El ement os de Or gani zaci n de l a f unci n I nf or mt i ca

Administracin de la Informtica
1
0 Indice



1. INTRODUCCIN............................................................................................................................. 2
2. DEFINICIN..................................................................................................................................... 3
3 CLASIFICACIN POR PORTE DE EQUIPAMIENTO.............................................................. 3
4 UBICACIN EN LA ORGANIZACIN - VINCULACIN CON EL RESTO DE LA
ORGANIZACIN............................................................................................................................. 5
4.1 CENTRALIZACIN......................................................................................................................... 7
4.2 DESCENTRALIZACIN................................................................................................................... 8
4.3 INFORMTICA DISTRIBUIDA.......................................................................................................... 8
5 FUNCIONES INHERENTES AL PROCESAMIENTO DE DATOS........................................... 9
5.1 DESARROLLO DE SISTEMAS, PROGRAMACIN Y MANTENIMIENTO DE OPERACIONES................... 9
5.2 ESTNDARES Y TCNICAS DE SISTEMAS........................................................................................ 9
5.3 SEGURIDAD DE LOS SISTEMAS E INSTALACIONES........................................................................ 10
5.3.1 Controles generales ....................................................................................................................... 10
5.3.2 Controles de las aplicaciones ........................................................................................................ 11
6. DISTRIBUCIN DE FUNCIONES Y CARGOS......................................................................... 12
6.1 El Ingeniero de Sistemas........................................................................................................ 12
6.2 El Analista.............................................................................................................................. 12
6.3 El Programador..................................................................................................................... 13
6.4 El Digitador ........................................................................................................................... 13
6.5 El Operador ........................................................................................................................... 13
6.6 El usuario............................................................................................................................... 14
6.7 Relacin desarrollador - usuario........................................................................................... 14
7 ORGANIZACIN INTERNA DEL CENTRO DE PROCESAMIENTO DE LA
INFORMACIN ............................................................................................................................. 15
7.1 Estructura jerrquica por funciones...................................................................................... 16
7.2 Estructura por proyecto......................................................................................................... 16
7.3 - Estructura matricial .................................................................................................................. 17
8 OUTSOURCING............................................................................................................................. 17
9 BIBLIOGRAFA ............................................................................................................................. 19
Introduccin a la Computacin
Computacin aplicada a Administracin, Contabilidad y Economa

Administracin de la Informtica
2
1. Introduccin

La evolucin de los sistemas de informacin en los ltimos aos nos muestra
que, en el momento actual, es prcticamente impensable el llevar adelante cualquier
actividad empresarial sin la ayuda directa o indirecta de un computador.

Hace algunos aos, el cambio de un sistema manual a uno automatizado,
implicaba: el uso de una sola mquina, la afectacin de uno o ms programadores que
desarrollaban el programa y al personal del sector que iba a hacer uso del mismo. El
cambio era fundamentalmente tecnolgico, y las personas involucradas muy pocas.

En la actualidad, la automatizacin de un proceso abarca mltiples reas: el
sistema a aplicar ser consultado y alimentado por diversos sectores de la Institucin,
los que accedern al mismo por medio de computadoras remotos conectados entre s;
los profesionales en informtica encargados de desarrollarlo trabajarn probablemente
en forma conjunta con consultores externos y con usuarios finales que se vern
afectados por la puesta en marcha del sistema. Adems del cambio tecnolgico, estos
cambios generalmente traen aparejados modificaciones en la administracin de las
Instituciones, procesos de reingeniera de los sectores involucrados, cambios en la
estructura de la organizacin.

Y los cambios no se producen nicamente dentro de la empresa; da a da y cada
vez con mayor intensidad se vive un fenmeno econmico denominado globalizacin
de la economa. Un pas para que pueda evolucionar, debe interactuar con otros pases;
el intercambio no se da slo internamente, sino tambin fuera de l; las distancias son
cada vez ms cortas; las fronteras desaparecen.

El avance de la tecnologa y las comunicaciones permite establecer negocios en
un mercado global. En un entorno de este tipo, el tener la informacin precisa en el
momento oportuno, tiene un valor capital para la empresa; la oferta es cada vez mayor
debido a que los clientes de la empresa tienen acceso tambin a este mercado sin
fronteras. La competencia aumenta; la calidad y el servicio deben ser superados da a
da.
Si las empresas no quieren quedar fuera del juego del mercado, deben ajustarse a
sus requerimientos y especialmente al entorno cambiante y con informacin cada vez
ms exigente en cuanto a oportunidad, grado de elaboracin, precisin, etc.

Cada vez es ms fcil acceder a computadoras con potencia cada vez mayor, por
sus bajos costos; el software de uso genrico es fcil de usar, amigable para casi
cualquier usuario que desee hacer uso de l. El avance en las comunicaciones permite
que dos personas ubicadas en puntos muy distantes del mundo, intercambien
informacin y concreten operaciones comerciales o de otro tipo, en pocos segundos y
sin moverse de sus escritorios.

En este proceso cambiante y de evolucin vertiginosa, se encuentra la funcin
informtica tratando de acompaar y apoyar estos cambios.

