Apostila 12 Da Aula

MINISTRIO DA EDUCAO
DEPARTAMENTO DO ENSINO SECUNDRIO
CURSO TECNOLGICO DE ADMINISTRAO
Projecto de Programa
PRTICAS DE SECRETARIADO 12 ANO

DISCIPLINA DE ESPECIFICAO
Autores:
Alfredo Leal Ana Isabel Antas Ana Maria Reais
Coordenadora:
Ana Maria Reais
Maio 2001
Curso Tecnolgico de Administrao - Disciplina de Especificao: Prticas de Secretariado
NDICE
1. Introduo
2. Apresentao do Programa 2.1. Finalidades 2.2. Objectivos Gerais 2.3. Viso Geral dos Contedos / Temas 2.4. Orientaes Metodolgicas Gerais 2.5. Avaliao 2.6. Recursos
3. Desenvolvimento do Programa 3.1. mbito e Contexto 3.2. Competncias 3.3. Contedos 3.4. Indicaes Metodolgicas 3.5. Recursos 3.6. Gesto do Tempo
4. Bibliografia
1. INTRODUO
A matriz curricular dos cursos tecnolgicos apresenta, na Componente de Formao Cientfico-Tecnolgica, a disciplina de Especificao. Esta disciplina assume a designao de Prticas de Secretariado, no Curso Tecnolgico de Administrao, especificao Assistente de Direco. A disciplina de Prticas de Secretariado, a que respeita este programa, uma disciplina anual, leccionada no 12 ano, com uma carga horria de cerca de 400 horas, (12 horas semanais), de natureza profissionalmente qualificante, que pretende proporcionar uma formao especializada na rea de Secretariado, contribuindo para a aquisio de competncias consideradas fundamentais nesta rea. Esta disciplina tem em vista trs grandes metas: a) Desenvolver e direccionar 11. b) c) anos), nas a formao tecnolgica de banda larga prticas, especialmente Tcnicas
adquirida pelos alunos durante os dois primeiros anos do curso (10. e disciplinas Administrativas, para a rea do Secretariado; Leccionar contedos com que os alunos nunca tiveram um contacto prvio e que sejam muito especficos desta rea; Proporcionar uma aproximao ao mercado de trabalho.
A metodologia proposta eminentemente tcnico-prtica e centra-se fundamentalmente na vivncia de situaes reais, em contexto de trabalho, ou, em actividades prticas de simulao, em contexto escolar, quando for de todo impossvel conseguir esse contexto de trabalho para os alunos. A formao dos
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alunos dever ter lugar, simultaneamente, num contexto de trabalho e tambm num contexto escolar. Caber escola, atravs dos responsveis mais directamente ligados organizao do curso, nomeadamente o director do curso e o professor desta disciplina, a planificao de um esquema que articule de uma forma integrada e complementar, os dois contextos de formao. Alis, sublinha-se, desde j, a importncia e responsabilidade que estes actores assumem no trabalho de planificao, implementao e funcionamento das estruturas curriculares deste curso, em particular na disciplina de especificao de Prticas de Secretariado. Podemos afirmar, sem qualquer dvida, que o xito da implementao e funcionamento do curso depender, significativamente, da qualidade e empenho colocado neste projecto pelos professores responsveis pelo mesmo.
2. APRESENTAO DO PROGRAMA
2.1. Finalidades
Considerando as orientaes metodolgicas que presidem a esta reviso curricular, nomeadamente: A necessidade de coerncia e de articulao de saberes, no sentido de promover uma formao integral dos alunos que os prepare para o futuro, como indivduos e como cidados; O carcter profissionalizante de que se reveste o Curso Tecnolgico de Administrao; O contedo funcional das carreiras administrativas ligadas famlia de profisses referenciadas pela especificao terminal de Assistente de Direco, nomeadamente Assistente de Direco, Secretrio, Tcnico Administrativo e Operador de Registo de Dados; A natureza e contexto curricular da disciplina no contexto do Curso Tecnolgico de Administrao.
estabelecem-se as seguintes finalidades para a disciplina de Prticas de Secretariado: Contribuir para o desenvolvimento de uma cultura profissional na rea do Secretariado; Fomentar o desenvolvimento da identidade do Secretariado no contexto da rea das profisses administrativas, relevando a relao de mtua interdependncia existente entre elas;
Proporcionar uma formao eminentemente prtica e concreta, no domnio administrativo, direccionando a formao cientfico-tecnolgica para o desenvolvimento de competncias adequadas ao exerccio da famlia de profisses enquadradas na especificao de Assistente de Direco; Facultar e facilitar uma efectiva aproximao ao mundo do trabalho, privilegiando e contemplando perodos de formao em contextos reais de trabalho; Suscitar a aquisio de competncias especficas no mbito da formao em sade, higiene e segurana no trabalho; Contribuir significativamente para a realizao da Prova de Aptido Tecnolgica (PAT); Promover a conscincia de valores ticos e de cidadania.
2.2. Objectivos Gerais
De acordo com as finalidades anteriormente definidas, a disciplina de Prticas de Secretariado dever facultar aos alunos os meios que lhes permitam: Consolidar, alargar e direccionar, para a rea de Secretariado, as competncias adquiridas nos anos anteriores; Desenvolver uma cultura geral adequada; Possuir esprito de iniciativa e deciso; Criar um desejo constante de realizao pessoal e profissional; Demonstrar capacidades de trabalho individual e em grupo; Evidenciar valores como: honestidade, integridade, responsabilidade, conscincia profissional e capacidade de dilogo; Cultivar a curiosidade intelectual e a abertura inovao; Demonstrar qualidades de descrio e eficincia; Compreender o sistema social em que se insere a organizao onde desenvolve a sua formao;
Conhecer o seu posto de trabalho e a estrutura organizacional onde se insere; Comunicar oralmente e por escrito, de uma forma correcta, utilizando suportes escritos, computacionais, orais e combinaes adequadas destas componentes; Elaborar correctamente documentos de rotina administrativa; Recolher, interpretar, tratar e arquivar a informao; Organizar circuitos de documentao e informao; Organizar reunies de trabalho, eventos e viagens; Utilizar correcta e conscientemente do equipamento de que dispe; Planificar o trabalho administrativo que lhe for atribudo; Saber acolher, encaminhar e informar os visitantes da organizao; Revelar hbitos e atitudes de higiene, sade e segurana, no desempenho das suas tarefas; Possuir hbitos de reflexo crtica e interveno que contribuam para a formao da sua personalidade e para a sua postura como cidado.
2.3. Viso Geral dos Contedos / Temas
Os contedos que estruturam o programa desta disciplina so os que se seguem. Na sua leitura importante que se tenha presentes as orientaes metodolgicas apresentadas no ponto 2.4. deste programa. TEMA 1 FUNO DE SECRETARIADO NAS ORGANIZAES * * * * TEMA 2 Funes clssicas do secretariado. Evoluo da funo do secretariado. Perfil do profissional de secretariado. Enquadramento da funo do secretariado nas actuais organizaes.
COMUNICAO ESCRITA INTERNA E EXTERNA
Mdulo 1 Correspondncia e outros documentos administrativos * * * * Tipos de comunicao, tendo em conta a codificao utilizada. Composio e terminologia de documentos na rea administrativa. Redaco de minutas de diversos documentos. Enquadramento da funo do secretariado nas actuais organizaes.
Mdulo 2 Secretariado de reunies * * * TEMA 3 Planeamento e organizao de reunies. secretariado de reunies. Divulgao de documentos provenientes de reunies. ATRAVS DE MEIOS ELECTRNICOS E
COMUNICAO TELEMTICOS Mdulo 1
Domnio de um teclado * * Utilizao decadactilar de um teclado de computador com a configurao portuguesa. Aquisio progressiva de velocidade digitativa.
Mdulo 2 Tcnicas de Dactilografia * * Manipulao correcta das peas fundamentais de uma mquina de escrever. Execuo simples. Mdulo 3 Processamento de texto e folha de clculo * * Comunicao e identidade. A imagem da organizao. Normas Portuguesas (NP) e Europeias aplicveis elaborao de documentos escritos. dactilogrfica de documentos administrativos muito
Criao de documentos com formatao original ou baseada em modelos pr-existentes, tendo em conta as Normas Portuguesas e Europeias, na rea administrativa.
* * * * * * * * * * *
Apresentao das comunicaes escritas e imagem da organizao. Esttica dos elementos que compem os diversos documentos administrativos. Formatao de documentos, incluindo texto, tabelas e imagens, num processador de texto. Criao, formatao e aplicaes de estilos. Criao de tabelas, incluindo frmulas simples, numa folha de clculo. Criao e formatao de grficos numa folha de clculo. Alterao de dados em tabelas de folha de clculo, com a consequente modificao dos grficos. Transferncia de informao entre aplicaes. Insero de hiperligaes internas e externas. Ferramentas de processamento de texto. Elaborao de documentos.
Mdulo 4 Apresentaes Electrnicas * * * * * Composio de diapositivos com formataes muito simples. Partilha de informaes entre documentos. Configurao de uma apresentao electrnica no que respeita durao e aos efeitos de transio entre diapositivos. Criao de pginas de notas para o orador e de folhetos de diapositivos para distribuir ao pblico. Impresso de uma apresentao.
Mdulo 5 Comunicao atravs da Internet * * * Correio electrnico. Construo de pginas para a Web. Consulta de pginas da Web.
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* *
Reunio online, atravs do servio IRC Internet Realy Chat. Comunicao no interior de uma organizao, atravs de um servio telemtico de mensagens instantneas.
Mdulo 6 Outros equipamentos de comunicao e reproduo * * * * * * Scanner digitao de imagens e textos. Fax. Fotocopiadora. Ditafone. Retroprojector. Data-show ou projector de computador.
TEMA 4
ORGANIZAO DOCUMENTAL E ARQUIVO Mdulo 1 Circuitos Documentais * * Circuitos documentais. Elaborao de dossiers.
Mdulo 2 Arquivo em suporte convencional * * * * * * * * Conceito, utilidade e requisitos de um arquivo. Organizao, localizao e conservao dos arquivos. Tipos de arquivo. Sistemas de ordenao e classificao. Consulta e actualizao de arquivos e ficheiros. Sistema de microfilmagem. Recurso a entidades externas para a prestao de servios na rea da organizao, conservao e microfilmagem de documentos. Construo de um manual de arquivo da informao.
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Mdulo 3 Bases de Dados * * * * Vantagens de uma base de dados em relao ao arquivo convencional. Tratamento, consulta e armazenamento de dados e documentos em suporte informtico. Manipulao de dados. Criao, impresso e/ou exportao de relatrios com dados prdefinidos.
TEMA 5
ACOLHIMENTO E RELAES COM INTERLOCUTORES INTERNOS E EXTERNOS Mdulo 1 Generalidades sobre a Comunicao Oral * * Processo de comunicao. Atitudes comunicacionais do emissor e seus efeitos no receptor.
Mdulo 2 Atendimento Pessoal * * * Anotao de encontros na agenda. Tcnicas de recepo e atendimento de visitantes. Situaes difceis e estratgias para o seu tratamento.
Mdulo 3 Atendimento Telefnico * * * * * Tcnicas de atendimento telefnico. Memorandos para anotaes telefnicas. Transferncia e filtragem de chamadas. Preparao das chamadas telefnicas a fazer. Caderno de nmeros telefnicos e bases de dados telefnicas.
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* * *
Servios telefnicos adicionais: voice mail, reencaminhamento de chamadas e a conferncia a trs. Atendedor automtico de chamadas: gravao de mensagens do sistema. Utilizao do telefone em diversas situaes da rea de secretariado.
Mdulo 4 Apresentao para pequenos grupos * Tcnicas para falar em grupo.
Mdulo 5 Atendimento Telefnico * * * * TEMA 6 Preparao da entrevista. Local e ambiente da entrevista. Qualidade do entrevistador. Anotaes relativas entrevista.
ORGANIZAO DE EVENTOS * * * * * * * * * * Eventos ou acontecimentos sociais. Planificao de um evento: mtodo QQOQC (quem? o qu? onde? quando? como?). Lista de verificao e controlo de todos os itens que devem merecer ateno na organizao de eventos. Lista de participantes. Convites formais e informais. Redaco de convites formais. Preparao de uma sala de reunies de trabalho, de uma sala de exposies ou de uma sala para uma conferncia pblica. Visita prpria organizao por parte de entidades externas. Preparao de dossiers para os participantes. Refeies como complemento de reunies de trabalho e de outros eventos.
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* * * * TEMA 7
Procedimentos protocolares e de urbanidade a ter em considerao na planificao e concretizao de um evento. Contactos com prestadores de servio nesta rea. Vesturio mais adequado para ocasies especiais na vida de uma organizao. Aces a desenvolver aps um evento.
ORGANIZAO DE VIAGENS * * * * * Planificao de uma viagem. Lista de verificao e controlo de todos os itens que devem merecer ateno na organizao de uma viagem. Organizao de documentos relativos ao objecto da viagem. Actuao e comunicao na ausncia dos dirigentes. Procedimento no regresso.
TEMA 8
GESTO DO TEMPO E DO ESPAO NA REA DE SECRETARIADO * * * * * * * Organizao de tarefas e prioridades de execuo. Fichas-naveta: instrumento de comunicao em grupo e de acompanhamento da progresso de assuntos. Guias ou manuais internos de procedimentos. Controlo de tarefas. Delegao de tarefas. Factores ambientais. Organizao do espao fsico de secretariado.
TEMA 9
DOCUMENTAO COMERCIAL E FISCAL * * Contrato de Compra e Venda Preenchimento de documentos ligados fiscalizao empresarial, nomeadamente o I.V.A., o I.R.S. e o I.R.C..
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2.4. Orientaes Metodolgicas Gerais
Tendo em conta os princpios gerais que nortearam a organizao das disciplinas de especificao dos cursos tecnolgicos, apontam-se algumas orientaes, em diversos domnios e fases: a) Metodologia geral Esta disciplina deve ser desenvolvida num contexto predominantemente concreto, prtico e experimental. Devido ao carcter incontestavelmente prtico da disciplina, dever ser cuidadosamente ponderado o nmero mximo de alunos no decurso das aulas. Esse nmero depender da estrutura da prpria sala, dos meios materiais existentes, para alm das condicionantes do prprio processo pedaggico e administrativo. As indicaes metodolgicas apontadas em cada um dos temas constantes do desenvolvimento do programa, tentam contemplar uma generalidade de situaes que se pressupe serem exequveis, na maior parte dos contextos organizacionais onde os alunos fazem a sua formao, ou, em alternativa, para alguns ou para todos os alunos. Sempre que possvel, as tarefas devem ser desenvolvidas em equipa, de forma a consolidar atitudes e valores que se pretendem promover no desenvolvimento integral do aluno. em contexto escolar, quando no seja possvel disponibilizar contextos de trabalho real
