1.

RESUMO
Este estudo visou demonstrar a importncia do controle interno tambm para as empresas de pequeno porte. Com o acirramento do mercado e a velocidade em que as informaes so geradas torna-se de grande relevncia o aperfeioamento e gerenciamento dos processos. O sistema de controle interno fundamental para assegurar a fidedignidade e integridade dos registros, bem como fornecer relatrios contbeis, financeiros e operacionais eficientes para o suporte nas rotinas desenvolvidas diariamente e para a correta tomada de decises. O objetivo deste trabalho consiste em analisar como a implantao de um sistema de controle interno pode contribuir para a melhoria dos processos desenvolvidos em uma empresa de corretagem de seguros de pequeno porte. Procurou-se demonstrar a importncia do controle interno para levantamento dos dados que possibilite a gerao de informaes necessrias para aprimorar e controlar a administrao da empresa garantindo eficcia e eficincia operacional. A partir das situaes verificadas e das informaes obtidas por parte do proprietrio e funcionrios identificou-se as falhas dos processos atuais e em seguida a anlise da rotina de tais processos. Com base na anlise foram sugeridas melhorias cabveis para a adequao dos controles existentes, tais sugestes apontam grandes benefcios com a implantao do sistema de controle interno. Entende-se que os objetivos propostos foram alcanados, tendo em vista que as sugestes apresentadas podero auxiliar a administrao da empresa, de maneira simples, mas coerente, minimizando erros, corrigindo pontos falhos, facilitando os procedimentos j realizados internamente e promovendo sua continuidade no ramo de corretagem de seguros. Palavras-chave: Controle interno. Melhoria dos processos. Auditoria.

2. INTRODUO
As formas de controles internos esto mais sofisticadas e a cada momento so mais importantes para a gesto empresarial, propem mudanas nos processos, na estrutura e nas estratgias de negcios. Uma empresa que queira competir com vantagens no mercado atual deve utilizar desta ferramenta. A estrutura de controle interno pode ser definida como os processos executados para fornecer segurana razovel com relao ao cumprimento dos objetivos da empresa,

quanto eficincia e eficcia nas operaes, integridade dos relatrios financeiros e cumprimento s leis e normas aplicveis. Este trabalho busca sugerir melhorias nos processos realizados no cotidiano da organizao propondo a implantao de um sistema de controle interno. Esta pesquisa visa apresentar uma proposta de implantao de um sistema de controle interno para facilitar, agilizar a rotina da organizao e tornar mais confiveis as informaes para tomada de decises.

2.1 Problema
Uma empresa de pequeno porte no ramo de corretagem de seguros foi constituda sem qualquer tipo de planejamento e conhecimento em como administrar uma empresa. Tais caractersticas contriburam para a no implantao de um sistema de controle interno que facilitasse o cotidiano da empresa, sendo necessrio recorrer a vrios relatrios e anlises para tentar controlar eficazmente as operaes. Neste sentido, argumenta-se: como a implantao de um sistema de controle interno poder contribuir para a melhoria dos processos da organizao pesquisada?

2.2 Objetivo
Analisar os processos e controles internos atuais identificando suas falhas com o intuito de sugerir melhorias. 2.2.1 Objetivos Especficos

Identificar as falhas dos processos atuais; Analisar a rotina de controles internos; Sugerir melhorias para as deficincias encontradas nos processos.

2.3 Justificativa
A implantao de um sistema de controle interno, proposta por este estudo de caso, tem como finalidade, revisar os fluxos das atividades desempenhadas em uma empresa de corretagem de seguros.

O aprimoramento da rotina da empresa pode trazer novos clientes e maior satisfao daqueles que j utilizam do servio alm de eliminar a repetio das atividades, melhorar a qualidade e o fluxo das informaes, obter maior confiabilidade, credibilidade e controle da execuo das atividades desenvolvidas.

2.4 Metodologia
Segundo Silva (2003, p. 25), entende-se por Metodologia o estudo do mtodo na busca de determinado conhecimento. Para a elaborao deste projeto de concluso de curso, a abordagem metodolgica utilizada foi a de carter aplicativa que de acordo com Vergara (2011, p.42) motivada pela necessidade de resolver problemas concretos, mais imediatos, ou no. Tem, portanto, finalidade prtica. No que diz respeito parte terica, foram utilizadas as pesquisas bibliogrfica e documental, viabilizando a exemplificao da pesquisa e a aplicao do tema, o que mescla teoria e prtica em uma s pesquisa. Vergara (2011, p.43), define pesquisa bibliogrfica como o estudo sistematizado desenvolvido com base em material publicado em livros, revistas, jornais, redes eletrnicas, isto , material acessvel ao pblico em geral. A pesquisa documental segundo Vergara : Realizada em documentos conservados no interior de rgos pblicos e privados de qualquer natureza, ou com pessoas: registros, anais, regulamentos, circulares, ofcios, memorandos, balancetes, comunicaes informais, filmes, microfilmes, fotografias, videoteipe, informaes em disquete, dirios, cartas pessoais e outros. (VERGARA, 2011, p. 43) A pesquisa foi elaborada a partir de estudo de caso, ambientado em um escritrio de corretagem de seguros, situado em Belo Horizonte/MG. Estudo de caso o circunscrito a uma ou poucas unidades, entendidas essas como pessoa, famlia, produto, empresa, rgo pblico, comunidade ou mesmo pas. Tem carter de profundidade e detalhamento. Pode ou no ser realizado no campo. Utiliza

mtodos diferenciados de coleta de dados. (VERGARA, 2011, p. 44) O estudo foi realizado com base nos processos da organizao, sendo utilizados como amostra todos os processos desenvolvidos na empresa. Amostra uma parte do universo (populao) escolhida segundo algum critrio de representatividade. (VERGARA, 2011, p. 46). Ainda, de acordo com Vergara (2011), h dois tipos de amostra: probabilstica, baseada em procedimentos estatsticos (aleatria simples, estratificada e por conglomerado), e amostra no probabilstica (acessibilidade e tipicidade). Os sujeitos desta pesquisa foram os funcionrios que desenvolvem as atividades no dia-a-dia e o proprietrio da empresa. A coleta de dados para a realizao da pesquisa foi efetuada nos documentos do departamento comercial e administrativo. Com o intuito de atingir os objetivos descritos inicialmente no trabalho. Na coleta de dados, o leitor deve ser informado como voc pretende obter os dados de que precisa para responder ao problema. No se esquea, portanto, de correlacionar os objetivos aos meios para alcan-los, bem como de justificar a adequao de um ao outro. (VERGARA, 2011, p. 51) Trata-se de uma pesquisa de carter aplicativa, pois afetou diretamente as atividades desenvolvidas no cotidiano da empresa. Vergara (2011) define: Tratamento dos dados refere-se quela seo na qual se explicita para o leitor como se pretende tratar os dados a coletar, justificando por que tal tratamento adequado aos propsitos deste projeto. Objetivos so alcanados com a coleta, o tratamento e, posteriormente, com a interpretao dos dados; portanto, no se deve esquecer de fazer a correlao entre objetivos e formas de atingi-los. (VERGARA, 2011, p. 56) A aplicao da pesquisa sofreu limitaes devido a pouca informao disponibilizada.

