Sunteți pe pagina 1din 9

PROCEDURA SISTEM CALITATE

CONTROLUL DOCUMENTELOR
STATUT : APLICARE
ELABORAT MEMBRU CEAC Cristina BLAA AVIZAT RESPONSABIL CEAC Irena Iulia TNTOAC

Exemplar nr. __ Ediia : 1

Cod : PSQ -01-00


APROBAT MANAGER Laura-Elena PDURARU EDIIA 1

REVIZIA 0

SCOP
Prezenta procedur descrie politica de control a tuturor documentelor utilizate n GRDINIA CASA CU PITICI, privite ca documente ale Sistemului de Management al Calitii.

DOMENIUL DE APLICARE
2.1. (1) Procedura se aplic cu privire la documentele cu circuit intern, folosite ntre entitile GRDINIEI CASA CU PITICI, i la documentelor cu circuit extern, de provenien extern sau de provenien intern trimise n exterior. (2) Procedura nu se refer la: - documente de tip nregistrri (care fac obiectul unei proceduri aparte); - documentele utilizate de serviciul financiar-contabil al GRDINIEI CASA CU PITICI. 2.2. Principalele documentele cu circuit intern sunt cele destinate gestionrii proceselor instructive-educative, de cercetare, administrative / sociale i de cooperare instituional, inclusiv documentele destinate exclusiv sistemului de management al calitii. 2.3. (1) Documentele de provenien extern care intereseaz sunt cele care se refer la procesul instructive-educativ i vizeaz ntr-o form sau alta grdinia. Fac parte din aceast categorie: documente legislative, hotrri guvernamentale, ordine ministeriale, standarde i reglementri ale unor organizaii, oferte, mesaje adresate grdiniei de persoane publice i private, etc. (2) Documentele de provenien intern trimise de grdini n exterior se refer la diverse tipuri de rspunsuri i scrisori, n contextul documentelor cu circuit intern, al documentelor de provenien extern, al aciunilor de reprezentare i asigurare a vizibilitii grdiniei, etc.

Cap. 1. DESCRIEREA PROCEDURII


Generaliti 1.1. Controlul documentelor (1) Controlul documentelor se refer, dup caz, la urmtoarele aspecte: - aprobarea documentelor nainte de emitere, n ceea ce privete adecvarea acestora din punctul de vedere al coninutului i formei; - analizarea, actualizarea, reaprobarea documentelor; - asigurarea identificrii modificrilor i a stadiului revizuirii curente; - asigurarea lizibilitii i a identificrii cu uurin a documentelor; - asigurarea identificrii i distribuiei controlate a documentelor de provenien extern;