b) Leccionao da disciplina
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leccionao
desta
disciplina
dever
ser
preferencialmente
da
responsabilidade de um s professor, que dever planear
e acompanhar
presencialmente todas as actividades lectivas da turma. Eventualmente, e em temas que o professor considere conveniente, pode-se recorrer colaborao pontual de profissionais qualificados, que enriquecero a formao com contributos relativos rea da sua especialidade. A presena desses profissionais dever ser planificada de forma a que a sua aco formativa se estenda no s aos alunos mas tambm o(s) professor(es) desta rea. Em casos excepcionais, devidamente ponderados e justificados, ser de considerar a possibilidade de assegurar a leccionao da disciplina por dois professores.
c) Contedos estruturantes da disciplina Todo o programa foi elaborado tendo em vista os princpios orientadores referentes s disciplinas de especificao dos cursos tecnolgicos e os temas que o integram foram seleccionados com base na realidade dos servios tpicos de secretariado das organizaes actuais. Esses temas correspondem generalidade das competncias que, no final do ano lectivo, os alunos devero ser capazes de demonstrar. Fazendo uma leitura articulada dos contedos e objectivos j tratados durante os dois primeiros anos do curso (10. e 11. anos), nas disciplinas prticas, nomeadamente Tcnicas Administrativas, verifica-se que existem alguns contedos semelhantes que j foram leccionados. Esta constatao, de acordo com as finalidades desta disciplina, j atrs referidas, dever ser entendida da seguinte forma: a) fundamental que os alunos obtenham uma formao que cubra todas as competncias enumeradas em cada um dos temas, mencionados no desenvolvimento deste programa; b) Cabe ao professor, no incio do ano, fazer um balano diagnstico que identifique as reas com que os alunos nunca tiveram contacto, e que, por isso, necessitam de ser leccionadas de uma forma integral, outras que, embora j tendo sido abordadas, necessitam de um maior
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aprofundamento, e ainda outras em que, pelo facto de os alunos j terem tido uma boa preparao em anos anteriores, podero no necessitar de uma ateno to intensa. Nesta perspectiva, dever o professor planificar e direccionar as actividades a desenvolver, quer em contexto escolar, quer em contexto de trabalho, no sentido de responder s principais necessidades evidenciadas pelos alunos, de forma a que, no final da sua formao, atinjam, o mais possvel, o perfil desejado.
d) A escolha das organizaes de acolhimento para os alunos Esta etapa no fcil, tendo em conta a diversidade das possibilidades econmicas de cada regio. No entanto, nos casos em que possvel escolher, ser de ter em considerao o grau de adequao das organizaes visadas aos objectivos do curso. Algumas questes podero servir de guia nessa escolha: Quais so as principais actividades da organizao? Quem as exerce? Quais so as tcnicas e mtodos utilizados? So compatveis com os mtodos e objectivos da formao que se pretende para os alunos? Esto previstas mudanas a breve prazo? Que tipo de comunicao existe entre os interlocutores internos e externos dessa organizao? As competncias necessrias para realizar as actividades previstas, nessa organizao, correspondem s competncias a desenvolver no curso?
e) Negociao com a organizao visada O estabelecimento de um protocolo e objectivos entre a organizao e a escola um momento privilegiado de conhecimento do meio profissional. Uma negociao bem definida ir facilitar o desenvolvimento da formao em contexto de trabalho, assim como a avaliao a levar a cabo pelo professor e pelo(s) tcnico(s) da organizao. Tambm nos parece adequado que, nesta fase inicial, tenha lugar uma entrevista entre o aluno e o(s) tcnico(s) da organizao. Essa entrevista proporcionar uma apresentao mtua. Por parte do aluno, dar a conhecer os
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saberes que j adquiriu, os que pretende adquirir e quais as suas expectativas. Por parte da organizao, quais as experincias de trabalho que pode oferecer, qual o seu plano de formao e as suas regras. Mais tarde, cada aluno, poder fazer um balano do que representou, para ele, esta entrevista, apresentando-a aos seus colegas, em contexto de aula. Esta poderia ser uma boa ocasio para actualizar os saberes relativos s apresentaes e entrevistas profissionais.
f) Antes da entrada do aluno em formao em contexto de trabalho Ser desejvel que os alunos, antes de iniciarem a sua formao em contexto de trabalho, sejam sensibilizados para as atitudes mais adequadas a demonstrar, no decurso da sua permanncia na organizao de acolhimento. Dinamismo, curiosidade profissional, esprito metdico, pontualidade, assiduidade, discrio, responsabilidade pelos seus actos, so algumas das principais atitudes a incentivar no esprito dos alunos, antes do seu ingresso numa organizao. Tendo em conta a experincia que ir sendo acumulada neste domnio, ser possvel, em fases posteriores, antecipar e prevenir alguns problemas que, com maior frequncia, sero susceptveis de ocorrer, neste modelo de formao. g) Durante a formao: o contexto de aula e o contexto de trabalho Vrios cenrios so possveis relativamente a este aspecto: 1) Todos os alunos esto a fazer formao em contexto de trabalho; 2) Nenhum aluno est a fazer formao em contexto de trabalho; 3) Alguns alunos fazem formao em contexto de trabalho e os restantes fazem a sua formao num contexto totalmente escolar. Embora o cenrio 1) seja o mais desejvel, admite-se que os outros cenrios tenham lugar por motivos alheios escola, nomeadamente em meios econmicos menos favorecidos. O cenrio 3) origina a existncia de aulas em que estaro todos os alunos presentes e a existncia de outras aulas que sero exclusivamente aplicadas na simulao de situaes de trabalho e que sero dirigidas apenas aos
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alunos para os quais no foi possvel conseguir formao em contexto de trabalho real. h) O aluno em contexto de trabalho O aluno em formao, numa organizao, dever recolher o mximo de informaes, quer sobre as caractersticas dessa organizao, quer sobre os trabalhos que vier a desenvolver na mesma. Com este propsito, haver toda a vantagem em que o aluno v elaborando um registo metdico e organizado sobre as actividades em que participou, os procedimentos que teve que usar, as competncias que teve que evidenciar, os recursos informticos que utilizou, o grau de autonomia com que desenvolveu essa tarefa e as suas prprias reflexes sobre tudo isso. Se no houver o cuidado de efectuar este registo, perder-se-o dados e pormenores que tornaro impossvel, mais tarde, fazer uma reconstituio e aproveitar elementos significativos para outras etapas da formao, nomeadamente a elaborao da Prova de Aptido Tecnolgica. Para alm disto, este registo, contnuo e efectivo das actividades desenvolvidas, poder ser um suporte valioso para a avaliao a levar a efeito pelo professor, depois de ouvido(s) o(s) tcnico(s) da organizao.
i) O equilbrio entre as horas para a formao em contexto escolar e as horas para a formao em contexto de trabalho desejvel que o plano de formao inclua formao em contexto de trabalho e formao em contexto escolar. A partir do montante total de horas correspondentes a esta disciplina (cerca de 33 semanas x 12 horas semanais = cerca de 400 horas anuais), e tendo em conta que a disciplina tem uma natureza muito prtica e que conveniente que o aluno utilize a maior parte dessas horas em contexto de trabalho ou em actividades equivalentes, possvel delinear alguns cenrios: 1) Estrutura da disciplina igual ao longo de todo o ano com 3 horas semanais em contexto de aulas (2 aulas de 1,5 horas) e 9 horas
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semanais em contexto de trabalho (2 sesses de 4,5 horas ou 3 sesses de 3 horas) acompanhadas por um tcnico da organizao; 2) Estrutura da disciplina igual ao longo de todo o ano com 6 horas semanais em contexto de aulas (4 aulas de 1,5 horas) e 6 horas semanais 3) em contexto de trabalho (2 sesses de 3 horas) acompanhadas por um tcnico da organizao; Estrutura diferente nos trs perodos lectivos, com o primeiro perodo a processar-se em contexto escolar (cerca de 150 horas) e os restantes dois perodos em contexto de trabalho (cerca de 250 horas); 4) Estrutura diferente nos dois semestres, com o primeiro semestre a decorrer inteiramente em contexto escolar (cerca de 200 horas) e o segundo semestre a decorrer em contexto de trabalho (cerca de 200 horas). Esta opo seria uma hiptese de viabilizar contextos de trabalho para todos os alunos, num meio de oferta reduzida de empresas, utilizando um esquema de rotatividade. Estes cenrios so apontados a ttulo meramente exemplificativo porque s as condies reais de funcionamento de cada escola e as possibilidades oferecidas pelo respectivo meio envolvente podero aconselhar a forma mais adequada de formao, tendo em conta as competncias a atingir por cada um dos alunos.
2.5. Avaliao
Atendendo natureza eminentemente prtica da disciplina, os instrumentos de avaliao devero ser diversificados de modo a recolher informao sobre o desempenho demonstrado pelos alunos nas diversas tarefas e actividades propostas. Neste sentido, parece-nos adequada a utilizao de listas de verificao, questionrios, testes formativos, grelhas de observao, memrias descritivas e relatrios crticos. Por parte do professor, dever ser organizado um registo onde se vo efectuando as observaes pertinentes relativas ao trajecto formativo de cada aluno: tarefas desempenhadas, dificuldades experimentadas, pontos a melhorar, apreciaes relativas a testes formativos, observaes decorrentes de dilogos com
Curso Tecnolgico de Administrao - Disciplina de Especificao: Prticas de Secretariado 19
o aluno, observaes transmitidas pelo tcnico que acompanha a formao do aluno em contexto de trabalho, entre outros. Paralelamente, cada aluno, dever ir anotando as tarefas que desempenhou tendo em vista a elaborao de pequenos relatrios intercalares e de um relatrio global, no final do ano. Em termos de avaliao sumativa, seria til e adequado utilizar uma grelha contendo as diversas competncias, enumeradas neste programa, assim como os graus de consecuo atingidos por cada aluno, ao longo das actividades realizadas. Seria conveniente que a construo dessa grelha resultasse de uma reflexo de vrios actores escolares envolvidos nesta formao, nomeadamente do Director do Curso Tecnolgico de Administrao. De igual modo, essa grelha dever ser objecto de uma atempada divulgao e clarificao junto dos alunos, nomeadamente no que respeita aos parmetros e critrios a usar no seu preenchimento. Relativamente avaliao das actividades realizadas em contexto de trabalho, o professor responsvel dever ter em considerao as observaes produzidas pelo tcnico que acompanhou a formao do aluno, na organizao.
2.6. Recursos
A disciplina de Prticas de Secretariado exige um espao prprio na escola, devidamente equipado. Este espao prprio no necessita de ter caractersticas exclusivas, mas pelo contrrio, poder ser polivalente, sendo organizado de forma a ter uma utilizao que possa abranger as disciplinas prticas do Curso Tecnolgico de Administrao, que correntemente tambm utilizam este equipamento. Todavia, estas solues, cujo objectivo a melhor rentabilizao dos recursos, passam pela organizao dos horrios da escola, pelo nmero de turmas existentes e ainda pelo facto de a formao em contexto escolar ter uma maior ou menor carga horria. Em consequncia, esta listagem apenas um indicador do equipamento desejvel, independentemente da organizao que cada escola encontrar para melhor atingir os objectivos da formao proposta. EQUIPAMENTO
Computadores, c/ ligao Internet 1 computador (recomendvel) por aluno
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Impressoras Scanner Data-show ou projector de computador Ecr para projeco de Data-show Mquinas de escrever electrnicas Mquinas de calcular (tipo comercial) Fax
1 por cada 5 alunos 1 por sala 1 por sala 1 por sala 1 por cada 5 alunos 1 por cada 5 alunos
1 por sala 2 por sala, embora afastados ou em Telefone interno com possibilidade de ligar ao exterior dependncias diferentes Atendedor de chamadas telefnicas 1 por sala Dispositivo gravador de conversaes telefnicas Fotocopiadora Ditafone Retroprojector Televiso Leitor de vdeo Cmara de filmar em vdeo Mvel de arquivo (vertical) para pastas Mvel de arquivo para fichas 1 por sala 1 por sala 1 por sala 1 por sala 1 por sala 1 por sala 1 por sala 1 por sala 1 por sala
Quadro de afixao, tipo planning, para controle 1 por sala visual Pager Tabuleiros de secretria in/out/pending Utenslios de uso corrente em escritrio 2 por sala 4 por sala
SOFTWARE / VDEO Office ou equivalente Front Page ou equivalente TypingMaster ou equivalente Internet Explorer ou equivalente mIRC ou equivalente Filmes de vdeo relativos a: ergonomia, sade, higiene e segurana no trabalho
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3. DESENVOLVIMENTO DO PROGRAMA
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Tema 1 Funo de secretariado nas organizaes

mbito e Contexto
Esta introduo pretende responder a questes como: O que foi e o que o secretariado? Qual o perfil de um profissional de secretariado? Que razes e necessidades justificam, actualmente, a sua insero numa organizao? E como que se articulam os vrios departamentos existentes com o secretariado? Qual o seu enquadramento organizacional? Quais so as principais funes que esto associadas a este perfil profissional? Esta temtica ainda no foi abordada em anos anteriores e, por isso, dever merecer alguma reflexo, tendo em conta que os alunos devero saber enquadrar a especificidade da opo do secretariado no contexto da rea administrativa.
No final desta unidade o aluno dever ser capaz de:

