rea Sistema Nacional de Tesorera y Finanzas Pblicas

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Sistema Nacional de Tesorera y Finanzas Pblicas

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Caja Chica
Ficha Tcnica
Autor : C.P.C. Florencio Bernal Pisl* Ttulo : Caja Chica Fuente : Actualidad Gubernamental, N 31 - Mayo 2011

que dicho fondo deba estar rodeado de condiciones que impidan la sustraccin o deterioro del dinero en efectivo y se mantienen, preferentemente, en caja de seguridad o en otro medio similar. La Resolucin Directoral N 001-2011EF/77.15, deja sin efecto el artculo 35 de la Directiva de Tesorera N 001-2007EF/77.15 respecto al uso de Caja Chica, dene a sta como un fondo en efectivo que puede ser constituido con Recursos Pblicos de cualquier fuente que nancie el presupuesto institucional para ser destinado nicamente a gastos menores que demanden su cancelacin inmediata o que, por su nalidad y caractersticas, no puedan ser debidamente programados. Como puede observarse, ste dispositivo precisa que el fondo se constituir con Recursos Pblicos de cualquier fuente que nancie el presupuesto y ya no de Recursos Ordinarios, como se sealaba anteriormente, Asimismo, tiene una nueva redaccin respecto a las medidas de seguridad que regirn para el fondo. Esta norma tambin deroga los artculos 36 y 37 de la Directiva de Tesorera N 001-2007-EF/77.15 respecto a las precisiones para el manejo del Fondo para Pagos en Efectivo y el Fondo Fijo para Caja Chica. En tal sentido, el artculo 10 de la norma modicatoria establece:

4. Documento para la apertura de la Caja Chica

El documento sustentatorio para la apertura de la Caja Chica es la Resolucin del Director General de Administracin, o de quien haga sus veces, en la que se seale la dependencia a la que se asigna la Caja Chica, el responsable nico de su administracin, los responsables a quienes se encomienda el manejo de parte de dicha caja, el monto total de la Caja Chica, el monto mximo para cada adquisicin y los procedimientos y plazos para la rendicin de cuentas debidamente documentada, entre otros aspectos. El Director General de Administracin, o quien haga sus veces, debe aprobar una Directiva para la administracin de la Caja Chica, en la misma oportunidad de su constitucin, y disponer la realizacin de arqueos inopinados sin perjuicio de las acciones de scalizacin y control a cargo del rgano de Control Institucional.

Sumario
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. Antecedentes Unidades Ejecutoras de las Municipales Medidas de seguridad Documento para la apertura de la Caja Chica Montos mximos de las Cajas Chicas Gastos en el mes de Caja Chica Arqueos Encargos a personal de la institucin Prohibicin de manejar fondos en efectivo no conformados de acuerdo a ley Casos excepcionales de pagos de planillas en efectivo Base legal Objetivo Alcance Ejecucin del gasto Prohibicin de gastos con Caja Chica Formalidades y procedimientos del manejo de Caja Chica Rendicin Mecanismos de control Rendicin del Fondo Responsabilidad

5. Montos mximos de las Cajas Chicas

El monto mximo para cada adquisicin con cargo a la Caja Chica no debe exceder del diez por ciento (10%) de una UIT, salvo los destinados de manera excepcional al pago de viticos por comisiones de servicio no programados y de los servicios bsicos de las dependencias desconcentradas ubicadas en zonas distantes de la sede de la Unidad Ejecutora, en este ltimo caso, cuando se determine no utilizar la modalidad del Encargo a Personal de la Institucin a que se contrae el artculo 40 de la Directiva de Tesorera N 001-2007EF/77.15 y modicatorias. Modificacin de la Directiva de Tesorera N 001-2007-EF/71.15 Modican literal b) del numeral 10.4 del artculo 10 de la R.D. N 0012011-EF/77.5 b el monto mximo por cada pago con cargo a la Caja Chica no debe exceder del veinte por ciento (20%) de

2. Unidades Ejecutoras de las Municipales

Las Unidades Ejecutoras y Municipalidades pueden constituir slo una Caja Chica por fuente de nanciamiento.

1. Antecedentes
El artculo 35.1 de la Directiva de Tesorera N 001-2007-EF/77.15 sealaba que el Fondo para Pagos en Efectivo se constituye con Recursos Ordinarios y se destina nicamente para gastos menores que demanden su cancelacin inmediata o que, por su nalidad y caractersticas, no puedan ser debidamente programados. Por otro lado, el artculo 35.2 precisaba
* Consultor, asesor y auditor en el mbito gubernamental

3. Medidas de seguridad
Deben estar rodeadas de condiciones que impidan la sustraccin o deterioro del dinero en efectivo y se mantienen, preferentemente, en caja de seguridad o en otro medio similar. Deben sujetarse a las Normas Generales de Tesorera 06 y 07 aprobada por la Resolucin Directoral N 026-80-EF/77.15.

