1.

4 Principios de la organizacin
La organizacin es una unidad social coordinada, consciente, compuesta por dos personas o ms, que funciona con relativa constancia a efecto de alcanzar una meta o una serie de metas comunes. Existen principios que proporcionan la pauta para establecer una organizacin racional, se encuentran ntimamente relacionados, y son: El principio del objetivo: deben establecerse con claridad los fines que persigue este departamento. EI Principio de la Ubicacin: consiste en definir la posicin del departamento de Compras dentro de la estructura organizacional de la empresa, as como sus relaciones con los dems sectores de la misma. El Principio de la Centralizacin y Descentralizacin: consiste en fijar qu actividades pueden ser centralizadas y cules descentralizadas. El Principio de la Sencillez: la organizacin del departamento de Compras debe de ser lo ms sencilla que sea posible con el fin de que se pueda cumplir con el objetivo. El Principio de la Armona: la estructura de la organizacin debe de funcionar de tal manera que las relaciones que tenga con los dems departamentos de la empresa sean positivas. El Principio de la Flexibilidad: durante su funcionamiento el

departamento de Compras deber adaptarse a las cambiantes exigencias de la empresa. El Principio de la Eficiencia: es el resultado de todos los principios indicados anteriormente1 Lo anterior tambin nos da idea adems de la importancia que el mismo departamento tenga en relacin con las necesidades que debe satisfacer. Cada uno de los factores mencionados da origen a una serie de actividades que deben llevarse a cabo en un orden jerrquico y una asociacin homognea de las mismas, lo que constituye propiamente la organizacin.

Leonel Cruz Mecinas, op.cit.p. 34

Los principales tipos de organizacin son los siguientes: Organizacin lineal. Organizacin funcional. Organizacin de lnea y staff.

1.4.1 Organizacin y ubicacin del departamento de compras

Un departamento de compras formal es una parte importante de un negocio bien organizado y eficiente. El departamento de compras es responsable de colaborar con los proveedores y la eleccin de los productos de mayor calidad dentro del presupuesto de la organizacin. Los departamentos de compras varan por organizaciones, dependiendo del tamao de la empresa y el nmero de productos comprados. El establecimiento de un departamento de compras eficiente es importante para la rentabilidad global de la empresa. Si el departamento de compras no est configurado correctamente, posiblemente habr niveles de inventarios inexactos y una prdida de ingresos.

1.4.2 El departamento de compras y su relacin con otras reas de la empresa

El departamento de compras es el rea encargada de hacer la adquisicin de bienes y servicios en el momento debido, con la cantidad y calidad requerida y a un precio competitivo El departamento de compras tiene un contacto estrecho con varias reas de una empresa. Esa relacin la tiene con los departamentos de almacn y produccin, y a su vez con los de ingeniera, tesorera, ventas, contabilidad y trfico. Almacn. Este departamento mantiene al de compras con informacin del control de inventarios para as comunicar de manera anticipada para las requisiciones de su debido "resurtimiento" o reaprovisionamiento", y de esa manera solicitar al proveer oportunamente material o lo que se necesite. Produccin. Es de suma importancia que el departamento de compras obtenga la materia prima requeridas en el tiempo adecuado y al precio ms bajo posible, pero cumpliendo con los estndares de calidad, para as teniendo estos recurso se optimice la produccin.

Trfico. En las grandes empresas, el departamento de trfico es el responsable de la recepcin de los materiales que ingresan a la compaa; se encarga de verificar que stos renan los requisitos de calidad, cantidad, oportunidad, y que no haya mermas significativas. Contabilidad y/o finanzas. Este departamento maneja informes o datos exactos y registra en forma sistemtica las operaciones comerciales que realiza una empresa. As, las compras y ventas de las materias deben registrarse oportunamente por contabilidad para evitar retrasos en el pago a proveedores y en el cobro de los clientes para as aprovechar los recursos de la empresa.

1.5 Estructura organizacional de las compras

La estructura organizacional de una empresa es la interrelacin de las partes que la componen, pues sta especifica la divisin de actividades y muestra la relacin entre funciones o actividades. Son sus elementos fundamentales:

Especializacin de actividades: agrupacin de unidades de trabajo, tambin llamada departamentalizacin. Estandarizacin. Uniformar se manera congruente las instrucciones y normas a travs de polticas y procedimientos hacia los subordinados Coordinacin. Armona y coincidencia de todas las actividades de la empresa para alcanzar sus objetivos Tamao. Determina si es una empresa pequea, mediana o grande, y el sistema con el que trabajar, es decir, centralizado, descentralizado o mixto.

