MANUAL DE CONTRATACION PBLICA

DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA

Agosto de 2012

DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA

DECRETO NM ERO 1797 DE 2012 (27 de Julio de 2012)

POR MEDIO DEL CUAL SE ADOPTA EL MANUAL DE CONTRATACIN DEL DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA

EL GOBERNADOR DEL DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA, en uso de sus facultades legales, en especial las conferidas en la Constitucin Poltica de Colombia, las Leyes 80 de 1993, 1150 de 2007, el Decreto Reglamentario 0734 de 2012, y CONSIDERANDO 1. Que la actividad contractual del Departamento de Antioquia, debe ceirse a los postulados instituidos por la Constitucin Poltica de Colombia, las Leyes 80 de 1993, 1150 de 2007, el Decreto Reglamentario 0734 de 2012, la Ley 1474 de 2011, y las dems normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan. 2. Que el artculo 8.1.11 del Decreto 0734 de 2012, establece que las entidades estatales sometidas al Estatuto General de Contratacin de la Administracin Pblica debern contar con un Manual de Contratacin, en el que se sealen las funciones internas en materia contractual, las tareas que deban acometerse por virtud de la delegacin o desconcentracin de funciones, as como las que se derivan de la vigilancia y control de la ejecucin contractual. 3. Que de conformidad con lo preceptuado en el artculo 209 de la Constitucin Poltica de Colombia, la funcin administrativa debe estar al servicio de los intereses generales y desarrollarse con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economa, celeridad, imparcialidad y publicidad. 4. Que propendiendo por garantizar la transparencia y los dems principios rectores de la contratacin pblica, as como el cumplimiento de las normas vigentes, el Departamento de Antioquia requiere armonizar las directrices impartidas en materia de gestin contractual con el fin de establecer unas reglas precisas y claras sobre los procedimientos que rigen la celebracin de los contratos o convenios y estandarizar las labores que deben adelantar los funcionarios que intervienen en la contratacin, logrando que los proponentes, la comunidad en general y los servidores pblicos, tengan total claridad sobre las normas que aplican para los procesos de seleccin.

5. Que por medio de los Decretos Departamentales 0007, 0008 y 0009 del 2 de enero 2012, la entidad adopt un nuevo modelo contractual con el cual se pretende materializar las polticas de legalidad y transparencia. 6. Que se hace necesario estructurar un documento gua, que sirva de referencia para ilustrar de manera ptima a todos los interesados en la contratacin del Departamento de Antioquia, articulando la actividad contractual con el proceso de contratacin administrativa del Sistema Integrado de Gestin. 7. Que como medida de prevencin del dao antijurdico en materia contractual, se hace especial nfasis en la planeacin de los procesos contractuales del Departamento de Antioquia con el propsito de eliminar en lo posible, o mitigar y controlar los riesgos que se puedan derivar de la contratacin para la entidad, los contratistas y terceros. 8. Que en aras de luchar contra el flagelo de la corrupcin, este Manual de Contratacin pretende aumentar los ndices de eficiencia, eficacia y transparencia en cada una de las etapas de los procesos de seleccin que se adelanten por el Departamento. En merito de lo expuesto, EL GOBERNADOR DEL DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA, DECRETA ARTCULO PRIMERO. MBITO DE APLICACIN: Las disposiciones del presente decreto aplican a los procesos de contratacin que adelanten las distintas dependencias y organismos del Departamento de Antioquia. PARGRAFO: Dentro del marco del control de tutela que corresponde al Gobernador, con el propsito de regular los trmites internos de la contratacin, para precisar la responsabilidad de quienes intervienen en ellos y unificar criterios, las entidades descentralizadas del orden departamental, en desarrollo de su actividad contractual, adoptarn acorde con su rgimen legal especial, las medidas que permitan cumplir cabalmente con los principios que orientan la funcin administrativa y la gestin fiscal, contenidos en la Constitucin Poltica de Colombia, las Leyes 80 de 1993, 1150 de 2007, el Decreto Reglamentario 0734 de 2012, la Ley 1474 de 2011, y dems normas que los adicionen, modifiquen o sustituyan, as como las disposiciones de carcter legal que regulan las inhabilidades e incompatibilidades para contratar. ARTCULO SEGUNDO. ADOPCIN DEL MANUAL: Adoptar el Manual de Contratacin del Departamento de Antioquia, contenido en el texto que se anexa formando parte integral del presente decreto.

ARTCULO TERCERO. ACTIVIDAD CONTRACTUAL: La actividad contractual del Departamento de Antioquia se desarrollar de conformidad con las disposiciones legales vigentes que regulen la materia y de acuerdo con lo establecido en el Manual de Contratacin que se adopta por medio de este decreto. ARTCULO CUARTO. PUBLICACIN: El presente decreto ser publicado en la Intranet Institucional, en la pgina Web del Departamento de Antioquia www.antioquia.gov.co y en la Gaceta Departamental. ARTCULO QUINTO. RGIMEN TRANSITORIO: Los procesos de seleccin que se hayan iniciado con anterioridad a la vigencia del presente decreto continuarn su trmite bajo las directrices que regan a la fecha de su apertura. ARTCULO SEXTO. DEROGATORIA: Derogar el Decreto Departamental 2132 del 27 de agosto de 2009. ARTCULO SPTIMO. VIGENCIA: El presente decreto rige a partir de la fecha de su publicacin. Dado en Medelln, a los PUBLQUESE Y CMPLASE

SERGIO FAJARDO VALDERRAMA Gobernador de Antioquia

PRESENTACIN DEL MANUAL DE CONTRATACIN Consecuente con el compromiso de promover la cultura de la legalidad, la administracin departamental adopta un nuevo Manual de Contratacin para la entidad, propendiendo porque las actuaciones de los servidores pblicos que intervienen en la contratacin estatal se desarrollen con arreglo a los principios de transparencia, economa y responsabilidad, y de acuerdo con los postulados que rigen la funcin administrativa. A travs de este manual se pretende establecer directrices y parmetros claros y coherentes que sirvan de gua para el desarrollo de la gestin contractual y de cada una de las etapas de los procesos de seleccin adelantados por la entidad, dentro del marco normativo consagrado en las Leyes 80 de 1993, 1150 de 2007, el Decreto Reglamentario 0734 de 2012, la Ley 1474 de 2011y dems normas que regulan la materia, focalizando la transparencia como valor esencial en la contratacin estatal y en el uso de los recursos pblicos para Antioquia, la ms Educada. Este Manual de Contratacin es un instrumento facilitador que permitir conocer los aspectos ms relevantes en materia de contratacin pblica, y una herramienta que servir de apoyo y orientacin para el logro de la meta propuesta por esta administracin En Antioquia no se pierde un peso, y al mismo tiempo, se espera que contribuya de manera efectiva para alcanzar el cumplimiento de los fines estatales. En las pginas del Manual de Contratacin, hallarn las orientaciones bsicas, las reglas esenciales y las pautas que ilustrarn a todos los funcionarios que intervienen en la contratacin del Departamento, con el propsito de facilitar el conocimiento y comprensin de los aspectos tericos y prcticos, la descripcin de los procedimientos, los requisitos de carcter legal inherentes a cada una de las modalidades de seleccin, as como el quehacer de la entidad en materia contractual. Propugnando la cultura de la legalidad y la transparencia en Antioquia, siempre dentro del marco de la tica pblica, se adopta este Manual de Contratacin, como uno de los mecanismos que pueden contribuir a materializar el mandato constitucional de someter al ordenamiento jurdico, toda la actividad de carcter contractual que adelanta el Departamento, por tal razn, a travs del mismo tambin se pretende facilitar el anlisis y la comprensin de las normas que regulan la contratacin estatal, que han sido objeto de importantes, vertiginosas y complejas modificaciones. El Manual de Contratacin del Departamento debe ser fuente de consulta y actualizacin permanente para todos los actores que participan en la contratacin de la entidad, siempre de cara a la comunidad y a todas las veeduras ciudadanas, que estn llamadas a participar en todos los asuntos que involucran los intereses generales, a fin de garantizar el ejercicio de la vigilancia y control ciudadano sobre la gestin pblica contractual. El presente manual es un documento dinmico que evoluciona de acuerdo a los principios de mejoramiento contino que plantea nuestro Sistema Integrado de

Gestin, es por esta razn que este documento ser revisado y actualizado permanentemente de acuerdo con la normativa vigente y las normas internas que expida el Departamento en materia contractual, de este manera invito a todos los servidores y servidoras del Departamento de Antioquia a contribuir en la construccin permanente y mejora de este documento. En nombre del Departamento quiero expresar mi reconocimiento a todas las personas que contribuyeron a la proyeccin de este Manual de Contratacin, y a quienes formularon observaciones para optimizar el contenido del mismo.

SERGIO FAJARDO VALDERRAMA Gobernador de Antioquia

CAPITULO I ASPECTOS GENERALES DE LA CONTRATACIN ADMINISTRATIVA 1. MODELO CONTRACTUAL DEL DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA Buscando ser un referente de transparencia y legalidad en los diferentes mbitos, con el objetivo de ser Antioquia la ms Educada, la nueva Administracin Departamental en su misin de garantizar que las actuaciones, actos y contratos de la administracin se ajusten a derecho con unidad de criterio y se protejan legalmente los intereses y recursos pblicos, convencidos de que en Antioquia no se perder ni un peso, adopt un nuevo modelo contractual, estructurado (soportado en la estructura organizacional y el Sistema de Calidad), ordenado (atendiendo a las competencias, roles y responsables en cada etapa del proceso), articulado (concibiendo la actividad contractual como el resultado del trabajo en equipo) y transparente (realizando los debidos controles en cada una de las fases del proceso contractual), ello, aunado a la planeacin, implementacin de acciones, polticas, directrices y mecanismos de control que conllevaran a minimizar la ocurrencia de posibles errores y agilizar el procedimiento para que los servidores pblicos acten bajo los parmetros de la debida informacin y adelanten de manera diligente y planeada cada uno de los procesos contractuales. El presente modelo contractual fue adoptado por el Departamento de Antioquia a travs de los Decretos 0007, 0008 y 0009 del 2 de enero de 2012, el Decreto 1662 del 16 de julio de 2012 y el Decreto 1699 del 17 de julio de 2012. As las cosas, el resultado de las actividades desarrolladas con la aplicacin del Modelo Contractual incrementar la optimizacin de recursos y potencializar las herramientas de vigilancia y control de la actividad contractual y administrativa, facilitando la participacin de los diferentes actores contractuales.

ESTRUCTURA MODELO CONTRACTUAL GOBERNACIN DE ANTIOQUIA MUCHOS OJOS, POCAS MANOS Despacho Gobernador
Comit de Orientacin y Seguimiento Comit de Supervisin e Interventora

Secretara General
Direccionamiento en Materia Contractual:
Manual de Contratacin
Comit de Reclamaciones

Secretaras, Departamentos Administrativos, Gerencias, FLA, Comunicaciones Ordenadoras del Gasto

Comits Internos de Contratacin

Subsecretara Jurdica
Direccin Administrativa y Contractual
Rendicin de Cuentas

Ferias Transparencia

Auditoras Ciudadanas

Estrategias control contratacin

Fortalecimiento Supervisin e Interventora

Observatorio Contratacin

Modelo Gerencial en Supervisin e Interventora. Manual de supervisin e Interventora

Presupuesto por resultados

Control Social

2. CONTRATACIN ADMINISTRATIVA El Departamento de Antioquia cuenta con un proceso de contratacin administrativa, a travs del cual se garantiza la ejecucin de los recursos, de manera estructurada, ordenada, articulada y trasparente. Se efecta por niveles jerrquicos de autoridad en sus Secretaras, Gerencias y Departamentos Administrativos, implementando el Sistema Integrado de Gestin SIG, conformado por el modelo operativo por procesos y norma de calidad, que le permite alcanzar la eficiencia en todas sus actuaciones. De igual manera, se ha delegado en los diferentes ordenadores del gasto, con el fin de optimizar la gestin contractual de la Administracin Departamental, fortaleciendo la regulacin y el control de las adquisiciones de bienes, servicios y obra pblica requeridos, incrementando la eficiencia y la transparencia por medio de la especializacin, brindando as, mayor garanta de la correcta gestin administrativa para el logro de los cometidos y funciones encomendadas a cada uno de los Organismos Departamentales.

Lo anterior teniendo en cuenta que la adquisicin de los bienes, servicios y obra pblica demandados por la Administracin Departamental, se debe hacer con total acatamiento de la normativa legal y bajo parmetros de eficiencia, calidad, transparencia y oportunidad. 2.1 Alcance de la Contratacin Administrativa Aplica para todos los organismos y dependencias que demanden bienes, servicios y obra pblica necesarios para el cumplimiento misional de la Administracin Departamental. Inicia con la etapa precontractual, en la cual se deben elaborar los estudios y documentos previos, identificando entre otros elementos, la necesidad de los bienes y/o servicios requeridos con base en el Plan de Adquisiciones de bienes, servicios y obra pblica institucional, contina con la etapa contractual y culmina con la liquidacin del contrato o etapa postcontractual. Todo lo anterior debe estar articulado con lo establecido en el Plan de Desarrollo de la Administracin Departamental. 2.2 Organismos: Hacen parte de la Estructura Orgnica de la Administracin Departamental del Orden Central: Despacho del Gobernador, Departamento Administrativo de Planeacin, Departamento Administrativo del Sistema de Prevencin, Atencin y Recuperacin de Desastres, Oficina de Comunicaciones, Gerencia de Control Interno, Gerencia de Infancia, Adolescencia y Juventud, Gerencia de Negritudes, Gerencia de Seguridad Alimentaria y Nutricional de Antioquia Man, Gerencia de Servicios Pblicos, Gerencia Indgena, Secretara de Agricultura y Desarrollo Rural, Secretara de Educacin de Antioquia, Secretara de Medio Ambiente, Secretara de Minas, Secretara de Participacin Ciudadana y Desarrollo Social, Secretara Equidad de Gnero para las Mujeres, Secretara General, Secretara de Gestin Humana y Desarrollo Organizacional, Secretara de Gobierno, Secretara de Hacienda, Secretara de Infraestructura Fsica, Secretara de Productividad y Competitividad, Secretara Seccional de Salud y Proteccin Social de Antioquia . 3. DELEGACION DE COMPETENCIAS La delegacin de competencias se fundamenta en los artculos 209 y 211 de la Constitucin Poltica; artculos 12 y 25 numeral 10 de la Ley 80 de 1993; artculo 92 de la Ley 136 de 1994; artculo 110 del Decreto 111 de 1996, artculos 9, 10 y 12 de la Ley 489 de 1998; artculo 21 de Ley 1150 de 2007; y las dems normas vigentes que las reglamentan, modifican o adicionan. El Gobernador de Antioquia, en su calidad de representante legal del ente territorial y ordenador del gasto, tiene la competencia para adelantar toda la contratacin en el Departamento de Antioquia (artculo 11 numeral 1 y literal b del numeral 3 de la Ley 80 de 1993 y la Ordenanza 1E de 1994).

El Gobernador de Antioquia, est facultado para delegar total o parcialmente la competencia para expedir los actos inherentes a la actividad contractual, realizar los procesos de seleccin y celebrar los contratos en los servidores pblicos que desempeen cargos del nivel directivo o ejecutivo o sus equivalentes (artculo 12 de la Ley 80 de 1993, adicionado por el artculo 21 de la Ley 1150 de 2007; artculo 37 del Decreto 2150 de 1995; artculo 9 y siguientes de la Ley 489 de 1998). La Ordenanza 12 de 2008, el Decreto Ordenanzal 2575 de 2008, la Ordenanza 29 de 2010, la Ordenanza 33 2011, y las dems normas vigentes que las reglamentan, modifican o adicionan, determinan el funcionamiento de la Administracin Departamental del orden central, y definen las dependencias que conforman los organismos y sealan sus funciones. El Gobernador de Antioquia, mediante los Decretos 0007 del 02 de enero de 2012, 0416 del 03 de febrero de 2012, 0676 del 07 de marzo de 2012, 0717 del 09 de marzo de 2012, 40555 del 02 de mayo de 2012 y el 1247 del 22 de mayo de 2012, ha efectuado las siguientes: 3.1 Delegaciones generales En cada unos de los Secretarios de Despacho, Directores de los Departamentos Administrativos y Gerentes, deleg la competencia para adelantar todas las actividades precontractuales, contractuales y poscontractuales necesarias para el cumplimiento de los fines del Estado, as mismo, la competencia para la ordenacin del gasto, expedir los actos administrativos relativos a la actividad contractual, y celebrar los contratos y convenios sin consideracin a la cuanta, para cada uno de los siguientes temas: En lo relacionado con la misin, objetivos y funciones corporativas establecidas en la Ordenanza 12 de 2008; el Decreto Ordenanzal 2575 de 2008 y Ordenanza 29 del 30 de diciembre de 2010, y dems normas que los modifiquen, reglamenten, adicionen o complementen. (Decreto 0007 de 2012) En lo relacionado con los contratos con entidades sin nimo de lucro y de reconocida idoneidad con el fin de impulsar programas y actividades de inters pblico acordes con el Plan de Desarrollo (inciso 2 del artculo 355 de la Constitucin Poltica, y artculos 95 y 96 de la Ley 489 de 1998), en los trminos del Decreto 777 del 16 de mayo de 1992 modificado por el Decreto 1403 de 1992, que estn relacionados con la misin, objetivos y funciones corporativas. (Decreto 0007 de 2012) En lo relacionado con los contratos de prestacin de servicios (numeral 3 del artculo 32 de la Ley 80 de 1993), contratos de prestacin de servicios profesionales y de apoyo a la gestin o para ejecucin de trabajos artsticos que solo puedan encomendarse a determinadas personas naturales (literal h. numeral 4. de la Ley 1150

de 2007, artculo 3.4.2.5.1 del Decreto 734 de 2012), que estn relacionados con la misin, objetivos y funciones corporativas. (Decreto 0007 de 2012) Para declarar mediante acto administrativo la urgencia manifiesta de que trata el artculo 42 de la Ley 80 de 1993; artculo 2 numeral 4 literal a. de la Ley 1150 de 2007; artculo 3.4.1.1 pargrafo 1 del Decreto 734 de 2012; , que estn relacionados con la misin, objetivos y funciones corporativas. (Decreto 0007 de 2012) Para ordenar el gasto y realizar toda la actuacin la actuacin precontractual pertinente, expedir los actos administrativos relativos a la actividad contractual y celebrar los contratos relativos al Rubro Presupuestal 1.2.2.8.1 denominado Viticos y gastos de viaje. (Decreto 0414 de 2012) 3.2 Delegaciones especficas DEPENDENCIAS Secretara General (Decreto 007 de 2012) DELEGACIONES ESPECFICAS Los contratos para la adquisicin de bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes o genricas, comunes a las distintas dependencias independientemente de que se requieran para apoyar el cumplimiento de la misin y objetivos corporativos de cada organismo, de conformidad con el literal a. del numeral 2 del artculo 2 de la Ley 1150 de 2007, y artculo 3.2.1.1 del Decreto 734 de 2012. Los contratos para la ejecucin, estrategias y polticas de comunicacin pblica, comunicacin organizacional y relaciones pblicas institucionales. Los contratos que correspondan al Despacho del Seor Gobernador, sin lmite de cuanta.

Oficina de Comunicaciones (Decreto 007 de 2012) Director Administrativo adscrito a la planta de cargos del Despacho del Gobernador (Decreto 0676 de 2012). Secretaria de Educacin (Decreto 0717 de 2012).

Los contratos para contratar la adquisicin de bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes o genricas, propios de las Instituciones Educativas Oficiales y dems sedes externas en los municipios del Departamento de Antioquia. Los contratos y convenios sin consideracin a la cuanta

Secretara Seccional de

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Salud y Proteccin Social y Secretara de Educacin (Decreto 40555 de 2012).

Gerente de la Fbrica de Licores y Alcoholes de Antioquia (Decreto 1247 de 2012). Departamento Administrativo de Planeacin (Decreto 1539 de 2012). 3.3 Asuntos no delegados

que tengan por objeto lo relacionado con estrategias de comunicacin pblica, comunicacin organizacional y relaciones pblicas institucionales que requieran ser ejecutados con recursos provenientes de la Nacin con destinacin especfica, necesarios para el cumplimiento de sus fines misionales, previo concepto favorable de la Oficina de Comunicaciones de la Gobernacin de Antioquia Los contratos y convenios sin consideracin a la cuanta que tengan por objeto lo relacionado con estrategias de mercadeo y publicidad de los diferentes productos de la Fbrica de Licores y Alcoholes de Antioquia, previo concepto favorable de la Oficina de Comunicaciones de la Gobernacin de Antioquia Competencia para el desarrollo de la actividad contractual adelantada por el Gerente Regional para el Oriente.

El Gobernador de Antioquia, se reserva y mantiene la competencia, en materia contractual, en los siguientes asuntos: Contratos de emprstito y la suscripcin de los ttulos ejecutivos que los soporten. Convenios con organismos multilaterales de crdito o celebrados con personas extranjeras de derecho pblico u organismos de cooperacin, asistencia o ayuda internacional, independientemente de la Secretara, Departamento Administrativo, o Gerencia que los gestione. Los contratos de concesin minera, segn delegacin de la Agencia Nacional Minera.

CAPITULO II VIGILANCIA Y CONTROL DE LA EJECUCIN CONTRACTUAL Los artculos 115 y 116 de la Ley 489 de 1998 facultan a los representantes legales de las entidades pblicas para crear y organizar Comits Internos de Trabajo con el fin de atender las necesidades del servicio y cumplir con eficiencia y eficacia los objetivos, polticas y programas de la entidad. Adicionalmente el artculo 8.1.11 del Decreto 734 de 2012 seala que los Manuales de Contratacin de las entidades estatales adems de sealar las funciones internas en materia contractual, deben sealar las que se derivan de la vigilancia y control de la ejecucin contractual. En virtud de lo anterior, y como instrumentos de apoyo y asesora para el mejoramiento contino de la actividad contractual, mediante el Decreto Departamental 0008 del 2 de enero de enero de 2012 se crearon: EL COMIT DE ORIENTACION Y SEGUIMIENTO EN CONTRATACION El Comit de Orientacin y Seguimiento en Contratacin del Departamento de Antioquia est integrado por: 1. 2. 3. 4. 5. Secretario General o su delegado Secretario de Hacienda o su delegado Director de Planeacin o su delegado Gerente de Control Interno o su delegado Director Administrativo y de Contratos de la Secretara General.

Son funciones del Comit: 1. Definir polticas para el Proceso de Contratacin Administrativa.

2. Realizar cada tres meses seguimiento y evaluacin al cumplimiento de las polticas y procedimientos establecidos en el proceso de Contratacin Administrativa. 3. Validar el Plan de Adquisiciones, bienes y servicios de obra pblica e Interventora del Departamento de Antioquia debidamente formulado por la Subsecretara Logstica de la Secretara General. 4. Recomendar las modificaciones al Plan de Adquisiciones, bienes y servicios de obra pblica e Interventora del Departamento de Antioquia 5. Evaluar y realizar seguimiento al Plan de Adquisiciones, bienes y servicios de obra pblica e Interventora del Departamento de Antioquia.

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6. Solicitar a la Secretara General la postura jurdica institucional en caso de controversia respecto a diversas interpretaciones en un tema contractual. 7. Coordinar y articular con el CODFIS las polticas que en materia presupuestal y financiera afecten el proceso de Contratacin Administrativa, en forma previa a su publicacin. 8. Orientar el inicio de los procesos contractuales, cuyo valor sea igual o superior al cincuenta por ciento (50%) de la menor cuanta. 9. Orientar la adicin, ampliacin y modificacin de todos los contratos o convenios cuya cuanta inicial sea igual o superior al cincuenta por ciento (50%) de la menor cuanta. 10. Orientar al titular del respectivo Despacho, sin consideracin a su naturaleza o cuanta, sobre la celebracin de contratos o convenios a que se refiere la Ley 489 de 1998 y el Decreto Nacional No. 777 de 1992. 11. Orientar al respectivo titular del Despacho sobre la celebracin de los contratos de prestacin de servicios profesionales y de apoyo a la gestin o para la ejecucin de trabajos artsticos que slo puedan encomendarse a determinadas personas naturales, a que se refiere el numeral 3 del artculo 32 de la Ley 80 de 1993, el literal h del numeral 4 del artculo 2 de la Ley 1150 de 2007 y el artculo 3.4.2.5.1 del Decreto No. 734 de 2012, sin consideracin a su cuanta. 12. Analizar la informacin mensual que le remitir el Comit Interno de Contratacin de cada Organismo, con la finalidad de revisar de manera aleatoria los contratos que sin consideracin a su naturaleza, el valor sea inferior al cincuenta por ciento (50%) de la menor cuanta a fin de trazar polticas, direccionamientos y orientacin en materia de contratacin para todo el ente central. 13. Identificar las inconsistencias en la aplicacin del rgimen contractual que se presenten en las Secretaras de Despacho, los Departamentos Administrativos y las Gerencias, que ameriten el establecimiento de una unidad de criterio normativo, la cual se establecer por la Secretara General. 14. Apoyar a la Secretara General del Departamento de Antioquia y al Despacho del seor Gobernador en la aplicacin y divulgacin de las orientaciones normativas que se promulguen en materia de contratacin. 15. Conceptuar sobre la solucin de conflictos o diferencias sobre competencias y dems asuntos relacionados con la contratacin que se presenten entre las diferentes dependencias de la Administracin Departamental. 16. Dictar su propio reglamento.

