Man Proced

COMIT NACIONAL DE ALFABETIZACIN ENTIDAD EJECUTORA
MANUALDENORMASY PROCEDIMIENTOS
Guatemala,Diciembredel2,007
INDICE Contenido Pgina
I. II. III. IV. V. VI. VII. VIII. IX. 1. 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.6.
Introduccin... GeneralidadesdelManual. AntecedentesdelComitNacionaldeAlfabetizacin BaseLegal.. FuncionesdelaEntidadEjecutora FilosofayMarcoEstratgicoInstitucional.. EstructuraOrganizacional Formadepresentacindelosprocedimientos MecanismosdeActualizacindelManual ProcedimientosdeTrabajo UnidaddeInvestigacinyPlanificacin ProcedimientodeDiagnsticoSituacional....... ProcedimientodeEstudiodelaComunidad..... ProcedimientodeEstablecimientodeMetas..... ProcedimientoparaElaboracindelPlanOperativoAnual........ ProcedimientoparaEvaluacindelPlanOperativoAnual..... ProcedimientoparaelDiseo,ElaboracinyRedaccinde Materiales......
i 3 4 7 7 8 10 11 12 14
16 18 21 24 27 30
2. 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5.
CoordinacindeOrganizacionesNoGubernamentalesy OrganizacionesGubernamentales ProcedimientodeCapacitacinenNegociacinySuscripcinde MecanismosdeCooperacin.. ProcedimientodePresentacindelProgramadeAlfabetizacina ONGsyOGs....... ProcedimientodeNegociacinySuscripcindeConveniosEspeciales.. ProcedimientodeNegociacinySuscripcindeConvenios DepartamentalesyLocales ProcedimientodeCartadeEntendimientoconAgentesVoluntarios..
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
2.6. 3. 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6. 3.7. 3.8. 3.9. 3.10. 3.11. 3.12. 3.13. 4. 4.1. 4.2. 4.3. 4.4. 4.5. 4.6.
ProcedimientodeCartadeEntendimientoparaApoyoalProcesode Alfabetizacin UnidaddeSeguimientoyEvaluacin ProcedimientoparaElaboracindeProgramadeCapacitacina CoordinadoresDepartamentalesdeAlfabetizacin.. ProcedimientodeCapacitacinaCoordinadoresDepartamentalesde Alfabetizacin.. ProcedimientoparaElaboracindelProgramadeCapacitacina TcnicosPedaggicos.. ProcedimientodeCapacitacinaTcnicosPedaggicos.. ProcedimientoparaElaboracindeProgramadeCapacitacina CoordinadoresMunicipalesdeAlfabetizacin ProcedimientodeCapacitacinaCoordinadoresMunicipalesde Alfabetizacin.. ProcedimientodeSupervisindelProcesodeAlfabetizacindel CoordinadorMunicipaldeAlfabetizacin.. ProcedimientodeSupervisindelProcesodeAlfabetizacindelTcnico Pedaggico ProcedimientodeSupervisindelProcesodeAlfabetizacindelPersonal delreadeSupervisindelaUnidaddeSeguimientoyEvaluacin.... ProcedimientoparalaEvaluacinDiagnstica. ProcedimientoparalaEvaluacinduranteelProcesodeAlfabetizacin.. ProcedimientoparalaEvaluacinFinal ProcedimientoparalaEmisinyEntregadeCertificadosyDiplomas. UnidaddeApoyoAdministrativo ProcedimientoparaReclutamientoySeleccindePersonal.. ProcedimientoparaContratacindePersonal.. ProcedimientoparaContratacindeServiciosTcnicosyProfesionales ProcedimientoparaElaborarConveniosconAlfabetizadores,. ProcedimientoparaLicenciaConoSingocedeSalario... ProcedimientoparaMovimientodePersonalporSeparacindelcargo porRenunciaoDespido
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60 64 68 71 75 79 87 90 94 100 103 106 110
116 119 121 124 126 128
4.7 4.8 4.9 4.10 4.11 4.12 4.13.
4.14. 4.15 4.16 4.17. 4.18 4.19 4.20. 4.21 4.22 4.23 4.24 4.25 4.26 5. 5.1. 5.2. 5.3. 5.4. 5.5 5.6
ProcedimientoparaSuspensinDisciplinariaSingocedeSueldo.. ProcedimientodepagodeSalarios ProcedimientodePagodePrestaciones ProcedimientodePagoporServiciosTcnicosyProfesionales ProcedimientodePagoporIncentivoaAlfabetizadores ProcedimientodepagoporReintegrodeEstmulodeAlfabetizadores ProcedimientoparaGestindeSolicitudesdeMaterialesy/o Suministros ProcedimientoparaDotacindeMobiliarioyEquipo. ProcedimientoparaRegistroeIngresodeMaterialesySuministrosa Almacn. ProcedimientoparaRegistroyDistribucindeMaterialesoMobiliario Donado... ProcedimientoparaAdquisicindeMaterialDidctico ProcedimientoparaAsignacindeVehculosenComisionesLocales... ProcedimientoparaAsignacindeVehculosenComisinalInteriordel Pas. ProcedimientoparaGestionarReparacindeMobiliarioyEquipo... Procedimientoparareproduccindemateriales ProcedimientodeComprasporCotizacin ProcedimientodeComprasporLicitacin ProcedimientodeComprasDirectas ProcedimientodecomprasporCajaChica ProcedimientodeControl,ManejoyCustodiadelosLibrosdeActasde HojasMvilesAutorizadosporlaContraloraGeneraldeCuentas UnidaddeAdministracinFinancieraUDAF ProcedimientoparalaFormulacindelAnteproyectodePresupuesto... ProcedimientoparaProgramacindelasCuotasparalaEjecucindel Presupuesto. ProcedimientoparamodificacionesPresupuestariasInternas ProcedimientoparaInformeTrimestraldeEjecucinPresupuestaria ProcedimientodePagodeSueldosyHonorariosporMediodeCUR ProcedimientodePagodePrestacionesalPersonalporMediodeCUR
130 133 137 142 147 153 160 163 165 168 171 174 176 179 181 184 194 204 208 212
216 221 225 228 231 236
5.7 5.8 5.9 5.10 5.11 5.12 5.13 5.14 5.15 5.16 5.17 5.18 5.19 5.20 5.21 5.22 5.23 5.24 5.25 5.26 5.27 6. 6.1. 6.2. 6.3.
ProcedimientodePagoaProveedoresporMediodeCUR ProcedimientodeReposicinFondoRotativoInstitucionalporMediode CUR ProcedimientodeVisaPreviadeDocumentacindeSoporteparaPagos atravsdelFondoRotativoInternooCUR ProcedimientodeConstitucindelFondoRotativoInstitucional ProcedimientodeReintegrodeFondosdeCajasChicas ProcedimientodeLiquidacindeCajaChicayFondoRotativo Institucional ProcedimientodePagodeAnticipoparaViticosalInterior ProcedimientodeLiquidacindeAnticipoparaViticosalInterior ProcedimientodePagoaProveedoresdeBienesyServicios ProcedimientodePagoaProveedoresdeServiciosdeMantenimientoa VehculosporFondoRotativoInterno ProcedimientodePagodeServiciosTcnicosyProfesionales ProcedimientodeDescargodeBienesenTarjetasdeResponsabilidad ProcedimientodeInventariodeDonacindeActivosFijos ProcedimientodebajadeActivosenmalestado ProcedimientodedestruccindeBienesFungiblesenlasCoordinaciones Departamentales Procedimientodebajadebienesderobooextravo Procedimientodesolicitudyasignacindebienesenexistencia ProcedimientodeinventarioenOficinasCentrales ProcedimientodeinventarioenCoordinacionesDepartamentales ProcedimientodeCertificacionesdeBienesInventariados ProcedimientodeFiniquitodeBienesInventariados CentrodeCmputo ProcedimientoparaRecopilacindeInformacindelProcesode Alfabetizacin.... ProcedimientoparaProcesamientodeInformacindelProcesode Alfabetizacin. ProcedimientoparaEntregadeInformacinaInstitucionesPblicasy Privadas.
241 246 252 257 261 264 267 270 273 276 279 285 288 292 296 300 303 306 309 312 314
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6.4. 6.5. 6.6. 7. 7.1. 7.2. 7.3. 7.4. 7.5. 8. 8.1. 8.2. 8.3.
ProcedimientodeCreacinyMantenimientodeSoftware ProcedimientodeMantenimientoy/oReparacindeEquipodeCmputo ProcedimientodeSolucindeProblemasdeInternet DepartamentoJurdico ProcedimientodeCompradeBienesyServiciosporCotizacin... ProcedimientodeArrendamientodeInmuebles ProcedimientodeSuscripcindeConvenios. ProcedimientodeDonaciones ProcedimientodeContratacin,RenglnPresupuestario029. AuditoriaInterna ProcedimientodeAuditoriaIntegralaCoordinacionesDepartamentales yUnidadesdeOficinasCentrales.. ProcedimientodeAuditoriadeEjecucinPresupuestaria.
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ProcedimientodeAuditoriaparaVerificarelPagodeIncentivos EconmicosaAlfabetizadores 9. CoordinacinDepartamental 9.1. ProcedimientodeEstudiodelaComunidad.. 9.2. ProcedimientodeInscripcindeParticipantes.. 9.3. ProcedimientodeCapacitacinaAlfabetizadores.. 9.4. ProcedimientodeSupervisin 9.5. ProcedimientodeEvaluacin. 9.6. ProcedimientodeAdquisicindeMaterialDidcticoCoordinaciones Departamentales 9.7. ProcedimientodeAdquisicindeMobiliarioyEquipopara CoordinacionesDepartamentales.. 9.8. ProcedimientoDistribucindeMaterialDidctico.. 9.9. ProcedimientodeDonacindeMaterialDidcticoaCoordinacin Departamental 9.10. ProcedimientodeRevisindeInventariodeMaterialesdelCMA 9.11. ProcedimientodeReclutamientoySeleccindePersonalenrengln presupuestario022..
362 365 367 370 370 371 374 376 378 380 382
9.12. ProcedimientodeComprasporCajaChica 9.13. Procedimiento:PagosporServiciosdeMantenimientoy/oReparacin deVehculosyMquinasyEquipoparaCajaChica. 9.14. ProcedimientodePagosporServiciosBsicospormediodeCajaChica.. 9.15. ProcedimientodeRevisinypagodeViticosporComisionesOficiales pormediodeCajaChica 9.16. Procedimiento:PagodeIncentivoEconmicoyLiquidacindePlanillas deAlfabetizadores... 9.17. ProcedimientoparaReintegrodeCajaChica..
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INTRODUCCIN
Enunmundoglobalizado,comoelactual,lasorganizacionesestnconstruyendoo mejorando su qu hacer, a travs crear e introducir herramientas que sienten las bases de su funcionamiento y faciliten su mejora continua. Los manuales de procesos,normasyprocedimientos,contribuyenarealizardichalabor,porabarcar lacobertura total de todaslas reasde laorganizacin y proporcionar informacin sobrefuncionamiento,loquefacilitaestablecerlaformacomologralosobjetivosy metas que les dieron vida y, propicia el poder cuantificar su funcionamiento. Es por ello, que hoy por hoy, dichos instrumentos se constituyen en parte de la polticaestratgicadelasorganizaciones. La Entidad Ejecutora del Comit Nacional de Alfabetizacin, consciente de la importancia de contar con dichos instrumentos, durante el 2006, realiz los estudios e investigaciones necesarias para contar con un Manual de Normas y Procedimientos, que facilitara el desarrollo de las funciones que le asigna el marco legalvigente. Las polticas de modernizacin y descentralizacin del Organismo Ejecutivo, han provocado modificaciones significativas en la forma como deben desarrollarse las funciones en las instituciones del estado, principalmente en aspectos financieros, administrativos y de recursos humanos, por lo anterior la Entidad Ejecutora de CONALFA,duranteelsegundosemestredelao2007,tomladecisinderealizar una actualizacin a su Manual de Normas y Procedimientos, para adaptarlo a los cambios que se estn produciendo, a travs de implementar en l las modificaciones, adiciones y supresiones en los procedimientos y normas que contiene, para que respondan al nuevo marco legal y a la dinmica de la AdministracinPblica. ElpresenteManualdeNormasyProcedimientosesuninstrumentoadministrativo que describe cada uno de los pasos a seguir en forma lgica y ordenada en la realizacindelasfuncionesyactividadesquecompetenalaEntidadEjecutoradel Comit Nacional de Alfabetizacin; tiene como finalidad dotar a dicha entidad de una herramienta que contribuya a la optimizacin de sus recursos, la coordinacin de acciones del grupo de trabajo en funcin del logro de los objetivos establecidos yelapoyoalbuenfuncionamientodelasactividades.
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Su contenido se fundamenta en la investigacin realizada sobre los distintos procesos de trabajo, para lo cual fue necesario cumplir con una serie de actividades, las cuales pueden resumirse en: entrevistas, mapeo de procesos, y recoleccin de datos y documentos tanto interna como externamente; con la participacinactivaydecididadelpersonalencargadodeejecutarlasactividadesy la acertada coordinacin del Coordinador de la Unidad de Apoyo Administrativo, sin lo cual no habra sido posible alcanzar los resultados que se presentan en este documento. En su contenido, se presenta fundamentalmente los siguientes apartados: GeneralidadesdeManual,losantecedentesdelComitNacionaldeAlfabetizacin, la filosofa y marco estratgico, los objetivos del manual, el organigrama que da a conocer la estructura en la cual se dan los distintos flujos de trabajo, y los procedimientos y normas que actualmente se aplican en el desarrollo de las actividades.
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MANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDELAENTIDAD EJECUTORADELCOMITNACIONALDEALFABETIZACION I.GENERALIDADESDELMANUAL Antecedentes Dadalanecesidaddecontarconinstrumentosquevisualicendeformaintegrallos sistemas de trabajo de la Entidad Ejecutora del Comit Nacional de Alfabetizacin CONALFA, La Secretaria Ejecutiva, autoridad mxima de dicha entidad, con fundamento en los incisos e), g) y m), del Acuerdo Gubernativo 13791, Reglamento de la Ley de Alfabetizacin, se trazo como objetivo estratgico para el ao 2006, la elaboracin del Manual de Normas y Procedimientos, contratando paratalefectoaunconsultor. Bajo los requerimientos tcnicos formulados por la Secretaria Ejecutiva y en coordinacin con la Unidad de Apoyo Administrativo, el consultor contratadodesarrollolainvestigacinsobrelosprocesos,normasyprocedimientos de todas las unidades, con la participacin activa del personal y coordinadores de unidad. Objetivos Establecer las normas y procedimientos, que guen y orienten el funcionamiento diario de las diferentes actividades que integran la institucin, con el fin de mejorar la prestacin de los servicios pblicos a la poblacin reduciendotiemposyoptimizandorecursos. Contar con un instrumento de consulta que permita el manejo uniforme, eficienteyeficazdelasoperacionesrealizadasenlainstitucin. Brindarunabaseestandarizada paraquetodoslosprocesosseanefectuadosde maneraconsistente,constanteyqueseconstituyaenunaherramientadeapoyo alainduccinycapacitacindelpersonal. Proveeralainstitucindeuninstrumentoformaldenormalizacin. Contar con una herramienta prctica de orientacin que facilite el cumplimientodelosobjetivosyfuncionesdelaentidad
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Alcance El contenido del Manual de Procesos, Normas y Procedimientos, se proyecta a todaslasunidades,departamentosyseccionesdelosnivelestcticoyoperativode laEntidadEjecutoradeCONALFA. MetodologaparasuElaboracin Partiendo de que la Entidad Ejecutora del Comit Nacional de Alfabetizacin no contaba con manuales y que nicamente funciona bajo lo establecido en la Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala y la Ley de Alfabetizacin Decreto4386y las reformasestablecidas en el Decreto5499, ambos del Congreso de la Repblica y Reglamento de la Ley de Alfabetizacin, Acuerdo Gubernativo No.13791,sedefini,paralaelaboracindestedocumento,elsistemadetrabajo siguiente: Desarrollo de Taller de Marco Estratgico dirigido al Comit Tcnico de CONALFA,enelcualseestablecilacadenadevalorqueidentificaelconjunto y secuencia de actividades que se realizan para brindar el servicio a la poblacin y sobre esa base, identificar los procesos sustantivos y de apoyo que serealizan,consusrespectivosprocedimientos. EntrevistasconlosCoordinadoresdeUnidad. Taller de capacitacin al personal para el reporte de la informacin descriptiva relacionadaconprocedimientosdetrabajo. Elaboracinpreliminardeprocesos,normasyprocedimientosporunidad. Validacindeprocesos,normasyprocedimientosporcadaunidad. ElaboracinfinaldelManualdeNormasyProcedimientos. II.ANTECEDENTESDELCOMITNACIONALDEALFABETIZACIN El problema del analfabetismo en Guatemala, ha sido histricamente reconocido yelEstadohapromovidosuerradicacinpordiversasvas,lascualesvandesdela ampliacin de los servicios educativos a nivel rural y popular, hasta la creacin de institucionesespecficascuyofineslaalfabetizacindepersonasadultas. Esto se pone de manifiesto cuando la Junta Revolucionaria de Gobierno, en 1944
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promulga el Decreto nmero 20, creacin del Comit Nacional de Alfabetizacin y posteriormente, el 8 de marzo de 1945 publica la Ley de Alfabetizacin, Decreto nmero72,noobstante,ambosdecretosfueronderogadosenelao1954. En 1955, las acciones de alfabetizacin se asignan a la Direccin General de DesarrolloSocioeducativoRural,Decretonmero300,yposteriormente,en1965se establece el Programa Nacional de Alfabetizacin, bajo la coordinacin de la Direccin de Alfabetizacin y Educacin de AdultosDAEA Artculo 72 de la Ley Orgnica de Educacin Nacional. En este periodo la alfabetizacin es concebida como una necesidad para el desarrollo del pas y como parte de la formacin integraldeladulto.Sinembargo,losrecursosqueelEstadoasignaresultanescasos paralalaborquesedesearealizar. En1968,elGobiernodelaRepblicaemitiunAcuerdoMinisterialqueobligabaa los estudiantes graduandos de magisterio, a alfabetizar a 6 personas como mnimo ycomoapoyoseejecutelPlanCuadrienal(4aos)deAlfabetizacinyEducacin deAdultos;ambasaccionesarrojaronresultadosmuypobres. En 1970, el Gobierno de la Repblica orient la alfabetizacin hacia el rea rural, creando para ello el proyecto de Educacin Bsica Rural; asimismo, estableci el Programa de Educacin de Adultos por Correspondencia, PEAC bajo la responsabilidad de la DAEA, sin embargo, en 8 aos no se conocieron resultados alentadores. En 1978, mediante el Decreto 978 se crea una nueva Ley de Alfabetizacin y se establece como institucin responsable al Movimiento Guatemalteco de Alfabetizacin, MOGAL, que inici sus funciones en 1981. Esta institucin fue disueltaen1982. Hasta1985,larealidaddelasaccionesdealfabetizacinmuestralanecesidadde:a) elaborar planes de mediano y largo plazo; b) la creacin de una institucin que efectivamente reciba los recursos financieros para el desarrollo de sus actividades; c) la voluntad poltica de los gobiernos para darle continuidad a los proyectos de quienes les precedieron y, d) la participacin de la mayora de instituciones pblicasyprivadasenlarealizacindelasactividades.
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Estos aspectos quedaron plasmados en la Exposicin de Motivos de la actual Ley de Alfabetizacin, Decreto 4386. En este periodo, por mandato constitucional se cre el Comit Nacional de AlfabetizacinCONALFA, y se le asign el uno por ciento del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado, durante tres periodos de Gobierno consecutivos. La Institucin inici sus operaciones en 1987, pero al igual que en proyectos anteriores, los recursos establecidos en Ley no le fueronasignadosensutotalidad. Sin embargo, durante 19902000 se logr coordinar con cerca de 3,000 Organizaciones No Gubernamentales de Servicio Social y Organizaciones Gubernamentales, obtenindose diversas donaciones, que permitieron avances significativosaunquenosealcanzaronlasmetasestablecidasensutotalidad. En1999,elCONALFAhizounaevaluacindesusacciones,yaquedeacuerdocon la Ley, perda su financiamiento en el mes de enero de 2000. Como resultado de esa evaluacin se estableci que, un efectivo tratamiento al problema del analfabetismo requera que: a) el Ministerio de EducacinMINEDUC ampliara y garantizara la cobertura del sistema educativo formal para toda la poblacin menor de 15 aos; b) el Estado cumpliera con las asignaciones presupuestarias establecidas en Ley; c) independientemente del Gobierno de turno, planificara y se cumplieran las acciones de largo plazo; d) el Gobierno participara poltica y econmicamente en la ejecucin de los proyectos y, e) se viabilizara la participacin de todas las instituciones pblicas y privadas en la reduccin del ndicedeanalfabetismo. Las recomendaciones, fueron analizadas en el Congreso de la Repblica y dieron piealDecretoNo.5499,queleasignaalCONALFAunfinanciamientoincluidoen el Presupuesto General de Ingresos y Egresos de la Nacin durante el periodo 20012008. Durante el perodo 20002003 las estrategias de alfabetizacin cambiaron. El gobierno de turno impuls el Movimiento Nacional para la Alfabetizacin en GuatemalaMONALFA a travs del Decreto 152001, donde se estableci que los estudiantes de ltimo ao de diversificado deban alfabetizar al menos una persona, lo que trajo como consecuencia que el proceso se concentrara en las reas urbanas, al mismo tiempo se dej de usar la estrategia de coordinacin con
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Organizaciones No Gubernamentales de Servicio Social y Organizaciones Gubernamentales, quienes en la mayora de los casos estaban vinculadas con programas de desarrollo en las reas rurales. Lo que trajo como consecuencia esfuerzosparalelos,accionesdescoordinadasyaplazamientodelasmetas. A partir de 2004, se retoman las funciones del CONALFA como Ente Rector de la alfabetizacin, impulsando una nueva visin del accionar institucional que requiere en primera instancia una voluntad poltica y una accin descentralizada, perocoordinadaentodoslosniveles. (.) Actualmente 1/ CONALFA promueve acciones para replantear en forma participativa las polticas, estrategias y objetivos que deben enmarcar el accionar de la institucin durante los prximos (.) aos, para cumplir con la misin y la visin que se han impuesto como respuesta a lo planteado por la Organizacin de las Naciones Unidas para la Educacin, la Ciencia y la Cultura, UNESCO, que establecicomotareaprioritarialanecesidaddesuperarelanalfabetismo(.)2/. III.BASELEGAL Los principales ordenamientos o mandatos jurdicos, de los cuales se derivan las funciones de la Entidad Ejecutora y de las unidades que la conforman, son los siguientes: ConstitucinPolticadelaRepblicadeGuatemala,Artculo75. Ley de Alfabetizacin, Decreto No. 4386 y sus reformas Decreto No. 5499, ambosdelCongresodelaRepblica. ReglamentodelaLeydeAlfabetizacinNo.13791. IV.FUNCIONESDELAENTIDADEJECUTORA De conformidad con el artculo 12 de la Ley de Alfabetizacin, son funciones de la EntidadEjecutoradelComitNacionaldeAlfabetizacin: a) Coordinaranivelnacionalelprocesodealfabetizacin;
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/ Las cursivas son propias / Estrategia Nacional de Alfabetizacin Integral, Perodo 2004-2008. CONALFA, mayo 2004. Pginas 2-4.
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b) Disear las estrategias, planes y programas y someterlos para su aprobacin al ComitNacionaldeAlfabetizacin; c) Ejecutar las polticas, estrategias, planes y programas aprobados por el Comit NacionaldeAlfabetizacin; d) Desarrollarprocesosdeinvestigacinenelcampodelaalfabetizacin; e) Administrarlosrecursoshumanosymaterialesqueleseanasignados; f) Administrar los recursos financieros que se asignan para el proceso de alfabetizacin; g) Presentar trimestralmente al presidente del Consejo Directivo del Comit Nacional de Alfabetizacin, para aprobacin por parte de dicho Consejo, un informe financiero situacional para efectos de control contable y presupuestario,parafacilitarlafiscalizacinexternadelosrecursos; h) Promover como accin de postalfabetizacin, la creacin de oportunidades de acceso efectivo de los neoalfabetas a los servicios de educacin escolar acelerado,educacinextraescolar,capacitacinlaboralydesarrollocultural; i) Realizarprogramasdeseguimientodelprocesodepostalfabetizacin; j) Instituir un programa permanente de capacitacin, supervisin y evaluacin delpersonalalfabetizadorremuneradoyvoluntario; k) Evaluar en formasistemtica yperidicalos logros y estrategias del procesode alfabetizacin;y l) Todas aquellas funciones que el Comit Nacional o el Consejo Directivo considereconvenienteasignarle. V.FILOSOFIAYMARCOESTRATEGICOINSTITUCIONAL Misin Somos el Ente Rector responsable de coordinar y ejecutar el proceso de alfabetizacinnacional. Visin Aumentar la poblacin alfabeta para mejorar su calidad de vida y as contribuir a solucionarsusnecesidadeseconmicas,socialesyculturales.
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Polticas Reduccinsignificativadelndicedeanalfabetismo. Ampliacin y fortalecimiento de la alfabetizacin bilinge intercultural, de acuerdoconlaconfiguracinlingsticadelpas. Alfabetizacinintegralparaeldesarrollodelacreatividadylaproductividad. Coordinacinyoptimizacindelacooperacinnacionaleinternacional. Equidadenladistribucindelpresupuestoycalidaddelgasto. Estrategias El fortalecimiento de las alianzas estratgicas, mediante la organizacin de una red de Organizaciones No Gubernamentales de Servicio Social y OrganizacionesGubernamentales. Establecimiento de los departamentos geogrficos prioritarios, de acuerdo con laconcentracindelanalfabetismoypoblacinvulnerable. La incorporacin de metodologas y modalidades innovadoras que vinculen la alfabetizacinalasatisfaccindenecesidadesy/oproblemaslocales. ObjetivosGenerales 1. FortaleceralCONALFAcomoEnteRectordelaalfabetizacin. 2. Incorporar a la mayor parte de la poblacin de 15 y ms aos, al proceso de alfabetizacinypostalfabetizacinbilingeyespaol. 3. Establecer programas regionales alternativos para el desarrollo y la productividadencoordinacinconelsectorproductivo. 4. Establecer procesos permanentes de formacin y capacitacin del personal tcnico,animadoresyfacilitadoresymejorarlacalidaddelosmismos. 5. Reestructurar la alfabetizacin bilinge intercultural de acuerdo con la configuracinlingsticadelpasyampliacindecoberturadelamisma. 6. Coordinar con organismos internacionales e instituciones nacionales, para obtener el aporte financiero de proyectos y programas de alfabetizacin para reasgeogrficasespecficas.3/
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/ Estrategia Nacional de Alfabetizacin Integral, Perodo 2004-2008. CONALFA, mayo 2004. Pginas 5-6.
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CadenadeValor La cadena de valor constituye la representacin grfica del conjunto de actividades sustantivas que lleva a cabo una organizacin y las actividades de apoyo que se requieren para realizar estas actividades sustantivas, con el fin de producirlosserviciosmsimportantesdelaorganizacin. LaCadena de valorque se presenta a continuacin,es el resultado del taller sobre Marco Estratgico desarrollado del 17 al 20 julio de 2006, con el Comit Tcnico de CONALFA.
CADENA DE VALOR DE LA ENTIDAD EJECUTORA DE CONALFA
PLANIFICACIN E INVESTIGACIN GESTIN
EJECUCIN DE PROGRAMAS
SUPERVISIN Y SEGUIMIENTO
EVALUACIN Y CERTIFICACIN
Necesidades de alfabetizacin
Administracin General Administracin Financiera Administracin Informtica Asesora Jurdica Auditoria Interna
Personas alfabetizadas
VI.ESTRUCTURAORGANIZACIONAL La organizacin que se presenta constituye la estructura unidades y niveles que intervienen en el flujo de trabajo actual, de la Entidad Ejecutora del Comit Nacional de Alfabetizacin, para desarrollar un adecuado sistema de atencin acorde a las demandas del grupo de personas hacia quienes dirige su actuacin.
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ORGANIGRAMA DE LA ENTIDAD EJECUTORA DEL COMIT NACIONAL DE ALFABETIZACIN
VII.FORMADEPRESENTACIONDELOSPROCEDIMIENTOS Los procedimientos se encuentran organizados por los procesos a que pertenecen, dando a conocer su descripcin, objetivos, normas aplicables y la descripcin de los pasos y responsables de su ejecucin, tanto de forma escrita como grfica. Para efectos de la forma grfica, la secuencia de pasos que se presenta en la flujogramacin, utiliza la siguiente simbologa.
SIMBOLO SIGNIFICADO
Inicio o final del proceso: Seala el principio o terminacin de un procedimiento. Cuando se utilice para indicar el principio del proceso se anota la palabra INICIO, y cuando se termine se escribir la palabra FIN.
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SIMBOLO
SIGNIFICADO
Actividad: Muestra las principales fases del procedimiento y se emplea cuando la accin cambia. Asimismo, se anota dentro del smbolo un nmero en secuencia y se escribe una breve descripcin de lo que sucede en este paso.
Decisin: Se emplea cuando en la actividad se requiere preguntar si algo procede o no, identificando dos o ms alternativas de solucin.
Conector de pgina: Smbolo utilizado para indicar que un proceso contina en otra pgina.
Almacenamiento en base de datos.
VIII.MECANISMOSDEACTUALIZACINDELMANUAL Por su naturaleza, un Manual de Normas y Procedimientos, debe ser revisado de forma peridica, ya que por la dinmicadelaAdministracinPblicaactualqueconllevala constante adaptacin al cambio, las demandas de la poblacin y las funciones que pueden delegarse en el futuro a la Entidad Ejecutora del Comit Nacional de Alfabetizacin, requiere de mecanismos para que los procedimientos puedan ser actualizados y responder con agilidad a las situaciones cambiantes de la realidad nacional.
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Los cambios que se requieran pueden implicar modificaciones, eliminaciones o adiciones a sus normas y procedimientos, contenidos en el presente manual. A fin de mantener un adecuado nivel de control sobre el mecanismo para actualizar, sin que se ponga en riesgo su visin integral, se han definido las polticas y el proceso quedeberobservarse. Polticas: Es responsabilidad de la Unidad de Apoyo Administrativo en coordinacin con la Secretaria Ejecutiva de CONALFA, la revisin peridica del contenidodelpresentemanual,conlafinalidaddemantenerloactualizado. Todas las unidades de CONALFA pueden solicitar cambios al Manual. Cuandoseplanteeuncambio,elsolicitantedeberealizarloantelaSecretaria Ejecutiva de CONALFA, quien evaluar la conveniencia y necesidad de efectuarlo, por intermedio de la Unidad de Apoyo Administrativo, quien realizar las investigaciones necesarias, tanto para evaluar la peticin como paraefectuarlasmodificacionesqueseconsiderenecesarias. La evaluacin y aprobacin final de los cambios es responsabilidad exclusivadelaSecretariaEjecutivadeCONALFA. Para aprobar una solicitud de modificacin al manual, deber evaluarse su contribucinalaeficienciaadministrativaentrminosde: a. Eficienciadelproceso b. Fortalecimientoadministrativo c. Reduccindecostos d. Fortalecimientodelcontrol Una vez validada la pertinencia de la modificacin, deber analizarse la factibilidad del cambio propuesto, en trminos del impacto que ello conllevaenelquehacerdetodalaorganizacinydelosrecursosnecesarios parasuimplementacin.
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IX. PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO
1.UNIDADDEINVESTIGACIONYPLANIFICACION La Unidad de Investigacin y Planificacin, de conformidad con el Reglamento de Ley de Alfabetizacin deber garantizar la ejecucin de las acciones del proceso de alfabetizacin, mediante la realizacin de actividades relacionadas con investigacin, planificacin, anlisismetodolgico () a fin de lograr el alcance de las metas y objetivos propuestossobrebasesrealesyelusoracionaldelosrecursosdisponibles. Para tal efecto, realiza procesos investigacin y anlisis metodolgico, sobre aspectos puntualesquetiendanalamejoradelosprogramasdealfabetizacin.Dichosprocesosson focalizados hacia problemas o debilidades detectadas en las acciones de seguimiento y evaluacin, y tienen como finalidad encontrar las causas que originan los problemas o disminuir o eliminar las debilidades metodolgicas o la adaptacin de las mismas a las necesidades y caractersticas de las distintas comunidades donde se desarrollan los programasdealfabetizacin. Asimismo, coordina el desarrollo del proceso de planificacin institucional el que comprendelaejecucindelossiguientesprocedimientosoperativos:
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1.1.ProcedimientodeDiagnsticoSituacional Definicin: Es el procedimiento por medio del cual se establecen las condiciones y particularidades del proceso de alfabetizacin para orientar acciones estratgicas y determinarlasnecesidadesderecursos. Objetivo: Priorizarlosnivelesdeatencinparaasignarlosrecursos. Normas: Para la elaboracin del diagnstico situacional se utilizar nicamente el formato de vaciadodedatosqueproporcionalaUnidaddeInvestigacinyPlanificacin. DescripcindeactividadesdelProcedimiento Actividad Responsable Descripcin 1 Jefede Elaboraplandeaccinparalaejecucindeldiagnstico. Investigacin ApruebaelplanylotrasladaaSecretaraEjecutiva. 2 Coordinadorde Unidad 3 Secretara Apruebayautorizalaejecucindelplan. Ejecutiva 4 Jefede Recopila informacin de las Coordinaciones Investigacin DepartamentalesyunidadesdeOficinasCentrales. 5 Tcnicode Elabora informe preliminar del diagnstico y lo traslada Investigacin alEncargadodereadeInvestigacin.. 6 Jefede Elabora informe final del diagnstico y lo traslada a la Coordinacin de la Unidad de Investigacin y Investigacin Planificacin. 7 Coordinadorde Entrega informe a Secretara Ejecutiva, con copia al rea Unidad dePlanificacin.
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1.2.ProcedimientodeEstudiodelaComunidad Definicin: Es el procedimiento por medio del cual se detectan las necesidades para el desarrollodelprocesodealfabetizacin. Objetivo: Definirlneasestratgicasparalaimplementacindeunnuevoproceso. Normas: Para la realizacin del estudio de la comunidad se utilizar nicamente los lineamientoscontenidosenelinstructivocorrespondiente. DescripcindeactividadesdelProcedimiento Actividad Responsable Descripcin 1 Jefede Define la estrategia para realizar el estudio de la Investigacin comunidad. 2 Coordinadorde Revisayapruebalaestrategiapropuesta. UIP 3 Equipode Elabora y ejecuta plan de capacitacin a coordinadores Investigacin departamentales y delegados departamentales de investigacin. 4 Delegadode Coordina con CMA para realizar el estudio de la Investigacin comunidad. 5 CMAyTcnico Realizan investigacin y elaboran informes del estudio Pedaggico delacomunidad. 6 Coordinador RevisaytrasladainformedepartamentaldeEstudiodela Departamentalde ComunidadalaUnidaddeInvestigacinyPlanificacin. Alfabetizacin. 7 Delegadode Elabora informe consolidado preliminar del diagnstico Investigacin ylotrasladaalEncargadodereadeInvestigacin.
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Actividad Responsable 8 Jefede Investigacin 9 Coordinadorde UIP
Descripcin Recibe, consolida y elabora informe final del estudio y lo traslada a la Coordinacin de la Unidad de Investigacin yPlanificacin. Entrega informe a Secretara Ejecutiva, con copia al rea dePlanificacin.
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1.3.ProcedimientodeEstablecimientodeMetas Definicin: Es el procedimiento por medio del cual se definen y/o establecen las metas de atencin,coberturaypromocinparaimpactarsobreelndicedeanalfabetismo. Objetivo: Establecer el grado de pertinencia de las metas de cobertura y promocin, de acuerdo conlaspolticas,estrategias,metasyobjetivosinstitucionales. Normas: Para realizar la definicin de metas se seguirn nicamente los lineamientos contenidosenelinstructivorespectivo. DescripcindeactividadesdelProcedimiento Actividad Responsable Descripcin 1 Seccinde Elaboraproyeccindemetasanualmenteylasproponea Estadstica Secretara Ejecutiva y Unidad de Investigacin y Planificacin. 2 Jefede Defineestrategiaparadeterminacindemetas. Planificacin 3 CoordinadorUIP ApruebaytrasladaestrategiaaSecretaraEjecutiva. 4 Secretara Apruebayautorizaestrategia. Ejecutiva 5 Jefede Desarrolla taller de transferencia metodolgica con Planificacin EquipoDepartamentaldePlanificacin. 6 EquipoDeptal. Define metas de atencin y cobertura al rea de dePlanificacin Planificacin. ConsolidapropuestaylaentregaaCoordinacindeUIP. 7 Jefede Planificacin 8 CoordinadorUIP Convoca a Coordinador de Centro de Cmputo y Encargado de rea de Planificacin para conciliar las propuestasdemetasdeatencinypromocin.
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Actividad Responsable 9 CoordinadorUIP 10 Secretara Ejecutiva
Descripcin Presenta a Secretara Ejecutiva metas conciliadas para aprobacinyautorizacin. Apruebametasconciliadas.
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1.4.ProcedimientoparaelaboracindelPlanOperativoAnual Definicin: Es el procedimiento por medio del cual se definen y/o establecen los lineamientosyestrategiasparadesarrollarlasactividadesdelaInstitucin. Objetivo: Determinaryproponerlaasignacinfinancieraparaeldesarrollodelasactividadesen laejecucindelprocesodealfabetizacin. Normas: Para elaborar el POA debern utilizarse nicamente los formatos elaborados por el readePlanificacindelaUIP. DescripcindeactividadesdelProcedimiento Actividad Responsable Descripcin 1 Jefede Elabora y presenta estrategias para la planificacin Planificacin institucional. 2 CoordinadorUIP Revisa, aprueba y enva estrategia de planificacin a SecretaraEjecutivaparaavaldeejecucin. 3 Jefede Solicita informacin a equipos de planificacin de Planificacin unidadescentralesycoordinacionesdepartamentales. 4 Equipode Convoca a reunin a CMA y personal tcnico para Planificacin obtenerinformacinrequerida. 5 Tcnicoen Recibe, analiza y consolida informacin departamental y Planificacin deunidadescentrales. 6 Jefede Coordina ejecucin de talleres de planificacin operativa Planificacin anual. ElaboraproyectodePOA. 7 Equipode Planificacin 8 Jefede Consolida y elabora plan institucional y lo traslada a la Planificacin CoordinacindeUIP.
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Actividad Responsable 9 CoordinadorUIP
Descripcin Convoca a la Unidad Financiera y la Seccin de Presupuesto de la Unidad Financiera para elaborar anteproyectodepresupuesto. Convoca al rea de Planificacin y la Unidad Financiera parareadecuarelPOAsegnasignacinpresupuestaria. ElaboraPOAfinal. Revisa y traslada POA a Secretara Ejecutiva para aprobacin. ApruebaPOA. Entrega copia del POA a unidades centrales y coordinacionesdepartamentales.
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CoordinadorUIP
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Jefede Planificacin CoordinadorUIP
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Secretara Ejecutiva Jefede Planificacin
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1.5. ProcedimientoparaevaluacindelPlanOperativoAnual Definicin: Es el procedimiento por medio del cual se definen y/o establecen los lineamientos y estrategias para dar seguimiento y evaluacin del POA a nivel central y departamental. Objetivo: Detectar las debilidades y aciertos en la ejecucin de las actividades y proponer informacin actualizada sobre el avance a la Secretara Ejecutiva para la toma de decisiones. Normas: LaevaluacindelPOAseregirporloslineamientosestablecidosporlaCoordinacin de la UIP y se utilizarn nicamente los instrumentos elaborados por el rea de Planificacin. DescripcindeactividadesdelProcedimiento Actividad Responsable Descripcin 1 Jefede ElaboraypresentaestrategiadeevaluacindelPOA. Planificacin 2 CoordinadorUIP Revisa y aprueba estrategia de evaluacin y traslada a SecretaraEjecutiva. 3 Secretara Apruebaestrategiadeevaluacin Ejecutiva 4 Jefede Solicita informes trimestrales de avance a unidades Planificacin centralesycoordinacionesdepartamentales. 5 Equipode ElaborainformeyloremitealreadePlanificacin Planificacin 6 Tcnicoen Recibe, analiza y consolida informacin y traslada a Planificacin EncargadodereadePlanificacin. 7 Jefede CoordinaaccionesdeseguimientoymonitoreodelPOA. Planificacin
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Actividad Responsable 8 Jefede Planificacin 9 CoordinadorUIP
Descripcin Presenta resultados de seguimiento y monitoreo a CoordinadordeUIP. Revisa resultados y presenta informe a Secretara Ejecutiva. Apruebaytomadecisiones.
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Secretara Ejecutiva
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1.6.ProcedimientoparaDiseo,ElaboracinyReadecuacindeMateriales Definicin:Eselprocedimientopormediodelcualsecoordinaconlosdiferentesespacios tcnicosdelaEntidadEjecutoraparadisear,elaboraryreadecuarmaterialeseducativosy deformacinparalosdistintosnivelesdelprocesodealfabetizacin. Objetivo: Contar con materiales educativos y de formacin para la ejecucin del proceso de alfabetizacin. Normas: Paraeldiseo,elaboracinyreadecuacindelosmaterialeseducativosydeformacin seseguirnlasnormasestablecidasporelreadeMaterialesdelaUIP. DescripcindeactividadesdelProcedimiento Actividad Responsable Descripcin Coordina con las reas de Planificacin e Investigacin 1 JefedeProd.de losprocesosdelevantadodeinformacindecampo. Material Didctico 2 JefedeProd.de Presenta estrategia de atencin de necesidades de Material materialeseducativosdetectadas. Didctico 3 CoordinadorUIP Revisa, analiza y aprueba la estrategia de atencin de necesidades. 4 Secretara Autorizaejecucindeestrategia. Ejecutiva 5 TcnicoenProd. Elabora y readecua materiales educativos y de Material formacin. Didctico Coordina proceso de validacin de materiales en el 6 JefedeProd.de campo. Material Didctico 7 TcnicoenProd. Disea y diagrama artes finales y los traslada a Material EncargadodeMateriales. Didctico
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Actividad Responsable 8 JefedeProd.de Material Didctico 9 CoordinadorUIP 10 Secretara Ejecutiva
Descripcin RevisaartesfinalesytrasladaaCoordinacindeUIP. ApruebaytrasladaaSecretaraEjecutiva. Autorizareproduccin.
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2. COORDINACION DE ORGANIZACIONES NO GUBERNAMETALES Y ORGANIZACIONES GUBERNAMENTALES Elarticulo13delaLeyNacionaldeAlfabetizacinestablecequesonEntidadesRegionales y Locales de Alfabetizacin, las Entidades Gubernamentales y No Gubernamentales con personera jurdica, a travs de las cuales pueda realizarse programas de alfabetizacin a nivel regional y local y las que sean creadas para ese efecto, de acuerdo al procedimiento queestablezcaelReglamentodelaLeyNacionaldeAlfabetizacin. Bajo este marco legal, las Organizaciones No Gubernamentales de Servicio Social (ONGs) y las Organizaciones Gubernamentales (OGs), se constituyen en agentes del Programa de Alfabetizacin a nivel nacional, pudiendo contribuir al mismo por medio de distintos mecanismos de cooperacin o con la ejecucin de programas de alfabetizacin bajo la coordinacin del Comit Nacional de Alfabetizacin; cuando actan como agentes ejecutores del programa, se les facilita los recursos necesarios, y por intermedio de las diferentesCoordinacionesDepartamentalesdeAlfabetizacinyUnidadesqueconforman CONALFA,selesproporcionaasistenciatcnicaysupervisinpermanente. La Coordinacin de Organizaciones No Gubernamentales y Organizaciones Gubernamentales, es la encargada de garantizar la participacin de las Organizaciones GubernamentalesyNoGubernamentalesenlasaccionesdealfabetizacinanivelnacional con el fin que contribuyan al logro de las metas y objetivos del proceso de alfabetizacin nacional. Suactuacinseencuentrafundamentadaenloestablecido enlosincisos J, K, L,M,N,Oy P del Artculo 41 del Acuerdo Gubernativo No. 13791, Reglamento de la Ley de Alfabetizacin. Para tal efecto realiza alianzas para los procesos de negociacin y suscripcin de compromisos de cooperacin, evaluacin y control o monitoreo de los compromisos adquiridos.
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PROCESO DE NEGOCIACION Y SUSCRIPCION DE COMPROMISOS DE COOPERACION Es el proceso por medio del cual dos o ms RepresentantesLegales de Organizaciones No Gubernamentales de Servicio Social ONGs y/o Organizaciones Gubernamentales OGs, establecen acuerdos y suscriben con CONALFA compromisos de cooperacin, por medio de los cuales se comprometen a contribuir al proceso de alfabetizacin o se constituyenenagentesejecutoresdelprogramadealfabetizacin. Derivado que el Programa de Alfabetizacin tiene una cobertura a nivel nacional, y que existen ONGs ubicadas en diferentes lugares de la Repblica, este proceso requiere del concurso tanto del personal de la Coordinacin de Organizaciones No Gubernamentales de Servicio Social y Organizaciones Gubernamentales, como del personal de las distintas CoordinacionesDepartamentalesdeAlfabetizacindeCONALFA. Los mecanismos de cooperacin que se utilizan para la suscripcin de compromisos en el proceso de alfabetizacin son: Convenios, Cartas de entendimiento con Agentes Voluntarios, Cartas de Entendimiento con Entidades de Apoyo al Proceso de Alfabetizacin.
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ObjetivosdelProceso: a. Facilitar el cumplimiento de las metas del Programa de Alfabetizacin a nivel NacionalpormediodelconcursoyparticipacindeInstitucionesGubernamentalesy NoGubernamentalesyVoluntarioscooperantes. b. Identificar a distintas instituciones y voluntarios cooperantes para integrarlos al procesodeAlfabetizacin,atravsdelosdistintosmecanismosdecooperacin. c. Crear condiciones que estimulen y motiven a las instituciones y voluntarios cooperantes,aparticiparenlaejecucindelProgramaNacionaldeAlfabetizacin. d. Contar con mecanismos formales de compromiso (Convenios, Cartas de entendimiento con agentes voluntarios y Cartas de entendimiento con entidades de apoyo al Proceso de Alfabetizacin) suscritos con instituciones y voluntarios cooperantesdelProgramaNacionaldeAlfabetizacin. Normas a. Las instituciones que deseen participar en el proceso de alfabetizacin debern contar con personera jurdica o estar en trmite su inscripcin como persona jurdica,sindistincindecredopoltico,etnia,oreligin. b. La poblacin meta establecida en los convenios de cooperacin variar deacuerdo al presupuestoanualasignadoalCONALFA. c. Las Organizaciones No Gubernamentales de Servicio Social y Organizaciones Gubernamentales cooperantesqueseinvolucrenenelprocesode alfabetizacin,deberninformaralCoordinadorDepartamentaldeAlfabetizacinel reaGeogrficaquetienenprevistoalfabetizarconelobjetodecoordinareltrabajoy nocrearduplicidadenatencinagruposdealfabetizacinconotrasONGs. d. Las personas individuales que se integren al proceso de alfabetizacin debern suscribir Cartas de Entendimiento como Agentes Voluntarios, en ningn caso se lesconsiderarempleadosdeCONALFA. e. Las Organizaciones No Gubernamentales de Servicio Social y Organizaciones Gubernamentales involucradas en el proceso de alfabetizacin debern tener, preferentemente, dentro de su filosofa institucional proyectos con enfoqueeconmicoproductivoyeducacinparaeltrabajo.
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f.
Las metodologas y los materiales utilizados en el proceso de alfabetizacin, debern ser autorizados por CONALFA; aquellas instituciones que implementen otras metodologasdeacuerdoasufilosofa,debernestaravaladasporCONALFA.
ProcedimientosOperativos 2.1. Procedimiento deCapacitacin en Negociaciones y Suscripcin de Mecanismos de Cooperacin. Descripcin: Constituye el conjunto de actividades que ejecuta la Coordinacin de OrganizacionesNoGubernamentales(ONGs)yOrganizacionesGubernamentales(OGs), para la capacitacin del personal de las Coordinaciones Departamentales de Alfabetizacin,desarrolladaconlafinalidaddeorientarycrearhabilidadessobreTcnicas deNegociacin,AlianzasEstratgicasyAplicacindeMecanismosdeCooperacin. Esteprocedimientotienelassiguientespolticas: El Coordinador Departamental de Alfabetizacin deber solicitar a la Coordinacin de Organizaciones No Gubernamentales y Organizaciones Gubernamentales, la capacitacin sobre Mecanismos de Cooperacin, Alianzas Estratgicas y Tcnicas de Negociacin, cuando exista personal de nuevo ingreso en los puestos de Tcnico Pedaggico. CuandoingreseunnuevoservidoraocuparunpuestodeCoordinadorDepartamental deAlfabetizacin,laCoordinacindeOrganizacionesNoGubernamentales(ONGs)y Organizaciones Gubernamentales (OGs), programar el desarrollo de la capacitacin sobreMecanismosdeCooperacin,AlianzasEstratgicasyTcnicasdeNegociacin. En la capacitacin que imparta la Coordinacin de de Organizaciones No Gubernamentales y Organizaciones Gubernamentales, deben participar el Coordinador Municipal de Alfabetizacin, Tcnicos Pedaggicos, Tcnico de Computo, Secretaria de la Coordinacin y el Coordinador Departamental de Alfabetizacin.
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DescripcindeactividadesdelProcedimiento Actividad Responsable Descripcin 1 Profesionalde Detecta las necesidades de capacitacin a travs de la Cooperacin revisin y establecimiento de debilidades y errores en los Externa diferentes documentos relacionados con mecanismos de cooperacin (convenios, cartas de apoyo al proceso, cartas de voluntariado) enviados por las Coordinaciones Departamentales de Alfabetizacin. Priorizando los departamentosdondesehandetectadomsproblemas. Elabora el plan de capacitacin, considerando 2 Profesionalde estratgicamente,recorridosyfechasdeacuerdoadistancia Cooperacin y ubicacin de los Departamentos a los cuales se propone Externa dar la capacitacin y trasladan al coordinador de la Coordinacin de Organizaciones No Gubernamentales y Organizaciones Gubernamentales, para su revisin y visto bueno. 3 Coordinadorde Revisa el Plan de Capacitacin presentado para la ejecucin de los eventos de capacitacin para las Coordinaciones Organizaciones Departamentales de Alfabetizacin, le da su visto bueno y No Gubernamentales trasladaaSecretariaEjecutivaparasuaprobacin. yOrganizaciones Gubernamentales Secretaria Recibe y analiza el Plan de Capacitacin, si lo considera 4 Ejecutiva conveniente lo aprueba y traslada a la Coordinacin de Organizaciones No Gubernamentales y Organizaciones Gubernamentales,parasuejecucin.
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Actividad Responsable 5 Coordinadorde Organizaciones No Gubernamentales yOrganizaciones Gubernamentales
Descripcin Recibeeinformaaresponsablessobrelaaprobacindeplan decapacitacinparasuejecucin. Prepara el contenido de la temtica que se va desarrollar durante la capacitacin, programando las fechas de los distintos eventos a desarrollar, y trasladan al coordinador delaCoordinacindeOrganizacionesNoGubernamentales yOrganizacionesGubernamentales,parasurevisinyvisto bueno. Recibe, revisa y da visto bueno al contenido propuesto, e informaaresponsablesdelacapacitacinparasuejecucin.
Profesionalde Cooperacin Externa
Coordinadorde Organizaciones No Gubernamentales yOrganizaciones Gubernamentales Profesionalde Cooperacin Externa
Realiza la capacitacin y al finalizar evalan a los participantessobreelcontenidodesarrollado.
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Actividad Responsable 9 Profesionalde Cooperacin Externa
Descripcin Elabora Informe Consolidado de la Capacitacin desarrollada y traslada al Coordinador de la Coordinacin de Organizaciones No Gubernamentales y Organizaciones Gubernamentales.
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2.2. Procedimiento de Presentacin del Programa Nacional de Alfabetizacin a ONGs yOGs Descripcin: Como estrategia de sensibilizacin para lograr la participacin de las diferentes instituciones en el proceso nacional de alfabetizacin, la Coordinacin de ONGs y OGs conjuntamente con Secretara Ejecutiva, realizan reuniones con los representantesdelasONGsyOGs,enlosdistintosdepartamentosdelaRepblica,para presentar las polticas y metas que tiene previsto realizar Comit Nacional de Alfabetizacin. DescripcindeactividadesdelProcedimiento Actividad Responsable Descripcin 1 SecretariaEjecutiva Coordina con la Coordinacin de ONGs y OGs el calendario de visitas a los departamentos de la Repblica con los Representantes de las ONGs y OGs. 2 SecretariaEjecutiva Solicita a los Coordinadores Departamentales de Alfabetizacin que convoquen a los Representantes de las ONGs y OGs en su departamento para una reunin de Presentacin del Programa Nacional de Alfabetizacin con sus Polticas y estrategias y los diferentes mecanismos de Cooperacin que existen paraapoyarelprocesonacionaldeAlfabetizacin. 3 Coordinadorde Prepara la presentacin y documentacin que se le OrganizacionesNo presentar y entregar a los representantes de las ONGsyOGs. Gubernamentales yOrganizaciones Gubernamentales 4 5 Coordinador Departamental Alfabetizacin Enva las invitaciones y solicita se confirme la de participacin a la reunin de los Representantes de lasONGsyOGs. Secretara Ejecutiva y Realizan la reunin y presentacin del Programa de la Coordinacin de Alfabetizacin con los Representantes de las ONGs ONGsyOGs. y OGs en el departamento que segn el calendario tienenprogramadovisitar.
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Actividad Responsable Descripcin Coordinan con los Representantes Legales que estn Coordinador 6 Departamental de interesados en apoyar el Programa Nacional de Alfabetizacin y el Alfatizacin proporcionando la informacin que se Coordinador de necesitaparaelformalizarenundocumentoelapoyo quebrindaranalCONALFA. ONGsyOGs Elabora el Informe respectivo de los resultados de la Coordinadordela reunin con los Representantes de las ONGs y OGs 7 Coordinacinde del departamento que se visito, con el objeto de darle OrganizacionesNo seguimientoyapoyocuandoserequiera. Gubernamentales y Organizaciones Gubernamentales.
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2.3.ProcedimientodeNegociacinySuscripcindeConveniosEspeciales Descripcin: Constituye el conjunto de actividades que se ejecutan para la negociacin y suscripcin de convenios con una o ms entidades no gubernamentales o gubernamentales que participan en el Programa Nacional de Alfabetizacin en los diferentes departamentos y en diversos municipios de los mismos. En dicha negociacin interviene directamente el Coordinador de la Coordinacin de OrganizacionesNoGubernamentalesyOrganizacionesGubernamentalesylaSecretaria EjecutivadelCONALFA. Un Convenio es un documento legal que esta diseado con el propsito de facilitar una tarea compartida entre las Organizaciones No Gubernamentales y Organizaciones Gubernamentales que deseen participar en el Programa Nacional de Alfabetizacin del CONALFA. Por lo general esta tarea compartida se refiere a proporcionar los recursos bsicos para el proceso de alfabetizacin: alfabetizadores, materiales educativos u otros recursos . Las partes pueden decidir si el aporte de una ser el incentivo econmico de los alfabetizadores y/o el proveer de materiales u otros recursos como; lpices, cuadernos, cartillas, yeso, pizarrn, pago de alfabetizadores, supervisores, viticos, transporte, alimentos,capacitacionesetc. El financiamiento es compartido, y en ningn momento CONALFA proporciona financiamientoenefectivo.
Descripcin de actividades del Procedimiento

