MANUAL SUBASTA INVERSA ELECTRONICA PROVEEDORES

MANUAL SUBASTA INVERSA ELECTRNICA

PROVEEDORES

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ENERO 2011 SUBASTA INVERSA ELECTRNICA

NDICE 1. Introduccin 2.1 2.1.1 2.1.2 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.5.1 3.5.2 3.5.3 3.5.4 .. 3 4 5 5 7 11 11 13 14 16 19 19 22 es de origen 23

2. Ingreso al Sistema de Contratacin Pblica.. Invitacin de Oferentes... Revisar Invitaciones... Auto invitacin Etapa: Preguntas Respuestas y Aclaraciones.. Etapa: Entrega de Propuesta Tcnica. Etapa Convalidacin de Errores de forma. Etapa: Oferta Econmica Inicial. Etapa: Puja. Puja entre Proveedores de bienes solo de origen nacional.. Puja entre Proveedores de bienes de origen nacional o de origen extranjero ... Puja entre Proveedores cuyo bien o servicio extranjero Puja entre Proveedores cuyos servicios son de origen nacional o extranjero ..

3. Fase precontractual

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3.6 Etapa de Negociacin... 3.7 Etapa de Adjudicacin.. 4. Fase contractual 5. Glosario...

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SUBASTA INVERSA ELECTRNICA 1. Introduccin Uno de los objetivos que persigue la Ley Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin Pblica, LOSNCP, es el de convertir a la contratacin pblica en un factor dinamizador de la Produccin Nacional, y en particular promueve la participacin de micro, pequeas y medianas unidades productivas con ofertas competitivas para optimizar el aprovechamiento de las oportunidades de mercado que genera la demanda pblica de obras, bienes y servicios. La orientacin de la LOSNCP se alinea con la Constitucin de la Repblica del Ecuador en materia de compras pblicas, por cuanto en el artculo 288 establece que: Las compras pblicas cumplirn con criterios de eficiencia, transparencia, calidad, responsabilidad ambiental y social. Se priorizarn los productos y servicios nacionales, en particular los provenientes de la economa popular y solidaria, y de las micro, pequeas y medianas unidades productivas. En este sentido, la LOSNCP establece incentivos mediante la aplicacin de mrgenes de preferencia para favorecer a los proveedores de obras, bienes y servicios de origen nacional. En el caso de los bienes y servicios normalizados, la misma LOSNCP dispone que, si no pueden ser adquiridos mediante el procedimiento de Compra por Catlogo, debern ser adquiridos mediante el procedimiento de Subasta Inversa Electrnica, para lo cual deber utilizarse la herramienta informtica correspondiente disponible en el portal www.compraspublicas.gov.ec. Herramienta que en forma rigurosa incorpora las disposiciones de la normativa vigente. El presente Manual de usuario detalla la implementacin del procedimiento de Subasta Inversa Electrnica en todas sus etapas, teniendo como instrumento central a la herramienta informtica que interacta con los dos actores de la contratacin: la Entidad Contratante y los Proveedores. Un elemento especial que toma en cuenta la herramienta se refiere a la aplicacin de los Mrgenes de Preferencia, cuya estructura se diferencia si se trata de bien o servicio, lo que se resume en los cuadros No. 1 y 2. Origen del Servicio Mrgenes de Preferencia respecto a: Extranjero Nacional Extranjero Nacional Grande 10% Nacional Mediano 15% Grande 5% Nacional Micro y Pequeo 20% Mediano 5% Grande 10% Cuadro No. 1: Mrgenes de Preferencia para servicios de origen nacional Tipo de Proveedor Grande Mediano Micro y Pequeo Mrgenes de Preferencia respecto a: Grande 5% Mediano 5% Tipo de Proveedor

Origen del Bien Nacional Nacional Nacional

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Grande 10% Cuadro No. 2: Mrgenes de preferencia para bienes de origen nacional Debe enfatizarse que de acuerdo a la definicin del Valor Agregado (ver glosario) y en funcin de los lineamientos del Ministerio de Industrias y Productividad, se considera que un bien o servicio es de origen nacional, si stos han incorporado un valor agregado nacional, de acuerdo a lo indicado en el cuadro No. 3 Valor Agregado Nacional Mnimo 40% En Bienes 60% En Servicios Cuadro No. 3: Valor Agregado Nacional La mxima autoridad o su delegado de cada Entidad Contratante es responsable de llevar acabo todos los procesos de contratacin y publicar el portal www.compraspublicas.gov.ec la informacin relevante de los mismos, por lo tanto es importante considerar que los procesos de Subasta Inversa Electrnica son de entera responsabilidad de cada Entidad Contratante.

