Informe de Auditora M-98-8 18 de diciembre de 1997 MUNICIPiO DE RIO GRANDE (Unidad 4061)

Perodo auditado : 9 de enero de 1989 al 31 de diciembre de 1995

CONTENIDO P ina Informacin sobre la unidad auditada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Perodo cubierto y normas aplicables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Opinin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Clasificacin y contenido de los hallazgos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Informe de auditora anterior . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Otros anejos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Comentario Especial: Litigios pendientes de resolucin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Recomendaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Cartas a la gerencia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Comentarios de la gerencia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Reconocimiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Anejo 1 -Hallazgos : 1 - Irregularidades y conflictos de inters incurridos en la compra de pasajes areos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 7 7 11 11 I1 1 2 3 5 6 7

2 - Pago de deudas y obligaciones incurridas ilegalmente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 3 - Falta de certificaciones y de informacin en los comprobantes de desembolso, y compras y servicios sin rdenes de compra y requisiciones previas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 - Desembolsos y obligaciones en exceso de lo permitido por ley en un perodo eleccionario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

16 19

5 - Pagos a contratistas no informados al Departamento de Hacienda . . . . . . . . . . . . . . 20 6 - Contratacin ilegal de una empleada del Gobierno Estatal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 i

Pgina
7 - Sobregiros en fondos especiales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 8 - Gestiones de cobro inadecuadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 9 - Liquidaciones presupuestarias e Informe Mensual de Ingresos y Desembolsos no preparados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 10 - Conciliaciones bancarias preparadas incorrectamente y deficiencias de controles en las recaudaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 11 - Ausencia de fiscalizacin adecuada por parte de la Unidad de Auditoria Interna . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 12 - Ausencia de reglamentacin y de un Registro de Licitadores, tareas conflictivas, deficiencias relacionadas con los documentos de pago y otras deficiencias relacionadas con controles y procedimientos . . . . . . . . . . . . . 29 13 - Recursos econmicos en fondos especiales inactivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 Anejo 1-A - Pagos de deudas contradas irregularmente en aos anteriores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 Anejo 1-B - Desembolsos y obligaciones en exceso de lo autorizado por ley en el perodo eleccionario entre julio de 1992 y enero de 1993 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 Anejo 1-C - Fondos con sobregiros al 30 de junio de 1994 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 Anejo 1-D - Fondos con saldos inactivos al 30 de junio de 1994 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 Anejo 2 Anejo 3 Anejo 4 - Otras recomendaciones no atendidas del Informe de Intervencin M-91-23 del 13 de junio de 1989 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 - Funcionarios principales del nivel ejecutivo que actuaron durante el periodo auditado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43 - Funcionarios principales de la Asamblea Municipal que actuaron durante el perodo auditado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45

Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR San Juan, Puerto Rico

18 de diciembre de 1997

Al Gobernador y a los presidentes del Senado y de la Cmara de Representantes: Realizamos una auditoria de las operaciones fiscales del Municipio de Ro Grande (Municipio) para determinar si se hicieron de acuerdo con la ley y la reglamentacin vigentes. La misma se efectu a base de la facultad que se nos confiere en la Seccin 22 del Artculo III de la Constitucin del Estado Libre Asociado de Puerto Rico y en la Ley Nm. 9 del 24 de julio de 1952, segn enmendada. Emitiremos tres informes de dicha auditora. Este es el primero y cubre las operaciones del Municipio relacionadas con la administracin deI presupuesto, la contabilidad, los ingresos, los controles yprocedimientos y algunas de las operaciones de desembolsos. INFORMACION SOBRE LA UNIDAD AUDITADA El Municipio es una entidad del Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico con personalidad jurdica . Hasta el 30 de agosto de 1991 sus operaciones se regan por la Ley Nm. 146 del 18 de junio de 1980, Ley Orgnica de los Municipios de Puerto Rico (Ley Nm. 146) y el Reglamento sobre Normas Bsicas para los Municipios de Puerto Rico (Reglamento sobre Normas Bsicas) . La Ley Nm. 146 fue derogada por la Ley Nm. 81 del 30 de agosto de 1991, Ley de Municipios Autnomos del Estado Libre Asociado de Puerto Rico de 1991 (Ley Nm. 81), que comenz a regir desde esa fecha. El Reglamento sobre Normas Bsicas fue derogado por el Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas para los Municipios de Puerto Rico aprobado por el Comisionado de Asuntos Municipales el 30 de junio de 1995

(Reglamento Revisado sobre Normas sicas) . El mismo comenz a regir el 31 de julio de 1995 . Las operaciones objeto de este informe estuvieron cubiertas por las leyes y los reglamentos mencionados . El Municipio tiene plenas facultades ejecutivas y legislativas en cuanto a su jurisdiccin . Es una entidad jurdiea con carcter permanente . Adems, tiene existencia y personalidad legal independiente a ladel Gobierno Estatal. El sistema gubernamental del Municipio estcompuesto por dos poderes: el Ejecutivo y el Legislativo . El Alcalde, como funcionario ejecutivo, ejerce las funciones administrativas . Es electo cada cuatro aos en las elecciones generales de Puerto Rico . La Asamblea Municipal ejerce las funciones legislativas y est compuesta por 16 miembros, los cuales tambin son electos en dichas elecciones . . El Municipio provee servicios a sus habitantes tales como: salud, ornato, educacin, desarrollo de

obras pblicas y viviendas, programas de recreacin y deportes y seguridad. Para ofrecer dichos servicios el Municipio cuenta con las dependencias correspondientes, entre otras: Obras Pblicas, Recreacin y Deportes, Defensa Civil, y la Oficina de Programas Federales. Los presupuestos del Municipio ascendieron a $6,336,583 en el 1992-93, $7,750,500 en el 1993-94 y $8,374,385 en el 1994-95 . El Municipio tena preparados sus estados financieros certificados por contadores pblicos autorizados independientes . PERIODO CUBIERTO Y NORMAS APLICABLES La auditora cubri del 9 de enero de 1989 al 31 de diciembre de 1995 . En algunos aspectos se examinaron operaciones de fechas anteriores y posteriores. El examen se realiz de acuerdo con las normas de auditora del Contralor de Puerto Rico en lo que concierne a los aspectos financieros y del desempeo o ejecucin. Efectuamos las pruebas que consideramos necesarias de acuerdo con las circunstancias .

OPINION Las pruebas efectuadas revelaron la comisin de irregularidades en las operaciones relacionadas con la adquisicin de pasajes areos en el ao 1993 (Hallazgo 1). Por ello, en nuestra opinin, las operaciones fiscales del Municipio sobre dicho asunto no se realizaron de acuerdo con la ley y la reglamentacin vigentes . Las pruebas efectuadas sobre las dems operaciones del Municipio objeto de este informe reflejaron que las mismas se realizaron sustancialmente de acuerdo con la ley y la reglamentacin vigentes, excepto por las situaciones que se sealan en los hallazgos 2 al 5 . A continuacin resumimos los hallazgos principales del 1 al 5 : 1 . Enjulio y agosto de 1993 el Municipio pag $4,284 a un proveedor por la adquisicin de pasajes areos, en relacin con lo cual se determin lo siguiente: a. Una exfuncionaria del Municipio retuvo $91 que dicho proveedor reintegr porque se cancel uno de los pasajes adquiridos . b . La exfuncionaria deposit en su cuenta personal un cheque por $780 que el Municipio emiti a dicho proveedor. Cinco meses despus la exfunc ionaria pag dicho importe al proveedor con un giro bancario cuando ste reclam el pago de la deuda. c. En un claro conflicto de inters, la exfuncionaria se desempeaba como vendedora del proveedor, por lo cual recibi $175 por comisiones de las ventas realizadas al Municipio . 2. Contrario a la ley, entre agosto de 1989 y octubre de 1994 se pagaron 26 deudas por $185,598 contradas con proveedores en aos econmicos anteriores con cargo a partidas del presupuesto de aos econmicos posteriores. Esto tuvo el efecto de mermar losrecursos disponibles para atender los asuntos fiscales del ao al cual se cargaron dichas deudas . De dichos pagos, $141,172 corresponden a la administracin de la Alcaldesa, Sra. Blanca Medina Urigen (Alcaldesa Medina Urigen) y $44,426 a la del Alcalde, Sr. Wilfredo Mercado Ortiz (Alcalde Mercado Ortiz) .

3 . Contrario a la ley y a la reglamentacin : a(1) Entre agosto de 1991 y julio de 1995 se autorizaron para pago 50 comprobantes de desembolso por $356,112 que carecan de la certificacin del funcionario o empleado que tuvo conocimiento de que losmateriales y servicios se recibieron de conformidad . De dichos pagos, 25 por $54,043 corresponden a la administracin de la Alcaldesa Medina Urigen y los otros 25 por $302,069 a la del Alcalde Mercado Ortiz. (2) En 294 comprobantes de desembolso expedidos por $562,950 entre mayo de 1991 yjunio de 1995 no se incluy evidencia de que stos fueran preintervenidos antes que el Director de Finanzas autorizara el pago de los mismos. De dichos pagos, 141 por $169,087 corresponden a la administracin de la Alcaldesa Medina Urigen y 153 por $393,863 a la del Alcalde Mercado Ortiz. (3) Entre septiembre de 1991 y julio de 1995 se tramitaron para pago 86 comprobantes de desembolso por $624,148 sin la firma deljefe de la dependencia que origin los desembolsos. De stos, 35 por $126,545 corresponden a la administracin de la Alcaldesa Medina Urigen y 51 por $497,603 a la del Alcalde Mercado Ortiz. (4) Entre diciembre de 1991 y septiembre de 1992 se autorizaron 25 pagos por $27,582 por servicios profesionales y consultivos, cuyos comprobantes de desembolso carecan de informacin sobre los das en que los trabajos se realizaron. Dichos pagos corresponden a la administracin de la Alcaldesa Medina Urigen. En otros pagos por $12,000 emitidos entre agosto de 1993 y junio de 1994 no se incluy en los comprobantes de desembolso informes sobre los servicios prestados. Dichos pagos corresponden a la administracin del Alcalde Mercado Ortiz. (5) El Director de Finanzas no marc como pagados 269 comprobantes de desembolso y sus justificantes emitidos entre agosto de 1992 y junio de 1995 por $612,001 como constancia de haber efectuado los pagos . De stos, 102 por $218,134 corresponden a la administracin de la Alcaldesa Medina Urigen y 167 por $393,867 a la del Alcalde Mercado Ortiz. 4

