METODOLOGA PARA AUMENTAR LA EFICIENCIA

La empresa vive la necesidad de una eficiencia creciente no por razones filosficas sin prcticas: menor rentabilidad, presin de la competencia, control de precios, necesidad de exportar, aumento en el costo real de los principales insumos, escasez de mano de obra, etctera. No es posible aumentar significativamente la eficiencia sin un enfoque integral del tema, que contemple un esfuerzo sostenido en el tiempo. Una empresa en marcha que decida encarar un esfuerzo de aumento de eficiencia necesita responderse las siguientes tres preguntas claves: Metodologa ANLISIS Interrogante Dnde concentrar esfuerzos? Reflexin Por dnde comenzar el esfuerzo de aumento de eficiencia?, o sea, Dnde conviene centrar los esfuerzos? Abundan las empresas en donde se comienza el intento de aumentar la eficiencia suprimiendo el caf a los empleados reduciendo el nmero de fotocopias y eliminando las horas extras. Pero Es eso lo ms adecuado? Qu hacer en los temas ms relevantes? Es decir, Cules son las ideas concretas para aumentar la eficiencia en los aspectos determinados como significativos? Cmo tranformar las ideas en hechos concretos? En muchas organizaciones se conoce qu es lo que hay que hacer, pero no se pasa del dicho al hecho Por qu?

IDEAS

Qu hacer

ACCIN

Cmo hacerlo?

ETAPA I: ANLISIS

La primera etapa est dedicada a realizar un diagnstico de la situacin y en l, se diferencian los aspectos externos e internos.

1. Diagnstico externo
Consiste en estudiar el entorno para detectar las oportunidades y amenazas que el medio presenta a la empresa. Desde el punto de vista de la eficiencia interesa conocer temas tales como: Cul es la eficiencia relativa de la empresa en relacin con la competencia? Se est compitiendo en el mercado con una estrategia de diferenciacin o con una de bajo costo? Es muy sensible la demanda a la reduccin de costos? En cunto hay que aumentar la eficiencia para poder exportar?

2. Diagnstico interno

El diagnstico interno tiene por finalidad enumerar las fortalezas, debilidades y problemas de la empresa. Ser posible, as, conocer su situacin comercial econmica, financiera, tecnolgica, humana, jurdica y saber cmo es administrada. Para ello ser importante estudiar los siguientes temas: a) Estrategia, estructura y gestin: Habr que considerar temas tales como: objetivos, estrategia seguida y posibles cambios; estructura fsica y organizacional; b) Anlisis de indicadores: Indicadores econmicos debern permitir conocer el origen de las ventas, utilidades, la composicin de costos y gastos. Estos indicadores debern complementarse con ndices de productividad.

La productividad puede medirse a travs de ndices que relacionan la(s) salida(s) de un sistema con una, varias o todo el conjunto de sus entradas (o sea, el producto con los insumos utilizados) Los ndices de productividad, ya sean totales o parciales, permiten tener una idea acerca de si la empresa se encuentra en su punto de equilibrio y conocer su eficiencia. Tienen la funcin de complementar la informacin econmica financiera clsica y, comparados con otras empresas, dan una nocin del grado de competitividad relativa.

Estos indicadores econmicos y de productividad debern complementarse con indicadores sociales o estudios especiales, si es necesario.

ETAPA II: IDEAS La metodologa sugerida para generar ideas de aumento de eficiencia es la siguiente

1. Alternativas
Cmo se hace en una empresa para generar ideas de aumento de eficiencia? Existen distintas formas. En general, los problemas a atacar son de dos tipos: analticos y de creatividad. Se diferencian de acuerdo al modo de plantear el problema o situacin, la metodologa y/o disciplinas de aplicacin, la cantidad de soluciones posibles. a) Los problemas analticos: Son aquellos donde el planteamiento del problema es preciso, la metodologa a emplear existe y la solucin es nica ( a lo sumo ante la posibilidad de variacin en los datos se hace un anlisis de sensibilidad para ver el campo de variacin de la solucin). Estos son problemas que pueden atacarse usando herramientas de ingeniera, investigacin operativa, etc. Son resueltos por el hemisferio izquierdo del cerebro. b) Los problemas creativos: Normalmente no son planteados con precisin, sino en funcin de condiciones o restricciones. Son ideales para el hemisferio derecho del cerebro. Como metodologa a emplear se intentan procesos de imaginacin inducida, lgica, recombinacin de ideas, asociacin, etc. Admiten ms de una solucin (lo cual implica luego la seleccin de la mejor propuesta) La mayor parte de los problemas de aumento de eficiencia son de este ltimo tipo. En la prctica, las tcnicas usadas pueden dividirse en: a) Tcnicas analticas Son herramientas que guan el proceso de generacin de ideas. Por ejemplo, las herramientas clsicas de ingeniera industrial sugieren cmo simplificar el trabajo o el movimiento de materiales. b) Tcnicas creativas Intentan generar ideas mediante libre asociacin o con alguna forma de direccionamiento. Ejemplos son: reuniones para estimular la expresin de ideas, anlisis de campo de fuerzas, grupo nominal, relaciones forzadas, situaciones hipotticas, etc.

