IV-2.

LECCI 2

Modificacin y formato de hojas de clculo

Una vez completada esta leccin, podr:
Dar formato a datos numricos. Ajustar el tamao de las filas y columnas. Alinear el contenido de celdas. Crear y aplicar formatos condicionales. Buscar y reemplazar el contenido de celdas. Insertar y eliminar celdas, filas y columnas. Cortar, copiar, pegar y borrar celdas. Una de las mayores ventajas que Microsoft Excel ofrece es la flexibilidad de cambiar fcilmente la apariencia de los datos y la estructura de las hojas. Puede cambiar la forma en que se muestran los nmeros de manera que su apariencia se corresponda con el tipo de nmeros que est utili!ando. Por ejemplo si introduce cifras de ventas en una hoja de clculo puede darles formato para que pare!can valores monetarios. Es decir si introduce 1455 en una hoja puede dar formato a este nmero para que apare!ca como 1.455 . "ambi#n puede cambiar el ancho de las columnas de forma que los datos quepan en las columnas y puede aumentar el alto de una fila determinada para llamar la atenci$n sobre los datos de esa fila. % medida que trabaje con hojas de clculo a menudo tendr que mover o copiar datos a otras ubicaciones& esta caracter'stica es muy fcil de reali!ar en Excel. (e hecho Excel ofrece numerosas t#cnicas para copiar o mover datos a otra ubicaci$n diferente de una hoja de clculo o incluso de otra hoja distinta. "ambi#n puede decir a Excel que busque determinados datos en una hoja y que muestre la celda donde aparecen esos datos. )i desea reempla!ar datos por otros diferentes Excel ofrece una forma de automati!ar tambi#n este proceso. Para completar los procedimientos de esta lecci$n necesitar utili!ar los archivos Percent )ales *ncrease.xls +ive ,ear )ales-..xls /entals.xls y Monthly )ales.xls de la carpeta Part *0 1esson-. que hay en la carpeta Practice del disco duro.

IV-2.2

Conceptos bsicos de informtica

Dar formato a nmeros

1a mayor'a de los datos que se utili!an en Excel son num#ricos. Entre estos datos se incluyen datos financieros fechas fracciones porcentajes y otra informaci$n que suele aparecer con una combinaci$n de nmeros y s'mbolos. Por ejemplo en %dventure 2or3s la contable hace un se4uimiento semanal de las ventas por habitaciones. %l introducir los importes de ventas ella podr'a escribir un si4no de d$lar se4uido del nmero de d$lares el si4no decimal y el nmero de centavos. Pero sabe que es mucho ms fcil introducir simplemente los importes de ventas y dejar que Excel a4re4ue estos formatos monetarios. Para tener un 4rado mayor de flexibilidad sobre c$mo aparecen los datos num#ricos puede seleccionar una de las opciones de Excel para dar formato a los nmeros. Estas opciones insertan y eliminan automticamente s'mbolos y d'4itos para reflejar el formato ele4ido. (e manera predeterminada todos los datos que usted introduce reciben el formato de la opci$n 5eneral que muestra los datos tal y como usted los introduce. )i al introducir un nmero incluye una fecha o un carcter especial 67 8 9 E e: Excel le da formato automticamente con la opci$n apropiada. )i desea que las entradas apare!can de otra manera puede ele4ir entre los si4uientes formatos que estn or4ani!ados por cate4or'a.

Categora
5eneral ;mero Moneda <ontabilidad +echa >ora Porcentaje

Apariencia
Muestra los datos exactamente como usted los introduce. Muestra dos posiciones decimales de manera predeterminada. Muestra s'mbolos de moneda y otros s'mbolos apropiados para diversas re4iones del mundo 6incluyendo el euro:. Muestra s'mbolos monetarios y alinea los si4nos decimales de las entradas de una columna. Muestra los d'as los meses y los a=os en distintos formatos como 18 de mayo de 2004 18-May y 18/05. Muestra las horas los minutos y los se4undos en distintos formatos como 8:47 p.m. 20:47 y 8:47:56. Multiplica los valores de las celdas por ?-- y muestra el resultado con un si4no de porcentaje.

Parte IV: Leccin 2 2.!

Modificacin y formato de hojas de c c! o IV-

(contina)

Categora
+racci$n <ient'fico "exto Especial

Apariencia
Muestras las entradas como fracciones en diversas denominaciones y con distintos 4rados de precisi$n. Muestra las entradas en notaci$n cient'fica o exponencial. Muestra las entradas exactamente como las ha introducido incluso aunque la entrada sea un nmero. Muestra y da formato a valores de lista y de base de datos como c$di4os postales nmeros de tel#fono y nmeros de la se4uridad social de Estados Unidos. 1e permite crear formatos que no estn disponibles en nin4una de las dems cate4or'as.

Personali!ado

Puede dar formato a una celda antes o despu#s de introducir un nmero en ella. En la lista de opciones de formato puede ele4ir el nmero de decimales que desea utili!ar seleccionar s'mbolos de moneda internacionales y establecer el formato para los nmeros ne4ativos. En este ejercicio dar formato a varias entradas num#ricas de una hoja.
1 Inicie Excel y haga clic en la opcin Ms libros del panel de tareas Nuevo libro. Aparecer el cuadro de dilogo Abrir. Haga clic en la flecha hacia abajo de uscar dentro de y! despu"s! haga clic en el icono correspondiente al disco duro. Haga doble clic en la carpeta #ractice! despu"s en #art I$ y! por %lti&o! en 'esson(). Haga clic en el libro #ercent *ales Increase y! despu"s! haga clic en Abrir. *e abrir el libro #ercent *ales Increase.

