REPBLICA DE PANAMA Instituto Panameo de Deportes PANDEPORTES

PLAN ESTRATGICO

Ciudad Deportiva Irving Saladino

Nov 2010-Jun 2014

INSTITUTO PANAMEO DE DEPORTES (PANDEPORTES)

Plan Estratgico
Nov 2010-Jun 2014 CONTENIDO 1. VISION 2. MISION 3. VALORES 4. COPIS 5. FODA 6. PLANES DE ACCION Formulado por Directivos: Rubn Crdenas Franklin Cigarruista Jos Bonilla Orlando Gonzlez Boris Corcho Pedro Illueca Oscar Cervantes Alban Moreno Jos Edwin Garca Consultores-Asesores: Erasmo Albaez Alberto Barrera Lenin Picota Rolando Monterrey Invitado Comunidad: Dr. Sal Saucedo

Servidores Pblicos: Elixenia Villareal Pablo Quintero Briceida Vergara Hermes Ortega

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LEMA INTERNO - QUINES SOMOS? Mi trabajo hace deporte, el deporte hace un mejor pas.

1. VISION Transformar a PANDEPORTES En el organismo insignia Que fomente y desarrolle el deporte, la actividad fsica y la recreacin para toda la poblacin panamea.

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2. MISION
Somos un equipo humano transformador, motivado y comprometido a liderizar con responsabilidad y transparencia la gestin de PANDEPORTES, a travs de la preparacin capacitacin, entrenamiento y transferencia de conocimientos, con el propsito de que la actividad fsica, el deporte y la recreacin, puedan influenciar positivamente en toda la poblacin para lograr una mejor sociedad. Esto lo lograremos cumpliendo con: Investigar y desarrollar procesos administrativos, financieros y tecnolgicos que permitan cumplir los objetivos estratgicos, as como las responsabilidades que nos confiere la ley. Instruir a nuestros servidores pblicos con los conocimientos, habilidades y actitudes que les permita generar la productividad y cordialidad a todos nuestros usuarios. Ofrecer a las organizaciones deportivas actuales y futuras el apoyo que les permita ejecutar sus planes y competir en cualquier lugar y en cualquier momento. Proyectar nuevas construcciones y mantener tiles y accesibles las instalaciones deportivas. Fomentar la salud y la integracin social, a travs de mercadeo y programas adaptados para las personas en cualquier gnero, edad o discapacidad. Asistir tcnicamente a las entidades estatales, gobiernos locales y promotores. Incentivar los mritos y condecoraciones, as como prevenir y reglamentar las sanciones por el uso de sustancias y mtodos prohibidos.

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3. VALORES
PERSONALES (responsabilidad de cada uno) 1. Respeto 2. Responsabilidad 3. Confianza 4. Lealtad 5. Honestidad 6. Disponibilidad 7. Compromiso 8. Confidencialidad 9. Cordialidad 10. Tolerancia INSTITUCIONALES (los cumplimos todos en equipo) 1. Trabajo en equipo 2. Vocacin de Servicio 3. Preparacin, capacitacin y entrenamiento del equipo humano 4. Imagen renovada 5. Valor al trabajo 6. Honor y Pasin 7. Manejo tico y transparente 8. Lealtad y confidencialidad 9. Homologacin con estndares mundiales del deporte 10. Transferencia de conocimientos

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4. COPIS
C = Customer O = Output P = Process I = Input S = Supplier (Clientes o usuarios de la entidad) (Objetos, productos o servicios que entregamos) (Procesos en los cuales trabajamos) (Insumos o materia prima que utilizamos) (Suplidores o proveedores)

4.1 Customer = Clientes: Pandeportes define sus CLIENTES EXTERNOS como "toda la poblacin de nacionales y extranjeros, visitantes o competidores, que realizan cualquier actividad fsica, de recreacin o deportiva" y a nuestros CLIENTES INTERNOS como "los servidores pblicos que laboran o estn contratados por la institucin". La lista de clientes elaborada en forma departamental es la siguiente: 4.1.1 DIRECCIN TCNICA DE DEPORTES Federaciones ligas provinciales ligas distritoriales clubes atletas entrenadores dems organizaciones deportivas con reconocimiento de PD entidades gubernamentales (MEDUCA, entre otros) ONGs empresas privadas cuerpo arbitral gobiernos locales entidades internacionales colegios 4.1.2 ASESORIA LEGAL Vnculos Internacionales Federaciones deportivas o asociaciones nacionales embajadas ministerios o instituciones deportivas internacionales organizaciones deportivas internacionales (MLB,FIFA) departamentos de asuntos internacionales de otros pases direccin general y secretaria general -5Externos:

presidentes de las organizaciones deportivas usuarios o dirigentes que solicitan personera jurdica tribunales entidades gubernamentales (gobierno, MEDUCA) municipios jefes de departamentos subalternos

4.1.3 ADMINISTRACIN Y FINANZAS Externos: MEF contralora MEDUCA proveedores Federaciones Asociaciones Contratista Asamblea nacional Banco Nacional CSS Internos: Funcionarios en general Unidades gestoras 4.1.4 INGENIERIA E INFRAESTRUCTURA Administradores de coliseo mantenimientos de instalaciones deportivas mantenimientos de las asociaciones deportivas 4.1.5 PROYECTOS Unidad Gestores Gobierno locales pblico en general Federacin Asociaciones deportivas Clubes -6-

4.1.6 TECNOLOGIA Externos: Todas las personas que accedan nuestra web en busca de informacin deportiva, informaciones generales, noticias deportivas, proyectos, etc. federaciones y organizaciones entidades internacionales prensa atletas estudiantes pblico en general. Internos: Todos los usuarios dentro de la infraestructura de Pandeportes que de una u otra forma accedan los servicios y recursos informticos de manera interna y remota. acceso electrnico acceso de red acceso de aplicaciones Internet comunicaciones soporte tcnico 4.1.7 MERCADEO Y RELACIONES PBLICAS Direccin general unidades gestoras medios de comunicacin en gestin de organizaciones deportivas 4.1.8 RECURSOS HUMANOS Externos DIGECA MEF Contralora Juzgados de Familia Casas comerciales Internos Servidores pblicos de Pandeportes