Todo mtodo tem possibilidades e limitaes. saudvel antecipar-se s crticas que o leitor poder fazer ao trabalho, explicitando quais as limitaes que o mtodo escolhido oferece, mas que ainda assim o justificam como o mais adequado aos propsitos da investigao. (VERGARA, 2011, p. 59)

2.5 A organizao do estudo

Esta pesquisa contempla seis captulos. O primeiro captulo apresenta a introduo do estudo abordado, o problema, os objetivos da pesquisa, bem como as justificativas e a metodologia utilizada. O segundo captulo relata sobre o referencial terico e aborda os seguintes tpicos: auditoria, objetivos da auditoria, tica profissional, rgos relacionados com os auditores, mtodos de auditoria, tipos de auditoria, auditoria externa, auditoria interna, diferenas entre auditoria externa e interna, Lei Sarbanes-Oxley, estrutura de controle interno conforme modelo COSO, controle interno, tipos de controle, importncia do controle interno, limitaes do controle interno, princpios fundamentais do controle interno, procedimentos do controle interno, controles internos na rea financeira: disponibilidades (caixas e bancos), contas a receber, contas a pagar e sistemas de informao. O terceiro captulo cita a organizao objeto da pesquisa, seu segmento e histrico. O quarto captulo trata do desenvolvimento da pesquisa, com o levantamento das falhas existentes nos processos atuais da empresa, a anlise da rotina de controles internos e as sugestes de melhorias para as deficincias encontradas. O quinto captulo menciona a anlise de resultados. O sexto e ltimo captulo aborda a concluso da pesquisa e os resultados que se espera que a empresa alcance com a implantao das sugestes propostas.

3. REFERENCIAL TERICO
A pesquisa foi elaborada de acordo com os principais autores do assunto em questo.

3.1 Auditoria

A auditoria muitas vezes vista como o exame das demonstraes financeiras de uma empresa. Os autores Gramling, Rittenberg e Johnstone definem a auditoria como: Um processo que pode ser aplicado em muitas situaes distintas, incluindo avaliao da eficincia e eficcia de um processo ou de um departamento, os relatrios financeiros de um rgo pblico, ou a obedincia a normas operacionais de uma empresa ou regulamentao governamental. (GRAMLING; RITTENBERG; JOHNSTONE, 2012, p.6). H muito tempo atrs, toda pessoa que possua a funo de verificar a genuinidade dos fatos econmicos financeiros, prestando contas a um superior, era considerado um auditor. Pode-se dizer que a auditoria nasceu da preocupao de possveis fraudes e por isso ainda vista como um processo de fiscalizao, o que efetivamente no . Com o surgimento da globalizao, expanso dos mercados e o aumento da concorrncia houve a necessidade das empresas ampliarem suas instalaes fabris e administrativas, de investirem no desenvolvimento tecnolgico e aprimorarem os controles e procedimentos internos em geral, principalmente visando reduo de custos, o que tornaria seus produtos mais competitivos no mercado. Para todas essas mudanas se fez necessrio a captao de recursos junto a terceiros, o conhecimento da posio patrimonial e financeira da empresa, a gerao de informaes para o pblico externo de forma confivel, dando dessa forma, o ensejo ao aparecimento do auditor. De acordo com Crepaldi (2011, p.201) a auditoria surgiu da necessidade de confirmao dos registros contbeis, em virtude do aparecimento das grandes empresas e da taxao do imposto de renda, baseado nos resultados apurados em balano. Segundo Mello (2011, p.17) o grande salto da auditoria ocorreu no sculo XX aps a crise econmica americana de 1929, formalmente organizada em 26 de maro de 1957 quando formado o Instituto de Contadores Pblicos do Brasil e oficialmente reconhecida apenas em 1968 em So Paulo, por ato do Banco Central do Brasil. Porm o fortalecimento da atividade ocorreu em 1972, por regulamentao do Banco Central, Conselho Federal de Contabilidade e pela formao de um rgo nacional para congregao e autodisciplinao

dos profissionais denominado Instituto dos Auditores Independentes do Brasil o chamado IBRACON. A auditoria surgiu primeiramente na Inglaterra, segundo Crepaldi (2011, p.201) como dominadora dos mares e controladora do comrcio mundial, foi a primeira a possuir as grandes companhias de comrcio e a primeira tambm a instituir a taxao do imposto de renda, baseado nos lucros das empresas. De acordo com Attie a evoluo da auditoria no Brasil est relacionada a: Primeiramente com a instalao de empresas internacionais de auditoria independente, uma vez que investimentos tambm internacionais foram aqui implantados e compulsoriamente tiveram de ter suas demonstraes contbeis auditadas. (ATTIE, 2011, p.8). As principais influncias que possibilitaram o desenvolvimento da auditoria no Brasil foram:

Filiais e subsidirias de firmas estrangeiras; Financiamento de empresas brasileiras atravs de entidades internacionais; Crescimento das empresas brasileiras e necessidade de descentralizao e diversificao de suas atividades econmicas; Evoluo do mercado de capitais; Criao das normas de auditoria promulgadas pelo Banco Central do Brasil em 1972; e Criao da Comisso de Valores Mobilirios e da Lei das Sociedades por Aes em 1976. (ATTIE, 2011, p.9).

3.1.1 Objetivo da auditoria O objetivo da auditoria segundo Attie : Expressar uma opinio sobre as demonstraes contbeis, e assegurar que elas representem em seu conjunto adequadamente a posio patrimonial e financeira, o resultado de suas operaes, as mutaes do seu patrimnio lquido e os demais demonstrativos correspondentes aos perodos em exame, de acordo com as prticas contbeis no Brasil. (ATTIE, 2011, p. 12).

