KAIZEN - DETECCIN, PREVENCIN Y ELIMINACIN DE DESPERDICIOS: UNA ESTRATEGIA PARA LA REDUCCIN DE COSTOS

NDICE: 1. Introduccin 2. Qu debe entenderse por desperdicio o despilfarro? 3. Las siete categoras clsicas 4. Las nuevas udas !. Los desperdicios estratgicos ". Las once grandes prdidas en plantas de proceso #. $ctividades % &rocesos. 'u valor agregado para el cliente % la e presa. (ficiencia. ). &rogra a de actividades para la eli inacin de las udas o desperdicios *. +oncienti,acin de la $lta -ireccin 1.. &lanificacin % &resupuesto 11. +apacitacin para los diversos niveles de la organi,acin 12. Instaurar o e/orar los siste as de infor acin 13. Instaurar los siste as de edicin de costos de calidad % de +ontrol (stadstico de &rocesos 14. +onfor acin de (0uipos para la -eteccin1 &revencin % (li inacin de -esperdicios 1!. $plicar para los procesos crticos o estratgicos labores de benc2 ar3ing 1". &uesta en prctica de los planes previstos1 la evaluacin de los resultados respectivos1 % las edidas correctivas 1#. 4raba/ar con Listados de 5udas % 5atri, de +ontrol Interno 1). (li inacin de desperdicios 1*. +onclusin 2.. $ne6os

1. Introduccin (l siste a 7ai,en de e/ora continua tiene co o uno de sus pilares funda entales la luc2a continua en la eli inacin de desperdicios % despilfarros 8 udas en /apons9. :na luc2a i placable % sin respiro en la necesidad de eli inar los factores generadores de i productividades1 altos costos1 largos ciclos1 costosas % largas esperas1 desaprovec2a iento de recursos1 prdida de clientes1 % defectos de calidad1 todo lo cual origina la prdida de participacin en el ercado1 con cada en la rentabilidad % en los niveles de satisfaccin de los consu idores. 'in lugar a dudas 0ue de adoptar la decisin de i plantar el 3ai,en en la e presa1 el pri er e/e rector1 % acciones a reali,ar1 girar entorno a la deteccin1 prevencin % eli inacin siste tica de los diversos tipos de desperdicios % despilfarros 0ue asolan las organi,aciones sean estas p;blicas o privadas1 con o sin fines de lucro. (s lo 0ue se da en lla ar la organi,acin o fbrica <fantasma=. Llevar a cabo dic2a luc2a sin cuartel i plica la necesidad de un fuerte lidera,go1 una ad inistracin participativa1 disciplina % tica de traba/o1 planes % estrategias fir e ente concebidas1 siste as de edicin e infor acin adecuados a dic2as necesidades1 % una fuerte conviccin de la direccin por generar % apo%ar planes de capacitacin continua. 4o ar conciencia de los distintos tipos de desperdicios % la i portancia 0ue estos asu en para la e presa1 co o as ta bin convencer plena ente tanto a directivos co o a personal acerca de la necesidad de identificar % destruir los generadores de despilfarros es la eta prioritaria. 'in un fir e convenci iento % un claro entendi iento de la situacin % de los peligros 0ue ello trae apare/ado no slo para la organi,acin1 sino ade s para sus directivos1 e pleados1 consu idores % la sociedad en su con/unto1 no es posible establecer % salir victoriosos en esa luc2a. Luc2ar contra los desperdicios i plica 0ue a travs de la e/ora continua de todos % cada uno de los procesos % actividades i plicadas en la gestin de la e presa deben lograrse superar de anera constante los niveles de perfor ance antes obtenidos. 5enos defectos1 a%ores niveles de productividad1 enores costos1 e/ores niveles de satisfaccin1 enores tie pos de entrega % ciclos de dise>o % puesta en el ercado s cortos son funda entales 2o% da para 0ue las e presas puedan ser consideradas de +lase 5undial1 % por tanto poder co petir dentro de la econo a globali,ada. La for acin de grandes blo0ues co erciales1 las cadas de las barreras aduaneras o proteccionistas1 los veloces % econ icos siste as de infor acin1 la gran reduccin en los costes de transporte % el cada ve, a%or nivel de infor acin por parte de la poblacin1 e6ige 0ue las e presas produ,can bienes % servicios innovadores1 de ba/o costo % alta calidad1 o sea productos % servicios de alto valor 0ue pre ien a los consu idores por su ad0uisicin % posterior uso o consu o.

?enerar un bito en el cual los e pleados % tcnicos de la organi,acin participen activa ente en la deteccin1 prevencin % eli inacin de los diversos tipos % odalidades de despilfarros constitu%e uno de los principales ob/etivos de los -irectores. Los consu idores %a no estn dispuestos a financiar o 2acerse cargo de la ala gestin de las e presas. (llos votan todos los das en el ercado con su dinero1 depositando el is o en las e presas % productos 0ue les otorgan niveles a%ores de satisfaccin. -e tal for a deciden 0ue e presas subsistirn1 cuales saldrn victoriosas % cuales 2an de desaparecer. (l ercado sie pre fue i placable1 pero 2o% lo es aun s. 'lo las e presas dispuestas a incre entar sus niveles de calidad total logrando de tal for a s productividad % enores costos podrn seguir activas % pro%ectarse 2acia el futuro. :na e presa 0ue no controla sus desperdicios1 0ue no tiene nocin de ellas1 % 0ue por tanto no adopta edidas para prevenirlas o eli inar sus causas gestar productos % servicios de ala calidad1 con altos costos % alos servicios1 o sea bienes con un ba/o valor para los clientes1 por lo 0ue ellos no estarn dispuesto a su ad0uisicin o slo lo 2arn a un u% ba/o precio. 2. Qu debe entenderse por desperdicio o despilfarro? :n proceso productivo 2ace uso de aterias pri as1 0uinas1 recursos naturales1 ano de obra1 tecnologa1 recursos financieros generando co o resultado de su co binacin productos o servicios. (n cada proceso se agrega valor al producto1 % luego se enva al proceso siguiente. Los recursos en cada proceso agregan valor o no lo 2acen. (l uda 80ue en /apons significa desperdicio o despilfarro9 i plica actividades 0ue no a>aden valor econ ico. -esperdiciar las capacidades1 recursos1 e inclusive s1 desperdiciar las oportunidades de generar ri0ue,a1 co o as ta bin el despilfarro del s i portantes de todos los recursos % 0ue no es ob/eto de contabili,acin <el tie po=1 debe ser no slo tenido u% en cuenta por todos los integrantes de la organi,acin1 sino 0ue ade s debe ser ob/eto de una poltica concreta tendiente a su eli inacin. @o 2acerlo co o se di/o anterior ente i pide un a%or nivel para la e presa % sus integrantes1 sino 0ue de ello depende ta bin la continuidad de la is a % por tanto de los puestos de traba/o. &or ello es 0ue el desperdicio debe ser ob/eto de atencin % cuidado tanto por parte de las autoridades guberna entales1 co o de la sociedad en su con/unto. 5enores niveles de desperdicios i plica a%or calidad1 s productividad1 enores costes % por tanto enores precios1 ello genera tanto un a%or consu o por parte de los consu idores locales1 co o una a%or de anda e6tran/era1 lo 0ue i plica a%or cantidad de puestos de traba/o % a su ve, a%ores ganancias para las e presas % a%or consu o interno. +o o puede apreciarse co batir el despilfarro genera un crculo virtuoso o espiral de creci iento. $s pues desperdicio en este conte6to es toda al utili,acin de los recursos % A o posibilidades de las e presas. 'e desperdicia tanto 2oras de traba/o por ineficacia en la progra acin % planificacin de las tareas1 co o ta bin se desperdician posibilidades de ganar nuevos ercados por carecer de productos de calidad o por e6ceso en sus costos de produccin. 3. as siete cate!or"as cl#sicas (stas surgen de la clasificacin desarrollada por B2no 8 entor % artfice del Cust in 4i e91 % co prendeD 1 2 3 4 ! " # 5uda de sobreproduccin 5uda de inventario 5uda de reparaciones A rec2a,o de productos defectuosos 5uda de ovi iento 5uda de procesa iento 5uda de espera 5uda de transporte

Muda por sobreproduccin. La is a es el producto de un e6ceso de produccin1 producto entre otros factores deD falencias en las previsiones de ventas1 produccin al 6i o de la capacidad para aprovec2ar las capacidades de produccin 8 a%or utili,acin de los costos fi/os91 lograr un pti o de produccin 8 enor coste total91 superar proble as generados por picos de de andas o proble as de produccin. +ual0uiera sea el otivo1 lo cual en las fbricas tradicionales suelen ser la su a de todos estos factores1 el coste total para la e presa es superior a los costes 0ue en principio logran reducirse en el sector de operaciones. (n pri er lugar tene os los costos correspondientes al al acena iento1 lo cual conlleva tanto el espacio fsico1 co o las tareas de anipulacin1 controles % seguros. &ero ade s debe tenerse u% especial ente en cuenta los costos financieros debidos al dinero con escasa rotacin acu ulada en altos niveles de sobreproduccin al acenados. Muda por exceso de inventario. 4iene uc2os otivos1 % en el se co putan tanto los inventarios de insu os1 co o de repuestos1 productos en proceso e inventario de productos ter inados. (l punto pti o de pedidos1 co o el 0uerer asegurarse de insu os1 aterias pri as % repuestos por proble as de 2uelgas1 falta de recepcin a tr ino de los is os1 re esas con defectos de calidad % el 0uerer aprovec2ar ba/os precios o for ar stoc3 ante posibles subas de precios1 son los otivos generadores de este i portante factor de desperdicio. (n el caso de productos en proceso se for an stoc3 para garanti,ar la continuidad de tareas ante posibles fallas de 0uinas1 tie pos de preparacin % proble as de calidad. $ los

