Descripcin

Planificacin

Reflexin

Comunicacin

Sistematizando para el Cambio

Gua metodolgica para sistematizar experiencias en el Programa Manejo Sostenible de Recursos Naturales y Fomento de Competencias Empresariales (MASRENACE)

Sistematizacin para el Cambio

1. Sistematizacin para el cambio

Amrica Latina es el continente que ha abanderado los procesos de educacin popular y en este contexto el proceso de sistematizacin como elemento esencial para el rescate y reconstruccin de experiencias vividas y la socializacin de los aprendizajes resultantesi1. La cooperacin al desarrollo, especialmente la cooperacin tcnica, tiene como objetivo desarrollar capacidades de personas, organizaciones y redes para que puedan determinar su propio desarrollo. Esto implica definir objetivos de aprendizaje y tambin implica definir una estrategia como lograr el up scaling, es decir la difusin y la institucionalizacin de estos aprendizajes, para garantizar amplia incidencia y sostenibilidad de los esfuerzos. En el ciclo de proyecto, la sistematizacin de experiencias juega un papel importante a la par de otros procesos de gestin de conocimiento como la planificacin, el monitoreo y la evaluacin. En el contexto de la cooperacin tcnica tiene dos dimensiones: Por un lado forma parte del proceso de aprendizaje de los actores directamente involucrados en este proceso. Generalmente, la cooperacin tcnica promueve el aprendizaje vivencial. Las personas viven un proceso de cambio concreto, generando un sinnmero de experiencias tanto positivas como negativas. Muchas veces estas experiencias quedan en el subconsciente. Por tal razn es importante reflexionar sobre lo sucedido para compartir lo experimentado. Esto puede suceder durante la marcha del proyecto con fines correctivos, o como retrospectiva al finalizar el proceso. Es decir que la sistematizacin es parte de un proceso dentro de personas, organizaciones y redes, que valida lo sucedido y de esta forma crea consciencia sobre la experiencia vivida. Por otro lado es un elemento importante para el upscaling. La reflexin sobre el proceso permite hacer los ajustes necesarios que permiten cambiar o mejorar la rutina de trabajo, introduciendo las experiencias en Leyes, polticas, reglamentos o normativas. Adems permite difundir los resultados a otros procesos de desarrollo, evitando que se invente nuevamente el agua helada. Esto permite des arrollar procesos de desarrollo de forma ms eficiente. De esta forma podemos definir la sistematizacin como un proceso de aprendizaje que rescata las experiencias en un tema determinado, reconstruyendo la lgica del proceso vivido y los factores que han intervenido, y generando a partir de su lectura crtica entre las personas dueas de la experiencia, lecciones aprendidas como insumos para otros procesos de desarrollo o para su institucionalizacin. Desarrollando la capacidad de sistematizacin, las personas y organizaciones aprenden a aprender y a innovar.

Propuesta metodolgica para la sistematizacin de experiencias de desarrollo sostenible, Martnez, M 2003. Versin actualizada. Tegucigalpa. Documento sin publicar. Rioplus, GTZ.