Complementando essas informaes Franco e Marra (2001, p.26) descrevem que o objetivo da auditoria verificar se as demonstraes contbeis representam adequadamente a situao nelas demonstradas, de acordo com princpios fundamentais e normas de contabilidade, aplicadas de maneira uniforme. Alcanado tal objetivo uma srie de vantagens pode ser listada conforme disposto por Crepaldi. Vantagens para administrao da empresa:

Fiscaliza a eficincia dos controles internos; Assegura maior correo dos registros contbeis; Opina sobre adequao das demonstraes contbeis; Dificulta desvios de bens patrimoniais e pagamentos indevidos de despesas; Possibilita apurao de omisses no registro das receitas, na realizao oportuna de crditos ou na liquidao oportuna de dbitos; Contribui para obteno de melhores informaes sobre a real situao econmica, patrimonial e financeira das empresas; Aponta falhas na organizao administrativa da empresa e nos controles internos. (CREPALDI, 2011, p.10-11).

Vantagens para os investidores:

Contribui para maior exatido das demonstraes contbeis; Possibilita melhores informaes sobre a real situao econmica, patrimonial e financeira das empresas; Assegura maior exatido dos resultados apurados. (CREPALDI, 2011, p.11).

Vantagens para o fisco:

Permite maior exatido das demonstraes contbeis; Assegura maior exatido dos resultados apurados; Contribui para maior observncia das leis fiscais. (CREPALDI, 2011, p.11).

3.1.2 tica profissional A tica profissional no permite que o auditor procure obter clientes atravs de propaganda comercial, de auto-elogios, de oferecimento de baixos honorrios, de pagamento de comisso por

agenciamento de servios ou de qualquer outra forma de exercer influencia sobre o cliente .(FRANCO E MARRA, 2001 p.185). A auditoria deve executar o seu trabalho com toda credibilidade possvel, ou seja, no deve existir nenhuma sombra de dvida quanto honestidade e aos padres morais do auditor. de grande relevncia que a pessoa do auditor obedea aos princpios ticos profissionais que fundamentalmente se apoiam em:

Independncia o auditor deve ser absolutamente independente e imparcial na interpretao de tudo que lhe for apresentado, atestando a cada dado um pronunciamento conclusivo. A independncia necessita orientar o trabalho doauditor no sentido de verdade, evitando interesses, conflitos, vantagens, sendo factual em suas afirmaes;

Integridade o auditor independente deve ser ntegro em todos os seus compromissos que envolvam: a) a empresa auditada quanto a suas exposies e opinies, exerccio de seu trabalho e os servios e honorrios profissionais; b) o pblico em geral e pessoas interessadas na opinio emitida pelo auditor independente, transmitindo validade e certificado a veracidade das informaes contidas nas demonstraes contbeis ou de exposies quando no refletidas a realidade em tais demonstraes; c) a entidade de classe a qual pertena, sendo leal quanto concorrncia dos servios junto a terceiros, no concesso de benefcios financeiros ou avaliando honorrios, colocando em risco os objetivos do trabalho.;

Eficincia o auditor s deve emitir sua opinio ou dar informaes quando o exame assim o permitir e houver condies para faz-lo. Seu parecer precisa ser redigido com objetividade e clareza, em qualquer circunstncia, seja em condies favorveis ou no, e apresentar as razes que motivaram o auditor a tal concluso;

Confidencialidade o trabalho da auditoria permite que a pessoa do auditor e os assistentes designados para o trabalho tenham livre e irrestrito acesso a informaes estratgicas importantes, assim como a caractersticas de produo, distribuio etc. Estes so elementos de significativa importncia, uma vez que tambm permitem conhecer os elementos patrimoniais e o resultado, no s das operaes em curso, mas tambm da estratgica

montada pela organizao, que pode redundar em variaes patrimoniais significativas presentes ou futura. Em virtude disso, a confidencialidade tornase elementar na atividade da auditoria e as informaes obtidas, somente podem ser usadas na execuo do servio para o qual o auditor foi contratado, no devendo ele, em nenhuma hiptese, divulgar fatos que conhea e/ou utilizar-se dessas informaes em seu prprio benefcio ou de terceiros. (ATTIE, 2011, p.14,15). 3.1.3 rgos relacionados com os auditores Os rgos relacionados auditoria so: CVM - Conselho Regional de Contabilidade que de acordo com Mello : Uma autarquia vinculada ao Ministrio da Fazenda, criada pela Lei n 6.385, de 07 de setembro de 1976, com a finalidade de disciplinar, fiscalizar e desenvolver o mercado de valores mobilirios, entendendo-se como tal aquele em que so negociados ttulos emitidos pelas empresas para captar, junto ao pblico, recursos destinados ao financiamento de suas atividades. (MELLO, 2011, p.31). IBRACON Instituto dos Auditores Independentes no Brasil que de acordo com Mello (2011, p. 35) congrega profissionais de diferentes atividades, com interesse no estudo tcnico da contabilidade, na edio de normas tcnicas de contabilidade e auditoria e no aprimoramento da profisso no Brasil. CFC Conselho Federal de Contabilidade e CRC Conselhos Regionais de Contabilidade, criados pelo Decreto-Lei 9.295/46 representam a classe dos contadores cujo objetivo normatizar, orientar, registrar e fiscalizar o exerccio da profisso. CPC Comit de Pronunciamentos Contbeis criado pela Resoluo CFC n 1.055/05, tem como objetivo segundo Mello: O estudo, o preparo e a emisso de Pronunciamentos Tcnicos sobre procedimentos de contabilidade e a divulgao de informaes dessa natureza, para permitir a emisso de normas pela entidade reguladora brasileira, visando centralizao e uniformizao do seu processo de produo, levando sempre em

conta a convergncia da Contabilidade Brasileira aos padres internacionais. (MELLO, 2011, p.38). 3.1.4 Mtodos de auditoria De acordo com Crepaldi a auditoria examina fatos j ocorridos, e faz sempre de modo analtico e minuciosamente. Os mtodos aplicados pela tcnica de auditoria so:

Retrospeco verificam-se os fatos passados j vividos, em fatos patrimoniais j sucedidos. um carter distintivo entre a escriturao ou registro contbil e a tcnica de auditoria;

Anlise fator predominante, o que realmente caracteriza o mtodo ou conduta de trabalho na tcnica de auditoria. Orienta a execuo do trabalho, dando-lhe, aproximadamente o levantamento de condies de rotina administrativa financeira e contbil, planejamento da auditoria, orientao das provas, relatrio de auditoria e certificados. (CREPALDI, 2011, p.11-12).