b, Entre julio d 1989 y mayo de 1995 se ordenaron compras y servicios por

$138,653 sin que se emitieran previamente las rdenes de compra correspondientes, las cuales se prepararon y se registraron entre 5 y 125 das despus de haberse recibido los materiales a prestado los servicios. De dichas compras y servicios, $66,480 correspondan a la administracin de la Alcaldesa Medina Urigen y $72,173 a la del Alcalde Mercado Ortiz. c. Entrejulio de 1992 y mayo de 1995 se ordenaron compras y servicios por $71,497 sin que precedieran requisiciones autorizadas por los jefes de las dependencias que solicitaron los mismos. De dichas compras y servicios, $23,335 corresponden a la administracin de la Alcaldesa Medina Urigen y $48,162 a la del Alcalde Mercado Ortiz. 4. Durante el periodo eleccionario entre julio de 1992 y enero de 1993 la Alcaldesa Medina Urigen y el Director de Finanzas autorizaron ilegalmente desembolsos y registraron obligaciones que excedieron por $70,102 el lmite del 60 por ciento autorizado a gastarse en 14 partidas de gastos . 5 . Contrario a laley, no se informaron al Departamento de Hacienda para fines contributivos pagos por $539,059 efectuados a cuatro contratistas que prestaron servicios por contrato al Municipio en los aos 1990 al 1994 . CLASIFICACION Y CONTENIDO DE LOS HALLAZGOS Los hallazgos de nuestros informes de auditora se clasifican como principales y secundarios. Los principales incluyen serias violaciones de la ley y de los reglamentos aplicables. Los mismos pueden consistir en irregularidades y errores graves o materiales determinados con motivo de las siguientes situaciones, entre otras: falsas representaciones, malversacin de activos, aplicacin incorrecta de principios de contabilidad y de disposiciones legales relevantes, fallas matemticas, o por hechos mal interpretados. Se clasifican como hallazgos secundarias los que consisten en faltas o errores que no han tenido consecuencias graves . En la seccin anterior se ofrece informacin sobre la clasificacin de los hallazgos de este informe. .

Los hallazgos del Anejo 1 de este informe estn presentados a base de atributos establecidos conforme a las normas de redaccin de informes de esta Oficina. El propsito es facilitar al lector una mejor comprensin de la informacin ofrecida . Cada uno de ellos consta de las siguientes partes : 1 . Situacin - Los hechos encontrados en la auditora indicativos de que no se cumpli con uno o ms criterios . 2. Criterio - El marco de referencia para evaluar la situacin. Es principalmente una ley, reglamento, carta circular, memorando, procedimiento, norma de control interno, norma de sana administracin, principio de contabilidad generalmente aceptado, opinin de un experto o juicio del auditor. 3 . Efecto - Lo que significa, real o potencialmente, no cumplir con el criterio. 4. Causa - La razn fundamental por la cual ocurri la situacin. Al fInal de cada hallazgo se hace referencia a las recomendaciones que se incluyen en el informe para que se tomen las medidas necesarias sobre los errores, irregularidades o actos ilegales sealados. Cuando ello lo amerita, se incluye al final del hallazgo informacinsobre la contestacin de lagerencia con respecto a los asuntos sealados. INFORME DE AUDITORIA ANTERIOR Situaciones similares a las comentadas en los hallazgos 3-b, 4, 5, 7, 8, 9-b, 10-a y b(1) y l2-a(4), c y d, fueron objeto de recomendaciones en el Informe de Intervencin M-91-23 del 28 de junio de 1991 (informe de auditora anterior). Estas no fueron atendidas. Tampoco fueron atendidas las recomendaciones del informe de auditora anterior para el recobro de $139,034 (Anejo 2) . El no atender las recomendaciones de los informes de auditora de esta Oficina, sin justa causa, puede constituir una violacin al Artculo 3 .2-B de la Ley Nm. 12 del 24 de julio de 1985, Ley de Etica Gubernamental . A estos efectos, el 30 de enero de 1987 el Director Ejecutivo de la

Oficina de Etica Gubernamental emiti lb Carta Circular Nm. 86-4, mediante la cual exhort a los alcaldes y funcionarios de la Rama Ejecutiva del Gobierno a cumplir con las mismas. Vanse las recomendaciones 2, 5 y 7-a. OTROS ANEJOS El Anejo 3 contiene una relacin de los funcionarios principales del nivel ejecutivo que actuaron durante el perodo auditado . El Anejo 4 contiene una relacin de los funcionarios principales de la Asamblea Municipal que actuaron durante el perodo auditado . COMENTARIO ESPECIAL Litigios pendientes de resolucin Al 30 de junio de 1995 estaban pendientes de resolucin por los tribunales dos demandas civiles presentadas contra el Municipio por $9,397,285 por daos y perjuicios ($9,333,280) y cobro de dinero ($64,005). RECOMENDACIONES Al Secretario de Justicia 1 . Instar las acciones civiles y criminales que correspondan en relacin con los hechos que se comentan en el Hallazgo 1 . 2. Ver que el Alcalde recobre las cantidades que se indican en la seccin "Informe de Auditora Anterior" en la pgina 6 de este informe y en el Hallazgo 2 y ofrecerle cualquier asesoramiento al respecto, en caso de ser necesario .

Al Comisionado de Asuntos Municipales 3 . Ver que el Municipio cumpla con el Plan de Accin Correctiva establecido por esta Oficina el l de diciembre de 1987 y con las disposiciones del Boletn Administrativo 5098-D aprobado por el Gobernador el 6 de mayo de 1988 (hallazgos 1 al 13). 4. Ver que el Alcalde tome las medidas administrativas para: a. Subsanar los sobregiros en fondos especiales (Hallazgo 7) . b. Someta las liquidaciones presupuestarias de los aos econmicos del 1991-92, 1993-94 y 1994-95 (Hallazgo 9-a). e . Prepare los informes fiscales que se indican en el Hallazgo 9-b. Al Director Ejecutivo de la Oficina de Etica Gubernamental 5 . Considerar los hallazgos sobre las situaciones que fueron sealadas en el informe de auditoria anterior y que se repitieron en la presente auditora, y tomar las medidas correspondientes contra los funcionarios responsables (vase la seccin "informe de Auditora Anterior" en la pgina 6 de este informe) . 6. Considerar las situaciones que se comentan en el Hallazgo 1 para las medidas que estime de lugar. Al Alcalde 7 . Realizar gestiones para que se recobren de los contratistas, proveedores y otros, o de las fianzas de los funcionarios responsables, las cantidades que se indican a continuacin: a. $139,034 por pagos indebidos y otros conceptos sealados en el informe de auditora anterior y que an no se han recobrado (vase la seccin de "Informe de Auditora Anterior" en is pgina 6 de este informe) . b. $185,598 correspondientes al pago de 26 deudas contradas irregularmente en aos anteriores con cargo a las partidas de aos posteriores (Hallazgo 2).

8 . Establecer los controles internos; necesarios en las operaciones relacionadas con la adquisicin y pagosde servicios. Ello debe incluir, entre otros, una segregacin adecuada de funciones; auditorasperidicas de dichas operaciones; rotacin y adiestramiento del personal que interviene en las mismas; y restringir el acceso a los documentos e informacin (Hallazgo 1). 9. Ver que las transacciones que se autoricen no conlleven conflictos de intereses (Hallazgo 1) . 10. Ver que no se repitan situaciones como las comentadas en los hallazgos 2 y b. 11 . Ejercer una supervisin eficaz sobre las funciones del Director de Finanzas para asegurarse de que : a. Procese los comprobantes de desembolso cuando stos contengan: (1) la certificacin deI funcionario o empleado que tuvo conocimiento de que los servicios o materiales se suministraron de conformidad [Hallazgo 3-a(1)]. (2) evidencia de que los mismos fueron preintervenidos [Hallazgo 3-a(2)] . (3) la firma deljefe de la dependencia que origin el desembolso [Hallazgo 3-a(3)] . (4) informes con el detalle de los das en que los consultores prestaron los servicios [Hallazgo 3-a(4)] . b. Marque como pagados los comprobantes de desembolso y susjustificantes al momento de efectuar los pagos [Hallazgo 3-a(5)]. c . Informe al Departamento de Hacienda los pagos en exceso de $500 anuales hechos a contratistas y personas que presten servicios al Municipio (Hallazgo 5). d. Corrija las situaciones relacionadas con : (1) las conciliaciones bancarias (Hallazgo 10-a). (2) las recaudaciones (Hallazgo 10-b) . (3) el inventario perpetuo de los cheques en blanco (Hallazgo 12-c). (4) los recursos econmicos en fondos inactivos (Hallazgo 13). 9

e . Mantenga bajo su custodia los documentos de pago y susjustificantes de los fondos de los programas federales (Hallazgo 12-d). 12 . Ver que se emitan requisiciones autorizadas por los jefes de dependencias donde se originan los gastos, y las rdenes de compra correspondientes antes de que se ordenen las compras y los servicios (Hallazgo 3-b y c). 13 . Ver que los gastos en perodos eleccionarias no excedan del lmite establecido por ley (Hallazgo 4) . 14. Tomar las medidas administrativas para desarrollar un plan para eliminar los sobregiros en fondos (Hallazgo 7) . 15 . Agilice el cobro de las cuentas pendientes de cobro que se indican en el Hallazgo 8. 16. Ver que la Unidad de Auditora Interna del Municipio cumpla con los deberes y las obligaciones que se le imponen en la Ley Nm. 81, y asignarle los recursos necesarios para ello (Hallazgo 11). 17. Preparar un proyecto de ordenanza y presentarlo a la Asamblea Municipal para reglamentar la concesin de ayudas a familias de ingresos bajos o moderados para la compra de uniformes escolares y para la adquisicin de comestibles [Hallazgo 12-a(1)] . 18. Ver que la Junta de Subasta establezca un reglamento y los procedimientos para regir sus funciones y responsabilidades [Hallazgo 12-a(2)] . 19. Reglamentar los procedimientos para la solicitud de cotizaciones y la adjudicacin de las compras y servicios que no requieran la celebracin de subasta pblica [Hallazgo 12-a(3)] . 20. Asegurarse de que se corrijan las deficiencias relacionadas con: a. El Registro de Licitadores [Hallazgo 12-a(4)] . b. Las tareas conflictivas que realizaban Hallazgo 12-b. los empleados que se mencionan en el