El ement os de Or gani zaci n de l a f unci n I nf or mt i ca


Administracin de la Informtica
3
2. Definicin

La funcin informtica consiste en la definicin formal de los cargos, y la
especificacin de todas las tareas informticas necesarias para poder llevar adelante la
tarea informtica dentro de una Organizacin.

Los cambios vinculados con informtica se suceden en forma continua y
vertiginosa; para poder acompasarlos, la funcin informtica necesariamente debe ir
variando. No existe una nica organizacin de la funcin, sino que depender de la
dimensin de la empresa, su dispersin geogrfica, las caractersticas de su giro y la
tecnologa con que la misma cuenta. Cuanto ms grande es la empresa, ms compleja
probablemente ser su organizacin.

Por otra parte, una vez que se define cmo ser su organizacin, la misma no
podr permanecer congelada por largo tiempo, debindose realizar cambios en su
estructura.

Se van tentando cambios en el intento de trabajar en forma ms eficiente; se
crean cargos destinados a usuarios con variados perfiles, grupos de trabajo conformados
de diversas maneras, integrados por tcnicos de orgenes diferentes. De esta manera
aparecer, por ejemplo, un lder de un determinado proyecto, que luego se podr
transformar en Jefe de Procesamiento de datos, o en Encargado de Telemtica, y
despus en Director de Recursos de Informacin, quien, a su vez, participar de las
reuniones del directorio de la empresa.

La variedad es muy grande y depender de las caractersticas de la empresa y de
la direccin de la misma. Lo que es indudable es que se exige a las personas que deben
llevar adelante la funcin informtica, una flexibilidad frente a los cambios superior a la
media. No slo debe mantenerse al tanto de los cambios que se suceden en el mundo
informtico, sino tambin a jugar diferentes roles dentro de la Organizacin.



3 Clasificacin por porte de equipamiento

La diferencia en el porte del equipamiento informtico condiciona en muchos
casos la organizacin que la funcin informtica tendr dentro de la empresa, as como
tambin la cantidad y formacin del personal afectado a la misma.

No es fcil clasificar los computadoras de acuerdo a su porte, debido a la rapidez
con que se producen los cambios; la potencia de los mismos va aumentando de forma
acelerada, y al mismo tiempo los costos van descendiendo. Es posible que un mismo
equipo tenga diferentes configuraciones, lo que implica que puede pertenecer a una u
otra categora dependiendo de los perifricos y capacidades instaladas.

Introduccin a la Computacin
Computacin aplicada a Administracin, Contabilidad y Economa

Administracin de la Informtica
4
Luego de estas salvedades, se puede clasificar a las computadoras en tres
grandes grupos:
Mainframes o equipos de gran porte
Minicomputadores o equipos medianos
Microcomputadores o computadores personales (PC)

Las redes de computadores personales implican un tratamiento diferencial que es
posible compararlos a equipos medianos cuando cuentan con ms de 20 puestos, o
incluirlos dentro del ltimo grupo (microcomputadores), cuando se trata de redes
pequeas.


Tipo de Computador Cantidad de
usuarios
Costo HW en
dlares (U$S)
Cantidad
personal
Capacidad de
almacenamiento
Mainframe /
gran porte
Ms de 200 Ms de 100.000 25 a 250 Ms de 20 Gb.
Minis y redes de
equipos
De 20 a 500 10.000 a
200.000
4 a 150 2 Gb. a 100 Gb
PC independientes;
redes hasta 20 puestos
De 1 a 20 500 a 30.000 1 a 10 500 Mb a 50 Gb.


Cantidad de usuarios: indica la cantidad de estaciones o puestos de trabajo conectados
al equipo central. Es la cantidad de usuarios que pueden trabajar al mismo tiempo.

Costo: es el costo del hardware exclusivamente. El costo del software, en caso de
adquirirlo o de elaborarlo en la empresa, es muy variado, dependiendo de las
caractersticas y reas que abarque el mismo.

Cantidad de personal: es la cantidad de personas que trabajan en el Centro de
Procesamiento de la Informacin en tareas de operacin, mantenimiento y desarrollo.
No se incluye a los usuarios de la informacin.

Capacidad de almacenamiento: es la cantidad de espacio de memoria secundaria
disponible (disco magntico).

Los valores que se detallan en el cuadro dan slo una idea aproximada de
distintas configuraciones del equipamiento informtico de una empresa. Como se puede
apreciar, existen franjas en las cuales se superponen las categoras ya que no es posible
establecer lmites exactos en virtud de la gran variedad de configuraciones y
posibilidades que brindan hoy en da los proveedores de hardware. Hoy un computador
personal puede tener tanta capacidad como hasta hace unos pocos aos solo lo podan
tener los equipos medianos. Esto hace que sea muy difcil clasificar un computador de
acuerdo al hardware. Es ms correcto clasificarlo de acuerdo a la cantidad de usuarios
que utilizan la informacin al mismo tiempo.
El ement os de Or gani zaci n de l a f unci n I nf or mt i ca


Administracin de la Informtica
5
4 Ubicacin en la organizacin - Vinculacin con el resto de
la organizacin

Al momento de ubicar la funcin informtica dentro de la organizacin, debe
tenerse presente que generalmente se trata de una funcin de servicio o de apoyo a las
dems reas de la empresa. No siempre es as; puede ocurrir que el resultado de la
misma sea el objetivo para el cual fue creada; podra ser el caso, por ejemplo, de
empresas que se dedican a la elaboracin y comercializacin de software.