2 ! "

IV-2."

Conceptos bsicos de informtica

Aseg%rese de +ue la celda A, est" seleccionada y! en el &en% -or&ato! haga clic en .eldas. Haga clic en la ficha N%&ero y! si es necesario! en la lista .ategor/a! haga clic en -echa. Aparecer el cuadro de dilogo -or&ato de celdas! con la ficha N%&ero delante y la categor/a -echa seleccionada.

En la lista 0ipo! haga clic en ,12(32(, y! a continuacin! haga clic en Aceptar. 'a fecha de la celda A, ca&biar para reflejar el for&ato de fecha +ue ha seleccionado. *eleccione el rango 34-5.

Parte IV: Leccin 2 2.#

Modificacin y formato de hojas de c c! o IV-

&

En el &en% -or&ato! haga clic en .eldas y! despu"s! haga clic en Moneda en la lista .ategor/a. Aparecer el cuadro de dilogo -or&ato de celdas con las opciones de for&ato para Moneda 6valores &onetarios7 seleccionadas. 8bserve +ue el for&ato predeter&inado para la &oneda incluye el signo de Euro 697! un separador de &illares y dos posiciones deci&ales.

En el paso :! aseg%rese de escribir un cero! no la letra 8.

'

Haga doble clic en el cuadro N%&ero de deci&ales! escriba ( y presione Entrar. 'as celdas seleccionadas tendrn ahora for&ato &onetario sin deci&ales. *eleccione el rango .,(4-,(.

1(

IV-2.$

Conceptos bsicos de informtica

11

En el &en% -or&ato! haga clic en .eldas y! despu"s! haga clic en #orcentaje en la lista .ategor/a. Aparecer el cuadro de dilogo -or&ato de celdas con la categor/a #orcentaje seleccionada y &ostrar el for&ato de eje&plo para la pri&era celda del rango seleccionado. 'a %nica opcin +ue puede ca&biar para el for&ato de porcentaje es el n%&ero de deci&ales.

12

Haga clic en Aceptar. 'as celdas seleccionadas tendrn ahora for&ato de porcentaje con dos deci&ales.

Parte IV: Leccin 2 2.%

Modificacin y formato de hojas de c c! o IV-

1!

Haga clic en cual+uier celda en blanco de la hoja. *e anular la seleccin del rango seleccionado.

0a&bi"n puede e&plear la barra de herra&ientas -or&ato para especificar algunos de los for&atos de n%&ero &s utili<ados.

1" 1#

En el &en% Archivo! haga clic en ;uardar. .ierre este archivo pero deje Excel abierto para el prxi&o ejercicio.

Ajuste del tamao de las filas y columnas

)i bien la entrada de una celda puede incluir hasta @.--- caracteres el ancho de columna predeterminado es de s$lo A B@ caracteres. En al4unos formatos de nmero si introduce un valor que no cabe dentro del ancho de columna predeterminado el nmero pasa a ocupar parte de la si4uiente columna. En otros formatos de nmero un nmero que no quepa dentro de una columna se mostrar como una serie de si4nos de sostenido 6CCCCCC: lo que indica que el nmero es demasiado 4rande para el ancho de columna actual. Por ejemplo cuando la contable de %dventure 2or3s introduce las ventas totales del a=o en formato monetario el nmero aparece en la celda como una serie de si4nos de sostenido porque el total ?..B--.BD- E tiene ?? caracteres de ancho y no cabe en el ancho predeterminado de columna que es A B@ caracteres. <uando un nmero aparece como una serie de s'mbolos de sostenido eso no afecta al valor almacenado internamente& puede ver cualquiera de esas entradas si ampl'a el ancho de la columna para que las entradas quepan enteras tal y como usted las introdujo.

IV-2.&

Conceptos bsicos de informtica

Por otra parte habr ocasiones en que el ancho de columna predeterminado sea mayor de lo que necesita. Por ejemplo la contable de %dventure 2or3s crea una columna en la que s$lo almacena entradas )' y ;o para cada importe de ventas lo que indica si las ventas reales cumplen o superan el importe previsto. En este caso no es necesario que el ancho de columna sea de A B@ caracteres& probablemente valdr'a con tres o cuatro caracteres. %l reducir el ancho de la columna puede ver ms columnas en la pantalla a la ve!. Excel ofrece varios m#todos para ajustar el ancho de columna. Puede utili!ar el cuadro de dilo4o %ncho de columna 6al que se tiene acceso desde el men +ormato: para introducir el ancho en caracteres que desee. "ambi#n puede arrastrar el borde derecho del selector de columna hacia la derecha o hacia la i!quierda para aumentar o reducir el ancho de columna. <uando sita el puntero del mouse 6rat$n: en el extremo derecho de un selector de columna aparece un puntero de cambio de tama=o lo que indica que puede cambiar el ancho de columna. <uando sita el puntero del mouse en el extremo derecho de un selector de columna aparece un puntero de cambio de tama=o lo que indica que puede cambiar el tama=o de la columna.

Por ejemplo si hace clic en el borde derecho del selector de la columna > y arrastra el selector hacia la derecha la columna se har ms ancha a medida que arrastre. El ancho de la columna en caracteres y p'xeles aparecer en una *nformaci$n de pantalla de color amarillo sobre el selector de columna a medida que lo arrastre. (el mismo modo si arrastra el selector de columna hacia la i!quierda la columna se har ms estrecha a medida que arrastre.
0a&bi"n puede hacer clic en Autoajustar a la seleccin 6en el sub&en% .olu&na del &en% -or&ato7 para ajustar el ancho de colu&na de &anera +ue +uepa la entrada de la celda activa o la entrada &s larga del rango seleccionado.