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c. Las licencias de los choferes de ambulancias (Hallazgo 12-e). d. Las operaciones dei Garaje Municipal (Hallazgo 12-0. Al Presidente de la Asamblea Municipal 21 . Informar a la Asamblea Municipal sobre las situaciones que se comentan en los hallazgos 7, 9, 11,12-a(1) y 13, para las medidas correctivas que procedan, y establecer un plan de seguimiento para que stas se atiendan. CARTAS A LA GERENCIA Los hallazgos de este informe correspondientes a las administraciones de la ex Alcaldesa, Sra . Blanca Medina Urigen, y del ex Alcalde, Sr. Wilfredo Mercado Ortiz, les fueron sometidos a stos para comentarios. COMENTARIOS DE LA GERENCIA La ex Alcaldesa Blanca Medina y el ex Alcalde Mercado Ortiz no emitieron comentarios sobre nuestros hallazgos . RECONOCMENTO Expresamos nuestro agradecimiento a los funcionarios y empleados del Municipio porla cooperacin que nos prestaron durante nuestra auditoria.

MUNICIPIO DE Rio GRANDE

Aneio 1

Hallaz .Ros

Hallazgo 1 - Irregularidades y conflictos de inters incurridos en la compra de pasajes areas En julio y agosto de 1993 el Municipio orden la compra de pasajes areos por $4,284 a Wiewall Travel . Nuestra investigacin sobre dichas compras y pagos revel lo siguiente: a. En julio de 1993 se orden la compra de 56 pasajes areos por $3,504, de los cuales, 34 eran de Saint Thomas a Fajardo y 22 de Saint Croix a Fajardo, ida y vuelta . Ese mismo mes el Municipio pag los mismos mediante el Cheque 009511 . Uno de los pasajes indicados se cancel por lo que Wiewall Travel emiti un cheque por $91 para reintegrardicho importe al Municipio. Una funcionaria del Municipio recibi dicho cheque y lo deposit en su cuenta personal . Dicho importe no fue ingresado al Municipio, b. En agosto de 1993 se orden la compra de un pasaje areo por $780 para un viaje de dicha funcionaria para asistir al "III Simposio Iberoamericano de Turismo, Ecologa y Municipio", celebrado entre el 29 de agosto y el 4 de septiembre de 1993 en Mazatln, Mxico. El Municipio pag dicho pasaje mediante el Cheque Nm. 009886 . Se determin que la aludida funcionaria del Municipio endos y deposit dicho cheque en su cuenta personal . En enero de 1994 el proveedor mencionado reclam el pago de dichos pasajes al Municipio. La funcionaria pag los mismos al proveedor con un giro bancario que sta obtuvo . c . Adems, para la fecha de dichas compras lareferida funcionaria del Municipio, en un claro conflicto de inters, se desempeaba como vendedora de Wiewall Travel . Dicho proveedor le pagaba una

(Cont . Anejo 1 ) comisin de un cinco por ciento de las ventas que realizaba. La funcionaria fue quien realiz las ventas de los pasajes por $4,284 al Municipio. Se determin que Wiewall Travel pag $175 por comisiones a la funcionaria por las compras indicadas en el Apartado "a" . Respecto a las ventas indicadas en el Apartado "b", el proveedor indic que no le pag comisiones porque la funcionaria le retuvo el cheque . En el Artculo 8.005 de la Ley Nm. 81 se dispone que el Alcalde, los funcionarios y empleados en quienes ste delegue y cualquier representante autorizado del mismo o del municipio, sern responsables de la legalidad, exactitud, propiedad, necesidad y correccin de todos los gastos que se autoricen para el pago de cualquier concepto . En los artculos D-17-e y H-7 del Reglamento sobre Normas Bsicas se incluan disposiciones similares aplicables al Alcalde y al Director de Finanzas, respectivamente. En el Captulo N, Seccin 6, del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se incluye una disposicin similar. En la Ley Nm. 12 dei 24 de julio de 1985, Ley de Etica Gubernamental, se establece lo siguiente : - Ningn funcionario o empleado pblico utilizar los deberes y facultades de su cargo ni la propiedad o fondos pblicos para obtener, directa o indirectamente para l, para algn miembro de su unidad familiar, ni para cualquier otra persona, negocio o entidad, ventajas, beneficios o privilegios que no estn permitidos por ley (Articulo 3 .2-C). - Ningn funcionario o empleado pblico aceptar un empleo o mantendr relaciones contractuales de negocio, con una persona, negocio o entidad que est reglamentada por o que haga negocio con la agencia gubernamental para la cual l trabaja cuando el funcionario o empleado pblicoparticipe en las decisiones institucionales de la agencia o tenga facultad paradecidir o influenciarlas actuaciones oficiales de la agencia que tenga relacin con dicha persona, negocio o entidad (Articulo 3 .3-B).

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(Cont. Anejo 1 ) De loshechos mencionados puede haberse configurado el delito de malversacin de fondos pblicos . El mismo constituye violacin al Artculo 216(a) del Cdigo Penal . Constituyen, adems, .violaciones a la Ley de Etica Gubernamental . Estos hechos conllevan acciones de naturaleza civil y criminal . Como resultado de estas situaciones se utilizaron fondos de] Municipio para beneficios personales . Adems, se incurri en conflictos de inters que afectaron adversamente al Municipio . Constituyen, adems, una concesin de privilegio en detrimento de otras personas que pudieron prestar los servicios. La referida funcionaria de] Municipio se aprovech de su puesto . Adems, el Alcalde Mercado Ortiz y el Director de Finanzas no cumplieron con las disposiciones citadas ni protegieron adecuadamente los intereses del Municipio . Vanse las recomendaciones 1, 3, 6, 8 y 9. Hallazgo 2 - Pago de deudas obligaciones incurridas ilegalmente

Entre agosto de 1989 y octubre de, 1994 se autorizaron pagos por $185,598 correspondientes a 26 deudas contradas irregularmente en aos econmicos anteriores con cargo a partidas presupuestarias de aos posteriores (Anejo 1-A). Al momento de incurrirse en dichas deudas, stas no se registraron en los libros de] Municipio ni se obligaron los crditos correspondientes . De dichos pagos, $141,172 corresponden a la administracin de la Alcaldesa Medina Urigen y $44,426 a la del Alcalde Mercado Ortiz. En la Ley Nm . 81 se establece lo siguiente: - Los crditos autorizados para las atenciones de un ao fiscal especfico sern aplicados exclusivamente al pago de gastos legtimamente originados e incurridos durante el respectivo ao, o al pago de obligaciones legalmente contradas y debidamente registradas en los libros de] municipio durante dicho ao [Artculo 8.004(a)] . 14

(Cont. Aneo 1) -El Alcalde, los funcionarios y empleados en quienes ste delegue y cualquier representante autorizado del mismo o del municipio, sern responsables de la legalidad, exactitud, propiedad, necesidad y correccin de todos los gastos que se autoricen para el pago de cualquier concepto (Artculo 8 .005) . En los artculos D-17-e y H-7 del Reglamento sobre Normas Bsicas se incluan disposiciones similares aplicables al Alcalde y al Director de Finanzas, respectivamente . En el Captulo IV, Seccin 6 del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se establece una disposicin similar aplicable al Director de Finanzas . - La violacin del Artculo 8 .004(a) citado constituir causa suficiente para la aplicacin de medidas disciplinarias contra el funcionario o empleado que incurra en la misma [artculos 12 .011(b)(13) y 12.012(d)] . El Tribunal Supremo de Puerto Rico en opinin del 25 de noviembre de 1987 en el caso de Venancio Morales v. Municipio de Toa Baja , 119 DPR 632 (1987), dictamin que son nulos los contratos y rdenes de compra que se otorguen sin existir asignaciones en el presupuesto del municipio para su pago. La utilizacin de fondos del presupuesto de un ao econmico para cubrir gastos no registrados incurridos en aos anteriores desvirtael propsito legislativo de operar las entidades gubernamentales a base de un presupuesto aprobado. Ello merm los recursos que tena el Municipio disponibles para atender los asuntos fiscales de los aos a los cuales se cargaron los referidos gastos . Adems, ocasiona que dichos pagos sean ilegales . LaAlcaldesa Medina Urigen, el Alcalde Mercado Ortiz y el Director de Finanzas no cumplieron con las disposiciones citadas ni protegieron los intereses del Municipio. Vanse las recomendaciones 2, 3, 7-b y 10.

