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Crer un contact partir de lexpditeur dun message lectronique ............................18 Crer un groupe de contacts ......................................................................................18 Crer un groupe de contacts en copiant des noms partir dun message lectronique.19 Calendrier Outlook ...........................................................................................................19 Planifier un rendez-vous ............................................................................................19 Crer un rendez-vous ................................................................................................19 Organiser des runions..............................................................................................21 Planifier une runion avec dautres personnes ............................................................21 Afficher des calendriers cte cte ............................................................................23 Afficher des calendriers superposs en mode Superposition .......................................23 Supprimer un des calendriers superposs ..................................................................24 Message dabsence .........................................................................................................24 Activer ou dsactiver les rponses automatiques ........................................................24 Catgorie / Classer ...........................................................................................................25 Crer une nouvelle catgorie de couleurs ...................................................................25 Supprimer une catgorie de couleur ...........................................................................26 Supprimer une catgorie de couleur de la liste des catgories .....................................26 Supprimer une catgorie de couleur dun message, dun contact, dun lment du calendrier ou dune tche...........................................................................................27 Supprimer toutes les catgories de couleurs dun lment en affichage Tableau ..........27 Supprimer des catgories de couleurs spcifiques dun lment en affichage Tableau .27 Renommer une catgorie de couleur ..........................................................................27 Prsentation des Conversations........................................................................................28 Pour afficher les messages dune conversation...........................................................28 Pour agir sur une conversation ...................................................................................29 Pour activer ou dsactiver des conversations .............................................................30 Accs et Dlgations ........................................................................................................31 Dlgation du calendrier ............................................................................................31 Modifier les autorisations de votre dlgu .................................................................32 Grer les lments de courrier et de calendrier dune autre personne..........................33 Dlgation de la bote de rception ............................................................................33 Attribution des autorisations .......................................................................................33 Envoyer un courriel au nom d'une autre personne ......................................................34 Ajouter une identit pour envoyer un courriel ..............................................................35 Ajouter la bote aux lettres dune autre personne votre profil .....................................36 Ouvrir les dossiers dune autre personne ....................................................................37 Envoyer des demandes de runion ou rpondre des demandes de runion au nom dune autre personne .................................................................................................37 Pour rpondre aux demandes de runion ...................................................................37 Pour envoyer une demande de runion ......................................................................37
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Crer ou rpondre un message lectronique au nom dune autre personne ..............38 Pour crer un message lectronique ..........................................................................38 Pour rpondre un message lectronique .................................................................38 Enregistrer les lments envoys dans le dossier lments envoys dune autre personne ...................................................................................................................39 Dlgation du calendrier ............................................................................................39 Description des niveaux d'autorisation ........................................................................41 Ouverture du calendrier d'un autre utilisateur ..............................................................43 Partage de calendrier ................................................................................................44 Ajouter des vacances nationales au calendrier ...........................................................45 Quota et Archivage...........................................................................................................46 Afficher les informations de Quota de votre boite de courriel .......................................46 Que faire pour diminuer votre espace Quota...............................................................46 Attribuer une Stratgie dArchivage ............................................................................47 Texte Brut VS Texte enrichi ..............................................................................................48
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Volet de navigation
Quest-ce que le volet de navigation ?
Le Volet de navigation apparat dans la partie gauche de la fentre Outlook et permets de basculer entre les diffrentes zones dOutlook telles que Courrier, Calendrier, Contacts, Tches et Notes. En outre, lorsque vous travaillez dans une vue, le volet de navigation affiche les dossiers dans cette vue.
Lorsque vous cliquez sur un dossier dans le volet de navigation, ce dossier devient le dossier actif et vous pouvez travailler avec les lments quil contient. Par exemple, dans Courrier, cliquez sur le dossier Boite de rception pour afficher les nouveaux messages lectroniques. Le contenu du volet de navigation est spcifique chaque vue. Par exemple, dans Courrier, le volet de navigation comprend la section Favoris en plus de vos dossiers de courrier. Le bas du volet de navigation contient les boutons qui permettent de basculer entre les vues Courrier, Calendrier, Contacts, Tches, Notes, Liste des dossiers et Raccourcis.
Pour afficher rapidement plus, ou moins, de boutons ou de dossiers, pointez sur la barre de fractionnement horizontale sparant les dossiers des boutons et faites glisser la barre vers le haut ou vers le bas lorsque le pointeur se transforme en flche double . Si vous faites glisser la barre de fractionnement vers le bas du volet de navigation, tous les grands boutons se transforment en petits boutons et saffichent sous la forme dune range dicnes au bas du volet de navigation
1. Sous longlet Affichage, dans le groupe Disposition, cliquez sur Volet de navigation, sur Options, puis sur Police. 2. Entrez les paramtres voulus dans les zones Police, Style de police et Taille. 3. Cliquez deux fois sur OK pour fermer les botes de dialogue.
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Vous pouvez repositionner ou dsactiver le volet de lecture dans nimporte quel dossier Outlook. Vous devez activer ou dsactiver le volet de lecture individuellement pour chacun de vos dossiers de courrier.
Le volet de lecture est activ par dfaut. Effectuez lune des oprations suivantes :
Pour dsactiver le volet de lecture Sous longlet Affichage, dans le groupe Disposition, cliquez sur Volet de lecture, puis sur Dsactiver. Pour activer ou repositionner le volet de lecture Sous longlet Affichage, dans le groupe Disposition, cliquez sur Volet de lecture, puis sur droite ou En bas.