factores apuntados para la sobreproduccin deben agregarse las prdidas por roturas1 venci iento1 prdida de factores cualitativos co o cuantitativos1 % paso de oda. Muda de reparacin y rechazo de productos defectuosos. La necesidad de reacondicionar partes en proceso o productos ter inados1 co o as ta bin reciclar o destruir productos 0ue no re;nen las condiciones pti as de calidad provocan i portantes prdidas. $ ello debe su arse las prdidas generadas por los gastos de garantas1 servicios tcnicos1 reca bio de productos1 % prdida de clientes % ventas. (s lo 0ue en ateria de +ostos de 5ala +alidad se deno ina costos por fallas internas % costos por fallas externas. Muda ocasionada por movimientos. 'e 2ace referencia con ello a todos los desperdicios % despilfarros otivados en los ovi ientos fsicos 0ue el personal reali,a en e6ceso debido entre otros otivos a una falta de planificacin en ateria ergon ica. (llo no slo otiva una enor produccin por unidad de tie po1 sino 0ue ade s provoca cansancio o fatigas usculares 0ue originan ba/os niveles de productividad. :na estacin de traba/o al dise>ada es causa de 0ue el personal algaste energa en movimientos innecesarios1 constitu%endo el se6to tipo de despilfarros. $s por e/e plo situar los departa entos 0ue prestan asistencia al traba/o de valor a>adido en oficinas ale/adas de las personas productoras de valor agregado au enta los ovi ientos innecesarios. Las 2erra ientas1 los e0uipos1 los ateriales % las instrucciones 0ue se necesitan para reali,ar el traba/o 2an de colocarse en el lugar s conveniente para 0ue el operario a2orre energa. (n las e presas de categora undial el personal de pri era lnea no 2a de ir a buscar a%uda1 sino 0ue la recla a para 0ue sta va%a a ellos. Muda de procesamiento. -esperdicios generados por falencias en ateria de la%out1 disposicin fsica de la planta % sus a0uinarias1 errores en los procedi ientos de produccin1 inclu%ndose ta bin las falencias en ateria de dise>o de productos % servicios. Muda de espera. 5otivado funda ental ente porD los tie pos de preparacin1 los tie pos en 0ue una pie,a debe esperar a otra para continuar su procesa iento1 el tie po de cola para su procesa iento1 prdida de tie po por labores de reparaciones o anteni ientos1 tie pos de espera de ordenes1 tie pos de espera de aterias pri as o insu os. Los is os se dan ta bin en las labores ad inistrativas. 4odos estos tie pos ocasionan enores niveles de productividad. Muda de transporte. -espilfarro vinculado a los e6cesos en el transporte interno1 directa ente relacionados con los errores en la ubicacin de 0uinas1 % las relaciones sist icas entre los diversos sectores productivos. (llo ocasiona gastos por e6ceso de anipulacin1 lo cual lleva a una sobreEutili,acin de ano de obra1 transportes % energa1 co o as ta bin de espacios para los traslados internos. (n pri er lugar superar estos despilfarros re0uiere de una e/ora tanto en la calidad1 co o as ta bin en las labores de anteni iento1 e/ora en los procedi ientos de preparacin 8los altos pla,os de preparacin llevan a e6cesos de inventarios de productos en proceso91 la e/or seleccin % contratacin a largo pla,o con los proveedores1 % un e/or recorrido de los insu os % partes durante el proceso productivo. &or otro lado se re0uiere de un continuo proceso de si plificacin1 para lo cual es funda ental e/orar de anera constante los niveles de calidad % productividad va la e/ora continua. $ su ve, la e/ora continua re0uiere si o si de una proceso de capacitacin % entrena iento 0ue per ita al personal co prender1 entender % to ar conciencia de los distintos tipos de despilfarros % la for a en cada uno de ellos debe ser co batido. &ara todo ello es de funda ental i portancia tanto la aplicacin del benc2 ar3ing. $. as nue%as &udas (ntre las s usuales identificadas en las diversas e presas tene osD e/ora en los procesos de planificacin1 co o as ta bin la

1. -esperdicio de energa 8sea sta electricidad1 co bustibles o vapor9. 2. ?astos e6cesivos debidos a i productividades por falta de +ontrol de ?estin. 3. 5ala gestin de tesorera1 % de crditos % cobran,as. 4. &rdidas ocasionadas por falta o ineficacias de los controles internos. !. 4alento. +ontratar personas para tareas 0ue pueden ecani,arse o asignarse a personas enos capacitadas. ". -ise>o. (laborar productos con s funciones de las necesarias. #. ?astos. 'obreinversin para la produccin re0uerida. ). @o investigar % anali,ar debida ente los deseos1 necesidades % gustos de los consu idores1 co o as ta bin su capacidad ad0uisitiva. *. 'upervisar o controlar todos los procesos. 1.. (l dese0uilibrio en la carga de traba/o. Desperdicio de energa. La ala o lisa % llana ente ausencia de planificacin en el uso % control de la energa lleva a un sobreconsu o de electricidad1 gas u otros tipos de co bustibles. Las prdidas1 la no utili,acin de los edios s econ icos1 el no uso de los siste as s eficientes tanto para la generacin co o para el consu o de energa lleva a altos costos 0ue degradan la capacidad generativa de recursos por parte de la organi,acin.

Gastos excesivos debidos a improductividades por falta de Control de Gestin. (l error s co ;n en las organi,aciones es proceder tan slo a autori,ar % luego contabili,ar los diversos gastos1 % co o uc2o se procede luego a un anlisis ediante el +osteo Fasado en $ctividades. 'e carece de un control estadstico de la frecuencia de los distintos tipos de reparaciones por unidades1 de los rendi ientos por unidades productivas 8ll enseD 0uinas1 rodados1 in uebles9. -e tal for a podr detectarse tanto el al uso de los recursos1 co o los errores en el anteni iento1 defectos en las reparaciones1 desgaste de la unidad productiva % costos ni os de operatividad. Mala gestin de tesorera, y de cr ditos y cobranzas. @o gestionar debida ente los recursos onetarios1 %a sea por su aplicacin a actividades de enor rendi iento1 por no evaluar debida ente los costes de oportunidad % el coste de capital1 co o as ta bin por no llevar a cabo un anlisis de coste G beneficio1 genera i portantes prdidas. (l correcto ane/o del flu/o de efectivo es esencial para reducir al ni o los costes financieros. Btro tanto1 % dentro de la is a estructura de anlisis corresponde apuntar para la gestin de los crditos % cobran,as. &roductos bien dise>ados1 alto nivel de eficiencia productiva % buena gestin logstica1 pero carente de un buen ane/o de los recursos financieros1 ala ad inistracin de los crditos % deficiente gestin en las cobran,as lleva a las e presas a i portantes dese0uilibrios 0ue las acercan a su cierre o pronta 0uiebra. @o basta contar con buenos ndices de rentabilidad1 es ta bin enester apuntalar la solvencia financiera de la is a. ! rdidas ocasionadas por falta o ineficacias de los controles internos. ?ran cantidad de recursos son desperdiciados peridica ente en las e presas tanto por la poca aptitud preventiva1 co o por la ausencia de controles confiables. $s pues se detectan tanto falta de cu pli iento a nor ativas de diferentes naturale,as1 co o as ta bin a ciertos principios bsicos en ateria de seguridad. (n este ;lti o caso1 el accionar fraudulento de personal1 directivos1 clientes o terceros a la organi,acin pueden ocasionar prdidas tan significativas 0ue pongan en riesgo la continuidad de la e presa. Ha%a slo a ttulo de e/e plos1 lo ocurrido a la Fanca Faring o la introduccin de cianuro en los frascos de 4ilenol en el caso de Co2nson I Co2nson. "alento. +ontratar personas para tareas 0ue pueden ecani,arse o asignarse a personas enos capacitadas.

Dise#o. $laborar productos con m%s funciones de las necesarias. ?enera un sobrecosto % por lo tanto un a%or precio al 0ue los consu idores estn dispuestos a pagar en funcin al valor 0ue ellos perciben del producto o servicio en funcin a sus necesidades % capacidad de co pra. Gastos. 'obreinversin para la produccin re0uerida. &o investigar y analizar debidamente los deseos, necesidades y gustos de los consumidores, como as tambi n su capacidad ad'uisitiva. (s uno1 sino el funda ental de los principios rectores a tener en cuenta. +reer 0ue por fabricar una e/or ratonera los clientes vendrn en gran cantidad a co prarlos es un grave error. (s funda ental estudiar tanto las necesidades de los clientes % consu idores1 co o cual es la capacidad ad0uisitiva de estos. @o sirve de nada generar buenos productos si stos no son del gusto de los consu idores1 o bien 0ue siendo del gusto de ellos1 los is os carecen de la capacidad para ad0uirirlos. (ste punto sin lugar a dudas est relacionado directa ente con el principal despilfarro estratgico 0ue consiste en la falta de planificacin. (upervisar o controlar todos los procesos, en el caso de 0ue algo va%a al es un derroc2e de tie po % de esfuer,os. +ual0uier proceso o 0uina de ciclo auto tico debe ser suficiente ente fiable para el operario no tenga 0ue controlarlos ientas dure dic2o ciclo. $lgo si ilar cabe observar por e/e plo en las actividades ad inistrativas donde el personal debe controlar las i presoras ientras i pri en el traba/o para evitar 0ue se atas0uen 2o/as. (se tie po dedicado a controlar la i presora en lugar de continuar con otras labores es un tie po perdido o sea un recurso despilfarrado. Jacer s fiable los procesos de i presin incre entar ostensible ente la productividad en las labores oficinescas. $l dese'uilibrio en la carga de traba)o. (s una incapacidad propia de las e presas convencionales1 en las cuales sie pre 2a% personas o departa entos 0ue tienen s traba/o 0ue otros originando el e pleo de s personas % tie pos de los necesarios. La aplicacin de los principios de produccin sincroni,ada tienden a superar dic2os desperdicios1 logrando una utili,acin s provec2osa de los recursos. '. os desperdicios estrat!icos Las 1. 2. 3. 4. !. ". #. is as lla adas mudas estratgicas1 estn confor adas porD Las capacidades de e pleados desaprovec2adas. La falta de enfo0ue % posiciona iento 4ie po Infor acin Bportunidades del entorno Kortale,as de la e presa +lientes A +onsu idores