3.1.5 Tipos de auditoria Pode-se classificar a auditoria em dois tipos de acordo com Crepaldi, a saber:

Auditoria de demonstraes financeiras o exame das demonstraes financeiras por um profissional independente com a finalidade de emitir parecer tcnico sobre sua finalidade. Tais demonstraes apresentam a situao e a evoluo do patrimnio da empresa aos administradores e a terceiros, alheios a ela;

Auditoria operacional ou de gesto consistem em revises metdicas de programas, organizaes, atividades ou segmentos operacionais dos setores pblico e privado, com a finalidade de avaliar e comunicar se os recursos da organizao esto sendo usados eficientemente e se esto sendo alcanados os objetivos operacionais. So emitidos relatrios longos sobre o trabalho executado e sua concluso. comumente denominada auditoria interna. (CREPALDI, 2011, p.12-14).

A auditoria operacional ou de gesto uma atividade independente, um controle gerencial executado pelos prprios funcionrios da empresa com o objetivo de analisar e avaliar a eficcia de outros controles. A fim de revisar as operaes algumas auditorias so executadas, como por exemplo:

Auditoria tributria objetiva o exame e a avaliao de planejamento tributrio e a eficincia e eficcia dos procedimentos e controles adotados para a operao, pagamento e recuperao de impostos, taxas e quaisquer outros nus de natureza fisco-tributria que incidam nas operaes, bens e documentos da empresa;

Auditoria de sistemas informatizados compreende o exame e avaliao dos processos de planejamento, desenvolvimento, teste e sistemas aplicativos. Visa tambm ao exame e avaliao de software, notadamente, as informaes, visando qualidade de controles internos sistmicos e de sua observncia em todos os nveis gerenciais;

Auditoria de compliance significa estar em conformidade com as leis, os regulamentos internos e externos e os princpios corporativos que garantem as melhores prticas do mercado. Atua mais na faz de definies ou estabelecimento das normas, divulgao e treinamento e no acompanhamento das transaes no dia-a-dia;

Auditorias especiais abrange a realizao de trabalhos especiais de auditoria, no compreendidos na programao normativa da rea, solicitados pelos membros dos Conselhos Administrativos, Fiscal, Diretoria ou determinados em legislao especfica. Incluem-se nessa modalidade os exames de fraudes, irregularidades, desmobilizao, aquisio, fuso, ciso e incorporao de empresas, etc. (CREPALDI, 2010, p.15).

3.1.6 Auditoria externa Como medida de segurana contra a possibilidade de adulterao nas demonstraes contbeis das empresas, investidores passaram exigir que estas fossem examinadas por um profissional independente da empresa e de grande conhecimento tcnico. Esse profissional o auditor externo ou auditor independente. Completando essas afirmaes, Attie (2011) enfatiza o aparecimento do auditor externo:

A veracidade das informaes, o correto cumprimento das metas, a aplicao do capital investido de forma lcita e o retorno do investimento foram algumas das preocupaes que exigiram a opinio de algum no ligado aos negcios e que confirmasse, de forma independente, a qualidade e preciso das informaes prestadas. (ATTIE, William, 2011, p.7). De acordo com Gramling, Rittenberg e Johnstone (2012, p.5) os auditores externos no criam as demonstraes financeiras ou outros dados bsicos e esto proibidos de montar os sistemas de controle interno para uma companhia que esteja auditando. Devem emitir os pareceres sobre as demonstraes financeiras a partir de anlises de amostragem e auditoria. No existindo vnculo empregatcio com a empresa auditada e nem subordinao da administrao, as opinies do autor externo conseguem maior grau de confiabilidade junto aos acionistas e a terceiros. O auditor externo, pela relevncia de seu trabalho perante o pblico, dada a credibilidade que oferece no mercado, constitui-se numa figura mpar que presta inestimveis servios ao acionista, banqueiros, rgos governamentais e ao pblico em geral. (CREPALDI, 201, p.42). Ciente de sua responsabilidade e conscincia profissional, segundo Crepaldi (2011, p.38) o auditor externo mantm uma atitude mental tambm independente, exerce seu trabalho com competncia profissional e mantm seu grau de independncia junto a empresa, objeto de exame, livre de qualquer interesse ou vantagens. Normalmente os servios de auditoria so solicitados pela administrao da empresa, pelo conselho de administrao, pela diretoria executiva ou pelo conselho fiscal, no havendo compulsoriamente a obrigao de todas as empresas serem auditadas, exceto aquelas que por determinao legal, estatutria ou por fora de contratos ou de emprstimos sejam compelidos a faz-lo. (ATTIE, 2011, p.17). As entidades que esto obrigatoriamente sujeitas a auditoria externa so:

Bancos Comerciais; Bancos de Investimento; Fundos de Investimento em Condomnio; Sociedades Distribuidoras de Ttulos e Valores Mobilirios;

Todas as Demais entidades financeiras sujeitas a fiscalizao do Banco Central do Brasil; Bolsas de Valores; Companhias Abertas e as que emitirem ttulos negociveis no Mercado de Capitais, includas suas demonstraes contbeis consolidadas; Sociedades Seguradoras; Empresas beneficirias de Incentivos Fiscais; Empresas de Leasing ou Arrendamento Mercantil. Empresas que operem com recursos do Sistema Financeiro da Habitao; Entidades Previdncia Privada (Abertas e Fechadas); Operadoras de consrcio; Operadoras de Planos de Assistncia Sade. (FRANCO; MARRA, 2001, p.53-54).

3.1.7 Auditoria interna Com a necessidade de exames peridicos e mais profundos no s das demonstraes financeiras, mas tambm de outras reas no relacionadas contabilidade levou para dentro das empresas a auditoria interna. Pode-se definir auditoria interna como uma atividade de avaliao independente existente dentro de uma organizao, destinada reviso das operaes e os segmentos organizacionais que tenham impactos e gerem informao de mbito contbil, financeiro, fiscal, etc. (ATTIE, 2009, p.53). Complementando Mello dispe que auditoria interna : Uma atividade de avaliao independente e de assessoramento da administrao, voltada para o exame e avaliao da adequao, eficincia e eficcia dos sistemas de controle interno, bem como da qualidade do desempenho das reas, em relao s atribuies e aos planos, s metas, aos objetivos e s polticas definidos para as mesmas. (MELLO, 2011, p.78). A auditoria interna compreende: Os exames, anlises, avaliaes, levantamentos e comprovaes, metodologicamente estruturados pra a avaliao da integridade,

