UNIVERSITATEA AL. I.

CUZA IAI FACULTATEA DE ECONOMIE I ADMINISTRAREA AFACERILOR

Specializare: Contabilitate i informatic de gestiune

STUDIU DE CAZ SISTEME INFORMAIONALE FINANCIAR-CONTABILE I

Coordonator:

rof! Uni"! Dr!

Student: Anul

CAPITOLUL I Firma st !iat" #i a$%i&a'ii%( i)*+rmati&( (&+)+mi&( ti%i,at( -.- Pr(,()tar(a *irm(i.
S.C. D()(ri C+m$a)/ are sediul $n Str! %asile &upu nr! '() Iasi! uncte de lucru: *estaurant El *emo Str! %asile &upu nr! '() Iasi *estaurant El *emo +,dul! Dacia nr! -.) Iasi Societatea este $nregistrat $n *egistrul Comer/ului Iasi) cu nr! de ordine 0112#3##211!3#!#''1) cod de $nregistrare fiscal: *4 #'-1.#.! 5orma 6uridic este cea de societate comercial cu rspundere limitat) durata societ/ii fiind nelimitat $n timp cu $ncepere de la data $nmatriculrii societ/ii $n *egistrul Comer/ului! Capitalul social subscris i "rsat al societ/ii este de 133)33 lei! Asociat unic i administrator al societ/ii este domnul 7artolea Simi 7anuel! 4bliga/iile societ/ii sunt garantate cu patrimoniul social) iar asociatul unic rspunde doar $n limita pr/ilor sociale subscrise! Societatea $i desfoar acti"itatea $n 6ude/ul Iasi! rimele anga6ri de personal s,au fcut $n anul #''8) $n prezent firma are un numr de 13 de anga6a/i) urmnd ca $n "iitor numrul acestora s cresc! Se pune accent pe persoanele cu calificare in domeniu) urmrindu,se anga6area unor persoane competiti"e care s creasc calitatea ser"iciilor oferite! 5irma de/ine un parc auto format din 9 maini) iar spa/iile comerciale $n care $i desfoar acti"itatea punctele de lucru apar/in firmei!

1.1.1 Obiect de activitate:

Acti"itatea societ/ii se $ncadreaz $n sfera alimenta/iei publice) focaliz:ndu,se pe segmentul consumatorilor cu preten/ii! Condi/ia esen/ial de competiti"itate $ntr,un astfel de sector o reprezint satisfacerea e;igen/elor clien/ilor printr,un meniu "ariat) de o calitate ireprosabil) asigurarea unui ambient plcut $n incita restaurantului precum i promptitudinea li"rrilor pentru ser"iciile de catering! *estaurantul El *emo ofer un meniu cu m:ncruri i buturi deosebite) cu specific na/ional sau apar/in:nd buctriei interna/ionale) clien/ii si a":nd de ales dintr,o gam larg de preparate! Societatea este renumit pentru politica stricta de asigurare a calit/ii se"iciilor sale) fc:nd din aceasta un a"anta6 concuren/ial! Ca urmare a creterii continue a cererii pentru ser"iciile restaurantului $n condi/iile unei capacit/i limitate) anul trecut s,a <otr:t desc<iderea unui nou restaurant) cel din +,dul! Dacia care "ine $n $nt:mpinarea tendin/elor pie/ei! Calitatea ofertei i pre/urile accesibile atrag un numr important de consumatori din Iai si c<iar din e;terior! 1

=n urma analizrii acti"it/ii acestei societ/i s,au constatat c principalii furnizorii ai firmei DE>E*I C47 A>?sunt: o 7acrome; S*&@ o &ife Ind S*&@ o Coca Cola A+C *omania S*&@ o Bosarom SA@ o Delaco Distribution SA@ o A"icola SA@ o Selgros Cas< C CarrD S*&!

Comanda mrfurilor se face prin telefon sau internet) iar transportul acestora p:n la punctul de lucru este asigurat de furnizori si de societate in cazul ultimului furnizor! Clienii societ/ii Deneri CompanD sunt $n principal persoane fizice si 6uridice din Iasi si c<iar din e;terior! rintre persoanele 6uridice sunt: o Scoala D!D! atrascanu E Tomesti o Uni"ersitatea etre Andrei E Iasi o E!4> 7oldo"a 5urnizare S!A! o Coseli S!A! o DF% CompanD S!*!&!

1.1.2 Organizarea firmei (Tipul de structur organizatoric):

4rganiza/iile e"olueaz de la unit/i func/ionale singulare la unit/i comple;e implicate $ntr,un numr mare de acti"it/i) moti" pentru care de"ine esen/ial $mpr/irea sarcinilor $ntre membrii organiza/iei! Structura organizatoric $n cadrul unei organiza/ii este considerat cadrul sau sc<eletul acesteia! Structura organizatoric optim trebuie s $ndeplineasc urmtoarele condi/ii: s reflecte obiecti"ele i planul de ac/iune al societ/ii) s numeasc autoritatea $n msur s administreze $ntreprinderea) s e"iden/ieze cadrul de desfurare a acti"it/ilor! =n cadrul societ/ii) e;ist urmtoarele componente ale structurii organizatorice: postul) func/ia) ponderea ierar<ic Garia de controlH) compartimentul) delegarea de autoritate! =n cadrul structurii func/ionale) acti"it/ile sunt specializate i grupate $n func/ii distincte) sunt create compartimente) iar coordonarea acestora este asigurat de administratorul firmei! Structura organizatoric a firmei Deneri CompanD este una de tip func/ional) propriu,zis $n care criteriul de grupare al compartimentelor este dat de natura sarcinilor i de procese de munc i func/ii! Un numr de salaria/i sunt implica/i $n apro"izionare) unii $n resurse umane) al/ii $n ":nzri sau marIeting) al/ii $n finan/e i contabilitate!

Compartimentele care func/ioneaz $n cadrul firmei sunt: Compartimentul de produc/ie@ Compartimentul apro"izionare@ Compartimentul de resurse umane Gsalarizare i personalH@ Compartimentul comercial GmarIeting i desfacereH@ Compartimenul financiar,contabil@ Sntate i securitate $n munc@ Compartimentul te<nic Gser"icii i metrologieH!

Compartimentul de producie este format dintr,un maistru in arte culinare care organizeaza acti"itatea de produc/ie) propune re/ete i urmreste realizarea lor! El raspunde de calitatea materiilor prime si a produselor finite) si intocmeste comenzile de apro"izionare pentru oferirea tuturor sortimentelor din meniu! trei bucatari care au ca sarcin pregtirea m:ncrurilor din re/etarul unit/ii $n conformitate cu standardele $n "igoare si prepararea comenzilor $ntr,o manier eficient i profesional) tot ei asigura starea de igien corespunztoare locului de munc!GbucatariaH =n cadrul compartimentului de aprovizionare se "erifica comanda de apro"izionare din bucatarie si se $ntocmeste comanda ctre furnizori $n scopul apro"izionrii unit/ii cu mrfurile necesare acti"it/ii de comecializare pe care o desfoar! Comenzile ctre furnizori se fac prin telefon sau prin internet) iar transportul mrfurilor este asigurat de ctre furnizor sau de catre soferul societatii! &a sosirea mrfii) aceasta este recep/ionat de ctre un gestionar care confrunt cantit/ile din factur cu cele e;istente faptic i calitatea mrfurilor! =n ceea ce pri"ete compartimentul de resurse umane acesta este $mpr/it $n 1 birouri) dup cum urmeaz: +iroul salarizare i +iroul personal! !iroul salarizare $n cadrul cruia se "or $nregistra contractele de munc la Inspectoratul Teritorial de 7unc) i se "or putea desface aceste contracte dac este cazul) se $ntocmesc statele de plat pe baza foilor colecti"e de prezen/) are loc calcularea i punerea $n plat a concediilor medicale de boal) sarcin) precum i a concediilor de odi<n) $ntocmirea) la cerere) a ade"erin/elor de "enit) centralizarea "iramentelor anga6atului i anga6atorului) depunerea declara/iei lunare pri"ind contribu/ia la fondul de asigurri sociale pentru salaria/i) $ntocmirea declara/iilor lunare ctre Casele de Asigurri Sociale de Sntate i Agen/ia de ocupare a for/ei de munc $n conformitate cu normele acestora i la datele stabilite prin lege! !iroul "ersonal are urmtoarele atribu/ii: anga6area) promo"area i e"aluarea personalului) eliberarea de ade"erin/e pri"ind calitatea de anga6at precum i ade"erin/elor de "ec<ime) procurarea de carnete de munc pentru noii anga6a/i i a suplimentelor de

carnete de munc) $ntocmirea dosarelor $n "ederea pensionrii Glimita ":rst) anticipat) par/ial anticipat) in"aliditateH i depunerea lor la Casa 6udetean de pensii! Compartimentul comecial este $mpr/it $n doua: #! spatiul de desfacere Gsala restaurantuluiH 1! biroul marIeting! =n cadrul spatiului de desfacere) au loc "anzarile si $i desfoar acti"itatea sase ospatari) doi barmani si o telefonista pentru preluarea comenzilor prin telefon la domiciliu! =n ceea ce pri"ete biroul mar#eting firma beneficiaz de publicitate la postul local de radio si tele"iziune) $n re"istele de specialitate i de asemenea realizeaz i o campanie de promo"are prin pliante! 4data cu onorarea unei comenzi la domiciliu se lasa si acest pliant si bineinteles distributia lor cu oferte atragatoare in zonele cu trafic intens din oras!! Compartimentul financiar$contabil al unit/ii este organizat conform pre"ederilor din art! ##) legea contabilit/ii nr! 812#''#) pe compartimente distincte conduse de contabilul ef! =n cadrul acestui compartiment se "or realiza urmtoarele aspecte: , organizarea i conducerea e"iden/ei contabile analitice i sintetice@ , efectuarea controlului asupra legalit/ii opera/iunilor efectuate) $ntocmirii corecte i la timp a documentelor@ , documentele primite de la compartimentul de apro"izionare i desfacere se "or $nregistra $n contabilitate conform legisla/iei@ , se "or $ntocmi situa/iile financiare anuale@ , se "or realiza statele de plat i ordinele de plat aferente "iramentelor ctre stat@ , se centralizeaz datele de la celelalte compartimente i pe baza legila/iei $n "igoare i a normelor transmise de consiliul local se stabilesc impozitele i ta;ele datorate ctre bugetul statului i cel local@ , rela/ii cu bnci i alte institu/ii@ , asigur pstrarea documentelor contabile) registrelor de e"iden/ i a altor documente) predarea lor $n ar<i" $n ordinea stabilit! Compartimentul financiar,contabil are atribu/ii multiple i rela/ii cu toate celelalte compartimente din cadul societ/ii! *ela/iile cu celelalte compartimente sunt at:t de intrare c:t i de ieire! Compartimentul de sntate %i securitate &n munc are $n "edere faptul c $n cadrul societ/ii e;ist i se respect norme proprii de protec/ie si igiena a muncii realizate de administratorul societ/ii) pe baza legisla/iei $n "igoare! Se realizeaz 5ia indi"idual de instructa6 $n domeniul situa/iilor de urgen/) se instruiesc to/i anga6a/ii i se completeaz 5ia de instruire indi"idual pri"ind securitatea i sntatea $n munc! &a fiecare - luni) de face e;erci/iul practic de inter"en/ie pri"ind stingerea incendiilor! Anga6a/ii din cadrul acestor compartimente se afl $n rela/ie de subordonare administratorului societ/ii i $n rela/ie de colaborare cu colegii din acelai sector de acti"itate sau din celelalte compartimente! Aceste compartimente interac/ioneaz $ntre ele $n ceea ce pri"ete flu;ul de informa/ii i circuitul documentelor) fiind totodat urmrite de conducere!