Explicar a evoluo genrica de que a funo do secretariado foi alvo, nos ltimos anos. Esclarecer os tipos de enquadramento que possvel conceber para a funo do secretariado nas organizaes actuais. Enumerar algumas das qualificaes necessrias a um profissional de secretariado. Compreender a funo de secretariado nas suas dimenses psicolgica e tcnica. Referir tarefas que podem ser englobadas no secretariado, de acordo com os enquadramentos que esta funo pode apresentar nas organizaes.
Contedos
Indicaes Metodolgicas
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Funes clssicas do secretariado. Evoluo da funo do secretariado. Em geral. Em Portugal. Perfil do profissional de secretariado Esprito de iniciativa e de cooperao; Esprito aberto a uma permanente actualizao; Mtodo e organizao; Capacidade de deciso; Memria; Facilidade de comunicao oral e escrita; Capacidade de adaptao; Estabilidade emocional; Maturidade afectiva; Facilidade para trabalhar em equipa; Assertividade; Respeito por si e pelos outros; Cidadania. Enquadramento da funo do secretariado nas actuais organizaes. Secretariado de direco. Secretariado especializado. Secretariado de equipa.
Relativamente ao perfil de secretariado, a lista de qualidades no pretende ser exaustiva, apenas fornecendo algumas das aptides mais comuns. Eventualmente, o professor poder abordar este contedo, na parte final do ano lectivo, quando os alunos j possuem uma viso mais global das tarefas inerentes funo de secretariado. Como tarefa prtica, sugere-se uma pesquisa s qualificaes referidas nos anncios inseridos em jornais, revistas ou na Internet. Em contexto de trabalho, os alunos traaro um perfil desejvel para um profissional, desta rea, que exera funes nessa organizao. Complementarmente, tambm se podero efectuar entrevistas ou inquritos a profissionais desta especialidade, no sentido de se apurarem os perfis mais solicitados.
Podero ser propostas algumas leituras adequadas (artigos de revistas e de jornais, pginas da Web, entre outros) sobre a funo de secretariado. Em cada um desses textos, os alunos devero assinalar as palavras que definam uma orientao e um enquadramento da funo de secretariado numa organizao. Sempre que possvel, seria pertinente tentar pesquisar, numa ou noutra empresa da regio, o lugar que o secretariado ocupa ou, no caso de no existir de forma explcita, de que forma que as tarefas correspondentes so desempenhadas. Sugere-se a elaborao ou consulta de alguns organigramas que evidenciem os vrios enquadramentos possveis. Em contexto de trabalho, os alunos faro o enquadramento da funo de secretariado na organizao onde esto inseridos.
Recursos
Livros: Barnes, C. & Manning, M. (1991). Excelncia Profissional para Secretria. Lisboa: Monitor.
Obra escrita para profissionais de secretariado com um grande destaque para as atitudes que devem demonstrar. Tambm possui algumas fichas de trabalho que podero ser utilizadas como estratgias de formao.
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Bazin, D. & Broilliard, A. (1999). O Guia da Secretria de A a Z. Mem Martins: Edies CETOP.
Um livro muito abrangente com um captulo dedicado evoluo da funo secretariado.
Jouanin-Prin, I. (1999). Secrtaire et manager: une quipe gagnante. Paris: Les ditions D'organisation.
Ilustrado com numerosos exemplos, o livro trata de temas to diversos como as formas de organizao da empresa, as fontes de motivao, os diferentes modos de colaborao, o trabalho em equipa.
Web Sites: http://www.iway.fr/femmes/english/associations/sec-euro.html

Rseau Europen de Secrtaires et Assistantes de Direction
http://www.ggl.ulaval.ca/Dept/secretaires.html
Profissionais de secretariado (perfis)
http://www.super-secretaire.com/actualite.htm
Magazine electrnico Super-Secretaire
Gesto
Apontam-se cerca de 15 horas para o desenvolvimento deste tema.
Tema 2 Comunicao escrita interna e externa

mbito e Contexto
Este tema tem a finalidade de ajudar a desenvolver a capacidade de escrita, de teor organizacional. Pretende-se que os alunos sejam capazes de redigir qualquer minuta no domnio das tarefas do secretariado. Esta unidade dever conduzir produo de textos, como cartas, ofcios e outros documentos administrativos. Devero ser abordadas questes lingusticas referentes a frmulas e expresses mais usuais, siglas nacionais e internacionais e abreviaturas. Sendo a lngua portuguesa um pr-requisito para o capaz desenvolvimento desta e de outras unidades, importante que o professor esteja atento s dificuldades dos alunos, corrigindo os erros mais frequentes de construo, enriquecendo o vocabulrio, enfim, reforando as estruturas lingusticas dos alunos. Ainda que esta unidade esteja interligada com o tema seguinte, respeitante comunicao atravs de meios electrnicos e telemticos, pensamos que se justifica, inteiramente, dedicar algum tempo desenvoltura lingustica dos alunos, no campo do secretariado. Embora as duas unidades tratem dos mesmos documentos, existe um faseamento que pode ser alternado ou sequencial de acordo com a estratgia adoptada pelo professor e donde vo resultar, numa primeira fase, as minutas que, numa segunda fase, iro originar os documentos finais, onde os alunos tero oportunidade de aplicar os princpios de normalizao e as formataes mais adequadas.

Aplicar regras fundamentais do processo de comunicao escrita.
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Aplicar vocabulrio especfico da rea administrativa, assim como argumentao adequada, na produo de textos do tipo comercial e oficial. Redigir minutas de diversos documentos comerciais e administrativos: cartas comerciais, convocatrias, actas, relatrios, ordens de servio e outros. Tomar notas de uma reunio, estrutur-las e redigir um primeiro rascunho de acta ou resumo, seguido da forma final da acta.
Mdulo 1: Correspondncia e outros documentos administrativos Contedos

Tipos de comunicao, tendo em conta a codificao utilizada. Comunicao escrita Algumas regras para melhorar a comunicao por escrito
Algumas regras que se podem apontar: usar palavras e expresses simples, usar palavras curtas e conhecidas, utilizar ilustraes, grficos e exemplos, fazer pargrafos curtos, usar adjectivos com moderao, exprimir as ideias com um encadeamento lgico e directo, evitar palavras desnecessrias, etc. Sugere-se que se proponham situaes que levem os alunos a redigir minutas de documentos variados. Deve ser dado um cuidado especial apresentao manuscrita desses documentos quer no aspecto lingustico quer no aspecto da sua organizao. Numa fase de aprendizagem, importante que o aluno organize e visualize os documentos na forma manuscrita antes de os processar informaticamente. importante realar a importncia do contedo antes de passar a outras questes, mais ligadas aparncia e forma do documento. De acordo com cada situao, pode ser til o confronto do documento criado com uma lista de verificao (a ttulo de exemplo, ver Dumaine, p. 14). Devem ser criados casos prticos, com as necessrias informaes de contexto, em que o(a) aluno(a) se coloca como secretrio(a) de uma empresa, de uma instituio pblica ou privada ou de um organismo estatal, central ou local. Podem ser constitudos pequenos grupos de trabalho. Perante o mesmo caso, um aluno fica com cargo de redigir uma carta para um certo destinatrio e dever utilizar argumentao de ordem jurdica ou administrativa. Outro aluno, a partir do mesmo assunto, dever elaborar uma carta para outro destinatrio, por exemplo, para um jornal, mas com predominncia de argumentao econmica e assim
Composio e terminologia de documentos na rea administrativa. Frmulas e formulrios. Siglas e abreviaturas. Redaco de minutas de diversos documentos: Cartas comerciais Cartas oficiais (ofcios) Circulares Memorandos Requerimentos Relatrios Currculo pessoal Cartes de visita protocolares Resposta a um anncio de emprego Comunicados para os meios de comunicao social
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sucessivamente. Noutra fase, deve ser proposta outra situao que implique uma rotao dos tipos de argumentos utilizados por cada aluno. Tambm poder ser utilizada uma estratgia que conduza interaco comunicativa entre dois grupos. No final, deve ser apreciada a pertinncia de argumentao e construo lingustica das cartas elaboradas em cada grupo, realando as lacunas e os pontos positivos detectados. Individualmente ou em grupo, e a partir de dados obtidos numa visita de estudo real ou simulada, sugere-se que os alunos elaborem um relatrio que se enquadre nos princpios estudados. Relativamente elaborao de documentos destinados aos meios de comunicao social, sugere-se que sejam aproveitados os acontecimentos que tm lugar na escola, ou na organizao onde o aluno est colocado, e que meream uma divulgao pblica. Por exemplo, a "Semana da Escola" ou a "Festa de Natal", podero ser objecto de um comunicado destinado aos jornais locais.
Mdulo 2: Secretariado de reunies Contedos

Planeamento e organizao de reunies Agenda e Ordem de Trabalhos Convocatrias Secretariado de reunies Normas legais e usuais a ter em conta no decurso de uma reunio; Tomada de notas e rascunhos provisrios; Divulgao de documentos provenientes de reunies Actas: elementos que devem constar e normas a seguir na sua redaco; Resumos de reunies: documentos-sntese no formais.
Transmitir aos alunos tcnicas que facilitem e tornem eficaz a tomada de notas no decurso de uma reunio. Um exerccio prtico que poder ser adoptado para treinar a tcnica de tomar notas, anotar factos relevantes no decurso de um debate televisivo, gravado em vdeo. Promover a realizao de uma reunio/simulao sobre temas de interesse dos alunos para pr em prtica os conhecimentos adquiridos e que proporcione a elaborao de: convocatria, rascunho, resumo e acta. Redigir e elaborar actas, quer no livro de actas, manuscritas, quer em folhas soltas, neste caso utilizando um processador de texto.
Recursos
Livros: Bazin, D. & Broilliard, A. (1999). O Guia da Secretria de A a Z. Mem Martins: Edies CETOP.
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Contm um captulo especialmente dedicado tomada de notas no decurso das reunies.
Campos, A. P. & Esteves, M. J. (2000). Guia de Correspondncia Comercial. Lisboa: Pltano Editora.
Um livro onde so abordados temas como as cartas, os faxes e o correio electrnico.
Dumaine, D.. (1998). Escrita de Negcios - Ferramentas de deciso para executivos. Linda-aVelha: Abril/Controljornal Editora, Lda.
Um livro com numerosos modelos e grficos aplicveis documentao administrativa. Contm muitas instrues e estratgias para uma redaco mais eficaz, incluindo mensagens para correio electrnico e fax.
Heller, R. (1999). Como Comunicar com Clareza. Porto: Livraria Civilizao Editora.
Pequeno manual com vrias tcnicas e esquemas para melhorar a comunicao escrita.
Huguet, C. (1990), Como redigir um curriculum vitae. Mem Martins: Publicaes Europa-Amrica.
Variadas ideias sobre a preparao de um curriculum vitae.
Lefebvre-Bardot, M. & outros (1992). 39 Fiches de Formation des Secrtaires et Employs de Bureau. Paris: Les ditions d'Organisation.
Este livro prope um conjunto de fichas prticas, bem construdas em termos pedaggicos, sobre a funo de redaco, na rea de secretariado.
Parreira, M. & Pinto, J. (1990), Pronturio Ortogrfico Moderno. Porto: Edies Asa.
Este ou outro pronturio moderno dever ser utilizado para esclarecer frequentes dvidas na lngua portuguesa.
Vivien, G. & Arn, V. (1999). Guia Larousse da Secretria Perfeita. Mem Martins: Edies CETOP.
Esta obra sugere diversos modelos de cartas e fornece variada informao de carcter econmico e da vida social.
Legislao: Decreto-Lei n. 135/99 de 22 de Abril

