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MANUAL DE PROTOCOLO, ETIQUETA Y RELACIONES INTERNACIONALES

MANUAL DE PROTOCOLO, ETIQUETA Y RELACIONES INTERNACIONALES

MANUAL DE PROTOCOLO, ETIQUETA Y RELACIONES INTERNACIONALES: PROTOCOLO EMPRESARIAL Y LABORAL

JHON ALEJANDRO ALFONSO HERRERA DANIEL ALEJANDRO CABRA LOZANO DANIEL OSWALDO MONTAÑO HERNANDEZ SANTIAGO EMILIO MORA PARADA PEDRO LUIS PINEDA VARÓN

UNIVERSIDAD SANTO TOMÁS FACULTAD DE NEGOCIOS INTERNACIONALES

PROTOCOLO, ETIQUETA Y RELACIONES INTERNACIONALES MIÉRCOLES 23 DE MAYO BOGOTÁ D.C., COLOMBIA

2012

MANUAL DE PROTOCOLO, ETIQUETA Y RELACIONES INTERNACIONALES

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INTRODUCCIÓN

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

JUSTIFICACIÓN

ÍNDICE

1. PROTOCOLO Y CEREMONIAL EMPRESARIAL

2. PROTOCOLO EN LA OFICINA

3. HOJA DE VIDA Y ENTREVISTA DE TRABAJO

4. REUNIONES, VIAJES Y CIERRES DE NEGOCIOS

BIBLIOGRAFÍA Y WEBGRAFÍA

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INTRODUCCIÓN

El protocolo en el mundo actual es de bastante importancia en el ámbito de los negocios internacionales. El protocolo se encarga de determinar los lineamientos generales del comportamiento de las personas en diversos contextos, es decir, de cómo estas deberían actuar en distintos escenarios sociales, y sobre que normas seguir en los mismos. Es bien sabido igualmente, que al realizar procesos de negociación o transacciones comerciales con otras personas radicadas en diferentes lugares del mundo, el factor sociocultural entra a jugar un rol fundamental para determinar el éxito del negocio o transacción, ya que todas las personas en el mundo no se comportan de la misma manera o no tienen las mismas costumbres, haciendo más complicado el respectivo proceso.

La propuesta plasmada en el presente documento es parte de una exhaustiva investigación sobre la importancia del protocolo y la etiqueta en el marco de los negocios y las relaciones internacionales, así como dentro de las relaciones humanas. Cabe resaltar que esta propuesta es de carácter integral, por lo cual aborda los múltiples aspectos del protocolo, en campos como el social, proyección e imagen personal, comunicación, negociación internacional, y empresarial y laboral, haciendo énfasis en este último, con el fin de proporcionar las herramientas y conocimientos necesarios, tanto para los profesionales en negocios internacionales como de otras disciplinas, estudiantes, docentes, y personas del común, para aplicar el protocolo y la etiqueta en su vida laboral o para su relación con el mundo empresarial.

Su contenido se basará en la explicación de conceptos generales sobre cada aspecto global dentro del protocolo y su aplicación a través de ejemplos e ilustraciones, que permitirán tener un mayor entendimiento de la temática para el lector y de su relación con el mundo laboral, empresarial y de los negocios, el cual es una etapa por la que todas las personas, sin importar su profesión u oficio, deben atravesar, siendo este enfocado mayoritariamente hacia los negocios internacionales y disciplinas similares.

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hacia los negocios internacionales y disciplinas similares. MANUAL DE PROTOCOLO, ETIQUETA Y RELACIONES INTERNACIONALES
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OBJETIVOS

El objetivo primordial de este manual de protocolo, etiqueta y relaciones internacionales es el de proporcionar las herramientas y conocimientos necesarios sobre estos temas, dentro de los ámbitos: social, empresarial, laboral, comunicativo, de imagen personal y de negociación internacional, con el fin de que los profesionales en negocios internacionales, principalmente, y de otras disciplinas, logren concretar oportunidades en el entorno internacional y afronten con éxito el mundo laboral y empresarial.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Brindar de capacidades y competencias necesarias a los profesionales en negocios internacionales y de otras disciplinas para que logren ser más exitosos en el entorno internacional y en el mundo empresarial y laboral.

Profundizar en el conocimiento de los ámbitos: social, empresarial, laboral, comunicativo, de proyección de imagen personal, y de negociación internacional, los cuales son de bastante importancia dentro del protocolo y la etiqueta.

Ofrecer una guía para todas aquellas personas que deseen adquirir mayores conocimientos sobre el protocolo y la etiqueta en el ámbito de los negocios y las relaciones internacionales, o para quienes tengan vínculo alguno con el entorno internacional.

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quienes tengan vínculo alguno con el entorno internacional. MANUAL DE PROTOCOLO, ETIQUETA Y RELACIONES INTERNACIONALES
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JUSTIFICACIÓN

Las nuevas tendencias de la globalización y el concepto de aldea global, ha hecho que todas las personas del mundo puedan entrar en contacto entre ellas mismas, especialmente aquellas que realizan negocios y transacciones, valiéndose del acceso a nuevos mercados, con mayores niveles de consumo y de poder adquisitivo, y que ofrecen mayores beneficios, tanto monetarios como para el producto o servicio en cuestión. Pero realizar dichos procesos no es una labor nada fácil. Se requiere poseer un conocimiento básico sobre el mercado objetivo, tener ideas generales sobre la cultura y las costumbres de las personas del mismo, los cuales serán sujetos dentro de los procesos de negociación, y por último, el protocolo, la etiqueta y las normas universales de comportamiento social son fundamentales para lograr éxito en dichos escenarios.

Por las anteriores razones, es vital que el profesional en negocios internacionales, o cualquier profesional dedicado a esta disciplina, en cualquiera de sus facetas, debe tener conocimientos básicos sobre normas de comportamiento, etiqueta social y protocolo, con un enfoque hacia el mundo empresarial y laboral, el cual es de gran importancia conocerlo, ya que de alguna manera, todos nos encontramos relacionados con ellos, ya sea a través de una empresa, como empleados, directivos, representantes o consultores, o por simple curiosidad y ampliar el conocimiento en estos temas. Este manual ofrece las herramientas necesarias y básicas para conocer de manera directa para comportarse y saberse desempeñar exitosamente en estos campos, y en los negocios internacionales, por supuesto.

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estos campos, y en los negocios internacionales, por supuesto. MANUAL DE PROTOCOLO, ETIQUETA Y RELACIONES INTERNACIONALES
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1. PROTOCOLO Y CEREMONIAL EMPRESARIAL

Los principios universales del protocolo empresarial

Ser respetuoso

Ser puntual

Ser discreto

Ser cortés, agradable y positivo

Interesarse por los demás

Vestirse de acuerdo a las circunstancias

Utilizar un adecuado lenguaje oral, escrito y corporal

Temas como la educación y decencia no se improvisan, ya que se evidencian en el lugar de trabajo, pues comparte día a día con sus compañeros y superiores. Es hora de preguntarse hasta qué punto es educado, tiene buenos modales, usa niveles de voz adecuados, da las gracias y dice por favor. El protocolo y la etiqueta no solo funcionan en la mesa, sino en cualquier lugar donde se muestre la clase y educación que usted posee, siendo además el ambiente laboral el lugar preciso donde se ponen a prueba día a día los niveles de educación de sus empleados y de los mismos jefes. Requisitos tan mínimos como saludar, dar las gracias o decir por favor, se pasan por alto más de lo que se piensa. Contrario a lo que podría pensarse en estos tiempos de tantas descomplicaciones, el protocolo, el ceremonial y la etiqueta siguen vigentes, no solamente en las entidades estatales sino en las empresas privadas, especialmente en las más grandes, como las multinacionales. Cuando se habla de protocolo, muchos tienden a pensar en reglas estrictas que hacen que se pierda la espontaneidad en el desarrollo de los eventos, sabiendo que por el contrario, el ceremonial y el protocolo son guías que nos orientan sobre la mejor y más sencilla manera de hacer las cosas.