- prevenirea utilizrii neintenionate a documentelor perimate prin scoaterea lor din circuit i identificarea adecvat n cazul cnd sunt pstrate. (2) Circulaia documentelor este inut sub control atunci cnd documentele permit: - identificarea persoanelor care le-au elaborat, avizat, aprobat, difuzat, modificat, retras; - identificarea persoanelor care le-au primit pentru exercitarea anumitor responsabiliti, (3) Mediul suport al documentelor poate fi hrtia sau un suport informatic. 1.2. Comunicare extern i comunicare intern (1) Prin prezenta procedur, managementul GRDINIEI CASA CU PITICI se asigur c la nivelul proceselor i documentelor, unitatea de nvmnt are stabilite procese adecvate de comunicare, un accent deosebit avndu-l comunicarea n interiorul grdiniei cu ntreagul personal, definit comunicare intern. (2) Documentele elaborate n GRDINIA CASA CU PITICI faciliteaz comunicarea inteniei i consecvena aciunii att n interiorul unitii de nvmnt ct i n relaia grdiniei cu exteriorul. Problema elaborrii coninutului documentelor nu constituie obiectul prezentei proceduri. (3) Utilizarea procedurii contribuie la: - furnizarea de dovezi obiective cu privire la controlul documentelor n GRDINIA CASA CU PITICI ; - evaluarea eficacitii i a adecvrii continue a sistemului de management al calitii din GRDINIA CASA CU PITICI la cerinele interne i externe; - derularea proceselor din unitatea de nvmnt n conformitate cu cerinele interne i externe i mbuntirea calitii proceselor; - asigurarea cerinelor de repetabilitate i trasabilitate; - asigurarea unei instruiri adecvate a personalului grdiniei cu privire la controlul documentelor. (4) Personalul GRDINIEI CASA CU PITICI are responsabilitatea de a opera n cadrul proceselor pe care le deruleaz cu documente valabile i de a elabora documente proprii pentru mbuntirea i controlul diferitelor procese. Se recomand ca documentele proprii s fie elaborate de ctre persoanele implicate n procesele i activitile respective, prin aceasta asigurndu-se o nelegere mai bun a cerinelor necesare, o sporire a implicrii personalului i dezvoltarea simului apartenenei la GRDINIA CASA CU PITICI . 1.3. Administrarea i gestionarea circulaiei documentelor (1) n cadrul GRDINIEI CASA CU PITICI administrarea documentelor i gestionarea circulaiei acestora se realizeaz n conformitate cu organigrama din Anexa nr. 4 i cu urmtoarele instruciuni de lucru: - Administrarea i gestionarea circulaiei documentelor cu circuit intern n cadrul GRDINIEI CASA CU PITICI; - Administrarea i gestionarea circulaiei documentelor cu circuit extern de provenien extern; - Administrarea i gestionarea circulaiei documentelor cu circuit extern de provenien intern trimise de unitatea de nvmnt n exterior. (2) Cu privire la documentele cu circuit intern administrarea i gestionarea circulaiei lor are urmtoarele scopuri: - punerea n circulaie a unor documente care permit identificarea persoanelor care le-au elaborat i a entitilor GRDINIEI CASA CU PITICI de la care provin, a persoanelor care le-au avizat sau aprobat potrivit funciilor pe care le ocup n cadrul GRDINIEI CASA CU PITICI, a entitii care le-a pus n circulaie, a persoanelor sau entitilor crora le sunt destinate, precum i asocierea unic a documentelor cu datele de emitere;
2

- transferul controlat al documentelor att ntre entiti, ct i ntre persoane i entiti al documentelor cu circuit intern prin nregistrarea documentelor la punerea n circulaie i la primirea lor prin registrul intrri/ieiri. 1.4 Activiti 1.4.1. Utilizarea elementelor de identificare a documentelor (1) Pentru identificarea documentelor, se folosesc ca principale elemente de identificare: antetul, semntura, numrul i data de nregistrare la primire conform registrului de intrri/ieiri. (2) Numele persoanelor care au aprobat documentul ca urmare a competenelor asociate funciei ndeplinite n unitatea de nvmnt i ca reprezentani ai unei structuri de conducere a GRDINIEI CASA CU PITICI, precum i semntura acestora se trec, dup caz la sfritul documentului sau la nceputul documentului. (3) Atunci cnd este necesar, documentul conine numele i funcia persoanei care l-a ntocmit. 1.4.2. Analiz, aprobare i emitere (1) nainte de aprobare documentele trebuie analizate pentru a se asigura: - adecvarea la scopul urmrit; - o bun structurare i exactitate, inclusiv din punctul de vedere al precizrii datei de intrare n vigoare; - claritate prin formulri simple, inteligibile i fr ambiguiti; - lizibilitate pentru nscrisurile de orice form. (2) Aprobarea unui document se face de ctre managerul sau directorul grdiniei; (3) Emiterea documentelor (punerea n circulaie) se face numai dup aprobarea lor. 1.4.3. Difuzarea documentelor (1) Scopul difuzrii l reprezint punerea la dispoziia personalului grdiniei a documentelor de interes pentru activitatea pe care o desfoar n unitatea de nvmnt cu scopul utilizrii informaiilor pe care le conin sau cu scopul informrii generale. (2) Difuzarea este gestionat de emitentul documentului i se realizeaz prin secretara grdiniei sau prin secretarii entitilor emitente. (3) Exemplarele difuzate vor fi disponibile n toate locurile unde se execut activiti eseniale pentru funcionarea eficient a procesului descris. (4) Se disting dou tipuri de difuzri: difuzarea controlat, caz n care fiecare document este difuzat cu confirmarea primirii i difuzarea necontrolat care se utilizeaz pentru documentele destinate doar pentru informare, fr a viza n mod expres o utilizare ulterioar. 1.4.4. Pstrarea documentelor (1) Persoanele care au primit documente cu difuzare controlat, pstreaz aceste documente n zona de lucru pentru exercitarea pe baza lor a responsabilitilor care le revin conform postului, sau pentru informare. Identificarea persoanelor se face prin semntura de primire, n registrul de intrri/ieiri. (2) Pstrarea documentelor cu difuzare controlat se face n condiii de siguran iar ediiile valabile sunt nregistrate n Registrul documentelor n vigoare conceput ca n Anexa nr. 1. (3) Fiecare entitate va pstra propriile documente emise i elaborate pe suport electronic, ntrun fiier propriu, pe calculatorul din biroul managerului . Documentele emise vor fi distribuite n ordinea datei de emitere. Informaiile se vor transcrie pe DVD-uri sau pe un alt mediu de stocare, pe intervale de un an: 1 septembrie 31 august, i vor fi pstrate ntr-un loc special destinat n biroul managerului cu titlul de: Documente elaborate de.....n intervalul.... Informaia astfel pstrat va putea servi pentru arhivare i, n msura n care i pstreaz valabilitatea, pentru uz curent.
3