Chama-se particular ateno para os Artigos: 14., 15., 16., 17., 22., que evidenciam o cuidado que se deve ter na redaco de documentos oficiais.
Gesto
Apontam-se cerca de 39 horas para o desenvolvimento desta unidade.
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Tema 3 Comunicao atravs de meios electrnicos e telemticos

mbito e Contexto
A Burtica veio revolucionar a empresa, o escritrio, e todo o trabalho de secretariado. Actualmente as organizaes empresariais dispem, para sua gesto, de um conjunto de utenslios de recolha, memorizao, tratamento, transporte e divulgao da informao que o profissional de secretariado dever ser capaz de utilizar com destreza, no quotidiano de uma organizao. Nesta fase do seu percurso, o aluno j ter tido oportunidade de se familiarizar com as funes mais usuais de um processador de texto, de uma folha de clculo e de programas de acesso aos servios da Internet. altura de fazer um balano destas aprendizagens e, simultaneamente, de as aprofundar e dirigir para o campo especfico do secretariado. Nesse sentido, e tendo em conta que o aluno vai fazer uma utilizao muito frequente do teclado de um computador, comeamos por propor algumas prticas que podero melhorar a eficcia neste domnio. A seguir, apontamos para a utilizao de funes menos comuns, num processador de texto, mas que se podem revelar muito teis na gesto de documentos mais longos, como o caso dos relatrios ou na impresso em srie, de documentos personalizados. Estes documentos podem incluir os recursos e dados existentes numa folha de clculo, nomeadamente grficos e tabelas, cuja elaborao tambm poder ser oportunamente revista, embora de uma forma muito concisa e breve.
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Ao nvel da Internet, os alunos devero ser sensibilizados para a gesto da informao da proveniente. Numa abundncia de informao, necessrio saber excluir, e saber guardar, de forma organizada, o que convm. Na rea de secretariado, importante saber separar a informao relevante da informao secundria ou mesmo inconveniente inconveniente no sentido de distrair dos objectivos da organizao ou de, simplesmente, fazer perder tempo. Estes princpios so, principalmente, aplicveis gesto do correio electrnico e pesquisa de informao na Web. Neste tema, e tendo em conta a sua relevncia no campo da comunicao, faz-se ainda referncia elaborao de documentos para projeco normalmente usados em reunies e preparao de documentos para publicao na Internet e/ou na Intranet de uma organizao. Um outro mdulo ir ser dedicado ao promissor mundo das comunicaes onde, para alm do telefone que pela importncia que assume ir ser tratado numa unidade diferente e do j mencionado correio electrnico, fazemos referncia ao chat, ao fax e, provavelmente, ainda a outras formas rpidas e mais eficazes de comunicar que, entretanto, nos iro surgir nos prximos anos e que seja possvel colocar em funcionamento numa escola, como, por exemplo, a teleconferncia e a videoconferncia. Ainda se faz referncia mquina de escrever que, apesar da evoluo dos meios informticos, continua a ser um equipamento utilizado em certos departamentos administrativos, especialmente para o preenchimento de alguns impressos, em que pode ser requerida a legibilidade da letra de mquina. Finalmente, e porque todo o trabalho de burtica se desenvolve frente a um teclado, onde a rapidez e a preciso so qualidades altamente apreciadas, parece-nos que se justifica plenamente, neste tema, uma referncia postura correcta dos dedos no teclado e a um treino progressivo que conduza a uma relativa velocidade digitativa. Existem programas informticos que, combinados com outros trabalhos desenvolvidos pelos alunos, podem conduzir a este fim. importante que os alunos dominem os aspectos tcnicos das aplicaes referidas, mas ainda mais importante que aproveitem as suas potencialidades para organizar todas as mensagens escritas. Uma das vantagens destes programas aumentar o gosto pela escrita, uma escrita que pode ser sempre revista e melhorada com o contributo de vrios elementos de uma equipa. Escrever e aperfeioar o que se escreve, deve ser uma atitude permanente a desenvolver nos alunos.

Utilizar o teclado de um computador, com alguma rapidez e correco decadactilar. Dominar tcnicas de execuo dactilogrfica. Criar, editar e imprimir documentos de qualidade esttica profissional, de acordo com as normas portuguesas e europeias em vigor: Paginar e estruturar documentos administrativos longos: Imprimir, em srie, documentos personalizados. Criar pginas para a Web. Utilizar o servio de correio electrnico, filtrando, organizando e classificando as mensagens recebidas e enviadas. Utilizar outros servios da Internet como consulta de pginas da Web, IRC e outros. Operar equipamentos administrativos diversos como fotocopiadora, fax e outros, em tarefas correntes de secretariado.
Mdulo 1: Domnio do teclado Contedos Indicaes Metodolgicas
Utilizao decadactilar de um teclado de computador com a configurao portuguesa.
Os alunos devem ser esclarecidos sobre as vantagens de uma correcta utilizao de todos os dedos, quando se emprega um teclado, num contexto administrativo.
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Aquisio digitativa.
progressiva
de
velocidade
Aconselha-se a prtica digitativa apoiada por um programa informtico especfico (ver Recursos). Aps um perodo inicial de adaptao que no deve exceder uma aula os alunos devero usar esta actividade de forma subsidiria, em perodos disponveis, ao longo do ano, como actividade de enriquecimento. Os alunos devero registar os seus progressos individuais.
Mdulo 2: Tcnicas de Dactilografia Contedos Indicaes Metodolgicas
Manipulao correcta das peas fundamentais de uma mquina de escrever. Insero do papel Marginao Entrelinhamento Execuo dactilogrfica de documentos administrativos muito simples.
O professor deve demonstrar o correcto manuseamento dos modelos de mquinas de escrever disponveis na escola. Deve, igualmente, explicar o seu funcionamento no que respeita dactilografia de um pequeno texto. De seguida, os alunos devero familiarizar-se com o mesmo tipo de operaes. Aps uma prtica inicial, que dever abranger a totalidade dos alunos, a utilizao das mquinas de escrever, dever ser circunscrita a tarefas pontuais, resultantes de actividades que decorram ao longo do ano. Consoante o nmero de mquinas disponveis, devem ser programadas tarefas em que todos os alunos tenham oportunidade de aplicar algumas tcnicas dactilogrficas. Essas tcnicas devem tirar partido das caractersticas das respectivas mquinas. conveniente relembrar os alunos para a necessidade de adoptarem uma posio ergonomicamente correcta sempre que utilizem equipamentos administrativos, nomeadamente a mquina de escrever. Tendo em conta que a mquina de escrever muito menos utilizada do que o computador, e considerando que os dois equipamentos possuem teclados diferentes, parece-nos conveniente que seja dada primazia postura digitativa no teclado do computador.
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Mdulo 3: Processamento de texto e folha de clculo Contedos

Comunicao e identidade. A imagem da organizao.
Sensibilizar para o facto de que quando se comunica no s se est a transmitir uma mensagem, mas tambm a difundir elementos que vo conduzir construo de uma imagem. Esses elementos compreendem, nomeadamente, o logotipo da organizao, o uso de certas cores, determinados tipos de formataes nos materiais escritos, a postura, vesturio e as atitudes de todos os profissionais dessa organizao, entre outros.
Normas Portuguesas (NP) e Europeias aplicveis elaborao de documentos escritos. Criao de documentos com formatao original ou baseada em modelos prexistentes, tendo em conta as Normas Portuguesas e europeias, na rea administrativa. Apresentao das comunicaes escritas e imagem da organizao. Esttica dos elementos que compem os diversos documentos administrativos. Formatao de documentos, incluindo texto, tabelas e imagens, num processador de texto. Criao, formatao e aplicao de estilos. Criao de tabelas, incluindo frmulas simples, numa folha de clculo. Criao e formatao de grficos numa folha de clculo: Construo de grficos; Elementos estruturais de um grfico: o eixo X e o eixo Y, srie, ttulos, legenda, rtulo de dados, caixas de texto, linhas, entre outros; Tipos de grficos, nomeadamente: colunas, barras, linhas, circular, disperso, reas, anel, radar, superfcie; Mapas geogrficos de dados: criao e personalizao do mapa (dados, ttulos, legendas e rtulos); Formatao de grficos: legendas, cores, padres, caixas de texto, limites, linhas e setas, rtulos de dados, alterar o tipo de grfico, entre outros.
Devem ser mostrados os formatos mais usuais de papis de escrita e sobrescritos utilizados em qualquer organizao. Assim como explicar o fim a que normalmente se destinam. Atravs de documentos reais ou simulados, ou ainda atravs de transparncias, os alunos devero ter acesso a modelos contendo formataes diversas que possibilitem uma til comparao. Sensibilizar para o facto de que quando se comunica no s se est a transmitir uma mensagem, mas tambm a difundir elementos que vo conduzir construo de uma imagem. Esses elementos compreendem, nomeadamente, o logotipo da organizao, o uso de certas cores e determinados tipos de formataes nos materiais escritos. Sugere-se que seja feita uma recolha de documentos, com diferentes formatos, utilizados na Escola ou na organizao onde decorre a formao (faxes, ofcios, sobrescritos, entre outros). Deve-se incentivar a utilizao de estilos pr-definidos, pela facilidade de formatao que possibilitam e pela coerncia que imprimem a toda a documentao proveniente de uma organizao.
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Alterao de dados em tabelas de folha de clculo, com a consequente modificao dos grficos. Transferncia de informao entre aplicaes: Insero de dados, tabelas e grficos da folha de clculo num processador de texto; Ligao dinmica de objectos de uma folha de clculo a um documento de um processador de texto.
Os alunos devero ser capazes de se aperceber de erros de legibilidade e de esttica, num documento. Com o mesmo contedo, podero ser formuladas trs ou quatro cartas contendo erros diversos, ao nvel esttico, que sero trabalhadas por vrios grupos de alunos, no sentido de serem detectadas e comentadas as falhas existentes. Relativamente criao de grficos, sugerese a utilizao de dados referentes realidade administrativa e que possam proporcionar um leque variado de opes ao nvel da legibilidade e da esttica.. Na aplicao de mapas geogrficos de dados, sugere-se que sejam fornecidos dados relativos a pases europeus, como, por exemplo, volumes de vendas, de consumos, entre outros. Estes grficos podem complementar relatrios ou outros documentos.
Insero de cabealhos, rodaps e ndices. Insero de hiperligaes internas e externas. Ferramentas de processamento de texto: Ortografia, sinnimos e hifenizao; Impresso de documentos: Simples; Em srie, personalizada. Elaborao de documentos: Cartas comerciais, ofcios, memorandos e circulares. Sobrescritos; Currculo pessoal; Quadros e mapas; Convocatrias e actas; Planos e propostas.
Podero ser fornecidos, textos longos (por exemplo, um relatrio) que o aluno dever formatar, no que se refere a ttulos e subttulos, criando cabealhos e rodaps e inserindo ndices (normal, remissivo e de ilustraes), conforme se mostrar adequado. Ao nvel das hiperligaes, pode ser criado um documento organizador, devidamente ordenado, contendo hiperligaes para todos os ficheiros utilizados pelo aluno. Este documento ser actualizado sempre que existam novos ficheiros. Os alunos podero criar uma pequena base de dados com os nomes e endereos de todos os colegas da turma (num processador de texto ou numa folha de clculo) e, a partir de uma carta predefinida, fazer uma impresso em srie personalizada.
Mdulo 4: Apresentaes Electrnicas Contedos Indicaes Metodolgicas
Composio de diapositivos com formataes
No se deve perder de vista que o objectivo
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muito simples. Fundos dos diapositivos Utilizao de esquemas de cores e estruturas pr-definidas facilitadoras da composio de diapositivos. Criao de diapositivos: insero e formatao de objectos, tais como, textos, imagens, grficos, sons, entre outros. Efeitos de animao no diapositivo. Partilha de informaes entre documentos Insero de grficos ou tabelas criadas noutras aplicaes. Configurao de uma apresentao electrnica no que respeita durao e aos efeitos de transio entre diapositivos. Criao de pginas de notas para o orador e de folhetos de diapositivos para distribuir ao pblico. Impresso de uma apresentao.
das apresentaes electrnicas neste curso tem apenas um papel de eventual apoio a reunies e dinamizao de encontros, quer a nvel interno ou externo.
Sugere-se que os alunos construam uma apresentao muito simples envolvendo a caracterizao da sua escola e que contenha um ou mais grficos correspondentes a dados numricos.
Mdulo 5: Comunicao atravs da Internet Contedos Indicaes Metodolgicas
Correio electrnico Recepo e envio de mensagens, incluindo anexos. Organizao de mensagens em pastas. Filtragem automtica e manual de mensagens.
aconselhvel que cada computador possua uma conta prpria de correio electrnico, configurvel com um programa especfico de correio electrnico. Ficam, portanto, excludas as contas de correio que usam exclusivamente a Web para o seu funcionamento, uma vez que no reflectem as caractersticas desejveis para este servio, ao nvel de uma organizao. Sugere-se que sejam subscritas diversas publicaes electrnicas a maior parte delas so gratuitas que proporcionem uma oportunidade para o recebimento e envio de mensagens diversas que sero organizadas com a criao de pastas por assuntos. As mensagens podero ser organizadas manualmente ou automaticamente, atravs da criao de regras de mensagens. Algumas dessas mensagens podero ser reenviadas internamente, para outros computadores da sala, no contexto de actividades propostas aos alunos.
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Construo de pginas para a Web. Formatao de texto. Insero de linhas horizontais. Insero de imagens. Criao de tabelas muito simples. Criao de hiperligaes.
Consulta de pginas da Web.
Na rea da comunicao, quer a nvel interno, quer externo, poder ser oportuno disponibilizar documentos atravs da Internet. Estes documentos tm algumas caractersticas tcnicas especficas porque tm que ser codificados em cdigo HTML. Actualmente existem programas que, para os objectivos deste mdulo, dispensam o conhecimento do cdigo HTML e funcionam com a simplicidade de um pequeno processador de texto. Para um prtica rpida deste tpico, aconselha-se que seja apresentada, aos alunos, uma pgina exemplificativa, com os procedimentos necessrios para a sua obteno. A partir da, ser mais fcil construir rapidamente outras pginas semelhantes. Sugere-se que, no contexto de uma organizao simulada, cada aluno, na qualidade de membro dessa organizao, prepare uma pgina com a sua apresentao, em termos pessoais e profissionais. O conjunto de todas as pginas poder ficar disponvel na Web a partir de um servidor real se tal for vivel que possibilitar a sua posterior consulta online. Os alunos podero pesquisar informaes nas pginas da Web sempre que essa consulta seja pertinente e se insira no contexto de outras actividades desenvolvidas ao longo do ano, como, por exemplo: pginas de peridicos da especialidade, livros, dados econmicofinanceiros, geogrficos, meteorolgicos, entre outros. Haveria toda a vantagem em utilizar este servio com estudantes do mesmo curso, de outras escolas, a partir de um tema prdefinido. Se tal no for vivel, sugere-se a utilizao deste servio, na sala de aula, usando os computadores disponveis, que devero estar ligados Internet. No final da sesso, e tendo como base o registo das intervenes verificadas, cada aluno poder elaborar um relatrio da reunio.
Reunio online, atravs do servio IRC Internet Relay Chat Identificao do utilizador. Ligao a um servidor. Utilizao do servio, incluindo o envio de ficheiros. Configurao do programa de IRC para efectuar o registo das intervenes verificadas durante uma sesso.
Comunicao no interior de uma organizao, atravs de um servio telemtico de mensagens instantneas.
Desde que a escola possua um conjunto de computadores ligados em rede, possvel tirar partido deste servio que possibilita a intercomunicao entre todos os postos de
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trabalho. A partir de um tpico (por exemplo, um aviso para um elemento da turma, a marcao de uma hora para efectuar uma reunio com todos os elementos ou um pedido de informao), possvel criar situaes para usar este servio numa aula.
Mdulo 6: Outros equipamentos de comunicao e reproduo Contedos Indicaes Metodolgicas
Scanner digitalizao de imagens e textos. Fax Utilizao do fax no contexto de uma aplicao informtica. Utilizao de um equipamento especfico de fax. Fotocopiadora Utilizao da fotocopiadora com explorao dos seus recursos tcnicos: ampliao e reduo, entre outros. Ditafone Retroprojector Data-show ou projector de computador.
O trabalho de digitalizao dever surgir contextualizado na sequncia de outras tarefas relativas preparao de documentos administrativos. A digitalizao deve ser proposta sem exigncias de melhoramento da imagem, uma vez que essa tarefa iria requerer conhecimentos alargados ao nvel de tratamento de imagem. Se os computadores que os alunos utilizam estiverem ligados a uma linha telefnica, possvel, com toda a vantagem, enviar directamente documentos por fax, a partir das aplicaes que os originaram. Todavia, os alunos tambm devero saber usar um equipamento especfico de fax, explorando as respectivas caractersticas tcnicas. Devero ser focados os aspectos relacionados com cada um dos equipamentos. Complementarmente, podero ser visualizadas imagens dos referidos equipamentos e esquemas da forma como funcionam. Os perodos dedicados exposio de conceitos tericos devem ser reduzidos ao mnimo. Aos alunos devem ser propostas actividades, incluindo pequenas simulaes, conducentes utilizao dos equipamentos citados. Estes exerccios devero ter em vista uma utilizao optimizada das performances dos mesmos. Deve ser incentivada a consulta dos manuais tcnicos de cada um dos equipamentos. Podero tambm ser feitas pesquisas localmente, em lojas da especialidade, ou atravs da Internet, sobre equipamentos correntes de comunicao e reproduo. O aluno deveria ter oportunidade de operar com cada um destes equipamentos, nas
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actividades correntes da aula. Na sua falta, sugerimos que sejam efectuadas visitas a organismos que possam facultar um contacto com esses equipamentos. Como alternativa, os recursos de comunicao e reproduo existentes na escola podero ser mostrados e experimentados pelos alunos, em visitas acompanhadas pelo professor.
Recursos
Equipamento genrico: Computadores, tipo PC, com ligao Internet Impressoras Scanner Data-Show ou projector de computador Retroprojector Mquinas de escrever electrnicas Mquinas de calcular Ditadone Fotocopiadora
Domnio do teclado
Programas de software: Existem vrios programas do gnero shareware que podem ser obtidos facilmente atravs da Web. Infelizmente, todos eles esto em lngua inglesa mas isso no invalida a sua aplicabilidade nas nossas escolas, uma vez que os programas so adaptveis lngua e ao teclado portugus. Entre outros, damos conta dos seguintes programas: TypingMaster: constitudo por 3 mdulos. Um deles monitoriza a forma como se digita qualquer texto, no teclado. Um outro disponibiliza alguns jogos que tornam a aprendizagem mais interessante. O programa faz um registo individual do progresso e dos erros mais frequentes de cada estudante. Contacto: http://www.typingmaster.com Accu-Type: um outro programa popular, nesta rea. Contacto: http://www.learntotype.com FasType: utilizvel no sistema operativo DOS ou Windows. Contacto: http://www.trendtech.com
Processamento de texto, folha de clculo e apresentaes electrnicas Livros:

Coelho, Pedro, Criao Fcil de Pginas WEB com Office 2000 e FrontPage 2000, FCA Editora de Informtica, Lda., 2000. Cox, Joyce; Dudley Christina, Microsoft Word 2000, Lisboa, Texto Editora, Lda., 2000; Milheiro, Carlos; Ribeiro, Pedro Mota, Word 2000, FCA Editora de Informtica, Lda.,2000.
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Santana, Marco Antnio Tiznado, Office para Secretariado, Editora McGraw-Hill de Portugal, Lda., 1999. Sousa, Srgio; Sousa, Maria Jos, Microsoft 2000 sem Barreiras, FCA Editora de Informtica, Lda., 2000
Estas obras renem uma informao considervel para automatizar o trabalho de secretariado com o auxlio do computador, em ambiente Windows, utilizando aplicaes do pacote de software Office.
Programas de software: Microsoft Office - Conjunto de programas incluindo um processador de texto, folha de clculo, apresentaes grficas, bases de dados, ferramentas de desenho e ilustrao, entre outros. Disponvel em portugus.
um pacote de software bastante completo e que tem sido objecto de constantes melhorias e actualizaes.
Comunicao na Internet Criao de pginas destinadas Web

Programas de software: Relativamente criao de pginas para a Internet, e tendo em conta os objectivos enumerados, aconselhvel um programa cujo aspecto seja idntico ao utilizado, correntemente, para fazer o processamento de texto. Assim, e a ttulo meramente exemplificativo, sugerimos os programas: Front Page: faz parte do pacote de software MS Office, integrando-se muito bem com os restantes produtos da mesma famlia. Disponvel em portugus. Front Page Express: semelhante ao programa anterior, embora mais simples. distribudo gratuitamente no pacote de software MS Internet Explorer. Disponvel em portugus. Contacto: http://www.microsoft.com Netscape Composer: muito completo, embora em ingls, distribudo gratuitamente no pacote de software Netscape Communicator. Contacto: http://www.netscape.com Web! Personal Edition: contm as ferramentas bsicas para construir pginas para a Internet. Contacto: http://www.ntm-publishing.com
Comunicao na Internet Utilizao dos servios mais populares

Livros: Page, M. (2000). L'e-mail fut. Paris: Les ditions D'organisation.
Um pequeno guia com muitos conselhos e informaes para utilizar o correio electrnico de forma mais eficaz numa organizao.
Programas de Software: Microsoft Internet Explorer: um browser muito popular, gratuito, que acompanha vrios pacotes de software da Microsoft. Disponvel em portugus.
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Microsoft Outlook Express: um programa de correio electrnico muito utilizado, gratuito e que faz parte do pacote Internet Explorer. Disponvel em portugus. Contacto: http://www.microsoft.com Netscape Communicator: um browser igualmente muito popular e gratuito. Contacto: http://www.netscape.com Eudora Light: um popular programa de correio electrnico. Contacto: http://www.eudora.com MIRC: um programa muito popular para IRC Contacto: http://www.mirc.com Scoop Script: verso brasileira do popular IRC Contacto: http://www.scoop.com.br
Gesto
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Tema 4 Organizao documental e arquivo

mbito e Contexto
O arquivo um conjunto de documentos vivos e dinmicos que se deve manter organizado para que, em qualquer momento, e rapidamente, se possa encontrar a informao de que se necessita. nesta perspectiva que deve ser sublinhada a ideia de que os documentos s possuem valor operacional se forem devidamente guardados. Assim, devem ser privilegiadas as actividades que levem o aluno a praticar a ordenao, classificao, seleco e consulta de dados e informaes. necessrio ter em linha de conta a utilizao dos meios informticos no servio de arquivo. Devero ser, igualmente, valorizados os aspectos inerentes ao correcto arquivo da documentao das actividades das aulas, que poder ser ordenada por temas e por conjuntos monogrficos.

Organizar e arquivar documentao utilizando qualquer um dos sistemas de classificao de arquivo propostos. Criar uma base de dados, muito simples, com o recurso a um programa de folha de clculo. Consultar registos numa base de dados, de acordo com determinadas condies. Assegurar tarefas administrativas correntes ligadas actualizao de arquivos e ficheiros, quer em suporte tradicional, quer em suporte informtico, relativos a reas da organizao como os clientes, os fornecedores ou o pessoal da prpria organizao. Elaborar um manual de arquivo relativo documentao que circula na organizao.
Mdulo 1: Circuitos documentais Contedos Indicaes Metodolgicas
Circuitos documentais Documentao recebida Recepo, seleco, registo, distribuio, tratamento e arquivo de documentao. Documentao expedida Elaborao dos documentos, assinatura, registo, expedio e arquivo de documentao. Elaborao de dossiers.
Proveniente de vrias fontes, entre elas, faxes, correio convencional, correio electrnico, (uma organizao recebe os mais diversos documentos). O papel do secretariado filtrar, seleccionar, hierarquizar e sintetizar as informaes mais relevantes. Os alunos devero ter oportunidade de se confrontar com situaes simuladas ou reais, em que tenham de efectuar uma triagem da informao mais significativa, contida em documentao variada. Tambm se deve ter em conta as restantes operaes formais que normalmente fazem parte dos circuitos documentais. Na sequncia de situaes prticas, criadas no contexto dos temas anteriormente abordados, podero ser criados dossiers
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documentais relativos, por exemplo, a uma visita de estudo, a uma viagem a efectuar pelo dirigente, pedidos de oramentos ou tabelas de preos respeitantes a certos equipamentos, entre outros.
Mdulo 2: Arquivo em suporte convencional Contedos

Conceito, arquivo. utilidade e requisitos de um
conveniente que sejam apresentados exemplos prticos referentes aos tipos de arquivos existentes. Ser til fazer exerccios em que seja necessrio recorrer lista telefnica. de vital importncia que os alunos construam pequenos ficheiros convencionais, de forma a que possam aplicar os critrios e as tcnicas de ordenao e classificao de fichas. A documentao gerada ao longo do ano, dever ser cuidadosamente arquivada, de acordo com os sistemas estudados. Sugere-se que os alunos visitem os servios de arquivo de uma organizao, como por exemplo, a sua escola, uma empresa ou a biblioteca local, para se inteirarem do funcionamento real da gesto da informao e do arquivo. Os alunos devero elaborar um pequeno manual que defina materiais, sistemas e critrios de arquivo numa dada organizao, tendo em conta: volume de documentos, tipo de informao a tratar, frequncia de consultas, hbitos dos utentes, disponibilidades financeiras e materiais. Em contexto de trabalho, os alunos devero executar tarefas administrativas correntes envolvendo ficheiros relativos a produtos, clientes, fornecedores ou ao pessoal da prpria organizao.
Organizao, localizao e conservao dos arquivos. Tipos de arquivos: Quanto disposio fsica; Quanto frequncia de consulta. Sistemas de ordenao e de classificao Consulta e ficheiros. actualizao de arquivos e
Sistema de microfilmagem. Recurso a entidades externas para a prestao de servios na rea da organizao, conservao e microfilmagem de documentos.
Construo de um manual de arquivo da informao.
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Mdulo 3: Bases de Dados Contedos Indicaes Metodolgicas
Vantagens de uma base de dados em relao ao arquivo convencional. Tratamento, consulta e armazenamento de dados e documentos em suporte informtico. Conceito e estrutura de uma base de dados monotabela: campos e registos. Criao de uma pequena base de dados, numa folha de clculo. Utilizao de uma base de dados, criada previamente num programa especfico. Manipulao de dados. Introduo de dados novos. Edio / Alterao de dados. Ordenao de registos de acordo com critrios pr-definidos. Aplicao de filtros que permitam criar listagens com informaes especficas. Criao, impresso e/ou exportao de relatrios com dados pr-definidos.
Sugere-se a criao de uma pequena base de dados, numa folha de clculo, que possa ser usada com um processador de texto, para obter impresses em srie personalizadas, conforme j foi referido no tema 4, mdulo 3. Pode, igualmente, ser criada uma uma base de dados adequada ao trabalho de indexao de vrias revistas contendo assuntos diversos. Recorrendo a uma base de dados de mdia ou grande dimenso, previamente criada num programa especfico (ver recursos), devem ser propostas consultas com recurso a filtros que impliquem palavras-chaves e operadores lgicos ("e", "ou", =, ">" e "<"). Em contexto de trabalho, os alunos devero executar tarefas administrativas correntes envolvendo bases de dados relativas ao produtos, clientes, fornecedores ou ao pessoal da prpria organizao.
Recursos
Livros: Lefebvre-Bardot, Monique & outros. (1992). 39 Fiches de Formation des Secrtaires et Employs de Bureau. Paris: Les ditions d'Organisation.
Este livro contm um captulo inteiramente dedicado aos sistemas de arquivo e respectivos materiais.
Rosseau, J-Y et Couture, C. (1996). Os fundamentos da disciplina arquivstica. Lisboa: Dom Quixote.
Conceitos tericos e prticos nesta rea.
Equipamento e Materiais: Mvel de arquivo (vertical) para pastas Ficheiros diversos. Catlogos com materiais utilizados em arquivo, fichas de diversos tamanhos, listas telefnicas, pastas, livros de registos, carimbos, sobrescritos, entre outros.
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Web Sites: http://www.iantt.pt/

Instituto dos Arquivos Nacionais / Torre do Tombo.
http://www.arquivologia.ufsm.br/
Diversas contribuies na rea da arquivologia.
http://www.paginas.teleweb.pt/~conserve/
Arquivo de fotografias.
Gesto
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Tema 5 Acolhimento e relaes com interlocutores internos e externos

mbito e Contexto
A funo de secretariado implica uma constante e vasta rede de comunicaes, quer ao nvel interno, quer externo. Assim, o aluno dever ter oportunidade de colocar em prtica os saberes adquiridos na rea da comunicao, com especial nfase para as atitudes comunicacionais que esto presentes no dia-a-dia de uma organizao. Dever, igualmente, ter oportunidade de identificar as caractersticas mais significativas da sua personalidade, colmatando falhas e desenvolvendo atitudes que dem uma resposta cabal complexidade das relaes intra e extra organizacionais. Paralelamente, pretende-se chamar a ateno para o facto de que, intrnseco ao processo comunicativo, est o processo de criao da imagem da entidade que comunica. Todos os profissionais de secretariado tm que considerar o impacto pblico e a imagem que projectam atravs das suas aces. A relao entre uma organizao e os seus pblicos uma questo essencial para a promoo da sua imagem. Neste sentido, os profissionais que tm uma relao mais directa com o pblico, devero estar conscientes dessa importncia e do papel preponderante que assumem neste contexto. A qualidade do atendimento demonstrado por estes profissionais , provavelmente, um dos vectores mais importantes na construo dessa imagem e, consequentemente, uma rea onde primordial ter um comportamento correcto e eficaz. Nesta unidade, os alunos devero colocar em prtica situaes de atendimento directo e telefnico com interlocutores externos e com interlocutores pertencentes organizao, devero, ainda, participar em entrevistas reais ou simuladas e ter oportunidade de se dirigir a pequenos grupos, em situaes de ndole profissional.

