CONTRAT D'OBJECTIFS RESPONSABLE DE SEJOUR

En plus du travail de base (cf le contrat d'objectifs encadrants), vous avez accept la mission de responsable de sjour. Le directeur de l'association ne pouvant pas tre prsent sur la totalit des lieux de sjour au mme moment, votre mission consistera vous substituer lui pendant son absence et assumer la responsabilit de votre sjour dans sa prparation et durant son temps de droulement. Nous dtenons LAGREMENT "VACANCES ADAPTEES ORGANISEES" (n10/144 du 15 juin 2010) dlivr par le Prfet de Franche-Comt. Chacun de nos sjours est donc dclar auprs de la Direction Dpartementale des Affaires Sanitaires et Sociales dont dpend la commune d'implantation. L'ensemble de nos personnels est dclar nominativement pour chacun de nos sjours. Vos comptences, votre exprience ... sont dcrites. Nos sjours sont donc tout moment susceptibles dtre contrls par les inspecteurs de lARS et la D.D.S.C.P.P. Il convient donc dtre irrprochable et une grande vigilance s'impose. Vous devez ne jamais donner l'impression "d'tre dpass par les vnements" mais de parfaitement bien maitriser et grer la situation. Vous devez veiller tre bien organis : afficher les numros de tlphone d'urgence (Samu, Docteur, infirmier...), la fiche rcapitulative des capacits des vacanciers (autonomie, sorties, dpendances, baignades ...), les fiches quotidiennes de prises de mdicaments, le programme des activits Les locaux (cuisine, chambres ...), les quipements (sanitaire, vier, cuisinire ...), le matriel (vaisselles, casseroles ...) doivent tre, tout moment de la journe, dans un tat impeccable, rangs ... (exemple : pas de vtements sales qui tranent, les chambres doivent tre ranges, les lits faits ...) Vous devez porter une attention toute particulire au rfrigrateur : propret, temprature, respect des dates de premption de consommation des aliments, aucun "reste" alimentaire...

AVANT VOTRE DEPART, vous procderez la prparation de votre sjour. Vous devez :
Finaliser les derniers dtails avec l'exploitant du lieu d'accueil : heure d'arrive, comment et o rcuprer les cls Vrifier la rpartition des couchages (respecter la mixit par chambre et lintimit les couples, ne pas faire coucher 2 personnes du mme sexe dans un mme lit, contrler de la capacit monter en lit superpos, viter les matelas mme le sol ...) Vrifier que la literie soit fournie et contrler le niveau d'quipement : sanitaire, cuisine (petit et gros matriel), lavage du linge (o, quand et comment), locaux (terrasse, jardin, parking ...), S'assurer de l'existence de commerces de proximit et de leur ouverture le dimanche matin (penser au petit-djeuner du dimanche, viter de charger les vhicules inutilement, faire un minimum de courses sur le parcours presque l'arrive) Prendre connaissance des numros de tlphone et adresses des plus proches : mdecins, hpital, infirmier, pharmacie et gendarmerie. Contrler le dossier de sjour qui devra contenir les dossiers individuels des participants, un carnet d'argent de poche, des inventaires de vtement, des fiches mdicaments en suffisance pour chaque jour du temps de sjour, une fiche rcapitulative des capacits, problmes et autorisations des vacanciers, des fiches repas, de suivi et de synthse pour chacun d'entre eux. N'oublier pas une pharmacie (autre que celle prsente dans les vhicules) un guide touristique de la rgion, une carte de tlphone, les badges et le dossier financier de votre sjour.
-1-

A L'ARRIVEE SUR PLACE, vous procderez en priorit :

L'installation des vacanciers La dtermination des encadrants rfrents La rcupration des mdicaments et la vrification des quantits (les mdicaments doivent couvrir la dure du sjour mais aussi le convoyage-retour et ventuellement le sjour qui suit sinon les acheter sur le budget divers en indiquant le vacancier concern) L'laboration de la fiche rcapitulative, des inventaires et la gestion de l'argent de poche (dans le plus grand respect des capacits de chacun) Le contrle des vhicules : le plein de carburant de chaque vhicule doit tre ralis avec l'argent du convoyage; vous vous assurerez de ltat gnral (carrosserie et propret) des vhicules, vous rcuprerez l'enveloppe de convoyage de votre ou vos animateurs en vous assurant des comptes et de leurs justificatifs ( remettre au directeur ou au comptable la fin du sjour Ltablissement, avec le propritaire, dun tat des lieux (propret et tat gnral ; vitre fissure, porte enfonce, serrure casse...) et un inventaire du matriel fourni (trs important car tout constat dress en fin de sjour vous sera opposable sans aucune contestation possible de votre part !).