Pero para la mayora de las empresas, la funcin informtica es de apoyo, de
servicio a las restantes funciones que la misma deba llevar delante de acuerdo a sus
objetivos; su fin principal entonces, consiste en facilitar, optimizar y darle mayores
ventajas competitivas a la empresa, ofreciendo la informacin por ella procesada al
sector que la requiera, con una calidad adecuada, en el momento oportuno.

A efectos de determinar dnde se ubica la funcin informtica dentro de una
organizacin, es inevitable relacionar la misma con el porte del equipamiento y la
dimensin de la organizacin. Existen claras diferencias entre una empresa unipersonal
o con 4 5 empleados que se dedica a la exportacin de artculos de cuero y que cuenta
con uno o dos PC como apoyo a sus tareas, y la organizacin que requiere un organismo
de las dimensiones de UTE en Uruguay.

En el primero de los casos, muy probablemente estemos frente a un centro de
procesamiento de la informacin de pequeo porte en el cual las funciones no se
encuentren claramente definidas. En esta dimensin de equipamiento informtico,
probablemente el propietario de la empresa haya comprado paquetes standard (para
contabilidad, facturacin, etc.) y haga uso de los mismos contratando un servicio de
mantenimiento con la empresa proveedora del software; el Centro de Informtica es en
realidad un centro de informacin que aparece desdibujado; la misma persona que
genera la informacin (por ejemplo, que factura) ser quien, probablemente, la ingrese
al sistema; podr existir otra persona quien realizar los controles.

En los otros casos (centros de Procesamiento de Datos de dimensiones medianas
y grandes), la organizacin de los mismos debe ser diferente, suele existir un Centro de
procesamiento de la informacin de diferentes dimensiones de acuerdo a la tarea que se
deba desarrollar, con una estructura formal de cargos y tareas inherentes a los mismos
claramente definidos.

La ubicacin del Centro de Informtica dentro de la estructura de una empresa,
en grandes trminos, podemos decir que se ha ido desplazando; hace unos aos era
comn ver que empresas de cierta envergadura tuvieran un Centro de procesamiento de
la informacin que dependa directamente del departamento de Contadura Finanzas.
La razn que justificaba esta ubicacin dentro de la organizacin era que su principal
tarea consista en el procesamiento de la informacin contable y la facturacin.
Introduccin a la Computacin
Computacin aplicada a Administracin, Contabilidad y Economa

Administracin de la Informtica
6


Esta ubicacin dentro de la organizacin traa, tambin con demasiada
frecuencia, roces y fricciones entre tcnicos en informtica y el/los responsable/s del
departamento de Contadura Finanzas, quienes generalmente carecan de la formacin
tcnica adecuada para ejercer supervisin sobre este centro, a pesar de los
conocimientos en administracin que pudieran tener.

Con el correr del tiempo, las cosas han ido cambiando y encontramos que las
tareas del Centro de procesamiento de la informacin, suelen ser bastante ms
ambiciosas que el procesamiento de la contabilidad y la facturacin de una empresa;
actualmente, abarcan todas las reas de la empresa, desde gestin del personal hasta la
elaboracin de sistemas de informacin para la alta direccin de la empresa.

La funcin informtica, entonces, pasa a ser de apoyo a toda la organizacin y
no slo a una parte de la misma, por lo cual no se justificara la dependencia de un
Departamento del tipo de Contadura.



Hoy en da el Centro de procesamiento de la informacin debe depender en
forma directa de la Gerencia General; de esta manera, brinda servicios a las distintas
reas de la organizacin, sin existir dependencia jerrquica de ninguna de ellas. Puede
tambin ser encontrado como staff de la alta direccin debido a la creciente necesidad
de contar con informacin de gestin o debido al carcter estratgico que las tecnologas
de informacin van adquiriendo en entornos competitivos.

En algunas oportunidades, el personal encargado de procesamiento de datos se
encuentra asignado al sector al cual nutre de informacin del cual depende
jerrquicamente (por ejemplo: Sector Finanzas), si bien tiene supervisin tcnica de un
sector informtico especializado.

En resumen, la funcin informtica dentro de una organizacin debe depender
de la Gerencia General y brindar apoyo a todas las reas de la organizacin. Los datos
no pertenecen a un sector determinado sino a la empresa toda. No confundir esta idea
con el sector donde se generan los datos, que obviamente puede ser uno solo.
El ement os de Or gani zaci n de l a f unci n I nf or mt i ca


Administracin de la Informtica
7





4.1 Centralizacin

La centralizacin responde al concepto ms tradicional de departamento de
procesamiento de datos o de informtica. Todo lo relacionado en esta rea es
responsabilidad del departamento; su principal justificacin radica en que es la mejor
forma de captar, manipular y usar la informacin cuando hay un gran nmero de
usuarios que deben acceder a ella. El control, en este caso, generalmente es ms sencillo
y pueden lograrse economas cuando se trata de un procesamiento masivo de la
informacin.
Al ser nicas, se evita la inconsistencia de las aplicaciones, y el riesgo de
redundancia de la informacin se hace menor.