Una tercera alternativa consiste en hacer que Excel ajuste automticamente una columna para dar cabida a la entrada ms lar4a de la misma& para ello ha4a doble clic en el borde derecho de un selector de columna. "ambi#n puede ajustar el alto de fila para una fila determinada con los mismos m#todos bsicos. Es decir puede utili!ar el cuadro de dilo4o %lto de fila 6al que se tiene acceso desde el men +ormato: para especificar el alto de una fila en puntos. Un punto equivale a ?9F. de pul4ada. %s' un alto de fila de ?. puntos 6el alto de fila predeterminado: equivale a ?9G de pul4ada. "ambi#n puede cambiar el alto de una fila si hace clic en la parte inferior del selector de fila y lo arrastra hacia arriba o hacia abajo.

Parte IV: Leccin 2 2.'

Modificacin y formato de hojas de c c! o IV-

Hui!s desee ajustar el alto de fila para dar cabida a ms caracteres como el t'tulo de una hoja o los encabe!ados de fila que tienen un tama=o de letra mayor. )in embar4o es mucho ms comn ajustar el ancho de columna para dar cabida a etiquetas o nmeros lar4os o cortos. En este ejercicio cambiar el tama=o de columnas y filas. Para este ejercicio el ancho de las columnas del archivo de prctica se ha preestablecido en ?D caracteres.
1 En la barra de herra&ientas Estndar! haga clic en el botn Abrir. Aparecer el cuadro de dilogo Abrir. =ebe aparecer la carpeta #art I$! 'esson() de la carpeta #ractice. Haga clic en el libro -ive >ear *ales() y! despu"s! haga clic en Abrir. *e abrir el archivo. *eleccione el rango 14-1. En el &en% -or&ato! seleccione .olu&na y haga clic en Ancho. Aparecer el cuadro de dilogo Ancho de colu&na y &ostrar el ancho de colu&na actual.

2 !

"

Escriba 1! en el cuadro de texto Ancho de colu&na y haga clic en Aceptar. El ancho de las colu&nas a - se reducir de ,? a ,3 caracteres.

#ara especificar un ancho estndar para todas las colu&nas de un libro! en el &en% -or&ato! seleccione .olu&na y haga clic en Ancho estndar. Escriba el ancho deseado y haga clic en Aceptar.

# $

Haga clic en cual+uier celda. El rango 14-1 dejar de estar seleccionado. *eleccione la parte inferior del selector de la fila ). El puntero del mouse ca&biar y adoptar la for&a de una flecha con dos puntas! +ue es el puntero de ca&bio de ta&a@o.

IV-2.1(

Conceptos bsicos de informtica

Arrastre el selector de fila hasta +ue "sta tenga un alto de )(!)? puntos 6)A p/xeles! o ele&entos de i&agen en la pantalla7. Au&entar el alto de la fila ).

&

*eleccione el borde derecho del selector de la colu&na =. El puntero del mouse ca&biar y adoptar la for&a de una flecha con dos puntas. Haga doble clic en el borde derecho del selector de la colu&na =. El ancho de la colu&na = se reducir para ajustarse &ejor a su contenido.

'

=eje abierto este archivo para el prxi&o ejercicio.

Alineacin del contenido de celdas

%dems de dar formato a nmeros tambi#n puede cambiar la forma en que estn alineados con respecto a los bordes de las celdas. Puede cambiar la alineaci$n hori!ontal de las celdas seleccionadas a la i!quierda a la derecha o al centro. 1as entradas de texto suelen alinearse a la i!quierda hori!ontalmente en una celda lo que si4nifica que el primer carcter de la celda aparece junto al borde i!quierdo de la misma. 1as entradas num#ricas suelen alinearse a la derecha lo que si4nifica que el ltimo carcter de la celda aparece junto al borde derecho de la misma. En una celda alineada al centro los caracteres de la misma estn centrados entre los bordes i!quierdo y derecho de la celda. ;ormalmente la alineaci$n a la derecha est ms indicada para los nmeros ya que todos los nmeros de una columna estn alineados bajo las mismas posiciones de d'4itos como se muestra a continuaci$nI ?.B-- @B. AB. ?.JD.

Parte IV: Leccin 2 2.11

Modificacin y formato de hojas de c c! o IV-

)in embar4o qui!s desee alinear a la i!quierda o al centro los nmeros para conse4uir un efecto diferente. Por ejemplo qui!s desee alinear a la i!quierda las fechas porque la posici$n de los d'4itos en las fechas no suele ser importante. K qui!s desee alinear al centro los nmeros para lo4rar una apariencia estili!ada. Por ejemplo el director de ventas de %dventure 2or3s hace un se4uimiento de las ventas por cate4or'as 6habitaciones ventas de la tienda de re4alos alquileres del establo de caballos perrera etc.: y crea una columna que establece una puntuaci$n 6se4n la cate4or'a que ten4a ms ventas: para cada cate4or'a. Un efecto de alineaci$n al centro puede mejorar la apariencia de la columna como se muestra debajoI Puntuaci$n ?. B @. F "ambi#n puede cambiar la alineaci$n vertical del contenido de las celdas& es decir la posici$n de la entrada de una celda entre los bordes superior e inferior de la celda. 1a alineaci$n predeterminada para el texto y los nmeros es inferior lo que si4nifica que los caracteres se sitan justo encima del borde inferior de la celda. "ambi#n puede cambiar la alineaci$n vertical de las celdas para que sea inferior superior o central. 1a alineaci$n al centro suele quedar bien cuando desea aumentar el alto de una fila para llamar la atenci$n sobre las etiquetas o los valores almacenados en la fila y dejar las entradas centradas entre la parte superior e inferior de la fila. En este ejercicio alinear el contenido de celdas hori!ontal y verticalmente y utili!ar los botones (eshacer y /ehacer para ver c$mo se pueden deshacer y volver a aplicar los cambios como se desee.
1 2 *eleccione el rango 34 B. En el &en% -or&ato! haga clic en .eldas. Aparecer el cuadro de dilogo -or&ato de celdas! co&o se &uestra en la siguiente ilustracin.