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Informe Especial

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Informe Especial
una UIT (720.00), salvo los conceptos a que reere al segundo prrafo del numeral 10.1 precedente. Ministerio de Defensa, incluyendo las correspondientes rendiciones de cuentas.

12. Objetivo
El objetivo de la Directiva de Tesorera en este aspecto es dinamizar la atencin de las actividades propias de la institucin en sus programas de funcionamiento e inversin, que requieren el pago en efectivo de gastos menudos y urgentes por razones de agilidad y costo, cuando la duracin y trmite del pago pueda afectar la eciencia de las operaciones de la entidad y su monto no requiera el giro de un cheque especco.

6. Gastos en el mes de Caja Chica

El gasto en el mes con cargo a dicha caja no debe exceder de tres veces el monto constituido, indistintamente del nmero de rendiciones documentadas que pudieran efectuarse en el mismo perodo. Los cheques o giros bancarios se emiten a nombre del responsable de la administracin de la Caja Chica o de los responsables en las dependencias a favor de las cuales se asigne dicho fondo. No est permitida la entrega provisional de recursos con cargo a la citada caja, excepto cuando se autorice en forma expresa e individualizada por el Director General de Administracin, o quien haga sus veces, en cuyo caso los gastos efectuados deben justicarse documentadamente dentro de las 48 horas de la entrega correspondiente.

9. Prohibicin de manejar fondos en efectivo no conformados de acuerdo a ley

Se encuentra prohibida la conformacin de fondos especiales o de naturaleza o caractersticas similares al del Fondo para Pagos en Efectivo o del Fondo Fijo para Caja Chica, cualquiera sea su denominacin, nalidad o fuente de nanciamiento, con excepcin de aquellos que estn expresamente autorizados de acuerdo a Ley1.

13. Alcance
Estn comprendidos y obligados al cumplimiento de lo establecido en la Directiva de Tesorera y sus modicatorias el responsable del fondo y responsables de la autorizacin de los Fondos para Caja Chica (Funcionamiento e Inversin).

10. Casos excepcionales de pagos de planillas en efectivo

En forma excepcional, el pago de planillas de jornales puede efectuarse en efectivo, atendiendo a la ubicacin de las obras, los montos y su periodicidad, adoptndose las medidas de seguridad pertinentes. Dicho pago requiere la previa autorizacin del Director General de Administracin o de quien haga sus veces y su rendicin de cuentas no debe exceder el plazo de 72 horas2. Del mismo modo, el artculo 41 de la Directiva de Tesorera precisa que se encuentra prohibido el uso de la modalidad de pagos en efectivo por conceptos distintos a los establecidos en la normativa vigente.

14. Ejecucin del gasto

Las acciones administrativas y de ejecucin del gasto con cargo al Fondo Fijo para Caja Chica, se sujetarn a los principios de racionalidad, austeridad y disciplina presupuestaria que signica una administracin recta y prudente de los recursos pblicos, as como a las medidas extraordinarias que emita el rgano Rector del Sistema de Presupuesto. En la afectacin del gasto se tendr en cuenta para efecto posterior la existencia del marco y disponibilidad presupuestal, as como las limitaciones y restricciones a que pudiera estar sujetas las respectivas partidas que garanticen la correcta aplicacin presupuestal de conformidad a lo establecido en la Ley de Presupuesto.

7. Arqueos
Parte de las acciones a ser desarrolladas en los arqueos debe reejarse en un estado mensual de las entregas, con indicacin de la persona receptora, montos, nalidad, perodo transcurrido entre su entrega y rendicin o devolucin y nombre del funcionario que la autoriz, establecindose las medidas correctivas pertinentes. Es importante sealar la precisin que hace referente a la denominacin Caja Chica sealando que es aplicable indistintamente para el Fondo para Pagos en Efectivo o el Fondo Fijo para Caja Chica. El rea de tesorera y/o contador tendr la responsabilidad de practicar arqueos sorpresivos y selectivos por lo menos una vez al mes.