Sin perjuicio de las funciones asignadas al Comit de Orientacin y Seguimiento en Contratacin; el Ordenador del Gasto ser el nico responsable de cada proceso contractual de acuerdo a la delegacin asignada. La Secretara Tcnica del Comit de Orientacin y Seguimiento en Contratacin, estar radicada en la Subsecretara Logstica de la Secretara General. LOS COMITS INTERNOS DE CONTRATACIN En cada uno de los Organismos con delegacin para contratar, se crearon los Comits Internos de Contratacin los cuales estn conformados por: 1. El Ordenador del Gasto, quien lo presidir. 2. El Subsecretario o directivo del rea cuyo proyecto de contratacin sea analizado. 3. El Servidor Pblico que cumple el rol de Lder Gestor de Contratacin en cada Organismo. 4. Un abogado. 5. Un profesional universitario logstico. 6. Un tcnico. A las sesiones del Comit Interno de Contratacin podrn ser invitados un representante de la Gerencia de Control Interno, un integrante del Comit Asesor y Evaluador del tema que est siendo revisado y los servidores o particulares que tengan inters y/o conocimiento en el tema de discusin o anlisis. Son funciones de los Comits Internos de Contratacin: 1. Revisar los estudios previos elaborados por el Comit Asesor y Evaluador de los procesos contractuales, siempre que el mismo est incluido dentro del respectivo Plan de Adquisiciones, bienes y servicios de obra pblica. En el caso de las contrataciones directas, todas las actuaciones precontractuales se revisarn en una sola sesin. 2. Analizar las recomendaciones formuladas por el Comit Asesor y Evaluador y orientar acerca de los ajustes que se consideren pertinentes. 3. Orientar el inicio de los procesos contractuales, cuyo valor sea inferior al cincuenta por ciento (50%) de la menor cuanta. 4. Orientar las solicitudes de adicin, ampliacin, modificacin y suspensin de contratos o convenios, cuyo valor sea inferior al cincuenta por ciento (50%) de la menor cuanta.

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5. Remitir al titular del Despacho para su aprobacin: el inicio, adjudicacin, declaratoria desierta, adicin, ampliacin, modificacin y suspensin de procesos contractuales, contratos y/o convenios. 6. Asesorar al titular del respectivo Despacho en los diferentes temas contractuales que se revisen. 7. Elaborar y remitir trimestralmente a la Secretara Tcnica del Comit de Orientacin y Seguimiento en Contratacin, los informes de seguimiento al cumplimiento de las polticas y las propuestas de polticas en materia de Contratacin Administrativa. 8. Remitir al Comit de Orientacin y Seguimiento en Contratacin los procesos de su competencia. La Secretara Tcnica del Comit Interno de Contratacin estar a cargo del servidor que haga las veces de Lder Gestor de Contratacin. EL COMIT ASESOR EN SUPERVISIN E INTERVENTORIA De conformidad con el artculo 83 de la Ley 1474 de 2011, en concordancia con el artculo 26 de la Ley 80 de 1993 y con el nico fin de proteger la moralidad administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupcin y de tutelar la transparencia de la actividad contractual, las entidades pblicas tienen la obligacin de vigilar permanentemente la correcta ejecucin del objeto contratado a travs de un supervisor o un interventor. En consideracin de lo anterior, se conform el Comit Asesor en Supervisin e Interventora para el Departamento de Antioquia, encargado de brindar apoyo y acompaamiento a los diferentes supervisores e interventores para la adopcin y toma de decisiones en materia contractual. El Comit est integrado por: 1. Un Delegado de la Secretara de Hacienda con conocimientos y experiencia en aspectos tributarios. 2. Un Delegado de la Secretara de Infraestructura con conocimientos y experiencia en interventora de obra pblica. 3. Un Delegado de la Subsecretara Jurdica de la Secretara General con conocimientos y experiencia en contratacin estatal 4. Un Delegado de la Subsecretara de Logstica de la Secretara General el cual asumir la Secretara Tcnica. A las sesiones del Comit Asesor en Interventora deber ser invitado un representante de la Gerencia de Control Interno.

Funciones: 1. Asesorar en forma permanente a los supervisores e interventores, para resolver y/o precisar los temas asociados a los aspectos administrativos, financieros, tributarios, tcnicos, legales y econmicos del contrato en ejecucin. 2. Evaluar cada solicitud, atendiendo la asesora y colocando la disposicin de todos los supervisores e interventores, a fin de que su prctica se haga extensiva para situaciones similares por parte de todos los servidores que ejercen labores de supervisin. 3. Evaluar y realizar seguimiento al Plan de Interventora del Departamento de Antioquia. 4. Emitir recomendaciones en forma concertada durante las sesiones programadas sobre la actividad de interventora en concordancia con lo establecido en el Comit de Orientacin y Seguimiento en Contratacin. 5. Evaluar los recursos necesarios para el funcionamiento del Comit y la correcta realizacin de la actividad designada; para lo cual iniciarn los trmites pertinentes para su consecucin. 6. Disear, establecer y mantener la base de datos de todas las supervisiones e interventoras que se adelanten en la administracin departamental. 7. Disear e implementar un plan de comunicaciones y medios, en asocio con la Oficina de Comunicaciones y la Direccin de Informtica o quien haga sus veces, dirigido a todos los servidores pblicos y particulares que se desempean como supervisores e interventores respectivamente. 8. Recomendar a la administracin ya los supervisores e interventores los correctivos que consideren necesarios, tanto administrativos como legales, tcnicos y financieros. 9. Apoyar la solucin de controversias que en materia de supervisin e interventora se presenten entre las diferentes dependencias de la administracin departamental. 10. Coordinar los equipos de trabajo que se encargarn de vigilar, controlar y supervisar las labores de supervisin e interventora en los contratos de obra pblica como en aquellos que de acuerdo a la necesidad se requieran. 11. Visitar los sitios de trabajo cuando lo estime conveniente. 12. Proponer, disear y realizar capacitaciones a los servidores pblicos en los temas que considere necesarios.

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13. Elaborar y remitir a la Secretara Tcnica del Comit de Orientacin y Seguimiento en Contratacin, informes peridicos donde se reflejen los temas recurrentes de consulta, informes en el tema de interventora de los rganos de Control y propuestas de polticas de supervisin e interventora del proceso de contratacin administrativa. 14. Identificar y proponer temas o aspectos a fortalecer en las competencias para los servidores que ejercen funciones de supervisin. 15. Dictar su propio reglamento. CAPTULO III 1. PLAN DE ADQUISICIONES DE BIENES, SERVICIOS Y OBRA PBLICA El Plan de Adquisiciones de bienes, servicios y obra pblica es independiente del rubro presupuestal que se afecte, ya sea de funcionamiento o de inversin y debe elaborarse de acuerdo con lo establecido en el TTULO VIII, CAPTULO I, Artculo 8.1.19. DEL DECRETO 734 DE 2012: Las entidades publicarn en el SECOP anualmente, a ms tardar el 31 de enero de cada vigencia fiscal, el respectivo Plan de Adquisiciones de bienes, servicios y obra pblica. La planeacin de las adquisiciones se fundamenta en el Plan de Desarrollo, pero se va perfilando o detallando con instrumentos como el Plan Operativo Anual de Inversiones (POAI) y el Presupuesto Anual de Gastos, pasando de ser proyecciones, hasta finalmente llegar al detalle completo de las necesidades que se registran en los estudios de costos de los Estudios Previos de cada proceso contractual. El Plan de Adquisiciones de bienes, servicios y obra pblica para el Departamento de Antioquia, debe ser una herramienta de gestin administrativa efectiva para el uso racional y estratgico de los recursos pblicos, y as desarrollar habilidades y competencias para su programacin, elaboracin, ejecucin, control y evaluacin dentro de un marco de gerencia efectiva. El Plan de Adquisiciones de bienes, servicios y obra pblica es un elemento que est integrado al presupuesto y al plan de accin institucional, por lo tanto debe guardar coherencia con estos dos instrumentos de planeacin y control. La Subsecretara Logstica es la encargada de coordinar y consolidar tanto la formulacin como el seguimiento a dicho plan mediante la expedicin de Circulares, donde se socializa la metodologa y los formatos para su elaboracin, con una periodicidad anual en consideracin las normas internas y externas.

1.1 Elaboracin Los Ordenadores del Gasto de las Secretaras, Gerencias y Departamentos Administrativos del Departamento de Antioquia, se deben reunir con sus equipos de trabajo con el fin de proyectar los planes especficos, dejando constancia de la aprobacin de los mismos. Los insumos para realizar los planes son: el Plan de Desarrollo, el Plan Operativo Anual de Inversiones (POAI) y el proyecto del presupuesto de gastos de la siguiente vigencia fiscal que contiene los techos de funcionamiento e inversin por dependencia; con el fin de que las adquisiciones estn articuladas con los objetivos de la organizacin. De igual manera, para su preparacin, se recolecta informacin de diferentes fuentes histricas, bases de datos, ndice de precios u otros datos necesarios para hacer la proyeccin de cifras, que permitan formular dichos planes lo ms ajustados a la realidad, respetando los principios de economa y eficacia contemplados en la norma, en busca de la estandarizacin y consistencia en las adquisiciones. El Plan de Adquisiciones de bienes, servicios y obra pblica es el instrumento gerencial de planificacin y programacin de las adquisiciones del Departamento de Antioquia, que contribuye efectivamente a realizar una correcta y oportuna ejecucin de recursos, convirtindose en un mecanismo para el seguimiento a la ejecucin contractual y apoyo para el control de la gestin. Comprende principalmente la programacin del conjunto de bienes, servicios y obra pblica a adquirir, objetos, modalidades de seleccin, fechas proyectadas de inicio de los procesos de contratacin y duracin del contrato. Permite dar a conocer al pblico en general y a los organismos de control, los bienes, servicios y obra pblica que el Departamento de Antioquia contratar en el periodo fiscal respectivo, con miras a incentivar la participacin ciudadana y a la transparencia. 1.2 Anlisis Despus de la elaboracin de los planes por Secretaras, Gerencias, Departamentos Administrativos y la revisin por cada ordenador del gasto, se remite a la Subsecretara Logstica para su anlisis y propuesta de ajustes en lo que tiene que ver con los bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin (genricos), buscando economas de escala. 1.3 Adopcin El Plan de Adquisiciones de bienes, servicios y obra pblica se presenta al Comit de Orientacin y Seguimiento en Contratacin por parte de los servidores que hacen parte del Comit Interno de Contratacin de cada dependencia, con el fin de analizarlo y presentar las recomendaciones para su posterior adopcin. La Subsecretara Logstica es la responsable de su consolidacin y envo a la Oficina de Comunicaciones para su publicacin en cumplimento a las normas establecidas.

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1.4 Evaluacin y seguimiento Todas las dependencias con delegacin para contratar deben hacer seguimiento a la ejecucin del Plan de Adquisiciones de bienes, servicios y obra pblica en los trminos establecidos por las normas internas y externas, con el fin de realizar los ajustes correspondientes y remitir la informacin al Comit de Orientacin y Seguimiento en Contratacin para su evaluacin, tal como establece el artculo segundo del Decreto 0008 de 2012. 2. PLAN DE SUPERVISIN E INTERVENTORA. El Plan de Supervisin e Interventora es un instrumento de poltica que permite conocer con anticipacin las clases y tipos de interventora y/o supervisin, los perfiles requeridos, las cargas de trabajo y los costos de la Interventora en los procesos de contratacin plasmados en el Plan de Adquisiciones de bienes, servicios y obra pblica institucional, a fin de poder planear y controlar el seguimiento a la ejecucin de los contratos. 2.1 Objetivos del Plan de Supervisin e Interventora Disminuir la improvisacin: La supervisin y/o interventora no ser ms esa actividad endilgada de manera coyuntural al servidor, mediante este Plan ser una actividad organizada y presupuestada. Asegurar la calidad de la ejecucin de los contratos: Uno de los elementos ms importantes en la elaboracin del Plan de Supervisin e Interventora ser la idoneidad con la cual se designe el interventor y/o supervisor, asegurando con esto la ejecucin contractual y presupuestal. Realizar una distribucin equitativa de responsabilidades: Mediante una planificacin de la actividad de supervisin y/o interventora se ajustarn las cargas laborales de los servidores. Incluir en la formulacin de los proyectos de inversin y funcionamiento, las partidas presupuestales para cubrir los costos de las supervisiones y/o interventoras. Con el cumplimento de estos objetivos se fortalece el seguimiento y control a la ejecucin de los contratos y se asegura la calidad de los bienes o servicios recibidos. 2.2 Elaboracin La formulacin del Plan de Supervisin e Interventora se hace de manera simultnea con el Plan de Adquisiciones de bienes, servicios y obra pblica e involucra el mismo equipo de trabajo en su elaboracin.

2.3 Anlisis Una vez elaborados los Planes por cada una de las dependencias y revisados por los ordenadores del gasto, en el mbito de sus respectivas competencias, compete a la Subsecretara Logstica consolidar el Plan de Supervisin e Interventora de la entidad. 2.4 Adopcin El Comit de Orientacin y Seguimiento en Contratacin validar y adoptar el Plan institucional de Supervisin e Interventora previamente consolidado por la Subsecretara Logstica de la Secretara General. El referido Comit evaluar y recomendar las modificaciones al mismo. Ser responsabilidad de cada ordenador del gasto, adoptar y/o efectuar las modificaciones a los planes especficos. 2.5 Evaluacin y seguimiento La Evaluacin del Plan de Supervisin e Interventora se har de manera peridica de acuerdo con lo establecido en las normas internas emitidas por el Departamento Administrativo de Planeacin. El seguimiento debe hacerse en sesin del Comit Asesor de Supervisin e Interventora, y posteriormente enviarse a travs de la Subsecretara Logstica al Comit de Orientacin y Seguimiento en Contratacin, tal como lo establecen los Decretos Departamentales 008 y 009 de 2012. CAPTULO IV ETAPAS DE LA CONTRATACIN 1. ETAPA PRECONTRACTUAL SECCION 1. ETAPA DE LA PLANEACION Constituye el perodo en que se realizan las actividades necesarias para adelantar el proceso de seleccin del contratista o actos preliminares a la celebracin del contrato en procura de seleccionar la mejor propuesta que satisfaga los requerimientos de bienes, obras y servicios por parte del Departamento de Antioquia. Comprende los trmites desde la designacin del Comit Asesor y Evaluador, hasta la adjudicacin y suscripcin del contrato o hasta declaratoria de desierta del proceso de seleccin correspondiente. Las actividades que se realizan en esta etapa son:

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ACTIVIDAD 1

RESPONSABLE

Designacin del Comit Asesor y Evaluador (Acto Ordenador del Gasto (Vase administrativo). Decreto 008 de 2012) Comit Asesor y Evaluador. (Vase: Roles establecidos en Elaboracin de Estudios y Documentos Previos el Decreto 008 de 2012, y formato en Isolucin) Ordenador del Gasto y Solicitud y expedicin del Certificado de Direccin de Presupuesto Disponibilidad Presupuestal (CDP). Comit Interno de Contratacin y Comit de Orientacin y Seguimiento en Contratacin, en caso de requerirse. (Vase Decreto 008 de 2012)

Recomendacin del inicio del proceso.

Elaboracin del Proyecto y Pliego de Condiciones segn la modalidad de seleccin en procesos de Comit Asesor y Evaluador convocatoria pblica. Desarrollo de la modalidad de seleccin: Publicaciones, Resolucin de Apertura, Ordenador del Gasto y Comit observaciones, adendas, comunicaciones, Asesor y Evaluador audiencias, recibo de propuestas, evaluacin, adjudicacin o declaratoria de desierta.

Estudios y documentos previos Se entiende por Estudios y Documentos Previos, el conjunto de los soportes para todos los procesos de contratacin en los que cualquier proponente puede valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad. Con los estudios previos se refleja el anlisis que el Departamento de Antioquia ha realizado sobre la necesidad del bien, obra o servicio que requiere, de acuerdo con el Plan de Desarrollo, el Presupuesto y el Plan de adquisiciones de bienes, servicios y obra pblica, as como la conveniencia y oportunidad de realizar la contratacin. Los estudios y documentos previos estarn conformados por todo documento final que haya servido de soporte para la elaboracin del proyecto de Pliego de Condiciones, Invitacin Pblica o Contrato segn se trate, incluyendo diseos y proyectos necesarios, as como toda la informacin indispensable para permitir la presentacin de las ofertas, de manera que los proponentes puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por el Departamento de Antioquia, as como la distribucin de riesgos que se propone.

Los estudios previos deben ser elaborados por aquellas personas designadas por el Ordenador del Gasto conforme a las normas internas.1 Dichos estudios debern contener los siguientes elementos mnimos: 1.1. La descripcin de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratacin. Expresin escrita y detallada de las razones que justifican el qu y para qu de la contratacin. Para ello es necesario tener en cuenta que toda la actividad de la administracin es reglada, es decir, la celebracin de un contrato implica la habilitacin legal para celebrarlo y competencia para suscribirlo, de acuerdo con las funciones asignadas en el ordenamiento jurdico. En este anlisis deben concretarse los siguientes aspectos: La necesidad de la entidad que se pretende satisfacer con la contratacin. Opciones que existen para resolver dicha necesidad en el mercado. Verificacin de que la necesidad se encuentra prevista en el Plan de Adquisiciones de bienes, servicios y obra pblica de la entidad o inclusin de sta a travs del ajuste respectivo. Relacin existente entre la contratacin a realizar y el rubro presupuestal del cual se derivan sus recursos. 1.1.2. La forma de satisfacer tal necesidad Descripcin de cmo se puede llevar a cabo la solucin a la necesidad planteada y porqu se requiere especficamente el contrato identificado, esto es, relatar la conveniencia del tipo de contrato recomendado (mediante la ejecucin de un proyecto, la realizacin de un estudio, diseo o prediseo o la contratacin de un servicio). 1.2 El objeto a contratar, con sus especificaciones y la identificacin del contrato a celebrar. Los elementos esenciales del contrato que deben definirse son: - Objeto. Es la forma en que la Administracin establece cul es el bien, servicio u obra pblica que pretende adquirir para satisfacer una necesidad, el cual deber definirse de manera concreta, clara, detallada y teniendo en cuenta la modalidad del contrato a celebrar.
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Decreto Departamental 008 de 2012

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- Especificaciones tcnicas del bien o servicio a contratar. La definicin tcnica de la necesidad y su correspondiente soporte, as como las condiciones del contrato a celebrar, debern analizarse en el estudio tcnico, establecindose con claridad, entre otros, los siguientes aspectos: Se sugiere tener en cuenta las posibilidades futuras de actualizacin de los bienes, su vida til, la coherencia tcnica con otras herramientas antes adquiridas, las calidades del personal tcnico que debe prestar los servicios y dems elementos que afecten la satisfaccin de la necesidad que motiva la contratacin. Compromisos, declaraciones y acreditaciones que debern efectuar los proponentes en materia tcnica, que sern verificados por la entidad como requisito habilitante, DE CUMPLE O NO CUMPLE, durante el perodo de evaluacin de las ofertas. Actividades tcnicas y plazos para ejecutarlas, as como el plazo de ejecucin total del contrato. Servicios conexos: entendidos como aquellos que se derivan del cumplimiento del objeto del contrato, como capacitaciones, mantenimientos preventivos y correctivos, soportes tcnicos, entrega de manuales, instalacin, transporte etc. - Partes. Son quienes intervienen en la relacin contractual. Todo contrato estatal es una relacin jurdica conformada por dos extremos, en el que uno de ellos es una entidad estatal de las comprendidas en el artculo 2, numeral 1 de la Ley 80 de 1993. El otro extremo de la relacin la constituye el contratista, que puede ser una persona natural o jurdica de derecho pblico o privado-, nacional o extranjera, consorcio, unin temporal o promesa de sociedad bajo cualquier modalidad prevista en la Ley. (Artculos 6 y 7 de la Ley 80 de 1993). - Plazo. Es el tiempo real y cierto, legal o convencionalmente establecido por las partes del contrato en el que se espera que se cumplan las obligaciones a cargo del contratista, el cual debe obedecer a un estudio tcnico serio por parte de la Administracin. Para la determinacin del plazo, debe tenerse en cuenta que de acuerdo con el artculo 8 de la Ley 819 de 2003, la programacin, elaboracin, aprobacin y ejecucin del presupuesto de cada vigencia fiscal, debe hacerse de tal manera que solo se programen compromisos que se puedan recibir a satisfaccin antes del 31 de diciembre de cada anualidad. No obstante lo anterior, los plazos podrn superar la respectiva vigencia fiscal, si los recursos fueron autorizados con vigencias futuras o se encuentran expresamente autorizados en las directrices y polticas expedidas cada ao por Consejo Departamental de Poltica Fiscal (CODFIS).

- Lugar de ejecucin el contrato. Es el lugar geogrfico o sede principal en el cual se habrn de desarrollar las obligaciones propias del contrato. - Obligaciones de las Partes. Son los compromisos a cargo de las partes, los cuales deben estar justificados desde los estudios y documentos previos y que sern esenciales para el adecuado desarrollo y ejecucin del objeto contractual. - Identificacin del contrato que se pretende celebrar. El deber de realizar los estudios sobre la tipologa contractual y sobre la modalidad de la prestacin se encuentra en el numeral 2 del Artculo 2.1.1 del Decreto 734 de 2012. La tipologa contractual es fundamental para establecer cul es el proceso de seleccin que la entidad estatal deber utilizar para la seleccin del contratista2. 1.3 La modalidad de seleccin del contratista, incluyendo los fundamentos jurdicos que soportan su eleccin. Desde la elaboracin de los estudios previos deber realizarse el anlisis sobre la naturaleza y caractersticas del objeto a contratar, con el fin de identificar de manera precisa el tipo de contrato a celebrar, que podr ser uno de los enumerados de manera enunciativa en el artculo 32 de la Ley 80 de 1993, los mencionados expresamente en la ley civil y comercial de conformidad con el artculo 13 del Estatuto Contractual o los que se deriven del principio de autonoma de la voluntad. En todo proceso contractual deben indicarse las razones o argumentos de orden legal y reglamentario que justifican el contrato a celebrar, y precisarse, en los trminos del artculo 2 de la Ley 1150 de 2007, la modalidad de seleccin. Es esencial la determinacin de la naturaleza contractual para poder precisar la modalidad de seleccin, pues el objeto del contrato, y ocasionalmente su cuanta, determinar la manera en que deba seleccionarse al contratista. 1.4 El valor estimado del contrato, indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la contratacin y los rubros que lo componen. Corresponde al costo econmico que tendr el bien o servicio objeto del contrato a celebrar, para lo cual es imperativo el contar con una correcta elaboracin y anlisis tcnico que lo soporte, en el que deber constar la realizacin de las comparaciones del caso mediante el cotejo de los ofrecimientos recibidos y la consulta de precios o condiciones del mercado y los estudios y deducciones de la entidad o de los organismos consultores o asesores designados para ello.

PINO RICCI, Jorge, Cartilla de Contratacin, Escuela Superior de Administracin Pblica ESAP, Bogot, 2010, Pg. 19.

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Los factores mnimos a tener en cuenta para efectuar un adecuado estudio de costos y mercado son los siguientes: - Cotizaciones. El estudio de costos puede efectuarse adems mediante la solicitud de cotizaciones, verificacin de precios o condiciones de mercado en Internet o telefnicamente (dejando constancia escrita por parte del tcnico encargado del proceso de las llamadas, personas, empresas contactadas y resultados obtenidos), las experiencias anteriores efectuadas por la administracin, y en general cualquier mecanismo que permita precisar el valor comercial del bien o servicio a contratar. Para proyectar el presupuesto oficial en caso de que se obtengan ofertas en una moneda diferente y que se contemple la posibilidad de aceptar las variaciones en la moneda, siendo el pago posterior, habra que darle un margen para tales variaciones ya que pueden surgir cambios que afecten dicha proyeccin. - Condiciones Comerciales. Se debe anotar la forma de pago, el tiempo de entrega, la validez de la oferta, el porcentaje de descuentos por pronto pago en caso de ofrecerse y la garanta en meses del producto ofrecido. Adems si es necesario se deben especificar todas las observaciones que los proveedores crean o tengan a cada requerimiento, como por ejemplo obras adicionales para la instalacin de los bienes. - Forma de Pago. Debe precisarse si se har o no entrega de anticipo, pago anticipado, definir los porcentajes y determinar cmo se efectuarn los pagos al contratista (pagos parciales, pago nico, mensual, bimensual entre otros). Para determinar la forma de pago deben tenerse en cuenta las directrices y polticas establecidas por el Consejo Departamental de Poltica Fiscal (CODFIS). Acorde con el Estatuto de Contratacin y siempre y cuando la Tesorera cuente con los recursos lquidos disponibles, en los contratos o convenios que celebre el Departamento de Antioquia se podr pactar la entrega de anticipos y de pagos anticipados y su monto no podr exceder el 50% del valor del respectivo contrato, de conformidad con lo dispuesto por el pargrafo del artculo 40 de la Ley 80 de 1993. Todos los convenios y contratos que estipulen el desembolso de anticipo, contemplarn tambin la forma como ste deber amortizarse. Si el convenio o contrato se encuentra parcialmente financiado con vigencias futuras, el valor del anticipo ms los impuestos y las retenciones a que hubiere lugar, no podrn ser igual al 100% de la apropiacin de la vigencia, debido a la dinmica contable y sus efectos tcnicos en el sistema SAP. - Aspectos tributarios, financieros, contables y presupuestales

Los servidores que elaboran los Estudios Previos y en cada una de las etapas de los procesos de contratacin, cuando aplique, deben tener en cuenta las disposiciones tanto externas como internas en material presupuestal, tributaria, financiera y contable, de manera que se ajusten al cumplimiento de las directrices de la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), se realicen los estudios de mercado adecuadamente, se facilite el seguimiento de la ejecucin del contrato y se registre y clasifique la informacin contable. Al respecto la Secretara de Hacienda estableci las directrices que en esta materia deben cumplirse. (Vase Circular N 260 del 21 de junio de 2012). Si durante alguna de las fases del proceso contractual (precontractual, contractual o poscontractual) se presentan dudas en los aspectos presupuestales, tributarios, financieros y contables, se debe elevar la consulta ante la Direccin de Contabilidad de la Secretara de Hacienda. - Rendimientos financieros El Departamento de Antioquia no pactar reinversin de los rendimientos financieros en la celebracin de contratos interadministrativos, generados por los establecimientos pblicos o por la Empresas industriales y Comerciales del Estado y las sociedades de Economa mixta del Orden Departamental con los recursos transferidos por este. Los rendimientos que llegaren a producir los recursos entregados en calidad de anticipo, pertenecern al Departamento de Antioquia (Artculo 8.1.18 del Decreto 734 de 2012). 1.5 Justificacin de los factores de seleccin que permitan identificar la oferta ms favorable. En cumplimiento de la seleccin objetiva del contratista, se debern establecer criterios que sern objeto de evaluacin y clasificacin, los cuales permitirn concluir de manera precisa que la escogencia del contratista se realiza de acuerdo con el ofrecimiento ms favorable para la entidad y los fines que ella busca. Dichos criterios han de estar justificados tcnicamente pues no podr determinarse al arbitrio o capricho de un funcionario pblico, sino acorde con los principios y criterios previstos en el numeral 2 del artculo 5 de la Ley 1150 de 2007 modificado por el artculo 88 de la Ley 1474 de 2011 y el artculo 2.2.9 del Decreto 734 de 2012. 1.6 El soporte que permita la tipificacin, estimacin, y asignacin de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio econmico del contrato. Las entidades estatales tienen la obligacin de realizar un anlisis que incluya la tipificacin, valoracin y asignacin de riesgos previsibles involucrados en la contratacin (Art. 4 Ley 1150). Se entiende que constituyen riesgos involucrados en la contratacin

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todas aquellas circunstancias que de presentarse durante el desarrollo y ejecucin del contrato, pueden alterar el equilibrio econmico del mismo. El riesgo ser previsible en la medida que el mismo sea identificable y cuantificable en condiciones normales (Art. 2.1.2 Decreto 734 de 2012). En los estudios previos se debern tipificar los riesgos que puedan presentarse en el desarrollo del contrato, con el fin de cuantificar la posible afectacin de la ecuacin financiera y se sealar el sujeto contractual que soportar, total o parcialmente, la ocurrencia de la circunstancia prevista en caso de presentarse, o la forma en que se recobrar el equilibrio contractual, cuando se vea afectado por la ocurrencia del riesgo. Se debe entender que aquellos riesgos previsibles que no asuman directamente las entidades estatales corresponden a los contratistas, siempre y cuando hayan sido asumidos en la distribucin del riesgo. El estudio adecuado de los riesgos le permitir a las entidades estatales hacer las previsiones del caso que conduzcan al xito del proyecto. As, para hacer un adecuado anlisis de riesgos es imperativo que las entidades estatales examinen en el pasado qu tropiezos o dificultades han tenido en la ejecucin de sus contratos, incluso la ejecucin de contratos en el sector privado3. De igual forma, en aquellos contratos que por su objeto contractual no se encuentren riesgos previsibles, deber justificarse as en los estudios previos. 1.7 Anlisis que sustenta la exigencia de garantas destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual. En el numeral 7 del artculo 2.1.1 del Decreto 734 se impuso la obligacin de sustentar la exigencia de las garantas que amparan los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual y que podrn derivarse del incumplimiento del ofrecimiento o del contrato, as como la pertinencia de la divisin de aquellas, de acuerdo con la reglamentacin sobre el particular4. Estimados los riesgos previsibles, deber establecerse como mitigar tales riesgos, de acuerdo con los trminos previstos en el artculo 5.1.1 y siguientes del Titulo V del Decreto 734 de 2012 y dems normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan. En aquellos eventos donde no se exija garanta igualmente debern justificarse las razones.