IV-2.12

Conceptos bsicos de informtica

Haga clic en la ficha Alineacin. Aparecer la ficha Alineacin.

" #

Haga clic en la flecha hacia abajo de Hori<ontal y! en la lista! haga clic en I<+uierda 6*angr/a7. Haga clic en la flecha hacia abajo de $ertical y vea las opciones de la lista. 'as opciones de la lista $ertical le per&iten alinear los datos hacia arriba y hacia abajo dentro de la celda. 'a alineacin vertical es &s aparente si las filas son &ucho &s altas +ue los datos +ue contienen. Haga clic de nuevo en la flecha hacia abajo de $ertical para cerrar la lista sin ca&biar la alineacin vertical. Haga clic en Aceptar. Excel alinear a la i<+uierda el contenido de las celdas seleccionadas.

$ %

Parte IV: Leccin 2 2.1!

Modificacin y formato de hojas de c c! o IV-

&

*i guarda un libro! ya no podr deshacer o rehacer ca&bios. *i cree +ue +ui<s desee deshacer o rehacer una accin deter&inada! no guarde los ca&bios en el libro hasta +ue no est" satisfecho con los resultados.

En la barra de herra&ientas Estndar! haga clic en el botn =eshacer. Excel volver a dejar las celdas con el for&ato +ue ten/an anterior&ente. En la barra de herra&ientas Estndar! haga clic en el botn Cehacer. Excel volver a aplicar el for&ato de celda. En la barra de herra&ientas Estndar! haga clic en el botn =eshacer. Excel volver a deshacer el for&ato de celda. =eje abierto este archivo para el prxi&o ejercicio.

'

1(

Creacin y aplicacin de formatos condicionales

Es posible controlar c$mo aparecen los datos en las hojas de clculo de Excel si aplica formatos condicionales que son re4las que usted crea para determinar c$mo aparecern los datos dependiendo del valor de la celda. Por ejemplo puede aplicar un formato condicional para las celdas de forma que todas las entradas num#ricas inferiores a D- apare!can de color rojo. LPor qu# querr'a hacerloM )upon4a que el director de inventario de %dventure 2or3s ha creado una hoja que contiene informaci$n de inventario para las existencias de art'culos para los hu#spedes 6como jab$n toallas y toallitas para la cara:. Una columna contiene una cantidad de Existencias a mano. )i la cantidad de un determinado art'culo en existencias es inferior a D- hay que pedir ms unidades del producto. %l dar formato a los nmeros inferiores a D- de manera que apare!can de color rojo el director de inventario puede identificarlos fcilmente cuando es preciso hacer un nuevo pedido de un art'culo determinado. En este ejercicio aplicar formato condicional a un ran4o de forma que las cifras de ventas que sean i4uales o superiores a D-.--- E apare!can de color verde y en ne4rita.
1 2 *eleccione las celdas 34-B. En el &en% -or&ato! haga clic en -or&ato condicional. Aparecer el cuadro de dilogo -or&ato condicional.

'as l/neas de negrita son &s gruesas +ue las del estilo nor&al.

*i aparece el Ayudante de 8ffice y le pregunta si desea ayuda con esta funcin! haga clic en No! no &e proporcione ayuda en este &o&ento.

IV-2.1"

Conceptos bsicos de informtica

Haga clic en el botn -or&ato. Aparecer el cuadro de dilogo -or&ato de celdas! co&o se &uestra en la siguiente ilustracin.

"

Haga clic en la flecha hacia abajo de .olor! haga clic en el cuadrado verde 6segunda fila! cuarto color7! haga clic en Negrita en la lista Estilo de fuente y! despu"s! haga clic en Aceptar. $olver a aparecer el cuadro de dilogo -or&ato condicional. Haga clic en la flecha hacia abajo de Entre! haga clic en &ayor +ue o en igual +ue y! despu"s! haga clic en el cuadro de texto situado en el extre&o derecho del cuadro de dilogo. Escriba #(((( y haga clic en Aceptar. *e establecer el valor &/ni&o de la condicin y se cerrar el cuadro de dilogo. 0odas las celdas del rango seleccionado +ue cu&plan las condiciones aparecern ahora en negrita y de color verde. En la barra de herra&ientas Estndar! haga clic en el botn ;uardar. *e guardar el libro con el no&bre actual. En el &en% Archivo! haga clic en .errar. *e cerrar el libro. =eje Excel abierto para el prxi&o ejercicio.

Haga clic en cual+uier celda de la hoja para anular la seleccin del rango de celdas y ver &ejor el for&ato condicional.