2. Ingreso al Sistema de Contratacin Pblica Se accede al Portal www.compraspublicas.gov.ec, segn se aprecia en la pantalla siguiente:

En la parte superior del Portal se encuentra el link de acceso al Sistema, dando clic en Ingresar al Sistema se presenta la siguiente pantalla:

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En la que se debe ingresar el RUC, usuario y contrasea y luego presionar Entrar. 2.1 Invitacin de Oferentes Una vez que la Entidad Contratante ha publicado un proceso, el Sistema enva invitaciones automticamente a todos los proveedores que se encuentren registrados en la categora del bien o servicio que corresponda al objeto de contratacin. 2.1.1 Revisar Invitaciones El proveedor, despus de haber ingresado los datos de acceso al Sistema, segn lo indicado antes, encuentra en su pantalla el listado de las invitaciones recibidas solamente en el ltimo mes, las que se visualizan de acuerdo a la fecha de publicacin de los procesos de contratacin, de conformidad a como se indica en la pantalla siguiente:

El sistema invitar a los proveedores, en base a la categora de producto objeto de la contratacin. Otra forma de buscar los procesos publicados, es a travs de la utilizacin de los filtros de bsqueda, para lo cual el proveedor debe ingresar al men Consultar y Mis procesos para revisar los procesos a los cuales ha sido invitado.

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En la consulta de Mis Procesos se identifica el proceso de nuestro inters, digitando el cdigo del proceso o realizando la consulta por rangos de fechas para el Tipo de Proceso requerido; en este caso, a travs del Tipo de Contratacin de Subasta Inversa Electrnica, segn se aprecia en la pantalla siguiente.

La otra opcin de Proceso de contratacin se podr utilizar para revisar todos los procesos que las Entidades Contratantes han publicado en el Portal.

Una vez que se encuentre el proceso se debe dar clic en el cdigo del mismo, para poder revisar la informacin bsica y descargar los pliegos.

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2.1.2 Auto invitacin Para los procesos de Subasta Inversa Electrnica en los que a pesar de no haber sido invitados automticamente por el Sistema, el proveedor est interesado en participar, y siempre que el objeto de contratacin guarde relacin con el objeto social del proveedor, especificado en el certificado del Registro nico de Contribuyentes, es necesario dirigirse a las oficinas del Registro nico de Proveedores, para solicitar que se adicione la categora del producto correspondiente en su Registro nico de Proveedores, para lo cual se deben considerar los primeros cinco dgitos de la categora, la misma que se encuentra segn se visualiza en la pantalla siguiente:

En el RUP procedern a aumentar la categora del producto dentro de su registro, otorgndole un certificado actualizado en el que conste dicha categora. Una vez re-categorizado debe ingresar al sistema y realizar la bsqueda del proceso de su inters a travs de Consultar y luego hacer clic en Procesos de contratacin: como se indica a continuacin

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Al hacer clic en Proceso de contratacin el sistema le despliega una pantalla donde la permite realizar la bsqueda, complementando los campos que identifiquen al proceso deseado, como se indica en la pantalla siguiente:

Al hacer clic en Buscar se despliegan los procesos relacionados a la bsqueda deseada, como se indica a continuacin:

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Al hacer clic en el cdigo del proceso deseado, el sistema dar paso a la informacin general del proceso de su inters, luego de lo cual se tendr que ir al final de la pgina, donde se encontrar un link de Registrarse en el Proceso, como se indica en la pantalla siguiente:

Al hacer clic en Registrarse en el Proceso, el sistema le despliega un aviso en la parte superior, indicndole que se ha registrado exitosamente, como se muestra en la pantalla siguiente:

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Todo lo descrito, le permitir participar en el proceso que se encuentra en curso, pero lo debe realizar antes de la fecha indicada en la informacin general del proceso como Fecha Lmite entrega Ofertas 3. Fase Precontractual 3.1 Etapa: Preguntas, Respuestas y Aclaraciones En esta primera etapa, los Proveedores envan las preguntas relacionadas con el proceso, y la Entidad Contratante enva las respuestas o formula las aclaraciones que considere necesarias. Para ello, antes de la Fecha Lmite de Preguntas establecida en el cronograma, se puede hacer preguntas ingresando al link Ver Preguntas y/o Aclaraciones, el mismo que mostrar todas las consultas realizadas por los oferentes manteniendo oculta la identidad de los mismos.

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Al ingresar al link Ver Preguntas y/o Aclaraciones el sistema muestra la siguiente pantalla:

Si se pulsa el botn Agregar Pregunta, el Sistema muestra un cuadro de texto en el que se debe ingresar la consulta, posteriormente se debe pulsar el botn Enviar Pregunta.

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Despus de enviar la pregunta, quedar registrada la fecha de publicacin de la pregunta y a medida que la entidad contratante vaya contestando las preguntas, se las podr ver junto a la etiqueta Respuesta/Aclaracin, tal como se visualiza en la pantalla siguiente.

3.2 Etapa: Entrega de Propuesta Tcnica Los proveedores interesados en participar en el proceso, deben enviar la oferta tcnica en la forma que se indique en los pliegos. Hasta tanto se formalice la aplicacin de la firma electrnica, en sta etapa se deber presentar la oferta tcnica de manera fsica y en la direccin de entrega que la Entidad Contratante haya establecido. El Sistema cambiar automticamente a este Estado del Proceso una vez que se haya cumplido la etapa Preguntas, Respuestas y Aclaraciones, segn se visualiza en la pantalla siguiente.

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3.3 Etapa: Convalidacin de Errores de forma. Despus que se hayan presentado las ofertas tcnicas, la siguiente etapa del proceso ser la Convalidacin de Errores, en la que la Entidad Contratante puede realizar solicitudes de convalidacin de errores a los oferentes que hayan presentado sus propuestas, siempre y cuando se trate de errores de forma, de acuerdo a lo dispuesto en el artculo 23 del Reglamento General de la Ley Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin Pblica. Para verificar la convalidacin se debe acceder al link Convalidacin de Errores, que presenta el Sistema en el tiempo programado, segn se aprecia en la pantalla siguiente.

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El Sistema muestra el listado de preguntas realizadas por la Entidad Contratante y el proveedor podr dar contestacin a la misma, ingresando al link Convalidacin de Errores, siempre y cuando de acuerdo al cronograma se respete la fecha lmite respuesta de convalidacin.

Al hacer clic en Revisar Preguntas el sistema despliega una pantalla a donde al Proveedor le permite responder las preguntas pulsando el botn Responder

Al pulsar el botn Responder, el sistema abre un cuadro de dialogo donde permite insertar la respuesta a la pregunta formulada por la Entidad Contratante, como se indica a continuacin:

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Una vez ingresada la respuesta se pulsa el botn Enviar, con lo que el sistema le permite enviar un archivo, como se indica a continuacin:

Una vez que haya pulsado el botn Regresar, el Sistema presenta la pantalla principal visualizndose el link Ver convalidacin, en el que se ve el resumen de preguntas realizadas por la Entidad Contratante a todos los proveedores a quienes se les requiri la convalidacin de errores. 3.4 Etapa: Oferta Econmica Inicial