1.1.' (unciile economice ale &ntreprinderii %i compartimentele care le realizeaz:

=n cadrul firmei Deneri CompanD) se regsesc 9 din cele ( func/ii de baz ale unei $ntreprinderi: functia de produc/ie) comercial) financiar,contabil i de personal! (uncia de producie "izeaz realizarea i prepararea comenzilor $ntr,o manier eficient i profesional! 4biecti"e ale func/iei: utilizarea eficient a resurselor $ntreprinderii@ satisfacerea clien/ilor prin calitatea produselor si ser"iciilor controlul si calitate prduselor! respectarea normelor igienico,sanitare in "igoare!

Aceast func/ie este realizat $n cadrul compartimentului de producie care presupune stabilirea unor reguli de produc/ie i a unui raport de produc/ie! (uncia comercial implic acti"it/i legate de apro"izionarea cu mrfurile necesare comercializrii) desfacerea mrfurilor pe pia/) cercetarea pie/elor de desfacere i a datelor pri"ind concuren/a) are $n "edere i acti"it/i pri"ind promo"area imaginii firmei si publicitatea efectuat! 4biecti"ele func/iei comerciale sunt: , asigurarea apro"izionrii cu mrfuri@ , asigurarea li"rrii produselor $n condi/iile optime@ , rezol"area unor posibile reclama/ii pri"ind calitatea produselor comercializate@ , onorarea la timp a comezilor clien/ilor@ , posibila cretere a segmentelor de pia/ de/inute de firm@ , identificarea unor posibile oportunit/i de e;tindere) sau a unor zone cu un bun "ad comercial@ , asigur pstrarea unor rela/ii bune cu clien/ii i furnizorii firmei i al/i parteneri de afaceri! Compartimentele $n cadrul cruia este realizat acest func/ie este cel comercial %i compartimentul de aprovizionare. (uncia financiar$contabil asigur realizarea acti"it/ilor de organizare i /inere a contabilit/ii) permite elaborarea bugetului de "enituri i c<eltuieli) urmrete toate tranzac/iile economice din cadrul firmei) in"entarierea) modul $n care sunt stabilite pre/urile) calculul unor indicatori economici) modul $n care este repartizat profitul! rincipalele obiecti"e ale acestei func/ii sunt: , creterea profitabilit/ii firmei@ , asigurarea capacit/ii de plat a firmei@ , creterea a"erii i patrimoniului societ/ii@ -

utilizarea eficient a resurselor de care dispune firma!

5unc/ia financiar,contabil este realizat $n cadrul compartimentului financiar$ contabil acesta realiz:nd: $nregistrarea i e"iden/a elementelor patrimoniale i a tuturor tranzac/iilor@ efectueaz in"entarierea elementelor e;istente@ $ntocmete lunar balan/a de "erificare@ $n cadrul trezoreriei sunt realizate $ncasrile i pl/ile $n numerar) $ntocmite registrele de cas i sunt asigurate decontrile cu bncile! (uncia de personal cuprinde acele acti"it/i prin care sunt identificate necesit/ile de personal) "izeaz selec/ia) anga6area) instruirea i formarea personalului) realizeaz stabilirea responsabilit/ilor fiecrui post $n parte) determinate prin fia postului) stabilirea modului de salarizare! rintre obiecti"ele acestei func/ii se numr: asigurarea unor condi/ii optime la locul de munc@ asigurarea unui ni"el de pregtire i instruire a personalului@ stimulare a anga6a/ilor prin salariul propus! Aceast func/ie este realizat $n cadrul compartimentului de resurse umane) biroul salarizare i personal) loc $n care se asigur e"iden/a anga6a/ilor) calculul drepturilor salariale ale acestora) se stabilesc atribu/iile i responsabilit/ile anga6a/ilor! =ncadrarea salaria/ilor se face pe baz de contract de munc sau con"en/ie ci"il cu respectarea legii) salariul se "a stabili prin liberul acord al pr/ilor cu respectarea limitei minime de salarizare pre"zut de lege!

1.1.) *iveluri de conducere:

Societatea este condus de ctre asociatul unic, acesta fiind i administratorul societii. Atribu/iile e;ercitate de ctre asociatul unic sunt urmtoarele: S aprobe bilan/ul contabil i profitul societ/ii@ Anga6eaz personalul@ Urmrete salaria/ii sau alte persoane pentru daunele produse societ/ii i ia msuri de recuperare a pagubelor@ 7odific statutul i forma de organizare a societ/ii@ Stabilete direc/iile de dez"oltare a societ/ii@ Aprob bugetul de "enituri i c<eltuieli i contul de profit i pierdere@ Decide cu pri"ire la ma6orarea) reducerea sau cesionarea capitalului social@ Aprob primirea de noi membri $n societate! +eprezentantul managementului este subordonat administratorului societ/ii! Acesta asigur buna func/ionare a firmei) satisfacerea clien/ilor) cerin/elor anga6a/ilor!

-.0 Pri)&i$a%(%( a$%i&a'ii i)*+rmati&( (&+)+mi&( (1ist()t( %a s+&i(tat(a D()(ri C+m$a)/.

Este incontestabil faptul ca aplicatiile informatice au de"enit instrumente nelipsite din acti"itatea de zi cu zi a economistilor Gsi nu numaiH! E"aluarea si alegerea celei mai potri"ite aplicatii ramane insa o pro"ocare reala) cu o serie intreaga de consecinte ulterioare! Tocmai din acest moti") am considerat utila realizarea unei liste cu cele mai importante aplicatii informatice de pe piata auto<tona cu specific economic) facilitand in acest fel un prim pas in directia luarii unei decizii de bun augur: ,as- .est , realizat de SasorD Soft S!*!& este un program de gestiune) urmarire clienti) facturare si comenzi) productie) magazin C/,0 .estiune Comerciala , realizat de Ciel *omania S!A! permite sa automatizam acti"itatea de gestiune comerciala a companiei incepand de la facturare) baze de date clienti si furnizori) facturi proforme) comenzi) note de receptie si a"ize de e;peditie) c<itante) bonuri de consum) facturi import pana la rapoarte si statistici! 1icrocom .estiune , *ealizat de: Diane; Ser" S!*!&! este un program de e"identa stocurilor) e"identa furnizorilor) e"identa clientilor) e"identa consumurilor) precum si e"identa a"ansurilor spre decontare) reprezinta o caracteristica importanta in alegerea unui program de gestiune! T+,*2/3 , reprezinta un sistem integrat de contabiliate generala) financiara) gestiune) distributie) mi6loace fi;e) stocuri) productie) salarii) leasing) operatiuni in "aluta adaptat legislatiei in "igoare) insotit de un ser"iciu profesional de asistenta te<nica) pentru mersul optim al afacerii! 4in1,*TO+ .estiune , *ealizat de: +usiness 7entor S!*!&! pac<etul de programe de gestiune este conceput pentru a respecta cerintele pietei actuale) oferind un acces prompt si simplu la toate resursele disponibile! Kin7E>T4* cuprinde instrumente integrate pentru stocarea) analiza si raportarea rapida a informatiilor permitand astfel posturilor manageriale accesul rapid la informatiile contabile si de gestiune!

Aplica/iile informatice economice e;istente $n firma DE>E*I C47 A>? sunt de tipul celor integrate! =n cadrul sistemelor integrate) elementele sale se afl $ntr,o str:ns interdependen/ i colaborare) la fel cum se $nt:mpl i $n cazul firmei DE>E*I C47 A>?) unde toate compartimentele sunt str:ns legate $ntre ele! =ntre elementele integrate structural apar rela/ii de "ecintate) compartimentele e;istente realizeaz sc<imburi de informa/ii! e l:ng rela/iile de coordonare) $ntre elementele sistemului apar i relatii de subordonare) toate compartimentele din cadrul firmei sunt subordonate administratorului societ/ii! 8

Societatea DE>E*I C47 A>? S*& a e"aluat toate programele de gestiune si a decis sa utilizeze pentru $nregistrarea tuturor tranzac/iilor din cadrul acesteia programul numit 4in1entor 5arianta ,6tinsa 1onopost 7 8alarii 7 1i9loace (i6e 7 "roductie. Aplica/iile economice din cadrul sistemului informatic al firmei Deneri CompanD sunt:

E"iden/a contabil
asigur posibilitatea introducerii planului de conturi specific firmei! Cu aceste adaptri putem folosi analitice pe un numr nelimitat de ni"eluri! rogramul calculeaz automat coeficientul diferen/elor de pre/ la mrfuri) $nc<ide automat conturile de "enituri i cele de c<eltuieli) conturile de T%A! entru firmele asociate $n participaLiune) programul asigur distribuirea procentual a "eniturilor i c<eltuielilor! $ ntruc:t $nregistrrile contabile sunt efectuate automat) programul compune i e;plica/iile acestora) detaliate conform op/iunii utilizatorului! =nregistrrile contabile efectuate automat de program pot fi completate) e"entual) cu note contabile di"erse Ge;!: pentru c<eltuieli de constituire) repartizarea profitului) impozit pe di"idendeH! Este posibil i ob/inerea unei balan/e cumulate pentru firmele din cadrul unui grup!
WinMENTOR

7i6loace 5i;e
7odulul permite calculul automat al amortizrii mi6loacelor fi;e i obiectelor de in"entar) aflate $n gestiunile societ/ii utilizatorului $ n regim liniar) accelerat sau degresi"! 5acilit/i de calcul: posibilitatea modificrii duratei de utilizare a mi6locului fi; $n timpul ciclului de amortizare) posibilitatea ree"alurii amortizrii mi6loacelor fi;e i a "alorii de in"entar) etc!