En Colombia, el protocolo se reglamenta bajo el Decreto 770 de 1982, el cual define las precedencias en el Gobierno, comenzando por el Presidente de la República, que siempre ocupa el lugar más destacado, seguido por el vicepresidente y por el Cardenal Primado, entre otros funcionarios y dignatarios. Aunque existe una tendencia a aplanar las

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estructuras empresariales, los rangos nunca dejarán de existir, así como personas susceptibles al trato y a la ubicación que le sea asignada. Por esa razón no puede dejarse a criterios individuales la definición de las precedencias dentro de la compañía; por ello, es preciso realizar una clara definición por escrito del orden jerárquico, comenzando por la junta directiva, o la elaboración de un manual para la organización de eventos, lo cual ahorrará muchos inconvenientes y se convertirá en un elemento importante en el manejo de la imagen corporativa de la empresa.

Pero más allá del simple orden en que un gerente debe sentar a sus invitados, el protocolo incluye el tratamiento de personalidades como el Presidente de la República, miembros de la Iglesia Católica, embajadores y hasta de los miembros de las Familias Reales, trato que debe incluirse en la correspondencia que se les dirija. No siendo menos importante, la indumentaria para cada ocasión debe tenerse muy en cuenta para evitar desentonar con

el resto de los invitados; no hay nada que más comunique la importancia que les damos a

nuestros anfitriones que el atuendo que se utilice en un evento. Existen aspectos que parecen bastante obvios a la vista y por lo tanto no se incluyen dentro de lo expuesto, como es el manejo de los cubiertos, servilletas y copas. Cuando se pasa a la mesa, es común que alguien tome el pan que no le corresponde, utilice los cubiertos del postre

para comerse la entrada, tome las copas de manera inadecuada y hasta en el lugar equivocado. Todo ello atentará contra la buena imagen de quien comete los errores y la de la empresa que él representa. Un corto programa de capacitación que aborde todos estos temas traerá enormes beneficios.

A la hora de realizar negocios con empresarios de otros países, es muy importante conocer

previamente su cultura y tener claridad sobre lo que ellos acostumbran hacer y no en las reuniones de trabajo, para así evitar inconvenientes que puedan dañar un buen contrato:

saber cómo saludar, el lenguaje que debe utilizarse y los temas que no deben tratarse en una reunión de trabajo, será fundamental para causar la buena impresión que el nuevo negocio requiere. Esto es lo que abarca el protocolo y la etiqueta empresarial. También es importante el abrebocas del discurso, tanto en reuniones nacionales como

internacionales, en el que se establecen los nombres, tratamiento y cargos de las personas

a quienes se debe nombrar. El uso de la video conferencia está tomando cada vez más

auge, tanto en el mundo de los negocios como en el ámbito más personal o familiar. La reducción en los costos de las comunicaciones y los equipos tecnológicos ha potenciado un creciente uso de las mismas.

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Las reuniones a larga distancia son cada vez más habituales, evitando de esta manera desplazamientos largos y costosos, comprobando con el paso del tiempo, que su eficacia es bastante alta y similar a las reuniones de forma presencial. Las nuevas herramientas informáticas (o TIC) facilitan la interactuación de todos los participantes activamente. No por ser una reunión virtual deben perderse ciertas formas y reglas a tener en cuenta en cualquier otro tipo de reunión presencial. A continuación se presentan algunas recomendaciones sobre el tema:

Es bueno elegir un sitio adecuado para que el participante pueda ser visto y escuchado de forma correcta, así como un lugar bien iluminado y sin ruidos.

Todos los participantes deben presentarse al principio de la reunión a todos los demás participantes.

Es conveniente elegir un coordinador o moderador de la reunión que pueda ir estableciendo los turnos de intervención y dando paso a cada uno de los participantes.

El vestuario debe ser el que utilice habitualmente en su trabajo, no hace falta más etiqueta, pero tampoco presentarse con la ropa de diario o de dormir.

Sería bueno comprobar antes de comenzar la reunión que todas las líneas están abiertas y que todos los equipos funcionan perfectamente, lo cual evitará contratiempos en la reunión.

Si hay documentación de interés debería ser enviada antes de comenzar la reunión para que todos los participantes la tuvieran en su poder, y así estar contextualizados con el tema de discusión.

De igual manera, al terminar, las conclusiones y otra información de interés debería ser enviada a cada uno de los participantes en la reunión.

Si tiene que ausentarse por algún motivo, no corte la comunicación de forma brusca, discúlpese como lo haría en cualquier otra reunión presencial.

No permita, salvo que sea necesario, que se incorpore gente nueva a la reunión una vez que ha comenzado esta.

Si necesita resolver algún asunto propio o contestar una llamada importante, avise del corte momentáneo de su comunicación para que los participantes no le estén escuchando su conversación.

Procure no salirse del encuadre de su cámara para que todos los participantes estén visibles durante toda la reunión.

Al terminar deben despedirse tal y como lo harían en cualquier otra reunión, dando las gracias por la participación.

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En el mundo de los negocios, como en cualquier otro ámbito, es bueno conocer la etiqueta

a seguir, así como tener una buena base de conocimientos culturales. No solamente se

habla de negocios en muchas reuniones de empresas, por lo que es bueno saber o tener ciertos conocimientos sobre la cultura local, la gastronomía, la política, la economía, entre

otros. Estos conocimientos abren vías de comunicación que son muy importantes en las relaciones, tanto personales como empresariales. Un elemento muy importante a la hora de establecer estas vías de comunicación es saber cómo se llama la otra persona y qué cargo ocupa dentro de la empresa. Esta presentación, además de verbal, se realiza por medio de las tarjetas de visita, la cual es un pequeño pedazo de cartulina que le informa sobre los datos básicos de la otra persona, su nombre, su cargo, su teléfono, su correo electrónico, entre otros.

Aunque básicamente es un elemento netamente informativo, en cada lugar o país puede tener un tratamiento distinto este intercambio de información entre las partes. El simple gesto de intercambiar las tarjetas, puede ser más o menos ceremonioso dependiendo de la cultura de cada país. Una tarjeta de visita debe contener los datos básicos sobre la persona y la empresa a la que representa: Nombre completo, cargo, dirección, teléfonos, correo electrónico, entre otros. Si se mueve en el plano internacional, es bueno que tenga sus tarjetas impresas por las dos caras, por un lado en su idioma y por otro en el idioma de sus clientes o bien en inglés, como idioma internacional de los negocios. También puede tener varios tipos de tarjeta impresos, sin necesidad de imprimir sus tarjetas por ambas caras.

Las tarjetas deben ser impresas en papel de buena calidad, con un color de tinta y un tipo de letra, tanto en tamaño como en tipo de fuente, perfectamente legible, para que cualquier persona esté en la capacidad de informarse. Debe llevar un número de tarjetas suficientes, por lo que siempre es mejor llevar de más, para que nadie se quede sin su tarjeta de visita. Las tarjetas se suelen intercambiar al principio o final de una reunión, pero cualquier otro momento es bueno para intercambiarla. Siempre se deben dar por el

lado impreso en su idioma local, o en su caso en el idioma internacional elegido. Es bueno leer la tarjeta al completo, y aclarar cualquier duda que pudiera surgirle antes de proceder

a guardarla en su tarjetero o carpeta.

