Administracin de tiempo

Metas generales Adquirir conciencia de que la administracin del tiempo depende totalmente de la administracin que se haga de los propios hbitos. Revisar y analizar diferentes metodologas de uso del tiempo Revisar conceptos de correcta aplicacin del uso del tiempo. dentificar a trav!s de un instrumento de auto evaluacin" formas para me#orar el uso del tiempo que hacen actualmente los participantes. $onocer el uso de herramientas complementarias de apoyo para controlar el uso correcto del tiempo. %b#etivos &os participantes" sern capaces de' Reaccionar conscientemente en situaciones frecuentes que implican riesgo de mal uso del tiempo. dentificar con precisin sus causas particulares de desperdicio del recurso. (laborar listas )inteligentes* de prioridades de accin. +istinguir efectivamente" y no slo en teora" la diferencia entre acciones importantes y acciones urgentes. (valuar con ob#etividad su futuro uso del tiempo para emprender las acciones correctivas necesarias. $ompetencias a desarrollar de manera indirecta $apacidad de auto crtica %rganizacin personal %rientacin a resultados Aprendiza#e clave (l tiempo es una simple medida. &a percepcin de no tener tiempo se debe a una mala seleccin o distribucin de las acciones realizadas. Administrar el tiempo realmente significa administrarse uno mismo" de tal manera que se pueda optimizar el rendimiento del tiempo de que se dispone. (l tiempo ,-u! es el tiempo. ),/ara qu! es el tiempo.. ,-ui!n puede e0plicarlo fcil y brevemente.. ,-ui!n puede tanto comprenderlo mentalmente como e0presarse al respecto. y sin embargo" ,qu! puede ser ms familiar y ms mencionado concienzudamente en nuestro discurso cotidiano que el tiempo.. 1eguramente lo entendemos

suficientemente bien cuando hablamos de !l2 igualmente lo entendemos cuando lo omos nombrar" al hablar con otra persona. ,-u! es entonces el tiempo." si nadie me lo pregunta" yo lo s!2 pero si quisiera e0plicrselo a alguien que me lo pregunte" sencillamente no lo s!*. &as cosas no han cambiado mucho desde que 1an Agustn escribi esas palabras2 todos sabemos lo que queremos e0presar con el t!rmino tiempo" pero no podemos decir lo que es. &os modernos diccionarios lo definen' )Relacin que se establece entre dos o ms fenmenos" sucesos" cuerpos u ob#etos* 3(ncicl. lustrada $umbre42 )+uracin de los fenmenos. . . !poca" siglo* 3+icc. &arousse42 )+uracin de las cosas su#etas a mudanza* 3+icc. de la Real Academia42 )Aspecto mensurable de la duracin* 3+icc. de /sicologa4. &a me#or definicin" si bien no la ms clara para el lector moderno" sigue siendo la antiqusima definicin de Aristteles' )(l n5mero" o la medida" del movimiento seg5n antes y despu!s*. /ara Aristteles" como para la mayora de los filsofos antiguos y medievales" la palabra movimiento equivala a cambio 3decan que todo lo que cambiaba )se mova* de la potencia al acto" es decir" de la posibilidad a la realidad4... (l tiempo es pues" la dimensin del cambio. 1i nada cambiara" no habra tiempo. Resulta entonces un corolario que sorprender a ms de uno' (l tiempo en s no e0iste. 6o e0iste porque es una simple medida. 6o e0iste el tiempo como no e0isten ni el 7ilmetro ni el litro" sino 5nicamente las cosas que son medidas por tales patrones convencionales. $aractersticas del tiempo 8rases para refle0ionar 9. (l ms importante de los recursos. :. (l ms atpico de los recursos. ;. (l recurso ms equitativo' todos tenemos el mismo. <. =n recurso limitado y caduco por definicin' hagamos lo que hagamos se nos acaba. >. Recurso inelstico' ni ahorrarse" ni acumularse" ni prestarse. ?. (l ms indispensable de los recursos' ninguna accin humana puede realizarse sin tiempo. @. Recurso insustituible.

A. Recurso ine0orable' no podemos variar ni su direccin" ni su sentido" ni su cadencia. &o ms que podemos hacer es utilizarlo me#or o peor" a medida que va llegando. B. Recurso /arad#ico' Codos disponemos de Codo el tiempo del mundo. /odemos que#arnos de cmo lo usamos" pero nunca de no tenerlo. 9D. Recurso incontrolable' /odemos controlar nuestras acciones" pero no el tiempo. &a administracin del tiempo (s el arte de hacer que sirva para el beneficio de las personas y de las sociedades. $omo el tiempo no e0iste en s" la administracin del tiempo es la administracin de s mismo2 el mane#o adecuado de los recursos en todo orden" ya que no hay una sola realidad que se sustraiga al tiempo. (l tiempo es como una gota de agua que se evapora. 6o podemos fsicamente" capturarlo ni encerrarlo para hacerlo nuestro. &a administracin del tiempo es una ilusin" porque nadie puede realmente administrar el tiempo. (l tiempo es una constante. =na medida de intervalos. ndependientemente de qui!nes somos o qu! estamos tratando de lograr" el tiempo contin5a movi!ndose al mismo ritmo. 6osotros continuaremos usando la e0presin )Administrar el tiempo* para identificar nuestros esfuerzos" para usar nuestros momentos disponibles con alg5n significado. Administrar el tiempo realmente significa administrarnos nosotros mismos" de tal manera que podamos optimizar el tiempo que tenemos. 1ignifica conducir nuestros asuntos dentro del tiempo disponible para que podamos lograr resultados ms eficaces. +ebe tenerse en cuenta que la eficacia es ms importante que la eficiencia. &a meta debe ser el logro de ob#etivos" no simplemente estar ocupado. Mucha gente opera ba#o la errnea creencia de que tendran tiempo para todo" si solo pudieran organizar sus horas ms eficientemente. (l resultado es a menudo un intento por realizar sus tareas con ms rapidez" razonando que si pudieran ser suficientemente rpidos" podran tener tiempo sobrante. /or supuesto" esto raramente funciona y como estrategia para usar el tiempo es muy pobre. Muy a menudo" traba#ar con rapidez produce problemas. Craba#ando ba#o presin se cometen ms errores" hay menos tiempo para pensar" planificar y refle0ionar antes de tomar