Possuir um melhor conhecimento de si prprio e compreender melhor os outros. Caracterizar as atitudes comunicacionais mais comuns e os seus efeitos no interlocutor. Demonstrar atitudes e posturas adequadas num processo de comunicao. Utilizar normas de protocolo de uma forma adequada, oportuna e conveniente, nas diversas situaes de convivncia social. Aplicar as capacidades pessoais de relao, de forma a assegurar um servio eficaz de atendimento pessoal e telefnico, numa organizao. Evidenciar atitudes e estratgias conducentes a um adequado tratamento das reclamaes, nomeadamente, encontrando as vias possveis para transformar uma reclamao numa crtica til. Empregar tcnicas adequadas no atendimento telefnico, tais como: triagem de chamadas, anotao de mensagens, voice mail, transferncia e reencaminhamento de chamadas, entre outras. Fazer um uso correcto da agenda na gesto das marcaes de visitas. Fazer uma apresentao pblica relativa a um assunto de uma organizao. Realizar ou apoiar a concretizao de entrevistas profissionais. Participar na valorizao da imagem da organizao onde est integrado.
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Mdulo 1: Generalidades sobre a comunicao oral Contedos

Processo de comunicao. O emissor Atitudes e credibilidade do emissor Estilos de comunicao do emissor
Quanto mais credvel for a pessoa do emissor mais facilmente ele passar a sua mensagem. Convm destacar a importncia de factores como: apresentao pessoal, respeito pelos valores e hbitos do receptor e outros, como condies decisivas na obteno dessa credibilidade. Tendo em conta o seu objectivo, no contexto de uma organizao, podero ser apontados quatro estilos de comunicao, aplicveis, especialmente, quando o emissor se dirige a uma audincia: Dizer, Vender, Consultar, Participar (Argenti, 1998, pp. 4647 e 62-63). a. Ter em conta alguns princpios relativamente ao contedo de uma comunicao: definio de termos pouco usuais, utilizao de termos simples, pertinncia em relao ao contexto e necessidades do receptor, estruturao da mensagem em partes lgicas, destaque do essencial, utilizao de comparaes, quando adequadas. Poder ser feita uma pequena dramatizao, contendo vrios erros, para que os alunos os detectem. Aspectos a ter em conta, especialmente, nos contactos com os diversos pblicos externos da organizao. Todas as formas de feedback interno e externo so importantes quando os dirigentes pretendem avaliar e validar o funcionamento da sua organizao. O secretariado exerce um papel importante no registo desse fedback. O contexto em que decorre uma comunicao pode ser decisivo na eficcia da mesma. No que respeita a estas variveis, os alunos podero fazer uma caracterizao do contexto em que decorrem as comunicaes mais significativas, no seu contexto de trabalho Em certas situaes estes comportamentos so to importantes como a mensagem verbal. O significado destes smbolos varia de acordo com os hbitos e a cultura do receptor. Esta comunicao no verbal pode
A mensagem
O receptor A cultura, os hbitos e o nvel de conhecimentos do receptor. O feedback Conceito e importncia do feedback nas comunicaes.
O contexto externo da comunicao Nvel de privacidade entre os interlocutores. Nvel de formalidade em que a comunicao decorre. Distncia fsica entre o emissor e o receptor Comunicao no-verbal A importncia dos gestos, expresses e movimentos corporais no decurso da comunicao. Sintonia entre a mensagem verbal e a
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mensagem no-verbal. Atitudes comunicacionais do emissor e seus efeitos no receptor. As categorias comunicacionais de Porter e a necessidade da adopo de uma atitude adequada a cada situao: Emptica Exploratria Apoio Interpretativa Orientao Avaliativa A escuta activa. M escuta e avaliao prematura. Desconfiana, ameaa e medo A assertividade
apoiar ou contradizer a comunicao verbal. (Koontz, 1987, pp. 209-210). So enumeradas as categorias originais de Porter, todavia podero ser adoptadas categorias diferentes, entretanto modificadas por outros autores. Sugere-se que se faam pequenas dramatizaes, por parte dos alunos, com exemplificao de situaes onde se verifiquem certas atitudes comunicacionais. Relativamente escuta activa, existe uma vasta bibliografia sobre o assunto. possvel construir fichas que promovam uma til reflexo, ao nvel de pequenos grupos ou individualmente, sobre este e outros temas e que favoream a formao dos alunos, neste domnio. (ver, por exemplo, Martin, 1998, p. 45). Relativamente assertividade podero ser referidos alguns comportamentos que, com frequncia, influenciam negativamente o desempenho comunicativo dos actores, no interior de uma organizao. So teis fichas de auto-conhecimento dos alunos (por exemplo, Barnes, 1991, p. 56)
Mdulo 2: Atendimento pessoal Contedos

Anotao de encontros na agenda. Tcnicas de recepo e atendimento de visitantes: A postura do profissional de secretariado. Princpios de protocolo: Apresentaes, saudaes e cumprimentos. Formas de tratamento. Atendimento de visitantes no gabinete. Ritual da sada. Manual interno para atendimento pessoal. Situaes difceis e estratgias para o seu tratamento: As reclamaes. Incidentes crticos. Atitudes a evitar / atitudes a adoptar. O profissional de secretariado e as relao com os interlocutores internos de uma organizao:
Atravs de simulao de situaes de conflito directo e de problemas protocolares, os alunos devero exercitar algumas tcnicas que facilitem o dilogo e o atendimento personalizado com os interlocutores mais usuais num servio de secretariado. Sugere-se que este trabalho seja gravado em vdeo, para posterior anlise e debate na turma, tendo em conta as atitudes e as estratgias utilizadas. No contexto de trabalho, os alunos devero fazer o registo de eventuais situaes significativas com que tenham contactado. Determinadas situaes mais significativas, vividas pelos alunos em contexto de trabalho, podero ser dramatizadas e/ou analisadas, na sala de aula, para da extrair ideias vlidas para os restantes colegas. Ser importante acentuar a necessidade e importncia de relaes de qualidade, no interior de uma organizao. S possvel
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os dirigentes; o restante pessoal da organizao.
levar o pblico externo a reconhecer valor numa organizao quando os seus prprios membros confirmam esse valor, pelo que h necessidade de manter padres de coerncia e de eficcia, quer nas relaes externas, quer nas relaes internas.
Mdulo 3: Atendimento telefnico Contedos

Tcnicas de atendimento telefnico. O ritmo e o tom de voz. A atitude fsica. A atitude psicolgica: a amabilidade, o calor humano e o interesse. A respirao. Princpios de protocolo. Manual interno para atendimento telefnico. Memorandos para anotaes telefnicas. Transferncia e filtragem de chamadas. Filtragem de telefonemas. Princpios de protocolo. Pausas musicais. Preparao das chamadas telefnicas a fazer. Caderno de nmeros telefnicos e bases de dados telefnicas. Servios telefnicos adicionais: voice mai, o reencaminhamento de chamadas e a conferncia a trs. Atendedor automtico de chamadas: gravao de mensagens do sistema. Utilizao do telefone em diversas situaes da rea de secretariado: Argumentos mais comuns. Expresses a evitar. Expresses aconselhveis. Comportamentos em situaes difceis.
Como substituto do tradicional caderninho de nmeros telefnicos, sugere-se a criao e utilizao de uma base de dados de todas as relaes da organizao, onde figurem dados pessoais e profissionais dos interlocutores com que, habitualmente, se estabelecem contactos. O vulgar Livro de Endereos que est presente no sistema Windows um bom exemplo deste tipo de base de dados com que os alunos tero vantagem em se familiarizarem. Seria til a anlise de guias de procedimentos internos provenientes de empresas e outros organismos que estejam dispostas a ced-las no caso de possurem para um treino mais eficaz dos alunos. Exerccios prticos com telefonemas simulados ou reais: a. recomendvel que a sala onde normalmente decorrem as actividades lectivas possua dois telefones internos e um outro com a possibilidade de ligar ao exterior. b. Cada telefonema a fazer dever ser devidamente planificado, embora de forma independente, por cada um dos alunos envolvidos na simulao. c. A gravao de chamadas pode ser feita com um vulgar gravador de cassetes, embora seja possvel a utilizao de um equipamento especfico para gravao de conversaes telefnicas. d. Numa fase seguinte, as gravaes sero escutadas por todos os alunos, sendo feita uma apreciao e propostas estratgias alternativas para a conduo do respectivos telefonemas. Para o efeito, podero ser utilizadas grelhas especficas de observao. e. Devero ser criadas ou aproveitadas situaes que envolvem a turma para
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efectuar ligaes telefnicas com o exterior. De acordo com as situaes possveis, os alunos devero redigir memorandos telefnicos, exercitando, assim, a sua capacidade de sntese.
Mdulo 4: Apresentaes para pequenos grupos Contedos

Tcnicas para falar em grupo. A postura A atitude fsica, a expresso facial e o olhar. A respirao, o ritmo e o tom de voz. A atitude psicolgica: a disponibilidade, o entusiasmo e a convico com que se fala. A organizao das ideias Introduo Desenvolvimento Concluso Comportamento em situaes difceis.
Existem situaes em que o secretariado chamado a expor determinados assuntos, para pequenos grupos. Por vezes, trata-se de fazer uma reunio com um grupo de trabalhadores, de apontar novos mtodos de gesto, de apresentar os objectivos ou as concluses de uma determinada aco, entre outros. Nessa tarefa, poder assumir um papel de maior destaque ou um papel de simples apoio. Como este tipo de situaes cada vez mais frequente, convir que sejam criadas algumas situaes que permitam desenvolver aptides nesta rea. As simulaes que se venham a fazer podero ser ou no apoiadas com a projeco de diapositivos, criados com um programa adequado. Sugere-se, por exemplo, que os alunos em contexto de trabalho faam uma apresentao, perante a turma, de um relatrio das actividades desenvolvidas, ao longo de cada um dos perodos. Ao planificar uma apresentao, ser til tirar partido do princpio da repetio, ou seja, repetir vrias vezes e por palavras diferentes o contedo da mensagem. H uma regra clssica a este nvel: Dizer, enumerando os objectivos que se pretendem alcanar; Voltar a dizer, desenvolvendo o assunto; Finalmente resumir o que foi dito, enumerando as concluses. Ser, igualmente, aconselhvel a utilizao do poder sugestivo de um bom grfico ou imagem.
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Mdulo 5: Entrevistas Contedos

Preparao da entrevista Objectivos Temas a abordar Estratgia da entrevista Durao da entrevista Local e ambiente da entrevista Qualidades do entrevistador Saber ouvir Fomentar a participao Saber perguntar Saber observar Anotaes relativas entrevista
Numa organizao, surgem por vezes situaes, normalmente relacionadas com a gesto ou admisso de pessoal, em que o secretariado deve colaborar, nomeadamente na conduo de entrevistas ou na anotao das respectivas observaes. A fim de melhorar a capacidade de expresso oral, poder ser proposto, por exemplo, um exerccio em que cada par de alunos dever efectuar uma entrevista recproca, visando a vida profissional e social. De seguida, cada aluno dever fazer uma breve apresentao do colega entrevistado para toda a turma como se tratasse, por exemplo, de um novo colega que vem integrar um grupo de trabalho. No final, e como sntese, devero ser realados os aspectos positivos e as dificuldades encontradas neste exerccio de comunicao. Numa situao de contexto de trabalho, o aluno poder elaborar uma memria descritiva sobre a entrevista a que, eventualmente, foi sujeito ou colaborar noutras entrevistas.
Recursos
Livros: Argenti, P. A. (1998). MBA Intensivo - Guia de referncia. Linda-a-Velha: Abril/ControlJornal Editora, Lda,.
Este livro contm uma referncia abrangente sobre vrios conceitos-chave no mundo empresarial. Aponta uma bibliografia extensa sobre vrios tpicos organizacionais. Ao nvel da comunicao, esclarece algumas estratgias e perspectivas e enumera algumas relaes significativas com parceiros de uma organizao.
Atkins, H. (1990). Manual prtico da recepcionista. Mem Martins: Edies CETOP.

