Apartes del libro: AUDITORIA ADMINISTRATIVA CON BASE EN INNOVACIN ORGANIZACIONAL Apoyo a labores de Consultora y Asesora Administrativa Por:

Hctor Horacio Murcia Cabra, Profesor de la Facultad de Administracin de Empresas, Universidad de Santo Toms, Consultor y Asesor en Innovacin y Creatividad para el Desarrollo Empresarial, 2013

4. MODELOS, ESTRUCTURA DEL PROCESO DE EJECUCIN, REVISION DE EJEMPLOS Y DEFINICION DE FORMATO BSICO DE DIAGNSTICO EN LA AUDITORA ADMINISTRATIVA,
4.1. DIFERENTES MODELOS DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
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Con base en un proceso de revisin del marco terico y de anlisis de diversas publicaciones se han observado diversos enfoques u orientaciones que se han dado a la Auditora Administrativa y que en su conjunto han sido considerados como modelos en el tema. En el cuadro 7 se presenta una sntesis de estos aportes intelectuales de distintos autores, la cual sirve de punto de referencia y elemento de comparacin a ser considerado por los estudiantes de esta asignatura. 4.2. ETAPAS DE LA AUDITORA ADMINISTRATIVA

De acuerdo con la consideracin de los diferentes modelos propuestos, se observa que para la realizacin de una auditoria administrativa es necesario llevar a cabo una serie de etapas que ayuden a realizar un examen constructivo de la organizacin, identificando de manera ptima los puntos positivos y falencias que tiene, con el fin de precisar el nivel de desarrollo y oportunidades de mejora De esta manera, en forma general se plantean las siguientes fases para la ejecucin de la auditoria administrativa, las cuales se tratan de confrontar con lo expuesto por los diversos autores (cuadro 8): 4.2.1. Antecedentes, 4.2.2. Planeacin, Fases importantes de la realizacin de la planeacin son, segn Amador (2008) el anlisis y estudio preliminar, la determinacin del alcance, el diagnstico administrativo y el planteamiento y aprobacin del programa de trabajo. 4.2.3. Proceso de ejecucin, 4.2.4. Preparacin del informe, 4.2.5. Seguimiento.
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4.3. PREPARACIN DE FORMATO A SEGUIR PARA LA ELABORACIN DE LA AUDITORA ADMINISTRATIVA Y APLICACIN A EJEMPLOS Y CASOS PRCTICOS.
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Campus Virtual. Maestra en PYMES DIFERENTES MODELOS DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA, Consultado el 18-0213. http://www.uovirtual.com.mx/moodle/lecturas/audiadmon1/3.pdf Franklin, E. B. (2006). AUDITORIA ADMINISTRATIVA. GESTIN ESTRATGICA DEL CAMBIO. Prentice Hall. Mxico Amador, A. (2008) AUDITORA ADMINISTRATIVA. Mc Graw Hill Interamericana, Mxico. 2 Amador, A. (2008) Op.Cit..

Cuadro 7. MODELOS DE AUDITORA ADMINISTRATIVA3

W. P LEONARD

T. G. ROSE

JOHN w BUCKLEY

"El objetivo primordial de la AA consiste en descubrir deficiencias o irregularidades en cualquiera de los elementos examinados, y sealar las posibles mejoras. Su fin es ayudar a los dirigentes a lograr la ms eficiente administracin de las operaciones." Systems and Procedures: A Handbook for Business and Industry, en 1959 Modelo de 4 etapas:

Fue el primero que escribi sobre la AA como tal, en su obra The Management Audit, publicada en 1932. Analiza la responsabilidad del administrador y la importancia de tener informacin suficiente y actualizada, para la adecuada toma de decisiones y hace una diferenciacin muy amplia entre la auditoria administrativa y la contable. Plantea que una auditoria administrativa parte de la alta gerencia, donde se debe determinar si funciona satisfactoriamente.Resalta la importancia que tiene que las funciones de la gerencia de una organizacin trabajen eficazmente. Entre estas funciones destaca las siguientes: Produccin. Distribucin Desarrollo. Contabilidad y Finanzas Asuntos legales y secretariales, Personal y relaciones industriales Administracin general.

Presenta su trabajo Como enfrentarse a la Auditoria Administrativa, segn Buckley, "el objetivo de la AA es apreciar la organizacin, las tcnicas y los resultados administrativos con miras a mejorarlos". Plantea dos sistemas para el desarrollo de la auditoria administrativa: 1 - Ad hoc: se plantea una auditoria para anlisis y solucin de un problema especfico 2- ex Natura rerum: plantea la auditoria administrativa como una actividad permanente y natural de la administracin; proceso rutinario. Fases del modelo: Identificacin del criterio de la gerencia Preparacin para la Auditoria Administrativa Efectuar el estudio de la administracin Efectuar la Auditoria administrativa a fondo Informe sobre la AA Revisin posterior

Examen. Evaluacin Presentacin. Seguimiento

Le da prioridad y mayor importancia a la funcin de administracin general la cual coordina las dems.