Marquer les messages comme lus aprs laperu dans le volet de lecture
1. Cliquez sur longlet Fichier. 2. Cliquez sur Options. 3. Cliquez sur Options avances. 4. Sous Volets Outlook, cliquez sur Volet de lecture. 5. Pour activer cette fonctionnalit, activez la case cocher Marquer les lments comme lus quand ils ont t affichs dans le Volet de lecture, puis entrez un nombre dans la zone Attendre x secondes avant de marquer llment comme lu.
Pour dsactiver cette fonctionnalit, dsactivez la case cocher Marquer les lments comme lus quand ils ont t affichs dans le Volet de lecture.
1. Sous longlet Affichage, dans le groupe Affichage actuel, cliquez sur Paramtres daffichage, puis sur Autres paramtres. 2. Sous Volet de lecture, activez ou dsactivez la case cocher Masquer les informations den-ttes.
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1. Sous longlet Affichage, dans le groupe Affichage actuel, cliquez sur Afficher les paramtres. 2. Cliquez sur Colonnes. 3. Dans la liste Colonnes disponibles, cliquez sur le champ ajouter, puis cliquez sur Ajouter.
Par dfaut, la liste Colonnes disponibles affiche les colonnes qui sont des champs frquemment utiliss. Si la colonne souhaite napparat pas, dans la liste Slectionner les colonnes disponibles dans, cliquez sur la liste des champs contenant la colonne ajouter.
1. Sous longlet Affichage, dans le groupe Affichage actuel, cliquez sur Afficher les paramtres. 2. Cliquez sur Colonnes. 3. Dans la liste Afficher ces colonnes dans cet ordre, cliquez sur la colonne supprimer, puis cliquez sur Supprimer.
Pour modifier la position dune colonne dun affichage, procdez comme suit :
1. Sous longlet Affichage, dans le groupe Affichage actuel, cliquez sur Afficher les paramtres. 2. Cliquez sur Colonnes. 3. Dans la liste Afficher ces colonnes dans cet ordre, cliquez sur la colonne dplacer, puis cliquez sur Monter ou Descendre jusqu ce que la colonne occupe la position souhaite
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Volet Favoris
Les Favoris, situs en haut du volet de navigation, contiennent des raccourcis vers des dossiers tels que votre Bote de rception, les lments envoys et les dossiers de recherche. Vous pouvez ajouter, supprimer et rorganiser les dossiers dans cette section pour les afficher et y accder plus facilement. Par exemple, si vous accdez souvent un dossier cr pour un projet, ajoutez le dossier la section Favoris. Lorsquun dossier est ajout aux Favoris, un raccourci est cr, mais le dossier et son contenu restent leur emplacement dorigine dans la liste des dossiers. La suppression dun dossier des Favoris ne supprime pas le dossier ou son contenu, seulement le raccourci apparaissant dans les Favoris.
Dans le volet de navigation, cliquez sur le dossier ajouter puis, sous longlet Dossier, dans le groupe Favoris, cliquez sur Afficher dans les Favoris. La commande du Ruban est mise en vidence quand le dossier slectionn apparat dans les Favoris. Cliquez avec le bouton droit sur le dossier ajouter ou supprimer, puis cliquez sur Afficher dans les Favoris ou Supprimer des Favoris. Cliquez sur un dossier et faites-le glisser vers ou depuis les Favoris.
REMARQUE Assurez-vous deffacer les dossiers des Favoris plutt que de les supprimer. Lorsque vous effacez un dossier des Favoris, le dossier dorigine reste dans la liste des dossiers. La suppression dun dossier des Favoris supprime le dossier et son contenu dans Outlook.
Pour rduire les Favoris, dans le volet de navigation, en regard des Favoris, cliquez sur . Pour dvelopper les Favoris, dans le volet de navigation, en regard des Favoris, cliquez sur .
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Dans Courrier, sous longlet Affichage, dans le groupe Disposition, cliquez sur Volet de navigation, puis sur Favoris.
Si vous dsactivez les Favoris puis que vous les ractivez, les mmes dossiers saffichent.
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Option de Recherche
Rechercher un message ou un lment avec la recherche instantane
La recherche instantane vous permet de rechercher rapidement des lments dans Microsoft Outlook. Le volet Recherche instantane
Les lments contenant le texte que vous avez tap apparaissent avec le texte recherch en surbrillance. Pour affiner la recherche, tapez plus de caractres.
3. Pour largir la recherche afin dinclure tous les dossiers, la fin des rsultats de la recherche, cliquez sur Relancer la recherche.
Pour replacer le point dinsertion sur la zone Recherche instantane, appuyez sur Ctrl+E. Quand vous avez termin la recherche, vous pouvez effacer la recherche en cliquant sur Fermer la recherche en regard de la zone Recherche instantane. Les pices jointes sont recherches, mais les rsultats de la recherche provenant des pices jointes ne sont pas mis en surbrillance.
REMARQUE Les champs de recherche que vous ajoutez sont spcifiques lemplacement sur lequel vous vous trouvez dans Outlook, tel que Courrier, Calendrier, Contacts, Tches, Notes, Liste de dossiers ou Journal.
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2. 3.
Longlet Rechercher apparat sur le ruban. Sous longlet Rechercher, dans le groupe Affiner, cliquez sur Non lu.
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1. Sous longlet Dossier, dans le groupe Nouveau, cliquez sur Nouveau dossier. 2.
REMARQUE
3. Dans la liste Slectionner lemplacement de ce dossier, cliquez sur lemplacement souhait pour le nouveau dossier. Le nouveau dossier devient un sous-dossier du dossier slectionn. 4. Cliquez sur OK .
