Sic-P-010 Procedimiento para Seguimiento y Control de La Cartera de Inversiones en Curso PDF

CORPORACION NACIONAL DE COBRE DE CHILE CODELCO - CHILE
Procedimiento para Seguimiento y Control de la Cartera de Inversiones en curso SIC-P-010
(Rev. 2) 07 de Junio de 2011
SIC-P-010 Procedimiento de Seguimiento y Control - Rev 2.doc
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CORPORACION NACIONAL DE COBRE DE CHILE GERENCIA DE EVALUACION DE INVERSIONES Y CONTROL DE PROYECTOS
PROCEDIMIENTO PARA SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LA CARTERA DE INVERSIONES EN CURSO

INDICE
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Procedimiento Doc N. : SIC-P-010 Rev. : 2 Fecha : 07 / 06 / 11 Pgina : 2 de 23
REFERENCIAS................................................................................................................................3 OBJETIVOS .....................................................................................................................................4 ALCANCE Y APLICACION .............................................................................................................5 DEFINICIONES ................................................................................................................................7 RESPONSABILIDADES ..................................................................................................................8 SEGUIMIENTO Y CONTROL: FACTORES DE EXITO DE LOS ESTUDIOS Y PROYECTOS.....9 DESCRIPCIN DEL PROCESO DE SEGUIMIENTO DE ESTUDIOS Y PROYECTOS ..............12 7.1. Herramientas de Buenas Prcticas para Seguimiento y Control ...............................14
8.
ANEXOS.........................................................................................................................................17 8.1. 8.2. 8.3. 8.4. Pantalla de Evaluacin SSCI ..........................................................................................17 Informe de Avance (tpico) .............................................................................................18 Ejemplo de Revisin Independiente (Seguimiento & Control) - Alcance ..................20 Formato Informe de Visita a Terreno.............................................................................22
9.
REVISIONES..................................................................................................................................23

1. REFERENCIAS
En la elaboracin del presente procedimiento se han considerado como referencia los lineamientos y definiciones, sobre control y seguimiento, establecidas en los siguientes documentos: El Sistema de Inversin de Capital (SIC-M-001): este documento establece que todos los compromisos y las oportunidades para Inversin de Capital sern informados a la GEI quien es la responsable de utilizar los informes ejecutivos y de avance para analizar y consolidar la gestin y control de la cartera mediante sus propios informes para el CE y el CFPI. El Manual de Gestin y Control de Cartera (SIC-M-006): este documento establece las Polticas y Procedimientos aplicables para la Presentacin de Informes y Administracin de la Cartera de Proyectos, as como la metodologa utilizada para facilitar la Presentacin de Informes de la Cartera de Proyectos. El Instructivo para la elaboracin de un Informe Mensual de un estudio o proyecto (SIC-I-120).

2. OBJETIVOS Los objetivos de este Procedimiento son: 2.1
Establecer y definir las herramientas que utilizar el 3er Nivel de control de la Corporacin (Control Cartera de Inversiones de Codelco). Definir los procesos de recopilacin, anlisis y presentacin de informacin para el Sistema de Seguimiento y Control de Inversiones (SSCI). Definir una metodologa para evaluar la informacin recolectada desde los Estudios y Proyectos.
2.2
2.3

3. ALCANCE Y APLICACION
En cualquier momento, la Cartera de Inversin contendr, por un lado, un nmero de estudios (potencial de proyectos a ejecutar), y por otro lado proyectos que ya se encuentran en ejecucin. Para el seguimiento y control de cada inversin en curso (ya autorizada), se distinguen 3 (tres) niveles de control, cada uno con una misin de acuerdo a la organizacin a la cual pertenece el contralor. A continuacin, se detallan las caractersticas de cada nivel de control:
Control de 1er Nivel Objetivo
Asegurar el cumplimiento del alcance, plazo, monto, y calidad del proyecto autorizado.
Control de 2do Nivel

