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IV-1.

PARTE IV

Hojas de clculo y Excel

IV-1.2

Conceptos bsicos de informtica

IV-1.3

"ECCI#$ 1

Conceptos bs cos de las !ojas de clculo


Una vez completada esta leccin, podr:
Crear un libro. Crear un libro a partir de una plantilla. Conocer los elementos de la ventana de Microsoft Excel. Seleccionar celdas. Introducir texto, nmeros y fechas en una hoja. Introducir un rango de datos. Modificar el contenido de celdas. espla!arse entre hojas. "signar nombre y guardar un libro. "brir un libro. Cambiar el nombre de una hoja. #er una vista preliminar e imprimir una hoja. Cerrar un libro y salir de Excel. Microsoft Excel es un programa excelente para organizar, dar formato y calcular datos numricos. Excel muestra los datos en un formato de filas y columnas, con lneas de cuadrcula entre las filas y las columnas, de manera similar a los libros mayores contables o al papel de grficos. Por tanto, Excel resulta idneo para traba ar con datos numricos para contabilidad, in!estigacin cientfica, recopilacin de datos estadsticos y cual"uier otra situacin "ue pueda beneficiarse de la organizacin de datos en un formato tipo tabla. #os profesores suelen grabar las notas de los alumnos en Excel y los directores suelen almacenar listas de datos, como registros de in!entario o de personal, en Excel. $ medida "ue realice este curso aprender cmo Excel simplifica la realizacin de clculos con datos numricos y ofrece docenas de formas de dar formato a los datos para su presentacin, incluyendo grficos e informes. Para completar los procedimientos de esta leccin necesitar utilizar el arc%i!o Employee &nformation.xls de la carpeta Part &', #esson() "ue se encuentra en la carpeta Practice del disco duro.

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Conceptos bsicos de informtica

Creacin de un libro
Para iniciar Excel debe utilizar cual"uiera de los mtodos utilizados para iniciar otros programas de Microsoft *indo+s. ,n mtodo frecuente es %acer clic en el botn &nicio, seleccionar -odos los programas y elegir Microsoft Excel en el submen.. -ambin puede %acer clic en un icono de acceso directo, si existe alguno, en el escritorio o en la barra &nicio rpido.
(ada libro abierto se representa en "n botn de Excel en la barra de tareas. Es fcil hacer clic en "n botn para $er "n libro diferente. Si tiene m"chas aplicaciones abiertas, cada aplicacin tendr "n botn en el +"e p"ede $er "na lista de los archi$os abiertos.

/uando inicia Excel se abre de manera predeterminada un libro en blanco con el ttulo #ibro). ,n libro es un arc%i!o "ue puede contener !arias hojas. $ su !ez, una %o a es una cuadrcula de filas y columnas en la "ue puede introducir datos. Por e emplo, puede crear cuatro %o as de presupuesto en un mismo libro donde cada %o a contenga el presupuesto para un trimestre del prximo a0o fiscal. 1i es un profesor y utiliza Excel, puede crear %o as de notas en el mismo libro y almacenar en cada %o a las notas de un semestre de la misma clase. /omo puede !er, un libro le permite agrupar %o as "ue contienen datos relacionados. 2espus de crear un libro puede guardarlo como un .nico arc%i!o en el disco duro. En este e ercicio iniciar Excel, crear un libro estndar y cerrar el libro.
1 En la barra de tareas de Windows, haga clic en el botn Inicio, seleccione Todos los programas y haga clic en Microsoft Excel. Se abrir Excel con ibro! listo para "sar.

En la seccin #"e$o del panel de tareas #"e$o libro, haga clic en ibro en blanco. Excel crear "n libro llamado ibro% y desaparecer el panel de tareas. En el men& 'rchi$o, haga clic en (errar. Excel cerrar ibro% y $ol$er a aparecer ibro!. )e*e abierto este archi$o para el prximo e*ercicio.

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Conceptos bsicos de las hojas de clculo IV-

Creacin de un libro a partir de una plantilla


1i necesita otro libro en blanco, puede crearlo en cual"uier momento, incluso aun"ue tenga un libro abierto. Excel tambin ofrece plantillas "ue le permiten crear libros ya configurados para %acer un seguimiento de determinados tipos de datos, como informacin de facturas o de pedidos de compra. Para crear un nue!o libro basado en una plantilla, en el men. $rc%i!o, %aga clic en 3ue!o4 aparecer el panel de tareas 3ue!o libro. En la seccin 3ue!o a partir de una plantilla, eli a Plantillas generales.

En el cuadro de dilogo Plantillas puede elegir la fic%a 1oluciones de %o a de clculo o la fic%a Plantillas de plan comercial y seleccionar una de las plantillas "ue se muestran.

Conceptos bsicos de los elementos de la ventana


Muc%os elementos de la !entana de Excel son similares a los de las !entanas de otros programas *indo+s. En el grfico siguiente se destacan las partes ms importantes de Excel, siendo las dos .ltimas nue!as en Excel 5((56 la !entana de libro, la barra de men.s principal, la barra de frmulas, las barras de %erramientas Estndar y 7ormato, el cuadro Escriba una pregunta y el panel de tareas.

