Propuesta de trabajo para la realizacin de un informe sobre las necesidades formativas del Personal de Administracin y Servicios (PAS) de la Universidade

da Corua

PROYECTO PARA EL ANLISIS DE NECESIDADES FORMATIVAS PARA EL PAS EN LA UDC

Sonia Seijas Ramos (Unidade de Formacin e Asesoramento) (Maio 2011)

ANLISIS Y DIAGNSTICO DE NECESIDADES FORMATIVAS

Contenido
1. ANLISIS Y DIAGNSTICO DE NECESIDADES FORMATIVAS................... 2 1.1. INTRODUCCIN ............................................................................. 2 1.2. EVALUACIN DE LAS NECESIDADES DE FORMACIN ..................... 5 1.3. EL CONTEXTO DE LA UDC ............................................................... 6 2. PROPUESTA DE TRABAJO ..................................................................... 7 2.1. INSTRUMENTOS DE EVALUACIN DE LAS NECESIDADES ............... 7 2.2. TEMPORALIZACIN Y FASES DEL PROYECTO .................................. 8 3. ANEXOS ................................................................................................ 9

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1. ANLISIS Y DIAGNSTICO DE NECESIDADES FORMATIVAS

1.1. INTRODUCCIN

La evaluacin de necesidades, en este caso las necesidades formativas de un colectivo concreto dentro de la Universidad de A Corua, es un concepto que est ntimamente vinculado a la evaluacin de las instituciones y a los programas educativos y de formacin en capacitacin de competencias profesionales, como un indicador fundamental de la calidad y el xito en la consecucin de objetivos de una entidad, tanto pblica como privada. Las empresas y entidades pblicas, conciben cada vez ms la formacin continua como una inversin en la que a travs de la mejora en la ejecucin de las tareas de los empleados, se consigue mantener la competitividad (sobre todo en el caso de las entidades privadas) y aumentar y mejorar la calidad de los servicios prestados (en el caso de las pblicas). En este contexto concreto, el de la Formacin Continua en las Administraciones Pblicas, en los acuerdos firmados para el desarrollo de los planes de formacin se recoge la necesidad de elaborar un modelo metodolgico para la evaluacin de necesidades de formacin (III Acuerdo de Formacin Continua del Instituto Nacional de Administracin Pblica, 2002). En general, podra entenderse la evaluacin de necesidades formativas, como el diagnstico diferencial entre una situacin concreta y actual, en la que los empleados ponen en marcha una serie de habilidades para la ejecucin de sus tareas; y otra deseada y futura, en la que la ejecucin de esas tareas pudiese realizarse dentro de un marco de mejora de la calidad, de ajuste de tiempos, etc. y que este desajuste pudiese subsanarse mediante actividades formativas enmarcadas dentro de un plan global de formacin. Esto implica, por lo tanto, la necesidad de analizar no slo esa discrepancia, sino tambin los procesos de trabajo, de organizacin interna de los servicios y de las capacidades individuales que se han de poner en marcha en cada uno de los mismos a la hora de desarrollar los procesos para los que han sido creados. As, la formacin o ms bien la planificacin de la misma, ha de seguir un proceso secuencial y lgico, que comience con un diagnstico del estado actual y que luego pueda dar lugar a un proyecto formativo consensuado y lo ms prximo a la realidad de la planificacin estratgica de la Universidad de la Corua, atendiendo siempre a la misin y visin de la misma y a los objetivos ya marcados desde el Plan de Formacin Integral del Personal de Administracin y Servicios de la UDC (trienio 2011-2013) 1 y que ya recoge una fase previa de diagnstico en la que se determinarn las competencias de los trabajadores, as como las expectativas que desea alcanzar. Hay que tener en cuenta que, al tratarse de un proceso de

Ver documento Anexo I

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formacin continua y, para ser eficaz, debe tener una planificacin clara y que siente las bases de un proceso que no slo recoja las necesidades de los propios trabajadores, sino tambin quin de formarse, en qu momento y en qu tipo de contenidos especficos. Si nos basamos en un diseo formativo o instruccional, utilizado en los mbitos del aprendizaje humano, podemos construir un modelo en el que basar el modelo formativo que servir de base para este proyecto. En la mayora de los casos se toman como referencia modelos como el de Dick y Carey 2 (2001) (ver figura 1) y el modelo de Kemp (1989) (posteriormente revisado y ampliado por Kemp y Smellie 3 (1994) (ver figura 2)

Figura 1: Modelo de Dick y Carey

Figura 2: Modelo de Kemp

Dick & Carey (2001). The Systemic Design of Instruction: Origins of Systematically Designed Instruction. En Classic Writings on Instructional Technology. Volumen 2. Libraries Unlimited, USA. 3 Kemp, J. & Smellie, D. (1994). Planning, producing, and using instructional technologies, Seventh Edition. HarperCollins Publishers.