Es en el centro de procesamiento de la informacin, donde se desarrollan las
funciones informticas: se analizan los sistemas, se desarrollan los programas, se
ingresan los datos al computador, se realizan respaldos y controles de la informacin.

Cuando la centralizacin es total, todo gira alrededor de este departamento.
Dependiendo de las caractersticas de la organizacin, la centralizacin puede ser muy
perjudicial, tanto en la parte administrativa como en la humana. La dinmica del mundo
actual exige en muchos casos que la informacin sea procesada en el mismo momento
en que los hechos se producen; de otra manera, se ocasionan retrasos y prdidas de
tiempo.

Este tipo de funcionamiento puede provocar desmotivacin por parte del usuario
de la informacin, quien suele perder la nocin del valor agregado que aporta su trabajo,
al ser procesado en otro lugar y en otro momento. Por otra parte, los integrantes del
centro de procesamiento de la informacin son quienes llevan adelante la totalidad de la
funcin informtica, sin ser ellos los que hacen uso de la informacin, dejando de lado
el enriquecimiento que produce el intercambio entre el tcnico o profesional y el usuario
de la informacin.


Introduccin a la Computacin
Computacin aplicada a Administracin, Contabilidad y Economa

Administracin de la Informtica
8
4.2 Descentralizacin

En oposicin encontramos la descentralizacin total, que consiste en mantener
un centro de procesamiento de informacin de pequeas dimensiones que cumplira
tareas mnimas de fijacin de pautas o de elaboracin de un Plan Informtico para la
organizacin y se encargara de contratar y evaluar empresas externas que desarrollen
algunas funciones informticas (prctica comnmente llamada Outsourcing, y de la que
se hablar posteriormente), llevndose a cabo el resto de las funciones relacionadas con
la informtica (ingreso de informacin, control, respaldos, entre otros), en el mismo
lugar en el que se originan, dispersos dentro de la organizacin.

La descentralizacin tiene algunas ventajas a considerar: motiva a los
empleados ya que les proporciona un cierto nivel de autonoma; facilita el reparto de la
carga de trabajo; permite adaptar los sistemas a las necesidades reales de los usuarios.

No todas son ventajas dentro de la descentralizacin total; la funcin de control
adquiere un papel an ms protagnico que en otras situaciones: el ingreso de datos en
diferentes lugares, las aplicaciones repetidas, y empresas externas contratadas, son
factores de riesgo que pueden provocar inconsistencia o redundancia de informacin, en
detrimento de la calidad de la misma. La contratacin de empresas externas requiere
seguimiento para verificar el cumplimiento de obligaciones pactadas. Por otra parte, en
algunas ocasiones los costos se disparan, no proporcionando el beneficio esperado.


4.3 Informtica distribuida

Una solucin intermedia entre centralizacin total y descentralizacin total es la
llamada informtica distribuida. Consiste en crear un equilibrio entre estos dos
extremos, desarrollando aplicaciones especficas para determinados puestos de trabajo,
y compartiendo otras cuando se entiende que es lo ms conveniente.

En el momento actual, es relativamente sencillo el implantar este tipo de
soluciones por las facilidades que proporcionan las comunicaciones.

Estos sistemas mixtos pueden presentarse de diferentes manera: el centro de
informacin podr adoptar diferentes combinaciones de centralizacin o
descentralizacin, teniendo en cuenta quien ejerce el control sobre las funciones
informticas, quien la dependencia funcional y la jerrquica, as como tambin el lugar
geogrfico donde las funciones se desarrollan.

De esta manera encontramos que ciertas tareas se centralizan en el centro de
procesamiento, mientras que otros procesos se descentralizan, pasando generalmente a
efectuarse en el mismo lugar donde los hechos ocurren (ingreso de datos al sistema,
respaldos, procesamiento de los datos, obtencin de informacin). Cada Organizacin
evaluar la conveniencia y equilibrio entre descentralizacin / descentralizacin, de
acuerdo a sus caractersticas particulares.
El ement os de Or gani zaci n de l a f unci n I nf or mt i ca


Administracin de la Informtica
9
5 Funciones inherentes al procesamiento de datos

Ms all de la ubicacin que pueda tener el centro de procesamiento de la
informacin dentro de la organizacin, existen ciertas funciones que generalmente se
realizan en empresas de cierta envergadura. Las mismas podran resumirse de la
siguiente manera:


5.1 Desarrollo de sistemas, programacin y mantenimiento de
operaciones

Abarca las tareas propias del anlisis de necesidades, diseo, desarrollo e
implementacin de sistemas, programacin de aplicaciones y mantenimiento,
incluyendo las actualizaciones del software. Se trata tambin de asegurar la continuidad
en el servicio de los sistemas y de obtener un rendimiento ptimo y una disponibilidad
mxima para el usuario.

En general las tareas se llevan adelante mediante equipos de proyecto, aunque
ciertos miembros pueden pertenecer a varios proyectos simultneamente. Es habitual
que el analista de sistemas se especialice de tal manera en una temtica, que centre su
actividad exclusivamente en algn sector.

En algunas oportunidades, estas tareas no se realizan totalmente dentro de la
empresa; muchas veces se compra el software a proveedores, o se conforman equipos de
trabajo en los cuales el personal de la empresa trabaja junto a los proveedores, bajo
diferentes modalidades y compromisos.