% &

Parte IV: Leccin 2 2.1#

Modificacin y formato de hojas de c c! o IV-

Bs ueda y reemplazo del contenido y los formatos de celda

En una hoja de clculo 4rande puede que el contenido de al4unas filas o columnas no quepa en una nica pantalla. )i desea encontrar un dato determinado que no est visible inmediatamente puede examinar visualmente la hoja para buscarlo. <on Excel sin embar4o hay una forma mucho ms sencilla de hacerlo. Puede utili!ar la ficha Nuscar del cuadro de dilo4o Nuscar y reempla!ar para introducir el texto o el nmero que desea buscar y Excel encontrar la primera aparici$n de esta cadena de bsqueda. Una cadena es cualquier secuencia de letras o nmeros que usted escribe. )i la primera entrada que Excel encuentra no es la que usted desea puede indicar a Excel que busque la si4uiente. <uando modifica hojas de clculo qui!s necesite encontrar una determinada cadena de caracteres dentro de la hoja y reempla!arla por otra cadena diferente. Por ejemplo el director de ventas de %dventure 2or3s desea cambiar el libro /entals de forma que todos los precios que terminen con 95 como decimal se cambien a ,99. 6Por ejemplo un art'culo cuyo alquiler cuesta actualmente B JD E por hora pasar'a a costar B JJ E por hora.: El cambio no incrementar mucho los costos de alquiler para los visitantes pero con el tiempo aumentar considerablemente los in4resos totales procedentes de alquileres. Puede buscar y reempla!ar rpidamente todas las apariciones de una cadena de caracteres en una hoja mediante la ficha /eempla!ar del cuadro de dilo4o Nuscar y reempla!ar. <omo se muestra en la ilustraci$n si4uiente el cuadro de dilo4o Nuscar y reempla!ar contiene cuatro botones principalesI /eempla!ar todos /eempla!ar Nuscar todo y Nuscar si4uiente.
No i&porta +u" celda sea la celda activa actual&ente. *i no selecciona un rango de celdas! Excel buscar en toda la hoja.

<omo hemos explicado brevemente puede utili!ar un formato de texto distintivo para identificar datos que qui!s ten4a que cambiar posteriormente o que desee resaltar. )i ya lo ha hecho puede utili!ar el cuadro de dilo4o Nuscar formato al que se tiene acceso desde el cuadro de dilo4o Nuscar y reempla!ar para buscar esos formatos espec'ficos.

IV-2.1$

Conceptos bsicos de informtica

En este ejercicio buscar una palabra en una hoja de clculo buscar y reempla!ar la primera aparici$n de una cadena de bsqueda y reempla!ar todas las apariciones de una cadena en una hoja por otra cadena diferente.
1 En la barra de herra&ientas Estndar! haga clic en el botn Abrir. Aparecer el cuadro de dilogo Abrir. =ebe aparecer la carpeta #art I$! 'esson() de la carpeta #ractice. Haga clic en el libro Centals y! despu"s! haga clic en Abrir. *e abrir el archivo. En el &en% Edicin! haga clic en uscar. Aparecer el cuadro de dilogo uscar y ree&pla<ar. *i es necesario! haga clic en el botn 8pciones para expandir el cuadro de dilogo.

2 ! "

# $

En el cuadro de texto uscar! escriba )*i. *e introducir la cadena de caracteres +ue desea +ue bus+ue Excel. Haga clic en la flecha hacia abajo de uscar y! si es necesario! haga clic en #or filas. Excel buscar en las filas sucesivas! en lugar de buscar en las colu&nas. Haga clic en la flecha hacia abajo de uscar dentro de y! despu"s! haga clic en $alores. Excel buscar valores en ve< de fr&ulas en las celdas.

!mportante
*i va a buscar un valor 6ya sea de texto o nu&"rico7 en lugar de una fr&ula! aseg%rese de hacer clic en $alores en el cuadro uscar dentro de. *i en el cuadro uscar dentro de est seleccionado -r&ulas y desea buscar un valor! la b%s+ueda no encontrar ninguna coincidencia.

Parte IV: Leccin 2 2.1%

Modificacin y formato de hojas de c c! o IV-

*i no puede ver el resultado de la b%s+ueda en la hoja! arrastre la barra de t/tulo del cuadro de dilogo uscar y ree&pla<ar para &overlo a un lugar +ue le per&ita ver el resultado de la b%s+ueda.

&

Haga clic en uscar siguiente. Excel seleccionar la celda +ue contenga la pri&era aparicin de Ski. Haga clic en uscar siguiente. Excel seleccionar la celda +ue contenga la siguiente aparicin de Ski. En el cuadro de dilogo uscar y ree&pla<ar! haga clic en la ficha Cee&pla<ar. En el cuadro de texto uscar! ree&place *Di por +'# y presione 0ab. *e introducir la cadena de b%s+ueda +ue desea encontrar y el punto de insercin se situar en el cuadro de texto Cee&pla<ar con. En el cuadro de texto Cee&pla<ar con! escriba +''. El contenido del cuadro de texto Cee&pla<ar con se utili<ar para ree&pla<ar las apariciones de la cadena de b%s+ueda especificada. Haga clic en la flecha hacia abajo de uscar y! despu"s! haga clic en #or colu&nas. Excel buscar en las colu&nas sucesivas! en lugar de buscar en las filas. Haga clic en uscar siguiente. Excel encontrar la pri&era aparicin de la cadena de b%s+ueda ,95. Haga clic en Cee&pla<ar. Excel ree&pla<ar la pri&era aparicin de ,95 por ,99 y buscar la siguiente aparicin de la cadena de b%s+ueda. Haga clic en Cee&pla<ar todos. Excel ree&pla<ar todas las apariciones de ,95 por ,99E los valores de la colu&na #recio por al+uiler. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de &ensajes +ue indica cuntos ree&pla<os se hicieron. Haga clic en .errar. *e cerrar el cuadro de dilogo uscar y ree&pla<ar. En el &en% Archivo! haga clic en ;uardar co&o! escriba ,entals 2 y haga clic en ;uardar. *e guardar el libro con el nuevo no&bre. =eje abierto este archivo para el prxi&o ejercicio.

'

1( 11

12

1!