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4.2 Output = Objeto, producto o servicio: PANDEPORTES considera como su "output" todo objeto, producto o servicio que ofrece a sus clientes externos e internos y para los cuales todos los servidores pblicos deben estar comprometidos y responsabilizarse de desempear su parte. Los Productos o Servicios de PANDEPORTES son: 4.2.1 DIRECCIN TCNICA DE DEPORTES Implementos deportivos -* todos los niveles uniformes capacitacin tcnica apoyo econmico a los atletas, organizaciones deportivas, entrenadores atencin medica y medicamentos coliseos e instalaciones deportivas (eventos, hospedajes, etc.) alimentacin planes estratgicos (apoyo logstico, desarrollo deportivo) 4.2.2 ASESORIA LEGAL Becas preparaciones de atletas y entrenadores internacionales convenios enlaces para desarrollar eventos deportivos y clnicas deportivas asistencia internacional para atletas resoluciones para aprobacin el consejo resoluciones de reconocimiento de personera jurdicas certificaciones elaboracin de contratos atencin a recursos de impugnaciones destituciones de servidores pblicos 4.2.3 ADMINISTRACIN Y FINANZAS viticos cheques conciliacin bancaria informes financieros y presupuestarios solicitudes de redistribucin de partida presupuestarias solicitudes de gestin de cobros de fondos solicitud de crditos extraordinarios asignaciones presupuestarias -8-

4.2.4 INGENIERIA E INFRAESTRUCTURA Evaluacin programacin diseo inspecciones estimacin de costos 4.2.5 PROYECTOS rdenes de compra Contratos de obras (estadios, canchas deportivas) contrato de bienes (computadoras, implementos deportivos) Contrato de suministros (servicios de mantenimientos de instalaciones) 4.2.6 TECNOLOGIA Hardware servidores pc s telfonos impresoras rotadores cables conectores herramientas cmaras Software licencia de servidores licencia de Windows licencia de MS-office diseo y construccin de pagina web licencia de software especiales, edicin de video y multimedia. Servicios telefona fija telefona mvil internet seguridad especializada para cuenta de gran magnitud mantenimiento de software y hardware -9-

4.2.7 MERCADEO Y RELACIONES PBLICAS gacetillas notas de prensa sala de prensa cuas radiales y televisivas comunicados organizacin de rueda de prensa 4.2.8 RECURSOS HUMANOS Seleccin y contratacin de personal Confeccin de resueltos Manejo de la Estructura Institucional Inclusin de Planilla Reporte de planilla a la CSS Ejecucin de medidas disciplinarias o Amonestaciones (Orales y Escritas) o Suspensiones Desvinculaciones Seguimiento y Ejecucin del proceso de contratacin Incapacidades vacaciones licencias( con sueldo, sin sueldo y especiales) Pagos y descuentos certificaciones cartas de trabajo permisos especiales capacitaciones reconocimientos aumentos notificaciones liquidaciones autorizacin de descuento

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4.3 Process = Proceso (los procesos involucran todas nuestras responsabilidades, funciones o actividades que son necesarias para que PANDEPORTES pueda hacer entrega de sus productos o servicios a sus clientes externos o internos). Los Procesos de PANDEPORTES son: 4.3.1 DIRECCIN TCNICA DE DEPORTES Evaluacin de solicitudes de recursos planificacin de presupuesto anual de apoyo a las organizaciones deportivas y atletas coordinacin de actividades con las organizaciones deportivas supervisin a los entrenamientos y competencias anlisis de la preparacin de los atletas y sus resultados evaluacin tcnica anual discusin de los planes de enseanzas y entrenamientos preparacin metodolgica por grupo de deporte formacin de jueces y rbitros coordinar con autoridades del MEDUCA el desarrollo y participacin en eventos deportivos. 4.3.2 ASESORIA LEGAL desarrollar convenios con instituciones y/o pases para el porvenir de los atletas colaborar con atletas para cuestionar informes semanales para medir productividad verificar responsabilidades y facultades del consejo y del director automatizacin de expedientes proceso eleccionario revisin coordinacin con los dirigentes o directores regionales 4.3.3 ADMINISTRACIN Y FINANZAS Registro presupuestarios y contables Autorizacin de emisin de cheques autorizacin de inventario de la Institucin autorizacin del trmite de gestores de cobros elaboracin de informes presupuestarios y contables revisin y aprobacin de conciliaciones bancarias - 11 -

4.3.4 INGENIERIA E INFRAESTRUCTURA Evaluacin planeacin asignar delegar administrar caja menuda improvisacin Ingeniera riego de canchas, topografa y inspeccin Arquitectura diseo, mapeo, replanteo Mantenimiento electricidad, plomera, albailera, herrera, pintura, limpieza) estimacin de costos 4.3.5 PROYECTOS realizar todos los procesos de adquisiciones de bienes, obras y servicios responsabilidad de todas las compra a nivel institucional Asesora de los diferentes procedimientos de seleccin de contratista seguimiento a la recepcin de los bienes, obras y servicios realizacin de todas las rdenes de compra revisin de contrato - 12 -