Bote de courriel
Crer un message lectronique
1. Sous longlet Accueil, dans le groupe Nouveau, cliquez sur Nouveau message lectronique.
Raccourci clavier Pour crer un message lectronique partir de nimporte quel dossier dans Outlook, appuyez sur Ctrl+Maj+M.
2. Dans la zone Objet, tapez lobjet du message. 3. Entrez les adresses de messagerie des destinataires dans les zones , Cc ou Cci. Sparez les diffrents destinataires laide dun point-virgule.
Pour slectionner le nom des destinataires dans une liste du carnet dadresses, cliquez sur , Cc ou Cci, puis cliquez sur les noms souhaits.
4. Une fois que vous avez compos le message, cliquez sur Envoyer.
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Signature
Crer et ajouter une signature de message lectronique
Pour vos messages lectroniques, vous pouvez crer des signatures personnalises incluant du texte, des images, votre carte de visite lectronique, un logo ou mme une image de votre signature manuscrite. Votre signature peut tre ajoute automatiquement aux messages sortants ou vous pouvez ajouter manuellement la signature aux messages de votre choix.
2. Sous longlet Signature lectronique, cliquez sur Nouveau. 3. Tapez le nom de la signature, puis cliquez sur OK. 4. Dans la zone Modifier la signature, tapez le texte inclure dans la signature. 5. Pour mettre le texte en forme, slectionnez le texte, puis utilisez les boutons de style et de mise en forme pour slectionner les options souhaites. 6. Pour ajouter des lments en plus du texte, cliquez lendroit o llment doit apparatre et effectuez lune des oprations suivantes :
OPTIONS Pour ajouter une carte de visite lectronique Pour ajouter un lien hypertexte Pour ajouter une image
PROCDURE Cliquez sur Carte de visite, puis cliquez sur un contact dans la liste Class sous. Ensuite, cliquez sur OK. Cliquez sur le bouton Insrer un lien hypertexte, entrez les informations souhaites ou naviguez jusqu un lien hypertexte, cliquez dessus pour le slectionner, puis cliquez sur OK. Cliquez sur Image, naviguez jusqu une image, cliquez dessus pour la slectionner, puis cliquez sur OK. Les formats de fichiers courants pour les images comprennent les formats .bmp, .gif, .jpg et .png.
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2. Sous Choisir une signature par dfaut, dans la liste Compte de messagerie, cliquez sur le compte de messagerie auquel vous voulez associer la signature. 3. Dans la liste Nouveaux messages, slectionnez la signature inclure. 4. Si vous souhaitez inclure une signature lorsque vous transfrez ou rpondez des messages, dans la liste Rponses/transferts, slectionnez la signature. Sinon, cliquez sur (aucune).
Dans un nouveau message, sous longlet Message, dans le groupe Inclure, cliquez sur Signature, puis slectionnez la signature de votre choix.
CONSEIL
Pour supprimer une signature dun message ouvert, slectionnez la signature dans le
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Dans le message, sous longlet Options, dans le groupe Suivi, activez la case cocher Demander un accus de rception ou Demander un accus de lecture.
REMARQUE Loption Suivi ne saffiche pas tant quau moins un accus ou une confirmation na pas t reu. Aprs la rception du premier accus dans votre Bote de rception, il se peut que le bouton Suivi ne soit disponible quau bout de plusieurs minutes.
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Courrier indsirable
Le filtre Courrier indsirable value chaque message entrant en fonction de plusieurs facteurs, tels que l'heure d'envoi et le contenu du message. Il est activ par dfaut avec un niveau de protection fix Faible. Ce niveau doit suffire intercepter les messages clairement indsirables. Vous pouvez rendre le filtre plus restrictif en modifiant le niveau de protection. Le filtre de courrier indsirable d'Outlook n'empche pas la remise du courrier indsirable, mais redirige le courrier suspect vers votre dossier Courrier indsirable plutt que dans votre Bote de rception. Ajouter un expditeur la liste Expditeurs bloqus
Pour ajouter un expditeur spcifique la liste des expditeurs bloqus, cliquez sur un message de lexpditeur. Sous longlet Accueil, dans le groupe Supprimer, cliquez sur Courrier indsirable, puis sur Bloquer lexpditeur.
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3.
Dans la zone Entrez une adresse de messagerie ou un nom de domaine Internet ajouter la liste, entrez le nom ou ladresse ajouter. Vous pouvez par exemple ajouter : une adresse de messagerie spcifique, telle que xyz@example.com ; un domaine Internet, tel que @example.com ou example.com.
Contacts
Le dossier Contacts dans Outlook est lendroit qui vous permet dorganiser et denregistrer des informations sur les personnes et les organisations avec lesquelles vous communiquez. Un contact peut tre un simple nom suivi dune adresse de messagerie, ou comporter des informations dtailles supplmentaires telles que son adresse, les numros de tlphone, une photo, des anniversaires et toute autre information associe au contact.
Crer un contact
1. Dans Contacts, sous longlet Accueil, dans le groupe Nouveau, cliquez sur Nouveau contacts.
Entrez un nom et toute autre information inclure sur le contact. Effectuez lune des oprations suivantes : Pour terminer la saisie de contacts Sous longlet Contact, dans le groupe Actions, cliquez sur Enregistrer et fermer. Pour enregistrer ce contact et en entrer un autre fermer. Cliquez sur Enregistrer et
Pour enregistrer et entrer un autre contact de la mme socit ou avec la mme adresse Cliquez sur la flche Bas en regard de Enregistrer et nouveau, puis cliquez sur Contact dans la mme socit.
