Sunteți pe pagina 1din 55

Pregtirea misiunii de audit

1.Tiparirea si procesarea Ordinului de serviciu


Scopul: este de a repartiza sarcinile de serviciu pe auditori interni astfel incat acetia sa poat demara misiunea de audit public intern. Premise: Ordinul de serviciu reprezint mandatul de intervenie dat de ctre Compartimentul de Audit Public Intern. ntocmit/Completat: de Seful Compartimentul de Audit Public Intern pe baza Planului anual de audit public intern aprobat de conductorul entitii publice.
Primria Municipiului Focani Compartimentul Audit Public Intern

ORDIN DE SERVICIU
In conformitate cu prevederile Legii 672/2002, privind Auditul Public Intern, a O.M.F.P. nr.38/2008 privind aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Legii nr.672/2002, a Normelor metodologice proprii prin care se exercita auditul intern in cadrul instituiei nregistrate cu nr.8365/06.12.2010, a Cartei auditului public intern proprie instituiei, referitoare la obiectivele auditului public intern nregistrate cu nr.8365/06.12.2010 si cu Panul de audit public intern pe anul 2006, nregistrat cu numrul 19327/29.11.2010, se va efectua o misiune de audit public intern la Serviciul Public de Impozite si Taxe Locale al Primriei Municipiului Focani, in perioada 26.05.2006 29.06.2006. Scopul misiunii de audit: Asigurarea corectitudinii privind activitatea de ncasare a debitelor restante prin executare silita iar obiectivul acesteia este nfiinarea popririlor. Menionam ca se va efectua un audit de conformitate /regularitate. Echipa de audit public intern este formata din urmtorii auditori: Cristescu Monica inspector superior; Dumitrescu Laura inspector asistent;

Sef Compartiment Audit Public Intern Marcel Ghita

2.Tiparirea si procesarea Declaraiei de independenta


Scopul: este de a demonstra independenta auditorilor fata de entitatea/structura audiata. Premise: in vederea desemnrii auditorilor interni pentru efectuarea misiunii de audit
public intern vor fi verificate incompatibilitile personale ale acestora. Astfel, un auditor nu va fi desemnat acolo unde exista incompatibiliti personale, doar daca repartizarea lui este imperios necesara, fiind furnizata in acest sens o justificare din partea conductorului Compartimentului de Audit Public Intern. Daca in timpul efecturii misiunii de audit apare o incompatibilitate, reala sau presupusa, auditorii sunt obligai sa informeze de urgenta conducerea. ntocmit/Completat: de fiecare auditor intern, inclusiv consultani. Primria Municipiului Focani Compartimentul Audit Public Intern

DECLARATIE DE INDEPENDENTA
Numele: Cristescu Monica Data 27.05.2006

Misiunea: nfiinarea popririlor in vederea recuperrii debitelor restante pentru contribuabili persoane juridice. Incompatibiliti DA NU In legtur cu entitatea/structura audiata: Serviciul Public de Impozite si Taxe Locala al Primriei Focani X Ai avut/avei vreo relaie oficiala, financiara sau personala cu cineva care ar putea sa va limiteze msura in care putei sa va interesai, sa descoperii sau sa constatai slbiciuni de audit de orice fel? X Avei idei preconcepute fata de persoane, grupuri, organizaii sau obiective care ar putea sa va influeneze in misiunea de audit? X Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat(a) in ultimii 3 ani intr-un alt mod in activitatea entitii/structurii ce va fi audiata? X Avei responsabilitatea in derularea programelor si proiectelor finanate integral sau parial de Uniunea Europeana? X Ai fost implicat in elaborarea si implementarea sistemelor de control ale X entitii/structurii ce urmeaz a fi audiata? Suntei so/soie, ruda sau afin pana la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul entitii/structurii ce va fi audiata sau cu membrii organului de conducere colectiva? X Avei vreo legtura politica, sociala care ar rezulta dintr-o fosta angajare sau primirea de redevene de la vreun grup anume, sau organizaie sau nivel guvernamental? X Ai aprobat nainte facturi, ordine de plata, si alte instrumente de plata pentru X entitatea/structura ce va fi audiata? Ai inut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditata? X Avei vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fi audiata? X Daca in timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personala, externa sau organizaionala care ar putea sa va afecteze abilitatea dvs. de a lucra si a face X rapoartele de audit impariale, notificai seful Compartimentului de Audit Public Intern de urgenta?

3.Pregatirea si transmiterea Notificrii privind declanarea misiunii de audit public intern ctre prile interesate
Scopul: este sa informeze entitatea/structura audiata de declanarea misiunii de audit
public intern si anume despre scopul, principalele obiective, durata misiunii si despre faptul ca pe parcursul misiunii vor avea loc intervenii la fata locului al cror program va fi stabilit ulterior de comun acord. Premise: se intenioneaz ca prin notificarea entitii/structurii auditare sa se asigure desfurarea corespunztoare a procedurilor de audit. ntocmit/comunicat: cu 15 zile nainte de declanarea misiunii de audit. Primria Municipiului Focani Compartimentul Audit Public Intern

NOTIFICARE PRIVIND DECLANSAREA MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN


Ctre De la Ref Serviciul Public de Impozite si Taxe Locale al Primriei Focani. Sef Compartiment Audit Public Intern - Marcel Ghita. nfiinarea popririlor in vederea recuperrii debitelor restante, pentru contribuabili persoane juridice. Stimate(a) Sef Serviciu - Tudorache Ionel In conformitate cu Planul anual de audit public intern, pe anul 2006, nregistrat cu numrul 19327/29.11.2010, urmeaz ca in perioada 26.05.2006 29.06.2006, sa efectuam o misiune de audit public intern cu tema nfiinarea popririlor in vederea recuperrii debitelor restante pentru contribuabili persoane juridice, la Serviciul Public de Impozite si Taxe Locale al Primriei Municipiului Focani. Auditul va examina responsabilitile asumate de ctre Serviciul Public de Impozite si Taxe Locale al Primriei Municipiului Focani si va determina daca aceasta si ndeplinete obligaiile sale intr-un mod eficient si efectiv. Va vom contacta ulterior pentru a stabili de comun acord o edina de deschidere in vederea discutrii diverselor aspecte ale misiunii de audit, cuprinznd:- prezentarea auditorilor - prezentarea principalelor obiective ale misiunii de audit public intern - programul interveniei la fata locului - scopul misiunii de audit public intern - alte aspecte. Pentru o mai buna nelegere a activitatea dvs., va rugam sa ne punei la dispoziie urmtoarea documentaie: Daca avei unele ntrebri privind aceasta actiune, va rugam sa contactai pe Cristescu Monica si Dumitrescu Laura. Cu stima Sef Compartiment Audit Public Intern Marcel Ghita 3 Data 27.05.2010

4.Colectarea si prelucrarea informaiilor


Scopul: este cunoaterea domeniului audiabil, care l ajuta pe auditor sa se familiarizeze cu
entitatea/structura audiata. Colectarea informaiilor faciliteaz procedurile de analiza de risc si cele de verificare.

4.1.Colectarea informaiilor
Astfel in aceasta etapa auditorii interni solicita si colecteaz informaii cu caracter general despre entitatea audiata.

Premise: -identificarea principalelor elemente ale contextului instituional si socioeconomic in care entitatea auditata isi desfasoara activitatea; -cunoaterea organizrii entitii/structurii auditare, a tehnicilor sale de lucru si a diferitelor nivele de administrare, conform organigramei; -identificarea punctelor cheie ale funcionarii entitii/structurii auditare si ale sistemelor sale de control, pentru o evaluare prealabila a punctelor tari si slabe -identificarea si evaluarea riscurilor cu incidenta semnificativa; -identificarea informaiilor probante necesare pentru atingerea obiectivelor controlului si selecionrii tehnicilor de investigare adecvate

4.2.Pelucrarea informaiilor Premise: -analiza structurii/entitii auditare si activitii sale (organigrama,


regulamente de funcionare, fise ale posturilor, circuitul documentelor); -analiza cadrului normativ ce reglementeaz activitatea entitii/structurii auditare; -analiza factorilor succeptibili de a mpiedica buna desfurare a misiunii de audit public intern; -analiza rezultatelor controalelor precedente; -analiza informaiilor externe referitoare la entitatea/structura audiata.

Primria Municipiului Focani Compartimentul Audit Public Intern

LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILE


Misiunea de audit: nfiinarea popririlor in vederea recuperrii debitelor restante, contribuabililor persoane juridice. Perioada auditata: 01.01.2010 31.12.2010 ntocmit: Crintescu Monica Avizat: Marcel Ghita OBIECTIVUL Data: 27.05.2010 Data: 27.05.2010 OBIECTE AUDITABILE OBS. 1. Comunicarea somaiei si a titlului executoriu. 2. Poprirea este nfiinata pentru ntregul debit. 3. Poprirea este nfiinata pe toate conturile debitorului. 4. Confirmarea bncii privind nfiinarea popririi. 5. Debitorul a fost instiintat asupra popririi. 6. Identificarea debitorilor. 7. nfiinarea de popriri la terii poprii. 8. Confirmarea terului poprit asupra sumei datorate de debitor si efectuarea reinerilor. 9. nfiinarea in termen a popririi in termenul legal prevzut de la comunicarea somaiei.

nfiinarea popririlor

5. Analiza riscurilor
Scopul: - analiza riscurilor este o etapa majora in procesul de audit public intern, care are drept
scopuri: identificarea pericolelor din entitatea/structura audiata, daca controalele interne sau procedurile entitii/structurii auditare pot preveni, elimina sau minimiza pericolele, evaluarea structurii/evoluiei controlului intern al entitii/structurii auditare.

Premise: - reprezint un punct de pornire in elaborarea tabelului Puncte tari si puncte slabe.
Aprecierea unui risc are la baza doua estimri: Gradul de gravitate al pierderii care poate sa rezulte ca urmare a riscului (sau al consecinelor directe si indirecte); Probabilitatea ca riscul sa revin. Riscurile poteniale se pot concretiza in recomandri de audit, acestea depinznd de rezultatele de la controalele, testrile si verificrile anterioare.

Primria Municipiului Focani Compartimentul Audit Public Intern

CLASAREA OPERATIILOR PE BAZA ANALIZEI RISCURILOR


Misiunea de audit: nfiinarea popririlor in vederea recuperrii debitelor restante, contribuabililor persoane juridice. Perioada auditata: 01.01.2009 31.12.2009 ntocmit: Crintescu Monica Avizat: Marcel Ghita NR.CRT. OBIECTE AUDITABILE Data: 02.06.2010 Data: 02.06.2010 RISCURI IDENTIFICATE CLASAREA RISCULUI Mare

2 3

4 5

7 8 9

nfiinarea popririlor 1. Comunicarea somaiei si a Inexistenta somaiei sau a titlului executoriu titlului executoriu, anuleaz procedura de executare silita 6.Identificarea debitorilor Neidentificarea debitorilor 8.Confirmarea terului poprit Neefectuarea reinerilor de asupra sumei datorate de debitor ctre terul poprit si efectuarea reinerilor 2.Poprirea este nfiinata pentru Poprirea este nfiinata pe o ntregul debit suma eronata 5.Debitorul a fost instiintat Neinstiintarea debitorului asupra popririi asupra infiintarii popririi si contestarea popririi 9.Infiintarea popririi in termenul Nerespectarea termenului legal prevzut de la comunicarea prevzut pentru nfiinarea somaiei popririi 4.Confirmarea bncii privind Neinstituirea popririi de ctre nfiinarea popririi banca 7.Infiintarea de popriri la terii Nenfiinarea de popriri la teri poprii 3.Poprirea este nfiinata pe toate Poprirea sa fie fcuta pe conturile debitorului conturi pe care debitorul nu deruleaz operaiuni bancare

Mare Mare

Mare Mediu

Mediu

Mic Mic Mic

6.Elaborarea tabelului puncte tari si puncte slabe


Punctele tari si punctele slabe se exprima calitativ si cantitativ in funcie de rezultatele ateptate si de condiiile de obinere a acestora. Un punct tare sau unul slab trebuie sa fie exprimat in funcie de un obiectiv de control intern sau de o caracteristica urmrita, pentru a asigura buna funcionare a entitii/structurii auditare sau atingerea rezultatului scontat.

Primria Municipiului Focani Compartimentul Audit Public Intern

IERARHIZAREA OPERATIILOR IN FUNCTIE DE ANALIZA RISCURILOR SITUATIA PUNCTELOR TARI SI PUNCTELOR SLABE
Misiunea de audit: nfiinarea popririlor in vederea recuperrii debitelor restante, contribuabili persoane juridice. Perioada auditata: 01.01.2009 31.12.2009 Data: 02.06.2010 Data: 02.06.2010

ntocmit: Crintescu Monica Avizat: Marcel Ghita

Obiecte auditabile

Riscuri identificate

Opinie Consecine

T / S 1.Comunicarea Inexistenta somaiei sau a S somaiei si a titlului titlului executoriu, anuleaz executoriu procedura de executare silita. 2.Identificarea Neidentificarea debitorilor S debitorilor 3.Confirmarea Neefectuarea reinerilor de T terului poprit ctre terul poprit asupra sumei datorate de debitor si efectuarea reinerilor 4.Poprirea este nfiinata pentru intre debit 5.Debitorul a fost instiintat asupra popririi 6.Infiintarea popririi in termenul legal prevzut de la comunicarea somaiei. Poprirea este nfiinata pe o S suma eronata Neinstiintarea asupra infiintarii contestarea popririi Nerespectarea prevzut pentru popririi. debitorului S popririi si termenului S nfiinarea

Gradul de ncredere Sczut Sczut

In cazul in care terul poprit nu da curs infiintarii popririi, se va transmite titlu executoriu mpotriva acestuia

Ridicat

Sczut Sczut Sczut

7.Intocmirea programului de audit public intern


Programul de audit public intern este un document intern de lucru al compartimentului de audit public intern, care se ntocmete in baza tematicii detaliate. Cuprinde fiecare obiectiv din tematica detaliata, aciunile concrete de efectuat necesare atingerii obiectivului, precum si repartizarea acestora pe fiecare auditor intern. Programul de audit public intern are drept scopuri: asigura seful Compartimentului de Audit Public Intern ca au fost luate in considerare toate aspectele referitoare la obiectivele misiunii de audit public intern; asigura realizarea sarcinilor si planificarea activitilor, de ctre supervizor. Primria Municipiului Focani Compartimentul Audit Public Intern