Pino Ricci, op. cit., pg. 18-19. El artculo 2.1.2 del Decreto 734 de 2012 determina los riesgos previsibles para los efectos previstos en el artculo 4 de la Ley 1150 de 2011. Asimismo, servir para la orientacin en la compresin de los mismos la directriz de Planeacin Nacional, documento Conpes 3714 de 2011. 4 Ibd., pg. 19. El Ttulo V del Decreto 734 contiene las normatividad aplicable en materia de Garantas en la contratacin de la Administracin Pblica.

1.8 La indicacin de si la contratacin respectiva esta cobijada por un Acuerdo internacional o un Tratado de Libre Comercio vigente para el Estado Colombiano en los trminos del artculo 8.1.17 del Decreto 734 de 20125. En el marco de la globalizacin y la internacionalizacin de los mercados, el Decreto 0734 de 2012 exige a las entidades pblicas la indicacin de si la contratacin respectiva se encuentra cobijada por un Acuerdo Internacional o un Tratado de Libre Comercio suscrito por el Estado Colombiano ya que se deben observar las obligaciones en ellos contenidas. De conformidad con el artculo 8.1.17 del citado Decreto el Comit Asesor Evaluador deber verificar: Si la cuanta del proceso lo somete al captulo de compras pblicas. Si la entidad estatal se encuentra incluida en la cobertura del captulo de compras pblicas. Si los bienes y servicios a contratar no se encuentran excluidos de la cobertura del captulo de compras pblicas.

El Ministerio de Comercio, Industria y Turismo en coordinacin con la Agencia Nacional de Contratacin Pblica, Colombia Compra Eficiente, mantendr publicada en su pgina web y en el SECOP la informacin actualizada relativa a los Tratados vigentes en materia de contratacin pblica, que permita realizar tal verificacin. Se encuentran excluidos todos los contratos realizados mediante la modalidad de contratacin directa estipuladas en la Ley 1150 de 2007, pues a estos no les aplican las obligaciones de los acuerdos internacionales, y por lo tanto no se requiere establecer si estn o no cubiertos por los mismos. As mismo, de acuerdo con el Manual explicativo de los captulos de contratacin pblica de los acuerdos comerciales negociados por Colombia para entidades contratantes expedido por el Ministerio de Comercio Industria y Turismo y por el Departamento Nacional de Planeacin, se encuentran excluidos los contratos cuya cuantas no superen los US$125.000 mil dlares Americanos, que se encuentran para beneficio de las Micro, Pequeas y Medianas Empresas, de acuerdo con la tasa representativa del mercado fijada por el Ministerio de Comercio Industria y Turismo que se encuentra publicada en el Secop. La entidad para efectos de la contratacin respectiva y en caso que la misma est cobijada por alguno de los acuerdos comerciales vigentes suscritos por Colombia, en materia de compras estatales, dar aplicacin en todo el proceso contractual los principios
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Circular 203 del 14 de mayo de 2012 de la Subsecretara Jurdica de la Gobernacin. Contratacin Pblica de los acuerdos comerciales negociados por Colombia.

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y deberes comunes que constituyen el ncleo de las obligaciones internacionales de Colombia en este tema: Trato Nacional y no discriminacin Plazos para la presentacin de ofertas Publicacin del Pliego de Condiciones en Internet Accesibilidad Especificaciones tcnicas claras y necesarias Condiciones de participacin esenciales Experiencia previa que no discrimine la participacin de los proponentes en procesos de seleccin. Conservacin de registros Reglas de origen Transparencia Compensaciones Revisin nacional de impugnaciones. En este tem de los estudios previos se debe tener en cuenta adems, los pases con los cuales se tenga la obligacin de Trato Nacional con fundamento en el Principio de Reciprocidad de conformidad con los artculos 20 y 21 de la Ley 80 de 1993. 1.9 PROMOCION AL DESARROLLO Y PROTECCIN DE LA INDUSTRIA NACIONAL: En los procesos de seleccin de licitacin pblica, seleccin abreviada y concurso de mritos la convocatoria se limitar a Mypes y a Mipymes de acuerdo con las reglas sealadas en los artculos 4.1.1 y siguientes del Decreto 734 de 2012. 1.10 COMIT ASESOR EVALUADOR: El nmero del acto administrativo que designa el Comit y sus integrantes deber relacionarse en los estudios previos de conformidad con el Decreto Departamental 008 de 2012. Cada Ordenador del Gasto podr designar de manera global quines conformarn los Comits Asesores y Evaluadores, despus de la elaboracin del Plan de Adquisiciones de bienes, servicios y obra pblica.

2. Otros documentos necesarios para la contratacin Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP)

Existe la obligacin por parte de las entidades estatales, de garantizar previo al inicio de cualquier proceso de contratacin las respectivas disponibilidades presupuestales, tomando como base el valor del presupuesto oficial determinado en el estudio de costos. (Vase Ley 80 de 1993 artculo 25). Para el caso del Departamento de Antioquia, se debe garantizar cuando el proceso entre para la recomendacin de inicio al Comit Interno de Contratacin, la existencia del respectivo Certificado de Disponibilidad Presupuestal, el que se gestiona a travs de la Direccin de Presupuesto. Autorizacin para contratar

En los trminos del artculo 300, numeral 9 de la Constitucin Poltica de Colombia, corresponde a la Asamblea Departamental autorizar al Gobernador del Departamento para celebrar contratos, y para tal efecto esta Corporacin expidi la Ordenanza 1E de 1994. A su vez, el Gobernador de Antioquia expidi el Decreto Departamental 007 de 2012 mediante el cual se hacen unas delegaciones en materia contractual, sin perjuicio de que existan otros decretos con delegaciones especiales, como los relacionados en el punto 3.2 del Captulo I del presente manual. Estudios tcnicos y diseos

Comprende la elaboracin de planos, diseos, estudio de impacto ambiental, socioeconmico, suelos, factibilidad o prefactibilidad, licencias urbansticas, adquisicin de predios, entre otros. Tales estudios o permisos slo se requieren para contratos que por su impacto, naturaleza y condiciones tcnicas sean necesarios, antes de la iniciacin del respectivo proceso contractual, a fin de evitar reprocesos, gastos inoficiosos o inadecuados, encarecimiento de productos, perjuicios a terceros, entre otras razones. Es el caso de los contratos de obra pblica que requieren adems de los estudios previos esta clase de documentos adicionales. El requerimiento o no de estos estudios, planos o permisos depender de las normas especiales que reglamenten cada materia a contratar y deber ser analizada meticulosamente por el tcnico encargado del proceso.

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Ficha tcnica del bien o servicio

Documento que contiene las caractersticas tcnicas de un bien o servicio que es objeto de una subasta inversa, en la cual se incluir sus especificaciones, en trminos de desempeo y calidad cuya elaboracin ser responsabilidad de cada entidad. cuya elaboracin ser responsabilidad del servidor pblico que desempee el rol logstico. Las fichas tcnicas debern contener, como mnimo: a) Denominacin de bien o servicio; b) Denominacin tcnica del bien o servicio; c) Unidad de medida; d) Descripcin general.

SECCIN II. MODALIDADES DE SELECCIN DEL CONTRATISTA. 1. LICITACIN PBLICA La regla general para la escogencia de contratistas es la Licitacin Pblica, salvo que el contrato a celebrar se encuentre entre las excepciones previstas para la seleccin a travs de las otras modalidades, es decir, si el contrato a celebrar no se encuentra entre las causales de seleccin abreviada, concurso de mritos y contratacin directa y adems supera una cuanta superior a mil salarios mnimos mensuales legales vigentes (1000 SMMLV), el contratista ser seleccionado a travs del procedimiento previsto para la Licitacin pblica. Cuando la dependencia encargada de adelantar el proceso de seleccin lo determine viable y conveniente en la realizacin de los estudios previos, la oferta en el proceso de licitacin pblica podr ser presentada total o parcialmente de manera dinmica mediante subasta inversa, en las condiciones que fije el reglamento. ETAPA TRMITES NECESARIOS TERMINOS Acto administrativo de conformacin del Comit Asesor y Evaluador. (Artculo 2.2.9, pargrafo 2, Decreto 734 de 2012, y Discrecional artculo 7 y 8 del Decreto 008 de 2012). Estudios y documentos previos Diseos y proyectos de factibilidad y RESPONSABLE Comit Asesor y Evaluador

prefactibilidad, cuando sea procedente. Certificado de disponibilidad presupuestal.

Comit Interno de Contratacin.

Deben tenerse en cuenta las Comit de Orientacin y Seguimiento en sesiones de los Contratacin cuando aplique respectivos comits. Avisos en la pgina web y en el SECOP: Articulo 30 numeral 3 de la Ley 80 de 1993 modificado por el artculo 224 del Decreto 019 de 2012

Comit Evaluador

Asesor

Integrantes de los Comits.

Dentro de los 10 a 20 das calendario anteriores a la apertura de la Licitacin, se publicarn hasta 3 avisos de convocatoria con intervalos entre 2 y 5 das calendario, segn lo exija la naturaleza, objeto y cuanta del contrato en la pgina Web de la entidad y el Secop. Aviso de convocatoria: El cual adems de A ms tardar con Comit asesor publicarse en el SECOP debe publicarse la publicacin del evaluador en la pgina web de la entidad. Artculo proyecto de 2.2.1 del Decreto 734 de 2012. pliego de condiciones.

Proyecto de pliego de condiciones: Artculo 2.2.6 del Decreto 734 de 2012 Observaciones al proyecto de pliego de

El proyecto pliegos condiciones publicar por

de de se lo

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condiciones: Durante la publicacin del proyecto de pliego de condiciones

Acto Administrativo de apertura: Deber contener la informacin a que alude el Artculo 2.2.2 del Decreto 734 de 2012. Dicho acto administrativo podr revocarse o suspenderse en los trminos del Artculo 2.2.2, Pargrafos 1 y 2. 6 Pliego de condiciones definitivo (conforme al Art. 2.2.6 Decreto 734 de 2012). Se incluirn las modificaciones pertinentes acorde con las observaciones surgidas al proyecto de pliego de condiciones o las dems que haya detectado la administracin. Deber contener los requisitos mnimos establecidos en el Artculo 2.2.3 Decreto 734 de 2012.

menos con 10 das hbiles de antelacin a la fecha que ordena la apertura del proceso. El trmino de publicacin del pliego de condiciones definitivo se fijar en el cronograma de acuerdo con la naturaleza del objeto a contratar.

Ordenador Gasto Comit Evaluador

del

Asesor

Preferiblemente Visita tcnica al lugar de ejecucin del antes de la contrato, si hay lugar a ello. audiencia de aclaraciones Audiencias: Audiencia de aclaraciones a Dentro de los 3 los pliegos de condiciones y revisin de das hbiles estimacin, asignacin y tipificacin de siguientes al riesgos. inicio del plazo para la Como resultado de lo debatido en la presentacin de audiencia y cuando resulte conveniente, el propuestas. jefe o representante de la entidad expedir Artculo 30, las modificaciones pertinentes a dichos numeral 4 Ley 80 documentos y prorrogar, si fuere de 1993 necesario, el plazo de la licitacin hasta por modificado por el seis (6) das hbiles. Artculo 220 Decreto 019 de 2012. Plazo de la Licitacin. Es el momento a Por lo menos el partir del cual se pueden presentar da hbil propuestas, hasta el cierre de la Licitacin siguiente a la

Comit Evaluador

Asesor

Comit asesor evaluador.

Comit asesor evaluador.

10

(Artculo 30, numeral 5, de la Ley 80 de celebracin de la 1993). audiencia aclaraciones a los El plazo para la presentacin de pliegos de propuestas debe ser proporcional a la condiciones y complejidad del bien, obra o servicio a revisin de adquirir, de manera que se le garantice a estimacin, los proponentes la preparacin de ofertas. asignacin y tipificacin de riesgos. Modificacin del pliego de condiciones De acuerdo con definitivo: A travs de Adendas (Art. 2.2.4 el Articulo 89 de Decreto 734 de 2012). la Ley 1474/2011, que modifica el Si se modifican los plazos del proceso, deber publicarse el nuevo cronograma, inciso 2, numeral precisando adems los cambios que ello 5 del artculo 30 de la Ley 80 de implique en el acto de apertura. 1993: () no La entidad sealar en el Pliego de podrn expedirse condiciones el plazo mximo para expedir adendas dentro adendas y a falta de tal previsin, sealar de los tres (3) al adoptarlas la extensin del trmino de cierre que resulte necesario para que los das anteriores en se tiene proponentes cuenten con el tiempo que previsto el cierre suficiente para ajustar sus propuestas. del proceso de La publicacin de estas adendas slo se seleccin, ni podr realizar en das hbiles y horarios siquiera para laborales. extender el trmino del mismo." Presentacin de observaciones sugerencias al pliego de condiciones.

Comit Asesor Evaluador. Ordenador Gasto.

del

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y Durante el Comit trmino sealado Evaluador en el Pliego de condiciones La aceptacin o rechazo de tales observaciones se har de manera motivada, para lo cual la entidad agrupar aquellas de naturaleza comn.

Asesor

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Respuesta y publicacin en el SECOP sobre las consideraciones de la entidad a las observaciones y sugerencias presentadas. Cierre del proceso licitatorio. Momento mximo hasta el cual se pueden presentar ofertas. Puede ser ampliado por un trmino no superior a la mitad del inicialmente fijado, cuando lo estime conveniente la entidad o cuando lo soliciten las dos terceras partes de las personas que hayan asistido a la audiencia de aclaraciones a los pliegos de condiciones y revisin de estimacin, asignacin y tipificacin del riesgo Una vez operado el cierre del proceso, se proceder a la apertura de propuestas, en presencia de los proponentes y/o equipo de la Administracin que se encuentre, dejando constancia mediante acta. Evaluacin de las propuestas: De acuerdo con los requisitos y criterios sealados en el pliego de condiciones y con las reglas de subsanabilidad sealadas en el Artculo 5 Ley 1150/2007 y Art. 2.2.8 del Decreto 734 de 2012.

Hasta un da Comit asesor antes del cierre evaluador. de la recepcin de propuestas. Debe ser proporcional a la Comit asesor complejidad del evaluador. bien, obra o servicio a adquirir, de manera que se le garantice a los proponentes la preparacin de ofertas.

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El plazo para la Comit asesor evaluacin ser evaluador. estipulado por la dependencia encargada de la licitacin, de acuerdo con la El ofrecimiento ms favorable para la naturaleza, objeto entidad se determinar de acuerdo con y cuanta de la las reglas del artculo 2.2.9 numeral 3 del misma. decreto 734 de 2012 y con las sealadas en el pliego de condiciones definitivo. El Comit Asesor y Evaluador verificar si el menor precio ofertado es o no artificialmente bajo; en caso de ser procedente, el Comit recomendar la adjudicacin del proceso, en caso contrario se requerir al oferente para que explique las razones que sustenten el valor ofertado en los trmino del artculo 2.2.10 y recomendar el rechazo o la continuidad de la oferta en el proceso.

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Publicacin del informe de evaluacin. Es el periodo durante el cual se deja a disposicin el informe de evaluacin para que los oferentes presenten las observaciones que estimen pertinentes y subsanen los documentos habilitantes a que haya lugar. 6

Durante 5 das Comit asesor hbiles (Artculo evaluador. 30 numeral 8 de la Ley 80 de 1993)

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Respuesta a las observaciones El plazo ser presentadas a la evaluacin y publicacin determinado en el de las respuestas en el SECOP. pliego de condiciones y en todo caso deber darse respuesta a ms tardar en la audiencia de adjudicacin Comit Interno de Contratacin: Vencido el Con anterioridad trmino de traslado del informe de a la audiencia de evaluacin, el proceso es llevado al Comit Adjudicacin para que el Ordenador del Gasto apruebe o no, segn el caso, la recomendacin del Comit Asesor Evaluador. Audiencia pblica de adjudicacin o De acuerdo con declaratoria de desierta: la fecha y hora sealada en el La adjudicacin se efecta en audiencia pliego de pblica mediante resolucin motivada, la condiciones que se entiende notificada al proponente favorecido en dicha audiencia (Artculo 30 numeral 10 de la Ley 80 de 1993 y artculo 9 de la Ley 1150 de 2007). Los interesados pueden pronunciarse sobre la respuesta dada por la entidad contratante a las observaciones presentadas respecto de los informes de evaluacin. (Art. 9 Ley 1150/07 y Art. 3.1.3 Decreto 734 de 2012).

Comit asesor evaluador

Comit asesor evaluador. Ordenador Gasto. Comit asesor evaluador Ordenador Gasto

del

del

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De acuerdo con el Concepto de la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado: Cuando las entidades estatales estn facultadas para verificar el cumplimiento de los requisitos habilitantes, puede darse el caso de que surja la necesidad de requerir la subsanabilidad de los mismos, caso en el cual se otorgar a los proponentes, en igualdad de condiciones, un plazo razonable anterior a la adjudicacin o a la realizacin de la subasta, para que responda el requerimiento efectuado por la entidad.(Subrayas fuera del original) Radicado 1992 del 20 de mayo de 2010, CP: Enrique Jos Arboleda Perdomo.

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La declaratoria de desierta deber hacerse mediante acto motivado por motivos o causas que impidan la seleccin objetiva. Compromiso presupuestal: Deben efectuarse las apropiaciones presupuestales pertinentes, a favor del adjudicatario y por el valor de la adjudicacin, mediante los mdulos del sistema SAP. Suscripcin del contrato: Debe elaborarse con base en el proyecto de minuta anexo al pliego de condiciones.

Posteriormente a Comit asesor y la adjudicacin evaluador (Rol Logstico). Ordenador gasto Durante el Ordenador trmino gasto. establecido en el pliego de condiciones. del del

2. SELECCIN ABREVIADA Corresponde a la modalidad de seleccin objetiva prevista para aquellos casos en que por las caractersticas del objeto a contratar, las circunstancias de la contratacin o la cuanta o destinacin del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestin contractual. Esta modalidad de seleccin se encuentra desarrollada en el artculo 2 numeral 2 de la Ley 1150 de 2007, y en los artculos 3.2.1.1 a 3.2.8.1 del Decreto reglamentario 734 de 2012. Las causales de seleccin abreviada de contratistas son: a) La adquisicin de bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin. b) La contratacin de menor cuanta. c) La celebracin de contratos para la prestacin de servicios de salud. d) La contratacin por declaratoria de desierta de la licitacin. e) La enajenacin de bienes del Estado. f) Adquisicin de productos de origen o destinacin agropecuarios. g) Actos y contratos con objeto directo de las actividades de las Empresas Industriales y Comerciales del Estado (EICE) y de las Sociedades de Economa Mixta (SEM). h) Contratos de entidades a cargo de ejecucin de Programas de Proteccin de Personas Amenazadas, Desmovilizacin y Reincorporacin, Poblacin Desplazada, Proteccin de Derechos Humanos y Poblacin con Alto Grado de Exclusin. i) La contratacin de bienes y servicios para la Seguridad y Defensa Nacional.

El Decreto 734 de 2012 reglamenta cada una de las causales de Seleccin Abreviada, sin embargo para efectos de este Manual, se detallarn las causales ms utilizadas al interior del Departamento que de acuerdo con el reglamento tienen diferente procedimiento: 2.1 La adquisicin o suministro de bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin. Las caractersticas tcnicas uniformes, de acuerdo con el literal a) del numeral 2 del artculo 2 de la Ley 1150 de 2007 y el artculo 3.2.1.1 del Decreto 734 de 2012, se predican de aquellos bienes y servicios que poseen las mismas especificaciones tcnicas, con independencia de su diseo o de sus caractersticas descriptivas, y comparten patrones de desempeo y calidad objetivamente definidos. El pargrafo 2 del citado 3.2.1.1 del Decreto 734 establece que el diseo o caractersticas descriptivas es el conjunto de notas distintivas que simplemente determinan la apariencia del bien o que resultan accidentales a la prestacin del servicio, pero que no inciden en la capacidad del bien o servicio para satisfacer las necesidades de la entidad adquirente, en la medida en que no alteran sus ventajas funcionales y que se ofrecen en el mercado, en condiciones equivalentes para quien los solicite. Por caractersticas tcnicas uniformes se quiere significar que se trata de un bien o servicio que presta la misma utilidad para la Administracin y satisface idntica necesidad de la misma forma, independientemente de la marca o nombre comercial del bien o servicio ofertado o de su forma de presentacin, es decir, que el elemento fundamental son las caractersticas intrnsecas del bien o servicio y no quien lo ofrece o su apariencia fsica.7 La adquisicin de estos bienes y servicios puede hacerse a travs de tres (3) procedimientos: Subasta inversa. En la modalidad de presencial o electrnica. Compra por acuerdo marco de precios. (Este procedimiento an no ha sido reglamentado por parte del Gobierno Nacional) Adquisicin a travs de bolsa de productos. (Artculos 3.2.1.2.1 y siguientes Decreto 734 de 2012) ETAPA TRMITES NECESARIOS TERMINOS Acto administrativo de conformacin del Discrecional Comit Asesor y Evaluador. (Artculo 2.2.9, par 2, Decreto 734 de 2012, Artculo 7 y 8 del Decreto Departamental 008 de 2012). Estudios y documentos previos
7

RESPONSABLE Comit Asesor y Evaluador.

SANTOS RODRGUEZ, Jorge Enrique, Seleccin Abreviada (Articulo sin publicar). Especializacin Contratacin Estatal, Universidad Externado de Colombia, 2010.

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Ficha Tcnica de los bienes y servicios a adquirir. Certificado de disponibilidad presupuestal. Comit interno de contratacin. Comit de Orientacin y Seguimiento en Contratacin en caso que el proceso supere el cincuenta por ciento (50%) de la menor cuanta. Comit Asesor Deben tenerse en Evaluador cuenta las sesiones de los respectivos comits. Integrantes de los comits Comit Asesor y Evaluador.

Aviso de convocatoria: El cual adems de publicarse en el SECOP debe publicarse en la pgina web de la entidad. Artculo 2.2.1 del Decreto 734 de 2012.

El proyecto de pliegos de condiciones se publicar por lo menos con 5 das hbiles de antelacin a la fecha Proyecto de pliego de condiciones (Artculo que ordena la apertura 2.2.6 Decreto 734 de 2012). del proceso (Artculo 2.2.6 del decreto 734 Durante este proceso debern publicarse de 212) todas las observaciones presentadas a los proyectos de pliegos y las respuestas a las observaciones (2.2.6 inciso 3ro del Decreto 734 de 2012) Acto Administrativo de apertura: Deber El trmino de contener la informacin a que alude el publicacin del pliego Artculo 2.2.2 del Decreto 734 de 2012. de condiciones Dicho acto administrativo podr revocarse definitivo se fijar en el o suspenderse en los trminos del Artculo cronograma de 2.2.2, Pargrafos 1 y 2. acuerdo con la naturaleza del objeto a Pliego de condiciones definitivo (conforme contratar. al Art. 2.2.6 Decreto 734 de 2012). Se incluirn las modificaciones pertinentes acorde con las observaciones hechas por los futuros proponentes interesados en participar en el proceso de seleccin durante la etapa del proyecto de pliegos, o las dems que haya detectado la administracin. Deber contener los requisitos mnimos establecidos en el

Ordenador Gasto

del

Comit Asesor y Evaluador

Artculo 2.2.3 Decreto 734 de 2012. Modificacin del pliego de condiciones definitivo: A travs de Adendas (Art. 2.2.4 Decreto 734 de 2012). Si se modifican los plazos del proceso, deber publicarse el nuevo cronograma, precisando adems los cambios que ello implique en el acto de apertura. 5 La entidad sealar en el Pliego de condiciones el plazo mximo para expedir adendas y a falta de tal previsin, sealar al adoptarlas la extensin del trmino de cierre que resulte necesario para que los proponentes cuenten con el tiempo suficiente para ajustar sus propuestas. Deber regularse en el pliego de condiciones el plazo mximo dentro del cual pueden expedirse adendas o a falta de tal previsin, a ms tardar el da hbil anterior al cierre. En todo caso deber otorgarse un trmino prudencial para que los proponentes puedan ajustar sus ofertas, si fuere necesario.

