Competencia:

Recolectar, organizar y analizar la informacin que resuelve el problema

A C T I V I D A D
UN PROBLEMA, UN DESAFO

Aprendizajes esperados
Definir mecanismos para diagnosticar e interpretar un problema. Identificar y relacionar diversos elementos de un problema, con miras a encontrar soluciones.

Disponerse a comprender un problema en toda su dimensin, para identificar cursos de accin.

Materiales y duracin de la actividad

Fundacin Chile - Programa Competencias Laborales Registro de Propiedad Intelectual, Inscripcin N 137.861

Caso Fbrica Expofundi. Gua para el observador. Anlisis y solucin real en Expofundi. Lpices y hojas en blanco. Duracin: 45 minutos.

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rea Resolucin de Problemas

Actividad 3

Antecedentes Antecedentes para el facilitador

En las actividades precedentes se defini lo que es un problema y la necesidad de recolectar y organizar informacin para dimensionarlo. Ahora corresponde poner en prctica esos conocimientos y habilidades, en funcin de analizar los componentes de un problema y buscar una solucin integral. Los problemas son como la realidad, un entramado constituido por elementos diversos, pero inseparablemente asociados. Visto as, analizar un problema significa separar y fragmentar para conocer y analizar la relacin entre los diversos elementos y, luego, organizarlos con una visin integradora, de comprensin de su dimensin global. En el anlisis tambin se debe relacionar el todo con las partes, ejercitando una forma de pensamiento y reflexin que asuma la complejidad de la realidad. No hay respuestas predeterminadas o recetas para actuar frente a las dificultades. Los problemas no tienen un desenlace conocido y lo que va a suceder no est escrito de antemano. A veces los rboles no nos dejan ver el bosque o slo centramos la atencin sobre un par de rboles en medio de un espeso bosque. Cmo enfrentar, por ejemplo, el reclamo de un cliente que se siente mal atendido y, por contrapartida, la queja de un empleado que se siente recargado de trabajo? Nada fcil, pero s posible. Un problema es una situacin en la que algo no est sucediendo como esperamos, ya sea porque: No sucede lo que debiera ocurrir. Por ejemplo: las personas no estn llegando a la hora a las reuniones programadas, o los plazos comprometidos para efectuar una instalacin de equipamiento no se estn cumpliendo. Lo que no sucede y que debiera ocurrir es que las personas lleguen a las reuniones a la hora programada y que se cumplan los plazos comprometidos para efectuar las instalaciones de equipamiento, respectivamente. Sucede algo que no debiera ocurrir. Por ejemplo: el 50% de las visitas tcnicas a terreno se realizan sin el stock de repuestos suficiente o el 30% de las rdenes que se traspasan a Servicio Tcnico estn incompletas y tienen errores. Lo que est sucediendo en las visitas en terreno no debiera ocurrir as como tampoco debiera ocurrir que las rdenes que se traspasan a Servicio Tcnico estn incompletas y tengan errores.

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En los ejemplos anteriores, los trabajadores deben hacer una misma tarea dos o tres veces hasta que se resuelva el problema. Por consiguiente, ellos se recargan de trabajo y el cliente se molesta. Este enfoque pone el acento en una comparacin: nos obliga a buscar la diferencia entre lo que es (sucede u ocurre) y lo que debiera ser (suceder u ocurrir). En el mbito del trabajo estas diferencias se hacen presente bsicamente en las siguientes situaciones y elementos: En los procedimientos. En la calidad o cantidad de las materias primas. En el tiempo disponible. En la calidad de los recursos humanos, en el plano individual y en su desempeo grupal. En la tecnologa de que se dispone. En los recursos financieros que se necesitan. En la cultura organizacional.

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Actividad 3

Descripcin Descripcin de la actividad

El sentido de esta actividad es lograr que los participantes reflexionen respecto de los componentes que intervienen en un problema y que identifiquen posibles cursos de accin para solucionarlo. Se invitar a los participantes a analizar un problema concreto, en una empresa manufacturera, y a sugerir soluciones. Luego conocern la solucin real a la que llegaron los trabajadores de esa empresa, para que, mediante la comparacin de resultados, logren visualizar con mayor nitidez los pasos dados.