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Cliquez avec le bouton droit sur le nom de la personne souhaite, puis cliquez sur Ajouter aux contacts.
Crer un groupe de contacts Crer un groupe de contacts avec de nouveaux noms ou des noms figurant dans le carnet dadresses
1. Dans Contacts, sous longlet Accueil, dans le groupe Nouveau, cliquez sur Nouveau groupe de contacts.
2. 3.
Dans la zone Nom, tapez un nom pour le groupe de contacts. Sous longlet Groupe de contacts, dans le groupe Membres, cliquez sur Ajouter des membres, puis sur partir des contacts Outlook, partir du carnet dadresses ou Nouveau contact de messagerie. Si vous ajoutez un nouveau contact de messagerie, entrez les informations relatives la personne dans la bote de dialogue Ajouter un nouveau membre.
Si vous ajoutez un membre partir des Contacts Outlook ou dun carnet dadresses, procdez comme suit :
4.
1. 2. 5.
Dans la liste droulante Carnet dadresses, cliquez sur le carnet dadresses qui contient les adresses de messagerie que vous souhaitez inclure dans votre groupe de contacts. Dans la liste des noms, cliquez sur les noms souhaits, puis cliquez sur Membres. Vous pouvez ajouter des noms de diffrents carnets dadresses au mme groupe de contacts.
Procdez ainsi pour chaque personne que vous souhaitez ajouter au groupe de contacts, puis cliquez sur OK.
Le groupe de contacts est enregistr dans votre dossier Contacts sous le nom que vous lui affectez.
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Crer un groupe de contacts en copiant des noms partir dun message lectronique
1. Dans le message lectronique partir duquel vous souhaitez copier les noms, cliquez sur les noms dans la zone ou Cc. 2. Cliquez avec le bouton droit sur la slection, puis cliquez sur Copier. 3. Dans Courrier, sous longlet Accueil, dans le groupe Nouveau, cliquez sur Nouveaux lments, sur Autres lments, puis sur Groupe de contacts. 4. Dans la zone Nom, tapez un nom pour le groupe de contacts. 5. Sous longlet Groupe de contacts, dans le groupe Membres, cliquez sur Ajouter des membres, puis cliquez sur partir des contacts Outlook ou partir du carnet dadresses. 6. En bas de la bote de dialogue Slectionner les membres, dans la zone Membres, cliquez avec le bouton droit, puis cliquez sur Coller.
Calendrier Outlook
Le Calendrier Microsoft Outlook 2010 est le calendrier et le composant de planification dOutlook 2010. Il est totalement intgr aux fonctionnalits de messagerie, contacts et autres. Avec le calendrier, vous pouvez raliser les tches suivantes :
Tout comme vous inscrivez vos donnes par crit dans un agenda, vous pouvez cliquer sur nimporte quelle tranche horaire du calendrier Outlook et taper votre texte. Vous pouvez choisir de recevoir un son ou un message pour vous rappeler vos rendez-vous, runions et vnements, et vous pouvez appliquer des couleurs aux lments pour les identifier instantanment.
Planifier un rendez-vous
Les rendez-vous sont des activits pour lesquelles vous bloquez du temps dans votre calendrier. Ils nimpliquent ni invitation dautres personnes, ni rservation de ressources. Le fait de dsigner chaque rendez-vous comme occup, libre, provisoire ou absent du bureau permet aux autres utilisateurs Outlook de connatre votre disponibilit.
Crer un rendez-vous
1. Dans Calendrier, sous longlet Accueil, dans le groupe Nouveau, cliquez sur Nouveau rendez-vous. En guise dalternative, vous pouvez cliquer avec le bouton droit sur un bloc horaire dans votre calendrier et cliquer sur Nouveau rendez-vous.
Raccourci clavier Pour crer un rendez-vous dans nimporte quel dossier Outlook, appuyez sur Ctrl+Maj+A.
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CONSEIL Vous pouvez taper des mots et des expressions spcifiques dans les zones Heure de dbut et Heure de fin la place des dates. Vous pouvez, par exemple, entrer Aujourdhui, Demain, Jour de lan, Dans deux semaines compter de demain, Trois jours avant le Jour de lan ainsi que la plupart des noms de jours fris.
5. Pour que dautres personnes puissent constater votre disponibilit pendant ces horaires, sous longlet Rendez-vous, dans le groupe Options, cliquez sur la zone Afficher en tant que, puis cliquez sur Libre, Provisoire, Occup(e) ou Absent(e) du bureau. 6. Pour rendre le rendez-vous priodique, sous longlet Rendez-vous, dans le groupe Options, cliquez sur Priodicit . Cliquez sur la frquence du rendez-vous (Quotidien, Hebdomadaire, Mensuel ou Annuel), puis slectionnez les options de frquence. Cliquez sur OK.
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REMARQUE Lajout dune priodicit un rendez-vous modifie longlet Rendez-vous, qui affiche dsormais Rendez-vous priodique.
7. Par dfaut, un rappel saffiche 15 minutes avant lheure de dbut du rendez-vous. Pour modifier le moment du rappel, sous longlet Rendez-vous, dans le groupe Options, cliquez sur la flche Rappel, puis cliquez sur la nouvelle heure du rappel. Pour dsactiver le rappel, cliquez sur Aucun. 8. Dans le groupe Options de l'onglet Rendez-vous, cliquez sur Enregistrer et fermer.
1. Dans Calendrier, sous longlet Accueil, dans le groupe Nouveau, cliquez sur Nouvelle runion.
Raccourci clavier Pour crer une nouvelle demande de runion partir dun dossier Outlook, appuyez sur Ctrl+Maj+Q.
