Livre Blanc - Développer Le Télétravail

Développer le télétravail
dans le cadre d’un

plan de continuité d’activité
Octobre 2009
Développer le télétravail dans le cadre d’un plan de continuité d’activité
Contexte
Les entreprises sont les maillons économiques de notre société concentrant le plus de responsabilités. Du fait de
leurs multiples rôles, elles deviennent plus sensibles aux différentes crises, quelle qu’en soit la nature.
Depuis une décennie, les crises se multiplient et les entreprises sont en première ligne :
 Crises sanitaires : grippe aviaire, pandémie H1N1,…
 Crises financières et sociales : Bulles spéculatives, dettes et difficultés de financement, blocage de sites,
mouvements sociaux et grèves générales dans les transports en commun … La mondialisation et
l’interdépendance croissante des sociétés entraînent de nouveaux risques (instabilités financières…) qui se
transmettent facilement à l’échelle mondiale de l’économie (théorie des dominos). L’industrialisation de
l’information, à travers le développement de l’informatique, rationalise les activités mais les rend
dépendantes des systèmes et les exposent de fait à des interruptions de service grandissantes,
 Actes terroristes : De nouvelles menaces telles que le terrorisme (Antrax en 2001, Attentats du 11
septembre 2001, du 11 mars 2004 à Madrid, du 7 juillet 2005 à Londres,..),
 Catastrophes naturelles : Le dérèglement climatique engendre des phénomènes météorologiques de plus en

plus extrêmes : Les ouragans Katrina, Rita et Wilma dans le golfe du Mexique en 2005, la crue du Vltava à
Prague en 2002. En France : la tempête dévastatrice de décembre 1999, les inondations du Gard en 2002 ; la
canicule de l’été 2003, Neige dans le sud de la France en 2009,…
Face à cette multiplicité d’évènements et aux dommages majeurs qu’ils entraînent, les états et les pouvoirs publics
prennent la mesure des enjeux de la gestion de crise :
 En adoptant de nouveaux dispositifs réglementaires et normatifs :

o Loi de sécurité financière (LSF), Loi Sarbanes-Oxley (E-U), loi du 30 juillet 2003 sur les risques
technologiques & naturels (inondations), développement de normes (prudentielles Bâle 2 / Solvency
2, ISO 17799/27001 sécurité de l’information, ISO 14001 gestion de l’environnement…).
 Ainsi que les différentes circulaires des ministères :

o Circulaire DGT 2007/18 du 18 décembre 2007 relative à la continuité de l’activité des entreprises et
aux conditions de travail et d’emploi des salariés du secteur privé en cas de pandémie grippale.
o Circulaire DGT 2009/15 du 26 juin 2009 relative au rôle des acteurs de la santé au travail en cas de
pandémie grippale.
o Circulaire DGT 2009/16 du 3 juillet 2009 relative à la pandémie grippale et complétant la circulaire
DGT 2007/18 du 18 décembre 2007.
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 En développant des plans de protection et de prévention et en essayant de coordonner leurs actions :

o Organisation de simulations de crise, prise en compte de l’importance de la communication de crise.
Contrairement aux catastrophes naturelles où l’interruption de l’activité économique est souvent liée à la
destruction des structures, la paralysie des entreprises en cas de pandémie a essentiellement pour origine un déficit
de ressources humaines.
Sur une période assez longue de 8 à 12 semaines, chaque société doit faire face à une diminution de ses effectifs
pouvant atteindre 40%(1) du fait du nombre croissant de malades et de la propagation du virus. Ajouté à cet
absentéisme, il faut inévitablement supporter une restriction de la circulation, la perturbation des échanges
commerciaux, le renforcement des contrôles aux frontières.
Tous ces éléments peuvent mettre en cause la survie des entreprises.
S’organiser pour s’y préparer est la meilleure défense !
1
Selon la Direction Générale de la Santé

Les répercussions et enjeux pour l’entreprise
Les répercussions dans l’entreprise sont non négligeables et se déclinent sous de nombreuses formes :
 Réduction des effectifs qui peut atteindre jusqu'à 40%(1) sur une période de deux semaines lors d’un pic de
pandémie. Sachant qu'une pandémie peut durer de 8 à 12 semaines, il devient impératif de se préparer à
une réduction moyenne de l’ordre de 25% du nombre de ses employés. D'autres facteurs connexes peuvent
contribuer à augmenter cet absentéisme tel que : l’infection enfants, la fermeture des écoles et transports
publics...
 Annulation de commandes et/ou impossibilité d’en satisfaire de nouvelles.
 Indisponibilité simultanée de plusieurs dirigeants ou responsables.
 Difficultés d’approvisionnement, voire même l'absence de certains fournisseurs et sous-traitants.
 Perturbation des circuits financiers entraînant la réduction des capacités financières.
 Dégradation de services particulièrement sensibles (énergie, communications, propreté…).
 Difficultés dans les déplacements des salariés (voire un blocage total pour les personnes utilisant les
transports en commun).
 Contrôle aux frontières et interruption des liaisons internationales pouvant perturber les importations /
exportations et les déplacements à l'étranger.
 Réduction de la consommation, à l'exception près des produits alimentaires et d’hygiène.
 Perte d’image en interne ou en externe, perte de confiance.
 Dysfonctionnement de l’entreprise : impossibilité de faire fonctionner les organes vitaux (facturation, paie)
ou à respecter ses engagements vis-à-vis de ses partenaires