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Conceptos bsicos de informtica

En la tabla siguiente se describen los elementos de la !entana de Excel.

Elemento
8arra de ttulo 8arra de men.s 8arras de %erramientas

Descripcin
&dentifica el programa actual y el nombre del libro actual. Muestra los nombres de los men.s de Excel. #e permite un acceso rpido a funciones "ue se utilizan con frecuencia, como dar formato, alinear y calcular totales de las entradas de las celdas. #as barras de %erramientas Estndar y 7ormato aparecen de manera predeterminada. Muestra la direccin de la celda acti!a. Muestra el contenido de la celda acti!a. #e permite abrir arc%i!os, pegar datos del Portapapeles, crear libros en blanco y crear libros de Excel basndose en arc%i!os existentes. /uando escribe una pregunta en este cuadro, muestra los temas de ayuda coincidentes con su solicitud. Muestra informacin acerca de un comando seleccionado. -ambin indica el estado 9acti!ado o desacti!ado: de las teclas 8lo" May.s y 8lo" 3um.

/uadro de nombre 8arra de frmulas Panel de tareas

/uadro Escriba una pregunta 8arra de estado

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Conceptos bsicos de las hojas de clculo IV-

(contina)

Elemento
8arras de desplazamiento

Descripcin
&ncluyen una barra de desplazamiento !ertical y %orizontal y cuatro flec%as de desplazamiento, cada una de las cuales se utiliza para mostrar distintas reas de la %o a. 1elecciona todas las celdas de una %o a. #e permiten !er las %o as del libro abierto. ,na cuadrcula de columnas !erticales 9identificadas por caracteres alfabticos: y filas %orizontales 9identificadas por dgitos numricos:. #a interseccin de las columnas y las filas constituyen las celdas. /ada celda puede identificarse por una referencia de celda completa, o direccin, "ue consta de las coordenadas de columna y fila de dic%a celda4 por e emplo, 8<. #a celda, designada por un borde grueso, "ue se !er afectada cuando escriba o modifi"ue datos. Minimiza la !entana y la con!ierte en un botn de la barra de tareas. $lterna entre maximizar una !entana y restaurar una !entana al tama0o "ue tena anteriormente. /ierre la !entana en la "ue aparece el botn. ,n pe"ue0o cuadro emergente "ue muestra el nombre de un ob eto o de un botn de barra de %erramientas si lo se0ala con el puntero del mouse 9ratn:.

8otn 1eleccionar todo 7ic%as de %o as ;o a

/elda acti!a

8otn Minimizar 8otn Maximizar= >estaurar 8otn /errar &nformacin de pantalla

,na gran !enta a "ue ofrece el panel de tareas es "ue agrupa en un .nico lugar muc%as acciones comunes, como abrir o crear arc%i!os, y permite lle!ar a cabo estas acciones con un .nico clic del mouse. El .nico incon!eniente del panel de tareas es "ue ocupa un !alioso espacio de la pantalla. $fortunadamente, puede mostrarlo u ocultarlo fcilmente. En el men. 'er, %aga clic en Panel de tareas4 Excel ocultar el panel de tareas si se estaba mostrando o lo mostrar si est oculto.

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Conceptos bsicos de informtica

#a !enta a de incluir el cuadro Escriba una pregunta en la !entana principal de Excel es "ue puede obtener ayuda rpida y fcilmente cuando tiene fresca la pregunta, sin agregar ning.n paso adicional "ue pueda distraerle de su pregunta. /on esta caracterstica ya no tendr "ue ir al men. $yuda o al $yudante de ?ffice cuando necesite ayuda. En este e ercicio traba ar con elementos de la !entana de Excel.
1 Seleccione el botn 'sistente para grficos de la barra de herramientas Estndar d"rante "nos seg"ndos. 'parecer "na Informacin de pantalla +"e m"estra las palabras Asistente para grficos. Seleccione el c"adro de nombre, +"e contiene la direccin de celda '!. 'parecer "na Informacin de pantalla +"e m"estra las palabras Cuadro de nombres.

,aga clic en el botn -pciones de barra de herramientas al final de la barra de herramientas .ormato. 'parecer "n men& con opciones.

Seleccione el comando 'gregar o +"itar botones. 'parecer "n men& con comandos adicionales.

Parte IV: Leccin 1 1.*

Conceptos bsicos de las hojas de clculo IV-

&

Seleccione .ormato en el s"bmen&. 'parecer "n men& con las opciones de formato.

IV-1.1+

Conceptos bsicos de informtica

'

Sit&e el p"ntero del mouse sobre cada botn de la barra de herramientas reci/n mostrado. 'parecer "na Informacin de pantalla +"e explica la f"ncin de cada botn. ("ando haya terminado, haga clic en c"al+"ier l"gar f"era de los men&s abiertos para cerrarlos. )e*e abierto este archi$o para el prximo e*ercicio.