2. Dans la zone Objet, tapez une description. 3. Dans la zone Emplacement, tapez une description ou un emplacement. Si vous utilisez un compte Microsoft Exchange, cliquez sur Salles pour faire votre choix parmi les salles disponibles.
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4. Dans les zones Heure de dbut et Heure de fin, cliquez sur lheure de dbut et de fin de la runion. Si vous activez la case cocher Journe entire, lvnement est affich sous la forme dun vnement dune dure de 24 heures (de minuit minuit). 5. Dans le corps de la demande de runion, tapez les informations que vous souhaitez partager avec les destinataires. Vous pouvez galement joindre des fichiers. 6. Sous longlet Runion, dans le groupe Afficher, cliquez sur Assistant Planification.
LAssistant Planification vous aide trouver le meilleur horaire pour organiser votre runion.
7. Cliquez sur Ajouter dautres personnes, puis sur partir du carnet dadresses. 8. Dans la bote de dialogue Slectionnez les participants et les ressources, dans la zone Rechercher, indiquez le nom dune personne ou dune ressource inclure dans la runion. Si vous effectuez une recherche avec loption Autres colonnes, cliquez sur Atteindre. 9. Cliquez sur le nom dans la liste de rsultats, cliquez sur Obligatoire, Facultatif ou Ressources, puis cliquez sur OK .
Les participants Obligatoire et Facultatif saffichent dans la zone de longlet Runion et les Ressources dans la zone Emplacement. La grille de disponibilit affiche la disponibilit de participants. Une ligne verticale verte reprsente le dbut de la runion. Une ligne verticale rouge reprsente la fin de la runion.
Le volet Suggestions de runion indique le meilleur horaire pour votre runion (lorsque la plupart des participants sont libres). Pour slectionner un horaire de runion, cliquez sur une suggestion dhoraire dans le volet Suggestions de runion ou choisissez un horaire dans la grille de disponibilit.
10. Pour dfinir une runion priodique, sous longlet Runion, dans le groupe Options, cliquez sur Priodicit. Choisissez les options de priodicit souhaites, puis cliquez sur OK.
Lorsque vous ajoutez une priodicit une demande de runion, longlet Runion se transforme en onglet Runion priodique.
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REMARQUES
Pour modifier lheure avance du rappel de runion, sous longlet Runion, dans le groupe Options, cliquez sur Rappel et cliquez sur lheure souhaite. Un clic sur Aucun dsactive le rappel. Lorganisateur peut galement dfinir lheure de rappel pour les destinataires en modifiant lheure de rappel sur linvitation. Si lorganisateur ne change pas lheure de rappel par dfaut sur linvitation, les destinataires utiliseront chacun leur propre rappel par dfaut.
Dans le volet de navigation de laffichage Calendrier, activez la case cocher dun autre calendrier que vous souhaitez afficher.
Le calendrier slectionn souvre ct du calendrier dj affich.
Vous pouvez aussi copier ou dplacer des rendez-vous entre les calendriers affichs. Utilisez le volet de navigation pour partager rapidement votre propre calendrier et ouvrir d'autres calendriers partags. Selon les autorisations accordes par le propritaire du calendrier, vous pouvez crer ou modifier des rendez-vous dans des calendriers partags.
1. Dans le volet de navigation de laffichage Calendrier, activez la case cocher dun autre calendrier que vous souhaitez afficher.
Le calendrier que vous avez slectionn souvre ct du calendrier dj affich. Chaque calendrier successif souvre ct du dernier calendrier ouvert.
Ce calendrier est maintenant affich en mode superposition avec celui que vous avez ouvert en premier (gnralement votre calendrier par dfaut). 3. Pour ajouter un autre calendrier la superposition, rptez ltape 2.
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2. Pour supprimer un calendrier de laffichage, dsactivez sa case cocher dans le volet de navigation ou cliquez sur Fermer sous longlet du calendrier en question.
Message dabsence
Activer ou dsactiver les rponses automatiques
Vous pouvez configurer Microsoft Outlook 2010 de faon rpondre automatiquement toutes les personnes qui vous envoient un message lectronique. Les rponses automatiques vous permettent de signaler ces personnes que vous tes absent du bureau et que votre rponse pourrait tre retarde, et de fournir dautres dtails, tels que des informations de contact alternatives.
1. Cliquez sur longlet Fichier. 2. Cliquez sur Rponses automatiques. 3. Slectionnez Envoyer des rponses automatiques 4. Si vous le souhaitez, activez la case cocher Envoyer uniquement pendant ce laps de temps pour planifier lactivation de vos rponses dabsence du bureau. Si vous ne spcifiez pas dheures de dbut et de fin, les rponses automatiques seront envoyes jusqu ce que vous activiez la case cocher Ne pas envoyer de rponse automatique. 5. Sous longlet Au sein de mon organisation, tapez la rponse que vous voulez envoyer vos collgues lors de vos absences du bureau. 6. Sous longlet En dehors de mon organisation, activez la case cocher Envoyer une rponse automatique aux personnes trangres ma socit, puis tapez la rponse que vous souhaitez envoyer pendant vos absences du bureau. Slectionnez si vous souhaitez envoyer vos rponses Mes contacts uniquement ou Toute personne trangre ma socit.
REMARQUES Lorganisation est gnralement dfinie comme votre socit et inclut les personnes qui ont un compte Outlook sur votre systme de messagerie. Si vous slectionnez Mes contacts uniquement, les rponses sont envoyes uniquement aux contacts figurant dans votre dossier Contacts Outlook. Si le dossier existe uniquement dans un dossier faisant partie dun fichier de donnes Outlook (.pst), le message de rponse automatique nest pas envoy.