1" 1#

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IV-2.1&

Conceptos bsicos de informtica

"u#erencia
Fui<s se pregunte por +u" no introduce si&ple&ente 95 co&o cadena de b%s+ueda y 99 co&o cadena de ree&pla<o! sin incluir el signo deci&al. *ilo hiciera! Excel ree&pla<ar/a todos los valores de la hoja +ue contuvieran 95! en lugar de ree&pla<ar %nica&ente a+uellos valores +ue incluyeran el signo deci&al delante de 95. #or eje&plo! si la cantidad 95 apareciera en cual+uiera de las colu&nas de Al+uileres por &es! Excel lo ree&pla<ar/a por 99, +ue no es lo +ue usted desea. *i slo desea ree&pla<ar parte del contenido de una celda! co&o ocurre en este ejercicio! sea lo &s espec/fico posible a la hora de introducir la cadena de b%s+uedaE de lo contrario! puede +ue Excel haga ree&pla<os incorrectos. 0a&bi"n puede reducir el foco de una b%s+ueda si activa las casillas de verificacin .oincidir &ay%sculas y &in%sculas y .oincidir todo el contenido de la celda. .uando se activa la casilla de verificacin .oincidir &ay%sculas y &in%sculas! los caracteres en &ay%sculas y en &in%sculas del texto de las celdas deben coincidir con los +ue usted especifi+ue para la cadena de b%s+ueda. Active la casilla de verificacin .oincidir todo el contenido de la celda si desea especificar +ue la cadena de b%s+ueda sea el nico contenido de una celda para +ue se considere una coincidencia.

!nsercin y eliminacin de celdas, filas y columnas

(espu#s de confi4urar una hoja de clculo qui!s necesite insertar una celda una columna o una fila en blanco para crear espacio donde poder introducir informaci$n adicional. Por ejemplo si el director de ventas desea a4re4ar nuevos art'culos en alquiler en la hoja de clculo /entals tiene que insertar una nueva fila por cada nuevo art'culo en alquiler. <omo alternativa tendr'a que eliminar una celda una columna o una fila existente para eliminar informaci$n innecesaria. En la hoja /entals la columna < se utili!a para indicar si cada art'culo se alquila s$lo en temporada o no. <omo los nicos art'culos de temporada son los correspondientes a deportes de invierno 6esqu' raquetas de nieve y motonieve: el director de ventas cree que esta columna es innecesaria y desea eliminarla. Puede insertar estos art'culos mediante el men *nsertar y puede eliminarlos mediante el men Edici$n. <uando inserta una celda o un ran4o de celdas en una hoja de clculo despla!a hacia la derecha las celdas existentes en dicha fila o despla!a hacia abajo las celdas existentes en la columna. Para insertar una o ms filas empiece por seleccionar el nmero de filas que desea insertar. Para ello ha4a clic y arrastre al menos una celda por cada fila que desee a4re4ar. El nmero de filas que seleccione se insertar encima de la primera fila seleccionada como se muestra en las ilustraciones si4uientes.

Parte IV: Leccin 2 2.1'

Modificacin y formato de hojas de c c! o IV-

En este ejemplo se han seleccionado celdas de las filas D G y F como se muestra en la ilustraci$n a la i!quierda. <uando el usuario hi!o clic en +ilas en el men *nsertar Excel insert$ tres nuevas filas encima de la primera fila seleccionada como se muestra en la ilustraci$n de la derecha. 1a inserci$n de columnas es similar. )i desea insertar una o ms columnas empiece por seleccionar el nmero de columnas que desea insertar. Para ello ha4a clic y arrastre al menos una celda por cada columna que desee a4re4ar. El nmero de columnas que seleccione se insertar a la iz uie!da de la primera columna seleccionada como se muestra en la ilustraci$n si4uiente.

En este ejemplo se han seleccionado celdas de las columnas < y ( como se muestra en la ilustraci$n anterior. <uando el usuario hi!o clic en <olumnas en el men *nsertar Excel insert$ dos nuevas columnas a la i!quierda de la primera columna seleccionada como se muestra en la ilustraci$n si4uiente.

IV-2.2(

Conceptos bsicos de informtica

<uando inserta una fila una columna o una celda en una hoja que ya tiene formato aparece el bot$n Kpciones de inserci$n. %l hacer clic en el bot$n Kpciones de inserci$n aparece una lista de opciones para el formato de la fila o la columna insertadas. Estas opciones se resumen en la tabla si4uiente.

"pcin
El mismo formato de arriba El mismo formato de abajo El mismo formato de la i!quierda El mismo formato de la derecha Norrar formato

Accin
)e aplica a la nueva fila el formato de la fila situada encima de la fila insertada. )e aplica a la nueva fila el formato de la fila situada debajo de la fila insertada. )e aplica a la nueva columna el formato de la columna situada a la i!quierda de la columna insertada. )e aplica a la nueva columna el formato de la columna situada a la derecha de la columna insertada. )e aplica a la nueva fila o columna el formato predeterminado.

En este ejercicio eliminar una columna insertar celdas 6despla!ando hacia la derecha las celdas adyacentes de la misma fila: e insertar filas.
1 2 Haga clic en la celda .3. .3 es la celda activa. En el &en% Edicin! seleccione orrar y haga clic en .ontenido. *e eli&inar el contenido de la celda activa pero no se +uitar la colu&na. En el &en% Edicin! haga clic en Eli&inar. Aparecer el cuadro de dilogo Eli&inar celdas.

Aprender &s acerca de c&o borrar celdas en el prxi&o ejercicio.

"

Haga clic en la opcin 0oda la colu&na y! despu"s! haga clic en Aceptar. *e eli&inar la colu&na A@o! junto con todo su contenido.