5.2 Estndares y tcnicas de sistemas

Dentro de la empresa es el centro de procesamiento de la informacin el
encargado de definir las lneas que hay que seguir en la aplicacin, incorporacin e
integracin de nuevas tecnologas en el procesamiento de la informacin. Tambin, y
precisamente por contar con la mejor informacin de las necesidades tecnolgicas
disponibles, debe planificar la aplicacin de recursos informticos que haya de
administrarse en el futuro.

Es conveniente confeccionar estndares en la documentacin, programacin, y
produccin, y es fundamental realizar un seguimiento de los mismos.
Introduccin a la Computacin
Computacin aplicada a Administracin, Contabilidad y Economa

Administracin de la Informtica
10
5.3 Seguridad de los sistemas e instalaciones

Incluye todo aquello que tiene que ver con seguridad de las operaciones, a
efectos de minimizar errores, desastres, manejo fraudulento de la informacin, entre
otras.

La combinacin de medidas manuales y automatizadas que se realicen con el fin
de salvaguardar los sistemas de informacin y los equipos, es ideal para lograrlo, y
conforman los controles necesarios para una buena administracin de la informacin.
Es necesario crear procedimientos que garanticen la puesta en marcha de estas
polticas.

Existen controles de varios tipos, que se agrupan en generales y de las
aplicaciones, como se explica a continuacin:


5.3.1 Controles generales

Los controles generales, pueden abarcar diferentes modalidades:

Control sobre el proceso de implantacin del sistema: se trata de controles en el
proceso de desarrollo de sistemas; incluyen documentacin del software,
evaluacin, mantenimiento y auditora del software.

Control sobre el software: incluye el control de accesos no autorizados a los
programas y el control que impide efectuar cambios no autorizados a programas y
sistemas que se encuentran en produccin.

Control sobre el hardware: este tipo de control asegura que el hardware est
fsicamente seguro y verifican el mal funcionamiento de los equipos.

Control de los procedimientos de operaciones: tienen como fin el asegurar que los
procedimientos programados para el almacenamiento y procesamiento de los datos,
sean consistentes y se apliquen correctamente. Dentro de estos procedimientos se
encuentran las operaciones de respaldo de la informacin (back up).

Control de seguridad de los datos: estos controles tienen como objetivo el asegurar
que la informacin contenida en los diversos medios magnticos, se encuentre
salvaguardada frente a accesos no autorizados.

Controles administrativos: tienen como finalidad asegurar que se ejecuten las reglas
y procedimientos establecidos. Incluye: separacin de funciones (principio bsico
del control interno: por ejemplo: quien ingresa un dato, no puede ser el mismo que
quien lo controla); establecimiento de procedimientos escritos y supervisin que
permita corregir desviaciones a las normas establecidas.


El ement os de Or gani zaci n de l a f unci n I nf or mt i ca


Administracin de la Informtica
11
5.3.2 Controles de las aplicaciones

Los controles de las aplicaciones, son especficos de cada una de ellas. Se trata
de procedimientos manuales o automatizados que deben asegurar la integridad de la
informacin del sistema.

Los controles de aplicacin, se instauran en tres momentos:

Controles a la entrada de la informacin al sistema

Controles durante el procesamiento de la informacin

Controles de la salida de la informacin.


Las aplicaciones deben contar con pistas de auditora: consiste en la
grabacin de forma no visible para quien hace uso del sistema, de informacin sobre
quien hace uso de qu programa, en qu momento, qu informacin haba en el sistema
antes de que ese usuario ingresara, en qu consisti la modificacin. Y esta informacin
debe poder ser consultada fcilmente por el personal autorizado.

Llevar todo este tipo de informacin para todas las aplicaciones de una empresa,
puede ser un tanto pesado: consume tiempo y lugar en los almacenamientos. Es
necesario buscar un equilibrio entre costos y beneficios: algunas aplicaciones que son
crticas para la empresa (por ejemplo, transferencias de fondos entre cuentas bancarias,
movimientos del stock en un almacn de una fbrica) deben sin duda guardar toda esta
informacin, y por perodos prolongados de tiempo. En otras aplicaciones tener toda esa
informacin no sea crucial (por ejemplo, alta de un asiento de rutina en el sistema de
contabilidad de la empresa), y determinar qu nivel de detalle desea tener y por cuanto
tiempo.

A la hora de evaluar un sistema de computacin, el profesional interviniente
deber tener especialmente presente la existencia o no de pistas de auditora y el manejo
de diferentes niveles de seguridad en las aplicaciones (quin est autorizado a realizar
qu tareas, y su definicin), pilares bsicos del control interno.

En el ejemplo visto anteriormente, uno podr quiz ver que la transferencia se
hace de una cuenta a otra correctamente, pero no darse cuenta si el sistema control que
quien hizo la transferencia es un empleado autorizado o no, cmo se hizo esta
autorizacin, si se guard informacin sobre las cuentas que intervinieron en la
transaccin y los importes.

Al ser "transparente" este manejo paralelo de la informacin, es comn no
prestarle la atencin que amerita a este punto, o asumir que est resuelto de una manera
adecuada; y con demasiada frecuencia no es as; cuando nos damos cuenta, ya es tarde.