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Catgorie / Classer
Crer une nouvelle catgorie de couleurs
Les catgories de couleurs vous permettent didentifier facilement des lments associs et de les regrouper dans Microsoft Outlook. Affectez une catgorie de couleurs un groupe dlments lis, comme des notes, des contacts, des rendez-vous et des messages lectroniques, afin den faire le suivi et de les organiser rapidement. Plusieurs catgories de couleurs peuvent tre assignes des lments. Ces couleurs apparaissent de manire vidente dans des affichages Tableau, comme la bote de rception, et dans les lments ouverts. Vous pouvez renommer les catgories et leur attribuer des noms significatifs ou choisir des couleurs diffrentes pour chacune delles. Cette souplesse vous permet de crer un systme de catgories de couleurs adapt votre mode de travail. Pour crer une nouvelle catgorie de couleur, procdez comme suit :
1. Dans nimporte quel affichage, sous longlet Accueil, dans le groupe Balises, cliquez sur Classer, puis sur Toutes les catgories.
REMARQUE Pour les lments de calendrier, le groupe Balises apparat sous longlet Rendez-vous ou Runion. Pour une tche ou un contact ouvert, le groupe Balises apparat respectivement sous longlet Contact ou Tche.
2. Cliquez sur Nouveau. 3. Dans la zone Nom, tapez un nom pour la nouvelle catgorie de couleurs.
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4. Cliquez sur la flche ct de Couleur, cliquez sur la couleur voulue. 5. Si vous voulez affecter une touche de raccourci, dans la liste Touche de raccourci, cliquez sur un raccourci. 6. Cliquez sur OK dans les botes de dialogue Ajouter une nouvelle catgorie et Catgories de couleurs.
1. Sous longlet Accueil, dans le groupe Balises, cliquez sur Classer. 2. Cliquez sur Toutes les catgories.
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Supprimer une catgorie de couleur dun message, dun contact, dun lment du calendrier ou dune tche
Vous pouvez supprimer une catgorie de couleur dun lment affich sous forme de Tableau, tel que la bote de rception, ou depuis llment ouvert.
Cliquez avec le bouton droit sur llment que vous voulez, pointez sur Classer, puis cliquez sur Effacer toutes les catgories.
1. Dans nimporte quel affichage Outlook 2010, sous longlet Accueil, dans le groupe Balises, cliquez sur Classer, puis sur Toutes les catgories.
REMARQUE La commande Classer nest pas disponible dans Calendrier ou Tches, moins que vous ne cliquiez sur un lment ou que vous nen criez un.
2. Dans la liste Nom, cliquez sur le nom dune catgorie de couleur, puis sur Renommer. 3. Dans la liste Nom, tapez le nouveau nom de la catgorie de couleur.
REMARQUE Pour affecter automatiquement la catgorie de couleur que vous renommez aux lments slectionns dans la fentre Outlook active, slectionnez la case cocher en regard de la catgorie de couleur dans la liste Nom, puis cliquez sur OK.
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Len-tte suprieur indique un message unique. Len-tte infrieur indique une conversation avec deux fractionnements. Cliquez sur la flche en regard de len-tte du message pour voir tous les messages quil contient.
Pour dvelopper ou ouvrir la conversation, cliquez sur la flche dans len-tte du message. Le fait de cliquer sur un message dans la conversation dveloppe place ce message en haut du volet de lecture.
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REMARQUE Les conversations contiennent des messages provenant de plusieurs dossiers. Par exemple, par dfaut, les messages envoys sont enregistrs dans le dossier lments envoys, mais ils apparaissent aussi dans la conversation avec les messages reus lorsque vous dveloppez la conversation. La conversation dveloppe inclut des threads visuels qui relient chaque message avec ceux qui le prcdent dans la conversation. Vous pouvez ainsi suivre des conversations qui comportent des fractionnements.
Rpondre ou Rpondre tous Le fait de rpondre un message dans une conversation envoie une rponse ce message, qui apparat en haut du volet de lecture. Si la conversation sest fractionne, cliquez sur la partie de la conversation laquelle vous voulez rpondre, et la rponse est envoye au message le plus rcent de ce fractionnement. Vous pouvez rpondre nimporte quel message de ce fractionnement. Transfrer Cliquez sur Transfrer cre un message ayant pour corps la conversation, telle quelle apparat dans le volet de lecture. Classer Vous pouvez classer une conversation ou des messages individuels au sein dune conversation. Si vous classez un ou plusieurs messages individuels, les couleurs des catgories apparaissent dans len-tte lorsque la conversation est compresse ou ferme.
Le fait de marquer un en-tte avec une catgorie dfinit une action continue qui classera dsormais dans cette catgorie tous les nouveaux messages de cette conversation.
Ignorer Vous pouvez exclure de votre bote de rception les conversations qui ne vous intressent pas. Dans le groupe Supprimer de longlet Accueil, cliquez sur Ignorer. Tous les messages lectroniques passs et futurs de la conversation slectionne sont placs directement dans le dossier lments supprims.
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Nettoyer Vous pouvez rduire la taille dune conversation laide de la fonction Nettoyer. Dans le groupe Supprimer de longlet Accueil, cliquez sur Nettoyer, puis sur Nettoyer la conversation. Tous les messages redondants, cest--dire les messages qui ne sont pas non lus, classs ou les premiers dune branche de la conversation, sont placs dans le dossier lments supprims.
Sous longlet Affichage, cliquez sur Conversations, puis dsactivez la case cocher Afficher en tant que conversations.