4.3.6 TECNOLOGIA diagnostico y reingeniera (benchmarking) programacin y adecuacin de todas las solicitudes de trabajo y soporte tcnico diarios a los tcnicos para su coordinacin y extensin. revisin de conclusiones operativas del hardware(espacio de disco, colas de trabajo, ancho de banda, mensajes de advertencia entrevista con usuarios elaboracin presupuestaria para los integraciones tecnolgicas de nuevos proyectos investigacin de nuevas tecnologa elaboracin de planes de accin para mejorar y mantener la infraestructura informtica nudo de integracin de video vigilancia EPS para localizacin , anlisis de recorrido de vehculos planta elctrica 4.3.7 MERCADEO Y RELACIONES PBLICAS cobertura de eventos redaccin de noticias edicin de videos grabacin de cuas monitoreo de prensa, radio, y televisin envi de noticias (prensa, radio y televisin) 4.3.8 RECURSOS HUMANOS confeccin de resueltos confeccin de expedientes Actualizacin de expedientes filtro de candidatos / entrevistas confeccin de notas (DIGECA, DIPRENA,CONTRALORIA) inicio de labores toma de posesin inclusin de planilla registro de correspondencias validacin de certificados de incapacidad validacin de certificados de marcaciones confeccin de planillas - 13 -

Ejecucin de asesores de personal o traslados o aumentos o sanciones o amonestaciones o desvinculaciones o reintegros Confeccin de licencias notificaciones a la CSS aprobacin de descuentos.

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4.4. Input = Insumos (PANDEPORTES considera como su "Input" todo producto o servicio que recibe o entra de sus proveedores, suplidores, contratistas o fabricantes, los cuales deben ser manejados con efectividad, eficiencia y transparencia) Los Insumos de PANDEPORTES son: 4.4.1 DIRECCIN TCNICA DE DEPORTES contratacin de especialistas deportivos, mdicos, fisiatras, psicolgicos, etc. compra de implementos deportivos, uniformes, etc. material didctico contratacin de servicios especiales (transport inauguracin y clausura de eventos, etc.) consultora y capacitacin 4.4.2 ASESORIA LEGAL cupos de becas contratos disponibilidad de tcnicas internacionales tiles de oficina mobiliario cdigos informes de otros departamentos (direccin tcnica, contabilidad) solicitudes y notas (internas e externas) actas de elecciones 4.4.3 ADMINISTRACIN Y FINANZAS PRODUCTOS Mobiliario y equipos de oficina Arrendadores SERVICIOS servicio de fiscalizacin y auditoria (contralora general) servicio de extincin de cheques (contralora general) servicio de planilla, descuento y tiraje de los cheque 4.4.4 INGENIERIA E INFRAESTRUCTURA Requisicin de materiales partes servicios - 15 -

4.4.5 PROYECTOS compra de implementos deportivos mobiliarios, tiles de oficina, pasajes areo construccin de instalaciones deportivas mantenimientos de elevadores mantenimientos de aires acondicionados mantenimientos de bomba de agua pagos de servicios de alimentacin, hospedajes, autos, buses 4.4.6 TECNOLOGIA Hardware servidores PCs telfonos impresoras rotadores cables conectores herramientas cmaras Software licencia de servidores licencia de Windows licencia de MS-office diseo y construccin de pagina web licencia de software especiales, edicin de video y multimedia. Servicios telefona fija telefona mvil internet seguridad especializada para cuenta de gran magnitud mantenimiento de software y hardware 4.4.7 MERCADEO Y RELACIONES PBLICAS Cassette de video cmaras fotogrficas y filmadoras grabadoras produccin de cuas televisivas, radiales y prensa equipo de audio - 16 -

4.4.8 RECURSOS HUMANOS Memorndums lista de marcacin tiles de oficina hojas de vida Productos (Input): o Incapacidades o solicitudes de descuentos o solicitudes de certificaciones Servicios (Input) o Filtro de candidatos o Autorizaciones de contrataciones

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4.5 Supplier = Suplidores o Proveedores (PANDEPORTES considera como sus "suppliers" a todo proveedor externo; contratista, suplidor (directo o indirecto), fabricantes nacionales e internacionales, personas naturales o jurdicas que nos producen o distribuyen a nosotros productos o servicios, y como proveedor interno a todo nuestro equipo humano) Los Proveedores de PANDEPORTES son:

4.5.1 DIRECCIN TCNICA DE DEPORTES Federacin internacionales, organizaciones deportivas (Wada, Cuba deportes, etc.) tiendas deportivas (marcas reconocidas en algunos casos especficos) entidades gubernamentales y privadas (no gubernamentales ONG) empresas constructoras proveedores internos(RRHH, Ingeniera, etc.) 4.5.2 ASESORIA LEGAL organizaciones deportivas Universidades Internacionales organismos deportivos federaciones deportivas 4.5.3 ADMINISTRACIN Y FINANZAS CSS Contralora General Ministerio de Economa y Finanzas SIACAP Contratista de servicio de mantenimientos 4.5.4 INGENIERIA E INFRAESTRUCTURA Contratistas de diseo, construccin e inspeccin de obra Contratistas de mantenimiento Proveedores de facilidades (aire acondicionado, llaves, etc.) Proveedores de servicios pblicos (energa, agua, telfono) Contratistas de limpieza - 18 -

4.5.5 PROYECTOS Agencias de viajes implementos deportivos ( Deportes Jimmy , Mauricio deportes) Constructores Codinasa, LTV Sport, Ananval, Otis, Copanac, Adisel, Aguatec Hoteles Riande aeropuerto, Budget, Transporte Luque tiles de oficina, Office Depot, Compulab 4.5.6 TECNOLOGIA servicio de telecomunicaciones proveedores de software proveedores de hardware proveedores integradores de sistema proveedores de suministro ingeniera seccin de electricidad sistema de integracin SEASPA 4.5.7 MERCADEO Y RELACIONES PBLICAS suplidores de equipos de filmacin y audio publicitarias grupos editoriales medios de comunicacin 4.5.8 RECURSOS HUMANOS Externos: polticos Asesores DIGECA DIPRENA-MEF Control Interno contralora H. Diputados Internos: Direcciones Jefes de departamentos Directores provinciales funcionarios - 19 -

5. FODA
F = Fortalezas O = Oportunidades D = Debilidades A = Amenazas
Nota: Para los efectos de relacin entre las reas, presentaremos primero un anlisis de fuerzas comparando las fortalezas con las debilidades (a las cules en PANDEPORTES llamamos reas de Mejoramiento). Adelante presentaremos otra tabla, comparando las oportunidades con las amenazas.