Comit Asesor Evaluador Ordenador gasto. Comit Evaluador

del

Asesor

Presentacin de observaciones y Las observaciones al Comit Asesor sugerencias al pliego de condiciones. (Art. pliego de condiciones Evaluador 2.2.6 Decreto 734 de 2012). deben ser presentadas durante el trmino La aceptacin o rechazo de tales establecido en el observaciones se har de manera cronograma. motivada, para lo cual la entidad agrupar aquellas de naturaleza comn. De conformidad con el artculo 2.1.2 del Decreto 734 de 2012, la entidad podr, de considerarlo necesario, realizar audiencia para la tipificacin, estimacin y asignacin de riesgos. Respuesta y publicacin en el SECOP Hasta un da antes del Comit asesor y sobre las consideraciones de la entidad a cierre de la recepcin evaluador. las observaciones y sugerencias de propuestas presentadas. Cierre del proceso de subasta inversa. Debe ser proporcional Comit asesor y Momento mximo hasta el cual se pueden a la complejidad del evaluador. presentar ofertas. bien, obra o servicio a adquirir, de manera

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Una vez operado el cierre del proceso, se que se le garantice a proceder a la apertura de propuestas los proponentes la tcnicas en presencia del Comit Asesor y preparacin de ofertas. Evaluador y/o los proponentes, dejando constancia en acta de dicha apertura, (la propuesta econmica inicial ser abierta al momento de inicio de la puja). Verificacin de requisitos habilitantes: De acuerdo con los requisitos y criterios sealados en el pliego de condiciones y conforme las reglas de subsanabilidad sealadas en el Artculo 5 Ley 1150 de 2007 y Art. 2.2.8 del Decreto 734 de 2012. 9 El ofrecimiento ms favorable para la entidad en la seleccin abreviada a travs de subasta inversa para la adquisicin de bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin, ser aqul con el menor precio (Artculo 2.2.9 del Decreto 734 de 2012, num. 1). Publicacin del informe de verificacin. Es el periodo durante el cual se deja a disposicin el informe para que los oferentes presenten las observaciones que estimen pertinentes y subsanen los documentos habilitantes a que haya lugar. 8 Respuesta a las observaciones hechas al informe. De quedar solamente habilitado un oferente, la entidad adjudicar el contrato al proponente habilitado, siempre que su propuesta no exceda el presupuesto oficial indicado en el pliego de condiciones y siempre y cuando ajuste su oferta al descuento mnimo establecido en el pliego Se pondr a Comit asesor y disposicin por 3 das evaluador. hbiles. El plazo para la Comit asesor y evaluacin ser evaluador. estipulado de acuerdo con la naturaleza, objeto y cuanta de la misma.

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El plazo ser determinado en el pliego de condiciones. El establecido en los Pliegos de Condiciones sin que supere la mitad del inicialmente estipulado para presentar propuestas.

Comit asesor evaluador. Comit asesor evaluador.

De acuerdo con el Concepto de la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado: Cuando las entidades estatales estn facultadas para verificar el cumplimiento de los requisitos habilitantes, puede darse el caso de que surja la necesidad de requerir la subsanabilidad de los mismos, caso en el cual se otorgar a los proponentes, en igualdad de condiciones, un plazo razonable anterior a la adjudicacin o a la realizacin de la subasta, para que responda el requerimiento efectuado por la entidad.(Subrayas fuera del original) Radicado 1992 del 20 de mayo de 2010, CP : Enrique Jos Arboleda Perdomo.

de condiciones de acuerdo con el pargrafo 1 del artculo 3.2.1.1.5. De no lograrse la negociacin se declara desierto el proceso en los trminos de la citada norma. Si no se presentare ningn proponente para participar en la subasta, se ampliara el plazo para la presentacin de los documentos habilitantes y la oferta inicial del precio por el termino indicado en el pliego de condiciones. (Artculo 3.2.1.1.5 del Decreto 734 de 2012). Procedimiento de subasta inversa. Puede ser presencial o electrnica para lo cual se observar el procedimiento sealado entre los artculos 3.2.1.1.8 al 3.2.1.1.11 del Decreto 734 de 2012 y lo establecido en el Pliego de Condiciones. El Comit Asesor y Evaluador verificar si el menor precio ofertado es o no artificialmente bajo; en caso de ser procedente, el Comit recomendar la adjudicacin del proceso, en caso contrario se requerir al oferente para que explique las razones que sustenten el valor ofertado en los trmino del artculo 2.2.10 y recomendar el rechazo o la continuidad de la oferta en el proceso.

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Una vez publicadas las Comit asesor respuestas a evaluador. observaciones, segn el cronograma previsto en el pliego.

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Con posterioridad al Comit asesor y procedimiento de evaluador. subasta inversa. Comit Interno de Deben tenerse en Contratacin. cuenta los das en que sesiona el Comit Ordenador del Interno. Gasto.

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Comit Interno de Contratacin: El proceso es llevado al Comit para que el Ordenador del Gasto apruebe o no, segn el caso, la recomendacin del Comit Asesor Evaluador. Resolucin de Adjudicacin: La En la fecha sealada Comit Asesor adjudicacin se efecta mediante en el pliego de Evaluador resolucin motivada, la cual deber ser condiciones definitivo notificada personalmente al adjudicatario y comunicada a los dems proponentes. Ordenador del Gasto La declaratoria de desierta deber hacerse mediante acto motivado por motivos o causas que impidan la seleccin objetiva.

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Ajuste a la propuesta: En el caso de que la subasta inversa verse sobre varios tems que se estn contratando a precio global, el adjudicatario deber ajustar su propuesta, presentando para la celebracin del contrato la discriminacin del valor de cada tem respecto a la oferta final realizada en el certamen de subasta. Compromiso presupuestal. Deben efectuarse las apropiaciones presupuestales pertinentes, a favor del adjudicatario y por el valor de la adjudicacin, mediante los mdulos del sistema SAP. Suscripcin del contrato: Debe elaborarse con base en el proyecto de minuta anexo al pliego de condiciones.

De acuerdo con el Comit plazo sealado en el Evaluador pliego de condiciones para la suscripcin del contrato.

Asesor

Posteriormente adjudicacin

la Comit asesor evaluador. Ordenador gasto.

del

Durante el trmino Ordenador establecido en el pliego gasto. de condiciones. Contratista

del

2.2 La contratacin de menor cuanta Si el contrato a celebrar no se encuentra entre las dems causales de seleccin abreviada, concurso de mritos y contratacin directa, y adems es inferior a los mil salarios mnimos mensuales vigentes (1000 SMMLV), el contratista ser seleccionado a travs del procedimiento previsto para la Seleccin Abreviada de Menor Cuanta literal b numeral 2 del Artculo 2 de la Ley 1150 de 2007, reglamentado por el artculo 3.2.2.1 y 3.2.2.2 del Decreto 734 de 2012. ETAPA TRMITES NECESARIOS TERMINOS Acto administrativo de conformacin del Comit Discrecional Asesor y Evaluador. (Artculo 2.2.9, pargrafo 2, Decreto 734 de 2012, y artculo 7 y 8 del Decreto 008 de 2012). Estudios y documentos previos Diseos y proyectos prefactibilidad de factibilidad y RESPONSABLE Comit Asesor y Evaluador

Certificado de disponibilidad presupuestal. Comit interno de contratacin. 2 Comit de Orientacin y Seguimiento en Contratacin, cuando supere el cincuenta por Deben tenerse en cuenta las sesiones de los respectivos comits. Comit Asesor Evaluador Integrantes los Comits. del

ciento (50%) de la menor cuanta. Aviso de convocatoria El cual adems de publicarse en el SECOP debe publicarse en la pgina web de la entidad. Artculo 2.2.1 del Decreto 734 de 2012. 3 El proyecto de Comit asesor y pliego de evaluador. condiciones se publicar por lo menos con 5 das Proyecto de pliego de condiciones. Artculo 2.2.6 hbiles de del Decreto 734 de 2012 antelacin a la fecha que ordena Durante este proceso debern publicarse todas la apertura del las observaciones y sugerencias presentadas al proceso. proyecto de pliego. Acto Administrativo de apertura: Deber El trmino de Ordenador del contener la informacin a que alude el Artculo publicacin del Gasto 2.2.2 del Decreto 734 de 2012. Dicho acto pliego de administrativo podr revocarse o suspenderse en condiciones Comit Asesor y los trminos del Artculo 2.2.2, Pargrafos 1 y 2. definitivo se fijar Evaluador en el cronograma Pliego de condiciones definitivo (conforme al Art. de acuerdo con la 2.2.6 Decreto 734 de 2012). Se incluirn las naturaleza del modificaciones pertinentes acorde con las objeto a observaciones surgidas al proyecto de pliego de contratar. condiciones o las dems que haya detectado la administracin. Deber contener los requisitos mnimos establecidos en el Artculo 2.2.3 Decreto 734 de 2012. De acuerdo con Comit Asesor Visita tcnica al lugar de ejecucin del contrato, el cronograma Evaluador si hay lugar a ello. establecido en el Pliego. Presentacin de observaciones y sugerencias al De acuerdo con Comit asesor y pliego de condiciones. (Art. 2.2.6 Decreto 734 de lo determinado evaluador. 2012). en el Pliego de condiciones. La aceptacin o rechazo de tales observaciones se har de manera motivada, para lo cual la entidad agrupar aquellas de naturaleza comn. De conformidad con el artculo 2.1.2 del Decreto 734 de 2012, la entidad podr, de considerarlo necesario, realizar audiencia para la tipificacin,

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estimacin y asignacin de riesgos. Respuesta y publicacin en el SECOP sobre las Hasta un da consideraciones de la entidad a las antes del cierre observaciones y sugerencias presentadas. de la recepcin de propuestas. Conformacin de lista de posibles oferentes. Dentro de los tres (3) das La manifestacin de inters es requisito hbiles habilitante para presentar propuestas. siguientes al acto de apertura Si no se presentan manifestaciones de inters el (Artculo 3.2.2.1, proceso se declarar desierto y podr iniciarse num. 3 y 4 del de nuevo prescindiendo de la publicacin del Decreto 734 de proyecto de pliego de condiciones. 2012) Sorteo: En caso de que el nmero de posibles De conformidad oferentes sea superior a 10, la entidad podr con el hacer sorteo. cronograma establecido en el Si el nmero de oferentes interesados es inferior Pliego de a 10 se adelantar el proceso con todos los Condiciones interesados. El plazo para presentar propuestas empieza a contar a partir del da siguiente a la realizacin del sorteo. Modificacin de pliegos de condiciones: Deber regularse Mediante adenda (artculo 2.2.4 Decreto 734 de en el pliego de 2012) condiciones el Si se modifican los plazos del proceso, deber plazo mximo publicarse el nuevo cronograma. dentro del cual pueden expedirse adendas o a falta de tal previsin, a ms tardar el da hbil anterior al cierre. En todo caso deber otorgarse un trmino prudencial para que los proponentes puedan ajustar sus ofertas, si Comit asesor y evaluador.

Comit asesor y evaluador.

Comit asesor y evaluador.

Comit asesor y evaluador. Ordenador Gasto. del

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fuere necesario. Cierre del Plazo para presentar propuestas. Momento mximo hasta el cual se pueden presentar ofertas. Una vez operado el cierre del proceso, se proceder a la apertura de propuestas en presencia del Comit asesor y evaluador y/o los proponentes que se encuentren, dejando constancia mediante acta de la apertura. Debe ser proporcional a la complejidad del bien, obra o servicio a adquirir, de manera que se le garantice a los proponentes la preparacin de ofertas. El plazo para la evaluacin ser estipulado de acuerdo con la naturaleza, objeto y cuanta de la misma9. Comit asesor y evaluador.

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Evaluacin de las propuestas: De acuerdo con los requisitos y criterios sealados en el pliego de condiciones y con las reglas de subsanabilidad sealadas en el Artculo 5 Ley 1150 de 2007 y Art. 2.2.8 del Decreto 734 de 2012. El ofrecimiento ms favorable para la entidad en la seleccin abreviada de menor cuanta, ser aqul que resulte de aplicar alguna de las alternativas sealadas en el Artculo 2.2.9 numeral 3 del Decreto 734 de 2012.

Comit asesor y evaluador.

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El Comit Asesor y Evaluador verificar si el menor precio ofertado es o no artificialmente bajo; en caso de ser procedente, el Comit recomendar la adjudicacin del proceso, en caso contrario se requerir al oferente para que explique las razones que sustenten el valor ofertado en los trmino del artculo 2.2.10 y recomendar el rechazo o la continuidad de la oferta en el proceso. Publicacin del informe de evaluacin. Es el Durante por lo Comit Asesor periodo durante el cual se deja a disposicin el menos 3 das Evaluador informe de evaluacin para que los oferentes hbiles. presenten las observaciones que estimen

De acuerdo con el Concepto de la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado: Cuando las entidades estatales estn facultadas para verificar el cumplimiento de los requisitos habilitantes, puede darse el caso de que surja la necesidad de requerir la subsanabilidad de los mismos, caso en el cual se otorgar a los proponentes, en igualdad de condiciones, un plazo razonable anterior a la adjudicacin o a la realizacin de la subasta, para que responda el requerimiento efectuado por la entidad.(Subrayas fuera del original) Radicado 1992 del 20 de mayo de 2010, CP: Enrique Jos Arboleda Perdomo.

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pertinentes y subsanen los documentos habilitantes a que haya lugar. Artculo 3.2.2.1 numeral 6 del Decreto 734 de 2012. Respuesta a las observaciones presentadas a la El plazo ser evaluacin y publicacin de las respuestas en el determinado en el SECOP. pliego de condiciones y en todo caso deber darse respuesta a ms tardar con el acto de adjudicacin Comit interno de contratacin: para que el Previamente al Ordenador del Gasto apruebe o no, segn el acto de caso, la recomendacin del Comit Asesor adjudicacin Evaluador. Resolucin de adjudicacin: La adjudicacin se efecta mediante resolucin motivada, la cual deber ser notificada personalmente al adjudicatario y comunicada a los dems proponentes. La declaratoria de desierta: deber hacerse mediante acto motivado por motivos o causas que impidan la seleccin objetiva. Compromiso presupuestal. Deben efectuarse las apropiaciones presupuestales pertinentes, a favor del contratista y por el valor de la adjudicacin, mediante los mdulos del sistema SAP. Suscripcin del contrato: Debe elaborarse con base en el proyecto de minuta anexo al pliego de condiciones.

Comit asesor y evaluador.

Comit asesor y evaluador.

16

Ordenador del Gasto. Segn la fecha Comit asesor y sealada en el evaluador. pliego de condiciones. Ordenador del gasto.

Posteriormente a la adjudicacin

Comit asesor y evaluador.

17

18

Durante el trmino establecido en el pliego de condiciones.

Ordenador gasto.

del

Comit asesor y evaluador.

2.3. Contratos para la prestacin de servicios de salud. De conformidad con lo establecido en el artculo 3.2.3.1 del Decreto 734 de 2012, cuando se requiera la prestacin de servicios de salud, se seleccionar al contratista haciendo

uso del procedimiento previsto para la seleccin abreviada de menor cuanta. Ver numeral 2.2 del presente manual. Cabe anotar, que las personas naturales o jurdicas que presten dichos servicios deben estar inscritas en el Registro Especial Nacional del Ministerio de la Salud o quien haga sus veces de conformidad con lo previsto en la Ley 10 de 1990. Para el presente proceso se debe tener en consideracin lo previsto en el artculo 6 de la Ley 1150 de 2007, como quiera que no se exigir el Registro nico de proponentes. 2.4. Por declaratoria de desierta de la licitacin. Por disposicin del artculo 3.2.4.1 del Decreto 734 de 2012, si la entidad decide no adelantar nuevamente un proceso de Licitacin Pblica, podr iniciar dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la declaratoria de desierta un proceso de seleccin abreviada de menor cuanta, de conformidad al procedimiento del numeral 2.2 del presente manual. En este proceso no se aplicar lo relacionado con la publicacin del proyectos de pliego de condiciones, la manifestacin de inters, ni con el sorteo de oferentes. 2.5. Enajenacin de Bienes del Estado. Se toma como referencia lo establecido en el numeral 2 del artculo 2 de la Ley 1150 de 2007, que faculta a las entidades pblicas para la venta de bienes de su propiedad y en tal sentido, el literal e) de la norma invocada establece: En los procesos de enajenacin de los bienes del estado se podr utilizar instrumentos de subasta y en general de todos aquellos mecanismos autorizados por el derecho privado, siempre y cuando en desarrollo del proceso de enajenacin se garantice la transparencia, la eficiencia y la seleccin objetiva. De acuerdo con lo dispuesto en el artculo 3.7.1.2 del Decreto 734 de 2012, la entidad podr realizar directamente la enajenacin, o contratar para ello a promotores, bancas de inversiones, martillos, comisionistas de bolsa de bienes y productos agropecuarios, agroindustriales o de otros comodities, o cualquier otro intermediario idneo, segn corresponda al tipo de bien a enajenar. Tambin podr hacerlo a travs de la sociedad Central de Inversiones CISA S.A., caso en el cual, se suscribir el respectivo contrato interadministrativo. 2.5.1. Enajenacin directa por oferta en sobre cerrado. ETAPA 1 TRMITES NECESARIOS TERMINOS Acto administrativo de conformacin del Comit Discrecional Asesor y Evaluador. (Artculo 2.2.9, pargrafo 2, Decreto 734 de 2012, y artculo 7 y 8 del Decreto RESPONSABLE Ordenador del Gasto

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008 de 2012). Estudios y documentos previos que debern incluir el avalo comercial del bien y el precio mnimo de la venta. Comit interno de contratacin. 2 Comit de Orientacin y Seguimiento en Contratacin, cuando supere el cincuenta por ciento (50%) de la menor cuanta. Aviso de convocatoria El cual adems de publicarse en el SECOP debe publicarse en la pgina web de la entidad. Artculo 2.2.1 del Decreto 734 de 2012, que deber incluir los datos identificadores del bien y la indicacin de las condiciones mnimas de la enajenacin, as como el valor del avalo comercial y el precio mnimo de venta. Si se trata de bienes inmuebles en dicho aviso se sealar, por lo menos, el municipio o distrito donde se ubican, localizacin exacta y dems requisitos establecidos en el pargrafo 3 del artculo 3.7.1.3 del Decreto 734 de 2012. 3 Si se trata de muebles se sealar, el municipio o distrito donde se ubican, en todo caso deber considerarse lo preceptuado por el inciso 4 del artculo 3.7.1.3 del Decreto 734 de 2012. Proyecto de pliego de condiciones. Artculo 2.2.6 del Decreto 734 de 2012. Se publicar el listado de bienes sometidos al proceso de enajenacin. Durante este proceso debern publicarse todas las observaciones presentadas a los proyectos de pliegos y las respuestas a las observaciones (2.2.6 inciso 3ro del Decreto 734 de 2012). Acto Administrativo de apertura: Deber El trmino contener la informacin a que alude el Artculo publicacin 2.2.2 del Decreto 734 de 2012. Dicho acto pliego Deben tenerse en cuenta las sesiones de los respectivos comits. El establecido en el proyecto de pliegos. El proyecto de pliego de condiciones se publicar mnimo cinco (5) das hbiles Comit Asesor y Evaluador

Comit Asesor Evaluador Integrantes del los Comits. Comit asesor y evaluador.

de del de

Ordenador Gasto

del

administrativo podr revocarse o suspenderse en condiciones los trminos del Artculo 2.2.2, Pargrafos 1 y 2. definitivo se fijar en el cronograma Pliego de condiciones definitivo (conforme al Art. de acuerdo con la 2.2.6 Decreto 734 de 2012). Se incluirn las naturaleza del modificaciones pertinentes acorde con las objeto a observaciones surgidas al proyecto de pliego de contratar. condiciones o las dems que haya detectado la administracin. Adems de contener los requisitos mnimos establecidos en el Artculo 2.2.3 Decreto 734 de 2012, determinarn los requisitos exigidos a las bancas de inversin, agentes inmobiliarios, martillos comisionistas de bolsa de bienes y productos agropecuarios, agroindustriales o de otros commodities, o cualquier otro intermediario en el comercio de bienes que se pretenda seleccionar, con el fin de realizar la enajenacin por su intermedio. Se sealarn aspectos de la contratacin tales como, la forma de pago del precio, las formalidades para la suscripcin del contrato de enajenacin; tiempos y reglas de otorgamiento de la escritura pblica y de realizacin del registro y las consecuencias de no hacerlas en el tiempo sealado en el pliego, entre otras. Recepcin de la ofertas, la entidad har la verificacin de los requisitos habilitantes de los oferentes, cuyo resultado ser publicado en el SECOP, junto con el listado de los bienes sobre los cuales se recibieron propuesta.

Comit Asesor y Evaluador

De acuerdo con Comit Asesor el cronograma Evaluador establecido en el Pliego.

Publicacin del informe de verificacin. Es el Tres (3) periodo durante el cual se deja a disposicin el hbiles informe de evaluacin para que los oferentes presenten las observaciones que estimen pertinentes y subsanen los documentos habilitantes a que haya lugar. Artculo 3.2.2.1 numeral 6 del Decreto 734 de 2012. Como requisito habilitante el oferente deber

das Comit Asesor Evaluador

51

consignar a favor de la entidad un valor no inferior al 20% del precio mnimo de venta. Artculo 3.7.2.4 Decreto 734 de 2012, valor que ser devuelto al oferente no seleccionado dentro del trmino establecido en el pliego de condiciones. Respuesta a las observaciones presentadas a la El plazo ser evaluacin y publicacin de las respuestas en el determinado en el SECOP. pliego de condiciones y en todo caso deber darse respuesta a ms tardar con el acto de adjudicacin Audiencia para dar apertura a las ofertas De acuerdo con econmicas de los proponentes habilitados. el cronograma establecido en el Se informar la mejor oferta recibida en sobre Pliego. cerrado, con el fin de permitir por una sola vez, que los asistentes la mejoren. Se adjudicar el bien al proponente que haya ofertado el menor precio. Comit interno de contratacin: para que el Previamente Ordenador del Gasto apruebe o no, segn el acto caso, la recomendacin del Comit Asesor adjudicacin Evaluador. Resolucin de adjudicacin: La adjudicacin se efecta mediante resolucin motivada al proponente que haya ofertado el mejor precio, la cual deber ser notificada personalmente al adjudicatario y comunicada a los dems proponentes.

Comit asesor y evaluador.

Comit asesor y evaluador.

al Comit asesor y de evaluador.

10

Ordenador del Gasto. Segn la fecha Comit asesor y sealada en el evaluador. pliego de condiciones. Ordenador del gasto.

11

La declaratoria de desierta: deber hacerse mediante acto motivado por motivos o causas que impidan la seleccin objetiva. Compromiso presupuestal. Posteriormente a Deben efectuarse las apropiaciones la adjudicacin presupuestales pertinentes, a favor del contratista y por el valor de la adjudicacin, mediante los mdulos del sistema SAP.

Comit asesor y evaluador.

12

Suscripcin del contrato: Debe elaborarse con Durante el base en el proyecto de minuta anexo al pliego de trmino condiciones. establecido en el pliego de condiciones.

Ordenador gasto.

del

Comit asesor y evaluador.

2.5.2. Enajenacin directa a travs de subasta pblica ETAPA TRMITES NECESARIOS TERMINOS Acto administrativo de conformacin del Comit Discrecional Asesor y Evaluador. (Artculo 2.2.9, pargrafo 2, Decreto 734 de 2012, y artculo 7 y 8 del Decreto 008 de 2012). Estudios y documentos previos que debern incluir el avalo comercial del bien y el precio mnimo de la venta. Comit interno de contratacin. 2 Comit de Orientacin y Seguimiento en Contratacin, cuando supere el cincuenta por ciento (50%) de la menor cuanta. Aviso de convocatoria El cual adems de publicarse en el SECOP debe publicarse en la pgina web de la entidad. Artculo 2.2.1 del Decreto 734 de 2012, que deber incluir los datos identificadores del bien y la indicacin de las condiciones mnimas de la enajenacin, as como el valor del avalo comercial y el precio mnimo de venta. Si se trata de bienes inmuebles en dicho aviso se sealar, por lo menos, el municipio o distrito donde se ubican, localizacin exacta y dems requisitos establecidos en el pargrafo 3 del artculo 3.7.1.3 del Decreto 734 de 2012. Si se trata de muebles se sealar, el municipio o distrito donde se ubican, en todo caso deber considerarse lo preceptuado por el pargrafo 4 del artculo 3.7.1.3 del Decreto 734 de 2012. Deben tenerse en cuenta las sesiones de los respectivos comits. El proyecto de pliego de condiciones se publicar por lo menos con 5 das hbiles de antelacin a la fecha que ordena la apertura del proceso. RESPONSABLE Ordenador del Gasto

1 Comit Asesor y Evaluador

Comit Asesor Evaluador Integrantes del los Comits. Comit asesor y evaluador.

53

Proyecto de pliego de condiciones. Artculo 2.2.6 del Decreto 734 de 2012. Se publicar el listado de bienes sometidos al proceso de enajenacin. Durante este proceso debern publicarse todas las observaciones presentadas a los proyectos de pliegos y las respuestas a las observaciones (2.2.6 inciso 3ro del Decreto 734 de 2012). Acto Administrativo de apertura: Deber contener la informacin a que alude el Artculo 2.2.2 del Decreto 734 de 2012. Dicho acto administrativo podr revocarse o suspenderse en los trminos del Artculo 2.2.2, Pargrafos 1 y 2. Pliego de condiciones definitivo (conforme al Art. 2.2.6 Decreto 734 de 2012). Se incluirn las modificaciones pertinentes acorde con las observaciones surgidas al proyecto de pliego de condiciones o las dems que haya detectado la administracin. Deber contener los requisitos mnimos establecidos en el Artculo 2.2.3 Decreto 734 de 2012. 4 Se determinarn los requisitos exigidos a las bancas de inversin, agentes inmobiliarios, martillos comisionistas de bolsa de bienes y productos agropecuarios, agroindustriales o de otros commodities, o cualquier otro intermediario en el comercio de bienes que se pretenda seleccionar, con el fin de realizar la enajenacin por su intermedio. Se sealarn aspectos de la contratacin tales como, la forma de pago del precio, las formalidades para la suscripcin del contrato de enajenacin; tiempos y reglas de otorgamiento de la escritura pblica y de realizacin del registro y las consecuencias de no hacerlas en el tiempo sealado en el pliego, entre otras.