Asegurar el cumplimiento del alcance, plazo, monto, y calidad de los proyectos de la cartera VP/GPRO. Control y Seguimiento de: -Seguridad y Sustentabilidad -Costo (anual y total) -Plazo (avance fsico) -Alcance tcnico -Alertas
Control de 3er Nivel

Asegurar el cumplimiento del alcance, plazo, monto, calidad, y captura de VAN del total de la cartera de proyectos de la Corporacin. Control y Seguimiento de: -Seguridad y Sustentabilidad -Costo (anual y total) -Plazo (avance fsico, hitos) -Alcance de Gestin -Alcance tcnico (desviacin de lo autorizado) -Aseguramiento de las Promesas - Economics -Alertas
Alcance
Control y Seguimiento de: -Seguridad y Sustentabilidad -Costo (anual y total) -Plazo (avance fsico, hitos) -Alcance tcnico (control de cambios) -Calidad (operacin, mantencin) -Oportunidades y Alertas
Entregable
Informe Mensual
Informe ejecutivo
- Informe Mensual para el CE.
- Informe mensual para el Directorio
Responsable
Jefe Estudio / Gerente Proyecto
VP / GPRO
GEI (DECP)
Este Procedimiento deber utilizarse para gestionar la informacin que permita realizar el Seguimiento y Control de 3er Nivel de todas las inversiones ya autorizadas (Estudios en desarrollo y Proyectos en ejecucin). Se establece que las tareas necesarias para el desarrollo de la actividad de seguimiento y control son las siguientes: Seguimiento y control de los indicadores de Seguridad & Medio Ambiente Seguimiento y control del Alcance Tcnico (cumplimiento de lo autorizado para la etapa en desarrollo) Seguimiento y control del Alcance de Gestin (cumplimiento de lo autorizado para la etapa en desarrollo con su impacto para la futura operacin)

Seguimiento y control del Costo (anual y total) Seguimiento y control de Plazo (avance fsico, hitos) Seguimiento y control del Aseguramiento de las Promesas (cumplimiento de la participacin del Cliente para asegurar el fluido traspaso a Operaciones) Seguimiento y control de los Economics (impacto de desviaciones internas y externas que puedan influir en los resultados del Negocio)
Estas tareas corresponden al seguimiento y control de los aspectos crticos de cada estudio y proyecto. Se reconoce que la Cartera de Inversiones contiene inversiones de distintas tipologas, por lo cual la aplicacin de este Procedimiento depende de los aspectos crticos que son razonablemente posibles evaluar. Adems, la justificacin por lo cual se autoriza una inversin, definir la aplicabilidad de evaluar el aspecto crtico Economics. A modo de ejemplo: Inversiones asociados a plantas de procesos con o sin obras mineras todos los aspectos crticos evaluables; Inversiones tipo Aportes a Negocios (PAN) depender de la modalidad del aporte, y el nivel participativo de Codelco, lo cual permitira o no observar/conocer el estado del proyecto. En caso que no sea posible contar con observacin/conocimiento en forma regular (mensual), el seguimiento de 3er Nivel se restringir al flujo de caja; Inversiones tipo Exploraciones debido a las caractersticas de estas actividades, el seguimiento de 3er Nivel se restringir a los aspectos crticos Costo y Plazo; Inversiones tipo Obras Mineras de Gastos Diferidos (AGD) debido a las caractersticas de estas actividades, el seguimiento y control se restringir a los aspectos crticos Costo y Plazo; Inversiones tipo Investigacin e Innovacin Tecnolgica (IIT) depender del alcance de cada inversin, en base a lo cual se decidir cuales aspectos crticos son razonables evaluar; Inversiones tipo Servicios e Infraestructura (PSA) - depender del alcance de cada inversin, en base a lo cual se decidir cuales aspectos crticos son razonables evaluar; Inversiones tipo Tecnologas de Informacin, Telecomunicaciones y Automatizacin (TICA) - depender del alcance de cada inversin, en base a lo cual se decidir cuales aspectos crticos son razonables evaluar.