5.1.a Fortalezas Las Fortalezas de PANDEPORTES estn compuestas por las funciones, acciones o procesos internos que hacemos bien (en lo que somos muy buenos) 5.1.b Debilidades o reas de Mejoramiento En PANDEPORTES las Debilidades se refieren a las reas de mejoramiento dentro de nuestra institucin, en las cuales debemos trabajar (lo que no hacemos tan bien) 5.1 Las Fortalezas y Debilidades de PANDEPORTES son: 5.1.1 DIRECCIN TCNICA DE DEPORTES

FORTALEZAS
1. Infraestructuras deportivas 2. Patrimonio a nivel nacional (terrenos) 3. Recurso humanos capacitado a nivel directivo 4. Pertenecer al Estado 5. Monitoreo y seguimiento de todas las disciplinas deportivas 6. Reglamentos y normativas 7. Experiencia deportiva y administrativa 8. Reconocimiento Internacional (CODICADER, CONCECADE, CADE, CID) 9. Trabajo en equipo 10. Grandes Figuras representativas del Deporte (Irving Saladino, Andrea Ferris, etc.)

DEBILIDADES
1. Presupuesto muy bajo para abarcar las diferentes actividades y representacin de los deportistas a nivel nacional e internacional. 2. Falta de tcnicos y entrenadores en las diferentes disciplinas competitivas 3. Desconocimiento de los trmites de compras y trmites administrativos 4. Falta de recursos 5. Falta de equidad en el nombramiento de los instructores 6. Falta de equipos e implementos deportivos y de seguridad 7. Falta de seguimiento y continuidad en los programas deportivos de la institucin 8. Falta de instalaciones deportivas para algunas disciplinas 9. Programas institucionales para los promotores deportivos 10. Falta de acondicionamiento y recursos humanos idneo para el centro de alto rendimiento. 11. Falta de diagnstico de instructores y tcnicos que requieren las organizaciones de desarrollo deportivo 12. Diagnstico, ordenamiento y escala de los entrenadores deportivos

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5.1.2 ASESORIA LEGAL

FORTALEZAS
1. 2. 3. 4. Trabajo en equipo Informes semanales para funcionarios Atencin directa a los usuarios Proceso de sistematizacin de la correspondencia 5. Interposicin de querellas penales. 6. Actualizacin de la legislacin deportiva 7. Depuracin de organizaciones deportivas.

DEBILIDADES
1. Inventario de propiedades inmuebles y legalizacin de las mismas. 2. reas de archivos reducidos y falta de digitalizacin 3. Falta de sentido de pertenencia 4. Pleitos legales por situaciones anmalas de PD 5. Capacitacin del departamento y de las regionales 6. Estabilidad laboral del personal capacitado en elecciones de federaciones.

5.1.3 ADMINISTRACIN Y FINANZAS

FORTALEZAS
1. Estructura presupuestaria con objetos de gasto claramente definidos 2. Equipo humano con experiencia, trabajo en equipo, responsabilidad y compromiso en las funciones 3. Informacin financiera, actualizada y disponible para la toma de decisiones 4. Ejecucin de tareas con poco recurso humano dando respuesta efectiva a los requerimientos de la institucin a nivel administrativo.

DEBILIDADES
1. Demora en el reemplazo del personal desvinculado, lo que afecta la capacidad de respuesta de la unidad administrativa 2. Niveles salariales bajos, lo que desmotiva a candidatos potenciales para ocupar las vacantes. 3. Falta de capacitacin del personal. 4. Ausencia de herramientas tecnolgicas y de un sistema integrado de administracin financiera, incluyendo el SIAFPA 5. La fusin de la parte administrativa y financiera en una sola direccin abulta el volumen de trabajo y no permite un servicio eficiente y efectivo.

5.1.4 PROYECTOS, INGENIERIA E INFRAESTRUCTURA

FORTALEZAS
1. Lideres con experiencia e idoneidad 2. Infraestructura relativamente nueva en CIS y a nivel nacional 3. Buena estructuracin de procesos de compras 4. Manejo administrativo confiable y adecuado 5. Trabajo de equipo muestra compromiso 1. 2. 3. 4. 5.

DEBILIDADES
Carencia de compromiso de personal de niveles medios Existencia de procesos internos burocrticos Personal necesita capacitacin sobre nuevas tendencias. Se requiere plan de mantenimiento de instalaciones Falta de equipo, herramientas, tecnologas para dar respuesta a las instalaciones 6. Carencia de personal tcnico-profesional a nivel nacional 7. Poblamiento de personal de mantenimiento de infraestructura a nivel provincial-nacional. 8. El modelo de personal tcnico para mantenimiento debe revisarse, ordenarse y aplicarse. Clasificar y re-entrenar (cross-train) a oficios necesarios.

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5.1.5 TECNOLOGIA

FORTALEZAS
1. Recurso Humano orientado en las funciones actuales del dpto. 2. Los tcnicos actuales mantienen buena relacin con los usuarios 3. El personal de soporte cuenta con funciones claramente definidas 4. Se optimizan la utilizacin del poco recurso humano existente 5. Visin de desarrollo informtico bien definido 6. Sistema de telefona fija.