Capacidad desaprovechada de los empleados. :no de los a%ores desperdicios en la a%ora de las e presas es la falta o infrautili,acin de las capacidades 8conoci ientos1 aptitudes1 e6periencias9 de los e pleados % obreros. Kunda ental ente se debe a la aplicacin de los criterios ta%lorianos de 0ue los directivos piensan % los e pleados slo e/ecutan. +riterio 0ue i pide utili,ar las e6periencias % conoci ientos de a0uellos 0ue da a da reali,an sus tareas en la lnea de batalla de las operaciones. -ebe reconocerse 0ue el e pleado no slo est en condiciones de utili,ar sus anos1 sino ta bin su cerebro. I pedir ello es desperdiciar un enor e potencial de creci iento para la organi,acin % sus individuos. Btra actitud u% tpica de las e presas es contratar a e6ternos sin darle la posibilidad a a0uellos 0ue traba/ando en ella1 % poseen conoci ientos % e6periencias para e/ecutar las is as. (llo origina la des otivacin de los e pleados por capacitarse1 % la dis inucin del apo%o de stos 2acia la organi,acin. La e6cesiva divisin del traba/o tiende no slo a li itar las capacidades de los individuos1 sino 0ue provocan su agota iento fsico % ental. 4odos estos son causas de ba/os niveles de perfor ance % alta rotacin de e pleados1 o bien e pleados con prdida de inters por el futuro de la e presa. -e estudios reali,ados por diversas consultoras estadounidenses se 2a observado co o pro edio 0ue las e presas con enores ndices de rotacin de personal poseen a%ores niveles de rentabilidad. La cantidad de dinero 0ue una organi,acin gasta en reinventar la pericia es considerable1 % va desde el clculo de c o se debe 2acer algo trivial1 co o cu pli entar un pedido de co pra1 2asta tareas ingentes1 tales co o des2acerse de residuos industriales. La prdida de la pericia1 es decir de la tcnica1 de los conoci ientos1 es un enor e proble a 0ue u% pocas e presas 2an intentado solucionar. Los e pleados se pagan por una /ornada de traba/o de siete u oc2o 2oras. :na investigacin reciente 2a revelado 0ue1 en la prctica1 slo se usa alrededor de un 2.L de los conoci ientos de 0ue dispone la e presa. (so 0uiere decir 0ue todava 0ueda espacio para una a%or eficacia1 a%ores beneficios1 un a%or creci iento % un a%or argen co petitivo1 entre otras uc2as cosas1 % 0ue basta con gestionar s efica, ente los conoci ientos internos de la organi,acin para 2acerlo realidad. Los conoci ientos son un activo %1 al igual 0ue todos los activos1 tienen 0ue ad inistrarse. I agine os por un o ento cules seran las consecuencias sobre la situacin de la organi,acin si todos los activos ateriales1 tales co o fbricas1 oficinas % 0uinas1 slo se utili,aran un 2.L del tie po. La for acin es una de las vas de desarrollo % anteni iento del valor de un e pleado para la organi,acin. -ebe tenerse sie pre en cuenta 0ue cada ve, 0ue se va un e pleado de la organi,acin1 sta pierde una parte de la e oria corporativa. +o o 2acer para superar ello? (n pri er lugar la participacin de los e pleados por edio de e0uipos de traba/o % siste as de sugerencia le per iten una a%or autovaloracin % creci iento personal1 logrando una a%or participacin % con ello un superior co pro iso con los destinos de la e presa. M en segundo lugar ediante el enri0ueci iento del traba/o1 tanto 2ori,ontal co o vertical1 o sea per itiendo desarrollar una a%or parte del proceso1 % por otra per itiendo a los e pleados organi,ar % planificar sus propias labores en la edida de lo factible. -e parte de la organi,acin es pri ordial contar con una base de datos 0ue sirva de inventario de todas las e6periencias 8tanto dentro co o fuera de la e presa91 conoci ientos1 cursos de capacitacin % aptitudes1 de los distintos e pleados. (llo le per itir 2acer una utili,acin pti a de sus recursos 2u anos. Los recursos 2u anos son funda entales para la e6istencia de la e presa. -epende de c o trate sta a sus e pleados1 tratarn estos a sus clientes. (llo es un punto a considerar en el arco de lo 0ue se considera la satisfaccin plena de los consu idores. &or otra parte para reali,ar cual0uier tipo de ca bios es funda ental superar la resistencia al is o de los e pleadosN slo se lograr ello 2aciendo a estos participes reales de tales ca bios operativos1 % escuc2ando activa ente % sincera ente sus sugerencias1 alertas % recla os. (l personal es una fuente inagotable de sugerencias % ello 0ued clara ente de ostrado en los procesos i ple entados tanto por las e presas /aponesas co o a ericanas. 'ea cual sea las caractersticas de los procesos productivos1 posean estos a%or o enor auto ati,acin o robtica1 los e pleados cuentan tanto en la e/ora de los procesos1 co o en los dise>os de los productos % servicios1 as ta bin en los procesos de anteni iento1 en la atencin de los clientes % en los procesos de co erciali,acin. -e/ar de lado a los e pleados % obreros es una invitacin al desastre. Falta de enfoque y posicionamiento. La ausencia de enfo0ue lleva a la e presa a algastar sus recursos1 incurriendo en ba/os rendi ientos e inclusive en prdidas. (l enfo0ue i plica concentrar las energas % capacidades e presariales en a0uellas actividades o negocios en los cuales la co pa>a tenga venta/as co petitivas o bien generen las a%ores utilidades o niveles de rentabilidad. 'e dan frecuente ente casos en los cuales las actividades generadoras de los a%ores beneficios no coinciden con las 0ue poseen a%or rentabilidad. Jabr 0ue anali,ar si se concentran los recursos en las actividades s rentables1 o bien si ests no son factibles de a pliar concentrar un a%or esfuer,o en 2acer s rentables las actividades 0ue generan a%ores niveles de ganancia.

(l destinar recursos a un sin fin de actividades lleva a dis inuir los controles1 2acer recursos1 % perder posiciona iento en la ente de los consu idores.

enos eficiente la asignacin de los

'e puede fabricar el e/or producto1 con el e/or proceso1 con pti os niveles en ateria de calidad1 costos % distribucin1 pero si se carece de un buen enfo0ue % posiciona iento todo se vendr a ba/o. 4al ve, sirva de e/e plo cuando Oero6 se dedic a la produccin de co putadoras 8&+9. Oero6 estaba % est posicionada en la ente de los consu idores co o sinni o de fotocopiadoras1 ra,n por la cual no gener la confian,a del p;blico para la ad0uisicin de las &+. &or lo tanto se desaprovec2aron enor es recursos en generar un pro%ecto 0ue 0uedo total ente trunco. 4a bin es enester subra%ar la i portancia del posiciona iento. +oncepto poco claro para uc2os e presarios % 0ue lleva a estos a co eter enor es desaguisados. (l posiciona iento tiene 0ue ver co o se di/o antes con la posicin 0ue un producto o concepto tiene en la ente de los consu idores. (n ello tiene su a i portancia el no bre 0ue se de a los is os. $s por e/e plo un producto co estible co o la %erba ate1 producida con ateria pri a de calidad % buenos procedi ientos llev a falta de ventas1 e6ceso de inventarios1 % prdida de i agen para la e presa1 por el slo 2ec2o de 2aberle dado de no bre al producto <4ierra +olorada=. La pregunta 0ue cabe 2acerse esD a 0ue consu idor se le ocurrira llevar tierra a su siste a digestivo? Tiempo. Pecurso no contabili,ado % por lo tanto no tenido en cuenta a la 2ora de ostrar los resultados. Pecurso 0ue no puede reservarse1 sino 0ue se consu e 2aga os o no una utili,acin ;til del is o. 5algastar el tie po es algo u% grave1 slo cuando a pasado un perodo largo de tie po suelen darse cuenta la for a en 0ue este a trascurrido sin 2aberse generado resultado alguno. 5algastar el tie po de clientes1 usuarios1 e pleados1 inversionistas % de los propios directivos es algo grave1 0ue ter ina con la prdida de confian,a de uc2os de stos. (l tie po debe enfocarse tanto en cuanto a los tie pos de espera1 preparacin1 de cola1 de proceso1 % de inactividad1 sino ta bin los tie pos de entrega1 de e/oras1 de atencin % respuestas1 de produccin de nuevos dise>os % de generacin de resultados positivos para las partes interesadas en los procesos % actividades de la e presa. (s necesario tanto presupuestar co o inventariar la utili,acin de este recurso a los efectos de 2acer un uso as productivo % efica, del is o. -eben fi/arse ob/etivos con fec2as claras de e/ecucin % reali,acin. (s enester reali,ar la a%or cantidad posible de e/oras tanto en productos co o en procesos en la enor cantidad de tie po posible. La e presa cu%os directivos % procesos pierden en 2acer un pti o uso de ste recurso estn sin lugar a dudas a perder la carrera de la co petitividad. Informacin. (n este caso el proble a puede estar dado tanto por la ausencia co o por la ala utili,acin de la is a. La falta de infor acin en tie po % for a genera la incapacidad para aprovec2ar las oportunidades1 corregir los defectos1 2acer frente a adversidades % e/orar los procesos de produccin % satisfaccin. (n uc2os casos si bien los procesos e6isten1 estos son ineficientes e ineficaces1 al consu ir ingentes recursos su inistrando infor acin poco confiable e inoportuna. Desperdiciar las oportunidades del entorno. Ma sea por falta de infor acin1 ala planificacin1 incapacidad de direccin1 o carencia de recursos ateriales o 2u anos una e presa puede perder i portantes oportunidades engendradas en el entorno e6terno a la is a. (s obligacin de los directivos planificar de ante ano las acciones a reali,ar para aprovec2ar oportunidades 0ue se pueden dar en deter inados escenarios econ icos G sociales G tecnolgicos % polticos. Desperdiciar las fortalezas de la empresa. La ala planificacin1 la ausencia de inventarios per anente de recursos 2u anos1 una ala o psi a gestin de tesorera son entre otras las ra,ones por las 0ue no se aprovec2an plena ente las fortale,as de la e presa para generar beneficios econ icos % de posiciona iento. rdida de clientes y consumidores. &or no 2acer caso a sus recla os1 no to ar en consideracin sus sugerencias1 no prestar un servicio de calidad1 no estudiar debida ente sus necesidades % deseos gran cantidad de co pa>as pierden da a da su activo s preciado <el cliente=. 4odas ests udas estratgicas pueden ser resu idas en un gran muda constituido por la falta de planificacin. +onfir ndose la fa osa frase 0ue e6presa <no planificar es planificar para el desastre=. La planificacin co o la e/ora continua re0uiere de disciplina % responde a una cultura 0ue fi/e clara ente ob/etivos de e6celencia. &ocos planifican1 % u% pocos lo 2acen a conciencia1 co o un proceso 0ue debe evaluarse % e/orarse da a da. +o o se di/o antes es responsabilidad de los directivos eli inar estos desperdicios 0ue tanto da>o 2acen a la e presa1 % la for a de reali,arlo es ediante la e6celencia en los procesos de planificacin. :na planificacin continua % llena de vida1 en contraposicin a los planes era ente for ales1 peridicos % 0ue acu ulan polvo en las oficinas. 5s i portante 0ue el plan en s is o1 es el proceso de planificacin co o etodologa de diagnstico1 anlisis1 evaluacin1 creatividad1 innovacin % actitud proactiva1 por parte de los directivos % con participacin plena de la organi,acin en su con/unto. (. as once !randes prdidas en plantas de proceso

1. ! rdidas por paradas. (s el tie po perdido al detener la produccin para un anteni iento anual planeado o un servicio peridico. (n estas paradas los especialistas de anteni iento reali,an las inspecciones peridicas re0ueridas por le% o por poltica interna % tratan de revertir el deterioro ientras la planta est parada. (stos traba/os son esenciales para antener el rendi iento de la planta % asegurar su integridad % seguridad. 2. ! rdidas por a)uste de produccin. (s el tie po perdido cuando los ca bios en re0ueri ientos de oferta % de anda1 obligan a a/ustes en los planes de produccin. (stos no surgirn si toda la produccin de la planta se vende de acuerdo con el plan. 3. ! rdidas por fallas de e'uipo. (s el tie po perdido cuando la planta se detiene por0ue el e0uipo pierde repentina ente sus funciones especficas. 'e distinguen dos tipos de prdidas relativas a e0uipos. :na es la prdida total de funcin1 la cual corresponde a un paro por rotura1 % la otra es la reduccin de funcin1 la cual corresponde a la prdida de rendi iento por defectos fsicos ientras opera la planta. 4. ! rdidas por fallas de proceso. (s el tie po perdido cuando la planta se detiene por factores e6ternos al e0uipo1 co o errores operativos o ca bios en las propiedades fsicas o 0u icas de las sustancias procesadas. (stas fallas de proceso slo pueden reducirse si se eli inan sus fuentes. !. ! rdidas normales de produccin. (stas ocurren durante el arran0ue de planta1 paro de planta o ca bio de producto. ". ! rdidas anormales de produccin o de rendimiento. 4ienen lugar cuando la planta opera por deba/o de su capacidad1 co o resultado del al funciona iento o por condiciones anor ales 0ue reducen su rendi iento. #. ! rdidas por defectos de calidad. (stas inclu%en el tie po perdido en producir productos rec2a,ados1 prdidas fsicas en aterial % prdidas financieras por reduccin de precio del producto. ). ! rdida por reproceso. 'on prdidas por recicla/e1 0ue ocurren cuando el aterial rec2a,ado1 debe ser devuelto a un proceso previo para corregirlo. @o slo deben observarse las condiciones del producto final1 sino anali,ar las prdidas en los procesos inter edios1 lo cual origina un a reduccin en la tasa de produccin % prdida de energa por recicla/e. *. *+. 11. ! rdida de materiales. ! rdidas de energa ! rdidas relacionadas con el aprovechamiento de la mano de obra. 'e inclu%en en este puntoD

a9 ! rdidas de mano de obra en tareas correctivas. (stas inclu%en la ano de obra utili,ada en plantas donde el deterioro de las instalaciones % su pobre condicin de operacin1 producen anor alidades % roturas 0ue re0uieren traba/o e6tra1 co o inspeccin % anlisis de la falla % el reacondiciona iento del e0uipo. b9 ! rdidas vinculadas a tareas de limpieza. &rovocada por las fuentes de conta inacin o de suciedad.