Cambiando de tema, muchos jóvenes acceden a su primer empleo sin saber en muchos casos, cómo vestirse, cómo tratar a los compañeros, cómo moverse en general, entre otros aspectos. Muchos jóvenes están preparados profesionalmente, pero no social o laboralmente, en cuanto a relacionarse se refiere. El primer empleo es el punto de partida

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hacia una vida laboral dilatada, en la mayoría de los casos, por eso es importante quedar bien ante los demás. Este primer puesto de trabajo va a ser una referencia en la búsqueda de su próximo empleo. Por eso debe dejar un buen sabor de boca para que le escriban una buena carta de recomendación o bien den buenas referencias de usted.

Es importante tener en cuenta algunos puntos básicos para poder complementar su trabajo profesional con ciertas habilidades sociales. Debe comprender que su trabajo no es una reunión de amigos, de colegas, de compañeros con los que hace deporte o sale de copas. Su ropa debe ir acorde a las normas de la empresa, y si no las hay, es necesario adaptarse al modelo más generalizado que utilizan la mayor parte de sus empleados. Al menos los primeros días es mejor pecar de formal que de informal, solamente hasta que tome confianza, sobre todo con las personas que son mayores que usted, trátelas de usted y evite los tuteos. Es mejor esperar a que sean ellos quienes le indiquen el tratamiento que desean recibir. Si no le indican nada, siga con el tratamiento más formal. Si va hacer algo que pueda afectar a los demás no dude en preguntar antes. La misma educación que muestra a sus familiares y amigos debe demostrar en su lugar de trabajo. Una persona es educada en cualquier parte: Debe saludar, dar las gracias, despedirse, entre otros, al igual que lo hace en cualquier otra faceta de su vida. No pierda sus modales en situaciones de tensión o de momentos difíciles. La buena impresión, no solo profesional, que deje en su trabajo puede condicionar su futuro. Sus jefes darán referencias de usted para el próximo empleo que desee obtener.

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2. PROTOCOLO EN LA OFICINA

La oficina es un ambiente en el cual el respeto y la honestidad deben estar presentes a todas las horas del día, y la convivencia con los compañeros y/o colegas debe hacerse lo más tolerante posible. A continuación se muestran algunos aspectos y circunstancias a tener en cuenta para el protocolo y la etiqueta de nuestro lugar de trabajo:

para el protocolo y la etiqueta de nuestro lugar de trabajo: Pocas personas se visten exclusivamente

Pocas personas se visten exclusivamente para sí mismas; la mayoría lo hace para los demás. Pero se debe tener mucho cuidado con esto, preguntarse realmente para quién o quienes exactamente se visten las personas. Independientemente de esto, debemos vestirnos de modo que mostremos respeto por nuestra persona, profesión u oficio, nuestro puesto y nuestra compañía. En una empresa es de mal gusto que los varones se presenten con camisa sin abotonar o pantalones ajustados. El buen gusto y la elegancia terminan donde inicia el ridículo. La forma de vestir representa nuestra personalidad y educación, demostremos que hacemos valer las dos. La puntualidad es un aspecto a considerar en toda actividad de la vida diaria. Esta es fiel reflejo de la personalidad del individuo y una cualidad que denota buena educación. La impuntualidad nunca será disculpada mientras que la puntualidad es una muestra de consideración hacia los demás, es señal de urbanidad y buenas maneras. Para lograr una buena convivencia con nuestros compañeros de trabajo podemos tener en cuenta estos aspectos:

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Evitar que amigos o familiares lo visiten en la oficina si no es realmente necesario.

Tratar de dejar fuera su mal carácter y no “desahogarse” con sus compañeros.

Cuando ingrese a la oficina de otro compañero, lo mejor es avisar y no entrar ignorando a la persona que se encuentra adentro.

La amabilidad y el respeto no pelean con la firmeza y defensa de los propios derechos.

Respetar su vida privada y la de su familia, lo mejor es no andar divulgando asuntos y/o problemas personales.

No se debe abusar de los compañeros pidiendo dinero u otros objetos sino son estrictamente necesarios.

Todos somos iguales como seres humanos.

No pronuncie palabras vulgares ni ofensas contra sus compañeros de trabajo.

Si no le gusta algo de algún compañero lo mejor será actuar de frente y no decir las cosas a las espaldas.

Es seguro que algunas situaciones descritas a continuación se ven a menudo en su lugar de trabajo. A diario algunos compañeros de labores se saludan de beso en la mejilla. Algunas mujeres llegan con tremendos escotes, no se respira cordialidad o buenos modales entre compañeros e incluso con los jefes. Estos detalles, que hasta cierto punto crean tensión en la oficina, se practican por la falta de asesoría en cuanto a etiqueta laboral se refiere. Y es que el término etiqueta se relaciona con la vestimenta, los modales (lenguaje corporal, comunicación oral, entre otros) y los aspectos de comportamiento que forman la vida social y profesional.

oral, entre otros) y los aspectos de comportamiento que forman la vida social y profesional. PROTOCOLO

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Algunas normas para la convivencia en la oficina para tener en cuenta son las siguientes:

un buenos días con una sonrisa basta para alegrar el ambiente, sin importar si los demás devuelven el saludo. Las buenas maneras las debe brindar quien las posee, sin importar si se es jefe o subalterno, amigos y no tan amigos. Otro hecho que sucede a veces es la falta de respeto al jefe, y más aún si antes fue su compañero. Aunque la amistad cercana continúa, la etiqueta empresarial dicta que solo se le puede llamar por su primer nombre cuando se encuentra en un círculo pequeño, pero que en las demás circunstancias debe ser llamado y referido por el puesto o su título. Los expertos hacen un llamado a que la comunicación en la oficina sea permanente en todos sentidos y de forma transparente. Su trabajo es casi su hogar, donde también tienen que existir acuerdos y desacuerdos. La diplomacia y el respeto nunca se deben pasar por alto.

La diplomacia y el respeto nunca se deben pasar por alto. Si tenemos en cuenta que

Si tenemos en cuenta que la mayor parte del día, durante la semana, nos la pasamos en el trabajo, es normal que tratemos de crear un ambiente laboral agradable en el que desenvolvernos y tratar de que la convivencia con las personas que trabajan junto a nosotros sea lo más cordial y pacífica posible. Para ello, es preciso que se tengan en cuenta los siguientes aspectos dentro del entorno laboral:

Mentalidad: Debemos ser abiertos a las opiniones y sugerencias de los demás compañeros, con el fin de mejorar el ambiente laboral de la empresa.

Evitar discusiones y riñas: Como en toda actividad laboral, hay días que las reuniones, las llamadas, la realización de informes y otras tareas generan dolores de cabeza, con lo que los nervios están “de punta” y surgen enfados por cualquier motivo. Todo esto crea un ambiente laboral tenso y poco

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agradable. Debemos tratar de controlar nuestro temperamento y ser lo más cordiales posibles.

Incidencias: Si tenemos que ausentarnos del trabajo por alguna razón debemos avisar a la empresa para no cargar a los compañeros con algún trabajo extra.

Compartir: Las relaciones entre los compañeros se basan en la confianza mutua

y por ello se debe compartir toda la información a nuestro alcance para lograr

un mejor flujo de trabajo en la oficina.

Colaboración: En cualquier trabajo cada persona tiene unas tareas para realizar, lo que no impide que se pueda ayudar a otros compañeros. Si el trabajo es en equipo, no se debe tratar de realizar el menor trabajo posible a cuesta del resto de compañeros del grupo de trabajo.