Parte IV: Leccin 2 2.21

Modificacin y formato de hojas de c c! o IV-

# $

*eleccione .,4-,. *e seleccionarn cuatro celdas. En el &en% Insertar! haga clic en .eldas. Aparecer el cuadro de dilogo Insertar celdas.

Haga clic en la opcin =espla<ar las celdas hacia la derecha y! a continuacin! haga clic en Aceptar. Excel insertar cuatro celdas nuevas y despla<ar hacia la derecha el contenido de las celdas existentes 6en la &is&a fila7. *eleccione las celdas A,(4A,). *e seleccionarn tres filas. En el &en% Insertar! haga clic en -ilas. Excel insertar tres filas enci&a de lo +ue era la fila ,( 6ahora la fila ,37. Ahora tiene espacio para agregar tres nuevos art/culos en al+uiler.

& '

No i&porta +u" colu&na utilice para seleccionar celdas cuando desee insertar filas.

1( 11 12

Haga clic dos veces en el botn =eshacer. Excel +uitar las filas y las celdas insertadas. En la barra de herra&ientas Estndar! haga clic en el botn ;uardar. *e guardar el libro con el no&bre actual. En el &en% Archivo! haga clic en .errar. *e cerrar el libro. =eje Excel abierto para el prxi&o ejercicio.

IV-2.22

Conceptos bsicos de informtica

Corte, copia, pe#ado y $orrado de celdas

<uando est# introduciendo datos en una hoja de clculo a menudo cambiar idea sobre d$nde ha puesto el contenido de una celda una fila o una columna. K qui!s simplemente haya cometido un error al introducir datos en una fila o columna determinada y quer'a haberlos puesto en otra fila o columna. <uando desee cambiar la posici$n de los datos en la hoja no es necesario eliminar los datos existentes y volver a escribirlos en las nuevas ubicaciones. Excel ofrece funciones para mover el contenido existente de una o ms celdas a otra ubicaci$n diferente. Este m#todo se llama cortar y pegar porque corta 6quita: datos de su ubicaci$n ori4inal y los pe4a 6inserta: en otra ubicaci$n diferente. <uando corta datos Excel los almacena en el Portapapeles de 2indoOs una ubicaci$n de almacenamiento temporal en la memoria del equipo. 1os datos desaparecen de la hoja pero si4uen estando disponibles para que los pe4ue en otra ubicaci$n diferente. *ncluso puede pe4ar datos del Portapapeles en un archivo creado por otra aplicaci$n diferente como Microsoft 2ord o Microsoft PoOerPoint. %l4unas veces desear reutili!ar datos que ya ha introducido. Por ejemplo el director de ventas de %dventure 2or3s ha creado una hoja que contiene las cifras de ventas del primer trimestre. (esea copiar muchas de las celdas de una hoja y pe4arlas en otra hoja que utili!ar para crear las cifras de ventas del se4undo trimestre. Este m#todo es especialmente til si ha aplicado formato de nmero a las celdas o formato de texto a los t'tulos y las etiquetas. El director de ventas puede copiar muchas etiquetas e importes de ventas 6con formato de moneda: a otra hoja diferente para el se4undo trimestre. Puede cambiar las etiquetas de texto sin perder el formato de texto actual y borrar las cifras de ventas sin perder el formato de moneda almacenado en las celdas. <uando borra celdas puede especificar si desea borrar los valores almacenados en ellas y conservar el formato borrar las formulas almacenadas en las celdas borrar el formato de las celdas y conservar los valores o borrar todo el contenido de las celdas.
*i va a pegar un rango de celdas 6por eje&plo! una seleccin +ue contiene tres celdas en hori<ontal en dos filas adyacentes7! seleccione un rea +ue tenga el &is&o n%&ero de celdas en hori<ontal y en vertical +ue los datos +ue haya cortado o copiado. 8 bien! puede seleccionar una %nica celda para pegar y los datos pegados llenarn celdas debajo y a la derecha de la celda seleccionada.

<uando mueve datos dentro de una hoja o entre dos hojas diferentes los corta de una celda o un ran4o de celdas y los pe4a en otra celda o ran4o de celdas. <uando copia datos los duplica y los pe4a en otra celda o en otro ran4o de celdas. 1a barra de herramientas Estndar de Excel incluye botones para los comandos <ortar <opiar y Pe4ar si bien puede reali!ar estos mismos comandos desde el men Edici$n.

Parte IV: Leccin 2 2.2!

Modificacin y formato de hojas de c c! o IV-

En este ejercicio mover y copiar datos dentro de una hoja borrar el formato de un ran4o seleccionado y borrar el contenido de un ran4o seleccionado.
1 En la barra de herra&ientas Estndar! haga clic en el botn Abrir. Aparecer el cuadro de dilogo Abrir. =ebe aparecer la carpeta #art I$! 'esson() de la carpeta #ractice. Haga clic en el libro Monthly *ales y! despu"s! haga clic en Abrir. *e abrir el archivo. Haga clic en la celda AA y! en la barra de herra&ientas Estndar! haga clic en el botn .ortar. El contenido de la celda AA se copiar al #ortapapeles de GindoHs y aparecer una &ar+uesina parpadeante alrededor de la celda AA. 'a &ar+uesina indica +ue se cortar el contenido. Haga clic en la celda A5 y! en la barra de herra&ientas Estndar! haga clic en el botn #egar. El contenido del #ortapapeles de GindoHs 6de la celda AA7 se pegar en la celda A5 y desaparecer la &ar+uesina alrededor de la celda AA. *eleccione 34=B y! en la barra de herra&ientas Estndar! haga clic en el botn .opiar. El contenido de las celdas seleccionadas se copiar al #ortapapeles de GindoHs y aparecer una &ar+uesina parpadeante alrededor de las celdas seleccionadas +ue indica lo +ue se ha copiado al #ortapapeles de GindoHs. Haga clic en la ficha de la hoja 0)! cerca de la parte inferior de la ventana de Excel. Excel &ostrar la hoja 0). Haga clic en la celda 1 y! en la barra de herra&ientas Estndar! haga clic en el botn #egar. El contenido del #ortapapeles de GindoHs se copiar a la hoja 0)! e&pe<ando en la ubicacin de la celda activa 6 17. En el &en% Edicin! seleccione orrar y haga clic en -or&atos. Excel +uitar el for&ato de &oneda de las celdas seleccionadas. En la barra de herra&ientas Estndar! haga clic en el botn =eshacer. *e volver a aplicar el for&ato de &oneda a las celdas seleccionadas. En el &en% Edicin! seleccione orrar y haga clic en .ontenido. Excel +uitar el contenido de las celdas seleccionadas! pero conservar el for&ato.

