisin / si se tiene la informacin 0. "artiendo de estas premisas bsicas podemos comprender que el implementar un escenario en Excel contiene resultados que dependen de cambios en algunos n+meros es decir si se escribe un !alor . obtendremos un resultado - si se escribe un !alor 0 obtendremos un resultado / etc. "ara ilustrar mejor lo antes se1alado colocaremos un ejemplo que ser desarrollado a lo largo de la gua. 2eamos. 'a empresa 3mportadora 20'-. (e dedica a la compra de lminas de diferentes medidas para su posterior !enta a sus clientes. *esea conocer los costos de su lote de importacin la cual depende del !alor del *lar y del porcentaje de flete que cobra el transportista. (e sabe que el flete actualmente es del 45 del !alor de la mercanca y que el transportista piensa aumentarlo a 65. "or otro lado como el !alor de cambio del *lar fluct+a diariamente debemos predecir el precio del mismo para la fec)a de la negociacin 7suponga que )oy es 'unes y el trato se )ar el 2iernes de la misma

semana8 por lo tanto le )an encomendado a 9d. reali#ar una tabla con la informacin que le permita tomar una decisin tentativa antes de la prxima semana. (e )a resaltado la palabra tentati!a porque el estudio de escenarios sir!e para orientar las decisiones pero la dinmica de los negocios puede arrojar otras. El resto de la informacin suministrada es la siguiente$ El !alor actual del *lar es de /s. :.4;< por cada *lar. (iempre se compran :< unidades de cada lmina y son cuatro tipos de lmina 7: 4 4.; y =8. El costo unitario es respecti!amente 6 > ? y :< *lares. 'a !ariacin del *lar se calcula para el 2iernes a /s. :.=<< :.6<< :.;<<.

%"uede implementar los cuatro escenarios 7actual y las tres !ariaciones8 y elaborar un informe resumen&. 'a solucin est en detalle a partir de la siguiente pgina.

@omen#amos preparando la informacin bsica que ya disponemos es decir creando un marco de trabajo donde se definen columnas y filas con los datos iniciales del trabajo. El ejemplo se ilustra en la siguiente grfica.

@omen#amos agregando los datos que no necesitan ning+n tipo de formulas ni funciones con una simple trascripcin

'uego procedemos a nombrar las celdas que contienen los !alores para el *lar y el porcentaje de Alete que cobra el pro!eedor. Esto nos ser +til para el paso siguiente. (eleccione las cuatro celdas tal y como se !en aqu.

Estas sern nuestras variables de en datos recuerde esta Baga clic aqu y luego definicin porque ms adelante se usar muy seguido para los comandos del men+ referirse a ellas. Nombre y @rear.

-l aparecer esta !entana solo )aga clic en aceptar esto nombra las celdas E4 y E= usando el texto de la i#quierda es decir el de las celdas *4 y *=.

*os nue!os nombres se agregan y si )acemos clic en uno de ellos nos en!a a la celda nombrada. Baga la prueba.

'o siguiente es agregar las columnas calculadas !eamos$

'a columna @osto 9nit /s. es resultado de multiplicar el costo unitario en *lares 7columna *8 por los /ol!ares por *lar. @on simples clics en las celdas adecuadas podemos reali#ar la frmula las cual se !e en la /arra de Armulas del ejemplo. NOT : El texto /sEporE*lar se escribe automticamente en la frmula si )acemos clic en la celda E!.

'as siguientes columnas expresan sus !alores as. Costo Materiales (columna F): @antidad 7@olumna @8 x @osto 9nitario /s. 7@olumna E8. Bs. Flete (columna G): @osto Cateriales x Alete. 7la celda E38 Costo Total (columna H): @osto materiales 7columna A8 x /s. Alete 7columna D8. 'uego agregamos los totales para las columnas A D y B y obtenemos$

9na !e# preparado toda el rea de trabajo inicial es cuando !amos a trabajar con la )erramienta Escenarios. "rimero )acemos clic en esta opcin.

:8 'a !entana del administrador de escenarios posee un panel que nos permite crear modificar y eliminar entre otras funcionesF para comen#ar )aremos clic en el botn -gregar pues es all donde se crean los nue!os escenarios.

48 -l )acer clic en -gregar aparece la !entana de modificacin de escenarios en el primer cuadro asignamos un nombre al nue!o escenario 7obser!e que se llama dlar :=<<8 las celdas cambiantes son las que contienen los !alores actuales de /s. por *lar y 5 de Alete si queremos colocamos un comentario y )acemos clic en -ceptar.

-ctualmente los !alores escritos son :4;< /s x G y 45 7<.<48 !amos a cambiar estos !alores por los de :=<< y <.<6.

-(3

"or supuesto luego )acemos clic en -ceptar

-l !ol!er a Excel !emos que los !alores !iejos no cambiaron... Eso es porque debemos )acer clic en el botn Costrar para que se !ea el escenario seleccionado. $os valores cambian " los resultados de la %o&a tambi'n. (i queremos agregar nue!os escenarios solo debemos repetir el proceso y mostrar el escenario que nos interese los !alores iniciales tambin se pueden guardar como un escenario que por ejemplo se llame 3N3@3-'. Ainalmente )acemos clic en el botn cerrar.

Eliminar " Modi#icar escenarios.

9na !e# creados todos los escenarios posiblemente deseamos eliminar uno )agamos lo siguiente$

3nnecesariamente )abamos creado este escenario ya que el estudio solo se bas en :4;< :=<< :6<< y :;<< /s. x *lar 7!er pg. 48 por lo tanto queremos eliminarlo. 7obser!e que incluso el escenario est mostrado8 (encillamente )acemos clic aqu y se elimina el escenario. "ara !er cualquier otro lo seleccionamos y )acemos clic en Costrar. (i lo que quiere es modificar el escenario seleccionado )aga clic aqu y !er las mismas !entanas explicadas cuando agreg el escenario. @ambie lo que desee sobrescribiendo los nue!os !alores sobre los !iejos.