Respetar las normas y costumbres: Todas las personas tienen su propia forma de ser, pero cuando se convive en comunidad éstas deben ser muchas veces reservadas para nuestro ámbito privado y debemos adaptarnos a estas normas

y costumbres.

Relaciones laborales: Se debe establecer una serie de protocolos de actuación en lo que a las relaciones se refiere para tratar de no invadir el ámbito privado de ninguna persona de la empresa.

Movimientos de personal: Se deben presentar los nuevos empleados al resto de la plantilla, así como se debe despedir uno de los compañeros de trabajo cuando se va de la empresa.

Críticas y sugerencias: Se deben evitar todo tipo de críticas con respecto a otros compañeros, su trabajo o cualquier otro aspecto que pueda causar malestar en

la oficina.

Honestidad: No debe atribuirse méritos por trabajos o proyectos de los que no ha sido parte, o aun habiendo sido parte no son suyos en su totalidad.

Educación y respeto: La base fundamental de la convivencia no solo en el ámbito laboral sino en cualquier otro ámbito de nuestra vida. La educación no consiste solamente en saludar, dar los buenos días, etc. Ser educado debe ser una costumbre, que de forma sutil conviva con nosotros a todas las horas del día.

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3. HOJA DE VIDA Y ENTREVISTA DE TRABAJO

La búsqueda de trabajo se ha convertido en una actividad de mucho cuidado a nivel mundial dado a que constantemente la sociedad traviesa y atravesará por varias crisis y recesiones económicas, lo que significa que las posibilidades que ofrecen las empresas y el estado frente a un empleo estable y permanente se van acotando cada vez más. Es de vital importancia saber aprovechar al máximo cada oportunidad de trabajo que se nos presente, analizar si realmente vale la pena, realizar un paralelo entre pro y contras; beneficios que nos pueda ofrecer en torno a experiencia, salario, conocimiento y desarrollo laboral-personal. Para lograr obtener un empelo con éxito es importante tener en cuenta varios detalles tanto en la hoja de vida como en ante, durante y después de la entrevista de trabajo así que comenzaremos destacando lo importante de la hoja de vida.

La hoja de vida que se presenta ante el entrevistador se divide en varias partes las cuales son: Perfil Profesional, Trabajos y Logros académicos, Formación académica, Experiencia Laboral, Logros; cursos y seminarios, Otros y Referencias. En el perfil profesional se divide de la siguiente manera:

Quien es uno y que está haciendo.

Experiencia que ha sido llevada a la práctica

Conocimientos específicos

Intereses de desarrollo profesional

Competencias

En los trabajos y logros académicos se especifica los documentos como proyectos de grado, tesis de postgrado, artículos académicos publicados o por publicar. Otros reconocimientos de índole académico (becas, premios, nominaciones). Se escribe en orden cronológico inverso. En la formación académica se señala la formación académica únicamente para los grados que conducen a titulo como: bachiller, pregrado, postgrado (especialización, maestría, doctorado). En orden cronológico inverso. En la experiencia laboral se escribe la experiencia de trabajo indicando empleador, cargo ocupado, responsabilidades y logros. En los cursos y seminarios es fundamental señalar los cursos, seminarios y otros estudios tomados por fuera de la universidad, es decir que no

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pertenecen al pensum académico. Escribirlos en orden cronológico inverso. Señalar el nombre del curso, la institución que lo dictó y la fecha exacta. En otros se señala las habilidades espaciales que representa un valor agregado al perfil Idiomas, sistemas, publicaciones no académicas (poesías, cuentos, música baile, canto), agregaciones de trabajos sociales y voluntarios. Y finalmente en las referencias especificar el nombre de la persona, la profesión o cargo que ocupa, el lugar de trabajo, el teléfono del contacto y e- mail. Mínimo 3 personas como referencia 2 familiares y 1 laboral. Tenga presente que los entrevistadores duran entre 15 y 20 segundos para leer su hoja de vida. La entrevista de trabajo se presta para generar una interacción entre el entrevistador y usted como entrevistado. De igual forma, tenga en cuenta los siguientes aspectos, los cuales son de gran importancia dentro de la hoja de vida:

Enfatice y cuantifique sus logros: En vez de enumerar las responsabilidades, trate añadir hechos concretos y cifras cuando sea posible. Por ejemplo dirigí una charla a 40 estudiantes de los últimos años de bachillerato.

Investigue sobre la empresa: Realice una breve investigación sobre la empresa a la cual pretende entrar para entender y comprender el tipo de vocabulario que es particular para cada tipo de sector. Adicionalmente investigue las habilidades necesarias para el trabajo, para incluir y enfatizar en su hoja de vida aquellas que usted posea.

Incorpore habilidades que sean trasferibles: Así esas habilidades no estén relacionadas directamente con el cargo al que esta aplicando, muchas habilidades y competencias son trasferibles y son de importancia para los empleadores. Habilidades como: comunicación, trabajo en equipo, construcción, estrategias de relaciones, etc.

Sea selectivo en su hoja de vida: No incluya un listado de toda su trayectoria o de todas las cosas que usted ha hecho, incluya aquellas experiencias y habilidades que resulten útiles para el sector y para el empleador.

Sea constante: Utilice verbos de acción en pasado para describir sus logros, tiempo presente para las experiencias que está desarrollando en el momento y tiempo pasado para las experiencias del pasado. Adicionalmente sea consistente presentando cada experiencia en el mismo formato.

Únicamente incluya su nombre, dirección, número de teléfono y correo electrónico. No es necesario incluir información como el estado civil, la edad, el lugar de procedencia o adjuntar fotografías.

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Haga el mayor esfuerzo para que su hoja de vida no tenga más de 2-3 hojas. Si tiene más de diez de diez años de experiencia puede considerar un límite de cinco. Para estar mejor guiado con la información anteriormente especificada se dará una guía de hoja de vida la cual es el último modelo que se está utilizando, generada por la Universidad de los Andes.

último modelo que se está utilizando, generada por la Universidad de los Andes. HOJA DE VIDA

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ENTREVISTA DE TRABAJO

La entrevista de trabajo en muchas ocasiones y para la mayoría de personas se convierte en momentos incómodos debido a que este requerimiento empresarial exige preguntar sobre la vida laboral y personal del entrevistado y por ende es fundamental que se responda a cada pregunta con detalles lo que hace incomoda la situación ya que muchas personas son reservadas en sus cosas privadas. Para antes de la entrevista de trabajo es preciso tener en cuenta:

Hay que tener presente varios aspectos antes de ir a una entrevista de trabajo. Partiendo del supuesto que ya se ha presentado con éxito la hoja de vida y la empresa desea realizar la entrevista personal usted primero que todo debe:

Realizar un auto análisis señalando las debilidades y recalcando las fortalezas.

Investigue lo más que pueda sobre la empresa a la cual desea entrar y ha enviado la hoja de vida, puede darse el caso en el cual el entrevistador le realice preguntas sobre la compañía para verificar que usted realmente está interesado en hacer parte de la organización.

Realice un listado sobre lo mínimo que espera del trabajo el cual desea conseguir, tenga presente el puesto, salario, horario, funciones etc.

Aunque as adelante especificaremos con claridad las posibles preguntas que puede hacer el entrevistador, es importante tenerla presente para que desde antes de entrar a la entrevista usted tenga en mente la posible respuesta al dicha pregunta (no es memorizar la respuesta, es estar pendiente de las posibles preguntas para no estar desapercibido ante el entrevistador).