1.4.5. Modificarea documentelor (1) Personalul implicat n elaborarea, analiza i aprobarea modificrilor trebuie s aib acces la informaii adecvate, pe baza crora s argumenteze modificarea. Documentele modificate vor fi analizate i aprobate de structurile i funciile de conducere care au analizat i aprobat n forma iniial, dac prin lege i alte reglementri nu se specific altfel. (2) De regul, documentele modificate n GRDINIA CASA CU PITICI se pun n circulaie n versiune complet cu indicarea documentelor nlocuite i abrogate, a datei intrrii n vigoare a formei modificate i, dup caz, cu indicarea modificrilor fcute. n cazuri speciale, cnd modificrile sunt pariale i uor de identificat, iar documentul are adresabilitate restrns, se poate pstra documentul sub forma iniial i transmite numai modificarea nsoit de toate informaiile necesare unei corecte asocieri la documentul iniial. 1.4.6. Arhivarea documentelor (1) Arhiva GRDINIA CASA CU PITICI este alctuit din documente arhivate care se gsesc n dosare de arhiv i din documente care se gsesc la personalul grdiniei i care urmeaz s fie arhivate (Arhiva curent). (2) Documentele arhivate se grupeaz, pe tematici (probleme), n dosare n cazul documentelor avnd ca mediu suport hrtia, sau n colecii de documente, alctuite tot pe principiul dosarelor, n cazul folosirii de diverse medii de stocare.

1.4.7. Resurse pentru inerea documentelor sub control, trasabilitate (1) Pentru buna desfurare a activitilor referitoare la controlul documentelor sunt necesare, n principal, resurse informaionale, materiale i resurse pentru instruire. (2) Resursele informaionale se refer la cunoaterea i utilizarea de ctre personalul GRDINIEI CASA CU PITICI a elementelor de identificare a documentelor i la respectarea de ctre documente a traseului stabilit. Utilizarea corect a resurselor informaionale va facilita, atunci cnd este cazul, identificarea persoanelor responsabile de elaborarea, emiterea, difuzarea, actualizarea i arhivarea de documente. (3) Resursele materiale necesare controlului documentelor se vor asigura de ctre conducerea GRDINIEI CASA CU PITICI. Ele includ materiale i echipamente debirotic, spaii adecvate pentru pstrarea i arhivarea documentelor. (4) Resursele pentru instruire sunt necesare pentru secretara grdiniei care se ocup cu probleme de arhiv sau pentru personalul nou angajat care urmeaz s fie implicat i n activiti legate de controlul documentelor.