c9 ! rdidas por falta de automatizacin. 'e ide la prdida co o la diferencia entre la cantidad de tie po necesario para generar una produccin utili,ando ano de obra % la 0ue corresponde al is o nivel de produccin 2aciendo uso de siste as auto ticos. d9 ! rdidas relacionadas con la Gestin o Gerenciamiento. (stas prdidas tienen lugar cuando los siste as de gestin son incorrectos o su aplicacin es incorrecta1 generando fallas en la planificacin con ca bios frecuentes de producto % prdidas en el proceso de distribucin1 por transporte % anipuleo. e9 ! rdidas de distribucin. La ano de obra necesaria para el ovi iento % al acena/e de aterias pri as % productos1 depende del la%out de la planta % de la co ple/idad del proceso. (l e6ceso de stoc3 ta bin au enta las prdidas de distribucin. f9 ! rdidas generadas en tareas de inspeccin y an%lisis. ?enerado por actividades 0ue de e/orarse los siste as preventivos % de planificacin se veran co o innecesarios o se li itaran a labores de control por uestreo. ). *cti%idades + ,rocesos. -u %alor a!re!ado para el cliente + la e&presa. Eficiencia. (ntre las actividades desarrolladas en la e presa tene os a0uellas <+on Halor $gregado= para el cliente % la e presa 8&ecesarias91 % a0uellas otras <@o generadoras de Halor $gregado=8,nnecesarias9. 4anto las pri eras co o las segundas pueden efectuarse de for a eficiente o ineficiente. Pesulta esencial detectar cada una de ellas a los efectos de eli inar las Innecesarias % desarrollar de anera eficiente las @ecesarias.

$ los efectos de incre entar la eficiencia de las actividades % procesos es (ficiencia.

enester la utili,acin de la 5atri, $ctividad E

&or el lado de las $ctividades tene os a0uellas 0ue son necesarias 8%a sea 0ue agreguen valor econ ico para el cliente o para la e presa9 % a0uellas innecesarias 8co o por e/e plo actividades de inspeccin o tareas duplicadas entre otras9. &or el lado de la (ficiencia tene os altos o ba/os niveles en funcin de los niveles de productividad 8uso racional de los recursos91 calidad % velocidad de dese pe>o

*lta

(ficiencia

F .a/a Innecesaria $ctividades

$ +
@ecesarias s alto nivel de eficiencia. (s en este cuadrante *

Lo pti o sin lugar a dudas es desarrollar actividades necesarias con el donde debe lograr concentrarse las actividades de la e presa.

(n el cuadrante . tene os las actividades innecesarias reali,adas eficiente ente 8sera un e/e plo a0uellas actividades 0ue se siguen efectuando producto de anteriores disposiciones legales %a no e6istentes1 % 0ue se reali,an ediante la utili,acin de siste as infor ati,ados9. Las is as deben ser eli inadas. -e igual for a deben ser total % co pleta ente eli inadas las actividades innecesarias % 0ue por otro lado utili,an elevados niveles de recursos 8+uadrante C9producto de los ba/os niveles de eficiencia 8sera un buen e/e plo el caso encionado en el prrafo anterior1 pero 0ue es reali,ado por un i portante grupo de personasN algo bastante clsico % nor al en dependencias del (stado1 actividades creadas para una deter inada necesidad % 0ue contin;an a pesar de %a no e6istir las is as9. (sta actividades pueden ser innecesarias ta bin por el 2ec2o de 0ue pueden ser producidas por otras ediante la co binacin1 odificacin1 si plificacin o ca bio de orden. M en el ;lti o cuadrante1 el D1 tene os a0uellas actividades 0ue siendo necesarias se reali,an de for a ineficiente1 %a sea por0ue e6iste la posibilidad de efectuarla ediante la utili,acin de la infor tica o la robtica1 o bien por0ue es factible su terceri,acin o el e pleo del teletraba/o. (n tales casos es enester efectuar las is as ediante la e/or coordinacin % utili,acin de los recursos de anera tal de pasarlos al cuadrante $. La creacin de e0uipos por sectores1 reas o procesos destinados a relevar % anali,ar debida ente las actividades % subactividades a los efectos de su eli inacin resulta una accin funda ental en las e presas. (n dic2os releva iento debern to ar parte ta bin e0uipos o reas especial ente creadas al efecto a un nivel de staff1 co o as ta bin la actuacin de un asesor o coordinador e6terno 0ue per ita nuevas pticas o for as de destruir paradig as de ineficiencias.

$s pues tene os 0ue las actividades correspondientes a los cuadrantes F % - deben ser eli inados si o si. (n tanto 0ue las del cuadrante + debe pasarse al cuadrante $ % las del $ deben tratar de e/orarse a;n s la eficiencia de su gestin. -ebe tenerse perfecta ente bien en cuenta 0ue actividades 0ue son necesarias pueden reali,arse1 en tanto % en cuanto sea estratgica ente viable1 por terceros 8terceri,acin9 0ue estn en condiciones de llevarlas a cabo de for a as eficiente. La atri, es el e/e otor1 pero el is o debe ser aco pa>ado por 2erra ientas e instru entos de diagnstico1 releva iento % edicin1 s un fuerte co ponente de creatividad e innovacin. (ntre las 2erra ientas1 una funda ental es el benc2 ar3ing. ). &rogra a de actividades para la eli inacin de las udas o desperdicios

1Q9 Lo pri ero % funda ental es 0ue la $lta -ireccin to e conciencia de los diversos tipos de despilfarros % desperdicios a los cuales est o puede estar su/eta la e presa1 a los efectos de tomar decisiones estrat gicas para su eliminacin.

2Q9 &roceder a elaborar planes estratgicos1 tcticos % operativos1 destinados a la eli inacin de los despilfarros % desperdicios. I plantar dic2os planes % ob/etivos dentro del Cuadro de Mando ,ntegral.

3Q9

-ebe capacitarse a los niveles

edios1 de supervisin % e pleados de pri era lnea en los siguientes aspectosD

a-

Concientizacin acerca de los diversos tipos de desperdicios y sus efectos nocivos para la organizacin.

b9

+apacitacin en tareas de deteccin1 diversos tipos de udas.

edicin1 resolucin de proble as1 prevencin % eli inacin de los

c-

+apacitar al personal en ateria deD traba)o de e'uipo1 herramientas de gestin1 (!C 8Control $stadstico de !rocesos91 Calidad1 !roductividad % Me)ora Continua.

d-

+apacitar % entrenar en la deteccin % eli inacin de actividades sin valor agregado. M por otra parte e/orar la eficiencia o productividad de los procesos % actividades con valor agregado para el cliente o con valor agregado para la e presa 8actividades de apo%o9.

4Q9 Instaurar o e/orar los siste as de infor acin a los efectos de contar con siste as 0ue per itan conocer en tie po1 con e6actitud % a un ba/o costo los desvos1 niveles de desperdicios % los diversos ratios vinculados a la calidad1 productividad % satisfaccin de los clientes % consu idores.

!Q9

Instaurar los siste as de medicin de costos de calidad % de Control $stadstico de !rocesos.

"Q9

+onfor acin de (0uipos para la -eteccin1 &revencin % (li inacin de -esperdicios 8 $D!$D9.

#Q9 $plicar para los procesos crticos o estratgicos labores de benchmar.ing destinados a llevar sus niveles de productividad % calidad a la altura de los e/ores co petidores u organi,aciones.

)Q9 &uesta en prctica de los planes previstos1 la evaluacin de los resultados respectivos1 % las 8!/$0 1 !lanificar 2 /ealizar 2 $valuar 2 0ctuar9

edidas correctivas

*Q9 Peinicio del proceso partiendo de la planificacin a los efectos de desarrollar un proceso de me)ora continua 83aizen9.

*. +oncienti,acin de la $lta -ireccin

Jacer conocer a la $lta -ireccin las prdidas a las cuales se encuentra e6puesta la organi,acin1 % la decisin % apo%o indelegable 0ue la is a debe adoptar a los efectos de iniciar un proceso rpido % efica, destinado a reducir los costos1 e/orar los niveles de productividad % dis inuir los fallos o errores en productos % servicios1 resulta el pri er gran paso a dar. 'in e bargo si bien el proceso debe iniciarse rpida ente1 % los pri eros resultados podrn observarse a la brevedad1 es enester subra%ar la necesidad de antenerse sie pre en guardia ante la reaparicin o la generacin de nuevos despilfarros. La $lta -ireccin debe tener % a la ve, potenciar la disciplina e tica de traba/o necesarios para una luc2a continua % sin cuartel contra los desperdicios % despilfarros.

(l e/e plo 0ue los directivos den al resto de la organi,acin resulta funda ental a la 2ora de 0ue la predica genere resultados % acciones positivas por parte del personal de la e presa. (l personal tiende a seguir las acciones s 0ue las predicas o palabras de los directivos1 as pues 0ue la conducta 0ue ellos tengan resulta funda ental. -e nada sirve e6igir e/orar da a da los rendi ientos % eficiencia1 si por otro lado los directivos despilfarran alegre ente los a2orros e incre entos de eficiencia.

La $lta -ireccin debe tener perfecta ente en cuenta 0ue ellos son responsables de acuerdo a los estudios reali,ados tanto por Curan1 co o por -e ing del )!L de las ineficiencias de los siste as. &or lo tanto debern concentrar su energa % capacidad de decisin en e/orar los siste as organi,acionales a los efectos de e/orar los niveles de rendi iento.

(s

enester transfor ar la 1. 2. 3. 4. !. ".

entalidad gerencial en lo atinente a concentrar la atencin % el esfuer,o enD

&ri ero la calidadN no las utilidades a corto pla,o. Brientacin 2acia el consu idorN no 2acia el productor. &ensar desde el punto de vista de los de s. (l proceso siguiente es su clienteD 2a% 0ue derribar las barreras del seccionalis o. :tili,ar datos % n; eros en las presentacionesN utili,acin de todos estadsticos. Pespeto a la 2u anidad co o filosofa ad inistrativaD ad inistracin total ente participante. $d inistracin interfuncional.

'i una e presa sigue el principio de buscar <pri ero la calidad=1 sus utilidades au entarn a la larga1 ientras 0ue si persigue la eta de lograr utilidades a corto pla,o1 perder co petitividad en el ercado internacional % a la larga sus ganancias dis inuirn.