Si logra prepara con tiempo dichos consejos evitara entrar con miedo, susto, o temor a ser corchado con alguna pregunta tanto personal como laboral.

Vestuario adecuado: La forma de vestir se ha vuelto uno de los dilemas más grandes especialmente para las mujeres debido que no hay una norma general que abarque la vestimenta perfecta para una entrevista de trabajo. Sin embargo existen tips que se pueden tener en cuenta al momento de ir a una entrevista de trabajo.

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Es recomendable utilizar un vestido de corte clásico para los hombres de colores fríos como el gris y azul y las señoritas un vestido o pantalón y chaqueta de corte clásico también.

La corbata en el hombre se convirtió en atuendo fundamental eventos especiales, es recomendable utilizar una corbata lisa o con estampados discretos y en la mujer no se vería mal un pañuelo en el cuello con detalles sin importancia.

Los zapatos deben ser de color oscuro que convienen tanto con el traje como con las medias y en las mujeres utilizar un zapato bajito o de medio tacón.

Es recomendable utilizar pocos complementos como anillos, manillas, cadenas y otros elementos. Las mujeres por lo general los aretes y un anillo.

La apariencia personal es fundamental, la ropa bien plancha, todo puesto en su sitio como debe ser y la higiene personal (uñas cortadas y arregladas, dientes limpios, buen aliento, y en las mujeres poco maquillaje).

limpios, buen aliento, y en las mujeres poco maquillaje). Si estamos en el lugar de la
limpios, buen aliento, y en las mujeres poco maquillaje). Si estamos en el lugar de la

Si estamos en el lugar de la entrevista de trabajo hay que ser cordiales y mostrar buenos modales. El saludar a las personas que pasan por nuestro lado y dar la mano al entrevistador quistarse las gafas oscuras o retirarse el sombrero demuestra respeto y sumisión hacia la compañía. Cuando hemos ingresado a la entrevista de trabajo hay que tener presente los siguientes aspectos:

La primera impresión es la que cuenta, la forma como usted vaya vestido y como luzca su atiendo deja mucho que decir, generalmente los entrevistadores

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son expertos en leer los movimientos corporales de las personas lo que significa que claramente pueden determinar lo que usted siente y la sensación que usted está experimentando.

Presentación, la entrevista es una actividad la cual se presta para que la empresa que desea emplearnos nos logre conocer en su totalidad lo que significa que nos pueden realizar preguntas desde el ámbito laboral hasta el ámbito personal.

Muchas personas consideran una entrevista como un monologo en el cual van a relatar continuamente sus experiencias de vida, lo cual se convierte en un error fundamental. La entrevista de trabajo es una herramienta que utiliza en ámbito empresarial para generar una interacción entre el entrevistador y el entrevistado para analizar las diferentes reacciones posibles.

Actualmente es más común ver que en una entrevista se presenten casos prácticos en los cuales se le pida al entrevistado genere soluciones inmediatas para analizar las aptitudes y actitudes de la persona entrevistada.

Es común que en una entrevista de trabajo se presente el caso en el cual el entrevistador le realice preguntas del porqué quiere trabajar en esa compañía y en ese cargo, al cual hay que recalcar la experiencia, conocimiento y formación laboral y empresarial. Es importante dejar de lado los salarios y horas de trabajo cortas.

Preguntas frecuentes en una entrevista de trabajo

Según el portal de internet, protocolo.org las preguntas más frecuentes en una entrevista de trabajo son las siguientes:

Hábleme acerca de Usted.

Hábleme de su experiencia en este tipo de trabajo.

¿Por qué quiere trabajar aquí?

¿Qué sabe acerca de nuestra empresa?

¿Qué le atrae de ella?

¿Estaría dispuesto a trasladarse a vivir a otra ciudad, a otro país, a viajar con frecuencia?

¿Tiene alguna preferencia geográfica?

¿Por qué dejó su último empleo?

¿Por qué fue despedido de su último empleo?

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¿Qué opina de sus jefes anteriores?

¿Cuáles son sus principales cualidades?

¿En qué piensa que está peor preparado?

¿Qué piensa que puede usted aportar a la empresa?

¿Piensa que Usted puede mejorar trabajando con nosotros?

Descríbase en cinco palabras (preguntas como esta les indican nuestra capacidad de síntesis)

¿Cuáles son sus metas a largo plazo?

¿Con que tipo de equipos ha trabajado?

¿Prefiere trabajar sólo?

¿Cómo trabaja bajo presión?

¿Cómo se enteró de este puesto?

¿Se acuerda del texto del anuncio: descríbalo?

¿Cuándo estaría dispuesto a empezar?

¿Tiene alguna pregunta que desea realizar?

¿Por qué estudió esta carrera?

¿Qué asignaturas le gustaban más o sacaba mejores calificaciones?

¿Tiene experiencia laboral en este campo o puestos similares?

¿Qué experiencia sacó de ellos?

¿Qué prefiere, actividades en solitario o en equipo? ¿Por qué?

Dígame el último libro o película que haya leído o visto.

¿Qué revistas o periódicos lee con regularidad?

¿Por qué piensa que puede hacer bien este trabajo?

¿Qué valora más en el trabajo?

¿Cuáles son sus aspiraciones económicas?

¿Quién influyó más a la hora de elección de la carrera: su propia decisión o sus padres o amigos?

¿Está dispuesto a completar su formación cuando sea necesario acudiendo a cursos y seminarios?

¿Aceptaría condicionar su retribución a los progresos de su formación?

¿Tiene computador personal?

¿Tiene conexión a Internet?

¿Conoce la dirección Web de nuestra empresa?

¿Qué páginas suele visitar con asiduidad?

¿Cuál fue la última página que ha visitado?

¿Tiene dirección de correo electrónico?

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Si logra preparar de buena manera cada una de estas preguntas con un enfoque profesional y de forma madura. Se le garantiza que un 60% del empleo está en sus manos lo que significa que mayor influencia se refleja en la interacción que tenga el entrevistador con el entrevistado. Siempre tenga presente que la primera impresión es la que cuenta y es fundamental aminorar sus debilidades y destacar aun mas sus fortalezas.

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4. REUNIONES, VIAJES Y CIERRES DE NEGOCIOS

En el mundo de los negocios, es común todo el tiempo estar en reuniones y lidiar con agendas apretadas, ya sea con socios, proveedores, clientes, empleados, y demás personas de interés para la empresa. Debido a la presencia de un mundo cada vez más globalizado y más abierto hacia los mercados internacionales, estas reuniones se hacen cada vez más habituales, pero a la vez, más complejas, sobre todo, en términos culturales. A raíz del desarrollo de las actividades comerciales y diplomáticas entre países desde la consolidación de la globalización, se han hecho cada vez más estrechas las relaciones entre los Estados, las instituciones y demás actores presentes en el entrono internacional, lo cual ha obligado a estos a tener mucho más en cuenta el protocolo y la etiqueta de otros países, debido a que están tratando con personas provenientes de otros lugares, con costumbres diferentes a las suyas, y con normas de comportamiento diferentes. Estos hechos han desembocado en la ampliación de la utilización del protocolo en estas situaciones, como las negociaciones internacionales, ya sean estas de carácter comercial o político, no limitándose este de manera exclusiva hacia actos de Estado o eventos de similar envergadura, que requieran un uso intensivo del protocolo y las reglas de comportamiento.