Actividad Responsable 1 Coordinadordela Coordinacinde OrganizacionesNo Gubernamentalesy Organizaciones Gubernamentales. Descripcin Visita a los representantes legales de las Organizaciones No Gubernamentales y Organizaciones Gubernamentales, o estos visitan al Coordinador de ONGsOGs para continuar participando en el proceso de alfabetizacin o interesados por participar en el proceso de alfabetizacin suscribiendo un Convenio de Cooperacin.
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Actividad Responsable 2 Coordinadordela Coordinacinde OrganizacionesNo Gubernamentalesy Organizaciones 3
Descripcin El coordinador de ONGs y OGs proporciona la informacin de los procesos de alfabetizacin y los mecanismos de cooperacin que se ajustan a la participacin que puedan tener, realizando las negociacionesqueseannecesarias. De lograr resultados positivos en las negociaciones Coordinadordela realizadas, prepara el convenio de conformidad con Coordinacinde la informacin necesaria, la cual previamente le OrganizacionesNo Gubernamentalesy solicita al representante legal de la Organizacin No Gubernamentales y/o Organizacin Gubernamental, Organizaciones conlaqueselogrounacuerdo;trasladandoelmismo alaSecretariaEjecutivadeCONALFA. SecretariaEjecutiva Para su conocimiento recibe y revisa el Convenio Especial y queda a su criterio trasladarlo al departamento de Asesora Jurdica, para realizar las consultasrespectivasdelconvenio. Seguidamente traslada el convenio a la Coordinacin de Organizaciones No Gubernamentales y Organizaciones Gubernamentales. Recibe y realiza las modificaciones en caso sea Coordinadordela necesario; si el Convenio Especial fue aprobado por Coordinacinde Secretaria Ejecutiva, lo traslada al representante legal OrganizacionesNo de la Organizacin No Gubernamentales y/o Gubernamentales Organizacin Gubernamental con la que suscribir el yOrganizaciones convenioparasurevisinyfirma. Gubernamentales RepresentanteLegal Recibe, revisa y firma el Convenio, devolviendo a CONALFA, a travs del Coordinador de la delaOrganizacin de Organizaciones No NoGubernamentales Coordinacin Gubernamentales y Organizaciones y/oOrganizacin Gubernamentales. Gubernamental
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Actividad Responsable 7 Coordinadordela Coordinacinde OrganizacionesNo Gubernamentales yOrganizaciones Gubernamentales 8 SecretariaEjecutiva
Descripcin Recibe el convenio firmado por el Representante LegaldeONGsOGsyloremiteaSecretarapara aprobacinyfirma.
Coordinadordela Coordinacinde OrganizacionesNo Gubernamentalesy Organizaciones Gubernamentales
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Coordinacinde OrganizacionesNo Gubernamentalesy Organizaciones Gubernamentales.
Recibe, revisa y firma el Convenio, devolviendo a CONALFA, a travs del Coordinador de la Coordinacin de Organizaciones No Gubernamentales y Organizaciones Gubernamentales. Recibe el convenio firmado por Secretaria Ejecutiva, procede a su reproduccin y distribucin, remitiendo una copia al Representante Legal de la Organizacin No Gubernamentales y/o Organizacin Gubernamental, con la que se suscribi el convenio y otra a cada una de las Coordinaciones Departamentales de Alfabetizacin donde tendr cobertura el mismo, para su conocimientoyseguimiento. Ingresa informacin de los convenios suscritos, al sistema de cmputo, y da seguimiento al cumplimiento de los compromisos suscritos en los convenios por medio de los Profesionales de esta Coordinacin, informando peridicamente a Secretaria Ejecutiva de CONALFA, de los avances de losmismos.
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2.4. Procedimiento de Negociacin y Suscripcin de Convenios Departamentales y Locales. Descripcin: Constituye el conjunto de actividades que se ejecutan para la negociacin y suscripcin de convenios con una o ms entidades no gubernamentales o gubernamentales que participan en el proceso de alfabetizacin en diferentes departamentos de la Repblica y en diversos municipios de los mismos. En dicha negociacinintervienedirectamentelosCoordinadoresMunicipalesdeAlfabetizaciny los Coordinadores Departamentales de Alfabetizacin y por parte de la Coordinacin de Ongs y OGs los Profesionales de la Coordinacin de ONGs, el Coordinador de la CoordinacindeONGsyOGsylaSecretariaEjecutivadelCONALFA. DescripcindeactividadesdelProcedimiento Actividad Responsable DescripcindelaActividad 1 VisitaalosrepresentanteslegalesdelasOrganizaciones No Gubernamentales y Organizaciones Gubernamentales, proporcionndoles informacin de los procesos de alfabetizacin y los mecanismos de cooperacin que se ajustan a la participacin que puedan tener, realizando las negociaciones que sean necesarias. En otros casos los representantes legales de las Instituciones buscan a los representantes del CONALFA para la suscripcin de un Convenio de Cooperacin. De lograr resultados positivos en las negociaciones Coordinador realizadas, elabora el convenio de conformidad con la Departamental de Alfabetizacin informacin necesaria, la cual previamente le solicito al y Coordinador representante legal de la Organizacin No Municipal de Gubernamentalesy/oOrganizacinGubernamental,con la que se logro un acuerdo para enviarlo para revisin y Alfabetizacin firma. Coordinador Departamental deAlfabetizacin yCoordinador Municipalde Alfabetizacin
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Actividad 3
Responsable Representante Legaldela OrganizacinNo Gubernamentales y/oOrganizacin Gubernamental Coordinadorde laCoordinacin de Organizaciones No Gubernamentales y Organizaciones Gubernamentales Profesionalde Cooperacin Externa
Descripcin Recibe, revisa el Convenio y lo firma devolvindolo a CONALFA, a travs Coordinador Departamental de Alfabetizacin.
Recibe los convenios firmados por el Representante Legal de la Organizacin No Gubernamentales y/o Organizacin Gubernamental y los traslada a los Profesionales de la Coordinacin de ONGs y OGs parasurevisinymodificacinsiesnecesario.
Secretaria Ejecutiva
Profesional Profesionalde Cooperacin Externa
Recibe, revisa y analiza la informacin de los convenios firmados por el Representante Legal de la Organizacin No Gubernamentales y/o Organizacin Gubernamental y si estn bien elaborados, luego los trasladan al Coordinador de ONGs y OGs quien los trasladaalaSecretariaEjecutivaparalafirma. Recibe el convenio y firma de aprobacin del mismo, trasladando a la Coordinacin de Organizaciones No Gubernamentales y Organizaciones Gubernamentales, parasudistribucinyefectos. Recibe, fotocopia, ingresa a la base estadstica y enva las copias de los convenios firmados por Secretaria Ejecutiva de CONALFA a las Coordinaciones DepartamentalesdeAlfabetizacin.
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Actividad 8
Responsable Coordinador Departamental deAlfabetizacin
Descripcin
Recibe el convenio firmado por Secretaria Ejecutiva, remitiendo unas copias al Coordinador Municipal de Alfabetizacin y este al Representante Legal de la Organizacin No Gubernamentales y/o Organizacin Gubernamental,conlaquesesuscriboelconvenio. Coordinacin de Por medio de los Profesionales de la Coordinacin de Organizaciones ONGs y OGs se da seguimiento (visitas) al No cumplimiento de los compromisos suscritos en los Gubernamentales convenios, informando peridicamente a la Secretaria de Servicio Social EjecutivadeCONALFA,delosavancesdelosmismos. y Organizaciones Gubernamentales
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2.5.ProcedimientodeCartadeEntendimientoconAgentesVoluntarios Descripcin: Constituye el conjunto de actividades que se ejecutan para la suscripcin de compromisos con personas individuales que desean participar en el ProgramadeAlfabetizacin. Las cartas de entendimiento con Agentes Voluntarios son documentos que se elaboran para suscribir compromisos con personas individuales que desean colaborar como alfabetizadores voluntarios (no pagados) en el proceso de alfabetizacin, en ellos se especifica la meta, el rea y el perodo del tiempo en el que se realizar la fase de alfabetizacin. Este documento es firmado por el Agente Voluntario, el Coordinador Departamental y elCoordinadorMunicipaldeAlfabetizacin. DescripcindeactividadesdelProcedimiento Actividad Responsable Descripcin 1 Coordinador De conformidad con las metas establecidas en el Plan Departamentalde Operativo Anual y de acuerdo a informacin que obra en Alfabetizacin la Coordinacin, propone la meta de personas que pueden alfabetizar como Agentes Voluntarios, trasladando dicha informacin a los Coordinadores Municipales de Alfabetizacin para que contacten a los posibles Agentes voluntarios. 2 Coordinador Recibe y prepara un plan de visitas con los posibles Municipalde Agentes Voluntarios, trasladando a Coordinador Alfabetizacin DepartamentaldeAlfabetizacinparasuaprobacin. 3 Coordinador Recibe, analiza y aprueba Plan trasladando a Coordinador Departamentalde MunicipaldeAlfabetizacinparasuejecucin. Alfabetizacin 4 Coordinador Recibe, realiza los contactos y visita a los posibles Agentes Municipalde Voluntarios proporcionndoles informacin de los Alfabetizacin procesosdealfabetizacin.
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Actividad Responsable 5 Coordinador Municipalde Alfabetizacin 6
Descripcin
De lograr resultados positivos, se solicita la informacin correspondiente en formato de la Carta de entendimiento con Agentes Voluntarios y traslada al Coordinador DepartamentaldeAlfabetizacin. Coordinador Recibe y revisa, si es necesario realizar modificaciones Departamentalde devuelveaCoordinadorMunicipaldeAlfabetizacin,sino Alfabetizacin se cita al Agente Voluntario para firma de la carta de entendimiento. Agentes Recibe, revisa y firma la carta de participacin Voluntaria , Voluntarios devolviendo a Coordinador Departamental de Alfabetizacin. Coordinador Departamentalde Alfabetizacin Recibe la carta de entendimiento con Agentes Voluntarios, y la traslada con una o dos copias a la Coordinacin de Organizaciones No Gubernamentales y Organizaciones Gubernamentales, para su revisin y aprobacin. La carta original le queda al alfabetizador como constancia de su apoyo al proceso de alfabetizacin, una copia en la coordinacin Departamental y la otra copia con los profesionales de la Coordinacin de ONGsOGs para su registroestadstico. Recibe y analiza la carta de entendimiento con Agentes Voluntarios, si fuera necesario solicita modificaciones al CoordinadorDepartamentaldeAlfabetizacin. Ingresa informacin de la carta de entendimiento con Agentes Voluntarios, al sistema de cmputo, para los procesosdeseguimientoeinformacin.
Profesionalde Cooperacin Externa Profesionalde Cooperacin Externa
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2.6.ProcedimientodeCartadeEntendimientoparaApoyoalProcesodeAlfabetizacin. Descripcin: Constituye el conjunto de actividades que se ejecutan para la suscripcin decompromisosconentidadesdeseancolaborarconelProgramadeAlfabetizacin. Las Cartas de Entendimiento para el Apoyo del proceso de alfabetizacin, son documentos que estn elaborados para establecer de manera formal todas aquellas colaboraciones indirectas que algunas Entidades pblicas o privadas proporcionen, sin que por ello se responsabilicen de la ejecucin del programa dentro de las cuales podemosmencionar,donacionesdemateriales,equipos,alimentacin,etc. Esta carta le garantiza a la entidad de apoyo que su colaboracin ser utilizada estrictamente para apoyar el proceso de alfabetizacin en los lugares y con las personas paralascualessehadestinado. DescripcindeactividadesdelProcedimiento Actividad Responsable Descripcin 1 Coordinador De conformidad con las metas establecidas en el Plan Departamentalde OperativoAnual,identificalasposiblesOrganizacionesNo Alfabetizacin Gubernamentales y Organizaciones Gubernamentales, que pueden colaborar con el desarrollo del programa Nacional de Alfabetizacin, en el Departamento bajo su responsabilidad,preparandounplanparalanegociacin. Visita a los representantes legales de las Organizaciones 2 Coordinador Departamentalde No Gubernamentales y Organizaciones Gubernamentales, proporcionndoles informacin de los procesos de Alfabetizaciny alfabetizacin y los mecanismos de cooperacin que se Coordinador ajustan a la participacin que puedan tener, realizando las Municipalde negociacionesqueseannecesarias. Alfabetizacin 3 Coordinador De lograr resultados positivos en las negociaciones Departamentalde realizadas, elabora la Carta de Entendimiento para apoyo Alfabetizacin al Proceso de Alfabetizacin, de conformidad con la informacin necesaria, la cual previamente le solicita al representantelegaldelaOrganizacinNoGubernamental y/o Organizacin Gubernamental, con la que se logro un acuerdo.
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Actividad Responsable 4 Representante Legaldela OrganizacinNo Gubernamentales y/oOrganizacin Gubernamental 5 Coordinador Departamentalde Alfabetizacin 6
Descripcin Recibe,revisayfirmalacartadeentendimientoparaapoyo al proceso de alfabetizacin, devolviendo a CONALFA, a travsCoordinadorDepartamentaldeAlfabetizacin.
Recibe y traslada a CONALFA por intermedio de la Coordinacin de Organizaciones No Gubernamentales y OrganizacionesGubernamentales. Coordinador Recibe copias de la carta de entendimiento para apoyo al Departamentalde proceso de alfabetizacin, remitiendo una copia al Alfabetizacin Representante Legal de la Organizacin No Gubernamentales y/o Organizacin Gubernamental, con la quesesuscribo. IngresainformacindeCartadeentendimientoparaapoyo Profesionalde al proceso de alfabetizacin, suscrita, al sistema de Cooperacin cmputo, y da seguimiento al cumplimiento de los Externa compromisos, informando peridicamente a Secretaria Ejecutiva de CONALFA, por intermedio de la Coordinacin de Organizaciones No Gubernamentales y OrganizacionesGubernamentales.
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3.UNIDADDESEGUIMIENTOYEVALUACION La Unidad de Seguimiento y Evaluacin, de conformidad con lo establecido en el artculo 46 del Acuerdo Gubernativo 13791 Reglamento de la Ley de Alfabetizacin, es la encargada de garantizar la ejecucin de los planes y programas de alfabetizacin, mediante la realizacin de actividades de seguimiento y evaluacin del proceso y el desarrollodeprogramasdecapacitacinpermanente,paradarcumplimientoalasmetasy objetivos anuales y verificar el uso racional de los recursos disponibles. Para tal efecto se realizan tres procesos fundamentales: capacitacin, seguimiento (supervisin) y evaluacin. Dichos procesos, son ejecutados en cumplimiento a lo establecido en las literales a), c), i), j) y k) del Decreto Nmero 4686 del Congreso de la Repblica Ley de Alfabetizacin. DeconformidadconelDecretoNmero4686delCongresodelaRepblica,elprocesode alfabetizacin considera como parte integral de su metodologa el desarrollo en la fase inicial de la Alfabetizacin y la PostAlfabetizacin, asimismo, el desarrollo de programas de alfabetizacin tanto en espaol como bilinge, atendiendo a que ste debe adecuarse a las diferentes caractersticas culturales y regionales del pas, al reconocimiento del pluralismolingsticoyalderechoaalfabetizarseenlalenguamaterna. En este sentido los procesos de capacitacin, supervisin y evaluacin se realizan considerandolafaseinicialdeAlfabetizacinylaPostAlfabetizacin,sobrelabasedelos programasdealfabetizacinenespaolybilinges.
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PROCESODECAPACITACION Es un proceso de apoyo sistemtico, integrado por un conjunto de acciones intencionadas, organizadas, permanentes y progresivas, llevadas a cabo para provocar cambios en los conocimientos, habilidades y destrezas del personal que interviene en los programas de alfabetizacin. Su establecimiento se encuentra fundamentado en el cumplimiento a la literal f) del artculo43delAcuerdoGubernativo13791ReglamentodelaLeydeAlfabetizacin. El proceso de capacitacin se realiza a varios niveles, con programas que tienen como finalidad de transferir metodologas, tcnicas y aspectos administrativos propios del procesodealfabetizacinyotrosqueseannecesarios. Losprogramasseorientarnalossiguientesniveles: CapacitacinalosCoordinadoresDepartamentalesdeAlfabetizacin, CapacitacinalosTcnicosPedaggicos, CapacitacinalosCoordinadoresMunicipalesdeAlfabetizacin,y CapacitacinalosAlfabetizadores. ObjetivosdelProceso: a. Mantener y mejorar la calidad del proceso de alfabetizacin, a travs de la transferencia conocimientos, habilidades y destrezas al personal que interviene los programasdealfabetizacin. b. Mejorar los aspectos tcnicos y metodolgicos inherentes al proceso de alfabetizacin, a travs de la transferencia de metodologas innovadoras de alfabetizacin. NormasdelProceso: a. Los programas de capacitacin se establecern sobre la base de un diagnstico de necesidades de capacitacin, el cual debe ser producto de las investigaciones que para el efecto realicen, as como de las debilidades detectadas en los procesos de seguimiento (supervisin y reuniones peridicas) que se realizan con el personal queintervieneenlosdistintosnivelesenelprocesodealfabetizacin. b. Todo programa de capacitacin deber contar con su Plan de Capacitacin, el cual contendr como mnimo la descripcin del mismo, los objetivos que persigue en
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cuanto a los fines y resultados que se alcanzarn con l, los contenidos a desarrollar,laformacomosedesarrollaryevaluarelmismo,elgrupoalqueesta dirigido, la cantidad de participantes, tanto dicentes como docentes, el tiempo de duracin; as como, con la cuantificacin de los recursos materiales, humanos y financierosparasuejecucin. c. Los programas de capacitacin se desarrollarn sobre la base de una priorizacin de necesidades de capacitacin y la disponibilidad de los recursos materiales humanosyfinancieros,necesariosparasuejecucin. d. Todo programa de capacitacin, luego de se su ejecucin, deber ser evaluado, considerando para el efecto una evaluacin a los participantes sobre los conocimientos trasferidos y una evaluacin reactiva del evento, que capture la opinin de estos sobre la metodologa, el contenido, el docente y local, como mnimo. e. Cuando se requiera de contratar instalaciones, apoyo logstico y reproduccin de materiales,losprogramasdecapacitacinsolopodrnejecutarse,hastaquesehaya concluido el proceso de cotizacin y se cuente con los recursos necesarios para su ejecucin. f. La ejecucin, coordinacin y evaluacin de los programas de capacitacin es responsabilidaddelaUnidaddeSeguimientoyEvaluacin. ProcedimientosOperativos 3.1. Procedimiento para elaboracin de Programa de Capacitacin a Coordinadores DepartamentalesdeAlfabetizacin Descripcin: Es el conjunto de actividades encaminadas a la generacin del Programa Nacional de Capacitacin de los Coordinadores Departamentales de Alfabetizacin, sobre labasedeunDiagnsticodesusnecesidadesdecapacitacin.
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DescripcindeactividadesdelProcedimiento Actividad Responsable Descripcin 1 Coordinadorde ConbaseenelPlanOperativo Anual,planificalaactividad para la deteccin de necesidades de capacitacin de los Unidadde CoordinadoresDepartamentalesdeAlfabetizacin. Seguimientoy Evaluacin 2 Coordinadorde En la primera reunin mensual del ao, entregan la Boleta de Necesidades de Capacitacin a los Coordinadores Unidadde Departamentales de Alfabetizacin, para que sea Seguimientoy completada. Evaluacin,y Responsablesde Programasde USE. 3 Coordinador Completa la Boleta de Necesidades de Capacitacin, Departamental durante el evento y la devuelve a los Responsables de deAlfabetizacin ProgramadeUSE. 4 JefedePrograma (FaseInicialen Espaol,Post Alfabetizacinen Espaoly Alfabetizacin Bilinge). Jefede Capacitacin Recibe y traslada a Capacitacin de cada programa, para revisindetabulacinyboletas.
Revisa y tabula las boletas, generando un informe Diagnstico de Necesidades de Capacitacin consolidado porProgramaylotrasladanalJefedePrograma. Recibe y analiza el informe Diagnstico de Necesidades de Capacitacin consolidado del programa bajo su responsabilidad.
JefedePrograma (FaseInicialen Espaol,Post Alfabetizacinen Espaoly Alfabetizacin Bilinge).
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Actividad Responsable 7 JefedePrograma (FaseInicialen Espaol,Post Alfabetizacinen Espaoly Alfabetizacin Bilinge).
Coordinadorde laUnidadde Seguimientoy Evaluacin Secretaria Ejecutiva
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Coordinadorde laUnidadde Seguimientoy Evaluacin
Descripcin En reunin, elabora el Diagnstico Nacional de Necesidades de Capacitacin de los Coordinadores Departamentales de Alfabetizacin, retroalimentando el mismoconotrasnecesidadesdecapacitacindetectadasen los procesos de seguimiento; y sobre esa base elaboran el Programa Nacional de Capacitacin para los Coordinadores Departamentales de Alfabetizacin, priorizando las necesidades encontradas. Concluidos el informe Diagnstico y el Programa Nacional de Capacitacin, los traslada al Coordinador de la Unidad de SeguimientoyEvaluacinparasurevisinyvistobueno. Revisa el Diagnstico Nacional de Necesidades de Capacitacin y el Programa Nacional de Capacitacin de los Coordinadores Departamentales de Alfabetizacin, le da su visto bueno y traslada a Secretaria Ejecutiva para su aprobacin. Analiza el Diagnstico Nacional de Necesidades de Capacitacin y el Programa Nacional de Capacitacin de los Coordinadores Departamentales de Alfabetizacin, y lo aprueba, trasladando el mismo al Coordinador de la UnidaddeSeguimientoyEvaluacin. Recibe el Programa Nacional de Capacitacin de los Coordinadores Departamentales de Alfabetizacin y lo traslada a los Responsables de Programa de USE, para su conocimiento.
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3.2.ProcedimientodecapacitacinaCoordinadoresDepartamentalesdeAlfabetizacin Descripcin: Constituye el conjunto de actividades para a la ejecucin del Programa Nacional de Capacitacin de Coordinadores Departamentales de Alfabetizacin. Dicho programasedesarrollan pormediodeeventos,paracadaeventodebeelaborarseun Plan de Capacitacin el cual contendr como mnimo la descripcin del mismo, los objetivos que persigue en cuanto a los fines y resultados que se alcanzarn con l, los contenidos a desarrollar, la forma como se desarrollar y evaluar el mismo, el grupo al que esta dirigido,lacantidaddeparticipantes,tantocapacitadorescomocapacitandos,eltiempode duracin; as como, con la cuantificacin y detalle de los recursos materiales, humanos y financierosparasuejecucin. DescripcindeactividadesdelProcedimiento Actividad Responsable Descripcin 1 Coordinadorde Con base en el Programa Nacional de Capacitacin de los Coordinadores Departamentales de Alfabetizacin, solicita Unidadde a los Responsables de Programa de USE, la elaboracin de Seguimientoy PlandeCapacitacin(unoporcadaeventoprogramado). Evaluacin 2 JefedePrograma Elabora el plan de capacitacin y trasladan a Coordinador de la Unidad de Seguimiento y Evaluacin, para su (FaseInicialen revisinyvistobueno. Espaol,Post Alfabetizacinen Espaoly Alfabetizacin Bilinge). 3 Coordinadorde RevisaelPlandeCapacitacinpresentadoparalaejecucin laUnidadde de uno de los eventos del Programa Nacional de Seguimientoy Capacitacin de los Coordinadores Departamentales de Evaluacin Alfabetizacin, le da su visto bueno y traslada a Secretaria Ejecutivaparasuaprobacin. Recibe y analiza el Plan de Capacitacin, consultando, 4 Secretaria previo a su aprobacin, al la Jefatura de la Unidad Ejecutiva Financieralasobreladisponibilidaddefondos.
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Actividad Responsable 5 Unidad Financiera 6 Secretaria Ejecutiva UDAF Compras
Secretaria Ejecutiva Coordinadorde laUnidadde Seguimientoy Evaluacin JefedePrograma (FaseInicialen Espaol,Post Alfabetizacinen Espaoly Alfabetizacin Bilinge). Encargadosde rea. Compras
10
Descripcin Verifica si existen fondos para ejecutar el Plan de CapacitacineinformaaSecretariaEjecutiva. Si existen fondos para la ejecucin, traslada el Plan de Capacitacin aprobado a la Unidad Financiera, para su trmite. Recibe y traslada el requerimiento a compras e informa a SecretariaEjecutivaqueseiniciaelprocesodecotizacin. Realizar el proceso de cotizacin de las sedes de capacitacin y ser necesario de la reproduccin de materialesycompradeinsumos. Informa Coordinador de la Unidad de Seguimiento y Evaluacin,sobrelaaprobacindelPlandeCapacitaciny laautorizacindelaejecucindelprocesodecotizacin. InformaalosResponsablesdePrograma.
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Instruye a los Encargados de rea para que preparen los materiales y los aspectos para el apoyo logstico para la ejecucindelacapacitacin.
12 13
Planificanlaoperacinyorganizacindelevento. Concluye el proceso de cotizacin, notificando a la Secretaria Ejecutiva y al Coordinador de la Unidad de SeguimientoyEvaluacin. Ejecutanelprogramadecapacitacin.
14
Coordinador USEyJefede Programa.
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Actividad Responsable 15 Coordinadorde laUnidadde Seguimientoy Evaluaciny Responsablesde Programas. 16 JefedePrograma (FaseInicialen Espaol,Post Alfabetizacinen Espaoly Alfabetizacin Bilinge). 17 Coordinadorde laUnidadde Seguimientoy Evaluacin 18 Secretaria Ejecutiva 19 UDAF
Descripcin Realizan la evaluacin de los participantes, a travs de dos pruebas, la primera de conocimiento y la segunda relacionada con una autoevaluacin, evaluacin de los capacitadoresydelosaspectoscomomaterial,localetc.
Elabora el Informe Consolidado de la Capacitacin desarrollada y trasladan a Coordinador de Coordinador de laUnidaddeSeguimientoyEvaluacin
Revisa, le da su visto bueno y traslada a Secretaria Ejecutiva,parasuconocimiento,aprobacinyautorizacin delpagodecancelacindelevento.
Analiza, autoriza y traslada a Unidad Financiera para que secanceleelevento. Pagaeleventoparaliquidarlo.
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CAPACITACIN A COORDINADORES DEPARTAMENTALES
COORDINADOR USE
INICIO
JEFE DE PROGRAMA
SECRETARA EJECUTIVA
UDAF
COMPRAS
JEFE DE CAPACITACIN
1. Solicita elaboracin de plan de capacitacin
2. Elabora plan de capacitacin
3. Avala plan y traslada a Secretara Ejecutiva
4. Analiza y consulta disponibilidad de fondos
5. Verifica existencia de fondos y notifica
6. Aprueba y traslada a Unidad Financiera
7. Recibe y traslada a Compras para cotizacin
8. Realiza proceso de cotizacin
10. Informa a Responsable de Programa
9. Informa a Coordinador USE
11. Organiza y prepara material
13. Concluye cotizacin y notifica a Secretara Ejecutiva
12. Planifica y organiza el evento
14. Ejecutan programa de capacitacin
15. Evalan participantes
17. Revisa y da visto bueno a informe
16. Elabora informe consolidado de capacitacin
18. Analiza y autoriza
19. Paga evento para liquidarlo
FINAL
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3.3. Procedimiento para elaboracin del Programa de Capacitacin a Tcnicos Pedaggicos Descripcin: Es el conjunto de actividades encaminadas a la generacin del Programa NacionaldeCapacitacindelosTcnicosPedaggicos,sobrelabasedeunDiagnsticode susnecesidadesdecapacitacin. DescripcindeactividadesdelProcedimiento Actividad Responsable Descripcin 1 Coordinadorde ConbaseenelPlanOperativo Anual,planificalaactividad para la deteccin de necesidades de capacitacin de los Unidadde TcnicosPedaggicos. Seguimientoy Evaluacin 2 JefedePrograma En la primera reunin del ao, entrega la Boleta de Necesidades de Capacitacin a los Tcnicos Pedaggicos, (FaseInicialen paraqueseacompletada. Espaol,Post Alfabetizacinen Espaoly Alfabetizacin Bilinge). 3 Tcnicos Completan la Boleta de Necesidades de Capacitacin, Pedaggicos durante el evento y la devuelve a los Encargados de del readeCapacitacindelosProgramas. 4 Jefede Capacitacin. Recibe y traslada a los Tcnicos del rea de capacitacin decadaprograma,pararevisindetabulacinyboletas.
Tcnicoen Capacitacin
Revisan y tabulan las boletas, generando un informe Diagnstico de Necesidades de Capacitacin consolidado por Programa y lo trasladan al Encargados de del rea de CapacitacindelPrograma.
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Actividad Responsable 6 Jefede Capacitacin
10
11
Descripcin Recibe y analiza el informe Diagnstico de Necesidades de Capacitacin consolidado del programa y lo retroalimenta con otras necesidades de capacitacin detectadas en los procesos de seguimiento (supervisin y reuniones peridicas).TrasladandoelmismoalJefedePrograma. JefedePrograma En reunin elabora el Diagnstico Nacional de Necesidades de Capacitacin de los Tcnicos Pedaggicos, (FaseInicialen y sobre esa base elaboran el Programa Nacional de Espaol,Post Alfabetizacinen Capacitacin para los Tcnicos Pedaggicos, priorizando las necesidades encontradas. Concluidos el informe Espaoly Diagnstico y el Programa Nacional de Capacitacin, los Alfabetizacin Bilinge). trasladan al Coordinador de la Unidad de Seguimiento y Evaluacinparasurevisinyvistobueno. Coordinadorde Revisa el Diagnstico Nacional de Necesidades de Capacitacin y el Programa Nacional de Capacitacin de laUnidadde los Tcnicos Pedaggicos, le da su visto bueno y traslada a Seguimientoy SecretariaEjecutivaparasuaprobacin. Evaluacin Secretaria Analiza el Diagnstico Nacional de Necesidades de Ejecutiva Capacitacin y el Programa Nacional de Capacitacin de los Tcnicos Pedaggicos, y lo aprueba, trasladando el mismo al Coordinador de la Unidad de Seguimiento y Evaluacin. Coordinadorde Recibe el Programa Nacional de Capacitacin de los laUnidadde Tcnicos Pedaggicos y lo traslada a los Jefes de Programa Seguimientoy deUSE,parasuconocimiento. Evaluacin
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3.4.ProcedimientodeCapacitacinaTcnicosPedaggicos Descripcin: Constituye el conjunto de actividades para a la ejecucin del Programa Nacional de Capacitacin de Tcnicos Pedaggicos. Dicho programa se desarrollan por medio de eventos, para cada evento debe elaborarse un Plan de Capacitacin el cual contendr como mnimo la descripcin del mismo, los objetivos que persigue en cuanto a losfinesyresultadosquesealcanzarnconl,loscontenidosadesarrollar,laformacomo se desarrollar y evaluar el mismo, el grupo al que esta dirigido, la cantidad de participantes, tanto capacitadores como capacitandos, el tiempo de duracin; as como, con la cuantificacin y detalle de los recursos materiales, humanos y financieros para su ejecucin. DescripcindeactividadesdelProcedimiento Actividad Responsable Descripcin 1 Coordinadorde Con base en el Programa Nacional de Capacitacin de los Tcnicos Pedaggicos, solicita al Jefe de Programa de USE, Unidadde la elaboracin de Plan de Capacitacin (uno por cada Seguimientoy eventoprogramado). Evaluacin 2 JefedePrograma En reunin elabora el plan de capacitacin y traslada a Coordinador de la Unidad de Seguimiento y Evaluacin, (FaseInicialen parasurevisinyvistobueno. Espaol,Post Alfabetizacinen Espaoly Alfabetizacin Bilinge). 3 Coordinadorde RevisaelPlandeCapacitacinpresentadoparalaejecucin de uno de los eventos del Programa Nacional de laUnidadde Capacitacin de los Tcnicos Pedaggicos, le da su visto Seguimientoy buenoytrasladaaSecretariaEjecutivaparasuaprobacin. Evaluacin 4 Secretaria Recibe y analiza el Plan de Capacitacin, consultando, Ejecutiva previoasuaprobacin,aUDAFsobreladisponibilidadde fondos. 5 UDAF Verifica si existen fondos para ejecutar el Plan de CapacitacineinformaaSecretariaEjecutiva.
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Actividad Responsable 6 Secretaria Ejecutiva
10
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12
13
Descripcin Si existen fondos para la ejecucin, traslada el Plan de Capacitacin aprobado a Unidad de Apoyo Administrativo,parasutrmite. Coordinadorde Recibe y traslada el requerimiento a compras e informa a laUnidadApoyo SecretariaEjecutivaqueseiniciaelprocesodecotizacin. Administrativos Compras Realizar el proceso de cotizacin de las sedes de capacitacin y ser necesario de la reproduccin de materialesycompradeinsumos. Secretaria Informa Coordinador de la Unidad de Seguimiento y Ejecutiva Evaluacin,sobrelaaprobacindelPlandeCapacitaciny laautorizacindelaejecucindelprocesodecotizacin. Coordinadorde InformaalosResponsablesdePrograma. laUnidadde Seguimientoy Evaluacin JefedePrograma Instruye a los Encargados de rea para que preparen los materiales y los aspectos para el apoyo logstico para la (FaseInicialen ejecucindelacapacitacin. Espaol,Post Alfabetizacinen Espaoly Alfabetizacin Bilinge). Encargadosde Planificanlaoperacinyorganizacindelevento. rea. Compras Concluye el proceso de cotizacin, notificando a la Secretaria Ejecutiva y al Coordinador de la Unidad de SeguimientoyEvaluacin.
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Actividad Responsable 14 JefedePrograma (FaseInicialen Espaol,Post Alfabetizacinen Espaoly Alfabetizacin Bilinge)yJefe deCapacitacin 15 JefedePrograma (FaseInicialen Espaol,Post Alfabetizacinen Espaoly Alfabetizacin Bilinge)yJefe deCapacitacin 16 Jefede Capacitacin. 17 Coordinadorde laUnidadde Seguimientoy Evaluacin 18 Secretaria Ejecutiva 19 UDAF
Descripcin Realizanelprogramadecapacitacin.
Realizan la evaluacin de los participantes, a travs de dos pruebas, la primera de conocimiento y la segunda relacionada con una autoevaluacin, evaluacin de los capacitadoresydelosaspectoscomomaterial,localetc.
Elabora el Informe Consolidado de la Capacitacin desarrollada y trasladan a Coordinador de Coordinador de laUnidaddeSeguimientoyEvaluacin. Revisa, le da su visto bueno y traslada a Secretaria Ejecutiva,parasuconocimiento,aprobacinyautorizacin delpagodecancelacindelevento.
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CAPACITACIN A TCNICOS PEDAGGICOS

COORDINADOR USE JEFE DE PROGRAMA SECRETARA EJECUTIVA UDAF COMPRAS JEFE DE CAPACITACIN
INICIO
FINAL
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3.5. Procedimiento para Elaboracin del Programa de Capacitacin a Coordinadores MunicipalesdeAlfabetizacin. Descripcin: Es el conjunto de actividades encaminadas a la generacin del Programa Nacional de Capacitacin de los Coordinadores Municipales de Alfabetizacin, sobre la basedeunDiagnsticodesusnecesidadesdecapacitacin. DescripcindeactividadesdelProcedimiento Actividad Responsable Descripcin 1 Coordinadorde ConbaseenelPlanOperativo Anual,planificalaactividad para la deteccin de necesidades de capacitacin de los Unidadde CoordinadoresMunicipalesdeAlfabetizacin. Seguimientoy Evaluacin 2 JefedePrograma, CapacitanalosTcnicosPedaggicossobrelaaplicacinde BoletadeNecesidadesdeCapacitacin. Jefede Capacitaciny Tcnicoen Capacitacin 3 Tcnicos Entrega de Boleta de Necesidades de Capacitacin a los Pedaggicos CoordinadoresMunicipalesdeAlfabetizacin. 4 Coordinadores Completan la Boleta de Necesidades de Capacitacin y la Municipalesde devuelvealosTcnicosPedaggicos. Alfabetizacin 5 Tcnicos Completan la Boleta de Necesidades de Capacitacin, Pedaggicos durante el evento y la devuelven a los Jefes de CapacitacindelosProgramas. 6 Tcnicos Pedaggicos Tabula las boletas remitiendo la tabulacin y las boletas al ResponsabledelPrograma.
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Actividad Responsable Descripcin 7 JefedePrograma RecibeytrasladaalosEncargadosdelreadecapacitacin de cada programa, para revisin de tabulacin y boletas, trasladando las mismas a los Jefes de Capacitacin de los Programas. 8 Jefede Recibe y traslada a los Tcnicos del rea de capacitacin Capacitacin decadaprograma,pararevisindetabulacinyboletas. Revisan y tabulan las boletas, generando un informe 9 Tcnicoen Diagnstico de Necesidades de Capacitacin consolidado Capacitacin. por Programa y lo trasladan al Jefe de Capacitacin del Programa. 10 Jefede Recibe y analiza el informe Diagnstico de Necesidades de Capacitacin Capacitacin consolidado del programa y lo retroalimenta con otras necesidades de capacitacin detectadas en los procesos de seguimiento (supervisin y reuniones peridicas).TrasladandoelmismoalJefedelPrograma. 11 JefedePrograma En reunin elaboran el Diagnstico Nacional de Necesidades de Capacitacin de los Coordinadores MunicipalesdeAlfabetizacin,ysobreesabaseelaboranel Programa Nacional de Capacitacin para los Tcnicos Pedaggicos, priorizando las necesidades encontradas. ConcluidoselinformeDiagnsticoyelProgramaNacional deCapacitacin,lostrasladanalCoordinadordelaUnidad de Seguimiento y Evaluacin para su revisin y visto bueno. 12 Coordinadorde Revisa el Diagnstico Nacional de Necesidades de laUnidadde Capacitacin y el Programa Nacional de Capacitacin de Seguimientoy los Coordinadores Municipales de Alfabetizacin, le da su Evaluacin visto bueno y traslada a Secretaria Ejecutiva para su aprobacin.
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Coordinadorde laUnidadde Seguimientoy Evaluacin
Descripcin Analiza el Diagnstico Nacional de Necesidades de Capacitacin y el Programa Nacional de Capacitacin de los Coordinadores Municipales de Alfabetizacin, y lo aprueba, trasladando el mismo al Coordinador de la UnidaddeSeguimientoyEvaluacin. Recibe el Programa Nacional de Capacitacin de los Coordinadores Municipales de Alfabetizacin y lo traslada a los Responsables de Programa de USE, para su conocimiento.
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ELABORACIN DE PROGRAMA DE CAPACITACIN A CMA