JOHN NOLAN

ROBERT J. THIERAUF

RODRGUEZ VALENCIA

Campus Virtual. Maestra en PYMES DIFERENTES MODELOS DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA, http://www.uovirtual.com.mx/moodle/lecturas/audiadmon1/3.pdf Franklin, E. B. (2006). AUDITORIA ADMINISTRATIVA. GESTIN ESTRATGICA DEL CAMBIO. Prentice Hall. Mxico Amador, A. (2008) AUDITORA ADMINISTRATIVA. Mc Graw Hill Interamericana, Mxico.

Consultado

el

18-02-13.

Evala la eficiencia y eficacia de la organizacin (empresa). Tambin, considera que la AA debe desarrollarse a travs de una serie de pasos generales. Las etapas que lo comprenden son: Definicin del alcance del proyecto (de auditora). Planeacin, preparacin y organizacin del Programa de trabajo Recoleccin de hechos y actualizacin de la documentacin Investigacin y anlisis Informe resumen del trabajo, alcance, descubrimientos y recomendaciones.

La Auditoria Administrativa, trata de valuar la capacidad de los administradores para administrar, partiendo del cumplimiento de los objetivos organizacionales. Este modelo tiene una notable influencia en la auditora contable. Cuenta con los siguientes pasos (4): Obtencin de datos por medio de entrevistas, Medicin del desempeo laboral mediante cuestionario de la Auditoria Administrativa, Presentacin de recomendaciones en pro del mejoramiento, Presentacin del informe de Auditora Administrativa.

La funcin de la Auditoria Administrativa es Proporcionar un panorama administrativo general del organismo social que se audita, sealando el grado de efectividad de cada rea. Las etapas que lo comprenden son: Estudio preliminar Planeacin de la AA Investigacin y examen Anlisis y evaluacin de la informacin obtenida Informe de la AA Implementacin de las recomendaciones. Medidas correctivas.

Despus de estos pasos, se debe iniciar con una evaluacin de la efectividad y eficiencia de la administracin de la empresa que se va a auditar. Por ltimo, plantea despus de llevar a cabo los pasos anteriores se debe disear un programa de auditora de las funciones de la empresa.

Resalta la importancia del cuestionario el cual divide en varias partes que abarcan aspectos especficos: planeacin, estructura organizacional, direccin, liderazgo, comunicacin y control.

Indica que el modelo de AA se relaciona con la aplicacin deuna escala de evaluacin, Por otra parte, considera y evala diferentes factores para la evaluacin total. Estos son: Objetivos y planes. Polticas y prcticas. Estructura orgnica. Sistemas y procedimientos Mtodos de control. Medios de operacin.Potencial humano y elementos fsicos empleados.

VCTOR RUBIO a. Y JORGE HERNNDEZ F.

JOS A. FERNNDEZ ARENA

ANLISIS FACTORIAL

El objetivo de la Auditoria Administrativa consiste en evaluar el fundamento de la administracin mediante la localizacin de irregularidades o anomalas y el planteamiento de posibles alternativas de solucin" Etapas del Modelo: Planeacin. Examen inicial Evaluacin Presentacin

Revisa la satisfaccin de los objetivos institucionales. Su modelo est integrado por un conjunto de cuestionarios relacionados con cuatro elementos importantes, los cuales aplica en la auditoria: Los objetivos de la empresa. La direccin Los recursos El proceso administrativo

Evala una serie de factores que intervienen en la operacin de una empresa, con el propsito de realizar un anlisis de su potencial productivo, resultando as en el aumento de la eficiencia de la parte operativa. Las etapas que lo comprenden son: Planeacin. Anlisis del tema Examen de cada factor Combinacin de los hallazgos, diagnosticar sobre el total de las operaciones y llegar a conclusiones.

EDUARDO MANCILLAS PREZ

ENRIQUE BENJAMN FRANKLIN

AMADOR

El propsito de la Auditoria Administrativa es el mejoramiento de la administracin, esperando mejorar el nivel de efectividad de la empresa u organizacin. Las etapas que comprende son:

Establece un marco conceptual puntualizando cada etapa definida en este proceso de suma importancia para la compaa.Define el concepto de Auditoria Administrativa y lo ilustra comola revisin analtica total o parcial de una organizacin con el propsito de conocer su nivel de desempeo y perfilar oportunidades de mejorar para innovar valor y crear una ventaja competitiva sustentable. Esta definicin habla de la importancia que tiene la Auditoria en la organizacin y la necesidad de crear valor dentro de las organizaciones para ofrecer a sus clientes, a travs de una ventaja competitiva. Esto se logra maximizando los recursos econmicos, operativos y sobre todo el recurso intelectual de la compaa, direccionado en el talento humano que posee porque una verdadera ventaja competitiva sustentable en el tiempo se logra a travs del Recurso Humano. Destaca las reas de aplicacin de la AA dentro de las funciones del proceso administrativo: Planeacin Organizacin Direccin Control

