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Ncessit de la fonction information dans l'entreprise ?

Publi le 08/04/2011

Nathalie Morand-Khalifa s'est spcialise dans le Records management et plus gnralement dans la gestion de l'information dans l'entreprises, ayant occup - et occupant encore - des postes dans de grandes entreprises. Inventeur de l'expression "Gouvernance de l'information", qui depuis fait flors, elle participait au cycle de confrences donns dans le cadre des des 75 ans de l'cole de bibliothcaires documentalistes (EBD) de l'Institut catholique de Paris, le 2 dcembre 2010. Nathalie a t assez aimable pour rviser et enrichir son texte pour le publier dans nos colonnes. Qu'elle en soit ici remercie.

Par Nathalie Morand-Khalifa Lorsque Claudine m'a demand d'intervenir l'occasion de cet vnement, je me suis demande ce que je pourrais avoir d'intressant vous raconter ! J'ai fait la connaissance de Claudine Masse - l'actuelle directrice de l'EBD - l'INTD lors de ma formation d'ingnieur documentaire et cela fait quelques annes ! Depuis au gr de nos volutions professionnelles respectives nos chemins se croisent et souvent nous sommes amenes changer sur les mtiers de l'information. Ainsi, lors de mon dernier changement de poste, nous avons beaucoup chang sur ce que mes nouvelles fonctions allaient couvrir et les changements par rapport mes postes prcdents. Des mutations professionnelles videntes Et l une vidence s'est impose nous : que de changement depuis mon premier poste dans un centre de documentation d'un tablissement financier. Changement plusieurs niveaux :

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Le primtre couvrir

Le positionnement du dpartement dans l'organigramme

Les

mtiers couverts Depuis ce premier poste j'ai exerc dans plusieurs entreprises, un point commun l'information mais les missions taient chaque fois un peu plus diffrentes. Enfin en apparence car dans les faits il s'agissait de grer de l'information, d'en produire, d'en diffuser mais plus pour les mmes raisons et pour des acteurs diffrents et de plus en plus importants. Ce constat nous a amen nous poser la question de connatre les raisons de ces volutions, qu'est-ce qui pouvait expliquer cela et pourquoi ? Qu'est-ce qui avait chang dans nos pratiques de professionnels de l'information, nos utilisateurs avaient-ils eux aussi chang et les besoins avaient-ils volus et pourquoi ? Pour preuve que ces questions taient bien relles, c'est que trs souvent la question quel est ton mtier, tu sers quoi dans l'entreprise ? Les rponses avaient elles aussi changes. Ces diffrentes questions m'ont amen m'arrter sur ma vie professionnelle et sur ce que j'avais fait depuis 1987. Il ne manquait plus qu'un psy et je pouvais entrer en thrapie ! Quand j'ai commenc travailler, trois mtiers couvraient la fonction information : documentalistes, archivistes et bibliothcaires. On ne parlait pas vraiment de veilleurs, de gestionnaires de contenus et encore moins de knowledge managers ou encore de records managers ! pour n'en citer que quelques-uns. Un mtier dynamique, mais pas encore bien reconnu La multitude de mtiers lis l'information est la preuve d'un changement profond de nos pratiques et de notre capacit avoir su nous adapter aux besoins des entreprises. Contrairement ce que certains veulent bien dire nous ne sommes pas des professionnels tourns vers le pass et qui passons notre temps nous lamenter sur la non-reconnaissance de nos comptences et capacit nous adapter au changement. C'est parfois vrai mais gnralement faux : la preuve tous les mtiers existants qui correspondent des spcialisations indispensables aux entreprises. Est-ce dire que nous sommes reconnus notre juste valeur ? Loin s'en faut, mais que d'avance tout de mme. Mme si parfois cela est difficile et que nous devons toujours prouver que nous

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saurons faire ! Pour rpondre la question de la ncessit de la fonction information dans les entreprises, je vais faire un peu d'histoire et d'analyse. L'volution de nos mtiers est lie, mon avis, la conjonction de plusieurs facteurs : La complexit des besoins en matire d'information La multitude des sources d'information foisonnement des exigences rglementaires L'arrive des nouvelles technologies Le

La production exponentielle d'information

Et le travail important de nos associations La capacit d'anticipation des

professionnelles pour faire connatre nos mtiers et les formations proposes et souvent assures par des professionnels en poste donc trs proches des besoins professionnels de l'information sur les futurs besoins Force est de constater aujourd'hui que la fonction information dans l'entreprise a toute sa place, des niveaux diffrents mais aucun dirigeant aujourd'hui ne peut nier cette ralit. Il a des besoins ! Je me souviens de l'arrive d'internet dans les entreprises et de la premire raction des dirigeants de la banque pour laquelle je travaillais : on n'a plus besoin du centre de documentation puisque chacun pourra chercher sur internet ! J'ai bien essay avec mes collgues d'argumenter et d'expliquer pourquoi cette thorie ne tiendrait pas longtemps. Mais j'ai vu partir mes collgues et la fermeture du centre de documentation. 6 mois plus tard, mon patron me convoquait et me demandait de remonter un nouveau service ! Quelle victoire mais en mme temps quel regret ! La fonction information : une fonction de rigueur Si je repars de mon exprience et de celles de quelques-uns de mes collgues, la proccupation commune aujourd'hui tous les dirigeants du monde entier est d'tre confronts l'absence d'une information : Fiable Prcise Pertinente Et disponible au moment opportun Le volume de donnes

et documents produits et reus par les entreprises

Le besoin de connaissances sur Toujours plus croissant prouve la

l'environnement conomique, concurrentielles, clients

ncessit que tous ces besoins d'avoir tre couverts et matriss. L'arrive et l'utilisation de