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Bajo esta ptica, podemos resumir que la sistematizacin debe regirse por los siguientes principios: 1) Ser participativo Esto significa involucrar a las mujeres y los hombres que han vivido la experiencia no solamente en la reconstruccin de lo sucedido, sino tambin en la reflexin y en la comunicacin de los resultados de la sistematizacin. Esto incluye al personal tcnico de GTZ. El rol del facilitador pueden asumir consultores o personas de GTZ que no tengan una vinculacin directa con el proceso. 2) Considerar el enfoque de gnero La equidad e igualdad de gnero son asuntos fundamentales de los derechos humanos y de la justicia social, y una precondicin para el desarrollo sostenible. En el contexto de proyectos para la conservacin y el uso sostenible de los recursos naturales esto significa promover el acceso equitativo de hombres y mujeres a los recursos que permiten un manejo sostenible. Esto tambin significa garantizar la participacin equitativa de hombres y mujeres en la toma de decisin sobre el manejo de recursos naturales sea en su comunidad o a nivel departamental o nacional. Y esto tambin implica sensibilizar y capacitar grupos meta y personal tcnico y directivo en el tema de gnero y promover procesos de planificacin, monitoreo y evaluacin que toman en cuenta las realidades de hombres y mujeres, sus aportes y sus beneficios. De all se deriva que un proyecto, tenga o no un enfoque explcito de gnero, genera experiencias positivas como negativas vinculadas con la forma de involucrar y beneficiar a hombres y mujeres y vale la pena de rescatar percepciones diferentes de hombres y mujeres sobre lo sucedido, lo que puede llevar a lecciones aprendidas interesantes. Lo bsico para lograr este rescate es garantizar la participacin de hombres y mujeres en el proceso de sistematizacin. Sin embargo hay muchas posibilidades metodolgicas ms para lograr el propsito. Por ejemplo se puede definir el enfoque de gnero como un eje especial si esto fuese oportuno, o se precisan los ejes de sistematizacin mediante preguntas guas en las encuestas y en el proceso de reflexin. Otra posibilidad consiste en reflexionar en grupos separados y luego consensuar o precisar lecciones aprendidas entre hombres y mujeres. 3) Ser insumo y parte de procesos de cambio Entendemos sistematizacin no solamente como un ordenamiento de informacin o el esfuerzo por justificar nuestra contribucin, sino como parte de un proceso de desarrollo. La sistematizacin es parte de procesos de aprendizaje, apoya el proceso de upscaling de nuestras propias experiencias y puede servir de insumo para otras iniciativas de desarrollo Antes de iniciar una sistematizacin debemos estar claro del objetivo para adaptar la metodologa y los participantes a estos fines.

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Ya se ha hecho referencia a que la sistematizacin es un elemento de la gestin de conocimientos en el ciclo de proyecto. La siguiente tabla ayuda a entender mejor la naturaleza de la sistematizacin. La sistematizacin y su relacin con otras disciplinas2
Aspecto Su propsito Sistematizacin Realizar interpretacin crtica de la lgica del proceso Extraer conocimiento de la prctica para mejorar Extraer lecciones para dialogar con otras experiencias Compartir, aprender y mejorar procesos Centrada en: (nfasis) Se propone reflexionar sobre la experiencia desarrollada desde un hilo conductor o eje de reflexin Encontrar causas y efectos que influyen en un proceso Reflexionar a fondo Difundir las experiencias Interpretar la lgica (circular, sistmica, compleja) del proceso Mtodos Diversas tcnicas y mtodos adaptados de otros campos La concepcin y la prctica Evaluacin Confrontarlos con el diagnstico, los objetivos, productos y metas Medir los resultados obtenidos de las experiencias Recomendar para futuras acciones Investigacin Generar conocimiento cientfico dirigido a conocer un aspecto desconocido de la realidad (para comprender la realidad)

Los resultados El anlisis de las realizaciones o logros Privilegia la confrontacin de los resultados con los objetivos, metas y acciones propuestas La lgica es parcial Tendencia hacia la objetividad Tcnicas de anlisis comparativo, medicin y propuesta Los objetivos y las metas con resultados obtenidos De preferencia por entidades ajenas al hecho Las brechas entre lo planeado y lo logrado Valoracin del alcance de los objetivos Aceptacin de las tcnicas Determinar seguimiento y validacin del trabajo

La comprobacin de hiptesis El estudio de la realidad intervenida o no

Mtodo cientfico aplicado para descubrir verdades Los hechos, los procesos y las estructuras conceptuales Pueden ser parte o no del hecho a investigar Nuevas formas de conocimiento sobre reas especficas Comprobacin de hiptesis Nuevos conocimientos

Busca relaciones entre Quien la realiza Expresa

Debe haber sido parte del proceso (protagonista) Los aprendizajes alcanzados de los procesos vividos Aprendizajes Conclusiones Lecciones aprendidas Productos de comunicacin

Productos esperados

Varela Ruth, 2006, Cmo sistematizar? Gua para sistematizar experiencias, p. 17

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2.