Lo mencionado anteriormente es un campo de acción profesional y laboral bastante amplio para los profesionales en negocios internacionales, disciplinas afines, u otras profesiones que se dediquen a estas actividades profesionalmente, ya sea como asesores, directivos, consultores, empleados, o empresarios en temas de negociación internacional en temáticas de comercio, principalmente. Para ello, es pertinente conocer de primera mano algunos de los aspectos más importantes sobre lo mencionado previamente en cuanto a negociación internacional y su aplicación al protocolo y a la etiqueta, para poder aprovechar al máximo las oportunidades que se presenten en cuanto a negocios y transacciones en el exterior, o desde Colombia con otros países.

Para tal cometido, deben tenerse en cuenta algunos aspectos protocolarios y de etiqueta, ya sea si se va a participar en una reunión de negocios, o por si por el contrario, se va a organizar una reunión o encuentro de este tipo, los cuales serán especificados en el siguiente capítulo.

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REUNIONES DE NEGOCIOS

A la hora de participar en una reunión de negocios, es preciso tener en cuenta que esta clase de encuentros son solamente eso: encuentros, más no enfrentamientos, ya que no se desea crear un ambiente hostil entre las partes, que al final pueda entorpecer, e incluso perjudicar el negocio o transacción a concretar. Sin embargo, he aquí algunos aspectos a tener en cuenta para el éxito de estas reuniones:

Es necesario saber escuchar a todas las personas presentes en la reunión, no solamente por educación y cortesía, todos tienen algo que decir, y es igual de importante que cualquier otra opinión o concepto.

Colocar atención es vital, ya que un solo segundo de distracción puede ser fatal en un proceso de negociación o transacción, más si esta es internacional. Por ello, es preciso prestar atención y no hacer otras cosas a la vez, ya que de por sí es una falta de respeto.

Saber hablar y darse a entender, mirando a los ojos a la persona a la que se le está dirigiendo la palabra, de forma clara, con un tono de voz adecuado, al punto directo, y de manera breve, son gestos de cortesía y amabilidad, ya que el tiempo es vital en esta clase de encuentros.

Preguntar cuando se tenga alguna duda o inquietud, estando relacionada con el tema de discusión, ya que preguntas sobre otros temas quedan por fuera de lugar de la reunión. Es necesario esperar a que los demás terminen su turno, y no interrumpir. Si se interrumpe, debe ser de manera justificada; de lo contrario, es una falta de educación gravísima.

El tiempo de duración de las reuniones de negocios es predeterminado, evitando alargarse más de lo permitido, ya que los horarios fueron hechos para cumplirse a cabalidad.

Las diferencias que puedan presentarse en el proceso deben ser tratadas objetivamente, y con el máximo respeto y educación posibles, por lo cual no se deben hacer imposiciones, ni levantamientos de voz repentinos, o abandonos abruptos de la mesa de trabajo; siempre mantener la cordura y tratar los asuntos en los mejores términos.

Si se abandona la reunión antes de haberse finalizado, debe ser por motivos de fuerza mayor, ya que esto puede ser tomado como una ofensa por las partes. Más bien, debe solicitarse un receso breve, si se desea resolver algún problema o

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imprevisto. En un caso mucho más estricto, la reunión puede ser aplazada para otra fecha, con previa justificación y excusas ante las partes.

Cuando se presentan las pausas, o tiempos muertos, no se deben entrar en discusiones polémicas o triviales, tales como política, religión, deporte, temas personales o algún otro tema que pueda representar un potencial conflicto, y por lo tanto deben ser ignorados. Deben quedar en el ámbito privado de las personas.

El respeto es fundamental y vital para el éxito de una reunión de negocios, por lo cual este nunca debe perderse en ningún momento del encuentro.

La educación y la cortesía siempre son cualidades en cualquier persona, sin importar su nacionalidad o cultura. Lo correcto siempre es saludar firmemente al llegar y al despedirse, pedir la palabra amablemente, decir por favor y gracias, entre otros, los cuales son simples detalles, pero que funcionan a la hora de mantener relaciones cordiales y fluidas con los demás participantes.

La vestimenta debe ser la adecuada para la reunión, lo cual va acorde al lugar donde se realice, el clima del mismo, o si es de carácter formal o casual.

Disponer de valores como la confianza en lo que se dice, la paciencia para escuchar a los demás, ser auto convincente, y tener en cuenta el interés mutuo de las partes para lograr el mejor resultado.

Si se va a organizar una reunión de negocios, o si se va a tomar un rol más activo dentro de la misma, es necesario tener en consideración algunos detalles que llevarán al éxito de lo que se quiere lograr para la empresa o para la persona:

Preparar una agenda de trabajo es lo más indicado, ya que explica detalladamente el orden de la misma y los temas a tratar, evitando posibles desviaciones, y siendo esta distribuida previamente hacia los participantes.

Establecer unos objetivos, los cuales son una hoja de ruta para las partes, y sobre qué es lo que se quiere lograr con la misma.

Definir previamente la logística a utilizar el día de la reunión, asignando roles o funciones, si es necesario.

Establecer posiciones de liderazgo y de mediación dentro de la misma, en el caso que se requiera.

Realizar constantemente seguimientos de los resultados de la misma, para evaluar el logro de objetivos y posibilidades.

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No está de más establecer algunas reglas o normas dentro de la reunión, ya que no todos tienen o se basan en las mismas, ya que la reunión se está realizando en su ambiente organizacional.

Estudiar y establecer un perfil de las partes que van a estar presentes en la reunión, con el fin de evitarse sorpresas o malentendidos. Saber con quién se trata es vital para el éxito en los negocios, planteando posibles escenarios a ocurrir dentro de la reunión.

Definir si la reunión es estrictamente necesaria, ya que sentarse a discutir sobre temas de poca importancia representa perdidas valiosas de recursos, sin contar además con que es una falta de respeto con los demás.

Preparar la reunión para antes de las comidas, ya que si se alargan demasiado, la gente se molestará y no pensará objetivamente en los temas de la reunión.

Utilizar cualquier ayuda o soporte, con el fin de exponer eficazmente sus argumentos, y que se pueda dar a entender hacia los demás de una manera fácil y clara.

En la mesa de trabajo deben tenerse en cuenta las posiciones de los asistentes a la reunión. En la cabecera de la mesa, siempre va el gerente, director o persona de mayor rango dentro de la organización, dejando los demás asientos a disposición de los organizadores, basándose en el protocolo y la etiqueta que use la misma.

Las presentaciones deben hacerse desde la persona de mayor jerarquía dentro de la organización, en orden descendente. Si se entregan tarjetas, debe ser antes de iniciar la reunión. Los obsequios dependen de la cultura de los integrantes de la reunión, y pueden hacerse antes o después de la reunión.

Las posturas deben ser las adecuadas para el carácter de la reunión. Una mala postura puede significar más que cualquier discurso. Es necesario saber cuidar el lenguaje corporal y la expresión facial y gestual, las miradas, los tics nerviosos y demás situaciones que puedan poner en riesgo el negocio o transacción en juego.

Capacitarse constantemente es una herramienta bastante valorada y de mucha utilidad, el cual permite tener un conocimiento más amplio, tanto de la situación como de las partes.

Igualmente, es bien sabido que el protocolo es fundamental para esta clase de encuentros, en especial si son negociaciones de carácter internacional; de igual forma, el protocolo es un arma infalible para generar y sostener negocios y relaciones con actores estratégicos para la empresa, como proveedores, clientes potenciales, empresas provenientes de mercados objetivo, entre otros; así como una herramienta de relaciones públicas, de imagen corporativa y de marca. No es bueno tratar de mostrar a la empresa como lo mejor que existe, también se tienen defectos y se cometen errores, incluso, es bueno a

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veces, valerse del sentido común para esta clase de encuentros. La clave radica en el respeto hacia los demás, hacia sus costumbres, sus ideas, sus pensamientos, sus opiniones, sus creencias; lo cual permite tener relaciones mucho más cordiales y provechosas.