PROGRAMUL DE AUDIT INTERN


Misiunea de audit: nfiinarea popririlor in vederea recuperrii debitelor restante, contribuabili persoane juridice Perioada auditata: 01.01.2010 31.12.2010 ntocmit:Crintescu Monica Avizat: Marcel Ghita Data: 02.06.2010 Data: 02.06.2010

Obiectivele

Activitati

Tema generala: Aplicarea masurilor de executare silita Obiective nfiinarea popririlor

Durata (h) 200

Persoanele implicate

Locul desfasurarii

41 I.Pregatirea misiunii de audit 1. Tiprirea si procesarea Ordinului de serviciu 2.Tiparirea si procesarea Declaraiei de independenta 3. Pregtirea si transmiterea Notificrii privind declanarea misiunii de audit public intern ctre prtile interesate 4. Colectarea si prelucrarea informaiilor 5. ntocmirea listei centralizatoarei a obiectelor auditabile 6. Elaborarea Tabelului puncte tari si puncte slabe 7. ntocmirea programului de audit public intern 8. ntocmirea Notei si a Programului preliminar al interveniei la fata locului 8 1 1 1 Crintescu Monica Crintescu Monica SAI SAI

Crintescu Monica SAI Seful Compartimentului Crintescu Monica Crintescu Monica Crintescu Monica Crintescu Monica Crintescu Monica SAI AUDITAT SAI SAI SAI SAI

16 4 4 4 4

9. Obinerea aprobrii Notei si a anexelor acesteia: Colectarea si prelucrarea datelor, Tabelul puncte tari si puncte slabe si Programul interveniei la fata locului 10. Planificarea si organizarea edinei de deschidere cu serviciul de impozite si taxe locale 11. Redactarea Minutei edinei de deschidere. Obinerea numelui persoanelor de contact si stabilirea unui loc pentru desfurarea activitii de audit II. Intervenia la fata locului 1.1.Efectuarea testrilor 1.2. Discutarea constatrilor cu seful de serviciu 1.3.Elaborarea FIAP-urilor 1.4.Colectarea dovezilor 1.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului si al formei si ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru
SEDINTA DE NCHIDERE

Crintescu Monica SAI Seful Compartimentului de Audit Crintescu Monica Sef serviciu ITL Crintescu Monica Sef serviciu ITL SAI AUDITAT AUDITAT

64

Obiectiv .Infiintarea popririlor

32 8

8 8 8

Crintescu Monica Crintescu Monica Sef compartiment audit Crintescu Monica Crintescu Monica Crintescu Monica

AUDITAT SAI

SAI AUDITAT SAI AUDITAT

20

12. Planificarea si edinei de nchidere

organizarea

13.Discutarea constatrilor cu Seful Serviciului de impozite si taxe locale 14. Concluzii III. Raportul de audit 15.Redactarea Proiectului de raport de audit intern 16. Revizuirea raportului de audit intern

8 4 75 25 8

Crintescu Monica Sef Serviciu ITL si Sef Compartiment de audit Crintescu Monica Sef Serviciu ITL Crintescu Monica

AUDITAT SAI

SAI SAI

Crintescu Monica

SAI

17.Obtinerea proiectului de Raport 8 de audit intern 18. Transmiterea proiectului de 2 raport de audit intern la auditat si solicitarea de rspuns in 15 zile 19. Planificarea si organizarea 8 Reuniunii de conciliere, daca este cazul 9

Crintescu Monica SAI Sef compartiment audit Crintescu Monica SAI Crintescu Monica Sef Serviciu ITL Crintescu Monica Sef serviciu ITL SAI

AUDITAT

20. Includerea in Raportul de audit 8 intern a aspectelor reinute din punct de vedere al auditatului 21. Finalizarea Raportului de audit 8 intern 22. Obinerea Raportului de audit 8 public intern aprobat de conducerea instituiei 23. Transmiterea recomandrilor 8 aprobate ctre auditat.

Crintescu Monica

SAI

Crintescu Monica Crintescu Monica

SAI SAI

Crintescu Monica

SAI

9.Obtinerea aprobrii Notei si a anexelor acesteia, Colectarea si prelucrarea datelor, Tabelul puncte tari si puncte slabe si Programului interveniei la fata locului.
Se realizeaz de ctre Seful Compartimentului de Audit Public Intern

10.Planificarea si organizarea edinei de deschidere cu Serviciul Public de Impozite si Taxe Locale al Primriei Municipiului Focani
edina de deschidere a interveniei la fata locului se deruleaz la unitatea audiata, cu participarea auditoriilor interni si a personalului entitii/structurii auditare. Ordinea de zi cu zi a edinei de deschidere trebuie sa cuprind: prezentarea auditorilor interni; prezentarea obiectivelor misiunii de audit public intern; stabilirea termenelor de raportare a stadiului verificrilor; prezentarea tematicii in detaliu; acceptarea calendarului ntlnirilor; asigurarea condiiilor materiale necesare derulrii misiunii de audit public intern.

Entitatea audiata poate solicita amnarea misiunii de audit, in cazuri justificate (interese speciale, lipsa de timp, alte circumstane). Amnarea trebuie discutata cu compartimentul de audit public intern si notificata la conductorul entitii public

11.Redactarea Minutei edinei de deschidere. Obinerea numelui persoanelor de contact si stabilirea unui loc pentru desfurarea activitii de audit
Minuta de deschidere trebuie sa cuprind: data edinei de deschidere, participanii, aspecte importante discutate. 10

Primria Municipiului Focani Compartimentul Audit Public Intern

MINUTA SEDINTEI DE DESCHIDERE


A. Meniuni generale
Misiunea de audit: nfiinarea popririlor in vederea recuperrii debitelor restante, contribuabili persoane juridice Perioada auditata: 01.01.2009 31.12.2009 ntocmit: Crintescu Monica Avizat: Marcel Ghita Data: 06.06.2010 Data: 06.06.2010

Lista participanilor Numele si prenumele Crintescu Monica Marcel Ghita Popescu Iolanda Hariuc Robert Pascu Raluca Preda Mariana Paraschiv Mihaela Funcia inspector superior Sef Serviciu Impozite si Taxe Locale consilier principal, p.j. consilier asistent, p.j. consilier asistent,p.j. consilier superior, p.j. consilier asistent,p.j. Direcia/Serviciul Compartimentul de Audit Public Intern S.T.I. S.T.I. S.T.I. S.T.I. S.T.I. S.T.I.

B. Stenograma edinei de deschidere


In cadrul edinei de deschidere s-a procedat la: Prezentarea echipei de auditori care urmeaz sa efectueze misiunea de audit; Prezentarea funciei de audit intern de ctre auditor, in special a obiectivelor generale ale auditului intern, semnificaia auditului intern; Prezentarea programului de intervenie la fata locului, obiectivele audiabile care se intenioneaz a fi realizate, dup analizele de risc efectuate. A fost solicitata prerea auditatilor cu privire la aceste obiective. S-au fcut remarci ca acestea in general reprezint zone cu risc si asupra faptului ca in general, compartimentul S.T.I. este subdimensionat, ca activitatea desfurata in cadrul instituiei s-a extins, a devenit mai complexa, precum si neatractivtatea salariului pentru atragerea unor specialiti; S-a menionat si faptul ca, programul informatic folosit nu este inca definitivat si uneori, sunt dificultati in stabilirea listei de ramasite, a listei debitorilor, a doua zi dup expirarea termenului de plata;

11

S-a remarcat si faptul ca, serviciile oferite de Posta Romana nu sunt de cel mai nalt nivel calitativ, ca se ntmpla ca instiintarile de plata sa nu fie date beneficiarului ci aruncate la intrarea in bloc, neajungnd deci la destina]ie sau sunt date unor persoane neavizate; Stabilirea persoanelor pe care auditorul le poate contacta in vederea colectrii informaiilor, efecturii de teste asupra muncii lor si pentru a lua interviuri. De asemenea, a fost stabilit programul ntlnirilor si timpul necesar pentru realizarea acestor proceduri; Stabilirea condiiilor minime pe care auditatul trebuie sa le asigure in vederea realizrii misiunii de audit; Convenirea unor aspecte procedurale, respectiv eventualitatea unor edine intermediare in cursul auditului, informarea sistematica asupra constatrilor; Stabilirea reuniunii de nchidere, inclusiv a participanilor; Stabilirea modalitii de redactare a Raportului de audit intern (cnd, cum si cui va fi distribuit). Recomandrile formulate, ca urmare a eventualelor disfunctionalitati constatate, vor fi discutate si analizate cu structura auditata, inclusiv calendarul implementrii si persoanele rspunztoare cu implementarea recomandrilor.

CAP III.Interventia la fata locului


Intervenia la fata locului consta in colectarea documentelor, analiza si evaluarea acestora. Intervenia la fata locului cuprinde urmtoarele etape: Tehnici si instrumente de audit intern Principalele tehnici de audit intern Verificarea asigura validarea, confirmarea, acurateea nregistrrilor, documentelor, declaraiilor, concordanta cu legile si regulamentele, precum si eficacitatea controalelor interne. Tehnici de verificare sunt: -comparatia -examinarea -recalcularea -confirmarea -punerea de acord -garantarea -urmrirea 12 cunoaterea activitii/sistemului/procesului supus verificrii si studierea procedurilor aferente; intrvievarea personalului auditat; verificarea nregistrrilor contabile; analiza datelor si informaiilor; evaluarea eficientei si eficacitii controalelor interne; realizarea testri; verificarea modului de realizarea a corectrii aciunilor menionate in auditrile precedente (verificarea realizrii corectrii).

Observarea fizica reprezint modul prin care auditorii interni isi formeaza o prere proprie. Interviul se realizeaz de ctre auditorii interni prin intervievarea persoanelor auditate/implicate/interesate. Informaiile trebuie confirmate cu documente. Analiza - consta in descompunerea unei entitati in elemente, care pot fi izolate,identificate, cuantificate si msurate distinct.

Principalele instrumente de audit intern Chestionarul cuprinde ntrebrile pe care le formuleaz auditorii interni. Tabloul de prezentare a circuitului auditului.

Primria Municipiului Focani Compartimentul Audit Public Intern

IDENTIFICAREA LEGILOR APLICABILE

Misiunea de audit: nfiinarea popririlor in vederea recuperrii debitelor restante, contribuabili persoane juridice Perioada auditata: 01.01.2009 31.12.2009 ntocmit: Crintescu Monica Avizat: Marcel Ghita Data: 06.06.2010 Data: 06.06.2010

Primria Municipiului Focani Compartimentul Audit Public Intern

1. Legea 571/2003 privind Codul Fiscal, completata si modificata 2. Ordonana 92/2003 privind Codul de procedura fiscala privind impozitele si taxele fiscale 3. HCL 143/15.07.2005 si HCL 326/16.12.2006 referitoare la stabilirea impozitelor si taxelor locale pentru anul fiscal 2006

13

Primria Municipiului Focani Compartimentul Audit Public Intern

INTERVIUL
Misiunea de audit: nfiinarea popririlor in vederea recuperrii debitelor restante, contribuabili persoane juridice Perioada auditata: 01.01.2009 31.12.2009 Intocmit: Crintescu Monica Intervievat: Aldea Valentin Data: 07.06.2010 Data: 07.06.2010

NR. 1 2 3

ENUNTUL INTREBARII De cnd funcioneaz STI in cadrul Primriei Focani? Obiectul de activitate este bine conturat in ROF? Care este structura organizatorica a STI, persoane juridice? (conform statului de funcii, total posturi, din care)

RASPUNS Din ianuarie 1999.

4 5

Da. In cadrul STI isi desfasoara activitatea, 25 de persoane, din care doar 5 se ocupa cu constatarea, stabilirea, urmrirea, executarea silita a contribuabililor persoane juridice. Acetia sunt consilieri, de profesie economiti si 1 inginer. Care este gradul de ocupare al posturilor din 75%. cadrul STI, pe funcii? Care sunt criteriile de separare a atribuiilor Pregtirea profesionala, aptitudinile pentru fiecare membru al compartimentului pe ,calitile, se tine cont de obiectivele ce care l conducei? trebuie atinse. Li se aduc la cunotina noilor angajai Da. resposabilitatile si ateptrile conducerii, de preferat printr-o fisa de post scrisa detaliat si actualizata pe parcursul angajrii lor? tiu ca suntem acreditai ISO 9001/2001 si ca in Exista proceduri de lucru pentru mai mare parte, exista proceduri de lucru. Avei si multe activitati, dar pentru procedura de pentru comunicarea somaiei o procedura de executare silita, inca nu. Personalul lucru scrisa? Dar pentru transmiterea Adresei de cunoate prevederile legale privind nfiinare a popririi? transmiterea somaiei si titlului executoriu si le respecta Care este persoana desemnata sa verifice de Nu exista o persoana desemnata, fiecare legalitate ntocmirea si transmiterea somaiilor, a rspunde pentru documentele transmise. titlurilor executorii, a adreselor de nfiinare a Seful de compartiment verifica nainte de popririi? a semna daca sumele sunt cele reale, din baza de date. Cum se face arhivarea acestor documente? Fiecare contribuabil are un dosar fiscal si toate documentele referitoare la situaia lui fiscala sunt arhivate in ordinea transmiterii lor de si/sau la contribuabilul respectiv. 14

10

11 12

ntregul personal are acces la toate informaiile Da. Trebuie insa menionat faptul ca, cuprinse in baza de date persoane juridice? drept de acces pe ramura de ntocmire a situaiilor centralizatoare are doar, in afara de mine, o singura persoana, care este inginer. Este compartimentul de audit independent de Da funcia contabila si operativa? Mai avei ceva de adugat in completarea celor Nu. mi putei solicita orice informaii sau spuse? documente si le vei obine in cel mai scurt timp.

Primria Municipiului Focani Compartimentul Audit Public Intern

PROGRAMUL INTERVENTIEI LA FATA LOCULUI


Misiunea de audit: nfiinarea popririlor in vederea recuperrii debitelor restante, contribuabili persoane juridice Perioada auditata: 01.01.2010 31.12.2010 ntocmit: Crintescu Monica Avizat: Marcel Ghita Tipul verificrii -Observarea fizica a dosarelor debitorilor si compararea datelor cu cele din baza de date -Examinarea modului de completare -Analizarea legalitii intocmirii documentelor -Interviul cu personalul -Examinarea procedurilor de lucru -Analiza situaiilor privind debite nencasate la expirarea termenului de plata -Sondajul pentru a determina daca au fost identificai toi debitorii -Examinarea documentelor pentru stabilirea debitului datorat -Analizarea modului de trasmitere a soma]iilor si titlurilor executorii Data: 02.06.2006 Data: 02.06.2006

Obiecte auditabile 1.Comunicare somaiei si titlului executoriu

Locul testrii Auditat

Durata testrii 15

Auditorii Crintescu Monica

6.Identificarea debitorilor

Auditat

10

Crintescu Monica

2.Poprirea este nfiinata pentru ntreg debitul 5.Debitorul a fost instiitat asupra popririi

Auditat

15

Crintescu Monica Crintescu Monica

Auditat

14

15

9.Infiintarea popri rii in termenul prevzut de la comunicarea somaiei

-Compararea datelor de transmitere a comunicrilor ctre debitori si terii poprii.