decisiones para solucionar problemas. $omo resultado" los das comienzan a parecer fren!ticos. $uando la presin no funciona" a menudo se adopta una segunda estrategia' traba#ar ms horas. Codos hacemos esto eventualmente" pero cuando se convierte en rutina" se generan otros problemas' las horas semanales se alargan a >D" ?D" @D" AD o ms. (l tiempo personal va desapareciendo a medida que se incrementa el tiempo de traba#o. (l #uicio es menos claro y problemas que podran ser resueltos en minutos por una mente fresca" se resuelven en horas. Craba#ar ms rpido y traba#ar ms horas son estrategias pobres para administrarnos a nosotros mismos. 1in embargo" mucha gente contin5a creyendo que esos enfoques les permitirn conseguir todas las cosas que necesitan ser hechas. 6o se dan cuenta que no importa cuanto hagan" siempre hay ms por hacer" y deben tomar duras decisiones de prioridades y tener el cora#e de seguir las decisiones con acciones. (l tiempo es una parado#a. 6os parece que no tenemos suficiente tiempo y sin embargo tenemos todo el tiempo que hay. 6o importa cuanto hagamos" siempre hay alternativas interminables para invertir el tiempo. &a solucin a esta parado#a" entonces" es enfocarse primero en las cosas ms importantes" en la seguridad de que siempre habr tiempo suficiente para las cosas que realmente es necesario hacer. =na vez que hayamos aceptado el hecho de que no podemos hacer todo y de#emos de actuar como tal" habremos dado un paso muy importante hacia una efectiva administracin de nuestro tiempo. dentificar las prioridades se convertir en un problema menor. $omo un recurso" el tiempo nos presenta otra parado#a' si no lo usamos" desaparece de todas maneras. (n consecuencia" la calidad de este recurso depende de lo bien que lo usemos. (l conocimiento de que estamos desperdiciando este recurso tan personal cuando no lo usamos debidamente" debera ser suficiente para decidirnos a invertir el tiempo de me#or manera. Tiempo de calidad (n vista de que no podemos incrementar la cantidad de tiempo que recibimos" la calidad del tiempo se convierte en la 5nica variable. Cu tiempo es tuyo y no pertenece a nadie ms. 1lo t5 puedes me#orar la calidad de tu tiempo. (n 5ltima instancia" usas tu tiempo como lo deseas. &a forma como usas tu tiempo define qui!n eres" ms a5n que lo que dices" lo que vistes" los

amigos que eliges" lo que piensas. Mucha gente dice algo y hace lo contrario" por e#emplo' mucha gente dice darle importancia a ser productivo y sin embargo invierte muy poco tiempo en organizarse y en encontrar maneras de ser ms enfocado y eficiente. Cu compromiso para administrar tu tiempo es realmente un compromiso contigo mismo y con lo que es importante. =n aprovechamiento adecuado del tiempo permite al gerente disfrutar de su traba#o y su descanso. &a autodisciplina significa fuerza de voluntad para hacer las cosas que deben hacerse antes que las que queremos hacer porque nos son ms fciles o agradables. (nfrentarnos a los asuntos en vez de posponerlos" nos dar ms tiempo para hacer las cosas. /uesto que es nuestro tiempo lo que estamos gastando" somos nosotros quienes debemos dominarlo" y no de#ar que !l nos domine. E nadie podr dominar su propio tiempo mientras no est! primero dispuesto a dominarse a s mismo. (l uso de nuestro tiempo es el resultado de cientos de pequeFas y grandes elecciones cada da" cada hora y a5n cada minuto. Mitos (l mito de la actividad' )(l e#ecutivo ms lleno de traba#o es el ms eficiente*. 1e confunden los resultados con la actividad... para no llegar a ninguna parte. (l mito del hombre equipo' )$uanto ms alto sea el nivel en que se mane#en los asuntos" tanto me#or*. 1e regatea la delegacin" y se pretende hacer las cosas uno mismo )para estar en todo*' invadiendo puestos" aplastando personalidades y matando motivaciones. (l mito de la decisin aplazada' )Gay que aplazar las decisiones hasta haber recopilado todos los datos*. &o que sucede es que no se decide a tiempo" o no se decide. (l mito del indispensable' )&os resultados son directamente proporcionales al volumen de traba#o invertido" as que yo traba#o 9> hrs. diarias*. 1e centra el inter!s en traba#ar ms" en vez de traba#ar me#or. (l mito de ahorrar tiempo' )Gay que ahorrar tiempo a trav!s de soluciones sencillas y fciles*. 1e regatea el tiempo que se debe emplear en asuntos difciles" tratndolos de manera superficial" de modo que se est condenando a repetir lo que sali mal. (l mito de traba#ar contra el tiempo' )(l tiempo presiona al e#ecutivo' se le echa encima*. (l ms precioso recurso queda convertido en estorbo y ob#eto de #ustificaciones.

Codo el mundo pierde el tiempo. (s parte del ser humano. $ierto tiempo perdido puede ser constructivo porque ayuda a rela#arse o a reducir la tensin2 sin embargo" a veces esto puede ser algo frustrante" especialmente cuando se pierde el tiempo por hacer algo menos importante de lo que se podra estar haciendo. +esperdiciador +e Ciempo 3++C4' (s cualquier cosa que impida que persona alcance sus ob#etivos de la manera ms efectiva posible. +esperdiciadores de tiempo (0ternos vs. nternos. &os ++C se dividen en e0ternos" si son provocados por otras personas" o internos si son provocados por nosotros mismos. Desperdiciadores de tiempo e0ternos 9. (0cesivo flu#o de papeles. :. Cel!fono. ;. Hisitantes. <. Reuniones. >. 8allas de comunicacin. ?. /olticas y procedimientos. @. nformacin. 38alta I e0ceso4 /osibles soluciones Agenda $itas. /royectos. Actividades por realizar. Marcar actividades en 3A4 =rgentes e mportantes" 3J4 mportantes 6o =rgentes o 3$4 =rgentes 6o mportantes. =so del tel!fono Antes de llamar" planifica la conversacin. 8iltra y agrupa las llamadas por hacer" trata de apartar un tiempo especfico para llamadas. Crata de acortar la parte social de la conversacin" ve directo al grano y permanece en !l. 1i la conversacin se e0tiende innecesariamente" busca e0cusas para cortarla. (stablece periodos de tiempo donde no recibirs llamadas sino slo en casos de emergencia. $orrespondencia (scribe menos" usa ms el tel!fono. (scribe respuestas a cartas y memos" anotando las respuestas al margen y envindolas de vuelta. =sa el reverso de una carta o memo como copia de respuestas usando el papel carbn" elimina documentos y