DURANT LE SEJOUR : Vous vous assurerez d'une hygine impeccable des locaux, d'une qualit et quantit
irrprochable (dates de premption, stockage des denres, pas de vaisselle sales qui "trainent" ...) des repas servis, de l'entretien quotidien du linge ainsi que de la mise en place d'un programme de sjour dynamique, attractif et adapt aux vacanciers, tout cela dans le respect des budgets allous. Les diffrents budgets (alimentation, animation, gasoil) sont dtermins en connaissance de cause, au vu de notre longue exprience dans ce domaine, des contraintes conomiques inhrentes ces sjours. Il n'y a donc pas lieu qu'ils soient dpasss. Le budget "Divers" est, quant lui, un budget de "secours" permettant de faire face aux dpenses non prvisibles ou non apprciables au dpart. A ce titre, il ne constitue pas un acquis forcment dpenser. Si un problme financier trs exceptionnel se pose, vous devez pouvoir le justifier afin d'obtenir notre accord le rsoudre ; dfaut ou sans notre accord, vous pouvez en supporter les consquences financires. Les dpenses doivent tre imputes au compte concern (achat de pain au budget alimentaire et non pas animation, par exemple). Les dpenses engages pour le compte des vacanciers (mdecins, pharmaciens ...) doivent apparatre au budget divers. Il convient de les noter (en indiquant le nom de la personne concerne) d'une couleur diffrente (par exemple en rouge) afin de les mettre bien en vidence. Les factures affrentes ces dpenses devront tre tablies en double exemplaire (ou photocopie), la premire destine notre comptabilit, la seconde nous faire rembourser. Chaque encadrant est sous votre responsabilit et il vous appartient de vous assurer qu'il ralise son travail conformment ses engagements (contrat d'objectifs), intervenir dans ce sens, voire le cas chant signaler la situation dans les meilleurs dlais. Vous planifierez les ventuels congs hebdomadaires et autres repos quotidiens. Une attention toute particulire est porter l'laboration des fiches quotidiennes de suivi, documents essentiels et trop souvent ngligs sinon bcls. Chaque vendredi, les vhicules devront tre nettoys en intrieur et extrieur .

-2-

EN FIN DE SEJOUR :
Vous vrifierez les valises : les vtements doivent tre rangs et conformes l inventaire larrive, le sac de convoyage de chacun doit contenir les mdicaments, largent de poche et les justificatifs, les papiers, le compte-rendu d'activits, la copie d'inventaire (original gard), le rcapitulatif des menus raliss chaque jour Une fiche de synthse de sjour devra tre ralise pour chacun des vacanciers. Vous vous assurerez de l'tat de propret des locaux et matriels mis disposition par le propritaire (contrler l'tat des lieux dress en dbut de sjour). Chaque vhicule aura son plein de carburant pris en charge sur le budget-sjour. Vous garderez, pour nous les transmettre en retour, les dossiers des participants (inclues fiches de suivi et de synthse), les dossiers financiers (comptes et justificatifs), le carnet d'argent de poche, loriginal d'inventaire, le compte-rendu d'activits et des repas servis (plus tout ce qui vous a bien sr, t confi au dpart de sjour ...).

AU MOMENT DU RETOUR DE SEJOUR :

Vous serez vigilant l'tat d'hygine de chacun (attention rasage), qu'il ait bien pris son petit-djeuner Vous aurez donn chaque convoyeur sur votre budget "divers", de l'argent en suffisance pour ses besoins en carburant ( l'arrive, chaque vhicule devra tre plein !), paiement d'autoroutes, provisions de bouche pour la route ... Vous laisserez galement chaque convoyeur le "dossier voyages" de chaque vacanciers transports qu'il gardera avec lui jusqu' ce qu'il nous les transmette son arrive.

A L'ISSUE DU SEJOUR (et sous quelques jours, c'est impratif !), un bilan sera ralis et les comptes arrts
remis (Vous aurez entre autre le souci de rcuprer les comptes, les justificatifs et le reliquat d'argent donn vos convoyeurs). Nous sommes appels dans les mois qui suivent vous inte rroger selon les questions quy peuvent merger (entre autres des usagers et leurs ayant-droits), obtenir des lments de rponse.

L'importance primordiale d'un tel sjour consiste veiller au bien-tre total de chaque vacancier. SOYEZ EXIGENT, RIGOUREUX avec vous-mme, vos collgues, vos propritaires et vos sous-traitants (commerants, exploitants d'quipements touristiques ...). Vous vous engagez rfrer au directeur et dans les meilleurs dlais tout problme que pourrait connatre un vacancier ou qu'il pourrait occasionner. 3 fois au moins par semaine, sauf besoins particuliers, des informations sur sjour devront nous tre communiques, ne serait-ce que pour rpondre aux demandes des familles qui ne peuvent pas joindre le vacancier.

ESPACE MONT D'OR : 03.81.49.90.95

Portable : 06.77.75.09.49.

(faire prcder de la mention "lu et approuv") Le (la) Salari (e) L'ARTMO

-3-