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En este tipo de diseos, se analizan las necesidades de aprendizaje y el entorno donde se manifiestan, as como los objetivos de formacin y los recursos necesarios para poner en prctica los contenidos y actividades programadas y, por ltimo, un diseo de evaluacin para todo el proceso. Sin embargo, de ellos se extrae otro mucho ms utilizado en entornos de formacin como el que nos ocupa (el modelo ADDIE4), basndonos en el cual, distinguiramos cinco fases fundamentales dentro de nuestro modelo formativo: Anlisis de las necesidades formativas: fase en la que centraremos los esfuerzos en la recogida de informacin sobre las necesidades de formacin y la identificacin de los problemas que puedan estar supeditados a estas necesidades, a travs de los instrumentos que se desarrollarn posteriormente. Esta es la fase en la que se centrar la propuesta que se presenta con este documento. A travs de ella, obtendremos el perfil de los futuros participantes del programa de formacin (en nuestro caso, el colectivo de PAS de la UDC), as como las propias necesidades y la descripcin de los obstculos que podran aparecer durante el proceso. Diseo del programa de formacin: basndonos en el tratamiento de la informacin recogida durante el anlisis de necesidades, se enumeran e identifican los objetivos de programa, as como la accin formativa que es necesario poner en marcha, se planifica el enfoque de instruccin que se va a llevar a cabo, as como se identifican los recursos que van a tener que ponerse en marcha. Desarrollo del programa de formacin y testeo del diseo: en base al diseo, se concretan las actividades dentro del programa de formacin, especificando los objetivos de cada una, los recursos necesarios, la temporizacin, el organigrama y el cronograma del programa formativo. Puesta en marcha e implementacin del programa, con un programa de gestin y seguimiento de las actividades de formacin, que incluyan encuestas que recojan el grado de satisfaccin de los participantes, as como la adecuacin del programa a lo planteado en la evaluacin de necesidades realizada en el primer paso. Evaluacin de todo el proceso, que garantice no slo el control de la adecuacin de los resultados a lo programado, sino la calidad, la efectividad y la eficacia de la formacin con respecto a lo esperado por los participantes en la formacin. Se realiza la interpretacin de los resultados de la evaluacin y la revisin de las actividades en funcin a ellos.

McGriff, S. J. (2000). Instructional System Design (ISD): Using the ADDIE Model

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El modelo ideal y estandarizado, vendra dado por el siguiente diagrama, a pesar de que hay que aplicarlo de una forma flexible y lo ms cercana posible a los resultados de la evaluacin de necesidades.

ANLISIS DE NECESIDADES DE FORMACIN

IMPLEMENTACIN DEL PROGRAMA FORMATIVO

EVALUACIN DE RESULTADOS

DISEO DEL PROGRAMA FORMATIVO

DESARROLLO DEL PROGRAMA FORMATIVO

1.2.
-

EVALUACIN DE LAS NECESIDADES DE FORMACIN

A la hora de evaluar las necesidades de formacin, nos centraremos en tres pasos: Anlisis de la organizacin, que comprende el anlisis de los objetivos de la Universidad (Misin/Visin), metas a corto y largo plazo, filosofa de trabajo, etc. Anlisis de los puestos de trabajo, tanto los orgnicos como los funcionales y el trabajo que se desarrolla dentro de cada uno de ellos. Para esto convendra analizar tambin la misin/visin de cada departamento y realizar un mapa de procesos de cada una de las tareas fundamentales que se realizan en el servicio (ver un ejemplo en el anexo II). A travs de la construccin de este mapa de funciones cada servicio podra analizar no slo el trabajo que se realiza, sino en qu pasos hay necesidades de formacin generales para la ejecucin de todos ellos. Anlisis de las competencias reales de los trabajadores y definicin de aquellas que es necesario potenciar para mejorar la calidad del trabajo y la satisfaccin del propio trabajador con el resultado, esto ya no vendra determinado no slo por las necesidades de formacin que requiere el trabajo, sino tambin las necesidades formativas personales que puedan detectar cada uno de los sujetos. Esto permitira, adems, crear una serie de itinerarios formativos que abarcasen una formacin general y necesaria para la ejecucin del puesto de trabajo y otra formacin

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complementaria que completase la anterior y que permitiese incluso vincular este itinerario a la posibilidad de mejora laboral dentro de la entidad, contemplndolo como un requisito para la solicitud de traslados o la solicitud de una categora laboral superior.

1.3.

EL CONTEXTO DE LA UDC

La poblacin a la que va dirigida el programa de formacin es el colectivo del Personal de Administracin y Servicios de la UDC, que segn las ltimas estadsticas 5 se compone de 760 personas, divididas segn la siguiente tabla, en la que se diferencian por colectivo (funcionario o laboral) y grupo (A1, A2, C1 y C2, en el caso de los funcionarios; y I, II, III, IVA y IVB, en el caso de los laborales) A1 A2 C1 C2 I II III IVA IVB PERSONAL FUNCIONARIO 26 87 214 121 PERSONAL LABORAL 42 28 87 47 108

Hay que tener en cuenta que las necesidades formativas de cada grupo sern distintas, pero es probable que se pueda establecer (como ya se indic en el apartado anterior) un eje de formacin comn para todos, que conformara el cuerpo central del programa formativo (PARTE GENERAL), que probablemente viniese determinado por el anlisis del puesto de trabajo; y un segundo eje de formacin especfico, que recogiese la formacin que representara la diferencia de los distintos itinerarios formativos (PARTE ESPECFICA) y que producira una especializacin del trabajador en ciertos mbitos del trabajo. Esto podra ir en consonancia con las ofertas de mejora en el puesto laboral, de forma que para acceder a una promocin, el trabajador hubiese de completar primero el itinerario formativo que viniese asociado a ese puesto de trabajo en concreto. La idea central sera que cada puesto de trabajo terminase asociado a un perfil de formacin especfico y que para acceder a l fuese necesario haber completado dicha formacin previamente.