COORDINADOR USE
INICIO
JEFE DE PROGRAMA
JEFE DE TCNICO CAPACITACIN PEDAGGICO
CMA
SECRETARA EJECUTIVA
1. Planifica actividad de deteccin de necesidades
2. Capacita a CMA en uso de boleta de deteccin de necesidades
3. Entrega boleta a CMA
4. Completa boleta
5. Complementa boleta
7. Recibe boletas
6. Tabula boletas
8. Coordina revisin y tabulacin de boletas
9. Tcnicos elaboran informe consolidado
11. Elabora diagnstico nacional de necesidades
10. Revisa y avala informe consolidado
12. Revisa y da visto bueno
13. Analiza diagnstico y aprueba
14. Traslada diagnstico segn instrucciones
FINAL
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3.6.ProcedimientodeCapacitacinaCoordinadoresMunicipalesdeAlfabetizacin Descripcin: Constituye el conjunto de actividades para a la ejecucin del Programa Nacional de Capacitacin de los Coordinadores Municipales de Alfabetizacin. Dicho programasedesarrollan pormediodeeventos,paracadaeventodebeelaborarseun Plan de Capacitacin el cual contendr como mnimo la descripcin del mismo, los objetivos que persigue en cuanto a los fines y resultados que se alcanzarn con l, los contenidos a desarrollar, la forma como se desarrollar y evaluar el mismo, el grupo al que esta dirigido,lacantidaddeparticipantes,tantocapacitadorescomocapacitandos,eltiempode duracin; as como, con la cuantificacin y detalle de los recursos materiales, humanos y financierosparasuejecucin. DescripcindeactividadesdelProcedimiento Actividad Responsable Descripcin 1 Coordinadorde Con base en el Programa Nacional de Capacitacin de los CoordinadoresMunicipalesdeAlfabetizacin,solicitaalos Unidadde Responsables de Programa de USE, la elaboracin de Plan Seguimientoy deCapacitacin(unoporcadaeventoprogramado). Evaluacin 2 JefedePrograma. En reunin elaboran el plan de capacitacin y trasladan a Coordinador de la Unidad de Seguimiento y Evaluacin, parasurevisinyvistobueno. 3 Coordinadorde RevisaelPlandeCapacitacinpresentadoparalaejecucin de uno de los eventos del Programa Nacional de laUnidadde Capacitacin de los Coordinadores Municipales de Seguimientoy Alfabetizacin, le da su visto bueno y traslada a Secretaria Evaluacin Ejecutivaparasuaprobacin. 4 Secretaria Recibe y analiza el Plan de Capacitacin, consultando, Ejecutiva previo a su aprobacin, al la Jefatura de la Unidad Financieralasobreladisponibilidaddefondos. 5 UDAF Verifica si existen fondos para ejecutar el Plan de CapacitacineinformaaSecretariaEjecutiva. 6 Secretaria Si existen fondos para la ejecucin, traslada el Plan de Ejecutiva Capacitacin aprobado a la Unidad Financiera, para su trmite.
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Actividad Responsable Descripcin 7 Coordinadorde Recibe y traslada el requerimiento a compras e informa a laUnidadApoyo SecretariaEjecutivaqueseiniciaelprocesodecotizacin. Administrativos 8 Compras Realizar el proceso de cotizacin de las sedes de capacitacin y ser necesario de la reproduccin de materialesycompradeinsumos. Informa Coordinador de la Unidad de Seguimiento y 9 Secretaria Evaluacin,sobrelaaprobacindelPlandeCapacitaciny Ejecutiva laautorizacindelaejecucindelprocesodecotizacin. 10 Coordinadorde InformaalosResponsablesdePrograma. laUnidadde Seguimientoy Evaluacin 11 JefedePrograma Instruye a los Jefes de Capacitacin para que preparen los materiales y los aspectos para el apoyo logstico para la ejecucindelacapacitacin. 12 Jefede Planificalaoperacinyorganizacindelevento. Capacitacin 13 Compras Concluye el proceso de cotizacin, notificando a la Secretaria Ejecutiva y al Coordinador de la Unidad de SeguimientoyEvaluacin. 14 Jefede Realizanelprogramadecapacitacin. Capacitaciny losTcnicode Capacitacin. Realizan la evaluacin de los participantes, a travs de dos 15 Jefesde Capacitaciny pruebas, la primera de conocimiento y la segunda relacionada con una autoevaluacin, evaluacin de los Tcnicoen capacitadoresydelosaspectoscomomaterial,localetc. Capacitacin.
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Actividad Responsable 16 Jefede Capacitacin. 17 Coordinadorde laUnidadde Seguimientoy Evaluacin Secretaria Ejecutiva UDAF
Descripcin Elabora el Informe Consolidado de la Capacitacin desarrollada y trasladan a Coordinador de Coordinador de laUnidaddeSeguimientoyEvaluacin Revisa, le da su visto bueno y traslada a Secretaria Ejecutiva,parasuconocimiento,aprobacinyautorizacin delpagodecancelacindelevento.
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81
CAPACITACIN CMA
COORDINADOR USE JEFE DE PROGRAMA SECRETARA EJECUTIVA UDAF COMPRAS JEFE DE CAPACITACIN
INICIO
FINAL
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PROCESODESUPERVISION El proceso de Supervisin constituye el medio para establecer el avance del proceso de alfabetizacin, en aspectos de su desarrollo, uso del material y la aplicacin de la metodologaenelaula,paraorientaryapoyarlasactividadesquerealizanelpersonalque intervieneenlosprogramasdealfabetizacinyellogrodeobjetivosymetaspropuestas. Su establecimiento y ejecucin se encuentran fundamentados en lo que establece el artculo 42 del Reglamento de la Ley de Alfabetizacin en cuanto a garantizar el cumplimiento de los planes y programas de alfabetizacin, mediante la ejecucin de actividadesdeseguimientoyevaluacindelproceso. Dentro de las funciones de la Unidad de Seguimiento y Evaluacin, en el artculo 43, con relacinalasupervisinseestablece: a. Literal a. Efectuar el anlisis de la situacin prevaleciente en los diferentes centros de alfabetizacin, a travs de la definicin y ejecucin de procedimientos de seguimiento yevaluacin,aefectodedisponerdeinformacinactualizadaencuantoacoberturade programas,aplicacindemetodologa,cumplimientodelafuncindocenteyotros. b. Literal b. Verificar el cumplimiento de los programas de alfabetizacin a cargo, tanto de la entidad ejecutora como de organizaciones no gubernamentales, mediante la supervisin directa a grupos de alfabetizacin a fin de establecer el cumplimiento de aspectos relacionados con perodos de duracin, horarios, nmeros de alfabetizandos, disponibilidad y uso de recursos, cumplimiento de convenios con organizaciones no gubernamentalesyotros. c. Literal c evaluar la aplicacin de la metodologa de alfabetizacin por parte de los agentesdelprocesoydelosalfabetizadores,mediantesupervisindirectayaplicacin de tcnicas especficas, a fin de establecer necesidades de ajustes o modificaciones a la metodologaydeorientacinalpersonalalfabetizador. d. Literal d. Realizar actividades de seguimiento y evaluacin de los programas integrados con otras instituciones gubernamentales a fin de establecer criterios para retroalimentarlaplanificacinyejecucindedichosprogramas. e. Literal g. Realizar acciones de supervisin para verificar el cumplimiento de los convenios de asistencia tcnica o financiera, a fin de garantizar el uso y aprovechamientodelosrecursosdeacuerdoalostrminosdelosmismos.
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El proceso de Supervisin se realiza en los programas de Fase Inicial de Alfabetizacin en Espaol,PostalfabetizacinenEspaolyAlfabetizacinBilinge,desdelasactividadesde inscripcin, hasta las de evaluacin final para la certificacin de los participantes que apruebenlafaseenqueparticiparon,porlossiguientesagentesqueintervienenelproceso dealfabetizacin: CoordinadoresMunicipalesdeAlfabetizacin, TcnicosPedaggicosy PersonalTcnicodelaUnidaddeSeguimientoyEvaluacin. Lasupervisindebeejercerseentresmomentos: Enelmomentoqueseefectalacapacitacin. Eneldesarrollodelproceso. Cuandoseaplicalaevaluacinfinalparalapromocin. ObjetivosdelProceso: a. Verificar el cumplimiento de los programas de alfabetizacin a cargo, tanto de la entidad ejecutora como de organizaciones gubernamentales y no gubernamentales, a travs de constatar el funcionamiento de los grupos de alfabetizacin y verificar el dominiometodolgicodelosalfabetizadores. b. Establecer el avance del proceso de alfabetizacin, si es lento o avanzado de acuerdo a la planificacin previamente realizada para impartir y desarrollar los contenidos elaboradaporlostcnicospedaggicos. c. Facilitar la deteccin temprana de aspectos negativos que puedan frenar el proceso alfabetizacin y la adopcin oportuna de acciones de correccin o innovacin para minimizaroeliminarlosmismos. d. Apoyar el desarrollo del proceso a travs de solucionar problemas administrativos, de logsticaydematerialesparaoperaradaptacionesalmismo. NormasdelProceso: La supervisin que ejerce el personal del rea de Supervisin de la Unidad de Seguimiento y Evaluacin, se focalizar en los departamentos y municipios donde se detectan problemas, de acuerdo al informe CONSOLIDADO DEPARTAMENTAL MENSUALDESUPERVISINqueremitenlosTcnicosPedaggicos.
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1.
2.
NIVELMUNICIPAL El coordinador municipal de alfabetizacin, programa mensualmente, sus visitas de supervisin a los grupos que tiene bajo su responsabilidad, teniendo en cuenta: comunidades, horarios y das de trabajo, alfabetizadores, objetivo delasvisitas,entreotrainformacin. En cada visita de supervisin que realiza a los grupos de alfabetizacin, el coordinador municipal de alfabetizacin debe completar la ficha de supervisin integrada, incluyendo la firma del alfabetizador, como constancia desuvisitaalgrupo. El da 23 de cada mes, el coordinador municipal de alfabetizacin, tendr listo su INFORME MUNICIPAL MENSUAL DE SUPERVISIN, en el que vaca alguna informacin, teniendo como base, las fichas de supervisin de grupos, defaseinicialypostalfabetizacinenespaolybilinge. Entre los das 22 y 24 de cada mes, cada coordinador municipal de alfabetizacin, entrega su informe municipal mensual de supervisin, dirigido alcoordinadordepartamentaldealfabetizacin. El da 24, el coordinador departamental de alfabetizacin, remite todos los informes municipales mensuales de supervisin a los tcnicos pedaggicos departamentales de fase inicial y postalfabetizacin, espaol y bilinge, para que elaboren el CONSOLIDADO DEPARTAMENTAL MENSUAL DE SUPERVISIN. NIVELDEPARTAMENTAL Entre da 24 y penltimo da hbil de cada mes, los tcnicos pedaggicos departamentales se renen para analizar, discutir, y socializar la informacin municipalrecibidasobreelprocesodealfabetizacin. Debern establecer un primer da para conocer los informes municipales e iniciarconelanlisisdelosmismos. La primera actividad consiste en que cada tcnico pedaggico departamental, en un formato del consolidado departamental, vaca cada informe municipal, considerandolainformacinespecficadesuprograma. Lo anterior implica, que por cuestiones de orden, control y seguimiento, el contenido del informe municipal se disgregar hasta en tres partes, fase inicial espaol, programa de postalfabetizacin espaol y programa bilinge. Cada tcnico pedaggico departamental, tendr en un formato, la informacin cualitativaycuantitativaespecficadesuprograma. La segunda actividad de los tcnicos pedaggicos departamentales consiste en socializar la informacin especfica de su programa con el coordinador departamental de alfabetizacin. Fruto de esta socializacin, se esperaraque a niveldepartamental,secomiencenatomardecisionesconsensuadasyacciones conjuntas,quefortalezcanelprocesodealfabetizacin.
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Laterceraactividaddelostcnicospedaggicosdepartamentalesescompletar, en un solo formato el CONSOLIDADO DEPARTAMENTAL MENSUAL DE SUPERVISIN, con la informacin correspondiente del departamento sobre la supervisin de grupos de fase inicial y postalfabetizacin, espaol y bilinge, encuantoaspectoscualitativosycuantitativos. El consolidado departamental, ser entregado el da 30 al coordinador departamentaldealfabetizacin,yquiendeberremitirloelda1delsiguiente mesalcoordinadordelaunidaddeseguimientoyevaluacin.
3.
NIVELNACIONAL El ltimo da hbil de cada mes, elcoordinador de la unidad de seguimiento y evaluacin, habr recibido 23 consolidados departamentales mensuales de supervisin, remitindolos a los encargados del rea de supervisin de fase inicial, programa de postalfabetizacin y programa bilinge, en el primer da hbil, para que elaboren el CONSOLIDADO NACIONAL MENSUAL DE SUPERVISIN. Entre el 1 5 da hbil los encargados del rea de supervisin, se reunirn paraelaborarelconsolidadonacional. La primera actividad de los encargados del rea de supervisin consiste en vaciar en un solo formato la informacin de los 23 consolidados departamentales. De esta primera actividad se pueden establecer algunas accionesinmediatas,endepartamentosymunicipiosespecficos. La segunda actividad la realiza cada encargado de rea de supervisin, en su respectivo programa, entre 5 y 8 das hbiles (responsables y tcnicos) para socializar los resultados del consolidado nacional, y poder establecer departamentosymunicipiosasupervisar,susrespectivosobjetivosyotros. Luego de la socializacin del consolidado nacional en cada programa se procede a remitirlo a los responsables de los programas el 8 da quienes a partir de esa fecha pueden preparar un informe situacional del proceso de alfabetizacinanivelnacional. El9dahbildecadameslosresponsablesdelostresprogramasremitirnel informe situacional nacional al Coordinador de la Unidad de Seguimiento y Evaluacin quien a su vez lo presenta ante el Consejo Tcnico a partir del 10 dahbil.
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ProcedimientosOperativos 3.7. Procedimiento de Supervisin del Proceso de Alfabetizacin del Coordinador MunicipaldeAlfabetizacin Descripcin: Es el conjunto de actividades para verificar el funcionamiento de los grupos de alfabetizacin y el desarrollo del programa de alfabetizacin, que ejecuta el CoordinadorMunicipaldeAlfabetizacinenlosgruposbajosuresponsabilidad. DescripcindeactividadesdelProcedimiento Actividad Responsable Descripcin Elabora programacin de supervisin en forma 1 Coordinador Programacin Mensual de Visitas de Supervisin y Municipalde trasladaaTcnicoPedaggico. Alfabetizacin 2 Tcnico Recibe, evala, aprueba y traslada programacin ala Pedaggico CoordinadorDepartamentaldeAlfabetizacin. 3 Coordinador Revisa y da el visto bueno para la ejecucin del programa Departamental la supervisin del Coordinador Municipal de Alfabetizacin. 4 Coordinador Realiza supervisin en grupos de alfabetizandos, llena Municipalde Ficha de Supervisin la cual debe ser firma por el Alfabetizacin alfabetizadorquefuesupervisado. 5 Alfabetizador Firma la ficha de supervisin y proporciona la ficha de registro de visitas para que sea completada por el Coordinador Municipal de Alfabetizacin y firmada, para quequedeconstanciadelasupervisin. 6 Coordinador De acuerdo a las supervisiones realizadas y registradas en Municipalde las fichas, consolida en forma Informe Municipal de Alfabetizacin Supervisin, trasladando el mismo al Tcnico Pedaggico, adjuntando al informe las fichas completadas y la programacindelsiguientemes.
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Actividad Responsable 7 Tcnico Pedaggico
Coordinador Departamental
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11
12
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Coordinadorde Unidadde Seguimientoy Evaluacin JefedePrograma Recibe el informe Consolidado Departamental Mensual de Supervisin y traslada a Jefe de Supervisin en los distintosprogramas. Jefesde Serenenyelaboranelconsolidadonacional,ytrasladana Supervisinen CoordinadordeUnidaddeSeguimientoyEvaluacin. losdistintos programas Coordinadorde Revisa y da visto bueno y traslada, para su conocimiento a Unidadde SecretariaEjecutiva Seguimientoy Evaluacin. Recibe,analizaytomadecisiones. Secretaria Ejecutiva
Descripcin Recibe y consolida los informes municipales en forma Consolidado Departamental Mensual de Supervisin y trasladaalCoordinadorDepartamental. Recibe, revisa, da el visto bueno y enva el informe Consolidado Departamental Mensual de Supervisin, al CoordinadordeUnidaddeSeguimientoyEvaluacin. Recibe el informe Consolidado Departamental Mensual de SupervisinytrasladaaResponsablesdePrograma.
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3.8. Procedimiento de Supervisin del Proceso de Alfabetizacin del Tcnico Pedaggico Descripcin: Es el conjunto de actividades que realiza el Tcnico Pedaggico, para verificar el funcionamiento de los grupos de alfabetizacin, el desarrollo del programa de alfabetizacinylaslaboresqueejecutanlosCoordinadoresMunicipalesdeAlfabetizacin. La supervisin se realiza por una muestra, a los grupos de alfabetizacin y una auditoria tcnicayadministrativaalosCoordinadoresMunicipalesdeAlfabetizacin. Como parte de la auditoria tcnica y administrativa al Coordinador Municipal de Alfabetizacin,sedebeverificar: Cumplimiento de horarios y das de trabajo, de acuerdo a la programacin proporcionada. Quetengaactualizadoslosdocumentosquelecorresponden: Libro de conocimientos en el cual se registra las visitas, entrega de libros, entrega dematerialesyotrosacontecimientos. Librodeactasenalgunoscasos. Informesmunicipalesyprogramacin. Registro de control de los grupos de alfabetizandos: Grupos, cuadros de inscripcin, lista de participantes por grupo, horario en que se realiza la actividad, ydireccindondeseubicacadagrupoyuncroquisparallegarallugar. Controldeinventariosparamaterialesytextos. Cantidaddesupervisionesefectuadas. ProgramacindereunionesdelCMAconalfabetizadores. DescripcindeactividadesdelProcedimiento Actividad Responsable Descripcin 1 Tcnico Elabora programacin de supervisin con base en los Pedaggico Informes Municipales de Supervisin y las Programaciones de supervisin que proporcionan los Coordinadores Municipales de Alfabetizacin, trasladando la misma al Coordinador Departamental, parasuaprobacin.
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Actividad Responsable 2 Coordinador Departamental 3 Tcnico Pedaggico
Alfabetizador
Tcnico Pedaggico
Tcnico Pedaggico
Tcnico Pedaggico
Tcnico Pedaggico
Descripcin Recibe, evala y da el visto bueno para la ejecucin de la supervisin. Realiza supervisin en grupos de alfabetizandos, llena ficha de supervisin la cual debe ser firma por el alfabetizadorquefuesupervisado. Firma la ficha de supervisin y proporciona la ficha de registro de visitas para que sea completada por el Tcnico Pedaggico y firmada, para que quede constancia de la supervisin. Realiza la supervisin a los Coordinadores Municipales de Alfabetizacin, en lugar en que ste reporta que se encuentra. AnotaenlibrodeconocimientosdelCMA,loshallazgoso situaciones encontradas, arribados con la supervisin realizandolasrecomendacionesdelcaso. Elaborainformesobrelassupervisionesrealizadas,elcual debecontenerleobjetivodelasupervisin,aCoordinador Departamental. Consolida en un informe, las supervisiones realizadas, en los aspectos de capacitacin, supervisin y evaluacin, la comunidad, el municipio, asistencia encontrada en grupos, avance del proceso, hallazgos, recomendaciones realizadas y el seguimiento de las recomendaciones realizadasytrasladaalCoordinadorDepartamental. Recibe, revisa, da el visto bueno y enva el informe Consolidado Departamental Mensual de Supervisin del Tcnico Pedaggico, al Coordinador de Unidad de SeguimientoyEvaluacin.
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Actividad Responsable 10 Coordinadorde Unidadde Seguimientoy Evaluacin 11 JefedePrograma
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Jefesde Supervisinen losdistintos programas Coordinadorde Unidadde Seguimientoy Evaluacin. Secretaria Ejecutiva
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Descripcin Recibe el informe Consolidado Departamental Mensual de Supervisin del Tcnico Pedaggico y traslada a ResponsablesdePrograma. Recibe el informe Consolidado Departamental Mensual de Supervisin del Tcnico Pedaggico y traslada Jefe de Supervisinenlosdistintosprogramas. Se renen y elaboran el consolidado nacional y trasladan aCoordinadordeUnidaddeSeguimientoyEvaluacin. Revisa y da visto bueno y traslada, para su conocimiento aSecretariaEjecutiva
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Recibe,analizaytomadecisiones.
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3.9.ProcedimientodeSupervisindelProcesodeAlfabetizacindelpersonaldelrea deSupervisindelaUnidaddeSeguimientoyEvaluacin Descripcin: Es el conjunto de actividades que realiza el personal del rea de supervisin delaUnidaddeSeguimientoyEvaluacin,paraverificar elfuncionamientodelosgrupos de alfabetizacin, el desarrollo del programa de alfabetizacin y las labores que ejecutan losTcnicosPedaggicosylosCoordinadoresMunicipalesdeAlfabetizacin. La supervisin se realiza por una muestra, a los grupos de alfabetizacin y una auditoria tcnica y administrativa a los Tcnicos Pedaggicos y los Coordinadores Municipales de Alfabetizacin. Como parte de la auditoria tcnica y administrativa al Coordinador Municipal de Alfabetizacin,sedebeverificar: Cumplimiento de horarios y das de trabajo, de acuerdo a la programacin proporcionada. Quetengaactualizadoslosdocumentosquelecorresponden: Libro de conocimientos en el cual se registra las visitas, entrega de libros, entrega dematerialesyotrosacontecimientos. Librodeactasenalgunoscasos. Informesmunicipalesyprogramacin. Registro de control de los grupos de alfabetizandos: Grupos, cuadros de inscripcin, lista de participantes por grupo, horario en que se realiza la actividad, ydireccindondeseubicacadagrupoyuncroquisparallegarallugar. Controldeinventariosparamaterialesytextos. Cantidaddesupervisionesefectuadas. ConrelacinalaauditoriatcnicayadministrativaalTcnicoPedaggico,Alfabetizacin, sedebeverificar: Informesmunicipales, LasprogramacionesdesupervisindelCMA, Lasfichasdesupervisin, Horariosdefuncionamientodelosgrupos, PlandecapacitacinalCMAyalAlfabetizador, ProgramacindereunionesdelCMAconalfabetizadores.
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DescripcindeactividadesdelProcedimiento Actividad Responsable Descripcin 1 Jefede Elabora programacin de supervisin con base en los Supervisin InformesMunicipalesdeSupervisinylas Programaciones de supervisin que proporcionan los Coordinadores Municipales de Alfabetizacin, trasladando la misma al Coordinador Departamental, parasuaprobacin. 2 Coordinador Recibe, evala y da el visto bueno para la ejecucin de la Departamental supervisin. 3 Jefede Realiza supervisin en grupos de alfabetizandos, llena Supervisiny ficha de supervisin la cual debe ser firma por el Tcnicoen alfabetizadorquefuesupervisado. Supervisin 4 Alfabetizador Firma la ficha de supervisin y proporciona la ficha de registro de visitas para que sea completada por el Tcnico Pedaggico y firmada, para que quede constancia de la supervisin. 5 Jefede Realiza la supervisin a los Coordinadores Municipales Supervisiny de Alfabetizacin, en lugar en que este reporta que se Tcnicoen encuentra. Supervisin AnotaenlibrodeconocimientosdelCMA,loshallazgoso 6 Jefede situaciones encontradas, arribados con la supervisin Supervisiny realizandolasrecomendacionesdelcaso. Tcnicoen Supervisin 7 Jefede RealizalasupervisinalosTcnicosPedaggicos. Supervisiny Tcnicoen Supervisin Jefede Se levantan acta se la supervisin realizada, en la cual se 8 Supervisiny indicalosaspectosenquedebemejorarseelproceso. Tcnicoen Supervisin
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Actividad Responsable Jefede 9 Supervisiny Tcnicoen Supervisin 10 Jefede Programa.
Descripcin Elabora informe sobre las supervisiones realizadas y trasladanaResponsablesdePrograma. Consolida en un informe, las supervisiones realizadas, indicando comunidad visitadas, el municipio, asistencia encontrada en grupos, avance del proceso, hallazgos, recomendaciones realizadas y el seguimiento de las recomendaciones realizadas, y trasladan al Coordinador delaUnidaddeSeguimientoyEvaluacin. Recibe, revisa, da visto bueno y traslada, para su conocimientoaSecretariaEjecutiva.
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Coordinadorde Unidadde Seguimientoy Evaluacin. Secretaria Ejecutiva
Recibe,analizaytomadecisiones.
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SUPERVISIN DEL PROCESO DE ALFABETIZACIN DEL PERSONAL DE SUPERVISION DE USE

COORDINADOR DEPTAL. ALFABETIZADOR COORDINADOR USE JFE DE PROGRAMA ENCARGADO/ TEC. EN SUP. SECRETARA EJECUTIVA
INICIO
2. Recibe, evala y da visto bueno
1. Elabora programa de supervisin segn informes municipales
4. Firma ficha de supervisin y entrega ficha de visitas
3. Ejecutan supervisin a Alfabetizadores
5. Ejecutan supervisin a CMA
6. Anotan hallazgos en libro de conocimientos
7. Ejecutan supervisin a Tcnico Pedaggico
8. Levantan acta de supervisin efectuada
11. Recibe, revisa y da visto bueno
10. Consolida en un informe las supervisiones efectuadas
9. Elaboran informe de supervisin
12. Recibe, analiza y toma decisiones
FINAL
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PROCESODEEVALUACION El proceso de Evaluacin se conforma por una serie de acciones sistemticas que a travs de diversos medios permite diagnosticar, verificar y valorar los resultados alcanzados en elprocesodealfabetizacin. Su establecimiento y ejecucin se encuentran fundamentados en el cumplimiento a la literal k) del artculo 12 Decreto Nmero 4686 del Congreso de la Repblica Ley de Alfabetizacin, y lo establecido en Acuerdo Gubernativo 13791 Reglamento de la Ley de Alfabetizacin. El proceso de evaluacin se realiza de acuerdo a los programas que se ejecutan: Fase Inicial de Alfabetizacin en Espaol, PostAlfabetizacin en Espaol (Etapa I y II), Fase InicialdeAlfabetizacinBilingeyPostAlfabetizacinBilinge(EtapaIyII). LosprogramasdeAlfabetizacinBilingetienelasiguientecobertura: IDIOMA DEPARTAMENTOS a. Chuj Huehuetenango b. Mam Huehuetenango,SanMarcos,Chimaltenango c. Tektiteko QuetzaltenangoyRetalhuleu d. Akateko Huehuetenango e. Awakateko Huehuetenango f. Popti Huehuetenango g. Qanjobal Huehuetenango h. Kiche ElQuich,Quetzaltenango,Totonicapn,Chimaltenango, Suchitepquez,HuehuetenangoyRetalhuleu. i. Ixil ElQuichyRetalhuleu j. Qeqchi AltaVerapaz,BajaVerapaz,PetenIzabalyElQuich k. Poqomchi AltaVerapazyBajaVerapaz l. Achi BajaVerapaz m. Kakquikel Guatemala,SololyChimaltenango n. Poqomam EscuintlayJalapa o. Mopan Peten p. Tzutujil Solol q. Sipakapense SanMarcos r. Chorti Chiquimula
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Los programas que se ejecutan de conformidad con el artculo 1 del Acuerdo Gubernativo No. 225, de fecha 19 de junio de 1,996, son equivalentes a los grados del nivel de educacinprimariareconocidosporelMinisteriodeEducacin,enlaformasiguiente: a. EtapaInicialdealfabetizacinaprimergradodeeducacinprimaria. b. Primeraetapadepostalfabetizacinatercergradodeeducacinprimaria. c. Segundaetapadepostalfabetizacinasextogradodeeducacinprimaria. Lostiposdeevaluacinpracticadasenelprocesoson: a. Evaluacin diagnostica: Se realiza a los 15 das de haber iniciado el proceso, nicamente en los programas de Fase Inicial de Alfabetizacin, tanto en espaol como bilinge, para organizar a los grupos de participantes ya que sus resultados permiten determinar el nivel en que las personas sern ubicadas: principiante no sabeleer,intermedioquesabeunpocoyavanzadoelqueyasabebastante. b. Evaluacin de Proceso (Formativa y Sumativa): Es la que se realiza en forma permanente durante el proceso de alfabetizacin, y permite verificar y rectificar de formainmediataelgradodeaprendizajeyavancedelproceso. c. Evaluacin Final: Es la que se aplica al finalizar el proceso de alfabetizacin para determinarlaaprobacinoreprobacindelprocesoporpartedelparticipante. ObjetivosdelProceso: a. Constituirse en un medio que permita indicar las deficiencias, tanto del grupo como de cada participante en el proceso de alfabetizacin, para ayudarlo a reafirmarloaprendido. b. Identificar los temas que ms dificultad presentan en el aprendizaje, poniendo de manifiesto las dificultades de cada participante, para crear condiciones que estimulenymotivenelaprendizaje. c. Proporcionar elementos que permiten determinar la promocin de los participantes. NormasdelProceso: a. La evaluacin de los participantes de los programas de alfabetizacin se har, nicamente con las pruebas que para el efecto hayan sido validadas por la Unidad deSeguimientoyEvaluacin.
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b. Las evaluaciones que se ejecutan durante proceso y la evaluacin final, tanto para lafaseinicialdealfabetizacin,comoparalapostalfabetizacinenlasetapasIyII, serealizarndeconformidadconlametodologadelafaseoetapadequesetratey acuerdo a los lineamientos y normativos que emita la Secretaria Ejecutiva por intermediodelaUnidaddeSeguimientoyEvaluacin. c. La actualizacin de los instrumentos de evaluacin del proceso de aprendizaje de la alfabetizacin (evoluciones diagnsticas, de proceso y finales, de los alfabetizandos) para que sean validos y confiables, que se adapten al contexto y a lascorrienteseducativasmodernas,serresponsabilidaddelpersonaldelaUnidad deSeguimientoyEvaluacin. d. El personal de las reas de Evaluacin de la Unidad de Seguimiento y Evaluacin, durante las actividades de supervisin, verificar la correcta aplicacin de las pruebasyelregistroacumulativoyfinalderesultados. ProcedimientosOperativos 3.10.ProcedimientoparaeldesarrollodelaEvaluacinDiagnstica Descripcin: El procedimiento de evaluacin diagnstica nicamente se aplica en la Fase Inicial de Alfabetizacin, tanto el programa de alfabetizacin en espaol como alfabetizacin bilinge, con la finalidad de organizar a los grupos de participantes de acuerdo a los resultados que refleje, en: principiante no sabe leer, intermedio que sabe un pocoyavanzadoelqueyasabebastante. DescripcindeactividadesdelProcedimiento Actividad Responsable Descripcin Con base a la programacin de actividades reproduce las 1 Jefesde Programa(Fase pruebas de evolucin diagnostica, trasladando las mismas alosCoordinadoresDepartamentalesdeAlfabetizacin. Inicialy Programa Bilinge),Jefede Evaluaciny Tcnicoen Evaluacin
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Actividad Responsable 2 Coordinador Departamentaly Tcnico Pedaggico 3 Coordinador Municipalde Alfabetizaciny Alfabetizador Alfabetizador
Descripcin Con base en programacin desarrollan la capacitacin de los Coordinadores Municipales de Alfabetizacin y alfabetizadores, sobre la forma de aplicacin de la evaluacinDiagnostica. Con base a la programacin de actividades, organizan el evento de evaluacin diagnostica, para determinar el nivel enquecorrespondealosparticipantes.
Coordinador Municipalde Alfabetizacin
Tcnico Pedaggico
8 9
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Coordinador Departamental JefedePrograma Jefede Evaluacin JefedePrograma
Califica la prueba y determina el tratamiento y ubicacin de los participantes, completando el cuadro de Registro de Resultados de la Aplicacin de la Evaluacin Diagnostica y traslada copia al Coordinador Municipal de Alfabetizacin. Recibe los cuadros de Registro de Resultados de la Aplicacin de la Evaluacin Diagnostica, de los grupo a su cargo y prepara un informe que traslada al Tcnico Pedaggico. Consolida los informes de los Tcnicos Pedaggicos en un consolidado departamental, de acuerdo al programa en que se encuentre, trasladando a Coordinador Departamental. Conoce,davistobuenoytrasladaelinformeUSE
TrasladaaEncargadoderea. Consolida informes a nivel nacional y prepara informe al responsabledelprograma. Analizaresultados.
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EVALUACIN DIAGNSTICA
JEFE DE PROGRAMA COORDINADOR TCNICO DEPTAL. PEDAGGICO CMA
ALFABETIZADOR
JEFE DE EVALUACIN
INICIO
1. Coordina reproduccin prueba diagnstica
2. Capacita a CMA sobre prueba diagnstica
3. Organiza evaluacin diagnstica
4. Califica pruebas y llena cuadro de registro
7. Conoce consolidado y da visto bueno
6. Elabora consolidado departamental
5. Recibe cuadros y prepara informe
8. Conoce y traslada a Encargado de rea
9. Consolida informe nacional
10. Analiza resultados
FINAL
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3.11.ProcedimientoparalaEvaluacinenduranteelProcesodeAlfabetizacin Descripcin: El procedimiento de evaluacin en proceso se aplica en todos los programas de alfabetizacin (Fase Inicial de Alfabetizacin y PostAlfabetizacin, Etapa I y Etapa II, tanto el programa de alfabetizacin en espaol como alfabetizacin bilinge), con medir, verificaryrectificardeformainmediataelgradodeaprendizajeyavancedelproceso. Laevaluacinenprocesosedesarrollaconpruebasformativasysumativas,losresultados stasltimassonparteintegraldelanotadepromocindelosparticipantes. DescripcindeactividadesdelProcedimiento Actividad Responsable Descripcin Con base a la programacin de actividades reproducen y 1 Jefesde Programa(Fase nmero de participantes reproduce las pruebas de evaluacin de proceso, trasladando las mismas a los Inicialy CoordinadoresDepartamentalesdeAlfabetizacin. Programa Bilinge),Jefe deEvaluaciny Tcnicoen Evaluacin Con base en programacin, desarrollan la capacitacin de 2 Coordinador los Coordinadores Municipales de Alfabetizacin y Departamental alfabetizadores, sobre la forma de aplicacin de la yTcnico evaluacinenproceso. Pedaggico Con base a la programacin de actividades, organizan los 3 Coordinador eventosdeevaluacinenproceso. Municipalde Alfabetizaciny Alfabetizador 4 Alfabetizador Aplicalaspruebasenlasfechasprogramadas. 5 Alfabetizador Calificalapruebayretroalimentaalalfabetizandosobresus errores, analizando los resultados para brindar el proceso adecuadoyrefuerzaloscontenidos.
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Actividad Responsable 6 Alfabetizador
Descripcin Registra los resultados de las pruebas sumativas aplicadas, en forma cuadro de Registro de Evaluacin Acumulativa, de conformidad con el programa y etapa de que se trate, informando al Coordinador Municipal de Alfabetizacin, parasuconocimientoycontrol. Verifica la aplicacin, calificacin y registro de resultados deEvaluacinAcumulativa. Informa de resultados al Tcnico Pedaggico y al CoordinadorDepartamentaldeAlfabetizacin.
Coordinador Municipalde Alfabetizacin Coordinador Municipalde Alfabetizacin
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3.12.ProcedimientoparalaEvaluacinFinal Descripcin: El procedimiento de evaluacin final se aplica en todos los programas de alfabetizacin (Fase Inicial de Alfabetizacin y PostAlfabetizacin, Etapa I y Etapa II, tanto el programa de alfabetizacin en espaol como alfabetizacin bilinge), para establecer la promocin de los participantes, y proporcionar a stos los certificacin de los estudiosrealizados. Para el caso de la Etapa II del programa de postalfabetizacin en espaol, la evaluacin final comprende una evaluacin de conocimientos y una evaluacin de la realizacin de unproyecto. DescripcindeactividadesdelProcedimiento Actividad Responsable Descripcin 1 Coordinador Con base en la programacin, solicita a los alfabetizadores Municipalde de los grupos bajo su responsabilidad, cantidad de Alfabetizacin pruebas evaluacin final, necesarias para la finalizacin delciclo. 2 Alfabetizador Con base los registros de asistencia y evaluaciones acumulativas establece la cantidad de pruebas finales a aplicar en el grupo bajo su responsabilidad, realizando el requerimiento al Coordinador Municipal de Alfabetizacin. 3 Coordinador Recibe los requerimientos de los grupos de alfabetizadores Municipalde bajo su responsabilidad, consolidando los mismos, de Alfabetizacin acuerdo a fase y programa que se imparte en su rea de cobertura, trasladando el requerimiento al Tcnico Pedaggico. 4 Tcnicos Reciben los requerimientos y en reunin realizan el Pedaggicos requerimiento consolidado del Departamento, trasladando el mismo al Coordinador Departamental de Alfabetizacin. Coordinador Recibe y prepara nota de requerimiento y traslada a la 5 Departamental UnidaddeSeguimientoyEvaluacin. de Alfabetizacin
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Actividad Responsable 6 Coordinadorde laUnidadde Seguimientoy Evaluacin 7 Jefede Programa
Jefede Evaluacin
Jefede Programa
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ArtesGrficas
11
Jefede Programa Jefede Evaluaciny Tcnicoen Evaluacin. Jefede Evaluaciny Tcnicoen Evaluacin. Coordinador Departamental Encargadode Bodega Departamental
12
Descripcin Recibe y traslada el requerimiento a Responsables de Programa, quienes a su vez lo trasladan a los encargados del rea de evaluacin para realizar un consolidado por faseyprogramaenespaolybilinge. Recibe y traslada el requerimiento a los encargados del rea de evaluacin para realizar un consolidado por fase y programaenespaolybilinge. En reunin realizan un consolidado por fase y programa en espaol y bilinge, realizando el estimado del requerimientototalalresponsabledeprograma. Solicita visto bueno a Coordinador de Unidad de Seguimiento y Evaluacin, y traslada el requerimiento a artesgrficasparalareproduccin. Reproduce pruebas y traslada a Unidad de Seguimiento y Evaluacin. Responsables de Programa reciben y trasladan a Encargadosderea. Atravsde sureadeevaluacin,organizanlosexmenes enpaquetesparacadadepartamento.
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Entrega paquetes de exmenes a Coordinadores Departamentales.
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Recibe paquetes de exmenes y traslada Encargado de BodegaDepartamentalparasucontrol. EntregaexmenesalosTcnicosPedaggicos.
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Actividad Responsable 16 Tcnico Pedaggico
Descripcin Entrega exmenes a los Coordinadores Municipales de Alfabetizacin. DistribuyelaspruebasaAlfabetizadores.
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Coordinador Municipalde Alfabetizacin ElAlfabetizador
19
ElAlfabetizador
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Coordinador Municipalde Alfabetizacin Coordinador Municipalde Alfabetizacin Tcnico Pedaggico
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Recibe las pruebas y con base a la programacin de actividades,aplicanlaevaluacinFinal. Califica la prueba y registra los resultados en el cuadro de Registro de Evaluacin Acumulativa, de conformidad con el programa y etapa de que se trate, firmando la misma e informando al Coordinador Municipal de Alfabetizacin, parasuconocimientoyfirma. Recibe y verifica los cuadros y llena el cuadro de Registro Participantes Evaluados (uno por cada grupo bajo su responsabilidad),solicitalafirmadelAlfabetizador. EntregacuadrosalTcnicoPedaggico
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Revisa,firmaytrasladaaCoordinadorDepartamental.
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3.13.ProcedimientoparalaemisinyentregadeCertificadosyDiplomas Descripcin: El procedimiento de emisin y entrega de certificados y diplomas se aplica en todos los programas de alfabetizacin (Fase Inicial de Alfabetizacin y Post Alfabetizacin, Etapa I y Etapa II, tanto el programa de alfabetizacin en espaol como alfabetizacin bilinge), para establecer la promocin de los participantes, y proporcionar astosloscertificacindelosestudiosrealizados. DescripcindeactividadesdelProcedimiento Actividad Responsable Descripcin Conoce, firma y traslada los cuadros a Tcnico en 1 Coordinador Departamental InformticaDepartamental. 2 Tcnicoen Graba la informacin en el sistema y en un medio Informtica magntico trasladando este ltimo a Coordinador Departamental DepartamentaldeAlfabetizacin 3 Tcnicoen Imprime certificados y diplomas y traslada a Tcnico Informtica Pedaggico. Departamental 4 Tcnico Revisa y firma certificados y diplomas y traslada a Pedaggico CoordinadorDepartamentaldeAlfabetizacin. Recibe, revisa y firma certificados y diplomas, trasladando 5 Coordinador aTcnicoPedaggico. Departamental de Alfabetizacin 6 Tcnico Recibe y entrega certificados y diplomas a Coordinador Pedaggico MunicipaldeAlfabetizacin. 7 Coordinador RecibeyentregacertificadosydiplomasaAlfabetizador Municipalde Alfabetizacin 8 Alfabetizador Recibeyentregacertificadosydiplomasaparticipantes.
110
Actividad Responsable 9 Coordinador Departamental de Alfabetizacin 10 Centrode Cmputo
Descripcin Traslada cuadro de Registro Participantes Evaluados y archivomagnticoaCentrodeCmputo.
Procesalainformacinanivelnacional.
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ELABORACIN Y ENTREGA DE CERTIFICADOS Y DIPLOMAS

COORDINADOR TCNICO DEPTAL. INFORMTICO
INICIO
TCNICO PEDAGGICO
CMA
ALFABETIZADOR
CENTRO DE CMPUTO
1. Revisa y firma cuadro de registro de evaluacin
2. Graba informacin en sistema y medio magntico
ARCHIVO MAGNTICO
3. Imprime certificados y diplomas
4. Recibe y firma certificados y diplomas
5. Recibe y firma certificados y diplomas
6. Entrega certificados y diplomas a CMA
7. Entrega certificados y diplomas a Alfabetizador
8. Entrega certificados a participantes
9. Traslada archivo a Centro de Cmputo
10. Consolida informacin a nivel nacional
FINAL
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4.UNIDADDEAPOYOADMINISTRATIVO De acuerdo con el artculo 44 del Acuerdo Gubernativo 13791, Reglamento de la Ley de Alfabetizacin, la Unidad de Apoyo Administrativo es el ente encargado de garantizar el apoyo administrativo que necesitan las actividades del proceso de alfabetizacin, mediante la ejecucin de acciones de administracin de personal, prestacin de servicios generalesydotacinderecursosmateriales.Paratalefecto,entrelasprincipalesfunciones quedesarrolla,estnlassiguientes: 1. Ejecutar acciones de reclutamiento, seleccin y administracin de personal segn los procedimientostcnicosvigentes,afindecaptaryretenerrecursohumanocalificado. 2. Coordinar con organizaciones no gubernamentales, aspectos de seleccin y contratacindepersonalparaprogramasdealfabetizacin,cuandoseanecesario. 3. IdentificarnecesidadesdecapacitacindelpersonaladministrativodeCONALFA. 4. Proporcionar servicios de conserjera y mantenimiento, orden y limpieza de los ambientesfsicosyequipodelaentidad. 5. Distribuir suministros y equipo de oficina, de conformidad con las requisiciones correspondientes. 6. Proveer servicio de transporte, mediante el adecuado control y mantenimiento de vehculosalserviciodeCONALFA,enapoyoasusactividades. 7. Proporcionar servicios de impresin, reproduccin y encuadernacin de material didcticoyotrosdeapoyoalprocesodealfabetizacin. 8. Distribuir materiales de apoyo a la lectura y ejercer control de los mismos en las Coordinaciones Departamentales, a efecto de dotar de los recursos necesarios a los participantesenelprocesodealfabetizacin. 9. CoordinarlasaccionesdeapoyoadministrativoconlasdependenciasdeCONALFA,a efecto de optimizar el uso de recursos y mantener criterios uniformes en cuanto a la administracindelosmismos.
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PROCESOADMINISTRACINDEPERSONAL El proceso de administracin de personal es un proceso de apoyo a las acciones sustantivas que desarrolla CONALFA, orientado al manejo y administracin de los recursos humanos de la Institucin, como un soporte a las actividades de alfabetizacin queejecutalamisma. El proceso de administracin de personal involucra las acciones relacionadas con la seleccin de personal, las formas en que puede ser contratado, la administracin de los pagos por servicios personales, la dotacin de servicios al personal que labora en la Institucinylaseparacindelaspersonasdeloscargos. ObjetivosdelProceso: a. Proveer, mantener y desarrollar al personal de la Institucin, para coadyuvar al desarrollo del proceso de alfabetizacin, a travs de la adecuada seleccin del mismo, la generacin de los distintos trminos contractuales, la dotacin de servicios a los empleadosylaadministracindelegresodelaspersonasdelaInstitucin. b. Coadyuvar a la toma de decisiones por parte de las autoridades de CONALFA, mediante la produccin de informacin relacionada con la administracin de los recursoshumanosdelainstitucin.
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NormasdelProceso: a. TodapersonaquesecontrateparalasdistintasunidadesdeCONALFAdebeserllenar losrequisitosacadmicos,habilidadesydestrezasquerequiereelpuestoalqueopta. b. Los expedientes de personal de la Institucin, deben contener como mnimo los documentossiguientes: Curriculumvitaeconfotografa Hojadedatos(encasodeAlfabetizador) Fotocopiadecduladevecindadcompleta Constanciasactualizadasdeestudios Constanciadecarenciadeantecedentespenalesypolicacos Cartasderecomendacin Fianzadecumplimiento(encasocontrato) c. Toda contratacin de personal debe estar autorizada por el Coordinador de la Unidad deApoyoAdministrativoySecretaraEjecutiva. d. Las recontrataciones sern avaladas por el Coordinador inmediato, sea de la planta centraldeCONALFAodelasCoordinacionesDepartamentales. e. Los convenios de compromisos con Alfabetizadores deben ser avalados por Secretara Ejecutiva y estarn firmados por el Coordinador Departamental y la persona que alfabetizar. f. Las nminas ordinarias o adicionales de primer pago deben llevar los siguientes documentosderespaldo: FotocopiaactualizadadeinscripcinenlaSAT Fotocopiadefianzas(decumplimientoy/ofidelidadsegnseaelcaso Fotocopiadecontrato Factura Informedeactividades(segnlasclusulascontractuales) g. Las nminas deben ser firmadas por el Tcnico Financiero Departamental y el Coordinador Departamental. En el caso de oficinas centrales, las avalar el CoordinadordelaUnidaddeApoyoAdministrativo. h. En el caso de pago a alfabetizadores se elaborar una sola planilla en el mes. No se elaborarnnminasadicionales.
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i. j.
Los calendarios de vacaciones sern elaborados segn las normas legales vigentes en materiadeadministracindepersonal(noviembre,diciembreyenero). Las vacaciones al personal sern concedidas de conformidad con el calendario que elaborar para el efecto el Coordinador de la Unidad correspondiente (oficinas centralesycoordinacionesdepartamentales,segnelcaso).
k. LoscalendariosdevacacionesdebenserautorizadosporSecretaraEjecutiva. l. Toda suspensin de trabajo por accidente o enfermedad o licencia concedida al personal de la Institucin, origina la emisin de los cuadros de movimiento de personal correspondientes, los cuales deben ser gestionados segn los procedimientos legalesexistentes. m. Las constancias laborales que se emitan al personal de CONALFA deben ser solicitadas con cinco das de anticipacin, por escrito, incluyendo el nombre completo delsolicitante. n. En las separaciones de cargos finales o parciales (egreso de personal de la Institucin) debeobservarselasnormaslegalesvigentesenmateriadeadministracindepersonal. o. Toda finalizacin de contrato debe indicar con claridad el ltimo da laboral del empleadoyelmotivodelamisma. Procedimientosoperativos 4.1.Procedimientoparareclutamientoyseleccindepersonal Descripcin: Es el procedimiento por medio del cual se selecciona, entre una lista de candidatos,lapersonaidneaparaocuparunpuestovacantedentrodelaInstitucin. DescripcindeActividadesdelProcedimiento Actividad Responsable Descripcin Llenahojaderequisicindepersonal 1 Coordinador Unidad Interesada
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Actividad Responsable Descripcin 2 JefedePersonal Recibe y registra requisicin de personal. Si es puesto en 022 consulta a Secretara Ejecutiva solicitando aprobacin e informa a Coordinador de Apoyo Administrativo. 3 JefedePersonal Emiteconvocatoriainternaoexterna. 4 JefedePersonal Recibe y registra expedientes de candidatos y los trasladaalaunidadinteresada. 5 Coordinador Desarrollapreseleccindepersonal Unidad Interesada 6 JefedePersonal Aplica pruebas psicotcnicas, tericas y entrevistas a candidatos. 7 JefedePersonal Calificapruebaspsicotcnicas. 8 JefedePersonal Selecciona terna de finalistas y la traslada a la unidad interesada. 9 Coordinador Elige persona a contratar, si es puesto en 022 gestiona Unidad calificacindecredencialesenONSEC Interesada
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4.2.ProcedimientoparaContratacindepersonal Descripcin: Es el procedimiento por medio del cual se contrata personal con cargo al rengln presupuestario 022, para prestar sus servicios en las unidades que conforman la Institucin. Descripcindeactividadesdelprocedimiento Actividad Responsable Descripcin 1 Tcnicode RecibepropuestacalificadadeONSEC. Personal Elaboracontratoyproyectodeacuerdodeaprobacin. 2 Tcnicode Personal 3 Tcnicode Cita a interesado para firma de contrato y traslada a Personal SecretaraEjecutiva. 4 Secretaria FirmacontratoydevuelveaSeccindePersonal. Ejecutiva Citaainteresadoparalevantaractadetomadeposesin 5 Tcnicode Personal 6 Tcnicode Llena cuadro de movimiento de personal y adjunta Personal documentoscorrespondientes. 7 Tcnicode Traslada expediente y cuadro de movimiento de personal Personal aCoordinadordeApoyoAdministrativo. 8 Coordinador Da visto bueno a cuadro de movimiento de personal y Apoyo devuelveaSeccindePersonal. Administrativo 9 Tcnicode Remite documentacin a ONSEC para certificacin de Personal movimientodepersonal.
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4.3.ProcedimientoparacontratacindeserviciosTcnicosyProfesionales Descripcin: Es el procedimiento por medio del cual se contrata a personas que prestan serviciostcnicosyprofesionalesdentrodelaInstitucin. Descripcindeactividadesdelprocedimiento Actividad Responsable Descripcin 1 Unidad Establece la necesidad de prestacin de servicios y Interesada envasolicitudaSecretaraEjecutiva 2 Secretaria AutorizalacontratacinytrasladaaPersonal Ejecutiva 3 JefedePersonal Recibesolicitudyrealizaconvocatoria. 4 JefedePersonal Entrevistaainteresadosyelaborapropuesta. 5 Unidad Realiza entrevista, selecciona candidato y propone a Interesada SecretaraEjecutiva. 6 Secretara Decide candidato a contratar y devuelve a Personal Ejecutiva paraelaboracindecontrato. 7 Tcnicode ElaboracontratoytrasladaaAsesoraJurdica Personal 8 Asesora RevisacontratoydevuelveaPersonal. Jurdica 9 Tcnicode Gestiona firma del interesado adjuntando el expediente Personal delcontratadoytrasladaaApoyoAdministrativo. 10 Coordinador FirmacontratoydevuelveaTcnicodePersonal Apoyo Administrativo 11 Tcnicode Recibe contrato firmado y traslada a Interesado para Personal gestin de fianza de cumplimiento y/o fidelidad segn elcaso 12 Tcnicode Recibe fianza en original y copia y adjunta original a Personal expediente.
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Actividad Responsable 13 Tcnicode Personal 14 Secretaria Ejecutiva 15 Tcnicode Personal
Descripcin Solicita nmero de resolucin a Secretara Ejecutiva y elaboraproyectoderesolucinparaaprobacin Revisa y firma resolucin y devuelve a Seccin de Personal Recibe resolucin firmada y adjunta original a expediente.
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CONTRATACIN DE SERVICIOS TCNICOS Y PROFESIONALES

UNIDAD INTERESADA SECRETARA EJECUTIVA JEFE DE PERSONAL TCNICO DE PERSONAL ASESORA JURIDICA COORDINADOR APOYO ADMTIVO.
INICIO
1. Establece necesidad de servicios
2. Evala y autoriza contratacin
3. Realiza convocatoria
5. Entrevista, selecciona y propone
4. Entrevista a candidatos y propone terna
6. Decide contrato y devuelve a Personal
7. Elabora contrato y traslada a Asesora Jurdica
8. Revisa y devuelve a personal
9. Gestiona firma del interesado y traslada a Apoyo Administrativo
10. Firma contrato
11. Comunica a interesado gestin de fianza
12. Recibe fianza y adjunta a expediente
14. Firma resolucin
13. Solicita nmero y emite proyecto de resolucin
15. Recibe resolucin y adjunta a expediente
FINAL
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4.4.ProcedimientoparaelaborarconveniosconAlfabetizadores Descripcin:Eselprocedimientopormediodelcualseconvieneconlosalfabetizadoresla prestacindeserviciosdentrodelprocesodealfabetizacin. Descripcindeactividadesdelprocedimiento Actividad Responsable Descripcin 1 Secretaria Autoriza cantidad de alfabetizadores que participarn Ejecutiva enelprocesoeinformaalaSeccindePersonal. 2 JefedePersonal Informa a Coordinaciones Departamentales la cantidad deconveniosautorizados. 3 Secretariade Elaboraconvenioenoriginalydoscopias. Coordinacin Departamental 4 Tcnicode Recibeexpedientesyconvenios. Personal 5 Tcnicode Confrontadatosdelconvenioconlosdelexpedientedel Personal alfabetizador. 6 Tcnicode Archiva original y copia en el expediente y otra copia a Personal CoordinacinDepartamental.
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4.5.Procedimientoparalicenciaconosingocedesalario Descripcin: Es el procedimiento por medio del cual se concede permiso a un trabajador de CONALFA, para ausentarse de sus labores durante perodos superiores a dos das, de conformidadconlasdisposicioneslegalesvigentes. Descripcindeactividadesdelprocedimiento Actividad Responsable Descripcin 1 Interesado Solicita por escrito, licencia para ausentarse de sus labores, adjuntando documentos que justifiquen la solicitud. Con su visto bueno, remite solicitud a Seccin de 2 Coordinador Personal. Unidad Interesada 3 JefedePersonal AnalizasolicitudytrasladaaTcnicodePersonal. 4 TcnicoPersonal Elabora proyecto de resolucin y enva a Secretara Ejecutiva. 5 Secretara Analiza y si lo considera pertinente, autoriza para Ejecutiva seguireltrmite. 6 Tcnicode Recibe resolucin y notifica a Coordinador de Unidad Personal Interesadaeinteresado 7 Coordinador Gestiona suscripcin del acta correspondiente y remite Unidad aSeccindePersonal. Interesada 8 Tcnicode Con base en el acta levantada elabora cuadro de aviso Personal de entrega, adjuntndole la documentacin que corresponde. 9 Coordinador FirmacuadroydevuelveaTcnicodePersonal. Apoyo Administrativo 10 Tcnicode EnvacuadroydocumentoscorrespondientesaONSEC Personal
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AUTORIZACIN DE LICENCIAS
INTERESADO COORDINADOR UNIDAD INTERESADA JEFE DE PERSONAL TCNICO DE PERSONAL COORDINADOR APOYO ADMTIVO. SECRETARIA EJECUTIVA
INICIO
1. Solicita licencia por escrito
2. Avala solicitud y traslada a Seccin de Personal
3. Analiza solicitud y traslada a Tcnico de Personal
4. Elabora proyecto de resolucin
5. Analiza solicitud y firma resolucin
7. Gestiona emisin del acta respectiva
6. Recibe resolucin y notifica a unidad interesada e interesado
8. Con base en acta llena cuadro de movimiento de personal
9. Firma cuadro de movimiento de personal (sin goce salario)
10. Enva cuadro a ONSEC
FINAL
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4.6.Procedimientoparamovimientodepersonalporseparacindelcargoporrenuncia odespido Descripcin:Eselprocedimientopormediodelcualserealizanlasgestionesparaseparar delcargoaunapersona,yaseaporrenunciadelinteresadoopordespido. Descripcindelasactividadesdelprocedimiento Actividad Responsable Descripcin 1 Coordinador Suscribe acta administrativa de separacin de cargo, Unidad seaporrenunciadelinteresadoopordespido. Interesada/Seccin dePersonal 2 Tcnicode Elabora proyecto de resolucin y lo traslada a Personal SecretaraEjecutiva. 3 Secretara Aprueba y firma resolucin y devuelve a Tcnico de Ejecutiva Personal. 4 Tcnicode Llena cuadro de movimiento de personal, adjuntando Personal losdocumentosnecesarios. 5 Coordinador FirmacuadroydevuelveaTcnicodePersonal Apoyo Administrativo 6 Tcnicode Remite cuadro de movimiento de personal con Personal documentos de apoyo a ONSEC y archiva copia en expedientepersonaldelinteresado.
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4.7.Procedimientoparasuspensindisciplinariasingocedesueldo Descripcin: Es el procedimiento por medio del cual se suspende de sus labores a un trabajadordeCONALFA,derivadodehabercometidofaltasalasnormasdisciplinariasde laInstitucin. Descripcindeactividadesdelprocedimiento Actividad Responsable Descripcin 1 Coordinador Suscribe acta administrativa al trabajador que ha Unidad incurridoenfaltaaladisciplinadelaInstitucin. Interesada/Jefe dePersonal 2 JefedePersonal Corre audiencia por tres das al trabajador al que se le imputalafalta. 3 Trabajador Evacua audiencia en forma escrita, aportando las pruebascorrespondientes. 4 JefedePersonal Recibeyanalizaevacuacindeaudiencia. 4a.Sinoprocedeemiteopinindesestimandolafalta. 5 Tcnicode Elabora proyecto de resolucin y traslada a Secretara Personal Ejecutiva. 6 Secretara FirmaresolucinydevuelveaSeccindePersonal Ejecutiva 7 Tcnicode Reciberesolucinfirmada Personal 7a.SiesdeOficinasCentraleslevantaacta 7b. Si es de Coordinacin Departamental notifica lo conducente. 8 Tcnicode Llena cuadro de movimiento de personal, adjuntando Personal los documentos requeridos por ONSEC traslada a CoordinadordeApoyoAdministrativo. FirmaelcuadroylodevuelveaTcnicodePersonal 9 Coordinador Apoyo Administrativo
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Actividad Responsable 10 Tcnicode Personal
Descripcin Enva cuadro de movimiento de personal y documentos correspondientes a ONSEC para gestin delcortedesalario
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SUSPENSIN SIN GOCE DE SALARIO (022)

COORDINADOR DEPTAL. JEFE DE PERSONAL TRABAJADOR TCNICO DE PERSONAL COORDINADOR APOYO ADMTIVO. SECRETARIA EJECUTIVA
INICIO
1. Suscribe acta administrativa por faltas al servicio
2. Corre audiencia al trabajador
3. Evacua audiencia
4. Analiza evacuacin de audiencia
Procede?
SI
5. Elabora proyecto de resolucin sancionatoria
6. Firma resolucin
NO
4a. Desestima la falta
7. Recibe resolucin firmada
7b. Suscribe acta administrativa
NO
Oficinas Centrales? SI 7a. Suscribe acta administrativa
8. Llena cuadro de movimiento de personal
9. Firma cuadro de movimiento de personal
10. Remite cuadro a ONSEC
FINAL
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4.8.ProcedimientodepagodeSalarios Descripcin: Consiste en la secuencia de pasos para efectuar los pagos por concepto de salarioalpersonalcontratadoenelrenglnpresupuestario022porCONALFA. Normas: a) Sielpersonalesdenuevoingresodebeteneraldasuexpediente. b) Sielpersonalesantiguo,debeactualizaranualmentesupapeleraydatos. DescripcindeactividadesdelProcedimiento Actividad Responsable Descripcin 1 Tcnicode Enva listado de altas, bajas,suspensiones al encargado Personal de nminas, adjuntado copia de respaldo de las mismas. 2 Encargadode Recibe listado de altas, bajas, suspensiones y opera las Nminas mismas e imprime nmina de pago, para trasladar al JefedePersonalparasurevisinyfirma 3 JefedePersonal Recibenmina,revisayfirmaylatrasladaaTcnicode Compras de la Unidad de Apoyo Administrativo, adjuntandoexpedienteparaplanilla. 4 Tcnicode Recibe expediente e ingresa dicho expediente en el Comprasdela sistema, creando as la orden de compra, la detalla y la UnidaddeApoyo solicita, luego traslada al Coordinador de Apoyo Administrativo Administrativo,paralaautorizacin. 5 Coordinadorde Recibe expediente, autoriza y/o rechaza la orden de UnidaddeApoyo compra y traslada al Tcnico de presupuestos de la Administrativo unidaddeApoyoAdministrativo. 6 Tcnicode Recibe expediente con la orden de compra, crea el Presupuestode CURdecompromiso,registralapartidapresupuestaria UnidaddeApoyo y solicita, anota en su control y lo traslada al Administrativo CoordinadordelaUnidaddeApoyoAdministrativo. 7 Coordinadordela Recibe el expediente con la orden de compra y el CUR UnidaddeApoyo de compromiso, firmando el CUR, luego lo traslada Administrativo conlaTcnicodepresupuesto. 8 Tcnicode Recibe el expediente, con la orden de compra y el CUR Presupuestodela de compromiso, anotndolo en su control y lo traslada UnidaddeApoyo aUDAF. Administrativo
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Actividad Responsable 9 Jefede Contabilidad 10 11
12
13
14 15 16
17 18
19 20 21
Descripcin Recibe el expediente, lo revisa y lo trasladas para su revisin y aprobacin a los asistentes de la seccin de Contabilidad. Tcnicoen Recibe el expediente, lo revisa, lo autoriza y luego lo Contabilidad. trasladaalaUnidaddeApoyoAdministrativo. Tcnicode Recibe el expediente para la liquidacin de la orden de comprasdela compra, y lo detalla y solicita, luego lo traslada a UnidaddeApoyo CoordinadordeUnidaddeApoyoAdministrativo. Administrativo. Coordinadorde Recibe el expediente y la orden de compra en UnidaddeApoyo liquidacin en el sistema para su autorizacin y/o Administrativo rechazo, la imprime y la firma en conjunto con el tcnico de compras de la unidad de Apoyo Administrativo, luego la traslada al tcnico de presupuestodelaunidad. Tcnicode Recibe el expediente, realiza el CUR de devengado lo Presupuestode solicita, imprime y lo firma en conjunto con el UnidaddeApoyo Coordinador de la Unidad de Apoyo Administrativo, Administrativo luego lo anota en su control y lo traslada a la UDAF paralarealizacindelpago. Coordinador Recibe el expediente, lo autoriza y lo traslada a UDAF Tesorera. JefedeTesorera. Recibe, revisa, analiza, codifica y traslada el planilla a TcnicoenTesorera. Tcnicoen Recibe,emitenotadedebitoytrasladalaplanillaaJefe Tesorera de Tesorera para verificacin de la correcta emisin de lanotadedebito. JefedeTesorera Recibe, verifica y firma la nota de debito y traslada a TcnicoenTesorera. Tcnicoen Recibe nota de debito, solicita las firmas registradas y Tesorera la sella trasladndola en el registro de control de notas dedebitoalaSeccindeContabilidad. Tcnicoen Recibe la planilla, lo revisa, la analiza y la devuelven a Contabilidad laSeccindeTesorera. JefedeTesorera Establece la fecha de acreditacin entregando copia de lanotadedbitocuandocorrespondayloarchiva. JefedeTesorera Informaalpersonallaacreditacinqueseharealizado.
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135
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4.9. Procedimiento de Pago Prestaciones