Seleccin de celdas
Para poder introducir datos en una %o a debe identificar la celda 9la interseccin de una fila y una columna: en la "ue desea poner los datos. Esto se conoce como seleccionar la celda. Puede seleccionar una .nica celda, una fila, una columna, y grupos de celdas adyacentes y no adyacentes. Para seleccionar una .nica celda, basta con %acer clic en ella. /uando una celda est seleccionada, tiene un borde negro alrededor y esa celda se con!ierte en la celda activa, como se muestra en la ilustracin siguiente.
("ando selecciona "na celda, el texto de s" propio selector de fila 0el botn de color gris +"e hay en el extremo i1+"ierdo de s" fila2 y s" selector de col"mna 0el botn gris sit"ado en la parte s"perior de s" col"mna2 aparece en negrita. Esa caracter3stica hace +"e sea ms fcil $er las 4coordenadas5 de fila y col"mna de la celda seleccionada. 'dems, la direccin de celda aparece en el c"adro de nombres.

Puede seleccionar todas las celdas de una %o a si %ace clic en el botn 1eleccionar todo situado en la es"uina superior iz"uierda de la %o a.

Parte IV: Leccin 1 1.11

Conceptos bsicos de las hojas de clculo IV-

Puede seleccionar una .nica fila o columna de la %o a si %ace clic en el selector de fila o de columna correspondiente.

En este e ercicio seleccionar toda una fila y toda una columna de la %o a actual.
1 2 3 ,aga clic en el selector de la col"mna ). Se seleccionar la col"mna ). ,aga clic en el selector de la fila !. Se seleccionar la fila !. ,aga clic en el selector de la col"mna 6 y arrastre el p"ntero del mouse hasta el selector de la col"mna E. Se seleccionarn las col"mnas. ,aga clic en c"al+"ier celda de la col"mna 7. Se an"lar la seleccin de las col"mnas 6, (, ) y E. )e*e abierto este archi$o para el prximo e*ercicio.

Seleccin de un rango de celdas


-tra forma de seleccionar "n rango de col"mnas consiste en hacer clic en el primer selector de col"mna del rango, mantener presionada la tecla May&s y hacer clic en el &ltimo selector de col"mna del rango. Este mismo m/todo es $lido para seleccionar "n rango de filas.

,n rango suele estar identificado por las referencias de su primera y .ltima celdas, con un signo de dos puntos entre ellas. Por e emplo, el rango !ertical "ue !a desde la celda $) %asta la celda $@ se identifica como $)6$@. 2el mismo modo, el rango %orizontal "ue !a desde la celda /< %asta la celda A< se identifica como /<6A<. #os rangos "ue ocupan un blo"ue de columnas y filas se identifican por las direcciones de las celdas situadas en las es"uinas superior iz"uierda e inferior derec%a de ese blo"ue 9/B67@:, como se muestra en la ilustracin siguiente.

IV-1.12

Conceptos bsicos de informtica

Para seleccionar un rango de celdas, arrastre el puntero del mouse sobre ellas. /uando selecciona un rango de celdas, la primera celda elegida se con!ierte en la celda acti!a. #a celda acti!a es blanca y el rango de celdas es de color azul. En este e ercicio seleccionar un grupo de celdas adyacentes en la %o a actual.
1 ,aga clic en la celda E8, mantenga presionado el botn del mouse, arrastre el p"ntero del mouse hacia aba*o hasta la celda E!% y s"elte el botn del mouse. Se seleccionar el rango E89E!% y E8 seg"ir siendo la celda acti$a. ,aga clic en la celda ':, mantenga presionada la tecla May&s y haga clic en la celda ,!;. Se seleccionar el rango y ': seg"ir siendo la celda acti$a.

=ara seleccionar $arios rangos de celdas no adyacentes, seleccione el primer rango, mantenga presionada la tecla (trl y seleccione los dems rangos +"e desee.

,aga clic en la celda .!<, mantenga presionada la tecla May&s y presione c"atro $eces la tecla de flecha hacia aba*o. Se seleccionar el rango de celdas .!< a .%! 0+"e se denomina .!<9.%!2.

Parte IV: Leccin 1 1.13

Conceptos bsicos de las hojas de clculo IV-

Introduccin de texto en una hoja


En una %o a de Excel se pueden introducir tres categoras bsicas de datos6 texto, n.meros y frmulas. Para introducir texto o n.meros en una celda, seleccione la celda y escriba la informacin. $ medida "ue escribe, cada carcter aparece en la barra de frmulas y en la celda acti!a, unto con el punto de insercin. El punto de insercin indica dnde se insertar el siguiente carcter. ,na entrada de texto, "ue a !eces se denomina eti"ueta, es a"uella "ue contiene los caracteres de la $ a la C o cual"uier otro carcter "ue no tenga un !alor puramente numrico. $lgunas !eces una entrada de texto incluye n.meros, como al especificar la calle en una direccin. 2e manera predeterminada, las entradas de texto aparecen ustificadas a la iz"uierda en las celdas. 1i una entrada es ms larga "ue el anc%o definido de la celda, pasar a la celda adyacente 9si dic%a celda est !aca: o aparecer truncada 9si la celda adyacente no est !aca:. 1in embargo, internamente el texto se almacena en una .nica celda e incluye todos los caracteres introducidos originalmente. En este e ercicio insertar texto en una %o a.
)esp"/s de haber escrito datos para "na celda, p"ede introd"cirlos si presiona Entrar, Tab o las teclas de direccin. ("al+"ier accin +"e lle$e el p"nto de insercin f"era de la celda introd"cir los datos.