Um livro com vrios exemplos e exerccios relativos a rotinas de recepo e tcnicas de comunicao telefnica.
Barnes, C. & Manning, M. (1991). Excelncia Profissional para Secretria. Lisboa: Monitor.
Obra escrita para profissionais de secretariado com um destaque para as tcnicas de comunicao oral. Tambm possui algumas fichas de trabalho que podero ser utilizadas como estratgias de formao.
Bazin, D. & Broilliard, A. (1999). O Guia da Secretria de A a Z. Mem Martins: Edies CETOP.
Contm captulos especialmente dedicados ao atendimento pessoal e telefnico.
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Bourasseau, D. & Moracchini, F. (1996). Secretria hoje Assistente amanh. Mem Martins: Edies CETOP.
As atitudes dos profissionais de secretariado nas relaes com os outros, no atendimento telefnico e noutras situaes profissionais.
Cudicio, C. (2000). Les Rgles D'or De L'accueil. Paris: Les ditions D'organisation.
Uma obra inteiramente dedicada funo de atendimento e organizao do respectivo espao. Contm muitos exemplos prticos de estilos e tipos de atendimento.
Dumaine, D.. (1998). Escrita de Negcios - Ferramentas de deciso para executivos. Linda-aVelha: Abril/Controljornal Editora, Lda.
Expe vrias ideias relacionadas com as apresentaes orais e com os auxiliares visuais nas apresentaes.
Katz, B. (1989). Comunicao - Poder da Empresa. Lisboa: Clssica Editora.

Este livro incluiu alguns captulos prticos dedicados comunicao nas organizaes referindo, por exemplo, listas de verificao, sociogramas e jogos ldicos de comunicao.
Martin, W. B. (1998). Qualidade no Servio ao Cliente. Lisboa: Monitor. Dedicado aos profissionais cujo trabalho exige uma interactividade elevada com outras pessoas, tanto ao nvel interno, como externo. Livro muito prtico, preenchido com inmeras fichas de trabalho. Menthon, S. (1999). Mieux Utiliser le Tlphone. Paris: Les ditions d'Organisation.
Este livro aborda a relao telefnica em todas as suas vertentes. Contm variados exerccios e estratgias de actuao, ao telefone.
Lefebvre-Bardot, M. & outros, (1992). 39 Fiches de Formation des Secrtaires et Employs de Bureau. Paris: Les ditions d'Organisation. Este livro prope um conjunto de fichas prticas, bem construdas em termos pedaggicos, sobre a utilizao prtica do telefone nos servios administrativos. Santos, F. (1982). Entrevistar A teoria e a prtica, Lisboa: Pltano Editora
Expe um conjunto de princpios e de tcnicas a utilizar na maior parte das entrevistas de natureza profissional.
Equipamento e outros materiais: Listas telefnicas; Telefone; Telefones internos; Atendedor de chamadas; Gravadores de conversaes telefnicas; Cmara de filmar, leitor de vdeo e televiso. Legislao: Dec.-Lei n. 135/99 de 22 de Abril
Chama-se particular ateno para os Artigos 2., 7. e 10., que evidenciam os pontos a ter em conta no relacionamento com o pblico, na Administrao Pblica.
Gesto
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Tema 6 Organizao de eventos

mbito e Contexto
Sempre que necessrio, o secretariado deve ser capaz de planear, organizar e apoiar a concretizao de eventos numa organizao. Assim, pretende-se que os alunos sejam sensibilizados e adquiram alguns saberes prticos nesta rea que est a ter um interesse crescente na vida das organizaes, tendo em conta as repercusses que esses acontecimentos tm na projeco da sua imagem.

Estabelecer um plano de aco para levar a efeito um acontecimento especial numa organizao, recolhendo as informaes necessrias para o efeito. Preparar os meios necessrios que possibilitem a concretizao de um evento. Pr em prtica normas de protocolo que facilitem as relaes intra e extra organizacionais. Prestar o apoio adequado no decurso e no final de um evento, numa organizao.
Contedos
Eventos ou acontecimentos sociais: Seminrios, congressos, jornadas e colquios. Inauguraes, comemoraes, manifestaes artsticas. Sales, feiras e exposies.
Perante uma situao simulada ou real, que pode ter como base um acontecimento na prpria organizao onde decorre a formao ou na prpria escola, sugere-se que os alunos faam a planificao completa do desenvolvimento desse evento. Devero ser contactados prestadores de servios
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Promoes, certames Planificao de um evento: mtodo QQOQC (quem? o qu? onde? quando? como?). Lista de verificao e controlo de todos os itens que devem merecer ateno na organizao de eventos. Lista de participantes. Convites formais e informais. Redaco de convites formais: Indicaes que deve conter. Regras de protocolo aplicveis. Preparao de uma sala de reunies de trabalho, de uma sala de exposies ou de uma sala para uma conferncia pblica. Princpios de ergonomia (iluminao, rudos, mobilirio). Meios audiovisuais disponveis. Estilos de disposio de mesas e outro mobilirio. Visita prpria organizao por parte de entidades externas. Plano da visita. Contactos internos a estabelecer. Preparao de dossiers para os participantes. Refeies como complemento de reunies de trabalho e de outros eventos: Reserva de sala. Plano de ocupao de lugares. Definio de ementas. Procedimentos protocolares e de urbanidade a ter em considerao na planificao e concretizao de um evento: Apresentaes, saudaes e cumprimentos. Encaminhamento dos participantes. Alteraes de ltima hora. Incidentes crticos. Atrasos e ausncias. Contactos com estrangeiros. Contactos com prestadores de servios nesta rea: Empresas organizadoras de eventos. Alugueres de salas. Utilizao de restaurantes e hotis. Utilizao de transportes pblicos. Vesturio mais adequado para ocasies especiais na vida de uma organizao.
externos, no sentido de obter preos e condies que permitam elaborar um quadro comparativo que facilite a escolha da melhor proposta. Poder tambm ser planificada uma visita de uma alta individualidade escola, como, por exemplo, um membro do governo, por ocasio de uma data importante. Dever ser esquematizada a agenda da visita assim como certos pormenores ligados a princpios de protocolo. Sugere-se ainda a prtica de pequenas dramatizaes em que sejam simuladas muitas das situaes possveis de acontecer durante o desenvolvimento de um evento.
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Aces a desenvolver aps um evento: Recolha de excedentes de materiais distribudos. Redaco de relatrios. Redaco de notcias destinadas a jornais internos e a meios de comunicao social. Verificao e controlo de custos ocasionados com o evento.
Recursos
Contm vrios apontamentos sobre a organizao de reunies de trabalho.
Teixeira, M. P. (1993). Protocolo Empresarial. Lisboa: COPRAI Departamento de Formao.

Uma obra inteiramente dedicada ao protocolo na rea do secretariado.
Documentos: Programas de eventos concretizados por organizaes (comemoraes, festividades, congressos, etc.) Recortes de imprensa com notcias relativas a eventos diversos.
Gesto
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Tema 7 Organizao de viagens

mbito e Contexto
Com o desenvolvimento do mercado global, as viagens so parte integrante do quotidiano de uma organizao. Organizar viagens de negcios eficientemente, , hoje em dia, uma parte fundamental de um bom desempenho na rea de secretariado. Os alunos devero familiarizar-se com este tipo de tarefas, nomeadamente contactos a estabelecer, preparao de documentos que assegurem a realizao de viagens e elaborao de pequenos roteiros. No menos importante, ser a planificao das actividades, na organizao, durante a ausncia do dirigente.

Organizar uma viagem, tendo em considerao as diferentes fases da sua planificao. Proporcionar aos dirigentes as informaes oportunas relativas viagem que facilitem a escolha dos melhores opes, nomeadamente itinerrios, meios de transporte e alojamento. Preparar e constituir dossiers de trabalho destinados viagem. Agir, de uma forma conveniente, na ausncia do respectivo dirigente. Organizar as informaes provenientes da viagem.
Contedos
Planificao de uma viagem Calendarizao. Comunicaes a estabelecer para obteno de informaes sobre a viagem.
O desenvolvimento deste tema dever ser consolidado pela prtica da planificao de viagens reais ou simuladas. Individualmente ou em pequenos grupos, os alunos devero organizar viagens diferentes ou a mesma
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Determinao do itinerrio. Os meios de transporte internacionais e no local de destino. Reservas de bilhetes para transporte e para hotis. O recurso s agncias de viagem. Documentao e procedimentos burocrticos: Passaportes, vistos, certificados de vacinas; Credenciais; Outros documentos (carta de conduo, seguros, etc.) Aspectos financeiros: Moeda e cmbio; Cartes de crdito e cheques de viagem. Lista de verificao e controlo de todos os itens que devem merecer ateno na organizao de uma viagem. Organizao de documentos relativos ao objecto da viagem Roteiro da viagem: locais, horrios de partidas e chegadas, datas e horas de reunies, encontros e eventos e identificao dos interlocutores. Dossiers especficos relativos aos assuntos a tratar. Documentos suplementares de carcter econmico, turstico e cultural, contendo informaes de ordem prtica relativas ao pas de destino. Lista de endereos e telefones teis no local de destino. Outros documentos e materiais como, cartes de visita, papel timbrado e envelopes da organizao, documentos / folhetos sobre a organizao, brindes e ofertas diversas. Actuao e comunicao na ausncia dos dirigentes Delegao de competncias. Instrues sobre assuntos em curso e sobre questes urgentes fora do mbito das competncias delegadas. A comunicao entre os dirigentes e a organizao, no decurso da viagem. Procedimentos no regresso Relatrios da viagem. Actualizao de arquivos a partir da documentao chegada e dos assuntos
viagem com itinerrios alternativos. Com este objectivo, devero ser preenchidas listas de verificao, elaborados roteiros de viagem e preparados dossiers com a documentao correspondente aos assuntos a tratar no decurso da viagem. Para concretizar as tarefas exigidas neste tema, os alunos devero ser incentivados a utilizar conhecimentos adquiridos noutras unidades, nomeadamente, a burtica, gesto do tempo, comunicao e arquivo.
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tratados. Arquivo de outros documentos e materiais provenientes da viagem.
Recursos
Contm vrios apontamentos sobre a planificao de viagens de trabalho.
Bercovivi, G. & Harache, C. (1999). Secrtaires Pro. Paris: ditions dOrganisation.

Contm vrios apontamentos sobre a organizao de viagens.
Hindle, T. (1998). Como Gerir o seu Tempo. Porto: Livraria Civilizao Editora.
Indica alguns tpicos a ter em considerao quando se organiza uma viagem. Tambm aborda a questo da delegao de tarefas durante a ausncia do dirigente.
Gesto
Aponta-se cerca de 24 horas para o desenvolvimento desta unidade.
Tema 8 Gesto do tempo e do espao na rea de secretariado

mbito e Contexto
Se importante saber desenvolver as diversas tarefas de secretariado, no quotidiano de uma organizao, tanto ou mais importante, saber hierarquiz-las e coorden-las de forma a conseguir execut-las em tempo til. Simultaneamente, a organizao do trabalho implica, necessariamente, uma sinergia dos esforos de vrias pessoas e nessa convergncia que reside uma importante capacidade dos profissionais de secretariado para conseguirem levar a bom termo as metas estabelecidas. neste contexto que se desenvolve e se justifica este tema que, tendo em conta uma melhor gesto do tempo e dos espaos, pretende melhorar a produtividade e a eficincia.