(Cont . Anejo 1) Hallazgo 3 - Falta de certificaciones v de informacin en los comprobantes de desembolso, v compras v servicios sin rdenes de compra y requisiciones previas a(1) Entre agosto de 1991 yjulio de 1995 se autorizaron para pago 50 comprobantes de desembolso por $356,112 que carecan de la certificacin del funcionario o empleado que tuvo conocimiento de que los materiales y servicios se recibieron de conformidad. De dichos pagos, 25 por $54,043 corresponden a la administracin de la Alcaldesa Medina Urigen y los otros 25 por $302,069 a la del Alcalde Mercado Ortiz. (2) En 294 comprobantes de desembolso expedidos por $562,950 entre mayo de 1991 y junio de 1995 no se incluy evidencia de que stos fueran preintervenidos antes que el Director de Finanzas autorizara el pago de los mismos . De dichos pagos, 141 por $169,087 corresponden a la administracin de la Alcaldesa Medina Urigen y 153 por $393,863 a la del Alcalde Mercado Ortiz. (3) Entre septiembre de 1991 y julio de 1995 se tramitaron para pago 86 comprobantes de desembolso por $624,148 sin la firma deljefe de la dependencia que origin los desembolsos. De stos, 35 por $126,545 corresponden ala administracin de la Alcaldesa Medina Urigen y 51 por $497,603 a la del Alcalde Mercado Ortiz. (4) Entre diciembre de 1991 y septiembre de 1992 se autorizaron 25 pagos por $27,582 por servicios profesionales y consultivos, cuyos comprobantes de desembolso carecan de informacin sobre los das en que los trabajos se realizaron . Dichos pagos corresponden a la administracin de la Alcaldesa Medina Urigen. En otros pagos por $12,000 emitidos entre agosto de 1993 yj unio de 1994 durante la incumbencia deI Alcalde Mercado Ortiz, no se incluy en los comprobantes de desembolso informes sobre los servicios prestados. (5) El Director de Finanzas no marc como pagados 269 comprobantes de desembolso y sus justificantes emitidos entre agosto de 1992 yjunio de 1995 por $612,001 como constancia de haberefectuado

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(Cont. Aneio 1 ) los pagos. De stos, 102 por $218,134 corresponden a la administracin de la Alcaldesa Medina Urigen y 167 por $393,867 a la del Alcalde Mercado Ortiz. En la Ley Nm. 81 se establece lo siguiente: - El Alcalde supervisar, administrar y autorizar todos los desembolsos de fondos que reciba el municipio [Artculo 3 .009(s)]. - El Alcalde o su representante autorizado ser responsable de la legalidad, exactitud, propiedad, necesidad y correccin de los gastos que se autoricen para pago (Articulo 8.005). En el Artculo 7 .05 de la Ley Nm. 146 se inclua una disposicin similar. En los artculos D-17-e y H-7 del Reglamento sobre Normas Bsicas se incluan disposiciones similares aplicables al Alcalde y al Director de Finanzas, respectivamente. En el Captulo IV, Seccin 6 del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se incluye una disposicin simlarrespecto a la responsabilidad del Directorde Finanzas sobre los desembolsos. En el Artculo H-7, 12 y 29-d del Reglamento sobre Normas Bsicas se dispona lo siguiente : - El Director de Finanzas no aprobar para pago ningn documento si no est certificado como correcto por la unidad de preintervencin o el encargado de la preintervencin. - No se deber efectuar desembolso alguno a menos que todas las certificaciones del comprobante de pago hayan sido debidamente efectuadas porlos funcionarios competentes, y el comprobante haya sido aprobado para el pago por el Alcalde o su representante autorizado, y por el receptor oficial y la unidad de compras en los casos de compras de materiales, equipo y servicios no personales . - El Director de Finanzas ordenar los pagos por servicios profesionales de acuerdo con lo estipulado en el contrato luego de recibir la debida certificacin de que los servicios o tareas se rindieron segn los trminos del contrato y en forma aceptable.

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(Cont. Aneio 1 ) En el Capitulo IV, secciones l , 7 y 21(2) del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se incluyen disposiciones similares . Es norma de control interno y de sana administracin requerir que los comprobantes de desembolso y dems justificantes se marquen como pagados una vez se efecten los pagos correspondientes . Estas situaciones nos impidieron verificarla correccin y propiedad de dichos desembolsos. Adems, pudieron propiciar la comisin de irregularidades, La Alcaldesa Medina Urigen, el Alcalde Mercado Ortiz y el Director de Finanzas no cumplieron con sus deberes ni con las disposiciones citadas. b. Entre julio de 1989 y mayo de 1995 se ordenaron compras y servicios por $138,653 sin que se emitieran previamente las rdenes de compra correspondientes . Estas se prepararon y se registraron entre 5 y 125 das despus de haberse recibido los materiales o prestado los servicios. De dichas compras y servicios, $66,480 correspondan a is administracin de la Alcaldesa Medina Urigen y $72,173 a la del Alcalde Mercado Ortiz. Una situacin similar se coment en el informe de auditora anterior. En el Artculo K-14-c y d del Reglamento sobre Normas Bsicas se dispona que los municipios no deben obtener materiales, equipos o servicios sin emitir las rdenes de compra correspondientes. Se dispona, adems, que el Director de Finanzas debe certificar la disponibilidad de fondos antes de procesar cualquier orden para la compra de efectos y materiales . En el Captulo VIII, Parte IV, Seccin 2(2) y (3) del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se incluyen disposiciones similares. c. Entre julio de 1992 y mayo de 1995 se ordenaron compras y servicios por $71,497 sin que precedieran requisiciones autorizadaspor losjefes de las dependencias que solicitaron los mismos. De dichas

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(Cont. Aneio 1 ) compras y servicios, $23,335 corresponden ala administracin de la Alcaldesa Medina Urigen y $48,162 a la del Alcalde Mercado Ortiz. Es norma de control interno y de sana administracin que toda compra o servicio se origine mediante una requisicin certificada por un funcionario autorizado . Estas situaciones impiden que se pueda controlar en forma efectiva el presupuesto del Municipio y las compras y los servicios adquiridos . Las mismas propician la comisin de irregularidades . La Alcaldesa Medina Urigen, el Alcalde Mercado Ortiz, el Director de Finanzas y los jefes de dependencias concernidos no cumplieron con las disposiciones citadas y se apartaron de normas de sana administracin, Vanse las recomendaciones 3, 11-a y b y 12. Hallazgo 4 - Desembolsos y obligaciones en exceso de lo permitido por ley en un perodo eleccionario Durante el perodo eleccionario entre julio de 1992 y enero de 1993 la Alcaldesa Medina Urigen y el Director de Finanzas autorizaron desembolsos y registraron obligaciones que excedieron por $70,102 el 60 por ciento del crdito autorizado a gastarse en 14 partidas presupuestarias (Anejo 1-B) . Una situacin similar se coment en el informe de auditora anterior . En el Artculo 8 .009 de la Ley Nm. 81 se dispone que durante el perodo comprendido entre el 1 de julio del ao en que se celebren las elecciones generales y la fecha de la toma de posesin de los funcionarios electos, el municipiono podr incurrir en obligaciones y gastos que excedan del 50 por ciento de la asignacin presupuestaria de cada partida. No obstante, la Asamblea podr autorizar al municipio a incurrir en otros gastos y obligaciones que no excedan del 60 por ciento de la asignacin presupuestaria de cada partida durante el trmino de tiempo indicado . 19

(Cont. Anejo 1) Como consecuencia de esta situacin se redujeron en $70,102 los fondos presupuestados para atender el funcionamiento del Municipio durante el segundo semestre del 1992-93 . Por otra parte, los recursos del Municipio pudieron ser utilizados para obtenerbeneficios poltico-partidista al reflejar ms servicios pblicos en dicho perodo eleccionario . La Alcaldesa Medina Urigen y el Director de Finanzas no cumplieron con la disposicin citada ni administraron adecuadamente las finanzas del Municipio . Vanselas recomendaciones 3 y 13 . Hallazgo 5 - Pagos a contratistas no informados al Departamento de Hacienda No se informaron al Departamento de Hacienda, para fines contributivos, los pagos en exceso de $500 por $539,059 efectuados a seis contratistas que prestaron servicios por contrato al Municipio en los aos del 1990 al 1994 . Esta Oficina inform dicha situacin al Secretario de Hacienda por carta del 28 de agosto de 1997 . Una situacin similar se coment en el informe de auditora anterior . En la Ley de Contribuciones sobre Ingresos de 1954, segnenmendada, se dispone que los pagos sobre $500 que se efecten a cualquier persona o entidad durante el ao natural deben informarse al Departamento de Hacienda en la Forma 480.6, "Declaracin Informativa", antes del 28 de febrero del ao siguiente. En la Ley Nm . 120 del 31 de octubre de 1994, Cdigo de Rentas Internas de Puerto Rico, se establece una disposicin similar. Esta omisin propicia la evasin contributiva . El Director de Finanzas no cumpli con la disposicin citada . Vanse las recomendaciones 3 y 11-c . 20

(Cont. Anejo -!) Hallazgo 6 -Contratacin legal de una empleada del Gobierno Estatal En marzo de 1992 la Alcaldesa Medina Urigilen formaliz un contrato con la Srta . Mara M. Coss Martnez para la prestacin de servicios como psicloga. Por dichos servicios el Municipio pag $1,330 en julio de 1992 . Durante elperodo en que la seorita CossMartnez prest esos servicios, tambin ocupaba un puesto regular en la Oficina Central de Administracin de Personal (OCAP), por lo cual estaba impedida legalmente de prestar servicios mediante compensacin adicional en el Municipio. Por ello, son ilegales los honorarios por $1,330 pagados por el Municipio. La Oficina de Etica Gubernamental investig esta situacin y en agosto de 1995 impuso una multapor $1,000 a la seorita Coss Martnez. En el Artculo 3 .2-E de la Ley Nm. 12 del 24 de julio de 1985, Ley de Etica Gubernamental, se establece que ningn funcionario o empleado pblico que est regularmente empleado en el Gobierno recibir paga adicional o compensacin extraordinaria de ninguna especie del Gobierno de Puerto Rico o de cualquier municipio, junta, comisin u organismo que dependa del Gobierno, en ninguna forma, por servicios personales u oficiales de cualquier gnero, aunque sean prestados en adicin a las funciones ordinarias de dicho funcionario o empleado . Ello, amenos que la referida paga o compensacin extraordinaria est expresamente autorizada por el Artculo 177 del Cdigo Poltico o por alguna otra disposicin de ley. En el Artculo 177(a) del CdigoPoltico se establece una disposicin similar. Los servicios prestados por la seorita Coss Martnez no estn incluidos en las excepciones que se establecen en dicho Artculo de ley. En el Artculo 8 .005 de la Ley Nm. 81 se dispone que el Alcaide, los funcionarios y empleados en quienes ste delegue y cualquier representante autorizado del mismo y del municipio, sern responsables de la legalidad, exactitud, propiedad, necesidad y correccin de todos los gastos que se autoricen para el pago de 21