,aga clic en la celda '!, escriba Ventas y presione Entrar. El texto se introd"cir en la celda '! y '% se con$ertir en la celda acti$a. ,aga clic en la celda '8, escriba Caba,as y presione Entrar. a celda '8 contendr la palabra Cabaas y la celda acti$a pasar a ser la '>. Escriba -ult p.op edad y presione Entrar. Se introd"cir la palabra Multipropiedad en la celda '>.

)e*e abierto este archi$o para el prximo e*ercicio.

IV-1.1%

Conceptos bsicos de informtica

Introduccin de nmeros en una hoja


,na entrada numrica contiene alguna combinacin de los dgitos ( a @ y, opcionalmente, los siguientes caracteres especiales.

Carcter
D Eo9: F G = . , Eoe

Se utili a para
&ndicar un !alor positi!o &ndicar un !alor negati!o &ndicar un !alor monetario &ndicar un porcenta e &ndicar una fraccin &ndicar un !alor decimal 1eparar los dgitos de la entrada Mostrar la entrada en notacin cientfica 9exponencial:

1i comienza una entrada con un signo ms para indicar "ue se trata de un n.mero positi!o, Excel pasar por alto el signo. 1i escribe parntesis para indicar "ue se trata de un n.mero negati!o, el n.mero aparecer con un signo menos. 1i incluye un signo de dlar, un signo de porcenta e, una barra inclinada, una coma o un smbolo exponencial, el programa asignar automticamente un formato numrico a la entrada. 2e manera predeterminada, las entradas numricas aparecen ustificadas a la derec%a en las celdas. 1i una entrada es ms larga "ue el anc%o definido de la celda, aparecer en notacin cientfica, como signos de sostenido 9HHHH: o redondeada. 1in embargo, Excel almacena internamente todos los n.meros como se introdu eron originalmente. En este e ercicio introducir cifras de !entas en la %o a.
="ede introd"cir n&meros mediante las teclas de n&mero sit"adas encima de las letras del teclado o si presiona 6lo+ #"m y "tili1a el teclado n"m/rico. 6lo+ #"m es "na tecla de alternancia. ("ando la tecla 6lo+ #"m est acti$ada, se il"mina "n indicador en el teclado.

,aga clic en la celda 68, escriba %2)%) y presione Entrar. El n&mero se introd"cir en la celda 68 y 6> se con$ertir en la celda acti$a. Escriba *23%' y presione Entrar. El n&mero se introd"cir en la celda 6> y 6: se con$ertir en la celda acti$a. )e*e abierto este archi$o para el prximo e*ercicio.

Parte IV: Leccin 1 1.1&

Conceptos bsicos de las hojas de clculo IV-

Introduccin de echas en una hoja


En las %o as de clculo de Excel, las fec%as pueden representarse slo con n.meros o mediante una combinacin de texto y n.meros. Por e emplo, 22 de enero de 2004 y 22/01/04 son dos formas de especificar la misma fec%a. $l igual "ue el texto, las fec%as suelen utilizarse como eti"uetas de filas y columnas. Pero a diferencia del texto, las fec%as se consideran nmeros en serie4 son secuenciales y se pueden sumar, restar y utilizar en clculos. -enga cuidado cuando represente un a0o slo con los dos .ltimos dgitos del a0o. Excel interpreta los a0os de dos dgitos del (( al 5@ para representar los a0os 5((( a 5(5@4 los a0os de dos dgitos del <( al @@ se interpretan como )@<( a )@@@. El formato de a0o predeterminado utiliza dos dgitos4 sin embargo, es con!eniente escribir a0os de cuatro dgitos para e!itar ambigIedades.
=ara cambiar el formato predeterminado de fecha del e+"ipo, haga clic en Inicio, seleccione =anel de control, haga clic en -pciones regionales, de idioma, y de fecha y hora, haga clic en (ambiar el formato de n&meros, fechas y horas, haga clic en el botn =ersonali1ar, seleccione la ficha .echa y seleccione "n formato en la lista .ormato de fecha corta.

2e manera predeterminada, las entradas de fec%a aparecen ustificadas a la derec%a en las celdas. 2espus de escribir e introducir una fec%a en una celda, Excel puede cambiar el formato de la fec%a y expresarla de otra manera diferente. #a forma en "ue se representa una fec%a en una celda se basa inicialmente en la configuracin de fec%a predeterminada del e"uipo. En la prxima leccin aprender a elegir formatos de fec%a, incluyendo las opciones de a0o de cuatro dgitos. En este e ercicio introducir fec%as en una %o a.
1 ,aga clic en la celda 6!, escriba Ene.o de 2++% y presione Tab. Excel abre$iar la fecha como Ene-04 y (! se con$ertir en la celda acti$a. Escriba /eb 2++% y presione Tab. Excel "tili1ar el mismo formato de fecha +"e antes y se introd"cir Feb-04 en la celda (!. )! es ahora la celda acti$a. )e*e abierto este archi$o para el prximo e*ercicio.