El trmino de publicacin del pliego de condiciones definitivo se fijar en el cronograma de acuerdo con la naturaleza del objeto a contratar.

Ordenador Gasto

del

Comit Asesor y Evaluador

Verificacin de requisitos habilitantes: De acuerdo con los requisitos y criterios sealados en el pliego de condiciones y conforme las reglas de subsanabilidad sealadas en el Artculo 5 Ley 1150 de 2007 y Art. 2.2.8 del Decreto 734 de 2012. 5 Como requisito habilitante el oferente deber consignar a favor de la entidad un valor no inferior al 20% del precio mnimo de venta. Artculo 3.7.2.4 Decreto 734 de 2012, valor que ser devuelto al oferente no seleccionado dentro del trmino establecido en el pliego de condiciones. Publicacin del informe de verificacin. Es el periodo durante el cual se deja a disposicin el informe para que los oferentes presenten las observaciones que estimen pertinentes y subsanen los documentos habilitantes a que haya lugar. Respuesta a las observaciones hechas al informe.

El plazo para la Comit asesor y verificacin ser evaluador. estipulado de acuerdo con la naturaleza, objeto y cuanta de la misma.

Se pondr a Comit asesor y disposicin por 3 evaluador. das hbiles.

Si no se presentare ningn proponente para participar en la subasta, se ampliara el plazo para la presentacin de los documentos habilitantes y la oferta inicial del precio por el termino indicado en el pliego de condiciones. (Artculo 3.2.1.1.5 del Decreto 734 de 2012).

Procedimiento de subasta inversa. Puede ser presencial o electrnica para lo cual se observar el procedimiento sealado entre los artculos 3.2.1.1.8 al 3.2.1.1.11 del Decreto 734 de 2012 y lo establecido en el Pliego de Condiciones. El mayor precio ofrecido por los participantes, ser el valor inicial con el que comienza la subasta.

El plazo ser determinado en el pliego de condiciones. El establecido en los Pliegos de Condiciones sin que supere la mitad del inicialmente estipulado para presentar propuestas. Una vez publicadas las respuestas a observaciones, segn el cronograma previsto en el pliego.

Comit asesor y evaluador.

Comit asesor y evaluador.

Comit asesor y evaluador.

55

El bien ser adjudicado al participante que haya ofertado el mayor valor a pagar. Comit Interno de Contratacin: El proceso es llevado al Comit para que el Ordenador del Gasto apruebe o no, segn el caso, la recomendacin del Comit Asesor Evaluador. 10 Con posterioridad Comit asesor y al procedimiento evaluador. de subasta inversa. Comit Interno de Contratacin. Deben tenerse en cuenta los das Ordenador del en que sesiona el Gasto. Comit Interno.

11

Resolucin de Adjudicacin: La adjudicacin se efecta mediante resolucin motivada, la cual deber ser notificada personalmente al adjudicatario y comunicada a los dems proponentes. La declaratoria de desierta deber hacerse mediante acto motivado por motivos o causas que impidan la seleccin objetiva. Compromiso presupuestal. Deben efectuarse las apropiaciones presupuestales pertinentes, a favor del contratista y por el valor de la adjudicacin, mediante los mdulos del sistema SAP. Suscripcin del contrato: Debe elaborarse con base en el proyecto de minuta anexo al pliego de condiciones.

En la fecha Comit Asesor sealada en el Evaluador pliego de condiciones definitivo Ordenador del Gasto

Posteriormente a la adjudicacin

Comit asesor y evaluador.

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13

Durante el trmino establecido en el pliego de condiciones.

Ordenador gasto.

del

Comit asesor y evaluador.

2.5.3. Enajenacin a travs de promotores, banqueros de inversin, martillo, bolsa de bienes y productos agropecuarios, agroindustriales o de otros commodities u profesionales idneos. El artculo 3.7.2.3., reglamenta que cuando se elija este mecanismo de enajenacin, la venta siempre deber realizarse a travs de subasta pblica o mediante el mecanismo de derecho privado que se convenga con el intermediario.

Se exepta la enajenacin de los bienes por medio de la Sociedad Central de Inversiones S.A.- CISA, la cual aplicar sus mtodos y procedimientos para la realizacin de los bienes entregados para ello. El precio mnimo de venta ser el sealado por la entidad. Nota: Para participar en los procesos de enajenacin de bienes del Estado, directamente (Enajenacin directa por oferta en sobre cerrado y Enajenacin a travs de subasta pblica) o cuando la misma se realice a travs de promotores, banqueros de inversin, martillo, bolsa de bienes y productos agropecuarios, agroindustriales o de otros commodities u otros profesionales idneos, el oferente deber consignar a favor de la entidad un valor no inferior al veinte por ciento (20%) del precio mnimo de venta, como requisito habilitante para participar en la puja y que se imputar al precio de ser el caso. 2.6. Adquisicin de productos de origen o destinacin agropecuarios. De acuerdo con el literal f) del numeral 2 del artculo 2 de la Ley 1150 de 2007 y el artculo 3.2.5.1 y siguientes del Decreto 734 de 2012, se consideran productos de origen agropecuario, los bienes y servicios de carcter homogneo provenientes de recursos agrcolas, pecuarios, forestales y pesqueros, que no hayan sufrido procesos ulteriores que modifiquen sustancialmente sus caractersticas fsicas y/o, qumicas, o que, no obstante haberlos sufrido, conservan su homogeneidad as como aquellos cuya finalidad es la de ser utilizados en las actividades propias del sector agropecuario. Tambin se consideran productos de origen o destinacin agropecuaria los documentos representativos de los mismos. Se entiende que son productos homogneos aquellos respecto de los cuales existe ms de un proveedor y que tienen patrones de calidad y desempeo objetivamente definidos por especificaciones usuales del mercado, de tal manera que el nico factor diferenciador entre ellos lo constituye el precio por el cual se transan. El contratista ser seleccionado a travs del procedimiento previsto relativo a la adquisicin de bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin a travs de bolsas de productos. En lo no previsto en este procedimiento el rgimen aplicable ser el contenido en las disposiciones legales sobre los mercados de las bolsas de productos agropecuarios y agroindustriales y en los reglamentos de estas.

ETAPA

TRMITES NECESARIOS TERMINOS Acto administrativo de conformacin del Discrecional Comit Asesor y Evaluador. (Artculo 2.2.9, par 2, Decreto 734 de 2012, Artculo 7 y 8 del Decreto Departamental 008 de 2012). Estudios y documentos previos: En adicin al contenido de los elementos mnimos

RESPONSABLE Ordenador del Gasto Comit Asesor y Evaluador.

57

contendrn los siguientes: 1. El precio mximo de la comisin que la entidad estatal pagar al comisionista que por cuenta de ella adquirir los bienes y/o servicios a travs de bolsa. 2. El precio mximo de compra de los bienes y/o servicios a adquirir a travs de la bolsa. Ficha Tcnica de los bienes y servicios a adquirir. Certificado de disponibilidad presupuestal. Articulo 3.2.1.2.4. Decreto 734 de 2012. Adems del contrato de comisin, se deber tener en cuenta el de la operacin que celebrar el comisionista a travs de la bolsa, los pagos que deban hacerse por causa o con ocasin de aquella, las garantas y dems pagos establecidos en el reglamento de la bolsa correspondiente. Comit interno de contratacin. Comit de Orientacin y Seguimiento en Contratacin en caso que el proceso supere el cincuenta por ciento (50%) de la menor cuanta. Seleccionar objetivamente un comisionista debidamente acreditado, conforme artculo 3.2.1.2.6 del Decreto 734 de 2012. Esta seleccin se realizara en la rueda de negocios de la bolsa correspondiente, mediante un procedimiento competitivo, realizado de conformidad con los reglamentos internos de la bolsa. Las normas y procedimientos aplicables a la seleccin de los comisionistas sern nicamente las contenidos en los artculos 3.2.1.2.1 y siguientes del Decreto 734 de 2012 y en la reglamentacin que las bolsas expidan en su desarrollo. Registro presupuestal. Deben efectuarse las apropiaciones presupuestales pertinentes, a favor del Deben tenerse en Comit Asesor cuenta las sesiones de Evaluador los respectivos comits. Integrantes de los comits Debe tenerse en cuenta los requisitos habilitantes para hacer una seleccin objetiva. El procedimiento ser el sealado por la respectiva Bolsa. Comit Asesor y Evaluador.

Antes de la suscripcin del contrato

Comit Evaluador

Asesor

contratista y por el valor de la adjudicacin, mediante los mdulos del sistema SAP. Suscripcin del contrato Una vez elaborado el Ordenador registro presupuestal gasto. 5

del

Publicar el contrato suscrito Comisionista seleccionado 6

con

el SECOP

Comit asesor y evaluador Ordenador del Gasto Comit Asesor y Evaluador Revisada y aprobada por quien cumpla el rol jurdico

Garanta nica a favor de la entidad estatal: Como requisito de ejecucin del contrato de comisin en relacin con el valor de la comisin que se pagar al comisionista por sus servicios, de conformidad al artculo 3.2.1.2.8 del Decreto 734 de 2012.

Garanta de cumplimiento por parte del Departamento de Antioquia: Garanta idnea para asegurar el cumplimiento de la negociacin realizada. De conformidad al artculo 3.2.1.2.9 del Decreto 734 de 2012.

Garanta del comitente vendedor: El comitente vendedor de la entidad estatal deber constituir a favor del organismo de compensacin de la bolsa de que se trate, las garantas establecidas en sus reglamentos

10

Procedimiento de negociacin: De manera presencial o electrnica que consiste en escoger al mejor postor (Comisionistas), que es quien ofrezca el menor precio (Artculo 3.2.1.2.11 Decreto 734 de 2012).

En los trminos y condiciones que las disposiciones legales sobre los mercados de las bolsas de productos o los reglamentos que estas dispongan para el efecto. En los trminos y condiciones que las disposiciones legales sobre los mercados de las bolsas de productos o los reglamentos que estas dispongan para el efecto. En los trminos y condiciones que las disposiciones legales sobre los mercados de las bolsas de productos o los reglamentos que estas dispongan para el efecto. En los trminos y condiciones que las disposiciones legales sobre los mercados de las bolsas de

Comit Asesor Evaluador Ordenador del Gasto

Comit Asesor Evaluador

Comit Asesor Evaluador

59

11

Ruedas de negociacin convocadas por las bolsas: Las bolsas de productos a iniciativa propia, podrn organizar ruedas de negociacin para la adquisicin de productos de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin e invitar a participar, mediante avisos en medios de comunicacin de amplia circulacin, a los proveedores y a las entidades estatales interesadas. En tal caso, en los avisos se indicarn los productos que se podrn adquirir y la fecha en que se llevar a cabo la rueda de negociacin, indicando adems el procedimiento y requisitos que debern cumplir las entidades estatales y los vendedores para poder participar. (Artculo 3.2.1.2.12 Decreto 734 de 2012).

productos o los reglamentos que estas dispongan para el efecto. En los trminos y Bolsa de productos condiciones que las disposiciones legales sobre los mercados de las bolsas de productos o los reglamentos que estas dispongan para el efecto

12

Supervisin e Interventora: Designar al Discrecional funcionario para la vigilancia y control, quien ser un empleado del organismo que solicita la compra, quien a su vez entrar a supervisar la ejecucin del negocio en la rueda correspondiente hasta la entrega de los productos. (Art. Artculo 3.2.1.2.13 Decreto 734 de 2012).

Ordenador del gasto

2.7. Actos y contratos con objeto directo de las actividades de las Empresas Industriales y Comerciales del Estado (EICE) y de las Sociedades de Economa Mixta (SEM). De conformidad Artculo 3.2.6.1 Actos y contratos de las EICE y las SEM. Las Empresas Industriales y Comerciales del Estado, las Sociedades de Economa Mixta en las que el Estado tenga participacin superior al cincuenta por ciento (50%), sus filiales y las sociedades entre entidades pblicas con participacin mayoritaria del Estado superior al cincuenta por ciento (50%), que se encuentren en competencia con el sector privado nacional o internacional o desarrollen su actividad en mercados regulados, as como aquellas a las que se refiere el artculo 16 de la Ley 1150 de 2007, se regirn para su

contratacin por las disposiciones legales y reglamentarias aplicables a su actividad econmica y comercial, sin desconocer los principios de la funcin pblica a que se refiere el artculo 209 de la Constitucin Poltica y el rgimen de inhabilidades e incompatibilidades del Estatuto General de Contratacin de la Administracin Pblica. Las dems entidades de esa misma naturaleza jurdica aplicarn lo previsto en el literal g) del numeral 2 del artculo 2 de la Ley 1150 de 2007 en cuyo caso se dar aplicacin al procedimiento de seleccin abreviada de menor cuanta (Ver numeral 2.2 del presente manual), con excepcin de los contratos que a ttulo enunciativo identifica el artculo 32 de la Ley 80 de 1993. Lo anterior sin perjuicio de lo establecido en la Ley 29 de 1990 en materia de contratos de ciencia y tecnologa y dems normas pertinente. 2.8. Contratos de entidades a cargo de ejecucin de Programas de Proteccin de Personas Amenazadas, Desmovilizacin y Reincorporacin, Poblacin Desplazada, Proteccin de Derechos Humanos y Poblacin con Alto Grado de Exclusin. De conformidad al Artculo 3.2.7.1 Procedimiento de contratacin. Los contratos a los que se refiere el literal h) del numeral 2 del artculo 2 de la Ley 1150 de 2007, y que estn directamente relacionados con el desarrollo o ejecucin de los programas de: Proteccin de personas amenazadas. Desmovilizacin y reincorporacin a la vida civil de personas y grupos al margen de la ley. Atencin a poblacin desplazada por la violencia. Proteccin de derechos humanos de grupos de personas habitantes de la calle, nios y nias o jvenes involucrados en grupos juveniles que hayan incurrido en conductas contra el patrimonio econmico y sostengan enfrentamientos violentos de diferente tipo. Programas para poblacin en alto grado de vulnerabilidad con reconocido estado de exclusin que requieran capacitacin, resocializacin y preparacin para el trabajo, incluidos los contratos fiduciarios que demanden. Se celebrarn por parte del Departamento de Antioquia, haciendo uso del procedimiento previsto para la seleccin abreviada de menor cuanta, ver paso a paso sealado en el numeral 2.2 del presente Manual de Contratacin. 2.9. La contratacin de bienes y servicios para la Seguridad y Defensa Nacional.

Para los efectos previstos en el literal i) del numeral 2 del artculo 2 de la Ley 1150 de 2007, son bienes y servicios que se requieren para la defensa y seguridad nacional, los adquiridos para ese propsito por el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repblica, las entidades del sector defensa, la Agencia de

61

Inteligencia Colombiana, la Fiscala General de la Nacin, el INPEC, la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios SPC, la Unidad Nacional de Proteccin, la Registradura Nacional del Estado Civil y el Consejo Superior de la Judicatura.
Los contratos que se suscriban para la adquisicin de los bienes y servicios de conformidad al listado del articulo 3.2.8.1 del Decreto 734 de 2012, se realizaran haciendo uso del procedimiento previsto para la seleccin abreviada de menor cuanta, ver paso a paso sealado en el numeral 2.2 del presente Manual de Contratacin. Cuando se trate de bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin, podrn adquirirse mediante los procedimientos descritos en la Seccin I del Captulo II del Ttulo III del presente decreto. En este caso se entender que son bienes o servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin aquellos que cuenten con Norma Tcnica Militar o Especificaciones Tcnicas que reflejen las mximas condiciones tcnicas que requiera la entidad, prescindiendo de cualquier otra consideracin. 3. CONCURSO DE MERITOS El concurso de mritos es el procedimiento aplicable para la seleccin de consultores. En los trminos previstos en la Ley 80 de 1993, artculo 32, numeral 2, se entiende por contrato de consultora: () Son contratos de consultora los que celebren las entidades estatales referidos a los estudios necesarios para la ejecucin de proyectos de inversin, estudios de diagnstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos especficos, as como a las asesoras tcnicas de coordinacin, control y supervisin. Son tambin contratos de consultora los que tienen por objeto la interventora, asesora, gerencia de obra o de proyectos, direccin, programacin y la ejecucin de diseos, planos, anteproyectos y proyectos. Ninguna orden del interventor de una obra podr darse verbalmente. Es obligatorio para el interventor entregar por escrito sus rdenes o sugerencias y ellas deben enmarcarse dentro de los trminos del respectivo contrato (). Debe distinguirse que, cuando adems de la consultora se requiera contratar otras obligaciones principales, la escogencia del contratista deber realizarse a travs de las modalidades de licitacin pblica o seleccin abreviada, segn corresponda, sin perjuicio de lo previsto para la mnima cuanta, de conformidad con lo ordenado en el artculo 3.3.1.1 del Decreto 0734 de 2012.

3.1 Clases de concurso de mritos La contratacin de los servicios de consultora podr realizarse mediante concurso abierto o con precalificacin y en ste ltimo, podr acudirse a la conformacin de una lista corta o a una lista multiusos. En la seleccin de proyectos de arquitectura siempre se utilizar el sistema de concurso abierto por medio de jurados. 3.2. Clases de propuestas Las propuestas podrn ser simplificadas o detalladas dependiendo de los criterios a que alude el artculo 3.3.1.2 del Decreto 0734 de 2012 en los siguientes trminos: Propuesta tcnica simplificada (PTS). Cuando la entidad tenga clara la metodologa a travs de la cual se adelantar la ejecucin de la consultora, as como el plan y cargas de trabajo. En estos casos procede la seleccin por el sistema de concurso abierto, o mediante el de precalificacin con lista corta o lista multiusos. Propuesta tcnica detallada (PTD). Cuando los servicios de consultora sealados en los requerimientos tcnicos para el respectivo concurso de mritos puedan desarrollarse con diferentes enfoques o metodologas. En estos casos slo procede la seleccin por el sistema de precalificacin con lista corta. 3.3 Procedimiento de concurso abierto. El concurso de mritos por el sistema de concurso abierto se desarrollar de conformidad con el procedimiento sealado en los artculos 3.3.4.1 y siguientes del Decreto 734 de 2012, prescindiendo de los procedimientos de precalificacin, de que trata la Seccin III del mismo. 3.4 Procedimiento de Precalificacin Lista corta: Precalificacin que se haga para un slo proceso de concurso de mritos. Lista multiusos: Precalificacin que se realice para varios concursos de mritos determinados o determinables. Para proceder a precalificar e integrar la correspondiente lista limitada de oferentes, se debe aplicar el procedimiento que se seala en el artculo 3.3.3.2 y siguientes del Decreto 734 de 2012, el cual es anterior e independiente de los procesos de concurso de mritos para los que se aplique.

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ETAPA

TRMITES NECESARIOS TERMINOS Acto administrativo de Discrecional conformacin del Comit Asesor y Evaluador. (Artculo 2.2.9, pargrafo 2, Decreto 734 de 2012, y artculo 7 y 8 del Decreto 008 de 2012). Publicacin del aviso de solicitud de expresiones de inters y del proyecto de pliegos. Los cuales deben publicarse en el SECOP y contener la informacin establecida en los artculos 2.2.6 y 3.3.3.2 del Decreto 734 de 2012 respectivamente. El que se considere razonable para que los interesados alleguen la documentacin que soporte el cumplimiento de los requisitos habilitantes.

RESPONSABLE Comit Asesor Evaluador Ordenador del gasto

Comit Asesor Evaluador

Audiencia de Aclaraciones: Para procesos cuya cuanta se inferior al Presentacin manifestaciones El establecido en el aviso de inters y verificacin de los requisitos habilitantes Publicacin del informe de El que garantice el deber de evaluacin y presentacin de seleccin objetiva de observaciones conformidad con el inciso segundo del artculo 8.1.14 del Decreto 0734 de 2012. Audiencia de conformacin de Se realizar conforme las la lista corta o multiusos y reglas establecidas en el adopcin de la decisin que artculo 3.3.3.5 del Decreto corresponda. 734 de 2012

Comit Asesor Evaluador

Comit Asesor Evaluador

Comit Asesor Evaluador Ordenador del gasto

3.5 Procedimiento de Seleccin Sin perjuicio de las reglas sealadas en el Titulo II del Decreto 734 de 2012, De la Planeacin Contractual, el concurso de mritos tendr las siguientes etapas:

1. Acto administrativo de apertura, el cual, en los eventos en que se haga uso de precalificacin, slo proceder una vez se encuentre en firme la conformacin de la lista corta o la lista multiusos. 2. Publicacin del pliego de condiciones. 3. Audiencia de aclaracin de pliegos de condiciones para los procesos cuyo valor exceda de la menor cuanta, la cual deber realizarse de manera anterior a la recepcin de las manifestaciones de inters en los eventos en que se haga uso de precalificacin. 4. Invitacin a presentar propuestas, en los concursos en los que se haga uso de precalificacin. 5. Presentacin de las ofertas. 6. Verificacin de los requisitos habilitantes en el caso del Concurso Abierto y evaluacin de las propuestas tcnicas. 7. Elaboracin del informe de evaluacin de las propuestas tcnicas. 8. Traslado del informe de evaluacin por un trmino no superior a tres (3) das hbiles. 9. Apertura de la propuesta econmica del primer elegible. 10. Verificacin de la consistencia de la propuesta econmica. 11. Adjudicacin del contrato o declaratoria de desierta.

ETAPA

TRMITES NECESARIOS TERMINOS Acto administrativo de conformacin del Comit Discrecional Asesor y Evaluador. (Artculo 2.2.9, pargrafo 2, Decreto 734 de 2012, y artculo 7 y 8 del Decreto 008 de 2012). Estudios y documentos previos Certificado de disponibilidad presupuestal. Comit interno de contratacin. Deben tenerse en cuenta las sesiones de los respectivos comits.

RESPONSABLE Comit Asesor y Evaluador Ordenador gasto del

Comit Asesor Evaluador Integrantes los Comits. del

Comit de Orientacin y Seguimiento en Contratacin, cuando supere el cincuenta por ciento (50%) de la menor cuanta.

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Aviso de convocatoria El cual adems de publicarse en el SECOP y en la pgina web de la entidad. Artculo 2.2.1 del Decreto 734 de 2012.

Comit asesor y evaluador.

Proyecto de pliego de condiciones. Artculo 2.2.6 El proyecto de del Decreto 734 de 2012 pliego de condiciones se publicar por lo menos con diez (1)0 das hbiles de antelacin a la fecha que ordena la apertura del proceso si se trata de concurso de mritos con propuesta tcnica detallada. Y con una antelacin no inferior a cinco (5) das hbiles para el concurso con propuesta tcnica simplificada. Presentacin de observaciones y sugerencias al Dentro del Comit asesor y proyecto de pliego de condiciones. (Art. 2.2.6 trmino previsto evaluador. Decreto 734 de 2012). anteriormente. La aceptacin o rechazo de tales observaciones se har de manera motivada, para lo cual la entidad agrupar aquellas de naturaleza comn.

Acto Administrativo de apertura: Deber contener la informacin a que alude el Artculo 2.2.2 del Decreto 734 de 2012. Dicho acto administrativo podr revocarse o suspenderse en los trminos del Artculo 2.2.2, Pargrafos 1 y 2.

Si se hace uso de precalificacin, slo proceder una vez se encuentre en firme la conformacin de la lista corta o la lista multiusos.

Ordenador Gasto

del

Pliego de condiciones definitivo (conforme al Art. 2.2.6 Decreto 734 de 2012). Se incluirn las modificaciones pertinentes acorde con las observaciones surgidas al proyecto de pliego de condiciones o las dems que haya detectado la administracin. Deber contener los requisitos mnimos establecidos en el Artculo 2.2.3 y el anexo de los requerimientos tcnicos de los servicios de consultora que se van a contratar de acuerdo con el Artculo 3.3.1.3 del Decreto 734 de 2012.

El trmino de publicacin del pliego de condiciones definitivo se fijar en el cronograma de acuerdo con la naturaleza del objeto a contratar.

Comit Asesor y Evaluador

Audiencias: Audiencia de aclaraciones a los pliegos de condiciones para procesos cuyo valor exceda de la menor cuanta (Artculo 3.3.4.1 Decreto 734 de 2012) 6

De acuerdo con Comit asesor y la fecha sealada evaluador. en el cronograma del pliego de conidiciones, salvo para los procesos de concurso de mritos con precalificacin Cuando se hace Comit asesor y uso de evaluador. precalificacin. El razonable para Comit asesor y que los evaluador. proponentes puedan preparar sus propuestas. El plazo para la Comit asesor y evaluacin ser evaluador. estipulado de acuerdo con la naturaleza, objeto y cuanta de la misma.

Invitacin a presentar propuestas 7 Presentacin de propuestas. Una vez operado el cierre del proceso, se proceder a la apertura de propuesta tcnica en presencia del Comit asesor y evaluador y/o los proponentes que se encuentren, dejando constancia mediante acta. Verificacin de los requisitos habilitantes en el caso del concurso abierto y evaluacin de las propuestas tcnicas: De acuerdo con los requisitos y criterios sealados en el pliego de condiciones y con las reglas de subsanabilidad sealadas en el Artculo 5 Ley 1150 de 2007 y Art. 2.2.8 del Decreto 734 de 2012. El ofrecimiento ms favorable para la entidad en

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el concurso de mritos ser aqul que presente la mejor calidad de conformidad en el Artculo 2.2.9 numeral 2 del Decreto 734 de 2012. Publicacin del informe de evaluacin. Por un trmino no superior a tres (3) das hbiles para que los proponentes puedan formular observaciones las cuales se resolvern en el acto de adjudicacin. Audiencia pblica de apertura y revisin de la Una vez propuesta econmica: la entidad procede a abrir concluida la el sobre que contiene la propuesta econmica evaluacin del proponente ubicado en le primer lugar en el tcnica. orden de calificacin. La cual deber ser consistente con la propuesta tcnica. Comit Interno de Contratacin: Vencido el trmino de traslado del informe de evaluacin, el proceso es llevado al Comit para que el Ordenador del Gasto apruebe o no, segn el caso, la recomendacin del Comit Asesor Evaluador. Resolucin de adjudicacin: Debidamente motivada. Comit Asesor Evaluador

10

Comit asesor y evaluador.