(Cont . Anejo 1 ) cualquier concepto . En el Artculo 7 .05 de la Ley Nm. 146 se estableca una disposicin similar. En los artculos D-17-e y H-7 del Reglamento sobre Normas Bsicas se incluan disposiciones similares aplicables al Alcalde y al Director de Finanzas, respectivamente . En el Captulo IV, Seccin 6 del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se incluye una disposicin similar relacionada con la responsabilidad del Director de Finanzas sobre los desembolsos. En el Memorando Especial Nm. 11-87 del 13 de abril de 1987 de OCAP se notific a los municipios la prohibicin de otorgar doble compensacin a funcionarios y empleados pblicos, a menos que en una ley expresamente se autorice . En el Artculo N-5 del Reglamento sobre Normas Bsicas se dispona que el Alcalde o su representante autorizado deber cerciorarse de la legalidad del contrato antes de formalizar el mismo. Esta situacin ocasion pagos ilegales por $1,330 . La Alcaldesa Medina Urigeny el Director de Finanzas actuaron en perjuicio de los mejores intereses del Municipio al dejar de cumplir con las disposiciones citadas . Vanse las recomendaciones 3 y 10 . Hallazgo 7 - Sobregiros en fondos especiales Al 30 de junio de 1994 en el Informe Mensual de Ingresos y Desembolsos, Modelo 4-a, se reflejaban sobregiros por $680,040 en 33 fondos especiales (Anejo 1-C) . Una situacin similar se coment en el informe de auditora anterior. En el Artculo 8 .004(b) de la Ley Nm. 81 se dispone que no se podr gastar u obligar en un ao econmico cantidad alguna que exceda de las asignaciones y los fondos autorizados por ordenanza o resolucin para dicho ao. 22

(Cont . Aneio 1 ) En el Artculo H-25 del Reglamento sobre Normas Bsicas se estableca que el Director de Finanzas ser responsable de cualquier sobregiro en los fondos municipales. En el Captulo 1V, Seccin 17 del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se incluye una disposicin similar. Los sobregiros en fondos pueden afectar el crdito con los proveedores y limitan los recursos para lograr los objetivos de otros fondos . El Alcalde Mercado Ortiz y el Director de Finanzas no administraron eficientemente las finanzas del Municipio ni cumplieron con las disposiciones citadas. Vanse las recomendaciones 3, 4-a, 14 y 21 . Hallazgo 8 - Gestiones de cobro inadecuadas Al 30 dejunio de 1995 el Municipiono haba realizado gestiones de cobro efectivas para lograr cobrar $13,881 por lo siguiente: a. $2,624 adeudados por el Sr . Ramn Robles Matos de una sentencia emitida a favor del Municipio por el Tribunal Superior, Sala de Carolina, en abril de 1989 (Caso Nm. TS 83-2587) . b. $9,708 de una deficiencia determinada al Supermercado Alturas en el pago de patentes de los aos 1985-86 al 1991-92 . c . $1,549 por patentes y penalidades no pagadas por Constructora Valenciano, que realiz obras por contrato para el Municipio por $314,371 en el 1993-94 . Una situacin similar se coment en el informe de auditoria anterior . En la Ley Nm. 81 se dispone lo siguiente : - Ser obligacin del Alcalde realizar todas las gestiones necesarias para el cobro de todas las deudas de personas naturales ojurdicas que estuviesen registradas en los libros o rcords de contabilidad a 23

(Cont. Anejo 1) favor del municipio y recurrir a todas las medidas que autoriza la ley para cobrar dichas deudas dentro del mismo ao fiscal en que se registren . En los casos necesarios, se deber proceder por la va judicial y cuando el municipio no cuente con los fondos suficientespara contratar los servicios profesionales legales requeridos, referir los casos al Secretario de Justicia (Artculo 8 .003) . - El Director de Finanzas tendr, entre otras, la funcin de supervisar las tareas de recaudacin, incluyendo aqullas por patentes municipales [Articulo 6 .005(c)] . En la Ley de Patentes Municipales se dispone que estar sujeta al pago de patentes toda persona que con fines de lucro se dedique a prestar servicios, a la venta de cualquier bien, o a cualquier industria o negocio en los municipios del Estado Libre Asociado de Puerto Rico . El pago se har por adelantado dentro de los primeros quince das de cada semestre del ao econmico. Esta situacin priv al Municipio de recursos necesarios para su funcionamiento . Adems, puede ocasionar que las deudas se conviertan en incobrables. El Alcalde Mercado Ortiz y el Director de Finanzas no cumplieron con sus deberes ni protegieron los intereses del Municipio . Vanse las recomendaciones 3 y 15 . Hallazgo 9 - Liquidaciones presupuestarias e Informe Mensual de Ingresos y Desembolsos no preparados a. Al 30 de septiembre de 1995 elMunicipio no habarendido al Comisionado de AsuntosMunicipales para su revisin las liquidaciones presupuestarias de los aos econmicos del 1991-92, 1993-94 y 1994-95. b. Adems, haba un atraso de 14 meses en la preparacin del informe Mensual de Ingresos y Desembolsos, Modelo 4-a. El ltimo informe preparado corresponda a junio de 1994 . Una situacin similar se coment en el informe de auditora anterior . 24

(Cont. Aneio 1 ) En la Ley Nm. 81 se establece lo siguiente : - El Alcalde rendir al Comisionado de Asuntos Municipales los informes que ste estime necesarios, dentro del trmino que ste disponga sobre los resultados de las operaciones fiscales durante el ao fiscal, conforme al Sistema Uniforme de Contabilidad Computarizado diseado para los municipios . Adems, preparar y someter todos aquellos informes financieros que peridica o eventualmente le requiera la Asamblea Legislativa, el Gobernador de Puerto Rico, el Comisionado o cualquier funcionario con la autoridad de ley o reglamento para requerir tales informes a los municipios [Artculo 7.001 l(d)]. - Lo relativo a la organizacin fiscal y el sistema de contabilidad de los municipios . Entre otras cosas, se requiere que se lleve un sistema de contabilidad que provea informacin financiera completa y adecuada sobre el resultado de las operaciones que permitauna administracin municipal eficiente y cuente con un control efectivo y contabilizacin de todos los fondos, propiedad y activos del municipio (Artculo 8 .010). En el Artculo E-5-d del Reglamento sobre Normas Bsicas se estableca que el sistema de contabilidad debe proveer procedimientos para la realizacin rpida y ordenada de las operaciones y debe incluir, entre otros, los registros, archivos, conciliaciones, ajustes, entradas de cierre e informes necesarios . En el Captulo II, Seccin 10 del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se dispone que el municipiopreparar y rendir al Comisionado de Asuntos Municipales un informe general de las operaciones de ingresos y egresos del ao, antes del 30 de septiembre de cada ao. Se dispone adems, que los municipios que an no operan el Sistema Uniforme de Contabilidad Mecanizado debern someter la liquidacin presupuestaria en dicha fecha .

(Cont. Anejo 1 ) Estas situaciones ocasionaron lo siguiente: - El no someter las liquidaciones presupuestarias al Comisionado de Asuntos Municipales le impide a ste realizar su funcin fiscalizadora al respecto. - El atraso en la preparacin de los informes mensuales Modelo 4-a, impidi al Municipio tener informacin sobre su situacin financiera, necesaria para la toma de decisiones . Tambin impidi a esta Oficina proveer informacin sobre la situacin fiscal del Municipio para dicho ao a base de los mismos. La Alcaldesa Medina Urigen, el Alcalde Mercado Ortiz y el Director de Finanzas no cumplieron con las disposiciones citadas . Vanse las recomendaciones 3, 4-b y c y 21 . Hallazgo 10 - Conciliaciones bancarias preparadas incorrectamente v deficiencias de controles en las recaudac iones a. Las conciliaciones de 17 cuentas bancarias del Municipio se prepararon incorrectamente durante el perodo auditado . El balance ajustado en banco no se conciliaba con el saldo que se reflejaba en los libros de contabilidad e informes fiscales. En cambio, se conciliaba con el balance del registro del talonario de cada cuenta . Una situacin similar se coment en el informe de auditora anterior . b(1) En 37 recibos por $26,664 expedidos por los recaudadores entre mayo de 1993 y junio de 1994 no se indicaba el valor recibido, si efectivo, cheque o giro. Una situacin similar se coment en el informe de auditora anterior . (2) El Director de Finanzas y los auditores internos en funciones no realizaban revisiones peridicas de los cobros y depsitos efectuados por los recaudadores .

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(Cont. Aneio 1) (3) Los cheques devueltos por el banco por falta de fondos se entregaban a los empleados relacionados con las funciones de recaudacin para tramitar su recobro. En la Ley Nm. 81 se establece lo siguiente : - El sistema de contabilidad debe proveer informacin completa y adecuada sobre el resultado de las operaciones y necesaria para una administracin municipal eficiente [Artculo 8.010(c)] . En el Artculo 7 .04(b) de la Ley Nm. 146 se estableca una disposicin similar. - Los procedimientos para recibir y depositar fondos pblicos municipales tendrn controles adecuados y suficientes para impedir y dificultar que se cometan irregularidades y permitan, que de stas cometerse, se puedan descubrir y fijar responsabilidades, y que garanticen, adems, la claridad y pureza de los procedimientos fiscales [Articulo 8.010(d)] . En el Articulo E-5-d del Reglamento sobre Normas Bsicas se incluan disposiciones similares. - El Director de Finanzas tendr, entre otras, la funcin de supervisar las tareas de recaudaciones del Municipio [Artculo 6.005(c)] . En elArticulo E-5 -d del Reglamento sobre Normas Bsicas se estableca que el sistema de contabilidad debe proveer procedimientos para is realizacin rpida y ordenada de las operaciones y debe incluir, entre otros, los registros, archivos, conciliaciones, ajustes, entradas de cierre e informes necesarios . En el Artculo F de dicho Reglamento se incluan disposiciones relativas al cobro, entrega, depsito, control y custodia de los fondos municipales y la responsabilidad del Director de Finanzas sobre los mismos. Es norma de control interno y de sana administracin preparar oportuna y correctamente las conciliaciones bancarias y realizarlos ajustes correspondientes en los libros e informes de contabilidad una vez determinadas las diferencias en las conciliaciones .