adequao, eficcia, eficincia e economicidade dos processos, dos sistemas de informaes e de controles internos integrados ao ambiente e de gerenciamento de riscos, com vistas a assistir administrao da entidade no cumprimento de seus objetivos. (ATTIE, 2009, p.34). Para aplicao da auditoria interna podem ser designados os prprios funcionrios da empresa, desde que possuem conhecimento, capacidade e instruo essenciais sobre as tcnicas de auditoria. Os resultados de seu trabalho visam prestar assessoria administrao atravs de verificaes e avaliaes a efetividade dos demais controles, sempre em linha de dependncia da direo empresarial. O auditor interno por ser empregado da empresa perde sua independncia profissional. Apesar de ser muito zeloso e cumprir com a tica sua submisso aos administradores da empresa evidente, por isso no se presta para informaes. Contudo, o auditor interno deve sentir-se a vontade para revisar e avaliar as diretrizes, planos, procedimentos e registros da empresa alm de ter livre a acesso a tudo que possa vir a ter importncia para o assunto em exame. De acordo com Crepaldi (2011, p.31) seu objetivo auxiliar todos os membros da administrao no desempenho efetivo de suas funes e responsabilidades, fornecendo-lhes anlises, apreciaes, recomendaes e comentrios pertinentes s atividades examinadas, principalmente no que tange a:

aplicabilidade e adequao de controles internos, financeiros e operacionais; revisando e avaliando a correo, adequando e aplicando os controles contbeis, financeiros e outros de natureza operacional, propiciando controles eficazes a um custo razovel;

extenso do cumprimento das diretrizes, planos e procedimentos; determinando grau de atendimento; salvaguarda dos ativos quanto escriturao, guarda e perdas de todas as espcies; determinando o grau de controle dos ativos da empresa quanto proteo contra perdas de qualquer tipo;

avaliao da qualidade e desempenho na execuo das responsabilidades delegadas determinando a fidelidade dos dados administrativos originados na empresa;

recomendao de melhorias operacionais. (CREPALDI, 2011, p.32).

Abaixo fluxograma da auditoria interna:

Figura 1 - Fluxograma - Auditoria Interna

Fonte: MELLO, 2011, p.80 3.1.8 Diferenas entre auditoria externa e interna Mesmo com interesses em comum no trabalho do auditor externo e interno, existem diferenas fundamentais, sendo as principais de acordo com Crepaldi:

Extenso dos trabalhos o escopo dos trabalhos feitos pelo auditor interno normalmente determinado pela gerncia, enquanto a extenso do exame do auditor externo determinada pelas normas usuais reconhecidas no pas ou requeridas por legislao especifica;

Direo o auditor interno dirige seus trabalhos para assegurar que o sistema contbil e de controle interno funcionam eficientemente, a fim de que os dados contbeis fornecidos gerncia apresentem os fatos com exatido. Os trabalhos do auditor externo, entretanto, so determinados por seu dever de fazer com que as demonstraes contbeis a serem apresentadas a terceiros, como por exemplo, a acionistas, investidores, fornecedores, fiscalizao, reflitam com propriedade a situao contbil de uma empresa em certa data, e os resultados das operaes do perodo examinado;

Responsabilidade a responsabilidade do auditor interno para com a gerncia, ao passo que a responsabilidade do auditor externo geralmente mais ampla. evidente que o audito interno, sendo funcionrio da empresa, no tem a condio de total independncia que possui o auditor externo;

Mtodos no obstante as diferenas apontadas, os trabalhos de ambos so efetuados em geral por mtodos idnticos. O auditor interno segue mais as rotinas de cunho interno, pois ele tem domnio da cultura da empresa,

enquanto o auditor externo observa mais o cumprimento das normas associadas s leis de forma bem ampla, ele tem melhor domnio dos aspectos de interesse coletivo. (CREPALDI, 2011, p.39). Ao comparar os dois tipos de auditoria, podem-se identificar as seguintes caractersticas marcantes:

Auditor externo independente, contratado para determinada tarefa de auditoria, enquanto o auditor interno empregado da empresa, sem independncia;

As tarefas do auditor externo so delimitadas no contrato, enquanto as tarefas do auditor interno so to abrangentes quanto forem as operaes da empresa;

A auditoria externa eventual, enquanto a auditoria interna peridica; Processo utilizado em abas o analtico e as tcnicas assemelham-se; As bases em que se assentam os exames so as mesmas: a escriturao, os documentos e os controles;

Os resultados assemelham-se. (CREPALDI, 2011, p.39-40).

Abaixo quadro comparativo entre auditoria externa e interna:

Quadro 1 - Caractersticas que distinguem as auditorias

Fonte: CREPALDI, 2011, p.40-41

3.2 Lei Sarbanes-Oxley

A Lei Sarbanes-Oxley tambm conhecida como Sarbox ou Sox foi publicada pelo governo dos Estados Unidos em 30 de julho de 2002 buscando promover uma limpeza no mundo empresarial americano aps os escndalos financeiros que envolveram a companhia de energia estadunidense Enron Corporation e a WorldCom a segunda maior empresa de telefonia de longa distncia. O objetivo da lei segundo Borgerth : Estabelecer sanes que cobam procedimentos no ticos e em desacordo com as boas prticas de governana corporativa por parte das empresas atuantes do mercado norte-americano. O objetivo final o de restabelecer o nvel de confiana nas informaes geradas pelas empresas e, assim, consolidar a teoria dos mercados eficientes, que norteia o funcionamento do mercado de ttulos e valores mobilirios. (BORGERTH, 2007, p.19). A SOX criou um novo ambiente de governana corporativa e dessa forma gerou um conjunto de novas responsabilidades e sanes aos administradores para evitar prticas lesivas que expe as sociedades annimas a elevados nveis de risco. (MELLO, 2011 p.67). A lei tambm diminuiu os custos gastos com auditorias

independentes, visto que melhores processos foram aplicados no interior das empresas. De acordo com Dias (2010, p.36) a SOX estabelece, explicitamente, a

responsabilidade da alta gesto pelo estabelecimento, avaliao e monitoramento da eficcia dos controles internos sobre os relatrios financeiros. Entre os principais aspectos abordados pela SOX destacam-se:

Criao do Public Company Accounting Oversight Board: PCAOB Este Conselho foi criado pela SOX com o objetivo de supervisionar o trabalho das firmas de auditorias das companhias abertas, para proteger o interesse dos investidores. conferida a este rgo a capacidade de estabelecer critrios para procedimentos de auditoria, controle de qualidade, tica e padres de independncia que devem ser seguidos pelas empresas de auditoria registradas. Ou seja, percebe-se a inteno de supervisionar os relatrios que so preparados para serem divulgados SEC;