DEBILIDADES
1. nfimo presupuesto para cubrir las necesidades tecnolgicas 2. Falta de la infraestructura necesaria para proveerle los servicios de comunicaciones a las sedes regionales y coliseos importantes 3. Sistemas de backup inadecuados para salvaguardar la informacin 4. Plataforma de antivirus para estaciones de trabajos y servidores sin actualizaciones 5. Falta de un sistema de video vigilancia en la sede e interconexin con los sistemas de los coliseos de la Ciudad Deportiva 6. Infraestructura de Networking deficiente para la adecuacin de la red 7. Sitio Web obsoleto 8. Deficiencia en equipos no adecuados para el manejo de volumen de documentos (Centro de Copiado) 9. Adecuacin del correo electrnico 10. Digitalizacin de documentos.

5.1.6 RECURSOS HUMANOS

FORTALEZAS
1. Trabajo en equipo. 2. Compromiso con la misin 3. Ambiente agradable 4. Sentido de pertenencia 5. Responsabilidad 6. Integridad 7. Amabilidad 8. Empata 9. Disposicin a aprender 1. 2. 3. 4. 5.

DEBILIDADES
Base de datos (administracin manual de expedientes) Control eficiente de las marcaciones de tiempo del personal Carencia de un programa institucional de capacitacin Inexistencia de programa de incentivos Falta presupuesto real en las cinco (5) clasificaciones de planilla. Hacer comparativo histrico y proyectar presupuesto. Esto crea inseguridad en servidores pblicos. Carencia de efectividad en la administracin de personal. Reglamento interno obsoleto Ausencia de un sistema de evaluacin de desempeo Personal poco calificado en planillas Proceso administrativo interno burocrticos Contrataciones por perodos cortos Falta de proyeccin futura de necesidades de personal Falta de aplicacin correcta de normas disciplinarias Poblamiento de personal regional por especialidad, cantidad y horarios Capacitacin de administradores regionales en administracin de RH y presentacin de informes de trabajo Sistema de marcacin de tiempo por reloj biomtrico - 22 -

6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16.

5.1.7 ADMINISTRACIONES REGIONALES

FORTALEZAS
1. Recurso humano comprometido 2. Infraestructura deportiva disponible. 1. 2. 3. 4. 5. 6.

DEBILIDADES
Falta de herramientas y materiales de trabajo Instalaciones existentes en condiciones no ptimas Falta de personal tcnico capacitado Escasez de instructores calificados Demora en los procesos de compra Falta de nuevas instalaciones.

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5.2.a Oportunidades Este aspecto del anlisis FODA se refiere a los factores externos que ofrecen ventajas competitivas que debemos aprovechar o en las cuales nos pueden dar mejor posicionamiento como institucin al servicio de la poblacin.

5.2.b Amenazas Para PANDEPORTES en las amenazas se han considerado las condiciones del mercado local, regional y global que son desfavorables en el presente o podran ser desfavorables en el futuro. Ello incluye situaciones de tipo poltico, econmico, social, y de mercado; tanto de las reas deportivas competitivas, como en las relacionadas a recreacin y actividad fsica, reglamentadas o no reglamentadas.

5.2 Las Oportunidades y Amenazas de PANDEPORTES son: 5.2.1 DIRECCIN TCNICA DE DEPORTES

OPORTUNIDADES
1. Intolerancia de las organizaciones deportivas a nivel nacional e internacional. 2. Disponibilidades externas de otras instituciones gubernamentales 3. Situaciones Climticas (Tiempo) 4. Poltica existente en los programas curriculares y la falta de planes conjuntos de Educacin Fsica y Deportes en el rea escolar. 5. No se cumplen las horas clases semanales, no resuelven el principio didctico de tres frecuencia semanales de 45 minutos 6. No existen programas para los deportes extracurriculares 7. No se cumplen con las etapas de la realizacin de los juegos nacionales

AMENAZAS
1. Elaboracin del Plan de desarrollo de la Institucin. 2. Desarrollar alianzas estratgicas entre los organismos. 3. Apoyo gubernamental a eventos internacionales Juegos JEDECAC, Campeonato Mundial de Beisbol 4. Estudiar elevar PANDEPORTES a nivel de Autoridad 5. Vincular a otras instituciones 6. La realizacin de eventos deportivos multidisciplinarios. 7. Fortalecer la imagen corporativa 8. Fortalecer la capacitacin del recurso humano. 9. Publicidad en Junta Comunales y comunidades 10. Desarrollo de Planes a largo Plazo, mediano y corto plazo 11. Trabajo en Equipo planificado. 12. Monitoreo y seguimiento de todas las disciplines deportivas y bsqueda de talento deportivo 13. Investigar y elaborar un estudio sobre el deporte escolar en otros pases para comparar con Panam. 14. Publicidad en Escuelas 15. Firmar convenio con MEDUCA como mximo responsable del deporte escolar 16. Vincularnos con las comunidades y autoridades en la masificacin del deporte y la recreacin, as como cuidado de infraestructura.

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5.2.2 ASESORIA LEGAL

OPORTUNIDADES
1. 2. 3. 4. 5. Comit Olmpico Riesgo Social Sentido de pertenencia Corrupcin Falta de supervisores en la ejecucin del mantenimiento, en las obras en construccin y en las existentes. 6. Intolerancia de las organizaciones deportivas a nivel nacional e internacional.

AMENAZAS
1. Elaboracin del Plan de desarrollo de la Institucin. 2. Desarrollar alianzas estratgicas entre los organismos. 3. Apoyo gubernamental a eventos internacionales Juegos JEDECAC, Campeonato Mundial de Beisbol 4. Vincular a otras instituciones 5. La realizacin de eventos deportivos multidisciplinarios. 6. Fortalecer la imagen corporativa 7. Fortalecer la capacitacin del recurso humano. 8. Promocin de Convenios internacionales para mejorar la calidad deportiva de atletas y tcnicos en general. 9. Becas estudiantiles PARA DEPORTISTAS, licenciaturas deportivas y maestras a travs de Convenios. Internacionales. 10. Contactos Internacionales.