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(Cont. Aneo 1) Estas situaciones impidieron verificarla correccin de los saldos existentes en los libros de contabilidad y evitan que-se detecte a tiempo cualquier irregularidad en el manejo de los fondos municipales. El Director de Finanzas no cumpli con su deber y se apart de normas de control interno. Vanse las recomendaciones 3 y 11-d(1) y (2). Hallazgo 11 - Ausencia de fiscalizacin adecuada por parte de la Unidad de Auditoria Interna LaUnidad de Auditoria Interna (laUnidad) delMunicipio nohaba adoptado normas yprocedimientos de auditora. Los directores en funciones de la Unidad entre enero de 1989 y diciembre de 1994, Sr. Jos L. Reyes Rodrguez y Sra. Marlene Smith Bermdez, no prepararon planes de trabajo ni programas de auditoria para cumplir con las funciones y deberes que le impone la ley. Tampoco efectuaban auditoras peridicas de las dependencias municipales . Sus funciones se limitaron a brindar asesoramiento y a realizarlas encomiendas de la Alcaldesa Medina Urigen y del Alcalde Mercado Ortiz. Adems, a junio de 1995 no se haba asignado personal a dicha Unidad . En el Artculo 6.004 de la Ley Nm . 81 se establece que todo municipio tendr una Unidad Administrativa de Auditoria Interna . Se disponen, adems, las funciones y responsabilidades de laUnidad de Auditora Interna. Entre ellas, realizar intervenciones y fiscalizar todas las operaciones municipales de los fondos pblicos, y rendir informes al Alcalde sobre el resultado de las auditoras que realice . Esta situacin impide mantener una fiscalizacin continua y eficaz de las finanzas y operaciones del Municipio. Adems, ello propicia que las irregularidades y deficiencias que puedan incurrirse en las operaciones del Municipio no se puedan detectar a tiempo para fijar responsabilidades o corregirlas .

(Cont. Anejo 1 ) La Alcaldesa Medina Urigen, el Alcalde Mercado Ortiz y los auditores internos mencionados no cumplieron con las disposiciones citadas ni con sus deberes. Vanse las recomendaciones 3, 16 y 21 . istro de Licitadores, tareas Hallazgo 12 - Ausencia de re conflictivas . deficiencias relacionadas con los documentos de pago rocedimientos y otras relacionadas con controles a. Al 30 de junio de 1995 en el Municipio no se haba establecido lo siguiente : (1) Un reglamento para conceder ayudas a familias de ingresos bajos para la compra de uniformes escolares y para la adquisicin de comestibles . Entre agosto de 1991 yjunio de 1995 el Municipio concedi ayudas por 554,134 por dichos conceptos. En el Articulo 2 .004(p) de la LeyNm . 81 se faculta a los municipios a desarrollar programas y actividades de bienestar general y de servicio pblico. No obstante, como norma de sana administracin fiscal y de control interno, es necesario establecerreglas que permitan laoperacin y funcionamiento adecuado de los programas. En el Articulo 2.04(5) de la Ley Nm. 146 se inclua una disposicin similar. En el Captulo IV, Seccin 19(1) del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se incluye una disposicin similar. Estas situaciones no permiten que se apliquen normas uniformes y pueden dar lugar a irregularidades y favoritismos en la concesin de las ayudas mencionadas. La Alcaldesa Medina Urigen, el Alcalde Mercado Ortiz y la Asamblea Municipal no cumplieron con sus deberes al respecto . (2) Un reglamento para establecerlos procedimientosnecesarios paraque la Junta de Subasta llevara a cabo sus funciones y responsabilidades .

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(Cont. Anejo 1) En el Articulo 11 .005 de la Ley Nm. 81 se dispone que la Junta de Subasta deber establecer los procedimientos necesarios para llevar a cabo sus funciones y responsabilidades . En el Memorando NAGF 9-88 del 29 de septiembre de 1987 de la Administracin de Servicios Municipales se establece un modelo de reglamento para la Junta de Subasta y los procedimientos, requisitos y condiciones por los cuales debe regirse. Esta situacin puede dar lugar a irregularidades en los procesos de subasta. La Junta de Subasta no cumpli con su deber al respecto. (3) Un reglamento sobre los procedimientos para la solicitudde cotizaciones y la adjudicacin de las compras y servicios que no requieren la celebracin de subasta pblica. Es norma de sana administracin y de control interno establecer normas para la solicitud de cotizaciones y adjudicacin de compras y servicios que no requieren la celebracin de subasta pblica. Esta situacin propicia la comisin de irregularidades en la adjudicacin de compras y servicios mediante la solicitud de cotizaciones . La Alcaldesa Medina Urigen y el Alcalde Mercado Ortiz no cumplieron con sus deberes al respecto. (4) . Un Registro de Licitdores con informacin sobre los contratistas y proveedores cualificados para la ejecucin de obras y servicios por contratos y la adquisicin de bienes y suministros . Una situacin similar se coment en el informe de auditora anterior. En el Artculo K-3 del Reglamento sobre Normas Bsicas se estableca que se mantendr un Registro de Licitadores clasificado de acuerdo al bien, obra o servicio de todos los comerciantes interesados en licitar. Dicho Registro ser utilizado para solicitar a los proveedores que coticen en las subastas y en las

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(Cont. Aneio 1) compras y contratos por invitaciones . En el Captulo VIII, Parte 1, Seccin 1 del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se incluye una disposicin similar. La ausencia de dicho Registro impide que el Municipio tenga conocimiento de los comerciantes y contratistas interesados en licitar al momento de efectuar las subastas y solicitar cotizaciones . Los secretarios municipales en funciones no cumplieron con sus deberes. b. Tres empleados realizaban tareas que eran conflictivas, segn se indica : (1) La Coordinadora del Programa de Renta Subsidiada, Sra. Ana D. Medero Santa, entre otras funciones, orientaba y determinaba la elegibilidad de los participantes, mantena la lista de espera de los solicitantes de beneficios, determinaba los beneficios a concederse, realizaba las inspecciones iniciales de las residencias y tramitaba los documentos de los expedientes de los beneficiarios. (2) La Recaudadora Oficial, Sra. Margarita Rodrguez Mrquez, entre otras funciones, efectuaba los cobros de las patentes, de las ventas y del mantenimiento de solares del Cementerio y del arrendamiento de puestos de la Plaza de Mercado, y llevaba la contabilidad de dichos ingresos. (3) La Contadora de los Programas Federales, Srta . Carmen Santiago Rodrguez, preparaba las conciliaciones de las cuentas bancarias de dichos programas y llevaba la contabilidad de los mismos . Adems, suministraba la informacin que se inclua en las rdenes de compra y los comprobantes de desembolso que se preparaban con cargo a los fondos de dichos programas. Es norma de control interno y de sana administracin mantener una segregacin adecuada de dichas funciones. Estas situaciones pueden propiciarla comisin de irregularidades e impiden que se descubran a tiempo para fijar responsabilidades .

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(Cont. Anejo 1 ) El Alcalde Mercado Ortiz y el Director de Finanzas no protegieron adecuadamente los intereses deI Municipio . c . No se llevaba un inventario perpetuo de los cheques en blanco de las cuentas bancarias de los programas federales y de tres cuentas bancarias del Centro de Envejecientes . Una situacin similar se coment en el informe de auditora anterior . En el Artculo H-15-c del Reglamento sobre Normas Bsicas se requera que en la Oficina de Pagadura se lleve un control efectivo de los cheques en blanco . En el Captulo IV, Seccin 10(3) del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se incluye una disposicin similar. Esta situacin puede propiciar el uso indebido de estos cheques y de los. fondos de dichas cuentas. El Director de Finanzas y la Pagadora Oficial no cumplieron con sus deberes. d. El Director de Finanzas no mantena la custodia de los documentos de pago y susjustificantes de los fondos de los programas federales. Estos se archivaban en la Oficina de Programas Federales . Una situacin similar se coment en el informe de auditora anterior . En el Artculo 6.005(4) de la Ley Nm. 81 se establece que el Director de Finanzas mantendr y custodiar todos los libros, rcords y documentos relacionados con la actividad contable y financiera del municipio. En el Artculo H-17 del Reglamento sobre Normas Bsicas se estableca que los comprobantes de pago, cheques cancelados y cualquier documento quejustifique un pago debern ser archivados por el Director de Finanzas . En el Captulo IV, Seccin 12, del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se incluye una disposicin similar. Esta situacin puede propiciar el uso indebido de los fondos de dichos programas.