1.. &lanificacin % &resupuesto

Pesulta funda ental 0ue los directivos de la e presa fi/en tanto los valores1 isiones1 visiones % ob/etivos a largo1 ediano % corto pla,o. -e tal for a se podrn fi/ar las etas a reali,ar dentro de deter inados perodos de tie po a los efectos de 2acer factible ob/etivos superiores. Los valores1 isiones % visin de la organi,acin resulta de i portancia funda ental a la 2ora de /u,gar las diversas estrategias a i ple entar en funcin de su co patibilidad o no con los ob/etivos superiores de la e presa.

(stos ob/etivos deben ser encau,ados dentro de un +uadro de 5ando Integral 0ue per ita onitorear de anera constante los indicadores de desperdicios % detectar rpida ente los desvos. $l is o tie po se 2an de deter inar las diversas estrategias 0ue condu,can a la e presa al logro de las etas % ob/etivos fi/ados.

$ travs de la &resupuestacin se asignarn los fondos para los diferentes niveles de produccin1 % por otro lado se destinarn los fondos a los efectos de encarar los procesos de -eteccin G &revencin % (li inacin de -esperdicios.

11. Capacitacin para los di%ersos ni%eles de la or!ani0acin (s funda ental 0ue los e pleados % obreros de la co pa>a sepan 0ue la salvaguarda de sus puestos de traba/o dependen de la eli inacin siste tica de los distintos tipos de desperdicios1 % a;n s1 de su prevencin1 a los efectos de incre entar los niveles de productividad 2aciendo a la e presa s co petitiva % rentable. La capacitacin en tareas de deteccin1 edicin1 resolucin de proble as1 prevencin % eli inacin de los diversos tipos de udas debe llevarse a cabo por personal e6terno a la organi,acin1 los cuales deben poseer suficiente e6periencia en ateria de la luc2a contra el despilfarro. -e tal anera dic2a capacitacin de/ar de ser era teora para ser un eslabn s en el proceso de e/ora continua. $ edida 0ue se efect;a la labor de capacitacin % entrena iento es funda ental 0ue los conoci ientos sean puestos a prueba % en accin en los procesos diarios de traba/o1 de tal anera el consultor e6terno 8capacitador9 podr ir apo%ando conveniente ente la labor de aprendi,a/e organi,acional. +apacitar al personal en ateria deD traba/o de e0uipo1 2erra ientas de gestin1 '&+ 8+ontrol (stadstico de &rocesos91 +alidad1 &roductividad % 5e/ora +ontinua. @o son uc2os los 0ue saben traba/ar en e0uipo1 % enos a;n participar en actividades tales co o tor entas de ideas1 % grupos de creatividadN por lo tanto capacitar % otivar a los ie bros de la organi,acin de los diferentes niveles a traba/ar en e0uipo % utili,ar las 2erra ientas e instru entos tanto de co unicacin1 co o de resolucin de proble as % to a de decisiones resulta funda ental. @o enor i portancia tiene el perfecto ane/o de las 2erra ientas de gestin 8las 'iete Jerra ientas (stadsticas +lsicas % las @uevas 'iete9. (ntre las 2erra ientas clsicas se encuentra el +ontrol (stadstico de &roceso 8'&+9 0ue por su i portancia erece un prrafo aparte. (sta i portante 2erra ienta de control % gestin de procesos es poco conocida % utili,ada en los pases latinoa ericanos1 % de utili,arse1 la is a se li ita slo al bito de la calidad % es utili,ada por ingenieros. &ues bien la utili,acin de esta 2erra ienta es funda ental en una econo a % e presas odernas1 % 6i e a;n dentro del actual arco globali,ador. (l '&+ puede utili,arse tanto para cuestiones de calidad1 co o de costos1 productividad1 finan,as % satisfaccin de clientes entre otras1 tanto en ateria de produccin de bienes tangibles1 co o de intangibles o servicios1 en la ad inistracin o en ar3eting % ventas. (l conoci iento del '&+ es funda ental tanto por parte de la alta gerencia1 co o por los e pleados operativos a los efectos de e/orar la to a de decisiones % desarrollar un proceso efica, de e/ora continua.

12. Instaurar o &e/orar los siste&as de infor&acin 'lo contando con un siste a alta ente eficiente % efica, en ateria de infor acin1 podrn onitorearse % adoptarse las edidas conducentes a corregir los desvos propios de los procesos % actividades de la e presa. (l siste a de infor acin debe prever en su dise>o la capacidad de infor ar por e6cepcin1 de tal for a se estar eli inando un i portante desperdicio tanto a nivel de infor acin 8co o lo es la generacin de infor acin en e6ceso o no utili,ada por los usuarios91 co o a nivel de directores1 gerentes % supervisores 8evitando 0ue estos pierdan tie po en la b;s0ueda de infor acin o datos de su inters o i portancia para su gestin9. (l personal de pri era lnea debe ta bin contar con infor acin en tie po % for a1 a los efectos de saber 0ue tan bien se est desarrollando el proceso1 % 0ue tan productiva resulta su labor. 13. Instaurar los siste&as de &edicin de costos de calidad + de Control Estad"stico de ,rocesos &ara poder dirigir es enester controlar1 % para controlar es funda ental edir. &or tal otivo1 sin edicin no es posible dirigir. 4odos los desperdicios son factibles de edicin1 sea por edio de encuestas1 edicin de resultados1 observacin de las calidades % niveles de productividad entre otras. -e tal for a si la prdida de personal es un desperdicio estratgico1 sus niveles de rotacin constitu%en un i portante indicador de este desperdicio 8 uda9. 'i lo 0ue 0uere os eli inar son los tie pos de espera otivados por los tie pos de preparacin de las 0uinas es enester crono etrar estos tie pos a los efectos de su estadstica1 posterior anlisis % la aplicacin de las edidas correctivas 0ue per itan su reduccin. $de s la edicin de nuestros procesos % actividades1 % sus resultados1 per itir co pararlos con los e6istentes en el ercado o a nivel global1 a los efectos de reali,ar el proceso de benc2 ar3ing. e/ores procesos

(n cuanto a los +ostos de +alidad 8o 5ala +alidad9 es enester la i plantacin de un siste a 0ue per ita con claridad % precisin deter inar los costos correspondientes aD &revencin1 (valuacin1 Kallas Internas % Kallas (6ternas. (s funda ental un control continuo de estos costes a los efectos de poder evaluar a tie po el resultado de nuestros planes1 polticas % estrategias en ateria de calidad total. 1$. Confor&acin de E1uipos para la Deteccin2 ,re%encin + Eli&inacin de Desperdicios (s funda ental a los efectos de una e/ora continua en los niveles de calidad % productividad en la co pa>a dar lugar a un a%or grado de participacin del personal1 % sobre todo del personal 0ue participa directa ente en los procesos % actividades tanto de produccin de bienes % servicios1 co o de servir % satisfacer a los clientes % consu idores. &uede i ple entarse dos edidas conducentes a per itir la participacin de los e pleados % obreros en la gestin de e/ora continua. :na de las etodologas consiste en el 4sistema de sugerencias5 por las cuales los e pleados 2acen llegar a los niveles superiores observaciones %Ao propuestas destinadas a superar los distintos tipos de despilfarros. (l otro todo consiste en la creacin de 4e'uipos de traba)o5 sea +rculos de +ontrol de +alidad1 (0uipos de 5e/ora o bien (0uipos para la -eteccin1 &revencin % (li inacin de -esperdicios=. (stos ;lti os pueden traba/ar a nivel de sectores o procesos1 de for a voluntaria o confor ados por personal designado por la -ireccin. (n ellos pueden to ar parte el personal 0ue reali,a nor al ente las tareas % personal tcnicoEcientfico1 con el ob/eto de crear una sinergia 0ue per ita a%ores % e/ores opciones para detectar1 prevenir % eli inar las causas races de los distintos tipos de udas 8desperdicio en /apons9.

1'. *plicar para los procesos cr"ticos o estrat!icos labores de benc3&ar4in! (l benc2 ar3ing es una prctica de ad inistracin 0ue facilita el ingreso per anente de nueva infor acin a una organi,acin. +onstitu%e un proceso de evaluacin continuo y sistem!tico. Pobert +a p1 directivo de benc2 ar3ing en Rero6 +orporation1 lo define co oD <un proceso positivo y proactivo mediante el cual una compa"#a analiza cmo otra organizacin realiza una funcin espec#fica$ a fin de me%orar su performance en una funcin igual o similar =. (l benc2 ar3ing busca dos tipos de infor acinD edidas 0ue indi0uen e6celencia en un proceso % actividades facilitadoras 0ue 2a%an producido los resultados e6cepcionales observados. &or ende1 el proceso de benc2 ar3ing act;a co o un tribunal donde se ventilan los progresos en el aprendi,a/e e presarial % se descubren oportunidades e6ternas para un a%or aprendi,a/e % desarrollo. (l aprendi,a/e ocurre por0ue se 2a observado una brec2a en la perfor ance % por0ue se 2an identificado las causas funda entales de esa brec2a. La brec2a entre las prcticas internas % las prcticas e6ternas observadas generan la necesidad de introducir una ca bio ad inistrado.

(l proceso de benc2 ar3ing co prende cuatro etapas bsicas 0ue sonD 1. 2. 3. 4. &lanificacin del pro%ecto de benc2 ar3ing. Pecopilacin de los datos necesarios. $nlisis de los datos con referencia a las brec2as de perfor ance % a los <facilitadores= del proceso. 5e/ora iento a travs de la adaptacin de los <facilitadores= del proceso.