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El Sistema validar la informacin contenida en el Registro nico de Proveedores e indicar el tipo de empresa que corresponda de acuerdo al artculo 16 del Reglamento General de la Ley Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin Pblica. Luego de cumplir la etapa antes indicada, la Entidad Contratante realizar lo siguiente: Completar la evaluacin tcnica de las ofertas recibidas; y Calificar a los participantes que hayan cumplido con los requerimientos de los pliegos. El Sistema los habilitar o deshabilitar para su participacin en el proceso de puja y enviar dicha informacin en forma automtica a los participantes. Sin embargo hay que tener en cuenta, que en bienes solo participaran proveedores cuyo bien sea de origen nacional, de acuerdo al Cuadro No. 3 Despus de que se haya efectuado la habilitacin, el Sistema dar paso a la etapa Oferta Inicial, permitiendo a los proveedores habilitados a travs del link Enviar oferta Econmica Inicial, presentar su primera oferta econmica la misma que siempre debe ser menor que el Presupuesto Referencial propuesto por la Entidad Contratante, segn se aprecia en la pantalla siguiente:

Los Proveedores Habilitados para participar en la puja deben enviar su oferta econmica inicial antes de la fecha y hora prevista para el inicio de la puja. De no hacerlo se quedar fuera del proceso. En la pantalla que habilita la funcionalidad para enviar la oferta econmica inicial aparece el texto sobre el porcentaje de valor agregado y como qu tipo de empresa est registrada en el RUP. En la siguiente pantalla se aprecia lo comentado. El proveedor deber ingresar el valor de su oferta y presionar Enviar Oferta.

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Al hacer clic en Enviar Oferta, el sistema despliega un aviso, en el que indica si se desea que la oferta inicial sea en el monto que se ha colocado.

Al hacer clic en Aceptar, el sistema despliega un mensaje indicando que la oferta econmica por el monto definido ha sido enviada.

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3.5 Etapa: Puja Al llegar a la fecha y hora de inicio de puja, al proveedor Habilitado y que haya enviado su oferta econmica inicial, se le activar el link Participar en Puja. Nota: Es necesario registrar la oferta econmica inicial previo el inicio de puja. Cada Proveedor participante debe enviar sus ofertas, las que sern visualizadas en el Portal, guardando la confidencialidad de los participantes.

3.5.1

Puja entre Proveedores cuyo Bien solo es de origen Nacional Al ingresar a la puja, el Sistema asigna un usuario de acuerdo al tipo de empresa (Art. 16 del RGLOSNCP), y establece una nomenclatura para preservar la confidencialidad de cada oferente durante el periodo de puja.

Para establecer los precios de comparacin entre las ofertas del proceso de Puja, el Sistema toma en cuenta los mrgenes de preferencia entre oferentes cuyo bien sea de origen Nacional. En las pantallas siguientes se aprecia la informacin que genera el Sistema durante la puja.

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Al pulsar el botn Enviar Oferta, el sistema en base a los calculos previstos dentro del mrgen de preferencia, le indica si es factible que su estado cambia favorablemente o sigue perdiendo como es el caso que se indica en la pantalla siguiente:

Al hacer clic en Aceptar, el Sistema identifica los mrgenes de preferencia en relacin a sus competidores y muestra alertas que le guiarn para que el oferente pueda registrar el valor econmico que le permita visualizar su situacin durante la puja, segn lo que se aprecia en las pantallas siguientes:

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El Sistema toma en cuenta el cuadro de mrgenes de preferencia indicado al inicio del Manual (1. Antecedentes), en funcin de lo cual va mostrando mensajes que le indican al oferente la diferencia de su ltima oferta enviada con referencia a los dems participantes y el valor que deber registrar para que su oferta sea la ganadora mientras se desarrolla la puja. En el caso de que se requiera ver el estado del proceso dentro de la puja, el Sistema le enva un mensaje que describe tal situacin en la etiqueta Estado actual clic aqu: ., segn se aprecia en la pantalla siguiente.