Auditat

10

Crintescu Monica

Primria Municipiului Focani Compartimentul Audit Public Intern

CHESTIONARUL DE LUARE LA CUNOSTINTA


Misiunea de audit: nfiinarea popririlor in vederea recuperrii debitelor restante, contribuabili persoane juridice Perioada auditata: 01.01.2010 31.12.2010 ntocmit: Crintescu Monica Avizat: Marcel Ghita NR. CRT ENUNTUL INTREBARII 1 Exista ROF, ROI, Organigrama instituiei, Da. fi[e de post pentru toi salariaii? 2 Obiectul de activitate al STI este bine Da. conturat in ROF? 3 4 5 6 7 ROF, ROI, Organigrama instituiei, fisele de post sunt actualizate? Fisele de post sunt difuzate personalului? Exista proceduri de lucru scrise? Procedurile de lucru sunt actualizate? Care este actul normativ ce reglementeaz stabilirea taxelor si impozitelor locale? Da. Data: 06.06.2006 Data: 06.06.2006

RASPUNS

Nu in totalitate. Nu. Nu. 1.Legea 571/2008 privind Codul Fiscal, completata si modificata 2.HCL 143/15.07.2010 si HCL 326/16.12.2006 referitoare la stabilirea impozitelor si taxelor locale pentru anul fiscal 2006 Care sunt reglementrile legale privind Ordonana 92/2008 privind Codul de procedura ncasarea debitelor restante prin executare fiscala pentru administrarea impozitelor si taxelor silita?

Cuprinde ntrebri referitoare la contextul socio-economic, organizarea interna, funcionarea entitii/structurii auditare.

16

Primria Municipiului Focani Compartimentul Audit Public Intern

CHESTIONARUL LISTA DE VERIFICARE


Misiunea de audit: nfiinarea popririlor in vederea recuperrii debitelor restante, contribuabili persoane juridice Perioada auditata: 01.01.2010 31.12.2010 ntocmit: Crintescu Monica Avizat: Marcel Ghita nfiinarea popririlor Activitatea de audit Verificai daca exista proceduri Verificai daca procedurile stabilesc separarea sarcinilor Verificai daca procedurile stabilesc si definesc responsabilitile Verificai daca procedurile au fost comunicate personalului responsabil Verificai daca procedurile sunt cunoscute Verificai daca exista comunicata somaia si titlul executoriu Verificai daca sunt ntocmite popriri Verificai daca popririle sunt transmise in termen Verificai daca popririle se refere la ntregul debit datorat Verificai daca debitorul a fost instiintat asupra msurii de instituire a popririi Verificai daca sunt identificai toi debitorii Verificai daca sunt instituite popriri la terii poprii Verificai daca exista confirmarea bncii si/sau a terului poprit privind instituirea popririi DA X X X X X X X X X X X X X NU Auditorii Data: 07.06.2006 Data: 07.06.2006

Verificarea s-a efectuat prin sondaj. S-au verificat contribuabilii persoane juridice, luai in ordine alfabetic. Este utilizat pentru stabilirea condiiilor pe care trebuie sa la ndeplineasc fiec are domeniu audiabil. Cuprinde un set de ntrebri standard privind obiectivele definite, responsabilitile si metodele mijlocele financiare, tehnice si de informare, resursele umane existente.

17

1.Efectuarea testrilor
Primria Municipiului Focani Compartimentul Audit Public Intern

Entitatea: S.T.I. Tema misiunii de audit public intern: nfiinarea popririlor in vederea recuperrii debitelor restante, contribuabili persoane juridice Numele auditorului: Crintescu Monica Data realizrii: 14.06.2010 Avizat: Marcel Ghita

TEST NR. 1
1. Obiectul testului: Transmiterea Somaiilor si a Titlurilor executorii debitorului, prin recomandata cu confirmare de primire. 2. Obiectivele testului: Asigurarea ca procedura de executare silita este respectata si poate fi continuata. 3. Descrierea testului: Se verifica borderourile de corespondenta, listele de debitori si dosarele fiscale. S-au verificat primii 5 contribuabili dup denumire, de la fiecare litera a alfabetului. 4. Constatri: Pentru toi contribuabilii verifica]i, transmiterea acestor documente s-a fcut folosind recomandata cu confirmare de primire. 5. Concluzii: Pentru ace[ti contribuabili, termenul de prescriere a debitelor a fost ntrerupt. Procedura de executare silita poate continua.

ntocmit de, Crintescu Monica

18

Primria Municipiului Focani Compartimentul Audit Public Intern

Entitatea: S.T.I. Tema misiunii de audit public intern: nfiinarea popririlor in vederea recuperrii debitelor restante, contribuabili persoane juridice Numele auditorului: Crintescu Monica Data realizrii: 14.06.2010 Avizat: Marcel Ghita

TEST NR. 2
1. Obiectul testului: nfiinarea popririi 2. Obiectivele testului: nfiinarea popririi la termenele legale, pentru toi debitorii si pentru ntregul debit. 3. Descrierea testului: Se examineaz si verifica daca a fost nfiinata poprire la termenele legale si pentru toi debitorii. Se verifica daca sumele pentru care s-a nfiinat poprirea sunt datorate si nu sunt prescrise. 4. Constatri: Adresele de nfiinare a popririi si Titlurile executorii care au fost transmise bncilor sau terilor poprii, au respectat termenul legal de 15 zile. Exista insa si popriri nenfiinate pentru unii contribuabili. Aceasta, ntruct exista contribuabili pentru care nu se mai cunoate banca prin care deruleaz fondurile. Debitele contribuabililor pentru care s-a nceput procedura de executare silita au fost stabilite corect. 5. Concluzii: Chiar daca pentru unii contribuabili s-a respectat procedura si s-a trecut la nfiinarea popririi, exista si contribuabili pentru care nu s-au transmis adrese de nfiinare a popririi. Acest fapt atrage dup sine nerealizarea veniturilor prognozate, nendeplinirea obiectivelor.

ntocmit de, Crintescu Monica

19

Primria Municipiului Focani Compartimentul Audit Public Intern Entitatea: S.T.I. Tema misiunii de audit public intern: nfiinarea popririlor in vederea recuperrii debitelor restante, contribuabili persoane juridice Numele auditorului: Crintescu Monica Data realizarii: 14.06.2010 Avizat: Marcel Ghita

TEST NR. 3
1. Obiectul testului: Identificarea debitorilor 2. Obiectivele testului: Stabilirea tuturor debitorilor. 3. Descrierea testului: Se ntocmete lista debitorilor si se confrunta cu situaia privind contribuabilii pentru care s-a nceput procedura de executare silita. 4. Constatri: Exista contribuabili care au datorii ctre Consiliul local si pentru care nu s-a nceput procedura de executare silita. 5. Concluzii: Este posibil ca aceste sume sa nu fie recuperate sau sa se prescrie. De asemenea, este posibil ca o parte dintre debitori sa nu mai deruleze fonduri prin conturi si ncasarea acestora va fi mult ngreunata. ntocmit de, Crintescu Monica Primria Municipiului Focani Compartimentul Audit Public Intern Entitatea: S.T.I. Tema misiunii de audit public intern: nfiinarea popririlor in vederea recuperrii debitelor restante, contribuabili persoane juridice Numele auditorului: Crintescu Monica Data realizarii: 14.06.2010 Avizat: Marcel Ghita

TEST NR. 4
1. 2. 3. 4.

Obiectul testului: Completarea Somaiilor si a Titlurilor executorii Obiectivele testului: Stabilirea modului de lucru privind aceasta activitate. Descrierea testului: Se adreseaz un set de ntrebri, un chestionar, unui funcionar. Constatri: Fazele activitii sunt bine cunoscute, dar, uneori, datorita unor factori

externi si/sau subiectivi, nu sunt respectate in totalitate. 5. Concluzii: Exista pericolul ca datele, sumele cuprinse in aceste documente sa nu fie cele reale, pentru patrimoniu existent la data ntocmirii lor. 20

2.Elaborarea FIAP-urilor

Fisa de identificare si analiza problemelor (FIAP) se ntocmete pentru


fiecare disfuncionalitate constatata. Prezint rezumatul acesteia, cauzele si consecinele, precum si recomandrile pentru rezolvare. FIAP trebuie sa fie aprobata de ctre coordonatorul misiunii, confirmata de reprezentanii entitii/structurii auditare si supervizata de Seful Compartimentatului de Audit (sau de ctre nlocuitorul acestuia).

Primria Municipiului Focani Compartimentul Audit Public Intern Entitatea: S.T.I. Tema misiunii de audit public intern: nfiinarea popririlor in vederea recuperrii debitelor restante, contribuabili persoane juridice Numele auditorului: Crintescu Monica Data realizrii: 14.06.2010 Avizat: Marcel Ghita

FISA DE IDENTIFICARE SI ANALIZA A PROBLEMEI NR. 1


1. Problema: Pentru ncasarea debitelor restante, dup expirarea fiecrui termen de plata trebuie ntocmite Liste de ramasite, care cuprind contribuabilii ce nu si-au achitat debitele ctre Consiliul Local. Pe baza lor, se ntocmesc documentele in vederea ncasrii acestora prin executare silita. 2. Constatri: Pentru trimestrul I al anului fiscal 2010, nu s-au ntocmit aceste liste, popririle fiind fcute pentru societile care figurau in lista de ramasite de la sfritul anului 2009 si nu au achitat debitele datorate pana la data verificrii lor de funcionari. 3. Cauze: Lipsa personalului, care are si activitati de control, conform unui plan lunar, in vederea stabilirii corecte a materiei impozabile si a debitelor. Materia impozabila nu a fost stabilita, determinata exact pentru toi contribuabili. 4. Consecine: Nu se cunoate care este situa]ia exacta a debitorilor si care sunt sumele totale ramase de ncasat pentru anul 2010, pentru a se stabili o strategie in vederea recuperrii acestor debite. Nerealizarea veniturilor prognozate. Nu pot fi identificai toi debitorii dup ultimul termen de plata. 5. Recomandri si soluii propuse: Gsirea unor soluii legale pentru ntrirea acestui compartiment. Listarea la expirarea termenului de plata a contribuabililor cu datorii si sortarea acestora in funcie de vechimea si de mrimea debitului, pentru a putea ncepe procedura de executare silita in timp util, nainte ca debitele sa se prescrie. Aprobarea palii unor ore suplimentare si de asemenea, formarea unor echipe care sa se ocupe doar cu procedura de executare silita.

ntocmit de, Cristescu Monica Avizat: Marcel Ghita 21

Primria Municipiului Focani Compartimentul Audit Public Intern Entitatea: S.T.I. Tema misiunii de audit public intern: nfiinarea popririlor in vederea recuperrii debitelor restante, contribuabili persoane juridice Numele auditorului: Crintescu Monica Data realizrii: 14.06.2010 Avizat: Marcel Ghita

FISA DE IDENTIFICARE SI ANALIZA A PROBLEMEI NR. 2

1. Problema: Documentele folosite in procedura de executare silita, respectiv Somaia, Adresa de nfiinare a popririi si Titlul executoriu, trebuie completate la toate rubricile. Completarea necorespunztoare sau incomplete, atrage nulitatea acestora. 2. Constatri: In cazul SC CONFORT SA, nu s-a verificat corectitudinea completrii Adresei de nfiinare a popririi si Titlului executoriu emis din programul informatic si debitorul a contestat executarea silita. 3. Cauze: Elaborarea acestor documente s-a realizat intr-un timp foarte scurt. S-a dorit nceperea executrii silite pentru toate societile cu datorii mai mari de 10 milioane fata de Consiliul Local. 4. Consecine: S-a ntrziat ncasarea unor debite si acest fapt creaza o imagine nefavorabila pentru instituie. 5. Recomandri si soluii propuse: Verificarea sistemului informatic si definitivarea acestuia in cel mai scurt timp, astfel incat sa nu mai existe situaii de acest tip.

ntocmit de, Cristescu Monica Avizat: Marcel Ghita

22

Primria Municipiului Focani Compartimentul Audit Public Intern Entitatea: S.T.I. Tema misiunii de audit public intern: nfiinarea popririlor in vederea recuperrii debitelor restante, contribuabili persoane juridice Numele auditorului: Crintescu Monica Data realizrii: 14.06.2010 Avizat: Marcel Ghita

FISA DE IDENTIFICARE SI ANALIZA A PROBLEMEI NR. 3


1. Problema: La nivelul structurii auditate trebuie sa existe proceduri scrise pentru fiecare obiectiv, activitate, in vederea ntririi controlului intern, prin precizarea in detaliu a fiecrei operaiuni care trebuie executate si a controalelor ce trebuie efectuate. 2. Constatri: Din auditarea efectuata asupra controlului intern exercitat la nivelul STI, 3. s-a constatat ca exista Regulament de organizare si funcionare, fise de post, dar nu exista circuitul documentelor si nici atribuirea responsabilitilor si delegarea autoritarilor prin proceduri. 4. Cauze: S-a considerat ca pentru exercitarea controlului intern sunt suficiente documentele existente. De asemenea, s-a apreciat ca legislaia in vigoare referitoare la procedura de executare silita este clara si suficienta. 5. Consecine: Lipsa procedurilor scrise ale entitii conduce la un control intern slab exercitat, datorita necunoaterii in detaliu a modului de executare a atribuiunilor de ctre fiecare salariat. 6. Recomandri si soluii propuse: Procedurile sa fie scrise si actualizate, astfel incat, din acestea sa rezulte atribuirea responsabilitilor, declararea si delegarea autoritatii personalului. Trebuie stabilit circuitul documentelor privind activitatea de ncasare a debitelor restante prin executare silita.

ntocmit de, Cristescu Monica Avizat: Marcel Ghita

23

Primria Municipiului Focani Compartimentul Audit Public Intern Entitatea: S.T.I. Tema misiunii de audit public intern: nfiinarea popririlor in vederea recuperrii debitelor restante, contribuabili persoane juridice Numele auditorului: Crintescu Monica Data realizrii: 14.06.2010 Avizat: Marcel Ghita