1(. ,uesta en pr#ctica de los planes pre%istos2 la e%aluacin de los resultados respecti%os2 + las &edidas correcti%as 5,6E* 7 $ctividades G 'u valor agregado (n cuanto a la correccin de las actividades % procesos organi,acionales caben desarrollar las siguientes actividadesD 8C&o pode&os eli&inar? Las respuestas o ideas surgidas co o consecuencia de las preguntas &por qu es necesario' % &cu!l es el o(%eto'$ nos sirve para eli inar a0uellos detalles o actividades innecesarios. 8C&o pode&os co&binar? Las respuestas a las preguntas &dnde' &cu!ndo' % &quin'$ nos a%udan a co binar las actividades o procesos cuando no 2a sido posible su eli inacin. Ja% 0ue tratar de co binar las actividades1 para poder reducir las inspecciones1 recorridos1 al acena/es % de oras. 8C&o pode&os reordenar? 'i los detalles son necesarios % no pueden co binarse1 conviene ver si se pueden ordenar de otra for a s correcta. Las respuestas dadas a las preguntas &dnde'$ &cu!ndo' y &quin'$ nos conducen igual ente a reordenar los detalles del proceso. 5odificando el orden de los detalles1 se consigue 2acer desaparecer recorridos innecesarios1 as co o operaciones de carga % descarga. 8C&o pode&os si&plificar? 'i no pode os eli inar1 co binar1 ni reordenar1 a;n nos 0ueda la posibilidad de si plificar el todo para 0ue se 2aga de for a s fcil1 enos peligrosa1 enos costosa1 etc. Las respuestas a &cmo'$ nos indican la for a de poder 2acerlo. La productividad es una edida de la eficiencia en el uso de los recursos disponibles. +o o organi,acin los niveles de rentabilidad % creci iento son directa ente proporcionales a los estndares de productividad alcan,ados. &ara au entar la productividad reduciendo los niveles de desperdicios 8 udas9 es necesario identificar en 0u lugar de la e presa se produce tal desperdicio o despilfarro. La anera s sencilla de 2acerlo es diferenciando entre el traba/o con valor a>adido % el traba/o sin valor a>adido1 o entre el traba/o ;til % el 0ue no lo es. (l verdadero tra(a%o con valor a"adido es el 0ue se a>ade directa ente al valor del producto durante el proceso de elaboracin. &or e/e plo1 las operaciones 0ue ca bian de for a los ateriales1 co o los procesos de tro0uelado1 prensado1 soldadura1 ecani,acin1 onta/e o pintura son procesos de traba/o 0ue a>aden valor a las operaciones precedentes. $l acenar traba/o entre operaciones no representa ning;n valor a>adido por0ue au enta el coste del producto1 pero no su valor. :n procesado continuo a>ade valor a edida 0ue la ateria pri a va reconvirtindose sin cesar. &or e/e plo1 el refinado de petrleo1 la separacin del aire entre diferentes gases1 la purificacin del agua1 as co o uc2os procesos 0u icos patentados. 'in e bargo1 incluso con un procesado continuo1 el al acena iento de aterias pri as % el producto final son actividades 0ue no tienen valor a>adido % 0ue1 en ca bio1 au entan los costes. 1). 9raba/ar con istados de :udas + :atri0 de Control Interno Los listados de udas o desperdicios bsicos 8los siete clsicos9 o bien un largo listado de todas las udas sugeridas por el personal en una <4or enta de Ideas= pueden a%udar al personal a reconocer en sus actividades diarias los despilfarros o i productividades 0ue reali,an1 o a los cuales se ven su/etos. -etectado el desperdicio debe procederse in ediata ente a su edicin a los efectos de to ar una clara nocin de su i portancia absoluta % relativa. -e tal for a % siguiendo patrones paretianos se 2an de seleccionar pri era ente a0uellos 0ue por su i portancia relativa 8los pocos vitales9 puedan generar un a%or efecto en los resultados de la e presa. :na for a de deter inar las e/ores acciones a e prender es aplicando la Matriz de (acrificio 2 !robabilidad de 6xito.

(l nivel de sacrificio responde a la cantidad de recursos financieros1 ateriales1 2u anos % de tie po del cual deber 2acerse uso para aplicar la estrategia o accin de solucin % correccin. (se nivel puede ser $lto o bien Fa/o. (n tanto 0ue las probabilidades de 6ito responde a 0ue tanta probabilidad e6iste de lograr los resultados. $s pues la e/ores opciones son a0uellas con un nivel ba/o de sacrificio % alta probabilidad de 6ito. La alternativa opuesta es la de un alto nivel de sacrificio % una ba/a probabilidad de 6ito. $tacar las causas races de los proble as1 previniendo su reaparicin resulta funda ental a los efectos no slo de evitar desperdicios en los procesos1 sino ade s para 0ue el proceso en si de e/ora no sea ta bin un claro despilfarro de recursos. La evaluacin de los resultados conseguidos ante la aplicacin de diferentes estrategias destinadas a solucionar % superar los desperdicios en los procesos de la organi,acin es crtico a la 2ora de decidir la estandari,acin de los procesos o si a;n 0uedan por efectuar correcciones tendientes a e/orar dic2os resultados. (l proceso )*+ i plica un accionar continuo tendiente a lograr nuevos niveles de perfor ance. Jacer ello factible re0uiere de un co pro iso tico1 % de una gran disciplina laboral. (n cuanto a la ,atriz de Control Interno constitu%e una etodologa destinada a prevenir1 ponderar1 evaluar % eli inar los diversos tipos de desperdicios 0ue pueden tener lugar en la e presa. 'u etodologa siste tica per ite un control % evaluacin de los diversos tipos de riesgos1 co o as ta bin de los diferentes aconteci ientos generadores de desperdicios. 1;. Eli&inacin de desperdicios &artiendo de las siete udas clsicas de B2no1 se 2an establecidos gracias a traba/os de i portantes consultores /aponeses entre los cuales se encuentra el is o B2no1 co o as ta bin figuras co o '2igeo '2ingo1 5i,uno % 4o%oda1 2erra ientas % etodologas destinadas a la prevencin % supresin de los diversos tipos de desperdicios % delpilfarros. La eli inacin de los desperdicios co prende la aplicacin de los siste asD -ust in Time1 5anteni iento &roductivo 4otal1 ?estin de +alidad 4otal1 actividades de grupos pe0ue>os 8crculos de calidad1 e0uipos de e/ora1 e0uipos para deteccin1 prevencin % eli inacin de desperdicios91 siste as de sugerencias1 % despliegue de polticas. 'iste as todos stos 0ue confor an % per iten el desarrollo del .aizen. -entro del siste a Cust in 4i e 8Custo a 4ie po tene os el /ho%in0a1 el /oifu0u % el -ido0a. /ho%in0a. &uede definirse co o <la adaptacin a la de anda ediante la fle6ibilidad=1 lo cual i plica odificar el n; ero de traba/adores de una seccin seg;n la de anda basndose funda ental ente en la versatilidad de los traba/adores1 aco pa>ado por un dise>o de planta 8la%out9 adecuado % una gran facilidad de adaptacin de las 0uinas a diferentes tipos de producciones. '2o/in3a e0uivale en esencia a incre entar la productividad %a 0ue en todo o ento se adecua el n; ero de traba/adores 8 ano de obra directa9 a la de anda e6istente1 por lo 0ue se eli inan tie pos ociosos % personal no activo.

La pri era piedra angular para la consecucin del s2o/in3a es reali,ar un dise>o en planta 0ue per ita adecuar el rit o de produccin seg;n el n; ero de traba/adores asignados1 dise>ando las secciones en for a de :1 aun0ue para 0ue se consiga es necesario 0ue se cu pla el segundo factor. (l segundo factor es la versatilidad de los traba/adores1 es decir1 un operario de una seccin deter inada 2a de ser capa, de reali,ar cual0uiera de las operaciones 0ue se desarrollen en ella1 lo 0ue se consigue con un siste a de rotacin de los traba/adores en cada uno de los puestos de la seccin as co o con una continua for acin de ellos. Kinal ente 2a% 0ue evaluar constante % peridica ente la ruta standard de fabricacin de la seccin para conseguir efectuar de for a continua la adaptacin real de la fuer,a de traba/o a la de anda puntual. (sto se consigue ediante las e/oras en el proceso 0ue constante ente son adoptadas gracias a la labor del siste a de sugerencias basado en +rculos de +alidad. (n cuanto al la%out de una seccin en for a de : i plica 0ue la entrada de productos se reali,a por el is o lugar 0ue la salida1 por lo 0ue se puede efectuar un control instantneo % visual sobre el rit o de fabricacin1 0ue aun0ue controlado por las tar/etas 3anban1 per iten verificar si el n; ero de 3anban es e6cesivo o insuficiente1 as co o controlar el proceso para evitar stoc3s inter edios en la seccin %a 0ue por cada unidad 0ue entra debe salir una. $de s1 con una distribucin en :1 se ini i,a la distancia entre las 0uinas % los 2o bres1 as pues1 en un o ento dado1 puede un n; ero ni o de 2o bres 2acerse cargo de toda la seccin ientras 0ue si se produce un tirn de la de anda un a%or n; ero de traba/adores efectuar las tareas. -e igual 2or a esta distribucin per ite desarrollar reas o regiones para operaciones especficas de acuerdo con la auto ati,acin de las operacionesN as pues1 unidades alta ente auto ati,adas se disponen en for a de : % se coloca un operario 0ue controla la entrada % la salida si ultnea ente1 ientras 0ue si1 por e/e plo1 se sit;an las 0uinas en for a de lnea recta se necesitaran co o ni o dos para controlar estas operaciones. (n definitiva se trata de ver co o fle6ible lo 0ue en occidente se considera fi/o 8los traba/adores9 % s fi/o lo 0ue se considera s <fle6ible= 8 a0uinaria9. Kinal ente otra venta/a adicional 0ue aporta esta distribucin en : es la posibilidad de a%uda por parte de otros operarios de la seccin al estar relativa ente cerca1 lo 0ue se utili,a1 co o vere os1 en la for acin de recin llegados a la seccin en la rotacin de tareas. $s pues una co binacin adecuada de secciones en : facilita la adecuacin del rit o de produccin a la de anda %a 0ue per ite el funciona iento de todas las secciones con un enor n; ero de e pleados reduciendo el rit o de produccin con solo reasignar las tareas entre enos personal1 esto es1 lograr s2o/in3a. &ara conseguir s2o/in3a co o 2e os visto no slo es suficiente una distribucin en planta adecuada sino 0ue ade s es necesario 0ue los traba/adores sean capaces de ane/ar diferentes tipos de 0uina en un is o o ento1 es decir1 frente a la visin occidental de los <especialistas= nos encontra os 0ue los traba/adores /aponeses son < polivalentes=. &ara lograr tal polivalencia se utili,a el todo de rotacin de tareas1 as pues1 cada operario reali,a tareas diferentes en o entos diferentes. (s enester ade s1 para lograr el s2o/in3a lograr la versatilidad de las 0uinas. (llo se logra reali,ando lotes de produccin u% pe0ue>os1 incluso unitarios1 por lo 0ue ser necesario reali,ar uc2os ca bios de 2erra ientas a lo largo de la /ornada. 'i los tie pos de preparacin fueran elevados sera virtual ente i posible lograr tal nivel de fle6ibilidad. &ara poder nivelar la produccin %1 a su ve, conseguir la 6i a fle6ibilidad los tie pos de preparacin de las 0uinas 2an de reducirse a enos de 1. inutos. (sta es la base del siste a '5(-1 reducir los tie pos de preparacin de 0uina a una cifra de un dgito en inutos. Fases de aplicacin de /,*D1 S S S S *tapa 2D +onocer las condiciones reales de la preparacin a e/orar. *tapa 3D 'eparar preparacin interna de preparacin e6terna. *tapa 4D +onvertir la preparacin interna en e6terna. *tapa 5D &erfecciona iento de todos los aspectos de la preparacin.

/oifu0u. 'u significado es <el fo ento de las ideas innovadoras=1 % tras ella se encuentra otro de los pilares filosficos en la eli inacin de desperdicios % e/ora de la productividad. 'e trata en definitiva de la involucracin de la totalidad del personal de la e presa en la to a de decisiones1 sobretodo operativas. La productividad se define co o la relacin entre la cantidad real de bienes % servicios obtenidos1 % la cantidad real de traba/o % capital e pleados en el proceso productivo. La i portancia del concepto de productividad reside en 0ue incre entos de sta co portan beneficios tan i portantes a nivel de la propia e presa co o son los incre entos de su rentabilidad % de su co petitividad1 % a nivel social de la elevacin del nivel de vida % la estabili,acin de los precios. (n su a los incre entos de productividad se traducen en au entos de la probabilidades de supervivencia de una e presa1 lo cual i plica producir lo is o1 pero s barato. 'eg;n la definicin de productividad se puede actuar en dos frentes para incre entarla. (n pri er lugar se puede aprovec2ar e/or el capital en el sentido de la inversin en a0uinaria s adecuada1 esto es1 incre entando la tecnologaN % en segundo lugar utili,ar enor n; ero de traba/adores para producir lo is o o bien producir s con los is os traba/adores. (6iste1 ade s1 una tercera va de actuacin consecuencia de la interactividad de las dos anteriores 0ue pasa por la e/ora de los procesos productivos1 es decir1 adecuando % e/orando la for a de utili,acin del capital por parte de la fuer,a de traba/o. Las e/oras en la calidad pueden venir por dos vertientesD

S S

(n pri er lugar ediante un absoluto control de calidad efectuado funda ental ente por la a0uinaria utili,ada 8Cido3a9 % por los propios traba/adores de tal for a 0ue garantice 0ue ninguna pie,a defectuosa va%a al proceso siguiente. La segunda vertiente para actuar es en la e/ora intrnseca de los procesos productivos incorporando o odificando tareas 0ue per itan eli inar causas de defectos en la produccin.