Stocuri
4in1,*TO+ rezol" integral problema stocurilor) $n str$ns legtur cu aspectul contabil! Iat c:te"a caracteristici: e"iden/a multi,gestiune cantitati","aloric sau global,"aloric@ descrcarea automat din stoc pe baza metodelor de gestiune cunoscute: 5I54) &I54) C7 ) identificare specific@ nomenclatorul articolelor de stoc este compact Gpentru intrri cu pre/uri diferite la acelai articol nu se creeaz pozi/ii noi $n nomenclatorH@ posibilitatea $nregistrrii automate a patru ta;e asociate pentru fiecare articol de stoc $n parte@ identificarea rapid a articolelor din stoc prin folosirea claselor de $ncadrare i a atributelor de caracterizare@ folosirea de unit/i de msuri multiple) cu transformarea automat a cantit/ii i a pre/ului pe baza parit/ilor specificate@ e"iden/a pe serii) termene de garan/ie i date de e;pirare@ '

 calculul coeficientului de diferen/e de pre/ $n cazul e"iden/ei global,"alorice

*ezol"area documentelor legate de $nregistrarea stocurilor i a ser"iciilor se face pe mac<ete specializate) cu aspect asemntor cu cel al formularelor tipizate! intrri de stocuri sau ser"icii pe facturi) a"ize de e;pedi/ie) bonuri de ac<izi/ie) cu e"iden/ierea diferen/elor constatate la recep/ie i tiprirea de note de recep/ie corespunztoare@ intrri din import GD%IH i calcul automat al pre/ului de import) cu toate componentele acestuia Gtransport) asigurare) ta;e i comisioane "amale) accize) !!!H@ intrri din produc/ia proprie@ ieiri spre consum) cu preluarea automat a consumurilor specifice aferente comenzilor interne lansate $n produc/ie i tiprirea de bonuri de consum@ ":nzri de mrfuri sau produse din stoc sau ":nzri de ser"icii e"iden/iate pe osptari) cu tiprirera cu tiprirea bonului fiscal) al facturilor sau a"izelor de e;pedi/ie@ transfer de articole din stoc $ntre gestiuni) modificri de stoc Gmodificarea pre/ului de $nregistrare) mriri sau diminuri de stocH) cu tiprirea de note de transfer sau a"ize de e;pedi/ie@ e"iden/a facturilor nesosite) aferente intrrilor pe a"ize de la furnizori i a facturilor de $ntocmit) posibilitatea tipririi facturilor corespunztoare a"izelor emise!

4in1,*TO+ $nregistreaz orice tip de discount) cu posibilitatea de distribuire pe pre/uri a discounturilor de la furnizori i generarea automat de discounturi pentru ":nzri $n func/ie de "aloarea bonului fiscal sau a facturii) "olumul tranzac/iilor $nc<eiate cu clientul) cantitatea facturat ctre un client sau termenul de plat a facturii! entru toate tipurile de documente de ":nzare se pot urmri termene de plat i ma6orri de $ntrziere la plat!

5urnizori i clien/i
4in1,*TO+ d posibilitatea $ mpr/irii $n clase de $ncadrare) $ n func/ie de necesit/ile curente de operare) pentru identificarea rapid a partenerilor! ac<etul de programe pstreaz $n nomenclatorul de parteneri o singur $ nregistrare) indiferent de moneda tranzac/iei sau de tipul contabil al partenerilor Gfurnizori) furnizori de imobilizri) furnizori plti/i $ n a"ans) furnizori , facturi nesosite) clien/i) $ncasri $ n a"ans de la clien/i) clien/i , facturi de $ntocmitH@ $n func/ie de mac<eta $n care este utilizat un partener) fie el furnizor sau client) programul identific tipul contabil potri"it pentru a trata corect cazul propus spre rezol"are! e baza creditelor acordate clien/ilor) 4in1,*TO+ semnaleaz situa/iile $n #3

care pe un document de ieire este depit plafonul de creditare acordat unui client! rogramul permite acordarea de discounturi automate pentru fiecare articol din stoc sau ser"iciu ":ndut $n func/ie de "olumul tranzac/iilor $nregistrate $n decursul timpului cu un client! Se pot consulta $n orice moment fie lunare sau anuale de clien/i i furnizori $n lei sau "alut) balan/e de furnizori sau clien/i) situa/ia furnizorilor neac<ita/i sau a clien/ilor datornici! 4in1,*TO+ permite lucrul cu parteneri e;terni Gcu care se efectueaz tranzac/ii $n "alutH) precum i efectuarea opera/iunilor de compensare cu ter/ii) pe baz de proces "erbal de compensare! Stingerea obliga/iilor de plat sau $ncasare pentru parteneri poate fi fcut i $ntr,o moned diferit de cea care a generat obliga/ia respecti"! &ista $ncasrilor lunare de la clien/i) permite e"iden/a stingerii obliga/iilor de $ncasare pe clase de parteneri sau pe agen/i de ":nzri care au intermediat ":nzrile!

=ncasri i pl/i
4in1,*TO+ permite legarea pl/ilor i $ncasrilor de documentele primare care au generat obligaLia de plat sau $ncasare! roblema pl/ilor i $ncasrilor $n "alut este rezol"at complet) cu $nregistrarea automat a diferen/elor de curs "alutar! E"iden/iaz opera/iunile bancare aflate $n curs Gcambie) cec) bilet la ordin) etc!H! Festioneaz complet a"ansurile de trezorerie prin pl/i) restituiri i 6ustificarea sumelor c<eltuite! Tiprete registre de cas i de banc $ n lei sau "alut@ sumele $n curs de decontare pot fi tiprite separat pentru $ncasri sau pl/i $n curs) cu e"iden/ierea datei reale sau probabile de decontare!

roduc/ie

Creat pentru a "eni $n $nt:mpinarea utilizatorilor ce i,au dez"oltat acti"itatea de produc/ie) modulul ofer posibilitatea asistrii utilizatorului $n realizarea urmtoarelor etape: pregtirea fabrica/iei , $ncrcarea consumurilor de materiale i de manoper pe produs@ lansarea $n produc/ie , elaborarea comenzilor interne de produc/ie i generarea programului lunar de fabrica/ie@ urmrirea consumurilor de materiale i manoper) a produc/iei realizate@ transmiterea realizrilor lunare ale anga6a/ilor $n modulul 8:0:+// &n "ederea furnizrii indicatorilor implici/i de realizare a salariilor $n acord@ postcalculul produc/iei lunare realizate conform programului de fabrica/ie Gcu preluarea datelor din modulul 8:0:+// &n ceea ce pri"ete consumurile de manoperH@

##

 e"iden/a realizrii produc/iei , abateri realizate la ni"el de comand inter $n ceea ce pri"ete consumurile de materiale i manoper) stadiul realizrii programului de fabrica/ie lunar) situa/ia realizrii comenzilor de la clien/i) etc!

Salarii
4fer posibilitatea calculului salariilor anga6a/ilor) ls:nd utilizatorului s opteze $ntre $nregistrarea lor contabil direct $n modulul de baz 4in1,*TO+ %i includerea lor manual prin note contabile! =n afar de aceast posibilitate) care permite func/ionarea modulului independent de produsul de baz 4in1,*TO+) acest modul are facilit/i de configurare a contribu/iilor) indemniza/iilor) sporurilor i re/inerilor) ce $ i confer un grad ridicat de adaptabilitate la cerin/ele utilizatorului i la modificrile de legisla/ie! Adug:nd gradul ridicat de configurare a listelor specifice) rezult un instrument ideal pentru optimizarea acti"it/ii de e"iden/ a personalului i calcul al salariilor! Integrat $n produsul de baz 4in1,*TO+) modulul permite preluarea realizrilor din produc/ie pentru anga6a/ii salariza/i $n acord) calcul:nd automat indicele de realizare a salariului i oferind date pentru calculul costurilor pe produs realizat! E;ist) de asemenea) posibilitatea de a e;porta fiele fiscale i declara/iile ctre CAS $n format electronic) $n fiiere de tip TMT!

entru a rezol"a problemele legate de marea "arietate de imprimante aflate pe pia/a de produse <ardNare) programul permite listare $n mod grafic Gimprimante laser sau cu 6etH sau mod te;t Gimprimante cu aceH! Astfel) pentru cei ce de/in imprimante care nu pot tipri $ n mod te;t liste $n format landscape) modul grafic permite imprimarea pe formate A9 pentru orice list) indiferent de l/ime! 4rdonarea dup "alorile cresctoare din oricare coloan) gruparea liniilor dup "alori comune din coloane) impunerea de condi/ii de filtrare a liniilor din list) centralizarea automat i alte opera/ii asemntoare pot fi configurate de utilizator $n func/ie de necesit/ile aprute $n e;ploatarea pac<etului de programe! 5oarte important este faptul c) $n situa/ia $n care aceeai list necesit grupri) filtrri i configurri diferite pentru a rspunde unor cerin/e di"erse) utilizatorul poate sal"a "ariante ale listei originale) astfel OncPt denumirea specificatQ apare On meniul modulului de liste la acelai ni"el cu lista original li"rat odat cu 4in1,*TO+! C;teva dintre listele ce pot fi obinute: liste contabile: balan/a de "erificare $n lei sau "alut) registrul 6urnal de $nregistrri contabile) fie analitice de cont) fie a< de cont) cartea mare) realizri pe acti"it/i $ n lei sau "alut) deconturi de asociere $n participa/iune) declara/ii pri"ind obliga/ii de plat la bugetul de stat@ liste de T5:: 6urnal de cumprri) 6urnal de ":nzri) registrul de $ncasri din magazin) declara/iile de T%A@ liste pentru cas %i banc: registre de cas i banc Glei sau "alutH) liste de pl/i i $ncasri $n curs de decontare Gcambie) cec) bilet la ordinH) etc@ stocuri: liste de intrri de la furnizori Ginclusi" importuri) cu detalierea modului de calcul al pre/ului de importH sau din produc/ie proprie) liste de consumuri) liste de ":nzri) fie de magazie) balan/a stocurilor) raport de gestiune@

&iste i rapoarte

#1

 liste de furnizori7clieni7avansuri de trezorerie: fia de furnizor2client) balan/a de furnizori2clien/i) fia de a"ans spre decontare) balan/a a"ansurilor spre decontare) lista furnizori neac<ita/i) clien/i datornici) lista $ncasrilor de la clien/i!

4in1,*TO+ +estaurant
Acest modul a fost creat pentru a fi de folos societtilor comerciale care acti"eaza in domeniul alimentatiei publice si ofer posibilitatea de $nregistrare a comenzilor de ctre ospatari) fr s necesite cunostinte de operare prealabile! Aplicatia permite lucrul fie cu tastatura si 2 sau mouse) cat si cu touc<,screen,uri Gecrane speciale care pot prelua comenzi de la utilizator prin simpla atingere cu degetul E in loc de mouse sau tastaturaH) lucru care mreste "iteza de introducere a datelor! 7odulul permite configurarea restaurantului prin setarea urmatoarelor aspecte:

salile care formeaza restaurantul: denumire) nr de mese si responsabil pentru fiecare sala mesele: pozitia meselor in cadrul salilor) dimensionarea lor) precum si setarea unor culori distincte pentru e"identierea starii fiecarei mese Gocupata) rezer"ata) comanda in curs) comanda inc<isa etc!H

Toate operatiunile pot fi legate de o anumit persoan) astfel sistemul ofera si posibilitatea de "erificare ulterioar a ":nzrilor) a realizrilor pe fiecare anga6at $n parte! De asemenea) modulul *estaurant are si un sistem de protectie a datelor) prin atasarea unei parole fiecarui ospatar! Tot in acest mod se pot seta si drepturile utilizatorilor: modificarea) stergerea comenzilor etc! ermite tiparirea comenzilor pe o imprimanta amplasata in bucatarie si bar! Sistemul defalca automat comanda pe articole de bar si bucatarie! In orice moment se poate modifica o comanda in curs pana cand aceasta comanda se inc<ide! De asemenea) programul permite trimiterea bonurilor la casa de marcat!