FISA DE IDENTIFICARE SI ANALIZA A PROBLEMEI NR. 4


1. Problema: Stabilirea sumelor datorate se face dup ce se verifica in baza de date realitatea datelor privind patrimoniul contribuabilului si dup ce sunt operate toate platile efectuate de acesta. Este important ca debitele pentru care se ncepe procedura de executare silita sa fie cele reale, poprirea trebuie sa se fac pentru ntregul debit. 2. Constatri: S-a nceput procedura de executare silita pentru unii contribuabili, fara a se verifica mai intai aceste date. Sumele pentru care s-a nceput procedura de executare silita nu sunt in toate cazurile cele datorate la data comunicrii somaiei si titlului executoriu. 3. Cauze: Datorita numrului mare de societati avute in analiza si a dorinei de a incasa cat mai mult intr-un timp cat mai scurt, nu au fost verificate toate somaiile si titlurile executorii. De asemenea, nu toate societile au depus in termenul legal documentele doveditoare ale schimbrii situaiei patrimoniale, pentru a putea opera modificrile care se impuneau in baza de date si pentru a putea recalcula sumele datorate consiliului local. 4. Consecine: Timp si bani cheltuii ineficient si in unele cazuri, tirbirea autoritatii, imaginii instituiei si a funcionarului public. 5. Recomandri si solultii propuse: Verificarea tuturor documentelor privind nceperea si/sau continuarea procedurii de executare silita, urmrindu-se respectarea actelor normative in vigoare. Introducerea daca se considera necesar a unui control intermediar atunci cnd volumul de documente este prea mare.

ntocmit de, Cristescu Monica Avizat: Marcel Ghita

24

Primria Municipiului Focani Compartimentul Audit Public Intern Entitatea: S.T.I. Tema misiunii de audit public intern: nfiinarea popririlor in vederea recuperrii debitelor restante, contribuabili persoane juridice Numele auditorului: Crintescu Monica Data realizrii: 14.06.2010 Avizat: Marcel Ghita

FISA DE IDENTIFICARE SI ANALIZA A PROBLEMEI NR. 5

1. Problema: Pentru fiecare contribuabil, documentele depuse de acesta, respectiv declaraiile anuale si orice alte acte care si modifica patrimoniul ca si documentele interne, actele de corespondenta, eventual cele privind nceperea si/sau continuarea procedurii de executare silita, trebuiesc indosariate si arhivate. 2. Constatri: Din auditarea efectuata s-a constatat, ca nu toate documentele sunt indosariate si arhivate. 3. Cauze: S-a considerat ca nu este necesar sa se fac ndosarierea si arhivarea imediat dup operarea modificrilor in baza de date, ca nu se produc efecte negative in desfurarea activitii. 4. Consecine: Se pot produce erori in ntocmirea documentelor, materia impozabila nu este stabilita corect, la timp si debitele datorate pot fi eronate. Aceste documente sunt greu de gsit uneori sau se pot pierde. 5. Recomandri si soluii propuse: ndosarierea si operarea modificrilor care se impun, conform unor documente primite, sa se efectueze succesiv. Pe fiecare document operat in baza de date sa se semneze de operare de ctre persoana responsabila de societatea in cauza, imediat dup efectuarea operaiilor care se impun, respectiv: modificare patrimoniu, acordare facilitai fiscale, nlesniri, scutiri, introducere plai, compensri, restitui, sume ncasate prin executare silita.

ntocmit de, Cristescu Monica Avizat: Marcel Ghita

25

Primria Municipiului Focani Compartimentul Audit Public Intern Entitatea: S.T.I. Tema misiunii de audit public intern: nfiinarea popririlor in vederea recuperrii debitelor restante, contribuabili persoane juridice Numele auditorului: Crintescu Monica Data realizrii: 14.06.2010 Avizat: Marcel Ghita

FISA DE IDENTIFICARE SI ANALIZA A PROBLEMEI NR. 6


1. Problema: Conform Codului de Procedura Fiscala, daca un contribuabil nu achita debitul datorat in termen de 15 zile de la data comunicrii somaiei si titlului executoriu, se poate proceda la nfiinarea popririi. 2. Constatri: Nu s-a procedat la nfiinarea popririi pentru toi contribuabilii aflai in aceasta situaie. Pentru recuperarea debitelor nu s-au aplicat nici alte proceduri: sechestru asigurator, licitaia. 3. Cauze: Numrul foarte mare de societati aflate in aceasta situaie fara de numrul de personal, s-a urmrit recuperarea in primul rnd a debitelor mai vechi si/sau in cuantum mai mare, pentru a nu se ajunge in situa]ia de prescriere a debitelor. Personalul din cadrul serviciului nu are competente pentru alte modalitati de recuperare a debitelor prin executare silita. 4. Consecine: Riscul nerealizrii veniturilor prognozate. Lista de ramasite la sfritul anului, daca nu se accelereaz aceasta activitate va cuprinde mai muli contribuabili si sumele datorate de acetia vor fi mai mari si mai greu de recuperat. 5. Recomandri si soluii propuse: Transmiterea compartimentului de Executare silita a tuturor dosarelor contribuabililor greu de ncasat, pentru a se ncerca alte proceduri de executare silita. Organizarea personalului astfel incat, in cel mai scurt timp sa se nceap, si/sau continue procedura de executare silita, in vederea ncasrii tuturor veniturilor prognozate in BVC, conform clasificaiei bugetare.

ntocmit de, Cristescu Monica Avizat: Marcel Ghita

26

3.Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului si al formei si ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru
Primria Municipiului Focani Compartimentul Audit Public Intern

NOTA CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU

Misiunea de audit: nfiinarea popririlor in vederea recuperrii debitelor restante, contribuabili persoane juridice Perioada auditata: 01.01.2009 31.12.2009 ntocmit: Crintescu Monica Data: 16.06.2010 Exista Da Nu X X X X X X X Auditori

Constatarea Seciunea nfiinarea popririi

Documentul justificativ Proceduri de lucru Documente de lucru Documente de lucru ce cuprind rspunsuri la ntrebri puse unor angajai Titlurile executorii nr_/____, Adresele de nfiinare a popririi nr____/___, Somaiile nr____/____ Lista contribuabililor persoane juridice care au datorii ctre Consiliul Local la data de 31.12.2009 si 16.03.2010 Confirmrile de primire de la debitori . Confirmri de primire de la bnci. Confirmri de primire de le teri poprii.

X X X

Auditori, Crintescu Monica

27

6.Planificarea si organizarea edinei de nchidere


edina de nchidere a intervenii la fata locului are drept scop prezentarea opiniei auditorilor interni, a recomandrilor finale din Proiectul Raportului de Audit public intern si a Calendarului de implementare a recomandrilor. Se ntocmete o minuta a edinei de nchidere.

Primria Municipiului Focani Compartimentul Audit Public Intern

MINUTA SEDINTEI DE INCHIDERE


A. Meniuni generale Misiunea de audit: nfiinarea popririlor in vederea recuperrii debitelor restante, contribuabili persoane juridice Perioada auditata: 01.01.2009 31.12.2009 ntocmit: Crintescu Monica Avizat: Marcel Ghita Lista participanilor Numele si prenumele Funcia Crintescu Monica inspector superior Lucretia Aldea Valentin Sef Serviciu Impozite si Taxe Locale Popescu Iolanda consilier principal, p.j. Hariuc Robert consilier asistent, p.j. Pascu Raluca consilier asistent,p.j. Preda Mariana consilier superior, p.j. Paraschiv Mihaela consilier asistent,p.j. B. Concluzii: In cadrul edinei au fost prezentate obiectivele auditate si constatrile pentru fiecare obiect auditat. S-au discutat deficientele constatate, au fost analizate cauzele care au contribuit la apariia disfunctionalitatilor si au fost prezentate si comentate recomandrile care urmeaz a fi implementate pentru eliminarea deficientelor constatate. Au fost prezentate recomand\rile care urmeaz a fi implementate pentru eliminarea deficientelor constate. Domnul Aldea Valentin a afirmat ca, dei pentru activitatea de executare silita nu exista proceduri, acestea fac obiectul unor acte normative obligatoriu de respectat si in consecina, nu trebuiesc ntocmite. Direcia/Serviciul Compartimentul de Audit Public Intern S.T.I. S.T.I. S.T.I. S.T.I. S.T.I. S.T.I. Nr. telefon Data: 20.06.2010

28

Considera ca, programul informatic nu va putea fi definitivat intr-o perioada de timp relativ scurta, ntruct modificrile legislative sunt destul de importante si necesita timp de rezolvare mai mare. De asemenea, considera ca, tot datorita legislaiei privind recrutarea funcionarilor publici, in anul 2010 nu se pot face angajri. Este greu de organizat altfel serviciul, ntruct toi salariaii sunt nscrii la diferite forme de continuare a studiilor, necesare instituiei si nu pot efectua ore suplimentare.

Redactarea Proiectului Raportului de audit


Scopul: -prezinta cadrul general, obiectivele, constatrile, concluziile si recomandrile auditorilor publici interni. Premise: -in elaborarea Raportului de audit public intern, auditorul folosete dovezile de audit raportate in Fisele de identificare si analiza a problemelor si Formularul de constatare si raportare a iregularitilor. In elaborarea Proiectului Raportului de audit public intern trebuie sa se respecte urmtoarele cerine: constatrile trebuie sa aparin domeniului/obiectivelor misiune de audit public intern si sa fie susinute prin documente justificative corespunztoare; recomandrile trebuie sa fie in concordanta cu constatrile si sa determine reducerea riscurilor poteniale; raportul trebuie sa exprime opinia auditorului intern, bazata pe constatrile efectuate; se ntocmete pe baza FIAP-urilor. Primria Municipiului Focani Compartimentul Audit Public Intern

PROIECTUL DE RAPORT DE AUDIT INTERN


I. Date de identificare a misiunii de audit Scopul: Asigurarea corectitudinii privind activitatea de ncasare a debitelor restante prin executare silita. Asigurarea unui control intern eficient, pe fiecare etapa a acestei activitati. ntocmirea procedurilor de lucru pentru activitile auditate. Premise: Serviciul de Impozite si Taxe Locale, funcioneaz in cadrul aparatului propriu al Primriei Focani din ianuarie 1999, cnd s-a stabilit prin acte normative ca, ncasrile din impozite si taxe locale, care se fac venit la bugetul local, sa fie ncasate de structuri ale consiliului local. Introducere: Subsemnata, Crintescu Monica, inspector superior in cadrul compartimentului de audit intern, in baza ordinului de serviciu 816/10.01.2010; a Planului de audit public intern pe anul 2010 nregistrat cu numrul 19327/29.11.2009 si in conformitate cu prevederile Legii 672/2002, privind auditul public intern, a O.M.F.P. nr. 38/2008 privind aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Legii nr. 672/2002; a Normelor metodologice proprii prin care se exercita auditul intern in cadrul instituiei, nregistrate cu nr. 8365/06.12.2009; a Cartei auditului public intern proprie instituiei, referitoare la obiectivele auditului public intern nregistrate cu nr. 8365/06.12.2009, am desfurat in perioada 26.05.-29.06.2010, o misiune de audit public intern privind ncasarea debitelor restante prin executare silita.

29

In perioada auditata, conducerea instituiei a fost asigurata de primar ing. Iulian Furcoiu iar conducerea Serviciului de Impozite si Taxe Locale de ec. Aldea Valentin. In cadrul compartimentului, prin fisele posturilor s-au stabilit responsabilitati si sarcini pentru desfurarea in condiii optime si pentru realizarea obiectivelor, a tuturor activitilor, respectiv: Stabilirea, constatarea, urmrirea impozitelor si taxelor locale pentru contribuabilii persoane fizice; Stabilirea, constatarea, urmrirea impozitelor si taxelor locale pentru contribuabilii persoane juridice; Acordarea de facilitai fiscale, nlesniri de la plata impozitelor si taxelor locale, compensri, restituiri, persoane fizice; Acordarea de facilitai fiscale, nlesniri de la plata impozitelor si taxelor locale, compensri, restituiri, persoane juridice; ncasarea impozitelor si taxelor locale.

Activitile si documentele supuse auditrii au fost urmtoarele: ntocmirea Somaiei, ntocmirea Titlului executoriu, ntocmirea Adresei de nfiinare a popririi, Transmiterea acestor documente, ntocmirea procedurilor de lucru. Perioada auditata: 16.07.2009 31.12.2009 Stabilirea obiectivelor: nfiinarea popririi Tipul de auditare: conformitate/regularitate Stabilirea metodologiei: Metodele si tehnicile utilizate au fost: verificarea interviul: pentru lmurirea unor aspecte legate de organizarea si desfurarea activitilor auditate observarea fizica: in vederea formarii unei preri proprii privind modul de ntocmire si emitere a documentelor eantionarea: pentru analiza ntocmirii documentelor analiza: in vederea formarii unei preri proprii, cu privire la: existenta concordantei, corelaiei, intre documentele auditate; separarea atribuiilor si responsabilitilor prin fisele de post; crearea unui cadru favorabil pentru: fluidizarea activitilor, existentei unui circuit eficient al documentelor. Ca tehnici de verificare au fost utilizate: examinarea: pentru detectarea erorilor in completarea documentelor; comparaia: pentru modul de ntocmire a fiselor de post si pentru a confirma identitatea unei informaii dup obinerea acesteia din una sau mai multe surse diferite; urmrirea: pentru a stabili daca au fost realizate toate etapele activitilor auditate. Instrumentele de audit utilizate au fost: Chestionarul listele de verificare si Chestionarul de luare la cunotina. Documente Si materiale examinate: In timpul misiunii de audit au fost examinate urmtoarele documente: ROF, Organigrama, fisele de post aferente personalului implicat si perioadei auditate, Declaraii de impunere, Lista 30