queda todo registrado en la misma ho#a. (limina palabras" frases y prrafos innecesarios. /iensa antes de escribir" planea lo que quieres e0presar. =sa el estilo claro" conciso y orientado a hechos. Al escribir usa palabras sencillas. 6o revises una y otra vez en nombre de la perfeccin" cuando los beneficios son pocos o ine0istentes. nterrupciones y visitantes inesperados /rev! un tiempo diario para visitantes inesperados e interrupciones. 6o permitas que ciertos visitantes inesperados tomen asiento. Recibe a los visitantes fuera de tu oficina. 6o contribuyas a conversaciones innecesarias. /romueve citas en vez de permitir visitas inesperadas. Aprende a decir no" especialmente cuando te preguntan ,Cienes un minuto.. Reuniones +esalienta y discontin5a las reuniones innecesarias. /reg5ntate si la reunin es realmente necesaria. ,=na conversacin telefnica tendra el mismo efecto. ,(s necesaria mi presencia.. 8#ate un lmite de tiempo y a#5state a !l. /reprate para la reunin" resiste las interrupciones" mantente en el tema. Minimiza las conversaciones intranscendentes. 6o contribuyas a conversaciones innecesarias. +esperdiciadores de tiempo internos 8alta de prioridades. 8alta de planes. %b#etivos no claros. +e#ar cosas para despu!s. ntentar hacer muchas cosas a la vez. 8alta de autodisciplina. 8alta de habilidad y conocimientos. 1oluciones Refle0in +ecisin +isciplina 6o rendirse hasta haber

desarrollado nuevos hbitos Causas de la morosidad Morosidad &a morosidad es la enemiga del !0ito. (l !0ito llega cuando se hacen en el momento preciso las cosas realmente importantes que conducen a los resultados deseados. 1in embargo" son esas cosas importantes las que usualmente de#amos para despu!s. =na de las razones que nos inducen a posponer las cosas importantes es porque tendemos a confundir lo importante con lo urgente" y nuestros das se ven copados de demandas y presiones. &as cosas importantes raramente e#ercen esta clase de presin" hasta que alcanzan el estado de crisis. (l responder a lo urgente y posponer lo importante" nos garantiza un continuo n5mero de crisis en nuestros traba#os y en nuestras vidas. /ara vencer a la morosidad" necesitamos superar nuestra inercia" nuestra tendencia a resistir el comienzo de acciones. =na vez que la accin ha comenzado" ser ms fcil continuarla. &o difcil es comenzar. &a morosidad conduce en la mayora de los casos a carreras de 5ltimo minuto" resultados por deba#o de la calidad esperada" fechas tope no cumplidas" ventas perdidas" clientes insatisfechos" embotellamiento mental y estr!s" lo cual se traduce en ms tiempo improductivo. (sto disminuye nuestra efectividad. (l traba#o mental de la gerencia es tan importante como el hacer las cosas eficiente y efectivamente. &as principales causas de morosidad son' 9. Craba#os no placenteros. :. Craba#os difciles. ;. ndecisin. (l valor econmico del tiempo laborable personal =na preocupacin para las empresas Codas las empresas mane#an sus finanzas a trav!s de tiempo' tiempo de organizar" tiempo de fabricar" tiempo de comprar" tiempo de vender... Gay aqu un aspecto particularmente grave de la mala administracin del tiempo" y es impresionante la cantidad de personas que no se han concientizado de !l' en las empresas y" en general" siempre que alguien tiene empleados" se tiende a creer que se paga por )K* traba#o2 pero la realidad es que se paga por )K* tiempo" y se espera que en ese tiempo se obtengan

ciertos resultados' los salarios son quincenales o mensuales" y se otorgan al cumplimiento de determinadas #ornadas de presencia. (l tiempo de los empleados es dinero de la empresa. 1i este tiempo no est bien empleado" el patrn est pagando un dinero que se va" una y otra vez" al bote de la basura. (l tiempo mal usado es dinero mal gastado. (#ercicio 9. Anote en la siguiente tabla todas las actividades que realiza en un da 3promedio4" desde que inicia sus actividades hasta que se retira" incluyendo ir al baFo" llamar por tel!fono a la mam" etc. E as mismo anote el tiempo que destina para cada actividad. :. $lasifique cada actividad con una letra )A* para las indispensables" )J* para las necesarias y )$* para las deseables. ;. +ebemos de considerar que las actividades )A* son aquellas que nos llevan a resultados que la empresa espera" por e#emplo" reportar operaciones" hacer balances" hacer citas" emitir reportes" etc. &as actividades )J* son las que necesitamos para realizar algunas actividades necesarias como ir al baFo" verificar mi equipo y herramientas" analizar recursos" revisar agenda" etc. E por 5ltimo las actividades )$* son aquellas que bien puedo eliminar y no afectan mi productividad" tales como' fumar un cigarro y pensar )qu! ocupado estoy*" platicar la 5ltima pelcula" hablar con la mam" platicar con los compaFeros de cualquier tema" etc. <. +ivida lo que usted gana mensualmente entre la cantidad de das traba#ados para sacar el estimado de sueldo diario. >. (l sueldo diario divdalo entre A para sacar el sueldo por hora" as mismo puede dividir este 5ltimo resultado entre ?D para sacar su sueldo por minuto. ?. Ahora bien" como la (mpresa solo espera de nosotros resultados" sume el tiempo de las actividades )A* y el de las )J* y multiplquelo por el sueldo que tiene por hora y minuto. (l resultado ser lo que realmente usted debera de ganar. @. Analicemos cuanto dinero y tiempo mal gasta la (mpresa en