4. DEFINICIONES
DEFINICION Cartera de Inversiones DESCRIPCION
Un conjunto de estudios en desarrollo (potenciales proyectos) y/o de proyectos en ejecucin, no importando su fuente de financiamiento. a) Estudio, que si bien no ha requerido de la autorizacin nivel Directorio para su desarrollo, apunta a un Proyecto Clase Directorio, en base al monto de inversin estimado. b) Proyecto en ejecucin, que si bien no ha requerido de la autorizacin nivel Directorio para su ejecucin, se considera que es estratgico para la Corporacin.
Clase Principal
Clase Directorio RI (SC) VAF GEI VP GPRO DECP SSCI
Estudio o Proyecto que ha sido aprobado por el Directorio de la Corporacin. Revisin Independiente (Seguimiento & Control). Vicepresidente de Administracin y Finanzas, a la cual pertenece la GEI. Gerencia de Evaluacin de Inversiones y Control de Proyectos. Vicepresidencia de Proyectos. Gerencia de Proyectos (o smil, rea Divisional a cargo de desarrollar estudios y ejecutar proyectos dentro la Divisin). Direccin de Evaluacin y Control de Proyectos Divisional, o su smil en la Divisin. Sistema de Seguimiento y Control de Inversiones, plataforma mediante lo cual se captan los datos de las inversiones en curso desde SAP, y se preparan los informes correspondientes al control de 3er Nivel.

5. RESPONSABILIDADES
RESPONSABILIDAD CCP Steering Committee FUNCION / PAPEL
Se informa de los Informes de Avance de la Cartera de Inversiones para Estudios de Prefactibilidad y Factibilidad. Se informa del estado de avance de los proyectos estructurales y toma decisiones de punto de vista estratgico para cada proyecto de esta cartera. Se informa de los Informes de Avance de la Cartera de Inversiones para oportunidades de inversin bajo estudio y proyectos en ejecucin, en forma mensual. Toma conocimiento de los Informes de Avance de la Cartera de Inversiones Clase Directorio para verificar cumplimiento con los resultados comprometidos. Suministra informes sobre el estado y pronstico de los Estudios en desarrollo y Proyectos en ejecucin. Elabora y mantiene (actualiza) los Manuales y Procedimientos del SIC. Recibe informes del estado del Estudio/Proyecto, evala y compila los Informes de Avance de la cartera de inversiones en curso.
CE
CFPI
Gerencias de Proyectos GEI
Jefe de Estudio / Gerente de Proyecto
Suministra informes1 sobre el estado y pronstico de los Estudios en desarrollo, as como de los Proyectos en ejecucin.
Ver Instructivo para la elaboracin de un Informe Mensual de un estudio o proyecto (SIC-I-120)