(NFO)ME )E*+MEN ,E E*CEN )(O*. "ara el ejemplo desarrollado en la gua existen tres posibles res+menes todo depende del destinatario del informe o del uso que se le dar al mismo y por lo tanto explicaremos tericamente cada uno de ellos antes de detallar la forma de crearlos. No ob!ie esta explicacin pues es el fundamento terico de los escenarios que se crearn. *e los tres posibles crearemos aqu dos y el tercero aunque tambin ser explicado se lo dejaremos como tarea.

Existe una relacin directa entre las !ariables y las columnas @osto Cater. y /s. Alete. En cambio la relacin de las !ariables con el costo total de cada material y la suma de ellos es del tipo indirecto ya que estos !alores son el resultado de la suma de las columnas.

(n#orme (e )ar utili#ando

(n#orme ! las (e )ar

utili#ando

(n#orme 3 la (e )ar

utili#ando

columnas @osto Cater. y /s. Alete. El informe reflejar los cambios en estas columnas cada !e# que cambien los !alores de las !ariables. Este tipo de informe tiene como finalidad anali#ar por separado el costo de los materiales y el flete.

columna del @osto ,otal de los cuatro tem. El informe reflejar los cambios en esta columna cada !e# que cambien los !alores de las !ariables. Este tipo de informe tiene como finalidad anali#ar el importe de pago por cada tipo de tem.

solamente la celda que contiene el total general a pagar. Este tipo de informe se )ace cuando slo interesa saber los que se debe pagar en global sin anali#ar tem por tem.

-)ora !eamos como se )ace$ En el administrador de escenarios )acemos clic en el botn siguiente !entana$ Escogemos el tipo resumen. 'as celdas resultantes son los !alores del costo de los materiales y de los /s. "or flete las cuales se !en aqu bordeadas por una lnea punteada. y aparece la

'uego )acemos clic en el botn -@E",-H y se crea una nue!a )oja con los siguientes !alores$

En lugar de los nombres de los materiales aparecen las celdas que contienen los !alores de resultado

En cambio las celdas cambiantes estn perfectamente definidas 7en castellano8. 'ea la siguiente nota$

'a columna !alores actuales muestra los del escenario que eliminamos en el punto anterior. Esto se )i#o intencionalmente para que se entienda la diferencia entre el !alor inicial y el !alor que se muestra como actual y que est montado justo cuando se )ace el informe. *i .uiere .ue en los valores actuales se vean los iniciales/ debe 0rimero mostrarlos " lue1o crear el in#orme.

Notas: La columna de valores actuales representa los valores de las celdas cambiantes en el momento en que se cre el Informe resumen de escenario. Las celdas cambiantes de cada escenario se muestran en gris.

Ello significa que cada escenario que 9d. cre est expresado en el informe entre las columnas * y B 7ambas inclusi!e8. 'a primera oracin explica el contenido de la columna * y la segunda explica el contenido de las filas > y I con las columnas E A D y B. -)ora !amos a corregir el informe para que se !ea mejor estticamente y para e!itar que se !ea el escenario eliminado 7con el *lar a :.><< /s.8. :. 2ol!emos a la )oja de escenarios )aciendo clic en la pesta1a con el mismo nombre. 4. Nombre cada celda que contiene los resultados para materiales y fletes.

-l escribir uno a uno el nombre de cada celda presione Enter.

9d. puede usar el nombre que le pla#ca para cada celda pero recuerde ese es el nombre con el que se identificar cada celda de resultado en el informe sin embargo y si lo desea tome esta sugerencia$ Celda E> Nombre Cater'<:

EI E? EJ A> AI A? AJ

Cater'<4 Cater'<= Cater'<6 Alete'<: Alete'<4 Alete'<= Alete'<6

=. @argue el administrador de escenarios y muestre el escenario llamado 3N3@3-'. 6. -)ora !ea que se )a creado una nue!a )oja llamada Hesumen de escenario 4.

-)ora s los nombres estn en castellano...

...y la columna 2alores actuales refleja el escenario inicial de :4;< /s. x *lar

Este escenario coincide con el actual.

-)ora )aremos el segundo informe ob!iamente omitiremos algunos pasos para no ser repetiti!os. En este informe usamos como celdas resultantes slo las del costo total 7sin incluir el costo total general8. No olvide colocarle nombres a cada una. 'uego de )acer clic en -ceptar !eremos...

Observe lo si1uiente: 'as celdas de resultado estn nombradas en castellano lo cual le da una mejor presentacin al reporte. 7si us otros nombres no importa estos nombres son slo un ejemplo8. -c no )ablamos de materiales ni de fletes estamos )ablando de la suma de los dos por tanto los montos reflejados en los escenarios representan a los totales de cada tem. Ajese que los !alores de las celdas cambiantes son iguales a los del ejemplo anterior slo cambi el resultado que se refleja en el reporte. 'a nue!a )oja se llama Hesumen de escenario =.

@on estos ejemplos sabemos que es capa# de )acer el tercer informe. @omo sugerencia final dise1e sus propios escenarios sobre casos )ipotticos. "or ejemplo$ :. -umentos salariales del :<5 trabajadores. 4. @ambio en el porcentaje de comisiones por !enta de ;5 >5 y ?5 para un grupo de !endedores. :;5 y 4<5 para un grupo de

=. @ostos de mano de obra de una construccin si se emplean 4; =< =; o 6< obreros pagndoles salario mnimo a cada uno. F(N ,E $ 2)3CT(C .