5.2.3 ADMINISTRACIN Y FINANZAS

OPORTUNIDADES

AMENAZAS

1. Implementacin del SIAFPA 1. proceso burocrtico en la tramitacin de las 2. Avances tecnolgicos que nos permiten ser ms gestiones de cobro para los flujos de fondos. eficientes en el manejo de los procesos de 2. riesgo de prdida de control del balance administracin y contables presupuestario por la falta de un sistema de 3. Recursos de capacitacin disponible por parte de la administracin financiero. Contralora General y el MEF 4. Capacitacin del personal en cuanto al manejo de equipo informtico y conocimiento de las normas de administracin presupuestaria estatal

5.2.5 TECNOLOGIA

OPORTUNIDADES
1. Sitio web con informacin deportiva incompleta. 2. No se cuenta con el presupuesto adecuado para mejorar y mantener la infraestructura de red nacional actual y futura 3. No contar con el personal especializado para la implementacin y administracin adecuada de nuevas tecnologas 4. No aplicamos TCO-Total Cost Ownership. Sistema de diagnstico para adquisicin de equipos informticos.

AMENAZAS
1. Desarrollar alianzas estratgicas entre los organismos gubernamentales, Red Multiservicios 2. Incrementar y fortalecer la capacitacin del recurso humano de PANDEPORTES en las aplicaciones informticas. 3. Aprovechar los compromisos deportivos internacionales para abastecer y mejorar la infraestructura tecnolgica. 4. Aprovechar la experiencia de otras dependencias gubernamentales para implementar sistemas ya probados. Ej. Sistemas, software administrativo.

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5.2.6 RECURSOS HUMANOS

OPORTUNIDADES
1. 2. 3. 4. Aprobacin presupuestaria. Eventos deportivos futuros a realizar Oferta de programas de capacitacin Desarrollo de programas de RH disponibles en el mercado 5. Lineamientos de DIGECA 1. 2. 3. 4.

AMENAZAS
Limitantes en la contratacin de personal Reconocimiento de carrera administrativa Presupuesto asignado pero no disponible Recortes de personal por razones ajenas a la institucin 5. Lentitud en la tramitacin de expedientes en otras instituciones estatales

5.2.7 ADMINISTRACIONES REGIONALES

OPORTUNIDADES
1. Publicidad en emisoras 2. Escuelas participativas del deporte 3. apoyo poltico, Diputados, Municipios y Juntas Comunales, sobre todo durante campaas polticas 4. Planes a largo plazo de algunas organizaciones 5. Deporte profesional y tcnicos extranjeros 6. Empresa privada, sobre todo comercializadores de productos, implementos y bebidas que apoyan los eventos. 7. Voluntarios, micro empresarios que venden en los coliseos y comunidades que organizan deporte. 1. 2. 3. 4.

AMENAZAS
Tiempo condiciones de clima Disponibilidad de los coliseos Prdida de apoyo econmico de empresas que se sienten excluidas de los procesos de compras 5. Bajo inters de asistencia del pblico.

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6. PLANES DE ACCION
PANDEPORTES ha identificado los planes de accin ms importantes que requiere disear y desarrollar con el objeto de atender las reas de mejoramiento y enfrentar las amenazas, para lograr la visin propuesta. En sentido general los planes de accin incluirn lo siguiente: CONTENIDO DE UN PLAN DE ACCION: Metas Estrategias Tcticas Actividades - Responsable Recursos - Equipos y materiales - Fondos - Capital humano Inversin Duracin Obstculos Evaluacin (financiera y operativa) Reconocimiento Seguimiento Nota: dentro del proceso de planeamiento estratgico logramos determinar la lista de prioridades. Ahora es importante desarrollar talleres y reuniones de planeamiento para elaborar en formatos sencillos, los planes de accin completos a corto, mediano y largo plazo, para apoyar la visin 2014. 6.1 Marco Introductorio: Los lineamientos estratgicos definen el Qu se va hacer?, y el Cmo lo vamos hacer?, sin embargo por su amplitud conceptual requiere un proceso intermedio, que defina el Qu especficamente y Quines lo van a hacer? Desde esta perspectiva el desarrollo del Plan de Desarrollo Estratgico Institucional debe acompaarse de la elaboracin y diseo de los Planes Operativos Anuales, y/o los Planes de Accin Inmediata. Estos ltimos son elementos integradores de los esfuerzos institucionales, que ser necesario acordar para lograr la visin planteada. Los mismos definirn los diversos proyectos, acciones y tareas que han de concretizarse de manera formal en la gestin institucional de PANDEPORTES. - 27 -