La estructura organizacional permite visualizar el sistema que utiliza, sea centralizado, descentralizado o mixto para la toma de decisiones, adems de que le permita hacerlo a los costos ms bajos posibles, con excelente calidad, en el momento ms oportuno y en forma constante para estar en posibilidades de competir con otras empresas. Para lograr una adecuada organizacin del Departamento de Compras se consideran los siguientes aspectos:

Fijar objetivos Que sea funcional Establecer el tipo de organizacin (centralizado, descentralizado o mixto)

1.5.1 Compras centralizacin

Como norma la compra debe estar bajo una direccin nica. Esto debe tenerse presente, siempre que la centralizacin se pueda llevar a cabo sin mayores tropiezos. Son varias las ventajas de una centralizacin en las compras. Con sta, el poder o capacidad de compra acta de una forma ms eficaz. Simultneamente, se podrn captar con velocidad y eficacia las alteraciones de precios en el mercado. Con la centralizacin toda la documentacin un solo sitio y bajo un control determinado. De esta manera, la inspeccin de la documentacin se agiliza y administra de mejor manera. La centralizacin en ocasiones se obtiene mejores precios con los diferentes proveedores. Los stocks ser el mnimo si se puede llegar a reducir las existencias mediante la centralizacin de las adquisiciones a su vez reduce los costos de almacn.

VENTAJAS DE LA CENTRALIZACIN Rendimiento del capital destinado a las compras, conseguir descuentos y rebajas. Administracin puede intervenir, ya que controla y supervisa ms fcilmente por la informacin est en un base de datos Optimizacin de los subordinados, al haber eficiencia, economa, y especializacin en un departamento para realizar todas las compras ya que conoce ms sobre las necesidades de todas las reas. Relacin buena con los proveedores. Inventarios reales en forma eficiente control en tiempo. Control de calidad de los productos, convenio con un proveedor Economa en el pago de fletes, al trasladar la mercanca de la compaa del Proveedor a las instalaciones de la Entidad, en caso de que aquel no proporcione el servicio de transporte.

1.5.2 Compras Descentralizacin

Si bien se trata, dentro de ciertos mrgenes, de eliminar las compras locales en empresas con varios establecimientos en otros casos lo ms apropiado es

descentralizar las mismas. Por ejemplo en empresas con varias fbricas situadas en lugares dispares y, adems que elaboran productos distintos, es conveniente localizar las compras. En estos casos cuando los establecimientos fabrican distintos productos emplearan diferentes materiales. Al descentralizarse las compras, se organiza un departamento en cada establecimiento. Cada sector contara con un jefe de compras. Dichos jefes integran la organizacin de la fbrica local. Los jefes de compras de los departamentos independientes de cada regin tendrn como funcin la de cubrir las necesidades de esos establecimientos. Podemos agregar que es posible la existencia de una direccin general de compras para controlar la labor de cada uno de los jefes. Esta direccin elaborara normas bsicas para efectuar las compras. Dichos alineamientos generales se debern cumplir en cada establecimiento. Es adecuado que antes de redactarse las normas se entable un dialogo fluido entre los jefes locales y la direccin de compras. Ventajas Una estructura organizacional descentralizada permite una toma de decisiones ms rpida y una mejor capacidad de adaptacin a las condiciones locales y al contexto. En una organizacin grande, un alto grado de centralizacin dara lugar a la ineficacia ya que todas las acciones tendran que ser aprobadas y autorizadas por la alta direccin. La descentralizacin tambin permite a la organizacin adaptarse mejor a las condiciones delegando la autoridad a los que estn fsicamente presentes y activos en un determinado proyecto u operacin. Otra ventaja importante es la gestin de la experiencia. En una organizacin descentralizada, los gerentes de niveles inferiores adquieren experiencia relevante, lo cual mejora la calidad de los recursos humanos.

A pesar de lo anterior tambin rene algunas desventajas que pueden acarrear consecuencia ms o menos graves con el tiempo, por ejemplo: las polticas de alta gerencia se ven fragmentadas con la diversidad de criterios de suministro; se produce una subdivisin de las partidas de compra en perjurio de la obtencin de descuentos, facilidades de pago, etc. lo cual ocasiona un mayor gasto en los transportes en relacin con las cantidades menores de las compras.

1.5.3 Compras Mixtas

Las compras mixtas, son aquellas que se dan en varias plantas pertenecientes a una misma corporacin. En esta clasificacin la oficina matriz de las compras efecta las adquisiciones comunes a todas las fabricas, por ejemplo, tratndose de materia prima y suministros para la produccin, dejando a las fabricas (oficinas) filiales. La facultad de comprar lo que ellas necesiten en forma ms exclusiva de acuerdo a sus propias necesidades, pero siguiendo siempre polticas generales de la matriz. Con frecuencia en las empresas una sola persona es suficiente para llevar adecuadamente la funcin. Sin embargo deber conocer perfectamente bien el mercado de los productos que interesan a la empresa, lo cual no siempre es fcil, sobre todo si dicha persona asume otras responsabilidades. De cualquier forma, es importante centralizar la funcin de compras y responsabilizar a una sola persona. De esta manera todos los elementos de compras quedan bajo un solo control y con ello se pueden permitir a la centralizacin de abastecimientos el beneficio de las fluctuaciones administracin de existencias Una vez que la organizacin de las compras ha llegado a las etapas de la delegacin de autoridad en una sola persona es necesario escoger el mtodo de abastecimiento a seguir. del mercado y asegurar el enlace con la

Bibliografa Compras Principios Generales Leonel Cruz Mecinas Ed Cecsa La Fuente De Compras Miguel Jorge Klein Ed Moncchi http://www.deguate.com/infocentros/gerencia/admon/03.htm#.UvB7D_l5OJg http://www.ehowenespanol.com/pasos-crear-departamento-compras-formal-info_228865/