nosotros. 1ea honesto. 1lo usted ver este documento. El uso del tiempo-/rincipios prcticos /ara conocer qu! cosa en particular puede hacer un e#ecutivo" que verdadera y rpidamente lo haga ms efectivo" y que lo haga lograr ms y disfrutar de lo que est haciendo" es necesario saber en qu! se le va el tiempo. L6o dependa de la memoria" pues es traicioneraM. 6osotros no podemos mane#ar el tiempo pasado" pero si podemos e0aminar en forma ob#etiva y realista cmo lo mane#amos. (l resultado final de nuestro anlisis no ser una t!cnica" o una serie de complicadas formas burocrticas que debamos seguir por el resto de nuestros das. (l resultado de e0aminar cmo gastamos nuestro tiempo debe ser un paso hacia el desarrollo de un sentido personal del mismo' en qu! se nos va y en qu! debera rsenos. 9 Auto anlisis del uso del tiempo /ara quien sinceramente se propone me#orar la administracin de su propio tiempo" el primer paso consistir en averiguar cmo lo est empleando. (n este punto se puede dividir la pr0ima semana en intervalos de quince o treinta minutos" y al final de cada hora se registra cmo se emple esa hora. 1e requiere autodisciplina para comenzar y seguir adelante" pero al hacerlo puede darse cuenta incluso de que el descanso de 9> minutos para el caf!" usualmente se convierte en ;D. (#ercicio (l tiempo es un recurso 5nico. +a a da" todos gozamos de la misma cantidad y debe gastarse a razn de ?D segundos por minuto. Codos contamos con 9?A horas a la semana ,$mo usas las tuyas. A continuacin hay trece afirmaciones sobre mane#o del tiempo. (ncierra en un crculo la que corresponda a cada punto. 9. $ada da dedico un tiempo a planear mi traba#o. o 94 $asi nunca :4 A veces ;4 8recuentemente <4 $asi siempre :. $ada aFo me fi#o metas especficas y las pongo por escrito. o 94 $asi nunca :4 A veces ;4 8recuentemente <4 $asi siempre ;. +iariamente hago una lista de pendientes" los #erarquizo seg5n su

importancia y trato de mane#arlos en ese orden. o 94 $asi nunca :4 A veces ;4 8recuentemente <4 $asi siempre <. +edico mi tiempo a tareas que soy capaz de realizar" y no lo dedico a cosas utpicas o improductivas. o 94 $asi nunca :4 A veces ;4 8recuentemente <4 $asi siempre >. &levo una agenda fle0ible para estar en condiciones de mane#ar problemas" as como algo inesperado. o 94 $asi nunca :4 A veces ;4 8recuentemente <4 $asi siempre ?. +elego satisfactoriamente buena parte de mis actividades. o 94 $asi nunca :4 A veces ;4 8recuentemente <4 $asi siempre @. Crato de mane#ar una sola vez la papelera que me llega" analizndola de inmediato y decidiendo sobre ella. o 94 $asi nunca :4 A veces ;4 8recuentemente <4 $asi siempre A. Cengo una estrategia diseFada para evitar las interrupciones. o 94 $asi nunca :4 A veces ;4 8recuentemente <4 $asi siempre B. 1oy capaz de decir *6%* cuando se me requiere en cosas que interfieren con mi tiempo destinado a asuntos pendientes. o 94 $asi nunca :4 A veces ;4 8recuentemente <4 $asi siempre 9D. (n forma habitual practico la rela#acin para reducir tensiones. o 94 $asi nunca :4 A veces ;4 8recuentemente <4 $asi siempre 99. &levo traba#o a casa por las tardes o los fines de semana. o <4 $asi nunca ;4 A veces :4 8recuentemente 94 $asi siempre 9:. &lego a posponer las cosas difciles" aburridas o desagradables de mi traba#o. o <4 $asi nunca ;4 A veces :4 8recuentemente 94 $asi siempre

9;. 1ientes que tienes un buen control sobre la forma en que utilizas el tiempo. o 94 $asi nunca :4 A veces ;4 8recuentemente <4 $asi siempre /untuacin 1uma los puntos obtenidos en las respuestas que marcaste" y tu resultado ser el siguiente' (ntre 9; y :A' Mal" debes preocuparte. (ntre :B y ;?' Jien" pero puedes me#orar. (ntre ;@ y <<' Muy bien. (ntre <> y >:' (0celente" sigue as. Administracin de actividades /lanear las actividades +iseFo de %b#etivos. /lanes de contingencia. (l tiempo para planear" prever contingencias y pensar en oportunidades a menudo brilla por su ausencia" es e0primido por la sobrecarga diaria o se diluye en actividades ms rutinarias. 1i se prev! lo inesperado se evitan desagradables sorpresas y se tiene la capacidad de mantenerse dueFos de la situacin. /ara esto es indispensable /lanear nuestras actividades" a fin de optimizar lo ms posible el tiempo del que disponemos. Cener los ob#etivos por escrito y revisarlos peridicamente 3por e#emplo' diariamente" una vez a la semana" o tan siquiera cada mes4" es fundamental para no perder la orientacin y no malgastar tiempo y energas en cosas secundarias o en actividades innecesarias. /uedo realizar una planificacin eficaz si' Reviso mis metas y establezco tareas diarias especficas. +etermino el tiempo que tomar realizar cada tarea. Anticipo los obstculos a los que me enfrentar!. %rganizo mis tareas por orden de prioridad. /ara establecer mis metas de una manera adecuada es necesario que' (st!n en lnea con mis valores. 1ean de tiempo definido. (st!n definidas clara y especficamente. 1ean completamente mas. 1ean realistas. /lanear las actividades /lanear las actividades