Sous longlet Affichage, cliquez sur Conversations, puis sur Afficher en tant que conversations.
Pour appliquer votre paramtre dautres dossiers de courrier, procdez comme suit :
1. Sous longlet Affichage, dans le groupe Affichage actuel, cliquez sur Changer laffichage, puis sur Appliquer laffichage actuel aux autres dossiers de courrier. 2. Dans la bote de dialogue Appliquer laffichage, activez les cases cocher en regard des dossiers auxquels vous voulez appliquer laffichage. Vous devrez peut-tre cliquer sur les flches au niveau des noms de dossiers pour afficher les sous-dossiers.
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Accs et Dlgations
Tout comme un assistant peut vous aider grer le courrier papier que vous recevez, vous pouvez utiliser Microsoft Outlook pour permettre une autre personne, appele dlgu, de recevoir des messages lectroniques et des demandes de runion en votre nom et dy rpondre. Vous pouvez galement accorder votre dlgu des autorisations supplmentaires qui lui permettent de lire, de crer ou davoir un contrle accru sur les lments contenus dans votre bote aux lettres et de votre calendrier.
Dlgation du calendrier
Un dlgu reoit automatiquement les autorisations Envoi par procuration. Par dfaut, le dlgu ne peut lire que les demandes de runion et les rponses celles-ci envoyes au responsable. Il ne dispose pas dun accs en lecture aux autres messages de votre dossier Bote de rception. 1. 2. 3. 4. Cliquez sur longlet Fichier. Cliquez sur Paramtres du compte, puis sur Accs dlgu. Cliquez sur Ajouter. Tapez le nom de la personne dsigner comme dlgu ou recherchez-le et cliquez dessus dans la liste.
REMARQUE Le dlgu doit tre une personne qui figure dans la liste dadresses globale Exchange de votre organisation. 5. 6. Cliquez sur Ajouter, puis sur OK. Dans la bote de dialogue Autorisations accordes aux dlgus, vous pouvez accepter les paramtres dautorisations par dfaut ou slectionner des niveaux daccs personnaliss pour les dossiers Exchange.
Si un dlgu a besoin dune autorisation pour traiter uniquement les demandes de runion et les rponses, les paramtres dautorisations par dfaut, notamment Mon dlgu reoit une copie des messages relatifs mes runions, sont suffisants. Vous pouvez conserver loption Aucune pour le paramtre dautorisation Bote de rception. Les demandes de runion et les rponses iront directement dans la bote de rception du dlgu. REMARQUE Par dfaut, le dlgu se voit accorder lautorisation Rdacteur (peut lire, crer et modifier des lments) sur votre dossier Calendrier. Lorsquil rpond une demande de runion en votre nom, celle-ci est ajoute automatiquement votre dossier Calendrier.
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7.
Pour envoyer un message informant le dlgu des modifications de ses autorisations, activez la case cocher Envoyer automatiquement un message au dlgu pour rsumer ces autorisations. Si vous le souhaitez, vous pouvez activer la case cocher Le dlgu peut voir mes lments privs.
8.
IMPORTANT Il sagit dun paramtre global qui affecte tous vos dossiers Exchange, notamment tous les dossiers Courrier, Contacts, Calendrier, Tches, Notes et Journal. Vous ne pouvez pas autoriser laccs aux lments privs dans un seul dossier. 9. Cliquez sur OK.
REMARQUE Les messages envoys avec les autorisations Envoi par procuration contiennent le nom du responsable et du dlgu en regard de la zone De. Les messages envoys avec les autorisations Envoyer en tant que ne contiennent que le nom du responsable.
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Slectionner les droits pour la personne dlgue, pour chacun des objets.
Le courriel envoy aura un en-tte informant que l'envoi s'est fait au nom d'une autre personne.
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3. 4.
Sous longlet Messagerie, dans la liste, cliquez sur le type de compte Exchange, cliquez sur Modifier, puis sur Paramtres supplmentaires. Sous longlet Avanc, sous Ouvrir ces botes aux lettres supplmentaires, cliquez sur Ajouter, puis entrez le nom de la bote aux lettres que vous souhaitez ajouter votre profil utilisateur. Si vous ne connaissez pas le nom de cette bote aux lettres, demandez-le la personne qui vous a attribu les autorisations daccs dlgu.
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Envoyer des demandes de runion ou rpondre des demandes de runion au nom dune autre personne
Pour accorder au dlgu les autorisations suffisantes pour accepter des demandes de runion au nom du responsable, celui-ci doit procder comme suit : 1. 2. 3. 4. Cliquez sur longlet Fichier. Cliquez sur Paramtres du compte, puis de nouveau sur Paramtres du compte. Entrez les informations du dlgu et cliquez sur Ajouter. Effectuez lune des oprations suivantes : Dans la bote de dialogue Autorisations accordes aux dlgus, accordez au dlgu les autorisations Rdacteur (peut lire, crer et modifier des lments) dans le dossier Calendrier ou Tches du responsable et au moins des autorisations Relecteur (peut lire les lments) dans la Bote de rception du responsable. Cliquez sur OK pour fermer la bote de dialogue Autorisations accordes aux dlgus, puis activez la case cocher Mes dlgus uniquement, mais menvoyer une copie des demandes de runion et des rponses ou Mes dlgus uniquement.
5.
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2. 3.
Sous longlet Accueil, dans le groupe Nouveau, cliquez sur Nouvelle runion. Entrez les participants, lobjet, le lieu et les heures de dbut et de fin comme dhabitude.