Proceso de sistematizacin en cuatro etapas

El proceso de sistematizacin se compone de cuatro etapas bsicas, independientemente de la metodologa que sea seleccionada:

Descripcin

Planificacin

Reflexin

Comunicacin

Planificacin:

crea las bases para un eficiente y exitoso proceso. Es el trabajo previo que permite que las dems etapas se desarrollen armnicamente de acuerdo al marco establecido mediante la planificacin. sintetiza y ordena la informacin procedente de documentos generados en los proyectos/programas involucrados, e informacin adicional a travs de entrevistas o encuentros en los grupos focales. permite realizar una aproximacin crtica y un sntesis de las experiencias con el fin de enriquecer conocimientos y/o producir conocimientos nuevos que facilitarn un desarrollo sostenible. abarca el proceso de la elaboracin del documento base y su validacin y la elaboracin e implementacin de productos especficos de comunicacin que garanticen que los resultados de la sistematizacin lleguen al pblico meta y de esta forma cumplan con los objetivos trazados.

Reconstruccin:

Reflexin:

Comunicacin:

No necesariamente todas las etapas se desarrollan una tras otra, especialmente el proceso de reconstruccin ya puede arrojar muchos elementos de reflexin, especialmente durante las entrevistas. Tambin se adelantan algunos aspectos de la etapa de comunicacin durante la fase de planificacin.
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2.1 Planificacin de la sistematizacin

La Planificacin Qu queremos sistematizar? Por qu sistematizamos esta experiencia? Cules son los aspectos de inters particular a las cuales debe enfocar la sistematizacin? Para quin realizamos esta sistematizacin? Quines han sido afectados o beneficiados por la experiencia? Cmo queremos sistematizar?

La etapa de la planificacin crea las bases para un trabajo eficiente de sistematizacin. Por tal razn hay que dedicarle su merecido tiempo. La calidad de la planificacin incide en la coherencia de los subproductos y permite usar los recursos de forma eficiente. La primera tarea consiste en conformar el equipo de trabajo, que incluye un/a coordinador/a y otras personas que han participado en de la experiencia a sistematizar, y por tal razn conocen la experiencia. El coordinador del equipo no tiene que facilitar el proceso, sino asume la funcin de dirigir su planificacin y vela por el cumplimiento de la metodologa. Se recomienda que sea alguien con experiencia en el tema, ms que un metodlogo. El equipo se puede reforzar con una persona externa que asuma la facilitacin del proceso o la redaccin de los resultados. El equipo de sistematizacin define primero el objeto de la sistematizacin, es decir responde en conjunto a la pregunta: Qu queremos sistematizar? Puede ser un programa o proyecto en su conjunto, una experiencia determinada, una lnea de trabajo, un proceso o una metodologa. Es importante delimitar el tiempo y la ubicacin de la experiencia. Luego se reflexiona sobre el objetivo de la sistematizacin, el por qu queremos sistematizar este proyecto o esta experiencia en particular. Esto implica tambin definir aquellos grupos de personas, que esperamos puedan utilizar los resultados de la sistematizacin, los clientes de la sistematizacin. Es importante involucrar a los clientes en el proceso sea como miembro del equipo de sistematizacin o en forma de consulta. Esto permite desde el inicio orientar el proceso a las necesidades de los clientes, lo que contribuye a lograr el uso de los resultados. Un paso muy importante para lograr un trabajo eficiente, es aclarar el o los ejes de sistematizacin, es decir aquellos aspectos o criterios o preguntas que ms nos interesan. Resulta conveniente que sean entre tres y cinco, pueden ser, por ejemplo, participacin, generacin de ingreso, sostenibilidad (incl. la relacin costo beneficio), replicabilidad, y otros. Se definen partiendo del objetivo al cual aporta la experiencia o el proceso desarrollado. Como paso siguiente, el grupo de sistematizacin selecciona la metodologa que ms se adecua a los propsitos. Adems se definen los participantes en el proceso de sistematizacin. Deben ser personas claves que conocen la experiencia, sea por que parPgina 6