11. Base legal

El inciso e) del artculo 6 de la Ley N 28693, Ley General del Sistema Nacional de Tesorera faculta a la Direccin Nacional del Tesoro Pblico a establecer normas que orienten la programacin de caja en el nivel descentralizado. En tal sentido, para la elaboracin de las Directivas pertinentes toman en cuenta las siguientes normas: Ley N 27972, Ley Orgnica de Municipalidades Ley N 28112, Ley Marco de la Administracin Financiera del Sector Pblico Ley N 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto Ley N 29626, Ley de Presupuesto del Sector Pblico para el Ao Fiscal 2011. Resolucin Directoral N 026-80EF/77.15, Normas Generales del Sistema de Tesorera Resolucin Directoral N 002-2007EF/77-15 que aprueba la Directiva de Tesorera, N 001-2007-EF/77.15, Art. 71 Resolucin Directoral N. 001-2011EF/77.15 por el cual dictan normas complementarias a la Directiva de Tesorera

15. Prohibicin de gastos con Caja Chica

Queda prohibido el gasto con cargo al Fondo Fijo para Caja Chica en los siguientes casos: Compra de gasolina, combustibles y lubricantes, salvo casos excepcionales, debidamente sustentados por el usuario y con la visacin del Director General del Hospital. Gastos en Servicios de Mensajera, excepto con autorizacin expresa. Compra de bienes muebles de ocina. Publicaciones, salvo casos muy urgentes expresamente sustentados. Contratacin de Servicios Programables. Recibos por Honorarios por contrato de personal. La solicitud de gastos con cargo al Fondo Fijo para Caja Chica en los casos de compras y/o contrataciones programables, bajo responsabilidad del funcionario solicitante.

8. Encargos a personal de la institucin

Como lo establece el artculo 40 de la Directiva de Tesorera N 001-2007EF/77.15, los encargos a personal de la institucin consiste en la entrega de dinero mediante cheque o giro bancario a personal de la institucin para el pago de obligaciones que, por la naturaleza de determinadas funciones o caractersticas de ciertas tareas o trabajos indispensables para el cumplimiento de sus objetivos institucionales, no pueden ser efectuados de manera directa por la Ocina General de Administracin o la que haga sus veces en la Unidad Ejecutora o Municipalidad. La nueva normativa dicta disposiciones adicionales sealando que para la ejecucin de las actividades de inteligencia calicadas de acuerdo a Ley como de carcter Reservado, a cargo de las dependencias del Ministerio del Interior, Direccin Nacional de Inteligencia y del

1 Artculo 38 Directiva de Tesorera N 001-2007-EF/77.15 2 Artculo 39 Directiva de Tesorera N 001-2007-EF/77.15

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16. Formalidades y procedimientos del manejo de Caja Chica
Los Titular(es) del manejo del Fondo Fijo para Caja Chica (Funcionamiento e Inversin) es (son) el(los) responsable(s) de la administracin del fondo, deber ser designado por resolucin del Titular del Pliego. El Fondo de la Caja Chica para los programas de Inversin son aprobados de acuerdo a lo normado para cada fuente de nanciamiento (Canon), Fuente de nanciamiento del Foncomn y con Fuente de Financiamiento de Recursos Directamente Recaudados. Los gastos que se efectan deben justicarse documentadamente y se podrn renovar hasta tres (3) veces al mes el monto total sealado en la Resolucin de Alcalda. El Fondo de Caja Chica (Funcionamiento e Inversin) es aplicable nicamente para efectuar gastos menores no programables de cancelacin rpida. La atencin de los pagos se efectuar a travs del otorgamiento de Vales Provisionales especicando claramente el monto solicitado, el motivo del gasto y el nombre del servidor a quien se le entregar el efectivo debidamente autorizado por el jefe de la ocina solicitante, el Director de la Ocina Ejecutiva de Administracin y el Jefe de la Ocina de Economa. El encargado de la custodia del Fondo Fijo para Caja Chica, obligatoriamente llevar un registro auxiliar contable debidamente autorizado, donde anotar todos los gastos reconocidos y aprobados y los reembolsos efectuados consignando nmero de comprobante de pago, fecha, concepto, importe y cdigo de la partida especca. Este libro ser exhibido en los Arqueos Sorpresivos o cuando lo solicite el usuario, debiendo conciliar el saldo con el efectivo del Fondo Fijo. Cada uno de los comprobantes de pago que sustentan los gastos llevarn impreso el sello consignando la frase pagado y la fecha de cancelacin del mismo al momento de realizar desembolso; tambin sern rmadas por el solicitante, el recepcionante del bien o servicio y el Jefe o Director del rgano solicitante en seal de conformidad. Toda accin administrativa comprometiendo recursos pblicos que no cautele los principios y procedimientos establecidos en la presente Directiva, no ser reconocida ni transitada para su pago, siendo de exclusiva responsabilidad del jefe de la dependencia de los gastos incurridos. El monto mximo en efectivo para cada contratacin de servicios o compra de bienes ser de trescientos sesenta nuevos soles (S/.360.00). El monto pagado tendr carcter cancela torio, los pagos parciales no sern autorizados.