VIAJES DE NEGOCIOS

Es bastante frecuente que, a la hora de realizar negocios, el empresario o representante corporativo tenga que desplazarse a otro país, con el fin de buscar oportunidades de negocios, o bien, cerrar alguno ya negociado. Por ello, es importante para el profesional en negocios internacionales, y a quienes se dediquen a estas labores profesionalmente, tener en cuenta los más mínimos detalles al organizar un viaje de negocios, los cuales si no se cumplen a cabalidad, pueden llegar a perjudicar o entorpecer las negociaciones en curso. Antes que nada, debe disponerse de una actitud abierta hacia un conocimiento cultural mucho más amplio. Recordemos que las costumbres y el componente cultural cambian en los demás países, así sean cercanos geográficamente o relacionados históricamente. El empresario o representante es un embajador de la empresa, de su buen nombre, así como del país de donde proviene, de sus valores, de sus creencias, de lo que desea lograr; asimismo, debe ser en ocasiones tolerante y complaciente con algunos aspectos; no se puede estar en pleno acuerdo con las otras personas, y tratar al máximo de evitar los malentendidos culturales y las ofensas, las cuales perjudican y dañan la posibilidad de cerrar negocios, que incluso, se pueden dar como ya concretados.

Es preciso tener en cuenta la actitud con la que se expresa hacia la otra parte, ya que esta dice mucho de nosotros: nuestros gestos, nuestras palabras, nuestro estado de ánimo, nuestro comportamiento, nuestros modales y educación, puede comunicar más de lo que decimos o de lo que deseamos; incluso, puede generar una percepción inequívoca para la otra parte y perjudicar el negocio en juego. De hecho, saber un poco de psicología influye en el logro del objetivo propuesto, ya que los negocios están basados en las relaciones humanas, y el conocimiento de lo humano es bastante útil en dicho aspecto, generar una conexión de antemano entre las partes, o rapport, como se le conoce en el ámbito de los negocios.

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Y aunque las tecnologías de la información han facilitado enormemente la comunicación con el extranjero, los viajes de negocios siempre tendrán que realizarse, debido a que tiene que existir un contacto personal entre las partes involucradas, para así disminuir las barreras de desconfianza entre las mismas. Si se va a realizar un viaje de negocios hacia otro país, es necesario tener bastante presentes los siguientes consejos:

Las empresas siempre tenderán a disminuir costos en esta clase de gastos, por lo que evitarán vuelos en primera clase, hoteles caros y demás gastos suntuarios, pero todo depende del tamaño del negocio a concretar. En ocasiones, no se escatima sobre estos gastos, ya que representarán una mínima parte de lo que se recibirá por el negocio. De hecho, los viajes de negocios se han convertido en una necesidad para las empresas que desean expandirse hacia mercados extranjeros.

Diseñar una agenda de trabajo con bastante anticipación, para establecer y confirmar las citas de negocios con la suficiente anterioridad, y definir objetivos concisos desde el principio, para saber a qué se viaja exactamente y qué es lo que se obtendrá de dicho viaje.

Verificar previamente hacia qué país se va a desplazar y a que ciudades, no solamente con fines de conocimiento cultural, laboral y de actualidad, sino para conocer de antemano la disponibilidad hotelera, de vuelos, de transporte, de distancias entre los sitios de reunión, y de lugares para entretenimiento, si queda tiempo disponible.

Saber empacar una maleta, llevando lo estrictamente necesario, es decir, ropa cómoda, nada de objetos lujosos, y algunos obsequios, por si se van a entregar. Informarse además con las autoridades aeroportuarias, tanto de su país de origen como el de destino, para conocer que objetos no llevar, o que restricciones existen en cuanto al equipaje, las cuales han aumentado en los últimos años y se han vuelto mucho más estrictas. Llevar lo primordial en el equipaje de mano, mientras que lo demás se puede llevar en el equipaje principal.

Tener actualizado su pasaporte, si el país al que se dirige exige visa, y confirmar su vuelo con al menos 48 horas de anticipación, para evitar contratiempos con las autoridades de migraciones, así como llevar una lista de sus datos personales, los datos de donde se va a hospedar, y de donde se van a realizar las citas con los clientes o proveedores potenciales, así como de sus documentos personales, tarjetas de crédito, y una cantidad prudente de dinero de dicho país, o preferiblemente, dólares americanos. Evitar en la medida de lo posible que los vuelos se realicen en temporada alta o a inicios de la semana.

Hacer uso de la tecnología para su beneficio en cuanto a la confirmación de vuelos y reservaciones de hoteles, mapas de las ciudades que va a visitar, contacto con

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sus superiores o directivos de la empresa, y con los contactos potenciales. Aprovechar al máximo los viajes de negocios para ampliar y fortalecer las redes de contactos profesionales (networking).

Si se sufre de alguna enfermedad o discapacidad, tener en cuenta las indicaciones medicas para que no suceda ningún imprevisto durante los viajes o transportes dentro de las ciudades o lugares de destino.

Disponer de pólizas de seguro, por si ocurre algún imprevisto durante los viajes o desplazamientos, aunque por lo general, las agencias de viajes prestan esta clase de servicios en los paquetes de viaje ofrecidos. No está de más consultar con las aerolíneas, los sistemas de acumulación de millas o programas de viajero frecuente, lo cual puede significar una disminución en los costos de transporte.

Saber adaptarse a los cambios de horario, si el país se encuentra en un meridiano diferente al país de origen, así como a los cambios en las comidas, con el fin de evitar trastornos que puedan afectar el desempeño del empresario o representante corporativo.

Si queda disponibilidad de tiempo extra, conocer algunas alternativas de diversión en las ciudades que se van a visitar, lo cual se encuentra generalmente en las guías turísticas. Aprovechar el tiempo libre también es beneficioso para lograr excelentes resultados en los negocios con el extranjero.

Al llegar al país de destino, y tras haberse alojado, es hora de empezar a establecer contacto con los clientes o proveedores potenciales, teniendo en cuenta el horario laboral de dicho país, claro está. Al iniciar las reuniones, se deben tener en cuenta la mayoría de aspectos mencionados en el capitulo anterior, haciendo un claro hincapié en el aspecto cultural, ya que como se dijo anteriormente, esta cambia con respecto al país de destino, y por ende, cambian las costumbres, las normas de comportamiento, las leyes, la gastronomía, la historia del país, la religión, la predominancia de género, entre muchos otros. En estos casos, la famosa frase del común, a donde fueres, haz lo que vieres, se aplica a la perfeccion. Es importante no dejarse llevar por la percepción en esta clase de temas, las cuales son reforzadas por estereotipos plasmados en películas, comentarios, noticias, la television y en la cultura popular. En ocasiones, es necesario y preciso ser flexibles y adaptables en cuanto al itinerario previamente asignado y organizado, pudiendo ser esto un factor de éxito del negocio en discusión, permitiendo que personas completamente opuestas en su personalidad y sus costumbres, puedan realizar negocios exitosos. Es útil conocer algunas frases populares y del argot de negocios en el idioma del país que se va a visitar en el caso de que sea diferente al del país de origen, con el fin de romper el hielo y entrar en confianza. Es de vital importancia conocer el protocolo en cuanto a los obsequios, los cuales pueden ser tomados como un gesto de aprecio, o

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incluso, pueden ser considerados como algo negativo, como casi un soborno o presión para concretar el negocio.