Es importante destacar que su ejecucin prctica es vinculante para todos los estamentos directivos e institucionales que conforman la entidad. En funcin de estos elementos hemos considerado oportuno elaborar el marco metodolgico sobre el cual se cimienta la consecucin de estos lineamientos estratgicos. Para ello hemos considerado oportuno el uso de un esquema sencillo de planificacin participativa basado en el modelo de Cuadro de Mando Integral o Balance Score Card. Este sencillo y pequeo esquema proporciona una estructura para transformar una estrategia en trminos operativos, en trminos de objetivos, indicadores, blancos a lograr e Iniciativas (ver anexo 1). Partiremos, del anlisis de la funcin estatal de PANDEPORTES a la luz de los lineamientos estratgicos previamente sealados, agrupndolos en los siguientes componentes: Perspectiva Financiera Perspectiva del Cliente Perspectiva de los Procesos Internos Perspectiva de Formacin y Crecimiento Se entender por perspectiva financiera, todos aquellos elementos de la estrategia que tienen que ver con dotar a la institucin de los recursos financieros para su gestin, y el adecuado, eficiente y racional uso de los mismos. La perspectiva del cliente, integra todos aquellos elementos del sistema que tienen que ver con la percepcin del usuario de PANDEPORTES, en bsqueda de satisfacer una x demanda de servicio u atencin. Toda vez que la razn de las instituciones pblicas son sus usuarios, este componente, y sobre todo el aspecto de la calidad de esa atencin, se convierte en un objetivo en movimiento, ya que la calidad percibida y requerida por los usuarios evoluciona constantemente, segn sus demandas particulares. En funcin de ello, para cualquier organizacin este es uno de los elementos del sistema, al que mayor esfuerzo y atencin se le debe prestar. La Perspectiva de los Procesos Internos, tiene que ver con la mecnica de actuacin y trabajo interno en la Institucin, los procesos crticos y los procedimientos que la sustentan. Sin esta herramienta, del Cmo hacer?, de nada sirven los planes y la planificacin. Ya que, en la ejecutora y el desempeo eficiente de cada una de las unidades administrativas esta el xito de la Institucin y el logro de sus objetivos estratgicos y operativos. La institucin puede tener el mejor equipamiento, la mayor cantidad de recursos financieros, pero si el recurso humano, su clima organizacional y los procedimientos de trabajo, mecanismos de integracin, coordinacin y comunicacin no son fluidos, eficaces ni eficientes, el sistema no funciona, ni dar los resultados esperados. - 28 -

La Perspectiva de Formacin y Crecimiento, est ntimamente ligada a los procesos de generacin de competencias laborales, de capacitacin, actualizacin y educacin del recurso humano, y los mecanismos de crecimiento profesional y laboral de los funcionarios colaboradores de la institucin, que buscan en esencia satisfacer las demandas de estabilidad, seguridad en el empleo y crecimiento interno. Este aspecto tiene que ver con definir las competencias estratgicas que se requerir del personal para lograr los objetivos de crecimiento de la Institucin y el desarrollo de sus potencialidades. 6.2 Planes que tienen prioridad: Existe una relacin directamente proporcional entre las debilidades y los Planes de accin, pues el propsito primordial de estos ltimos es atender precisamente las debilidades considerando las amenazas y utilizando las fortalezas sin dejar de aprovechar las oportunidades. 6.2.1 Objetivos Estratgicos (de este listado deben desprenderse los programas o proyectos, que internamente tendrn planes de accin especficos) Masificacin del deporte Apoyo a las organizaciones deportivas Fomentar la influencia positiva del deporte en la poblacin Desarrollar mediante la prctica sistemtica de la actividad fsica una poblacin sana Fomentar la recreacin a todos los niveles, en especial en edades tempranas Asegurar un semillero de futuros deportistas que enriquecern el deporte a nivel nacional e internacional. Crecimiento deportivo a largo plazo para logro de altos resultados en competencias Regular el deporte profesional o no aficionado Crecimiento de la oferta deportiva de nuestro pas 6.2.2 Planes Especficos Coordinar con el Instituto para la Formacin y Aprovechamiento de los Recursos Humanos el otorgamiento de las becas deportivas. Construir y mantener tiles y accesibles las instalaciones deportivas que forman parte de su patrimonio. - 29 -

Procurar y supervisar que las organizaciones deportivas ejecuten sus planes anuales de actividades deportivas y recreativas, tendientes a la difusin y al estmulo del deporte competitivo en la poblacin panamea. Fomentar la integracin social, a travs del deporte adaptado para las personas con discapacidad, en las actividades fsicas, la recreacin y el deporte. Reconocer las modalidades de cada disciplina deportiva y recreativa. Apoyar la investigacin cientfica y tcnica en las ciencias aplicadas al deporte. Autorizar la representacin oficial de Panam en eventos internacionales que correspondan a su jurisdiccin y competencia, y colaborar con el Comit Olmpico de Panam en la participacin de los atletas que representarn al pas en las competencias y juegos regionales del Ciclo Olmpico. Velar por el cumplimiento de las normas nacionales e internacionales sobre el control del uso de sustancias y mtodos prohibidos en la prctica del deporte. Asistir tcnicamente a los municipios en los aspectos relacionados con la promocin y el fomento de la actividad fsica, la recreacin y el deporte. Desarrollar el programa de capacitacin de voluntarios y promotores de la actividad fsica, la recreacin y el deporte para todos. Desarrollar y ejecutar las medidas de prevencin y reglamentar las sanciones contra la violencia en los eventos deportivos. Establecer el procedimiento disciplinario para la aplicacin de sanciones ante la comisin de actuaciones lesivas al deporte. Compilar los datos estadsticos y la informacin referentes a los atletas, a las organizaciones y a las instalaciones deportivas. Establecer los mecanismos para el desarrollo del proceso electoral deportivo. Establecer convenios o acuerdos nacionales e internacionales de carcter deportivo para el intercambio acadmico, logstico y tcnico- deportivo de las diversas disciplinas deportivas y de las ciencias aplicadas al deporte. Regular las manifestaciones del deporte profesional. Coordinar con las federaciones, asociaciones y organizaciones deportivas nacionales la preparacin de los atletas de competencia y de alto rendimiento. Fomentar en la poblacin panamea la salud integral a travs de la actividad fsica, la recreacin y el deporte. Dictar el reglamento general de los Juegos Deportivos Nacionales en todas sus edades, y determinar las sedes. Crear el comit, proponer y someter al consejo, el consejo aprueba y se da cumplimiento a las condecoraciones al mrito y los estmulos deportivos. - 30 -

7. IMPLEMENTACION DEL PLAN ESTRATEGICO

Ahora que hemos concluido la etapa de formulacin del Plan Estratgico, los directivos de PANDEPORTES podrn motivar y planificar cmo llegar al estado futuro ideal. En la etapa de implementacin del plan y elaboracin de planes de accin, las siguientes acciones son necesarias para poder vencer las fuentes de conflictos y adecuar el proceso de cambio en la organizacin: Levantar la informacin y estadsticas del estado actual (mapa actual) Levantar diagnstico definido de recursos y fondos Crear una estructura administrativa que le permita lograr su plan estratgico Seleccionar las funciones que ayudarn a los planes y eliminar las que estorban Realizar acuerdos entre las partes, personas o departamentos participantes Utilizar herramientas de recopilacin de informacin (encuestas, cuestionarios) Capacitar a todos en cmo vivir la visin, misin y valores de PANDEPORTES Evaluar la satisfaccin de los usuarios externo, el clima laboral y el desempeo de los servidores pblicos.