#.

C:"/TO0<0 2 8tabilirea sistemului ce va fi abordat &n etapa de analiz

0.- Sta2i%ir(a $ri)&i$a%(%+r sist(m( i)*+rma'i+)a%( (&+)+mi&(.
lec:nd de la aplica/iile informatice utilizate $n firma Deneri CompanD i de la principalele tranzac/ii economice care au loc $n cadrul lor) am identificat urmtoarele sisteme informa/ionale: Sistemul informa/ional de apro"izionare@ Sistemul informa/ional de ":nzare@ Sistemul informa/ional de gestiune a stocurilor@ Sistemul informa/ional de salarizare@ Sistemul informa/ional de trezorerie@ Sistemul informa/ional de mi6loace fi;e@ Sistemul de contabilitate general! Sist(m % i)*+rma'i+)a% !( a$r+3i,i+)ar(. =n cadrul acestui sistem informa/ional) comenzile pri"ind ac<izi/ia mrfurilor sunt realizate prin telefon) prin intermediul internetului sau direct soferului care se ocupa cu apro"izionarea! &i"rarea mrfurilor se face de ctre furnizor sau de catre soferul firmei! &a sosirea mrfii) aceasta este recep/ionat de ctre un gestionar) care confrunt cantit/ile din factur cu cele e;istente faptic! Se face i o "erificare a calit/ii mrfurilor primite! De aici factura merge la contabilitate) unde este $nregistrat! :vizul de &nsoire a mrfii este un document de intrare) care ser"ete la $nso/irea mrfii pe timpul transportului) document ce st la baza $ntocmirii facturii fiscale) sau ca dispozi/ie de transfer al mrfurilor de la un punct de lucru la altul! Circul la furnizor) la delegatul firmei care face transportul) la compartimentul de apro"izionare pentru $nregistrarea cantit/ii apro"izionate) la compartimentul financiar, contabil) ataat la factur pentru $nregistrarea $n contabilitatea sintetic i analitic) la cumprtor) la magazie pentru $ncrcarea de gestiune a mrfurilor) dup efectuarea recep/iei de ctre gestionar i dup consemnarea rezultatelor! Dac nu s,au constatat diferen/e) se $ntocmete nota de intrare$recepie a crui numr este trecut pe spatele facturii! Festionarul este cel care semneaz primirea mrfurilor! Dac se constat diferen/e tot pe spatele facturii se men/ioneaz marfa refuzat la plat i numrul notei de intrare recep/ie) dup ce se semneaz de cei care au recep/ionat marfa!

#9

=n urma introducerii acestor date de intrare $n contabilitate) administratorul societ/ii sau cei din compartimentul financiar,contabil pot solicita unele rapoarte privind situaia aprovizionrilor. Se poate ob/ine o balan analitic a furnizorilor sau o fi% a furnizorilor din care se pot ob/ine informa/ii pri"ind situa/ia furnizorilor) care sunt cei mai importan/i furnizori) mrfurile ac<izi/ionate de la aces/ia sau datoriile care sunt de ac<itat de ctre firm! Tot $n urma introducerii acelor date se poate ob/ine i un =urnal de cumprri $n care sunt $nregistrate cumprrile de mrfuri! Acesta este un document de stabilire lunar a ta;ei pe "aloarea adugat deductibil) i deasemenea un document de control a unor opera/ii de $nregistrare $n contabilitate! Se $ntocmete $ntr,un singur e;emplar i se emite de programul de contabilitate al firmei) a":nd la baz facturile de la furnizori Gfacturi cu care s,au ac<izi/ionat mrfurileH! Circul la compartimentul financiar$contabil pentru "erificarea sumelor $nscrise $n conturi i a respectrii dispozitiilor legale referitoate la ta;a pe "aloarea adaugat! Se ar<i"eaz la compartimentul financiar,contabil i st la baza $ntocmirii Decontului de T%A! Sist(m % i)*+rma'i+)a% !( 34),ar(. %:nzrile $n cadrul firmei Deneri CompanD se fac $n sala restaurantului sau la domiciliul clientului) cu amnuntul) pe baz de bon fiscal sau factur! (acturile sunt $ntocmite de biroul desfacere) $n trei e;emplare Ge;emplarul albastru merge la client) cel "erde $n contabilitate iar cel rou rm:ne la gestiunea care l,a emisH! Se ar<i"eaz la furnizor) la biroul desfacere) la compartimentul financiar,contabil! Atunci c:nd factura nu se poate $ntocmi $n momentul li"rrii) datorit unor condi/ii obiecti"e i cu totul e;cep/ionale) produsele li"rate sunt $nso/ite) pe timpul transportului de bonul fiscal sau avizul de &nsoire a mrfii. entru bunurile li"rate cu a"iz de $nso/ire a mrfii) factura fiscal trebuie emis $n termen de cel mult ( zile lucrtoare de la data li"rrii) fr a depi finele lunii $n care a a"ut loc li"rarea! Aceste date se centralizeaz $ntr,un =urnal de v;nzri care este un document de ieire) un raport. Acesta este un 6urnal au;iliar pentru $nregistrarea ":nzrilor de mrfuri) document de stabilire lunar a T%A colectat) i un document de control a unor opera/ii de $nregistrare $n contabilitate! Se $ntocmeste $ntr,un singur e;emplar i se emite de programul de contabilitate a":nd la baz facturile emise i borderoul de ":nzare zilnic) de la casele de marcat! Circul la compartimentul financiar,contabil pentru "erificarea sumelor $nscrise $n conturi i a respectrii dispozi/iilor legale referitoate la ta;a pe "aloarea adaugat! Se ar<i"eaz la compartimentul financiar,contabil i st la baza $ntocmirii Decontului de T%A! =n urma prelucrrii datelor pri"ind ":nzarea mrfurilor si a produselor se ob/ine ca raport $n cadrul compartimentului financiar,contabil) o balan analitic a clienilor) care de/ine date despre acetia) cantit/ile ":ndute i "aloarea mrfurilor ":ndute precum i o situa/ie a crean/elor) o situaie a facturilor de &ncasat liste a clienilor restani sau un centralizator al facturilor restante.

#(

Sist(m % i)*+rma'i+)a% !( 5(sti )( a st+& ri%+r. Acest sistem informa/ional asigur realizarea opera/iilor pri"ind gestiunea cantitati" a stocurilor) gestiunea tranzac/iilor de stoc: intrri) ieiri) transferuri i in"entarul automat al stocurilor! De asemenea se realizeaz o e"iden/ calitati" a stocurilor Ggaran/ie) termene de "alabilitateH) precum i generarea automat a documentelor contabile Gnote de intrare , recep/ie) bonuri de consum) transferuri) a"ize de e;pedi/ieH! =n cadrul compartimentului de apro"izionare) stocurile sunt ac<izi/ionate pe baz de factur sau aviz de &nsoire) iar pe baza acestora se $ntocmete nota de intrare$recepie. *ota de intrare$recepie este un document de intrare pentru recep/ia bunurilor apro"izionate) document 6ustificati" pentru $ncrcarea $n gestiune a mrfurilor ac<izi/ionate! Se $ntocmete $n 1 e;emplare) potri"it prederilor legale) $n unitatea cu amnuntul) pe msura efecturii recep/iei! =n situatia $n care la recep/ie se constat diferen/e) nota de recep/ie i constatare de diferen/e se $ntocmeste $n . e;emplare de ctre gestionar) iar $n cazul c:nd mrfurile sosesc $n tran se $ntocmete c:te un formular pentru fiecare tran) care se ane;eaz apoi la factura sau la a"izul de $nso/ire a mrfii! &a compartimentul financiar$contabil nota de intrare i recep/ie este utilizat pentru $ntocmirea formelor pri"ind reglementarea diferen/elor constatate dac este cazul) i pentru $nregistrarea $n contabilitatea sintetic i analitic) ataat la documentele de li"rare: factur sau avizul de &nsoire a mrfii! Aceast not de intrare recep/ie se ar<i"eaz la compartimentul financiar, contabil! e baza notei de recep/ie) bunurile intrate $n magazie sunt introduse $n sistemul informatic i sunt $ntocmite fi%ele de magazie $n care sunt reflectate "aloric bunurile intrate! 5ia de magazie se $ntocmete $ntr,un e;emplar) separat pentru fiecare fel de material) soldul de pe fi reprezin stocul de materiale aflate $n magazie i se completeaz de gestionar sau de persoana desemnat) care completeaz coloanele pri"itoare la intrri) la ieiri de stoc! Festionarul rspunde de realitatea $nregistrrilor $n fiele de magazie i de e;istentul din magazie! 5iele de magazie se /in la fiecare loc de depozitare: bar) bucatarie) pe feluri de materiale ordonate pe grupe) e"entual subgrupe) sau $n ordine alfabetic! =nregistrarile $n fiele de magazie se fac document cu document! Stocul se poate stabili dup fiecare opera/iune $nregistrat) dar $n mod obligatoriu zilnic! 5actura $mpreun cu a"izul de $nso/ire i cu notele de intrare,recep/ie se ar<i"eaz la compartimentul financiar,contabil! %:nzrile de mrfuri si produse se fac pe baz de bonuri fiscale sau facturi $ntocmite de biroul desfacere) $n trei e;emplare Ge;emplarul albastru merge la client) cel "erde $n contabilitate iar cel rou rm:ne la gestiunea care l,a emisH! Se ar<i"eaz: la furnizor) la biroul desfacere) la compartimentul financiar,contabil! Atunci c:nd factura nu se poate $ntocmi $n momentul li"rrii) datorit unor condi/ii obiecti"e i cu totul e;cep/ionale) mrfurile li"rate sunt $nsotite) pe timpul transportului de avizul de &nsoire a mrfii.