Descripcin: Consiste en la secuencia de pasos para efectuar los pagos por concepto de prestaciones a los ex trabajadores de CONALFA que laboraron en el rengln presupuestario022. Normas: El personal que renuncia o es despedido, debe realizar el trmite personalmente ante ONSEC,quienleinformarquedocumentosdebedepresentar. DescripcindeactividadesdelProcedimiento Actividad Responsable Descripcin 1 Tcnicode Recibe el dictamen de solicitud de pago de prestaciones Personal enviadaporONSECylotrasladaaJefedePersonal. 2 JefedePersonal En base al dictamen el jefe de Personal realiza el clculo delasprestaciones. 3 Tcnicode Realiza el proyecto de resolucin de pago de Personal prestaciones, y se traslada a Coordinador de Unidad de ApoyoAdministrativo. 4 Coordinadorde Recibe, revisa y firma de visto bueno, trasladando a Unidadde SecretariaEjecutiva Apoyo Administrativo. 5 Secretaria Firmalaresolucindepagodeprestacionesydevuelvea Ejecutiva tcnicoderengln022. 6 Tcnicode Recibe la resolucin y traslada expediente de Personal prestacionesaCompras. Recibe expediente e ingresa dicho expediente en el 7 Tcnicode sistema, creando as la orden de compra, la detalla y la Compras( solicita, lo anota en su control, luego traslada al Unidadde Coordinador de Apoyo Administrativo, para la Apoyo Administrativo) autorizacin. 8 Coordinadorde Recibe expediente, autoriza y/o rechaza la orden de Unidadde compraytrasladaalPresupuesto. Apoyo Administrativo
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Actividad Responsable 9 Tcnicode Presupuesto (Unidadde Apoyo Administrativo) 10 Jefede Contabilidad 11 12
Descripcin Recibe expediente con la orden de compra, crea el CUR de compromiso, registra la partida presupuestaria y solicita, anota en su control y lo traslada a Contabilidad parasurevisin.
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14
15 16 17 18
19 20
Recibe el expediente, lo revisa y lo trasladas para su revisin y aprobacin a los asistentes de la seccin de Contabilidad. Tcnicoen Recibe el expediente, lo revisa, lo autoriza y luego lo Contabilidad. trasladaalaUnidaddeApoyoAdministrativo. Tcnicode Recibe el expediente para la liquidacin de la orden de Presupuesto compra, y lo detalla y solicita, lo anota en su control, (Unidadde luego lo traslada a Coordinador de Unidad de Apoyo Apoyo Administrativo. Administrativo) Coordinadorde Recibeelexpedienteylaordendecompraenliquidacin Unidadde en el sistema para su autorizacin y/o rechazo, la Apoyo imprimeylafirmaenconjuntoconeltcnicodecompras Administrativo delaUnidaddeApoyoAdministrativo,luegolatraslada altcnicodepresupuesto. Recibe el expediente, realiza el cur de devengado lo Tcnicode Presupuesto solicita, imprime y lo firma, luego lo anota en su control ylotrasladaacontabilidadparalarealizacindelpago (Unidadde Apoyo Administrativo) Tcnicode Recibe el expediente, lo autoriza y lo traslada a Contabilidad CoordinadordeUDAF. Coordinadorde Recibe el expediente, lo revisa, lo autoriza en el sistema, laUDAF imprime,firmaytrasladaaTesorera. JefedeTesorera Recibe,revisa,analiza,codificaytrasladaelexpedientea TcnicoenTesorera. Tcnicoen Recibe, emite nota de debito y traslada el expediente a Tesorera Jefe de Tesorera para verificacin de la correcta emisin delanotadedebito. JefedeTesorera Recibe, verifica y firma la nota de debito y traslada TcnicoenTesorera. Tcnicoen Recibe nota de debito, solicita las firmas registradas y la Tesorera sella trasladndola en el registro de control de notas de debitoalaseccindeSeccindeContabilidad.
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Actividad Responsable 21 Tcnicoen Contabilidad 22 Tcnicoen Tesorera
23
Tcnicoen Tesorera
Descripcin Recibenelexpedienteylorevisa,verificandoquesehaya cumplido con las disposiciones legales y administrativas ylotrasladaaTesoreraparaloprocedente. Recibe el expediente, consulta con Jefe de Tesorera la fecha que puede recoger su cheque el interesado, entregando copia de la nota de debito cuando correspondayloarchiva. Informa al interesado la fecha que puede pasar a recoger elchequedesusprestaciones.
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4.10.ProcedimientodePagoporServiciosTcnicosyProfesionales Descripcin: Consiste en la secuencia de pasos para efectuar los pagos por concepto de honorariosprofesionalesapersonalcontratadoporCONALFA. Normas: a. Presentarfacturaenlasfechasindicadas b. LasfacturasdebentraerinformerespectivoconvistobuenodelaSecretariaEjecutiva. DescripcindeactividadesdelProcedimiento Actividad Responsable Descripcin 1 Contratado Presenta su factura, el informe firmado por su jefe inmediato y copia de contrato a Tcnico de Personal 2 TcnicodePersonal Recibe, revisa y traslada la factura a la Secretaria de SecretaraEjecutiva. 3 SecretaraEjecutiva Recibe la factura y el informe, lo revisa, autoriza firmaysella,devuelvealaSeccindePersonal. 4 TcnicodePersonal RecibeexpedienteytrasladaalTcnicodeCompras delaUnidadparaingresoenelsistemadeordende compra. 5 TcnicodeCompras Recibe expediente e ingresa dicho expediente en el delaUnidadde sistema,creandoaslaordendecompra,ladetallay Apoyo la solicita, luego traslada al Coordinador de Apoyo Administrativo Administrativo,paralaautorizacin. Recibeexpediente,autorizay/orechazalaordende 6 Coordinadorde UnidaddeApoyo compra y traslada al Tcnico de Presupuesto de la UnidaddeApoyoAdministrativo. Administrativo 7 Tcnicode Recibe expediente con la orden de compra, crea el Presupuestodela CUR de compromiso, registra la partida UnidaddeApoyo presupuestaria y solicita, anota en su control y lo Administrativo traslada al Coordinador de la Unidad de Apoyo Administrativo.
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Actividad 8
10
Responsable Coordinadordela UnidaddeApoyo Administrativo Tcnicode Presupuestodela UnidaddeApoyo Administrativo JefedeContabilidad
Descripcin Recibe el expediente, firma el CUR, luego lo trasladaconelTcnicodePresupuesto. Recibe el expediente, con la orden de compra y el CUR de compromiso, anotndolo en su control y lo trasladaalaSeccindeContabilidad.
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Recibeelexpediente,lorevisaylotrasladasparasu revisin y aprobacin a los asistentes de la seccin deContabilidad. Tcnicoen Recibe el expediente, lo revisa, lo autoriza y luego Contabilidad. lotrasladaalaUnidaddeApoyoAdministrativo. TcnicodeCompras Recibe el expediente para la liquidacin de la orden delaUnidadde de compra, y lo detalla y solicita, luego lo traslada Apoyo a Coordinador de Unidad de Apoyo Administrativo. Administrativo. Recibe el expediente y la orden de compra en Coordinadorde UnidaddeApoyo liquidacin en el sistema para su autorizacin y/o rechazo, la imprime y la firma en conjunto con el Administrativo tcnico de compras de la unidad de Apoyo Administrativo, luego la traslada al tcnico de presupuestodelaunidad. Tcnicode Recibe el expediente, realiza el CUR de devengado Presupuestode lo solicita, imprime y lo firma en conjunto con el UnidaddeApoyo Coordinador de la Unidad de Apoyo Administrativo Administrativo, luego lo anota en su control y lo traslada a la Seccin de Contabilidad para gestin delpago. Contabilidad Recibe el expediente, revisa, autoriza o rechaza y trasladaaCoordinadordeUDAF. CoordinadorUDAF Recibe el expediente, lo revisa, lo autoriza en el sistema,imprime,firmaytrasladaaTesorera. JefedeTesorera. Recibe, revisa, analiza, codifica y traslada la factura yelinformeaTcnicoenTesorera. TcnicoenTesorera Recibe, emite Nota de dbito y la traslada con la factura e informe, a Jefe de Tesorera para verificacin de la correcta emisin de la Nota de Dbito.
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Actividad 19
Responsable JefedeTesorera
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25
Descripcin Recibe, verificayfirmalaNotadeDbitoytraslada aTcnicoenTesorera. TcnicoenTesorera Recibe la Nota de Dbito, solicita las firmas registradas y sella la Nota de Dbito trasladndolo en el registro de control de cheques a la Seccin de Contabilidad. Tcnicoen Recibe la factura y el informe, lo revisa y lo Contabilidad. devuelvealaTesorera. TcnicoenTesorera Recibe la factura y el informe y la entrega al mensajero. Mensajero Recibe la Nota de Debito, la lleva al Banco para su depsito a la cuenta del contratado, regresa la copiaalaSeccindeTesorera. TcnicoenTesorera Recibe la Nota de Debito, trasladndola junto a la factura y el informe a la Encargada de Seccin de Tesorerafiscal. TcnicoenTesorera Recibe la factura, informe y copia de Nota de (cajafiscal) Debito, revisa, analiza, clasifica, numera y opera en hojas electrnicas e imprime para verificacin de datos, realiza la tabulacin de renglones presupuestarios,realizalaintegracindevaloresde SeccindeTesorerafiscalcotejandoconellibro de bancos, procediendo a imprimir en los formularios 200A3.
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PAGO POR SERVICIOS TCNICOS Y PROFESIONALES

COORDINADOR UDAF
JEFE DE TESORERA
TCNICO DE TESORERA
TCNICO DE CONTABILIDAD
MENSAJERO
TCNICO EN TESORERA (CAJA FISCAL)
16. Autoriza expediente en el sistema y traslada a Tesorera
17. Recibe, analiza y codifica
18. Emite nota de dbito y traslada para revisin
19. Firma nota de dbito
20. Solicita firmas registradas y traslada a Contabilidad
21. Revisa y autoriza
22. Entrega factura e informe a Mensajero
23. Entrega nota de dbito en el banco
24. Recibe nota de dbito y traslada a Caja Fiscal
25. Clasifica, numera y emite 200-A-3
FINAL
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4.11.ProcedimientodePagoporIncentivoaAlfabetizadores Descripcin: Consiste en la secuencia de pasos para efectuar los pagos por concepto de incentivo a alfabetizadores que colaboran con el programa de alfabetizacin nacional de CONALFA,segnconveniosuscrito. DescripcindeactividadesdelProcedimiento Actividad Responsable Descripcin 1 Tcnicode Recibe los convenios y elabora las planillas en la base Cmputo de datos, las firma y posteriormente la traslada a TcnicoFinanciero,parafirmayrevisin. 2 TcnicoFinanciero Recibe planillas, las revisa, firma, sella y traslada al CoordinadorDepartamental. 3 Coordinador Recibe, revisa y firma y sella de autorizado, la planilla Departamental yladevuelvealTcnicoFinanciero. 4 TcnicoFinanciero RecibeplanillasylastrasladaalaSeccindePersonal 5 Tcnicode Revisa planillas y las traslada al Tcnico de Compras Personal delaUnidaddeApoyoAdministrativo. 6 Tcnicode Recibe expediente lo ingresa en el sistema, creando as Comprasdela la orden de compra, la detalla y la solicita, luego UnidaddeApoyo traslada al Coordinador de Apoyo Administrativo, Administrativo paralaautorizacin. 7 Coordinadorde Recibe expediente, autoriza la orden de compra y UnidaddeApoyo traslada al Tcnico de Presupuesto de la Unidad de Administrativo ApoyoAdministrativo. 8 Tcnicode Recibe expediente con la orden de compra, crea el Presupuestodela CURdecompromiso,registralapartidapresupuestaria UnidaddeApoyo y solicita, anota en su control y lo traslada al Administrativo CoordinadordelaUnidaddeApoyoAdministrativo. 9 Coordinadordela Recibe el expediente, firma el CUR, luego lo traslada UnidaddeApoyo conlaTcnicodepresupuesto. Administrativo
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Actividad Responsable 10 Tcnicode Presupuestodela UnidaddeApoyo Administrativo 11 Jefede Contabilidad 12 13
Descripcin Recibe el expediente y lo traslada a la Seccin de Contabilidadparaefectosdegestinderegistro
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Recibe el expediente, lo revisa y lo trasladas para su revisin y aprobacin a los asistentes de la seccin de contabilidad. Tcnicoen Recibe el expediente, lo revisa, lo autoriza y luego lo Contabilidad. trasladaalaUnidaddeApoyoAdministrativo. Tcnicode Recibe el expediente para la liquidacin de la orden de Compras compra, y lo detalla y solicita, luego lo traslada a CoordinadordeUnidaddeApoyoAdministrativo. Recibe el expediente y la orden de compra en Coordinadorde UnidaddeApoyo liquidacin en el sistema para su autorizacin, la imprime y la firma en conjunto con el tcnico de Administrativo compras de la unidad de Apoyo Administrativo, luego latrasladaaltcnicodepresupuestodelaunidad. Tcnicode Recibe el expediente, realiza el CUR de devengado lo Presupuestode solicita, imprime y lo firma en conjunto con el UnidaddeApoyo Coordinador de la Unidad de Apoyo Administrativo, Administrativo luego lo anota en su control y lo traslada a UDAF para larealizacindelpago. Coordinadordela Recibe el expediente, lo revisa, lo autoriza en el UDAF sistema,imprime,firmaytrasladaaTesorera. JefedeTesorera. Recibe, revisa, analiza, codifica y traslada el planilla a TcnicoenTesorera. Tcnicoen Recibe,emitenotadedbitoytrasladalaplanillaaJefe Tesorera de Tesorera para verificacin de la correcta emisin de lanotadedebito. JefedeTesorera Recibe, verifica y firma la nota de debito y traslada a Tcnico. Tcnicoen Recibe nota de dbito, solicita las firmas registradas y Tesorera la sella trasladndola en el registro de control de notas dedebitoalaSeccindeContabilidad. Recibelaplanilla,lorevisa,laanalizayladevuelveala Tcnicoen secretariadelaSeccindeTesorera. Contabilidad
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Actividad Responsable 22 Tcnicoen Tesorera
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Descripcin Recibe la planilla, consulta con Jefe de Tesorera la fecha de acreditacin a la coordinacin departamental, entregando copia de la nota de debito cuando correspondayloarchiva. TcnicoFinanciero Verifica acreditacin y emite cheques para alfabetizadores y programan fechas de entrega de chequesylostrasladaalCoordinadorDepartamental. Coordinador Recibe los cheques y planillas, revisa, firma cheques y Departamental devuelvealTcnicoFinanciero. TcnicoFinanciero Recibe planillas y cheques, revisa y traslada a las sedes donde har entrega de los cheques a los Alfabetizadores. Alfabetizadores Se presentan a los sedes, con identificacin y proceden afirmarlaplanillayarecibirloscheques. TcnicoFinanciero Al finalizar la entrega de cheque verifica cuantos alfabetizadores no se presentaron y procede a efectuar el deposito del saldo a la cuenta central de CONALFA, posteriormente traslada la planilla firmada con la boleta de reintegro y una planilla de justificacin del reintegroalaSeccindeTesorera. JefedeTesorera Recibe, revisa y traslada a Tcnico en Tesorera las planillas y los reintegros para elaboracin de formulario63A. Tcnicoen Recibe las planillas y reintegros y los traslada a la Tesorera SeccindePresupuesto. Tcnicoen Recibe los reintegros y le coloca el rengln y el cdigo Presupuesto geogrficoqueafectoelgastoylodevuelvealaSeccin deTesorera. JefedeTesorera Recibe los formularios, los revisa y los firma, trasladndolos nuevamente a la Secretaria de la Seccin, para devolverlo a la Coordinacin Departamental.
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Actividad Responsable 32 Tcnicoen Tesorera(caja fiscal
Descripcin Recibe las planillas, revisa, analiza, clasifica, numera y opera en hojas electrnicas e imprime para verificacin de datos, realiza la tabulacin de renglones presupuestarios, realiza la integracin de valores de Seccin de Tesorera cotejando con el libro de bancos, procediendo a imprimir en los formularios 200A3, trasladndoloaJefedeTesorera.
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4.12.ProcedimientodepagoporReintegrodeEstmulodeAlfabetizadores Descripcin: Consiste en la secuencia de pasos para efectuar los pagos por concepto de estmuloaAlfabetizadores,quenofueroncobradosensuoportunidad. NormasdelProcedimiento: 1. LassolicitudesdebernserefectuadasporlasCoordinacionesDepartamentales. 2. Deberespetarseelcalendariodepagospreviamenteestablecido. DescripcindeactividadesdelProcedimiento Actividad Responsable Descripcin 1 Alfabetizador(a) Solicita por escrito al Coordinador Municipal de Alfabetizacinqueselehagaelpago. 2 Coordinador Informa y solicita por escrito al Coordinador Municipalde Departamental, el requerimiento de pago para al Alfabetizacin Alfabetizador (a), adjuntando la ficha de registro de participantesinscritosyevaluados. 3 Coordinador Recibe y traslada al Tcnico Financiero Departamental Departamental paraqueverifiquesielAlfabetizador(a)nocobr. 4 TcnicoFinanciero Recibe y verifica el formulario de reintegro, planillas pagadas, boleta de depsito monetario, observa que s procedeelpago. 5 TcnicoFinanciero Traslada al Operador de Cmputo para elaborar una nminadereintegro. 6 TcnicodeCmputo Emite nmina de reintegro y traslada al Coordinador Departamental. 7 Coordinador Recibelapapeleraindicadaenlosnumerales1,2y4y Departamental solicitaqueseemitalasolicitudcorrespondiente. 8 Coordinador Revisayfirmaeloficiooprovidenciaylodevuelveala Departamental Secretaria de la Coordinacin Departamental, traslada expedientealTcnicoFinanciero.
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Actividad Responsable 9 TcnicoFinanciero
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Coordinador Departamental TcnicoFinanciero
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CoordinadorUnidad deApoyo Administrativo TcnicodePersonal
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TcnicodeCompras delaUnidadde Apoyo Administrativo Coordinadorde UnidaddeApoyo Administrativo Tcnicode Presupuestodela UnidaddeApoyo Administrativo Coordinadordela UnidaddeApoyo Administrativo Tcnicode Presupuestodela UnidaddeApoyo Administrativo
Descripcin Recibe papelera y lo guarda y archiva temporalmente esperandonombramientodecomisin. Emite nombramiento de comisin oficial al Tcnico Financiero Departamental para realizar trmites administrativosy/ofinancieros. Entrega la papelera a la Secretaria de la Coordinacin de la Unidad de Apoyo Administrativo en Oficinas CentralesdelCONALFA. RecibeelexpedienterevisaylotrasladaalaSeccinde Personalparaverificacindelrequerimiento. Recibe expediente, verifica y analiza la papelera adjuntaytrasladaalTcnicodeComprasdelaUnidad paraingresoenelsistemadeordendecompra. Recibe expediente y lo ingresa en el sistema, creando as la orden de compra, la detalla y la solicita, luego traslada al Coordinador de Apoyo Administrativo, paralaautorizacin. Recibe expediente, autoriza la orden de compra y traslada al Tcnico de Presupuesto de la unidad de ApoyoAdministrativo. Recibe expediente con la orden de compra, crea el CUR de compromiso, registra la partida presupuestaria, anota en su control y lo traslada al CoordinadordelaUnidaddeApoyoAdministrativo. Recibe el expediente, firma el CUR de compromiso y lotrasladaconlaTcnicodepresupuesto.
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Recibe el expediente, con la orden de compra y el CUR de compromiso, anotndolo en su control y lo traslada aContabilidad.
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Actividad Responsable 19 JefedeContabilidad
Descripcin Recibe el expediente, lo revisa y lo trasladas para su revisin y aprobacin a los asistentes de la seccin de Contabilidad. Recibe el expediente, lo revisa, lo autoriza y luego lo trasladaalaUnidaddeApoyoAdministrativo. Recibe el expediente para la liquidacin de la orden de compra, lo detalla y lo traslada a Coordinador de UnidaddeApoyoAdministrativo. Recibe el expediente y la orden de compra en liquidacin en el sistema para su autorizacin y/o rechazo, la imprime y la firma en conjunto con el tcnico de compras de la unidad de Apoyo Administrativo, luego la traslada al tcnico de presupuestodelaunidad. Recibe el expediente, realiza el CUR de devengado lo solicita, imprime y lo firma en conjunto con el Coordinador de la Unidad de Apoyo Administrativo, luego lo anota en su control y lo traslada a la Seccin deContabilidadparalarealizacindelpago. Recibe el expediente, lo autoriza y lo traslada a CoordinacindelaUDAF. Recibe el expediente, lo revisa, lo autoriza en el sistema,imprime,firmaytrasladaaTesorera. Recibe el expediente, verifica datos y anota cdigo de seguridad en el expediente y traslada el expediente a TcnicoenTesoreraparaqueemitaelcheque. Recibe expediente, verifica datos y procede a emitir el cheque, trasladndolo nuevamente a Jefe de Tesorera para revisin de datos consignados en el cheque y chequevoucher. Recibe expediente y solicita las firmas registradas del personal del CONALFA y con las firmas obtenidas estampa el sello de Secretara Ejecutiva anota en control de cheques y traslada a Seccin de Contabilidadparalarevisinquecorresponda.
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Tcnicoen Contabilidad. TcnicodeCompras delaUnidadde Apoyo Administrativo Coordinadorde UnidaddeApoyo Administrativo
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Tcnicode Presupuestodela UnidaddeApoyo Administrativo Tcnicoen Contabilidad Coordinadordela UDAF JefedeTesorera
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TcnicoenTesorera
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JefedeTesorera.
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Actividad Responsable 29 Tcnicoen Contabilidad 30 JefedeTesorera
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TcnicoFinanciero.
Descripcin Recibe expediente lo revisa y devuelve a la Seccin de Tesorera. Recibe, archiva y posteriormente ordena contactar va telefnicaconelTcnicoFinancierodelaCoordinacin Departamentaldandoavisosobrechequeemitido. Localiza y avisa al Coordinador Municipal de Alfabetizacin que el alfabetizador solicitante de su reintegro puede cobrar el cheque en la Seccin de TesoreraenlasOficinasCentralesdelCONALFA.
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PROCESOALMACN El proceso de almacn es un proceso de apoyo a las acciones sustantivas que desarrolla CONALFA, orientado a la recepcin, almacenaje y distribucin de materiales, enseres y suministrosparalasdistintasunidadesdelaInstitucin,comounsoportealasactividades dealfabetizacinqueejecutalamisma. El proceso de almacn involucra las acciones relacionadas con recepcin y entrega de materiales y mobiliario, suministros menores de Q.1,000.00, suministros mayores de Q.1,000.00,donacionesyadquisicindematerialdidctico. ObjetivosdelProceso: a. Proveer de material didctico, suministros, insumos y mobiliario en forma gil y oportuna al personal de la Institucin, para coadyuvar al desarrollo del proceso de alfabetizacin. b. RegistrarenformaadecuadalasdistintasdonacionesrecibidasporlaInstitucin,a maneradecumplirconlosrequisitoscontablesqueseestipulanparalasmismas. NormasdelProceso: a. Todasolicituddematerialesy/osuministrosdeberserpresentadaenlosprimeros cincodashbilesdecadames. b. Toda solicitud de suministros o materiales debe estar debidamente sellada y firmadaporelsolicitante,conelvistobuenodelJefeInmediatoquecorresponda. c. Todafacturadebetenercomomnimolosdatossiguientes: Nombre,direccin,telfonoynmerodeNITdelaInstitucin Descripcindelosmaterialesadquiridos Preciounitarioypreciototaldelosmateriales Cantidaddematerialesennmerosyletras d. Toda donacin debe ir acompaada de un oficio elaborado por la Seccin de Inventarios, solicitando su ingreso a Almacn de los materiales donados y, acta de entrega por la Institucin donante, incluyendo firmas y sellos de las autoridades correspondientes.
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e. Toda solicitud de material didctico deber incluir los nombres y caractersticas de cadatexto,adjuntandoelartefinaldelosmismos,elactadelajuntaderecepcin. Las solicitudes de dotacin de mobiliario y equipo al personal de CONALFA debenserautorizadasporlaSecretaraEjecutivadelaInstitucin. Procedimientosoperativos 4.13.Procedimientoparagestindesolicitudesdematerialesy/osuministros Descripcin:EselprocedimientopormediodelcualseproveealasdistintasUnidadesde CONALFA de los materiales y suministros que necesitan para el desarrollo de sus actividades. Descripcindelasactividadesdelprocedimiento Actividad Responsable Descripcin 1 Unidad Elabora solicitud de materiales o suministros y la Interesada remitealaUnidaddeAlmacn. 2 Secretaria Recibe la solicitud, sellndola de recibido y entregando Almacn copiaalsolicitante. 3 Secretaria Traslada solicitud de materiales o suministros a la Almacn UnidaddeApoyoAdministrativoparasuaval. 4 SecretariaApoyo Recibe solicitud y la traslada a Coordinador de Unidad Administrativo parafirma. 5 Coordinadorde DavistobuenoydevuelveaSecretaria Apoyo Administrativo 6 SecretariaApoyo Recibe solicitud firmada y traslada a Unidad de Administrativo Almacn. f.
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Actividad Responsable 7 Secretaria Almacn
Auxiliarde Almacn Unidad Interesada
Descripcin Verificalaexistenciadematerialesysuministros; 7a Si existen traslada a Auxiliar de Almacn para entrega. 7b Si no hay existencia traslada a Unidad de Compras paraadquisicin. EntregamaterialessolicitadosaUnidadInteresada
Recibematerialsolicitado
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4.14.Procedimientoparadotacindemobiliarioyequipo Descripcin: Es el procedimiento por medio del cual se dota al personal de las distintas unidades de CONALFA del mobiliario y equipo que necesitan para el desarrollo de sus actividades. DescripcindeActividadesdelProcedimiento Actividad Responsable Descripcin 1 Unidad Elabora solicitud de materiales o suministros y la Interesada remitealaUnidaddeAlmacn. 2 Secretaria Recibe la solicitud, sellndola de recibido y entregando Almacn copiaalsolicitante. 3 Secretaria Traslada solicitud de materiales o suministros a la Almacn UnidaddeApoyoAdministrativoparasuaval. 4 SecretariaApoyo Recibe solicitud y la traslada a Coordinador de Unidad Administrativo parafirma. 5 Coordinadorde DavistobuenoydevuelveaSecretaria. Apoyo Administrativo 6 SecretariaApoyo Recibe solicitud firmada y traslada a Secretara Administrativo Ejecutivaparaautorizacin. 7 Secretara Recibe solicitud, autoriza y devuelve a Seccin de Ejecutiva Almacn. 8 Secretaria Traslada a Unidad de Compras para adquisicin del Almacn mobiliariosolicitado.
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4.15.ProcedimientopararegistroeingresodematerialesysuministrosaAlmacn Descripcin: Es el procedimiento por medio del cual se efectan ingresos a almacn, de los materiales y suministros que han sido solicitados por las distintas unidades de CONALFA,derivadosdeunprocesodecompra. Descripcindelasactividadesdelprocedimiento Actividad Responsable Descripcin 1 Seccinde Ejecuta compra de materiales o mobiliario segn Compras requerimiento. 2 Seccinde EntregamaterialesomobiliarioaAlmacn. Compras 3 Auxiliarde Verifica los materiales comprados y la documentacin Almacn quesustentalacomprayllenaformulariodeingreso. 4 Encargadode Revisayfirmaformulariodeingreso. Almacn 5 Secretariade Traslada formulario de ingreso a Coordinacin de Almacn ApoyoAdministrativo. 6 Coordinadorde AutorizadocumentacinydevuelveaAlmacn. Apoyo Administrativo 7 Secretaria Recibeydesglosaladocumentacinrecibida. Almacn 8 Secretaria RegistraingresoaAlmacn. Almacn 9 Auxiliarde Elaboradocumentodesalidadematerial. Almacn 10 Auxiliarde Traslada documento de salida a Encargado de Almacn Almacn.
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Actividad Responsable 11 Encargadode Almacn 12 Auxiliarde Almacn
Descripcin Autorizadocumentodesalidamediantefirma. Entregamaterialasolicitante.
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4.16.Procedimientopararegistroydistribucindematerialesomobiliariodonado Descripcin: Es el procedimiento por medio del cual se reciben, se registran y se distribuyen los materiales o mobiliario que han sido donados por otras Instituciones a CONALFA. Descripcindeactividadesdelprocedimiento Actividad Responsable Descripcin 1 Seccinde Elaboranotayactadedonacin. Inventarios 2 Auxiliarde Recibedocumentacindedonacinyverificadatoscon Almacn losartculosdonados. 3 Auxiliarde ElaboraformulariodeingresoaAlmacn. Almacn 4 Encargadode Firmaformularioytrasladapararegistro. Almacn 5 Secretariade Recibe documentacin y traslada a Unidad de Apoyo Almacn Administrativo. 6 Coordinador Autoriza documentacin y devuelve a Seccin de Apoyo Almacn. Administrativo 7 Secretariade Recibe documentacin y traslada a Seccin de Almacn Inventariosparasuregistroenlibros. 8 Seccinde AsientaregistroenlibrosydevuelveaAlmacn. Inventarios 9 Auxiliarde ElaboradocumentodesalidadeAlmacn. Almacn 10 Encargadode Firmadocumentodesalida. Almacn
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Actividad Responsable 11 Auxiliarde Almacn 12 Auxiliarde Almacn
Descripcin Recibedocumentodesalidafirmado.
Entrega material o equipo donado a unidades interesadas.
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4.17.Procedimientoparaadquisicindematerialdidctico Descripcin: Es el procedimiento por medio del cual se gestiona la adquisicin de materialdidcticoparaeldesarrollodelprocesodealfabetizacin. Descripcindeactividadesdelprocedimiento Actividad Responsable Descripcin 1 Unidad Elabora solicitud de material didctico y la remite a la Interesada UnidaddeAlmacn. 2 Secretaria Recibe la solicitud, sellndola de recibido y entregando Almacn copiaalsolicitante. 3 Secretaria TrasladasolicituddematerialdidcticoalaUnidadde Almacn ApoyoAdministrativoparasuaval. 4 SecretariaApoyo Recibe solicitud y la traslada a Coordinador de Unidad Administrativo parafirma. 5 Coordinadorde DavistobuenoydevuelveaSecretaria. Apoyo Administrativo 6 SecretariaApoyo Recibe solicitud firmada y traslada a Secretara Administrativo Ejecutivaparaautorizacin. 7 Secretara Recibe solicitud, autoriza y devuelve a Seccin de Ejecutiva Almacn. 8 Secretaria Traslada a Unidad de Compras para adquisicin del Almacn materialdidcticosolicitado.
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PROCESODETRANSPORTEYMANTENIMIENTO El proceso de transporte y mantenimiento es un proceso de apoyo a las acciones sustantivas que desarrolla CONALFA, orientado a la ejecucin de acciones que permitan la movilizacin de los trabajadores de CONALFA hacia los distintos lugares de la repblica en que deben desarrollar sus funciones y, el mantenimiento a las instalaciones delaInstitucin,comounsoportealasactividadesdealfabetizacinqueejecutalamisma. El proceso de transporte y mantenimiento involucra las acciones relacionadas con la gestin de vehculos para realizar comisiones de trabajo y el mantenimiento y reparacin demobiliarioyequipodelaInstitucin. ObjetivosdelProceso: a. Proveer al personal de las distintas unidades de CONALFA de los vehculos que necesitan para el desarrollo de comisiones en el interior de la repblica, como una actividaddeapoyodirectoaldesarrollodelprocesodealfabetizacin. b. Que el mobiliario y equipo que utiliza el personal de CONALFA se encuentre en perfectas condiciones de funcionamiento, de manera que mediante su utilizacin adecuada permita el desarrollo normal de sus actividades, con miras a lograr las metasinstitucionalesdealfabetizacinquehansidotrazadas. NormasdelProceso: a. Toda solicitud de vehculo debe ser autorizada por el Coordinador de Apoyo Administrativo. b. Las personas que solicitaron el vehculo deben estar puntualmente a la hora programadaenelparqueodeCONALFA. c. El piloto est obligado a llenar el control de recorrido de comisiones locales, para efectosdedotacindecombustible. d. En las comisiones al interior del pas, los empleados de CONALFA participantes deben tener el nombramiento respectivo y llenar el formulario de viticos correspondiente. e. TodacomisinalinteriordelpasdebeserautorizadaporlaSecretaraEjecutivade CONALFA.
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f.
Despus de cada comisin al interior del pas, los integrantes de la misma estn obligadosarealizarlaliquidacindeviticosquecorresponde.
g. Toda solicitud de reparacin de mobiliario y equipo debe estar autorizada por el CoordinadordelaUnidaddeApoyoAdministrativo. Procesosoperativos 4.18.Procedimientoparaasignacindevehculoencomisioneslocales Descripcin: Es el procedimiento por medio del cual se asigna un vehculo para que el personal de CONALFA designado para el efecto pueda realizar comisiones dentro del permetrodelDepartamentodeGuatemala. Descripcindeactividadesdelprocedimiento Actividad Responsable Descripcin 1 Coordinador Solicitavehculopararealizacindecomisinlocal. Unidad Interesada 2 Coordinadorde Autorizamediantefirmalasolicituddelvehculo. Apoyo Administrativo 3 Encargadode Recibe solicitud y verifica la disponibilidad de piloto y Transportes vehculoparalacomisin 3aSinohaydisponibilidadnotificaainteresado. 4 Encargadode Asignapilotoyvehculoparalacomisinynotificaala Transportes UnidadInteresada. 5 Piloto Conduce a las personas al lugar indicado de la comisin. 6 Piloto Llenacontrolderecorridodelvehculoparacomisiones locales. 7 Tcnico Asigna combustible para el vehculo asignado a la Financiero comisin
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4.19.Procedimientoparaasignacindevehculoencomisionesalinteriordelpas Descripcin: Es el procedimiento por medio del cual se asigna un vehculo para que el personal de CONALFA designado para el efecto pueda realizar comisiones en el interior delpas. Descripcindeactividadesdelprocedimiento Actividad Responsable Descripcin Solicita vehculo para realizacin de comisin al 1 Coordinador interiordelpas. Unidad Interesada 2 Coordinadorde Autorizamediantefirmalasolicituddelvehculo. Apoyo Administrativo 3 Secretara Autorizamediantefirmalasolicituddelvehculo. Ejecutiva 4 Coordinadorde Traslada solicitud autorizada a Encargado de Apoyo Transportes. Administrativo 5 Encargadode Verifica disponibilidad de piloto y vehculo para fecha Transportes decomisin. 5a Si no hay disponibilidad notifica a Coordinador de ApoyoAdministrativo. 6 Encargadode Asigna vehculo y piloto y lo comunica a los Transportes interesados. 7 Coordinadorde Autoriza nombramiento de piloto y vitico Apoyo correspondiente Administrativo 8 Piloto PresentaformulariodeviticoaTesorera. 9 Tesorera Entregaviticoapiloto.
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Actividad Responsable 10 Auxiliarde Transportes 11 Coordinadorde Apoyo Administrativo Auxiliarde Transportes Tcnico Financiero Piloto Piloto Piloto Piloto
Descripcin Elaborarecorridodevehculoyestablececombustiblea consumir. AutorizarecorridoydevuelveaTransportes.
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TrasladarecorridoautorizadoaTcnicoFinanciero.
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Auxiliarde Transportes Coordinadorde Apoyo Administrativo
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Emitechequeparacompradecombustible. Proveecombustiblealvehculo. Conducealacomisinverificandolugaresyrecorrido. Obtienefirmasparaformulariosdeviticoconstancia. Entrega a Tcnico Financiero formularios de recorrido ycomprobantesdecombustible. Elabora liquidacin de viticos y traslada a firma a CoordinadordeApoyoAdministrativo. FirmaliquidacindeviticosparagestinenTesorera.
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4.20.Procedimientoparagestionarreparacindemobiliarioyequipo Descripcin: Es el procedimiento por medio del cual se gestiona la reparacin del mobiliario y equipo que utiliza el personal de CONALFA para el desarrollo de sus actividades. Descripcindeactividadesdelprocedimiento Actividad Responsable Descripcin Solicitaporescritolareparacindemobiliarioyequipo 1 Coordinador desuunidad. Unidad Interesada 2 Coordinadorde Autorizamediantefirmalasolicituddereparacin. Apoyo Administrativo 3 Encargadode Recibesolicitudyrealizacotizaciones; Mantenimiento 3aSiesmenordeQ.1,000.00aCajaChicayrepara. 3b Si es mayor de Q.1,000.00 enva a Seccin de Presupuesto. 4 Presupuesto Verificadisponibilidadpresupuestaria. 5 Encargadode Recibe anuencia presupuestaria y notifica a Apoyo Mantenimiento Administrativo. 6 Coordinador AvalaytrasladaaSecretaraEjecutiva. Apoyo Administrativo 7 Secretara Autoriza y traslada a Unidad Financiera para emisin Ejecutiva decheque. 8 Encargadode Ejecutareparacin. Mantenimiento 9 Encargadode Entregamobiliariooequiporeparado. Mantenimiento
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PROCESODEARTESGRFICAS El proceso de artes grficas es un proceso de apoyo a las acciones sustantivas que desarrolla CONALFA, orientado a la ejecucin de acciones que permitan el diseo y reproduccin de material didctico que coadyuva al fortalecimiento del proceso de alfabetizacinquerealizalaInstitucin. El proceso de artes grficas involucra las acciones relacionadas con el diseo y reproduccin de los materiales a utilizar en el proceso de enseanza aprendizaje derivado de la ejecucin de actividades de alfabetizacin, incluyendo textos, folletos, guas,pruebas,cuadros,etc. ObjetivodelProceso: Proveer al personal de las distintas unidades de CONALFA de los materiales didcticos necesarios para el desarrollo de las actividades de apoyo directo al proceso dealfabetizacin. NormasdelProceso: a. Toda orden de impresin deber estar firmada por el Coordinador de la Unidad solicitanteyautorizadaporelCoordinadordeApoyoAdministrativo. b. Atodaordendeimpresindebeadjuntarselosartesfinalesdelosdocumentosque senecesitareproducir. Procesosoperativos 4.21.Procedimientoparareproduccindemateriales Descripcin: Es el procedimiento por medio del cual se reproducen los materiales didcticosquesirvendeapoyoalaejecucindelprocesodealfabetizacin. Descripcindeactividadesdelprocedimiento Actividad Responsable Descripcin 1 EncargadoArtes EntregaordendeimpresinaUnidadInteresada. Grficas
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Actividad Responsable 2 Unidad Interesada 3 Encargadode ArtesGrficas Coordinadorde Apoyo Administrativo EncargadoArtes Grficas EncargadoArtes Grficas Encargado Almacn EncargadoArtes Grficas AuxiliardeArtes Grficas Encuadernador Encuadernador
10 11
12
EncargadoArtes Grficas
Descripcin Devuelve orden de impresin acompaando original y doscopiasdeartesfinales. TrasladaaUnidaddeApoyoAdministrativo. Autorizaordendeimpresin. Calculamaterialesysuministrosautilizar. Solicitamaterialesysuministrosparareproduccin. Entregamaterialysuministrosparareproduccin. DistribuyematerialentreAuxiliaresdeArtesGrficas. Reproduceelmaterialdeacuerdoalartefinal. Compaginadocumentos. Engrapa, encuaderna o empasta documentos segn sea requerido. EntregamaterialreproducidoaUnidadsolicitante.
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REPRODUCCIN DE MATERIAL DIDCTICO