debitorilor la 31.12.2009 si la 16.03.2010, documente privitoare la nceperea si/sau continuarea executrii silite, respectiv: somaii, titluri executorii, adrese de nfiinare a popririi, adrese de la bnci sau de la terii poprii de confirmare a infiintarii popririi, diferite adrese, comunicri. documente aferente perioadei 16.07.2009 31.12.2009. Materiale ntocmite pe timpul auditarii: Foi de lucru, Tabelul puncte tari si puncte slabe, Programul de audit, Programul interveniei la fa]a locului, Minuta edinei de deschidere, respectiv de nchidere, Chestionarul Lista de verificare, Chestionarul de luare la cunotina, Fise de Identificare si Analiza a Problemei, Nota centralizatoare a documentelor de lucru, Raport preliminar de audit. II. Constatrile si recomandrile auditului: In urma verificrii documentelor si materialelor puse la dispoziie de ctre structura auditata, care isi asuma responsabilitatea cu privire la existenta, coninutul, legalitatea si forma de prezentare a acestora, s-au constatat urmtoarele: In cazul ncasrii impozitelor si taxelor locale datorate de contribuabilii persoane juridice, debitele se stabilesc pe baza declaratiilor de impunere depuse de contribuabili, pana la 31.01. a fiecrui an fiscal. Impozitele si taxele locale sunt: impozitul pe cldiri, teren, taxa asupra mijloacelor de transport, impozitul pe spectacole, taxa de firma, taxa de reclama si publicitate, alte taxe stabilite prin hotrrea consiliului local. Pentru nedepunerea declara]iilor de impunere sau depunerea acestora cu ntrziere sunt prevzute amenzi de nedeclarare. Organul fiscal are obliga]ia transmiterii fiecrui contribuabil a instiintarii de plata. Daca in termen de 15 zile de la primirea acesteia contribuabilul nu achita debitul sau a expirat termenul legal de plata, respectiv 15.03, 15.06, 15.09, 15.11, se poate ncepe procedura de executare silita. Nu in toate cazurile, personalul responsabil a procedat la transmiterea Somaiei si a Titlului executoriu. Transmiterea Somaiilor si a Titlurilor executorii debitorului, s-a fcut prin recomandata cu confirmare de primire, asigurndu-se astfel ca procedura de executare silita poate fi continuata. Pentru aceti contribuabili, termenul de prescriere a debitelor a fost ntrerupt. Adresele de nfiinare a popririi si Titlurile executorii care au fost transmise bncilor sau terilor poprii, au respectat termenul legal de 15 zile de la data comunicrii Somaiei si Titlului executoriu. Exista insa si popriri nenfiinate pentru unii contribuabili. Aceasta, ntruct exista contribuabili pentru care nu se mai cunote banca prin care deruleaz fondurile. Chiar daca pentru unii contribuabili s-a respectat procedura si s-a trecut la nfiinarea popririi, exista si contribuabili pentru care nu s-au transmis adrese de nfiinare a popririi. Acest fapt atrage dup sine nerealizarea veniturilor prognozate, nendeplinirea obiectivelor. Exista insa si contribuabili care au datorii ctre Consiliul local si pentru care nu s-a nceput procedura de executare silita. Este posibil ca aceste sume sa nu fie recuperate sau sa se prescrie. De asemenea, este posibil ca o parte dintre debitori sa nu mai deruleze fonduri prin conturi sau prin unitati bancare pe care le cunosc si ncasarea acestora va fi mult ngreunata.

31

1. Comunicarea somaie si a titlului executoriu

PROBLEMA NR. 2 (FIAP 2)


1. Problema: Documentele folosite in procedura de executare silita, respectiv Somaia, Adresa de nfiinare a popririi si Titlul executoriu, trebuie completate la toate rubricile. Completarea necorespunztoare sau incompleta, atrage nulitatea acestora. 2. Constatri: in cazul SC CONFORT SA, nu s-a verificat corectitudinea completrii Adresei de nfiinare a popririi si Titlului executoriu emis din programul informatic si debitorul a contestat executarea silita. 3. Cauze: Elaborarea acestor documente s-a realizat intr-un timp foarte scurt. S-a dorit nceperea executrii silite pentru toate societile cu datorii mai mari de 10 milioane fata de Consiliul Local. 4. Consecine: S-a ntrziat ncasarea unor debite si acest fapt creaza o imagine nefavorabila pentru instituie. 5. Recomandri si soluii propuse: Verificarea sistemului informatic si definitivarea acestuia in cel mai scurt timp, astfel incat sa nu mai existe situaii de acest tip.

2.Identificarea debitorilor

PROBLEMA NR. 1 (FIAP 1)


1. Problema: Pentru ncasarea debitelor restante, dup expirarea fiecrui termen de plata trebuie ntocmite Liste de ramasite, care cuprind contribuabilii ce nu si-au achitat debitele ctre Consiliul Local. Pe baza lor, se ntocmesc documentele in vederea ncasrii acestora prin executare silita. 2. Constatri: Pentru trimestrul I al anului fiscal 2010, nu s-au ntocmit aceste liste, popririle fiind fcute pentru societile care figurau in lista de ramasite de la sfritul anului 2009 si nu au achitat debitele datorate pana la data verificrii lor de funcionari. 3. Cauze: Lipsa personalului, care are si activitati de control, conform unui plan lunar, in vederea stabilirii corecte a materiei impozabile si a debitelor. 4. Consecine: Nu se cunoate care este situaia exacta a debitorilor si care sunt sumele totale ramase de ncasat pentru anul 2010, pentru a se stabili o strategie in vederea recuperrii acestor debite. Nerealizarea veniturilor prognozate. Nu pot fi identificai toi debitorii dup ultimul termen de plata. 5. Recomandri si soluii propuse: Gsirea unor soluii legale pentru ntrirea acestui compartiment. Listarea la expirarea termenului de plata a contribuabililor cu datorii si sortarea acestora in funcie de vechimea si de mrimea debitului, pentru a putea ncepe procedura de executare silita in timp util, nainte ca debitele sa se prescrie. Aprobarea plaii unor ore suplimentare si de asemenea, formarea unor echipe care sa se ocupe doar cu procedura de executare silita.

32

PROBLEMA NR. 5 (FIAP 5)


1. Problema: Pentru fiecare contribuabil, documentele depuse de acesta, respectiv declaraiile anuale si orice alte acte care ii modifica patrimoniul ca si documentele interne, actele de corespondenta, eventual cele privind nceperea si/sau continuarea procedurii de executare silita, sunt indosariate si arhivate. 2. Constatri: Din auditarea efectuata s-a constatat, ca nu toate documentele sunt indosariate si arhivate. 3. Cauze: S-a considerat ca acestea pot fi indosariate si dup un timp, ca nu produc efecte negative in desfurarea activitii. 4. Consecine: Se pot produce erori in ntocmirea documentelor, materia impozabila nu este stabilita corect si nici debitele datorate. Sunt greu de cautat sau se pot pierde aceste documente. 5. Recomandri si soluii propuse: ndosarierea si operarea modificrilor care se impun conform unor documente primite sa se efectueze succesiv. Pe fiecare document operat in baza de date sa se semneze de operare de ctre persoana responsabila de societatea in cauza, imediat dup efectuarea operaiilor care se impun, respectiv: modificare patrimoiu, acordare facilitai fiscale, nlesniri, scutiri, introducere plai, compensri, restituiri, sume ncasate prin executare silita.

3.Poprirea este nfiinata pentru ntregul debit

PROBLEMA NR. 4 (FIAP 4)


1. Problema: Stabilirea sumelor datorate se face dup ce se verifica in baza de date realitatea datelor privind patrimoniul contribuabilului si dup ce sunt operate toate platile efectuate de acesta. Este important ca debitele pentru care se ncepe procedura de executare silita sa fie cele reale, poprirea trebuie sa se fac pentru ntregul debit. 2. Constatri: S-a nceput procedura de executare silita pentru unii contribuabili, fara a se verifica mai intai aceste date. Sumele pentru care s-a nceput procedura de executare silita nu sunt in toate cazurile cele datorate la data comunicrii somaiei si titlului executoriu. 3. Cauze: Datorita numrului mare de societati avute in analiza si a dorinei de a incasa cat mai mult intr-un timp cat mai scurt, nu au fost verificate toate somaiile si titlurile executorii. De asemenea, nu toate societile au depus in termenul legal documentele doveditoare ale schimbrii situaiei patrimoniale, pentru a putea opera modificrile care se impuneau in baza de date si pentru a putea recalcula sumele datorate consiliului local. 4. Consecine: Timp si bani cheltuii ineficient si in unele cazuri, tirbirea autoritatii, imaginii instituiei si a funcionarului public. 5. Recomandri si soluii propuse: Verificarea tuturor documentelor privind nceperea si/sau continuarea procedurii de executare silita, urmrindu-se respectarea actelor normative in vigoare. Introducerea daca se considera necesar a unui control intermediar atunci cnd volumul de documente este prea mare.

33

4.Debitorul a fost instiintat asupra popririi Atunci cnd s-a procedat la nfiinarea popririi, s-au respectat prevederile legale privind obligaia organului fiscal de a instiinta debitorul asupra popririi. Aceasta a fost fcuta prin recomandata cu confirmare de primire. Documentele transmise bncii sau terului poprit, respectiv Titlul executoriu si Adresa de nfiinare a popririi au fost transmise de asemenea si debitorului. 5.Infiintarea popririi in termenul legal prevzut de la comunicarea somaiei

PROBLEMA NR. 3 (FIAP 3)


1. Problema: La nivelul structurii auditate trebuie sa existe proceduri scrise pentru fiecare obiectiv, activitate, in vederea ntririi controlului intern, prin precizarea `n detaliu a fiecrei operaiuni care trebuie executate si a controalelor ce trebuie efectuate. 2. Constatri: Din auditarea efectuata asupra controlului intern exercitat la nivelul STI, sa constatat ca exista Regulament de organizare si funcionare, fise de post, dar nu exista circuitul documentelor si nici atribuirea responsabilitilor si delegarea autoritatilor prin proceduri. 3. Cauze: S-a considerat ca pentru exercitarea controlului intern sunt suficiente documentele existente. De asemenea, s-a apreciat ca legislaia in vigoare referitoare la procedura de executare silita este clara si suficienta. 4. Consecine: Lipsa procedurilor scrise ale entitii conduce la un control intern slab exercitat, datorita necunoaterii in detaliu a modului de executare a atribuiunilor de ctre fiecare salariat. 5. Recomandri si soluii propuse: Procedurile sa fie scrise si actualizate, astfel incat, din acestea sa rezulte atribuirea responsabilitilor, declararea si delegarea autoritatii personalului. Trebuie stabilit circuitul documentelor privind activitatea de ncasare a debitelor restante prin executare silita.

PROBLEMA NR. 6 (FIAP 6)


1. Problema: Conform Codului de procedura fiscala, daca un contribuabil nu achita debitul datorat in termen de 15 zile de la data comunicrii somaiei si titlului executoriu, se poate proceda la nfiinarea popririi. 2. Constatri: Nu s-a procedat la nfiinarea popririi pentru toi contribuabilii aflai in aceasta situaie. Pentru recuperarea debitelor nu s-au aplicat nici alte proceduri: sechestru asigurator, licitaia. 3. Cauze: Numrul foarte mare de societati aflate in aceasta situaie fara de numrul de personal, s-a urmrit recuperarea in primul rnd a debitelor mai vechi si/sau in cuantum mai mare, pentru a nu se ajunge in situatia de prescriere a debitelor. Personalul din cadrul serviciului nu are competente pentru alte modalitati de recuperare a debitelor prin executare silita. 4. Consecine: Riscul nerealizrii veniturilor prognozate. Lista de ramasite la sfritul anului, daca nu se accelereaz aceasta activitate va cuprinde mai muli contribuabili si sumele datorate de acetia vor fi mai mari si mai greu de recuperat. 5. Recomandri si soluii propuse: Transmiterea compartimentului de Executare silita a tuturor dosarelor contribuabililor greu de ncasat, pentru a se ncerca alte proceduri de executare silita. Organizarea personalului astfel incat, in cel mai scurt timp sa se nceap, si/sau continue procedura de executare silita, in vederea ncasrii tuturor veniturilor prognozate in BVC, conform clasificaiei bugetare. 34

Recomandri:
1. Verificarea sistemului informatic si definitivarea acestuia in cel mai scurt timp, astfel incat toate documentele emise sa corespunda ca forma si fond reglementarilor legale. 2. Gsirea unor soluii legale pentru ntrirea acestui compartiment. Listarea la expirarea termenului de plata a contribuabililor cu datorii si sortarea acestora in funcie de vechimea si de mrimea debitului, pentru a putea ncepe procedura de executare silita in timp util, nainte ca debitele sa se prescrie. Aprobarea plaii unor ore suplimentare si de asemenea, formarea unor echipe care sa se ocupe doar cu procedura de executare silita. 3. ndosarierea si operarea modificrilor care se impun conform documentelor primite, sa se efectueze succesiv. Pe fiecare document operat in baza de date sa se semneze de operare de ctre persoana responsabila de societatea in cauza, imediat dup efectuarea operaiilor care se impun, respectiv: modificare patrimoiu, acordare facilitati fiscale, nlesniri, scutiri, introducere plai, compensri, restituri, sume ncasate prin executare silita. 4. Verificarea tuturor documentelor privind nceperea si/sau continuarea procedurii de executare silita, urmrindu-se respectarea actelor normative in vigoare. Introducerea daca se considera necesar a unui control intermediar atunci cnd volumul de documente este prea mare. 5. Procedurile sa fie scrise si actualizate, astfel incat, din acestea sa rezulte atribuirea responsabilitilor, declararea si delegarea autoritatii personalului. Trebuie stabilit circuitul documentelor privind activitatea de ncasare a debitelor restante prin executare silita. 6. Transmiterea compartimentului de Executare silita a tuturor dosarelor contribuabililor greu de ncasat, pentru a se ncerca alte proceduri de executare silita. Organizarea personalului astfel incat, in cel mai scurt timp sa se nceap, si/sau continue procedura de executare silita, in vederea ncasrii tuturor veniturilor prognozate in BVC, conform clasificaiei bugetare.