6.
SEGUIMIENTO Y CONTROL: FACTORES DE EXITO DE LOS ESTUDIOS Y PROYECTOS El seguimiento y control de inversiones es vital para la Corporacin, ya que esto permite informar al Dueo cul es la probabilidad de que se cumplan las promesas que sustentaron la autorizacin, y adems, el estado actual de desempeo. Se entender por Seguimiento la obtencin y anlisis de la informacin sobre el desempeo hasta el momento en que se realiza la revisin/evaluacin. Se usar como base de referencia y comparacin la planificacin total autorizado (comparacin con lo anual ser solamente referencial para el anlisis). Entre otras actividades, se deber: Consolidar datos de desempeo real Identificar variaciones/desviaciones Proyectar desempeo hacia el futuro A su vez, se entender por Control a la toma de accin(es) basado en la informacin entregada por el seguimiento, esto es actuar sobre el o los factores y/o causas que estn produciendo variaciones. La gestin del control diario de un proyecto (1er Nivel) est radicada en el grupo ejecutor del estudio/proyecto quien es el responsable del progreso de las actividades relacionadas. No obstante este control de 1er Nivel, es indispensable que exista el Control a un nivel corporativo (GEI-DECP) de contraparte, que, basado en los datos reales informado por el ejecutor, opine sobre las proyecciones a trmino emitidas por los ejecutores, a travs de revisiones peridicas. Finalmente, esta instancia de control corporativo (3er Nivel), emita una visin independiente al Ejecutor sobre la proyeccin a trmino mediante informe dirigido a la alta direccin de la Corporacin. Para ello, esta visin se construye sobre la base de las evaluaciones especficas de los indicadores definidos como de xito para el desarrollo de un estudio/proyecto: Seguridad y Medio-Ambiente; Alcance Tcnico, Alcance de Gestin, Costo; Plazo; Aseguramiento de Promesas y Economics. Cada uno de estos factores se define como: a) Seguridad y Medio-Ambiente: evala la gestin de la Seguridad y Medio Ambiente. La Seguridad se mide mediante la tasa de accidentalidad (ndice de Frecuencia) acumulativa a la fecha de evaluacin respecto a la meta fijada por la Corporacin para el ao en el cual se autorizan los fondos. La gestin de este criterio contempla adems, la tasa de gravedad (ndice de Gravedad), tipo de accidentes, registro mensual de accidentes e incidentes,
cantidad de horas hombres sin accidentes, cantidad de horas hombres remanentes (para visualizar la tendencia del ndice de Frecuencia), y visualizacin de prcticas de seguridad en terreno. El componente Medio Ambiente se mide revisando los Incidentes Ambientales que se produzcan, as como el cumplimiento de hitos relacionados como son los Estudios de Impacto Ambientales (EIA) o Declaraciones de Impacto Ambiental (DIA), cuando corresponda. b) Alcance Tcnico: Este criterio se refiere a la concordancia de lo ejecutado en el proyecto con lo especificado y aprobado1, en el mbito ingeneril. Se mide a travs de una comparacin entre lo ejecutado y lo autorizado, principalmente por el anlisis de los cambios de diseo que impactan capacidad, ubicacin, especificaciones de equipos principales. c) Alcance de Gestin: Este criterio se refiere a la concordancia de lo ejecutado en el proyecto con lo especificado y aprobado1 en el mbito de diseo organizacional, diseo de la confiabilidad operacional de los procesos, activos y personas. Se mide principalmente a travs de una comparacin entre lo ejecutado y lo autorizado. d) Costo: Este criterio se refiere al presupuesto autorizado2 para el estudio/proyecto. Se entiende como presupuesto autorizado el monto originalmente autorizado, o en el evento que se trate de un proyecto Reformulado, al monto autorizado en su reformulacin. Los montos indicados y evaluados se indicarn en la moneda vigente del ao de control. A raz de ello, se mide la desviacin que se proyecta al trmino. En la evaluacin de este criterio, se contempla adems el sistema de control en uso por el estudio/proyecto, la organizacin responsable de las actividades de control, los registros de cambios (autorizados o no), reclamos recibidos y/o que se estiman se van a recibir, el avance fsico/financiero, nivel de contingencia disponible, estado de actividades de ingeniera y, cuando corresponda, visualizacin de las obras realizadas en terreno. e) Plazo: Este criterio se refiere al plazo autorizado1 para el desarrollo del estudio o para la ejecucin del proyecto. A raz de ello, y en base de la fecha real de inicio3, se mide la desviacin que se proyecta a trmino. En la evaluacin de este criterio se contempla adems el sistema de planificacin y programacin en uso, la organizacin responsable de las actividades de control, sustento del programa de trabajo del estudio, o del programa de ejecucin respecto al programa de entrega de equipos y programas de construccin de los contratistas (programa de hitos relevantes), reclamos
2
Ver Procedimiento toma de decisin en el sistema de inversiones (SIC-P-101) La fecha de inicio autorizado corresponde a la indicada en la nota que autoriza el inicio del desarrollo del estudio/proyecto por el Tomador de Decisin
recibidos y/o que se estiman que se van a recibir por atrasos, holgura disponible, y, cuando corresponda, visualizacin de las obras realizadas en terreno. f) Aseguramiento de las Promesas: Este criterio se refiere a la concordancia de lo ejecutado en el estudio/proyecto con lo especificado y aprobado1 en el mbito del traspaso de un proyecto a operaciones (la puesta en marcha, la participacin del Cliente) y el estado de condicionantes/recomendaciones que quedaron pendientes al autorizarse la inversin. Se mide a travs de observacin del nivel de involucramiento del Cliente, la razonabilidad de los planes de puesta en marcha, y la verificacin del avance respecto a los condicionantes. g) Economics: Este criterio se evaluar solamente para aquellas inversiones que fueron autorizados con justificacin rentabilidad. Se refiere al mejoramiento o empeoramiento de los indicadores econmicos indicados al momento de la autorizacin. Dichos cambios podran surgir de factores externos (precio insumos/productos, etc.), o factores internos (resultados de estudios de trade-off, mayor inversin, atraso en fecha de trmino, etc.). Se mide con el ejecutor y el cliente interno, a travs de una re-evaluacin econmica a trmino de un trade-off study, por parte del ejecutor, con el apoyo en conceptos de la GEI.