#-

=n urma ":nzrii mrfurilor) se $nregistreaz la compartimentul financiar,contabil scoaterea din e"iden/ a acestora pe baza notelor contabile) realizate $n urma utilizri "lanului de conturi. Se poate ob/ine $n cadrul compartimentului financiar,contabil un rapoart pri"ind !alana analitic a stocurilor) iar $n cadrul compartimentului apro"izionare un =urnal al cumprrilor %i un =urnal al v;nzrilor $n cadrul compartimentului de desfacere! &a sf:ritul anului) sau de c:te ori este ne"oie) se realizeaz in"entarierea stocurilor i a celorlalte bunuri e;istente $n firm) astfel este emis decizia de inventariere de ctre contabil cu acordul scris al conducerii compartimentului financiar,contabil! Se realizeaz apoi lista de inventariere i +egistrul inventar pe baza crora se stabilesc i se $nregistreaz lipsurile i plusurile de bunuri! &istele sunt semnate pe fiecare fil de ctre gestionar i comisia de in"entariere i $mpreun cu "rocesul verbal G$ntocmit de comisia de in"entariere cu concluziile in"entaruluiH se predau la compartimentul financiar,contabil pentru $nregistrarea $n contabilitate i ar<i"are! Sist(m % i)*+rma'i+)a% !( sa%ari,ar(. Are ca obiect principal calculul i e"iden/a salariilor! Sunt incluse aici i module pri"ind calculul ta;elor i impozitelor) al contribu/iei la bugetul statului i al asigurrilor sociale! e baza Contractelor individuale de munc a .rilei de salarizare %i a 0istei de indemnizaii se ob/in informa/ii pri"ind salariile ob/inute de anga6a/i! =n cadrul acestui sistem) foile de prezen se trimit la biroul salarizare) unde pe baza lor i a informa/iilor prin"ind lipsurile i penalizrile din rapoartele pro"enite de la efii de compartimente) coeficien/ilor de re/ineri i a grilei de impozitare) se $ntocmesc 8tatele de plat $n cadrul compartimentului de resurse umane) biroul salarizare! 2ecizia de imputare este un document de imputare a "alorii pagubei produse de anga6a/ii firmei) titlu e;ecutoriu $n momentul comunicrii i un document de $nregistrare $n contabilitate! Se $ntocmete de ctre ser"iciul personal) pe baza documenta/iei prezentate de contabilul ef G $n cazul lipsurilor $n gestiune rezultate $n urma in"entarierii H! Se $ntocmeste $n trei e;emplare: # pentru compartimentul financiar,contabil pentru punerea $n aplicare Gre/inerea pe statH) e;emplarul 1 pentru salariat i e;emplarul . la dosarul de personal al anga6atului! 8tatul de concedii de odi>n se semneaz de contabilul ef i se trimite la casieria unit/ii pentru plat) unde rm:ne ca act 6ustificati" pentru $nregistrarea $n *egistrul de cas! 8tatul de salarii se semneaz de contabilul ef i se ar<i"eaz (3 de ani) este un document pentru calculul drepturilor bneti cu"enite salaria/ilor) precum i al contribu/iilor i al altor sume datorate i un document 6ustificati" de $nregistrare $n contabilitate! Se $ntocmete $n dou e;emplare) lunar) pe baza documentelor de e"iden/ a muncii i a timpului lucrat efecti") a e"iden/ei i a documentelor pri"ind re/inerile legale) a listelor de a"ans c<enzinal) concediilor de odi<n) certificatelor medicale i se semneaz) pentru confirmarea e;actit/ii calculelor) de ctre persoana care determin salariul cu"enit i $ntocmete statul de salarii!

#J

l/ile fcute $n cursul lunii) cum sunt: a"ansul c<enzinal) lic<idrile) indemniza/iile de concediu se includ $n statele de salarii) pentru a cuprinde astfel $ntreaga sum a salariilor calculate i toate re/inerile legale din perioada de decontare respecti"! Statul de plat circul la administratorul societ/ii) la casieria unit/ii pentru efectuarea pl/ii sumelor cu"enite) la compartimentul financiar,contabil) pentru $nregistrarea $n contabilitate i la biroul de salarizare! Se ar<i"eaz la compartimentul financiar,contabil i la biroul salarizare! Alte rapoarte ob/inute $n cadrul sistemului financiar,contabil sunt: (i%a fiscal) Centralizatorul concediilor de odi>n %i a celor medicale 2eclaraiile la C:8 C:88 /T1 (*<:88 :=O(1. Sist(m % i)*+rma'i+)a% !( tr(,+r(ri(. Acest sistem informa/ional permite gestionarea $ncasrilor i pl/ilor) care sunt efectuate pe baza mai multor tipuri de documente de plat2$ncasare! Sunt urmrite) de asemenea) facturile scadente la $ncasare i2sau restante la plat! =n urma ":nzrii mrfurilor) sumele se pot $ncasa $n casierie) emi/:ndu,se bonuri de cas) pe baza crora de $ntocmete monetarul! Acesta este un document 6ustificati" pentru e"iden/ierea la sf:rsitul zilei a numerarului e;istent $n casierie) corespunztor mrfurilor comercializate) un document 6ustificati" de $nregistrare $n contabilitate! 7onetarul se utilizeaz numai $n cazul ":nzrii mrfurilor cu amnuntul! otri"it reglementrilor $n "igoare) suma $nscris $n monetar trebuie s corespund cu suma din *egistrul de cas i cu "aloarea $nscris $n *aportul de gestiune! Se $ntocmete $n dou e;emplare de ctre casier) la sfaritul zilei) prin in"entarierea numerarului! Circul: e;emplarul # pentru $nregistrarea $n +egistrul$9urnal de &ncasri %i pli) e;emplarul 1 rm:ne $n carnet! (oaia de vrsmant este un formular tipizat) specific fiecarei bnci) cu a6utorul cruia se depun la banc banii care depesc plafonul zilnic stabilit de lege! Se $ntocmete de casiera $n dou e;emplare) unul $nso/ete banii la banca iar cellalt G"izat de banc H se $nregistrez $n *egistrul de cas! +egistrul de cas lei %i valut este un raport ob/inut $n urma introducerii datelor de intrare) fiind un formular tipizat cu a6utorul cruia se /ine e"iden/a $ncasrilor i pl/ilor zilnice) $n numerar Glei sau "alutH) realizat $n cadrul compartimentului de resurse umane! Se $ntocmete de casier) zilnic) $n dou e;emplare: un e;emplar rm:ne la casierie iar cellalt se ar<i"eaz $n compartimentul financiar,contabil unde se i opereaz $nregistrrile $n e"iden/a contabil a unit/ii! =n cazul $n care furnizorii de mrfuri ai societ/ii sunt plti/i prin "irament bancar) compartimentul financiar,contabil emite un ordin de plat care este "izat de contabilul societ/ii i apoi este trimis bncii pentru a se efectua plata! Se pot face i pl/i cu fil de cec) care se d furnizorului) sau prin ordin de compensare a unei datorii fa/ de un furnizor cu o crean/ fa/ de un client! Ordinul de plat este un document de intrare care circul de la unitatea bancar a clientului pltitor ctre unitatea bancar a clientului beneficiar) se poate folosi i 2ispoziia de plat sau &ncasare. Cec$ul este un $nscris prin care administratorul firmei) care de/ine fonduri la o banc) d ordin banc<erului s plteasc la "edere o sum de bani $n fa"oarea unui furnizor) pentru factura primit!

#8

Anual) pe baza e6traselor de cont emise de unitate) se poate face o in"entariere a crean/elor! Sist(m % i)*+rma'i+)a% a% im+2i%i,"ri%+r. Aceast component a sistemului informa/ional al firmei realizeaz opera/iile prin care se gestioneaz mi6loacele fi;e ale firmei) imobilizrile necorporale! Se are $n "edere $ntreaga durat de utilizare a acti"ului) ca s se poat afla $n orice moment care este starea acestuia i opera/iile care au fost efectuate asupra lui G$nregistrare) amortizare) transfer) ree"aluare) casareH! Include de regul di"erse modalit/i de calcul i $nregistrare a amortizrii Gliniar) degresi") acceleratH! Aceast component realizeaz de asemenea i $nregistrarea contabil a opera/iunilor pri"ind imobilizrile) inclusi" a amortizrii) c:t i elaborarea rapoartelor impuse de legisla/ia $n "igoare! E"iden/a operati" a imobilizrilor corporale intrate i ieite din unitatea patrimonial) $n func/ie de categoria din care fac parte i locul unde se afl) se /ine cu a6utorul +egistrului numerelor de inventar! 5iecrui mi6loc fi; i se acord un numr de in"entar) $n ordine cronologic) pe baza documentelor primite! Este $ntocmit de compartimentul financiar,contabil) pe grupe de mi6loace fi;e) prin $nregistrarea cronologic a mi6loacelor fi;e intrate $n unitate! e baza acestuia) $n urma in"entarierii se $ntocmesc 0istele de inventariere $n cadrul compartimentului financiar, contabil! "rocesul$verbal de punere &n funciune a mi9locului fi6 se $ntocmete pentru utila6ele i instala/iile care necesit monta6 i probe te<nologice) acestea consider:ndu,se puse $n func/iune la terminarea probelor te<nologice! Se $ntocmete de ctre secretarul comisiei numite pentru recep/ionarea mi6locului fi;! !onul de mi%care a mi9locului fi6 ser"ete ca document 6ustificati" de predare, primire a mi6loacelor fi;e $ntre dou puncte de lucru ale societ/ii) $nso/indu,le pe timpul transportului i ca document 6ustificati" de $nregistrare $n e"iden/a /inut de responsabilul cu mi6loacele fi;e la locurile de folosin/ i $n contabilitate! Circul la: persoana care aprob micarea mi6locului fi; $n cadrul unit/ii) la punctul de lucru predtor) pentru semnarea de predare de ctre responsabilul cu mi6loace fi;e i pentru semnare de primire de ctre delegatul punctului de lucru primitor) la compartimentul financiar,contabil pentru $nregistrarea micrii mi6locului fi;! "rocesul$verbal de scoatere din funciune a mi9locului fi6 ser"ete ca document de constatare a $ndeplinirii condi/iilor scoaterii din func/iune a mi6loacelor fi;e) de scoatere din uz! Este un document de consemnare a scoaterii efecti"e din func/iune a mi6loacelor fi;e i un document 6ustificati" de $nregistrare $n contabilitate! e baza notelor contabile $nregistrate la compartimentul financiar,contabil se $nregistreaz amortizarea mi6loacelor fi;e! (i%a mi9locului fi6 ser"ete ca document pentru e"iden/a analitic a mi6loacelor fi;e! Se $ntocmete de compartimentul financiar,contabil) $ntr,un e;emplar) pentru fiecare mi6loc fi;! 7i6loacele fi;e care $nregistreaz un grad ridicat de uzur i2sau care au depit durata normal de func/ionare) sunt propuse spre casare) astfel se $ntocmete "rocesul verbal de casare. =n cadrul compartimentului finaciar,contabil se ob/ine i un "lan de amortizare. Sist(m % !( &+)ta2i%itat( 5()(ra%"

#'

Asigur conducerea e"iden/ei contabile i gestiunea financiar a societ/ii DE>E*I C47 A>?! 5unc/ionalit/ile acestui sistem sunt urmtoarele: automatizarea $nregistrrii informa/iilor financiar,contabile) preluate din documentele primare@ realizarea e"iden/ei contabile complete) la ni"el analitic i sintetic! Acest sistem realizeaz func/iile contabilit/ii financiare) ob/inerea documentelor contabile de sintez cerute de legisla/ia $n "igoare Gbilan/ul contabil) raportrile de T%A) ta;ele i impozitele ctre bugetH i a celor de e"iden/ contabil Gnotele contabile) registrul 6urnal) fiele de conturi) registrul de cas) 6urnalele de ":nzri i cumprri) balan/a de "erificareH! e baza datelor din contabilitate) sunt calcula/i diferi/i indicatori) care ilustreaz rezultatele financiare ale firmei) cum sunt: "eniturile i c<eltuielile pe produse2ser"icii) situa/ia disponibilit/ilor financiare!