L’apparition d’une situation de crise, quelle qu'en soit sa nature, engage la responsabilité de l’entreprise dans sa
capacité à :
 Assurer la protection de ses salariés

Cette protection s’illustre via différentes approches : Le maintien de l’activité professionnelle (et donc du
salaire) permet par exemple de répondre aux besoins de base (besoins physiologiques) ou d’éviter
l’isolement du salarié (besoins sociaux). Le maintien des conditions normales d’activité permet de son coté
de prévenir les maladies, les accidents ou atteintes physiques (besoins de sécurité).
 Assurer ses engagements contractuels

L'entreprise doit s'assurer que les délais et la qualité des livrables sont respectés, que les ressources
nécessaires pour les prestations de service (support, assistance) sont disponibles, ne la mettant pas à défaut
vis-à-vis des engagements contractuels passés avec ses clients.
 Garantir la poursuite de ses activités

La DRH au sein de l'entreprise doit mettre en place une stratégie assurant la disponibilité des ressources
nécessaires, en facilitant l’adaptabilité et la flexibilité des employés. Cette démarche s’illustre par une réelle
anticipation et par la mise en place de plans de formation idoines. Il convient également de vérifier que les
fournisseurs et autres prestataires stratégiques de l’entreprise (cabinets juridiques, transporteurs, experts
comptables…) ont également mis en place une telle démarche. L’implication des partenaires dans la
démarche de PCA est importante car ces derniers conditionnent de manière plus ou moins importante la
poursuite des activités. Un grand compte devra par exemple sensibiliser ses fournisseurs (PME, PMI) à la
nécessaire mise en place un PCA.
 Maintenir la gouvernance
L'entreprise face à ses responsabilités légales, juridiques et financières doit maintenir la gouvernance en
s'assurant que la crise ne remet pas en cause les directions stratégiques et le management opérationnel de
l’entreprise.
 Parer toute dérive de bonne gestion et de contrôle

La DAF devra être en mesure de parer toute dérive de bonne gestion et de contrôle en assurant un suivi
rigoureux des activités de gestion, de contrôle des coûts, du « management » des ressources humaines, ou
du suivi qualité…
 Répondre aux exigences légales

La mise en œuvre des directives fournies par le Ministère de la Santé et du Travail (ou plus précisément de sa
branche) est à effectuer. De même, il convient de vérifier que l’entreprise est bien en conformité avec les
différentes normes qu’elle est supposée appliquer.

Le télétravail
Dans le cadre du scénario pandémique le télétravail des salariés constitue une partie de la solution Gestion de Crise
/ PCA. Elle se décline en démarche « préventive » activable à la demande et/ou « réactive » dans l'urgence.
Ces deux approches se différencient notamment par leur philosophie (Volontaire versus Subie) et par leurs
contraintes de temps (Planification versus Immédiateté)
L’approche « Télétravail » s’inscrit également dans une démarche plus globale avec pour premiers
bénéfices l'optimisation des coûts (avec notamment une réduction des coûts de déplacement des salariés). Mais,
cette approche touche également directement la responsabilité environnementale de l’entreprise (bilan carbone,
Agenda 21, …) en permettant une réduction de l’empreinte Carbone. Les impacts en termes d’Image et de
notoriété sont également à ne pas négliger : mise en avant de l'approche managériale innovante et ouverte, marque
de confiance vis-à-vis des salariés. Enfin, le télétravail contribue directement à la mise en place d’une politique
Sociale et RH efficace, prônant la flexibilité offerte aux salariés, optimisant les conditions de travail tout en
améliorant la confiance et l’image des salariés et futurs salariés vis-à-vis de l’entreprise.