Independncia dos Auditores Probe as empresas de auditoria registradas a fornecerem outros servios aos seus clientes, tais como: registro e elaborao de demonstraes que depois sero por elas auditadas, projeo e implantao de sistemas de informaes financeiras, realizao de clculo de valor econmico e opinio sobre valor justo, servios atuariais, servios de auditoria interna, gerenciamento de recursos humanos, corretagem, consultoria financeira, consultoria de investimento, demais servios que necessitem de expertise, sem ser relacionados com o servio de auditoria externa. A cada cinco anos fiscais devero ocorrer rodzio entre o responsvel principal (scio) ou o revisor do servio de auditoria encarregado da conta da companhia. Todas estas atitudes esto sendo tomadas no sentido de diminuir o conflito de interesses entre as partes, tornando as demonstraes contbeis mais confiveis;

Responsabilidade Corporativa O Comit de Auditoria tem a responsabilidade direta de supervisionar o servio da auditoria independente, desvinculando o servio de auditoria da diretoria financeira. Desta forma, o membro deste comit deve ser independente (no podendo aceitar consultorias, aconselhamentos ou ser pessoa afiliada a empresa ou a qualquer subsidiria). A inteno da criao deste Comit terminar com a cumplicidade entre auditores independentes e empresas. Pela Lei SOX, este Comit ainda requer

que os principais executivos da empresa (presidente e diretor financeiro ou pessoas que possuam funes similares) assinem uma declarao, atestando que as informaes prestadas nos relatrios (trimestral e anual) so verdicas, que no contm nenhuma declarao falsa de um fato material ou omisso de fatos materiais necessrios (no induzindo ao erro), que foram revisados e que os controles internos so eficientes (nvel de qualidade e abrangncia). Desta forma, os dirigentes esto muito mais comprometidos com as informaes divulgadas, aumentando a dificuldade de acontecerem omisses ou informaes falsas nos relatrios, sob o risco de aplicao de penalidades quando isto ocorre;

Melhoria na Divulgao dos Demonstrativos Contbeis Os demonstrativos contbeis, no momento de sua divulgao, devem refletir as correes apontadas pelos auditores. Alm disso, os executivos devem atestar, no Certificado, que os controles internos so eficientes, que mantida uma avaliao da efetividade dos controles internos, qual a responsabilidade dos executivos sobre o estabelecimento e que h a manuteno de uma estrutura de controles internos. Os controles internos possuem o objetivo de manter a eficincia e eficcia das operaes e a confiabilidade nos demonstrativos financeiros. O grande objetivo da Lei SOX exigir que seus administradores tenham responsabilidades sobre suas empresas, ou seja, que as divulgaes das informaes sejam transparentes e confiveis. Embora prestar informaes verdicas seja uma obrigao, aps todos os escndalos financeiros a Lei SOX cria estes mecanismos coercitivos para acabar com as fraudes e restabelecer a confiana nas demonstraes contbeis;

Conflito de Interesses dos Analistas Esta seo regulamenta as regras que reduzem o conflito de interesses entre a empresa e os analistas de investimentos. Estes devem ter independncia para poderem recomendar uma empresa, j que conhecem a real situao desta. Tambm sero estabelecidas condies para que corretores, acionistas ou pessoas contratadas por estes no possam retaliar os analistas de investimentos dessa retaliao, quando estes apresentarem relatrios desfavorveis;

Responsabilidade por Crimes de Fraude nas Empresas So estabelecidas punies para os que alteram, destroem, encobrem, falsifiquem ou criem falsas entradas em quaisquer registros e documentos, com o intuito de impedir ou obstruir a investigao. Os papis de auditoria e suas revises devem ser

mantidos por cinco anos. Os funcionrios que denunciam crimes corporativos (fraudes) devem possuir proteo legal, no podendo ser dispensados, removidos, ameaados ou sofrer qualquer discriminao;

Aumento das Penalidades para os Crimes de Colarinho Branco Estabelecimento de penalidades para crimes como: crime de violao do direito de aposentadoria do empregado, crimes eletrnicos, por utilizao de m-f e por darem declaraes falsas nos Certificados;

Fraudes Corporativas e Prestao de Contas Aborda mais procedimentos sobre as fraudes corporativas e o dever de prestar contas nos casos de adulterao/destruio de arquivos de informaes, e veto de executivos, como diretores ou membros do conselho, envolvidos em fraudes em companhias abertas. (BRITES; FUNCHAL; BAPTISTA).

Com a SOX possvel obter um maior e melhor controle dos acontecimentos ocorridos dentro das organizaes, alm de reduzir a possibilidade de fraudes e beneficiar os executivos com uma melhor visibilidade sobre o que ocorre no negcio. Como j dito anteriormente em 30 de junho 2002, o presidente dos Estados Unidos sancionou em lei o Sarbanes-Oxley Act (o Ato). Algumas das determinaes do Ato so de aplicao imediata pelas companhias abertas com registro na SEC. (DIAS, 2010, 34). No Brasil, esta lei se aplica s empresas de capital aberto, com aes negociadas nos mercados de capitais dos Estados Unidos: multinacionais de capital americano e empresas brasileiras com ADRs nos Estados Unidos. (MACHADO, 2007, p.57). As companhias privadas no esto obrigadas a cumprir com a lei americana, no entanto de grande valia adotar certos componentes da lei para aperfeioar as operaes e controle de seus negcios. o que se pretende sugerir para a empresa objeto da pesquisa, ajustar seu controle interno conforme as exigncias implementadas pela SOX, para maior transparncia e responsabilidade sobre a qualidade das informaes.

