Almacenar la fecha y la hora cuando se modifica un registro

Mostrar todo Puede realizar un seguimiento de cundo se modificaron por ltima vez los registros de una tabla mediante un formulario con una macro. Cuando se utiliza el formulario para modificar un registro, la macro almacena la fecha y hora en la tabla. Slo se almacenan la fecha y la hora de la ltima modificacin. Nota Los procedimientos descritos en este artculo estn destinados a usarse en bases de datos de escritorio de Access. Si quiere crear marcas de tiempo en los campos de una base de datos web, no use estos procedimientos. En cambio, puede usar columnas modificadas de SharePoint para llevar un registro de cundo se realizan cambios. Para obtener ms informacin, consulte la Ayuda de SharePoint o la seccin Vea tambin. Sugerencia Si desea realizar un seguimiento de cundo se crearon los registros, pero no est interesado en saber cundo se han modificado, basta con crear un campo de seguimiento en la tabla y usar la propiedad Valor predeterminado del campo para aplicar una marca de tiempo a cada registro en el momento de su creacin. Para obtener ms informacin, consulte la seccin Vea tambin. En este artculo:

Informacin general Antes de comenzar Paso 1: Agregar campos de marcas de tiempo a una tabla Paso 2: Crear una macro que registre la fecha y la hora Paso 3: Agregar la macro a un formulario de entrada de datos

Informacin general
Para registrar la fecha y la hora en que se modifican los registros de una tabla, debe realizar los siguientes pasos: Paso 1: Agregar campos a una tabla. Necesita un lugar en el que almacenar la fecha y la hora para poder registrar esta informacin. El primer paso consiste en crear campos en la tabla que contiene los registros que desea controlar. Para obtener la fecha y la hora, cree un campo para la fecha y otro para la hora. Si solo desea obtener una u otra, cree solo el campo que necesite. Paso 2: Crear una macro que registre la fecha y la hora. La macro tendr una o dos acciones segn si quiere registrar la fecha, la hora, o ambas. Cuando escriba la macro, especifique nicamente los campos que van a almacenar la fecha y la hora, y no la tabla que

contiene esos campos. De esa forma, podr volver a usar la macro con otras tablas y formularios. Paso 3: Agregar la macro a un formulario de entrada de datos. Puede agregar la macro a la propiedad Antes de actualizar del formulario que use para editar los registros de la tabla. Si usa otros formularios para editar los registros de la tabla, puede agregar tambin la macro a cada uno de ellos. De esa forma, podr obtener la fecha y la hora independientemente del formulario que se use para modificar el registro. Volver al principio

Antes de comenzar
Antes de empezar, tenga en cuenta lo siguiente:

Los usuarios deben habilitar las macros en la base de datos. Si un usuario abre la base de datos y no habilita las macros, la macro no aplicar la marca de tiempo a los registros. Si almacena la base de datos en una ubicacin de confianza, las macros se habilitarn automticamente. Si un usuario modifica los registros, pero no utiliza un formulario de registro de datos que contenga la macro que aplica la marca de hora a los registros, los registros modificados por el usuario no tendrn la marca de hora. Como la fecha y la hora se almacenan en campos de tabla, los valores de esos campos se sobrescriben cada vez que se modifica un registro. Es decir, slo se puede almacenar la fecha y la hora de la ltima modificacin. Si solo desea obtener la fecha y hora en que se cre un registro, agregue simplemente un campo a la tabla y establezca la propiedad Valor predeterminado del campo en Ahora() o Fecha().

Para obtener ms informacin, vea la seccin Vea tambin.

Si el archivo de base de datos tiene un formato de archivo anterior y utiliza la seguridad de nivel de usuario, debe tener permisos para cambiar el diseo de la tabla y los formularios que se utilizan para modificar sus registros.

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Paso 1: Agregar campos de marca de tiempo a una tabla

Cree los campos en los que se va a almacenar la informacin. 1. Abra la tabla en la vista Diseo. 2. Siga uno de los siguientes procedimientos o ambos:

Cree un campo para almacenar la fecha. En la columna Nombre de campo de la ventana de diseo, escriba Fecha de modificacin en una nueva fila y luego seleccione Fecha y hora en la columna Tipo de datos. Cree un campo para almacenar la hora. En la columna Nombre de campo de la ventana de diseo, escriba Fecha de modificacin en una nueva fila y luego seleccione Fecha y hora en la columna Tipo de datos. 3. Presione CTRL+G para guardar los cambios. Volver al principio

Paso 2: Crear una macro que registre la fecha y la hora

Despus de crear los campos, cree un macro que aplique una marca de hora a esos campos. Para que la macro se pueda utilizar con otras tablas, haga referencia nicamente a los nombres de campo y no a los nombres de tabla. Nota Si solo desea registrar la fecha o la hora, omita la accin de la macro que no necesita. 1. En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Macro. Si el comando no est disponible, haga clic en la flecha situada debajo del botn Mdulo o Mdulo de clase y, a continuacin, haga clic en Macro. 2. En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Diseo, haga clic en Mostrar todas las acciones. 3. En la ventana de la macro, abra la lista de acciones de macro y seleccione EstablecerValor.

Primero muestre todas las acciones de macro disponibles. La accin EstablecerValor se considera potencialmente insegura y, de manera predeterminada, est oculta porque puede cambiar los datos. Luego, seleccione la accin EstablecerValor de esta lista.

4. En el cuadro de la accin EstablecerValor, del cuadro Elemento, escriba o pegue [Fecha de modificacin]. 5. En el cuadro Expresin, escriba Fecha(). 6. Abra la siguiente lista de acciones de macro y seleccione EstablecerValor. 7. En el cuadro de la accin EstablecerValor, del cuadro Elemento, escriba o pegue [Hora de modificacin]. 8. En el cuadro Expresin, escriba Hora(). 9. Presione CTRL+G y, en el cuadro de dilogo Guardar como, escriba ltima modificacin. Volver al principio

Paso 3: Agregar los campos y la macro a un formulario de registro de datos

Despus de crear la macro, agrguela a cada formulario de registro de datos que vayan a utilizar los usuarios para introducir datos en la tabla correspondiente. 1. Abra el formulario de registro de datos en la vista Diseo. 2. En el grupo Herramientas de la ficha Diseo, haga clic en Agregar campos existentes. 3. En Lista de campos, bajo Campos disponibles para esta vista, arrastre los campos Fecha de modificacin y Hora de modificacin al formulario. Ajuste el tamao y la disposicin de los campos en el formulario segn sea necesario. 4. Si no se muestra la hoja de propiedades, presione F4. 5. En la hoja de propiedades, asegrese de que Tipo de seleccin est establecido en Formulario. Sugerencia Para cambiar el valor de Tipo de seleccin, haga clic en el tipo de seleccin que desee de la lista desplegable. 6. En la hoja de propiedades, haga clic en la ficha Eventos. 7. En la ficha Evento, haga clic en la flecha del cuadro Antes de actualizar y luego haga clic en ltima modificacin. 8. Si usa varios formularios para modificar los registros, repita este procedimiento para cada uno de esos formularios. 9. Para comprobar que la macro funciona correctamente, abra el formulario en la vista Formulario, modifique un registro y, a continuacin, presione MAYS+F9. Se debe mostrar la fecha y hora en la que modific el registro.