Défis et contraintes pour l'IT
La mise en place d’un PCA, notamment dans la pespective d’un scénario réactif, ne peut pas assurer un
fonctionnement normal de l’entreprise à 100%. En effet, cela implique forcément un fonctionnement dégradé.
L’important est donc de limiter cette dégradation pour la rendre invisible ou peu perceptible autant en interne
(salariés) qu’en externe (clients, partenaires…). Pour cela, il s’avère donc critique de connaitre de façon précise les
fonctions vitales de l’entreprise, et d’identifier les moyens (tant organisationnels, techniques qu’humains)
nécessaires à l’exécution de ces fonctions vitales.
Cette cartographie effectuée, il convient pour la direction de se faire accompagner par la DSI afin de mettre en place
la solution technique idoine. Cette dernière doit à minima fournir une réponse aux enjeux suivants :
 Etre activable rapidement :

L’entreprise doit pouvoir activer, tout ou partie du plan, de façon extrêmement rapide en réponse à
l’apparition soudaine d’une crise
 Etre adaptable au contexte

La solution doit être modulaire et agile pour s’adapter aux différentes natures de crise et donc à leurs
conséquences sur l’activité
 Etre compatible au travail connecté, déconnecté, et synchronisé

Il est important de prendre en compte une dégradation probable des moyens de connexion, soit par
surcharge (le passage du taux de télétravail de 3% à 10% engendre indéniablement une surcharge des
demandes d’accès au réseau de l’entreprise), soit par perte de qualité de service (Les fournisseurs d’accès
sont eux-mêmes potentiellement touchés par la crise !). Les approches centralisées / décentralisées ou
connectées / déconnectées doivent donc être envisagées
 Assurer la sécurité des données et des usages

Le télétravail, intégré comme composante du PCA, implique le stockage d’informations sur des postes hors
du périmètre de l’entreprise ou l’accès aux informations d’entreprise depuis l’extérieur. Il convient donc de
pouvoir identifier les utilisateurs, définir et contrôler leurs usages, assurer la sécurisation des connexions et
des données… et ce afin de ne pas remettre en cause les grands principes de sécurité : Confidentialité,
intégrité, preuve, disponibilité.

 Offrir des capacités de pilotage et de contrôle

Le PCA ne doit pas engendrer une remise en cause des mécanismes de pilotage, de management, de
contrôle.
 Tenir compte de la disparité des équipements

Il est nécessaire d’appréhender la forte hétérogénéité des matériels (PC Portable, UltraPC, PC fixe,
Macintosh), des réseaux (Accès ADSL, 3G), et des mécanismes de sécurité (proxy, firewall, antivirus) qui sont
utilisés lors d’une situation dégradée. De même, la diminution de la disponibilité ou de la fiabilité de certains
systèmes doit être appréhendée.
 Limiter l’impact sur le SI

La solution technologique doit avoir un impact quasiment nul sur l’infrastructure dy Système d’Information.
Elle doit, soit être mise en place en parallèle et donc en extension (services en ligne ou externalisés par
exemple), soit utiliser l’infrastructure existante en déployant des services déjà présents. En aucun cas elle ne
doit nécessiter des travaux d’intégration ou de transformation trop importants.La système étant utilisé de
façon ponctuelle et devant pouvoir s’activer rapidement, il doit être en mesure de se greffer sur le SI en
place ou d’activer certains services déjà en place.

Stratégies de réponse
En fonction des métiers, enjeux et contraintres propres à chaque entreprise, les stratégies de réponse à mettre en
œuvre peuvent s’orienter selon différents axes :
 Accéder de façon sécurisée aux applications internes de l’entreprise

 Optimiser les usages au regard de nouvelles contraintes
 Mettre en place des solutions facilitant la communication et la collaboration des intervenants
 Mettre en place des solutions dédiées à la gestion de crise
Comme mentionné précédemment, le fait de favoriser l’un ou l’autre des axes dépend de l’analyse organisationnelle
effectuée en amont, qui permet d’identifier les activités, systèmes et acteurs requis de manière critique pour la
poursuite des activités de l’entreprise. A cela s’ajoute une notion de temps de réponse : La question n’est en effet
pas évaluée de la même manière, si on se place dans une approche préventive ou paliative.
La suite de ce document s’attache donc à présenter des stratégies de réponse possibles, et met en exergue autant
les avantages induits par ces solutions que le temps nécessaire à leur mise en œuvre effective
Vous souhaitez offrir un accès sécurisé à vos applications internes ?
Dans le cadre du développement du télétravail, une contrainte majeure est le besoin d’accès sécurisé à ses
applications internes. Celles-ci peuvent être de multiples natures :
 Applications métiers telles que le CRM (Dynamics, People Soft,…), les ERP (SAP,…), les applications RH
(Demande de congés, de déplacement), les applications spécifiques liées à l’activité de l’entreprise
(application bancaires, d’assurance,…)
 Applications Web telles que les portails documentaires (SharePoint), la messagerie Web (Outlook Web
Access) ou les outils de communication (Communicator Web Access)
 Applications notamment bureautique du poste de travail via Terminal Server (RDS) ou Citrix
L’accès à ces applications est critique, à la fois :
 Pour le télétravailleur car il conditionne la poursuite de ses activités professionnelles. L’accès doit être le
plus transparent possible pour le collaborateur distant afin de lui assurer un maximum de simplicité et
d’efficacité.
 Pour le DSI qui doit, tout en répondant aux attentes de ses utilisateurs, se porter garant de la sécurité du
Système d’information, en offrant notamment une réponse adaptée en terme de confidentialité, de preuve,
de disponibilité et d’intégrité.