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ticiparon directamente en ella o porqu han tenido que ver con sus impactos positivos o negativos. Como ltima tarea se elabora el Plan de Trabajo incluyendo un estimado de costos. Adems es recomendable reunir toda la informacin bsica discutida en un perfil de la sistematizacin. Este documento facilita el entendimiento de clientes y actores participantes en la sistematizacin. Adems contiene informacin vlida para la elaboracin del documento base que describe la experiencia y rene las lecciones aprendidas.

Herramientas tiles: Formato: Perfil de la sistematizacin Formato: Plan de Trabajo Recomendaciones para definir ejes de sistematizacin

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2.2 La reconstruccin de la experiencia

La Reconstruccin Cul fue la situacin de partida? A qu problemtica queramos

dar respuesta? Con cules herramientas y metodologas enfrentamos la problemtica? Qu logramos?

La reconstruccin de la experiencia ordena y sintetiza la informacin procedente de documentos generados en los proyectos/programas involucrados, e informacin adicional a travs de entrevistas o encuentros en los grupos focales. Debe reflejar no solamente los aspectos positivos sino tambin identificar conscientemente voces crticas respecto a la experiencia y su desarrollo. Un buen inicio consiste en levantar una lnea de vida del proyecto o programa y relacionar con cada etapa personas claves que pueden ser fuente de informacin as como documentos relevantes elaborados en aquellos momentos. Los ejes de la sistematizacin ayudan a enfocar la bsqueda de informacin. La informacin debe servir para luego describir la experiencia ya de forma ms detallada. Se parte de la situacin de salida y del por qu del proyecto. Se visualizan las estrategias, metodologas y herramientas usadas, se recopilan xitos y fracasos. El aspecto del fracaso, aunque trae consigo generalmente aprendizajes muy valiosos, no es siempre fcil de lograr. Es ms fcil hablar sobre las experiencias positivas que sobre dificultades e impases. Cuando el objeto de la sistematizacin es una experiencia negativa, puede resultar recomendable introducir metodolgicamente la reflexin de asuntos dolorosos. La recoleccin de datos puede realizarse mediante el estudio de documentos, entrevistas estructuradas o abiertas, individuales o con grupos focales. Una posible forma de documentar entrevistas a la par de los tradicionales informes es en forma de historias. Una gua de archivo, ayuda ms adelante a encontrar con facilidad documentos, informes y/o historias de xito; es de especial inters cuando se est sistematizando proyectos en marcha ya que permite recuperar documentos dispersos y los hace accesible. Es recomendable que los elementos importantes a considerar se detallan en la descripcin tcnica de la experiencia.

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Herramientas tiles: Herramienta de Lnea de base Ejemplo para ordenar documentos Recomendaciones para entrevistas estructuradas y abiertas Recomendaciones para trabajar con grupos focales Storry Telling

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2.3 Reflexin conjunta sobre la experiencia

La Reconstruccin

Cules fueros los factores externos que obstaculizaron o facilitaron el proceso? Qu volviramos a hacer igual? Qu haramos diferente?