 +iseFo de %b#etivos. /lanes de contingencia. (l tiempo para planear" prever contingencias y pensar en oportunidades a menudo brilla por su ausencia" es e0primido por la sobrecarga diaria o se diluye en actividades ms rutinarias. 1i se prev! lo inesperado se evitan desagradables sorpresas y se tiene la capacidad de mantenerse dueFos de la situacin. /ara esto es indispensable /lanear nuestras actividades" a fin de optimizar lo ms posible el tiempo del que disponemos. Cener los ob#etivos por escrito y revisarlos peridicamente 3por e#emplo' diariamente" una vez a la semana" o tan siquiera cada mes4" es fundamental para no perder la orientacin y no malgastar tiempo y energas en cosas secundarias o en actividades innecesarias. /uedo realizar una planificacin eficaz si' Reviso mis metas y establezco tareas diarias especficas. +etermino el tiempo que tomar realizar cada tarea. Anticipo los obstculos a los que me enfrentar!. %rganizo mis tareas por orden de prioridad. /ara establecer mis metas de una manera adecuada es necesario que' (st!n en lnea con mis valores. 1ean de tiempo definido. (st!n definidas clara y especficamente. 1ean completamente mas. 1ean realistas. (stablecer fechas de seguimiento (stablecer fechas de seguimiento Coda planeacin es pensar en el tiempo por venir. &o que vara en los planes es hasta donde se e0tienden al futuro y qu! tan precisos son. (0iste siempre un lmite en cuanto qu! tan le#os es posible planear en cualquier momento dado. &os plazos definidos fuerzan en forma adecuada la accin. (l imponerse a s mismo fechas lmite realistas facilita la autodisciplina y la toma de decisiones y" de este modo" favorece la eficiencia personal y profesional. 1i uno no sabe para donde va" puede tomar cualquier camino. Realizar las actividades planeadas sin descuidar los ob#etivos Realizar las actividades

planeadas sin descuidar los ob#etivos Cratar de optimizar el uso del tiempo al llevar a cabo cada una de las actividades previamente planeadas" organizadas y priorizadas" con fle0ibilidad" pero sin perder nunca de vista el grado de avance hacia la consecucin de los ob#etivos. (s necesario que nunca olvidemos nuestros ob#etivos" pues si no los tenemos claros somos fcilmente mane#ables por cualquier evento que se presente" en cambio" si no los descuidamos siempre sabremos hacia donde dirigirnos. (l beneficio de la planificacin (l principio de /areto Nilfredo /areto" socilogo y economista del siglo K K postul la teora que origin el principio ADO:D el cual dice que un ADP de los resultados se obtienen con un :DP del tiempo empleado. (l corolario es' un ADP de nuestro tiempo lo gastamos en producir solamente un :DP de nuestros resultados. 6ecesitamos identificar cul :DP de nuestro tiempo es puesto en el uso ms constructivo y cul es usado en tareas menos productivas. /ara hacer esto tenemos primero que analizar hacia donde dirigimos nuestro tiempo. (ficiencia vs. efectividad (ficiencia es hacer las cosas rpidamente" o hacer bien las cosas. (fectividad es hacer las cosas correctas. (n nuestras vidas es mucho ms valioso lograr efectividad que eficiencia. (n otras palabras la eficiencia busca lograr resultados... va derecho al ob#etivo. &a efectividad engloba a la eficiencia. Ea que la efectividad es un equilibrio entre lograr los resultados deseados y hacer sostenible en el tiempo esos resultados. Aspectos importantes a considerar $ada hora empleada en planear ahorrar tres o cuatro ms a la hora de la e#ecucin" aparte de que los resultados sern me#ores. niciar cada #ornada con un plan a realizar de inmediato y preguntndose *,-u! es lo que tengo que Oy quieroO hacer hoy.*. 1i se escribe una lista de )pendientes* y se #erarquiza" se mane#ar me#or. $uidar ms la efectividad que la eficiencia. (n otras palabras" evitar la realizacin demasiado correcta de tareas... que no son las que se tienen que hacer. $oncentrarse en tareas ms nobles" es decir" en las que con menores esfuerzos se producen mayores resultados. Cener presente el )principio

del ADI:D* o )/rincipio de /areto*' =nos pocos esfuerzos crticos 3:DP" por poner un n5mero redondo4 producen la gran mayora de los resultados y viceversa. (vitar el empleo del tiempo en cantidades inversamente proporcionales a la importancia de las tareas. 6o confundir el mane#o de problemas con solucin de problemas. Antes de buscar soluciones cerciorarse de tener bien definido el problema. Cambi!n en la medida de lo posible" seFalar en el programa diario tiempos de no interrupcin para poder concentrarse. Alternar las )horas de disponibilidad* con )horas de privacidad*. Asegurar la buena comunicacin dentro de la institucin. 1e ahorra mucho tiempo cuando prevalecen la claridad" la concisin de los mensa#es y la retroalimentacin o feedbac7. $oncentrarse en las oportunidades" antes que en los problemas. Recordar que )aquellos que viven sepultados en los problemas" de#an pasar de largo las oportunidades*' Cener su oficina" habitacin o escritorio bien ordenado" es como tener su barco dispuesto para la accin. =no puede comenzar a traba#ar efectivamente. =no tiene que tener claridad acerca del propsito" de los fines y ob#etivos del traba#o. (ntonces" la situacin le dir cules son las prioridades en t!rminos de importancia y urgencia" cosas que no son necesariamente lo mismo. /oniendo prioridades $omo planear el da &as agendas son herramientas esenciales. =na vez que tengas la agenda del aFo siguiente" descarta los das festivos" los compromisos familiares y los eventos a#enos al traba#o. (sos son tus tiempos comprometidos. Aseg5rate de trasladar todos tus compromisos de traba#o a la nueva agenda. Agrega todo plazo importante en el que tengan que haberse cumplido las actividades. 15bitamente" el aFo en blanco empieza a verse lleno. 6o obstante" a5n es mucho el tiempo no comprometido" y mane#arlo bien debe ser tu prioridad. &a lista diaria =na disciplina esencial es elaborar un programa para el da. (labora una lista de lo que tienes que hacer y tambi!n de lo que quieres lograr en el tiempo libre del que dispones" lo puedes hacer en la misma agenda o en ho#as por separado.