Microsoft propose une solution permettant de répondre favorablement à ces attentes au travers de son offre IAG
2007 – Intelligent Application Gateway. IAG se positionne comme une solution de sécurité applicative, tenant
compte de multiples dimensions :
 Humaine : au-delà des salariés, il devient de plus en plus critique pour l’entreprise d’impliquer directement
mais de manière contrôlée, ses clients ou partenaires.
 Matérielle : les utilisateurs, par leur mobilité professionnelle, sont amenés à utiliser de multiples appareils
(PC Fixe, PC Portable, Téléphone, SmartPhone) depuis de multiples lieux géographiques et donc en
exploitant de multiples moyens de connexion : Réseau d’entreprise, ADSL personnel, 3G/GPRS, Wifi public.
 Applicative : les utilisateurs, dans le cadre de leurs activités, utilisent de nombreuses applications, provenant
de multiples éditeurs et fonctionnant sur des architectures différentes (Client-serveur, Web, Virtualisation,
etc.).
IAG a donc pour vocation d’adresser l’ensemble de ces problématiques par la définition de scénarii intégrant ces
différentes dimensions et offrant pour chacun un niveau de Sécurité et de Fonctionnalité.
 Point d’entrée unique via un portail d’entreprise personnalisé

 Accès à tous types d’applications d’entreprises
 « Single Sign-On »
 Authentification forte / Identification (Active Directory, Radius, authentification forte

par carte, « one time password », audio, SMS…)
 Sécurisation des accès (VPN SSL)
 Analyse de conformité du poste de travail NAP (antivirus, système à jour,…)
 Analyse de flux applicatifs, de protocoles (Filtrage, Transition d’URL, Reverse Proxy)
 Filtrage applicatif descendant (masquage d’informations sensibles à la volée)
 Passerelle Terminal Services
 Traçabilité
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Il est important de noter que l’arrivée prochaine de ForeFront UAG – Unified Access Gateway - , successeur d’IAG, va
également offrir de nouvelles capacités d’accès aux ressources de l’entreprise, et ce notamment en exploitant le
service « DirectAcess » disponible sur Windows 7. Direct Access va en effet permettre à chaque salarié d’accéder au
Système d’Information de l’entreprise en toute transparence, sans nécessiter de mise en place de VPN. La salarié
travaille de la même manière, qu’il soit à l’intérieur ou à l’extérieur de l’entreprise, sans adaptation particulière pour
accéder aux ressources utiles.
Les composants de la solution :

 IAG 2007 (et prochainement ForeFront UAG)
 Windows Server 2008 R2 et son service RDS (Remote Desktop Services)
Une mise en œuvre simple, intégrant authentification simple et publication d’applications

en mode VPN SSL, peut être effectuée en quelque jours. Des scénarii plus complets peuvent
ensuite être ajoutés en fonction de l’évolution des politiques d’accès à distance. A noter
qu’IAG est disponible sous forme « d’appliance » (matériel préinstallé), de machine virtuelle
(« IAG Virtual Machine ») ou sous forme d’application classique à installer.
A visiter :
 http://www.microsoft.com/france/serveur/forefront/edgesecurity/iag/presentation.
mspx
Vous souhaitez conserver votre bande passante à l’entrée de votre entreprise ?
La multiplication importante du nombre de télétravailleurs, couplée à la perte probable de qualité de service sur les
réseaux télécoms (les fournisseurs externes peuvent également être confrontés à la crise !), est susceptible
d’impacter l’accès au Système d’Information de l’entreprise. S’il est bien évidemment possible, en approche
préventive, d’essayer de dimensionner au plus juste la bande passante nécessaire en entrée, la prudence amène les
entreprises à réfléchir à des stratégies de « délestage », afin de préserver les accès pour les applications les plus
critiques. Deux approches peuvent être envisagées :
 Favoriser les approches distribuées ou décentralisées