Quadro 2- Lei Sarbanes-Oxley X Legislao do Brasil

Fonte: SANTOS; LEMES, 2004, p.9-11. Para que as empresas se amoldem as novas normas implementadas pela SOX, necessria a implantao de um controle interno adequado a tais exigncias, o mais utilizado atualmente e tambm mais recomendado o Commitie of Sponsoring Organization of Tradeway Commission COSO. 3.2.1 Estrutura de controle interno conforme modelo COSO O COSO foi criado em 1985, a fim de assessorar a Comisso Nacional de Relatrios Fraudulentos. Trata-se de uma iniciativa privada independente, encarregada de estudar fatores que podem levar gerao de relatrios fraudulentos e elaborar recomendaes para as empresas abertas, para seus auditores, instituies educacionais, para SEC e outros reguladores. (BORGERTH, 2007, p.35). A estrutura do coso no um processo em srie pelo qual um componente afeta apenas o prximo. um processo multidirecional e interativo segundo o qual quase todos os componentes influenciam os outros. (MELLO, 2011, p. 66). O Coso segundo Dias (2010, p. 28) uma entidade sem fins lucrativos, dedicada melhoria dos relatrios financeiros atravs da tica, efetividade dos controles internos e governana corporativa. O modelo COSO tornou-se referncia mundial pelo fato de:

Uniformizar definies de controle interno; Definir componentes, objetivos e objetos do controle interno em um modelo integrado; Delinear papis e responsabilidades da administrao; Estabelecer padres para implementao e validao; Criar um meio para monitorar, avaliar e reportar controles internos. (TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIO, 2009, p.10).

O modelo, ao definir risco como a possibilidade que um evento ocorra e afete de modo contrrio o alcance dos objetivos da entidade, seu ponto de partida a definio de controle interno processo desenvolvido para garantir, com razovel certeza, que sejam atingidos os objetivos da empresa na eficincia e efetividade operacional, na confiana nos registros contbeis/financeiros, e se esto em conformidade com leis e normativos aplicveis entidade e sua rea de atuao. (DIAS, 2010, p. 29). O Coso determinado como sendo um processo que afeta todos os componentes do controle interno, dividido em cinco aspectos de abrangncia, a saber:

Ambiente Interno: Corresponde a cultura de controle da entidade, a base para os outros componentes, ele que possibilita o adequado funcionamento da companhia. no ambiente interno que se verifica a filosofia administrativa de uma organizao, ou seja, seu apetite aos riscos, aos valores ticos a integridade, alm disso, nela que a administrao define responsabilidades e segrega as funes.

Avaliao de riscos: Este aspecto permite que a administrao considere em at que ponto eventos em potencial pode afetar o alcance de objetivos. Na Avaliao de riscos, necessrio identificar os riscos e logo aps avali-los. Para que isso seja possvel necessrio observar trs aspectos; a probabilidade do risco, a frequncia com que eles ocorrem, e as aes para que possam ser corrigidos.

Atividades

de

Controle:

As atividades

de controle

so

polticas

procedimentos que direcionam as aes individuais na implementao das polticas de gesto de riscos, diretamente ou mediante a aplicao de tecnologia. (MELLO, 2011, p.66). Essas aes so definidas com base na natureza do controle, ou seja, administrativo ou contbil.

Informaes e Comunicaes: Nesse campo, o que se identifica a disponibilidade de informaes relevantes no sistema, e a forma de comunicao pela qual se transfere a mesma, visto que um sistema de comunicao eficaz possibilita a execuo correta, e em tempo hbil do que foi transmitido. A comunicao deve ser realizada em todos os nveis da organizao, e atravs dela que a alta administrao repassa as responsabilidades a serem executadas por cada setor. No esquecendo ainda que uma boa comunicao com clientes, fornecedores entre outros, possibilita melhores negociaes.

Monitoramento: O monitoramento importante, pois atravs dele que se observa a eficincia do controle interno, bem como este est sendo executado pelos diversos setores da empresa. O monitoramento realizado atravs de atividades gerenciais contnuas ou avaliaes independentes ou de ambas as formas. (MELLO, 2011, p.66).

Abaixo o modelo coso: Figura 2 - Modelo Coso

Fonte: MELLO, 2011, p.65, adaptada.

3.3 Controle interno

O controle interno pode ser definido como um conjunto de procedimentos realizados pela administrao da empresa, que tem por objetivo a conferncia de dados, a verificao da eficcia dos sistemas implantados na empresa de forma a proteger o patrimnio de possveis desvios ou fraudes, resguardando assim os interesses dos scios, diretores e administradores, objetivando o alcance de metas. De acordo com o

Instituto Americano dos Contadores Pblicos Certificados apud Crepaldi (2011), controle interno compreende: O plano de organizao e todos os mtodos e medidas adotadas na empresa para salvaguardar seus ativos, e verificar a exatido e fidelidade dos dados contbeis, desenvolver a eficincia nas operaes e estimular o seguimento das polticas administrativas prescritas. (CREPALDI, 2011, p.376). O termo Internal Control, surgiu em 1947 em uma publicao do American Institure of Certified Public Accountantes (AICPA), essa publicao definiu alguns pontos principais em relao importncia do controle interno. A partir da, o controle interno passou a ser mais valorizado e consequentemente mais realizado pelas empresas. Em 1987 a Comisso Nacional sobre Elaborao e Apresentao de relatrios financeiros, reenfatizou a importncia dos controles internos para a reduo da emisso de relatrios fraudulentos. Para aplicao do controle interno em uma sociedade empresria se faz necessrio um manual de controle interno. Segundo Dias (2010, p.43) este representa o direcionador de todos os processos desenvolvidos pela empresa, logo, abrange a totalidade de procedimentos e rotinas necessrios para a sua aplicao. Os manuais devem ser de fcil e rpida compreenso, para que qualquer pessoa ao ler o manual de controles internos, entenda:

A ordem de execuo das atividades; Como so realizados os procedimentos; As informaes registradas nos sistemas informatizados; As operaes automatizadas; As operaes que necessitam de interveno humana; Os relatrios emitidos e seu destino e objetivo. (DIAS, 2010, p.45).

A criao dos manuais de controle interno segundo Dias : Um projeto que visa modernizao dos processos

organizacionais na empresa, sua padronizao, conhecimentos e aplicao por todos os funcionrios, para a certificao quanto ao sucesso de sua implantao e a obteno de todos os resultados previstos e ansiados pela alta gesto da instituio, necessria a elaborao de um planejamento que detenha todos os pontos

chaves e etapas previstas pela sua concreta realizao. (DIAS, 2010, p.60). A verificao da eficcia e do cumprimento das normas estabelecidas pelo controle interno, bem como a sua modificao ou adaptao a novas circunstncias, de responsabilidade da administrao da empresa. Outro fato interessante em relao ao controle interno a sua relao com a Auditoria Interna. comum confundi-los, entretanto, a diferena entre as duas vertentes so significantes. Enquanto o controle interno est voltado para a execuo dos objetivos da empresa, a auditoria interna est mais relacionada a um trabalho organizado de reviso e apreciao dos controles internos. (ATTIE, 2010, p.148) Assim, o controle interno, facilitou o trabalho dos auditores internos e tambm dos auditores externos, visto que os relatrios emitidos pela empresa se tornaram, mais confiveis, devido aplicao de controles rigorosos na emisso destes, o que consequentemente fez com que a quantidade de testes a serem aplicados pela auditoria interna e posteriormente pela auditoria externa fossem diminudos. Observa-se que, o que define quando um controle interno eficiente ou no a quantidade de testes a serem aplicados, quanto maior o nmero de testes, pior ser o controle interno. Como demonstrado no grfico a seguir: Figura 3 - Avaliao do Sistema de Controle Interno e Volume de Testes