Assumir responsabilidades na organizao do trabalho e gesto do tempo. Fazer uma planificao do seu trabalho, ordenando e agendando, sistematicamente, as tarefas a realizar. Interpretar e situar-se no contexto de um organigrama relativo a uma organizao. Definir um quadro de repartio de tarefas e um quadro de polivalncias, a partir de um conjunto de funes que os membros de um certo espao organizacional executam. Saber planear, executar e controlar todas as tarefas de secretariado. Melhorar a produtividade e o clima do trabalho em equipa. Obter as informaes necessrias, a colaborao pretendida, assim como os apoios logsticos convenientes para concretizar, em tempo til, os objectivos que se prope alcanar.
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Aplicar e controlar os factores ambientais relativos sua rea de trabalho no sentido de reduzir a tenso e cansao e prevenir acidentes e problemas de sade.
Contedos
Organizao de tarefas e prioridades de execuo Agenda de papel e a agenda electrnica Agenda do dirigente Agenda do assessor Agenda do grupo de trabalho Pasta de divisrias Plano de trabalho dirio Fichas-naveta: instrumento de comunicao em grupo e de acompanhamento da progresso de assuntos.
Os alunos devero ter oportunidade de planificar vrias tarefas utilizando, para o efeito, quer agendas de papel, quer agendas electrnicas. Em certas situaes, seria conveniente utilizar uma agenda nica para planificar um trabalho colectivo, onde cada membro do grupo apontasse as respectivas tarefas, de forma a gerir o tempo e a produtividade que se espera de todos os membros da equipa. Sugere-se que os alunos faam uma descrio de um dia de trabalho completo relativo organizao onde decorre a sua formao. A base de trabalho para essa descrio deve ter em conta a agenda que estava prevista para esse dia, assim como assuntos em curso que era necessrio prosseguir, contratempos que poderiam surgir, contactos imprevistos, quer internamente, quer com entidades externas. A referida descrio dever considerar o ritmo de trabalho de cada um, os momentos mais adequados para a realizao de certas tarefas, a relao entre os membros do grupo e as exigncias da organizao em que se trabalha. Os alunos podero organizar um guia com os procedimentos que, pessoalmente, considerarem mais significativos, na rea de secretariado, relativamente aos temas tratados ao longo do ano lectivo. Se possvel, dever ser utilizada a pasta de divisrias para agendar, nos dias respectivos, documentao diversa, respeitante a eventos que tero lugar na comunidade escolar. Poder ser criada uma organizao fictcia em que os alunos assumiro vrias funes. A partir desta situao, podero ser elaborados quadros de repartio de tarefas, quadros de polivalncias e um organigrama de relaes hierrquicas. Os alunos devero pesquisar em revistas, folhetos, textos, filmes, entre outros, os efeitos da fadiga, rudo, cor, iluminao, arejamento, acidentes de trabalho e doenas profissionais, por forma a compreenderem a correlao entre o profissional, o local de
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Guias ou manuais internos de procedimentos.
Controlo de tarefas Coordenao de tarefas Quadro de repartio de tarefas Quadro de polivalncias Organigrama de relaes hierrquicas
Delegao de tarefas
Factores ambientais Ambiente e sade Reduo de riscos e preveno de acidentes de trabalho.
Organizao do espao fsico de secretariado Distribuio ergonmica dos equipamentos e gesto dos espaos.
correlao entre o profissional, o local de trabalho, o equipamento que utiliza e a produtividade da resultante. Era aconselhvel elaborar um dossier temtico sobre todos estes aspectos. Sugere-se que, no decurso das visitas de estudo a organizaes, sejam observados os aspectos ergonmicos e a forma como eles esto implementados. Num momento posterior, esses aspectos devero ser objecto de anlise e discusso por parte da turma. Pode ser proposto que, cada aluno, individualmente ou em grupo, faa um esquema do local de trabalho em que apaream identificados os mobilirios, as mquinas, (telefone, fax, fotocopiadora, computador, impressora, scanner), as zonas de barulho, as zonas de circulao, a(s) janela(s) e porta(s). Estes esquemas devero ser projectados atravs de transparncias e apresentados, pelos autores, turma, que far os comentrios adequados assim como propostas de melhoria.
Recursos
Livros: Barnes, C. & Manning, M. (1991). Excelncia Profissional para Secretria. Lisboa: Monitor.
Obra escrita para profissionais de secretariado com algumas ideias e fichas de trabalho sobre a gesto do tempo.
Materiais diversos: Agenda de papel, pastas de divisrias Revistas e folhetos sobre temas de ergonomia Agenda electrnica Tabuleiros de secretria in/out/pending Quadro de afixao, tipo planning, para controlo visual Legislao: Decreto-Lei n. 135/99 de 22 de Abril
Chama-se a ateno para o Art. 7. relativo organizao dos espaos para atendimento ao pblico, na Administrao Pblica.
Gesto
Aponta-se cerca de 24 horas para o desenvolvimento desta unidade.
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Tema 9 Documentao Comercial e Fiscal

mbito e Contexto
Embora no sendo um campo especfico do secretariado, estes profissionais so muitas vezes solicitados a colaborar noutras reas administrativas, nomeadamente na tesouraria, na contabilidade, nas compras e nas vendas. Com o propsito de adquirir uma formao de base nestas reas, os alunos j tiveram oportunidade de as abordar nos anos anteriores, pelo que, agora, estas matrias devero tambm ser objecto de uma integrao na sua prtica, em contexto de trabalho.

Participar no tratamento e processamento da documentao inerente ao Contrato de Compra e Venda, assim como dos impostos associados a este contrato. Proceder aos clculos necessrios para o apuramento dos impostos e descontos prprios do contrato acima referido. A partir de dados fornecidos, preencher as declaraes de I.R.S. e I.R.C., nos seus aspectos mais elementares.
Contedos
Contrato de Compra e Venda
No contexto de situaes simuladas ou
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Tratamento e preenchimento da documentao associada a este contrato
Preenchimento de documentos ligados fiscalidade empresarial, nomeadamente o I. V. A., o I.R.S. e o I.R.C.
reais, os alunos devero pr em prtica os conhecimentos adquiridos em anos anteriores, nomeadamente no preenchimento de vrios documentos de ndole comercial e fiscal. No desenvolvimento dos aspectos ligados a estes contedos, dever-se- ter em considerao o facto de se tratar duma disciplina posicionada na rea de secretariado, pelo que se sugere que a sua prtica se limite as aspectos fundamentais desta temtica.
Recursos
Legislao comercial e fiscal aplicvel, nomeadamente os cdigos do I.V.A, do I.R.S. e do I.R.C
Gesto
4. BIBLIOGRAFIA
Argenti, P. A. (1998). MBA Intensivo - Guia de referncia. Linda-a-Velha: Abril/ControlJornal Editora, Lda,. Atkins, H. (1990). Manual prtico da recepcionista. Mem Martins: Edies CETOP. Barnes, C. & Manning, M. (1991). Excelncia Profissional para Secretria. Lisboa: Monitor. Bazin, D. & Broilliard, A. (1999). O Guia da Secretria de A a Z. Mem Martins: Edies CETOP. Bercovivi, G. & Harache, C. (1999). Secrtaires Pro. Paris: ditions dOrganisation. Bourasseau, D. & Moracchini, F. (1996). Secretria hoje Assistente amanh. Mem Martins: Edies CETOP.
60
Campos, A. P. & Esteves, M. J. (2000). Guia de Correspondncia Comercial. Lisboa: Pltano Editora. Coelho, P. (2000). Criao Fcil de Pginas WEB com Office 2000 e FrontPage 2000, FCA Editora de Informtica, Lda., 2000. Cox, Joyce; Dudley Christina, Microsoft Word 2000, Lisboa, Texto Editora, Lda., 2000. Cudicio, C.. (2000). Les Rgles D'or De L'accueil. Paris: Les ditions
D'organisation. Dumaine, D.. (1998). Escrita de Negcios - Ferramentas de deciso para executivos. Linda-a-Velha: Abril/Controljornal Editora, Lda. Heller, R. (1999). Como Comunicar com Clareza. Porto: Livraria Civilizao Editora. Hindle, T. (1998). Como Gerir o seu Tempo. Porto: Livraria Civilizao Editora. Huguet, C. (1990). Como redigir um curriculum vitae. Mem Martins: Publicaes Europa-Amrica. Jouanin-Prin, I. (1999). Secrtaire et manager: une quipe gagnante. Paris: Les ditions D'organisation. Lefebvre-Bardot, M. & outros (1992). 39 Fiches de Formation des Secrtaires et Employs de Bureau. Paris: Les ditions d'Organisation. Katz, B. (1989). Comunicao - Poder da Empresa. Lisboa: Clssica Editora. Martin, W. B. (1998) Qualidade no Servio ao Cliente. Lisboa: Monitor. Menthon, S. (1999). Mieux Utiliser le Tlphone. Paris: Les ditions d'Organisation. Milheiro, Carlos; Ribeiro, Pedro Mota. (2000). Word 2000, FCA Editora de Informtica, Lda.. Page, M. (2000). L'e-mail fut. Paris: Les ditions D'organisation. Parreira, M. & Pinto, J. (1990), Pronturio Ortogrfico Moderno. Porto: Edies Asa.
61
Rosseau, J-Y et Couture, C. (1996), Os fundamentos da disciplina arquivstica. Lisboa: Dom Quixote. Santana, Marco Antnio Tiznado, Office para Secretariado, Editora McGrawHill de Portugal, Lda., 1999. Santos, F. (1982), Entrevistar A teoria e a prtica, Lisboa: Pltano Editora. Sousa, Srgio; Sousa, Maria Jos, Microsoft 2000 sem Barreiras, FCA Editora de Informtica, Lda., 2000. Teixeira, M. P. (1993). Protocolo Empresarial. Lisboa: COPRAI
Departamento de Formao. Vivien, G. & Arn, V. (1999). Guia Larousse da Secretria Perfeita. Mem Martins: Edies CETOP.
TEMA 1 A FUNO DE SECRETARIADO NAS ORGANIZAES Web Sites:

http://www.iway.fr/femmes/english/associations/sec-euro.html http://www.ggl.ulaval.ca/Dept/secretaires.html http://www.super-secretaire.com/actualite.htm
TEMA 2 COMUNICAO ESCRITA INTERNA E EXTERNA

Legislao: Decreto-Lei n. 135/99 de 22 de Abril Chama-se particular ateno para os Artigos: 14., 15., 16., 17., 22., que evidenciam o cuidado que se deve ter na redaco de documentos oficiais.
TEMA 3 COMUNICAO ATRAVS DE MEIOS ELECTRNICOS E TELEMTICOS
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Domnio do teclado
Programas de software: TypingMaster: constitudo por 3 mdulos. Um deles monitoriza a forma como se digita qualquer texto, no teclado. Um outro disponibiliza alguns jogos que tornam a aprendizagem mais interessante. O programa faz um registo individual do progresso e dos erros mais frequentes de cada estudante. Contacto: http://www.typingmaster.com Accu-Type: um outro programa popular, nesta rea. Contacto: http://www.learntotype.com FasType: utilizvel no sistema operativo DOS ou Windows. Contacto: http://www.trendtech.com
Comunicao na Internet Criao de pginas destinadas Web

Programas de software:
Front Page: faz parte do pacote de software MS Office, integrando-se muito bem com os restantes produtos da mesma famlia. Disponvel em portugus. Front Page Express: semelhante ao programa anterior, embora mais simples. distribudo gratuitamente no pacote de software MS Internet Explorer. Disponvel em portugus. Contacto: http://www.microsoft.com Netscape Composer: muito completo, embora em ingls, distribudo gratuitamente no pacote de software Netscape Communicator. Contacto: http://www.netscape.com Web! Personal Edition: contm as ferramentas bsicas para construir pginas para a Internet. Contacto: http://www.ntm-publishing.com
Comunicao na Internet Utilizao dos servios mais populares

Programas de Software: Microsoft Internet Explorer: um browser muito popular, gratuito, que acompanha vrios pacotes de software da Microsoft. Disponvel em portugus. Microsoft Outlook Express: um programa de correio electrnico muito utilizado, gratuito e que faz parte do pacote Internet Explorer. Disponvel em portugus. Contacto: http://www.microsoft.com Netscape Communicator: um browser igualmente muito popular e gratuito. Contacto: http://www.netscape.com Eudora Light: um popular programa de correio electrnico. Contacto: http://www.eudora.com MIRC: um programa muito popular para IRC Contacto: http://www.mirc.com Scoop Script: verso brasileira do popular IRC
63
Contacto: http://www.scoop.com.br
TEMA 4 ORGANIZAO DOCUMENTAL E ARQUIVO

Web Sites:
http://www.iantt.pt/ Instituto dos Arquivos Nacionais / Torre do Tombo. http://www.arquivologia.usfm.br/ Diversas contribuies na rea da arquivologia. http://www.paginas.teleweb.pt/~conserve/ Arquivo de fotografias.
TEMA 5 ACOLHIMENTO E RELAES COM INTERLOCUTORES INTERNOS E EXTERNOS

Legislao: Dec.-Lei n. 135/99 de 22 de Abril Chama-se particular ateno para os Artigos 2., 7. e 10., que evidenciam os pontos a ter em conta no relacionamento com o pblico, na Administrao Pblica.
TEMA 8 GESTO DO TEMPO E DO ESPAO NA REA DE SECRETARIADO

Legislao:
Decreto-Lei n. 135/99 de 22 de Abril Chama-se a ateno para o Art. 7. relativo organizao dos espaos para atendimento ao pblico, na Administrao Pblica.
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MINISTRIO DA EDUCAO

DEPARTAMENTO DO ENSINO SECUNDRIO

CURSO TECNOLGICO DE ADMINISTRAO

PRTICAS DE SECRETARIADO 12 ANO

Curso Tecnolgico de Administrao - Disciplina de Especificao: Prticas de Secretariado

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2.2. Objectivos Gerais

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2.3. Viso Geral dos Contedos / Temas

COMUNICAO ESCRITA INTERNA E EXTERNA

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COMUNICAO TELEMTICOS Mdulo 1

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Mdulo 4 Apresentao para pequenos grupos * Tcnicas para falar em grupo.

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2.4. Orientaes Metodolgicas Gerais

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responsabilidade de um s professor, que dever planear

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Tema 1 Funo de secretariado nas organizaes

No final desta unidade o aluno dever ser capaz de:

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Web Sites: http://www.iway.fr/femmes/english/associations/sec-euro.html

Tema 2 Comunicao escrita interna e externa

No final desta unidade o aluno dever ser capaz de:

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Mdulo 1: Correspondncia e outros documentos administrativos Contedos

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Mdulo 2: Secretariado de reunies Contedos

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Contm um captulo especialmente dedicado tomada de notas no decurso das reunies.

Legislao: Decreto-Lei n. 135/99 de 22 de Abril

Curso Tecnolgico de Administrao - Disciplina de Especificao: Prticas de Secretariado

Tema 3 Comunicao atravs de meios electrnicos e telemticos

Curso Tecnolgico de Administrao - Disciplina de Especificao: Prticas de Secretariado

No final desta unidade o aluno dever ser capaz de:

Mdulo 1: Domnio do teclado Contedos Indicaes Metodolgicas

Utilizao decadactilar de um teclado de computador com a configurao portuguesa.

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Mdulo 2: Tcnicas de Dactilografia Contedos Indicaes Metodolgicas

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Mdulo 3: Processamento de texto e folha de clculo Contedos

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Mdulo 4: Apresentaes Electrnicas Contedos Indicaes Metodolgicas

Composio de diapositivos com formataes

No se deve perder de vista que o objectivo

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Mdulo 5: Comunicao atravs da Internet Contedos Indicaes Metodolgicas

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Consulta de pginas da Web.

Comunicao no interior de uma organizao, atravs de um servio telemtico de mensagens instantneas.