 Déporter la charge vers des sites externalisés

Favoriser les approches distribuées ou décentralisées
Microsoft propose au travers de son offre Microsoft Office Groove 2007, de fournir une plate-forme sécurisée de
collaboration décentralisée. Microsoft Office Groove 2007 fournit aux utilisateurs la capacité de créer ou de
rejoindre des espaces de travail et offrent des capacités de partage, de collaboration, de coordination, et de
communication. La plate-forme a été pensée comme un environnement hautement sécurisé, alliant une
identification précise des utilisateurs (certificats numériques) à des mécanismes de cryptage de données.
L’originalité de la plate-forme réside dans son architecture qui concilie une définition centralisée de règles d’usage
(définition des utilisateurs, de leurs droits, des principes de sécurité, …) à leur application décentralisée, autonome
et potentiellement déconnectée : En synthèse, l’entreprise définit un cadre global au sein duquel les utilisateurs sont
en mesure d’évoluer. Une fois ce cadre défini, les collaborateurs peuvent ensuite utiliser le produit librement en
fonction de leurs besoins.
 Collaboration sécurisée entre l’entreprise et ses fournisseurs

 Collaboration entre salariés, qu’ils soient en télétravail, en déplacement ou sur le site
de l’entreprise
 Sécurisation des données utilisées en situation de mobilité
 Support de travail en situation austère (Connectivité inexistante ou dégradée)
 Gestion de crise (Capacité à réunir très rapidement une équipe pour gérer un
événement imprévu)
 Création et agencement d’espaces en fonction des besoins

 Invitation de personnes internes ou externes à l’entreprise (en fonction des règles de
gestion définies)
 Support d’activités formelles (fichiers, formulaires) ou informelles (discussions, bloc
notes)
 Support d’activités en temps réels (messagerie instantanée) ou en différé (stockage de
ressources)
 Extraction et/ou synchronisation de fichiers avec des librairies documentaires
SharePoint
 Alertes (éléments ajoutés ou modifiés par un autre membre, suivi des envois de
message,…)
 Ergonomie Windows, favorisant une prise en main rapide
 Fonctionnement en mode connecté ou déconnecté, synchronisation automatique.

 Abstraction des frontières informatiques et géographiques (cross-firewall, cross-
organisations)
 Intégration avec les annuaires et la PKI d’entreprise
 Sécurité (authentification forte, mécanisme de sauvegarde et de traçabilité, cryptage
des données et des flux, mécanisme de haute disponibilité)
 Intégration avec la majorité des produits de la gamme Office System : SharePoint
(MOSS, WSS, Microsoft Online Servoces), Office Communications Services, InfoPath,
Suite bureautique, …

En complément de l’offre standard, Hommes & Process met à disposition des composants optimisant l’intégration
de Groove 2007 avec les outils de travail quotidiens du salarié, ou facilitant la supervision et la gestion des usages de
Groove 2007 dans l’entreprise :
 Pour l’utilisateur final : Gamme GrooveIT!

o GTutorial : Outil d’apprentissage/e-learning dédié à Groove
o GrooveIT! pour SharePoint : Intégration aisée de Groove et SharePoint (création automatique
d’espaces Groove personnels depuis des sites SharePoint 2007)
o GrooveIT! pour Outlook : Intégration aisée de Groove et Outlook (partage dans Groove des emails,
contacts, événements, flux RSS, tâches, pièces jointes)
o GrooveIT! pour Mes Documents : Intégration de Groove et de la suite bureautique Office (recherche
de documents et publication aisée depuis Word, Excel, PowerPoint
o GrooveIT! pour Mes Calendriers : Vue consolidée de calendriers Groove
 Pour l’entreprise :
o Workspace Dashboard : Gestion centralisée du cycle de vie des espaces Groove (supervision,
archivage, reporting, création automatisée) depuis SharePoint
o Backup Enforcer : Assurance d’usage des mécanismes de sauvegarde
o Hébergement de solutions Groove dédiées

Les composants de la solution :

 Office Groove 2007 : Compris dans la suite Office 2007 Enterprise Edition. Egalement
disponible en produit isolé.
 Groove Manager (Gestion), Groove Relay (Synchronisation) et Groove Databridge
(Sauvegarde & Intégration), disponibles sous forme de serveurs ou sous forme de
service
 Solutions Hommes & Process
Un premier niveau de mise en œuvre (Installation, Déploiement, Configuration, Prise en

main) peut être effectuée en quelques jours sur site client. Des scénarii fonctionnels
(accompagnement, conduite du changement, adaptation de l’outil) ou techniques
(intégration, automatisations…) complémentaires peuvent ensuite être implémentés au cas
par cas, en fonction des besoins exprimés. Afin d’accélerer le déploiement, Hommes &
Process est également en mesure d’héberger les serveurs Groove dédiés au sein de sa
propre ferme de serveurs.
A visiter :
 Microsoft : http://office.microsoft.com/fr-fr/groove
 Etudes de cas : http://www.hommesetprocess.com
 Solutions : http://solutions.hommesetprocess.com
 Communauté Groove Francophone : http://www.groovons.org