Introduccin de un rango de datos


Para introducir datos en una celda indi!idual %ay "ue escribir los datos y presionar Entrar. /uando tiene "ue %acer !arias entradas consecuti!as, puede seleccionar primero el rango para introducir los datos ms rpidamente. En este e ercicio introducir ms cifras de !entas en la %o a.
1 ,aga clic en la celda (8, arrastre hasta la celda )> y s"elte el botn del mouse. Se seleccionarn las celdas (8, (>, )8 y )>. Escriba 3*(') y presione Entrar. El n&mero se introd"cir en la celda (8 y (> se con$ertir en la celda acti$a.

IV-1.1'

Conceptos bsicos de informtica

("ando introd"ce texto en "n rango de celdas, p"ede presionar Tab para pasar de "na celda a otra hori1ontalmente y Entrar para hacerlo $erticalmente. ("ando lleg"e al final de "na col"mna dentro de "n rango, al presionar Entrar ir a la celda sit"ada en la parte s"perior de la sig"iente col"mna del rango.

Escriba *+%2' y presione Entrar. El n&mero se introd"cir en la celda (> y )8 se con$ertir en la celda acti$a. Escriba %&122 y presione Entrar. El n&mero se introd"cir en la celda )8 y )> se con$ertir en la celda acti$a.

&

Escriba )(%+* y presione Entrar. Se introd"cir el n&mero y (8 se con$ertir en la celda acti$a. )e*e abierto este archi$o para el prximo e*ercicio.

!odi icacin del contenido de celdas


2espus de %aber introducido datos en una celda, puede cambiar fcilmente el contenido de la celda. 1in embargo, primero debe %acer doble clic en la celda o bien debe %acer clic en la celda y, despus, %acer clic en la barra de frmulas. /ual"uiera de estas acciones pone Excel en modo Edicin, lo "ue puede comprobar si aparece la palabra Edicin en la barra de estado. 2espus, escriba y presione la tecla 1upr o >etroceso para modificar los datos de la celda. /uando Excel est en modo Edicin, aparecen dos botones a la iz"uierda de la barra de frmulas6 /ancelar e &ntroducir. Puede %acer clic en el botn /ancelar o presionar la tecla Esc para cancelar una entrada antes de "ue se introduzca realmente en la %o a. /ual"uiera de estas acciones eliminar todo lo "ue %aya escrito y %ar "ue Excel salga del modo Edicin. -ambin restaurar el contenido anterior de la celda acti!a, si dic%a celda contena datos. Puede %acer clic en el botn &ntroducir para completar una entrada. En este e ercicio re!isar algunas entradas de la %o a actual.
Si hace clic en "na celda y presiona desp"/s .%, se acti$ar el modo Edicin y el p"nto de insercin se sit"ar al final de la celda, de forma +"e p"eda agregar informacin al contenido act"al.

,aga clic en la celda 68, sit&e el p"ntero del mouse entre el % y el ? en la barra de frm"las, y haga clic. Se acti$ar el modo Edicin y el p"nto de insercin aparecer como "na I. =resione @etroceso, escriba ' y presione Entrar. a celda 68 contendr ahora la entrada >;?>?.

Parte IV: Leccin 1 1.1(

Conceptos bsicos de las hojas de clculo IV-

3 %

,aga clic en la celda (>, escriba *2313 y presione Entrar. a celda (> contendr ahora la entrada A%8!8. ,aga clic en la celda (8, escriba '&%&2 y haga clic en el botn (ancelar de la barra de frm"las. Se cancelar la entrada de datos y se resta"rar el $alor original. )e*e abierto este archi$o para el prximo e*ercicio.

"esplazamiento entre hojas


/omo se %a explicado al principio de esta leccin, cada libro de Excel consta de %o as indi!iduales. Esto le ofrece la flexibilidad de agrupar !arias %o as con contenido similar en un mismo libro. 2e manera predeterminada, un libro nue!o contiene tres %o as en blanco. 1i es necesario, es posible agregar ms %o as y eliminar las %o as "ue no se utilicen. #os nombres de las %o as aparecen en fic%as a lo largo de la parte inferior de la !entana del libro.

En este e ercicio !er dos %o as dentro del mismo libro.


,aga clic con el botn sec"ndario del mouse en "na ficha de ho*a para $er "n men& context"al +"e le permite insertar o eliminar ho*as, entre otras opciones ms.

,aga clic en la ficha ,o*a%, en la parte inferior de la $entana del libro. 'parecer ,o*a% y s" contenido. a ho*a estar en blanco. ,aga clic en la ficha ,o*a!, en la parte inferior de la $entana del libro. 'parecer ,o*a! y s" contenido. )e*e abierto este archi$o para el prximo e*ercicio.