11

Con antelacin a Comit asesor y la adjudicacin evaluador. Ordenador gasto. del

12

13

Segn la fecha Comit asesor y sealada en el evaluador. pliego de condiciones. Ordenador del gasto.

14

Suscripcin del contrato: Debe elaborarse con Durante el base en el proyecto de minuta anexo al pliego de trmino condiciones. establecido en el pliego de condiciones.

Ordenador gasto.

del

Comit asesor y evaluador.

NOTA: Tratndose de concurso de meritos abierto, debern agotarse cada uno de los pasos descritos anteriormente. Para el concurso de meritos con precalificacin, deber observarse adems el procedimiento especial sealado en los artculos 3.3.3.1 y siguientes del Decreto 734 de 2012. Ver numeral 3.4 del presente documento.

4. CONTRATACIN DIRECTA Son causales de contratacin directa, de acuerdo con el numeral 4 del Artculo 2 de la Ley 1150 de 2007 las siguientes: a) b) c) d) e) f) Urgencia manifiesta Contratacin de emprstitos Contratos interadministrativos La contratacin de bienes y servicios en el sector Defensa y en el Departamento Administrativo de Seguridad, DAS, que necesiten reserva para su adquisicin Los contratos para el desarrollo de actividades cientficas y tecnolgicas; Los contratos de encargo fiduciario cuando inician el Acuerdo de Reestructuracin de Pasivos a que se refieren las Leyes 550 de 1999, 617 de 2000 y las normas que las modifiquen o adicionen, siempre y cuando lo celebren con entidades financieras del Sector Pblico. Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado Para la prestacin de servicios profesionales y de apoyo a la gestin, o para la ejecucin de trabajos artsticos que slo puedan encomendarse a determinadas personas naturales El arrendamiento o adquisicin de inmuebles.

g) h)

i)

Para esta modalidad se deben tener en cuenta las restricciones en periodo electoral que regula la Ley 996 de 2005 (Artculo 3.4.2.7.1 del Decreto 734 de 2012). De acuerdo con el Decreto 734 de 2012 (Captulo IV, Seccin I, artculos 3.4.1.1 y ss), las disposiciones generales aplicables a la contratacin directa son las siguientes: ETAPA TRMITES NECESARIOS TRMINOS Acto administrativo de conformacin del Discrecional Comit Asesor y Evaluador (artculo 7 y 8 del Decreto Departamental 0008 de 2012). Estudios y documentos previos Certificado de disponibilidad presupuestal. Si se trata de contratos de prestacin de servicios profesionales se requiere certificado RESPONSABLE Comit Asesor y Evaluador (rol tcnico, jurdico y financiero).

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de planta de empleo de la Secretara de Gestin Humana y constancia escrita sobre la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el rea de que se trate suscrita por el Ordenador del Gasto Comit interno de contratacin. Comit de Orientacin y Seguimiento en Contratacin de acuerdo con lo establecido en el artculo segundo del Decreto 008 de 2012. Deben tenerse en cuenta las sesiones de los respectivos comits. Comit Asesor y Evaluador Integrantes de los Comits

Acto administrativo que justifique la Antes de la contratacin directa de acuerdo con sealado suscripcin del en el Artculo 3.4.1.1, Decreto 734 de 2012 y el contrato. artculo 3.4.2.5.1 inciso final cuando se trate de contratos de prestacin de servicios para la ejecucin de trabajos artsticos que solo puedan encomendarse a determinadas personas naturales.

Comit asesor y evaluador.

Compromiso presupuestal. Deben efectuarse las apropiaciones presupuestales pertinentes, a favor del contratista y por el valor de la adjudicacin, mediante los mdulos del sistema SAP. Suscripcin del contrato

Antes de la Comit asesor y suscripcin del evaluador. contrato

Posterior al acto administrativo que justifica la contratacin directa

Comit asesor y evaluador. Ordenador Gasto del

5. MNIMA CUANTA Corresponde a aquellos contratos cuya cuanta no excede el Diez por ciento (10%) de la menor cuanta de la entidad, o lo que es lo mismo el equivalente a Cien (100) salarios mnimos legales mensuales vigentes.

5.1 Estudios previos El responsable en la entidad elaborar los estudios y documentos previos simplificados, los cuales contendrn: ETAPA 1 Descripcin sucinta de la necesidad que se pretenda satisfacer con la contratacin. Descripcin del objeto a contratar. Condiciones tcnicas exigidas. Valor estimado del contrato, justificado sumariamente, y el plazo de ejecucin del mismo. El certificado de disponibilidad presupuestal que respalda la contratacin. TRMITES NECESARIOS TERMINOS Acto administrativo de conformacin del Comit Discrecional Asesor y Evaluador (Artculo 2.2.9 del Decreto 734 de 2012, pargrafo 2 y artculo 7 y 8 del Decreto Departamental 0008 de 2012). Estudios y documentos previos simplificados Certificado de disponibilidad presupuestal. 2 Comit interno de contratacin. Deben tenerse Comit asesor en cuenta las Evaluador sesiones del comit. Integrantes Comit interno de contratacin. La invitacin se Comit asesor y publicar por un evaluador trmino no inferior a un (1) da hbil (artculo 94 de la Ley 1474 de 2011). El trmino para Comit asesor y presentar la evaluador oferta no podr ser inferior a un (1) da hbil De acuerdo con Comit asesor y el cronograma evaluador establecido en la invitacin. RESPONSABLE Comit Asesor y Evaluador (rol tcnico, jurdico y financiero).

Invitacin pblica: La cual deber contener como mnimo la informacin contenida en el artculo 3.5.3 del Decreto 734 de 2012.

Presentacin de la oferta por parte de los oferentes (literal b artculo 94 de la Ley 1474 de 1994.

Apertura de propuestas: En la fecha sealada en la invitacin. Las propuestas presentadas sern ordenadas en forma ascendente de menor a mayor precio, y la

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verificacin de los requisitos habilitantes se har exclusivamente de la oferta con el menor precio. En caso de que la oferta con precio ms bajo no cumpla con los requisitos habilitantes, se proceder con la verificacin del proponente ubicado en segundo lugar y as sucesivamente. De no lograrse la habilitacin, se declarar desierto el proceso.

Publicacin de la verificacin de requisitos Un (1) da hbil habilitantes de la propuesta con el menor precio. Durante dicho trmino los proponentes podrn formular observaciones y el proponente con el menor precio podr subsanar requisitos habilitantes si es del caso. Comunicacin de la aceptacin de la oferta y De acuerdo a lo respuesta a observaciones de la verificacin de establecido en la requisitos habilitantes. La respuesta a las invitacin observaciones se publicar en el SECOP, simultneamente con la comunicacin de aceptacin de la oferta (inciso 3 del artculo 3.5.4 del Decreto 734 de 2012).

Comit Asesor y evaluador

Comit asesor y evaluador. Ordenador gasto del

La comunicacin de aceptacin junto con la oferta constituyen para todos los efectos el contrato celebrado, con base en el cual se efectuar el respectivo registro presupuestal. Compromiso presupuestal: Deben efectuarse las De acuerdo con Comit Asesor apropiaciones presupuestales pertinentes, a las polticas Evaluador. favor del adjudicatario y por el valor de la internas y en adjudicacin, mediante los mdulos del sistema consonancia con SAP. la norma debe hacerse simultneamente con la comunicacin de la aceptacin de la oferta.

 CONSIDERACIONES GENERALES: 1. En caso de contradiccin entre lo consignado en el presente Manual y las normas legales y reglamentarias vigentes en la materia, prevalecern estas ltimas. 2. La publicacin electrnica de los actos y documentos que se generen en desarrollo de la actividad precontractual deber hacerse en la fecha de su expedicin, o a ms tardar dentro de los tres (3) das hbiles siguientes. 3. El Comit Asesor Evaluador es responsable de garantizar la publicidad de todos los procedimientos y actos asociados a los procesos de contratacin, salvo los asuntos expresamente sometidos a reserva. La falta de publicacin en el SECOP constituye la vulneracin de los deberes funcionales de los responsables. 4. Al momento de confeccionar los pliegos de condiciones deben establecerse requisitos y exigencias coherentes al objeto y valor del proceso, que no constituyan condiciones y exigencias de imposible cumplimiento, ni exenciones de la responsabilidad derivada de los datos, informes y documentos que se suministren. 5. Los procesos de seleccin deben tener reglas claras que no induzcan a erros a los proponentes y que impidan la formulacin de ofrecimientos de extensin ilimitada o que dependan de la voluntad exclusiva de la entidad. 6. El cronograma de los procesos de seleccin debe contener plazos suficientes para que los interesados analicen la informacin del proceso y puedan preparar y disear sus ofertas, de igual forma debe fijar un plazo razonable para la evaluacin de las ofertas, de acuerdo con la naturaleza del objeto a contratar. 7. La visita de obra debe informarse con suficiente anticipacin para que los interesados puedan asistir a la misma. 8. De conformidad con los Acuerdos Comerciales vigentes, en las modalidades de seleccin de Licitacin Pblica, Seleccin Abreviada de Menor Cuanta y Concurso de Mritos, el plazo entre la publicacin del aviso de convocatoria del proceso y el cierre para presentar ofertas de ste no podr ser inferior a treinta (30) das calendario cuando el aviso de apertura, las bases del proceso y la documentacin de la contratacin sean publicados en el Portal nico de Contratacin: http://www.contratos.gov.co. Cuando se trate de concurso de mritos con precalificacin, el trmino se contar a partir del momento en que la entidad invita a los proveedores a presentar ofertas hasta el cierre para presentar ofertas. En el caso de la adquisicin o suministro de bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin por parte de las entidades a travs de la modalidad de seleccin abreviada, el plazo entre apertura y cierre de la contratacin no podr ser

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inferior a diez (10) das calendario. 2. ETAPA CONTRACTUAL Es la etapa comprendida entre la celebracin del contrato y el vencimiento del plazo contractual. 2. 1 EL CONTRATO: Es un acto jurdico generador de obligaciones que para el manual que nos ocupa es celebrado por el Departamento de Antioquia. Los contratos que ste celebre debern constar por escrito. Las estipulaciones de los contratos que celebre el Departamento de Antioquia sern las que de acuerdo con las normas civiles, comerciales y las previstas en el estatuto contractual, correspondan a su esencia y naturaleza. En los contratos podrn incluirse las modalidades, condiciones y, en general, las clusulas o estipulaciones que las partes consideren necesarias y convenientes, siempre que no sean contrarias a la Constitucin, la ley, el orden pblico y a los principios y finalidades de las leyes vigentes aplicables y a los de la buena administracin . Para suscribir y ejecutar el contrato deben agotarse unos requisitos de suscripcin, de perfeccionamiento, de legalizacin y de ejecucin, a saber: 2.1.1 Requisitos de suscripcin: Son aquellos requisitos y documentos de orden legal y aquellos indispensables para elaborar la minuta y suscribir el contrato, los cuales deben ser aportados, revisados y corroborados por el equipo de contratacin de cada dependencia de la Gobernacin, indispensables para suscribir el contrato. Ejemplos: Certificado de existencia y representacin legal, registro mercantil, fotocopia de la cdula del representante legal, documentos que permitan verificar la inexistencia de inhabilidades o incompatibilidades del contratista para contratar con el Estado. Las personas responsables de que se aporten todos estos documentos y se cumplan los requisitos previa suscripcin del contrato son quienes tienen los roles jurdico, tcnico y logstico en cada una de las dependencias del Departamento de Antioquia. 2.1.2 Requisitos de perfeccionamiento: Los contratos que suscribe el Departamento de Antioquia se perfeccionan cuando se logre acuerdo sobre el objeto y la contraprestacin y ste se eleve a escrito.

Acuerdo de voluntades por escrito. Hacemos referencia entonces a la minuta o documento del contrato que contiene el acuerdo de voluntades, la cual debe contener por lo menos lo siguiente: a. b. c. d. e. f. g. h. i. j. k. l. m. n. o. p. q. r. s. Tipo de contrato Identificacin completa de las partes del contrato El bien, obra o servicio a contratar: Objeto Los elementos esenciales del contrato: Valor, plazo de ejecucin, forma de pago (apropiaciones presupuestales) El sitio de entrega de los bienes, de la prestacin de los servicios o ejecucin de la obra Las obligaciones de las partes Las especificaciones tcnicas del bien, servicio u obra contratado Indicacin de la existencia de una supervisin y/o interventora del contrato Indicacin de las multas aplicables conforme las normas y procedimientos vigentes Clusula de indemnidad conforme lo dispuesto en las normas vigentes (Ver artculo 5.1.6 del Decreto 0734 de 2012) Clusula penal pecuniaria (Cuando aplique) Garantas (Cuando aplique) Clusula de restablecimiento o ampliacin de la garanta (Ver artculo 5.1.12 del Decreto 0734 de 2012) Pacto de las clausulas excepcionales al derecho comn (Ver artculo 14 de la ley 80 de 1993) cuando estas apliquen. Indicacin expresa de la no existencia de relacin laboral con el contratista o el personal del que ste disponga. Prohibiciones a las que haya lugar La indicacin del rgimen jurdico aplicable Indicacin sobre la solucin de controversias Domicilio del contrato

En tratndose de contratacin de mnima cuanta, la comunicacin de aceptacin de la oferta por parte de la Gobernacin de Antioquia, junto con la oferta presentada por el contratista seleccionado constituyen para todos los efectos el contrato celebrado por las partes, en los trminos previstos en el artculo 94 de la Ley 1474 de 2011 y reglamentada en lo pertinente, por los artculos 3.5.4 y 3.5.5 del Decreto 0734 de 2012. La persona competente en el Departamento de Antioquia para elaborar la minuta del contrato ser el abogado que asume el rol jurdico dentro del equipo de contratacin de cada dependencia, para la elaboracin del contrato deber tener en cuenta lo manifestado en el estudio previo, pliego de condiciones, adendas, propuesta del contratista y recomendaciones de los Comits Internos de contratacin y de Orientacin y seguimiento.

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As mismo el rol jurdico deber apoyarse de quienes asumen el rol tcnico y logstico en lo que compete a cada uno de ellos dentro del proceso contractual. 2.1.3 Requisitos de legalizacin Para la legalizacin de los contratos se requiere del correspondiente registro presupuestal de compromiso (RPC). (Ver artculo 8.1.16 del Decreto 0734 de 2012). La dependencia competente en el Departamento de Antioquia para crearlo es la Secretaria de Hacienda. El registro presupuestal de compromiso consiste en la certificacin de apropiacin de presupuesto con destino al cumplimiento de las obligaciones pecuniarias del contrato; es un instrumento a travs del cual se busca prevenir erogaciones que superen el monto autorizado en el correspondiente presupuesto, con el objeto de evitar que los recursos destinados a la financiacin de un determinado compromiso se desven a otro fin. Es importante que en cada uno de los procesos contractuales y contratos se tenga en cuenta los conceptos de vigencia futura y las disposiciones en los casos de urgencia manifiesta (Ver Ley 1957 de 2007) 2.1.4 Requisitos de ejecucin Para la ejecucin de los contratos se requiere de la aprobacin de la(s) garanta(s) requerida(s) en el contrato conforme al anlisis de riesgos hecho (desde el estudio previo) y de la existencia de la disponibilidad presupuestal, entendindose sta ltima como registro presupuestal de compromiso (RPC) (Ver artculo 8.1.16 del Decreto 0734 de 2012). En el Departamento de Antioquia la persona responsable de revisar y aprobar las garantas es quien asume el rol jurdico en el equipo de contratacin de cada una de las dependencias ordenadoras del gasto y delegadas para contratar. Es importante conocer entonces lo pertinente a las garantas: Garantas en los Contratos: Con ellas se garantiza el cumplimiento de las obligaciones surgidas en favor de la Gobernacin de Antioquia con ocasin de: a) La presentacin de los ofrecimientos. b) Los contratos y de su liquidacin c) Los riesgos a los que se encuentra expuesta la entidad derivados de la responsabilidad extracontractual que le pueda sobrevenir por las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas y subcontratistas (Ver artculos 5.1.1 y siguientes del Decreto 734 de 2012)

Clases de garantas: En los procesos de contratacin los oferentes o contratistas podrn otorgar nicamente, como mecanismos de cobertura del riesgo, cualquiera de las siguientes garantas: a. Pliza de seguros b. Fiducia mercantil en garanta c. Garanta bancaria a primer requerimiento d. Endoso en garanta de ttulos valores e. Depsito de dinero en garanta. Lo anterior, sin perjuicio de que la responsabilidad extracontractual de la administracin derivada de las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas o subcontratistas slo puede ser amparada mediante pliza de seguro. Monto, vigencia y amparos o coberturas de las garantas: Se determinarn teniendo en cuenta el objeto, la naturaleza y las caractersticas de cada contrato, los riesgos que se deban cubrir y teniendo en cuenta las reglas establecidas en las normas vigentes aplicables. (Ver Artculos 5.1.3 a 5.4.4 del Decreto 734 de 2012). Las particularidades de cada garanta y las disposiciones especiales o excepcionales debern ser consideradas al momento de requerirlas desde la elaboracin del estudio previo de la respectiva contratacin y su cumplimiento deber ser verificado por las personas competentes en los respectivos equipos de contratacin de cada dependencia del Departamento de Antioquia. No obligatoriedad de garantas: No sern obligatorias en: a. b. c. d. Los contratos de emprstito Los contratos interadministrativos Los contratos de seguro Los contratos cuyo valor sea inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuanta prevista para cada entidad, caso en el cual se aplicarn las reglas previstas para la mnima cuanta.

La entidad podr abstenerse de exigir garanta de seriedad de la oferta: a. Para participar en procesos cuyo objeto sea la enajenacin de bienes b. En procesos de subasta inversa para la adquisicin de los bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin

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c. En los concursos de mrito en los que se exige la presentacin de una propuesta tcnica simplificada.

La entidad estatal podr abstenerse de exigir garanta de cumplimiento para los contratos celebrados bajo la modalidad de contratacin directa salvo que en el estudio previo correspondiente se establezca la conveniencia de exigirla atendiendo la naturaleza y cuanta del contrato respectivo. Preservacin de las garantas: Para preservar la efectividad de las garantas, en ejercicio de su labor el supervisor y/o interventor deber advertir inmediatamente al ordenador del gasto delegado para la respectiva contratacin de todas aquellas situaciones que puedan afectar la(s) garantas). El contratante (Ordenador del gasto y delegado para contratar) informar al garante de aquellas circunstancias que alteren el estado del riesgo, as por ejemplo remitir, entre otros: La copia de la aprobacin de la garanta y sus anexos, de las modificaciones u otrosi del contrato, las actas de suspensin y de reanudacin, y de las diversas actuaciones que se adelanten con miras a la imposicin de multas, clusula penal pecuniaria y declaratoria de caducidad. 2.2. EL PAGO Para la realizacin de cada pago, el Departamento de Antioquia deber verificar la forma de pago planteada en el contrato, la ejecucin del contrato por parte del contratista, el cumplimiento satisfactorio de dicha ejecucin, y que el contratista se encuentre al da en el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, as como los propios del SENA, ICBF y Cajas de Compensacin Familiar, cuando corresponda. Para estos pagos el Departamento de Antioquia deber respetar el orden de turno, cuyo procedimiento es fijado por la Secretaria de Hacienda quien dar aplicacin a lo dispuesto en las normas vigentes aplicables. (Ver artculo 4 numeral 10 de la Ley 80 de 1993, 19 de la Ley 1150 de 2007, 8.1.16 del Decreto 734 de 2012) En cada dependencia del Departamento de Antioquia, la persona responsable de verificar la acreditacin de estos pagos por parte del contratista es el supervisor o interventor, quien en caso de requerirlo se apoyar en quien asumi el rol jurdico del respectivo contrato para verificar que se est dando cumplimiento a la norma. Ver Circular 000260 del 21 de junio de 2012 de la Secretara de Hacienda.

2.3 PUBLICACIN DEL CONTRATO Los contratos suscritos por el Departamento de Antioquia se publicarn en el Sistema Electrnico para la Contratacin Pblica SECOP- conforme lo dispuesto en las normas vigentes aplicables. (Ver artculo 223 del Decreto Ley 0019 de 2012, numeral 18 del artculo 2.2.5 del Decreto 0734 de 2012) 2.4 PAGO DE IMPUESTOS Deber aportarse por parte del contratista el comprobante de pago de los impuestos en los casos que sea procedente, al igual que las estampillas de acuerdo con lo indicado en las instrucciones y lineamientos que al respecto imparta la Secretara de Hacienda. 2.5 NOMBRAMIENTO DEL SUPERVISOR Con el fin de realizar una correcta labor a travs de la supervisin a los diferentes contratos que celebre el Departamento de Antioquia, cada Secretario de Despacho, Gerente o Director de Departamento Administrativo segn el caso, al momento de asignar una supervisin, deber informar en forma escrita al funcionario designado para tal fin, cuales son las funciones a su cargo, haciendo entrega de una copia del expediente del contrato con la documentacin surtida hasta la fecha. Para la asignacin de un supervisor, el Secretario de Despacho, Director de Departamento Administrativo o Gerente, deber tener en cuenta que el perfil profesional del funcionario designado se ajuste al objeto del contrato cuya supervisin se le asigna y tendr en cuenta adems, si el funcionario cuenta con la disponibilidad de tiempo y logstica para desarrollar correctamente sus funciones. 2.5.1 Definicin de la supervisin

La supervisin es el seguimiento tcnico, administrativo, financiero, contable y jurdico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la misma entidad estatal cuando no requieren conocimientos especializados. La entidad podr contratar personal de apoyo para la supervisin, a travs de los contratos de prestacin de servicios profesionales que sean requeridos. 2.5.2 Definicin de Interventora

La interventora es el seguimiento tcnico que sobre el cumplimiento del contrato realice una persona natural o jurdica contratada para tal fin por la entidad estatal, cuando el seguimiento del contrato suponga un conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensin del mismo lo justifiquen. No obstante lo anterior, cuando la entidad estatal lo encuentre justificado y acorde con la naturaleza del contrato principal,

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podr contratar el seguimiento administrativo, tcnico, financiero, contable y jurdico del objeto o contrato dentro de la interventora. Por regla general, no sern concurrentes en relacin con un mismo contrato, las funciones de supervisin e interventora. Sin embargo, la entidad estatal puede dividir la vigilancia del contrato principal, caso en el cual en el contrato respectivo de interventora, se deber indicar las actividades tcnicas a cargo del interventor y las dems quedarn a cargo de la entidad a travs del supervisor. En todo caso, los contratos de interventora sern supervisados directamente por el Departamento de Antioquia a travs del supervisor del mismo. 2.6 INICIO DEL CONTRATO Una vez cumplidos los requisitos de legalizacin y ejecucin del contrato, se remitir la documentacin al supervisor y/o interventor para que elabore el acta de inicio (en caso de que aplique) y empiece su ejecucin. Para dichos fines el supervisor y/o interventor del contrato y el contratista debern ponerse en contacto para suscribir el acta de inicio, la cual deber formar parte del expediente del proceso. En todo contrato que celebre el Departamento de Antioquia en el que para su ejecucin el contratista deba utilizar personal, el supervisor o interventor al momento de elaborar el acta de inicio, deber consignar la relacin del personal que se destinar por parte del contratista, con la correspondiente identificacin; as como su remuneracin, y cualquier cambio deber ser informado al supervisor o interventor. INTERPRETACION DE LOS CONTRATOS: A continuacin se sealarn algunos principios bsicos que orientan la interpretacin de los contratos:
PRINCIPIO Prevalencia de la intencin (Artculo 1618 Cdigo Civil) Limitaciones del contrato materia DESCRIPCIN Conocida claramente la intencin de los contratantes, debe estarse a ella ms que a lo literal de las palabras a su Por generales que sean los trminos de un contrato, nicamente se aplicarn a la materia sobre que se ha contratado. El sentido en que una clusula puede producir algn efecto, deber preferirse a aquel en que no sea capaz de producir efecto alguno. En aquellos casos en que no apareciere voluntad contraria, debe atarse a la interpretacin que mejor se

(Artculo 1619 Cdigo Civil) Preferencia del sentido que produce efectos (Artculo 1620 Cdigo Civil) Interpretacin por la naturaleza del contrato

ajuste a la naturaleza del contrato. (Artculo 1621 Cdigo Civil) Interpretacin sistemtica, por comparacin y por aplicacin prctica Las clusulas de un contrato se interpretarn unas por otras, dndosele a cada una el sentido que mejor convenga al contrato en su totalidad. Podrn tambin interpretarse por las de otro contrato entre las mismas partes y sobre la misma materia. O por la aplicacin prctica que hayan hecho de ellas ambas partes, o una de las partes con aprobacin de la otra parte. Cuando en un contrato se ha expresado un caso para explicar la obligacin, no se entender por solo eso haberse querido restringir la convencin a ese caso, excluyendo los otros a que naturalmente se extienda No pudiendo aplicarse ninguna de las reglas precedentes de interpretacin, se interpretarn las clusulas ambiguas a favor del deudor. Pero las clusulas ambiguas que hayan sido extendidas o dictadas por una de las partes, sea acreedora o deudora, se interpretarn contra ella, siempre que la ambigedad provenga de la falta de una explicacin que haya debido darse por ella. La expresin de voluntad de la Administracin, se empieza a manifestar desde el momento en que decide iniciar un proceso contractual: La manifestacin de voluntad del particular interesado se concreta, en 10 principio, con la presentacin de su oferta. No obstante, este principio se ve limitado frente a las reglas del 11 derecho pblico. La legalidad o primaca de la ley es un principio fundamental conforme al cual todo ejercicio del poder pblico debera estar sometido a la voluntad de la ley de su jurisdiccin y no a la voluntad de las personas

(Artculo 1622 Cdigo Civil) Interpretacin de la inclusin de casos dentro del contrato (Artculo 1623 Cdigo Civil) Interpretacin a favor del deudor (Artculo 1624 Cdigo Civil)

Autonoma de la voluntad

Principio de legalidad

2.7 SITUACIONES QUE PUEDEN PRESENTARSE EN LA EJECUCIN DEL CONTRATO: Las situaciones que se describen a continuacin son las que comn o frecuentemente pueden llegar a presentarse en la ejecucin del contrato, lo que significa que pueden presentarse diversas situaciones que ameritan el anlisis por cada una de las dependencias y la participacin de cada uno de los roles de los equipos de contratacin.