7.
DESCRIPCIN DEL PROCESO DE SEGUIMIENTO DE ESTUDIOS Y PROYECTOS Todos los estudios y proyectos pertenecientes a la Cartera Corporativa deben grabar el flujo del presupuesto autorizado en SAP. La validacin de este radica en la Subgerencia de Gestin de Inversin. Asimismo, se debe grabar el avance fsico mensual programado, y otros datos relacionado con seguimiento (hitos, meta de seguridad, etc.). Una vez que se est desarrollando la etapa, el SSCI extraer los datos correspondientes al mes de control, en forma automtica desde SAP. La fecha de extraccin se establece como el 17 de cada mes, pero podra ser adelantada dependiendo de las necesidades de la alta direccin de la Corporacin. Una vez que los datos estn disponibles en el SSCI, se puede proceder a la Evaluacin de cada inversin, de acuerdo a los perfiles definidos en el sistema. Existen 3 (tres) posibles clasificaciones de las inversiones: a) Directorio; b) Principal; c) Otro. Las inversiones de clase Directorio sern Evaluados por: o el Consultor Principal de la GEI cuando el Ejecutor es la VP; o el Jefe de Control de la DECP divisional correspondiente cuando el Ejecutor no es la VP; luego sern Validados y Revalidados por el SCCP, para proceder con la preparacin y emisin del informe correspondiente,
Las inversiones de clase Principal sern Evaluados por: o El Consultor Principal correspondiente de la GEI cuando el Ejecutor es la VP; o ingenieros del rea de control de la DECP divisional correspondiente cuando el Ejecutor no es la VP, bajo la supervisin del Jefe de Control de la DECP; luego, sern Validados por el SCCP, para proceder con la preparacin y emisin del informe correspondiente, Las inversiones de clase Otro sern Evaluados por ingenieros del rea de control de la DECP correspondiente, sin la necesidad de una Validacin.
Para los casos en que la inversin corresponda a un estudio/proyecto clase Directorio o Principal, el Evaluador valida y agrega comentarios a los parmetros en revisin. Para ello, se apoya en reuniones formales y/o informales con Jefes/Gerentes de Proyectos, visitas a terreno, y Revisiones Independientes (Seguimiento & Control) cuando aplica, e informe mensual emitido por el equipo ejecutor. El Validador pueda conformarse con los comentarios puestos por el Evaluador, o previo a conversacin con el Evaluador, podra cambiar y/o agregar comentarios. De esta forma, la Visin que emita la GEI se considera colegiada, ya que participaron en la preparacin del informe la DECP y la SCCP. La informacin quedar a disposicin de los roles Cliente y Ejecutor para su visualizacin. A su vez, el formato multimedia del informe se publicar al sitio seguro
desarrollado para estos fines en forma automtica desde el SSCI. En el evento que el CE lo estime conveniente, la GEI repasar el informe multimedia en forma presencial. El CE (mediante el VAF) ratificar la visin entregada por la GEI, o bien solicitar modificaciones, para que se prepare y emita el informe para los Directores. Esta actividad queda a cargo de la SCCP, mediante el perfil de Revalidador en el SSCI. El formato multimedia del informe se publicar al sitio seguro desarrollado para estos fines en forma automtica desde el SSCI. En el evento que el CFPI y/o el Directorio lo estime conveniente, la GEI repasar el informe multimedia en forma presencial. La Visin que emita la GEI al CE y la Administracin al Directorio debe indicar el estado general de la inversin, el cual se determina del efecto ponderado del estado de cada una de las variables establecidas, es decir: S&MA, Alcance Tcnico, Alcance de Gestin, Costo, Plazo, Aseguramiento de las Promesas, y Economics. Este estado, tanto general para la inversin como para cada una de las variables, se enmarca dentro de la siguiente clasificacin:
Verde Limn Amarillo Naranjo Rojo
: Alta probabilidad de Cumplimiento : Sin alta probabilidad de Cumplimiento : Baja probabilidad de Cumplimiento : Mediana probabilidad de Incumplimiento : Alta probabilidad de Incumplimiento
La Visin que se emite debe estar fundamentada y para ello se pueden utilizar distintas herramientas4 que se presentan en el siguiente captulo. La estructura general del proceso de preparacin y emisin de los informes de avance se indica en la Figura 1.
Ver Anexos