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l'lectronique n'ont fait qu'augmenter ces besoins. On veut toujours plus d'information (gage d'une connaissance en temps rel et avant les autres), Internet et les rseaux d'entreprise favorisant la circulation de plus en plus rapide de l'information, mais cela ne fait qu'augmenter le stockage d'information. En parallle les exigences rglementaires ont augment les contraintes en matire de gestion de l'information. L'information lectronique et la suprmatie des informaticiens Avec l'arrive de l'lectronique, les informaticiens (dont on a besoin par ailleurs) avaient pris le pouvoir ! Ils conservaient et graient l'information puisqu'ils stockaient sur des serveurs et proposaient toujours des solutions techniques. Je ne vous parlerai pas des messageries lectroniques qui aujourd'hui sont pour moi un cauchemar! Trop souvent j'ai maudit ces termes systme d'information combien de fois cela a conduit des confusions, des disputes sur les primtres, sur la responsabilit des uns et des autres ! De la gouvernance d'entreprise une ncessaire gouvernance de l'information Avec l'arrive du principe de gouvernance d'entreprise, est apparu le principe de gouvernance de l'information. Comment tre conforme aux exigences rglementaires de traabilit des activits de l'entreprise ? Comment tre certain de tout connatre sur son environnement, ses concurrents, Comment tre certain de pouvoir retrouver les sur l'volution des lois ou des technologies ? sont fiables ?

informations, qui sont par ailleurs souvent le patrimoine informationnel de l'entreprise, et quelles Comment grer les informations pour favoriser le travail au quotidien des collaborateurs, les classer, les utiliser, les diffuser, les partager ? L'information c'est le pouvoir Aujourd'hui face la ncessit de matriser son information, des rponses existent. Je me souviens avoir commenc mon mmoire de fin d'tudes par cette phrase : L'information c'est le pouvoir . Pendant longtemps seules quelques personnes dans l'entreprise avaient cette connaissance donc le pouvoir. Mais ce principe a vite t battu en brche, contre par l'arrive des bases de donnes,

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d'internet, de l'lectronique, des nouvelles technos. Le partage de l'information va de plus en plus vite. Une nouvelle approche est ne et cela est perceptible dans les stratgies et la planification de mise en uvre de la gouvernance de l'information. Cette approche est ne de : La complexit et du cot lis la gestion, la production et la rception de volumes de donnes et de contenus toujours plus importants Associs au besoin de fournir des informations fiables chaque utilisateur et pour chaque affaire, transaction ou projet Ces problmatiques ont incit les dirigeants d'entreprise repenser leur approche de la fonction information dans l'entreprise. Bien videmment, mme s'ils ont conscience de cette ncessit, ils ne mettent pas toujours les moyens humains et financiers, mais de plus en plus ces fonctions existent. La prise en compte de cette ncessit de la fonction information se mesure aussi par le fait que la problmatique de l'information n'est plus confie la direction informatique mais des professionnels de l'information. L'important n'est plus seulement de matriser la volumtrie mais avant tout de matriser et rationaliser la production documentaire par la mise en place de bonnes pratiques, de mthodologies et d'outils adapts aux besoins ! Aujourd'hui bons nombre d'entreprises ont des docs, archivistes, KM, RM, responsables de la connaissance ou de contenus, pour n'en citer que quelques uns ! La stratgie informationnelle dans l'entreprise Cette ncessit se reconnat aussi dans l'existence de plans stratgiques et tactiques qui rassemblent diffrents acteurs afin de mettre en uvre de vritables politiques documentaires. Pour conclure, je pense que la ncessit d'une fonction information dans les entreprises n'est plus remise en cause et est comprise par tous les dcideurs. J'en veux pour preuve, galement, la prise en compte par de nombreux dpartements financiers qui aujourd'hui ne considrent plus la fonction information comme centre de cot mais au contraire n'hsitent pas inscrire l'information l'actif du bilan de l'entreprise, ce qui est une vraie reconnaissance positive !

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Tout n'est pas gagn car, trop souvent encore, on rpond par la technique avant de cerner les besoins et les mthodes. Mais je pense que tous les professionnels de l'information ont les atouts et comptences ncessaires pour dmontrer leurs capacits aider les entreprises. Je vous remercie de votre attention. Rvision avril 2011 Complments Nathalie Morand-Khalifa est coauteur de l'ouvrage "Mise en uvre de la dmatrialisation : Cas pratiques pour l'archivage lectronique", chez Dunod. Voir la prsentation de l'ouvrage sur le site de Dunod Voir notre actualit du 9 dcembre 2010 sur les 75 ans de l'EBD

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