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Nota: Durante el proceso de la puja, es necesario presionar clic aqu para que se actualice la informacin correspondiente a dicho proceso y tener as la situacin exacta de lo que al momento est ocurriendo en el proceso. 3.5.2 Puja entre Proveedores de bienes de origen nacional o de origen extranjero. Cuando el Proveedor ha sido calificado por la Entidad que ofrece bienes de origen extranjero y cumple con las condiciones tcnicas requeridas por la Entidad, pero participan otros Proveedores con bienes de origen nacional, al Proveedor que oferta bienes de origen extranjero, el sistema le despliega una pantalla en la que le indica que ha sido deshabilitado para la puja, en razn de que existen Proveedores cuyo bien es de origen nacional, como se indica a continuacin:

3.5.3 Puja entre Proveedores cuyo Bien o Servicio es de origen Extranjero Si todas las ofertas de bienes o servicios son de origen extranjero, todos los oferentes participan en las mismas condiciones, el proceso de subasta solo considerar el menor precio ofertado durante el desarrollo de puja, sin tomar en cuenta los mrgenes de preferencia. 3.5.4 Puja entre Proveedores cuyos servicios son de origen nacional o extranjero En los procesos de Subasta Inversa Electrnica de servicios, participarn conjuntamente los proveedores cuyos servicios sean de origen nacional o extranjero, en cuyo caso se aplicarn los mrgenes de preferencia indicados en el punto 1 Introduccin, de esta Manual.

3.6 Etapa de Negociacin

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En caso que no se realice el proceso de puja por haber un solo proveedor Habilitado o cuando la entidad habilito a mas de un proveedor, pero solamente uno envo la oferta econmica inicial antes de la Fecha Inicio de Puja, se efectuar una nica Sesin de Negociacin en la que la Entidad Contratante y el proveedor debern acordar un valor final de negociacin, el que su oferta econmica deber ser al menos inferior en el 5% del presupuesto referencial de la Subasta Inversa convocada. Para los casos de Negociacin se deber observar en el Estado de Invitacin del proveedor el mensaje que indica: Proveedor Invitado para negociacin. Para continuar con el proceso debe enviar su oferta econmica inicial, segn se aprecia en la pantalla siguiente.

Es necesario enviar la oferta econmica inicial en el estado Oferta Inicial, para continuar con la negociacin. Nota: Recuerde que es responsabilidad del oferente registrar la oferta econmica inicial previo al inicio de negociacin, si no lo hace, la Entidad Contratante no podr continuar con xito la adjudicacin, teniendo que ser declarado Desierto el proceso. Al presionar pantalla: el botn Enviar oferta Econmica Inicial, se muestra la siguiente

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Al pulsar el botn Enviar Oferta, el sistema despliega un aviso que indica que si se desea que el monto ingresado sea su oferta inicial para la Sesin de Negociacin, como se indica en la pantalla siguiente:

Una vez enviada la oferta econmica inicial, el Sistema mostrar el mensaje La oferta Econmica $ XXXXX ha sido enviada, conforme se indica en la pantalla siguiente.

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En el resumen del proceso se mostrar la fecha de negociacin, segn la siguiente pantalla.

Para los casos de negociacin el Sistema cambiar el Estado del Proceso a Negociacin e indicar el da y hora de la convocatoria (Fecha de Negociacin), que debe ser cumplido por el proveedor acudiendo a la direccin sealada por la Entidad Contratante para la Sesin correspondiente, despus de lo cual deber subir al Portal el valor econmico final de negociacin. Para ello debe ingresar a Sesin de Negociacin segn lo sealado en la pantalla siguiente.

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En la pantalla que aparece a continuacin, el proveedor deber ingresar la oferta econmica final negociada, para que la entidad Contratante elabore y eleve al Portal el Acta correspondiente con las firmas de responsabilidad de los actores.

En el caso de que la oferta negociada no sea inferior al 5% del presupuesto referencial, el Sistema indicar Su oferta econmica final de negociacin es. . El proveedor debe bajar su oferta econmica en al menos el (5%) del presupuesto referencial de la subasta inversa convocada, segn se aprecia en la pantalla siguiente.

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Debe tenerse en cuenta que luego de presionar Enviar Oferta, el Sistema confirmar el valor ingresado. Se presiona Aceptar e inmediatamente el Sistema registra el valor econmico ingresado, el mismo que se reflejar en el link Resumen de Negociacin.