7.1. Herramientas de Buenas Prcticas para Seguimiento y Control
Para la actividad de seguimiento, existen herramientas con distintos objetivos y distinto nivel de profundidad que permite al rol Contralor cumplir con su mandato. Sin embargo, un punto clave en el control Corporativo de la cartera de proyectos es contar con datos uniformes y confiables del proyecto. Para poder contar con estos parmetros, se hace necesario disponer de un lazo a nivel funcional entre la Casa Matriz (donde reside el control de la cartera corporativa) y las DECPs en las divisiones (donde se generan los datos de los estudios/proyectos). Estas DECPs cumplen con las funciones similares a las del Centro Corporativo, esto es, evaluacin de inversiones y control de proyectos. Se sugiere que la visin est basada en lo siguiente: 1. Informe Mensual; Documento correspondiente al informe emitido por el Ejecutor en forma regular, y que de cuenta del estado de la inversin desde su punto de vista. Los lineamientos para la elaboracin se encuentran en el SIC-I-120 (Instructivo para la elaboracin de un Informe Mensual de un estudio o proyecto). 2. Revisiones Independientes: Revisiones externas al Ejecutor, se podrn realizar en la etapa de Estudio de Factibilidad o de Ejecucin del proyecto. 3. Reuniones: Por parte del personal de la DECP y/o personal de la GEI con los Jefes de Estudios/Gerentes de Proyectos, para poder conocer de primera fuente el estado de avance, intercambiar opiniones sobre las proyecciones a trmino y/o profundizar temas que se estiman necesitan aclaracin. 4. Visitas a Terreno: Por personal de la DECP y/o personal de la GEI, a las faenas de los proyectos en Ejecucin, para constatar en forma personal el estado de avance.