Crer ou rpondre un message lectronique au nom dune autre personne Pour crer un message lectronique
1. 2. Dans Courrier, sous longlet Accueil, dans le groupe Nouveau, cliquez sur Nouveau message lectronique. Dans la zone De, tapez le nom de la personne de la part de laquelle vous envoyez le message.
Pour slectionner le nom dans une liste du carnet dadresses, cliquez sur De. Si la zone et le bouton De ne sont pas affichs, sous longlet Options du message, dans le groupe Afficher les champs, cliquez sur De.
3.
Ajoutez les destinataires et tapez lobjet et le texte du message comme vous le faites en temps normal.
Raccourci clavier Pour rpondre un message lectronique, appuyez sur Ctrl+R. 3. Dans la zone De, tapez le nom de votre responsable. Pour slectionner le nom dans une liste du carnet dadresses, cliquez sur De. Si la zone et le bouton De ne sont pas affichs, sous longlet Options, dans le groupe Afficher les champs, cliquez sur De. 4. Ajoutez les destinataires et tapez lobjet et le texte du message comme vous le faites en temps normal.
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Enregistrer les lments envoys dans le dossier lments envoys dune autre personne
Lorsque des messages lectroniques et des demandes de runion sont envoys par un dlgu au nom dun responsable, une copie de chaque lment est enregistre dans le dossier lments envoys du dlgu. Il sagit dun comportement par dfaut. En guise dalternative, le responsable peut accorder au dlgu des autorisations pour son dossier lments envoys. Le dlgu peut alors dplacer ou copier les lments depuis son dossier lments envoys vers le dossier lments envoys du responsable. REMARQUE Si ce nest dj fait, Ajoutez la bote aux lettres dune autre personne votre profil. Si vous tes le responsable, vous devez procder comme suit : 1. 2. 3. 4. 5. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur le dossier lments envoys. Cliquez sur Modifier les autorisations de partage. Sous longlet Autorisations, cliquez sur le nom du dlgu. Sous Autorisations, dans la liste Niveau dautorisation, cliquez sur Rdacteur (peut lire, crer et modifier des lments). Cliquez sur OK.
Dlgation du calendrier
La dlgation du calendrier permet quelqu'un de consulter/ajouter et/ou modifier les lments du calendrier d'un autre utilisateur. Pour partager ou dlguer votre calendrier avec quelqu'un, faire un clic-droit sur votre calendrier et slectionner "Proprit".
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Actions autorises Crer, lire, modifier et supprimer tous les lments et fichiers, et crer des sousdossiers. En tant que propritaire du dossier, vous pouvez modifier les niveaux d'autorisation dont bnficient les autres personnes sur ce dossier (ne s'applique pas aux dlgus). Crer, lire, modifier et supprimer tous les lments et fichiers, et crer des sousdossiers. (Ne s'applique pas aux dlgus.) Crer, lire, modifier et supprimer tous les lments et fichiers.
Crer et lire les lments et fichiers, crer des sous-dossiers ainsi que modifier Auteur de publication et supprimer les lments et fichiers que vous crez (ne s'applique pas aux dlgus). Auteur Collaborateur Relecteur Personnalis Aucun Crer et lire les lments et fichiers, ainsi que modifier et supprimer les lments et fichiers que vous crez. Uniquement crer des lments et des fichiers. Le contenu du dossier ne vous est pas accessible (ne s'applique pas aux dlgus). Uniquement lire les lments et les fichiers. Effectuer les activits dfinies par le propritaire du dossier (ne s'applique pas aux dlgus). Vous ne disposez d'aucune autorisation. Vous ne pouvez pas ouvrir le dossier.
Remarque S'il dispose d'une autorisation d'auteur ou d'diteur, un dlgu est habilit envoyer des messages au nom du responsable qu'il reprsente. Les messages envoys contiennent alors le nom du dlgu et celui de son responsable. Les destinataires du message voient le nom du responsable dans la zone Envoy en tant que ainsi que celui du dlgu dans la zone De.
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Note: Le propritaire des lments du calendrier dfinit lui-mme les utilisateurs pouvant consulter et modifier les lments. Voir la section prcdente. Par dfaut tous les utilisateurs peuvent voir le calendrier de n'importe quel utilisateur, mais les dtails sont cachs.
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Partage de calendrier
Microsoft Exchange Server permet de partager des calendriers avec dautres utilisateurs possdant un compte Exchange. Vos calendriers peuvent tre affichs uniquement par les personnes auxquelles vous avez accord des autorisations. Si la personne dont vous souhaitez ouvrir le calendrier ne vous a pas accord lautorisation de lafficher, Outlook vous invite lui demander lautorisation ncessaire. Aprs avoir accd un calendrier partag pour la premire fois, le calendrier est ajout la liste Calendriers partags dans le volet de navigation, o vous pouvez y accder ultrieurement.
Note: Le destinataire reoit une notification par courrier lectronique indiquant que vous avez partag votre calendrier. Vous pouvez galement demander au destinataire de partager son calendrier Exchange avec vous.
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Au lieu d'ajouter manuellement les vacances nationales dans votre calendrier Outlook, vous pouvez utiliser les options de Calendrier pour les importer. Pour ajouter des vacances spcifiques au pays votre calendrier : 1. Dans longlet Fichier , slectionner Options .
2.
3.
Slectionnez le Pays dont vous souhaitez faire figurer les jours fris dans le calendrier.
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Quota et Archivage
Afficher les informations de Quota de votre boite de courriel
Pour afficher le quota de votre boite de courriel, effectuer un clic laide du bouton droit de votre souris sur la barre dtat, puis slectionnez Informations sur les quotas .
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