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18. Mecanismos de control

El Jefe de la Ocina Ejecutiva de Administracin y Jefe de la Ocina de Economa o quien haga sus veces implementarn medidas de seguridad que impiden la sustraccin o deterioro de la documentacin sustentatoria del Fondo para Pagos en Efectivo y del Fondo Fijo para Caja Chica, previniendo que las instalaciones fsicas respectivas tengan ambientes con llave y caja fuerte de seguridad y otro medio similar. El Contador de la Dependencia dispondr se efecten Arqueos Sorpresivos del Fondo, por lo menos una (1) vez al mes, e informar los resultados al jefe inmediato superior, para disponer las acciones administrativas pertinentes. El encargado responsable del manejo del Fondo ser una persona independiente de Cajero y de aquel personal que maneje dinero o efecte funciones contables. Semanalmente los responsables del manejo del Fondo informarn a su jefe inmediato los casos en que se incumpla con lo dispuesto en la presente Directiva, con el objeto de tomar las medidas correctivas del caso, bajo responsabilidad o Caractersticas similares del Fondo Fijo para Caja Chica, cualquiera sea su denominacin, nalidad o fuente de nanciamiento.

17. Rendicin
Los vales provisionales debern rendirse en un plazo mximo de 48 horas de recibido el efectivo, de acuerdo a la descripcin del pedido consignado. Para casos excepcionales y debidamente justicados, para recibir nuevos fondos en efectivo es obligatorio que el solicitante rinda los fondos otorgados mediante vales provisionales. Los gastos efectuados con cargo al Fondo Fijo para Caja Chica, ser sustentado mediante comprobantes de pago originales de conformidad a lo establecido en el Reglamento de Comprobantes de Pago vigente emitido por la Sunat, los mismos que deben contener el correspondiente nmero de RUC, tales como:. Factura Recibo por Honorarios Profesionales Boleta de Venta Liquidacin de Compra Ticket o cinta emitidas por mquinas registradoras - Documentos emitidos por Entidades Prestadoras de Salud - Boletos de pasajes de transporte terrestre y areo - Las etiquetas autoadhesivas para el pago de la Tarifa de embarque areo - Declaracin Jurada de Gastos Cuando la facturacin se realice en dlares americanos o moneda extranjera, deber anotarse el tipo de cambio vigente a la fecha de realizado el gasto y efectuar su conversin a moneda nacional. Los documentos sustentatorios de gastos que se adjuntan a la rendicin de cuentas, debern cumplir con los siguientes requisitos: Completamente legibles Sin enmendaduras, ni borrones, ni uso de corrector El concepto del gasto ser completamente especco, estarn debidamente visados por el usuario y funcionario que autorizaron el gasto, consignando nombre y sello respectivo. No se aceptarn comprobantes de pago que tengan antigedad mayor al plazo mximo para la rendicin de los vales provisionales. Los documentos observados en el proceso de rendicin sern devueltos para la respectiva regularizacin o devolucin del dinero.

19. Rendicin del Fondo

El encargado del fondo en forma oportuna presentar a Tesorera la rendicin de las cuentas documentada en el formulario establecido para tal n, para la reposicin o reembolso; es responsabilidad del encargado del fondo mantener siempre la liquidez, debiendo solicitar el reembolso cuando sus gastos no superen el 60 % del fondo. Toda Rendicin debe estar acompaada con la documentacin que sustente los gastos ordenados en forma cronolgica, el detalle del movimiento debidamente rmado por el responsable del Fondo. El gasto del mes con cargo a estos Fondos no exceder a tres veces del monto inicial constituido, en las cuales se podr considerar ms de una rendicin de cuenta documentada. El encargado del Fondo deber llevar un archivo del formulario de las rendiciones de cuentas. Todo trabajador, funcionario, autoridad, deber presentar los documentos de pago autorizados y reglamentados por la Sunat o Declaraciones Juradas de Gastos cuando corresponda, de acuerdo a las disposiciones vigentes; los documentos de pago deben estar girados en forma clara y entendible a