Figura 1 Proceso de Preparacin y emisin de Informes de Avance
Herramientas de Control
PROY1
ESTUDIO2
PROYn
Herramientas de Control
SAP
SSCI
Clases (D) / (P)
CLASE? Directorio (D) Principal (P) Otro (O) Clase (O)
EJECUTOR? Divisin (DIV) V. Proyectos (VP) Ejecutor (DIV) Ejecutor (VCP)
Evala DECP
Evala GEI
Evala Ing. DECP
IA CP (D)+(P)
IA CP (O)
Valida GEI
Valida DECP
Informe de Avance Comit Ejecutivo (D)+(P)
Autoriza VAF
Clase (D)
Re-valida GEI
Informe de Avance Directorio (D)
IA CP D P O SSCI
- Informe de Avance Cartera Personal - Proyectos aprobados por el Directorio - Proyectos Principales - Otros - Sistema de Seguimiento & Control de Inversiones
- Informe Opcional - Informe Mensual - Entorno SSCI - Entorno Cartera Personal - Flujo de informacin oficial dentro la GEI - Flujo de informacin adicional, proporcionada por las distintas herramientas de control disponibles
Informe de Avance: es el informe cuyo contenido y formato se ha aprobado por el Directorio segn Resolucin N23/2005 de fecha 1 de agosto de 2005, y modificado segn presentacin de la GEI al Presidente del Comit de Inversiones del Directorio de fecha de Septiembre 2009. Posteriormente, con fecha de Octubre 2010, se instruye al GEI emitir en forma mensual el informe correspondiente al Directorio.
Este Informe se basa en las siguientes fuentes para su emisin: Datos SAP: Proyecto informa estado actual y proyeccin a trmino. Informe Mensual: Proyecto describe su estado actual e indica reas de alertas y oportunidades. Equipo Consultor Principal GEI/DECP Divisional: o Revisa informacin o Observa obras en desarrollo o Consulta el Cliente o Emite comentarios sobre las proyecciones Servicios de especialistas en Programacin y Control para realizar Revisiones Independientes (Seguimiento & Control) cuando corresponda, a los Estudios de Factibilidad y proyectos en la etapa de Ejecucin. Anlisis de la GEI: se analiza e interpreta toda la informacin disponible y emite su visin sobre la proyeccin a trmino al Comit Ejecutivo. Comit Ejecutivo instruye a la SCCP mediante el Vicepresidente de Administracin y Finanzas que se emita el informe al Directorio. Las actividades que se mencionan en el documento y aquellas adicionales que pueden ser utilizados por cada rea se presentan en los siguientes anexos.

8. 8.1. ANEXOS Pantalla de Evaluacin SSCI

8.2. Informe de Avance (tpico)
8.3.
Ejemplo de Revisin Independiente (Seguimiento & Control) - Alcance
A continuacin se indica el Objetivo y Alcance que se debe solicitar a los consultores cuando corresponde realizar esta actividad:
Estimado _________: El proyecto ________________ de la Divisin __________ se encuentra actualmente en ejecucin. De acuerdo al Sistema de Inversin de Capital (SIC), se requiere de una opinin independiente sobre el avance del proyecto. Es por eso que Codelco solicita a ___________ una cotizacin para realizar dicha revisin. En trminos generales, la revisin tiene que: 1. detectar desviaciones entre lo programado y lo real en curso, a un hito predeterminado; en caso de detectar desviaciones pronunciarse sobre la existencia o no de una falla fatal introducida por una(s) de esta(s) desviacin(es), pero sin profundizar a cabalidad en el aspecto tcnico, slo en base a conocimiento experto; catalogar las desviaciones en termino de a) baja, b) media, c) alta criticidad; destacar los riesgos remanentes de mayor relevancia de punto de vista del inversionista, es decir, del negocio, en base a las desviaciones catalogadas como c), en punto 2.; recomendar acciones/practicas que podran ayudar a eliminar o mitigar los riesgos remanentes, destacados en punto 3.
2. 3. 4.
El SIC adems establece que para la realizacin de una revisin independiente, se debe comparar el Plan de Ejecucin (PEP) autorizado y el ltimo Informe Mensual emitido por el proyecto. Para ayudarles con la preparacin de la oferta, les adjuntamos: el PEP autorizado; el ltimo Informe Mensual emitido por el proyecto; un estndar para la presentacin de Primeros Hallazgos (ver definicin ms abajo); el ndice del informe a entregar.
Quedamos a la espera de su oferta tcnica-econmica, lo que debera indicar: I. Equipo revisor, sealando claramente quien ser el lder del grupo se requieren los CV de cada profesional que participe (excluyendo el personal de soporte); II. Calendario de trabajo. Favor considerar que las actividades a considerar como mnimo son: 1. lectura e interiorizacin de los documentos; 2. ronda de entrevistas con el Gerente de Proyecto y su grupo ejecutor (posiblemente contratistas principales); 3. una breve presentacin tipo .ppt, denominada Primeros Hallazgos, dentro de tres das de haber concluidas las reuniones con el Gerente de Proyecto y su grupo ejecutor, a presentar en la Casa Matriz; 4. el informe preliminar dentro de una semana de la presentacin de los Primeros Hallazgos, y; 5. el informe final una vez recibidos y analizados los comentarios de Codelco al informe preliminar (se estiman no ms de cinco das hbiles una vez emitido el informe preliminar). El proyecto se est ejecutando en _____________, favor incluir en la oferta la visita a terreno;
III. Precio de los servicios profesionales y gastos asociados, a Suma Alzada (traslado Santiago-terreno lo proveer Codelco), indicando adems la cantidad de horas-hombres sobre la cual se hace la oferta. A modo de referencia solamente, favor incluir un listado de tarifas para las categoras de profesionales propuestos. NOTA: Favor notar que la documentacin adjunta es de carcter confidencial y es de propiedad intelectual de Codelco Chile y se le proporciona solamente con el fin de apoyarles con su oferta. Favor restringir la difusin del material y en caso de no adjudicarse el servicio se solicita su eliminacin permanente de sus sistemas. Atte.......