#signar nombre $ guardar un libro


/uando %aya terminado de introducir y modificar datos en un libro, tiene "ue asignar un nombre al libro y guardarlo en el disco duro, de forma "ue la informacin est disponible la prxima !ez "ue inicie el e"uipo. Auardar arc%i!os de libros es similar a guardar otros tipos de arc%i!os en los programas *indo+s. #a primera !ez "ue guarda un libro, tiene "ue asignarle nombre y especificar en "u carpeta desea guardarlo. Puede guardarlo en una carpeta del disco duro de su e"uipo o bien, si su e"uipo est conectado a una red, en un disco duro de otro e"uipo diferente. &ncluso puede crear una carpeta en la "ue guardar el libro mediante %erramientas de Excel. ,na !ez guardado un libro, puede %acer clic en el botn Auardar de la barra de %erramientas Estndar para guardar los cambios realizados desde la .ltima !ez "ue lo guard. El libro se guardar con el mismo nombre y en el mismo lugar.

IV-1.1)

Conceptos bsicos de informtica

1i desea guardar el libro con otro nombre o en otra carpeta diferente, realice los mismos pasos "ue sigui cuando guard el libro por primera !ez. $l igual "ue cual"uier otro arc%i!o de *indo+s, el nombre de un libro puede tener una longitud mxima de 5BB caracteres, pero no puede contener ninguno de los caracteres siguientes6 =JKLMNOP64 -ambin puede usar los controles del cuadro de dilogo Auardar como si desea especificar un formato diferente para el nue!o arc%i!o. Por e emplo, "uizs necesite guardar un arc%i!o de Excel en un formato diferente de manera "ue pueda compartirlo con otra persona "ue utiliza un programa de %o a de clculo distinto o incluso para utilizarlo en un programa "ue no sea de %o a de clculo. En este e ercicio guardar el libro en una carpeta creada desde dentro de Excel. -ambin guardar el libro como un arc%i!o de #otus. 9#otus es otro programa de %o a de clculo.:
1 En el men& 'rchi$o, haga clic en 7"ardar como. Excel mostrar el c"adro de dilogo 7"ardar como. os archi$os y las carpetas +"e apare1can en este c"adro de dilogo dependern de la carpeta +"e se "tili1ara por &ltima $e1 para g"ardar "n libro en s" e+"ipo.

a barra Sitios de los c"adros de dilogo 'brir y 7"ardar como le ofrece "n cmodo acceso a los archi$os almacenados en las carpetas Mis doc"mentos y .a$oritos, y en el escritorio. a carpeta ,istorial de la barra Sitios tambi/n permite "n acceso sencillo a los libros abiertos recientemente.

,aga clic en la flecha hacia aba*o de 7"ardar en y, desp"/s, haga clic en el icono correspondiente al disco d"ro local 0probablemente la "nidad (2. ,aga doble clic en la carpeta =ractice. ,aga clic en el botn (rear n"e$a carpeta del c"adro de dilogo. 'parecer el c"adro de dilogo #"e$a carpeta.

3 %

Parte IV: Leccin 1 1.1*

Conceptos bsicos de las hojas de clculo IV-

Tambi/n p"ede crear carpetas en el Explorador de Windows. #o es necesario crearlas desde Excel.

&

Escriba 2++% 0ales y haga clic en 'ceptar. Se cerrar el c"adro de dialogo #"e$a carpeta y aparecer el c"adro de dilogo 7"ardar como +"e contiene la carpeta %BB> Sales. En el c"adro de texto #ombre de archi$o aparecer el nombre ibro!, ya +"e ibro! es el archi$o +"e est abierto. Seleccione el texto del c"adro #ombre de archi$o, escriba Ventas po. aloja1 ento y haga clic en 7"ardar. Se asignar nombre al archi$o y se g"ardar. En el men& 'rchi$o, haga clic en 7"ardar como. En el c"adro de dilogo 7"ardar como, haga clic en la flecha hacia aba*o del c"adro de texto 7"ardar como tipo. )esplcese y seleccione la opcin WC>0!D%D820E.wF>2. ,aga clic en 7"ardar. El archi$o se g"ardar con el mismo nombre pero como "na ho*a de clc"lo de ot"s, por lo +"e tendr "na extensin de archi$o diferente. (ierre el libro pero de*e Excel abierto.

'

( ) * 1+

11

#pertura de un libro
2espus de guardar un libro de Excel, puede !ol!er a abrirlo en cual"uier momento para examinar su contenido y %acer cambios. Excel %ace un seguimiento de los cuatro .ltimos libros abiertos y pone sus nombres de arc%i!o en la parte inferior del men. $rc%i!o. Para abrir un arc%i!o "ue no figura en esta lista, empiece mostrando el cuadro de dilogo $brir. En este e ercicio mostrar el cuadro de dilogo $brir, abrir un libro existente y despus lo cerrar.
1 2 En la barra de herramientas Estndar, haga clic en el botn 'brir. 'parecer el c"adro de dilogo 'brir. ,aga clic en la flecha hacia aba*o de 6"scar en, haga clic en el icono correspondiente al disco d"ro y, desp"/s, haga doble clic en la carpeta =ractice. 'parecer el contenido de la carpeta =ractice en el c"adro de dilogo 'brir.

Tambi/n p"ede $er el c"adro de dilogo 'brir si hace clic en 'brir en el men& 'rchi$o.

