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ADMINISTRACION DE PROYECTOS

Ing. Luis A. Flores Cisneros

AGENDA
Generalizaciones del PMI Diferencia entre proyecto y trabajo operativo Contexto del proyecto Oficina de direccin de proyectos (PMO) Sistemas de organizacin Interesados Las restricciones del proyecto Ciclo de vida del proyecto
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ESTADO DEL ARTE EN PROYECTOS

La empresa ha definido y utiliza polticas y procesos para la direccin de proyectos. Siempre tenemos informacin histrica disponible de proyectos similares, que ser utilizada para planificar el futuro proyecto. El DP es asignado durante la iniciacin del proyecto, tiene poder y autoridad, y su rol es prevenir problemas, no tratarlos. Todo el trabajo y los interesados son identificados antes que comience el proyecto.
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ESTADO DEL ARTE EN PROYECTOS

Las estimaciones de tiempo y costo no han finalizado sin un anlisis de riesgo. El DP define mtricas para medir calidad antes de comenzar el proyecto. Cada rea del conocimiento tiene su plan: alcance, tiempo, costo, calidad, recursos humanos, comunicaciones, riesgos, adquisiciones. El Plan es aprobado por todos, es realista y todos estn convencidos que se puede lograr. Todo proyecto se cierra con lecciones aprendidas.
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Proyecto vs Operaciones (Procesos)

Construir una casa es un proyecto a un proceso? Y hacer una pizza?

Como siempre la respuesta a estas preguntas es: depende!

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SEGUN PMBOK
PROYECTO: esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado nico. TRABAJO OPERATIVO (PROCESO): efectuar permanentemente actividades que generan un mismo producto o proveen un servicio repetitivo
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Contexto de la direccin de proyectos

PLAN ESTRATEGICO PORTAFOLIO

PROGRAMAS

PROYECTOS

SUB-PROYECTOS

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Oficina de Gestin de Proyectos (PMO)

ROLES 1. Proveer metodologas de direccin de proyectos 2. Dar soporte para gestionar proyectos (ej.: capacitacin) 3. Asignar directores de proyectos y ser responsable del xito o fracaso de los proyectos FUNCIONES 1. Gestionar las interdependencias entre proyectos 2. Proveer lecciones aprendidas a nuevos proyectos 3. Colaborar en la asignacin de recursos compartidos 4. Involucrarse en los procesos de iniciacin del proyecto
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Interesados (Stakeholders)
Los interesados del proyecto, denominados en ingls stakeholders, son todas aquellas personas u organizaciones cuyos intereses puedan ser afectados como resultado de la ejecucin o finalizacin del Proyecto.
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Ejemplo I
Por ejemplo, en un proyecto de desarrollo de una nueva tecnologa de celulares, el tcnico est interesado en alcanzar la mxima velocidad de conexin, el gerente comercial lo nico que quiere es terminar el proyecto en pocos das para que no aparezca la competencia, el gerente financiero ambiciona con no invertir ms de $100.000 en investigacin y el accionista desea una rentabilidad superior al 40%.
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Si quieres quedar bien con todos los interesados ests firmando el certificado de defuncin de tu proyecto

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SUGERENCIA
Identificarlos a todos. Aquellos que aparezcan con el proyecto en ejecucin podran solicitar cambios y esto implica tiempo y dinero. Determinar sus necesidades y expectativas, y convertirlos en requerimientos del proyecto. Comunicarse con ellos. Gestionar su influencia en relacin con sus requisitos, en la medida de lo posible, para lograr un proyecto exitoso.
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Checklist

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TIPO DE ORGANIZACION

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ORIENTADA A PROYECTOS
DIRECTOR EJECUTIVO Director del Proyecto Director del Proyecto Director del Proyecto

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ORGANIZACION FUNCIONAL (1920)

DIRECTOR EJECUTIVO Produccin Ingenieria Marketing

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ORGANIZACIN MATRICIAL

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Cuidado !!
Por definicin, el DP tiene poder y autoridad. En una organizacin matricial dbil, un DP con poca autoridad, ms que un DP, sera lo siguiente: Coordinador: poca autoridad para tomar decisiones. Gestor o expedidor: sin autoridad para tomar decisiones.