Déporter la charge vers des sites externalisés
L’offre Microsoft Online Services (BPOS – Business Productivity Online Services) permet de disposer de plusieurs
services sous forme externalisée :
 Exchange Online : Service de messagerie

 Office SharePoint Online : Service de partage et de publication de ressources
 Office Communications Services Online : Service de communications unifiées (présence, messagerie
instantanée, VoIP, partage de bureau)
 Office Live Meeting : Service de réunions virtuelles
L’usage de ces services peut se faire selon différentes optiques :
 Comme une solution permanente, à l’échelle d’un service, d’une filiale ou de l’entreprise dans sa globalité,
dans une perspective de réduction des coûts de possession et d’exploitation de serveurs et pour fournir une
grande flexibilité en termes d’évolution, de dimensionnement et de disponibilité. Cette solution très souple,
peut être envisagée en solution de substitution des serveurs de l’entreprise (stratégie de réduction de coût)
ou complémentaire (besoins spécifiques).
 Comme une solution ponctuelle, afin de décharger le Système d’Information de l’entreprise, mais sans pour
autant remettre en cause les habitudes des salariés qui conservent les outils avec lesquels ils ont l’habitude
de travailler. La productivité des équipes reste donc optimale.
 Comme une solution ponctuelle dédiée à la gestion de crise et activable à la demande. Dans ce cas de figure,
l’objectif n’est pas en tant que tel de fournir un nouveau service aux salariés mais bien d’outiller le
traitement efficace de la crise. L’intérêt de cette approche est qu’elle permet d’isoler la gestion de crise du
Système d’Information habituel de l’entreprise.
 Equipement des salariés pour le télétravail dans le cas d’une crise ou d’une politique de
développement du travail à distance et de réduction des coûts.
 Externalisation globale de services pour l’entreprise.
 Ouverture vers des intervenants extérieurs (clients, partenaires, fournisseurs) .
 Portails : Gestion des utilisateurs et des groupes, synchronisation avec Outlook, Gestion
d’alertes et de notifications, support de la présence, personnalisation de l’affichage,
workflow à 3 états, blogs, wikis, …
 Messagerie d’entreprise : Boites aux lettres de à 25 GO, attachements jusqu’à 20 MO,
antivirus et antispam, accès via une interface Web (OWA) ou Outlook, Partage de
taches et de contacts, …
 Communications : Web-conférence, support du son et de la voix de PC à PC en interne,
présence, partage de bureau et d’applications
 Engagement de haute disponibilité : SLA de 99,9%

 Engagement de sécurité (authentification, cryptage, archivage)
 Intégration de la présence entre OCS, Exchange et SharePoint
 Interface d’administration générale

Les applications peuvent être souscrites de façon isolée ou sous forme d’une suite
complète. Il est à noter que l’offre est disponible sous deux formes : Standard ou Dédié. Le
choix entre les deux offres pourra se faire selon différents critères, que sont la rapidité de
mise en œuvre, la couverture fonctionnelle, le nombre d’utilisateurs.
A visiter :
 http://www.microsoft.com/online/fr-fr/business-productivity.mspx
 Présentation globale (EN) : http://www.microsoft.com/online/demo/demo.aspx

Vous avez besoin de communiquer et collaborer à distance ?
Permettre aux salariés d’évoluer efficacement pendant une période de crise nécessite de faciliter la coordination et
le travail en équipe. L’organisation traditionnelle étant potentiellement remise en cause, les salariés doivent pouvoir
être accompagnés dans le changement de leurs habitudes de travail. Le télétravail, par exemple, au-delà de l’aspect
organisation logisitique, doit également être appréhendé sous l’angle de l’accompagnement et du « management »
et ce, de manière d’autant plus accentuée si les salariés n’y sont pas coutumiers. L’entreprise doit donc pouvoir
mobiliser des outils facilitant la cohésion et la communication, soit à l’échelle de l’individu, du groupe ou de
l’entreprise dans sa globalité.
Organiser des réunions virtuelles
Quand les rencontres physiques ne sont pas possibles, ou que l’entreprise doit s’adresser à un nombre important de
salariés (exemple : l’annonce de la direction sur les mesures de traitement de la crise), le recours aux systèmes de
réunions virtuelles permet d’assurer une communication efficace et uniforme. En fonction des circonstances, il est
ainsi possible de :
 Partager des ressources : partage de bureau, partage d’applications, présentation