Preparacin
Fotocopie el Caso Fbrica Expofundi; una copia para cada participante. Fotocopie la Gua para el observador; una por cada equipo. Fotocopie el Anlisis y solucin real en Expofundi; un solo ejemplar.

Desarrollo
1. Motive la actividad utilizando la informacin resumida en los antecedentes para el facilitador. Introdzcala sealando la importancia de identificar los distintos componentes que intervienen en un problema, para luego analizar sus relaciones y as buscar caminos de solucin. Enfatice el beneficio de descomponer los distintos elementos, para luego integrarlos en un todo global. 2. Establezca cuatro equipos de trabajo. Entregue a cada grupo una copia del caso Fbrica Expofundi. En l se manifiestan dificultades de produccin, en una fbrica, que deben ser analizadas para poder sugerir soluciones posibles. 3. La fbrica elabora piezas metlicas que se utilizan para la construccin de viviendas, y el rea de fundicin no logra sacar adelante la produccin comprometida para un envo de exportacin a EEUU; codos de bronce para caeras y tapas de medidores, principalmente. Los trabajadores, supervisores y expertos en el tema han opinado sin llegar a descifrar ntidamente los componentes del problema, ni han podido dar con una solucin integral. Los cuatro equipos que se acaban de formar lo intentarn.

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4. En cada equipo se elegir un coordinador y un observador. El coordinador ser responsable de conducir el trabajo al interior del equipo y, al finalizar, dar a conocer el anlisis que hicieron. El observador trabajar segn las instrucciones de la Pauta de observacin, para luego comentar cmo enfrent el grupo los problemas. As se dar una doble relacin: por un lado el equipo analiza los problemas de un caso y, por otro, el observador advierte los problemas que debieron enfrentar sus compaeros para realizar el ejercicio. 5. Otrgueles 20 minutos para que analicen el caso y propongan soluciones al problema.

Puesta en comn
En plenaria el coordinador de cada equipo informar sobre los problemas encontrados y la estrategia de solucin definida por el equipo. Los observadores comentarn cmo se lleg a las distintas decisiones y qu aspectos merecen ser destacados; tanto positivos como negativos. Tambin solicite a un participante que d lectura a la solucin real a la que llegaron en la empresa para que, entre todos, opinen sobre los aspectos valiosos que se pueden rescatar de aquella experiencia.
Si el tiempo lo permite, motive comentarios sobre experiencias personales de anlisis y resolucin de problemas, porque stas abren posibilidades a nuevas miradas.

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Actividad 3

Conclusin
Finalice la sesin destacando que de las diversas intervenciones desarrolladas en la plenaria (tanto de los equipos dando a conocer cmo abordaron los problemas de Expofundi, como de los observadores comentando la forma de trabajar el caso al interior de sus equipos y de la estrategia real adoptada en la empresa), se puede concluir que un problema bien enfrentado es una oportunidad para introducir cambios que generan un escenario ms favorable a la obtencin de los objetivos de un grupo humano. Enfatice la importancia de analizar las partes de un problema, buscar relaciones entre las partes, identificar soluciones parciales y definir una estrategia integradora para resolver adecuadamente un problema.

Portafolio de evidencias
Al trmino de esta actividad, el participante contar con un formato que le permitir relatar un problema que haya vivido en el pasado, describir cmo lo enfrent en aqul momento y reflexionar en relacin a cmo lo enfrentara ahora, despus de haber participado en este ejercicio.

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Material Didctico
Actividad 3
Caso Fbrica Expofundi

A continuacin se les presenta el caso de la fbrica Expofundi. All se elaboran piezas metlicas para la construccin de viviendas; por ejemplo, caeras, medidores, codos, llaves de bao, etc. El mayor orgullo de esta organizacin es que exporta a exigentes mercados internacionales, pero enfrentan diversos problemas que ustedes ayudarn a solucionar. Primero, lean detenidamente el caso. Luego identifiquen los distintos componentes que intervienen en el problema como, por ejemplo, de personal, de procedimientos, de disponibilidad de tiempo, de materias primas, de tecnologa, de recursos financieros, de clima laboral o de la cultura interna de la empresa. Finalmente, propongan posibles soluciones o cursos de accin para superar el problema. Suerte y manos a la obra!