IV-1.2+

Conceptos bsicos de informtica

Tambi/n p"ede abrir "n archi$o si hace doble clic en el icono de Excel sit"ado *"nto al nombre de archi$o en el c"adro de dilogo 'brir.

,aga doble clic en la carpeta =art IG y desp"/s en la carpeta essonB!. 'parecern los nombres de los archi$os almacenados en la carpeta essonB!. ,aga clic en el archi$o Employee Information y, desp"/s, haga clic en 'brir. Se cerrar el c"adro de dilogo 'brir y aparecer el archi$o Employee Information. En el men& 'rchi$o, haga clic en (errar. Excel cerrar el libro Employee Information. ,aga clic en 'rchi$o en la barra de men&s. Excel mostrar "na lista de los libros abiertos recientemente en la parte inferior del men& 'rchi$o. En el men& 'rchi$o, haga clic en Employee Information. Se abrir el archi$o. )e*e abierto este archi$o para el prximo e*ercicio.

Si abre "n libro existente, Excel cerrar el libro ibro! en blanco +"e apareci c"ando inici el programa.

& '

Cambio de nombre de una hoja


2e manera predeterminada, las %o as de todos los libros de Excel se llaman ;o a), ;o a5 y ;o a<. 2el mismo modo "ue asignar un nombre .nico a su libro le ayuda a recordar su contenido, cambiar el nombre de una %o a puede recordarle su contenido. En este e ercicio asignar otro nombre diferente a una %o a.
Tambi/n p"ede cambiar el nombre de "na ho*a si hace clic con el botn sec"ndario del mouse en la ficha de ho*a y, desp"/s, hace clic en (ambiar nombre.

1 2

,aga doble clic en la ficha de la ho*a ,o*a!. Se seleccionar Hoja dentro de la ficha. Escriba 2 .ecto. o y presione Entrar. 'parecer !irectorio en la ficha de la ho*a. )e*e abierto este archi$o para el prximo e*ercicio.

Parte IV: Leccin 1 1.21

Conceptos bsicos de las hojas de clculo IV-

%ista preliminar e impresin de una hoja


/uando %a terminado de traba ar con una %o a, puede obtener una !ista preliminar de ella e imprimir su contenido. Para imprimir una %o a, empiece por mostrar el cuadro de dilogo &mprimir. En este cuadro de dilogo puede cambiar la mayora de las opciones de impresin, obtener una !ista preliminar de los datos e imprimir la %o a. Es con!eniente comprobar la ortografa de una %o a antes de imprimirla. ;aga clic en el botn ?rtografa de la barra de %erramientas Estndar para empezar a comprobar la ortografa de la %o a. $ntes de imprimir una %o a, tambin puede obtener una !ista preliminar de la misma. #a !entana Vista preliminar muestra una !ista a pgina completa del arc%i!o tal y como se imprimir, de forma "ue pueda comprobar el formato y el dise0o general antes de imprimirla realmente.

#os comandos disponibles en la !entana 'ista preliminar aparecen como botones en la parte superior de la !entana. El n.mero de pgina actual y el n.mero total de pginas de la %o a aparecen en la es"uina inferior iz"uierda de la !entana. /uando est preparado para imprimir, puede decidir imprimir todo el libro, una .nica %o a de un libro o slo un rango seleccionado de datos. Puede seleccionar el rango de celdas "ue desea imprimir antes de mostrar el cuadro de dilogo &mprimir o puede seleccionarlo en el propio cuadro de dilogo &mprimir.

IV-1.22

Conceptos bsicos de informtica

En este e ercicio obtendr una !ista preliminar e imprimir la %o a actual.


1 ,aga clic en el botn Gista preliminar de la barra de herramientas Estndar. 'parecer el archi$o en la $entana Gista preliminar. ,aga clic en c"al+"ier l"gar de la ho*a. '"mentar el factor de 1oom y se ampliar la $ista preliminar. ,aga clic de n"e$o en c"al+"ier l"gar de la ho*a. Se red"cir el factor de 1oom y se red"cir la $ista preliminar. ,aga clic en el botn (errar de la barra de herramientas Gista preliminar. Se cerrar la $entana Gista preliminar. En el men& 'rchi$o, haga clic en Imprimir. 'parecer el c"adro de dilogo Imprimir. ,aga clic en 'ceptar. Se imprimir la ho*a act"al. ,aga clic en el botn 7"ardar de la barra de herramientas Estndar. Se g"ardar la ho*a con el nombre act"al. )e*e abierto este archi$o para el prximo e*ercicio.

2 3 %

=ara imprimir "n archi$o desde la $entana Gista preliminar, haga clic en Imprimir en la barra de herramientas Gista preliminar para $er el c"adro de dilogo Imprimir.

& ' (

Cierre de un libro $ salida de &xcel


El botn (errar sit"ado sobre el botn (errar $entana se "tili1a para salir de Excel. Tenga c"idado de no hacer clic en (errar en $e1 de en (errar $entana. Si no sabe con seg"ridad en +"/ botn hacer clic, sit&e el p"ntero del mouse sobre el botn d"rante "nos momentos. 'parecer "na Informacin de pantalla +"e indica el nombre del botn sobre el +"e est sit"ado el p"ntero del mouse. =ara cerrar de "na $e1 todos los libros abiertos, mantenga presionada la tecla May&s y haga clic en (errar todo en el men& 'rchi$o.