Despus de la fase de descripcin de las experiencias, inicia la fase medular del proceso de sistematizacin: la reflexin que nos permite realizar una sntesis y una aproximacin crtica a las experiencias. Es una fase muy compleja, porque requiere recoger opiniones, crticas y juicios de valor sobre el proceso descrito y sus resultados con el fin de enriquecer conocimientos y/o producir conocimientos nuevos que facilitarn un desarrollo sostenible. Es decir la sistematizacin no se limita a ordenar los resultados alcanzados sino busca explicaciones sobre cmo fue posible lograrlos o las causas que impidieron que esto suceda. Especialmente cuando se trata de aprendizajes dolorosos y ms an de fracasos, hay que ayudar al grupo para abrirse a reflexionar sobre lo sucedido. Antes de poder concentrarse en lo que verdaderamente pas, hay que evacuar todos los sentimientos vinculados con la experiencia. Hay metodologas que ya incorporan este paso, como los 6 sombreros que permiten evacuar emociones y aspectos que nos enojaron. Otra recomendacin es de iniciar la reflexin invitando al grupo de hablar sobre los sentimientos como lo propone el ciclo de aprendizaje vivencial. Particularmente respecto a los sentimientos negativos hay que tener cuidado en el momento de compartir la informacin con otras personas que no han participado en el proceso. Si es productivo compartirlos, es decir si no han servido solamente como introduccin para poder trabajar centrado en el tema, entonces hay que procesarlos para prevenir en la manera posible interpretaciones equivocadas Reflexionar3 es una actividad consiente que nos permite volver a ver e interpretar un proceso que hemos vivido u observado. Se puede comparar con echar un vistazo a lo interno de una red de tuberas que conecta la situacin de partida, su contexto y su problemtica, con la situacin actual. Objeto de esta reflexin en una sistematizacin es la forma como sucedieron las cosas, que funcion bien y que se debe mejorar o inclusive
3

Algunas definiciones de reflexin: Reflexin es lograr una reelaboracin sistmica de un proceso u objeto que posibilite la orientacin del sujeto en su relacin con el mismo o con la realidad que la circunda. Es poner a funcionar todos los procesos del pensamiento en funcin de la comprensin de un fenmeno o hecho dado. (Giuvanni Villaln) Es la actividad consiente que intenta relacionar de nuevas maneras cada vez, conceptos, para llegar a nuevas conclusiones, o para actuar de determinada manera. (Luis Rodolfo Cabral). Es un 'volverse dentro de s' para conocer, interpretar, analizar o aclarar. (Edgar Becerril Lara) Pgina 10

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no repetirse. Pueden haber tambin otros elementos a tomar en cuenta como aspectos que resultaron interesantes y novedosos, emociones, etc. El marco que nos servir de gua en el proceso de reflexin lo conforman los ejes de sistematizacin. La metodologa apropiada se selecciona en dependencia de la complejidad de la experiencia, de su duracin y del tiempo y los costos disponibles para la sistematizacin. Algunas metodologas fusionan la etapa de la reconstruccin con la de la reflexin. Durante la reflexin, hay que tomar en cuenta que muchas veces hombres y mujeres perciben de forma diferente lo acontecido. Captando estos detalles se crean lecciones aprendidas muy valiosas para encontrar respuestas a la pregunta del Cmo se logra ms equidad en proyectos de desarrollo. Hay diferentes formas como incorporar el enfoque de gnero en la metodologa de trabajo: Un paso bsico es garantizar que tanto hombres como mujeres participen en el proceso de reflexin. Sin embargo, no es suficiente que solamente participen; muchas veces quien modera debe motivar a las mujeres para que presenten su opinin. Se puede reflexionar primero en grupos separados y luego construir consenso; se puede trabajar con preguntas guas; se puede seleccionar aquellas herramientas que permitan la recopilacin de percepciones diferenciadas. Para mayor riqueza se recomienda que este proceso de reflexin sea colectivo. Las personas invitadas a este proceso deben conocer la experiencia y disponer de esta capacidad de reflexionar. Una reflexin grupal requiere de un clima abierto y proactivo. Personas con una actitud muy destructiva pueden envenenar el proceso. Sin embargo, su opinin es importante y puede ser punto de reflexin. Por tal razn es recomendable incluir este tipo de personas en las entrevistas individuales. Se espera obtener como resultado de la reflexin las ideas principales para las lecciones aprendidas vinculadas con los ejes de sistematizacin4. Lecciones aprendidas dan respuesta a las preguntas qu haramos por igual y qu haramos diferente. Sin embargo no se trata de llegar necesariamente a un consenso. Diferentes actores pueden percibir una experiencia desde perspectivas diferentes. El arte consiste en formular las lecciones bajo la ptica que puedan ser interesantes tambin para otras experiencias de desarrollo.