Una vez que el proveedor haya enviado la oferta final de negociacin, el Sistema despliega la pantalla siguiente:

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Al hacer clic en el link Ver Resultados de Negociacin, el sistema despliega la pantalla siguiente:

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Nota: Es necesario y obligatorio que el oferente suba su oferta final de negociacin para que se pueda continuar con el proceso. 3.7 Etapa: Adjudicacin Luego de que se realice la puja o la sesin de negociacin la Entidad Contratante deber continuar con el proceso y realizar la Adjudicacin (con el posterior Registro de contrato) o Declarar Desierto, segn sea el caso. La mxima autoridad de la Entidad Contratante, o su delegado, una vez concluido el periodo de puja o de negociacin, de ser el caso adjudicar el proceso mediante resolucin motivada, informacin que deber ser subida al Portal y que se convertir en informacin pblica para todos los usuarios y ciudadana. Una vez que se reciba la notificacin de adjudicacin por parte de la Entidad Contratante, se proceder a la suscripcin del contrato dentro del trmino de 15 das. 4. Fase contractual

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Una vez que el proveedor haya suscrito el contrato, proceder a la ejecucin del mismo dentro de los plazos establecidos, y una vez finalizado deber suscribir el Acta de Entrega Recepcin Definitiva. 5. Glosario Adjudicacin.- Es el acto administrativo por el cual la mxima autoridad o el rgano competente otorga derechos y obligaciones de manera directa al oferente seleccionado. Bienes y Servicios Normalizados.- Los bienes y servicios normalizados son aquellos cuyas caractersticas o especificaciones tcnicas han sido estandarizadas u homologadas por la entidad contratante; y en consecuencia, dichas caractersticas o especificaciones son homogneas y comparables en igualdad de condiciones. Convalidacin Errores de forma.- Las ofertas, una vez presentadas no podrn modificarse. No obstante, si se presentaren errores de forma, podrn ser convalidados por el oferente a pedido de la entidad contratante, dentro del trmino mnimo de 2 das o mximo de 5 das, contado a partir de la fecha de notificacin. Dicho trmino se fijar a criterio de la Entidad Contratante, en relacin al procedimiento de contratacin y al nivel de complejidad y magnitud de la informacin requerida. El pedido de convalidacin ser notificado a todos los oferentes, a travs del Portal www.compraspublicas.gov.ec. Se entendern por errores de forma aquellos que no implican modificacin alguna al contenido sustancial de la oferta, tales como errores tipogrficos, de foliado, sumilla o certificacin de documentos. Entidad Contratante.- Los organismos y entidades creados por la Constitucin o la Ley para ejercicio de la potestad estatal, para la prestacin de servicios pblicos o para desarrollar actividades econmicas asumidas por el Estado. Link.- Elemento en un documento electrnico que hace referencia al acceso hacia algn destino sobre un mismo documento o dentro de un sistema. Negociacin.- Acto en el que los oferentes y las entidades se renen, para acordar la baja en el precio de un determinado proceso de contratacin. Oferta Calificada.- La oferta que cumpla con todos los requisitos exigidos en los pliegos. Oferta Habilitada.- La oferta que es habilitada por el Sistema para participar en la Puja, en funcin del Valor agregado nacional, en bienes. En servicios, el Sistema habilita a todas las ofertas calificadas a participar en la Puja. Participacin Nacional.- Los participantes inscritos en el Registro nico de Proveedores cuya oferta se considere de origen nacional. Portal www.compraspublicas.gov.ec.- Es el Sistema informtico oficial de contratacin pblica del Estado Ecuatoriano.

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Proveedor/Contratista.- Persona natural o jurdica, nacional o extranjera, o asociacin de stas, contratada por las Entidades Contratantes para proveer bienes, ejecutar obras y prestar servicios, incluidos los de consultora. Puja.- Acto en el que se subasta hacia la baja el precio ofertado por medios electrnicos a travs del Portal COMPRASPUBLICAS. Valor agregado.- Es el valor adicional que adquieren los bienes y servicios al ser transformados durante el proceso productivo.

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