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8. ADMINISTRACION ESTRATEGICA
Las organizaciones de desarrollo institucional sostienen evidencias de que el 88% de las entidades que inician procesos de planeamiento estratgico enfrentan una fuerte resistencia al cambio, sobre todo en las etapas de elaboracin de los planes de accin. Aparte del proceso natural de rechazo a cambiar condiciones cmodas de los seres humanos, los investigadores han descubierto dos grandes razones para esta resistencia. Primero, el factor equipo los planes de accin no lo pueden desarrollar una sola persona y son parte de un equipo de trabajo-. Si los individuos no tienen o crean hbitos de reunirse les costar mucho trabajo desarrollar los planes. Segundo, la productividad marginal. Los planes toman tiempo y son una inversin para un futuro organizado, esquematizado y con cultura de calidad y excelencia. Sin embargo, tienen que ser realizados por los responsables de los procesos en la organizacin, pues ellos son los que conocen las acciones, responsabilidades y recursos.

En su mayora los individuos involucrados sienten que los planes son un trabajo ms y rechazan reunirse o trabajar en ellos, forzando a los lderes a olvidarse de los mismos. Por otro lado, se justifican usando el factor productividad y exponiendo la necesidad del trabajo diario como barrera para no cumplir con las obligaciones que requiere la implementacin de los planes. En pases como Panam se agrega un factor ms preocupante, a las personas no les gusta leer y mucho menos escribir. De hecho, no comprenden como un plan escrito puede guiarlos a un mejor futuro, puede ayudarles a prever y enfrentar amenazas, permitirles estar preparados para usar las oportunidades con gran provecho y a ver en conjunto las reas de mejoramiento y trabajar en ellas antes que sea demasiado tarde. Otro factor considerable en el ltimo lustro es la tecnologa. La variante tiempo y el factor precios estn bajando a niveles nunca antes vistos, producto del uso de herramientas de produccin, control de informacin para toma de decisiones acertadas, y los procesos de mercadeo, venta y distribucin que ya permiten compras directas del consumidor al fabricante, va Internet. A mediados de los aos 90 los especialistas en planeamiento estratgico se reunieron y surgi la Administracin Estratgica, como una funcin de la organizacin que se dedica a atender las etapas de implementacin del plan estratgico, formulado con o por los lderes, y el desarrollo y cumplimiento efectivo de los planes de accin por cada proceso de la organizacin. - 32 -

Un plan estratgico bien administrado llevar a la organizacin en lnea directa al logro de su visin. Una vez que los planes de accin de mayor prioridad se hayan formulado, se requiere desarrollar nuevos planes lo cual ya ser es un proceso sencillo y habitual. Sin administracin estratgica la organizacin podra tomar el doble de tiempo (X aos) antes de que los integrantes de una organizacin puedan trabajar con planes de accin e implementar el plan estratgico formulado. Las funciones ms importantes que cumple la administracin estratgica son: Diseo de las polticas y normas de trabajo del plan Hacer que el personal revise y re-elabore los procedimientos de trabajo de acuerdo al plan Ayudar a los lderes y mandos medios a tener la mente abierta a evaluaciones y ajustes constantes Sin afectar produccin, convertirse en una laboratorio de ideas y cambios Retar los procesos tradicionales de produccin y distribucin de bienes y servicios Medir reacciones, gustos y expectativas del cliente Capacitar a todos en la organizacin en la nueva metodologa de trabajo Dar seguimiento a las etapas y fases del plan, con los mismos indicadores que los acordados por cada departamento. Cumplir el ciclo de PDCA (Plan-Do-Check-Act), planear, hacer, evaluar y ajustar. Guardar un archivo de los planes desarrollados para entrenar a personal nuevo o para crear nuevas reas de actividad. (Recordemos que fueron los planes, completos y organizados con estndares, los que dieron inicio al negocio de las franquicias, modelo que en los pases desarrollados estn siguiendo las administraciones deportivas regionales.) Hacer cada vez ms sencillos los procedimientos Ingeniar, inventar y crear el futuro Reconocer, incentivar, motivar y premiar a los miembros del equipo. - Fin del Plan Estratgico de PANDEPORTES Agradecemos la oportunidad y todo el apoyo que nos brindaron durante la asesora que les llev a formular este plan estratgico con xito. Recopilado por: Prof. Jos D. Gonzlez G. Consultor de Planeamiento Estratgico Panam, Repblica de Panam - 33 -

ANEXO 1
Instituto Panameo de Deportes Departamento de Planificacin y Desarrollo

PLAN DE ACCION TAL (PONER NOMBRE) MATRIZ PARA ELABORAR PLANES DESDE LA PERSPECTIVA FINANCIERA, DEL USUARIO O DEL PROCESO INTERNO: Accin Proyecto/Programa Responsable Perodo Fuente de Indicador de Observacin de Recursos Medicin Ejecucin 1. Definir de 1.1 Alinear con Director, jefe de Mes y ao Fondos Definir cmo Control del status del forma estrategia. departamento, presupuestados se medir plan. especfica. administrador o progreso servidor pblico (Diagrama ejemplo solamente)

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