Concluzii: Avnd in vedere faptul ca sfera de activitate a Serviciului de impozite si taxe


locale, este deosebit de cuprinztoare, ca structura organizatorica a suferit modificri in perioada auditata, in sensul ca au fost desfiinate posturile de efi de birou ITL persoane fizice si Sef birou ITL persoane juridice, si ca numrul de personal este destul de mic, masurile organizatorice luate de conducerea serviciului au asigurat, in ansamblu, buna funcionare in perioada auditata. Experiena profesionala a personalului si a conducerii structurii, au fcut ca, dei nu exista proceduri de lucru, activitatea sa se desfoare in bune condiii. ncheiere: Structura auditata are obligaia sa ntocmeasc programul de aciune in vederea implementrii recomandrilor si sa raporteze periodic stadiul de implementare al acestora. Prezentul Proiect de raport de audit intern a fost ntocmit in baza documentelor cuprinse in Lista centralizatoare a documentelor de lucru, a constatrilor efectuate in timpul colectrii si prelucrarii informa]iilor si in timpul muncii pe teren. Pentru toate constatrile efectuate s-au `ntocmit documente de lucru utilizate in susinerea cu probe a acestor constatri. Proiectul de Raport de audit a fost ntocmit dup normele si reglementrile in vigoare, in 2 (doua) exemplare, din care unul ramane la structura auditata si al doilea la auditor. ntocmit, Crintescu Monica Primria Municipiului Focani Compartimentul Audit Public Intern Conducatorul entitatii, Furcoiu Iulian

35

Primria Municipiului Focani Compartimentul Audit Public Intern

MINUTA REUNIUNII DE CONCILIERE


A. Meniuni generale
Tema misiunii de audit: nfiinarea popririlor in vederea recuperrii debitelor restante, contribuabili persoane juridice Perioada auditata: 01.01.2009 31.12.2009 ntocmit de: Crintescu Monica Verificat de Ghita Marcel Lista participanilor Numele si prenumele Crintescu Monica Aldea Valentin Popescu Iolanda Hariuc Robert Pascu Raluca Preda Mariana Paraschiv Mihaela Funcia inspector superior Direcia/Serviciul Compartimentul de Audit Public Intern Sef Serviciu Impozite si Taxe S.T.I. Locale consilier principal, p.j. S.T.I. consilier asistent, p.j. S.T.I. consilier asistent,p.j. S.T.I. consilier superior, p.j. S.T.I. consilier asistent,p.j. S.T.I. Data: 29.06.2010 Data: 29.06.2010

B. Rezultatele concilierii
Structura auditata a remarcat faptul ca in cursul anului 2010, daca legislaia privind recrutarea funcionarilor publici nu se va modifica, nu se va putea mari schema de personal. Totui, auditorul a recomandat ca, prin dispoziia ordonatorului de credite sa se dispun detaarea pe o anumita perioada de timp a unor funcionari de la alte compartimente. Aceasta recomandare a fost nsuita de structura auditata. Au mai fost obieciuni legate de importanta ntocmirii procedurilor de lucru, dar sa inteles ca prin implementarea acestei recomandri riscurile privind desfurarea activitii de ncasare prin executare silita sunt mult diminuate si a fost nsuita de structura auditata. Pentru celelate constatri si recomandri nu au fost obieciuni. Structura auditata a ntocmit Planul de aciune, prin care s-au stabilit termenele de implementare si persoanele rspunztoare. Un exemplar a fost nmnat auditorului.

36

Primria Municipiului Focani Compartimentul Audit Public Intern

RAPORTUL DE AUDIT INTERN


I. Date de identificare a misiunii de audit

Scopul: Asigurarea corectitudinii privind activitatea de ncasare a debitelor restante prin executare silita. Asigurarea unui control intern eficient, pe fiecare etapa a acestei activitati. ntocmirea procedurilor de lucru pentru activitile auditate. Premise: Serviciul de Impozite si Taxe Locale, funcioneaz in cadrul aparatului propriu al Primriei Focani din ianuarie 1999, cnd s-a stabilit prin acte normative ca, ncasrile din impozite si taxe locale, care se fac venit la bugetul local, sa fie ncasate de structuri ale consiliului local. Introducere: Subsemnata, Crintescu Monica, inspector superior in cadrul compartimentului de audit intern, in baza ordinului de serviciu 816/10.01.2010; a Planului de audit public intern pe anul 2010 nregistrat cu numrul 19327/29.11.2009 si in conformitate cu prevederile Legii 672/2002, privind auditul public intern, a O.M.F.P. nr. 38/2008 privind aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Legii nr. 672/2002; a Normelor metodologice proprii prin care se exercita auditul intern in cadrul instituiei, nregistrate cu nr. 8365/06.12.2009; a Cartei auditului public intern proprie instituiei, referitoare la obiectivele auditului public intern nregistrate cu nr. 8365/06.12.2009, am desfurat in perioada 26.05.-29.06.2010, o misiune de audit public intern privind ncasarea debitelor restante prin executare silita. In perioada auditata, conducerea instituiei a fost asigurata de primar ing. Iulian Furcoiu iar conducerea Serviciului de Impozite si Taxe Locale de ec. Aldea Valentin. In cadrul compartimentului, prin fisele posturilor s-au stabilit responsabilitati si sarcini pentru desfurarea in condiii optime si pentru realizarea obiectivelor, a tuturor activitilor, respectiv: Stabilirea, constatarea, urmrirea impozitelor si taxelor locale pentru contribuabilii persoane fizice; Stabilirea, constatarea, urmrirea impozitelor si taxelor locale pentru contribuabilii persoane juridice; Acordarea de facilitai fiscale, nlesniri de la plata impozitelor si taxelor locale, compensri, restituiri, persoane fizice; Acordarea de facilitai fiscale, nlesniri de la plata impozitelor si taxelor locale, compensri, restituiri, persoane juridice; ncasarea impozitelor si taxelor locale.

Activitile si documentele supuse auditrii au fost urmtoarele: ntocmirea Somaiei, ntocmirea Titlului executoriu, ntocmirea Adresei de nfiinare a popririi, Transmiterea acestor documente, ntocmirea procedurilor de lucru. Perioada auditata: 16.07.2009 31.12.2009

37

Stabilirea obiectivelor: nfiinarea popririi Tipul de auditare: conformitate/regularitate Stabilirea metodologiei: Metodele si tehnicile utilizate au fost: verificarea interviul: pentru lmurirea unor aspecte legate de organizarea si desfurarea activitilor auditate observarea fizica: in vederea formarii unei preri proprii privind modul de ntocmire si emitere a documentelor eantionarea: pentru analiza ntocmirii documentelor analiza: in vederea formarii unei preri proprii, cu privire la: existenta concordantei, corelaiei, intre documentele auditate; separarea atribuiilor si responsabilitilor prin fisele de post; crearea unui cadru favorabil pentru: fluidizarea activitilor, existentei unui circuit eficient al documentelor. Ca tehnici de verificare au fost utilizate: examinarea: pentru detectarea erorilor in completarea documentelor; comparaia: pentru modul de ntocmire a fiselor de post si pentru a confirma identitatea unei informaii dup obinerea acesteia din una sau mai multe surse diferite; urmrirea: pentru a stabili daca au fost realizate toate etapele activitilor auditate. Instrumentele de audit utilizate au fost: Chestionarul listele de verificare si Chestionarul de luare la cunotina. Documente Si materiale examinate: In timpul misiunii de audit au fost examinate urmtoarele documente: ROF, Organigrama, fisele de post aferente personalului implicat si perioadei auditate, Declaraii de impunere, Lista debitorilor la 31.12.2009 si la 16.03.2010, documente privitoare la nceperea si/sau continuarea executrii silite, respectiv: somaii, titluri executorii, adrese de nfiinare a popririi, adrese de la bnci sau de la terii poprii de confirmare a infiintarii popririi, diferite adrese, comunicri. documente aferente perioadei 16.07.2009 31.12.2009. Materiale ntocmite pe timpul auditarii: Foi de lucru, Tabelul puncte tari si puncte slabe, Programul de audit, Programul interveniei la fata locului, Minuta edinei de deschidere, respectiv de nchidere, Chestionarul Lista de verificare, Chestionarul de luare la cunotina, Fise de Identificare si Analiza a Problemei, Nota centralizatoare a documentelor de lucru, Raport preliminar de audit. II. Constatrile si recomandrile auditului: In urma verificrii documentelor si materialelor puse la dispoziie de ctre structura auditata, care isi asuma responsabilitatea cu privire la existenta, coninutul, legalitatea si forma de prezentare a acestora, s-au constatat urmtoarele: In cazul ncasrii impozitelor si taxelor locale datorate de contribuabilii persoane juridice, debitele se stabilesc pe baza declara]iilor de impunere depuse de contribuabili, pana la 31.01. a 38

fiecrui an fiscal. Impozitele si taxele locale sunt: impozitul pe cldiri, teren, taxa asupra mijloacelor de transport, impozitul pe spectacole, taxa de firma, taxa de reclama si publicitate, alte taxe stabilite prin hotrrea consiliului local. Pentru nedepunerea declara]iilor de impunere sau depunerea acestora cu ntrziere sunt prevzute amenzi de nedeclarare. Organul fiscal are obliga]ia transmiterii fiecrui contribuabil a instiintarii de plata. Daca in termen de 15 zile de la primirea acesteia contribuabilul nu achita debitul sau a expirat termenul legal de plata, respectiv 15.03, 15.06, 15.09, 15.11, se poate ncepe procedura de executare silita. Nu in toate cazurile, personalul responsabil a procedat la transmiterea Somaiei si a Titlului executoriu. Transmiterea Somaiilor si a Titlurilor executorii debitorului, s-a fcut prin recomandata cu confirmare de primire, asigurndu-se astfel ca procedura de executare silita poate fi continuata. Pentru aceti contribuabili, termenul de prescriere a debitelor a fost ntrerupt. Adresele de nfiinare a popririi si Titlurile executorii care au fost transmise bncilor sau terilor poprii, au respectat termenul legal de 15 zile de la data comunicrii Somaiei si Titlului executoriu. Exista insa si popriri nenfiinate pentru unii contribuabili. Aceasta, ntruct exista contribuabili pentru care nu se mai cunote banca prin care deruleaz fondurile. Chiar daca pentru unii contribuabili s-a respectat procedura si s-a trecut la nfiinarea popririi, exista si contribuabili pentru care nu s-au transmis adrese de nfiinare a popririi. Acest fapt atrage dup sine nerealizarea veniturilor prognozate, nendeplinirea obiectivelor. Exista insa si contribuabili care au datorii ctre Consiliul local si pentru care nu s-a nceput procedura de executare silita. Este posibil ca aceste sume sa nu fie recuperate sau sa se prescrie. De asemenea, este posibil ca o parte dintre debitori sa nu mai deruleze fonduri prin conturi sau prin unitati bancare pe care le cunosc si ncasarea acestora va fi mult ngreunata.

1. Comunicarea somaie si a titlului executoriu

PROBLEMA NR. 2 (FIAP 2)


6. Problema: Documentele folosite in procedura de executare silita, respectiv Somaia, Adresa de nfiinare a popririi si Titlul executoriu, trebuie completate la toate rubricile. Completarea necorespunztoare sau incompleta, atrage nulitatea acestora. 7. Constatri: in cazul SC CONFORT SA, nu s-a verificat corectitudinea completrii Adresei de nfiinare a popririi si Titlului executoriu emis din programul informatic si debitorul a contestat executarea silita. 8. Cauze: Elaborarea acestor documente s-a realizat intr-un timp foarte scurt. S-a dorit nceperea executrii silite pentru toate societile cu datorii mai mari de 10 milioane fata de Consiliul Local. 9. Consecine: S-a ntrziat ncasarea unor debite si acest fapt creaza o imagine nefavorabila pentru instituie. 10. Recomandri si soluii propuse: Verificarea sistemului informatic si definitivarea acestuia in cel mai scurt timp, astfel incat sa nu mai existe situaii de acest tip.

39

2.Identificarea debitorilor

PROBLEMA NR. 1 (FIAP 1)


6. Problema: Pentru ncasarea debitelor restante, dup expirarea fiecrui termen de plata trebuie ntocmite Liste de ramasite, care cuprind contribuabilii ce nu si-au achitat debitele ctre Consiliul Local. Pe baza lor, se ntocmesc documentele in vederea ncasrii acestora prin executare silita. 7. Constatri: Pentru trimestrul I al anului fiscal 2010, nu s-au ntocmit aceste liste, popririle fiind fcute pentru societile care figurau in lista de ramasite de la sfritul anului 2009 si nu au achitat debitele datorate pana la data verificrii lor de funcionari. 8. Cauze: Lipsa personalului, care are si activitati de control, conform unui plan lunar, in vederea stabilirii corecte a materiei impozabile si a debitelor. 9. Consecine: Nu se cunoate care este situaia exacta a debitorilor si care sunt sumele totale ramase de ncasat pentru anul 2010, pentru a se stabili o strategie in vederea recuperrii acestor debite. Nerealizarea veniturilor prognozate. Nu pot fi identificai toi debitorii dup ultimul termen de plata. 10. Recomandri si soluii propuse: Gsirea unor soluii legale pentru ntrirea acestui compartiment. Listarea la expirarea termenului de plata a contribuabililor cu datorii si sortarea acestora in funcie de vechimea si de mrimea debitului, pentru a putea ncepe procedura de executare silita in timp util, nainte ca debitele sa se prescrie. Aprobarea plaii unor ore suplimentare si de asemenea, formarea unor echipe care sa se ocupe doar cu procedura de executare silita.

PROBLEMA NR. 5 (FIAP 5)


6. Problema: Pentru fiecare contribuabil, documentele depuse de acesta, respectiv declaraiile anuale si orice alte acte care ii modifica patrimoniul ca si documentele interne, actele de corespondenta, eventual cele privind nceperea si/sau continuarea procedurii de executare silita, sunt indosariate si arhivate. 7. Constatri: Din auditarea efectuata s-a constatat, ca nu toate documentele sunt indosariate si arhivate. 8. Cauze: S-a considerat ca acestea pot fi indosariate si dup un timp, ca nu produc efecte negative in desfurarea activitii. 9. Consecine: Se pot produce erori in ntocmirea documentelor, materia impozabila nu este stabilita corect si nici debitele datorate. Sunt greu de cautat sau se pot pierde aceste documente. 10. Recomandri si soluii propuse: ndosarierea si operarea modificrilor care se impun conform unor documente primite sa se efectueze succesiv. Pe fiecare document operat in baza de date sa se semneze de operare de ctre persoana responsabila de societatea in cauza, imediat dup efectuarea operaiilor care se impun, respectiv: modificare patrimoiu, acordare facilitai fiscale, nlesniri, scutiri, introducere plai, compensri, restituiri, sume ncasate prin executare silita.