ENCARGADO ARTES GRFICAS
INICIO
UNIDAD INTERESADA
COORDINADOR APOYO ADMINISTRATIVO
ENCARGADO ALMACN
AUXILIAR ARTES GRFICAS
ENCUADERNADOR
1. Entrega orden de impresin
2. Entrega orden y artes finales
3. Traslada a Apoyo Administrativo
4. Autoriza impresin
5. Calcula material a utilizar
6. Solicita materiales para reproduccin
7. Entrega materiales y suministros
8. Distribuye material entre Auxiliares
9. Reproduce material
10. Compagina documentos
12. Entrega material reproducido
11. Engrapa, encuaderna o empasta
FINAL
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PROCESODECOMPRAS Eselconjuntodeoperacionescoordinadasyejecutadasparalaadquisicindesuministros, bienes y/o contrataciones de servicios que demanden las unidades tcnicoadministrativas de CONALFA, con la finalidad de contar con los recursos necesarios para el cumplimiento de los compromisos que conlleva el desarrollo del programa de alfabetizacinanivelnacional. ObjetivodelProceso: a. Asegurar la dotacin oportuna de los recursos materiales para proceso de alfabetizacin. b. Ejercer registros y controles adecuados para las compras que requieren las distintas unidades tcnicoadministrativas, tomando en cuenta el precio, calidad, plazo de entrega y dems condiciones que favorezcan a CONALFA, y transparentar todos los procedimientosdecompras. c. Respetar los lineamientos, leyes y procesos dictados por las autoridades gubernamentales, como lo son la Ley de Contrataciones y los sistemas de Guatecompras,SIGESySICOINydemsvinculadasconesteproceso. d. Contar con un procedimiento que permita transparentar el gasto as como la calidad delmismo. ProcedimientosOperativos 4.22.ProcedimientodeComprasporCotizacin Descripcin:EselprocedimientopormediodelcualelComitNacionaldeAlfabetizacin realiza compras para adquirir bienes y servicios que sobrepasen los Q30,000.00. Tiene como finalidad que las Unidades de CONALFA puedan contar con insumos suficientes, de calidad y a buen precio, para cubrir las necesidades que les demanda el proceso de alfabetizacin Normas: a. Elsuperiorjerrquicodeladependenciasolicitanteserelresponsabledevelarporque lasbasesseanrevisadasporuntcnicoexpertoenlamateria,ascomodeautorizarlos aspectostcnicosdelbienoservicioquesesolicita.Debenobservarselosprincipiosde legalidad, economa, eficiencia, eficacia y equidad, de conformidad con las polticas establecidas, para el cumplimiento de los objetivos planteados en los programas de CONALFA.
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b. En los procesos de cotizacin promovidos, as como los formularios, bases y dems requisitosdebernseraprobadosporlaSecretaraEjecutivadeCONALFA. c. Lasbasesdeleventodebernserelaboradasporlaunidaddecomprascondictmenes deasesorajurdicaylaunidaddeauditoriainternadeCONALFA. d. Todo evento de cotizacin debe de hacerse del conocimiento del pblico a travs de guatecomprasysedeberinvitarporescritocomomnimoatresempresas. e. La Auditoria Interna de CONALFA efectuar las fiscalizaciones de los eventos de cotizacindecomprasycontrataciones,enlaformaenqueseconsiderepertinente. f. Al requerir la iniciacin de un proceso de compra por cotizacin se debe elaborar primero el pedido del material o servicio a comprar, posteriormente se deber realizar lasolicituddelmismoenelformulariocorrespondiente. g. Todo requerimiento de compra debe contar con las firmas de: El encargado de la Unidadsolicitante,elJefedePresupuestoyelJefedeAlmacn,ademsdeldiagnstico deltcnicoylacertificacindeinventarios,cuandoproceda. h. Todo proceso de compra es regulado por la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento y la Resolucin 100 del Ministerio de Finanzas Pblicas y debe ser autorizadoporSecretariaEjecutiva. i. Previo a iniciar cualquier proceso de compra por cotizacin, deber determinarse la inexistenciadelbiensolicitadoenlaSeccindeAlmacn. j. La solicitud de pedido no debe contener errores, tachaduras, enmiendas y ningn tipo demanchas. k. Para compra por evento de cotizacin, el solicitante debe proporcionar la hoja de especificaciones tcnicas, revisada por un tcnico experto en el producto que se desea adquirir,firmadayselladaporelresponsabledelaunidadcorrespondiente. l. TodoslosaspectoslegalesyjurdicosdebenserelaboradosporlaAsesoraJurdica. m. La Junta de Cotizacin deber enviar fotocopia de las actas elaboradas desde la recepcin de ofertas (o ausencia de las mismas) hasta la adjudicacin de la compra, paralafinalizacindelapublicacinenelsistemaGuatecomprasExpress. n. Es responsabilidad de la Coordinacin de la Unidad de Apoyo Administrativo elaborar las propuestas para los integrantes de las Juntas de Cotizacin, con el apoyo delaSeccindePersonal,lasquedebenseraprobadasporlaSecretariaEjecutiva. o. La notificacin a los proveedores participantes en el evento nicamente podr efectuarse luego de levantada y aprobada el acta de adjudicacin del evento. Por escritoalasempresasparticipantesydemanerapblicaenelsistemaGuatecompras.
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DescripcindeactividadesdelProcedimiento Actividad Responsable DescripcindelaActividad 1 Coordinadorde Establece necesidad de contar con un bien (previa laUnidad verificacin de inexistencia del mismo en la Seccin de interesada Almacn)oqueselepresteunservicio. 2 Coordinadorde Efecta cotizacin preliminar del bien o servicio, laUnidad determinando el precio aproximado en el mercado del interesada mismo. 3 Coordinadorde Solicita a la Seccin de Presupuesto la disponibilidad de laUnidad renglnpresupuestarioyrecursos. interesada 4 Coordinadorde Elabora el requerimiento de compra, incluyendo las laUnidad especificaciones tcnicas que deben observarse en el interesada momento de la adquisicin, solicitando el aval de la inexistencia enAlmacnyladisponibilidad presupuestaria correspondiente, trasladando la solicitud a la Unidad de ApoyoAdministrativo. 5 Coordinadorde Recibe solicitud y evala el requerimiento. Si lo considera Apoyo pertinente lo traslada al Departamento de Compras, caso Administrativo contrario,lodevuelvealinteresado. 6 JefedeCompras Analiza y gira instrucciones al Tcnico de Compras que se encargue de elaborar todo lo concerniente al proceso de compras. 7 Tcnicoen Recibe documentos e inicia el proceso de compra Compras correspondiente, elaborando el proyecto de bases de cotizacinyconformandoelexpedienterespectivo. 8 Tcnicoen Traslada proyecto de bases a Jefe de Compras para su Compras revisinporpartedeunexperto. 9 JefedeCompras Contacta a experto y le solicita la revisin de las especificaciones y emisin de dictamen tcnico, devolviendo el documento, con la opinin del experto al TcnicodeCompras. 10 Experto Evala bases y emite dictamen tcnico, efectuando las observacionespertinentes,sifueraelcaso.
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Actividad Responsable 11 Tcnicoen Compras 12
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DescripcindelaActividad Elabora oficio para consultar y verificar si existe partida y asignacinpresupuestariaalaUDAF. Coordinadorde Recibe solicitud y la traslada a la Seccin de Presupuesto paraqueevacuelaconsultapresentada. UDAF Jefede Establecesiexistedisponibilidadyelaboralarespuestadel Presupuesto caso,indicandolaexistenciaoinexistenciaderecursospara talefecto. Si:continuapaso14 No.regresaexpedienteaunidadsolicitante JefedeCompras Con base en la disponibilidad, partida presupuestaria y el dictamen tcnico del experto, traslada el proyecto de bases al Coordinador de la Unidad de Apoyo Administrativo, conelexpedientecorrespondiente. Coordinadorde Recibe expediente y conjuntamente con el Jefe de Compras revisayverificaquelasbasesdecotizacinestncorrectas. Apoyo Administrativo Coordinadorde SolicitadictmenesdelasbasesalaAsesoraJurdica. Apoyo Administrativo JefedeCompras Conjuntamente con el Tcnico de Compras elaboran el cronogramadeleventodecotizacin. Tcnicoen Ordena expediente, lo folea y elabora proyecto de oficio Compras paratrasladarloalaSecretaraEjecutiva Coordinadorde Aprueba y firma oficio y traslada el expediente a la Apoyo SecretariaEjecutiva Administrativo Secretara Analiza y firma resolucin de aprobacin de los Ejecutiva documentos del evento de cotizacin y traslada a la UnidaddeApoyoAdministrativo. Coordinadorde Recibe, refrenda y sella la resolucin de aprobacin de los documentosdeleventodecotizacin. Apoyo Administrativo Coordinadorde Elabora oficio informndole a Compras que proceda a Apoyo efectuar la publicacin correspondiente en el Sistema de Administrativo informacin de contrataciones y Adquisiciones del Estado GuatecomprasExpress.
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Actividad Responsable DescripcindelaActividad 23 JefedeCompras Publica el evento de cotizacin por medio del Sistema de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Guatecompras Express, obteniendo el Nmero de Operacin Guatecompras(NOG). 24 JefedeCompras Elabora las invitaciones, las traslada para firma de la Secretara Ejecutiva y se hace la entrega personalmente a cada uno de los proveedores invitados, solicitando a la Unidad de Apoyo Administrativo la propuesta de integrantesdelaJuntadeCotizacin. 25 Coordinadorde Elabora propuesta de nombramiento de integrantes de la JuntadeCotizacin,conelapoyodelaSeccindePersonal Apoyo Administrativo ylatrasladaaSecretaraEjecutivaparasuaprobacin. 26 Secretara RecibepropuestadenombramientodeJuntadeCotizacin. Ejecutiva Aprueba:siguepaso27 Reprueba:regresapaso25 27 Secretaria Traslada nombramiento de Junta de Cotizacin aprobado Ejecutiva devuelve a la Unidad de Apoyo Administrativo para ser entregadoaCompras. 28 JefedeCompras RecibeelnombramientodeJuntadeCotizacinynotificaa losintegrantesdelamisma. 29 Juntade Enactopblico,efectaAperturadePlicas. Cotizacin 30 Juntade Elabora acta de apertura de plicas, con el apoyo de Cotizacin AsesoraJurdicaytrasladacopiaelectrnicadelamismaa Compras. 31 Tcnicoen Recibecopiaelectrnicadelactayefectapublicacinenel Compras Sistema de Guatecompras Express y archiva temporalmenteelacta. 32 Juntade Evala, adjudica y facciona el acta de adjudicacin, con Cotizacin asistencia de Asesora Jurdica, y la traslada a Compras para la publicacin de la Adjudicacin por Guatecompras Express. 33 Tcnicoen PublicaelactadeadjudicacindelEvento. Compras 34 Juntade Notifica a los proveedores que participaron en la apertura Cotizacin deplicasdelevento.
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Actividad Responsable 35 Juntade Cotizacin 36 AsesoraJurdica
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Secretara Ejecutiva Coordinadorde Apoyo Administrativo
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Tcnicoen Compras AsesoraJurdica Notifica resolucin de aprobacin de adjudicacin a los proveedores que participaron en la apertura de plicas del evento. AsesoraJurdica Dentro del plazo de 10 das siguiente elabora y suscribe contratoadministrativo. AsesoraJurdica Coordina con el proveedor la suscripcin de contrato y entregadelasfianzascorrespondientes. AsesoraJurdica Traslada el expediente a Secretara Ejecutiva para la firma delcontrato. Secretara Firma el contrato respectivo y traslada el expediente a Ejecutiva Comprasparaefectosdelapublicacindeley. Tcnicoen Efecta publicacin del contrato en el Sistema Compras GuatecomprasExpress. Coordinadorde Elabora propuesta de nombramiento de integrantes de la Apoyo Comisin Receptora, con el apoyo de la Seccin de Administrativo Personal y la traslada a Secretara Ejecutiva para su aprobacin. Secretara RecibeelnombramientodelaComisindeReceptora Ejecutiva Aprueba:siguepaso48 Reprueba:regresapaso46
DescripcindelaActividad Traslada expediente a Asesora Jurdica, luego de transcurridosdiezdasdelapublicacindelaadjudicacin enGuatecomprasExpress. Recibe el expediente y emite proyecto de resolucin de aprobacin de adjudicacin y lo remite a la Secretara Ejecutiva. Revisa, autoriza y firma resolucin, trasladndolo a la Unidad de Apoyo Administrativo para el refrendo del caso. Refrendamediantefirmalaresolucinemitida,envacopia a Compras para su publicacin y remite el expediente original a Asesora Jurdica para notificacin y emisin de contrato. Publicalaresolucindeaprobacindelaadjudicacinenel sistemaGuatecomprasExpress.
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Actividad Responsable 48 Secretaria Ejecutiva 49 JefedeCompras 50 Seccinde Almacn
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Seccinde Almacn
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Tcnicoen Compras
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Supervisorde Compras
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Tcnicoen Presupuesto Analistade Contabilidad. Tcnicoen Compras Supervisorde Compras Tcnicoen Presupuesto
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DescripcindelaActividad Traslada nombramiento de la Comisin de Receptora aprobado devuelve a la Unidad de Apoyo Administrativo paraserentregadoaCompras. Recibe el nombramiento de la Comisin Receptora y notificaalosintegrantesdelamisma. Reciben por parte del proveedor los bienes y/o materiales adquiridos en coordinacin con la Comisin Receptora nombradaporSecretaraEjecutiva, verificandolacantidad, calidad, especificaciones tcnicas y otros convenidos y suscribeelactaderecepcin. Elabora ingreso por medio del formulario 1H e ingreso a tarjetas kardex de Almacn con base en el expediente y la factura emitida por el proveedor, trasladndolo a Compras paraelpagocorrespondiente. Elabora la orden de compra en SIGES, la firma y sella y la traslada para autorizacin y firma del Supervisor de Compras Revisa, firma, sella y autoriza la orden de compra en el SIGES, trasladndola al Tcnico de presupuesto para que elaboreelCURdecompromisoenSIGES. Elabora el CUR de compromiso y traslada el expediente a laSeccindeContabilidad. Revisa la orden de compra y autoriza el CUR de compromisoenelSistemaSICOINWEB. Elabora liquidacin y la traslada para autorizacin y firma delSupervisordeComprasenelSistema. Revisa,autorizaenelSIGESyfirmalaliquidacin,traslada el expediente al Tcnico de Presupuesto para elaborar el CURdedevengado. Elabora el CUR de devengado y traslada el expediente a Contabilidad para su aprobacin en SICOIN WEB y elaboracindelChequeparapagoporTesorera.
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4.23.ProcedimientodeComprasporLicitacin Descripcin:EselprocedimientopormediodelcualelComitNacionaldeAlfabetizacin realiza compras para adquirir bienes y servicios que sobrepasen los Q900,000.00. Tiene como finalidad que las Unidades de CONALFA puedan contar con insumos suficientes paracubrirlasnecesidadesquelesdemandaelprocesodealfabetizacin Normas: a. El superior jerrquico de la dependencia solicitante ser el responsable de velar porque las bases sean revisadas por un tcnico experto en la materia, as como de autorizarlosaspectostcnicosdelbienoservicioquesesolicita.Debenobservarselos principios de legalidad, economa, eficiencia, eficacia y equidad, de conformidad con las polticas establecidas, para el cumplimiento de los objetivos planteados en los programasdelCONALFA. b. En los procesos de licitacin promovidos, as como los formularios, bases y dems requisitosdebernseraprobadosporlaSecretariaEjecutivadelCONALFA c. Lasbasesdeleventodebernserelaboradasporlaunidaddecomprascondictmenes deasesorajurdicaylaunidaddeauditoriainternadeconalfa.(jars) d. Todo evento de licitacion debe de hacerse del conocimiento del publico a travs de guatecomprasysedeberinvitarporescritocomominimoatresempresas. e. Todo evento de licitacin debe publicarse en el diario oficial y en el de mayor circulacindelpas. f. La Auditoria Interna del CONALFA efectuar las fiscalizaciones de los eventos de licitacindecomprasycontrataciones,enlaformaenqueseconsiderepertinente. g. Al requerir la iniciacin de un proceso de compra por licitacin se debe elaborar primero el pedido del material o servicio a comprar, posteriormente se deber realizar lasolicituddelmismoenelformulariocorrespondiente. h. Todo requerimiento de compra debe contar con las firmas de: El encargado de la Unidadsolicitante,elJefedePresupuestoyelJefedeAlmacn,ademsdeldiagnstico deltcnicoylacertificacindeinventarios,cuandoproceda. i. Todo proceso de compra es regulado por la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento y la Resolucin 100 del Ministerio de Finanzas Pblicas y debe ser autorizadoporelComitNacionaldeAlfabetizacin. j. Previo a iniciar cualquier proceso de compra por licitacin, deber determinarse la inexistenciadelbiensolicitadoenlaSeccindeAlmacn. k. La solicitud de pedido no debe contener errores, tachaduras, enmiendas y ningn tipo demanchas. l. Para compra por evento de licitacin, el solicitante debe proporcionar la hoja de especificaciones tcnicas, revisada por un tcnico experto en el producto que se desea adquirir,firmadayselladaporelresponsabledelaunidadcorrespondiente.
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m. TodoslosaspectoslegalesyjurdicosdebenserelaboradosporlaAsesoraJurdica. n. La Junta de Licitacin deber enviar fotocopia de las actas elaboradas desde la recepcin de ofertas hasta la adjudicacin de la compra, para la finalizacin de la publicacinenelsistemaGuatecomprasExpress. o. Es responsabilidad de la Coordinacin de la Unidad de Apoyo Administrativo elaborar las propuestas para los integrantes de las Juntas de Licitacin y de recepcin conelapoyodelaSeccindePersonalyaprobadaporlaSecretariaEjecutiva p. La notificacin a los proveedores participantes en el evento nicamente podr efectuarse luego de levantada y aprobada el acta de adjudicacin del evento. Por escritoalasempresasparticipantesydemanerapublicaenelsistemaguatecompras q. La junta de cotizacin deber estar integrada por cinco miembros tal y como se estableceenlaleydecontratacionesdelestado DescripcindeactividadesdelProcedimiento Actividad Responsable DescripcindelaActividad 1 Coordinadorde Establece necesidad de contar con un bien (previa laUnidad verificacin de inexistencia del mismo en la Seccin de interesada Almacn)oqueselepresteunservicio. 2 Coordinadorde Efecta cotizacin preliminar del bien o servicio, laUnidad determinando el precio aproximado en el mercado del interesada mismo. 3 Coordinadorde Solicita a la Seccin de Presupuesto la disponibilidad de laUnidad renglnpresupuestarioyrecursos. interesada 4 Coordinadorde Elabora el requerimiento de compra, incluyendo las laUnidad especificaciones tcnicas que deben observarse en la interesada adquisicin y solicita el aval de la inexistencia en Almacn y la disponibilidad presupuestaria correspondiente, trasladando la solicitud a la Unidad de Apoyo Administrativo. 5 Coordinadorde Recibe solicitud y evala el requerimiento. Si lo considera Apoyo pertinente lo traslada a Compras, caso contrario, lo Administrativo devuelvealinteresado. 6 JefedeCompras Analiza y gira instrucciones al Tcnico de Compras que se encargue de elaborar todo lo concerniente al proceso de compras.
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Actividad Responsable 7 Tcnicoen Compras 8 9
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DescripcindelaActividad Recibe documentos e inicia el proceso de compra correspondiente, elaborando el proyecto de bases de licitacinyconformandoelexpedienterespectivo. Tcnicoen Traslada proyecto de bases a Jefe de Compras para su Compras revisinporpartedeunexperto. JefedeCompras Contacta a experto y le solicita la revisin de las bases y emisin de dictamen tcnico, devolviendo el documento, conlaopinindelexpertoalTcnicoenCompras. Experto Evala especificaciones y emite dictamen tcnico, realizandolasobservacionesqueseannecesarias,sifuerael caso. Tcnicoen Elabora oficio para consultar y verificar si existe partida y Compras asignacinpresupuestariaalaUnidaddeUDAF Coordinadorde Recibe solicitud y la traslada a la Seccin de Presupuesto UDAF paraqueevacuelaconsultapresentada. Si:continuapaso13 No.regresaexpedienteaunidadsolicitante Establecesiexistedisponibilidadyelaboralarespuestadel Jefede caso,indicandolaexistenciaoinexistenciaderecursospara Presupuesto talefecto. JefedeCompras Con base en la disponibilidad, partida presupuestaria y el dictamen tcnico del experto, traslada el proyecto de bases al Coordinador de la Unidad de Apoyo Administrativo, conelexpedientecorrespondiente. Coordinadorde Recibe expediente y conjuntamente con el Jefe de Compras Apoyo revisayverificaquelasbasesdelicitacinestncorrectas. Administrativo Coordinadorde Solicita dictmenes de las bases a Asesora Jurdica y Apoyo auditoriainterna. Administrativo JefedeCompras Conjuntamente con Tcnico de Compras elaboran el cronogramadeleventodelicitacin. Tcnicoen Ordena expediente, lo folea y elabora proyecto de oficio Compras paratrasladarloalaSecretaraEjecutiva Coordinadorde Traslada el expediente a Secretara Ejecutiva debidamente Apoyo foliado. Administrativo
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Actividad Responsable 20 Secretara Ejecutiva
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DescripcindelaActividad Analiza y firma resolucin de aprobacin de los documentos del evento de licitacin y traslada a la Unidad deApoyoAdministrativo. Coordinadorde Recibe, refrenda y sella la resolucin de aprobacin de los Apoyo documentosdeleventodelicitacin. Administrativo Coordinadorde Elabora oficio informndole a Compras que proceda a efectuar la publicacin correspondiente en el Sistema de Apoyo Administrativo informacin de contrataciones y adquisiciones del Estado Guatecompras Express y por lo menos dos veces en el Diario Oficial y dos veces en otro de mayor circulacin, dentro de un plazo no mayor de quince das hbiles entre ambaspublicaciones. Tcnicoen Publica el evento de cotizacin por medio del Sistema de Compras Contrataciones y Adquisiciones del Estado Guatecompras Express, obteniendo el Nmero de Operacin Guate compras (NOG) y por lo menos dos veces en el Diario Oficial y dos veces en otro de mayor circulacin, dentro de un plazo no mayor de quince das hbiles entre ambas publicaciones. JefedeCompras Elabora las invitaciones, las traslada para firma de la Secretara Ejecutiva y se hace la entrega personalmente a cada uno de los proveedores invitados, solicitando a la Unidad de Apoyo Administrativo la propuesta de integrantesdelaJuntadeLicitacin. Coordinadorde Elabora propuesta de nombramiento de integrantes de la Apoyo Junta de Licitacin, con el apoyo de la Seccin de Personal Administrativo ylatrasladaaSecretaraEjecutivaparasuaprobacin. Secretara RecibeyapruebaelnombramientodeJuntadeLicitacin. Ejecutiva Traslada nombramiento de Junta de Licitacin aprobado Secretaria devuelve a la Unidad de Apoyo Administrativo para ser Ejecutiva entregadoaCompras. JefedeCompras Recibe el nombramiento de Junta de Licitacin y notifica a losintegrantesdelamisma. Juntade Enactopblico,efectaAperturadePlicas. Licitacin
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Actividad Responsable 30 Juntade Licitacin 31 Tcnicoen Compras
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Juntade Licitacin
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Tcnicoen Compras Juntade Licitacin Juntade Licitacin AsesoraJurdica
DescripcindelaActividad Elabora acta de apertura de plicas, con el apoyo de AsesoraJurdicaytrasladacopiaelectrnicadelamismaa Compras. Recibecopiaelectrnicadelactayefectapublicacinenel Sistema de Guatecompras Express y archiva temporalmenteelacta. Evala, adjudica y facciona el acta de adjudicacin, con asistencia de Asesora Jurdica, y la traslada a Compras para la publicacin de la adjudicacin por Guatecompras Express. PublicaelactadeadjudicacindelEvento. Notifica a los proveedores que participaron en la apertura deplicasdelevento.
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Traslada expediente a Asesora Jurdica, luego de transcurridosdiezdasdelapublicacindelaadjudicacin enGuatecomprasExpress. Recibe el expediente y emite proyecto de resolucin de aprobacin de adjudicacin y lo remite a la Secretara Ejecutiva. Secretara Revisa, autoriza y firma el proyecto de resolucin, Ejecutiva trasladndolo a la Unidad de Apoyo Administrativo para elrefrendodelcaso. Coordinadorde Refrendamediantefirmalaresolucinemitida,envacopia a Compras para su publicacin y remite el expediente Apoyo Administrativo original a Asesora Jurdica para notificacin y emisin de contrato. JefedeCompras Publicalaresolucindeaprobacindelaadjudicacinenel sistemaGuatecomprasExpress. AsesoraJurdica Notifica resolucin de aprobacin de adjudicacin a los proveedores que participaron en la apertura de plicas del evento. AsesoraJurdica Dentro del plazo de 10 das siguiente elabora y suscribe contratoadministrativo.
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Actividad Responsable DescripcindelaActividad 42 AsesoraJurdica Coordina con el proveedor la suscripcin de contrato y entregadelasfianzascorrespondientes. 43 AsesoraJurdica Traslada el expediente a Secretara Ejecutiva para la firma delcontrato. 44 Secretara Firma el contrato respectivo y traslada el expediente a Ejecutiva Comprasparaefectosdelapublicacindeley. 45 Tcnicoen Efecta publicacin del contrato en el Sistema Compras GuatecomprasExpress. 46 Coordinadorde Elabora propuesta de nombramiento de integrantes de la Apoyo Comisin Receptora, con el apoyo de la Seccin de Administrativo Personal y la traslada a Secretara Ejecutiva para su aprobacin. 47 Secretara Recibe y aprueba el nombramiento de la Comisin de Ejecutiva Receptora 48 Secretaria Traslada nombramiento de la Comisin de Receptora Ejecutiva aprobado devuelve a la Unidad de Apoyo Administrativo paraserentregadoaCompras. 49 JefedeCompras Recibe el nombramiento de la Comisin Receptora y notificaalosintegrantesdelamisma. 50 Comisinde Reciben por parte del proveedor los bienes y/o materiales Recepciny adquiridos en coordinacin con la Comisin Receptora Seccinde nombrada por Secretara Ejecutiva, verificando la cantidad Almacn delosmismosyquesesuscribaelactaderecepcin. 51 Seccinde Elabora ingreso a Almacn con base en el expediente y la Almacn factura emitida por el proveedor, trasladndolo a Compras paraelpagocorrespondiente. 52 Tcnicoen Elabora la orden de compra en SIGES, la firma y sella y la Compras traslada para autorizacin y firma del Supervisor de Compras 53 Supervisorde Revisa, firma, sella y autoriza la orden de compra en el Compras SIGES, trasladndola al Tcnico de presupuesto para que elaboreelCURdecompromisoenSIGES. 54 Tcnicode Elabora el CUR de compromiso y traslada el expediente a Presupuesto laSeccindeContabilidad.
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Actividad Responsable 55 Analistade Contabilidad. 56 Tcnicoen Compras 57 Supervisorde Compras 58 Tcnicode Presupuesto
DescripcindelaActividad Revisa la orden de compra y autoriza el CUR de compromisoenelSistemaSICOINWEB. Elabora liquidacin y la traslada para autorizacin y firma delSupervisordeComprasenelSistema. Revisa,autorizaenelSIGESyfirmalaliquidacin,traslada el expediente al Tcnico de Presupuesto para elaborar el CURdedevengado. Elabora el CUR de devengado y traslada el expediente a Contabilidad para su aprobacin en SICOIN WEB y elaboracindelChequeparapagoenTesorera.
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4.24.ProcedimientodeComprasDirectas Descripcin:EselprocedimientopormediodelcualelComitNacionaldeAlfabetizacin realiza compras para adquirir bienes, servicios y suministros por un valor que no sobrepaselosQ30,000.00. Normas: a. Para las compras o contrataciones de Bienes, Materiales, Suministros y servicios mayores de QUINCE MIL QUETZALES (Q.15,000.00) hasta TREINTA MIL QUETZALES(Q.30,000.00)sinincluirelIVA,sedebernobtener3ofertasdeprecios. b. Las compras y contrataciones de Bienes, Materiales, Suministros y Servicios mayores de TREINTA MIL QUETZALES (Q.30,000.00) sin incluir el IVA, debern cumplir con los requisitos que para tales adquisiciones establece la Ley de Contrataciones del EstadoysuReglamento. c. Toda Solicitud de mobiliario y/o equipo y suministros debe ser llenada por el solicitante,conbasealinstructivodellenadodelformulario. d. TodaSolicituddemobiliarioy/oequipoysuministros,debellegaralDepartamentode Comprasconlafirmadelsolicitante,firmadelCoordinadordelaUnidadquesolicitay EncargadodeAlmacnsielbiensolicitadofueseunbientangible. e. Toda Solicitud de mobiliario y/o equipo y suministros debe llevar firma y sello de la Seccin de Presupuesto asegurando (que existe rengln) la existencia de (y) disponibilidadpresupuestaria. f. Toda Solicitud de mobiliario y/o equipo y suministros debe ser autorizada por la SecretaraEjecutivadeCONALFA. g. La Solicitud de mobiliario y/o equipo y suministros no debe contener errores, tachaduras,enmiendasyningntipodemanchasoarrugas. h. La solicitud de mobiliario y/o equipo y suministros deben de ser entregadas al DepartamentodeCompraslosprimerosdosdashbilesdecadames. i. Las variables que debe negociar el Departamento de Compras con proveedores directosson:elproducto,precio,calidadytiempodeentrega. j. La orden de compra debe contener las tres cotizaciones, en caso de no ser proveedor exclusivo.Deserproveedorexclusivodebecontenernicamenteunacotizacinycarta deexclusividad. k. Todos los procedimientos de compras debern estar elaborados con base en los requerimientos legales que la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento establece.
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DescripcindeactividadesdelProcedimiento
Actividad Responsable 1 Solicitante Descripcin Establece la necesidad de un bien y verifica telefnicamenteenlaSeccindeAlmacnsihayexistencia yenlaSeccindePresupuesto,ladisponibilidadfinanciera correspondiente, llena la solicitud de mobiliario y/o equipoySuministros. Recibe solicitud de mobiliario y/o equipo y suministros, verifica que exista la necesidad, firma y sella de autorizadoydevuelvealSolicitante. Traslada el formulario Solicitud de mobiliario y/o equipo ysuministrosdebidamentellenoalAlmacn. Recibe el formulario Solicitud de mobiliario y/o equipo y suministros,lofirmaylodevuelvealsolicitante. Recibesolicituddemobiliarioy/oequipoysuministrosylo traslada a la Coordinacin de la Unidad de Apoyo Administrativo. Recibe, autoriza, firma y sella la solicitud de mobiliario y/o equipoysuministros,latrasladaalaSecretaraEjecutiva. Autoriza,firmaysellalasolicituddemobiliarioy/o equipo,latrasladaaCompras.
Coordinadorde Unidad
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Solicitante JefedeAlmacn Solicitante
Coordinador UnidadApoyo Administrativo Secretara Ejecutiva
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JefedeCompras Recibe y revisa la solicitud de mobiliario y/o equipo y suministros y la traslada al Asistente de Compras, indicndoleserealicenlascotizacionescorrespondientes. MayordeQ.15,000.00siguepaso9 InferiordeQ.15,000.00siguepaso11 Tcnicode Recibe solicitud de mobiliario y/o equipo y suministros Compras procede a efectuar las cotizaciones correspondientes, posteriormente traslada dichas cotizaciones al Jefe de Comprasparaqueevalulascotizaciones. JefedeCompras Evalalosprecios,lacalidad,tiempodeentregayadjudica el requerimiento de la solicitud del bien o servicio, trasladndola al Tcnico de Presupuesto, para que verifique disponibilidad y asignacin presupuestaria en el sistemaSICOINWEB.
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Actividad 11 12
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Responsable Descripcin JefedeCompras Sihaydisponibilidadyasignacinpresupuestariaelabora laordendecompraenSIGES,lafirmaysellaylatraslada paraautorizacinyfirmadelSupervisordeCompra. Supervisorde Revisa, firma, sella y autoriza la orden de compra en el Compras SIGES, trasladndola al Tcnico de presupuesto para que elaboreelCURdecompromisoenSIGES. Tcnicoen Elabora el CUR de compromiso y traslada el expediente a Presupuesto laSeccindeContabilidad. Analistade Revisa la orden de compra y autoriza el CUR de Contabilidad. compromisoenelSistemaSICOINWEB. Tcnicoen Recibe la orden de compra, confirma la adjudicacin de la Compras compra al proveedor, envindole por fax requisitos de facturacin e indicndole los mecanismos para entregar el bienoservicio. Tcnicoen Notifica lo conducente a Seccin de Almacn, para efectos Compras de recepcin de producto (ver procedimiento de Ingreso a Almacn). Proveedor EntregamercaderaaAlmacnypresentafacturaoriginaly copia para firma y sello correspondiente (ver procedimientoIngresoaAlmacn). Almacn ElaboraelingresodeAlmacnpormediodelaforma1Hy tarjetas kardex y traslada al Tcnico de Compras para elaborarlaliquidacincorrespondienteenSIGES. Tcnicode Elabora liquidacin y la traslada para autorizacin y firma Compras delSupervisordeCompraenelSistema. Supervisorde Revisa,autorizaenelSIGESyfirmalaliquidacin,traslada Compras el expediente al Tcnico de Presupuesto para elaborar el CURdedevengado. Tcnicoen Elabora el CUR de devengado y traslada el expediente a Presupuesto Contabilidad para su aprobacin en SICOIN WEB y elaboracindelChequeparapagoenTesorera.
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4.25.ProcedimientodecomprasporCajaChica Descripcin:EselprocedimientopormediodelcualelComitNacionaldeAlfabetizacin adquiere bienes y servicios cuyo monto es desde Q. 0.01 hasta Q. 999.99. Tiene como finalidad satisfacer en forma inmediata las necesidades de los clientes internos del CONALFA. Normas: a. Lasolicitudatravsdeoficio,deberserentregadacon48horasdeanticipacin. b. La solicitud a travs de oficio, deber contar con autorizacin y visto bueno de SecretaraEjecutiva. c. Todos los procedimientos de compras debern estar elaborados con base en los requerimientos legales que la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento establece. d. TodafacturadeberseremitidaanombredeCONALFA,conelNITcorrespondiente. e. Lasfacturasdebernrazonarsealdorsoindicando: Lafinalidadyobjetodelgasto. Elnmerodepartidapresupuestaria. f. Firmas y sellos del solicitante, jefe inmediato o de su delegado, del Encargado de Almacncuandofuereelcasoy,delCoordinadordeApoyoAdministrativo. g. Cumplir con la ley del ISR y del IVA y sus Reglamentos y cualquier otra Ley que apliqueyNormasdeControlInternodeCONALFA. h. A las facturas de compras con Caja Chica se les deber estampar el sello de CANCELADO CAJA CHICA y CONSUMO INMEDIATO (Excepto cuando sean bienesinventariables) i. Los bienes adquiridos por medio de caja chica NO requerirn del formulario de Constancia de Ingreso a Almacn y a inventario, salvo cuando se trate de bienes inventariables. j. Nosepodrfraccionarunacuentaconelobjetodepagarenefectivoungasto. k. Noseaceptarnfacturasconmsdedosdasdespusdelafechadelamisma. DescripcindeactividadesdelProcedimiento Actividad Responsable Descripcin 1 Solicitante Establece la necesidad de un bien o servicio y verifica telefnicamenteenlaSeccindeAlmacnsihayexistencia yenlaSeccindePresupuesto,ladisponibilidadfinanciera correspondiente.
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Actividad Responsable 2 Coordinadorde Unidady/oSeccin 3 CoordinadorUnidad deApoyo Administrativo 4 SecretaraEjecutiva
Descripcin Recibe la solicitud, verifica lo solicitado, revisa, firma y sella para trasladarlo a la Unidad de Apoyo Administrativo. Recibe, revisa y analiza la solicitud, autoriza y firma la solicitudlacualtrasladaalaSecretaraEjecutiva.
JefedeCompras
Recibe, revisa y analiza la Solicitud, autoriza y firma la solicitudlacualtrasladaaCompras. Recibe,revisa,analizayverificacadaunadelassolicitudes, laexistenciadefondosencajaeindicaquesecompren. AnotacinenellibroautorizadoporlaContraloraGeneral de Cuentas, para su respectiva rebaja y as llevar el control delsaldoreal. Realizatrmites,paraefectuarelpago.
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Realiza las compras de lo solicitado, asimismo recibe y revisa cada una de las facturas como los recibos de caja, de losbienesadquiridos. Sella cada una de las facturas, indicando el nmero de cheque y la fecha de PAGADO y entrega los bienes adquiridos y cada de las facturas al Responsable de la elaboracindePedidosdeCompra. TcnicoenCompras Elabora y firma el Pedido de Compra, segn factura y (PedidosdeCompra) solicitud, lo traslada para autorizacin y firma del Jefe de Compras. JefedeCompras Revisa, firma y sella el pedido de Compras, trasladndolo al Tcnico (Pedidos de Compra), para que solicite la firma ysellodelaUnidaddeApoyoAdministrativo. TcnicoenCompras RecibeyanotaenellibrodecontroldetrasladodePedidos (PedidosdeCompra) de Compra a la Unidad de Apoyo Administrativo, para su autorizacin,firmaysello. CoordinadorUnidad Recibe, autoriza y firma el Pedido de Compra, se lo deApoyo devuelvealaSeccindeCompras. Administrativo
TcnicoenCompras (Responsabledel Fondo) TcnicoenCompras (Responsabledel Fondo) TcnicoenCompras (Responsabledel Fondo) TcnicoenCompras (Responsabledel Fondo)
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Actividad Responsable 14 TcnicoenCompras (PedidosdeCompra) 15 TcnicoenCompras (Responsabledel Fondo) 16 TcnicoenCompras (Responsabledel Fondo) 17 TcnicoenCompras (Responsabledel Fondo) 18 JefedeCompras 19 TcnicoenCompras (Responsabledel Fondo) 20 TcnicoenCompras (Responsabledel Fondo)
Descripcin Recibe el Pedido de Compra y lo traslada con los bienes adquiridosalaSeccindeAlmacn. Recibe, revisa y sella Ingreso de Almacn y/o Inventarios, asimismoelexpedienteoriginalcompleto. Razonacadaunadelasfacturasemitidas.
Se asigna a mquina de escribir el nmero de rengln presupuestario. Recibe, analiza, revisa y firma la razn de cada una de las facturas. Elabora registro FR3 en el sistema SICOINDES, para efectos de presentar la liquidacin correspondiente a la SeccindeContabilidad. Saca fotocopia de cada uno de los expedientes para su control y archivo respectivo, luego se traslada a la Seccin deContabilidad.
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4.26. ProcedimientodeControl,ManejoyCustodiadelosLibrosdeActasdeHojas MvilesAutorizadosporlaContraloraGeneraldeCuentas Descripcin: Es el procedimiento por el cual el Comit Nacional de Alfabetizacin, aplica mecanismos de control en entrega de folios para asentar las actas, tanto de las actuaciones de las Juntas de Cotizacin, Comisiones Receptoras de bienes y otras que de conformidad con ley, se haga necesario hacer constar algn pasaje importante que tenga que quedar documentado,atinentealaadquisicindebienes,asimismolacertificacindelasmismas, contodoslosrequisitoslegales,parasuintegracinalosexpedientescorrespondientes. Normas: a. Lineamientos y recomendaciones emanados de la Contralora General de Cuentas, Unidadde AuditoraInternayDepartamentoJurdicoyporanalogaloprescritoenel CdigodeNotariado. DescripcindeactividadesdelProcedimiento Actividad Responsable Descripcin 1 Tcnicoen Verifica que el proyecto de acta a imprimir tenga visto Compras buenodeAsesoraJurdica. 2 Tcnicoen Anotaenellibrodecontroldeactaslosfoliosaentregar. Compras 3 Tcnicoen Verificalacorrelatividaddelactaaasentar. Compras 4 Tcnicoen Entregafoliosygestionafirmadelossolicitantes. Compras 5 Tcnicoen Daseguimientoalactaquefueimpresa. Compras 6 Tcnicoen Archivalosfoliosimpresosensusrespectivoslibros. Compras 7 Tcnicoen Redactalascertificaciones. Compras 8 JefedeCompras Firmanlascertificaciones. yCoordinador Apoyo Administrativo 9 Tcnicoen Entregacertificaciones. Compras
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Tcnicoen Compras
Archivalascertificaciones.
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5.UNIDADDEADMINISTRACINFINANCIERAUDAF La Unidad de Administracin Financiera fundamenta su accionar en lo establecido en los artculos38y39delAcuerdoGubernativo13791ReglamentodelaLeydeAlfabetizacin. Tiene como objetivo el asegurar la dotacin oportuna de los recursos financieros del proceso de alfabetizacin, conforme a un presupuesto de ingresos y egresos acorde a la planificacin de actividades y la ejecucin de las operaciones presupuestarias y contables correspondientes, a fin de contribuir al logro de las metas y objetivos del proceso de alfabetizacinnacional. Paratalefectorealizaprocesosdepresupuesto,contabilidad,tesoreraeinventarios.
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PROCESOFORMULACIONYEJECUCIONPRESUPUETARIA Es un proceso sistemtico que comprende el conjunto de actividades para la administracin del presupuesto de CONALFA, con la finalidad de contar, de manera oportuna, con la disponibilidad de fondos para el cumplimiento de los compromisos que conllevaeldesarrollodelprogramadealfabetizacinanivelnacional. Esteprocesoconllevaunaseriedeprocedimientos,loscualesseinicianconlaformulacin del anteproyecto del presupuesto de CONALFA, las programaciones cuatrimestrales para la asignacin de fondos por parte del Ministerio de Finanzas Pblicas, la verificacin constante de la disponibilidad de fondos para la ejecucin de los gastos, la gestin de las modificaciones, el control de la ejecucin, la generacin de los informes de ejecucin y la conciliacinbancariacomounmediodecontroldeladisponibilidaddefondos. ObjetivosdelProceso: a. Asegurar la dotacin oportuna de los recursos financieros del proceso de alfabetizacin. b. Llevar un control de cada una de las operaciones que se realizan en la ejecucin presupuestaria, con el fin de monitorear la forma en que se estn invirtiendo los fondosdelpresupuestoasignado. c. Presentar ante las autoridades competentes el desglose de la ejecucin presupuestariaconelfindequeseprocedaasuliquidacin. ProcedimientosOperativos 5.1.ProcedimientoparalaFormulacindelAnteproyectodePresupuesto Descripcin:Consisteenlaseriedepasosparaelaborarelanteproyectodepresupuestode CONALFA, con el fin de obtener la aprobacin del presupuesto necesario para alcanzar losobjetivosdelprogramanacionaldealfabetizacin,utilizandoparaelefectolamemoria de labores, los indicadores bsicos del anlisis del grado de analfabetismo en el pas y las bases programticas para la atencin de prioridades. Para este procedimiento se debe tomarcomobaseloestablecidoenlasdisposicioneslegalessiguientes: a. Reglamentodelaleydealfabetizacinart.39 b. LeyOrgnicadelPresupuesto. c. ReglamentodelaLeyOrgnicadelPresupuesto. d. ManualdeClasificacinyProgramacinPresupuestaria
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NormasdelProcedimiento: a. La formulacin de los anteproyectos de presupuesto es responsabilidad de las dependencias de la Entidad Ejecutora del Comit Nacional de Alfabetizacin, a travs de formular adecuadamente su plan operativo anual y establecer los costos poractividad. b. Elanteproyectodepresupuestodebeserpresentadoantesdel30demayodecada aoalMinisteriodeFinanzasPblicas. c. La Coordinacin de la formulacin del presupuesto es responsabilidad de la SeccindePresupuestodelaUDAFdeCONALFA. d. La elaboracin del anteproyecto de presupuesto debe hacerse de conformidad con las normas y polticas emitidas por el Ministerio de Finanzas Pblicas y la SecretariadePlanificacinyProgramacindelaPresidenciaSEGEPLAN. e. Los anteproyectos de presupuesto sern formulados de conformidad con las categoras programticas, estructuras presupuestarias y techos financieros, por grupo, rengln y fuente de financiamiento, autorizados por el Ministerio de Finanzas Pblicas para CONALFA, debiendo cumplir con el marco jurdico y legal ylasnormasylineamientospresupuestariosvigentes. f. La Seccin de Presupuesto de la UDAF deber ingresar al SICOIN WEB, en cada una de las categoras programticas, las descripciones, programaciones, metas, unidadesdemedida,indicadoresyjustificaciones. DescripcindeactividadesdelProcedimiento Actividad Responsable Descripcin 1 Secretara Aprueba POA, que incluye los costos por actividad y Ejecutiva traslada a Coordinacin de UDAF, para que proceda formularelanteproyectodepresupuestodeCONALFA. 2 Coordinador Recibe las propuestas del POA Institucional, lo margina UDAF envindoloalaSeccindePresupuesto. 3 Jefede Recibe las propuestas del Plan Operativo Anual Presupuesto InstitucionalPOA. 4 Jefede Analizan las propuestas por actividad y costo, ingresando Presupuestoy la informacin a los formularios de anteproyecto de Tcnicode presupuestoenelSICOINanivelderegistro,deacuerdoa Presupuesto los techos presupuestarios asignados por el Ministerio de Finanzas Pblicas, trasladndolo a la Coordinacin de UDAF.
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Actividad Responsable 5 Coordinadorde UDAF
Secretaria Ejecutiva
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Recibe anteproyecto, si tiene correcciones las efecta y devuelve a Secretara Ejecutiva (paso 9); si est correcto lo marginaytrasladaaTcnicodePresupuesto. Tcnicode Recibe anteproyecto y lo solicita en el sistema, segn Presupuesto categorasprogramticas,luegoloremitealaCoordinacin deUDAF,pararevisin. Coordinadorde Revisa y traslada para firma de Secretaria Ejecutiva el UDAF anteproyectodepresupuesto. Secretaria Firmaysellaautorizandoelanteproyectodepresupuestoy Ejecutiva lodevuelvealaCoordinacindeUDAF Coordinadorde Recibe el anteproyecto de presupuesto, lo aprueba en el UDAF sistema,lomarginayenvaalaSeccindePresupuesto. Jefede Recibe anteproyecto, lo margina y traslada a Tcnico de Presupuesto Presupuesto. Tcnicode Recibe anteproyecto grabndolo en medio magntico y Presupuesto procede a enviarlo a Seccin de Artes Grficas para reproduccinyencuadernacin. SeccindeArtes Recibe original de anteproyecto de presupuesto y procede Grficas hacer la reproduccin y encuadernacin respectiva, devolvindolosalTcnicodePresupuesto. Tcnicode Recibe original y fotocopias encuadernadas del ante Presupuesto proyecto,trasladandoalaCoordinacindelaUDAF. Coordinadorde Recibe el anteproyecto de presupuesto y prepara proyecto UDAF de nota para envo a DTP, para que sea firmada por la SecretariaEjecutivadeCONALFA.
Coordinadorde UDAF Jefede Presupuesto
Descripcin Recibe el anteproyecto de presupuesto, lo revisa verificando la consistencia de la informacin. Si hay modificaciones lo devuelve a la Seccin de Presupuesto, (paso3);siestcorrecto,lotrasladaaSecretaraEjecutiva. Recibe el anteproyecto de presupuesto, lo revisa, verificando que se encuentre de acuerdo a las polticas y normasdelaEntidadEjecutoradelComit,ylodevuelvea laCoordinacindelaUDAF. Recibe el anteproyecto de presupuesto, lo margina y lo envaalaSeccindePresupuesto.
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Tcnicode Presupuesto DTPdel Ministeriode Finanzas Pblicas Tcnicode Presupuesto
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Descripcin Recibe, revisa y autoriza con su firma el envo del ante proyecto de Presupuesto de la Entidad Ejecutara de CONALFAaDTP,trasladandoelmismoalaUDAF. Recibe anteproyecto, trasladndolo por medio de: SICOIN, impreso y en archivo magntico al Ministerio de FinanzasPblicas. Recibe Original de anteproyecto de presupuesto, estampandoelselloderecibidoenlacopiarespectiva.
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Jefede Presupuesto
Recibe la copia de anteproyecto con los sellos de recibido, luego procede a entregar una copia a Secretara Ejecutiva, Auditoria Interna y a la Unidad de Investigacin y Planificacin, archivando copia con sello de recibido del Ministerio de Finanzas Pblicas como constancia que se entregelanteproyecto. Verifica en SICOIN si fueron aprobadas las asignaciones solicitadas del anteproyecto de presupuesto y notifica a Autoridades.
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5.2.ProcedimientoparaProgramacindelasCuotasparalaEjecucindelPresupuesto Descripcin: Se define como la serie de pasos que se realizan para la autorizacin de la distribucin de las cuotas financieras por grupo de gasto efectuadas por CONALFA, ante el Ministerio de Finanzas Pblicas. La normativa aplicable para este procedimiento es la siguiente: a. LeyOrgnicadelPresupuesto. b. ReglamentodelaLeyOrgnicadelPresupuesto. c. ManualdeClasificacinyProgramacinPresupuestaria Normas: a. La coordinacin de la ejecucin del presupuesto del gasto es responsabilidad de la SeccindePresupuestodelaUDAF. b. Lasdependenciasprogramarnsuscuotasfinancierasconsusjustificacionesanivelde grupodegasto,renglnyfuentedefinanciamiento,delasiguienteforma: TIPODE FECHADE PROPSITO PROGRAMACIN PRESENTACIN Indicativaanual 14dediciembre Programacin anual indicativa de compromiso delsiguienteao Cuatrimestral Los das 14 del mes Programacin para el anterior al inicio del compromiso y devengado cuatrimestre. delsiguientetrimestre Mensual Losdas14decadames Programacin para el devengado mensual del siguientemes c. Las cuotas financiera aprobadas constituirn para cada grupo de gasto, los lmites mximosparaejecutarcompromisosydevengados. d. El expediente para autorizacin de la programacin de la ejecucin del presupuesto paraserenviadoalMinisteriodeFinanzasPblicas,debecontener: Justificacin Consolidacinaniveldegrupoyfuentedefinanciamiento Comprobantedelaejecucindelgasto
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e.
Debehacerseenlosdiezltimosdashbilesdelmesdediciembredelejercicio anterior
DescripcindeactividadesdelProcedimiento Actividad Responsable Descripcin 1 Dependenciasde Elabora y envan las solicitudes de cuota financiera de CONALFA acuerdoalaasignacincorrespondiente. 2 Coordinacin Recibe solicitudes de cuotas, las autoriza para trmite y las UDAF trasladaalaSeccindePresupuesto. 3 Jefede Recibe y verifica en el sistema la disponibilidad Presupuesto presupuestaria en el mdulo de ejecucin del gasto. Si procede lo traslada a Asistente para gestin; si no, devuelveainteresadoparacorrecciones. 4 Tcnicode Consolidaeingresalosdatosenelmdulodeejecucindel Presupuesto gasto, control financiero y comprobante de programacine imprime el reporte de comprobante de programacin de ejecucin del gasto y elabora proyecto de oficio para el Ministerio de Finanzas Pblicas, integrando el expediente lotrasladaalJefedePresupuesto. 5 Jefede Recibe y revisa que est completo el expediente, firmando Presupuesto el comprobante de programacin de la ejecucin del gasto yeloficio,trasladndoloalCoordinadorUDAF. 6 Coordinadorde Recibe y revisa que est completo el expediente, firmando UDAF el comprobante de programacin de la ejecucin del gasto y el oficio, trasladndolo al Ministerio de Finanzas Pblicas. 7 Jefede Verifica en el Sistema SICOIN la aprobacin de las cuotas Presupuesto financiera. 8 Tcnicode Elabora y traslada el cuadro de distribucin de cuotas Presupuesto financierasalJefedePresupuesto.
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Actividad Responsable 9 Jefede Presupuesto
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Coordinadorde UDAF
Descripcin Recibeyrevisalacorrectadistribucindelascuotas. SiestcorrectolotrasladaalCoordinadordeUDAF; Si no devuelve a Tcnico de Presupuesto para correcciones (paso8). Recibeyrevisalacorrectadistribucindelascuotas. Si est correcto lo traslada a la Seccin de Contabilidad paraelaboracindelCUR; No son correctas, devuelve a Seccin de Presupuesto para correcciones.
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5.3.ProcedimientoparamodificacionesPresupuestariasInternas Descripcin: Consiste en la serie de pasos para realizar trasferencias de asignaciones presupuestarias de un rengln de gasto a otro, afectando a la misma Coordinacin DepartamentalesdeAlfabetizacindeCONALFAquelasolicito,evitandosobregiros. Normas: a. La responsabilidad de integrar el expediente para solicitud de transferencia interna, correspondenicamentealaSeccindePresupuestodelaUDAF. b. Es responsabilidad del Encargado de la Seccin de Presupuesto y el Coordinador UDAF,firmarelcomprobantedemodificacinpresupuestaria. c. El dictamen correspondiente a la elaboracin de la transferencia presupuestaria ser firmadoporelEncargadodePresupuestoyelCoordinadorUDAF. d. Laresolucinqueapruebaeldictamendetransferenciapresupuestariaserautorizada yfirmadaporlaSecretariaEjecutivadeCONALFA. e. La documentacin de soporte que debe llevar la solicitud de transferencia, deber incluir: Oficiodesolicitud. HojaExceldedbitoycrdito. Justificacin. Programacindeejecucin. Baseslegales,cuandocorresponda. Comprobantedemodificacinpresupuestariadebidamentefirmadoysellado. f. Lasolicituddebeserpresentadaenelformulariodegastorespectivo. g. nicamenteserecibirnsolicitudesdurantelosprimeroscincodashbilesdelmes. h. Cuando se debita de un rengln, no puede volver acreditrsele al mismo posteriormente. DescripcindeactividadesdelProcedimiento Actividad Responsable Descripcin 1 Tcnico Establece la necesidad de asignacin en determinado Financiero rengln presupuestario y elabora propuesta de transferencia, firmando como solicitante, efectuando la justificacin del dbito como del crdito, los traslada al CoordinadorDepartamental. 2 Coordinador Recibe, revisa, firma como solicitante la transferencia y el Departamental oficiodejustificacin,trasladaalTcnicoFinanciero.
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Actividad Responsable 3 Tcnico Financiero 4 Coordinadorde UDAF 5 Jefede Presupuesto 6 Tcnicode Presupuesto Jefede Presupuesto Coordinadorde laUDAF Secretaria Ejecutiva Coordinador UDAF Tcnicode Presupuesto
7 8
Descripcin Recibe y enva solicitud de transferencia y el oficio de justificacinalaCoordinacindelaUDAF. Recibe y evala la peticin planteada, y la traslada a la SeccindePresupuesto. Recibe y verifica los renglones a afectar, traslada a Asistente de Presupuesto para que se realice la modificacinpresupuestariaenSICOIN. Elabora dictamen, si procede, realiza registro en el SICOIN yelaboraproyectoderesolucincorrespondiente. Revisa dictamen, resolucin y registro de modificacin y recomiendaparaseraprobadoporCoordinadordeUDAF. Recibe, analiza, firma y sella el dictamen y traslada resolucinalaSecretaraEjecutivaparaaprobacin. Analiza, firma y sella resolucin de autorizado o rechazo, trasladandoaUDAF. Aprueba modificacin presupuestaria en el sistema y trasladaaSeccindePresupuesto. Fotocopia el expediente y lo traslada a las Coordinaciones interesadas y archiva el documento en el correlativo respectivo.
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5.4.ProcedimientoparaInformeTrimestraldeEjecucinPresupuestaria Descripcin:Consisteenlaseriedepasospararealizarelinformeresumendelaejecucin de las asignaciones presupuestarias recibidas y ejecutadas durante cada uno de los trimestres de ao fiscal; ste debe realizarse por rengln y grupo de gasto, en cumplimientoaloestablecidoenlaLeyOrgnicadelPresupuesto. a. La responsabilidad de elaborar y integrar el informe trimestral de ejecucin presupuestaria,correspondenicamentealaSeccindePresupuestodelaUDAF. b. Es responsabilidad del Encargado de Presupuesto y el Coordinador de UDAF, firmar losinformesdeejecucinpresupuestaria. c. Elinformetrimestraldeejecucinpresupuestariadeberreproducirseen20copiasque sedistribuirndelaformasiguiente: 1OriginalparalaSecretariaEjecutiva 17copiasparalosintegrantesdelComitNacionaldeAlfabetizacin. 1copiaparaAuditoriaInterna 1copiaparaUDAF. d. Todos los informes de ejecucin presupuestaria deben ser presentados por Secretaria EjecutivaalComitNacionaldeAlfabetizacin. DescripcindeactividadesdelProcedimiento Actividad Responsable Descripcin 1 Jefede Recopilan informacin de ingresos, gastos para elaborar el Presupuestoy informe de ejecucin, informando sobre asignacin Tcnicode presupuestaria, presupuesto de ingresos acumulado al Presupuesto trimestre correspondiente, ejecucin de los recursos recibidos por grupo de gastos, control de saldos y cuentas bancarias, describiendo el monto y porcentajes correspondientes, trasladando el borrador de dicho informealaCoordinacindeUDAF. 2 Coordinador Recibe, revisa, autoriza, sella y firma, en caso de que sea UDAF necesariocorrigeydevuelveaSeccindePresupuesto. 3 Jefede Recibe, verifica la autorizacin y traslada al Tcnico de Presupuesto Presupuesto. 4 Tcnicode Recibe el informe, efecta la impresin de 22 pastas, Presupuesto reproduce 21 copias del informe y traslada a la Seccin de ArtesGrficas. 5 SeccindeArtes Recibe el informe y efecta el empastado respectivo y Grficas trasladaalTcnicoenPresupuesto.
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Actividad Responsable 6 Tcnicode Presupuesto
Tcnicode Presupuesto
Descripcin Recibe original el cual enva a Secretaria Ejecutiva y las copias las distribuye a: Auditora Interna, UIP, Coordinacin de UDAF y a los integrantes del Comit NacionaldeAlfabetizacin. Archivalacopiadelinformedondeseencuentranlossellos derecibido,detodaslasunidadesquerecibieroncopia.
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PROCESODEOPERACIONESDECONTABILIDAD Consiste en el conjunto de actividades encaminadas a coordinar y controlar las labores de registro,validacinyaprobacindelaejecucinpresupuestariadegastoseingresos. ObjetivosdelProceso: a) Asegurar la obtencin de informacin veraz y oportuna sobre ingresos y egresos que segeneraenelSICOIN. b) Facilitar el anlisis de los estados financieros y producir los informes para la toma de decisionesyparasuenvoalMinisteriodeFinanzasPblicas. ProcesosOperativos 5.5.ProcedimientodePagodeSueldosyHonorariosporMediodeCUR Descripcin: Consiste en la secuencia de pasos para el Pago de Sueldos y Honorarios por mediodecomprobantenicodeRegistroCUR. Normas: a. La responsabilidad de la Aprobacin de los Comprobantes nicos de Registro CUR, recaenicamentedeContabilidad. b. La responsabilidad de la elaboracin de la nmina de sueldos y honorarios es de RecursosHumanosdelaUnidaddeApoyoAdministrativo. d. LaAprobacindelCURenelSICOIN,esresponsabilidaddelJefedeContabilidad. e. LasolicituddepagodelCURenelSICOINcorrespondealCoordinadordeUDAF. f. La documentacin de soporte que debe enviarse a Contabilidad para la Autorizacin depagodeSueldosyHonorariospormediodeCUR,eslasiguiente: 1 OrdendeCompra 2 Hojaderesumenporpartidaspresupuestarias 3 NminadeSueldos,Honorarios 4 En el caso de altas o bajas de personal, adjuntar el documento que respalde dicho movimiento. 5 En el caso de pago del personal con cargo al rengln presupuestario 022, se debe adjuntarlanminaconeldetallededepsitosmonetarios
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DescripcindeactividadesdelProcedimiento Actividad Responsable Descripcin 1 UnidaddeApoyo Traslada expediente con CUR de compromiso, para el Administrativo pago sueldos y honorarios al personal e incentivos a alfabetizadores,aContabilidad. 2 JefedeContabilidad Recibe, revisa y asigna el expediente coloca registro de contabilidad y lo traslada al Tcnico de Contabilidad (VisaPrevia)parasuregistroyevaluacin. 3 Tcnicode Recibeyverificaquesecumplanconlosrequisitos Contabilidad legales,tcnicosyadministrativos. (VisaPrevia) S,siguepaso4 No, elabora la boleta de rechazo correspondiente y devuelveaUnidaddeApoyoAdministrativo. Recibeelexpedienteyrevisa:elcdigoprogramticoy 4 Tcnicode cuotafinanciera. Contabilidad S,Siguepaso5. (Analista) No, devuelve documentacin a Tcnico de Contabilidad (Visaprevia)parasucorreccin. ApruebaelCURenelSICOINytrasladaaJefede 5 Tcnicode Contabilidad. Contabilidad (Analista) 6 Jefede Recibeytrasladaelexpedienteconelreportedel Contabilidad SICOINalCoordinadordeUDAF 7 CoordinadorUDAF RecibeelexpedienteconelreportedelSICOINyanaliza siestcorrecto. S,solicitapagodeCURenelSICOINenetapade comprometido,ytrasladaaTcnicodeContabilidad paraquecontinueltramite,siguepaso8 No, devuelve a Jefe de Contabilidad para su correccin o reversinsifueraelcaso. 8 Tcnicode RecibeytrasladaaUnidaddeApoyoAdministrativo paralaliquidacindelaordencomprayelCURde Contabilidad (Analista) devengado. 9 Unidad de Apoyo Recibe,elaboralaliquidacindelaordencomprayel Administrativo CURdedevengado,ytrasladaaUDAF. 10 JefedeContabilidad Recibe, revisa y asigna el expediente coloca registro de contabilidad y lo traslada al Tcnico de Contabilidad parasuregistroyevaluacin.
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Actividad Responsable 11 Tcnicode Contabilidad (VisaPrevia) 12
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Descripcin Recibeyverificaquelosexpedientesestncorrectos. S,siguepaso4 No, elabora la boleta de rechazo correspondiente y devuelveaUnidaddeApoyoAdministrativo. Tcnicode Recibeyrevisaelexpediente. Contabilidad S,Siguepaso13. (Analista) No,devuelvedocumentacinaTcnicode Contabilidad(Visaprevia)parasucorreccin. Tcnicode ApruebaelCURenelSICOINytrasladaaJefede Contabilidad Contabilidad. (Analista) Jefede Recibeytrasladaelexpedienteconelreportedel Contabilidad SICOINalCoordinadordeUDAF CoordinadorUDAF RecibeelexpedienteyCURenetapadeComprometidoy Devengado,analizasiestncorrectos. S,realizalaSolicituddepago,eimprime,firmatodoslos CURs elaborados y (en el SICOIN) sigue procedimiento (paso16). No,devuelveaJefedeContabilidadparasucorreccin. RecibeytrasladaalaSeccindeTesoreraelexpediente Tcnicode paraelpagorespectivo. Contabilidad (Analista) Tesorera Emitenotadedebitoydevuelvaacontabilidadparasu autorizacin. JefedeContabilidad Recibe, revisa y asigna el expediente coloca registro de contabilidad y lo traslada al Tcnico de Contabilidad (VisaPrevia)parasuregistroyevaluacin. Recibeyverificaqueexpedienteestcorrecto. Tcnicode S,siguepaso21 Contabilidad No,elaboralaboletaderechazocorrespondiente. Tcnicode TrasladaalaSeccindeTesoreraelexpedienteparael pagorespectivo. Contabilidad Tesorera EfectalaliquidacindelpagoytrasladaaContabilidad parasuarchivo. Tcnicode Archivaexpediente. Contabilidad
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PAGO DE SUELDOS Y HONORARIOS POR MEDIO DE CUR

TCNICO DE TCNICO DE UNIDAD APOYO JEFE DE COORDINADOR CONTABILIDAD CONTABILIDAD ADMTIVO. CONTABILIDAD UDAF (VISA PREVIA) (ANALISTA
INICIO
TESORERA
1. Traslada CUR de compromiso para pago
2. Recibe, revisa y asigna expediente
3. Verifica cumplimiento de requisitos
4. Revisa cdigo programtico y cuota financiera
NO
Cumple?
Existe?
NO 6. Recibe y traslada a Coordinacin de UDAF
SI 5. Aprueba CUR en SICOIN 7. Recibe y analiza
NO
9. Liquida orden de compra y emite CUR de devengado
8. Recibe y traslada Apoyo Administrativo
SI
Correcto?
10. Recibe y asigna expediente
11. Verifica expediente
NO
NO
Correcto?
SI
12. Revisa expediente
Cumple?
SI 14. Recibe y traslada a Coordinacin UDAF 13. Aprueba CUR en SICOIN 15. Analiza expediente
NO
16. Recibe y traslada a Tesorera
SI
Cumple?
17. Emite nota de dbito
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5.6.ProcedimientodePagodePrestacionesalPersonalporMediodeCUR Descripcin:ConsisteenlasecuenciadepasosparaelPagodePrestacionesalPersonal pormediodecomprobantenicodeRegistroCUR. Normas: a. Es responsabilidad de Contabilidad la Aprobacin los Comprobantes nicos de RegistroCUR. b. La responsabilidad de la integracin del expediente para el pago de prestaciones laboralesesdelreadeRecursosHumanosdelaUnidaddeAdministracin d. LaAprobacindelCURenelSICOIN,esresponsabilidaddelJefedeContabilidad. e. La solicitud de pago del CUR en el SICOIN corresponde al Coordinador de la Unidad deAdministracinFinanciera. f. La documentacin de soporte que debe enviarse a Contabilidad para la autorizacin depagodePrestacionespormediodeCUR,eslasiguiente: 1. OrdendeCompra. 2. DictamendelaOficinaNacionaldeServicioCivil. 3. ResolucindeSecretariaEjecutiva. 4. Hojadeclculodeprestaciones 5. FiniquitodelaSeccindeInventariosydelaSeccinTesorera,cuandoproceda. 6. ConstanciaLaboral. 7. ltimocomprobantedepagodesalario. 8. FotocopiadeNIT. 9. Nmero de Cuenta Bancaria del Interesado (Cuenta de depsito monetario registradaenelMinisteriodeFinanzas). DescripcindeactividadesdelProcedimiento Actividad Responsable Descripcin 1 UnidaddeApoyo Traslada expediente con CUR de compromiso para el Administrativo pagocorrespondienteaContabilidad. 2 JefedeContabilidad Recibe, revisa y asigna el expediente coloca registro de contabilidad y lo traslada al Tcnico de Contabilidad (VisaPrevia)parasuregistroyevaluacin. 3 Tcnicode Recibeyverificaqueelexpedientecumplaconlos Contabilidad requisitoslegales,tcnicosyadministrativos. (VisaPrevia) S,siguepaso4 No, elabora la boleta de rechazo correspondiente y devuelveaUnidaddeApoyoAdministrativo.
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Actividad Responsable 4 Tcnicode Contabilidad (Analista) 5
6 7
9 10
11
12
13
14
Descripcin Recibeyrevisa,verificandoladisponibilidadfinanciera. S,Siguepaso5. No, devuelve documentacin a Tcnico de Contabilidad (Visaprevia)parasucorreccin. Tcnicode ApruebaelCURenelSICOINytrasladaaJefede Contabilidad Contabilidad. (Analista) Jefede RecibeytrasladaelexpedienteconelreportedelSICOIN Contabilidad alCoordinadordeUDAF CoordinadorUDAF RecibeelexpedienteconelreportedelSICOINyanaliza siestcorrecto. S,solicitapagodeCURenelSICOINenetapade comprometido,ytrasladaaTcnicodeContabilidad paraquecontinueltramite,siguepaso9 No, devuelve a Jefe de Contabilidad para su correccin o reversinsifueraelcaso. Tcnicode RecibeytrasladaaUnidaddeApoyoAdministrativo Contabilidad paralaliquidacindelaordencomprayelCURde (Analista) devengado. Unidad de Apoyo Recibe,elaboralaliquidacindelaordencomprayel Administrativo CURdedevengado,ytrasladaaUDAF. JefedeContabilidad Recibe, revisa y asigna el expediente coloca registro de contabilidad y lo traslada al Tcnico de Contabilidad parasuregistroyevaluacin. Tcnicode Recibeyverificaqueelexpedienteestcorrecto. Contabilidad S,siguepaso12 (VisaPrevia) No, elabora la boleta de rechazo correspondiente y devuelveaUnidaddeApoyoAdministrativo. Tcnicode Recibeyrevisaelexpediente. Contabilidad S,Siguepaso13 (Analista) No,devuelvedocumentacinaTcnicode Contabilidad(Visaprevia)parasucorreccin. Tcnicode ApruebaelCURenelSICOINytrasladaaJefede Contabilidad Contabilidad. (Analista) Jefede Recibeytrasladaelexpedienteconelreportedel Contabilidad SICOINalCoordinadordeUDAF
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Actividad Responsable Descripcin 15 CoordinadorUDAF RecibeelexpedienteyCURenetapadeComprometidoy Devengado,analizasiestncorrectos. S,realizalaSolicituddepago,eimprime,firmatodoslos CURs elaborados y (en el SICOIN) sigue procedimiento (paso16). No,devuelveaJefedeContabilidadparasucorreccin. 16 Tcnicode RecibeytrasladaalaSeccindeTesoreraelexpediente Contabilidad paraelpagorespectivo. (Analista) 17 Tesorera Emitenotadedebitoydevuelvaacontabilidadparasu autorizacin. 18 JefedeContabilidad Recibe, revisa y asigna el expediente coloca registro de contabilidad y lo traslada al Tcnico de Contabilidad (VisaPrevia)parasuregistroyevaluacin. 19 Tcnicode Recibeyverificaqueexpedienteestcorrecto. Contabilidad S,siguepaso20 No,elaboralaboletaderechazocorrespondiente. 20 Tcnicode TrasladaalaSeccindeTesoreraelexpedienteparael Contabilidad pagorespectivo. 21 Tesorera EfectalaliquidacindelpagoytrasladaaContabilidad parasuarchivo. Archivaexpediente. 22 Tcnicode Contabilidad
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PAGO DE PRESTACIONES POR MEDIO DE CUR