Cap. 2. MODALITI DE PUNERE LA ZI A PROCEDURII


Punerea la zi a acestei proceduri este decis de responsabilul emitent, avnd in vedere: evoluia standardelor; un audit de sistem calitate ; o cerere de modificare a procedurii; n urma modificarii normelor legale sau a altor cerite

Cap. 3. RESPONSABILITI I AUTORITATE


4

3.1. Managerul GRDINIEI CASA CU PITICI - coordoneaz elaborarea i actualizarea instruciunilor de lucru - aprob nomenclatoarele i instruciunile de lucru la care face referire prezenta procedur; - aprob comisii de lucru n contextual activitilor la care se refer prezenta procedur. 3.2. Comisia de evaluare i asigurarea calitii n educaie - avizeaz instruciunile de lucru la care face referire procedur - verific, prin audituri interne, implementarea prezentei proceduri i prezint managerului grdiniei raportul de evaluare; - actualizeaz prezenta procedur i instruciunile aferente. 3.3. Persoana desemnat din cadrul CEAC pentru controlul documentelor: - elaboreaz i actualizeaz procedura controlul documentelor; - coordoneaz elaborarea procedurilor operaionale i instruciunilor de lucru necesare aplicrii prezentei prceduri; - coordoneaz ntocmirea Registrului documentelor n vigoare; - ntocmete nomenclatorul de arhiv; de arhiv. 3.4. Preedinii de consilii, responsabilii de comisii, efii de compartimente: - rspund de implementarea prezentei proceduri n entitile pe care le conduc, inclusiv de instruirea personalului din subordine cu privire la prevederile procedurii; - numesc personalul din subordine care se ocup cu probleme de arhiv; - propun comisii de lucru n contextul activitilor la care se refer prezenta procedur. 3.5. Secretara grdiniei : - implementeaz i respect prezenta procedur; - desfoar activitile pe linia gestionrii circulaiei documentelor, a difuzrii, pstrrii, arhivrii i scoaterii din circuaie a documentelor; -folosete n mod raional resursele puse la dispoziie.

Cap. 4. NREGISTRRI.
4.1. nregistrri proprii acestei proceduri: - nregistrarea 1: Lista de difuzare a procedurii; - nregistrarea 2: Indicatorul de stare al procedurii; - nregistrarea 3: Lista procedurilor operaionale i instruciunilor de lucru. 4.2. nregistrri care servesc la aplicarea acestei proceduri: - Registrele de intrare/ieire ale diferitelor entiti;

5.2. Abrevieri:
ARACIP = Agenia Romn pentru Asigurarea Calitii n nvmntul Preuniversitar CEAC = comisia de evaluare i asigurarea calitii n educaie PO = proceduri operaionale PSQ = procedure de sistem calitate

Cap. 6 ANEXE
6.1. Anexa nr.1 - Registrul documentelor n vigoare; 6.2. Anexa nr.2 - Nomenclatorul de arhiv al GRDINIEI CASA CU PITICI; 6.3. Anexa nr.3 Organigrama procesului de scoaterea din circulaie a documentelor; 6.4. Anexa nr.4 - Organigrama administrrii i gestionrii circulaiei documentelor n GRDINIA CASA CU PITICI. ANEXA NR. 1: ANTET APROB MANAGER GRDINIA CASA CU PITICI PROFESOR Laura-Elena PDURARU