(stablece lmites de tiempo para todas las tareas. Gabit5ate a estimar siempre la cantidad de tiempo requerida para cada traba#o" como por e#emplo llevar a cabo una visita o realizar el informe. Herifica despu!s si tu estimacin fue realista. &uego establece tus prioridades. =na prioridad se compone de dos elementos en variadas proporciones' urgencia e importancia. (s urgente reparar una llanta ponchada" pero no es importante. (s importante empezar a pensar en la estrategia de mercado para el pr0imo aFo" pero no es urgente. 1in embargo convencer al director e#ecutivo" en la reunin de las 9?'DD hrs." de autorizar las nuevas campaFas de ventas" s es urgente e importante. Algunas tareas que carecen de importancia y urgencia puede convenir realizarlas primero. &a razn de tiempoObeneficio puede ser aqu una buena gua. 1i el beneficio es sustancial y el tiempo que se requiere es corto" hazlo. ncluso podemos clasificar nuestras actividades de la siguiente manera. 'A' (s indispensable hacerlo hoy. 'J' +ebe hacerse hoy. '$' /odra hacerse hoy. /robablemente no alcancemos a realizar totalmente los listados de prioridades A y J" pero no permitas que eso te desanime. 1i has traba#ado de acuerdo con tu sentido de las prioridades" hoy solo habrs hecho cosas importantes" que es a lo que se refiere el mane#o del tiempo en el traba#o. Algunas personas gustan hacer la planeacin diaria al comenzar el da. %tras prefieren planear el da la noche anterior. (sto tiene la venta#a de que uno puede consultarlo con la almohada2 en ocasiones" despu!s del descanso nocturno se te ocurrirn otros puntos que agregar a la lista" o es posible que alteres tus prioridades. Herifica integralmente el plan para el da" para ver si hay alg5n vaco o alg5n tiempo marginal que pueda llenarse o destinarse a un buen uso. =na alerta' s te descubres traspasando un elemento de la lista de un da para otro" puede ser seFal de que lo ests postergando. (0amina el punto cuidadosamente para asegurar que no sea ese el caso. Revisa cada da identificando los !0itos y analizando las razones de las fallas. (vita elaborar e0cusas para ti mismo' e0plora hasta encontrar razones reales. =n conse#o valioso $harles M. 1chQab" quien transform la compaFa Jethlehem 1teel en la ms grande

productora independiente de acero en el mundo" en una ocasin plante un desafo durante la comida a un consultor en gerencia llamado vy &ee' )Mu!streme una forma en que pueda lograr hacer ms cosas con mi tiempo y le pagar! los honorarios que quiera" dentro de lo razonable*. &ee le e0tendi una ho#a de papel en blanco. )(scriba cada noche las cosas que tenga que hacer maFana*" di#o" y num!relas por orden de importancia. /or la maFana" lo primero que debe hacer es empezar a traba#ar en el n5mero 9 de su lista y continuar hasta que lo haya terminado. &uego inicie con el n5mero :..." el ;..." etc. Al t!rmino del da deseche su lista y elabore una nueva. 6o se preocupe si no logra terminar todas las actividades de su lista. 1i no puede con este m!todo" no podr hacerlo con ning5n otro. /ru!belo por unos das y luego pgueme lo que crea que vale este conse#o*. /oco despu!s" 1chQab le envi a &ee un cheque por R:>"DDD =1+. Ms tarde di#o que !sta era la leccin ms rentable que pudo aprender en su carrera empresarial. &a lista diaria de prioridades debe respetarse pero no debe convertirse en un mandamiento sagrado. (s una herramienta para usar" no un dolo para adorar. /ara refle0ionar un poco acerca de esto leamos un pasa#e escrito por el doctor Sonathan 1teinberg" historiador de $ambridge' )&a persona que llama inesperadamente" agradable o desagradable" interrumpe su patrn de tiempo. (se tiempo ya est asignado. $onsecuentemente" no hay tiempo para ayudar a alguien que lo necesite" para rela#arse o para disfrutar una charla. (l disfrute queda siempre para despu!s de despachar todos los traba#os dentro de los plazos determinados" las cartas por contestar" las llamadas por hacer. /ero ese momento nunca llega. 1iempre habr ms cartas" ms vencimientos" ms traba#os" y as la vida se ve pospuesta hasta un indefinido despu!s' hasta demasiado tarde. =n hmster en su rueda de #aula tiene ms o menos la misma clase de libertad*. (mplear el tiempo efectivamente debe ser siempre tu ideal pero nunca convertirse en una obsesin. 1i se presenta una finalidad superior" s! fle0ible. =na de las finalidades del mane#o del tiempo diario es precisamente ser libre en esa forma' tener tiempo para dedicrselo a lo inesperado. (so implica hacer lo que se necesita hacer de la forma ms econmica. Crata siempre de disfrutar lo que est!s haciendo y no desperdicies tiempo lamentndote por lo que no