13

Matri&(a SI - &+m$+)()t( +r5a)i,at+ri&(.

Dep :provizionare SI

2esfacere

(inanciar$Contabil 4rdin de plat)

+esurse <mane

5actur de ac<izi/ie) A"iz de $nso/ire SI Furnizori

CEC) C<itan/ 0urnal de cumprri) +alan/a analitic a furnizorilor!

+on 5iscal) 5actur) A"iz de $nso/ire a mrfii! SI Clieni

4rdin de plat) E;tras de cont) CEC 0urnal de ":nzri) +alan/a analitic a clien/ilor) Situa/ia facturilor de $ncasat) &iste clien/i restan/i) Centralizator facturi restante!

1#

>I* SI Stocuri 5i de magazie) cumprri 0urnal

5actur) A"iz de $nso/ire

Decizia de in"entariere) roces "erbal de in"entariere) lanul de conturi! &ista de in"entariere) *egistrul in"entar) +alan/a analitic a stocurilor >ote contabile

0urnal ":nzri

SI Salarizare

Contract indi"idual de muncR) &ist de a"ans c<enzinal)Fril de salarizare) &ist indemniza/ii)Certificat de concediu medical) Decizia de imputare) 5oaie de prezen/! Stat de plat) Stat de concedii de odi<nR) 5i fiscal) Centralizator concedii

11

medicale) Declara/ii la CAS) CASS) A0457) IT7) 5>UASS!

SI Trezorerie

Dispozi/ie de plat) $ncasare) +on de cas) 7onetar) 4rdin de plat) 4rdin de compensare) CEC) E;tras de cont) 5oaie de "rsm:nt *egistrul de cas) *egistrul 6urnal de $ncasri i pl/i

SI al Imobiliz.

Contract de ":nzare, cumpRrare) 5actur) +on de micare a mi6locului fi;) >ot contabil) roces "erbal de punere $n func/iune) roces "erbal de scoatere din func/iune) roces "erbal de

1.

ree"aluare) casare

roces "erbal de

5ia mi6locului fi;) &ist de in"entariere) lan de amortizare!

5actura) >I*) A"ize de e;pedi/ie) lan de conturi SI contabilitat e general +ilan/ contabil) Decont T%A) >ote contabile) *egistrul 6urnal) 5ie de conturi) *egistrul de cas) 0urnalul de ":nzri i cumprri) +alan/a de "erificare

19

0.0 D(%imitar(a ari(i !( 6)ti)!(r( a sist(m % i !( 5(sti )( a% m"r* ri%+r

2.2.1. Componente organizatorice cu responsabiliti &n ceea ce prive%te gestiunea mrfurilor:
=n urma "erificrii fielor de post i a statutului societ/ii DE>E*I C47 A>?) am constatat care sunt principalele responsablit/i ale componentelor organizatorice din cadrul firmei! Administratorul societ/ii: semneaz i a"izeaz contractele comerciale cu furnizorii@ ia msuri cu pri"ire la recuperarea pagubelor generate de lipsa mrfurilor din gestiune@ $n cazul nerespectrii contractelor comerciale se ocup cu rezol"area litigiilor@ stabilete cota de adaos comercial pentru pre/ul de ":nzare cu amnuntul! Compartimentul financiar, contabil: organizeaz contabilitatea sintetic i analitic a mrfurilor si materiilor prime@ primete documentele pri"ind apro"izionrile de mrfuri) materii prime si ":nzrile produse finite si marfuri@ $nregistreaz) e"iden/iaz i calculeaz T%A,ul@ /ine e"iden/a contractelor comerciale cu furnizorii) plata i urmrirea datoriilor ctre acetia@ $ntocmete 0urnalul de cumprri i cel de %:nzri@ realizeaz controlul documentelor pri"ind recep/ia i ":nzarea mrfurilor si materiilor prime) precum i controlul acti"it/ii gestionarului@ "erific i controleaz $nregistrrile din fiele de magazie realizate pe baza documentelor de intrare a mrfurilor si materiilor prime@ efectueaz in"entarierea mrfurilor si materiilor prime! Compartimentul de apro"izionare i biroul de desfacere: realizeaz apro"izionarea cu mrfuri si materii prime@ efectueaz recep/iile de mrfuri si materii prime@ asigur pstrarea i depozitarea $n condi/ii optime a mrfurilor si materiilor prime@ $nregistreaz $n fiele de magazie apro"izionrile i ":nzrile de produse finite si mrfuri! +iroul de marIeting: promo"eaz imaginea firmei

1(

"rincipalele entiti e6terne din cadrul firmei care au legtur cu sistemul

informa/ional de gestiune al mrfurilor sunt: Compartimentul de productie datorit soft,ului $n cadrul acestuia se pot $nregistra toate tranzactiile economice cu pri"ire la mrfuri! =n compartimentul resurse umane) biroul personal) se fac anga6ri pentru toate compartimentele care au legatur cu gestiunea mrfurilor permi/:nd o mai bun tranzac/ionare a acestora! Compartimentul de sntate i securitate n munc E realizeaz instruirea personalului pri"ind situa/iile de urgen/) astfel se asigur integritatea mrfurilor! =n cadrul sistemului informaional al furnizorilor sunt $ntocmite comenzile ctre furnizori $n "ederea apro"izionrii unit/ii cu mrfurile necesare acti"it/ii de comercializare! Instituiile publice cRrora li se trimite Declara/ia decontului de T%A) $ntocmitR pe baza 0urnalului de ":nzRri i cumpRrRri! rin sistemul informaional al clienilor sunt $ntocmite documentele de ":nzare a mrfurilor Gfactur) a"iz de $nso/ireH! Sistemul informational de trezorerie se ocup cu $nregistrarea documentelor de plat i $ncasare pri"ind ac<izi/ia i ":nzarea mrfurilor si produselor finite!

(lu6urile mrfurilor:

informaionale

specifice

sistemului

de

gestiune

=n cazul apro izionrii cu marf si materii prime) la sosirea acesteia este recep/ionat de ctre un gestionar) care confrunt cantit/ile din factur cu cele e;istente faptic! 7ateriile prime receptionate sunt $nso/ite de factura aviz de &nsoire a mrfii si de declaratie de conformitate. De aici factura merge la contabilitate) unde este $nregistrat! =n cazul $n care nu este $ntocmit factura) mrfurile sunt $nso/ite de a"iz! Se face i o "erificare a calit/ii mrfurilor si materiilor prime primite! Dac nu s,au constatat diferen/e) se $ntocmete nota de intrare$recepie a crui numr este trecut pe spatele facturii! Festionarul este cel care semneaz primirea mrfurilor sau materiilor prime! Dac se constat diferen/e) tot pe spatele facturii se men/ioneaz marfa refuzat la plat i numrul notei de intrare recep/ie) dup care se semneaz de cei care au recep/ionat marfa! &a compartimentul financiar$contabil nota de intrare i recep/ie este utilizat pentru $ntocmirea formelor pri"ind reglementarea diferen/elor constatate dac este cazul) i pentru $nregistrarea $n contabilitatea sintetic i analitic) ataat la documentele de li"rare: factur sau avizul de &nsoire a mrfii! Aceast not de intrare recep/ie se ar<i"eaz la compartimentul financiar, contabil. e baza notei de recep/ie) bunurile intrate $n magazie sunt introduse $n sistemul informatic i sunt $ntocmite fi%ele de magazie $n care sunt reflectate "aloric bunurile intrate!

1-

!"nzrile se fac $n locatiile proprii) cu amnuntul aici produsele se ":nd pe baza bonului fiscal si la cerere factur! 7rfurile si produsele ":ndute prin sistem catering sunt insotite de factur sau avizul de &nsoire si de declaratie de conformitate =n urma ":nzrii mrfurilor) se $nregistreaz la compartimentul financiar,contabil scoaterea din e iden a acestora pe baza si a notelor contabile! Se pot ob/ine rapoarte pri"ind !alana analitic a stocurilor =urnalul cumprrilor =urnalul v;nzrilor. e baza datelor pri"ind T%A,ul aferent ac<izi/iilor i ":nzrilor se ob/ine i un 2econt de T5: $n cadrul compartimentului financiar,contabil! &a sf:ritul anului $n urma in entarierii se realizeaz lista de inventariere pe baza creia se stabilesc i se $nregistreaz lipsurile i plusurile de mrfuri! e baza listelor de in"entariere se $ntocmete +egistrul inventar care se completeaz o dat pe an!

2.2.2. Tranzaciile economice reflectate &n sistemul de gestiune al mrfurilor:

rincipalele tranzactii economice desfurate $n cadrul sistemului de gestiune al mrfurilor sunt: o apro izionarea cu mrfuri! 7rfurile ac<izi/ionate sunt $nso/ite de factur sau a"iz! *ecep/ia mrfurilor se face pe baza notei de intrare E recep/ie) aceasta fiind utilizat pentru $ntocmirea fielor de magazie care ne indic necesarul de apro"izionat@ o nregistrarea adaosului comercial i al T!#$ului se realizeaz $n cadrul compartimentului financiar E contabil! o "nzarea de mrfuri! =n cadrul compartimentului desfacere se $ntocmesc bonuri fiscale) facturi sau a"ize de $nso/ire a mrfii ctre clien/i@ o scoaterea din e iden a mrfurilor se $nregistreaz prin intermediul compartimentului financiar E contabil pe baza bonurilor de consum si a notelor contabile@ o transferul mrfurilor de la un punct de lucru la altul pe baza de a"iz de $nso/ire si a bonului de transfer@ o determinarea minusurilor i plusurilor de mrfuri $n urma in"entarierii se face $n cadrul compartimentului financiar E contabil pe baza listei de in"entariere!

1J

Or5a)i5rama *irm(i DENERI COMPAN7 SRL.