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Consejo de Estado. Seccin Tercera, Sala de lo Contencioso Administrativo. C.P: Dr. Alier Eduardo Hernndez Enrquez. 31 de marzo de 2005. Rad: 25000-23-15-000-2002-02739 (AP) 11 Corte Constitucional. M.P: Dr. Vladimiro Naranjo Mesa. 19 de marzo de 1997. Sentencia C - 154

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2.7.1 Modificacin a los contratos estatales u otros: La modificacin contractual obedece al cambio en las condiciones estipuladas inicialmente en el clausulado del contrato, bien sea porque el Departamento de Antioquia lo considere pertinente o a solicitud del contratista. Esta figura es la que comnmente se conoce como otros que consiste en una modificacin hecha por las partes de mutuo acuerdo o bilateral. Tngase presente, que los acuerdos plasmados en el clausulado del contrato obedecen a su esencia y su naturaleza concordadas con las prescriptivas civiles, comerciales y del estatuto contractual. Por ello, solamente podr ser objeto de modificacin contractual el clausulado que no altere de manera la esencia o naturaleza de lo inicialmente pactado. Para modificar un contrato en el que es parte el Departamento de Antioquia, la dependencia que suscribe el contrato debe seguir las orientaciones que se describen a continuacin: La dependencia que suscribi el contrato deber presentar y analizar el caso en su respectivo comit interno de contratacin en el que se presentara el informe actualizado del supervisor y/o interventor, y conforme a las funciones propias del comit recomendara al ordenador del gasto la suscripcin del otros. Los documentos que deben aportarse y verificarse como mnimo son: 1. La manifestacin escrita del contratista en la que conste su solicitud justificada o la aceptacin de la propuesta del Departamento de Antioquia de modificar el clausulado del contrato. 2. La manifestacin escrita del supervisor del contrato donde justifica su concepto sobre la procedencia de la modificacin (Ver procedimiento y formato en Isolucion) con el aval del ordenador del gasto delegado. En caso de que el contrato cuente tambin con un interventor, deber adjuntarse el pronunciamiento e informe de ste respecto de la modificacin pretendida, avalado por el supervisor. 3. Expediente completo del contrato o convenio. 4. Informe actualizado del supervisor y/o interventor del contrato. Para el caso del informe del interventor, ste y sus anexos deben estar avalados por el supervisor. 5. Historial del contrato en donde se registre la informacin sobre el estado actual del contrato. 6. Pueden anexarse todos aquellos documentos que soporten el otros. En aquellos casos en que por su cuanta o especialidad el contrato haya sido recomendado por el Comit de Orientacin y Seguimiento en Contratacin en ejercicio del control que hace el seor Gobernador a travs de ste, la modificacin de dicho contrato deber ser analizada y recomendada por dicho comit.

Para que la respectiva modificacin sea analizada en el Comit de Orientacin y Seguimiento se deben aportar y analizar los anteriores documentos y adicionalmente el acta del Comit Interno de Contratacin con la recomendacin sobre el otrosi. 2.7.2 Adicin Cuando hablamos de esta figura hacemos relacin a la inclusin, inyeccin de ms dinero al contrato inicial en aras de garantizar la existencia de recursos suficientes para continuar satisfaciendo la necesidad de la Administracin. Esta categora de modificacin contractual no conlleva necesariamente al cambio de las especificaciones tcnicas o circunstancias accesorias del objeto contractual inicialmente pactado, pero si hace necesario el presupuesto de ms cantidad de objeto o ms calidad del mismo. Documentos necesarios para la adicin 1. Manifestacin escrita del contratista en donde solicite la adicin o acepte la intencin de adicin hecha por el Departamento de Antioquia, con indicacin expresa de la propuesta de presupuesto previsto para el efecto, el cual en todo caso deber basarse en los precios de la propuesta inicial y en la frmula de reajuste de precios que se haya establecido en el contrato, segn el caso. 2. La manifestacin escrita del supervisor del contrato donde justifica su concepto sobre la procedencia de la adicin (Ver procedimiento y formato en Isolucion) con el aval del ordenador del gasto delegado. En caso de que el contrato cuente tambin con un interventor, deber adjuntarse el pronunciamiento e informe de este respecto de la adicin pretendida, avalado por el supervisor. 3. Expediente completo del contrato o convenio. 4. Informe actualizado del supervisor y/o interventor del contrato. Para el caso del informe del interventor, ste y sus anexos deben estar avalados por el supervisor. 5. Certificado de Disponibilidad Presupuestal que respalde la adicin en recursos. 6. Historial del contrato en donde se registre la informacin sobre el estado actual del contrato 7. Pueden anexarse todos aquellos documentos que soporten la adicin. En aquellos casos en que por su cuanta o especialidad el contrato haya sido recomendado por el Comit de Orientacin y Seguimiento en ejercicio del control que hace el seor Gobernador a travs de ste, la adicin de dicho contrato deber ser analizada y recomendada por dicho comit. Los contratos no podrn adicionarse en ms del 50% de su valor inicial, expresado ste en salarios mnimos legales mensuales (Ver pargrafo del artculo 40 de la Ley 80 de 1993, artculo 85 de la Ley 1474 de 2011, Ley 1508 de 2012).

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2.7.3 Ampliacin del plazo o prrroga: Hace referencia a una extensin o ampliacin en el tiempo que inicialmente se haba acordado para la ejecucin del contrato. Documentos necesarios para la ampliacin 1. Manifestacin escrita del contratista en donde solicite la prrroga o la intencin de hacerla por parte del Departamento de Antioquia, con indicacin expresa de que no se generan sobrecostos. 2. La manifestacin escrita del supervisor del contrato donde justifica su concepto sobre la procedencia de la prrroga (Ver procedimiento y formato en Isolucion) con el aval del ordenador del gasto delegado. En caso de que el contrato cuente tambin con un interventor, deber adjuntarse el pronunciamiento e informe de este respecto de la ampliacin del plazo pretendida, avalado por el supervisor. 3. Nuevo cronograma de trabajo que respalda la prrroga. 4. Expediente completo del contrato o convenio. 5. Informe actualizado del supervisor y/o interventor del contrato. Para el caso del informe del interventor, este y sus anexos deben estar avalados por el supervisor. 6. Historial del contrato en donde se registre la informacin sobre el estado actual del contrato 7. Pueden anexarse todos aquellos documentos que soporten la prrroga. En aquellos casos en que por su cuanta o especialidad el contrato haya sido recomendado por el Comit de Orientacin y Seguimiento en Contratacin en ejercicio del control que hace el seor Gobernador a travs de ste, la prrroga de dicho contrato deber ser analizada y recomendada por dicho Comit. NOTA: En el evento que un contrato, previa justificacin, deba ser modificado en las condiciones estipuladas inicialmente, adicionado y ampliado, deber cumplirse con los cada uno de los requisitos sealados anteriormente. 2.7.4 Cesin 2.7.4.1 Cesin del contrato: Una de las principales caractersticas de los contratos estatales es que son intuito personae, por lo tanto, una vez celebrados no podrn cederse sin previa autorizacin escrita del Departamento de Antioquia. El actual estatuto contractual consagra 2 causales legales de cesin del contrato relacionadas con las inhabilidades e incompatibilidades sobrevinientes al contratista (Ver artculo 9 de la ley 80 de 1993), a las que se suman las dems que se dispongan en las normas y la realizada por mutuo acuerdo entre las partes.

Cuando se celebra esta cesin, se est entregando los derechos y obligaciones objeto del mismo, es decir que la persona a quien se le cede el contrato queda con la obligacin de ejecutar a favor del Departamento de Antioquia el contrato. Para el caso de la cesin de mutuo acuerdo, es decir previa autorizacin del Departamento de Antioquia, el procedimiento es el siguiente: a. El contratista debe solicitar al ordenador del gasto delegado para contratar la autorizacin para realizar la cesin del mismo indicando justificacin y las causas por las cuales le es imposible ejecutar el contrato. b. El ordenador del gasto contratante previa recomendacin del Comit Interno de contratacin y Comit de Orientacin y Seguimiento en Contratacin si es el caso, determinar la conveniencia para la entidad y proceder a autorizar o rechazar la cesin. c. Una vez recomendada la cesin, se proceder a suscribir la correspondiente acta de cesin del contrato (Debe quedar plasmadado expresamente el estado en que queda el contrato), la cual ser proyectada por la persona que asumi el rol jurdico del respectivo proceso, respetando los lineamientos y directrices de la Secretaria General. d. El cesionario del contrato (contratista), deber tramitar la expedicin de la garanta nica que ampare sus obligaciones, cuya cobertura debe amparar los mismos riesgos del contrato original y pagar los impuestos a que haya lugar. e. Remitir las comunicaciones a las personas y dependencias que deban conocer de la cesin, las cuales sern proyectadas por la persona que asumi el rol jurdico del respectivo proceso, aplicando los lineamientos y directrices de la Secretaria General. f. Hacer las publicaciones a que haya lugar conforme las normas vigentes aplicables. g. Celebrada la cesin al contrato, se proceder incluir y registrar esta novedad en el sistema de informacin presupuestal vigente, conforme el procedimiento dispuesto por la Secretaria de Hacienda. Una vez se haya autorizado la cesin del contrato en el centro gestor encargado de su ejecucin se deber entregar a la Secretara de hacienda Direccin de Contabilidad y la Direccin de Presupuesto copia del acta de cesin y las condiciones de la cesin. Lo anterior con el fin de modificar la informacin contable y presupuestal que reposa en la Secretara de Haciendo de los contratista del Departamento de Antioqua. 2.7.4.2 Cesin de derechos econmicos: Cuando se celebra esta cesin, se est entregando a un tercero los derechos de pago y todo lo que de l se derive. (Ver Capitulo 1 Cdigo Civil Colombiano)

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En el Departamento de Antioquia el procedimiento para el trmite de la cesin del contrato es el dispuesto por la Secretaria de Hacienda, el cual debe ser apoyado por el supervisor o interventor del contrato luego de recibir la solicitud del contratista dirigida al ordenador del gasto contratante. 2.7.5 Suspensin y Reinicio del contrato En desarrollo del principio de la autonoma de la voluntad, el Departamento de Antioquia podr por mutuo acuerdo con el contratista, suspender la ejecucin del contrato cuando se presente alguna circunstancia que haga imposible la ejecucin del mismo, la ocurrencia de situaciones de fuerza mayor, caso fortuito o de inters pblico que impiden la ejecucin temporal del negocio jurdico, y es precisamente por ese motivo que la misma no puede ser indefinida, sino que debe estar sujeta al vencimiento de un plazo o al cumplimiento de una condicin, de lo contrario estaramos en presencia de una figura o situacin diferente. La finalidad de la suspensin del contrato estatal, es una medida excepcional. La suspensin no adiciona el contrato en su vigencia o plazo, sino que se delimita como una medida de tipo provisional y excepcional que debe ajustarse a los criterios de necesidad y proporcionalidad. Para que se produzca la suspensin del contrato, se deben de cumplir varios requisitos como son: a. Manifestacin escrita de suspensin por parte del contratista, o requerimiento por parte de la entidad, en donde se manifiestan las razones por las cuales se considera necesario acudir a esta figura. b. Informe actualizado del supervisor y/o interventor, sonde se evidencie el seguimiento tcnico, administrativo, jurdico, contable, etc del contrato, con la indicacin expresa del trmino durante el cual el contrato estar suspendido (fecha de inicio y terminacin de la suspensin), la justificacin y concepto sobre dicha suspensin. c. El acta por medio de la cual se suspende un contrato debe suscribirse por las partes del mismo, esto es, contratante y contratista, y llevar el visto bueno del supervisor o interventor. d. Copia del acta de suspensin deber ser remitida a la Compaa Aseguradora para que esta ltima registre la modificacin en la respectiva pliza. Esta obligacin corresponde al supervisor o interventor del contrato.

e. Superados los hechos que llevaron a la suspensin del contrato, las partes debern suscribir el acta de reinicio del contrato, de la cual se deber remitir copia a la Compaa Aseguradora. 2.7.6 Resciliacin o terminacin anticipada Para el particular la resciliacin es una forma de disolucin de los contratos que consiste en terminar por mutuo consentimiento de todos los que intervinieron en su celebracin un contrato o convenio. El fenmeno de la resciliacin opera solamente para los contratos vlidamente perfeccionados y que aun estn vigentes sin haberse extinguido sus efectos jurdicos, y no para actos unilaterales. Para resciliar un contrato celebrado por el Departamento de Antioquia deber tenerse en cuenta como mnimo lo siguiente: a. Se requiere la manifestacin escrita de terminacin anticipada o resciliacin por parte del contratista, o requerimiento por parte de la entidad, en donde se manifiestan las razones por las cuales se considera necesario acudir a esta figura. b. Se requiere el informe actualizado del supervisor y/o interventor, donde se evidencie el seguimiento tcnico, administrativo, jurdico, contable, etc del contrato, con la indicacin expresa de las razones de la resciliacin y el concepto sobre la procedencia de la misma. c. El ordenador del gasto contratante previa recomendacin del Comit Interno de Contratacin y Comit de Orientacin y Seguimiento segn se trate, determinar la conveniencia para la entidad y proceder a decidir sobre la resciliacin. d. Una vez recomendada la resciliacin, se proceder a suscribir la correspondiente acta de resciliacin y de liquidacin del contrato por las partes del contrato, la cual ser proyectada por la persona que asumi el rol jurdico del respectivo proceso, respetando los lineamientos y directrices de la Secretaria General. e. Remitir las comunicaciones a las personas y dependencias que deban conocer de la resciliacin, las cuales sern proyectadas por la persona que asumi el rol jurdico del respectivo proceso, aplicando los lineamientos y directrices de la Secretaria General, esto es a las partes del Convenio, a la Secretara de Hacienda, a la Compaa Aseguradora o garante, entre otras. 3. ETAPA POSCONTRACTUAL Esta inicia una vez vence el plazo del contrato hasta la liquidacin del mismo. Liquidacin del Contrato: Es el perodo en el cual contratante y contratista, realizan una revisin a las obligaciones contradas respecto a los resultados financieros, contables,

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jurdicos y tcnicos, para declararse a paz y salvo de las obligaciones contradas. Aqu se hacen los reconocimientos y ajustes a que hubiere lugar a travs de acuerdos, conciliaciones y transacciones. En este perodo es fundamental la actuacin del supervisor o interventor del contrato quien efectuar junto con el contratista, la revisin y anlisis sobre el cumplimiento de las obligaciones pactadas y as lo plasmar en el documento de liquidacin el cual avalar con su firma y ser suscrito por el ordenador del gasto y el contratista. Se liquidan aquellos contratos cuya ejecucin o cumplimiento se prolongue en el tiempo (contratos de tracto sucesivo) e implican una verificacin de los pagos y saldos por pagar. No todos los contratos deben ser liquidados, verbigracia los contratos de prestacin de servicios y de apoyo a la gestin, de conformidad con el artculo 217 del Decreto - Ley 0019 de 2012; no obstante por poltica de la Administracin Departamental deben liquidarse todos los contratos en que sea parte el Departamento de Antioquia. 3.1 Formas de llevar a cabo la liquidacin 3.1.1. Por mutuo acuerdo de las partes Conforme a lo dispuesto en el artculo 11 de la Ley 1150 de 2007, el Departamento de Antioquia liquidar de mutuo acuerdo los contratos dentro del trmino fijado en el correspondiente pliego de condiciones, o dentro del que acuerden las partes para el efecto. Si no se hubiere pactado un trmino la liquidacin se realizar dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiracin del trmino previsto para la ejecucin del contrato o a la expedicin del acto que ordene la terminacin, o a la fecha del acuerdo que lo disponga. Con base en la revisin y anlisis efectuados, el interventor o supervisor del contrato proyectar el acta de liquidacin, en la que constarn los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que haya lugar para poder declararse a paz y salvo. 3.1.2. Unilateralmente por el Departamento de Antioquia. En aquellos casos en que el contratista no se presente a la liquidacin previa notificacin o convocatoria que le haga el Departamento, o las partes no lleguen a un acuerdo sobre su contenido, el Departamento tendr la facultad de liquidar el contrato en forma unilateral dentro de los dos (2) meses siguientes al vencimiento del trmino para liquidar el contrato en forma bilateral. Contra el acto administrativo que ordena la liquidacin unilateral proceden los recursos que dispongan las normas vigentes aplicables. Si no se procediere a efectuar la liquidacin de los contratos dentro de este perodo, antes del vencimiento, el supervisor y/o interventor deber exigir al contratista la ampliacin de la garanta.

En el evento de resultar sumas de dinero a favor del Departamento de Antioquia y a cargo del contratista, el acta suscrita (liquidacin bilateral) o la resolucin proferida (liquidacin unilateral) prestar mrito ejecutivo. 3.1.3 Liquidacin Judicial El interesado podr solicitar la liquidacin judicial del contrato cuando esta no se haya logrado de mutuo acuerdo y el Departamento no lo haya liquidado unilateralmente dentro de los dos (2) meses siguientes al vencimiento del plazo convenido para liquidar de mutuo acuerdo o, en su defecto, del trmino establecido por la ley, lo anterior, de conformidad con lo dispuesto en el artculo 141 del Cdigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (Ley 1437 de 2011). 3.2. Extensin del plazo para la liquidacin de los contratos Si vencidos los plazos anteriormente establecidos no se ha realizado la liquidacin del contrato, la misma podr ser realizada en cualquier tiempo dentro de los dos (2) aos siguientes al vencimiento del trmino a que se refieren los numerales anteriores, de mutuo acuerdo o unilateralmente, sin perjuicio de lo previsto en el artculo 164 del Cdigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (Ley 1437 de 2011). Para la liquidacin se exigir al contratista la extensin o ampliacin, si es del caso, de la garanta del contrato a la estabilidad de la obra, a la calidad del bien o servicio suministrado, a la provisin de repuestos y accesorios, al pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones, a la responsabilidad civil extracontractual y en general, para avalar las obligaciones que deba cumplir con posterioridad a la extincin del contrato. 3.3. Contenido mnimo del documento de liquidacin Conforme a lo descrito en el presente capitulo, a continuacin se fijan los parmetros a tener en cuenta en el trmite de liquidacin de los contratos en el Departamento de Antioquia, siendo importante para la liquidacin tener presente lo siguiente: Fecha en la que se procede a la liquidacin del contrato. Nmero del contrato objeto de liquidacin. Objeto del contrato. Las partes que celebraron el contrato, tanto contratista como contratante. Interventor o supervisor, segn el caso. Valor inicial del contrato. Duracin inicial del contrato. Nmero del Certificado de Disponibilidad Presupuestal y del Registro Presupuestal de Compromiso, ambos con sus fechas de expedicin. Fecha del certificado de aprobacin de las plizas. Fecha del acta indicando la iniciacin del contrato y su correspondiente finalizacin.

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 Historial en caso de haberse presentado modificaciones, prrrogas y/o adiciones al contrato. Descripcin detallada del cumplimiento o no de las actividades en desarrollo del objeto contractual. Relacionar los informes de supervisin y/o interventora realizados durante la ejecucin del contrato, as como el respectivo informe final. Verificar que se hayan aportado los documentos necesarios para la liquidacin del contrato (acreditacin de encontrarse a paz y salvo por concepto del pago de aportes a los sistemas de seguridad social en salud, pensiones, ARP y parafiscales, el contratista y sus empleados, de conformidad con lo dispuesto en el Artculo 23 de la Ley 1150 de 2007. Relacin precisa del balance financiero del contrato y el sealamiento de los pagos realizados o pendientes por realizar. Dejar constancia de la obligatoriedad de constituir o ampliar garantas de estabilidad de la obra, y las que sean del caso, como provisin de repuestos, de prestaciones sociales, etc. Dejar constancia en el evento de existir acuerdos, conciliaciones y transacciones en relacin con la ejecucin del contrato para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a paz y salvo. NOTA: La liquidacin del contrato tiene como propsito hacer un ajuste final de cuentas y de finiquitar el negocio mediante el reconocimiento de saldos a favor de alguna de las partes o de declararse a paz y salvo, segn el caso, es decir el acto de liquidacin debe limitarse a la rendicin de cuentas y a pagar los saldos econmicos adeudados, pero el trmino de la liquidacin no puede utilizarse para el cumplimiento del objeto contractual. CAPITULO V REGIMENES ESPECIALES. 5.1. Regmenes especiales autnomos previstos en el Estatuto General de Contratacin de la Administracin Pblica. 5.1.1. Contratos y licencias para la concesin de los servicios y de las actividades de telecomunicaciones (inciso cuarto y pargrafo del artculo 33 y artculos 34 y 35 de la Ley 80 de 1993): - Servicios de telefona (Ley 37 de 1993 celulares; Ley 142 de 1994 - telefona bsica conmutada; Ley 555 de 2000). - Servicios de televisin (Leyes 182 de 1995, 335 de 1996 y 680 de 2001). - Servicios de radiodifusin sonora (Decreto 1447 de 1995). Otras actividades y servicios de telecomunicaciones (Ley 72 de 1989 y Decreto 1900 de 1990).

5.1.2. Contratos y licencias para la concesin de servicios postales (correo y mensajera especializada) (artculo 37 de la Ley 80 de 1993 y Ley 1369 de 2009). 5.1.3. Contratos de exploracin y explotacin de recursos naturales renovables y no renovables (artculo 76 de la Ley 80 de 1993), y contratos y licencias de concesin minera (Ley 685 de 2001). 5.1.4. Contratos o convenios financiados en su totalidad o en sumas iguales o superiores al cincuenta por ciento (50%) con fondos de los organismos de cooperacin, asistencia o ayudas internacionales (artculo 20 de la Ley 1150 de 2007). 5.1.5. Contratos o convenios celebrados con personas extranjeras de derecho pblico u organismos de derecho internacional cuyo objeto sea el desarrollo de programas de promocin, prevencin y atencin en salud; contratos y convenios necesarios para la operacin de la OIT; contratos y convenios que se ejecuten en desarrollo del sistema integrado de monitoreo de cultivos ilcitos; contratos y convenios para la operacin del programa mundial de alimentos; contratos y convenios para el desarrollo de programas de apoyo educativo a poblacin desplazada y vulnerable adelantados por la UNESCO y la OIM; los contratos o convenios financiados con fondos de los organismos multilaterales de crdito y entes gubernamentales extranjeros (artculo 20 de la Ley 1150 de 2007). 5.1.6. Contratos de las empresas industriales y comerciales del Estado, las sociedades de economa mixta en las que el Estado tenga participacin superior al cincuenta por ciento (50%), sus filiales y las Sociedades entre Entidades Pblicas con participacin mayoritaria del Estado superior al cincuenta por ciento (50%), cuando: i) se encuentren en competencia con el sector privado nacional o internacional, ii) desarrollen su actividad en mercados monopolsticos o, iii) desarrollen su actividad en mercados regulados. Los contratos de estas entidades se rigen por las disposiciones legales y reglamentarias aplicables a sus actividades econmicas y comerciales (artculo 14 de la Ley 1150 de 2007 modificado Ley 1474 de 2011 Art 93). 5.1.7. Contratos que celebren establecimientos de crdito, las compaas de seguros y las dems entidades financieras de carcter estatal, salvo la contratacin del Fondo Financiero de Proyectos de Desarrollo Fonade. Los contratos de estas entidades se rigen por las disposiciones legales y reglamentarias aplicables a dichas actividades (artculos 15 y 26 de la Ley 1150 de 2007). 5.1.8. Contratos de Satena, Indumil, El Hotel Tequendama, la Corporacin de Ciencia y Tecnologa para el desarrollo de la industria naval, martima y fluvial Cotecmar y la Corporacin de la Industria Aeronutica Colombiana Ciac -. Los contratos de estas entidades se rigen por las disposiciones legales y reglamentarias aplicables a su actividad (artculo 16 de la Ley 1150 de 2007).

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5.2. Regmenes especiales autnomos NO Previstos en el Estatuto General de Contratacin de la Administracin Pblica. 5.2.1. Contratos de concesin portuaria. Se rigen por el Estatuto pero tienen reglas especiales (Ley 1 de 1991, artculos 6 a 18). 5.2.2. Contratos para impulsar programas y actividades de inters pblico, celebrados con entidades privadas sin nimo de lucro (Decretos 777 y 1403 de 1992 y 2459 de 1993). 5.2.3. Contratos celebrados por universidades estatales u oficiales. Los contratos de estas entidades se rigen por las normas civiles y comerciales, segn su naturaleza y las especiales contenidas en la (Ley 30 de 1192, artculo 93). 5.2.4. Contratos celebrados por el Banco de la Repblica. Los contratos de esta entidad se rigen por las normas contenidas en la Ley 31 de 1992, en sus estatutos y, en lo no previsto en ellas, por el derecho privado (Ley 31 de 1992, artculo 3). 5.2.5. Contratos celebrados por las empresas sociales del Estado. Los contratos de estas empresas se rigen por el derecho privado, pero las empresas podrn utilizar discrecionalmente las clusulas excepcionales previstas en el estatuto (Ley 100 de 1993, artculo 195 No 6). 5.2.6. Contratos de concesin de obra pblica de infraestructura vial. Se rigen por el Estatuto pero tienen reglas especiales (Ley 105 de 1993, artculos 30 a 36). 5.2.7. Contratos cuyo objeto sea la construccin de obras civiles, adquisiciones, suministros y los dems que se requiera realizar para garantizar la seguridad area y aeronutica, que celebre la Unidad Administrativa Especial de Aeronutica Civil (Ley 105 de 1993, artculo 54). 5.2.8. Contratos celebrados por las empresas oficiales o estatales de servicios pblicos domiciliarios. Los contratos de estas empresas se rigen por las normas especiales previstas en la ley 142 de 1994 y las que la modifican o adicionan (Ley 142 de 1994, artculo 31, modificado por el artculo 3 de la Ley 689 de 2001). 5.2.9. Contratos de enajenacin de propiedad accionaria estatal (Ley 226 de 1995, artculo 20). 5.2.10. Contratos de fiducia que celebren las entidades municipales y distritales y las reas metropolitanas para la ejecucin de proyectos de urbanizacin y programas de vivienda de inters social (Ley 388 de 1997, artculos 36 a 51).