de#aste tiempo para hacer. Efectividad del tiempo en la oficina (n nuestra oficina regularmente encontramos traba#ando a otras personas" las cuales es muy posible que no utilicen su propio tiempo efectivamente. /eor a5n" es posible que malgasten el tiempo de uno y le frustren sus esfuerzos de diversas maneras. (s por esto que debemos de transformar nuestra oficina en una plataforma para la accin efectiva. Arreglo de la oficina (l tiempo puede desperdiciarse imperceptiblemente si el rea de traba#o no est bien organizada. Cu oficina debe estar organizada de acuerdo a las funciones que desempeFas. (l equipo y los materiales que utilizas con frecuencia deben estar cerca de ti. &a comodidad fsica y la satisfaccin est!tica son factores importantes. /robablemente hayas caminado por tu oficina y te hayas sentido deprimido por el desorden' grandes pilas de papeles" tazas de caf! sin lavar" polvo y basura" mala iluminacin" etc. L$ambia esoM (s sorprendente lo me#or que se sienten todos cuando la oficina se encuentra arreglada y en orden. &a buena iluminacin es especialmente importante para evitar el cansancio ocular y los dolores de cabeza. (l escritorio debe encontrarse libre de papeles" e0cepto el del traba#o especfico que tengas entre manos. (so te invita a pensar en una sola cosa a la vez. &a concentracin es una gran ahorradora de tiempo. +a una mirada ob#etiva a tu escritorio la pr0ima vez que te sientes ante !l. ,Gay encima un revuelto de papeles" cartas y carpetas. 1i se de#a el desorden" !ste te crea un sentimiento de agobio" cuyo resultado es tensin y frustracin. $omo primera medida" despe#a el escritorio y pon las carpetas en orden" para reducir la cantidad de tiempo necesaria para buscarlas. =na vez que tu escritorio est! despe#ado" verifica que est! organizado de tal manera que no gastes tiempo buscando cosas como bolgrafos" clips" regla" lpices" ti#eras" ho#as" etc. Recuerda una vez ms la sabia regla tradicional' un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar. +espe#ar tu escritorio debe convertirse en un hbito. =n escritorio bien ordenado es el cimiento para el traba#o de maFana. nterrupciones &as interrupciones no podemos eliminarlas" muchas de ellas son e0igencias. 6o obstante uno debe planear con miras a minimizar la

cantidad de interrupciones indeseables. =na hora de traba#o concentrado brinda ms resultados que cuatro horas fragmentadas debido a llamadas o visitas inesperadas. (l ser humano es una criatura de ciclos" y en general es coherente en los perodos que constituyen su tiempo ptimo. Algunas personas son )matutinas* y pueden pensar me#or de seis a nueve de la maFana. %tras" son )aves nocturnas* y sus cerebros no funcionan hasta la salida de la luna. 6o hay ninguna venta#a entre ser una cosa o la otra" lo importante es que cada uno prote#a ese tiempo. &os proyectos y tareas ms difciles deben programarse de ser posible" durante el tiempo ptimo personal. (n esta forma los estaremos mane#ando durante los periodos de m0ima eficiencia. /ara esto nos podemos proponer horarios en los cuales no haremos ni recibiremos visitas" de modo que podamos contar con horas de traba#o ininterrumpidos. (stos horarios pueden ser preferentemente por la maFana" al iniciar nuestras labores" o al t!rmino de nuestra #ornada" pues en esos momentos las e0igencias de los dems son mnimas. (n el caso del tel!fono" podemos realizar nuestras llamadas por tandas" a fin de dedicar ese tiempo especfico a su uso" un tip que puede ayudarnos es el realizar nuestras llamadas antes del almuerzo o antes del final del da" ya que la gente suele ser menos habladora y va directo al grano. (s importante resaltar que la persona que ms interrumpe en tu #ornada de traba#o no es tu #efe" !l es la segunda2 la primera eres t5 mismo. Codos en ocasiones deseamos vehementemente ser interrumpidos. =sualmente cuando estamos acometiendo un traba#o difcil o desagradable" es un placer ser interrumpido. =no espera a que suene el tel!fono" o s5bitamente lo tomamos para hablarle a un colega sobre un asunto que no tiene importancia" y de paso interrumpimos a la otra persona. )6o" no" nada urgente... slo estoy llamando para charlar*. %tras formas de interrumpirse personalmente son' haciendo caf!" de#ando un proyecto y acometiendo otro" platicando con los compaFeros de oficina" etc. (s importante tomar en cuenta que el recuperarse de una interrupcin toma ms tiempo que la interrupcin misma. $omo ocupar Ttiempo muertoT Ciempo comprometido

(n muchas ocasiones hay cierto tiempo en el que uno realmente no est haciendo aquello para lo cual ha comprometido su tiempo' minutos o incluso horas de ocio cuando se est esperando o no totalmente ocupado. /ara la mayora de la gente el tiempo de espera es tiempo perdido. 1in embargo" con un poco de planeacin y resolucin" uno puede realizar varias actividades dentro de los minutos que gasta esperando al #efe o al m!dico. /odemos planear el traba#o de maFana" escribir una carta o buscar soluciones a alg5n problema que nos inquiete. Ross Nebber nos comenta' )=no de los me#ores en administradores de tiempo que conozco siempre lleva consigo tres carpetas dentro de su portafolios' $arpetas de color beige que contienen asuntos pendientes" tales como cartas por contestar o informes por revisar. $arpetas rosas que contienen proyectos en va de elaboracin" como pueden ser presupuestos" polticas" procedimientos" el plan de mercadeo" etc. $arpetas azules que contienen los sueFos dorados para el futuro2 cuando se tiene una idea luminosa se anota en la carpeta azul. 1i el tiempo de espera es largo estudia las carpetas azules para determinar cual de todas las ideas se puede convertir en el pr0imo proyecto y as transferirla a la carpeta rosa. (n cambio si la espera es breve se dedica a procesar los aspectos ms o menos rutinarios que encuentra en la carpeta beige*. &o anterior puede parecer e0agerado" pero si estamos preparados para darle alg5n uso al tiempo que esperamos" podremos ir eliminando tareas o pendientes que no requieren de mucha atencin y mucho menos de nuestro tiempo ptimo. %tra forma prctica de ocupar dicho tiempo es llevar con nosotros un libro OdelgadoO o revista de nuestro inter!s. +e esa manera aprovechamos cada Ttiempo muertoT en aumentar nuestros conocimientos. $olocar una tar#eta telefnica usada a modo de separador nos ahorrar tiempo al buscar continuar nuestra lectura. Resumen y conclusiones prcticas (n resumen $asi todas las personas tienen el potencial de ahorrarse de cinco a diez horas a la semana.