Continuacin...

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Material Didctico
...Continuacin

CASO EXPOFUNDI
Julio es el jefe del rea de Fundicin de la empresa y est preocupado por los altos niveles de rechazo de las piezas y partes de su departamento. Mnica, la responsable de control de calidad, le ha sealado que se pone en peligro un contrato de venta de tapas de medidores y codos de bronce que se exportan a EE.UU. En el departamento de fundicin se trabaja en forma manual lo que, si bien exige gran desgaste por parte de los trabajadores, les permite obtener un pago superior. La tecnologa disponible en el mercado es cara y la empresa ha decidido no hacer inversiones por ahora. Segn Julio, Fundicin es la unidad que genera mayor utilidad para la empresa. La dotacin es de 70 trabajadores de los cules un 60% son antiguos por lo tanto, personas experimentadas que tienen la camiseta puesta y un 40% son jvenes que se estn iniciando, a los que se les exige buen estado fsico y Enseanza Media completa. Tienen un perodo de aprendizaje de tres meses, luego del cul se les asignan cargos como moldeadores, cancheros, horneros o coladores. Todos tienen explicaciones frente al alto rechazo de tapas y codos. Algunos objetan que la empresa se haya comprometido con un contrato con las exigencias de calidad de los gringos, otros reclaman porque la arena utilizada en el proceso de fundido es de baja calidad, agregan que la temperatura de la arena condicin absolutamente necesaria para un buen proceso de fundido no se logra luego de la instalacin de un segundo turno. El departamento de mantencin aument la velocidad de las cintas transportadoras y constantemente repara las fallas, pero no logra contar con un plan preventivo. Los horneros observan que los moldeadores tiran las cajas de moldeo, provocando grietas. Los horneros y vaciadores del metal tampoco tendran el cuidado con la temperatura de ste, lo que produce rugosidades en las superficies. Otros operarios piden que Mnica (control de calidad), sea menos exigente y no aplique las normas al pie de la letra. Todas las piezas rechazadas vuelven a fundirse, con la consiguiente prdida de material, adems de atrasar el programa de entrega que cada da hace a la empresa menos confiable para los clientes extranjeros. Tambin hay preocupacin porque el rechazo produce descuentos en las remuneraciones. El negocio se ha convertido en un problema y Julio no logra dar en el clavo. Consult opiniones de expertos, pero no obtuvo resultados positivos e intent una asesora externa que no fue autorizada por razones de costos. Estaba ante un grave problema, que haca tambalear incluso su permanencia en la empresa. Qu hacer?

Continuacin...
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Material Didctico
...Continuacin
Para realizar el anlisis del caso, pueden apoyarse en el formato que se les presenta a continuacin. En l se incluye, a modo de ejemplo, uno de los componentes que intervienen en el problema. Pueden idear un formato distinto, si lo prefieren. Componentes del problema mbito en que se ubica dicho componente Qu sucede que no debiera suceder o qu no sucede que s debiera ocurrir.

1. Personal molesto por alta - mbito de recursos humanos. - Trabajadores negligentes. presin por resultados, a - Falta de capacitacin. pesar de lo cual no logran - No hay niveles aceptables de las metas. participacin. 2.

3.

4.

Anlisis integral del problema y posibles soluciones:

Otra forma de anlisis podra ser listar los distintos componentes del problema y hacer un grfico, tipo torta, que refleje los valores porcentuales (%) que ustedes les asignen, segn su incidencia en el problema global. Luego, proponer soluciones.