8.4. Formato Informe de Visita a Terreno
Formato B9
INFORME DE VISITAS A TERRENO FECHA: ..................... LUGAR:
Nombre Proyecto :.......... Cdigo API : ...... Presupuesto Total : kUS$ ..... Presupuesto Anual: kUS$ ... Fecha Inicio Autorizada: .. Plazo Autorizado: meses [Fecha Trmino Autorizada: ...........] Alcance :................................ Participantes: Objetivo: Recorrido: (se pueden incluir fotografas y llevar un registro en imgenes del proyecto) Copias:
Alertas
Estado General Proyecto
Seguridad & MA: El IF de seguridad es levemente menor a la meta. No obstante, ya hay +40ACTPs, por lo cual se est en la zona de peligro de un accidente grave Alcance Tcnico: No se observan desviaciones de lo autorizado. No hay registros de cambios de ingeniera. Alcance de Gestin: No aplica a este proyecto.
Costo: El monto acumulado gastado a .... Plazo: El avance fsico real esta debajo de lo programado. Adems, es el segundo mes consecutivo que esta brecha se incrementa. Aseguramiento de las Promesas: El alcance del proyecto no .. Economics: Prxima evaluacin econmica programada para mes siguiente dado que se estima terminar el Estudio de Trade-Off relacionado a ........

9. REVISIONES
REVISION 0 1 2 NATURALEZA DEL CAMBIO Versin Oficial Se incorpora el uso del SSCI Se hace separacin de criterios evaluacin, por tipologa de inversin;
FECHA 28 de Julio de 2006 29 de Septiembre de 2008 de 07 de Junio de 2011
Se actualiza texto en base al nuevo formato del Informe de Avance al CE y Directorio. Actualizacin global en base a los cambios organizacionales.

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Control de 2do Nivel

Control de 3er Nivel

- Informe Mensual para el CE.

- Informe mensual para el Directorio

Jefe Estudio / Gerente Proyecto

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PROCEDIMIENTO PARA SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LA CARTERA DE INVERSIONES EN CURSO

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Clase Directorio RI (SC) VAF GEI VP GPRO DECP SSCI

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Gerencias de Proyectos GEI

Jefe de Estudio / Gerente de Proyecto

Ver Instructivo para la elaboracin de un Informe Mensual de un estudio o proyecto (SIC-I-120)

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