Administrator

*eprezentant

management

Compartiment productie

Compartiment apro"izionare

Compartiment resurse umane

Compartiment comercial

Compartiment financiar, contabil

Sntate i securitate $n munc

+ucatarie

+iroul Salarizare

+iroul ersonal

+iroul marIeting

Sala de desfacere

18

Ca$it+% % 8. A)a%i,a sist(m % i i)*+rma'i+)a% !( 5(sti )( a% m"r* ri%+r

=n urma studierii documenta/iei firmei SC DE>E*I C47 A>? s,au ob/inut informa/ii pri"ind procesele de prelucrare are au loc $n cadrul sistemului de gestiune al mrfurilor si materiilor prime) grupate $n func/ie de principalele tranzac/ii economice) astfel: % idena operati a tranzaciilor cu mrfurilor si materiilor prime, $n cadrul creia se preiau) "erific i prelucreaz datele generate de urmtoarele opera/ii economice: intrri de mrfuri si materii prime prin cumprare! relucrrile se realizeaz pe baza recep/iei) din care reiese cantitatea intrat i pre/ul mrfii! 7rfurile ac<izi/ionate sunt $nso/ite de factur si declaratie de conformitate! =n cazul $n care factura nu este emis) se "a $nregistra intrarea mrfurilor pe baza a"izului de $nso/ire) ulterior primindu,se factura! *ecep/ia se face pe baza notei de intrare,recep/ie! calcularea pre/ului de "$nzare cu amnuntul prin stabilirea cotei de adaos comercial! transferul mrfurilor de la un punct de lucru la altul se realizeaz pe baza a"izului de $nso/ire a mrfurilor si a bonului de transfer) care consemneaz cantitatea i "aloarea mrfurilor transferate!A"izul de $nso/ire este emis de punctul central de lucru i "a con/ine mrfurile transferate ctre un singur punct de lucru! ieiri de mrfuri prin ":nzare se face pe baza bonului fiscal) facturii sau a a"izului de $nso/ire! =n urma acestui proces mrfurile sunt scoase din e"iden/ pe baza notelor contabile si a bonurilor de consum! $nregistrarea notelor contabile! Controlul nregistrrilor din contabilitatea analitic i cea sintetic a mrfurilor se asigur cu a6utorul balan/ei analitice a mrfurilor si a materiilor prime! In entarierea mrfurilor si materiilor prime! relucrarea datelor ob/inute $n urma desfurrii acestui proces are $n "edere dou tipuri de diferen/e preluate din listele de in"entariere: intrri de mrfuri din plusuri de in"entar ieiri de mrfuri din minusuri de in"entar!

1'

.3

'.1 2escrierea ie%irilor

2enumire ie%ire

"roces7subproces Tipul ie%irii de prelucrare %i momentul din care se obinerii obine Intrri de mrfuri rogramat) la si materii prime sf:ritul prin cumprare fiecrei zile

2estinaia ie%irii nr. de e6emplare Compartimentul apro"izionare) # e;emplar

8tructura ie%irii

2ocumentul pe baza cruia se obine >ota de intrare, recep/ie GDenumire produs) U7) Cantitate) 5urnizorGtotal factH) U amnunt cu T%AH 5acturaGDenumire produs) U7) Cantitate) U fr T%A) "aloareH A"iz de $nso/ire a mrfiiGDenumire produs) U7) Cantitate) U fr T%A) "aloareH

8tocarea datelor Tabela micri Tabela mrfuri

Observaii

5ia de magazie

DenumireGalfanumeric).3H U7Galfabetic).H re/ intrareG>)-H Data 4 Gdata calendaristic) 8H >r! doc G>)-H >r fac G>)-H 5urnizorul sau Clientul Galfabetic).3H Intrri G>)-H IeiriG>)-H StocG>)-H Control G>).3H re/ iesG>)-H

.#

Intrri de mrfuri si materii prime prin cumprare) Ieiri de mrfuri si produse finite prin ":nzare Informa/ii $n format electonic Decont de T%A

rogramat) lunar

Institu/iile ublice) 1 e;emplare

Cod de identificare fiscal Galfanumeric) -H Denumire2>ume) prenumeGalfanumeric) .3H Domiciliul fiscalGalfanumeric) .3H Tel) fa;)e,mailGalfanumeric) .3H +ancaGalfabetic) .3H ContGalfanumeric) 13H erioada de raportareGdata calendaristic)8H Denumire indicatoriGalfanumeric)#(H %aloare T%AG>)-H

>ota de intrare recep/ieG5urnizor, T%A 991-H 5acturG%aloare T%AH) A"iz de $nso/ire a mrfiiG%aloare T%AH

Tabela micri

In"entarierea mrfurilor

rogramat) anual

Compartimentul financiar, contabil) 1 e;emplare

&ista de in"entariere

Denumirea bunurilor in"entariateGalfanumeric).3 H Codul sau numrul de in"entarG>)-H U7Galfabetic).H Cantit/i: Stocuri fapticeG>) -H Stocuri scripticeG>) -H Diferen/e plusG>) -H Diferen/e minusG>) -H re/ unitarG>)-H %aloare contabil:

Decizie de in"etariere

Tabela micri

entru persoana impozabil care utilizeaz trimestrul calendaristic ca perioad fiscal pentru depunerea i plata T%A, ului i care efectueaz o ac<izi/ie intracomunitar ta;abil $n *om:nia) perioada fiscal de"ine luna calendaristic $ncep:nd cu a treia lun a trimestrului calendaristic! In"entarierea se poate realiza i $n cursul anului ori de c:te ori este ne"oie) la cererea administratorului

.1

In"entarierea mrfurilor si a materiilor prime *egistrul in"entar

Anual

Compartimentul financiar, contabil) # e;emplar

Controlul $nregistrrii 7rfurilor si a 7ateriilor prime

rogramat) lunar

Compartimentul financiar, contabil) # e;emplar

+alan/a analitic a mrfurilor si a materiilor prime

%aloareG>)-H Diferen/e plusG>) -H Diferen/e minusG>) -H %aloare de in"entarG>)-H Deprecierea: %aloareaG>) -H 7oti"ulGalfanumeric) 13H *ecapitula/ia elementelor de in"entariatGalfanumeric)#3H %aloarea contabilG)->H %aloarea de in"entarG>)-H Diferen/e e"aluare: %aloareG>) -H Cauzele difGalfanumeric) #(H Denumire produsGalfanumeric).3H U7Galfabetic).H re/ produsG>)-H Stoc ini/ial: CantitateG>) 9H %aloareG>) -H Intrri: CantitateG>) 9H %aloareG>) -H Ieiri: CantitateG>) 9H %aloareG>) -H Stoc final: CantitateG>) 9H %aloareG>) -H

rocesul "erbal de in"entariere

Tabela micri

5acturGCantitate) %aloareaH A"iz de $nso/ire a mrfiiG Cantitate) %aloareaH >I*GCantitate) Total facturH >omenclatorul mrfurilor

Tabela mrfuri si a materiilor prime

..

Intrare de mrfuri si materii prime prin cumprare

rogramat) lunar

Compartimentul apro"izionare) # e;emplar

0urnal pentru cumprri

DataGdat calendaristic)8H 5urnizorulGalfanumeric).3H Cod de $nregistrareGalfanumeric).3H Total documenteG>)-H +unuri de capital: +aza de impozitareG>)-H %aloare T%AG>)-H +unuri destinate re":nzrii: +aza de impozitareG>)-H %aloare T%AG>)-H Alte bunuri i prest de ser"! pentru ne"! firmei: +aza de impozitareG>)-H %aloare T%AG>)-H

>ota de intrare, recep/ie GDenumire produs) 5urnizorGtotal factH) %aloare T%AH

Tabela micri

>ote contabile

=nregistrarea notelor contabile Ieiri de mrfuri prin ":nzare

rogramat) zilnic rogramat) lunar

Compartimentul financiar, contabil) # e;emplar Compartimentul desfacere) # e;emplar

>ote contabile DataGdat calendaristic)8H Denumirea clientuluiGalfanumeric).3H Cod de $nregistrareGalfanumeric)-H Total documentG>)-H +aza de impozitareG>)-H %aloare T%AG>)-H 7onetar) 5acturGDenumire produs) %aloare) %aloare T%AH) A"iz de $nso/ire a mrfiiG Denumire produs) %aloare) %aloare T%AH Tabela micri

0urnal pentru ":nzri

.9

'.2 2escrierea intrrilor

2enumire intrare "roces7 subproces7 procedur ,mitent 8ursa de intrare &n sistem *r. e6emplare 8tructur 8tocarea datelor Observaii (tabele ale bd fi%iere sau dosare) unde vor fi &nregistrate datele intrate &n sistem Denumire Tabela micri =n situa/ia $n care produs) U7) Tabela mrfuri si la recep/ie se Cantitate) U a materiilor prime constat diferen/e) amnunt cu >I*,ul se T%A $ntocmeste $n . 5urnizorGT%A e;emplare 991-) Total facturH 2ate preluate

Compartiment apro"izionare

Festionar

1 e;emplare

>I*

*ecep/ia mrfurilor si a materiilor prime

Ieiri de mrfuri si produse finite prin ":nzare 5actura

Compartiment desfacere

Festionar

. e;emplare

Denumire produsGalfanumeric).3H U7Galfabetic).H CantitateG>)9H U fr T%AG>)-H %al fr T%AG>)-H T%A,991-G>)-H Total facturG>)-H AdaosG>)-H U amnunt cu T%AG>)-H %al >I*G>)-H %al adaos comercialG>)-H T%A,9918G>)-H Denumire produseGalfanumeric).3H U7Galfabetic).H CantitateG>)9H U fr T%AG>)-H %aloareG>)-H %aloare T%AG>)-H

Denumire produs) U7) Cantitate) U fr T%A) %aloare) %aloare T%A

Tabela micri Tabela mrfuri si produse finite

.(

A"iz de $nso/ire a mrfii

Ieiri de mrfuri si materii prime prin %:nzare)Transfe r de marfuri

Compartiment desfacere

Festionar

. e;emplare

Denumire produseGalfanumeric).3H U7Galfabetic).H CantitateG>)9H U fr T%AG>)-H %aloareG>)-H %aloare T%AG>)-H

Denumire produs) U7) Cantitate) U fr T%A) %aloare) %aloare T%A

Tabela micri Tabela mrfuri

In"entarierea Decizia de mrfurilor si a in"entariere materii prime lan de conturi =nregistrarea notelor contabile

Compartimentul financiar, contabil Compartimentul financiar, contabil Compartimentul financiar, contabil

Contabil ef

# e;emplar

Tabela micri

Tabela note contabile Contabil ef # e;emplar Tabela micri

In"entarierea roces mrfurilor si a "erbal de in"entariere materii prime

.-

'.' 2escrierea proceselor de prelucrare

"roces7 8ubproces E"iden/a operati" a tranzac/iilor cu mrfuri si a materiilor prime

2escrierea succint a operaiunilor de prelucrare *ecep/ia de mrfuri si materii prime =nregistrarea datelor despre documentele de $nso/ire prin care se realizeaz ac<izi/ia de mrfuri =nregistrarea datelor despre documentele emise clien/ilor) prin care se realizeaz ":nzarea mrfurilor =nregistrare note contabile Fenerarea fielor de magazie Fenerare 6urnal cumprri Fenerare 6urnal ":nzri Fenerare decont de T%A Calcularea pre/ului de ":nzare cu amnuntul prin stabilirea cotei de adaos comercial! Transferul mrfurilor de la un punct de lucru la altul!