 Visualiser les informations de présence de ses collègues
 Poser des questions et visualiser les statistiques (sondages), laisser les collaborateurs faire des
commentaires et poser leurs questions à l’initiateur avec possibilité de réponse individuelle ou collective
 Bénéficier d’un support vidéo et de son
Office Communications Services, Office Communications Services Online et Live Meeting Online sont trois approches
distinctes permettant de répondre à ce besoin. Le choix de l’une ou l’autre de ces solutions se fera en fonction des
usages souhaités, mais également des systèmes déjà en place ou des habitudes de travail des salariés.
Le support de la vidéo pourra se faire à l’aide de « webcam » personnelles, de plus en plus souvent intégrées en
standard sur les PC portables modernes , ou en utilisant des solutions collectives de type Microsoft RoundTable.
 Information d’entreprise
 Réunion de travail en groupe
 Communication One-To-One
 Présentation collective (PowerPoint)

 Partage de bureau, Partage d’application, Tableau blanc
 Support de la vidéo et du son (de PC à PC)
 Information de présence
 Questions/Réponses, « Chat », Sondages
 Enregistrement des conférences

 Optimisation en temps réel des flux en fonction des contraintes de Bande Passante
 Rapports d’usage (participation, enregistrement,…)
 Enregistrement prêt pour diffusion sur le Web de la conférence à la fin de la
visioconférence
A visiter :
 http://www.microsoft.com/france/office/uc
 http://www.microsoft.com/online/fr-fr/default.mspx

Assurer la continuité des communications
Qu’ils évoluent au sein de l’entreprise – dans leur bureau ou en salle de réunion – mais également en extérieur
(télétravail, clientèle,…), les salariés conservent une réelle productivité s’ils peuvent bénéficier de leurs moyens de
communication habituels en tout lieu. Les indicateurs de présence permettent de vérifier en temps réel la
disponibilité d’un collègue et facilitent ainsi le choix dans l’outil de communication le plus adapté : Communication
en temps réel (avec la messagerie instantanée ou le VoIP) ou communication asynchrone (email). Les fonctions de
téléphonie sur IP permettent à chaque salarié d’être joignable sur son numéro de poste professionnel, quel que soit
sa localisation. Par ailleurs, s’il n’a pas de téléphone professionnel ou s’il souhaite faire des économies, en entrant
manuellement un numéro de téléphone, le télétravailleur peut également emmettre un appel en VoIP sans utiliser
sa ligne personnelle.
Microsoft répond à ces attentes au travers de deux offres distinctes : Office Communications Services et Office
Communications Services Online.
 Messagerie instantanée
 Voix / Vidéo
 Présence
 Accès via un client riche ou Web
 Cryptage des communications

 Adaptation des flux en fonction de la bande passante disponible
A visiter :
 http://www.microsoft.com/france/office/uc
 http://www.microsoft.com/online/fr-fr/default.mspx

Vous souhaitez piloter la gestion de crise ?
La gestion efficace d’une crise nécessite de pouvoir réunir les intervenants au sein d’un système rapidement
activable, et propice à la communication, à la coordination et au suivi des actions à mener. Idéalement, le système
doit être préparé et paramétré à l’avance de manière à pouvoir être mis en service le plus rapidement possible, en
cas de déclenchement inopiné d’une nouvelle crise. Cette préparation nécessite l’identification préalable des acteurs
à impliquer (Direction, RH, DSI, …etc), et des outils nécessaires liés à :
 La communication entre acteurs

 Le partage de ressources
 La collecte d’informations (veille, collecte terrain, …)
 La génération de tableaux de bord et d’indicateurs
En fonction des systèmes déjà en place dans l’entreprise, différentes approches complémentaires peuvent être
envisagées.
Par exemple, en combinant les solutions Microsoft Office Groove 2007 et l’offre Microsoft Onlien Services
précédemment présentée.

Dans ce scénario, le travail « en mode brouillon » est effectué au travers d’espaces Groove 2007. Les espaces de
travail Groove sont alimentés à l’aide des emails et flux RSS arrivant dans Office Outlook 2007, et ce grâce à
GrooveIT! pour Outlook.
Les résultats finalisés sont archivés dans SharePoint Online, où ils viennent consolider le site dédié au traitement de
la crise, incorporant des listes de documents, et par exemple, un inventaire des ressources disponibles. Dans le
même temps, il est possible à certains membres de l’espace Groove 2007 de se connecter au système d’information
de l’entreprise, via IAG, afin de collecter de l’informaiton utile ou de mettre à jour des systèmes centraux.
Des réunions de coordination périodiques sont effectuées en utilisant Live Meeting Online.