5.2.11. Contratos de Factoring de las entidades pblicas (Ley 488 de 1998, artculo 134). 5.2.12. Contratos de concesin de juegos de suerte y azar. Se rigen por el Estatuto pero tiene reglas especiales (Ley 643 de 2001). 5.2.13. Contratos de concesin de minas (Ley 685 de 2001, artculos 45 a 155). 5.2.14. Contratos de estabilidad jurdica para la inversin extranjera (Ley 963 de 2005). 5.2.15. Contratos que se ejecuten con cargo a gastos reservados que no puedan ser ejecutados por los canales ordinarios (Ley 1097 de 2006, artculo 3). 5.2.16. Contratos, incluidos los relativos a su rgimen laboral y las operaciones de crdito de los proveedores de las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones (Ley 1341 de 2009, artculo 55). 5.2.17. Ley 1508 de 2012 y Decreto reglamentario 1467 de 2012 rgimen jurdico de las Asociaciones Pblico Privadas, se dictan normas orgnicas de presupuesto y se dictan otras disposiciones.

CAPTULO VI RGIMEN SANCIONATORIO EN MATERIA CONTRACTUAL 1. GENERALIDADES De conformidad con el Artculo 8.1.10 del Decreto 734 de 2012 para la imposicin de multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento, as como para la estimacin de los perjuicios sufridos por la entidad contratante, y a efecto de respetar el debido proceso al afectado a que se refiere el Artculo 17 de la Ley 1150 de 2007, la entidad observar el procedimiento establecido en el Artculo 86 de la Ley 1474 de 2011. Asi mismo, el Manual de Contratacin ser la herramienta que deber utilizar la Administracin Departamental para establecer trmites internos y competencias en la imposicin de sanciones por incumplimientos contractuales. El procedimiento adoptado para la imposicin de multas, exigencia de clusula penal y declaratoria de caducidad se soporta en el principio fundamental del debido proceso y los principios que regulan la funcin pblica, conforme a lo preceptuado en los artculos 29 y 209 de la Constitucin Poltica y a los principios orientadores de las actuaciones administrativas a que se refiere el Artculo 3 del Cdigo Contencioso Administrativo. En este sentido, no se podr imponer multa alguna sin que se surta el procedimiento sealado, o con posterioridad a que el contratista haya ejecutado la obligacin pendiente

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si sta an era requerida por la entidad, lo anterior de conformidad con el Artculo 8.1.10 del Decreto 734 de 2012. 2. PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO ETAPA ACTIVIDAD Inicio DESCRIPCION El Supervisor y/o interventor citar al contratista por escrito a Audiencia para debatir lo ocurrido. En el evento en que la garanta de cumplimiento consista en pliza de seguros, el garante ser citado de la misma manera. RESPONSABLES Supervisor interventor. y/o

Servidor pblico con el rol jurdico

Audiencia

El Ordenador del Gasto Ordenador del Gasto presenta las circunstancias de hecho que motivan la acusacin, Servidor pblico con el enuncia las normas o clausulas rol jurdico posiblemente violadas y las consecuencias derivadas de la actuacin del contratista. Se presentan descargos por el contratista y el garante. Pruebas Mediante Resolucin motivada la Ordenador del Gasto entidad procede a imponer o no la multa, sancin o declaratoria Servidor pblico con el rol jurdico de incumplimiento. Supervisor interventor. y/o

Decisin

Notificacin

Sera notificada en dicho acto Ordenador del Gasto pblico. Servidor pblico con el Solo procede el recurso de rol jurdico reposicin: el cual se interpondr, sustentar y Supervisor y/o decidir en la misma audiencia. interventor

La decisin sobre el recurso se entender notificada en la misma audiencia. Ejecutoria y Una vez en firme la sancin se remite efectos del impuesta, comunicacin con copia del acto acto administrativo sancionatorio a la administrativo Secretara de Hacienda Departamental para que efecte los descuentos, compensaciones o inicie el cobro coactivo a que haya lugar. Para efectos de materializar las garantas del contrato, vase el procedimiento establecido en el artculo 5.1.13 del Decreto 734 de 2012. Publicidad e De conformidad con lo dispuesto en el numeral 18 del Artculo informacin 2.2.5 del Decreto 734 de 2012, las sanciones ejecutoriadas deben publicarse en el SECOP.

Servidor pblico con el rol jurdico Supervisor interventor y/o

Servidor pblico con el rol jurdico Supervisor interventor y/o

6 De igual forma debe remitirse copia a la Cmara de Comercio segn lo dispuesto en el numeral 6.2 del Artculo 6 de la Ley 1150 de 2007 y en el Artculo 6.1.3.5 del Decreto 734 de 2012.

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CAPITULO VII GLOSARIO A continuacin se definen una serie de conceptos o trminos que son de frecuente utilizacin en el presente manual o dentro de los procesos de contratacin que sean adelantados por el Departamento de Antioquia: Acta de inicio: Es el documento en el cual se deja constancia del inicio de la ejecucin del contrato, previo cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento, legalizacin y ejecucin, que permiten la iniciacin formal de actividades. Acta de liquidacin: Es el documento suscrito por quienes suscribieron el contrato, el supervisor y/o interventor del contrato y el contratista, en el que se refleja el balance de la ejecucin financiera del contrato o corte de cuentas entre las partes. Adenda: Es el instrumento mediante el cual la administracin puede, aclarar o modificar los pliegos de condiciones integrando con estos una totalidad. Las adendas una vez publicadas hacen parte del pliego de condiciones. Adicin: Mmodificacin contractual que obedece al cambio en las condiciones estipuladas inicialmente en el clausulado del respectivo contrato. Como indica la definicin gramatical del trmino, es figurativamente inyectar ms dinero al contrato inicialmente pactado en aras a garantizar la existencia de recursos suficientes para continuar satisfaciendo la necesidad de la Administracin la adicin no podr ser superior al 50% del valor inicialmente pactado expresado en SMMLV. Ampliacin: Hace referencia a una extensin en el tiempo que inicialmente se haba acordado para la ejecucin del contrato. Esta categora de modificacin contractual no conlleva necesariamente al cambio de las especificaciones tcnicas o circunstancias accesorias del objeto contractual inicialmente pactado y tampoco implica adicin de recursos. Anticipo: Es una suma de dinero que entrega el Departamento al contratista a ttulo de prstamo que habr de destinarse al cubrimiento de los costos inciales, es decir, la finalidad del anticipo es financiar el objeto contractual. Para que proceda debe efectuarse un estudio tcnico del contrato que justifique tal entrega, este anticipo debe ser amortizado en cada pago. El anticipo no podr exceder del cincuenta por ciento (50%) del valor del respectivo contrato. Asignacin del riesgo: Es el sealamiento que hace de la parte contractual que deber soportar total o parcialmente la ocurrencia de la circunstancia tipificada como riesgo previsible, asumiendo su costo.

Audiencia Pblica: Sesin pblica dedicada a debates, presentacin de alegatos, as como a pronunciamiento de decisiones. Caducidad: clusula excepcional que se aplica como sancin por incumplimiento al contratista, cuando se afecte de manera grave y directa la ejecucin del contrato y se evidencie que puede conducir a la paralizacin. Se declara mediante acto administrativo debidamente motivado en el que se dar por terminado el contrato y se ordenar su liquidacin en el estado en el que se encuentre. Calificacin: Acto mediante el cual el Municipio, evala y asigna los puntajes a las diferentes propuestas presentadas dentro de un proceso contractual. CDP: Es el Certificado de Disponibilidad Presupuestal, cuya funcin o propsito es el reservar recursos presupuestales para la celebracin de un contrato orientado a la ejecucin de un proyecto o un programa especfico, sin el cual dicho proyecto o programa no se puede llevar a cabo. Clusulas Excepcionales: Se les conoce como estipulaciones contractuales que tienen por objeto conferir a la Entidad contratante prerrogativas particulares, diferentes a las que normalmente se pactan en los contratos entre particulares. Artculos 14 y siguientes de la ley 80 de 1993. Cesin: Consiste en la sustitucin de las obligaciones y derechos que surjan de un contrato, en un tercero, la cual slo proceder previa aprobacin escrita por parte del Departamento. Contratista: Persona(s) natural o jurdica que se obliga (n) a cumplir una determinada prestacin, segn las especificaciones del objeto del contrato, a cambio de una contraprestacin. Concurso de Meritos: El concurso de mritos es el procedimiento aplicable para la seleccin de consultores. En los trminos previstos en la Ley 80 de 1993, Artculo 32, numeral 2. Consorcio: Cuando dos o ms personas en forma conjunta presentan una misma propuesta para la adjudicacin, celebracin y ejecucin de un contrato, respondiendo solidariamente de todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato. Contrato: Acuerdo de voluntades celebrado por escrito entre el Departamento y una persona natural o jurdica, mediante el cual se adquieren derechos y obligaciones de dar, hacer o no hacer a cargo de las partes contratantes.

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Declaracin Desierta de un Proceso de Seleccin: Circunstancia que resulta de la no adjudicacin del contrato ya sea porque ninguno de los proponentes cumpli con los factores de escogencia y condiciones tcnicas mnimas exigidas en el pliego de condiciones o porque no se presentaron proponentes al proceso. Dicha declaracin solo procede por motivos o causas que impidan la escogencia objetiva. Se declara por acto administrativo que exprese clara y detalladamente las razones o motivos. Delegacin: Figura Jurdica mediante la cual el Gobernador transfiere a un colaborador suyo, del nivel directivo, asesor, ejecutivo o equivalente, la competencia que tiene para un determinado asunto. Das corrientes o calendario: Es cualquier da del calendario, sin tener en cuenta si se trata o no de un da hbil. Das hbiles: Son los das comprendidos entre los lunes y los viernes de cada semana, excluyendo de estos los fines de semana y los das feriados determinados en la Ley. Ejecucin: Es la etapa del desarrollo del contrato la cual inicia una vez se suscribe el acta de inicio. Estimacin del riesgo: Es la valoracin de la probabilidad de ocurrencia y el nivel de impacto del riesgo que ha sido tipificado, en trminos monetarios o porcentuales respecto del valor del contrato. Garanta: Documento que se exige al oferente o contratista para avalar el cumplimiento de las obligaciones que ste adquiere dentro del proceso contractual. Informe de Evaluacin: Documento en el que se consigna el resultado de la comparacin de las propuestas recibidas con ocasin de los procesos de seleccin adelantados por el Departamento. Informe del Interventor o del Supervisor: Documento a travs del cual el interventor o el supervisor del contrato da cuenta al Departamento sobre las situaciones que se presenten durante la ejecucin del contrato. Interventor: Se entiende como agente que controla, vigila, supervisa o coordina la ejecucin del contrato con el nimo de que este se cumpla a cabalidad o por el contrario, cuando hay dificultades, se tomen las medidas que sean pertinentes para requerir y sancionar a los contratistas incumplidos. Lances: Propuestas de precio presentados presencial o electrnicamente durante el certamen de la subasta. Lances vlidos: Propuestas de precio que superan el margen mnimo de diferencia.

Licitacin Pblica: La regla general para la escogencia de contratistas es la Licitacin Pblica, salvo que el contrato a celebrar se encuentre entre las excepciones previstas para la seleccin a travs de las otras modalidades. Lista corta: Es el acto en el cual el Departamento selecciona los mejores proponentes para invitarlos a presentar propuesta dentro de un concurso de mritos. La lista corta deber conformarse con un nmero plural de precalificados que no podr exceder de seis (6) cuando se deba presentar una propuesta tcnica detallada, ni de diez (10) cuando se deba presentar una propuesta tcnica simplificada. Lista Multiusos: Es la que resulta de la precalificacin que hace el Departamento de los interesados en participar en varios concursos de mritos determinados o determinables, que tengan objeto comn o similar, en los que se exija la presentacin de propuestas tcnicas simplificadas. Su vigencia no podr exceder de seis (6) meses y deber contener un mnimo de veinticinco (25) integrantes. Liquidacin: Es el procedimiento mediante el cual una vez concluido el contrato, las partes verifican en qu medida y de qu manera se cumplieron las obligaciones de l derivadas con el fin de establecer si se encuentran o no en paz y salvo por todo concepto relacionado con su ejecucin. Modalidad de seleccin: Es el procedimiento mediante el cual el Departamento proceder a escoger a los contratistas (Licitacin pblica, seleccin abreviada, concurso de mritos, mnima cuanta y contratacin directa). Notificacin: Es dar a conocer el contenido de un acto administrativo a los interesados en la decisin. Obra pblica: Trabajo de construccin, mantenimiento, instalacin y, en general, para la realizacin de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles. Otros: Implica una modificacin o una forma de interpretacin sin alteracin sustancial al objeto. No implica por si solo alteracin alguna en valor ni tiempo de ejecucin. Opera para todo tipo de obligaciones. PAC: Es el plan anualizado de caja; es decir es la planeacin de los flujos de fondos a travs de un periodo de tiempo anual que se deben tener para cumplir unos compromisos adquiridos o presupuesto para llevar a cabo determinada actividad. Pago anticipado: Es un pago parcial del valor contratado y son propiedad del contratista, razn por la cual ste dispone totalmente de la administracin y manejo de los mismos.

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Pedido SAP: Los Pedidos y los Registros Presupuestales (Compromisos) son documentos simultneos, que reflejan en lenguaje del sistema en SAP R/3 las condiciones contractuales de los procesos de contratacin. Plazo: Tiempo especfico en el que han de realizarse cuantos trmites sean necesarios y exigidos para una actividad en concreto, fuera del cual ello ya no ser posible. Plazo del proceso contractual: Es el perodo comprendido entre la fecha de apertura y la fecha y hora de cierre y apertura de propuestas de un proceso contractual. Plazo de ejecucin: Es el perodo dentro del cual se deben cumplir las obligaciones pactadas por las partes en el contrato. Pliego de Condiciones: Acto administrativo de carcter general mediante el cual el Departamento, en forma previa y unilateral, establece las reglas claras y objetivas para determinar la necesidad de servicio que se pretende satisfacer, en ejercicio de una planeacin debida. Proponente: Es la persona natural, jurdica, consorcio o unin temporal, que bajo cualquier modalidad de asociacin permitida por la ley presenta una propuesta para participar en un proceso de seleccin de contratistas. Propuesta: Se entiende por tal la oferta de negocio jurdico presentada por un proponente dentro de un proceso de seleccin. Prorroga: Consiste en la ampliacin del plazo de ejecucin inicialmente previsto en el contrato. Debe constar en un documento firmado por las partes y cumplir los mismos requisitos de perfeccionamiento y ejecucin del contrato inicial. Resolucin de adjudicacin: Acto administrativo por medio del cual se adjudica un contrato a una persona determinada. Resolucin de apertura: Es un acto de tramite muy importante; seala el termino de la licitacin. Es un acto administrativo que profiere el representante legal de la entidad. En los considerandos se deben incluir las exigencias previas; por ser un acto de trmite no tiene recursos, se puede demandar en accin de nulidad. Riesgo Imprevisible: Son aquellos hechos o circunstancias donde no es factible su previsin, es decir el acontecimiento de su ocurrencia. Riesgo previsible: Son los posibles hechos o circunstancias que por la naturaleza del contrato y de la actividad a ejecutar es factible su ocurrencia, esta corresponde a la estimacin y asignacin de los riesgos previsibles, as como su tipificacin.

Rubro o posicin presupuestal: Es aquella parte del presupuesto a la cual afecta especficamente el desarrollo de un contrato o el valor del mismo. RUP: Le otorga calidades al contratista, lo clasifica y lo califica. Para poder celebrar contratos de mayor cuanta con el Estado se requiere estar inscrito en l. El registro nico de proponentes contiene informacin que clasifica a los contratistas en: constructores, consultores, proveedores. SECOP: (Sistema Electrnico para la Contratacin Pblica). El Portal nico de Contratacin se constituye como la Fase Informativa del Sistema Electrnico para la Contratacin Pblica SECOP, de acuerdo con lo dispuesto por el Artculo 3 de la Ley 1150 de 2007 y el Decreto Reglamentario 0734 de 2012. Se trata de un sistema electrnico que permite la consulta de informacin sobre los procesos contractuales que gestionan, tanto las entidades del Estado sujetas al Rgimen de Contratacin establecido en el Estatuto General de Contratacin, como las que voluntariamente coadyuvan a la difusin de la actividad contractual. Seleccin Abreviada: Corresponde a la modalidad de seleccin objetiva prevista para aquellos casos en que por las caractersticas del objeto a contratar, las circunstancias de la contratacin o la cuanta o destinacin del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestin contractual. Solicitud de Pedido: Documento SAP en el que retraduce en trminos de materiales, servicios e imputaciones presupuestales y contables las necesidades de una dependencia o una secretaria. Contiene los bienes y servicios que cambian de acuerdo a las operaciones que se van a realizar. Subasta Inversa: Certamen presencial o electrnico en el cual cada participante realiza lances sucesivos mediante los cuales reduce su precio en favor de la administracin. Dicho certamen concluye cuando existe un menor valor definitivo. Tipificacin del riesgo: Es la enunciacin que la entidad hace de aquellos hechos previsibles constitutivos de riesgo que en su criterio pueden presentarse durante y con ocasin de la ejecucin del contrato. Unin temporal: Cuando dos o ms personas en forma conjunta presentan una misma propuesta para la adjudicacin, celebracin y ejecucin de un contrato, respondiendo solidariamente por el cumplimiento total de la propuesta y del objeto contratado. Urgencia Manifiesta: Es la situacin extraordinaria que se genera cuando la continuidad de la operacin exige el suministro de bienes, la prestacin de servicios o la ejecucin de obras en forma inmediata, o cuando se presenten situaciones excepcionales que demanden actuaciones inmediatas, o cuando se precise conjurar una fuerza mayor, calamidad o desastre. Se declarar mediante acto administrativo motivado.

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Veeduras Ciudadanas en la Contratacin Estatal: Establecidas de conformidad con la ley, pueden adelantar la vigilancia y el control en las etapas preparatoria, precontractual y contractual del proceso de contratacin. Es obligacin de las entidades estatales de convocarlas para adelantar el control social a cualquier proceso de contratacin, para lo cual la entidad debe suministrar toda la informacin y la documentacin pertinente que no est publicada en la pgina Web de la entidad.

CAPTULO VIII NORMOGRAMA 1. MEMORANDOS, DECRETOS Y RESOLUCIONES DEPARTAMENTALES Memorando del 01 de marzo de 2012, solicitud de informacin en materia de supervisin e interventora. Memorando 005 del 22 de marzo de 2012, asesoras y acompaamientos en contratacin. Memorando del 09 de marzo de 2012, dando aplicacin al concepto del Consejo de Estado relativo a la problemtica que suscita la aplicacin de las clusulas excepcionales en los contratos de interventora. Circular 005 del 05 de enero de 2012, cuantas para la contratacin de la Gobernacin de Antioquia. Circular 032 del 20 de enero de 2012, directriz prioritaria para el departamento de Antioquia- regla general de contratacin. Circular 044 del 30 de enero de 2012, aplicacin del decreto antitrmites Decreto 0019 del 2012. Circular 076 del 10 de febrero de 2012, instructivo para la adquisicin de tiquetes areos nacionales y/o internacionales. Circular 081 del 15 de febrero de 2012, impresos y publicaciones. Circular 103 del 24 de febrero de 2012, instructivo general de riesgos previsibles y garantas en la contratacin. Circular 143 del 21 de marzo de 2012, instructivo para el reconocimiento y pago de imprevistos en el contrato que celebre el Departamento de Antioquia y orientacin en materia de A.I.U. Circular 143 del 21 de marzo de 2012, directriz para la solicitud de conceptos jurdicos a la subsecretaria jurdica. Circular 150 del 23 de marzo de 2012, resolucin de justificacin en los contratos de prestacin de servicios. Circular 160 del 10 de abril de 2012, experiencia del personal del proponente. Circular 161 del 10 de abril de 2012, consideraciones sobres supervisin e interventora. Circular 202 del 14 de mayo de 2012, adicin de contratos y convenios interadministrativos. Circular 203 del 14 de mayo de 2012, contratacin pblica de los acuerdos comerciales negociados por Colombia. Circular 208 del 22 de mayo de 2012, instrucciones solicitud conceptos Comit de Orientacin y Seguimiento. Circular 214 del 23 de mayo de 2012, alcance del seguimiento tcnico, administrativo, financiero, contable y jurdico, previsto en la supervisin de los contratos estatales y directrices en materia de supervisin.

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 Circular 218 del 28 de mayo de 2012, publicacin de los contratos en la Gaceta Departamental. Circular 223 del 30 de mayo de 2012, innovaciones normativas del Decreto 0734 de 2012 decreto reglamentario de la contratacin pblica. Circular 228 del 01 de junio de 2012, celebracin contratos de prestacin de servicios profesionales y de apoyo a la gestin o para la ejecucin de trabajos artsticos que solo puedan encomendarse a determinadas personas naturales. Circular 229 del 01 de junio de 2012, procedimiento en caso de que se presente contratacin directa por causal de urgencia manifiesta. Circular 232 del 05 de junio de 2012, aclaracin circular 000202 del 14 de mayo de 2012, adicin de contratos y convenios interadministrativos, pargrafo del artculo 40 de la Ley 80 de 1993. Circular 233 del 05 de junio de 2012, cumplimiento factor de desempate, consagrado en el numeral 4.2.5.5 del artculo 4.2.5 del Decreto 0734 de 2012. Circular 236 del 05 de junio de 2012, celebracin convenios de apoyo, de asociacin y/o cooperacin, para la ejecucin de planes y programas y de desempeo. Circular N 260 del 21 de junio de 2012 Instructivo en materia tributaria. Circular 263 del 26 de junio de 2012, Convenios y/o Acuerdos Marco de Cooperacin Internacional. Circular 000289 del 19 de julio de 2012. Marco legal de las Asociaciones Pblico Privadas. Circular 000297 del 27 de julio de 2012 Directrices Comit de Orientacin y Seguimiento en Contratacin. Decreto 2575 de 2008, Estructura Orgnica de la Gobernacin de Antioquia. Decretos Departamentales 0007, 0008 y 0009 del 2 de enero 2012, adopcin del nuevo modelo contractual con el cual se pretende materializar las polticas de legalidad y transparencia. Decreto 416 del 03 de febrero de 2012, Decreto por medio de la cual se delega la facultad para ordenar el gasto y realizar toda la actuacin relativa al rubro denominado viticos y gastos de viaje. Decreto 676 del 07 de marzo de 2012, delegar, en las mismas condiciones Establecidas en el decreto departamental N 0007 del 2 de enero de 2012, en el director administrativo adscrito a la planta de cargos del despacho del gobernador, la competencia para la ordenacin del gasto y la expedicin de los actos administrativos relacionados con la actividad contractual y celebrar los contratos que correspondan al despacho del seor gobernador, sin lmite de cuanta. Decreto 717 del 09 de marzo de 2012, delegar en el secretario de educacin, la competencia para el desarrollo de la actividad precontractual, contractual y post contractual, inherentes al trmite de los contratos para adquisicin de bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes o genricas, propios de las instituciones educativas oficiales y dems sedes externas en los municipios del departamento de Antioquia, en relacin con la misin, objetivos y funciones corporativas establecidos en la ordenanza 012 del 14 de agosto de 2008 y el decreto 2575 del 14 de octubre de 2008.

 Decreto 040555 del 02 de mayo de 2012, delega Secretarios de Salud y Educacin la competencia para la ordenacin del gasto, expedicin actos administrativos, contratos, convenios que tengan relacin con las estrategias en la comunicacin pblica. Decreto 1247 del 22 de mayo de 2012, delegar en el gerente de la Fbrica de Licores y Alcoholes de Antioquia la competencia para la ordenacin del gasto, expedir los actos administrativos relativos a la actividad contractual y celebrar contratos y convenios sin consideracin a la cuanta que tengan por objeto lo relacionado con estrategias de mercadeo y publicidad de los diferentes productos de la Fbrica de Licores y Alcoholes de Antioquia, previo concepto favorable de la oficina de comunicaciones de la Gobernacin de Antioquia. Decreto 1303 del 31 de mayo de 2012, pautas, perfiles y contraprestacin de los contratos de prestacin de servicios. Ordenanza N 29 del 30 de diciembre de 2010, por medio de la cual se modifica la Ordenanza N 12 del ao 2008 y el Decreto Ordenanzal 2575 de 2008. 2. LEYES Y DECRETOS REGLAMENTARIOS Ley 80 de 1993, por la cual se expide el Estatuto General de Contratacin de la Administracin Pblica. Ley 418 de 1997, por la cual se consagran unos instrumentos para la bsqueda de la convivencia, la eficacia de la justicia y se dictan otras disposiciones, prorrogada por las Leyes 548 de 1999, 782 de 2003, 1106 de 2006 y 1421 de 2010. Ley 489 de 1998 Organizacin y Funcionamiento de la Administracin Pblica. Ley 816 de 2003 Apoyo a la industria Nacional. Ley 1150 de 2007 Reforma a la Ley 80 de 1993. Ley 1474 de 2011, por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevencin, investigacin y sancin de actos de corrupcin y la efectividad del control de la gestin pblica. Ley 1437 de 2011, por la cual se expide el Cdigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Decreto 1372 de 1992, reglamentario del Estatuto Tributario y se dictan otras disposiciones. Decreto 777 del 16 de mayo de 1992, por el cul se reglamentan la celebracin de los contratos a que refiere el inciso segundo del artculo 355 de la Constitucin Poltica. Decreto 2150 de 1995, Por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trmites innecesarios existentes en la Administracin Pblica. Decreto 111 de 1996, compilacin de normas que conforman el Estatuto Orgnico del Presupuesto. Decreto 522 de 2003, Hacienda y Crdito Pblico. Decreto 0019 de 2012, por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trmites innecesarios existentes en la Administracin Pblica. Decreto Reglamentario 734 de 2012, por el cual se reglamenta el Estatuto General de Contratacin de la Administracin Pblica y se dictan otras disposiciones.

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 Decreto 1397 del 29 de junio de 2012, por el cual se modifica el numeral 1 del Artculo 6.1.1.2 del Decreto 734 de 2012.