INICIO
TESORERA
NO
Cumple?
Existe?
NO
SI
Correcto?
NO
NO
Correcto?
SI
Cumple?
NO
SI
Cumple?
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240
5.7.ProcedimientodePagoaProveedoresporMediodeCUR Descripcin: Consiste en la secuencia de pasos para la autorizacin y pago directo a proveedorespormediodeComprobantenicodeRegistroCUR. Normas: a. Es responsabilidad de Contabilidad la Aprobacin los Comprobantes nicos de RegistroCUR. b. La responsabilidad de Compras la integracin del expediente para el pago proveedores. c. LaAprobacindelCURenelSICOIN,esresponsabilidaddelJefedeContabilidad. d. La solicitud de pago del CUR en el SICOIN corresponde al Coordinador de la Unidad deAdministracinFinanciera. e. La documentacin de soporte que debe enviarse a Contabilidad para la Autorizacin de pago directo a proveedores por medio de CUR, es la siguiente: (ver procedimiento Visapreviadedocumentacindesoporte) 1. FacturadelProveedor,(orecibosiesunainstitucindelEstado). 2. RecibodeCaja,(siesfacturacambiaria,osienlamismaasserequiere). 3. OrdendeCompra(nicamenteparapagoatravsdeCUR) 4. Solicituddepedido 5. CotizacionesdelBienoservicio(Segnnormativadecompras) 6. Constancia de Ingreso a almacn y especificaciones (procedimiento de Visa Previa) 7. CertificacindeInventariosyespecificaciones. 8. ConstanciadeRetencinISR,(solosilafacturaindicaretener) 9. Orden de Trabajo debidamente autorizada, con detalle de materiales y repuestos. (en el caso de reparacin o mantenimiento de vehculos, maquinaria o equipo e instalaciones, excepto en el caso de que CONALFA hayacompradorepuestos). 10. Contratoadministrativoyespecificaciones(procedimientodeVisaPrevia) DescripcindeactividadesdelProcedimiento Actividad Responsable Descripcin 1 UnidaddeApoyo Traslada expediente con CUR de compromiso para el Administrativo pagocorrespondienteaContabilidad. 2 JefedeContabilidad Recibe, revisa y asigna el expediente coloca registro de contabilidad y lo traslada al Tcnico de Contabilidad (VisaPrevia)parasuregistroyevaluacin.
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Actividad Responsable 3 Tcnicode Contabilidad (VisaPrevia)
6 7
9 10
11
12
Descripcin Recibeyverificaqueelexpedientecumplaconlos requisitoslegales,tcnicosyadministrativos. S,siguepaso4 No, elabora la boleta de rechazo correspondiente y devuelveaUnidaddeApoyoAdministrativo. Tcnicode Recibeyrevisa,verificandoladisponibilidadfinanciera. Contabilidad S,Siguepaso5. (Analista) No, devuelve documentacin a Tcnico de Contabilidad (Visaprevia)parasucorreccin. ApruebaelCURenelSICOINytrasladaaJefede Tcnicode Contabilidad. Contabilidad (Analista) Jefede RecibeytrasladaelexpedienteconelreportedelSICOIN Contabilidad alCoordinadordeUDAF CoordinadorUDAF RecibeelexpedienteconelreportedelSICOINyanaliza siestcorrecto. S,solicitapagodeCURenelSICOINenetapade comprometido,ytrasladaaTcnicodeContabilidad paraquecontinueltramite,siguepaso9 No, devuelve a Jefe de Contabilidad para su correccin o reversinsifueraelcaso. Tcnicode RecibeytrasladaaUnidaddeApoyoAdministrativo Contabilidad paralaliquidacindelaordencomprayelCURde (Analista) devengado. Unidad de Apoyo Recibe,elaboralaliquidacindelaordencomprayel Administrativo CURdedevengado,ytrasladaaUDAF. JefedeContabilidad Recibe, revisa y asigna el expediente coloca registro de contabilidad y lo traslada al Tcnico de Contabilidad parasuregistroyevaluacin. Recibeyverificaqueelexpedienteestcorrecto. Tcnicode S,siguepaso13 Contabilidad No, elabora la boleta de rechazo correspondiente y (VisaPrevia) devuelveaUnidaddeApoyoAdministrativo. Tcnicode Recibeyrevisaelexpediente. S,Siguepaso14. Contabilidad (Analista) No,devuelvedocumentacinaTcnicode Contabilidad(Visaprevia)parasucorreccin.
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Actividad Responsable 13 Tcnicode Contabilidad (Analista) 14 Jefede Contabilidad 15 CoordinadorUDAF
16
17 18
Tcnicode Contabilidad (Analista) Tesorera
Descripcin ApruebaelCURenelSICOINytrasladaaJefede Contabilidad. Recibeytrasladaelexpedienteconelreportedel SICOINalCoordinadordeUDAF RecibeelexpedienteyCURenetapadeComprometidoy Devengado,analizasiestncorrectos. S,realizalaSolicituddepago,eimprime,firmatodoslos CURs elaborados en el SICOIN, sigue procedimiento (paso17). No,devuelveaJefedeContabilidadparasucorreccin. RecibeytrasladaalaSeccindeTesoreraelexpediente paraelpagorespectivo.
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20
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Emitenotadedebitoydevuelvaacontabilidadparasu autorizacin. JefedeContabilidad Recibe, revisa y asigna el expediente coloca registro de contabilidad y lo traslada al Tcnico de Contabilidad (VisaPrevia)parasuregistroyevaluacin. Recibeyverificaqueexpedienteestcorrecto. Tcnicode S,siguepaso21 Contabilidad No,elaboralaboletaderechazocorrespondiente. TrasladaalaSeccindeTesoreraelexpedienteparael Tcnicode pagorespectivo. Contabilidad Tesorera EfectalaliquidacindelpagoytrasladaaContabilidad parasuarchivo. Tcnicode Archivaexpediente. Contabilidad
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PAGO A PROVEEDORES POR MEDIO DE CUR

INICIO
TESORERA
NO
Cumple?
Existe?
NO
SI
Correcto?
NO
NO
Correcto?
SI
Cumple?
NO
SI
Cumple?
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245
5.8.ProcedimientodeReposicinFondoRotativoInstitucionalporMediodeCUR Descripcin:Consisteenlasecuenciadepasosparalareposicindefondorotativopor mediodeComprobantenicodeRegistroCUR. Normas: a. LaresponsabilidaddelaelaboracindelosComprobantesnicosdeRegistroCUR, recaenicamenteenContabilidadensusetapasdeRegistro,SolicitudyAprobacin. b. ElTcnicodeContabilidad(analista),eselencargadodeconsolidarlosCURenel SistemadeContabilidadIntegradoSICOINWEB. c. La Aprobacin del CUR en el SICOIN WEB, es responsabilidad del Jefe de Contabilidad. d. LasolicituddePagodereposicindelfondorotativoenelSICOINWEBcorresponde alCoordinadordeUDAF. e. LadocumentacindesoportequedebeenviarseaContabilidadparalareposicindel fondorotativopormediodeCUR,eslasiguiente: 1. FacturadelProveedor,(orecibosiesunainstitucindelEstado). 2. RecibodeCaja,(siesfacturacambiaria,osienlamismaasserequiere). 3. Solicituddepedido. 4. ConstanciadeIngresoaalmacnyespecificaciones(procedimientodeVisaPrevia) 5. Orden de Trabajo debidamente autorizada, con detalle de materiales y repuestos. (en el caso de reparacin o mantenimiento de vehculos, maquinaria o equipo e instalaciones,exceptoenelcasodequeCONALFAhayacompradorepuestos). 6. CertificacindeInventariosyespecificaciones(procedimientodeVisaPrevia) 7. CotizacionesdeBienesoservicios(Segnnormativadecompras) 8. Dictamentcnicoyespecificaciones(procedimientodeVisaPrevia) 9. Recibodecaja,cuandolafacturaloindica. 10. Contratoadministrativoyespecificaciones(procedimientodeVisaPrevia) 11. EnlaConstanciadeIngresoaAlmacnyaInventarioenelcasodecomprasde cuponesdecombustibledebernanotarelcorrelativodecuponesadquiridos. 12. Silacompradecombustibleseefectaatravsdevalesdebernadjuntarlosvales originalesyunlistadodelosvehculosqueutilizaronelcombustible. 13. Listadecomensalesousuariosdelbienoservicio(renglonespresupuestarios141, 196y211) 14. Ladocumentacinrelacionadaconliquidacindeviticos,debepresentarsesegn loestableceelReglamentodeViticos. f. TodoslosexpedientesdeliquidacindelFondoRotativoInternodebenpresentarse debidamentefoliadosporlasdependenciassolicitantes.
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g. LaliquidacindelFondoRotativoInternodebeseringresadaalSICOINporel responsabledesumanejoenlaUnidadcorrespondienteyalavezautorizadaporel CoordinadorDepartamental. DescripcindeactividadesdelProcedimiento Actividad Responsable Descripcin 1 CoordinadorUDAF Recibedelasdistintasdependenciaslosexpedientesde solicituddeReintegrodeFondoRotativoInternoylo trasladaaContabilidad. 2 JefedeContabilidad Recibe y revisa el expediente coloca registro de contabilidad y lo traslada al Tcnico de Contabilidad (VisaPrevia)parasuregistroyevaluacin. 3 Tcnico de Recibeyrevisaqueelexpedientecumplaconla Contabilidad normativaestablecida,verificandoquelainformacinde (VisaPrevia) lasfacturashayasidocorrectamenteingresadaenel SICOINporelresponsabledelfondoencada dependencia,paralocualcotejalainformacinde facturasconlainformacindelsistema. S,siguepaso4. No, elabora la boleta de rechazo y traslada a secretaria parasudevolucincorrespondiente. 4 Tcnico de Traslada el expediente al Tcnico de Contabilidad Contabilidad (Analista)paralaconsolidacin. (VisaPrevia) 5 Tcnico de Recibeyrevisaenelexpedienteelcdigoprogramticoy Contabilidad cuotafinancieraprevioalaconsolidacin. S,Siguepaso6 (Analista) No,devuelveexpedienteaTcnicodeContabilidad(Visa Previa),parasucorreccin. 6 Tcnico de Realiza la consolidacin del fondo en el SICOIN, generando el reporte correspondiente y el CUR de Contabilidad (VisaPrevia) consolidacin 7 Tcnico de Traslada el expediente y el reporte correspondiente al Contabilidad JefedeContabilidadparasuaprobacin. (VisaPrevia)
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Actividad Responsable 8 Jefede Contabilidad
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Descripcin Recibeelexpedienteyelreportecorrespondienteyrevisa queestncorrectos. SapruebaelCURdeconsolidacinenelSICOIN,sigue paso09. No,devuelveparasureversincorrespondiente. Jefede Traslada el CUR de consolidacin con la documentacin Contabilidad de soporte, al Coordinador de la Unidad de UDAF para quesolicitelareposicindelFondoRotativoInternoenel SICOIN. CoordinadorUDAF RecibeCURdeConsolidacinyverificaqueelmismoy ladocumentacindesoporteestncorrectos. SsolicitareposicindelCURenelSICOIN,siguepaso 11 No,devuelveaJefedeContabilidadparasureversin respectiva. CoordinadorUDAF DevuelveelexpedienteaContabilidad. Tcnico de Recibe el expediente e ingresa al SICOIN para impresin Contabilidad detodoslosCUR`selaborados. (VisaPrevia) Tcnico de Traslada los CURs de consolidacin impresos con la documentacin de soporte al Jefe de Contabilidad para Contabilidad sufirma. (VisaPrevia) Jefede RecibelosCURsdeconsolidacinconladocumentacin Contabilidad desoporteyfirma. Jefede TrasladalosCURsdeconsolidacinimpresosconla Contabilidad documentacindesoportealCoordinadorUDAFparasu firma CoordinadorUDAF RecibelosCURsdeconsolidacinconladocumentacin desoporteyfirma. CoordinadorUDAF TrasladalosCURsdeconsolidacinconsu documentacindesoportealaSeccinde Contabilidadrespectivaparasuarchivocorrespondiente. Tcnico de RecibelosCURsdeconsolidacinconsudocumentacin Contabilidad desoporteyelaboraregistros. (VisaPrevia) Tcnico de Traslada a la Seccin de Tesorera, gestin de Contabilidad acreditaciones. (VisaPrevia)
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Actividad Responsable 20 Tesorera 21 Tcnico Contabilidad (VisaPrevia)
Descripcin Recibe, realiza gestiones para acreditacin, verifica acreditacionesydevuelveelexpedienteaContabilidad. de Recibe y archiva los CURs de consolidacin con su documentacindesoporte.
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5.9.ProcedimientodeVisaPreviadeDocumentacindeSoporteparaPagosatravsdel FondoRotativoInternooCUR Descripcin: Establecer por medio de la visa previa un control adecuado de la documentacin que ingresa al rea de Contabilidad para pagos a travs de CUR o del Fondo Rotativo Interno, lo cual permitir la agilizacin de los expedientes, presentados paraeltrmitedepagocorrespondiente. Normas: a. Ladocumentacindesoporteparaelcasodepagoaproveedoreseslasiguiente: 1. FacturadelProveedor,(orecibosiesunainstitucindelEstado). 2. RecibodeCaja,(siesfacturacambiaria,osienlamismaasserequiere. 3. OrdendeCompra(nicamenteparapagoatravsdeCUR. 4. Solicituddepedido. 5. CotizacionesdelBienoservicio(Segnnormativavigente) 6. ConstanciadeIngresoaalmacnyespecificaciones. 7. Nminadecomensalesoconsumidoresyespecificaciones. 8. CertificacindelDepartamentodeInventariosyespecificaciones. 9. ConstanciadeRetencinISR,(solosilafacturaindicaretener) 10. Orden de Trabajo debidamente autorizada, con detalle de materiales y repuestos. (en el caso de reparacin o mantenimiento de vehculos, maquinaria o equipo e instalaciones,exceptoenelcasodehabercompradorepuestos). 11. Dictamentcnicoyespecificaciones. 12. Contratoadministrativoyespecificaciones. b. Ademsdelosdocumentosindicadosenelnumeralanterior,debenadjuntarselos documentosqueacontinuacinsedescriben,paraeltrmitedepagodeexpedientes talescomo: 1 Publicidadenperidicos/radio o DetalledelosSpotpublicitariossiesporradio o Pginaoriginaldelperidicodondeseefectulapublicidad 2 Publicidadenrevistas o Revistaoriginaldondeseefectulapublicacin 3 Impresinderevistasomaterialpublicitario o Revista,afiche,peridico,trifoliar,enoriginal o Ingresoaalmacn(enelcasoqueefectivamenteingreseaalmacn,encaso contrarioaplicacomoConsumoinmediato)
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Envoderevistasomaterialpublicitario o Notadeenvoguasdeentrega 5 ServiciosTcnicosoProfesionales o Fotocopiadelcontrato o Informedelainvestigacindelproyectooelinformetcnicooprofesional quecorresponda. o Expedienteoriginaldelasbases,actasderecepcin,adjudicaciny notificacindeadjudicacinenviadasalasempresasqueofertaron. 6 Expedientesdeeventosdecotizacin a) Copiacertificadadelcontrato b) CertificacindeActadeadjudicacindelosbienesoservicios c) CertificacindeActaderecepcindelbienoservicio d) Cdulasdenotificacinalaempresadondeindicacualfueeloferente adjudicado e) HojasdelapublicacinenelsistemadeGuatecompras,DiarioOficialyDiario demayorcirculacin f) HojadepublicacinenGuatecompras,dondeindiquealosoferentesaquien fueadjudicadalacompradelbienoservicio. g) Hojatcnicadeespecificaciones,firmadayselladaporeltcnico correspondiente. h) Oficiodejustificacindelacompraoadquisicindeservicios c. DocumentacindesoporteparaLiquidacindeviticosalinterior. a) FormulariodeviticoNombramiento. b) Formulariodeviticoanticipo(enloscasosquesedeanticipo) c) Formulariodeviticoconstancia. d) Formulariodeviticoliquidacin. e) Informedecomisin. f) Facturasdeotrosgastosrelacionadosconlacomisin g) Boletadedepsitooriginal,cuandocorresponda e. EnlaConstanciadeIngresoaAlmacneInventario,enelcasodecomprasdecupones decombustibledebernanotarelcorrelativodeloscuponesadquiridos. f. Para el pago de los Materiales y Suministros considerados como Consumo Inmediato, no es necesario adjuntar la Constancia de Ingreso a Almacn, sino nicamente estampar sello que indique Consumo Inmediato en la parte frontal de la factura. (Vernormativavigente). g. En el caso de remodelaciones o reparaciones de edificios con valor mayor Q15,000.00, deberequerirseelActaderecepcinsuscritaporelquesoliciteltrabajo. h. Debe llevarse un control de los rechazos y cumplimiento de devolucin de documentos,enelcualdebequedarregistradolaincidenciadelosmismos.
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DescripcindeactividadesdelProcedimiento Actividad Responsable Descripcin 1 Dependencia TrasladaexpedientealTcnicodeContabilidad(visa solicitante previa)parasurevisincorrespondiente. 2 Tcnico de Recibeexpedienteyverificalosiguiente: Contabilidad a)Queladocumentacinestecompletayfoliada,segn (VisaPrevia) lanormativavigente. b)Queexistadisponibilidadpresupuestaria c)Quesecumplaconlanormativadecomprasvigente. d)Revisacalidaddelgasto(razonabilidadyuso) e)Revisaquelasfirmasestampadasenlosdocumentos seanlasautorizadas. f)Verificaqueexistaingresoaalmacnyainventariosen loscasosqueseanecesario. g)Verificaquesecumplaconlanormativafiscalvigente. Sicumpletodoslosrequisitoscontinuapaso9 No,elaboraboletaderechazoysiguepaso3 3 Tcnico de Traslada boleta de rechazo, con documentacin de Contabilidad soportealJefedeContabilidadparasurevisin (VisaPrevia) 4 Jefede Recibeyverificaqueprocedeelrechazodelaboleta Contabilidad SISiguepaso5. No. Devuelve la documentacin al tcnico (Visa Previa) paratrmitecorrespondiente 5 Jefede Firmaboletaderechazoytraslada. Contabilidad 6 Tcnico de Recibeboletaderechazofirmadaconladocumentacin Contabilidad (VisaPrevia) 7 Tcnico de Devuelve documentacin con boleta de rechazo a la Contabilidad UnidadSolicitante (VisaPrevia)
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Actividad Responsable Descripcin 8 Tcnico de Firmayestampasellodevisapreviaalosdocumentos siguientes: Contabilidad a)Facturas (VisaPrevia) b)Solicituddepedido c)Ordendecompra(enelcasodepagoporCUR) d)ConstanciadeIngresoaAlmacnyaInventarios e)Certificacindeinventarios(cuandoproceda) 9 Tcnico de Traslada el expediente al Tcnico de Tesorera (fondo rotativo) o al Tcnico de Contabilidad (Analista) para Contabilidad elaboracindelchequeoCURsegncorresponda. (VisaPrevia)
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PROCESODEOPERACIONESDETESORERIA Es el conjunto de actividades encaminadas a la realizacin de las distintas operaciones de tesorera y caja para los pagos por diversos compromisos adquiridos por la Entidad EjecutoradeCONALFA,enlaejecucindesusplanesyprogramasdetrabajoyalcancede susmetas. ObjetivosDelProceso: a. Asegurar la dotacin oportuna de los recursos materiales para proceso de alfabetizacin. b. Cumplir con los compromisos adquiridos para el funcionamiento de las distintas unidadestcnicoadministrativasdeCONALFA. PROCECIMIENTOSOPERATIVOS 5.10.ProcedimientodeConstitucindelFondoRotativoInstitucional Descripcin: Describir los pasos que deben desarrollarse para el adecuado manejo del Fondo Rotativo Institucional, con el fin de orientar y facilitar las actividades que deben cumplir los empleados y/o funcionarios del CONALFA para el logro de los objetivos y programas de trabajo. Normas: 1. Los funcionarios o empleados que sean responsables de la administracin del Fondo Rotativo Institucional, deben tramitar su registro de cuentadancia en la Contralora GeneraldeCuentas,paralocualdebernpresentarlosrequisitossiguientes: a) Nombredelapersona b) Cargoquedesempea c) Direccinytelfonoactualdesuresidencia d) Direccinytelfonoactualdesutrabajo e) Fotocopiadecduladvecindad f) FotocopiadeContratodetrabajoodeserviciostcnicosoprofesionales g) FotocopiadePlizadeFianzadefidelidad h) FotocopiadePlizadeFianzadecumplimiento i) Asignacionespresupuestariasquevaamanejar
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2. Para la constitucin del Fondo Rotativo Institucional debe llenarse la solicitud de AperturadeFondoRotativoInstitucional,alacualdeberadjuntarse: a) Fotocopiadecduladevecindad b) FotocopiaFianzadeFidelidad c) FotocopiaFianzadecumplimiento. DescripcindeactividadesdelProcedimiento Actividad Responsable DescripcindelaActividad 1 JefedeTesorera ElaboraelproyectodeOficiodesolicituddelFondo RotativoInstitucionalylotrasladaalaCoordinacin deUDAF. Recibeeloficioyrevisasiestcorrecto 2 Coordinador S,siguepaso3 UDAF No, devuelve la seccin de tesorera para que lo corrijan 3 Coordinador Firma el Oficio y lo traslada a Secretara Ejecutiva UDAF parasurevisinyautorizacin. 4 SecretaraEjecutiva RecibeelOficioyrevisasiestcorrecto Si,siguepaso5 No, devuelve a la Coordinacin UDAF para su correccin. 5 SecretaraEjecutiva Firmaeloficioencalidaddeaprobacin,yprocedea laelaboracindelaresolucinrespectiva 6 SecretaraEjecutiva Traslada el oficio y resolucin del fondo rotativo a la Coordinacin UDAF para el trmite correspondiente. 7 Coordinador Recibe el oficio y resolucin del fondo rotativo UDAF institucionalAutorizados 8 Coordinador Traslada el oficio y resolucin a Tesorera, para que UDAF contineeltrmite. 9 JefedeTesorera Recibe oficio y resolucin aprobando la apertura del fondorotativoinstitucional. 10 JefedeTesorera Registra en el SICOIN, modulo de tesorera la aperturadelfondorotativoinstitucional 11 JefedeTesorera Debita cuenta matriz y acredita la cuenta del fondo rotativoinstitucional.
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Actividad 12
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JefedeTesorera
DescripcindelaActividad Acredita en cuentas de Coordinaciones Departamentales y de Seccin de Transportes y Mantenimiento, Departamento de Compras y Tesorera(paraviticos)losfondosdecajachica Archiva documentacin que acredita la constitucin del fondo rotativo institucional y enva copia a contabilidad.
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5.11.ProcedimientodeReintegrodeFondosdeCajasChicas Descripcin:SecuenciadepasosparaefectuarelreintegrodelFondosdeCajaChicas,con elfindeorientaryfacilitarlasactividadesquedebecumplirparaellogrodelosobjetivos yprogramasdetrabajo. DescripcindeactividadesdelProcedimiento Actividad Responsable DescripcindelaActividad 1 Contabilidad ElaboraCURparaelpagodecajachicaytrasladaa CoordinadordeUDAF. 2 Coordinador de Recibe, revisa y autoriza el pago en SICOIN y devuelve a UDAF Contabilidad 3 Contabilidad Recibe, registra y traslada a Tesorera el CUR y el expedienteconpapeleradecajachica 4 JefedeTesorera Recibe y coteja el CUR con la integracin contenida en el formularioFR03,yaccesaalSICOINenelmodulotesorera yverificaqueseanlosmismosmontosdepago Sicoincide,operaenelsistemaelpagoarealizarytraslada atcnicoentesorera. No,devuelveaContabilidad 5 Recibe y elabora oficio para acreditacin en cuenta de cajas Tcnicode chicas, trasladandoparafirmaalaspersonasregistradasen Tesorera elBanco. 6 Personas Firmanoficioydevuelvenatesorera registradas 7 JefedeTesorera Recibe y por medio de Internet traslada al Banco el oficio, para que se realice la operacin y solicita al mensajero que trasladaeloficiooriginalconlasfirmasalBanco. 8 JefedeTesorera Verifica en banca virtual el debito de la cuenta matriz a la cuentadelfondorotativoinstitucional. 9 JefedeTesorera Cuando ya se realiz el debito, realiza un oficio al Banco solicitando que de debite de la cuenta del fondo rotativo institucional a las de las cajas chicas a las que se debe acreditar,trasladandoparafirmaalaspersonasregistradas enelBanco. 10 Personas Firmanoficioydevuelvenatesorera registradas
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Actividad Responsable DescripcindelaActividad 11 JefedeTesorera Recibe y por medio de Internet traslada al Banco el oficio, para que se realicen las operaciones y solicita al mensajero quetrasladaeloficiooriginalconlasfirmasalBanco. 12 JefedeTesorera Recibe el oficio con sello de recibido en el Banco y traslada aTcnicoenTesorera 13 Recibe e informa a responsables de cajas chicas del Tcnicoen acreditamiento. Tesorera 14
Tcnicoen Tesorera
TrasladaelexpedienteaContabilidadparasuresguardo.
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5.12.ProcedimientodeLiquidacindeCajaChicayFondoRotativoInstitucional Descripcin:ProcedimientopormediodelcualseefectalaLiquidacindelFondo RotativoInterno,deacuerdoconlaprogramacindeactividadesplanificadasporel MinisteriodeFinanzasPublicasylasestablecidasporCONALFA,paraelcierredelos ejerciciosfiscales. Normas: 1. El expediente a entregarse en el rea de Contabilidad, para la liquidacin del FRI est constituidodelasiguienteforma: a) Solicitudesdepedido b) Ordendecompra c) Facturas d) Ingresosaalmacn e) Documentacindesoportesegnrequerimientodelacompraoservicio. 2. TodaslashojasquecomponenelexpedientedeliquidacindelFondoRotativoInterno debeirdebidamentefoliadas Actividad Responsable DescripcindelaActividad 1 JefedeTesorera Programa la fecha de Liquidacin de Cajas Chicas Con VistoBuenodelCoordinadordeUDAF. 2 Responsable de Ingresa los documentos en el formato de Rendicin Final CajaChica del SICOIN, estableciendo si existe remanente para reintegro. Siexisteremanente,paso3 Noexisteremanente,paso4 3 Responsable de Deposita en cuenta de fondo rotativo institucional el CajaChica remanentenoejecutado(siguepaso4) 4 Responsable de Imprimeyfirmaelformatoderendicinfinal. CajaChica 5 Responsable de Presenta formato de rendicin final y boleta de depsito CajaChica (ensucaso)ydocumentosderespaldoacontabilidad.
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Actividad Responsable 6 Tcnico de Contabilidad (VisaPrevia) 7 Jefe de Contabilidad
Tcnico Contabilidad (Analista)
9 10 11 12
13 14
15
Jefe Contabilidad Coordinador UDAF Jefe de RecibeytrasladaaTesoreraparaqueproceda. Contabilidad JefedeTesorera Recibe, revisa y emite cheque de la cuenta de fondo rotativoafavordelacuentamatrizCONALFA. JefedeTesorera Traslada el expediente con la boleta de deposito a Contabilidad. Tcnico de Registra la boleta de deposito y elabora CUR de reversin paraquetesoreraverifiqueelregistrodeldepsito. Contabilidad (Analista) JefedeTesorera Coteja en el sistema el depsito con el CUR de reversin y registramanualmenteenellibrodecajaelCUR.
DescripcindelaActividad Contabilidad revisa la documentacin verificando que este correcta SiescorrectatrasladaaJefedeContabilidad Nodevuelvearesponsablecajachica Recibe y traslada Tcnico de Contabilidad (Analista) para que realice la integracin de las boletas de deposito de las cajas chicas y prepare un proyecto de oficio en el que se solicita a tesorera que el dinero depositado sea trasladado alacuentamatrizdeCONALFA. en Realiza la integracin de de las boletas de deposito de las cajas chicas y prepara un proyecto de oficio en el que se solicita a tesorera que el dinero depositado sea trasladado a la cuenta matriz de CONALFA, remitindolo a Jefe de Contabilidad. de Recibe, revisa y traslada a Coordinador de UDAF para su firma. de RevisayfirmaelOficioytrasladaaContabilidad
265
LIQUIDACIN DE CAJA CHICA Y FONDO ROTATIVO INSTITUCIONAL

JEFE DE TESORERA
INICIO
RESPONSABLE TCNICO EN JEFE DE TCNICO CON COORDINADOR CAJA CHICA CONTAB (VISA) CONTABILIDAD (ANALISTA) UDAF
1. Programa fecha de liquidacin de cajas chicas
2. Ingresa documentos en formato rendicin final SICOIN
Remanente?
SI 3. Deposita remanente en cuenta FRI
NO
4. Imprime formato rendicin final
5. Presenta formato y documentos en Contabilidad
6. Revisa documentacin
NO
Correcta?
SI
7. Recibe y traslada a Analista
8. Integra boletas y redacta oficio de traslado a cuenta matriz
9. Revisa y traslada a Coordinador UDAF
10. Revisa y firma oficio
12. Recibe, revisa y emite cheque a cuenta matriz
13. Traslada expediente a Contabilidad
14. Registra boleta y emite CUR de reversin
15. Coteja depsito con CUR de reversin y registra
FINAL
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5.13.ProcedimientodePagodeAnticipoparaViticosalInterior Descripcin: Secuencia de pasos orientados a efectuar el trmite de gastos de vitico, derivadosdelcumplimientodecomisionesoficialesquesellevenacaboenelinteriordela Repblica, por parte del personal que presta sus servicios en dependencias de CONALFA quenocuentenconpresupuestopropio. Normas: 1. Es responsabilidad de la Seccin de Tesorera mantener existencias de los formularios paraviticosyentregarlosalosusuarios,siendostos: Nombramientodecomisin ViticoAnticipo ViticoConstancia ViticoLiquidacin 2. EnlosformulariosdeViticoNombramientoyVitico Anticipo,deberconsignarseel Nmero de Identificacin Tributaria NIT de la persona nombrada y la Partida Presupuestariadelgasto. 3. CumplirconelprocedimientodeAutorizacindepagospormediodeFondoRotativo Interno. 4. LapersonanombradadebepresentarsuLiquidacin,dentrodelostres(3)dashbiles siguientesalafechadehabersecumplidolacomisin. 5. El pago del anticipo de vitico se har por el 100% del vitico calculado, de acuerdo a loestablecidoenelAcuerdoGubernativoNo.39798. 6. TodochequequeseemitadebecumplirconlanormativaestablecidaenlaResolucin deconstitucindelFondoRotativoInterno. 7. El personal comisionado debe presentar el formulario VL Vitico Liquidacin dentrodelostres(3)dashbilessiguientesalafechadehabercumplidolacomisin. 8. Para el trmite de anticipos se deben presentar el VA con dos (2) das hbiles de anticipacin.
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DescripcindeactividadesdelProcedimiento Actividad Responsable Descripcin 1 Interesado Llenalosformulariosdeviticonombramientoy anticipoconlosdatosdelapersonanombradapara comisinenelinteriorytrasladalosformulariosde viticonombramientoyviticoanticipoalaAutoridad quenombra. 2 Autoridadque Recibelosformularioviticonombramientoyanticipoy Nombrala verificaqueestncorrectamentellenos Comisin Si,siguepaso3 No,devuelveparasucorreccin Entregaformularioviticonombramiento 3 Autoridadque debidamentefirmadoalInteresado Nombrala Comisin 4 Interesado Recibeytrasladalosformulariosviticode nombramientoyanticipodebidamentellenosalTcnico enTesorera,paraqueeltrmitecorrespondiente. 5 Tcnicoen RecibeformulariosViticoNombramientoyVitico Tesorera Anticipoyverificaqueestnllenadoscorrectamente. (Encargadode Si,siguepaso6 Viticos) No,devuelveparasucorreccin 6 Tcnicoen Elaborareciboyefectapago. Tesorera (Pagador) 7 Interesado Recibepagoyfirmarecibo. 8 Tcnicoen Archivaelexpedienteparasuliquidacinposterior. Tesorera (Pagador)
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5.14.ProcedimientodeLiquidacindeAnticipoparaViticosalInterior Descripcin:Establecerlospasosaseguir,porpartedelpersonalnombradoparallevara cabocomisionesoficialesenelinteriordelaRepblica,encuantoalaliquidacindelos Gastosdeviticos,pagadosanticipadamente. Normas: 1. La persona nombrada debe presentar el formulario Vitico Liquidacin, dentro de los tres(3)dashbilessiguientesalafechadehabersecumplidolacomisin. 2. Noseaprobarlaliquidacindelosgastosdevitico,enlasquefaltencomprobanteso requisitosquesedebancumplir. 3. El formulario Vitico Constancia debe llevar la firma y sello del jefe de la dependencia visitada, o de una autoridad competente de la localidad en donde se efectu la comisin. 4. El expediente de liquidacin a presentarse en la Seccin de Tesorera o ante el Tcnico Financierocorrespondiente,debecontenerlosdocumentossiguientes: FormularioViticonombramiento FormularioViticoanticipo FormularioViticoconstancia FormularioViticoliquidacineInformedecomisin Facturasdeotrosgastosrelacionadosconlacomisinyplanilladegastosconexos Boletadedepsitooriginal,cuandocorresponda 5. Cumplir con los procedimientos establecidos para autorizacin de pago por medio de FondoRotativoInterno. DescripcindeactividadesdelProcedimiento Actividad Responsable Descripcin 1 Interesado ElaboraelInformesobrelacomisinrealizadayobtiene lafirmadelaautoridadquenombrlacomisin,enel formularioViticoconstanciayenelinforme. 2 Interesado Adjuntaloscomprobantes(facturas)yplanillasdeotros gastosconexosrealizadosdurantelacomisin.
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Actividad 3
Responsable Interesado
Tcnicode Tesorera (Pagador) Tcnicoen Tesorera (Pagador) Tcnicoen Tesorera (Pagador) JefedeTesorera
8 9
JefedeTesorera Coordinador UDAF
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Coordinador UDAF Tcnicode Tesorera (Pagador) Tcnicode Tesorera (Pagador)
DescripcindelaActividad Trasladalosformulariosviticodeliquidacin debidamentellenoalTcnicodeTesorera,paraque elaborelaliquidacincorrespondiente. Recibeyverificaquelosdocumentosestncompletosy enorden. Si,siguepaso5 No,devuelveparasucorreccin Verificasiexistesaldoenlaliquidacin Si,siguepaso6 No,siguepaso12 Elaboraelchequeafavordelapersonanombraday trasladaelchequealJefedeTesoreraparafirmasde autorizacin. Recibeyrevisaqueestcorrectoelexpediente, Si,siguepaso8 No,lodevuelveparasucorreccin TrasladaelchequealCoordinadordeUDAF,conel expedientedeliquidacin. Recibeelchequeyrevisaqueestacorrectosegnel expediente Si,Siguepaso10 No,Devuelveparasucorreccin FirmaelchequeydevuelveaTcnicodeTesorerapara efectosdepago. RecibeelchequeyloentregaalInteresado,quienfirma derecibido. Archivaelexpedienteparasuliquidacinenelfondo rotativo.
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5.15.ProcedimientodePagoaProveedoresdeBienesyServicios Descripcin: Establecer la descripcin del proceso de pago a proveedores de bienes y servicios, con el fin de orientar y facilitar las actividades que debe cumplir los empleados y/ofuncionariospblicosparaellogrodelosobjetivosyprogramasdetrabajo. Normas: 1. Elexpedientedesolicituddepagoaproveedoresdebecontenerlossiguientes documentosdesoportedelgasto,debidamentellenados: FacturadelProveedor,(orecibosiesunainstitucindelEstado RecibodeCaja,(siesfacturacambiaria,osienlamismaasserequiere. ValedelFRI,(siseefectualgnanticipo) OrdendeCompra(nicamenteparapagoatravsdeCUR) Solicituddepedido CotizacionesdelBienoservicio(Segnnormativavigente) ConstanciadeIngresoaalmacn. CertificacindelaSeccindeInventarios ConstanciadeRetencinISR,(solosilafacturaindicaretener) OrdendeTrabajodebidamenteautorizada,condetalledematerialesyrepuestos (enelcasodereparacinomantenimientodevehculos,maquinariaoequipoe instalaciones,exceptoenelcasodehabercompradorepuestos). Dictamentcnico Contratoadministrativo 2. CumplirconlosprocedimientosestablecidosenelAcuerdoMinisterialNo.0698 InstitucionalizacindelRgimendeFondosRotativosparalasInstitucionesdelEstado dependientesdelOrganismoEjecutivoysusReformas. 3. Losexpedientesparapago,debenservisadospreviamenteporlaSeccinde ContabilidaddeCONALFA. 4. Lospagosgeneralesordinariosseharnlosdasviernesenelhorariode9:00a17:00 horas. 5. Todo cheque que se emita debe cumplir con la normativa establecida en la Resolucin deconstitucindelFondoRotativoInterno.
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DescripcindeactividadesdelProcedimiento Actividad Responsable Descripcin 1 Tcnicoen RecibedelaSeccindeContabilidadelexpedientede Tesorera SolicituddePagoaProveedores,y/oReembolsospor FRI,previamentevisados. (Pagador) 2 Tcnicoen Elaboraelcheque,previacomprobacindela Tesorera disponibilidadenlacuentabancariadelfondorotativoy (Pagador) trasladaelchequeconladocumentacinderespaldo,al JefedeTesoreraparasurevisinyautorizacin. 3 JefedeTesorera Recibeelexpedienteyverificaqueestcorrectala documentacin. Si,siguepaso4 No,devuelvealTcnicoenTesoreraparasucorreccin oanulacinsegncorresponda. 4 JefedeTesorera Firmaelchequeytrasladaelchequeconla documentacinderespaldoalCoordinadordeUDAF revisinyfirma. 5 Coordinador Recibeelchequeyladocumentacinyverificaqueest UDAF correcta. S,siguepaso6 No,devuelveadeTesoreraparasucorreccin. 6 Coordinador Trasladachequeydocumentacinderespaldoa UDAF Tesoreraparaefectosdepago. 7 Tcnicoen EntregaelchequealProveedor,enelday Tesorera horarioautorizadoparaelefecto,solicitandoel (Pagador) sellodecancelaciny/orecibodecajacorrespondiente, identificacinyfirmacomoconstanciaderecepcin. 8 Tcnicoen Archivaelexpedienteparasuliquidacinenelfondo Tesorera rotativocorrespondiente. (Pagador)
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5.16.ProcedimientodePagoaProveedoresdeServiciosdeMantenimientoaVehculos porFondoRotativoInterno Descripcin: Establecer la descripcin del proceso del pago a proveedores de servicios de reparacin y mantenimiento de vehculos, con el fin de orientar y facilitar las actividades quedebecumplirparaellogrodelosobjetivosyprogramasdetrabajo. Normas: 1. Elexpedientedesolicituddepagoaproveedoresdebecontenerlossiguientes documentosdesoportedelgasto,debidamentellenados: FacturadelProveedor,(orecibosiesunainstitucindelEstado RecibodeCaja,(siesfacturacambiaria,osienlamismaasserequiere. ValedelFRI,(siseefectualgnanticipo) OrdendeCompra(nicamenteparapagoatravsdeCUR) Solicituddepedido CotizacionesdelBienoservicio(Segnnormativavigente) ConstanciadeIngresoaalmacn. CertificacindelaSeccindeInventarios ConstanciadeRetencinISR,(solosilafacturaindicaretener) OrdendeTrabajodebidamenteautorizada,condetalledematerialesyrepuestos (enelcasodereparacinomantenimientodevehculos,maquinariaoequipoe instalaciones,exceptoenelcasodehabercompradorepuestos). Dictamentcnico Contratoadministrativo 2. CumplirconlosprocedimientosestablecidosenelAcuerdoMinisterialNo.0698 InstitucionalizacindelRgimendeFondosRotativosparalasInstitucionesdelEstado dependientesdelOrganismoEjecutivoysusReformas. 3. Losexpedientesparapago,debenservisadospreviamenteporlaSeccinde ContabilidaddeCONALFA. 4. Lospagosgeneralesordinariosseharnlosdasviernesenelhorariode9:00a17:00 horas. 5. TodochequequeseemitadebecumplirconlanormativaestablecidaenlaResolucin deconstitucindelFondoRotativoInterno.
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DescripcindeactividadesdelProcedimiento Actividad Responsable Descripcin 1 Tcnicoen RecibedelaSeccindeContabilidadelexpedientede Tesorera SolicituddePagoaProveedorespreviamentevisado. (Pagador) 2 Tcnicoen Elaboraelcheque,previacomprobacindela Tesorera disponibilidadenlacuentabancariadelfondorotativoy (Pagador) trasladaelchequeconladocumentacinderespaldo,al JefedeTesoreraparasurevisinyautorizacin. 3 JefedeTesorera Recibeelexpedienteyverificaqueestcorrectala documentacin. Si,siguepaso4 No,devuelvealTcnicoenTesoreraparasucorreccin oanulacinsegncorresponda. 4 JefedeTesorera Firmaelchequeytrasladaelchequeconla documentacinderespaldoalCoordinadordeUDAF revisinyfirma. 5 Coordinador Recibeelchequeyladocumentacinyverificaqueest UDAF correcta. S,siguepaso6 No,devuelveadeTesoreraparasucorreccin. 6 Coordinador Trasladachequeydocumentacinderespaldoa UDAF Tesoreraparaefectosdepago. 7 Tcnicoen EntregaelchequealProveedor,eneldayhorario Tesorera autorizadoparaelefecto,solicitandoelsellode (Pagador) cancelaciny/orecibodecajacorrespondiente, identificacinyfirmacomoconstanciaderecepcin. 8 Tcnicoen Archivaelexpedienteparasuliquidacinenelfondo Tesorera rotativocorrespondiente. (Pagador)
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5.17.ProcedimientodePagodeServiciosTcnicosyProfesionales Descripcin: Establecer los pasos a seguir, en el proceso de pago por servicios tcnicos profesionales contratados, con el fin de orientar y facilitar las tareas que debe cumplir el funcionariooempleadoencargadodeestafuncin. Normas: 1. Losrequisitoslegalesdefacturacinconlosquedebecumplirelcontratadosonlos siguientes: DebeestarregistradoenlaSAT,comopersonaindividual. Lafacturadebeseroriginaldeimprentaycumplirconlosrequisitosdelasleyes fiscalesrespectivas. LasfacturasdebenestarautorizadasconlarespectivaResolucindelaSAT. Elmembreteoencabezadodelafacturadebeindicarprincipalmenteelnombredel contratado,sudomicilio,elnmerodetelfonoydemsrequisitosqueindicael reglamentodelaLeydelIVA. LosdatosquedebecontenerlafacturaquesepresenteenlaUnidadde AdministracinFinancieraporpartedelcontratadosonlossiguientes: EmitiranombreCONALFAincluyendoNITdelaInstitucinydireccinexacta.. Lafechadelafacturadebeserelltimodadelmesquesefactura. 2. Enelcuerpodelafacturadebedetallarse: Eltipodeservicioprestado(TcnicooProfesional) Nmerodecontratoadministrativo Perodoexactoquesefactura Valortotaldeloshonorarios,IVAincluidoennmeros Valortotaldeloshonorarios,IVAincluidoenletras Indicarrgimentributarioalquecorresponde(sujetoaretencin,SujetoaPagos Trimestrales,Pequeocontribuyente). Firmadelcontratado FirmaysellodeautorizacindelJefeinmediatosuperiordelcontratado,enel reversodelafactura. Sielcontratadoesprofesionaluniversitario,debeadherirlostimbresrespectivos,si deconformidadconlaleydelamateriaestossecubrenenlafactura,loscuales debeinutilizarconsusellodeprofesional,consufirma,nombre,etc. 3. Elexpedientedeacreditamientoestconstituidoporlossiguientesdocumentos: Listadoimpresodelosacreditamientos. Diskette,quecontieneellistadodelosacreditamientos. Originaldelanmina
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Listadodecontratadosquequedapendientedeacreditamiento. Integracindelsaldodelanmina Oficiodirigidoalbanco,solicitandoelacreditamientodelascuentasdelcontratado yelDbitodelaCuentadelanmina.IndicandoelNo.deCUR,Fuentede financiamiento,renglnpresupuestarioymontoaacreditar.
4. Laresponsabilidaddevelarporelcorrectoacreditamientodelanmina,esdela SeccindeTesorera. 5. Antesdeprocederalacancelacinporesterenglnsedeberpresentaruninforme pormenorizadodelasactividadesdesarrolladas. 6. AlBancodebeenviarsefsicamentelasiguientedocumentacin: Oficiodesolicituddeacreditamiento Listadoimpresodeacreditamientos Disketteconellistadodeacreditamiento 7. MensualmenteelEncargadodepagodenmina,debeelaborarlaintegracindelsaldo de las nminas detallando, el nombre del contratado, el monto que le corresponde y razn del saldo. Dicha integracin deber adjuntarse a la Caja Fiscal de cada mes y enviar una copia a la Coordinacin de la Unidad de Apoyo Administrativo y a la SeccindePersonal. DescripcindeactividadesdelProcedimiento Actividad Responsable Descripcin 1 Tcnicoen Recibelafacturay,enpresenciadelcontratado, Tesorera revisaquelamismacumplacontodoslosrequisitos (Pagador) legalesyadministrativosaplicables. 2 Tcnicoen Ordenalasfacturascorrelativamente,segnla Tesorera numeracindelanmina. (Pagador) 3 Tcnicoen VerificaenlapginadeInternetdelaSATsilafactura Tesorera estdebidamenteautorizada. (Pagador) 4 Tcnicoen VerificaenelSICOIN,eltrasladodelosfondos Tesorera (Pagador)
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Actividad 5
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Responsable Tcnicoen Tesorera (Pagador) Coordinador UDAF Tcnicoen Tesorera (Pagador) Tcnicoen Tesorera (Pagador) Tcnicoen Tesorera (Pagador) Tcnicoen Tesorera (Pagador) Tcnicoen Tesorera (Pagador) JefedeTesorera
DescripcindelaActividad TrasladaaCoordinadordeUDAF. RecibeeimprimeelCURquecorrespondealanmina, paraelrespaldodelacreditamiento. OrdenaladocumentacindelaSeccindePersonal.
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JefedeTesorera
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Coordinacin UDAF
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Coordinacin UDAF JefedeTesorera JefedeTesorera
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IngresaalSistemadeRecepcindeFacturas, losdatosdelasfacturasquefueronrecibidas paradeterminareltotaldecontratosaacreditar TrasladadelProgramadeFacturasaunaHoja ElectrnicadeExcel,ellistadodecontratosqueselevaa acreditarhonorarios. Imprimeellistadodeacreditamientos,firmay sella Elaboraoficioalbancosolicitandoelacreditamientoy trasladaelexpedientedeacreditamientoal JefedelaTesoreraparasuaprobacin. Recibeelexpedientedeacreditamientoyverificasiest correcto Si:siguepaso13 No:devuelvealTcnicoenTesoreraparacorrecciones. Autorizaelexpediente,consufirmayselloenlos documentosytrasladaalaCoordinacindeUDAF,para surevisinyautorizacin Recibeelexpedientedeacreditamientoyverificasiest correcto. S,siguepaso15 No,devuelveaTesoreraparasucorreccin. Asignalaclavedeseguridadbancaria,firmaysellael oficioylosdemsdocumentoscorrespondientesy trasladadocumentacinaTesorera. Recibenminaydocumentacinadjunta. Envaalbancoporcorreoelectrnicoellistado generado,deltotaldepersonalalcualdeber efectuarseelacreditamiento
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Actividad 18
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Tcnicoen Tesorera (Pagador)
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Tcnicoen Tesorera (Pagador) Tcnicoen Tesorera (Pagador) Tcnicoen Tesorera (Pagador)
DescripcindelaActividad Enva,fsicamenteeloficiodesolicitudde acreditamientoconladocumentacinde respaldo RecibedelBanco,lanotadeDbitoporel acreditamientodehonorarios,lacualregistraen ellibroauxiliardebancos,autorizadoporla ContraloraGeneraldeCuentas. Elaboralistadodepersonalquequed pendientedeentregarfacturaeinforme Elaboraacreditamientosposteriores necesarios,hastaacreditarlatotalidaddela nominadecontrataciones Archivadocumentacin.
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PROCESODEINVENTARIOS Consiste en el conjunto de actividades encaminadas al registro y control de los bienes de CONALFA,necesariosparalaejecucindesusplanesyprogramasdetrabajoyalcancede susmetas. ObjetivosdelProceso: a. ContarconmecanismosdecontroldelosbienespatrimoniodeCONALFA. b. Cumplir con el marco jurdico que rige la administracin y control de los bienes en el sectorpblico ProcedimientosOperativos 5.18.ProcedimientodeDescargodeBienesenTarjetasdeResponsabilidad Descripcin: Procedimiento mediante el cual se descargan los bienes de las tarjetas de responsabilidadpordiversassolicitudes. Normas: a. AcuerdoGubernativoNmero21794 b. CircularNmero357 c. Cuandofinalizalarelacinlaboraldebenotificarseastaseccinaefectodeverificary asignar los bienes a otra persona o en caso contrario se recogern y quedaran bajo el resguardodelaseccindeinventarios. d. Losdescargosdebienesporcualquiercircunstanciadebensolicitarseporescritoconel vistobuenodelCoordinadordelaUnidad. e. Las solicitudes de descargo de bienes en mal estado deben de ampararse con un dictamentcnicodedondecorresponda. DescripcindeactividadesdelProcedimiento Actividad Responsable Descripcin 1 Interesado Remitesolicitud,dedescargodelbienpormediodeoficio, dirigidoalaUDAF. 2 Secretariadela RecibesolicituddedescargoylatrasladaalCoordinador UDAF delaUnidad.
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Actividad Responsable Descripcin 3 Coordinadordela Recibesolicitud,analizayautorizaeldescargodelbienylo UDAF devuelveasusecretaria. 4 Secretariadela RecibesolicitudylatrasladaalaSeccindeInventarios. UDAF 5 Tcnicode Recibelasolicitudylatrasladaalencargadodelaseccin Inventarios 6 JefedeInventarios Recibesolicitudparasuconocimientoytrasladaal Asistenteparaqueopereeldescargo. 7 Tcnicode Procede a realizar las operaciones de descargo en la tarjeta Inventarios de responsabilidad tomando como base el documento recibido,seguidamenteverificaelestadofsicodelbienylo asigna a otras personas con instrucciones del Coordinador de Unidad o de lo contrario se recoge dicho bien para ser almacenado en la bodega de Inventarios. Obtiene firma en la tarjeta de responsabilidad de la persona responsable del bien y procede al archivo del documento de solicitud y tarjetaderesponsabilidad.
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5.19.ProcedimientodeInventariodeDonacindeActivosFijos Descripcin: Es el procedimiento mediante el cual se registran en el inventario las donacin bienes a beneficio del proceso de alfabetizacin, que son otorgadas por las organizacionesgubernamentalesynogubernamentales. Normas: a. AcuerdoGubernativoNmero21794. b. CircularNmero357. c. Al momento de recibir una donacin debe de suscribirse acta de entrega y acta de recepcin con las caractersticas y valores, as como el nombre de la Organizacin o empresa donante y adjuntar facturas si se tuviesen, en caso contrario estimar valores enambasactas. d. Los expedientes relacionados a donaciones deben remitirse a la autoridad mxima de lainstitucinparaqueseaautorizadoelingresorespectivo. DescripcindeactividadesdelProcedimiento Actividad Responsable Descripcin 1 Entidado Entrega bienes por medio de acta de donacin en beneficio Institucin delprocesodealfabetizacin. donante 2 Coordinacin Recibe los bienes en calidad de donacin para lo cual se Departamental, suscribe acta de recepcin y enva expediente a Secretaria Municipalo Ejecutiva mediante oficio para que autorice el ingreso al Unidadquerecibe Inventario. 3 Secretariade Recibe expediente de donacin y lo traslada a Secretaria Secretara Ejecutiva. Ejecutiva 4 Secretaria Recibe el expediente de donacin, lo revisa, lo analiza y Ejecutiva autoriza el Ingreso, posteriormente lo devuelve a su secretaria, para el traslado respectivo del expediente a la UDAFparasuconocimiento. 5 Secretariade Recibe el expediente, y lo traslada a la UDAF para su Secretara conocimiento. Ejecutiva
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Actividad Responsable 6 Secretariade UDAF 7
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Descripcin Recibe el expediente de donacin y lo traslada al CoordinadordelaUnidad. Coordinadordela Recibe el expediente, lo revisa analiza y lo devuelve a la UDAF secretaria. Secretariade Recibe el expediente y lo traslada a la Seccin de UDAF Inventariosparalosefectosconsiguientes. Tcnicode RecibeelexpedientedelaUDAFylotrasladaalencargado Inventarios delaseccin. JefedeInventarios Recibe expediente relacionado con la donacin autorizado por Secretaria Ejecutiva, lo revisa, analiza y lo remite el a la seccin de almacn para la elaboracin de la constancia deingresoabodegay/oinventarios. Secretariadela Recibe el expediente y lo traslada al encargado de la Seccinde Seccin. Almacn JefedeAlmacn Recibe el expediente para su anlisis y conocimiento, posteriormentelotrasladaalasistente. Tcnicoen Recibe el expediente, lo revisa, analiza y procede a realizar Almacn el ingreso a bodega y/o inventario, lo devuelve al EncargadodelaSeccin,pararevisin,firmaysello. JefedeAlmacn Recibe el expediente con el ingreso a bodega y/o inventarios, lo revisa, lo firma, lo sella y lo traslada a la Unidad de Apoyo Administrativo para firma del Coordinador. Secretariadela Recibe el expediente y lo traslada al Coordinador de la UnidaddeApoyo Unidadparafirmaysellorespectivo. Administrativo. Coordinadordela Recibe el expediente con el ingreso a bodega y/o almacn, UnidaddeApoyo lo revisa, firma y sella, posteriormente lo devuelve a su Administrativo secretaria.
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Actividad Responsable 17 Secretariadela UnidaddeApoyo Administrativo 18 Secretariadela Seccinde Almacn 19
Descripcin Recibe el expediente con el ingreso a bodega y/o inventariosylodevuelvelaSeccindeAlmacn.
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Recibe expediente con ingreso a bodega y/o inventarios firmado por el Coordinador de la Unidad de Apoyo AdministrativoylotrasladaalaSeccindeInventarios. Tcnicode Recibe expediente con ingreso a bodega y/o inventarios, y Inventarios lotrasladaalEncargadodelaSeccin. JefedeInventarios Recibe expediente con ingreso a bodega y/o inventarios, lo revisa, lo firma, sella y lo traslada al Asistente de la Seccin. Tcnicode Recibe el expediente con la respectiva constancia de Inventarios ingreso a bodega y/o inventarios para el ingreso al libro de inventarios de la Institucin, reproduce el expediente, devuelve el original a la Seccin de Almacn y las fotocopiasalencargadodelaSeccindeInventarios. JefedeInventarios Informa a la Direccin de Contabilidad del Estado del Ministerio de Finanzas Publicas de la donacin recibida de conformidad con el articulo 34 del acuerdo gubernativo numero24098. Tcnicode Recibe requisicin debidamente firmada por el Inventarios Coordinador responsable de los bienes y se procede a codificar los bienes y asignarlos en tarjetas de responsabilidad.
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5.20.ProcedimientodebajadeActivosenmalestado Descripcin: Es el procedimiento mediante el cual se rebajan del inventario los activos en malestado,depurandoconelloellibrodeinventarios. Normas: a. AcuerdoGubernativoNmero21794. b. CircularNmero357. c. En las Coordinaciones Departamentales el encargado de bodega debe habilitar una tarjeta de responsabilidad con las descripciones y caractersticas de los bienes en mal estado. d. En la seccin de inventarios se debe llevar un control con las descripciones y caractersticasdelosbienesdevueltosporotrasunidades. DescripcindeactividadesdelProcedimiento Actividad Responsable Descripcin 1 JefedeInventarios Realiza oficio con visto bueno del Coordinador de la UDAF, solicitando a las Coordinaciones Departamentales, que enven listado y activos en mal estado para solicitar a Contralora General de Cuentas y Direccin de Bienes del Estado,labajarespectiva. 2 Unidadeso Por medio de oficio dirigido a UDAF envan listado de Coordinaciones Bienesenmalestado,solicitandolabajarespectiva. Departamentales Interesadas 3 Secretariade Recibe oficios de las Coordinaciones Departamentales y UDAF trasladaalCoordinadordelaUnidad. 4 Coordinador Recibe expediente de solicitud de baja, lo revisa, analiza, UDAF autorizaytrasladaalasecretaria. 5 Secretariade Recibe expediente de solicitud de baja y lo traslada a la UDAF SeccindeInventarios.
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Actividad Responsable 6 Tcnicode Inventarios
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Secretariade Secretara Ejecutiva Secretaria Ejecutiva Secretariade Secretara Ejecutiva Secretariade UDAF Coordinador UDAF Secretariade UDAF Tcnicode Inventarios
Descripcin Recibenellistadoylosbienesenmalestadodelasdistintas Coordinaciones Departamentales y Unidades Centrales, seleccionando los de componente ferroso y los de componentes destructibles e incinerables, elabora listado segn su componente y lo traslada a Secretaria Ejecutiva Solicitndoleautorizacinparatramitedebaja. Recibe oficio con listado de bienesen malestado y traslada aSecretariaejecutiva. Recibe, revisa, analiza y autoriza la solicitud de trmite de bajaylodevuelvealasecretaria. RecibeoficioylotrasladaalaUDAF.
Recibe oficio y lo traslada al Coordinador de la Unidad, parasuconocimiento. Recibe solicitud de trmite de baja autorizado por la SecretariaEjecutivaylodevuelvealasecretaria. RecibeoficioylotrasladaalaSeccindeInventarios
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Recibe la autorizacin por parte de la mxima autoridad lo solicitado, Elabora certificacin de activos, Suscribe acta conteniendo en ella folio, caractersticas y valores de los bienes para destruccin y traslada al Encargado de la SeccindeInventarios. JefedeInventarios Recibe expediente, elabora certificacin del acta suscrita y realiza los oficios dirigidos a la Contralora General de Cuentas y al Departamento de de Adquisiciones de Bienes del Estado del Ministerio de Finanzas Publicas, solicitando la baja. Posteriormente, conjuntamente con los delegados de la Contralora General de Cuentas, de la Direccin de Bienes del Estado y Licitaciones y un representante de la Unidad de Auditoria Interna de Conalfa, se procede a la verificacin fsica de los bienes y a su respectivo traslado a CORECHA, los bienes de componente ferroso, o a la destruccin respectiva de los bienes de componente incinerableyaltrasladohaciaalgnbasureroobarranco.
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Descripcin RecibeporpartedelaContraloraGeneraldeCuentas,ode la Direccin de Bienes del Estado, del Ministerio de Finanzas Pblicas, la resolucin respectiva para proceder a darbajaenellibrodeinventariosdelCONALFA.
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5.21. Procedimiento de destruccin de Bienes Fungibles en las Coordinaciones Departamentales Descripcin: Es el procedimiento mediante el cual se realiza la destruccin de bienes fungiblesenmalestadoenlasCoordinacionesDepartamentalesdeAlfabetizacin. Normas: a. CircularNmero357. b. El Coordinador Departamental debe elaborar un listado con los nombres y caractersticas de los bienes fungibles en mal estado y que requiere sean destruidos y solicitarporescritosudestruccinalaSecretariaEjecutivadeCONALFA. 4.3.4.3.DescripcindeactividadesdelProcedimiento Actividad Responsable DescripcindelaActividad 1 Coordinacin Remite por escrito a Secretara Ejecutiva solicitud para la Departamental destruccindebienesfungiblesenmalestado. 2 Secretaria Autoriza lo solicitado y traslada el expediente a la UDAF Ejecutiva parasuconocimiento. 3 Secretariadela Recibe solicitud autorizada por secretaria Ejecutiva y la UDAF trasladaalCoordinadorparasuconocimiento. 4 Coordinadordela Recibe, revisa, analiza y devuelve a la Secretaria de la UDAF Coordinacin. 5 Secretariadela Recibe y traslada la solicitud a la Seccin de Inventarios UDAF paralosefectoscorrespondientes. 6 Tcnicode Recibe la solicitud relacionada con la destruccin de bienes Inventarios fungibles en mal estado con la previa autorizacin de Secretara Ejecutiva y traslada al encargado de la Seccin deInventarios. 7 JefedeInventarios Recibe, revisa y realiza la programacin para la comisin oficial, solicitando al mismo tiempo a la Unidad de Apoyo Administrativo un vehculo para trasladarse a la Coordinacin solicitante de la destruccin de bienes fungibles.
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Actividad Responsable 8 Secretariadel Coordinadorde laUnidadde Apoyo Administrativo 9 Coordinadordela UnidaddeApoyo Administrativo 10 Secretariadel Coordinadorde laUnidadde Apoyo Administrativo 11 Secretariadela Seccinde Transportesy Mantenimiento 12 JefedelaSeccin deTransportesy Mantenimiento 13 Tcnicode Inventarios
Descripcin Recibeoficiodondesesolicitaunvehculoparalacomisin oficialylotrasladaalCoordinadordelaUnidad.
Recibeyanalizalasolicituddevehculo,yladevuelveala secretariaconlasdebidasindicaciones. Recibe solicitud de Vehculo y la traslada a la Seccin de TransportesyMantenimiento.
Recibe solicitud de vehculo y la traslada al Encargado de laSeccindeTransportesyMantenimiento.
Recibe, analiza, autoriza y asigna un vehculo para realizar laComisinoficialeinformaalaSeccindeInventarios.
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Reciben la autorizacin del vehculo y posteriormente proceden a realizar la comisin para la verificacin fsica y destruccin de los bienes fungibles en mal estado de la Coordinacin Departamental solicitante, contando con la presencia de un delegado de la Unidad de Auditoria Interna, seguidamente se suscribe acta para dejar constancia de lo actuado con los datos y caractersticas de los bienes que fueron destruidos y finalmentepresentanal Encargado de la Seccin de Inventarios la informacin obtenida despus de realizar la destruccin de los bienes fungiblesenmalestadodelaCoordinacinsolicitante. JefedeInventarios Informa al Coordinador Departamental que la actividad realizada cumple con los requisitos establecidos y solicita a la Autoridad Mxima de la Institucin el descargo de los bienes fungibles que fueron destruidos en los registros correspondientes.
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Actividad Responsable 15 Secretariade Secretara Ejecutiva 16 Secretaria Ejecutiva
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Secretariade Secretara Ejecutiva Secretariadela UDAF
Descripcin Recibe solicitud y la traslada a la Secretaria Ejecutiva para suautorizacin. Recibe solicitud y autoriza rebajar de los registros correspondientes, los bienes fungibles destruidos y devuelveasusecretaria. Recibe solicitud autorizada por la Secretaria Ejecutiva y trasladaalaUDAF.
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Recibe solicitud autorizada por la Secretaria Ejecutiva y trasladaalCoordinadordelaUnidad. Coordinadordela Recibe solicitud autorizada por la Secretaria Ejecutiva para UDAF suconocimientoydevuelveasusecretaria. Secretariadela Recibe solicitud autorizada por la Secretaria Ejecutiva y la UDAF trasladaalaSeccindeInventarios. Tcnicode Recibe Autorizacin de Secretaria Ejecutiva y lo traslada al Inventarios Encargado de la Seccin de Inventarios, para su conocimiento. JefedeInventarios Recibe, revisa y autoriza la rebaja en el libro de inventarios deBienesFungibles,trasladndoloalAsistente. Tcnicode Recibe autorizacin para el descargo de bienes fungibles y Inventarios se procede a realizar la depuracin del libro de fungibles destinadoparaelefecto.
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5.22.Procedimientodebajadebienesporrobooextravo Descripcin:Eselprocedimientomedianteelcualserebajandelinventariolosactivosque hansidorobadosoextraviados,depurandoconelloellibrodeinventarios. Normas: a. AcuerdoGubernativoNmero21794. b. CircularNmero357. c. Informe dirigido a Secretara Ejecutiva, solicitando la baja del bien robado o extraviado, adjuntando certificacin de acta, tarjeta de responsabilidad debidamente certificada,denunciaantelaPolicaNacionalyelMinisterioPublico. d. La denuncia ante la Polica Nacional y el Ministerio Publico debe hacerse inmediatamente. DescripcindeactividadesdelProcedimiento Actividad Responsable Descripcin 1 Interesado PresentadenunciadelroboantelaPolicaNacionaly/oel MinisterioPublicoysuscribeactadelosucedido. 2 Coordinacin RemiteaSecretaraEjecutivaexpedientesolicitandolabaja Departamentalo delbienolosbienesrobados. Unidad. 3 Secretariadela RecibeexpedienteylotrasladaaSecretariaEjecutiva. Secretara Ejecutiva 4 Secretara AutorizalaSolicituddebajaydevuelvealasecretaria. Ejecutiva 5 Secretariadela Recibeexpedienteautorizandoeltrmitedebajaytraslada Secretara expedientealaUDAFparasuconocimiento. Ejecutiva 6 Secretariadela RecibeexpedienteautorizadoylotrasladaalCoordinador UDAF delaUnidad. 7 Coordinadordela Recibeexpediente,lorevisaytrasladaalasecretaria. UDAF
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Actividad Responsable 8 Secretariadela UDAF 9 Tcnicode Inventarios
Descripcin RecibeexpedienteylotrasladaalaSeccindeInventarios.
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Recibe expediente relacionado con el robo o extravi de algn bien, autorizado por Secretaria Ejecutiva para el inicio del trmite de baja y lo traslada a encargado de SeccindeInventarios. JefedeInventarios Analiza expediente, adjuntando certificacin de activos, denuncias respectivas y acta, posteriormente realiza y enva oficio de solicitud de baja firmado por la mxima autoridad de la institucin a la Contralora General de Cuentas. Tcnicode Recibe resolucin de la Contralora General de Cuentas, Inventarios remitida por Secretaria Ejecutiva con relacin a la baja de algn bien y procede a la baja en el libro de inventarios de laInstitucin.
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5.23.Procedimientodesolicitudyasignacindebienesenexistencia Descripcin:Eselprocedimientomedianteelcualsesolicitanyasignanbienesquehayen existencia dentro del inventario de activos, a la unidades de las oficinas centrales de CONALFAoalasCoordinacionesDepartamentales. Normas: a. AcuerdoGubernativoNmero21794. b. Solicitar por escrito al Coordinador Unidad Financiera, autorice la entrega de los bienesquesenecesitan. DescripcindeactividadesdelProcedimiento Actividad Responsable Descripcin 1 Interesado EnvasolicitudporescritoalaUDAF. 2 Secretariadela Recibe solicitud y la traslada al Coordinador de la Unidad UDAF parasuconocimiento. 3 Coordinadorde Recibe, revisa, analiza, autoriza y la devuelve a la laUDAF secretaria. 4 Secretariadela RecibesolicitudylatrasladaalaSeccindeInventarios. UDAF 5 Tcnicode Recibe solicitud de mobiliario y/o equipo y lo traslada al Inventarios encargadoparasuaprobacin. 6 JefedeInventarios Aprueba y autoriza la elaboracin de una transferencia de activos, firmndola y sellndola respectivamente y la trasladaaSecretaraEjecutivaparasuvistobueno. 7 Secretariade Recibe transferencia de activos y la traslada para visto Secretara buenodeSecretariaEjecutiva. Ejecutiva 8 Secretaria Recibe, analiza y autoriza firmando como visto bueno y lo Ejecutiva devuelvealasecretaria. 9 Secretariade Recibetrasferenciadeactivosfirmadayselladaytrasladaa Secretara laSeccindeinventarios. Ejecutiva
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Descripcin Recibe transferencia con visto bueno de secretaria ejecutiva, y entrega el mobiliario y/o equipo, a la persona interesada,quienfirmadeconformidad.
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ASIGNACIN DE BIENES EN EXISTENCIA

