CAPITULO 1 CONCEPTOS, OBEJETIVOS Y FUNCIONES BASICAS DEL ALMACEN

TECNOLOGIA Actualmente nos asombramos de la velocidad con la que las empresas hacen ventas, produccin y administracin. Esto se debe a la tecnologa que va acompaada de la investigacin cientfica y de las necesidades y de los hbitos del consumidor EL PAPEL DE LOS ALMECENES EN LA ORGANIZACIN El almacn es el medio para desarrollar economas potenciales y para aumentar la utilidad de la empresa EL ALMACEN EN LOS OBJETIVOS DE ADMINISTRACION Una de las habilidades ms importantes del administrador moderno es mantener una inquietud constante entre los miembros de su empresa, buscando siempre la manera de obtener mayores utilidades con menor inversin y esfuerzo. La administracin de los almacenes es de mucha importancia ya que sus resultados se reflejan directamente en los estados financieros; y es accin primordial en el plan general de a operacin de la empresa, en el que cada actividad embona en un patrn calculado para producir una accin conjunta y dirigida a una meta. Tiene como finalidad la unificacin y coordinacin de todos los esfuerzos con mayor efectividad y menor costo. El responsable del almacn debe recibir informacin precisa y comprensible de los objetivos de la empresa para planear los almacenes y dirigir sus actividades. Algunos ejemplos de las funciones del almacn:

1. Recibir para su cuidado y proteccin todos los materiales y suministros: materia prima para fabricacin, manutencin y para la oficina. 2. Proporcionar materiales y suministros, mediante solicitudes autorizadas, a los departamentos que los requieran. 3. Controlar los productos terminados para su posterior destino. 4. Hacerse cargo de los materiales en curso de fabricacin o de las materias que se almacenan. 6. Mantener las lneas de produccin ampliamente abastecidas. 7. Custodiar fielmente todo lo que se ha dado a guardar. 8. Realizar los movimientos de recibo, almacenamiento y despacho con el mnimo de tiempo y costos posibles. 9. Llevar registros de sus existencias. FUNCIONES DEL ALMACEN. Para proporcionar un servicio eficiente, las siguientes funciones son comunes para todo tipo se almacenes: 1. Recepcin de materiales en el almacn. 2. Registro de entradas y salidas del almacn. 3. Almacenamiento de materiales. 4. Mantenimiento de materiales y del almacn. 5. Despacho de materiales. 6. Coordinacin del almacn con los departamentos de control de inventarios y contabilidad.

Definicin de los conceptos administracin y control

-la administracin moderna se ordena en los siguientes pasos dados: -planeacin -organizacin -aplicacin -direccin -control -evaluacin Planeacin: todas las funciones y operaciones de la compaa deben planear antes de su ejecucin Organizacin: las funciones departamentales deben definirse en una estructura orgnica Aplicacin: actualizada excelente planeacin y una organizacin

Direccin: direccin en la toma de decisiones Control: controla los resultados. Evaluacin: se evala El Progreso en porcentaje de las metas y objetivos establecidos. Principios bsicos del almacn Es el lugar especial mente estructurado y planificado para custodias, proteger y controlar los bienes activos fijos y variable

de la empresa, antes de ser requeridos para la administracin, la produccin o venta de artculos o mercancas. Es importante hacer hincapi en que almacenado debe tener un movimiento rpido de entrada y salida. Todo manejo y almacenamiento de materiales y productos es algo que eleva el costo del producto final sin agregarle valor, razn por la cual se debe conservar el mnimo de existencias, con el mnimo de riesgo de faltantes, y al menos costo de operacin posible. Los costos de almacn pueden desmenuzarse como sigue: a) inters sobre capital inmovilizado representado por el valor de las existencias. b) los gastos de seguro. c) el espacio ocupado al precio de la localidad por metro cuadrado d) la amortizacin del edificio y equipo de almacenamiento y manejo. e) la devaluacin de la mercanca f) el deterioro y la merma g) los datos del personal del almacenamiento, incluido normal, las presentaciones, las variaciones, etc.