Puede "uitar un libro de la !entana si cierra el libro o sale de Excel. $l cerrar el libro actual Excel sigue en e ecucin, mientras "ue al cerrar se sale del programa Excel. ,na !ez guardado un libro en el disco duro, puede "uitarlo de la pantalla si cierra la !entana del libro. 1i el libro no se %a guardado, Excel le preguntar si desea guardarlo antes de cerrar la !entana. /uando %aya terminado de utilizar Excel, tiene "ue cerrarlo mediante comandos de Excel. 3unca apague el e"uipo mientras %aya un programa en e ecucin. En este e ercicio cerrar un libro y saldr de Excel.
1 ,aga clic en el botn (errar sit"ado en la es+"ina s"perior derecha de la $entana del libro. Se cerrar el libro. ,aga clic en el botn (errar sit"ado en la es+"ina s"perior derecha de la $entana de Excel. Se cerrar Excel.

Parte IV: Leccin 1 1.23

Conceptos bsicos de las hojas de clculo IV-

'esumen de la leccin
En esta leccin %a aprendido a desplazarse por Excel, y a seleccionar celdas, filas y columnas. -ambin %a aprendido a introducir y modificar texto en celdas4 cambiar entre distintas %o as4 guardar, abrir y cerrar libros4 y cambiar el nombre e imprimir distintas %o as de un libro. 1i !a a proseguir con otras lecciones6
Q G"el$a a iniciar Excel.

1i no !a a proseguir con otras lecciones6


Q Excel ya est cerrado.

&jercicio corto
1 2 3 % & ' ( ) * 1+ 11 12 13 H(mo p"ede seleccionar todas las celdas de "na ho*a sim"ltneamenteI H(mo p"ede abrir "n libro existenteI H("l es la forma ms sencilla de introd"cir datos en "n rango de celdasI H(mo p"ede cambiar el nombre de "na ho*aI H(mo p"ede cerrar todos los libros abiertos de "na $e1I HJ"/ dos formas hay de seleccionar "n rango de celdasI H(mo p"ede seleccionar rangos de celdas no adyacentesI HJ"/ diferencia hay entre hacer clic en #"e$o en el men& 'rchi$o y hacer clic en el botn #"e$oI HJ"/ tres caracteres no se p"eden "tili1ar en el nombre de "n libroI HJ"/ informacin m"estra el c"adro de nombresI HJ"/ dos formas hay de poner Excel en modo EdicinI H(mo p"ede despla1arse entre distintas ho*asI H=ara +"/ sir$e $er "na ho*a en la $entana Gista preliminarI

IV-1.2%

Conceptos bsicos de informtica

'esumen de conceptos
Eje.c c o 1: cree un libro llamado MiPrimer. En las celdas 8), /) y 2),

escriba los nombres y los a0os de los tres prximos meses, como Julio de 2004, Agosto de 2004 y Septiembre de 2004. 1eleccione el rango 8562< e introduzca n.meros en las celdas.

Importante
)ebe completar el e*ercicio ! para contin"ar en el e*ercicio %. Sin embargo, p"ede reali1ar los e*ercicios 8 a : sin hacer primero el e*ercicio !. Eje.c c o 23 %aga clic en la celda /< y utilice la barra de frmulas para

cambiar el n.mero de la celda. /ambie el nombre ;o a) por MiPrimer !o" . 1eleccione la columna 8 y seleccione despus la fila B. 1eleccione simultneamente los rangos 8)625 y 8B62R. ?btenga una !ista preliminar de la %o a, imprmala y gurdela.
Eje.c c o 33 en esta leccin %emos %ablado de "ue Excel ofrece una serie

de plantillas predise0adas "ue puede utilizar. $bra la plantilla $mortizacin de prstamo 9en las plantillas 1oluciones de %o a de clculo: y describa bre!emente su propsito. &ntroduzca datos en la %o a para explorar cmo funciona. SEn "u medida le sera .til una plantilla como staN
Eje.c c o %3 "uizs %aya obser!ado "ue en la seccin 3ue!o a partir de una

plantilla del panel de tareas 3ue!a %o a %ay dos fuentes de plantillas distintas de las instaladas en su e"uipo con la aplicacin Excel. ,na es sitios *eb de los "ue puede aprender y la otra es el sitio *eb de Microsoft. 1i tiene acceso a &nternet, %aga clic en la opcin Plantillas de Microsoft.com y explore las plantillas "ue %ay all. 9Sugerenci 6 "uizs desee explorar las plantillas relacionadas con sus intereses y aficiones personales.:
Eje.c c o &3 en esta leccin %emos aprendido a seleccionar un rango de celdas.

,tilice el cuadro Escriba una pregunta para a!eriguar cmo anular la seleccin de una parte de un rango sin anular la seleccin de todo el rango y !ol!er a seleccionar las celdas deseadas.

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