INTERESADO COORDINACIN UDAF SECCIN DE INVENTARIOS SECRETARA EJECUTIVA
INICIO
1. Enva solicitud de asignacin de bien
2. Secretaria recibe oficios
3. Coordinador analiza y autoriza
4. Secretaria traslada a Inventarios
5. Tcnico recibe solicitud de mobiliario y equipo
6. Jefe autoriza y firma transferencia de activos
7. Secretaria recibe expediente
8. Secretaria Ejecutiva autoriza solicitud
10. Tcnico recibe transferencia y entrega mobiliario y equipo
9. Secretaria traslada expediente a Inventarios
FINAL
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5.24.ProcedimientodeinventarioenOficinasCentrales. Descripcin: Es el procedimiento mediante el cual se realiza la revisin fsica de los activos y bienes fungibles del inventario, en la unidades de las oficinas centrales de CONALFA. Normas: a. AcuerdoGubernativo21794. b. CircularNmero357. c. Velar por el buen uso y resguardo de los bienes asignados en las tarjetas de responsabilidad. d. Manteneractualizadaslastarjetasderesponsabilidad. e. Tener como base un registro actualizado de bienes asignados a la Unidad en la que se realizaraelinventario. f. Las unidades centrales deben prestar la colaboracin necesaria para la realizacin del inventario. DescripcindeactividadesdelProcedimiento Actividad Responsable Descripcin 1 Tcnicode Con base a los registros descritos en los libros de Inventarios inventarios y a una base de datos, actualiza la informacin y caractersticas de los bienes asignados al rea en la que serealizaraelinventariofsico. 2 Jefedeinventarios Elabora oficio en el cual informa a la Unidad Central, en quefechaseestarrealizandoelconteofsicodelosbienes, para que se preparen y tengan todos sus bienes ubicados y controlados. 3 Tcnicode Procede a realizar el inventario fsico y codificacin de los Inventarios bienes tomando como base las tarjetas de responsabilidad de las personas que laboran en el rea a inventariar. Luego corrobora la informacin contenida en las tarjetas de responsabilidad contra el inventario documental de la seccin de inventarios. Posteriormente proceden a realizar nuevas tarjetas de responsabilidad por actualizacin de inventario, obtienen las firmas en las tarjetas de responsabilidad de las personas responsables y presentan al encargado de la Seccin de Inventarios el resultado del inventariofsico.
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Actividad Responsable Descripcin 4 Jefedeinventarios Recibe la informacin final del Inventario e informa al Coordinador de la Unidad Central donde se realiz el inventario fsico, del resultado de la actividad realizada adjuntando fotocopia de las tarjetas de responsabilidad de las personas que integran la unidad. Al mismo tiempo en caso de detectar faltante de algn bien, se preceder conforme a lo establecido en el procedimiento de Baja de bienesporrobooextravo.
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5.25.ProcedimientodeinventarioenCoordinacionesDepartamentales. Descripcin: Es el procedimiento mediante el cual se realiza la revisin fsica de los activos y bienes fungibles del inventario, en la unidades de las Coordinaciones DepartamentalesdeAlfabetizacin. Normas: a. AcuerdoGubernativo21794. b. CircularNmero357. c. Velar por el buen uso y resguardo de los bienes asignados en las tarjetas de responsabilidad. d. Manteneractualizadaslastarjetasderesponsabilidad. e. Tener como base un registro actualizado de bienes asignados a Coordinacin Departamental. f. Las Coordinaciones Departamentales deben prestar toda la colaboracin necesaria paralarealizacindelinventario. g. Asignacin de un vehculo por parte de la Unidad de Apoyo Administrativo, para trasladarse a las diferentes Coordinaciones Departamentales y Municipales de Alfabetizacin. DescripcindeactividadesdelProcedimiento Actividad Responsable Descripcin 1 Tcnicode Con base a los registros descritos en los libros de Inventarios inventarios y a una base de datos, actualiza la informacin y caractersticas de los bienes asignados al rea en la que serealizarelinventariofsico. 2 JefedeInventarios Elabora oficio en el cual se informa a la Coordinacin Departamental en que fecha se estar realizando el conteo fsicodelosbienesparaquesepreparenytengantodossus bienes ubicados y controlados. Al mismo tiempo elabora oficio dirigido a la Unidad de Apoyo Administrativo, solicitando un vehculo, para el traslado a la Coordinacin DepartamentaldondeserealizarelInventariofsico. 3 Secretariadela Recibe solicitud de vehculo y la traslada al Coordinador UnidaddeApoyo delaUnidad. Administrativo
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Actividad Responsable 4 Coordinadordela UnidaddeApoyo Administrativo 5 Secretariadela UnidaddeApoyo Administrativo 6 Secretariadela Seccinde Transportesy Mantenimiento 7 Jefede Transportesy Mantenimiento 8 Tcnicode Inventarios
Descripcin Recibe oficio de solicitud de vehculo, lo revisa, analiza y autoriza,devolvindolonuevamentealasecretaria. Recibe oficio de solicitud de vehculo y lo traslada a la SeccindeTransportesyMantenimiento.
RecibesolicituddevehculoautorizadaporelCoordinador de la Unidad de Apoyo Administrativo y traslada al encargadodelaSeccindeTransportesyMantenimiento.
RecibesolicituddevehculoautorizadaporelCoordinador de la Unidad de Apoyo Administrativo y lo asigna para la comisinoficialeinformaalaSeccindeInventarios
Procedenarealizarelinventariofsicoycodificacindelos bienes tomando como base las tarjetas de responsabilidad de las personas que laboran en la Coordinacin Departamental. Luego corrobora la informacin contenida en las tarjetas de responsabilidad con el inventario documental de la seccin de inventarios y procede a suscribir acta para dejar constancia de lo actuado. Al mismo tiempo presenta al encargado de la Seccin de Inventarios la informacin obtenida despus de realizar el inventariofsico. JefedeInventarios Informa al Coordinador Departamental que la actividad realizadacumpleconlosrequisitosestablecidos.Encasode detectar faltante de algn bien, se preceder conforme a lo establecido en el procedimiento de Baja de bienes por robo oextravo.
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5.26.ProcedimientodeCertificacionesdeBienesInventariados Descripcin: Es el procedimiento mediante el cual se elaboran certificaciones para hacer constar que los bienes que se certifican forman parte del inventario de CONALFA. Esta certificacindebesolicitadaalaCoordinacindeUDAF. DescripcindeactividadesdelProcedimiento Actividad Responsable Descripcin Elabora oficio dirigido al Coordinador de la UDAF, 1 Coordinacin, UnidadoSeccin solicitandolacertificacindelbieninventariado. Interesada. 2 Secretariadela Recibe la solicitud y la traslada al Coordinador de la UDAF. Unidadparasuautorizacinyconocimiento. 3 Coordinadordela Recibe la solicitud, la revisa, autoriza, y devuelve a la UDAF. Secretaria. Recibe la solicitud autorizada por el Coordinador y la 4 Secretariadela trasladaalaSeccindeInventarios. UDAF. 5 Tcnicode Recibe la solicitud y la traslada al Encargado de la Seccin, Inventarios parasuconocimiento. 6 JefedeInventarios RecibelasolicitudlarevisaylatrasladaalAsistenteparala elaboracindelaCertificacindelbieninventariado. 7 Tcnicode Recibe solicitud y procede a elaborar la Certificacin del Inventarios bien inventariado, basndose en el libro de inventarios de la Institucin y la traslada al Encargado de la Seccin para revisin,firmaysello. 8 JefedeInventarios Recibe Certificacin del bien inventariado, la revisa y la confronta contra el libro de inventarios de la Institucin, seguidamentelafirma,sellayladevuelvealAsistentedela Seccinparasuentrega. 9 Tcnicode Recibe Certificacin del bien inventariado, firmada, sellada Inventarios y entrega a la persona interesada, firmando de conformidadenunacopiadelamismaCertificacin.
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5.27.ProcedimientodeFiniquitodeBienesInventariados Descripcin: Es el procedimiento mediante el cual se elaboran finiquitos a las personas que se retiran de la institucin, en los que, luego de realizar las verificaciones correspondientes, se hace constar que devolvieron los bienes que les fueron entregados para el desempeo de sus labores, por lo que no tiene deudas por robo o extravo de los mismos. DescripcindeactividadesdelProcedimiento Actividad Responsable Descripcin 1 Persona Elabora solicitud de finiquito, dirigido al Coordinador de Interesada laUnidadalaquepertenece. 2 Secretariadela Recibe lasolicituddefiniquitoylatrasladaalCoordinador UnidadInteresada delaUnidadparasuconocimientoyautorizacin. 3 Coordinadordela Recibelasolicituddefiniquito,lorevisa,analiza,autorizay UnidadInteresada devuelvealaSecretaria. 4 Secretariadela Recibe solicitud de finiquito autorizado y la traslada a la UnidadInteresada UnidaddeApoyoAdministrativo. 5 Secretariadela Recibe solicitud de finiquito y lo traslada al Coordinador UnidaddeApoyo delaUnidad. Administrativo. 6 Coordinadordela Recibe solicitud de finiquito, la analiza y devuelve a la UnidaddeApoyo secretariaconlasrespectivasindicaciones. Administrativo 7 Secretariadela RecibesolicituddefiniquitoylotrasladaalaUDAF. UnidaddeApoyo Administrativo. 8 Secretariadela Recibe solicitud de finiquito y lo traslada al Coordinador UDAF. delaUnidadparasuconocimiento. 9 Coordinadordela Recibe solicitud de finiquito, lo revisa y lo devuelve a la UDAF. secretaria,conlasrespectivasinstrucciones.
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Actividad Responsable 10 Secretariadela UDAF. 11 Tcnicode Inventarios 12 JefedeInventarios 13 Tcnicode Inventarios
Descripcin Recibe solicitud de finiquito con instrucciones del CoordinadorylotrasladaalaSeccindeInventarios.
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Recibe solicitud de finiquito y lo traslada al Encargado de laSeccin. Recibe solicitud de finiquito, lo revisa y lo traslada al asistentedelaSeccin. Recibe solicitud de finiquito y procede a revisar por medio de la tarjeta de responsabilidad de la persona, todos lo bienes que le fueron entregados para el desempeo de sus labores. Posteriormente procede a realizar el finiquito respectivo y lo traslada al Encargado de la Seccin de Inventariosparlafirmaysellorespectivo. JefedeInventarios Recibe Finiquito, lo revisa, firma, sella y lo devuelve al asistente. Tcnicode RecibeFiniquitofirmadoporelEncargadodelaSeccinde Inventarios Inventarios y le entrega un finiquito original a la persona interesada, quien tiene que firmar una copia de recibido conformeyotroalaUnidaddeApoyoAdministrativo. JefedeInventarios Pregunta al Coordinador de la Unidad o Jefe inmediato de la persona que entreg, a que persona se le debe asignar provisionalmente el mobiliario y equipo, para que siempre quedealguienresponsabledelacustodiadelosbienes.
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6.CENTRODECMPUTO De conformidad con el artculo 36 del Acuerdo Gubernativo 13791, Reglamento de la Ley de Alfabetizacin, el Centro de Cmputo tiene como propsito garantizar el procesamiento y suministro de informacin confiable y oportuna a los rganos y dependencias de CONALFA, a fin de contribuir a la toma de decisiones, agilizar los procesos de gestin de la institucin y llevar un registro estadstico actualizado sobre analfabetismoylosavancesdelprocesodealfabetizacin. Paratalefecto,entrelasprincipalesfuncionesquedesarrolla,estnlassiguientes: a. Establecer y administrar un sistema de registro del proceso de alfabetizacin que incluya los subsistemas relacionados con finanzas, investigacin, planificacin, seguimiento y evaluacin, apoyo administrativo y dems reas de actividad de CONALFA. b. Preparar informes estadsticos sobre analfabetismo y el proceso de alfabetizacin, a fin deproveerdatosactualizadosdelasituacinprevalecienteenlamateria. c. Coordinar,evaluarysupervisarelprocesoderecoleccindeinformacin. d. Proveer informacin necesaria para formular informes peridicos de avance y cumplimientodelPlanOperativoAnual.
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PROCESOPRODUCCINDEINFORMACIN Elprocesodeproduccindeinformacinestadsticaesunprocesodeapoyoalasacciones sustantivas que desarrolla CONALFA, orientado al manejo y administracin de datos relacionadosconlasactividadesdealfabetizacinqueejecutalaInstitucin. El procesamiento de informacin se constituye en el principal elemento sobre el cual se fundamenta la toma de decisiones por parte de las autoridades de CONALFA y est orientado hacia la recopilacin, procesamiento y provisin de datos estadsticos actualizadosrelacionadosconelprocesodealfabetizacin. ObjetivosdelProceso: a. Mantener y actualizar la informacin relacionada con el proceso de alfabetizacin, a travsdelarecopilacindedatos,anlisisestadsticoyproduccindeinformes. b. Coadyuvar a la toma de decisiones por parte de las autoridades de CONALFA, mediantelaproduccindeinformacinestadsticaenformagilyoportuna. NormasdelProceso: a. Toda informacin que se solicite a las distintas unidades de CONALFA debe ser registradaenlasbasesdedatosexistentes,parafacilitarelprocesamientodelamisma. b. La informacin debe ser entregada en los plazos que para el efecto establezcan las autoridadesdeCONALFA,aefectodecontarconlamismaenformaoportuna. c. Las Coordinaciones Departamentales deben velar porque los Coordinadores Municipales de Alfabetizacin mantengan actualizados los datos de registro, inscripcinyevaluacindeparticipantes. d. Las Coordinaciones Departamentales deben proveer mensualmente una copia en archivomagnticodelasbasesdedatosactualizadas. Procedimientosoperativos 6.1.Procedimientopararecopilacindeinformacindelprocesodealfabetizacin Descripcin: Es el procedimiento por medio del cual se recaba informacin respecto al proceso de alfabetizacin, tomando como base el registro de inscripcin y de evaluacin del mismo, el cual se lleva para el efecto en las Coordinaciones Municipales de Alfabetizacin.
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DescripcindeActividadesdelProcedimiento Actividad Responsable Descripcin 1 Secretara Estableceplazosparacierresdeinscripcinyevaluacindel Ejecutiva procesodealfabetizacin. 2 Secretara Notifica por escrito a Coordinaciones Departamentales Ejecutiva sobre plazos para cierre de inscripcin y evaluacin del proceso. 3 Coordinacin Notifica a Coordinadores Municipales de Alfabetizacin Departamental sobrelosplazosestablecidosporSecretaraEjecutiva. 4 CMA Actualiza mensualmente cuadros de registro y evaluacin del proceso en su rea de cobertura y remite a la CoordinacinDepartamental. 5 Tcnico Registra en la base de datos los datos contenidos en las Cmputo boletasdeinscripcinyevaluacin. Deptal. 6 Coordinacin Elaboraoficiodetrasladodeboletasregistradasenelmes. Departamental 7 Coordinacin Remite mensualmente boletas y base de datos registradas Departamental delprocesoalCentrodeCmputo.
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6.2. Procedimiento para Procesamiento de informacin sobre el proceso de alfabetizacin. Descripcin: Es el procedimiento por medio del cual se procesa mensualmente la informacin recibida de las Coordinaciones Departamentales, para la elaboracin de informesestadsticossobreelprocesodealfabetizacin. DescripcindeActividadesdelProcedimiento Actividad Responsable Descripcin 1 Secretaria Recibemensualmenteboletasderegistrodeparticipantesen Centrode fsicoyarchivomagntico. Cmputo 2 Tcnico Revisa, clasifica y archiva boletas de registro de Estadstico participantesrecibidas. 3 Tcnico Extrae informacin recibida en medio magntico sobre Estadstico registro de participantes, para incluirla en la base de datos delprocesodealfabetizacincorrespondiente. 4 Tcnico Analiza y elabora informes tcnicos de acuerdo a la Estadstico informacinprocesadaenlabasededatos. 5 Encargadade Elaboracuadrosestadsticosenbaseadistintasvariables. Estadstica 6 Encargadade Efecta clculo de indicadores para medir el impacto de los Estadstica programasdealfabetizacin. 7 Encargadade Presenta publicaciones a nivel departamental y total de la Estadstica repblica de los programas de alfabetizacin, para establecerlasituacinactualdelprocesoenelpas. 8 Secretara Toma decisiones de acuerdo a los avances en el proceso de Ejecutiva alfabetizacin.
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6.3.ProcedimientoparaEntregadeInformacinaInstitucionesPblicasyPrivadas Descripcin:Eselprocedimientopormediodelcualseproporcionainformacin estadsticasobreelprocesodealfabetizacinylasituacindelanalfabetismoenelpasa todaslasinstitucionespblicasyprivadasquelosoliciten. DescripcindeActividadesdelProcedimiento Actividad Responsable Descripcin 1 Institucin Solicita por escrito informacin respecto al proceso de interesada alfabetizacin. 2 Secretara Recibe, registra solicitud de informacin y la traslada al Ejecutiva CentrodeCmputo. 3 Secretaria Recibe solicitud de informacin y la traslada al Centrode CoordinadorCentrodeCmputo. Cmputo 4 Coordinador Analiza solicitud y da instrucciones a Encargada de Centrode Estadstica. Cmputo 5 Encargadade Elabora informe segn lo solicitado y la traslada a Estadstica CoordinadorCentrodeCmputo. 6 Coordinador Revisayavalainformeconlosdatossolicitados. Centrode Cmputo 7 Secretaria Segn instrucciones del Coordinador Centro de Centrode Cmputo elabora oficio para trasladar el informe a Cmputo SecretaraEjecutiva. 8 Secretara EntregainformacinaInstitucininteresada. Ejecutiva
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PROCESODESOPORTEINFORMTICO El proceso de soporte informtico es un proceso de apoyo a las acciones sustantivas que desarrolla CONALFA, orientado a la produccin de software y mantenimiento del hardware mediante el cual se desarrollan las actividades de alfabetizacin que ejecuta la Institucin. El soporte informtico constituye el elemento sobre el cual descansa la produccin de informacin y la comunicacin de las distintas unidades ejecutoras y de apoyo con que cuenta CONALFA y est orientado hacia el desarrollo de programas que sustenten el procesamiento de informacin y el mantenimiento de toda la red de computadoras de la Institucin. ObjetivosdelProceso: a. Mantener y actualizar los programas por medio de los cuales se procesa toda la informacin relacionada con el proceso de alfabetizacin, coadyuvando con ello a facilitar la recopilacin de datos, anlisis estadstico y produccin de informes que sederivandelmismo. b. Coadyuvar a la eficiencia de las actividades de CONALFA, mediante el mantenimiento adecuado de las distintas redes de computadoras con que cuentan lasunidadesqueconformanlaInstitucin. NormasdelProceso: a. Toda modificacin o actualizacin de software debe quedar registrada en los formularioseinformescorrespondientes. b. La creacin de software de apoyo a las actividades de CONALFA debe ser debidamente documentado en tablas, consultas, formularios, macros e informes queformanpartedelmismo. c. Las labores de mantenimiento, reparacin y actualizacin de las computadoras de CONALFA deben ser debidamente registradas en la Seccin de Informtica, a manera de llevar una bitcora de las condiciones en las que se encuentra cada una delasmquinasdelsistema. d. En las Coordinaciones Departamentales, toda accin relacionada con entrega, reparacin y mantenimiento de computadoras debe estar a cargo del Tcnico de Cmputo de la misma. La compra de repuestos para el equipo en mal estado debe llevarelvistobuenodelaUnidaddeInformtica. e. La baja del equipo de cmputo debe ser recomendada por la Unidad de Informtica,previodiagnsticodelmismo.
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Procedimientosoperativos 6.4.ProcedimientoparaCreacinyMantenimientodeSoftware Descripcin: Es el procedimiento por medio del cual se crea o se realizan cambios al software vigente en el sistema informtico de CONALFA, con el propsito de mejorar y actualizarlosprogramasdeaplicacinquesirvendeapoyoalprocesodealfabetizacin. DescripcindeActividadesdelProcedimiento Actividad Responsable Descripcin 1 Usuario Detecta la necesidad de creacin o actualizacin del sistema,derivadodeunanuevaaplicacin. 2 Usuario Elaborarequerimientodeactualizacindelsistema. 3 Coordinador Realizaanlisisdelrequerimientoydelabasededatoso Centrode informacindelsistema. Cmputo Elaboradiseo(capturadedatos,informe,basededatos, 4 Coordinador relaciones)ytrasladaaProgramador. Centrode Cmputo 4 Coordinador Elaboradiseo(capturadedatos,informe,basededatos, Centrode relaciones)ytrasladaaProgramador. Cmputo 5 Programador Desarrollaelsoftware. 6 Programador Hace presentacin de la nueva aplicacinen base de datosdeprueba. Analizayrealizacorrecciones. 7 Coordinador Centrode Cmputo 8 Programador Hacecorrecciones.
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Actividad 9
10
Responsable Coordinador Centrode Cmputo Programador
Descripcin Apruebaaplicacin.
11 12
Programador Programador
Carga la nueva aplicacin en la base de datos de produccin. Capacitaausuariosdelsistema. Carga las nuevas aplicaciones en la base de datos departamental.
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6.5.ProcedimientodeMantenimientoy/oReparacindeEquipodeCmputo Descripcin:Eselprocedimientopormediodelcualdebrindamantenimientooserepara elequipodecmputoconquecuentanlasdistintasunidadesdeCONALFA,aefectode queseencuentreencondicionesadecuadasdefuncionamiento. Descripcindelasactividadesdelprocedimiento Actividad Responsable Descripcin 1 Usuario Solicita reparacin y/o mantenimiento de equipo de cmputoenelformulariocorrespondiente. 2 Secretaria Recibe solicitud de mantenimiento o reparacin de Centrode equipoylotrasladaaJefedeCentrodeCmputo. Cmputo 3 JefedeCentro Analiza la solicitud recibida y la traslada al Jefe de deCmputo SeccindeInformtica. 4 JefedeSeccin Analiza el problema planteado y asigna a Tcnico para atenderelmismo. 5 Tcnico Ejecutadiagnsticodelequipo. 6 Tcnico Reparaodamantenimiento. 7 Tcnico Llenaboletadereparacinomantenimiento. 8 Tcnico EntregaequiporeparadoaUsuario. 9 Usuario Firmadeconformidadlaboletadereparacin.
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6.6.ProcedimientoparasolucionarproblemasdeInternet Descripcin:EselprocedimientopormediodelcualseresuelvenproblemasdeInternet, paramantenerencorrectofuncionamientolared. Descripcindelasactividadesdelprocedimiento Actividad Responsable Descripcin 1 Usuario Reporta el problema de Internet, mediante oficio o por vatelefnica. 2 Programador Revisa, en su orden, equipo del usuario, equipo de deSistemas comunicacin,cabledeconexin. 3 Programador Si es necesario contacta a la empresa proveedora del deSistemas servicio. 4 Programador InformaaCoordinadordeInformticadeloactuado. deSistemas
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7.DEPARTAMENTOJURDICO De conformidad con el artculo 34 del Reglamento de la Ley de Alfabetizacin, el Departamento Jurdico es la unidad de la Entidad Ejecutora responsable de prestar serviciosdenaturalezalegalalprocesodealfabetizacinylecorrespondebrindarasesora alosrganosyfuncionariosdelaInstitucin. ElDepartamentoJurdicotieneentresusfunciones: a) Prestar apoyo a la Secretara Ejecutiva y dependencias que conforman la Entidad Ejecutora en materia legal y aspectos relacionados con la aplicacin de la Ley de AlfabetizacinysuReglamento. b) Elaborar contratos o convenios suscritos con organizaciones gubernamentales y no gubernamentales, que realicen programas de alfabetizacin bajo la coordinacin de la Entidad Ejecutora del Comit, a fin de definir y formalizar de mutuo acuerdo la participacindedichasorganizaciones. c) Preparar proyectos de reglamentos y otras disposiciones en colaboracin con la SecretaraEjecutiva,paranormaraspectosrelativosalprocesodealfabetizacin. d) Analizar casos de incumplimiento de la Ley de Alfabetizacin y su Reglamento por parte de personas individuales o jurdicas, obligadas a su observancia y preparar los apercibimientosporescrito,previosalaaplicacindesancionesdeconformidadconla ley. e) Preparar proyectos de resoluciones para sancionar a personas e instituciones privadas yempleadosyfuncionariospblicosqueincumplanlasobligacionesestablecidasenla LeydeAlfabetizacinysuReglamento. f) Velarporquelasnotificacionesserealicenenformalegal. g) Formular propuestas de modificacin a la Ley de Alfabetizacin y su Reglamento en losaspectosqueseestimenconvenientes. h) Realizar otras funciones y actividades relacionadas con aspectos jurdicos y las que le asigneelSecretarioEjecutivo.
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PROCESODEASESORAJURDICA El proceso de asesora jurdica es un proceso de apoyo que se desarrolla en el Departamento Jurdico, orientado a la sustentacin legal de todas las acciones de CONALFA,queserelacionanconelprocesodealfabetizacinqueseejecutaenlamisma. Involucraaccionesdeadquisicionesatravsdelsistemadecotizacin;losarrendamientos, donaciones y las contrataciones, como mecanismos directos para la consecucin de los objetivosdelprocesodealfabetizacin. Objetivo BrindarcertezajurdicaalosfuncionariosyempleadosdeCONALFA,enrelacincon las acciones que realizan dentro del proceso de alfabetizacin que desarrolla la Institucin. Normasdelproceso 1. Todos los eventos de cotizacin debern efectuarse de conformidad con la Ley de ContratacionesdelEstadoysuReglamento. 2. Todos los eventos de cotizacin debern ser publicados en el Sistema de Guatecompras.
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3. Para la emisin de resolucin de aprobacin de contrato esnecesario que el interesado presentefianzadecumplimiento. 4. TodaJuntadeRecepcindebesernombradaporSecretaraEjecutiva. 5. Previo a la emisin de cualquier contrato deber establecerse que la documentacin queamparaelmismoestcompleta. 6. DetodocontratodeberemitirseunafotocopiaalaContraloraGeneraldeCuentas. Procedimientosoperativos 7.1.Procedimientodecompradebienesyserviciosporcotizacin Descripcin: Es el procedimiento por medio del cual el Departamento Jurdico brinda asistencia a los entes de CONALFA que participan en procesos de adquisicin de bienes pormediodecotizacin. DescripcindeactividadesdelProcedimiento: No. Responsable Descripcin 1 Seccinde Remiteexpedientedecompraporcotizacin. Compras 2 Departamento Analizaexpediente. Jurdico 3 Departamento Emitedictamenjurdicoyproyectoderesolucin. Jurdico 4 Secretara FirmaresolucinynotificaaJuntadeCotizacin. Ejecutiva 5 Juntade Recibeexpediente. Cotizacin 6 Departamento DainduccinaJuntadeCotizacin. Jurdico
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No. 7
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Analizaexpediente. Juntade Faccionaactaderecepcindeofertas. Cotizacin AsesoraJurdica Revisayavalaactaderecepcindeofertas. Juntade Adjudicacomprayfaccionaacta. Cotizacin Revisayavalaactadeadjudicacindecompra. Departamento Jurdico Compras PublicaactadeadjudicacinenGuatecompras. AsesoraJurdica Elaboraproyectoderesolucindeadjudicacin. Secretara Firmaresolucindeadjudicacin. Ejecutiva Compras PublicaresolucindeadjudicacinenGuatecompras. Departamento Notificaadjudicacinaoferentes Jurdico
Responsable Juntade Cotizacin
Descripcin
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7.2.ProcedimientodeArrendamientodeinmuebles Descripcin: Es el procedimiento por medio del cual el Departamento Jurdico brinda asistenciaalasCoordinacionesDepartamentalesrespectoalosprocesosdearrendamiento debienesinmuebles. DescripcindeactividadesdelProcedimiento: No. Responsable Descripcin Remiteexpedientedearrendamiento. 1 Coordinacin Departamental 2 Secretara RecibeexpedienteytrasladaaDepartamentoJurdico. Ejecutiva 3 AsesorJurdico Revisaexpedienteverificandoqueestcompleto. 4 AsesorJurdico Elaboracontrato. 5 AsesorJurdico Gestionafirmas. 6 AsesorJurdico Legalizafirmasdecontrato. 7 AsesorJurdico Elaboraproyectoderesolucindecontrato. 8 Secretara Firmaresolucindeaprobacindecontrato. Ejecutiva 9 Departamento RemitefotocopiadelcontratoaContraloraGeneralde Jurdico Cuentas. 10 Departamento RemiteexpedientefoliadoaUnidadFinancieraparaefectos Jurdico depago.
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7.3.ProcedimientodeSuscripcindeConvenios Descripcin: Es el procedimiento por medio del cual el Departamento Jurdico brinda asistencia a las Unidades de CONALFA para la suscripcin de convenios para el desarrollodelasactividadesdealfabetizacin. DescripcindeactividadesdelProcedimiento: No. Responsable Descripcin Unidad Remiteexpedientedeconvenio. 1 Interesada AsesorJurdico Revisaexpediente,analizandoplazos,materia,objetivos. 2 AsesorJurdico Establececomunicacinconinstitucinsujetodeconvenio. 3 AsesorJurdico Facciona proyecto de convenio y lo remite a la institucin 4 interesada. Institucin AnalizaconvenioydevuelveaDepartamentoJurdico. 5 Interesada AsesorJurdico Faccionaconvenioenlimpio. 6 AsesorJurdico Gestionafirmasdelconvenio. 7 AsesorJurdico RemiteconvenioaUnidadInteresada. 8 Unidad Archivaconvenio. 9 Interesada
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7.4.ProcedimientodeDonaciones Descripcin: Es el procedimiento por medio del cual el Departamento Jurdico brinda asistenciaalasUnidadesdeCONALFAparaelingresoyregistrodedonaciones. DescripcindeactividadesdelProcedimiento: No. Responsable Descripcin 1 Institucin Manifiestasudisposicinaefectuardonacin. donante 2 Unidad Recabalosdocumentosnecesariosparaladonacin. Interesada 3 AsesorJurdico SolicitaopinindelMinisteriodeRelacionesExteriores. 4 AsesorJurdico GestionaliberacindelafranquiciaantelaSAT. 5 AsesorJurdico SolicitaalMinisteriodeFinanzasautorizacindeingresoa inventario. 6 Seccinde RegistraelbiendentrodelinventariodeCONALFA. Inventarios 7 AsesorJurdico SolicitaaDireccindeBienesdelEstadoconfirmacinde inventario. 8 AsesorJurdico Gestionattulodepropiedaddelbiendonado,efectuando lospagoscorrespondientes.
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7.5.ProcedimientodeContratacionesrenglnpresupuestario029 Descripcin: Es el procedimiento por medio del cual el Departamento Jurdico brinda asistencia a las Unidades de CONALFA para la contratacin de servicios en el rengln presupuestario029. DescripcindeactividadesdelProcedimiento: No. Responsable Descripcin Solicitaemisindecontratoporservicios. 1 Unidadde Apoyo Administrativo 2 AsesorJurdico Verificaladocumentacinrecibida. 3 AsesorJurdico Faccionaelcontratocorrespondiente. 4 AsesorJurdico Solicitafirmadecontratoainteresado. 5 Interesado Firmacontratoyentregafianzadecumplimiento. 6 AsesorJurdico Elaboraproyectoderesolucindeaprobacindecontrato. 7 Secretara Firmacontratoyresolucin. Ejecutiva 8 AsesorJurdico RemitecopiadecontratoaContraloraGeneraldeCuentas. 9 AsesorJurdico RemiteexpedienteaUnidadFinancieraparaefectosde pago.
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8.UNIDADDEAUDITORIAINTERNA La Unidad de Auditoria Interna, de conformidad con lo establecido en el artculo 23 del Acuerdo Gubernativo 13791 Reglamento de la Ley de Alfabetizacin, depende jerrquicamente de el Consejo Directivo de CONALFA y es la encargada de velar por la correcta utilizacin de los recursos financieros y del patrimonio de la entidad, para garantizar la ejecucin de los planes y programas de alfabetizacin y el alcance de las metasyobjetivospropuestos. De acuerdo a lo establecido en el Reglamento de la Contralora General de Cuentas, la Unidad de Auditoria Interna de cada institucin debe participar con sus acciones en el control interno institucional y la ejecucin del Control Interno Posterior, el cual de conformidad con el artculo 2 de dicho Reglamento, es el conjunto de procedimientos aplicadosporlaUnidaddeAuditoriaInternadecadainstitucin,paralaevaluacindelos procesos, sistemas, operaciones y sus resultados, en forma posterior a su ejecucin y con basealoslineamientosdelSistemadeAuditoriaGubernamental. Para lo cual efecta auditorias internas de carcter preventivo, de acuerdo a procedimientossobrelamateria,para: a. Revisin de las operaciones de cada Coordinacin Departamental, en las siguientes reas: Fondo de Caja Chica, Fondos para pago de honorarios, Fondos para pago de Alfabetizadores,MaterialesySuministros,Bienes(fungiblesynofungibles)yAspectos administrativos. b. RevisindelaEjecucinPresupuestariadelainstitucin. c. VerificacindelpagodeestmuloeconmicosaAlfabetizadores. Adicionalmente,cumpleconlasfuncionesde: a. Formulardictmenes,informesyotrosinstrumentostcnicosquesirvandebaseparala tomadedecisionessobrelaadministracinfinancieradelaEntidad. b. Presentar recomendaciones a los miembros del Consejo Directivo y a los funcionarios encargados de la administracin financiera de la Entidad, en relacin al manejo y utilizacindefondosparaprevenirocorregirsituacionesanmalas.
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8.1. Procedimiento de Auditoria Integral a Coordinaciones Departamentales y UnidadesdeOficinasCentrales Descripcin:Eselprocedimientoqueserealizaparalaverificacindelautilizacindelos recursos financieros de CONALFA, el cual conlleva: Revisin de las operaciones de cada Coordinacin Departamental, en las siguientes reas: Fondo de Caja Chica, Fondos para pago de honorarios, Fondos para pago de estmulo econmico a Alfabetizadores, MaterialesySuministros,Bienes(fungiblesynofungibles)yAspectosadministrativos. Objetivo: Velar por la correcta utilizacin de los recursos con base a las leyes vigentes, gubernamentalesypolticasdelCONALFA. Normas: Su ejecucin se fundamenta en lo establecido en la Ley de la Contralora General de Cuentas y su Reglamento, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, NormasdeAuditoriaparaelSectorGubernamentalyleyesaplicablesalSectorPblico.
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DescripcindeactividadesdelProcedimiento Actividad Responsable DescripcindelaActividad Con base en el Plan Operativo Anual, programa las 1 JefedeUnidad Auditorias a efectuar, emitiendo el nombramiento de deAuditoria comisinalAsistentedeAuditoraqueserresponsable. Interna 2 Secretariade Solicita a donde corresponde, informacin sobre los fondos Unidad quelasunidadesauditadastienenpendientesdeliquidaru otrainformacinimportante. Recibe nombramiento y procede a elaborar programa de 3 Asistentede auditoria y cuestionario para la evaluacin del Control Auditora Internoenlaunidadaauditar. 4 Asistentede Traslada a Jefe de Unidad de Auditoria Interna el Auditora programa de auditoria y cuestionario para la evaluacin delControlInternoenlaunidadaauditar,parasurevisin yvistobueno. Recibe, revisa y da visto bueno al programa de auditoria y 5 JefedeUnidad cuestionario para la evaluacin del Control Interno en la deAuditoria unidad a auditar, trasladando al Asistente de Auditora Interna responsable. 6 Asistentede Sepresentaalasededelaunidadaauditaryprocedeala Auditora realizacin de la auditoria, requiriendo la documentacin necesaria. 7 Asistentede Evala el Control Interno de las distintas reas a revisar, Auditora utilizandoelcuestionariopreviamenteelaborado. 8 Asistentede Con base al resultado de la evaluacin del Control Interno, Auditora determina las pruebas a aplicar en las distintas reas a revisar. 9 Asistentede Aplica el programa de auditoria que ha sido elaborado Auditora para la revisin de las distintas reas seleccionadas, elaborando papeles de trabajo para dejar constancia de todo lo revisado y sustentar las diferente situaciones o debilidadesdecontrolinterno.
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Actividad Responsable 10 Asistentede Auditora 11 Asistentede Auditora JefedeUnidad deAuditoria Interna.
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JefedeUnidad deAuditoria Interna. Secretaria Ejecutiva Responsablede launidad auditada
DescripcindelaActividad Despus de finalizado el trabajo, discute con los funcionarios de la unidad auditada las diferentes situacionesdetectadasysuscribeacta. Prepara y presenta informe de auditoria al Jefe de la UnidaddeAuditoriaInterna,parasurevisin. RevisaelinformepresentadoporelAsistentedeAuditora, en caso sea consistente, elabora resumen gerencial para enviarlo a Secretara Ejecutiva y al responsable de la unidad auditada; en caso contrario, previo a lo anterior devuelvealAsistentedeAuditoraparacorreccin. Entrega informe de auditoria a Secretara Ejecutiva y responsabledeunidadauditada. Recibeinformeparasuconocimiento.
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JefedeUnidad deAuditoria Interna. Asistentede Auditora
Recibe el informe de auditoria y elabora un informe (documentado) que d respuesta a los hallazgos y recomendaciones planteadas, remitiendo el mismo a la UnidaddeAuditoriaInternadeCONALFA. Recibe informe y lo traslada al Asistente de Auditora responsable. Analiza y verifica la documentacin presentada por el responsable de la unidad auditada y emite informe indicando el estado de las recomendaciones planteadas, trasladando el mismo al Jefe de Unidad de Auditoria Interna. Da seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones efectuadas, informando peridicamente al Jefe de la Unidad de Auditoria Interna, de los avances de los mismos.
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Asistentede Auditora
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8.2.ProcedimientodeAuditoriadeEjecucionPresupuestaria Descripcin: Es el procedimiento que se desarrolla para la revisin de la ejecucin presupuestariadelainstitucin,elcualserealizacadatresmeses. Objetivo:Verificarlautilizacinyaplicacindelosfondos,deacuerdoaloconsignadoen elpresupuestoyevaluarelresultadoobtenido. Normas: Su ejecucin se fundamenta en lo establecido en la Ley de la Contralora General de Cuentas y su Reglamento, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, NormasdeAuditoriaparaelSectorGubernamentalyleyesaplicablesalSectorPblico. DescripcindeactividadesdelProcedimiento Descripcin Actividad Responsable Con base en el Plan Operativo Anual, programa las 1 JefedeUnidad Auditorias a efectuar, emitiendo el nombramiento de deAuditoria comisinalAsistentedeAuditoraqueserresponsable. Interna Recibe nombramiento y procede a solicitar a informacin y 2 Asistentede reportes a la Seccin de Presupuesto, elaborando el Auditora programa de auditoria y cuestionario para la evaluacin delControlInternoenlaunidadaauditar. 3 Asistentede Elabora programa de auditoria y cuestionario para la Auditora evaluacindelControlInterno. 4 Asistentede Traslada a Jefe de Unidad de Auditoria Interna el Auditora programa de auditoria y cuestionario para la evaluacin delControlInterno,parasurevisinyvistobueno. 5 JefedeUnidad Recibe, revisa y da visto bueno al programa de auditoria y deAuditoria cuestionario para la evaluacin del Control Interno, Interna trasladandoalAsistentedeAuditoraresponsable. 6 Asistentede Evala el Control Interno, utilizando el cuestionario Auditora previamenteelaborado.
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Actividad Responsable 7 Asistentede Auditora 8 Asistentede Auditora Asistentede Auditora Asistentede Auditora JefedeUnidad deAuditoria Interna. JefedeUnidad deAuditoria Interna. Secretaria Ejecutiva Coordinadorde laUnidad Financiera
Descripcin De acuerdo al resultado de la evaluacin del control interno, aplica el programa de auditoria, determinando la muestradedocumentosaanalizar. Analiza y revisa la documentacin relativa a la muestra seleccionada, elaborando los papeles de trabajo necesarios paradocumentareltrabajoefectuado Al finalizar el trabajo de revisin, discute con los responsables, las situaciones encontradas y suscribe acta paradejarconstanciadelosresultadosdeloactuado. Prepara y presenta informe de auditoria al Jefe de la UnidaddeAuditoriaInterna,parasurevisin. RevisaelinformepresentadoporelAsistentedeAuditora, en caso sea consistente, elabora resumen gerencial para enviarlo a Secretara Ejecutiva y al responsable de la unidad auditada; en caso contrario, previo a lo anterior devuelvealAsistentedeAuditoraparacorreccin. Entrega informe de auditoria a Secretara Ejecutiva y responsabledelaunidadauditada. Recibeinformeparasuconocimiento. Recibe el informe de auditoria y elabora un informe (documentado) que de respuesta a los hallazgos y recomendaciones planteadas, remitiendo el mismo a la UnidaddeAuditoriaInternadeCONALFA. Recibe informe y lo traslada al Asistente de Auditora responsable. Analiza y verifica la documentacin presentada y emite informe indicando el estado de las recomendaciones planteadas, trasladando el mismo al Jefe de Unidad de AuditoriaInterna.
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8.3. Procedimiento de Auditoria para Verificar el Pago de Incentivos Econmicos a Alfabetizadores Descripcin: Es el procedimiento que se desarrolla para verificar el pago de estmulo econmicoalosAlfabetizadores. Objetivo: Verificar el cumplimiento y transparencia en el pago del estimulo a Alfabetizadores. Normas: Su ejecucin se fundamenta en lo establecido en la Ley de la Contralora General de Cuentas y su Reglamento, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, NormasdeAuditoriaparaelSectorGubernamentalyleyesaplicablesalSectorPblico. DescripcindeactividadesdelProcedimiento Actividad Responsable Descripcin 1 Coordinaciones Envan a la Unidad de Auditoria Interna, el calendario de Departamentales pago. de Alfabetizacin. 2 JefedeUnidad Conbaseencalendariodepago,programalasAuditoriasa deAuditoria efectuar, emitiendo el nombramiento comisin al Asistente Interna deAuditoraqueserresponsable. 3 Asistentede Recibe nombramiento y procede a elaborar programa de Auditora auditoriaaaplicarenlaactividad. 4 Asistentede Traslada al Jefe de la Unidad de Auditoria Interna el Auditora programa de auditoria a aplicar en la actividad, para su revisinyvistobueno. 5 JefedeUnidad Recibe, revisa y da visto bueno al programa de auditoria a deAuditoria aplicar en la actividad, trasladando al Asistente de Interna Auditoraresponsable. 5 Asistentede Recibe programa de auditoria a aplicar en la actividad y Auditora prepara documentacin para efectuar la verificacin en los lugaresseleccionados.
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Actividad Responsable 6 Asistentede Auditora
Asistentede Auditora JefedeUnidad deAuditoria Interna.
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JefedeUnidad deAuditoria Interna. Secretaria Ejecutiva Coordinador Departamental
Descripcin Aplicaprogramadeauditoria,revisandolosiguiente: a) Nminasdepago b) Cheques c) Identificaalaspersonas d) Entrevistaalaspersonassobreaspectos relacionadosconelgrupo e) Verificafirmaenlanminaconladelconvenioy cduladevecindad Elaborapapelesdetrabajo. PreparaypresentainformedeauditoriaaJefedeUnidad deAuditoriaInterna,parasurevisin. RevisaelinformepresentadoporelAsistentedeAuditora, encasoseaconsistente,elaboraresumengerencialpara enviarloaSecretaraEjecutivayalCoordinadordela Coordinacinauditada;encasocontrario,previoalo anteriordevuelvealAsistentedeAuditorapara correccin. EntregainformedeauditoriaaSecretaraEjecutivay CoordinadorDepartamental. Recibeinformeparasuconocimiento. Recibeelinformedeauditoriayelaborauninforme (documentado)quedrespuestaaloshallazgosy recomendacionesplanteadas,remitiendoelmismoala UnidaddeAuditoriaInternadeCONALFA. RecibeinformeylotrasladaalAsistentedeAuditora responsable.
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Analizayverificaladocumentacinpresentadaporla Coordinacinyemiteinformeindicandoelestadodelas recomendacionesplanteadas,trasladandoelmismoalJefe deUnidaddeAuditoriaInterna.
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9.COORDINACINDEPARTAMENTAL De conformidad con el artculo 46 del Reglamento de la Ley de Alfabetizacin, las Coordinaciones Departamentales son las unidades de la Entidad Ejecutora responsable de coordinar a nivel departamental, la formulacin y ejecucin de los programas de alfabetizacinacargodelapropiaEntidadEjecutoraodeentidadesgubernamentalesyno gubernamentales. LaCoordinacinDepartamentaltieneentresusfunciones: a) Formular en coordinacin con la Unidad de Investigacin y Planificacin, los planes y programas de alfabetizacin a nivel departamental, segn corresponda, a travs de un procesoparticipativodelasentidadesacargodelaalfabetizacinenelreageogrfica respectiva. b) Coordinar la ejecucin de los programas de alfabetizacin en la regin o departamento, a cargo de la Entidad Ejecutora o de organizaciones gubernamentales y no gubernamentales para verificar el cumplimiento de los mismos y el alcance de los objetivosymetaspropuestos. c) Ejecutar, en coordinacin con la Unidad de Seguimiento y Evaluacin, el proceso de supervisin directa a grupos de alfabetizacin a efecto de verificar el cumplimiento de losaspectosrelacionadosconperodosdeduracin,horarios,nmerodealfabetizados, disponibilidadyusoderecursos,elcumplimientodeconveniosconorganizacionesno gubernamentalesyotros. d) CanalizarencoordinacinconlaUnidadFinanciera,losrecursosfinancierosasignados a los diferentes programas departamentales, velando por su utilizacin adecuada de conformidadconlaprogramacinpresupuestariacorrespondiente. e) Administrar, en coordinacin con la Unidad de Apoyo Administrativo, los recursos humanosymaterialesasignadosaldepartamento. f) Promover en el departamento la participacin de entidades gubernamentales y no gubernamentales en el proceso de alfabetizacin, a partir de la aplicacin de las polticasemanadasdelaSecretaraEjecutiva. g) Promover y participar en la ejecucin de investigaciones a cargo de la Unidad de Investigacin y Planificacin a efecto de disponer de la informacin local necesaria parafundamentarplanesyprogramasdealfabetizacin. h) Recopilar informacin cualitativa y cuantitativa de los programas de alfabetizacin a nivel departamental y local con el propsito de suministrar informacin actualizada y verazalCentrodeCmputo. i) Presentar a la Secretara Ejecutiva la nmina de candidatos propuestos por la comunidad, para agentes o alfabetizadores del proceso de alfabetizacin de la localidad.
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PROCESOTCNICO ElprocesotcnicoesunprocesosustantivoquedesarrollalaCoordinacinDepartamental, orientadoalcumplimientodelosobjetivosdelprocesodealfabetizacinqueseejecutanen lamisma. Involucra acciones de diagnstico de la comunidad, la inscripcin y registro de participantes, hasta la capacitacin a alfabetizadores, supervisin y evaluacin del proceso, como mecanismos directos para la consecucin de los objetivos del proceso de alfabetizacin.
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Objetivos a. Conocer las caractersticas de las distintas comunidades y de su poblacin, con la finalidaddedesarrollarelprocesodealfabetizacinlosmsapegadoalasnecesidades delasmimas. b. Establecer un registro y control de los participantes y beneficiarios del proceso de alfabetizacin. c. Brindar al agente alfabetizador las herramientas necesarias para el buen desarrollo del procesomediantecapacitacionesperidicas. d. Verificar el funcionamiento de los grupos existentes, as como, la aplicacin metodolgica pertinente, el buen uso de los materiales suministrados y el avance del procesoenrelacinaltiempodeejecucinestablecidoparacadaetapa. e. Evaluarycertificarlaparticipacindelosparticipantesenelprocesodealfabetizacin. Normasdelproceso a. Todas las Coordinaciones Departamentales, debern realizar un estudio de las comunidades que se ubican en su rea de influencia, utilizando los formularios que paraelefectolesseaproporcionadosporlaUnidaddeInvestigacinyPlanificacin. b. Previoainiciarelprocesodealfabetizacin,losalfabetizadoresencoordinacinconlos CoordinadoresMunicipalesdeAlfabetizacin,debeninscribiralosparticipantes. c. Las listas de inscripcin deben grabadas en el sistema informtico y posteriormente trasladadasalosOficinasCentralesdeCONALFA,parasuverificacin. d. Sedeberrealizarplanificacindetalleresdecapacitacinparacadaetapadelproceso, tomandoencuentalametodologaautilizarpor elalfabetizadorencada grupo.Dicho plandebeincluir: Sedes Fecha HorariosdeTrabajo TemticaaDesarrollar Materialesautilizar. Nmerodeasistentesaltaller. MunicipiosAsistentes AspectosFinancieros
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e. Establecersedesy/osubsedesdefcilaccesoparalosalfabetizadoresasistentes. f. Los locales para el desarrollo del taller debern obtenerse por autogestin de una terna formada por: Coordinador Municipal de Alfabetizacin, Tcnico Pedaggico Departamental y Coordinador Departamental, tomando en cuenta las condiciones pedaggicasmnimasparaelbuendesarrollodelacapacitacin. g. Si hubiese algn imprevisto en las sedes asignadas, el Tcnico Pedaggico y CoordinadorDepartamentalautogestionarannuevassedes. h. Convocar por escrito a los asistentes al taller en un perodo no menor a ocho das previo al desarrollo del mismo, esta funcin estar a cargo de los Coordinadores Municipales, con el apoyo de la Coordinacin Departamental y Tcnico Pedaggico Departamental. i. Los ejes temticos a trabajar en cada taller de capacitacin se desarrollaran de acuerdo al Sistema De Capacitacin Permanente emanado de la Unidad de Seguimiento y Evaluacin de CONALFA, los cuales sern desarrollados en forma conjunta por los CoordinadoresMunicipalesdeAlfabetizacinyTcnicoPedaggicoDepartamental. j. El Tcnico Pedaggico Departamental orientar al Coordinador Municipal de Alfabetizacinenlostemasasignadosadesarrollar. k. El Tcnico Pedaggico Departamental coordinar el desarrollo de temas en ausencia justificadadelCoordinadorMunicipaldeAlfabetizacinasignadoparalosmismos. l. El material a utilizar en los talleres ser proporcionado por la Coordinacin Departamental,utilizandolosmecanismosadministrativoscorrespondientes. m. El material a utilizar ser revisado por el Tcnico Pedaggico Departamental; quien a suvezsolicitaeltrasladodelmismoalasdiferentessedes. n. El material didctico a utilizar en el eje temtico ser elaborado por Coordinador MunicipaldeAlfabetizacinconelapoyodelTcnicoPedaggicoDepartamental. o. El tiempo de trabajo efectivo en cada taller de capacitacin no podr ser menor a veintitrs horas, segn el Sistema da Capacitacin Permanente emanado de la Unidad deSeguimientoyEvaluacin. p. El Tcnico Pedaggico Departamental coordinar la ejecucin del taller de capacitacin.
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q. Al finalizar cada da de capacitacin el Tcnico Pedaggico Departamental en consenso con los Coordinadores Municipales de Alfabetizacin evaluarn el desarrollodelasactividadesrealizadasduranteelda. r. El Tcnico Pedaggico Departamental elaborara un informe detallado de las actividades realizadas durante la capacitacin, dirigido al Coordinador Departamental. s. Se establecern tres tipos de supervisin a implementar por parte de los CoordinadoresMunicipales,TcnicosPedaggicosyCoordinadorDepartamental: Supervisincorrectiva Supervisinpreventiva Creativa t. El proceso de supervisin ser permanente y en el mismo se observaran aspectos cualitativos y cuantitativos del proceso que se desarrolla en los grupos visitados. A este proceso deber dedicarse el sesenta por ciento del tiempo efectivo de trabajo del Coordinador Municipal y el cuarenta por ciento del tiempo efectivo de trabajo del TcnicoPedaggicoDepartamental. u. La supervisin podr realizarse mediante visitas directas a los grupos, reuniones con los alfabetizadores, entrevista a los participantes o al alfabetizador y por medio de documentos,segnseaelcaso. v. El Coordinador Municipal de Alfabetizacin tiene la responsabilidad directa de llevar el control de lo que sucede en cada grupo a su cargo en el rea geogrfica asignada paraelefecto. w. Todo Coordinador Municipal deber programar por anticipado un mnimo de quince y un mximo de treinta supervisiones a realizar durante el periodo de un mes calendario,tomandoencuentahorarios,direccin,etapaymodalidaddecadagrupo. x. Cada Coordinador Municipal deber realizar las supervisiones programadas utilizandolosinstrumentosestablecidosporlaUnidaddeSeguimientoyEvaluacin. y. Al momento de realizar cada supervisin, el Coordinador Municipal deber dejar constanciadeloactuadoencadagrupoatravsdelafichaderegistrodevisitas.
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z. Al final de cada periodo de supervisin, el Coordinador Municipal deber presentar un informe detallado de lo supervisado en el formato establecido por la Unidad de SeguimientoyEvaluacin,adjuntandopruebasdelorealizado. aa. El proceso de supervisin realizado por los Coordinadores Municipales deber tener acompaamiento peridico por parte del Tcnico Pedaggico Departamental, el Coordinador Departamental, persona designada por la ONGS u OGS que apoya el procesoy/opersonaldelaUnidaddeSeguimientoyEvaluacin. bb. El Tcnico Pedaggico Departamental deber programar, realizar e informar sobre las supervisiones, al igual que los Coordinadores Municipales en cantidades que no sean menores a diez ni mayores de quince, cumpliendo con la utilizacin de los instrumentoscreadosparaelefecto. cc. Cada Coordinador Municipal tendr a su cargo un total de cuarenta grupos como mximo, tomando la Coordinacin Departamental de Alfabetizacin las medidas pertinentesenresguardodelbuendesarrollodelproceso. dd. Cada grupo conformado deber ser supervisado durante el desarrollo del proceso seis vecescomomnimo. 9.1.ProcedimientodeEstudiodelaComunidad Descripcin: Es el procedimiento por medio del cual la Coordinacin Departamental realizadiagnsticosdelascomunidadesdesureadecobertura. DescripcindeactividadesdelProcedimiento: Actividad Responsable Descripcin 1 Coordinador De conformidad con la capacitacin recibida de parte de la Departamental Unidad de Investigacin y Planificacin, da instrucciones para que se realice el estudio de la comunidad a CoordinadoresMunicipalesdeAlfabetizacin. Realiza la recopilacin de la informacin en las Coordinador comunidadesseleccionadasenlasformasrespectivas. 3 Municipalde Alfabetizacin
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Actividad Responsable 4 Coordinador Municipalde Alfabetizacin 5 Tcnico Pedaggico Coordinador 6 Departamental
Descripcin Analiza resultados, prepara informe y recomienda que comunidades deben ser atendidas, presentando dicho informeaTcnicoPedaggico. RecibeytrasladainformeaCoordinadorDepartamental. Recibe, analiza y elabora informe consolidado departamental de comunidades a atender y lo presenta a Coordinador Departamental, decidiendo las comunidades aatender. Revisa,avalainformeconsolidadoylotrasladaalaUnidad de Investigacin y Planificacin, con las boletas de recoleccindeinformacinrespectivas.
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ESTUDIO DE LA COMUNIDAD
COORDINADOR DEPARTAMENTAL
TCNICO PEDAGGICO
CMA
INICIO
1. Da instrucciones para ejecucin de estudio
2. Recopila informacin en su comunidad
4. Recibe y traslada informe
3. Analiza resultados y prepara informe
5. Revisan informe y deciden comunidades a atender
6. Elabora informe consolidado departamental
7. Avala informe y traslada a UIP
FINAL
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9.2.Procedimiento:InscripcindeParticipantes Descripcin: Es el procedimiento por medio del cual la Coordinacin Departamental inscribealosalfabetizandos. DescripcindeactividadesdelProcedimiento: Actividad Responsable Descripcin 1 Tcnico Capacita al Coordinador Municipal sobre el uso y llenado Pedaggico deformadeinscripcindealfabetizandos. CMA Capacita al Alfabetizador sobre llenado de forma de 2 Inscripcindealfabetizandos. 3 Alfabetizador Realiza inscripcin en su comunidad en forma de registro de participantes y traslada a Coordinador Municipal de Alfabetizacin. CMA Recibeytranscribeutilizandomquinadeescribirlaslistas 4 que el alfabetizador le proporciona en forma de registro de participantes. 5 CMA Solicita firma del Alfabetizador y firma registro de participantesylotrasladaaTcnicoPedaggico. Tcnico Recibe, revisa, realiza correcciones y firma, trasladando a 6 Pedaggico CoordinadorDepartamentalparasuautorizacin. 7 Coordinador Revisa, autoriza y firma el registro de participantes y lo Departamental trasladaalTcnicoInformticoparasudigitacin. Tcnicoen Recibe e ingresa datos al sistema, realiza un BackUp y lo 8 Informtica traslada a Departamento de Computo de Oficinas CentralesdeCONALFA. Departamentode Recibe y procesa informacin incorporando la misma a la 9 Computode base de datos general, revisando la consistencia de la Oficinas informacin. Si es consistente quedan oficialmente Centrales inscritoslosreportados.
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9.3.ProcedimientodeCapacitacinaalfabetizadores Descripcin: Es el procedimiento por medio del cual la Coordinacin Departamental capacitaalosalfabetizadoreseneldesarrollodelprocesodealfabetizacin. DescripcindeactividadesdelProcedimiento: Actividad Responsable Descripcin 1 CMA Detecta necesidades de capacitacin entre los alfabetizadoresasucargo. 2 Tcnico Elaboraplandecapacitacinaniveldepartamental. Pedaggico 3 Coordinador Analizaplandecapacitacin. Departamental 4 Coordinador AutorizaplandecapacitacinytrasladapropuestaaUSE. Departamental 5 USE Analiza, autoriza y realiza gestin para asignacin de fondosalevento. 6 USE Enva nota de autorizacin de evento, indicando fechas en quepuedeefectuarse. 7 CMA Gestionasedesparaimpartircapacitacin. 8 CMA Elaboramaterialdidcticoparacapacitaraalfabetizadores. 9 Tcnico Revisayavalamaterialdidctico. Pedaggico 10 Coordinador Gestionareproduccindematerialdidctico. Departamental 11 CMAyTcnico Exponentemasydesarrollaneleventodecapacitacin. Pedaggico
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Actividad Responsable 12 Tcnico Pedaggico 13 Tcnico Pedaggico Coordinador Departamental Coordinador Departamental
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Tcnico Pedaggico
Descripcin Evalaprocesodecapacitacin. Elaborainformedelprocesodecapacitacinylopresentaa laCoordinacinDepartamental. AvalainformeylotrasladaaUSE. Analiza necesidades de capacitacin en reuniones mensuales de trabajo con el personal tcnico pedaggico (capacitacinpermanente). Refuerza capacitacin en reuniones mensuales de trabajo conelpersonaltcnico(capacitacinpermanente).
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9.4.ProcedimientodeSupervisin Descripcin: Es el procedimiento por medio del cual la Coordinacin Departamental supervisa el desarrollo del proceso de alfabetizacin, con el propsito de que el mismo alcancelosobjetivosprevistos. Por formar parte de un proceso integral, los pasos y los responsables de los mismos (Tcnico Pedaggico y Coordinadora Municipal de Alfabetizcin), se incluyen en el proceso de supervisin que se describe en el apartado correspondiente a la Unidad de SeguimientoyEvaluacin. 9.5.ProcedimientodeEvaluacin Descripcin: Es el procedimiento por medio del cual la Coordinacin Departamental evala el desarrollo del proceso de alfabetizacin, con el propsito de que el mismo alcancelosobjetivosprevistos. Por formar parte de un proceso integral, los pasos y los responsables de los mismos (Tcnico Pedaggico, Coordinadora Municipal de Alfabetizcin y Alfabetizador), se incluyen en el proceso de evaluacin que se describe en el apartado correspondiente a la UnidaddeSeguimientoyEvaluacin. PROCESOADMINISTRATIVO Elprocesoadministrativoesunprocesodeapoyoalasaccionessustantivasquedesarrolla la Coordinacin Departamental, orientado al manejo y administracin de los recursos de laUnidad,comounsoportealasactividadesdealfabetizacinqueejecutalamisma. El proceso de administracin involucra las acciones relacionadas con la adquisicin de material educativo, mobiliario y equipo, sea ste adquirido por CONALFA o donado a la Institucinporotrosorganismosinvolucradosenelprocesodealfabetizacin. Objetivosdelproceso a. Proveer al personal de la Coordinacin Departamental de los materiales y suministros quenecesitanparacoadyuvaraldesarrollodelprocesodealfabetizacin,atravsdela adecuadaseleccindelosmismosencantidadycalidad.
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b. Coadyuvar a la toma de decisiones por parte de las autoridades de la Coordinacin Departamental, mediante la dotacin oportuna de materiales y suministros para el desarrollodelasactividadesquetieneasignadaselpersonalconquecuenta. Normasdelproceso a. Noseentregarmaterialsinlasolicitudrespectiva. b. TodasolicituddeberestarautorizadaporelCoordinadorDepartamental. c. NingnMaterialdebequedarsindarleingreso. d. TodoslosMaterialesdebenestarregistradosensuTarjetadeKardexrespectiva. e. TodoMaterialdebetenersurespectivaTarjetaKardex,pararegistraringresos,egresos yexistencias. f. TodomaterialdebeserentregadoconsurespectivaTransferenciadeMateriales. g. Todomaterialdebeserinventariadoperidicamente. h. ParatodadonacinsedeberlevantarelActarespectiva. i. TodasolicituddeberestarautorizadaporelCoordinadorDepartamental. j. Ningnmaterialdebequedarsindarleingreso. 9.6. Procedimiento de adquisicin de Material Didctico para Coordinaciones Departamentales Descripcin: Es el procedimiento por medio del cual la Coordinacin Departamental obtieneelMaterialDidcticoquesirvenparasufuncionamiento. DescripcindeactividadesdelProcedimiento: Actividad Responsable DescripcindelaActividad 1 EncargadodeBodega Elaborasolicituddematerialdidcticoenoriginaly5 copiasylotrasladaalCoordinadorDepartamental 2 Coordinador Recibe,revisayfirmalasolicituddematerialdidctico, Departamental trasladandoalEncargadodeBodega. 3 EncargadodeBodega TrasladaalaSeccindeAlmacndeOficinasCentrales. 4 SeccinAlmacn Recibe,sellayfirmaderecibido. SeccinAlmacn 5 Analizainformedemensualdeexistenciasde
materialdidcticopresentadoporelCoordinador Departamentalsolicitante. 371