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VENTAJAS Un solo jefe Agrupacin por especialidades

DESVENTAJAS Proyectos sesgados hacia areas funcionales Director de proyectos sin autoridad

ORGANIZACION FUNCIONAL

ORGANIZACION ORIENTADA A PROYECTOS

ORGANIZACION MATRICIAL

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VENTAJAS
Un solo jefe Agrupacin por especialidades Organizacin Eficiente Lealtad hacia el proyecto Comunicaciones ms efectivas

DESVENTAJAS
Proyectos sesgados hacia areas funcionales Director de proyectos sin autoridad No tener donde ir a finalizar Falta de especialistas Ineficientes utilizacin de recursos

ORGANIZACION FUNCIONAL

ORGANIZACION ORIENTADA A PROYECTOS

ORGANIZACION MATRICIAL

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VENTAJAS Un solo jefe Agrupacin por especialidades Organizacin Eficiente Lealtad hacia el proyecto

DESVENTAJAS Proyectos sesgados hacia areas funcionales Director de proyectos sin autoridad No tener donde ir a finalizar Falta de especialistas

ORGANIZACION FUNCIONAL

ORGANIZACION ORIENTADA A PROYECTOS

Comunicaciones ms efectivas
Control sobre los recursos Eficiencia en la utilizacin de recursos Mejor coordinacin del proyecto Mejor comunicacin horizontal y vertical Al finalizar el proyecto se mantiene el puesto funcional
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Ineficientes utilizacin de recursos

Administracin adicional Ms complejo de comunicar y controlar 2 Jefes Mayor probabilidad de conflictos Las prioridades del gerente funcional pueden diferrir de las del DP
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ORGANIZACION MATRICIAL

Resumiendo
Funcional = Islas independientes

Orientada a proyectos = Sin casa al terminar el proyecto

Matricial = 2 jefes

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Objetivos del proyecto y las restricciones

Las principales carcteristicas de los objetivos de un proyecto son lo siguientes : Se establecen en la Iniciacin (Alcance) Se perfeccionan durante la Planificacin Son responsabilidad del Director del Proyecto Son claros, alcanzables y transferibles

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Malos Ejemplos
le dije que debe vender 100 unidades para que venda por los menos 50, porque si le deca 50 luego venda 25. lo quiero listo para ayer y no podrs superar un presupuesto de $1

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La restriccin triple (tradicional)

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Construccion de un Canal
Se define un alcance de trfico de 600 millones de toneladas por ao. Supongamos que el contratista realiz muy bien los clculos y elev una oferta muy competitiva que deca: se lo entregamos en 10 aos por un valor total de $5.000 millones. Si el Cliente dice: Cmo me lo va a entregar en 10 aos, eso es una barbaridad! Si no me lo entrega en 5 aos no me sirve. Frente a esta situacin la variable que se podra ajustar es el precio. Por ejemplo, el contratista podra responder: lo que usted me pide slo es viable si agrego ms personal, ms maquinarias y trabajamos 24 horas por da, por lo que el presupuesto ahora asciende a $8.000 millones. Ahora bien, si el Cliente responde: !Usted est loco, ni siquiera puedo pagarle esos $5.000 que pretenda! Necesito que termine el proyecto en 5 aos y dispongo de un presupuesto mximo de $3.000, arrglese como pueda! Lo que puede ajustarse frente a esta situacin sera el alcance. El contratista podra responder: Dado el poco tiempo y presupuesto, lo mejor que podemos hacer es un proyecto con capacidad para 400 millones de toneladas por ao. Si el Cliente insiste con el alcance original de 600 millones de toneladas ao, finalizar en 5 aos con un presupuesto de $3.000 millones, no cabe duda que ese proyecto fracasar con consecuencias como las siguientes:

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Consecuencias
No se cumplir con todo el alcance original Se agregarn costos que no estaban en el contrato El proyecto ser entregado ms tarde de lo pactado El proyecto no cumplir con los parmetros mnimos de calidad El cliente no quedar conforme Etc., etc., etc.
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El Buen Zapatero
Hacemos trabajo de tres tipos, buenos, baratos y rpidos: Si usted lo quiere bueno y barato, no puede ser rpido, Si usted lo quiere bueno y rpido, no puede ser barato, Si usted lo quier barato y rpido, no puede ser bueno.
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Las restricciones actuales del Proyecto

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Ciclo de vida del proyecto

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Ciclo de vida del producto

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Ciclo de Vida de Proyectos

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Ciclo de vida del proyecto

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Grupos de procesos

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Fases y grupos de procesos

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reas del conocimiento

CALIDAD
COMUNICACI N RECURSOS HUMANOS COSTO

TIEMPO

RIESGOS

ALCANCE

INTEGRACION

ADQUISICION ES

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Rol del Director del Proyecto

Los DP exitosos son aquellos que tienen excelentes capacidades de coordinacin general y comunicacin, combinando sus conocimientos, su capacidad de gestin y sus habilidades interpersonales. Entre las habilidades interpersonales ms importantes del DP podemos mencionar: liderazgo, trabajo en equipo, motivacin, comunicacin, toma de decisiones, conocimientos y negociacin.
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Consejo !!
Un buen Director de Proyecto tiene la habilidad de hacer que las cosas sucedan

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