32

(Cont . Aneio 1) El Director de Finanzas y los directores de la Oficina de Programas Federales en funciones no cumplieron con las disposiciones citadas. e. Al 30 de noviembre de 1995, seis choferes de ambulancias del Centro de Salud (Ro Grande Community Health Center) no tenan la licencia de operador de ambulancia que exige la Comisin de Servicio . . Pblico. En el Reglamento de las Ambulancias del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, promulgado el 12 de agosto de 1987 por la Comisin de Servicio Pblico de Puerto Rico, se establece que ninguna persona podr actuar como operador de ambulancia o como tcnico de emergencias mdicas hasta tanto haya solicitado y obtenido una licencia de la Comisin de Servicio Pblico para ello . Esta situacin puede afectar adversamente al Municipio al designar como operadores de ambulancias a personal no cualificado ni autorizado . El Alcalde Mercado Ortiz y los directores del Centro de Salud Familiar en funciones no cumplieron con la citada reglamentacin ni protegieron. adecuadamente los intereses del Municipio . f(1) En el Garaje Municipal no se mantena un registro o historial para cada vehculo de motor en el cual se indicara el consumo de combustible, reparaciones y mantenimiento, horas de entrada y de salida y lugar de los viajes realizados . (2) Tampoco se mantena un inventario perpetuo de la existencia de piezas y suministros en el almacn, ni se realizaban inspecciones peridicas de los mismos . En el Artculo J-24 del Reglamento sobre Normas Bsicas se establecan las normas de control interno que se deben observar en las operaciones relacionadas con los materiales, suministros y piezas de repuesto en los almacenes del municipio . Entre ellas, llevar rcords de inventarios para el control de los mismos. En el Capitulo VII, Seccin 24 del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se incluyen normas similares . 33

1) ( Cont. Anej Es norma de sana administracin y de control interno requerir que se mantengan rcords adecuados del uso y mantenimiento de los vehculos municipales. Estas situaciones pueden propiciar el uso indebido y la comisin de irregularidades en relacin con los vehculos y accesorios de stos . Adems, nos impidi verificar en todos sus detalles la correccin y propiedad de las operaciones y gastos del Garaje Municipal. La Alcaldesa Medina Ungen, el Alcalde Mercado Ortiz y los directores de obras pblicas municipal en funciones no cumplieron con sus deberes y se apartaron de normas de sana administracin . Vanse las recomendaciones 3, 11-d(3) y e y 17 al 21 . Hallazgo 13 - Recursos econmicos en .fondos especiales inactivos Al 30 de junio de 1994 en el "Informe Mensual de Ingresos y Desembolsos", Modela 4-a, se reflejaban 103 fondos especiales con recursos econmicos por $977,202 que haban permanecido inactivos porperodos que fluctuaban entre uno y cuatro aos (Anejo 1-D). En nuestro examen no pudimos verificar la correccin de dichos saldos por las deficiencias determinadas en las conciliaciones bancarias. En el Memorando CircularNm. 95-53 emitido por el Comisionado de Asuntos Municipales el 24 de octubre de 1995 se establecen los procedimientos a observarse para disponer de fondos inactivos en poder de los municipios . En el Memorando Circular Nm . 93-34 emitido por el Comisionado de Asuntos Municipales el 17 de noviembre de 1993 se establecan disposiciones similares para la disposicin de fondos sobrantes de las resoluciones conjuntas de la Asamblea Legislativa. En el Captulo iII, Seccin 2 del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se dispone que los municipios no podrn disponer de aquellos sobrantes de fondos especiales sin previa autorizacin de la entidad que los provey . 34

Es norma de sana administracin pblica que no se mantengan recursos econmicos inactivos en cuentas bancarias y en fondos especiales por perodos prolongados . Estas situaciones privan al Municipio de recursos que pueden utilizarse para atender otrasnecesidades. Adems, constituye una mala poltica administrativa, ya que dificulta la contabilidad al mantener en los libros e informes fiscales recursos y fondos que han permanecido sin movimiento alguno durante aos . El Director de Finanzas no administr adecuadamente las finanzas del Municipio . Vanse las recomendaciones 3, 11-d(4) y 21 .

MUNICIPIO DE RIO GRANDE

Anejo I-A

Pagos de deudas contradas irregularmente en aos anteriores (Hallazp- 2)

A favor de 1 . Global Business Forms 2 . Lic. Rolando Martnez 3 . Municipio de Fajardo 4. Peat Marwick Main 5 . Mara M. Coss Martnez 6. Condado Beach Trio 7. Jos Rodrguez Conde 8. Juan L. Mndez Reyes 9 . Anbal Salgado Correa 10. Pablo Ramos Torres 11 . Carmn Pimentel Llamas 12. Jos Tortes Quiones 13. Luis F. Ramos Hiraldo 14 . Emilio Rosa Pacheco 15 . Emilio Rivera Ayuso 16. Gerardo Snchez Cruz 17 . Manuel Rivera Robledo 18 . Vctor Rosario Coln 19 . Angel Ortiz Hernndez 20. Alejandrina Morales 21 . Impresos Cairabon 22. Rubn Rodrguez 23 . Plaza Service Station 24. Farmacia Santa Teresa 25. David Griffith 26 . Marvin Daz Ferrer Total

Nmero
0197

Libramiento Fecha
11 ago 89 20 ago 91 10 jul 92 $

Importe
522 .00 3,480 .00 127,890 .00 1,330 .00

Ao en que se Incurri Pag

1988-89 1990-91 1991-92 1989-90 1991-92 1992-93

0390
0273

0069 0423

0116
le

0149

4 ago 92 19 ago 92 9 jul 93

14 jul 93

7,950.00

Idem

Idem
"

Idem

Idem
11

14,678 .00 405 .00 1,035.00 135.00 945.00

315 .00 945 .00

1992-93

Idem

1993-94

Idem " "

" "

ir ir
11

11

585 .00
135 .00

11

"
" 11

11

11

ti ti

el 0175 0195 0266 0290 1234 1272

11

15 jul 93 21 jul 93 27 jul 93 24 oct 94 27 oct 94

315 .00 225 .00 585 .00 720.00 630.00 325.00 840 .00 5,396 .53
7,820 .00

810 .00

11

11 "

" "
11 " 17

"

2,294 .74

11

" "
"

5.287 .00

1993-94

Idem

1994-95 Idem

$185,598 .27

MUNICIPIO DE RIO GRANDE

Anejo 1-B

Desembolsos y obligaciones en exceso de lo autorizado por ley en el perodo eleccionario entre iulio de 1992 y enero de 1993 (Hallazgo 4)

Nmero

ttulo de la anida

Disponible para gastar 60% $ 4,800.00 3,900.00 2,400.00 2,386.30 42,000 .00 7,800 .00 3,021 .80 1,800 .00 504.88 12,365 .33 140,192.00 1,500.00 2,700.00 1,500 .00

Total desembolsado v obligado $ 6,637.06 5,160.50 3,000.00 2,769 .16 66,600 .00 13,706 .00 5,474.29 2,413 .80 634.27 13,548 .15 169,830 .00 2,047 .26 2,766.55 2.384.84 $296 .971 .88

Exceso $ 1,837 .06 1,260.50 600.00 382 .86 24,600 .00 5,906.00 2,452.49 613 .80 129 .39 1,182 .82 29,638 .00 547.26 66 .55 884 .84 $70,101 .57

01-02-01-94 .15 -Relaciones pblicas 01-02-01-94 .44 - Cuotas y suscripciones 01-02-07-94.49 - Becas 01-03-01-92 .01 - Materiales de oficina 01-04-04-94.11 - Servicios profesionales 01-04-04-94 .12 - Servicios no profesionales 01-05-11-94 .65 - Miscelneos 01-06-02-94.65 - Miscelneos 01-07-20-94.65 - Miscelneos 01-09-12-94.65 - Miscelneos 01-10-06-94.73 -Disposicin de desperdicios 01-11-14-94 .65 - Miscelneos 01-12-05-94 .15 - Relaciones pblicas 01-12-05-94 .65 - Miscelneos Totales

$226,870.31

WNICIP10 DE RIO GRANDE

Aneio 1-C

Fondos con sobregiros al 30 de iunio de 1994 (Hallazgo 7]

Fondo 1 . Resolucin Conjunta Nm. 52 del 1992-93 2. Resolucin Conjunta Nm. 63 del 1990-91 3 . Resolucin Conjunta Nm. 14 del 1985 4. Resolucin Conjunta Nm. 444 del 1992-93 5 . Resolucin Conjunta Nm. 70 del 1993-94 6 . Resolucin Conjunta Nm . 237 del 1990-91 7 . Resolucin Conjunta Nm . 270 del 1991 8 . Resolucin Conjunta Nm . 64 del 1992 9 . Resolucin Conjunta Nm . 41 deI 1989 10 . Resolucin Conjunta Nm . 585 del 1990-91 11 . Resolucin Conjunta Nm . 253 del 1990-91 12. Resolucin Conjunta Nm. 288 del 1990-91 13 . Resolucin Conjunta Nm. 81 del 1992 14 . Resolucin Conjunta Nm. 224 del 1993 15 . Resolucin Conjunta Nm. 651 del 1992 16. Resolucin Conjunta Nm. 432 del 1993 17. Plan Mdico 18. Otras Retenciones 19. Seguro Social Federal 20 . Prstamos Retiro 21 . Seguro de Vida 22 . Incentivo Salarial 23 . Ley Nm. 2 del 1991-92 24. Ley Nm. 2 dei 1992-93 25 . SBGP del 1991-92 26. Donativo Escuela Alegre 27. Quebrada Lajas 28. Varias Obras y Mejoras 29. Monumento La Raza 30 . Construccin de Jardines 31 . Alcantarillado 32 . M Parque 33 . Emprstito de $180,000 Total

Sobregiro $41,693 .99 298 .80 9,750 .00 5,000 .00 12,500 .00 0.40 3,735 .00 3,500 .00 107.38 1,672.00 7,480.00 309.94 755.85 49,690 .00 43 .98 13,200 .00 41,786 .05 36,822 .34 54,980 .29 35,417 .38 40,108 .66 600.66 3,672 .59 2,067 .44 2,721 .08 869 .45 53,112 .13 74,479 .20 21,918 .62 8,642 .57 64,207 .00 25,884 .90 63,012 .00 $689 .70

38

MUNICIPIO DE RIO GRANDE

Aneio 1-D

Fondos con saldos in activos al 30 de iunio de 1994 (Hallazjzo 13) Inactivo desde jul 90 Idem
11

Fondo 1 . Resolucin Conjunta Nm. 105 del 1987-88 2 . Resolucin Conjunta Nm. 147 del 1986 3 . Resolucin Conjunta Nm. 77 del 1988-89 4. Resolucin Conjunta Nm. 29 del 1984-85 5 . Emprstito de $284,000 6. Emprstito de $245,000 7. Accidente Guagua 9449 8. Donativo Venus Cancel 9. Homenaje Maestros 10. Donativo Calle 6 Paredes Sosa 11 . UDAG R.G . Estates 12 . Resolucin Conjunta Nm. 10 13 . Tapa Metal AAA 14. Resolucin Conjunta Nm. 47 15 . Resolucin Conjunta Nm. 4 16 . Resolucin Conjunta Nm . 14 17 . Reparacin Ambulancia 18 . Camino Las Vegas 19 . Ordenanza 18, Serie 1985-86 20 . Resolucin Conjunta Nm. 44 21 . Resolucin Conjunta Nm. 11 22 . Resolucin Conjunta Nm. 92 y 105 23 . Ley Nm. 207 y Resolucin Conjunta Nm. 105 24. Mejora Villa Pesquera 25 . Resolucin Conjunta Nm. 24 26. Resolucin Conjunta Nm . 28 27. Emprstito de $151,000 28. Resolucin Conjunta Nm . 1 29. Donativo Maratn Cima del' Yunque 30. Resolucin Conjunta Nm. 132 31 . Donativo Tubera La Ponderosa 32. Resolucin Conjunta Nm. 148 del 1988-89 33. UMTA Cobertizos 34 . Donativo Cancha Vega Alegre 35 . Donativo Maratn del Pavo Subtotal 39