40

3.Poprirea este nfiinata pentru ntregul debit

PROBLEMA NR. 4 (FIAP 4)


6. Problema: Stabilirea sumelor datorate se face dup ce se verifica in baza de date realitatea datelor privind patrimoniul contribuabilului si dup ce sunt operate toate platile efectuate de acesta. Este important ca debitele pentru care se ncepe procedura de executare silita sa fie cele reale, poprirea trebuie sa se fac pentru ntregul debit. 7. Constatri: S-a nceput procedura de executare silita pentru unii contribuabili, fara a se verifica mai intai aceste date. Sumele pentru care s-a nceput procedura de executare silita nu sunt in toate cazurile cele datorate la data comunicrii somaiei si titlului executoriu. 8. Cauze: Datorita numrului mare de societati avute in analiza si a dorinei de a incasa cat mai mult intr-un timp cat mai scurt, nu au fost verificate toate somaiile si titlurile executorii. De asemenea, nu toate societile au depus in termenul legal documentele doveditoare ale schimbrii situaiei patrimoniale, pentru a putea opera modificrile care se impuneau in baza de date si pentru a putea recalcula sumele datorate consiliului local. 9. Consecine: Timp si bani cheltuii ineficient si in unele cazuri, tirbirea autoritatii, imaginii instituiei si a funcionarului public. 10. Recomandri si soluii propuse: Verificarea tuturor documentelor privind nceperea si/sau continuarea procedurii de executare silita, urmrindu-se respectarea actelor normative in vigoare. Introducerea daca se considera necesar a unui control intermediar atunci cnd volumul de documente este prea mare.

4.Debitorul a fost instiintat asupra popririi

Atunci cnd s-a procedat la nfiinarea popririi, s-au respectat prevederile legale privind obligaia organului fiscal de a instiinta debitorul asupra popririi. Aceasta a fost fcuta prin recomandata cu confirmare de primire. Documentele transmise bncii sau terului poprit, respectiv Titlul executoriu si Adresa de nfiinare a popririi au fost transmise de asemenea si debitorului.

5.Infiintarea popririi in termenul legal prevzut de la comunicarea somaiei

PROBLEMA NR. 3 (FIAP 3)


6. Problema: La nivelul structurii auditate trebuie sa existe proceduri scrise pentru fiecare obiectiv, activitate, in vederea ntririi controlului intern, prin precizarea `n detaliu a fiecrei operaiuni care trebuie executate si a controalelor ce trebuie efectuate. 7. Constatri: Din auditarea efectuata asupra controlului intern exercitat la nivelul STI, sa constatat ca exista Regulament de organizare si funcionare, fise de post, dar nu exista circuitul documentelor si nici atribuirea responsabilitilor si delegarea autoritatilor prin proceduri.

41

8. Cauze: S-a considerat ca pentru exercitarea controlului intern sunt suficiente documentele existente. De asemenea, s-a apreciat ca legislaia in vigoare referitoare la procedura de executare silita este clara si suficienta. 9. Consecine: Lipsa procedurilor scrise ale entitii conduce la un control intern slab exercitat, datorita necunoaterii in detaliu a modului de executare a atribuiunilor de ctre fiecare salariat. 10. Recomandri si soluii propuse: Procedurile sa fie scrise si actualizate, astfel incat, din acestea sa rezulte atribuirea responsabilitilor, declararea si delegarea autoritatii personalului. Trebuie stabilit circuitul documentelor privind activitatea de ncasare a debitelor restante prin executare silita.

PROBLEMA NR. 6 (FIAP 6)


6. Problema: Conform Codului de procedura fiscala, daca un contribuabil nu achita debitul datorat in termen de 15 zile de la data comunicrii somaiei si titlului executoriu, se poate proceda la nfiinarea popririi. 7. Constatri: Nu s-a procedat la nfiinarea popririi pentru toi contribuabilii aflai in aceasta situaie. Pentru recuperarea debitelor nu s-au aplicat nici alte proceduri: sechestru asigurator, licitaia. 8. Cauze: Numrul foarte mare de societati aflate in aceasta situaie fara de numrul de personal, s-a urmrit recuperarea in primul rnd a debitelor mai vechi si/sau in cuantum mai mare, pentru a nu se ajunge in situatia de prescriere a debitelor. Personalul din cadrul serviciului nu are competente pentru alte modalitati de recuperare a debitelor prin executare silita. 9. Consecine: Riscul nerealizrii veniturilor prognozate. Lista de ramasite la sfritul anului, daca nu se accelereaz aceasta activitate va cuprinde mai muli contribuabili si sumele datorate de acetia vor fi mai mari si mai greu de recuperat. 10. Recomandri si soluii propuse: Transmiterea compartimentului de Executare silita a tuturor dosarelor contribuabililor greu de ncasat, pentru a se ncerca alte proceduri de executare silita. Organizarea personalului astfel incat, in cel mai scurt timp sa se nceap, si/sau continue procedura de executare silita, in vederea ncasrii tuturor veniturilor prognozate in BVC, conform clasificaiei bugetare.

Recomandri:
7. Verificarea sistemului informatic si definitivarea acestuia in cel mai scurt timp, astfel incat toate documentele emise sa corespunda ca forma si fond reglementarilor legale. 8. Gsirea unor soluii legale pentru ntrirea acestui compartiment. Listarea la expirarea termenului de plata a contribuabililor cu datorii si sortarea acestora in funcie de vechimea si de mrimea debitului, pentru a putea ncepe procedura de executare silita in timp util, nainte ca debitele sa se prescrie. Aprobarea plaii unor ore suplimentare si de asemenea, formarea unor echipe care sa se ocupe doar cu procedura de executare silita. 9. ndosarierea si operarea modificrilor care se impun conform documentelor primite, sa se efectueze succesiv. Pe fiecare document operat in baza de date sa se semneze de operare de ctre persoana responsabila de societatea in cauza, imediat dup efectuarea operaiilor care se impun, respectiv: modificare patrimoiu, acordare facilitati fiscale, nlesniri, scutiri, introducere plai, compensri, restituri, sume ncasate prin executare silita.

42

10. Verificarea tuturor documentelor privind nceperea si/sau continuarea procedurii de executare silita, urmrindu-se respectarea actelor normative in vigoare. Introducerea daca se considera necesar a unui control intermediar atunci cnd volumul de documente este prea mare. 11. Procedurile sa fie scrise si actualizate, astfel incat, din acestea sa rezulte atribuirea responsabilitilor, declararea si delegarea autoritatii personalului. Trebuie stabilit circuitul documentelor privind activitatea de ncasare a debitelor restante prin executare silita. 12. Transmiterea compartimentului de Executare silita a tuturor dosarelor contribuabililor greu de ncasat, pentru a se ncerca alte proceduri de executare silita. Organizarea personalului astfel incat, in cel mai scurt timp sa se nceap, si/sau continue procedura de executare silita, in vederea ncasrii tuturor veniturilor prognozate in BVC, conform clasificaiei bugetare

Concluzii:
Avnd in vedere faptul ca sfera de activitate a Serviciului de impozite si taxe locale, este deosebit de cuprinztoare, ca structura organizatorica a suferit modificri in perioada auditata, in sensul ca au fost desfiinate posturile de efi de birou ITL persoane fizice si Sef birou ITL persoane juridice, si ca numrul de personal este destul de mic, masurile organizatorice luate de conducerea serviciului au asigurat, in ansamblu, buna funcionare in perioada auditata. Experiena profesionala a personalului si a conducerii structurii, au fcut ca, dei nu exi sta proceduri de lucru, activitatea sa se desfoare in bune condiii. ncheiere: Structura auditata are obligaia sa ntocmeasc programul de aciune in vederea implementrii recomandrilor si sa raporteze periodic stadiul de implementare al acestora. Prezentul Proiect de raport de audit intern a fost ntocmit in baza documentelor cuprinse in Lista centralizatoare a documentelor de lucru, a constatrilor efectuate in timpul colectrii si prelucrarii informa]iilor si in timpul muncii pe teren. Pentru toate constatrile efectuate s-au `ntocmit documente de lucru utilizate in susinerea cu probe a acestor constatri. Proiectul de Raport de audit a fost ntocmit dup normele si reglementrile in vigoare, in 2 (doua) exemplare, din care unul ramane la structura auditata si al doilea la auditor.

ntocmit, Crintescu Monica

Conducatorul entitatii, Furcoiu Iulian

43

Primria Municipiului Focani Compartimentul Audit Public Intern Misiunea de audit: nfiinarea popririlor in vederea recuperrii debitelor restante, contribuabili persoane juridice Perioada auditata: 01.01.2009 31.12.2009 ntocmit: Aldea Valentin

PLAN DE ACTIUNE
RECOMANDAREA CALENDAR DE APLICARE Se va verifica fiecare ramura 30.09.2010 a programului, mai ales cea care emite documentele care se ntocmesc in cazul executrii silite si cea care permite editarea situaiilor de sinteza, cum ar fi Lista debitorilor nencasai. PLAN DE ACTIUNE RESPONSABIL CU IMPLEMENTAREA Seful serviciului de ITL Fiecare funcionar din cadrul serviciului

1.Verificarea sistemului informatic si definitivarea acestuia in cel mai scurt timp astfel incat toate documentele emise sa corespunda ca forma si fond reglementarilor legale. 2.Gsirea unor soluii legale pentru ntrirea acestui compartiment. Daca legislaia referitoare la recrutarea funcionarilor publici nu se va modifica, atunci prin dispoziia ordonatorului de credite, sa se detaeze pe o perioada de timp funcionari de la alte compartimente. Listarea la expirarea termenului de plata a contribuabililor cu datorii Si sortarea acestora in funcie de vechimea si de mrimea debitului, pentru a putea ncepe procedura de executare silita in timp util, nainte ca debitele sa se prescrie.

Se va discuta cu ordonatorul de credite pentru stabilirea personalului care va lucra o perioada de timp in cadrul STI.

30.07.2010

Seful serviciului de ITL Ordonatorul de credite

Se va verifica in fiecare zi fiecare document si operaiune efectuata in baza de date, astfel incat la expirarea termenului de plata, baza de date sa fie actualizata si sa se poat obine lista reala a debitorilor. Organizarea echipelor care vor lucra in schimburi prelungite. Obinerea aprobrii, dispozitiei ordonatorului de credite pentru plata acestor ore sulimentare.

30.07.2010

Seful serviciului de ITL Fiecare funcionar din cadrul serviciului

30.07.2010

Seful serviciului de ITL Ordonatorul de credite

44

Aprobarea plaii unor ore suplimentare si de asemenea, formarea unor echipe care sa se ocupe doar cu procedura de executare silita. 3.Indosarierea si operarea modificrilor care se impun conform documentelor primite, sa se efectueze succesiv, imediat. Pe fiecare document operat in baza de date sa se semneze de operare de ctre persoana responsabila de societatea in cauza, imediat dup efectuarea operaiilor care se impun,respectiv: modificare patrimoiu, acordare facilitai fiscale, nlesniri, scutiri, introducere plai, compensri, restituri, sume ncasate prin executare silita. 4.Verificarea tuturor documentelor privind nceperea si/sau continuarea procedurii de executare silita, urmrindu-se respectarea actelor normative in vigoare. Introducerea daca se considera necesar a unui control intermediar atunci cnd volumul de documente este prea mare.

La primirea documentelor acestea se vor verifica, opera in baza de date, se vor confirma ca au fost operate si imediat se vor indosaria. Se vor verifica dosarele pentru a se constata daca toate documentele primite au fost operate in baza de date. Se va certifica prin semntura ca documentele au fost operate.

30.09.2010

Fiecare funcionar din cadrul serviciului

30.06.2010

Fiecare funcionar din cadrul serviciului

Verificarea naintea transmiterii documentelor tipizate privind nceperea si/sau continuarea procedurii de executare silita, privind modul de completare si realitatea datelor cuprinse in aceste documente. Stabilirea unei persoane care va verifica naintea transmiterii toate documentele, atunci cand se procedeaz la iniierea procedurii de executare silita pentru un num\r foarte mare de contribuabili. Se va proceda la stabilirea tuturor activitilor care se desfasoara in cadrul compartimentului si se vor stabili care sunt procedurile de lucru pentru fiecare activate. 45

30.09.2010

Seful serviciului de ITL Fiecare funcionar din cadrul serviciului

30.09.2010

Seful serviciului ITL

5.Procedurile sa fie scrise si actualizate, astfel incat, din acestea sa rezulte atribuirea responsabilitilor, declararea si delegarea

30.09.2010

Seful serviciului de ITL Fiecare funcionar din cadrul serviciului

autoritatii personalullui. Trebuie stabilit circuitul documentelor privind activitatea de ncasare a debitelor restante prin executare silita. 6.Transmiterea compartimentului de Executare silita a tuturor dosarelor contribuabililor greu de ncasat, pentru a se ncerca alte proceduri de executare silita.

Organizarea personalului astfel incat, in cel mai scurt timp sa se nceap, si/sau continue procedura de executare silita, in vederea ncasrii tuturor veniturilor prognozate in BVC, conform clasificaiei bugetare

Se va proceda la analizarea fiecrui dosar fiscal in parte al contribuabililor care au debite de achitat Consiliului Local si daca se considera ca sunt debite greu de ncasat, respectiv nu se cunoate cu ce banca lucreaz, atunci aceste debite se vor transmite mpreuna cu documenta]ia prevzuta in legislaia in vigoare, compartimentului de executare silita. Se va analiza care este norma de munca pentru fiecare funcionar si in funcie de rezultatele obinute se vor organiza echipe care sa reduc la minim timpul necesar ncasrii debitelor prin procedura de executare silita.

30.09.2010

Seful serviciului de ITL Fiecare funcionar din cadrul serviciului

30.07.2010

Seful serviciului ITL

46

Primria Municipiului Focani Compartimentul Audit Public Intern Misiunea de audit: nfiinarea popririlor in vederea recuperrii debitelor restante, contribuabili persoane juridice Perioada auditata: 01.01.2009 31.12.2009 ntocmit: Aldea Valentin

FISA DE URMARIRE A RECOMANDARILOR


Compartiment audit intern Misiunea de audit public intern Entitatea/Structura auditata :nfiinarea popririlor in vederea Serviciul Impozite si Taxe Locale recuperrii debitelor restante, contribuabili persoane juridice Rec Imple- Partial Neimplement Nr. Recomandarea mentat implementat 1. Verificarea sistemului informatic si X definitivarea acestuia in cel mai scurt timp, astfel incat toate documentele emise sa corespunda ca forma si fond reglementarilor legale. 2. Gsirea unor soluii legale pentru ntrirea acestui compartiment. Daca legislaia referitoare la recrutarea funcionarilor publici nu se va modifica, atunci prin dispoziia ordonatorului de credite, sa se detaeze pe o perioada de timp funcionari de la alte compartimente. Listarea la expirarea termenului de plata a contribuabililor cu datorii si sortarea acestora in funcie de vechimea si de mrimea debitului, pentru a putea ncepe procedura de executare silita in timp util, nainte ca debitele sa se prescrie. Aprobarea plaii unor ore suplimentare si de asemenea, formarea unor echipe care sa se ocupe doar cu procedura de executare silita. ndosarierea si operarea modificrilor care se impun, conform documentelor primite, sa se efectueze succesiv. Pe fiecare document operat in baza de date sa se semneze de operare de ctre persoana responsabila de societatea in 47 X 30.07.2010 Entitatea publica Primria Focani Sfrit de luna Raport de audit nr. 3/2010

Data planificata /Data implemenrii 30.09.2010

X 30.07.2010

30.07.2010

3.