Herramientas tiles: Metodologa Seis Sombreros Metodologa PIN (Lo bueno, lo Innovador, lo Negativo) Metodologa del Aprendizaje Vivencial Preguntas guas para incluir el enfoque de gnero en la sistematizacin Recomendaciones para redactar lecciones aprendidas

En ciertas metodologas se redacta primero las lecciones aprendidas y stas son el objeto de una reflexin conjunta que permite validar y corregir. Puede sesgar un poco a los y las participantes

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2.4

La Comunicacin de los resultados de la sistematizacin

La Comunicacin
Qu se comunica? Cul es el grupo meta? Cules son los instrumentos y las formas ms adecuadas para llegar a este pblico meta? Cul es el rol de los actores de la experiencia en el proceso de comunicacin?

La sistematizacin no debe ser considerada como un fin en s, sino como una herramienta para lograr los objetivos de este proceso, generalmente el cambio o la reorientacin de determinadas prcticas, la incidencia en la toma de decisiones o simplemente para la divulgacin amplia de los resultados. En esta fase final del proceso, la comunicacin asume un papel clave para definir contenidos y mecanismos adecuados para lograr que los resultados de sistematizacin lleguen al pblico meta e incidan en su comportamiento en vez de quedar engavetados o archivados. Sobre la base de la informacin obtenida en el proceso de reflexin se redacta un documento que presenta la descripcin de la experiencia con sus lecciones aprendidas. Es muy importante validar este documento con las y los protagonistas de la experiencia, tanto con personal directivo y tcnico como con grupos beneficiarios. Se recomienda definir antemano una estructura para este documento. Adems es recomendable que personas no vinculadas directamente con la experiencia, pero con un marco referencial amplio, sean las encargadas de hacer la edicin de este documento, para darle una visin de objetividad5 y asegurar la legibilidad y el entendimiento. Este documento, luego, sirve de base para elaborar los diferentes mecanismos de socializacin. Para tal fin, se elabora un Plan de comunicacin, identificando primero los contenidos de comunicacin y el pblico al cual deberan ser dirigidos. Tomando en cuenta las caractersticas del pblico se elige la forma ms apropiada para lograr que los mensajes lleguen a su destino. Se pueden utilizar instrumentos de comunicacin activos (talleres, seminarios, presentaciones pblicas, etc.) o pasivos (prensa, sitio web, folletos, informes, etc.).O se combinan diferentes instrumentos. Especialmente en caso de los instrumentos activos hay que tomar en cuenta la posibilidad de involucrar a los mismos protagonistas de la experiencia para fortalecerlos en su funcin de sujeto de procesos de cambio.
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Varela Ruth, 2006, Cmo sistematizar? Gua para sistematizar experiencias, p. 59

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Herramientas tiles: Formato: Plan de comunicacin Propuesta para un documento base de sistematizacin Lenguaje no sexista Lista de chequeo del enfoque de gnero para medidas de publicidad

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3. Bibliografa y lecturas sugeridas

GTZ, Capacity Works. El modelo de gestin para el desarrollo sostenible, Factor de xito aprendizaje e innovacin. Eschborn, 2010. GTZ, Instrumentos para la implementacin de la Estrategia de Gnero, Managua, Programa MASRENACE, 2010. Jara, O. Para sistematizar experiencias: Una propuesta terica y prctica, 3 edicin. San Jos: Centro de estudios y Publicaciones, ALFORJA.1994 Rosenberg, M. Comunicacin no violenta: un lenguaje de vida, 1 edicin, 3 reimpresin. Buenos Aires: Gran Aldea Editores GAE, 2009. Varela, R. Cmo sistematizar? Una gua para sistematizar experiencias. 1 edicin. Tegucigalpa: Ideas Litogrficas, 2006

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