Extrado de los datos estadsticos de PAS de la UDC de diciembre de 2010

PROPUESTA DE TRABAJO

2. PROPUESTA DE TRABAJO
2.1.
-

INSTRUMENTOS DE EVALUACIN DE LAS NECESIDADES

La evaluacin de necesidades se har en tres fases, fundamentalmente: Primera fase: cuestionario En esta primera fase, se pasar una encuesta va online (Anexo III), con la autenticacin a travs del portal de la UDC, de forma que cada usuario slo pueda cubrir una vez cada formulario. De este formulario se sacarn datos generales sobre las preferencias de formacin en base a grupos generales (recursos humanos, seguridad e higiene en el trabajo, administracin y gestin, informtica y ofimtica, idiomas, calidad y responsabilidad corporativa y social), en base a estos datos se extraer un documento base sobre el que trabajar en los grupos de trabajo propuestos para la segunda fase. Se realizar un anlisis de los datos a nivel descriptivo e inferencial a travs del paquete SPSS para extraer los estadsticos que indiquen los aspectos ms importantes a tener en cuenta en la creacin del programa formativo. Segunda fase: focus group Mientras se realiza la primera fase de la evaluacin, se les enviar un correo a los responsables de los diferentes servicios para que formen grupos de trabajo con los que poder reunirse posteriormente y realizar los focus groups que ayudarn a completar la informacin recogida mediante los cuestionarios y a definir las necesidades especficas dentro de cada servicio en concreto. Se les pedir, a los servicios que intenten generar un mapa de procesos (ver ejemplo Anexo II) para cada una de las actividades principales del servicio. El sentido de este mapa de procesos es que, durante su propia creacin, los miembros del equipo de trabajo tengan ocasin de reflexionar sobre cules son los pasos que siguen en la realizacin de sus tareas y la temporalizacin de cada una; de esta reflexin probablemente surgirn los temas que luego se tratarn durante las reuniones del focus group. Se plantear un guin bsico para las entrevistas, que contendr temas como la evaluacin del cuestionario y aquellos aspectos que puedan considerar que no quedan reflejados en l y la concrecin de las necesidades especficas de formacin que se plantean dentro del servicio y que no se recogen de forma clara en dicho cuestionario. Una idea, sera realizar una primera entrevista con el responsable del servicio, en la que se le plantearan cuestiones sobre los puntos fuertes y dbiles de su servicio y las necesidades que detecta en l, luego eso se contrastara con lo obtenido en el grupo de trabajo y nos podra dar una idea del grado de cohesin y de comunicacin que existe dentro del mismo.

PROPUESTA DE TRABAJO

Es en esta fase donde se puede hacer un anlisis ms pormenorizado de las personas que prestan el servicio, estudiando las habilidades y conocimientos que realmente poseen, as como las actitudes y los objetivos propios del puesto que desempea y los objetivos de promocin. Tercera fase: anlisis de los cuestionarios y las entrevistas En la tercera y ltima fase del proyecto, se realizar una comparativa entre lo obtenido en los cuestionarios y los datos extrados de las entrevistas. Los resultados obtenidos de este anlisis se ordenarn segn dos factores, a la hora de agrupar las actividades formativas: El colectivo del personal al que afectar directamente la actividad (sea a todos los trabajadores o slo los de ciertos servicios) El orden de prioridad dentro del plan estratgico de la UDC que puede tener la actividad formativa, es decir, si la formacin ayudara a la consecucin de ese plan estratgico o no. Estas primeras conclusiones se haran llegar a los distintos grupos de trabajo, para una revisin final y que puedan hacer las aportaciones que consideren oportunas.

2.2.

TEMPORALIZACIN Y FASES DEL PROYECTO

10 de Julio al 31 de Agosto de 2012 Presentacin y apertura de la encuesta, va online, con autenticacin de acceso a la misma. Primera fase: En esta fase tambin se solicitar que desde los servicios se vayan encuesta creando los grupos de trabajo. 1 de Septiembre al 31 de Octubre de 2012 Entrevistas concertadas con los diferentes grupos de trabajo en los servicios y realizacin de los mapas de procesos principales de cada Segunda fase: servicio. focus group Focus Groups. 1 al 30 de Noviembre de 2012 Anlisis de los cuestionarios y las entrevistas y propuesta provisional Tercera fase: del programa de formacin para revisin de los grupos de trabajo.
anlisis

3. ANEXOS