REGISTRUL DOCUMENTELOR N VIGOARE


NR. CRT DENUMIREA DOCUMENTULUI NUMRUL DOCUMENTULUI/ DATA EMITERII CINE L-A EMIS Comisia de 1. Regulamentul intern al Grdiniei Casa cu pitici 1/30.08.2008 lucru elaborare regulament intern Regulament de organizare i 2. funcionare al Consiliului de administaie al Grdiniei Casa cu pitici Planul de dezvoltare 3. instituional al Grdiniei Casa cu pitici 3/03.08.2008 2/30.08.2008 Comisia de lucru elaborare regulamente de organizare i funcionare Comisia de lucru elaborare P.D.I. OBSERVAII

ANEXA NR. 2 ANTET APROB MANAGER GRDINIA CASA CU PITICI PROFESOR Laura-Elena PDURARU

NOMENCLATORUL DE ARHIV AL GRDINIEI CASA CU PITICI


DENUMIREA DOSARULUI (CONINUTUL PE SCURT AL PROBLEMELOR LA CARE SE REFER) 1 Dosarele profesionale ale 1. SECRETARIAT personalului didactic transferat din grdini 2. SECRETARIAT 2 Permanent

NR. CRT.

ENTITATEA EMITENT

TERMEN DE PSTRARE

OBSERVAII

N Raporte de evaluare extern, rapoarte de evaluare intern, N. CEAC rapoarte de activitate, planuri de aciuni preventive/corective, proceduri de system, procedure operaionale N1 CEAC N1 Adrese, informri, situaii statistice 2 ani 5 ani

ANEXA NR. 3:

ORGANIGRAMA PROCESULUI DE SCOATERE DIN CIRCULAIE A DOCUMENTELOR

MANAGER DIRECTOR CONSILIUL DE ADMINISTRAIE

ARHIVA GRDINIEI CASA CU PITICI

CONSILIUL PROFESORAL SECRETARIAT SECTOR ADMINISTRATIV

SECRETARIAT ARHIVE CURENTE


C.E.A.C. COMISIA METODIC COMPARTIMENT RESURSE UMANE, S.U. COMPARTIMENT FINANCIAR-CONTABIL

CABINET PSIHOLOGIC

DISTRUGERE DOCUMENTE

CABINET MEDICAL

ANEXA NR. 4
ORGANIGRAMA ADMINISTRRII I GESTIONRII CIRCULAIEI DOCUMENTELOR N GRDINIA CASA CU PITICI SECRETARIAT
MINISTERE, AUTORITATE LOCAL, INSPECTORATE, AGENII, ORGANIZAII, ASOCIAII, PARTENERI
CD, DD, PD, AD, SCD

DGFP ARGE

MANAGER
CD, Ap,

I.T.M. ARGE, ISU ARGE

CONSILIUL DE ADMINISTRAIE
CD, AGCD, AnD, ApD, ED, DD, PD, MD , SCD,

CONSILIUL PROFESORAL
CD, AGCD, AnD, ApD, ED, DD, PD, MD , SCD,

COMPARTIMENT FINANCIAR- CONTABIL


CD, AGCD, AnD, ED, DD, PD, MD, SCD

COMPARTIMENT RUS, PSM, SU


CD, AGCD, AnD, ED, DD, PD, MD, SCD MD, SCD

COMISIA DE EVALUARE I ASIGURAREA CALITII N EDUCAIE


CD, AGCD, AnD, ED, DD, PD, MD , SCD,

COMISIA METODIC
CD, AGCD, AnD, ED, DD, PD, MD , SCD,

SECTOR ADMINISTRATIV
CD, AGCD, AnD, ED, DD, PD, MD , SCD,

CONSILIUL REPREZENTATIV AL PARINILOR

ELABORATOR
ED, MD,

LEGEND
CD- Controlul documentelor AGCD- Administrarea i gestionarea circulaiei documentelor AnD- Analiza documentelor ApD - Aprobarea documentelor ED - Emiterea documentelor DD- Difuzarea documentelor PD- Pstrarea documentelor MD- Modificarea documentelor AD- Arhivarea documentelor SCD- Scoaterea din circulaie a documentelor 9 Documente externe Documente de provenien intern