Pour conclure…
Le développement du télétravail dans l’entreprise répond à de nombreux enjeux : sociaux, environnementaux,… Il

constitue en outre une partie de la solution globale en cas de crise. Si sa mise en place, de manière préventive ou
paliative, nécessite une approche globale tenant compte des composantes organisationnelless et humaines, son
efficacité dépend également de l’adéquation des solutions techniques mises en œuvre. Comme cela a été exposé
précédemment, différentes stratégies de réponse existent. Dans de nombreux cas, les solutions logicielles
nécessaires sont déjà présentes dans la structure – dans le cadre des contrats Entreprise signés – mais ne sont pas
(encore) déployées.
Microsoft et Hommes & Process ont à cœur de vous informer, de vous conseiller et de
vous accompagner dans la mise en place opérationnelle des solutions de télétravail utiles
à votre PCA.

A propos…
Ce livre blanc a été rédigé en collaboration par Hommes &
Process et Microsoft France.
Hommes & Process, Microsoft Gold Certified Partner,

accompagne les entreprises dans la mise en place de
solutions sécurisées, adaptées aux enjeux de la protection
de la propriété intellectuelle, de le collaboration sécurisée
inter-organisations ou multi-sites, et de le gestion de crises.
http://www.hommesetprocess.com
Fondée en 1975, Microsoft est le leader mondial du logiciel.

La société développe et commercialise une large gamme de
logiciels, accessoires et services à usage professionnel et
domestique. La mission de Microsoft est de mettre son
expertise, sa capacité d’innovation et la passion qui l'anime
au service des projets, des ambitions et de la créativité de
ses clients et partenaires, afin de faire de la technologie leur
meilleure alliée dans l’expression de leur potentiel
http://www.microsoft.fr

Livre Blanc - Développer Le Télétravail

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Développer le télétravail

dans le cadre d’un

 Crises sanitaires : grippe aviaire, pandémie H1N1,…

 Catastrophes naturelles : Le dérèglement climatique engendre des phénomènes météorologiques de plus en

 En adoptant de nouveaux dispositifs réglementaires et normatifs :

 Ainsi que les différentes circulaires des ministères :

 En développant des plans de protection et de prévention et en essayant de coordonner leurs actions :

Tous ces éléments peuvent mettre en cause la survie des entreprises.

S’organiser pour s’y préparer est la meilleure défense !

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Les répercussions et enjeux pour l’entreprise

 Annulation de commandes et/ou impossibilité d’en satisfaire de nouvelles.

 Indisponibilité simultanée de plusieurs dirigeants ou responsables.

 Difficultés d’approvisionnement, voire même l'absence de certains fournisseurs et sous-traitants.

 Perturbation des circuits financiers entraînant la réduction des capacités financières.

 Dégradation de services particulièrement sensibles (énergie, communications, propreté…).

 Réduction de la consommation, à l'exception près des produits alimentaires et d’hygiène.

 Perte d’image en interne ou en externe, perte de confiance.

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 Assurer la protection de ses salariés

 Assurer ses engagements contractuels

 Garantir la poursuite de ses activités

 Parer toute dérive de bonne gestion et de contrôle

 Répondre aux exigences légales

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Défis et contraintes pour l'IT

 Etre activable rapidement :

 Etre adaptable au contexte

 Etre compatible au travail connecté, déconnecté, et synchronisé

 Assurer la sécurité des données et des usages

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 Offrir des capacités de pilotage et de contrôle

 Tenir compte de la disparité des équipements

 Limiter l’impact sur le SI

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 Accéder de façon sécurisée aux applications internes de l’entreprise

Vous souhaitez offrir un accès sécurisé à vos applications internes ?

L’accès à ces applications est critique, à la fois :

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 Point d’entrée unique via un portail d’entreprise personnalisé

 Authentification forte / Identification (Active Directory, Radius, authentification forte

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Les composants de la solution :

Une mise en œuvre simple, intégrant authentification simple et publication d’applications

Vous souhaitez conserver votre bande passante à l’entrée de votre entreprise ?

 Favoriser les approches distribuées ou décentralisées

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Favoriser les approches distribuées ou décentralisées

 Collaboration sécurisée entre l’entreprise et ses fournisseurs

 Création et agencement d’espaces en fonction des besoins

 Fonctionnement en mode connecté ou déconnecté, synchronisation automatique.

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 Pour l’utilisateur final : Gamme GrooveIT!

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Les composants de la solution :

Un premier niveau de mise en œuvre (Installation, Déploiement, Configuration, Prise en

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Déporter la charge vers des sites externalisés

 Exchange Online : Service de messagerie

L’usage de ces services peut se faire selon différentes optiques :

 Engagement de haute disponibilité : SLA de 99,9%

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