Saldo $ 70 .00 735 .00 500 .00 2,993 .00 618 .00 217 .61 207 .40 10 .00 125 .00 300.00 60.90 121 .52 90 .00 129.00 50 .00 9,750.00 16.29 -06 535 .60 5,615 .00 10,002 .17 500 .00 .27 6.76 100.00 27 .52 39 .30 2,189.89 114 .96 36 .00 3 .50 181 .55 2,015 .11 875 .45 19.08 38,255 .94

11 19 11

'l
11

ago 90 sep 90 Idem nov 90 Idem ene 91 Idem

(Cont., Aneio 1-D) Inactivo desde abr 91 jul 91 Idem

Fondo 36 . SBGP del 1986-87 37 . Resolucin Conjunta Nm . 253 del 1990-91 38 . Resolucin Conjunta Nm. 253 del 1991 39 . F.E. Piedra y Arena 40 . Donativo Camino 7. Vlez 41 . Escuela Luis Caldern 42 . SBGP del 1984-85 43 . Resolucin Conjunta Nm . 24 del 1981 44 . Emprstito de $330,000 45 . SBGP del 1987-88 46 . SBGP del 1985-86 47 . Donativo Fiesta de Reyes 48 . Ley Nm. 2 del 1989-90 49 . SBGP dei 1988-89 50 . Resolucin Conjunta Nm . 148 del 1991-92 51 . Housing Preservation Grant 52 . Resolucin Conjunta Nm . 474 del 1991-92 53 . Resolucin Conjunta Nm . 80 del 1991-92 54 . Patente Suspenso 55 . Donativo Arbitraje 56 . Seccin 8 Certificados 57 . Defensa Civil 58 . Emprstito de $406,000 59 . Resolucin Conjunta Nm. 52 del 1990-91 60 . Resolucin Conjunta Nm. 146 del 1988-89 61 . Resolucin Conjunta Nm. 453 62 . Resolucin Conjunta Nm. 585 del 1991-92 63 . Resolucin Conjunta Nm. 24 64 . Resolucin Conjunta Nm. 24 Fuente de Agua 65 . Resolucin Conjunta Nm. 110 del 1990-91 66. Resolucin Conjunta Nm. 162 del 1991-92 67. Resolucin Conjunta Nm . 91 dei 1991-92 68. Resolucin Conjunta Nm. 81 del 1991-92 69. Resolucin Conjunta Nm. 64 del 1991-92 70. Resolucin Conjunta Nm. 445 del 1991-92 71 . Accidentes Autos 72. Sueldos no Reclamados Subtotal

Saldo 1,018 .65 2.68 9,921 .00 125 .00 200.00 3,900.00 444.45 11 .29 11,891 .36 44,878 .40 7,915 .31 175 .00 2,788.50 482.06 17,500 .00 3,174.45 500.00 10,000 .00 318,229.58 145 .50 32,562 .30 4,166.00 45,421 .00 4,000.00 118.50 40 .00 1,800.00 1 .00 414.30 69 .00 490 .00 .10 1,066 .85 3,612 .26 600 .00 2,348 .42 755 .42 569,024.32

jul 91 ago 91 dic 91 feb 92 mar 92 abr 92 may 92 Idem jun 92 Idem

jul 92 Idem

40

(Cont. Aneio 1-D) Inactivo desde jul 92 Idem Jul 92 Idem

11

Fondo 73 . Donativo TLD 74. Ley Nm. 2 del 1985-86 . 75 . Ley Nm. 2 del 1986-87 76. Ley Nm. 2 del 1987-88 77. Ley Nm. 2 del 1990-91 78. Donativo Asfalto Sector Morovis 79. Donativo Tubos Donados 80 . Seccin 8 Vouchers 81 . Resolucin Conjunta Nm. 4 Parque Guzmn 82. Aportacin Construccin Cementerio 83 . Aportacin Verja Centro Malpica 84. Donativo Nia Wanda Roln' 85 . Emprstito de $418,000 86. Emprstito de $310,000 87. Donativo Hugo 88. F.E.M.A . 89. Resolucin Conjunta Nm. 311 del 1992 90. Prstamo a otros Fondos 91 . UMTA Terrninal 92 . Emprstito de $155,000 93 . Ley Nm. 2 del 1988-89 94. Resolucin Conjunta Nm. 650 del 1991-92 95 . Resolucin Conjunta Nm . 283 del 1991-92 96. Resolucin Conjunta Nm. 453 del 1991-92 97. Resolucin Conjunta Nm. 650 del 1992 98. Resolucin Conjunta Nm. 229 del 1993 99 . Resolucin Conjunta Nm. 103 del 1987 100. Resolucin Conjunta Nm. 18 del 1993 101 . Ornamento 102. Terminal 103. Fase Final Cementerio Total

Saldo 238 .37 1,001 .00 8 .12 1 .60 11,569 .19 1,125 .00 961 .50 10,219 .91 200.00 1,300.00 3,000.00 100.00 63,012 .00 65,423 .72 341 .50 7,239.20 57,000 .00 12,192 .12 16 .91 46,080 .65 141 .00 24,483 .92 56 .40 4,974.24 22,706 .25 557 .21 970.17 577.81 8,742 .25 3,938 .00 60,000 .00 $977.202 .36

11

ago 92 sep 92 oct 92 Idem

11

oct 92 nov 92 dic 92 Idem mar 93 Idem abr 93 jun 93 Idem

MUNICIPIO DE RIO GRANDE

Anejo 2

Otras recomendaciones no atendidas del Informe de Intervencin M-91-23 del 13 de iunio de 1989

Al

30

de junio de

1995

no

se haban

recobrado

$139,034

por lo

siguiente

(recomendaciones 8 y 10-1): a. $35,070 pagados indebidamente a AMC Construction [Hallazgo l-b(l)] . b. $39,857 pagados indebidamente a Prez Matos and Rexach por trabajos no realizados [Hallazgo 1-c(7), (8) y (12)] . c. $4,725 pagados indebidamente a Technical Development and Management, Inc. por servicios no prestados (Hallazgo 5-b) . d. $31,469 pagados indebidamente a cuatro empleados del Gobierno Estatal que prestaron servicios al Municipio (Hallazgo 6). e. $4,725 pagados indebidamente a seis funcionarios por la liquidacin de vacaciones acumuladas (Hallazgo 9-b) . f. $1,805 pagados indebidamente a la Academia de la Polica de Puerto Rico (Hallazgo 9-c) . g . $21,383 no cobrados a Silver Star Construction, Inc., de una sentencia emitida por un tribunal a favor del Municipio (Hallazgo 10-a).

MUNICIPIO DE RIO GRANDE

Aneio 3

Funcionarios principales del nivel ejecutivo que actuaron durante el perodo auditada

Nombre Hon. Wilfredo Mercado Ortiz Hon. Blanca Medina Urigen Sr . Carlos Caraballo Marn Sr. Gabriel Daz Rivera Srta . Yelitza I. Prez Medina Sra. Iris Laureano Fuentes Sra. Mara Rodrguez Cachola Sr. Isaas Rivera Estrella Sra. Marlene Smith Bermdez Sr. Jos L . Reyes Rodrguez Sra. Genoveva Cepeda de Ceballo Sra. Migdalia Calo Rivera Sr. Marcelo Canales Velzquez Sr. Leocadio Alamo Figueroa

Cargo Alcalde Alcaldesa Director de Finanzas Secretario Municipal Secretaria Municipal Idem
01

Periodo Desde Hasta 11 ene 93 9 ene 89 12 ene 89 12 ene 93 29 abr 91 24 oct 90 1 feb 89 3 ene 95 12 ene 93 17 ene 89 12 ene 93 12 ene 89 2 oct 89 12 ene 93 12 ene 89 31 dic 95 10 ene 93 31 dic 95 31 dic 95 11 ene 93 28 abr 91 23 oct 90 31 dic 95 31 dic 94 11 ene 93 31 dic 95 1 oct 89 11 ene 93 31 dic 95 11 ene 93

Auditor Intemo Auditora Interna Auditor Interno Directora de Recursos Humanos Idem Director de Obras Pblicas Municipal Idem

'

No se incluyen interinatos menores de 30 das .

43

(Cont . Aneio 3)

Nombre Sr. Jos R. Figueroa Bez Sra. Migdalia Cruz Montes Sr . Marco E. Prez Sanjurjo Sr. Ral Garca Coln

Carizo Director de la Oficina de Programas Federales Directora de la Oficina de Programas Federales Director de la Defensa Civil Idem

Desde

Periodo

Hasta

12 ene 93 16 feb 89 12 ene 93 12 ene 89

31 die 95 11 ene 93 31 die 95 15 dic 92

MUNICIPIO DE RIO GRANDE Funcionarios principales de la Asamblea Municipal z que actuaron durante el perodo auditado Periodo

An_ ejo 4

Nombre Hon. Juan L. Mndez Reyes Hon. Manuel Rivera Robledo Sra. Vivian Julin Camacho Sra. Madelina Villabol Rodrguez Sra. Elba Correa de Matos

Cargo Presidente de la Asamblea Municipal Idem Secretaria de la Asamblea Municipal Idem

11

Desde 11 ene 93 9 ene 89 11 ene 93 16 ene 92 9 ene 89

Hasta

31 die 95 10 ene 93 31 dic 95 31 dic 92 15 ene 92

No se incluyen interinatos menores de 30 das .

45