Tenga muy en cuenta que independientemente de que se logre obtener el negocio o no, los viajes de negocios son una excelente oportunidad para ampliar la red de contactos, tanto de la empresa como para quien la representa, por lo que cargar tarjetas de presentación es lo adecuado. Estas deben incluir los datos de contacto de la persona o representante directo de la empresa, tanto en el idioma del país de origen de la empresa, como en el idioma del país destino del negocio. Es bastante información para considerar, pero es de importancia si se desean obtener los mejores resultados en los procesos de negociación de las empresas con el extranjero.

CIERRES DE NEGOCIOS

Al finalizar las citas y reuniones de negocios, es hora de dar término a los mismos. Los cierres de negocios se pueden presentar en ambientes bastante variados. Bien puede ser en una reunión formal, o un almuerzo o cena, en el cual se discutirán los detalles de cómo hacer efectivo el negocio o transacción en juego. Cabe resaltar que en los negocios, el dinero no lo es todo; el protocolo, la etiqueta y las buenas maneras de comportarse en sociedad son trascendentales, ya que negocios que se daban por hechos, han fracasado por no tener en cuenta información vital para el proceso, como el perfil cultural de la contraparte, sus costumbres y sus maneras de comportamiento, debido a que si no se tiene presente esta información es muy fácil caer en malentendidos u ofensas que afecten el negocio en curso. De igual forma, el saber responder las objeciones de la contraparte, la capacidad de convencimiento y persuasión, y detalles como la vestimenta, la expresión corporal, la comunicación, el profesionalismo a la hora de negociar, y el respeto hacia el otro, son de gran ayuda para cerrar el negocio con éxito.

Para empezar, el conocimiento y el estudio de la otra parte son esenciales para esta clase de procesos. Como se ha venido insistiendo a lo largo de los capítulos anteriores, la cultura y las costumbres varían con el país de origen de la contraparte, así sean países vecinos o estén conectados de alguna manera, mientras que existen algunos aspectos que no cambian, o que pueden ser bastante similares, pero nunca esta de más conocerlas con mayor profundidad. La cultura es la que define una gran parte de la personalidad de la

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contraparte, y por ende, guía su forma de comportarse ante determinadas situaciones, por lo que debe hacerse un trabajo de investigación previo sobre la misma, con el fin de estar preparados ante cualquier situación o escenario que pudiera llegar a presentarse en el cierre. Algunas culturas de negocios prefieren discutir el tema directamente y sin rodeos, lo cual puede desencadenar en un cierre rápido, pero es preciso tener en cuenta que al ser bastante directos, desean ir al punto de discusión, sin adornos ni complementos; en cambio, otras culturas desean establecer una relación duradera, les gusta reflexionar y tomarse un buen tiempo para pensar sobre los pros y contras del asunto, no les gusta discutir sobre el negocio durante los primeros encuentros, por lo que la paciencia y la flexibilidad son cimientos para una negociación con un final exitoso. El saber vender ideas y el aplicar algunos conceptos de mercadeo son de gran utilidad para persuadir a la parte de cerrar el acuerdo, y convencerla de que la idea que se propone le traerá bastantes beneficios y que su inversión generará retornos positivos, en un escenario ganar-ganar. Es preciso tener cuidado con las objeciones y los contras que se planteen durante el cierre, sabiendo responder a cada uno de ellos, y no dar la impresión de que se está poco preparado para el asunto; el informarse bien y tener los conceptos claros son herramientas que cierran negocios y abren puertas a muchos otros más.

Los preparativos son de gran importancia a la hora de cerrar un negocio, en los cuales no se deja ni el más mínimo detalle a la improvisación. Debe tenerse muy en cuenta el ceremonial y la forma de organización del lugar en donde se realice el cierre: si es un restaurante, un club, o en la sede corporativa. El ambiente debe ser tranquilo y poco tenso, para así poder generar confianza y amabilidad entre las partes, evitando escenarios hostiles que espanten a la contraparte e impidan cerrar con broche de oro. Es de importancia informar a la contraparte sobre lo que necesite y tener disposición para escuchar lo que desea y lo que se quiere lograr.

Es bastante común que los cierres de negocios se realicen en restaurantes, a la hora del almuerzo o la cena, aunque en algunas de estas reuniones no se discuten asuntos de negocios, lo cual depende de manera estricta de la cultura y las costumbres de la contraparte, teniendo en cuenta de igual manera que no puede colocarse en la mesa cualquier tema, en especial, si son bastante sensibles u ofensivos para la contraparte. Por otro lado, si la contraparte no habla el mismo idioma, es vital tener un traductor o asesor que hable dicha lengua, con el fin de no caer en malinterpretaciones, sobre todo en el aspecto legal, en el cual existe bastante sensibilidad. Por lo general, estos ambientes son bastante neutrales, y se prestan como escenarios en donde la comunicación es mucho más fluida y fácil. Es necesario tener a disposición todo lo relacionado con el protocolo, la

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etiqueta y el ceremonial durante estos eventos, ya que al hacerse más de noche, más formalidad y elegancia se requiere. En cuanto a la escogencia del lugar, es preferible elegir sitios elegantes, prestigiosos y de gran calidad, siendo representativos de la gastronomía local, sin olvidar la reservación de los lugares para evitar contratiempos y generar un ambiente de confidencialidad. Dependiendo de la confianza existente entre las partes, es potestad completa del anfitrión decidir en que momento se deben empezar a hablar de negocios, así como pagar la cuenta. Si bien se prefiere, pueden utilizarse lugares mucho más sobrios como salas de juntas o auditorios, lo cual otorga una imagen de seriedad y de compromiso con el negocio, y en caso de cerrarse exitosamente, se puede optar por un almuerzo o cena a modo de celebración.

Uno de los errores más frecuentes en los cierres de negocios es, sin duda alguna, el dejar a un lado el protocolo y el buen comportamiento, lo cual conlleva a equivocaciones que pueden ser perjudiciales para el negocio en curso. Es necesario tener en cuenta los más mínimos detalles, tener en cuenta la realidad, lo que sucede en el momento. He aquí algunos consejos para aplicar en los cierres de negocios y tener tratos exitosos en el ámbito internacional:

Entregar tarjetas de presentación nunca está de más. Recibirlas tampoco. Es importante recordar colocar en el reverso de la misma la información en el idioma nativo de la contraparte, para generar amabilidad y aprecio, o bien puede utilizarse el idioma inglés.

Las tarjetas deben estar actualizadas y sin tachones o enmendaduras, ya que afecta la imagen corporativa y profesional. Se deben entregar en orden jerárquico, del más alto directivo hacia abajo.

Dejar que la otra persona escoja el lugar de reunión. No trate de presionar para discutir sobre el negocio, a menos que la otra parte se lo pida, o ya exista confianza entre las mismas.

Todas las etapas en un proceso de negociación comercial son igual de importantes, ya que ninguna define por sí sola el negocio, y en cada una de ellas se debe tener un gran cuidado en como se procede. Si no se tienen claros desde el principio las condiciones y términos de negociación, no se podrá seguir con un buen rumbo, así como el disponer de una comunicación efectiva y de generar confianza entre las mismas. De igual forma, se desea plantear al lector la importancia de las normas de comportamiento social en el entorno

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empresarial y laboral, específicamente en la gestión y negociación comercial, y de su utilización en pro del éxito de los negocios o acuerdos que se estén discutiendo con empresarios o personas de otros países, y específicamente de otras culturas.

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BIBLIOGRAFÍA Y WEBGRAFÍA

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