2. Metodologa sugerida
La metodologa sugerida es intermedia, tiene algn grado de estructuracin y permite la generacin creativa de ideas. Consiste en: Dibujar el sistema o subsistema a considerar, indicando objetivos, entrada, proceso, salidas, entorno, valor econmico de entradas y salidas. Generar ideas concretas: Sobre la base del sistema dibujado, un grupo de personas elabora posibles ideas de aumento de productividad. Este mecanismo se usa primero en los recursos (personal, equipos, etc.) Luego se consideran las diferentes reas de la empresa (comercializacin, produccin, etc.) Se observa as que una recomendacin especfica (por ejemplo, capacitar al personal o mejorar la supervisin) puede ser usada en todas las reas, que adems tendrn recomendaciones especficas de acuerdo con su naturaleza. Posteriormente habr que analizar temas ms generales: el producto, la gestin, los cambios estructurales y la estrategia.

ETAPA III: ACCIN

1. Los Recursos
Los factores de produccin (personal, capital, energa, etc.) se encuentran presentes en todos los sectores de la empresa. Es conveniente analizarlos primero. Se considera como ejemplo el Personal. El anlisis de las posibles acciones que aumentara la productividad del personal se hace con un modelo sistmico. En el sistema siempre se indican: Los objetivos. Las entradas (insumos utilizados). El proceso. Las Salidas (lo producido o generado). El sistema exterior (contexto o entorno).

Como ejemplo, Producto (salida del sistema) a) Cambiar el diseo del producto. Ejemplo: un frasco cilndrico se etiqueta manualmente ms rpido que un tronco cnico. b) Cambio en las especificaciones de calidad. Ejemplo: tolerancias menos exigentes. c) Aumento de la cantidad fabricada. Ejemplo: un aumento de la cantidad fabricada puede aumentar la experiencia en el trabajo

(curva de aprendizaje), reducir la incidencia de tiempos, de preparacin del trabajo por unidad producida, etctera. d) Reducir las prdidas: Prdidas de trabajo realizado. (Ejemplo: menores desperdicios o menor trabajo o reprocesar) Prdidas de tiempo. (Ejemplo: tiempos de preparacin de mquina, tiempo en que el personal est ocioso: espera de materiales,etc.) Recursos o insumos (entrada al sistema) El tema de cmo aumentar la productividad del capital (maquinaria, instalaciones, edificios, herramientas, dispositivos) y de las materias primas, materiales y partes debe analizarse por separado. Sin embargo, debe sealarse que: a) Cualquier cambio en los insumos utilizados puede mejora la productividad del personal. Ejemplos: El cambio de una materia prima (un nuevo diseo de caja o una caja de distinto tipo de cartn puede facilitar su armado manual), el cambio en la maquinaria usada (se automatiza la alimentacin de la mquina) o el cambio en el herramental (un diferente tipo de martillo le puede permitir al carpintero acelerar el armando de un mueble). b) Existe una relacin entre la mano de obra y los insumos mencionados. Ejemplos: la interferencia de mquina en el sector de telares de la industria textil o el balanceo de lnea en el sector ensamble en una industria automotriz. El proceso El proceso de transformacin de recursos en producto puede mejorarse si, por ejemplo: a) Selecciona bien el personal (usando a la persona con caractersticas psicolgicas y fisiolgicas adecuadas); b) Mejora la percepcin del rol; c) Mejora las habilidades, conocimientos y experiencia a travs de capacitacin, rotacin de tareas, etctera; d) El personal cuenta con buena salud psicofsica. Instrucciones a) Mejora de mtodos de trabajo y procedimientos administrativos. Ejemplo: Se cambia la secuencia de operaciones y se reduce el tiempo total necesario para el procesamiento del producto.