/ara hacerlo se requiere disciplina y dedicacin a los principios bsicos de este manual. (n resumen' necesitas identificar la porcin de tiempo sobre la que tienes el control. +espu!s desarrolla procedimientos para operaciones repetitivas yIo usa la tecnologa adecuada. +ebes concentrarse en las actividades que ms te retribuyan en t!rminos de resultados. Asimismo" identifica y haz uso de tu tiempo ptimo. =tiliza tu me#or hora para realizar el traba#o que requiera mayor concentracin. 1i es posible" establece un periodo de tranquilidad para adaptar tu me#or hora cuando haya asuntos presionantes. +espu!s" establece ob#etivos mensuales y desarrolla un plan para realizarlos. Mant!n cierta fle0ibilidad para poder responder a situaciones inesperadas. +etermina" en orden de importancia" los pasos por seguir que se requieran para alcanzar tus ob#etivos. Analiza la forma en que utilizas tu tiempo. &leva el registro de una semana tpica2 despu!s e0amina tus actividades. $on este anlisis determina las causas principales en el desperdicio de tu tiempo. 8inalmente" recuerda que las ideas de este curso deben adaptarse a tu situacin personal. Resumen escrito de Aprendiza#e Ahora" te puede ayudar escribir las cosas claves que aprendi en el libro. =nas palabras claves que pueden picar la memoria' Cema" %b#etivos" (0periencias I $onsideracionesI Aspectos $lave" Acciones que 1eguir! $onclusiones prcticas (l tiempo es un recurso no renovable. 6o se puede recuperar el tiempo perdido. /ara me#orar la administracin de tu tiempo" empieza descubriendo en qu! y cmo lo ests gastando actualmente. +esde el momento en que te organizas" el tiempo es un aliado. /ara el #efe es un activo. &a sabidura popular dice' )(l tiempo es oro*. (l tiempo no vuela. &a escasez de tiempo es una ilusin que resulta de administrarlo mal. (l me#or generador de tiempo es la buena administracin. &os peores ladrones de tiempo son' falta de planeacin" desorden" indecisin" perder de vista los ob#etivos y concentrarse en las actividades" confundir lo importante con lo urgente. &a persona que ms interrumpe mi #ornada de traba#o soy yo mismo. &a administracin del tiempo laboral es esencialmente un esfuerzo de grupo. (l traba#o

en equipo implica coordinacin de actividades" ayuda mutua y sincronizacin. Administrar el tiempo es mucho ms sencillo y efectivo cuando se practica en toda la organizacin. $ada hora invertida planificando ahorra varias horas en la realizacin. Gay que preocuparse ms por traba#ar inteligentemente" que arduamente. (l tiempo que un e#ecutivo dedica a planear debe de ser mayor en la medida que aumenta su nivel #errquico. Codo e#ecutivo debe planear perodos de concentracin ininterrumpida. (mplea los 5ltimos minutos laborables del da en planear por escrito la siguiente #ornada. (sto te ayudar a evaluar diariamente el uso que haces del tiempo de que dispones" la consecucin de logros y establecer ob#etivos de me#ora a corto plazo. Administracin del Ciempo Reaccionar conscientemente frente a ocasiones frecuentes que implican riesgo de mal uso del tiempo. dentificar con precisin sus causas particulares de desperdicio del recurso. (laborar listas )inteligentes* de prioridades de accin. +istinguir efectivamente" y no slo en teora" la diferencia entre acciones importantes y acciones urgentes. (valuar con ob#etividad su futuro uso del tiempo para emprender las acciones correctivas necesarias. nvertir el tiempo en habilidades que nos ahorren tiempo. /or e#emplo' aprender mecanografa" lectura rpida" etc. (valuacin peridica (valuacin peridica +os semanas despu!s de haber comenzado a esforzarte por me#orar la administracin de tu tiempo" completa el siguiente e0amen. (ste te indicar las reas donde todo va bien y donde a5n necesitas prestar atencin. Anota los siguiente puntos' siempre" 92 generalmente" :2 a veces" ;2 rara vez" <2 nunca" >2 no se aplica" 6A. 9. ,Gas escrito una lista bien definida de tus ob#etivos. :. ,/laneas y registras tu tiempo de acuerdo con una base diaria y semanal. ;. ,/uedes pasar largos ratos sin interrupciones cuando lo necesitas. <. ,Gas podido disminuir o eliminar

crisis repetitivas en tu traba#o. >. ,C! niegas a contestar llamadas telefnicas cuando ests ocupado en actividades o conversaciones importantes. ?. ,=sas en forma productiva el tiempo que esperas y cuando via#as. @. ,+elegas todo lo que es posible. A. ,(vitas que tus subordinados te pasen sus Tchangos.* B. ,Ce das un tiempo todos los das para pensar si ests haciendo lo correcto para lograr alcanzar tus ob#etivos. 9D. ,(liminaste alguna causa por la cual desperdiciaste tiempo la semana pasada. 99. ,$rees tener un pleno control de tu tiempo. 9:. ,Cu oficina y Cu escritorio estn bien organizados y libres de papales amontonados. 9;. ,Gas eliminado o reducido alguna causa de p!rdida de tiempo durante las #untas. 9<. ,Gas dominado tu tendencia a los retrasos. 9>. ,Realizas tu traba#o de acuerdo con tus prioridades. 9?. ,Resistes la tentacin de meterte demasiado en actividades improductivas. 9@. ,$ontrolas tu horario para que otras personas no pierdan tiempo esperndote 9A. ,$umples con tus fechas lmite. 9B. ,/uedes identificar las tareas decisivas que intervinieron en la mayora de tus resultados. :D. ,(sts me#or organizado y estas logrando ms que hace seis semanas. :9. ,Gas podido reducir la cantidad de tiempo que pasas atendiendo a los visitantes inesperados. ::. ,$ontrolas eficientemente las interrupciones y a los visitantes inesperados. :;. ,Gas dominado la habilidad de decir )no* cuando as debe ser. :<. ,(sts al da con las lecturas que ms te interesan. :>. ,$uentas con suficiente tiempo para ti" diversiones" estudio" servicio comunitario" familia. 1uma los puntos asignados a cada pregunta. Mientras menos puntos" me#or. %bserva especialmente las preguntas que hayas

calificado con )<* o )>*. (stos aspectos representan reas de me#ora. 1e sincero" el 5nico que se ver beneficiado al contestar este cuestionario honestamente sers t5. (ste e0amen puede aplicarse trimestralmente" mientras los vie#os hbitos vayan presentndose" buscando reducir el total en cada aplicacin.