/e%iri din proces 5ia de magazie 0urnal pentru cumprri 0urnal pentru ":nzri Decont de T%A >ote contabile

/ntrri &n proces 5actur A"iz de $nso/ire >I* lan de conturi

8tocarea datelor (tabele ale bd fi%iere sau dosare) Tabela micri Tabela mrfuri Tabela note contabile

(ormulele sau relaiile de calcul %aloareSCantitateT UGfr T%AH %aloare T%AS%aloareT#'U AdaosSUT UGfr T%AH U amnunt cu T%AS U fr T%AVAdaosV#'UG U fr T%AVAdaosH SfSSiVI,E

Observaii

.J

Controlul $nregistrrii mrfurilor si a materiilor prime In"entarierea mrfurilor si a materiilor prime

Controlul $nregistrrilor din contabilitatea analitic i cea sintetic a mrfurilor Fenerarea balan/ei analitice a mrfurilor Fenerare liste in"entar Fenerare registru in"entar Intrri de mrfuri din plusuri de in"entar Ieiri de mrfuri din minusuri de in"entar Inregistrarea in"entarierii marfurilor

+alan/a analitic a mrfurilor

5actur >I* >omenclator de mrfuri Decizie de in"entariere roces "erbal de in"entariere

Tabela mrfuri

SfSSiVI,E

&iste de in"entariere *egistrul in"entar

Tabela micri

Stoc scripticWStoc fapticSminus de in"entar imputabil sau neimputabil Stoc scripticXStoc fapticSplus de in"entar

.8

.'

CAP. 9 M+!(%ar(a sist(m % i i)*+rma'i+)a% a% m"r* ri%+r

entru modelarea sistemului se "or folosi cele . modele de baz: 7odelul descompunerii func/ionale@ 7odelul proceselor@ 7odelul datelor!

&.'. (escompunerea funcional

Descompunerea func/ional a sistemului de gestiune al mrfurilor si a materiilor prime se realizeaz cu a6utorul diagramei de descompunere func/ional care "izeaz modul de structurare a sistemului) prin descompunerea $n procese de prelucrare i subprocese!

&.) *odelul proceselor +diagrama flu,urilor de date7odelarea proceselor se realizeaz cu a6utorul diagramelor flu;urilor de date GD5DH) care redau sub form grafic modul $n care flu;urile de date intr $n procesele de prelucrare din diferite surse Gentit/i e;terne sau locuri de stocare a datelorH i ieirea flu;urilor de date ctre diferite destina/ii Gentit/i e;terne sau locuri de stocareH! =n procesul de modelare a proceselor se pornete de la diagrama descompunerii func/ionale i de la descrierea orientat pe tranzac/ii2transformri a sistemului e;istent i se identific pentru fiecare proces de prelucrare flu;urile de date de intrare i de ieire! rima diagram este diagrama de conte;t) urmeaz diagrama de ni"el 3) care prezint principalele procese de prelucrare ale sistemului) iar modelarea proceselor continu cu descompunerea proceselor de prelucrare $n subprocese) redat prin intermediul D5D,urilor de ni"el #) a subproceselor $n module prin intermediul D5D,urilor de ni"el 1!

&.. (epozitul +dicionarul- datelor

Urmrete descrierea elementelor $nregistrate $n timpul modelrii! rin completarea depozitului de date se realizeaz: descrierea proceselor2subproceselor de prelucrare@ descrierea entit/ilor e;terne@ descrierea flu;urilor de date i locurilor de stocare prin structurile de date pe care le con/in!

&.& *atricea C/0(

e baza informa/iilor ob/inute din analiza sistemului e;istent i a construirii diagramei de ni"el Y3Y) rezult urmtoarea matrice C*UD :

93

*atricea CRUD
&ocuri de stocare 7rfuri rocese E"iden/a operati" a * tranzac/iilor cu mrfuri si materiilor
prime

7icri C*U

>ote contabile C*U

Controlul $nregistrrii mrfurilor si

materiilor prime

In"entarierea mrfurilor si
materiilor prime

9#

91

2/:.+:1: 2,8CO1"<*,+// (<*CT/O*:0,

0

8/ al marfurilor

,videnta operativa a tranzactiilor cu marfuri

Controlul inregistrarii marfurilor

/nventarierea marfurilor

1.1

1.2

1.3

1.4

1.5

1.6

3.1

3.2

3.3

/nregistrarea tranzactiilor cu marfuri

.enerare fise magazie

.enerare 9urnal cumparari

.enerare 9urnal vanzari

.enerare decont de T5:

/nregistrare *C

/nregistrarea inventarierii marfurilor

.enerare liste inventariere

.enerare registru inventar

1.1.1

1.1.2

1.1.3

3.1.1

3.1.2

/ntrari de marfui prin cumparare

/esiri de marfuri prin vanzare

Tranfer de marfuri

/ntrari de marfuri prin plusuri de inventar

/esiri de marfuri prin minusuri de inventar

9.

2/:.+:1: 2, CO*T,3T

Co mpa rtimentul a pro v izio na re

NIR JURNALCUMPARARI FISA-DE-MAGAZIE
0

Compa rtimentul desfa cere

JURNALVANZARI AVIZE-DEINSOTIRE FACTURI

8/ al ma rfurilo r

LISTA-DE-INVENTARIERE NOTE-CONTABILE

DECONT-TVA

REGISTRUL-INVENTAR DECIZIA-DEINVENTARIERE BALANTA-ANALITICA-AMARFURILOR PROCES-VERBALDE-INVENTARIERE PLAN-DE-CONTURI

/nstitutii publice

Co mpartimentul fina ncia r$conta bil

99

2(2 2, */5,0 ? ",*T+< 8.1

Co mpartimentul a prov izio na re
A%ize'ein!$tire Jurna#%anzari
1

Co mpartimentul desfacere Co mpartimentul fina nciar$ conta bil

Ba#antaana#iticaamar uri#$r

NIR

F i!a-'ema)azie Jurna#cum(arari

F acturi N$te-c$nta&i#e P#an-'e-c$nturi

Co mpartimentul fina nciar$ conta bil

,v identa o pera tiva a tra nza ctiilor cu ma rfuri

Dec$nt-TVA Datemi!cari'e-c$nta&i#izat DateDatetranzactiimi!caricue ectuate mar uri

N$te-c$nta&i#e-e"i!tente N$te-c$nta&i#e-n$i

*o te conta bile

Co ntro lul inreg istra rii ma rfurilo r

/nstitutii publice

Ta bela misca ri
Datecantitatiintrate-!i-ie!ite
3

Date-m ar uri-e"i!tente

Datemar urie"i!tente

/nv entarierea ma rfurilo r

Li!ta-'eDecizia-'ein%entariere in%entariere Re)i!tru#Pr$ce!in%entar %er&a#-'ein%entariere

Date-mar uriactua#izate

Tabela marfuri

Co mpartimentul fina nciar$ conta bil

9(

2(2 2, */5,0 1 ",*T+< 8<!"+OC,8<0 @,5/2,*A: O",+:T/5B : 1B+(<+/0O+C

%isible SDstems Corporation Demonstration %ersion

/nstitutii publice

Compartimentul aprovizionare

Compartimentul desfacere

Compartimentul financiar$contabil

Dec$ntTVA

Fi!a-'ema)azie

Jurna#cum(arari

NIR

Facturi

A%ize'ein!$tire Jurna#%anzari

N$tec$nta&i#e P#an'ec$nturi

1.5 1.2

.enerare decont de T5:

.enerare fise magazie

1.3

1.1

1.4

1.6

Date-mi!cari-e ectuate

.enera re 9urnal cumparari

/nregistrarea tranzactiilor cu marfuri

.enerare 9urnal vanzari

/nregistrare *C

Datemar urie"i!tente

Date-mi!cari-e ectuate

Date-mi!carie ectuate

DatetranzactiicuDatemar uri mi!carie ectuate

Date-mi!carie ectuate Date-mi!cari-'e-c$nta&i#izat

N$tec$nta&i#en$i N$tec$nta&i#ee"i!tente

Tabela marfuri

Tabela miscari

*ote contabile

9-

DFD DE NIVEL - PENTRU SUBPROCESUL :INVENTARIEREA M;RFURILOR

Co mpartimentul financiar$contabil
Pr$ce!-%er&a#-'e-in%entariere

Decizia-'e-in%entariere

Li!ta'ein%entariere

Re)i!tru#-in%entar
3.3

3.1

/nregistrarea inv entarierii ma rfurilo r

.enera re reg istru inv enta r

3.2

Date-cantitati-intrate-!i-ie!ite

.enera re liste inv entariere

Date-cantitati-intrate-!i-ie!ite Datecantitatiintrate-!i-ie!ite

Date-mar uri-actua#izate

Ta bela miscari

Tabela marfuri

9J

DFD DE NIVEL 0 PENTRU SUBPROCESUL :INVENTARIEREA M;RFURILOR

Compa rtimentul financiar$co ntabil
Decizia-'e-in%entariere

Pr$ce!-%er&a#-'ein%entariere

Pr$ce!-%er&a#-'ein%entariere

3.1.1

/ntrari de marfuri prin plusuri de inventar

Date-cantitati-intrate-!i-ie!ite Datemar uriactua#izate Date-mar uri-actua#izate

3.1.2

/esiri de ma rfuri prin minusuri de inventar

Datecantitatiintrate-!iie!ite

Tabela marfuri

Tabela miscari

98

DFD DE NIVEL 0 PENTRU SUBPROCESUL :<NRE=ISTRARE TRANZACII CU M;RFURI

Compa rtimentul a provizio na re Compa rtimentul desfacere

Facturi NIR

A%ize'ein!$tire

1.1.1 1.1.2

1.1.3

/ntra ri de marfui prin cumpara re

/esiri de marfuri prin v anzare

Tranfer de marfuri

Date-tranzactii-cu-mar uri

Date-mi!cari-e ectuate

Datetranzactiicumar uri

Datemi!carie ectuate

Date-tranzactii-cu-mar uri

Tabela miscari

9'

CAPITOLUL V Sta2i%ir(a &(ri)'(%+r * )&'i+)a%( #i )(* )&'i+)a%( a%( )+ % i sist(m

1.'. Cerinele funcionale ale noului sistem

=n urma analizei modului de prelucrare a datelor i a circuitului informa/ional se constat ca nu sunt deficien/e) care ar constituii cerin/e func/ionale ale noului sistem

1.) Cerinele nefuncionale ale noului sistem

Implementarea unui standard de securitate $n cadrul firmei i stabilirea unor reguli si restric/ii de acces la informa/ii a diferitelor categorii de utilizatori! Asigurarea confiden/ialit/ii datelor! Creterea "itezei de lucru a sistemului i reducerea timpului de rspuns pentru ob/inerea unor informa/ii! 7arirea procesoarelor) a memorilor *A7) a capacitatilor ADD!

(3