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nombre de la entidad el nmero de RUC, direccin; el consumo o compra detallado no debe presentar borrones o algn tipo de modicaciones, no debe estar en mal estado de conservacin. En la parte reversa deber estar autorizado por el funcionario competente o el que haga sus veces, indicando el monto en letras, motivo y las rmas de los usuarios involucrados. Se podr dar habilitaciones provisionales slo con autorizacin expresa del funcionario competente o el que haga sus veces, segn sea el caso, para lo cual el servidor deber llenar el recibo de Habilitacin Provisional de Caja Chica y hacerlo autorizar con el funcionario correspondiente, debiendo presentar su rendicin al encargado del Fondo dentro de las 48 horas de recibida la habilitacin, mediante comprobantes de pagos reglamentados por la Sunat o Declaraciones Juradas de Gastos, en caso de no hacerlo el responsable del Fondo solicitar a la Jefatura de personal el descuento de sus haberes y/o dieta del monto adeudado, sin perjuicio a las sanciones establecidas en la Normativa Vigente. Todo Usuario del Fondo de Caja Chica (Funcionamiento e Inversin) que tenga pendiente de rendicin despus del vencimiento de una habilitacin de Fondo las 48 horas, no podr ser habilitado nuevamente bajo responsabilidad del responsable del Fondo o funcionario que lo autorice. El rea de tesorera al recepcionar los documentos de la rendicin deber sellarlos inmediatamente con el sello PAGADO, Uso de Sello Fechador PAGADO. El rea de tesorera luego deber vericar la afectacin presupuestal, para proceder a confeccionar el comprobante de pago y el cheque con el cual se reembolsar el cheque saldr a nombre del responsable del Fondo.
Modelo de Acta de Arqueo de Fondos
En la ciudad de Lima, a los veintiocho das del mes de abril del ao 2011, en las ocinas de una entidad xxx se reunieron los Seores:. Cajero Central.. y Auditores Internos, a efectos de proceder el Arqueo de Fondos y Valores en la Caja central de la entidad, en el marco de un Examen de Auditoria que se viene practicando en el rea de Administracin y Finanzas, de acuerdo al Plan Anual de Control autorizado por la Contralora General de la Repblica con los resultados siguientes: a) Arqueo Total de Fondo Menos: Dinero en efectivo Vales provisionales Documentos emitidos Faltante de Caja S/. 90,000.00 S/. 22,510.25 35,500.26. 31,915.63. S/.

89,926.14 73.86.

b) Explicacin de la diferencia El Cajero, Seor .., explic a los auditores que la diferencia faltante determinada se podra deber a la variacin por el tipo de cambio en forma constante y por la acumulacin de fracciones monetarias por la permanente falta de monedas para vuelto por parte de los usuarios. c) Observaciones - Se determin que el fondo arqueado est integrado por S/.30,000.00, que no cuentan con la aprobacin por parte de la Administracin o Gerencia mediante Resolucin correspondiente, de acuerdo a los procedimientos establecidos por la normativa interna de la entidad. - Algunas rendiciones de viticos otorgados no se efectan en el plazo de 5 das siguientes a la conclusin de la comisin de servicio, de acuerdo a lo establecido en la Directiva. Se deja expresa constancia que tanto el dinero en efectivo y los documentos arqueados puesto a disposicin de los auditores, fueron devueltos integra e inmediatamente al funcionario responsable del Seor:, Cajero, y que la explicacin del faltante corresponde a lo manifestado por el mencionado funcionario, en fe para lo cual se rma la presente Acta de Arqueo. Lima 28 de abril de..

-------------------------------Cajero

---------------------------------Auditor

Modelo de Arqueo de Caja Chica

Funcionario Auditor Tomado por Hora : : : : . S/.90,000.00 18,500.00 10.00 15,500.00 10.500.00 35,316.14 10,100.00 S/. 89,926.14 S/. 73.86

Saldo por Arquear Demostracin Billetes Monedas Ch/ por depositar Documentos de funcionarios y empleados Documentos varios denitivos Segn relacin de vales provisionales Total Arqueo Diferencia

20. Responsabilidad
Los encargados del manejo del Fondo son responsables de la administracin y control del Fondo, as como de mantener su permanente liquidez. Todos los usuarios del fondo son responsables del cumplimiento de la presente directiva. El rgano competente de la entidad o el que haga sus veces adoptar medidas necesarias para la eciente administracin, ejecucin y control de los Fondos de Caja Chica (Funcionamiento e Inversin) disponiendo el estricto cumplimiento de la presente directiva.

Conrme haber puesto a su disposicin todos los documentos y libros bajo mi control para los nes de este arqueo, habiendo sido recibidos y devueltos conforme. -------------------------------Auditor ---------------------------------Cajero

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