Diferencia las siguientes etapas en la ejecucin de la auditora administrativa: Planeacin. Desarrollo Obtencin del informe Seguimiento

Trabajos preliminares. Diagnstico administrativo e investigacin previa Elaboracin del programa de la AA Obtencin de la informacin Anlisis, clasificacin y evaluacin de la informacin Conclusiones y recomendaciones Elaboracin y presentacin del informe final Implementacin y seguimiento

En la etapa de planeacin incluye: Definicin de la evaluacin Anlisis y estudio preliminar Determinar alcance Diagnostico administrativo Programa de trabajo y aprobacin Designacin personal

En la fase de Desarrollo se ubica la ejecucin del Plan de Trabajo definido, la obtencin y anlisis de la informacin, y la finalizacin del trabajo operativo. La obtencin del informe se refiere al proceso participativo de preparacin y entrega del informe final. En la etapa de seguimiento se definen los pasos a llevar a cabo para continuar acciones posteriores al proceso de auditora.

Y menciona tambin algunos elementos especficos a considerar.Indica tambinel alcance que la A. A debe tener o alcanzar para generar el impacto que desea la organizacin, buscando un enfoque estratgico, estableciendo los aspectos ms significativos dentro del sistema de la compaa. Recalca el anlisis preliminar que se debe realizar para determinar cules son las actividades a realizar y el compromiso que la alta direccin debe tener con este proceso que integra todo el personal y los recursos fsicos con que cuenta la organizacin. Hace nfasis en el diagnostico administrativo o aquellas estrategias que se deben establecer y estandarizar para lograr los objetivos planteados, buscando la calidad en todos sus procesos.

Cuadro 8. Anlisis especifico de las fases o etapas planteadas para la ejecucin de la auditoria administrativa, confrontadas con lo expuesto por diversos 4 autores
ETAPAS PLANTEADAS

AUTORES ANALIZADOS

ANTECEDENTES

PLANEACIN

PROCESO DE EJECUCIN

PREPARACIN DEL INFORME

SEGUIMIENTO

W.P Leonard T.G. Rose John W. Buckley John Nolan Robert J. Thierauf Rodrguez Valencia Vctor Rubio A. Y Jorge Hernndez Jos A. Fernndez Arena Anlisis factorial Eduardo Mancillas Prez Enrique Benjamn
4

Campus Virtual. Maestra en PYMES DIFERENTES MODELOS DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA, http://www.uovirtual.com.mx/moodle/lecturas/audiadmon1/3.pdf Franklin, E. B. (2006). AUDITORIA ADMINISTRATIVA. GESTIN ESTRATGICA DEL CAMBIO. Prentice Hall. Mxico Amador, A. (2008) AUDITORA ADMINISTRATIVA. Mc Graw Hill Interamericana, Mxico.

Consultado

el

18-02-13.

Franklin Alfonso Amador

Cuadro 9. Definicin de un formato bsico de auditora administrativa (segn lo visto hasta este punto en el curso y los aspectos analizados en las anteriores lecturas). AUDITORIA ADMINISTRATIVA ANTECEDENTES POSITIVA NEGATIVA

PLANEACION

PROCESO DE EJECUCION

PREPARACIN DEL INFORME

EVALUACION Y SEGUIMIENTO

4.4. APLICACIN PRCTICA TERCER TEMA

1. Hacer anlisis comparativo en grupo entre los modelos de auditora administrativa presentados en esta tercera semana, con nfasis en los temas esenciales de esta auditora especfica. 2. Analizar en grupo las etapas y contenidos temticos de la auditora administrativa presentados por Alfonso Amador en su texto "Auditora administrativa". 3. Definir en conjunto un formato bsico de auditora administrativa (segn lo visto hasta este punto en el curso y los aspectos analizados en las anteriores lecturas). 4. Analizar ejemplo presentado en clase, con base en un video que se presenta por parte del docente. Registrar la informacin de grupo de estos tres puntos en la plataforma Moodle en el campo virtual de cada estudiante (mejorada por cada estudiante, si se considera necesario). 5. Analizar y comentar un caso enviado por correo electrnico, con base en los conocimientos adquiridos y el formato elaborado hasta este punto. 6. Buscar e incluir otro ejemplo o caso de auditora administrativa y comentarlo brevemente. BIBLIOGRAFA Amador, A. (2008) AUDITORA ADMINISTRATIVA. Mc Graw Hill Interamericana, Mxico Campus Virtual. Maestra en PYMES DIFERENTES MODELOS DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA, Consultado el 18-02-13. http://www.uovirtual.com.mx/moodle/lecturas/audiadmon1/3.pdf Franklin, E. B. (2006). AUDITORIA ADMINISTRATIVA. GESTIN ESTRATGICA DEL CAMBIO. Prentice Hall. Mxico