Introduccin a la Computacin
Computacin aplicada a Administracin, Contabilidad y Economa

Administracin de la Informtica
12
6. Distribucin de funciones y cargos

Dentro de un centro de procesamiento de la informacin, existen determinadas
funciones tpicas que son desempeadas por diferentes personas, con diferentes perfiles.
Dependiendo del tamao y la estructura del centro, se crearn cargos especficos para
cada una de ellas, aunque frecuentemente encontramos que una misma persona, realiza
ms de una funcin.

Se describen las funciones del:
- Ingeniero de sistemas
- Analista
- Programador
- Digitador
- Operador
- Usuario


6.1 El Ingeniero de Sistemas

El Ingeniero de Sistemas es un profesional egresado de la Facultad de Ingeniera
o equivalente. Su funcin, dentro de la Organizacin, consiste en desarrollar tareas que
requieren conocimientos tcnicos y especficos de informtica.

Suele ocupar un cargo de supervisin de las tareas que realizan los analistas y
programadores de la Organizacin; en algunas oportunidades, tambin se encarga del
anlisis de los diversos sistemas, estudiando su oportunidad y conveniencia,
supervisando equipos tcnicos multidisciplinarios, evaluando diferentes alternativas
para el procesamiento de la informacin, estudiando nuevas herramientas y tecnologas
aplicables a la Organizacin.


6.2 El Analista

Dentro del centro de procesamiento de la informacin, encontramos la figura del
Analista, quien puede tratarse de un egresado de la Facultad de Ingeniera o similar, o
una persona que, por su experiencia y los conocimientos adquiridos, desarrolla dicha
funcin.

El Analista se encarga de recabar la informacin necesaria para el desarrollo de
los sistemas, especificando procesos, definiendo archivos y plataformas, y
documentando los mismos de manera tal que, al momento de su implantacin, cumplan
con los objetivos esperados.

El Analista suele ocupar cargos de supervisin de programadores. Suele realizar
testeos de los programas ya elaborados, realizando pruebas integrales antes de su puesta
en produccin.

El ement os de Or gani zaci n de l a f unci n I nf or mt i ca


Administracin de la Informtica
13
En algunas oportunidades, el Analista tambin se encarga de realizar programas
y prototipos, de acuerdo al anlisis previamente realizado.

En organizaciones medianas y pequeas suele ser el Analista el responsable de
todas las funciones informticas.


6.3 El Programador

Generalmente se trata de un estudiante de la carrera de Ingeniera de Sistemas o
similar o un idneo el cual, gracias a sus conocimientos, se encuentra capacitado para
realizar programas en uno o ms lenguajes de programacin.

La documentacin y el mantenimiento de los programas ya existentes, as como
tambin las pruebas para verificar que los mismos cumplen con los objetivos
especificados, son parte de las tareas propias de un programador.

En organizaciones pequeas es comn que cuenten con un Programador que
realiza varias funciones. Es importante tener en cuenta que ha veces, por falta de
formacin, el programador no realiza adecuadamente las tareas de anlisis y
organizacin de Sistemas, lo que trae aparejado inconvenientes serios.

Otro aspecto a tener en cuenta es que hoy se ha desvirtuado el trmino Analista y
Programador, debido a que muchos institutos privados otorgan esto ttulos sin brindar la
adecuada capacitacin.


6.4 El Digitador

El digitador realiza el ingreso masivo de datos a los distintos sistemas de la
Organizacin, pulsando las teclas del teclado del computador. Los datos a ingresar
podrn ser alfabticos, numricos o alfanumricos.

La funcin especfica del digitador tiende a desaparecer; el ingreso de la
informacin tiende a ser realizado en el mismo momento en que ocurre el hecho, siendo
la persona que la genera quien la digita. Por otra parte, cada vez es ms frecuente el uso
de instrumentos que permiten el ingreso directo de la informacin al computador, por
vas ms sencillas, rpidas y seguras (lectoras de caracteres pticos, lpiz ptico,
scanner).


6.5 El Operador

El Operador realiza aquellos trabajos que posibilitan que el sistema funcione;
incluyendo la entrada o ingreso de datos al computador, la ejecucin de los programas
que hacen uso de ellos, y la obtencin de las salidas. Suelen ejecutar procesos
Introduccin a la Computacin
Computacin aplicada a Administracin, Contabilidad y Economa

Administracin de la Informtica
14
previamente definidos por los tcnicos informticos, as como tambin los trabajos de
respaldo y recuperacin de la informacin que maneja la Organizacin.

El cargo de Operador tiende tambin a desaparecer por la tendencia creciente a
descentralizar las tareas; suele ocurrir que quien hace el ingreso de datos en el
computador es el mismo funcionario que atiende al pblico, quien, adems est
encargado de realizar el respaldo de la informacin a ltima hora del da, de acuerdo a
una rutina previamente establecida por los tcnicos informticos.


6.6 El usuario

Llamamos usuario a la persona que utilizan las computadoras para desempear
su trabajo, pero no son especialistas en sistemas de informacin.