LOS SIGUIENTES PRINCIPIOS SON BASICOS PARA TODO TIPO DE ALMACEN: 1-.La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse siempre bajo la responsabilidad de una sola persona en cada almacn. 2-.el personal de cada almacn debe ser asignado a funciones especializadas, hasta donde sea posible, de recepcin, almacenamiento, registro, revisin, despacho y ayuda en el control de inventarios. 3-.debe existir una sola puerta, o bien, una de entrada y otra de salida, pero ambas bajo control. 4-.hay que llevar un registro al da y un control interno de las entradas y salidas. 5-.se debe asignar una identificacin a cada producto y unificarla por el nombre comn utilizado por compras, control de inventarios y produccin.

Almacn de materiales auxiliares Tambin llamados indirectos, son aquellos que no son componentes de un producto pero que se requieren para fabricarlos, envasarlo o empacarlo. Para fabricar un producto se necesitan: *lubricantes *grasa

*combustible *estopa, etc. Para envasarlo: *etiquetas *frascos *envases de cartn *papel, material de empaque, etc. La funcin del almacn de materiales auxiliares es la de dar servicio oportuno e informacin: Los departamentos de produccin La seccin de empaque al departamento administrativo para el control contable y el de reabastecimiento Almacn de materiales en proceso Estos son guardados bajo custodia y control, previstos por la programacin. Almacn de productos terminados Presta servicio al departamento de ventas guardando y controlando la existencia hasta el momento de despachar los pedidos de los clientes.

Almacn de herramientas y equipo Debe estar bajo la custodia de un encargado especializado ofreciendo ventajas sobre todo para el control de esas

herramientas y el equipo y tiles que se prestan a lo distintos departamentos y operarios de produccin o mantenimiento; tambin guarda y controla las herramientas no durables como: brocas, machuelos, piezas de esmeril, etc. Almacn de refacciones Con un control tan estricto como el de los dems almacenes, cuando el departamento de mantenimiento se encuentre fuera del rea de manufactura Almacn de material de desperdicio Esto afecta directamente los cosos de fabricacin, debe destinrsele un almacn de control. Llegan a este almacn despus de ser rechazados por el departamento de control de calidad Almacn de materiales obsoletos Son aquellos que fueron descontinuados de la programacin de la produccin por falta de ventas, por deterioro, descomposicin o por haberse vencido el plazo de caducidad No deben ocupar los espacios disponibles para los que si son de consumo actual Almacn de devoluciones A este llegan las devoluciones de los clientes, en el que se separan y clasifican los productos para el reproceso, desperdicio y entrada al almacn Un departamento o seccin de la empresa debe orientar sus actividades al clculo de los siguientes parmetros, que servirn de polticas para mantener el control deseado:

A). Los pronsticos de ventas y los programas de produccin fabriles y administrativos. B) el tamao ptimo de lote de compra. c) el tamao ptimo de lote de produccin. D) El aprovechamiento de descuentos de proveedores. E) La determinacin de puntos de redoren. F) La determinacin de mximos y mnimos. G) El tamao de las reservas o cantidades.

Normas y procedimientos La organizacin, segunda parte del proceso administrativo que se expuso en prrafos anteriores, comprende la importante parte de los sistemas y procedimientos en todas las funciones de la empresa. Cada empresa tiene sus normas y procedimientos definidos de acuerdo con sus necesidades de operacin y en cada una debemos asomarnos a los que ya estn establecidos con el fin de conocerlos, analizarlos y de ser posible, sugerir mejoras que hagan ms gil y econmica su operacin. Para eso es importante considerar algunas preguntas como: Cmo se requiere el reabastecimiento proveniente del departamento de compras? Cmo se surte la requisicin de materiales de los departamentos? Cmo se llevan los registros de las existencias?

 Cmo se clasifican los materiales? Cmo se localizan los materiales en el almacn? Tipos de almacn La mercanca que resguarda, custodia, controla y abastece un almacn puede ser la siguiente: Materias primas y partes componentes. Materias auxiliares. Productos en proceso Productos terminados Herramientas Refacciones Material de desperdicio Materiales obsoletos Devoluciones Las empresas puedes ser manufacturera, distribuidora, almacenadora o una tienda de productos de consumo. Almacn de materias primas Tiene como funcin principal el abastecimiento oportuno de materias primas o partes componentes a los departamentos de produccin. Normalmente requiere tener 3 secciones: Recepcin Almacenamiento

Entrega Las reas de recepcin y entrega pueden estar dentro o fuera del almacn. Un almacn central de materia prima puede tener uno o varios subalmacenes en una planta, segn las necesidades del departamento de produccin o localizados de varias plantas de un mismo negocio.