-ido0a. 4iene dos significados1 uno es auto ati,acin1 en el sentido de sustituir tareas anuales por tareas ecani,adas sin intervencin del operario desde la entrada de la pie,a 2asta su elaboracin1 %1 en segundo lugar1 significa control auto tico de defectos por parte de la propia 0uina 8autocontrol9. La aportacin funda ental del Cido3a a la deteccin1 prevencin % eli inacin de desperdicios1 se basa principal ente en el significado de autocontrol1 el cual se subdivide en dos aspectos funda entales 0ue son la deteccin % detencin auto tica a la finali,acin del lote de produccin1 % a la aparicin de alguna clase de defecto en la pie,a 0ue se est elaborando ediante la colocacin de sensores1 interruptores ecnicos1 clulas fotoelctricas1 etc. en las posiciones idneas para el desarrollo de su funcin. $ estos ecanis os se les deno ina &o3aEMo3e 8po3a significa errores % %o3e significa evitar9. (l pri er caso de detencin de la 0uina de for a auto tica al finali,ar el lote1 i plica un control auto tico para facilitar ;nica % e6clusiva ente las pie,as necesarias al proceso siguiente en funcin del 3anban en proceso1 con lo 0ue se evitan proble as de sobreproduccin. (l segundo caso1 paro auto tico a la aparicin de un defecto1 agrava los proble as de produccin al detener la lnea de fabricacin lo 0ue i plica una a%or atencin por parte del operario 8% del supervisor si es necesario9 0uien soluciona in ediata ente de for a definitiva o provisional la causa del defecto e/orando el proceso productivo de for a in ediata1 o aportando aterial de traba/o para los crculos de calidad1 involucrndose de for a directa en el control de calidad1 lo cual da s valor a su traba/o 0ue1 a su ve,1 conlleva una a%or otivacin. $s pues1 las pie,as elaboradas de esta for a tienen un porcenta/e de defectos uc2o s ba/o de lo 2abitual por lo 0ue al proceso siguiente sola ente se servirn pie,as catalogadas co o no defectuosas1 aun0ue a veces alg;n defecto no detectado pase al siguiente proceso1 en este caso1 el operario del proceso siguiente1 si lo advierte1 devuelve la pie,a al proceso anterior para 0ue se analice la causa % se solucione el proble a de for a in ediata. ,antenimiento roductivo Total. :n siste a de produccin Cust in 4i e no es posible sin la i plantacin de un siste a 4&5 85anteni iento &roductivo 4otal91 %a 0ue la falta de stoc3s de seguridad 2ace 0ue las averas de las 0uinas tengan unos efectos uc2o s considerables 0ue ediante la utili,acin de siste as de stoc3 inter edio. (l 4&5 se aplica a todos los ele entos del e0uipo productivo1 desde la 0uina s co ple/a1 cara % delicada1 2asta el destornillador s insignificante del taller. &or otra parte el 4&5 i plica a todo el personal de la e presa1 incluso1 s all del taller1 el personal de oficina1 por e/e plo1 ta bin li pia1 engrasa % co prueba cada da sus 2erra ientas de traba/o. 1<. Conclusin Llegar a transfor arse en una e presa de categora undial i plica la decisin fir e de serlo1 el co pro iso % la participacin de todos los directivos % e pleados1 disciplina1 una tica de traba/o1 planes % estrategias efica, ente dise>adas1 % una serie de acciones 0ue tienen por ob/etivo el control1 deteccin1 edicin1 anlisis1 prevencin1 resolucin % eli inacin de desperdicios 8 udas9. Los udas absorben un i portante porcenta/e de las ventas % utilidades de la e presa1 des otivando e i pidiendo los niveles de co petitividad de la e presa. Las e presas tienen la obligacin de detectar los diversos tipos de despilfarros tanto en las buenas co o en las alas situaciones por las 0ue pueda llegar a atravesar. (n las buenas1 por0ue eli inando despilfarros sus utilidades se incre entaran1 fortaleciendo ade s a la e presa para poder sobrellevar posibles cadas en la de anda o restricciones del entorno. -isciplinar a la e presa en los buenos o entos a%uda a sobrellevar las restricciones. or lo antes apuntado de(e volverse a su(rayar la imperiosa necesidad de instaurar pol#ticas destinadas a evitar y eliminar los diversos tipos de desperdicios. 6o hacerlo pone en riesgo la continuidad de la empresa. 2=. *ne>os *ne>o I ? :udas en los procesos ad&inistrati%os @ burocr#ticos

&ode os as 1. 2.

encionar los siguientes tipos de

udas ad inistrativosD

-uplicacin de tareas1 en parte por falta de infor acin co partida (6ceso de ovi ientos % traslados1 en parte co o resultado de la ala disposicin fsica

3. 4. !.

4ie pos uertos de papelera 8tr ites 0ue en realidad duran ! inutos tienen tie pos de espera en escritorios o papeleras de 2oras 2asta das o se anas9. (6cesiva subdivisin de procesos %Ao actividades. Kalta de traba/o en grupos o e0uipos de traba/o. Ineficiencia de control interno1 lo cual ocasiona 4 tipos de proble asD posibles fraudes e6ternos contra la co pa>a1 posibles fraudes internos1 infor acin poco confiable o ine6acta a los efectos de la to a de decisiones1 % falta de cu pli iento a nor ativas de organis os oficiales (6cesiva cantidad de for ularios1 con duplicacin de infor acin %Ao innecesarios Kor ularios al dise>ados (6cesivo inventario A stoc3 de for ularios 4areas1 procesos % Ao actividades innecesarios $ctividades o procesos co ple/os Kalta de infor acin1 % ad inistracin por e6cepcin Listados de c putosD innecesarios %Ao al dise>ados Infor acin fuera de tie po %Ao ine6acta 'obreEestructura organi,ativa. (llo puede ser el resultado de e6cesivos actividades anuales1 tra os de control de asiados cortos1 falta de e poTer ent1 carencia de ob/etivos organi,acionales clara ente definidos o poltica de sobreEe pleo. 'oftTareD inadecuado1 no para etri,able1 de lenta e/ecucin1 no adaptado a las caractersticas de la e presa o del negocio. +uellos de botella originados enD concentracin o centrali,acin de decisiones %Ao autori,aciones1 e6cesivo n; ero de fir as autori,antes1 cantidad de ele entos crticos escasos en funcin de las necesidades Gll enseD co putadoras1 i presoras1 fotocopiadoras % procesos de c putos. $veras % falta de anteni iento en co putadoras1 i presoras1 siste a lu nico1 telfonos. Kalta de resguardo de datos infor ticos. -eficiente supervisin1 carencia de lidera,go % ausencia de otivacin. -eficiente capacitacin del personal (6cesivos niveles de estandari,acin o nor ativas internas (6ceso de infor es internos (6ceso de reuniones internas %Ao interrupciones e6ternas I productividades por e6ceso de especiali,acin o divisin de traba/o Lentitud de i presoras1 fotocopiadoras o procesos de c putos Ineficiencia por e6ceso o por defecto de 2erra ientas de traba/o Kalta de siste ati,acin en los arc2ivos docu entales1 % el tie po 0ue se re0uiere para la locali,acin de docu entacin

". #. ). *. 1.. 11. 12. 13. 14. 1!. 1". 1#. 1). 1*. 2.. 21. 22. 23. 24. 2!. 2". 2#.

I presos1 dispositivos de traba/o1 procedi ientos1 registros1 clculos % co unicaciones constitu%en ca po abonado a toda clase de parsitosN copias innecesarias1 ovi ientos in;tiles1 al acena iento1 e6cesiva e6tensin1 rutinas co plicadas. Los anlisis de siste as eli inan la a%or parte de estas innecesarias actividades1 pero la si plificacin del traba/o por s sola1 aplicada incansable ente1 puede provocar un orden inteligente de los innu erables procesos e i presos.

*ne>o II ? Estudio de proble&as para &e/ora de la calidad

(l estudio de los proble as es el cora,n del control de calidad. Ja% 0ue encontrar proble as para resolver co o por e/e ploD

Fuscar errores para prevenirlos

Fuscar errores en el al acena iento $2orrar papel % personal en el uestreo 4raba/ar sobre un proble a 0ue puede a2orrar tie po 4raba/ar sobre un proble a en el 0ue la seguridad se pasa por alto 4raba/ar sobre un proble a donde el 4raba/ar sobre la (studiar c o uestreo probabilidad pueda reducir costes e/ora del servicio al cliente

Jacer un estudio sobre los clientes perdidos para averiguar por 0u se fueron % c o recuperarlos e/orar la curva de aprendi,a/e en el entrena iento % en el traba/o e/oras e/orar (6a inar los for ularios para buscar 5e/orar los cursos de entrena ientos Jacer un estudio de los progra as de ordenador para descubrir donde se puede :tili,acin del siste a de anlisis +ausaEPa, a los efectos de detectar las causas pri igenias 0ue otivan los errores o fallos 8evitando actuar de esa for a sobre los snto as o causas as evidentes91 % para planificacin preventiva. I plantacin del +ontrol (stadstico de &rocesos. 'egui iento en la evolucin de los diferentes par etros de control. Identificacin de variaciones especiales % naturales.

*ne>o III ? Cuestionario de *uto@e%aluacin (l is o tiene por ob/etivo per itir en for a individual % con/unta1 % con la colaboracin del consultor e6terno1 to ar conciencia de 0ue tan bien o al se est enfocando el control % la reduccin de costos. +on un total de 4" preguntas en la edida de 0ue el porcenta/e positivo este por deba/o del #.L se debern adoptar edidas in ediatas para corregir dic2o enfo0ue. (n este caso todas las preguntas tienen un is o valor1 pero podran ser ob/eto de ponderacin a los efectos de deter inar clara ente el valor relativo de cada una para el logro de los ob/etivos. CAE-9IBN*6IB 1 'e encara el control % reduccin de costos con una visin sist ica? 2 'e cuentan con base de datos estadsticos actuali,ados 0ue per itan el anlisis de proble as % la adopcin de decisiones en ateria de calidad1 costes % productividad? 3 'e aplica el +ontrol (stadstico de &rocesos 8tanto en ateria de calidad1 co o de productividad % costes9? -I NB

4 'e conoce la capacidad de los procesos de la e presa para generar bienes % servicios dentro de deter inados par etros? ! 'e conoce su evolucin? " 'e cuenta con registros contables % de infor acin 0ue su inistren el coste de la calidad 8o ala calidad9?