b) Cambia la programacin de tareas. Ejemplo: Un cambio de programacin hace que durante un turno se fabrique no ms de un producto (en lugar de tres diferentes), reducindose el tiempo de puesta en marcha. c) Cambio en la organizacin de grupos de trabajo. Ejemplo: Una nueva asignacin de zonas de venta permite realizar ms visitas por vendedor. d) Mejor supervisin. Ejemplo: Una mejor supervisin evita la produccin de productos que luego debera reprocesarse. El entorno Una mejora del contexto, en especial el probablemente la productividad del personal. Ejemplos: a) Mejora de los aspectos fsicos en donde se realiza el trabajo: Lay out Condiciones de seguridad e higiene industrial (condiciones higrotrmicas, iluminacin yu color, ruidos y vibraciones, protecciones de seguridad, etc.) b) Mejora de la interrelacin con otras reas. Sera el caso de una materia prima que viene mejor preparada para su uso, ahorrando tiempo en la operacin de colocacin en mquina. c) Mejor interrelacin entre la persona y sus compaeros o sindicato influir en su productividad. Objetivos a) Transmisin clara de polticas y objetivos de la empresa al personal. Ejemplo: Que el personal operativo tenga en claro la poltica, objetivos y metas de calidad del producto que debe fabricar. b) Evitar conflictos entre los objetivos de la empresa y los motivos e intereses de los que trabajan en ella. Ejemplo: Un muy ajustado estndar de desperdicios obliga al operario a una concentracin que le impide conversar con sus compaeros en horas de trabajo, hecho que atenta contra su deseo de hacerlo como forma de evitar parcialmente el tedio producido por la tarea repetitiva. c) Incentivos econmicos y no econmicos. Ejemplo: Un incentivo monetario hace que la persona intente producir ms en el mismo tiempo. Una inadecuada remuneracin tendra el efecto contrario. En resumen posibles oportunidades de aumento de productividad en la mano de obra: microentorno, aumentar

POSIBLES OPORTUNIDADES DE AUMENTO DE PRODUCTIVIDAD EN LA MANO DE OBRA Producto Diseo Calidad Cantidad Prdidas (de trabajo y tiempo Recursos Cambio de insumos Relacin personal - insumos Proceso Seleccin de personal Percepcin del rol Habilidades, conocimiento y experiencia/capacitacin Salud Instrucciones Mtodos/procedimientos Programacin Organizacin Supervisin Entorno Lay out Seguridad/higiene industrial Interrelacin con otras reas Interrelacin con otras personas Objetivos Transmisin de objetivos Conflicto entre objetivos Incentivos econmicos y no econmicos/remuneracin. Es importante generar ideas de aumento de productividad de todos los sectores de la empresa, como ejemplo, reas operativas, administrativas y comerciales. En necesario conocer muy bien los conceptos de planeamiento, organizacin, conduccin de recursos humanos y control. Si bien el tema es muy amplio, est muy bien tratado en libros y cursos especializados; por ello la recomendacin es simple: tenerlos en cuenta. Ocurre a veces que el profesional preocupado por la productividad recorre una empresa y observa que los objetivos no estn bien definidos, que existen varios sectores responsables del mismo tema, que los empleados no son considerados como personas y que la nica informacin que se maneja es la verbal. Se puede esperar una alta eficiencia en estas condiciones? La siguiente tabla muestra posibles ideas de mejora de eficiencia a travs de una mejor gestin.

ASPECTO Planeacin

Informacin para control de gestin

Estructura Organizacional

Conduccin

GESTIN IDEAS CONCRETAS DE AUMENTO DE PRODUCTIVIDAD Definir objetivos Metas claras. Difusin al personal Establecimiento de planes de accin. Uso de control presupuestario Replanificar cuando es necesario (siempre debe haber un plan vigente) Indicadores de acuerdo con resultados alcanzados. Disminucin de volmenes, frecuencia o precisin en informes. Eliminacin de informes innecesarios. Coordinacin de la informacin usada por gerentes, jefes y supervisores. Eliminacin o reduccin de la distribucin excesiva de informes. Tener en cada puesto las responsabilidades y tareas definidas. Eliminar superposicin de funciones. Aclarar quin depende de quin. Hacer que cada gerente, jefe o supervisor supervise una cantidad no excesiva ni pequea de colaboradores. Evitar que se confundan los roles estratgicos, tcticos y operativos. Delegar adecuadamente. Tratar de que los niveles ms bajos de la organizacin perciban los objetivos de la empresa. Mejorar las comunicaciones. Eliminar el sntoma de la quinta propia Reconocer y recompensar el buen desempeo. Sealar y penalizar el mal desempeo. No dejar de resolver conflictos.