Podemos distinguir varios tipos de usuarios:

Usuario final directo: es aquel interacta con el hardware y software, alimentando al
sistema con datos y recibiendo del mismo la informacin procesada.

Usuario final indirecto: es aquel que se beneficia de los resultados generados por los
sistemas, pero no interacta ni con el hardware, ni con el software

El rol del usuario ha ido variando con el transcurso del tiempo.


Los usuario se pueden clasificar en tres tipos:

1- Usuario de transacciones. Es aquel que realiza el registro de transacciones, puede o
no trabajar contra pblico.

2- Usuarios a nivel de mandos medios. Se encargan de realizar las tareas de control
necesarias y tomar las decisiones de rutina.

3- Usuario gerencial. Son los mandos superiores de la organizacin. Utilizan la
informacin que brindan los sistemas para tomar de decisiones. En general suelen
ser decisiones no estructuradas.


6.7 Relacin desarrollador - usuario

Hace algn tiempo, era comn encontrar situaciones en las que el personal del
centro de procesamiento de la informacin realizaba el anlisis de los sistemas a
desarrollar de una forma un tanto alejada del usuario y de la realidad que ste deba
enfrentar diariamente. El resultado, con frecuencia, no era el esperado; los sistemas no
cubran las expectativas del personal que deba hacer uso de ellos. Corresponde sealar
El ement os de Or gani zaci n de l a f unci n I nf or mt i ca


Administracin de la Informtica
15
que, tambin con bastante frecuencia, el usuario tampoco tena muy claro qu era lo que
poda pedir a los encargados del anlisis y programacin de los sistemas.

De esta manera se generaba una distancia entre "hacedores" de sistemas y
"usadores" de los mismos, lo cual no beneficiaba en nada a la Organizacin.


En la actualidad, esta situacin ha variado; se ha producido un acercamiento que
permite la interaccin entre quienes realizan los sistemas y el usuario; la experiencia ha
demostrado que el diseo de los sistemas de informacin no puede ser dirigido slo por
especialistas tcnicos en informtica. Requiere, adems, de un alto grado de
participacin y control por parte del usuario final. Es conveniente que sea el usuario
quien establezca los requerimientos del sistema, y el Ingeniero, el Analista o el
Programador - dependiendo de la Organizacin - quienes manifiesten las diferentes
alternativas a ofrecer, teniendo en cuenta el hardware, el software y el presupuesto
disponible.

Hoy en da es frecuente encontrar equipos multidisciplinarios en los cuales,
mientras los tcnicos en informtica van desarrollando el software, los usuarios
conocedores de la temtica, van testeando e identificando puntos no resueltos
correctamente, brindando una forma gil de realizar las correcciones, y generando un
dilogo y una forma de trabajo ms eficiente y enriquecedora tanto para las personas
que participan, como para la Organizacin que recibe el producto de la misma.


7 Organizacin interna del centro de procesamiento de la
informacin

En grandes trminos, y en organizaciones de mediano y gran porte, podra
afirmarse que la tendencia es hacia la descentralizacin, creando diferentes centros de
informacin donde la misma se produce, subcontratando ayuda externa para la
ejecucin de determinadas tareas (outsourcing) y manteniendo un centro de
procesamiento de informacin que imparta las directivas informticas a seguir y se
encargue de seleccionar y monitorear el cumplimiento de las tareas delegadas.

Sin perjuicio de esta tendencia, la organizacin formal interna del centro de
procesamiento de la informacin suele definirse de diferentes maneras, al igual que la
estructura del resto de los departamentos de una organizacin, aunque su estructura
deber ser flexible y capaz de adaptarse velozmente a los desafos que surgen da a da.

Veremos brevemente las formas ms comunes de estructurarse internamente un
centro de procesamiento de la informacin, que son:
- Jerrquica por funciones
- Por proyecto
- Matricial.

Introduccin a la Computacin
Computacin aplicada a Administracin, Contabilidad y Economa

Administracin de la Informtica
16
7.1 Estructura jerrquica por funciones

En este caso, la jerarqua comienza en los niveles inferiores con varios
empleados y va reduciendo su cantidad hacia la cima, formando una pirmide. Dentro
de la pirmide, los departamentos se organizan por funciones.


Director de informtica




Operaciones Desarrollo de sistemas Soporte Tcnico Planificacin



En este caso, existir un responsable del departamento, y bajo su direccin se
establecen 4 grandes reas, cada una de ellas cumpliendo funciones especializadas.


En el ejemplo, encontramos los siguientes sectores:

Operaciones: se encarga del ingreso de los datos al sistema, su explotacin y su
mantenimiento, as como tambin de la programacin de las tareas y cargas de
trabajo;

Desarrollo de sistemas: realizar el anlisis y mantenimiento del software;

Soporte Tcnico, llevar adelante todo lo relacionado con trabajos sobre bases de
datos, comunicaciones y administracin general de los sistemas;

Planificacin, quien se encargar de realizar la fijacin de polticas informticas a
seguir por la empresa, elaborar presupuestos, definir planes o estrategias.


7.2 Estructura por proyecto

En este tipo de estructura, se forman equipos multidisciplinarios que tienen
como finalidad conseguir que los proyectos en curso lleguen a buen fin, asignando en
oportunidades personal de variadas especialidades, cada uno aportando su conocimiento
sobre el tema.
El ement os de Or gani zaci n de l a f unci n I nf or mt i ca


Administracin de la Informtica
17


Director de Informtica



Proyecto A Proyecto B Proyecto X



Analistas Programad. Analistas Programad. Analistas Program.