# 'e aplican las tcnicas de anlisis de valor1 ingeniera de valor1 anlisis funcional % tablas de costes? ) 'e est 2aciendo uso del +osteo Fasado en $ctividades? * 'e aplica la ?estin de +alidad 4otal? 1. 'e aplica alg;n 'iste a de 5e/ora +ontinua? 11 'e poseen estndares escritos de las actividades % procesos? 12 -ic2os estndares son respetados? 13 'e tienen detectados los distintos tipos de desperdicios % despilfarros1 % sus niveles?

14 (6isten planes para la reduccin % A o eli inacin de actividades sin valor agregado? 1! 'e 2a to ado debida ente en consideracin los proble as de i ple entacin del ca bio? 1" 'e tiene clara conciencia de la cultura vigente en la e presa? 1# 'e posee siste a de planificacin % presupuestacin? 1) 'e tiene clara ente definida la isin de la e presa?

1* Los consultores e6ternos poseen una visin a plia % cuentan con suficiente e6periencia? 2. (6isten planes de capacitacin para el personal? 21 'e cuenta con +ontrol de ?estin? 22 'e posee +ontrol &resupuestario? 23 (6iste un +uadro de 5ando Integral? 24 'e posee un Inventario &er anente de Pecursos Ju anos? 2! 'e 2ace uso de las 2erra ientas de Investigacin de Bperaciones? 2" (6isten planes de 5anteni iento &roductivo 4otal? 2# Los siste as de infor acin son e6actos1 oportunos % relevantes? 2) 'e aplica la +alidad 4otal de 'ervicios? 2* 'e poseen ediciones de satisfaccin por parte de los clientes % consu idores?

3. 'e reali,an controles de los servicios % recursos1 tales co oD electricidad1 agua1 gas1 co bustibles % telfono? 31 'e reali,an 32 'e adoptan ediciones de la productividad? edidas para su e/ora? 8to ando en consideracin aspectos tcnicos1 fsicos % psicosociales9

33 'e controla la calidad del personal entrante? 34 'e tiene i ple entado un siste a de sugerencias? 8-estinado a te as de calidad1 productividad % costos entre otros9 3! 'e 2ace uso de e0uipos de traba/o a los efectos de la tos1 seguridad % satisfaccin del cliente entre otros? 3" 'e sigue una poltica en e/ora en te as de calidad1 productividad1 reduccin de cosU

ateria de ad0uisicin de insu os de

enor +oste 4otal?

3# 'e estudia % anali,a la +urva de (6periencia? 3) 'e to an debida ente en consideracin todas las posibilidades de terceri,acin? 3* 'e anali,an todas las posibilidades de aplicar el teletraba/o o traba/o a distancia?

4. 'e anali,aron todas las posibles aplicaciones de internet e intranet en la e presa? 41 Kueron consideradas para cada actividad o proceso la 42 'e cuenta con softTares de control? 43 'e 2a relevado % evaluado el control interno? 44 'e posee un cuadro de 4! @o se siguen ando de control interno? anage ent? e/or tecnologa a utili,ar?

odas a la 2ora de i ple entar siste as de

4" 'e tiene clara establecida la brec2a e6istente entre los costes ob/etivos % los reales? 9otal

*ne>o IC @ ,rincipales s"nto&as de proble&as infor&#ticos

$ los efectos de su deteccin1 posterior anlisis % resolucin del proble a de acuerdo a los patrones antes e6puestos1 se despliega a continuacin una lista de 43 snto as 0ue anifiestas alg;n tipo de proble a en el siste a infor tico. 'e aconse/a a los responsables encarar dic2o anlisis co o tarea grupal o bien reali,ar dic2o test de anera individual1 reunindose posterior ente dic2as personas para evaluar sus respuestas. (s conveniente para cada punto anifestar si se da o no tal proble a1 e/e plificando con posterioridad el is o. 'i uc2os puntos son coincidentes en cuando a respuesta % si a ello se agregan los is os e/e plos tendre os ante nosotros puntos bien precisos de e/ora a reali,ar.

1. 2. 3. 4. !. ". #. ). *. 1.. 11.

&resupuesto rebasado Petrasos Kuerte rotacin de personal en el departa ento de proceso de datos 4ie po insuficiente de ordenador 4ie po e6cesivo de ordenador Incapacidad del personal para diagnosticar la causa de los proble as Infor es 0ue no cuadran (rrores en los datos de salida del ordenador 'e pierden datos de entrada -atos de entrada incorrectos &roceso incorrecto

12. 13. 14. 1!. 1". 1#. 1). 1*. 2.. 21. 22. 23. 24. 2!. 2". 2#. 2). 2*. 3.. 31. 32. 33. 34. 3!. 3". 3#. 3). 3*.

'e pierden fic2eros 'e pierden datos de salida @o se co unica el ca bio al usuario @o se co unica el ca bio al departa ento de proceso de datos Pesponsabilidad no asignada $pla,a iento de pro%ectos i portantes @adie acepta la responsabilidad de un proble a -isputa acerca del contrato con el proveedor (l contrato no conte pla deter inados servicios 0ue re0uiere un producto La aplicacin ad0uirida se tiene 0ue odificar en la e presa

@o se dispondr del 2ardTare pedido cuando 2aga falta 'e efect;an a/ustes anuales en los datos de salida del ordenador

'olicitudes e6cesivas de ca bio del siste a Los ca bios se solicitan con de asiada pre ura (l usuario lleva duplicados de los registros 4er inacin anor al 8interrupcin9 Flo0ueo del ter inal Que/as de los usuarios Que/as de los clientes $buso del siste a para obtener una satisfaccin personal $buso involuntario del siste a +digo 0ue no se puede antener

(rror de co ien,o A conversin :tili,acin inadecuada de los recursos infor ticos (l personal de proceso de datos no co prende las necesidades de la e presa +onflicto entre el personal de proceso de datos % los usuarios Kalta de datos de reserva 4ie po e6cesivo de recuperacin

4.. 41. 42. 43.

'olicitudes de 2ardTare adicional Joras e6traordinarias traba/adas en el departa ento de proceso de datos 4ie po e6cesivo de respuesta para los siste as en lnea 'oftTare al dise>ado

$ne6o H E &lan de actuacin para erradicar los proble as infor ticos

&ara erradicar un proble a infor tico es necesario 0ue la alta direccin d el pri er paso. La infor acin es un recurso de la e presa %1 por consiguiente1 2a de ser gestionado co o cual0uier otro. La alta direccin debe establecer las directrices re0ueridas para esa gestin. $ continuacin se enu eran las cuatro etapas del plan de actuacinD

*tapa 21 esta(lecer directrices de calidad en el proceso de datos. (n esta etapa1 la direccin debe especificar el nivel de calidad 0ue espera del proceso de la infor acin.

*tapa 31 nom(rar a una persona que asuma la responsa(ilidad. Las directrices slo funcionan cuando se asigna a una sola persona la responsabilidad de su cu pli iento.

*tapa 41 esta(lecer una funcin de garant#a de calidad. (s la 0ue se 2ace cargo del adecuado funciona iento del proceso de trata iento de la infor acin.

*tapa 51 esta(lecer una funcin de control de calidad. (l control de calidad 2a de efectuarse durante el desarrollo % e/ecucin de cada uno de los siste as de aplicaciones. (sta funcin se encarga de garanti,ar 0ue los productos elaborados por la funcin de proceso de datos cu plan las nor as establecidas por la direccin en sus directrices de calidad.

*ne>o CI ? Control Estad"stico de ,rocesos

(l control estadstico de procesos 8+(&9 es una tcnica estadstica1 de uso u% e6tendido1 para asegurar 0ue los procesos cu plen con los estndares. 4odos los procesos estn su/etos a ciertos grados de variabilidad1 por tal otivo es necesario distinguir entre las variaciones por causas naturales % por causas imputa(les1 desarrollando una 2erra ienta si ple pero efica, para separarlasD el grfico de control.

'e utili,a el control estadstico de procesos para edir el funciona iento de un proceso. 'e dice 0ue un proceso esta funcionando ba/o control estadstico cuando las ;nicas causas de variacin son causas co unes 8naturales9. (l proceso1 en pri er lugar1 debe controlarse estadstica ente1 detectando % eli inando las causas especiales 8i putables9 de variacin. &osterior ente se puede predecir su funciona iento % deter inar su capacidad para satisfacer las e6pectativas de los consu idores. (l ob/etivo de un siste a de control de procesos es el de proporcionar una se>al estadstica cuando apare,can causas de variacin i putables. :na se>al de este tipo puede adelantar la to a de una edida adecuada para eli inar estas causas i putables.

Las variaciones naturales afectan a todos los procesos de produccin1 % sie pre son de esperar. Las variaciones naturales son las diferentes fuentes de variacin de un proceso 0ue est ba/o control estadstico. 'e co portan co o un siste a constante de causas aleatorias. $un0ue sus valores individuales sean todos diferentes1 co o grupo for an una uestra 0ue puede describirse a travs de una distribucin. +uando estas distribuciones son nor ales1 se caracteri,an por dos par etros. (stos par etros sonD

La

edia de la tendencia central

La desviacin estndar

5ientras la distribucin 8precisin del output9 se antenga dentro de los l ites especificados1 se dice 0ue el proceso est <ba/o control=1 % se toleran pe0ue>as variaciones.

Las variaciones i putables de un proceso suelen deberse a causas especficas. Kactores co o el desgaste de la a0uinaria1 e0uipos al a/ustados1 traba/adores fatigados o insuficiente ente for ados1 as co o nuevos lotes de aterias pri as1 son fuentes potenciales de variaciones i putables.

Las variaciones naturales % las i putables plantean dos tareas distintas al director de operaciones. La pri era es asegurar 0ue el proceso tendr sola ente variaciones naturales1 con lo cual funcionar ba/o control. La segunda es1 evidente ente1 identificar % eli inar variaciones i putables para 0ue el proceso pueda seguir ba/o control.

(l control estadstico de procesos es un edio por el cual un operario o directivo puede deter inar si un proceso genera outputs 0ue se a/ustan a las especificaciones % si es probable 0ue los siga generando. +onsigue esto idiendo par etros clave de una pe0ue>a uestra de los outputs generadas a intervalos1 ientras est en arc2a el proceso.

(sta infor acin se puede utili,ar co o base para reali,ar a/ustes sobre los inputs al proceso o sobre el proceso es necesario1 para evitar 0ue se produ,can outputs 0ue no se a/ustan a las especificaciones.

is o si

La produccin de artculos 0ue se a/ustan por poco a las especificaciones puede ser aceptable 2o% da1 pero toda variacin del valor no inal 0ue se tiene co o ob/etivo pude provocar rec2a,os % reelaboraciones a lo largo de la cadena de traba/o. Las variaciones del valor no inal ta bin pueden provocar proble as significativos a causa de la interdependencia de los co ponentes en los productos co ple/os. (l +(& per ite a las e presas e/orar de anera constante la actuacin del proceso para reducir las variaciones en los outputs. (sta capacidad de reducir las variaciones con respecto al valor no inal puede aportar claras venta/as co petitivas1 % puede per itir cobrar precios s elevados por los productos.

*utor:

efco%ic32 :auricio

Consultor en *d&inistracin de Bperaciones + Estrate!ias de Ne!ocios *specialista en .aizen$ /eis /igma$ -IT$ Calidad$ roductividad y )educcin de Costos