Actividad
Responsable SeccinAlmacn
DescripcindelaActividad
Verificalaexistenciadematerialdidcticosolicitado. Sihayenexistenciatrasladalasolicitudala
CoordinacindelaUnidaddeApoyoAdministrativopara autorizacinyaprobacin.
Sinohayenexistencia,informaalaCoordinacin Departamentalsolicitante. 7
Coordinadorde UnidaddeApoyo Administrativo SeccinAlmacn SeccinAlmacn SeccinAlmacn Autorizalasolicituddelmaterialrequeridoparasu entregaytrasladalasolicitudaSeccindeAlmacn.
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Recibesolicitudautorizada
Preparadocumentacinymaterialsolicitado. Notifica(vatelefnicaoescrita)alaCoordinacin Departamentalsolicitante,quepuederetirarsumaterial. Revisaelmaterialarecibeenrelacinasusolicitud presentadayfirmaladocumentacindeconformidad.
Encargadode Bodega Encargadode Bodega Encargadode Bodega
Elaboraconstanciadeingresoabodega.
RegistraelmaterialensurespectivatarjetaKardex.
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373
9.7. Procedimiento de adquisicin de Mobiliario y Equipo para Coordinaciones Departamentales Descripcin: Es el procedimiento por medio del cual la Coordinacin Departamental obtieneelmobiliarioyequipoquesirvenparasufuncionamiento. DescripcindeactividadesdelProcedimiento: Actividad Responsable DescripcindelaActividad 1 EncargadodeBodega Elaborasolicituddemobiliariooequipoenoriginaly5 copiasylotrasladaalCoordinadorDepartamental 2 Coordinador Recibe,revisayfirmalasolicituddemobiliarioyequipo, Departamental trasladandoalEncargadodeBodega. 3 EncargadodeBodega TrasladaalaSeccindeAlmacndeOficinasCentrales. 4 SeccinAlmacn Recibe,sellayfirmaderecibido. 5 SeccinAlmacn Trasladalasolicituddemobiliariooequipoala CoordinacindelaUnidaddeApoyoAdministrativopara autorizacinyaprobacin. Autorizaytrasladalasolicituddelmobiliariooequipoa 6 Coordinadorde SecretariaEjecutivaparasuaprobacin. UnidaddeApoyo Administrativo 7 SecretariaEjecutiva ApruebaytrasladalasolicitudalaCoordinacindela UnidaddeApoyoAdministrativo. 8 Coordinadorde RecibeytrasladalasolicitudaSeccindeAlmacn. UnidaddeApoyo Administrativo 9 SeccinAlmacn TrabajaytrasladaaCompras. 10 Compras Desarrollaprocesodecompras. 11 Compras Trasladaelexpedientedemobiliariooequipocompradoa laSeccindeAlmacn 12 SeccinAlmacn Recibeexpedienteymobiliariooequipoadquiridoy elaboraelingresoalalmacnrespectivo 13 SeccinAlmacn NotificavatelefnicaoescritaalaCoordinacin Departamentalsolicitante,quepuederetirarelmobiliario oequipo. 14 EncargadodeBodega Revisaelmobiliariooequipoarecibirenrelacinasu solicitudpresentadayfirmaladocumentacinde conformidad 15 EncargadodeBodega Anotaelmobiliariooequipoenlatarjetade responsabilidaddelapersonaqueselavaasignar.
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9.8.ProcedimientodeDistribucindeMaterialDidctico. Descripcin: Es el procedimiento por medio del cual la Coordinacin Departamental distribuyematerialdidcticoquesirveparasufuncionamiento. DescripcindeactividadesdelProcedimiento. Actividad Responsable Descripcin 1 CMA Establece la necesidad de material didctico y presenta requisicinescritaalCoordinadorDepartamental. 2 Encargadode Verifica ltimo informe mensual de presentado por el Bodega CMAylasexistenciasenbodega. 3 Coordinador Autorizalasolicituddematerialdidcticoyordenaentrega Departamental delmismo. 4 Encargadode Preparaelmaterialadespachar. Bodega 5 Encargadode LlenaformulariodeTransferenciadeMateriales. Bodega 6 Encargadode HacelosdescargosdelKardex. Bodega 7 CMA Recibe,cuentayverificaelmaterial. 8 CMA FirmaTransferenciadeMateriales. 9 Encargadode Traslada Transferencia de Materiales a Coordinador Bodega Departamentalparasufirma. 10 Coordinador Firma Transferencia de Materiales y traslada a Encargado Departamental deBodega. 11 Encargadode EntregacopiadeTransferenciadeMaterialesaCMA. Bodega 12 Encargadode Actualizatarjetadekardexenbodegadepartamental. Bodega
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9.9.ProcedimientodeDonacindeMaterialDidcticoaCoordinacinDepartamental. Descripcin: Es el procedimiento por medio del cual la Coordinacin Departamental recibeMaterialDidcticodonadoparasufuncionamiento. DescripcindeactividadesdelProcedimiento: Actividad Responsable Descripcin 1 CMA Visita Ongs y Ogs y solicita material didctico y logra acuerdo. 2 CMA ComunicaacuerdoaCoordinacinDepartamental. 3 Donante Preparamaterialaentregar. 4 Donante Entregamaterialdidcticoconvenido. 5 CMA Recibe material donado y notifica a Coordinacin Departamental. 6 Encargadode Recibematerialdonado. Bodega 7 Coordinador Ordena suscripcin del Acta correspondiente, para hacer Departamental constarqueelmaterialdidcticohasidodonado. 8 Secretaria Faccionaactaderecepcindematerialdonado. FirmanelActarespectiva. 9 Coordinador Departamentale Interesado 10 Encargadode Colocaelmaterialdidcticoenellugarquelecorresponde. Bodega 11 Encargadode Ingresa el Material Didctico en su respectiva Tarjeta Bodega Kardex. 12 Encargadode Actualiza Inventario peridicamente para determinar la Bodega cantidaddematerialexistentefsicamente.
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9.10.ProcedimientodeRevisindeinventariodematerialesdelCMA Descripcin: Es el procedimiento por medio del cual el Encargado de Bodega revisa las existencias de material didctico que poseen los Coordinadores Municipales de Alfabetizacin(CMA),paraverificarelusoydistribucindelosmismos. DescripcindeactividadesdelProcedimiento: Actividad Responsable Descripcin 1 Encargadode Elabora propuesta de revisin de inventario y la presentaa Bodega laCoordinacinDepartamental. 2 Coordinador Autorizapropuestaderevisindeinventario. Departamental 3 Encargadode NotificaaCMAsobrelavisitadeverificacin. Bodega 4 Encargadode Compara el ltimo informe mensual presentado por el Bodega CMA contra la existencia real de materiales y los conocimientosdeentrega. 5 CMA Firma libro de conocimientos de visita de Encargado de Bodega. 6 Encargadode Elabora informe de visita efectuada, describiendo las Bodega situaciones encontradas y lo presenta a la Coordinacin Departamental. 7 Coordinador Revisainformeytomalasmedidasdelcaso. Departamental 8 Encargadode Archivaelinformepresentado. Bodega
380
REVISIN DE INVENTARIO DE MATERIALES DE CMA ENCARGADO DE BODEGA COORDINADOR DEPTAL. CMA
INICIO
1. Elabora programa de revisin de inventario
2. Autoriza programa de revisin de inventario
3. Notifica visita de revisin de inventario
4. Compara ltimo informe mensual con existencias
5. Firma libro de visitas de Encargado de Bodega
6. Elabora informe de visita y lo presenta a Coordinador Departamental
7. Revisa informe y toma las medidas del caso
8. Archiva informe
FINAL
381
PROCESOADMINISTRACINDEPERSONAL El proceso de administracin de personal es un proceso de apoyo a las acciones sustantivas que desarrolla CONALFA, que realizan los Coordinaciones Departamentales de Alfabetizacin, en la seleccin de personal tanto tcnico como administrativo a contratarseenelrenglnpresupuestario022,ascomoalpersonalquebrindarelapoyoal programa,comoalfabetizador. 9.11. Procedimiento de Reclutamiento y Seleccin de Personal en rengln presupuestario022 Descripcin: Es el procedimiento por medio del cual la Coordinacin Departamental realiza el reclutamiento y la seleccin preliminar del personal que colaborar con el desarrollodeprogramadealfabetizacineneldepartamento. DescripcindeactividadesdelProcedimiento: Actividad Responsable DescripcindelaActividad 1 Coordinador Informa al la Seccin de Personal sobre renuncia o Departamental destitucindepersonalconcargoalrengln022. 2 SeccindePersonal Declara vacante la plaza, a solicitud de la Coordinacin Departamental. 3 JefedePersonal Recibe, notifica al Coordinador la declaracin de vacante y programa fecha de evaluacin de candidatos, notificando a CoordinadorDepartamental. 4 Coordinador Recibe declaracin de vacante y elabora convocatoria Departamental dando a conocer a personas interesadas sobre la plaza vacante, requisitos a cumplir, a donde dirigirse y la papeleraquedebepresentarse. 5 Interesado Presentapapelera. 6 Coordinador Recibe y verifica la papelera constatando que se cumpla Departamental conlosrequisitosdelpuesto. 7 Coordinador Enva los expedientes de las personas que llenan los Departamental requisitosalaSeccindePersonal. 8 SeccindePersonal Evala los expedientes y determina las personas a quienes se someter a evaluacin y la fecha de ejecucin de la misma.
382
Actividad Responsable 9 Coordinador Departamental 10 JefedePersonal
11 12 13 14
Coordinador Departamental SeccindePersonal Interesado SeccindePersonal
15
Interesado
16
Coordinacin Departamental
DescripcindelaActividad Recibe informacin y notifica a interesados que cumplen conlosrequisitossobrelafechayhoradelaevaluacin. RealizaevaluacinynotificaaCoordinadorDepartamental sobreelpersonalseleccionado. Recibeynotificaalapersonaseleccionada. Elabora contrato y procede a faccionar acta de toma de posesin. Firmaactayelcontratorespectivo. Notifica a Coordinador Departamental por medio de un oficio, adjuntando copia del contrato para que proceda a abrirexpedientedepersonalyalprocesodeinduccin. Apertura cuenta monetaria en institucin bancaria y notifica a Coordinacin Departamental, sobre nmero de cuenta para efectos de acreditamiento de salarios y prestaciones. Notifica por medio de oficio a la Seccin de Personal sobre nmero de cuenta del contratado, para efectos de acreditamiento.
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384
PROCESOFINANCIERO El proceso financiero es un proceso de apoyo a las acciones sustantivas que desarrolla la Coordinacin Departamental, orientado al manejo y administracin de los recursos financieros de la Unidad, como un soporte a las actividades de alfabetizacin que ejecuta lamisma. El proceso financiero involucra las acciones relacionadas con los pagos que efecta la Coordinacin Departamental para la adquisicin de bienes y servicios necesarios para el desarrollodelprocesodealfabetizacin. Objetivosdelproceso a. Proveer a la Coordinacin Departamental de los recursos financieros que necesitan para el desarrollo del proceso de alfabetizacin, a travs de la adecuada dotacin de losmismos. b. Coadyuvar a la toma de decisiones por parte de las autoridades de la Coordinacin Departamental, mediante la dotacin oportuna de los fondos que necesita para el desarrollodelasactividadesquetieneasignadas. Normasdelproceso a. NingunacompraporcajachicapuedesermayordeQ.999.99. b. Para el caso de la compra de productos de papel o cartn y tiles de oficina y tintas y cartuchosdetonermayoresde999.99debernrealizarsenicamenteconempresasque seencuentrenencontratoabierto. c. Toda compra menor de Q.100.00 puede hacerse con efectivo y en todas aquellas empresascomercialesquenoaceptenpagosconcheque. d. Todaslascomprasdeinsumososerviciosefectuadaspormediodecajachicadebenser respaldadas por una factura contable a nombre de CONALFA, incluyendo el nmero deNITcorrespondiente. e. Antes de realizar alguna comisin se debe de tener el nombramiento de comisin firmadoporelCoordinadorDepartamental. f. Los formularios de viticos deben ser elaborados sin tachones, borrones ni alteraciones.
385
g. LosformulariosdeliquidacindeviticosdebenirfirmadosporelInteresado,Tcnico FinancieroyautorizadosporelCoordinadorDepartamental. h. Los formularios de viticos deben ser liquidados entre los 10 das hbiles siguientes despusderealizadalacomisin. i. j. k. l. m. n. Al momento de liquidar la papelera de viticos deben presentar un informe de comisin. Sedebeelaborarunaplanillapormesparaelpagodegastosdetransporte. Todaslasplanillasdetransportesepaganpormesvencido. TodaslasplanillasdebenllevarlasfirmasdecadaCoordinadormunicipal. Sedebeliquidarcuandosellevegastadoel50%delfondoasignado. La liquidacin se debe presentar a la Seccin de Contabilidad de la Unidad de AdministracinFinancieraUDAF,segncalendarioestablecidopordichaseccin.
o. Todoslosdocumentosdelaliquidacindebenirrazonados,firmadosyselladosporel TcnicoFinancieroyelCoordinadorDepartamental. p. Todoslosdocumentosdelaliquidacindebenirsinalteraciones. q. La liquidacin debe tener un perodo, por lo que no deben ir facturas con fechas fuera delperodo. r. La liquidacin debe contener un resumen y estar ordenado segn rengln presupuestario s. Sedebeelaborarunaplanillapormesypormunicipio. t. ElincentivoeconmicoesdeQ400.00porAlfabetizador. u. Debehaberuncalendariodepago. v. Elcobrodelincentivoeconmicodebeserpersonalyhabrncasosmuyespecialescon cartapoder.
386
w. Al momento del pago del incentivo el alfabetizador debe presentar cdula de vecindad. x. Elalfabetizadordebefirmarunaplanillapormesyvoucherdelcheque. y. Elalfabetizadordeberealizarlamismafirmaquehizoenelconvenio. 9.12.ProcedimientodeComprasporCajaChica Descripcin: Es el procedimiento por medio del cual la Coordinacin Departamental adquiere insumos (tiles de oficina, enseres de limpieza, combustibles y lubricantes) que sirvenparasufuncionamiento. DescripcindeactividadesdelProcedimiento: Actividad Responsable DescripcindelaActividad 1 Interesado Establecelanecesidaddeinsumos. 2 Interesado Elabora solicitud del insumo, indicando el uso que se dar almismo. 3 Tcnico Establecedisponibilidaddefondosenrenglones. Financiero 4 Coordinador Estableceelconsumoyexistenciadelbiensolicitado. Departamental 5 Coordinador AutorizaaTcnicoFinancierolaadquisicindelproducto. Departamental 6 Tcnico Establece comercios que puedan vender mas barato sin Financiero menoscabodelacalidad. 7 Tcnico Elabora y firma cheque para compra de insumo y opera en Financiero librodebancos. 8 Coordinador Firmacheque. Departamental
387
Actividad Responsable 9 Tcnico Financiero 10 Tcnico Financiero Coordinador Departamental Encargadode Bodega
11
12
13
Tcnico Financiero
DescripcindelaActividad Compra el bien o producto, requiere la factura correspondienteytrasladaelbienaEncargadodeBodega. Razona, firma y sella factura y la traslada a Coordinador Departamental. Firmafactura. Da ingreso al bien en el registro correspondiente, firma y anota en factura fecha y nmero de tarjeta de kardex correspondiente. Archiva factura en expediente para liquidacin de caja chica.
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389
9.13. Procedimiento: Pagos por servicios de mantenimiento y/o reparacin de vehculos ymaquinariayequipopormediodeCajaChica Descripcin: Es el procedimiento por medio del cual la Coordinacin Departamental realizapagosporserviciosquecontribuyenalsubuenfuncionamientodeladependencia. DescripcindeactividadesdelProcedimiento: Actividad Responsable DescripcindelaActividad 1 Interesado Establece la necesidad de reparacin o mantenimiento de unbiendelaCoordinacinDepartamental. Interesado Elaboralasolicituddelserviciocorrespondiente 2 3 Tcnico Analiza disponibilidad de fondos en renglones Financiero presupuestarios. 4 Coordinador AutorizaaTcnicoFinancierolagestindelservicio. Departamental Tcnico Cotiza en talleres de mantenimiento o reparacin que 5 Financiero ofrezcan sus servicios mas baratos sin menoscabo de la calidaddeltrabajo. Tcnico PresentaalCoordinadorDepartamentalproformasparala 6 Financiero autorizacindelareparacinomantenimiento. Coordinador Elige al proveedor conveniente y autoriza a Tcnico 7 Departamental Financierolaadquisicindelservicio. Tcnico Adquiere el servicio y solicita la factura que ampara el 8 Financiero servicioefectuado. 9 Tcnico Emiteyfirmachequeporservicio,operaenlibrodebancos Financiero yemitecartadeconformidadconelservicio. 10 Coordinador Firmacheque. Departamental
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Actividad Responsable 11 Tcnico Financiero 12 Coordinador Departamental Tcnico Financiero Tcnico Financiero Interesado
13
14
15
DescripcindelaActividad Recibe, razona, firma y sella factura y la traslada a CoordinadorDepartamental. Firmafactura. Anota en tarjeta la fecha, el servicio efectuado y repuestos comprados. Archiva factura en expediente para liquidacin de caja chica. Recibeelbienoequiporeparadoydaaconocer porescrito al Coordinador Departamental su satisfaccin por la reparacinomantenimiento.
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9.14.ProcedimientodePagosporserviciosbsicospormediodeCajaChica Descripcin: Es el procedimiento por medio del cual la Coordinacin Departamental realizapagosporserviciosquecontribuyenalsubuenfuncionamientodeladependencia. DescripcindeactividadesdelProcedimiento: Actividad Responsable DescripcindelaActividad 1 Tcnico Gestiona emisin de factura en las empresas que prestan Financiero serviciosbsicos. 2 Tcnico Analiza disponibilidad de fondos en renglones Financiero presupuestarios. 3 Coordinador AutorizaaTcnicoFinancierolagestindelpago. Departamental 4 Tcnico Emiteyfirmachequeporservicio,operaenlibrodebancos Financiero yemitejustificacindelgasto. 5 Coordinador Firmacheque. Departamental 6 Tcnico Razona, firma y sella factura y la traslada a Coordinador Financiero Departamental. 7 Coordinador Firmafactura. Departamental 8 Tcnico Anotaenlibrodecontrolsobrelospagosefectuados. Financiero 9 Tcnico Archiva factura en expediente para liquidacin de caja Financiero chica.
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394
9.15.ProcedimientoderevisinypagodeViticosporcomisionesoficiales,pormedio deCajaChica. Descripcin: Es el procedimiento por medio del cual la Coordinacin Departamental reconoce los gastos por desayuno, almuerzo, cena, hospedaje y transporte, al personal de la Coordinacin Departamental, cuando es nombrado para comisiones fuera de su jurisdiccinparadesarrollaractividadesparalaejecucindelprocesodeAlfabetizacin. DescripcindeactividadesdelProcedimiento: Actividad Responsable DescripcindelaActividad 1 Coordinador Nombraapersonadecomisinoficial. Departamental 2 Interesado Solicita a Tcnico Financiero todos los formularios para el cobrodeviticos. 3 Tcnico Entrega formularios y anota en el libro de control de Financiero viticos y orienta a interesado sobre la forma de llenar los formulariosdeviticos. 3 Interesado Realiza la comisin y hace el llenado en los formularios de Viticos. 4 Interesado Entrega a Tcnico Financiero la liquidacin de viticos y formulariosadjuntos. 5 Tcnico Verificaquelosformulariosestnllenadoscorrectamentey Financiero traslada al Coordinador Departamental para la autorizacindepago. 6 Coordinador Autorizaelpagodeviticos. Departamental 7 Tcnico Gira y firma cheque a nombre del interesado y opera en Financiero librodebancos. Firmacheque. 8 Coordinador Departamental
395
Actividad Responsable 9 Tcnico Financiero 10 11 Interesado Tcnico Financiero
DescripcindelaActividad Entregadelchequealinteresado,selladepagadoenvitico liquidacin. Firmavoucherderecibido. Adjunta formularios de viticos a expediente de liquidacindeCajaChica.
396
397
9.16. Procedimiento: Pago de incentivo econmico y liquidacin de planillas de Alfabetizadores. Descripcin:EselprocedimientopormediodelcuallaCoordinacinDepartamentalpaga incentivoeconmicoalaspersonasquedesarrollanelprocesodeAlfabetizacin. DescripcindeactividadesdelProcedimiento: Actividad Responsable DescripcindelaActividad 1 TcnicoComputo Elabora la planilla de pago de incentivo econmico de alfabetizadorespormesytrasladaaTcnicoFinanciero. Tcnico Revisa informacin de la planilla, las altas y bajas de 2 Financiero alfabetizadores en las planillas de pago de incentivo a alfabetizadores. 3 Tcnico Firma y sella todas las planillas y las traslada para firma al Financiero CoordinadorDepartamental. Coordinador FirmalasplanillasyautorizaaTcnicoFinancierorealiceel 4 Departamental trmiteparaacreditacin. Tcnico EntregaalaUnidaddeApoyoAdministrativolasplanillas 5 Financiero paratrmitedeacreditacin. Unidadde Tramita ante la Unidad Financiera la acreditacin de la 6 Apoyo planilladepago. Administrativo Unidad Acredita a la cuenta bancaria de la Coordinacin 7 Financiera Departamental el valor de la planilla de pago de alfabetizadores. Tcnico Verifica disponibilidad de efectivo en banco y elabora 8 Financiero calendario de pago y notifica a CMA sobre las fechas de pago. Tcnico Elabora y firma los cheques de pago para todos los 9 Financiero alfabetizadoresyoperaenlibrodebancos.
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Actividad Responsable 10 Coordinador Departamental 11 Tcnico Financiero
12
Tcnico Financiero Tcnico Financiero Tcnico Financiero
13
14
15
Coordinador Departamental Tcnico Financiero
16
17
SeccindeCaja
18
Tcnico Financiero
DescripcindelaActividad Autorizayfirmaloschequesparapagodeincentivo. Entrega cheques de pago a los alfabetizadores segn calendarioyanotanmerodechequedecadaalfabetizador en la planilla. En caso de no presentarse el alfabetizador se solicita carta poder y cdulas originales y fotocopias de las cdulasdelalfabetizadorydelapoderado. Verificaquepersonasnohicieronelcobrorespectivo. Elabora la planilla en formulario de reintegro de Alfabetizadoresquenocobraron. Elabora y firma cheque de reintegro de planilla de Alfabetizadores para depositar en la cuenta bancaria del CONALFA. Firma cheque y autoriza a Tcnico financiero el reintegro y autoriza liquidacin de las planillas en Oficinas Centrales delCONALFA. Realiza el depsito correspondiente al reintegro en la cuenta bancaria del CONALFA y entrega a la Seccin de Caja la liquidacin de planillas de Alfabetizadores en originalycopia. Revisa que el reintegro realizado este correcto y que estn todas las firmas de alfabetizadores y devuelve a Tcnico Financiero la copia de las planillas liquidadas y entrega el formulario63Aporeldepsitoefectuado. Recibe las planillas liquidadas y formulario 63A para archivoyactualizaejecucinpresupuestaria.
399
400
9.17.ProcedimientoparaReintegrodeCajaChica. Descripcin: Es el procedimiento por medio del cual la Coordinacin Departamental liquida parcialmente los fondos de caja chica, para que los mismos sean reintegrados y podersubsanargastosdeoperacin. DescripcindeactividadesdelProcedimiento: Actividad Responsable DescripcindelaActividad 1 Tcnico Las facturas por pagos efectuados y viticos cancelados los Financiero ingresa por fuente, al Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN,utilizandolaclaverespectivaparaelacceso. 2 Tcnico Establece el momento en que el fondo llega al 50% de la Financiero asignacin, iniciando el proceso de liquidacin, de acuerdo a informacin del sistema, imprimiendo las hojas de la formaFR03Documentoderendicindefondorotativo. 3 Tcnico ConbaseenlaformaFR03,elaboraresumendeliquidacin Financiero de fondo de caja chica, detallado por grupo de gasto y disponibilidad de efectivo en banco y monetario, de acuerdoanmerocorrelativo. 4 Tcnico Fotocopia de todos los documentos que respaldan los Financiero pagos efectuados, ordenndolos por rengln de gasto y formando los expedientes respectivos (original y copia), trasladando los mismos para revisin y autorizacin del CoordinadorDepartamental. 5 Coordinador Revisa y firma el resumen de liquidacin del fondo de caja Departamental chica. 6 Tcnico Traslada personalmente los expedientes a la Seccin de Financiero ContabilidaddeUDAF. 7 UDAF Revisa la documentacin, solicitan y aprueban en el sistemalaliquidacinyreintegrocorrespondientes. UDAF Notifica a Tcnico Financiero sobre autorizacin y ejecucindelreintegrodecajachica. 9 Tcnico Archivaexpedientedeliquidacindecajachica. Financiero
401
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INDICE Contenido Pgina

2. 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5.

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

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60 64 68 71 75 79 87 90 94 100 103 106 110

116 119 121 124 126 128

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

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4.7 4.8 4.9 4.10 4.11 4.12 4.13.

216 221 225 228 231 236

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

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318 321 323

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

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326 329 331

335 338 340 342 344

347 351 354

COMIT NACIONAL DE ALFABETIZACIN ENTIDAD EJECUTORA

387 390 393 395 398 401

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

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PLANIFICACIN E INVESTIGACIN GESTIN

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ORGANIGRAMA DE LA ENTIDAD EJECUTORA DEL COMIT NACIONAL DE ALFABETIZACIN

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Almacenamiento en base de datos.

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IX. PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

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Actividad Responsable 8 Jefede Investigacin 9 Coordinadorde UIP

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Actividad Responsable 9 CoordinadorUIP 10 Secretara Ejecutiva

Descripcin Presenta a Secretara Ejecutiva metas conciliadas para aprobacinyautorizacin. Apruebametasconciliadas.

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Actividad Responsable 9 CoordinadorUIP

Jefede Planificacin CoordinadorUIP

Secretara Ejecutiva Jefede Planificacin

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Actividad Responsable 8 Jefede Planificacin 9 CoordinadorUIP

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