La estructura por proyectos permite a la Organizacin una mayor flexibilidad y
adaptabilidad frente a los cambios y a las necesidades que van surgiendo; por otra parte,
tambin exige de la organizacin una mayor coordinacin cuando finaliza un proyecto y
se debe pasar a otro.


7.3 - Estructura matricial

En este tipo de estructura, encontramos una mezcla de las dos estructuras ya
vistas: la jerrquica y por proyecto. Existirn una serie de responsables por proyectos
que, sin disponer del personal subordinado de manera exclusiva, cuentan con el
potencial del departamento.

Hay analistas que trabajan para un proyecto, otros lo harn en dos, dependiendo
de las necesidades. Se busca de esta manera, aprovechar al mximo los recursos con los
que la empresa cuenta, otorgando gran flexibilidad.

Este tipo de estructura tiene como desventaja la ambigedad que se da en las
lneas de autoridad; tampoco propicia el conocimiento a adquirir, por parte de los
tcnicos, sobre la temtica especfica de cada proyecto.


8 Outsourcing

Outsourcing es una modalidad de trabajo que consiste en contratar a una o varias
personas o empresas, para que lleven adelante, en forma ocasional o permanente,
determinada tarea que por diferentes circunstancias, la Organizacin entiende que es
mejor no realizar internamente.

Ver el texto Outsourcing o tercerizacin en informtica.

En el rea informtica se est viendo cada vez con mayor frecuencia el contratar
a proveedores externos terceros a la empresa, para la prestacin de servicios.

Esta modalidad de trabajo, tiene ventajas y desventajas.
Introduccin a la Computacin
Computacin aplicada a Administracin, Contabilidad y Economa

Administracin de la Informtica
18

Dentro de las ventajas, podemos encontrar las siguientes:

Economa: si el proveedor a quien se contrata es especialista en los servicios y
tecnologas de informacin que vende, permite que la Organizacin se beneficie con
ello, a un costo menor que capacitando a su personal

Calidad en el servicio: la empresa contratada sabe que si el producto que vende no
es satisfactorio, podrn no volver a contratarla

Incertidumbre menor: al contratar a un tercero, se fija un precio por el servicio

No aumenta la cantidad de personal en planilla: en algunas oportunidades, la
Organizacin requiere de determinados servicios por un determinado perodo de
tiempo; de esta manera, se crea una relacin laboral diferente sin tener el personal
en la planilla de la empresa

Liberacin de recursos humanos para otros proyectos: cuando los recursos son
escasos, se pueden reestructurar funciones reforzando al personal tcnico propio,
con personal tcnico externo.


Dentro de las desventajas, encontramos:

Prdida de control: el ceder nada ms y nada menos que los sistemas de informacin
a un tercero, se coloca a la Organizacin en una posicin peligrosa en la que puede
quedar dependiente de las condiciones que el proveedor posteriormente fije
(tecnologas que quiz no sean las ms convenientes, costos exagerados por
mantenimiento de sistemas, entre otros);

Conflictos entre el personal interno de la Organizacin (tcnico y administrativo)
con el personal de la empresa contratada

Vulnerabilidad de la informacin de la Organizacin: la empresa proveedora podr
tener acceso a informacin que no conviene que sea divulgada, pudiendo
perjudicarla.


Resumiendo, la modalidad outsourcing, puede ser muy vlida para una
Organizacin; pero tambin puede ser peligrosa. Es necesario tomar precauciones al
momento de hacerla realidad: contratos que tengan en cuenta la mayor cantidad de
eventualidades posibles, fijacin de multas por incumplimiento, claridad en cuanto a la
determinacin de la propiedad de los sistemas a usar o desarrollar, documentacin de
todo lo que los proveedores hagan, planificacin estricta y detallada de cmo ser la
devolucin de la tarea a la Organizacin si corresponde, y, por sobre todas las cosas, un
seguimiento fuerte y continuo, con Informes de Avance peridicos que minimicen el
riesgo de no obtencin de los beneficios esperados.


El ement os de Or gani zaci n de l a f unci n I nf or mt i ca


Administracin de la Informtica
19
9 Bibliografa

Administracin de los sistemas de informacin Laudon & Laudon
Ed. Prentice Hall Hispanoamercana SA - 3era. Edicin - Mxico, 1996

Sistemas de informacin para la direccin Manfredo Monforte
Ed. Pirmide SA - Madrid , 1995

Los recursos de informacin Alfons Cornella
Ed. McGraw-Hill Interamericana de Espaa SAU, Madrid, 1997

Anlisis y diseo de sistemas de informacin James Senn
Ed. McGraw-Hill Interamericana de Mxico SA de CV, 2da. Edicin, Mxico, 1992

Sistemas de informacin para la Administracin James Senn
Ed. Grupo Editorial Iberoamrica SA de CV, Mxico, 1990

Anlisis y diseo de sistemas Kendall y Kendall
Ed. Prentice Hall Hispanoamercana SA - Mxico, 1991