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Material Didctico
Actividad 3
Gua para el observador
T ests participando en el grupo en calidad de observador. Tus compaeros estn analizando un caso y t, a su vez, los analizars a ellos. Pon atencin a cmo tu equipo enfrenta el anlisis del problema y cmo se exponen las distintas alternativas de solucin. A continuacin te proponemos una lista de conductas recomendables a la hora de organizar y analizar informacin para solucionar problemas. Esta lista te puede servir de pauta para desarrollar tu labor de observador. Para analizar un problema hay que reunir suficiente informacin. Hay que analizar primero el o los componentes del problemas. Despus las soluciones. Es importante considerar la opinin de todos. Hay que combinar distintos puntos de vista, es decir considerar ideas y opiniones de jvenes, de antiguos, empleados, gerentes, etc. Hay que buscar criterios para relacionar los componentes del problema (importante, urgente, causa, efecto, con solucin posible, sin solucin posible, con solucin a corto plazo, con solucin a largo plazo, costo de la solucin, sucede algo que no debiera suceder o no sucede algo que s debiera ocurrir, etc.). Es necesario establecer espacios de dilogo o redes de colaboracin que incorporen tcnicos, profesionales y trabajadores proactivos en la bsqueda de un objetivo comn. Es recomendable incorporar una mirada de alguien externo al caso, para observar las situaciones complejas con cierta distancia. La actitud de los involucrados en el anlisis condiciona los cursos de accin. Los que contribuyen con una mirada constructiva pueden influir positivamente en el ambiente y viceversa. El xito depende de una mirada que integre y articule la informacin recopilada. Resolviendo cada parte NO se resuelve el todo.

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Material Didctico
Actividad 3
Anlisis y solucin real en Expofundi
El caso que analizaron se bas en una experiencia real. A continuacin se resume la forma en que all se abord el problema. Les puede resultar de utilidad conocer cmo se resolvi el conjunto de dificultades en Expofundi y comparar esa solucin con la que ustedes desarrollaron, a objeto de visualizar con mayor nitidez los pasos dados. El gerente, que haba tratado el problema con diversas personas sin encontrar una solucin, pidi a Julio que lo invitara a una reunin. En ella se analiz el tema en conjunto; estuvieron presentes los mejores trabajadores nuevos y antiguos, los supervisores y los representantes sindicales de la seccin. Despus de escucharse iguales argumentos que los entregados en la presentacin del caso, en los que cada uno responsabilizaba al otro, y nadie estaba en actitud de encontrar una solucin, pidi la palabra un antiguo empleado que haba trabajado en Expofundi por ms de 10 aos. Por su desempeo haba logrado ser ascendido a supervisor en otra rea de la empresa. Con la suficiente experiencia que tena, propuso que a los turnos encargados de producir tapas y codos no se les exigiera rendimiento por cantidad sino slo por calidad. Que hicieran menos, pero de excelente calidad hasta poder descubrir las claves de los niveles ptimos. Dijo que eso permitira dar con los procedimientos ptimos en un ambiente sin presin, para despus intentar aumentar los niveles de produccin en las cantidades requeridas. Esa primera intervencin constructiva cambi el ambiente de la reunin y uno a uno fueron sumndose los trabajadores con planteamientos valiosas. Al cabo de una hora, el gerente, que haba observado y escuchado en silencio las argumentaciones, agradeci la participacin de todos e, integrando diversos puntos de vista, resumi as las decisiones a tomar: Se establecera una diferenciacin en el trabajo de acuerdo a la complejidad de las tareas. Los medidores y codos para la exportacin se denominaran productos crticos. Los productos crticos seran realizados por los mejores trabajadores, tanto nuevos como antiguos. Los trabajadores encargados de hacer los productos crticos slo trabajaran de da. Se rebajara en un 10% el rendimiento exigido en tapas y codos, hasta tanto no se lograra disear un procedimiento que garantizara mayores volmenes. Todos los trabajadores podran acceder a realizar tareas crticas, de acuerdo a su desempeo. La remuneracin ira en funcin de los resultados.

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Evidencia de resolucin de problemas

A continuacin registra un problema personal que tuviste hace un tiempo y que te exigi desarrollar algn tipo de anlisis y encontrar una solucin. Nombre del participante: Fecha:

Breve descripcin del problema.

Cmo lo analizaste en esa ocasin?

A qu solucin llegaste en esa primera oportunidad?

Cmo lo ves ahora? Qu sucedi que no deba haber sucedido? o qu no sucedi que s deba haber sucedido?

Cmo lo resolveras hoy?

Fundacin Chile Programa Competencias Laborales