UNIVERSIDAD DE EL SALVADOR FACULTAD DE INGENIERIA Y ARQUITECTURA ESCUELA DE INGENIERIA DE SISTEMAS INFORMATICOS MANEJO DE SOFTWARE PARA MICROCOMPUTADORAS CICLO II-2013

GUIA DE LABORATORIO 8 Excel Avanzado Parte 1 Objetivo: Aplicar sobre los datos almacenados en Excel las diferentes opciones que nos permitan trasformar los datos en informacin. Abrir un nuevo libro en Excel y nombrarlo Tablas1, luego digitar los siguientes datos; despus cambiar el nombre de Hoja1 por DatosOriginales

Excel Avanzado Parte 1

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Generar Tabla Dinmica

Seleccionar los datos, luego desde la barra de opciones (cinta), clic en Insertar/Tabla Dinmica

Aparecer una ventana con las siguientes opciones: Seleccione los datos que desea analizar: puede seleccionar entre una tabla o rango de la misma hoja o utilizando una fuente externa. Donde se desea colocar el informe de tabla dinmica: puede seleccionar entre una nueva hoja o una hoja de clculo ya existen.

Seleccionamos las opciones que se muestran en la figura anterior, y presionamos Aceptar.

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Aparecer la siguiente pantalla.

A continuacin se describe las partes numeradas en la figura anterior: 1. Campos para el informe: contienen todos los campos necesarios para generar el informe deseado. 2. Datos de la tabla: aqu aparecern los datos segn el campo seleccionado para generar el informe. 3. reas en las que puede estar contemplado el informe, las cuales son: Filtro del informe Etiquetas de Columna Etiquetas de fila Valores

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Para poder generar el informe debe arrastrar los campos de la siguiente manera: rea Mes Filtro de Informe Semana Etiqueta de columna Vehculo Etiqueta de Fila Suma de cantidad Valores Debe de quedar como se muestra la siguiente figura: Campo

Luego de hacer los cambios anteriores, el reporte mostrara la siguiente figura:

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Si deseamos colocar en los encabezados los nombre de los campos, debemos dirigirnos a la opcin Herramientas de tabla dinmica esta nos aparece cuando damos clic sobre la tabla dinmica que hemos insertado.

Luego damos clic sobre la opcin Diseo y luego Diseo de Informe, y seleccionar la opcin Mostrar en forma de esquema.

Al hacer esto nos aparecer la tabla como se muestra la siguiente figura:

Cambie el nombre de la Hoja4 a TablaDinmica.

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Generar Grafico Dinmico

Para esto debemos regresar a la hoja DatosOriginales, debemos volver a seleccionarlos e iremos a la opcin Insertar/Tabla Dinmica/ Grafico dinmico como se muestra en la siguiente figura.

Nota: Clic justo a la flecha que se muestra sealada para que pueda ver la opcin Grafico dinmico.

Al hacer esto aparecer la siguiente ventana:

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En donde aparecern las mismas opciones explicadas cuando se cre la tabla dinmica. Luego de haber configurado los parmetros como se muestra en la ventana anterior presionamos Aceptar. Al hacer esto nos aparecer la siguiente pantalla:

1 3 4

Las partes sealadas en la imagen las describimos a continuacin: 1. Campos para el informe: contienen todos los campos necesarios para generar el grfico deseado. 2. reas del informe: estas reas pueden ser: Filtro del informe Campo de Leyenda (Series) Campos de ejes (Categoras) Valores 3. Datos de la tabla dinmica: aqu aparecern los datos segn el campo seleccionado para generar el grfico. 4. Grfico: es donde aparecer el grafico a generar. Para poder generar el grafico debe arrastrar los campos de la siguiente manera: rea Mes Filtro de Informe Semana Campos de eje (categora) Vehculo Campos de leyenda (series) Suma de cantidad Valores Campo

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El resultado debe ser como se muestra la siguiente figura:

Al terminar de arrastrar los campos anteriores aparecer un grfico como el siguiente:

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El grafico quedara en la misma hoja en que se genero la tabla dinmica asociada a ese grfico. Si se desea cambiar de tipo de grafico por otro debemos seguir los siguientes pasos: 1. Seleccionar el grfico. 2. Nos dirigimos a la opcin Insertar/Grficos y seleccionamos el grafico que deseamos como lo muestra la siguiente figura:

3. Seleccionamos el grafico que automticamente al hacer clic.

deseamos

se

cambiara

el

grafico

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Si se desea mover el grafico a una nueva hoja, debemos seleccionar el grafico y lo dirigirnos a la opcin Herramientas del grfico dinmico/Mover grafico ubicacin como se muestra en la siguiente imagen:

Clic aqu para mover el grafico

Al dar clic sobre l, aparecer la siguiente ventana:

En donde seleccionamos s lo deseamos mover a una nueva hoja con el nombre de Grfico1 o si lo queremos insertar en una de las hojas ya existentes, luego de seleccionar la opcin clic en aceptar y quedara algo parecido a esta figura:

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Autofiltro
Para aplicar Autofiltro, debemos copiar los DatosOriginales en una nueva hoja y cambiar el nombre a la nueva hoja por AutoFiltro. Ahora debemos seleccionar los datos y seleccionar Datos/Filtro. Al dar clic sobre este botn, aparece en la en los ttulos de cada columna la siguiente figura: La tabla deber quedar como se muestra la siguiente figura:

Si se necesita que aparezca informacin referente a la cantidad de produccin de motos de cada semana durante el mes de Enero; se realiza lo siguiente: 1. Clic en la figura en forma de flecha del encabezado de columna Vehculo

2. Al hacer esto aparece la siguiente figura, en donde debe quedar seleccionado solo la opcin Moto como lo muestra la siguiente figura:

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3. Al hacer esto la tabla queda de la siguiente forma:

4. Ahora deseamos ver solo lo referente a la semana 3; para ello se debe dar clic sobre Semana en la figura: y debemos seleccionar la semana 3 como se muestra

5. La tabla quedara de la siguiente forma:

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Filtro Avanzado
1. Para crear un filtro avanzado, se deben copiar los datos de la hoja DatosOriginales a una nueva hoja con el nombre por FiltroAvanzado. Procederemos a copiar los encabezados de columna y los pegaremos dos filas despus del final de la tabla como lo muestra la figura:

2. Se procede a definir los criterios o condiciones de bsqueda. Para hacerlos se plantear la siguiente situacin: Se necesita que aparezca informacin referente a la cantidad de produccin de Moto de la semana 1 durante el mes de Enero. 3. Ahora procedemos a escribir bajo el segundo encabezado (es el que se muestra sombreado en la figura anterior) los siguientes datos: Mes Semana Vehculo Cantidad 1 Moto Debe de quedar como se muestra en el cuadro. 4. Luego seleccionamos toda la tabla de datos, damos clic a la opcin Datos/Filtro/..Avanzado as como se muestra en la siguiente figura:

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5. Al hacer esto aparecer la siguiente pantalla:

6. Completar los valores de la siguiente forma:

Accin: seleccionar la opcin Copiar a otro lugar. Rango de la lista: aparecern las celdas que hemos seleccionado en el paso anterior. Rango de Criterios: seleccionar los elementos del segundo encabezado. Copiar a: debemos seleccionar las celdas donde queremos mostrar el resultado.

Luego de hacer las acciones del numeral 6, la tabla deber quedar de la siguiente manera:

7. Al dar clic en aceptar nos aparecer en la parte que seleccionamos en la opcin de Copiar a el resultado, en este caso es el que se muestra en la siguiente figura:

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Escenarios
1. Para iniciar con los escenarios, en una nueva hoja llamada Escenarios debemos digitar los siguientes datos as como se muestran en la siguiente tabla:

Nota: Las celdas D5, D6, D7 deben ser calculadas con las siguientes formulas: D5=D3/D2 D6=D3/D4 D7=D6/40

2. Para aplicar las herramientas de Escenario, se disearan tres Escenarios posibles, en donde los datos digitados en el numeral anterior sern los correspondientes a la situacin actual. 3. Para crear un escenario procedemos a dirigirnos al men Datos/Anlisis Y si/Administrador de escenarios como se muestra en la siguiente figura:

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4. Al dar clic sobre la opcin anterior nos aparecer la siguiente ventana:

Las partes sealadas en la imagen anterior se describen a continuacin: 1. Agregar: podemos agregar un nuevo escenario. 2. Escenarios: todos los escenarios agregados a la hoja. 3. Detalles: el detalle de los escenarios agregados. 4. Mostrar: nos servir para mostrar cada una de los escenarios en las celdas seleccionadas. 5. Para agregar la Situacin Actual debemos de dar clic sobre el botn Agregar, al hacer esto aparecer la siguiente pantalla:

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6. Aqu debemos digitar en el Nombre del escenario: Situacin Actual. Para seleccionar las celdas cambiante debemos presionar el icono aparecera la siguiente pantalla: al hacer esto nos

Debemos seleccionar la celda D3 como se muestra en la figura 7. Al hacer esto volvemos a presionar el icono y la pantalla nos aparecer como se muestra a continuacin:

8. Ahora procedemos a dar clic en Aceptar, al hacer esto nos aparecer la siguiente pantalla:

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9. Deberemos colocar el valor de que tomara la celda D3 en este escenario. En este caso, como es la Situacin Actual le dejaremos 975. Ahora agregaremos dos escenarios ms; para ello damos clic en Agregar y repetiremos los pasos 7 y 8 para poder formar los siguientes escenarios:

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10. Al terminar el segundo escenarios, presionamos Aceptar para terminar de definir nuestros escenarios. Al hacer esto nos parecer nuevamente el Administrador de Escenarios con los escenarios definidos en los pasos anteriores como se muestra en la siguiente figura:

11. La finalidad de los escenarios es ver cmo cambia la tabla que definidos en base a datos que se puedan dar en diferentes ocasiones. Para poder ver los cambios de cada escenario, seleccionamos uno y presionamos el botn mostrar de la ventana, los resultados se muestra en las siguientes tres figuras:

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SITUACIN ACTUAL ESCENARIO 1

ESCENARIO 2

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12. Para realizar la presentacin de un resumen de escenarios, basta con dar clic en Resumen, al hacer esto nos aparecer la siguiente ventana en donde debemos seleccionar las celdas que queremos que aparezcan en el resumen. La figura que se muestra en la siguiente:

13. Al definir las celdas como lo muestra la figura anterior, damos clic en Aceptar y aparecer en una nueva hoja la siguiente informacin:

Al finalizar comprima su archivo y sbalo en la opcin:

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