2 !

"

8tra for&a de cortar y pegar datos consiste en seleccionar las celdas y arrastrar la seleccin por sus bordes hasta las celdas en las +ue desea pegar los datos. #ara copiar &ediante el &is&o &"todo! &antenga presionada la tecla .trl &ientras arrastra.

& '

1(

IV-2.2"

Conceptos bsicos de informtica

11 12

Escriba !""" y presione Entrar. Excel convertir la entrada al for&ato de &oneda. En el &en% Archivo! haga clic en ;uardar co&o! escriba Monthly )ales 2 y haga clic en Aceptar. *e guardar el libro con el nuevo no&bre.

%esumen de la leccin
En esta lecci$n ha aprendido a dar formato a nmeros de celdas cambiar el ancho de las columnas y el alto de las filas alinear texto y valores en celdas utili!ar los botones (eshacer y /ehacer para invertir y repetir cambios aplicar formato condicional a las celdas seleccionadas buscar y reempla!ar datos e insertar y eliminar celdas filas y columnas. "ambi#n ha aprendido a copiar y mover celdas y ran4os de celdas borrar varios elementos de celdas copiar formatos a un ran4o o a una hoja diferente y utili!ar el panel de tareas Portapapeles para copiar y pe4ar varias selecciones. )i va a prose4uir con otras leccionesI
P .ierre el libro Monthly *ales ).

)i no va a prose4uir con otras leccionesI

1 2 .ierre el libro Monthly *ales ). Haga clic en el botn .errar situado en la es+uina superior derecha de la ventana de Excel.

&jercicio corto
1 2 ! " # *i deseara insertar dos filas enci&a de la fila A de la hoja actual! I+u" pasos reali<ar/aJ IFu" diferencia hay entre los for&atos de n%&ero .ontabilidad y MonedaJ I.&o puede arrastrar para ca&biar el alto de una fila o el ancho de una colu&naJ I.&o puede ver el panel de tareas #ortapapelesJ I.&o buscar/a la tercera aparicin de un valor en una hoja de clculoJ

Parte IV: Leccin 2 2.2#

Modificacin y formato de hojas de c c! o IV-

%esumen de conceptos
Ejercicio 1- abra el libro +ive ,ear )ales-..xls. *nserte una fila entre las filas ?

y .. <ambie el tama=o de la fila ? hasta un alto de .D p'xeles. %linee a la i!quierda el texto del t'tulo "en#as anuales. Elimine la fila a4re4ada.
Ejercicio 2- en el libro +ive ,ear )ales-..xls d# el formato <ontabilidad a las

celdas N@I+G. %plique un formato condicional de forma que si el valor de una celda est comprendido entre .---- y B---- el valor apare!ca de color a!ul. /eemplace todas las apariciones de 12 en la hoja por 1$.
Ejercicio !- todav'a en el libro +ive ,ear )ales-..xls en >oja? copie el ran4o

%@I+F al Portapapeles de Kffice. <ambie a >oja. y pe4ue las celdas seleccionadas empe!ando en la celda %@. En >oja. cambie a ?D caracteres el ancho de las columnas % a +. (espu#s seleccione el ran4o N@I+G y elimine su contenido pero conserve el formato. 5uarde y cierre el libro.
Ejercicio "- cree una hoja en la que se enumeren los d'as de la semana en la

fila ? empe!ando en la columna N. En la columna % empe!ando en la fila . enumere las actividades f'sicas que reali!a con frecuencia 6andar correr al4n deporte concreto aerobic etc.:. %4re4ue una fila encima de la fila ? y centre el t'tulo Minu#os al d%a encima de los d'as de la semana. Mejore la apariencia de la hoja ajustando los anchos de columna cambiando los colores de fuente etc. <ambie el nombre de la hoja para que refleje la fecha final de esta semana. 5uarde el libro con el nombre Mi actividad f'sica. Utilice esta hoja para re4istrar su actividad f'sica diaria.
Ejercicio #- continuando con el libro que cre$ en el ejercicio B seleccione

todo el contenido de la primera hoja y c$pielo a la >oja.. Norre todos los valores de minutos que haya introducido. <ambie el nombre de esta hoja por la fecha del ltimo d'a de la pr$xima semana. <opie el contenido de la se4unda hoja a >oja@ y cambie su nombre de forma que refleje la fecha final para dentro de dos semanas. 5uarde las hojas. Utilice estas hojas para re4istrar su actividad f'sica durante las pr$ximas semanas. )i lo desea a4re4ue otras hojas para se4uir supervisando su nivel de actividad.