30.09.2010

30.06.2010

4.

5.

6.

cauza, imediat dup efectuarea operaiilor care se impun, respectiv: modificare patrimoiu, acordare facilitai fiscale, nlesniri, scutiri, introducere plti, compensri, restituri, sume ncasate prin executare silita. Verificarea tuturor documentelor privind nceperea si/sau continuarea procedurii de executare silita, urmrindu-se respectarea actelor normative in vigoare. Introducerea daca se considera necesar a unui control intermediar atunci cnd volumul de documente este prea mare. Procedurile sa fie scrise si actualizate, astfel incat, din acestea sa rezulte atribuirea responsabilitilor, declararea si delegarea autoritatii personalului. Trebuie stabilit circuitul documentelor privind activitatea de ncasare a debitelor restante prin executare silita. Transmiterea compartimentului de Executare silita a tuturor dosarelor contribuabililor greu de ncasat, pentru a se ncerca alte proceduri de executare silita. Organizarea personalului astfel incat, in cel mai scurt timp sa se nceap, si/sau continue procedura de executare silita, in vederea ncasrii tuturor veniturilor prognozate in BVC, conform clasificaiei bugetare.

30.09.2010

30.09.2010

30.09.2010

30.10.2010

30.07.2010

Entitatea/structura auditata Data si semntura conductorului Auditor Data si semntura

48

Primria Municipiului Focani Compartimentul Audit Public Intern Misiunea de audit: nfiinarea popririlor in vederea recuperrii debitelor restante, contribuabili persoane juridice Perioada auditata: 01.01.2009 31.12.2009 ntocmit: Crintescu Monica Data:30.05.2010

PISTA DE AUDIT
pentru realizarea obiectivului: nfiinarea popririi

ACTIVITATEA DE AUDITAT 1.Verificarea realitii patrimoniului, plailor efectuate si a debitelor restante 2.Transmiterea Instiintarii de plata

3.Verificarea plailor efectuate in intervalul de 15 zile prevzut de legislaie 4.Intocmirea si transmitere Somaiei si a Titlului executoriu 5.Verificarea plailor efectuate in intervalul de 15 zile prevzut de legislaie 6.Intocmirea si transmiterea Titlului executoriu si a Adresei de nfiinare a popririi 7.Urmarirea ncasrii debitelor prin

DOCUMENTUL JUSTIFICATIV SI/SAU OBSERVATII DOCUMENTUL FINAL Fiecare funcionar Lista zilnica a Se va actualiza de cate public pentru conoperaiilor efectuate ori va aprea o tribuabiilor avui in modificare evidenta Se verifica de Seful structurii Fiecare funcionar Instiintarea de plata Se vor indosaria la public pentru conConfirmarea de primire dosarul contribuatribuabiilor avui in blului respectiv.Va fi evidenta verificata si semnata de Seful structurii Fiecare funcionar Extrasul de cont Se va actualiza de cate public pentru Lista de partizi,Lista ori va aprea o contribuabilii avui zilnica a operaiilor modificare sau se in evidenta efectuate considera necesar Fiecare funcionar Somaia,Titlul execuSe vor indosaria la public pentru toriu,Confirmarea de dosarul contribuabicontribuabilii avui primire lului respectiv.Va fi in evidenta verificata si semnata de Seful structurii Fiecare funcionar Extrasul de cont, Se va actualiza de cate public pentru Lista de partizi,Lista ori va aprea o contribuabilii avui zilnica a operaiilor modificare sau se in evidenta efectuate considera necesar Fiecare funcionar Titlul executoriu, Se vor indosaria la public pentru Adresa de nfiinare a dosarul contribuabilului contribuabilii avui popririi,Confirmarea de respectiv. Va fi in evidenta primire de la: debitor, verificata si semnata banca si/sau terul de Seful structurii poprit Fiecare funcionar Verificarea extraselor Se vor verifica zilnic public pentru de cont de la Trezorerie ncasrile, oricare ar fi CINE ESTE RESPONSABIL 49

executare silita, contribuabilii avui respectiv poprire in evidenta Seful structurii 8.Instruirea in vede- Conductorul rea cunoaterii aces- structurii tor documente de ctre toi salariaii, ori de cate ori modificrile legislative sau organizatorice o impun

Fisa de partizi, Lista modalitatea de plata zilnica a operaiilor efectuate Tabel centralizator cu Se va realiza de cate ori semnturi de luare la va aprea o modificare cunotina a acestor documente

Aprobat, Primar, ing. Furcoiu Iulian

ntocmit, Inspector superior, . Crintescu Monica

50

Primria Municipiului Focani Compartimentul Audit Public Intern Misiunea de audit: nfiinarea popririlor in vederea recuperrii debitelor restante, contribuabili persoane juridice Perioada auditata: 01.01.2009 31.12.2009 ntocmit: Macel Ghita Data

LISTA DE SUPERVIZARE A DOCUMENTELOR


Lucrarea Propunerea Rspunsul supervizorului ca auditorului urmare a revizuirii documentului Revizuirea rspunsurilor auditorilor de ctre supervizor

1.Declaratia de independenta 2.Tabelul puncte tari si puncte slabe 3.Programul de audit 4.Programul interveniei la fata locului 5.Minuta edinei de deschidere 6.Chestionarul lista de verificare 7.FIAP 1 8.FIAP 2 9.FIAP 3 10.FIAP 4 11.FIAP 5 12.FIAP 6 13.Minuta edinei de nchidere 14.Proiectul de Raport de audit public intern 15.Raportul de Audit public intern

51

Primria Municipiului Focani Compartimentul Audit Public Intern Misiunea de audit: nfiinarea popririlor in vederea recuperrii debitelor restante,contribuabili persoane juridice Perioada auditata: 01.01.2009 31.12.2009 ntocmit: Aldea Valentin Auditor evaluat: Crintescu Monica Luat la cunotina: Data:

FISA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN

OBIECTIV AUDITAT 1.Obiectivele de audit au fost comunicate clar la nceputul misiunii 2.Au fost furnizate suficiente informaii privind misiunea de efectuat 3.Misiunea a contribuit la obinerea de rezultate sau la imbunatatirea unora deja existente 4.Misiunea a beneficiat de direcii clare si precise privind modul de desfurare 5.Obiectivele de audit stabilite au fost in concordanta cu activitile desfurate 6.Constatarile au fost prezentate intr-o maniera logica, structurata, dinamica si interesanta 7.S-a rspuns in toate cazurile la ntrebrile legate de misiunea de audit, iar rspunsurile au condus la obinerea de concluzii relevante 8.Misiunea a fost desfurata adecvat, intervenia la fata locului a privit doar obiectivele stabilite si comunicate 9.A existat un feed-back pe tot parcursul misiunii, iar acesta a fost util `n gsirea de soluii la probleme 10.Cum evaluai in general misiunea de audit? 11.Considerati ca obiectivele de audit stabilite au privit activitile cu riscuri majore? 12.In desfurarea misiunii de audit au fost prez entate constatrile si recomandrile cnd au fost identificate probleme 13.A existat o buna comunicare intre auditor si auditat 14.Auditorul a avut un comportament adecvat si profesional 15.Ce va plcut cel mai mult in timpul misiunii de auit? 16.Ce va plcut cel mai puin in timpul misiunii de audit? 17.Ce obiective de audit considerai ca nu au fost atinse in totalitate dintre cele comunicate? 18.Ce obiective de audit considerai ca nu au fost atinse in totalitate dintre cele comunicate? 19.Alte comentarii

NOTE 1 2 3 4

OBS 5

52

Nota: Tabelul va fi completat innd cont de urmtorul sistem de punctaj: 1 pentru nesatisfctor 2 pentru slab 3 pentru satisfctor 4 pentru bine 5 pentru foarte bine Pentru orice notare sub 3 se vor ataa explicaii scrise.

Primria Municipiului Focani Compartimentul Audit Public Intern Misiunea de audit: nfiinarea popririlor in vederea recuperrii debitelor restante,contribuabili persoane juridice Perioada auditata: 01.01.2009 31.12.2009 ntocmit: Aldea Valentin Auditor evaluat: Crintescu Monica FISA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN BUGETUL DE TIMP EFECTIV = 200 ORE BUGETUL DE TIMP PLANIFICAT 200ORE 1 2 3 4 5 Observaii

In etapa de pregtire a misiunii, auditorul a identificat riscurile si controalele prevzute pentru procesele legate de obiectivele de audit si a estimat gradul de risc Programele de audit au fost elaborate sa ndeplineasc obiectivele in cadrul bugetului de timp alocat Obiectivul auditului, scopul, procedurile si bugetul au fost reanalizate in mod constant pentru a asigura o eficienta folosire a resurselor de audit A existat o buna comunicare intre auditor si auditat si intre auditor si conducerea structurii de audit intern a Consiliului Judeean Buzu Au fost luate in considerare perspectivele si nevoile auditatilor in procesul de audit Au fost atinse obiectivele de audit intr-o maniera eficienta si la timp Auditatii au avut posibilitatea sa revad constata rile si recomandrile cnd au fost identificate probleme Standardele (normele) de audit au fost respectate Constatrile de audit demonstreaz analize profunde si concluzii, respectiv sunt formulate recomandri practice pentru problemele identificate Comunicrile scrise au fost clare, concise, obiective si corecte Exista probe de audit care susin concluziile la care s-a ajuns Procedurile de lucru utilizate au avut ca rezultat dovezi suficiente, competente, relevante si folositoare Documentele au fost completate in mod corespunztor si in conformitate cu standardele (normele) de audit intern Bugetul de timp a fost respectat Nivel de productivitate personala a auditorului intern

53

Primria Municipiului Focani Compartimentul Audit Public Intern Denumirea misiunii de audit: nfiinarea popririlor in vederea recuperrii debitelor restante, contribuabili persoane juridice Perioada supusa auditului 01.01.2009-31.12.2009 Perioada misiunii: 26.05.2010 29.06.2010 Nr. _________/__________

SINTEZA Cuprinznd constatrile, recomandrile auditorului intern pentru remedierea deficientelor constatate, precum si calendarul de implementare a recomandrilor in cauza In urma verificrii documentelor si materialelor puse la dispoziie de ctre structura auditata, s-au constatat urmtoarele: 1. In cazul SC CONFORT SA, nu s-a verifcat corectitudinea completrii Adresei de nfiinare a popririi si Titlului executoriu emis din programul informatic si debitorul a contestat executarea silita. 2. Pentru trimestrul I al anului fiscal 2010, nu s-au ntocmit aceste liste, popririle fiind fcute pentru societile care figurau in lista de ramasite de la sfritul anului 2009 si nu au achitat debitele datorate pana la data verificrii lor de funcionari. 3. Din auditarea efectuata s-a constatat, ca nu toate documentele sunt indosariate si arhivate. 4. S-a nceput procedura de executare silita pentru unii contribuabili, fara a se verifica mai intai aceste date. Sumele pentru care s-a nceput procedura de executare silita nu sunt in toate cazurile cele datorate la data comunicrii somaiei si titlului executoriu. 5. Din auditarea efectuata asupra controlului intern exercitat la nivelul STI, s-a constatat ca exista Regulament de organizare si funcionare, fise de post, dar nu exista circuitul documentelor si nici atribuirea responsabilitilor si delegarea autoritatilor prin proceduri. 6. Nu s-a procedat la nfiinarea popririi pentru toi contribuabilii aflai in aceasta situaie. Pentru recuperarea debitelor nu s-au aplicat nici alte proceduri: sechestru asigurator, licitaia.

Pentru remedierea deficientelor constatate si nscrise in sinteza, auditorul intern formuleaz urmtoarele recomandri: 1. Verificarea sistemului informatic si definitivarea acestuia in cel mai scurt timp, astfel incat toate documentele emise sa corespunda ca forma si fond reglementarilor legale. 2. Gsirea unor soluii legale pentru ntrirea acestui compartiment. Daca legisla]ia referitoare la recrutarea funcionarilor publici nu se va modifica, atunci prin dispoziia ordonatorului de credite, sa se detaeze pe o perioada de timp funcionari 54

3.

4.

5.

6.

de la alte compartimente. Listarea la expirarea termenului de plata a contribuabililor cu datorii si sortarea acestora in funcie de vechimea si de mrimea debitului, pentru a putea ncepe procedura de executare silita in timp util, nainte ca debitele si se prescrie. Aprobarea plaii unor ore suplimentare si de asemenea, formarea unor echipe care sa se ocupe doar cu procedura de executare silita. ndosarierea si operarea modificrilor care se impun conform documentelor primite, sa se efectueze succesiv. Pe fiecare document operat in baza de date sa se semneze de operare de ctre persoana responsabila de societatea in cauza, imediat dup efectuarea opera]iilor care se impun, respectiv: modificare patrimoiu, acordare facilitai fiscale, nlesniri, scutiri, introducere plai, compensri, restituri, sume ncasate prin executare silita. Verificarea tuturor documentelor, urmrindu-se respectarea actelor normative in vigoare. Introducerea daca se considera necesar a unui control intermediar atunci cnd volumul de documente este prea mare. Procedurile si fie scrise si actualizate, astfel incat, din acestea si rezulte atribuirea responsabilitilor, declararea si delegarea autoritatii personalului. Trebuie stabilit circuitul documentelor privind activitatea de ncasare a debitelor restante prin executare silita. Transmiterea compartimentului de Executare silita a tuturor dosarelor contribuabililor greu de ncasat, pentru a se ncerca alte proceduri de executare silita. Organizarea personalului astfel incat, in cel mai scurt timp si se nceap, si/sau continue procedura de executare silita, in vederea ncasrii tuturor veniturilor prognozate in BVC, conform clasificaiei bugetare

Implementarea recomandrilor se va face in cursul anului 2010, conform fisei de urmrire a recomandrilor, odat cu regndirea structurii organizatorice, impusa de modificrilor legislative care vizeaz acest domeniu de activitate, responsabili de acestea fiind conductorii tuturor structurilor care au competente in acest sens, coordonarea fiind fcuta de ordonatorul de credite si de seful Serviciului Impozite si taxe Locale.

55