Fonte: CREPALDI, 2011, p. 380 Na figura, a nota zero significa que no existe controle e a nota oito (mxima) significa que controle interno excelente. A eficincia do sistema de controle interno como um todo deve permitir detectar no somente irregularidades de atos intencionais, como tambm erros de atos no

intencionais. (ATTIE, 2011, p.204). As caractersticas de um eficiente sistema de controle interno abrangem:

Plano de organizao que proporcione apropriada segregao de funes entre execuo operacional custdia dos bens patrimoniais e sua contabilizao;

Sistema de autorizao e procedimentos de escriturao adequados, que proporcionem controle eficiente sobre o ativo, passivo, receitas, custos e despesas;

Observao de prticas salutares no cumprimento dos deveres e funes de cada um dos departamentos da organizao; e

Pessoal com adequada qualificao tcnica e profissional, para a execuo de suas atribuies. (ATTIE, 2011, p.193).

Segundo Crepaldi, os levantamentos do sistema de controle interno so obtidos da seguinte forma:

Leitura dos manuais internos de organizao e procedimento; Conversa com funcionrios da empresa; Inspeo fsica dede o incio da operao (compra, venda, pagamentos, etc.) at o registro no razo geral. (CREPALDI, 2011, p.396).

3.3.1 Tipos de controles Analisando a definio de Controle Interno, podemos observar que estes podem ser segregados em controles administrativos, que correspondem queles relacionados a atingir os objetivos da empresa, ao plano organizacional; e tambm em controles contbeis, que correspondem a todas as medidas necessrias para resguardar os ativos e o patrimnio da empresa. De acordo com Attie os controles administrativos e os controles contbeis compreendem:

Controles administrativos compreendem o plano de organizao e todos os mtodos e procedimentos que dizem respeito eficincia operacional e deciso poltica traada pela administrao. Normalmente, se relacionam de

forma indireta aos registros financeiros. Com frequncia abrangem anlises estatsticas, estudos de tempo e movimentos, relatrios e desempenho, programas de treinamento e controle de qualidade;

Controles contbeis compreendem o plano de organizao e todos os mtodos e procedimentos diretamente relacionados, principalmente com a salvaguarda do patrimnio e a fidedignidade dos registros contbeis. Geralmente incluem os seguintes controles: sistema de autorizao e aprovao; separao das funes de escriturao e elaborao dos relatrios contbeis daquelas ligadas s operaes ou custdia dos valores; e controles fsicos sobre estes valores. (ATTIE, 2011, p.192-193).

A figura abaixo demonstra de forma resumida os controles internos em relao aos procedimentos administrativos e o sistema contbil. Figura 4 - Sistemas contbeis e de controles internos

Fonte: OLIVEIRA; DINIZ, 2001, p. 142 3.3.2 Importncia do controle interno A implantao de um sistema de controle interno, alm de proporcionar maior credibilidade, segurana e integridade aos informes administrativos e contbeis, minimiza riscos, como erros involuntrios ou frades nas operaes desempenhadas cotidianamente. possvel constatar a importncia do controle interno a partir do momento em que se verifica que ele que pode garantir a continuidade do fluxo de operaes com as quais convivem as empresa. (CREPALDI, 2011, p.385).

Para que se verifique a importncia do controle, oportuno analisar o crescimento e a diversificao de uma empresa. (ATTIE, 2011, p.191), isso se deve, porque quanto maior a empresa, mais funcionrios ela possui, ou seja, quanto maior for o crescimento de uma empresa mais o controle dela se afasta dos scios. Assim se torna necessrio a constituio de um controle interno mais elaborado, de forma que os objetivos da empresa possam ser atendidos, e tambm as informaes contbeis possuam a maior credibilidade possvel. Completando estas afirmaes, Almeida (2010, p. 5) enfatiza que com a grande expanso dos negcios, percebeu-se a necessidade de dar maior importncia a normas ou aos procedimentos internos, devido ao fato do administrador, no poder supervisionar pessoalmente todas as atividades. Outro aspecto a se considerar que o controle interno assegura que os funcionrios esto cumprindo as normas exigveis pela empresa, de forma que estes possam agir com liberdade para buscar melhores resultados e, alm disso, o controle interno assegura que possveis fraudes realizadas por funcionrios, ocasionalmente ou eventualmente sejam evitadas e no causem prejuzos ao patrimnio da empresa. O controle interno reafirma sua importncia no seguinte aspecto informaes contbeis distorcidas podem levar a concluses erradas e danosas para a empresa (ATTIE, 2010, p.192). 3.3.3 Limitaes do controle interno Mesmo o melhor controle interno, possui suas limitaes. Neste caso por mais eficiente que o controle interno seja, o auditor sempre deve aplicar procedimentos mnimos de auditoria, para avaliar as condies do controle. Os limites do controle interno esto principalmente relacionados a:

Conluio de funcionrios na apropriao de bens da empresa; Instruo inadequada dos funcionrios com relao s normas internas; Negligncia dos funcionrios na execuo de suas tarefas dirias. (CREPALDI, 2011, p.393).

Figura 5 - Limitaes dos controles internos

Fonte: MELLO, 2011, p.59 3.3.4 Princpios Fundamentais do Controle Interno A manuteno frequente do sistema de controle interno de grande relevncia para verificao do cumprimento do que foi determinado no sistema por parte dos funcionrios, e/ou se o sistema no deveria ser adaptado a novas circunstncias. Segundo Crepaldi (2011, p. 392) no adianta a empresa implantar um excelente sistema de controle interno sem que algum o verifique periodicamente. Abaixo os princpios e fundamentos do controle interno:

Responsabilidade: a responsabilidade na elaborao de um sistema de controle interno da administrao da empresa. Esta alm de elaborar o controle interno, deve delegar a cada funcionrio, sua respectiva atribuio. Tal fato importante para assegurar que, todos os procedimentos da empresa esto sendo realizados, evitar e detectar possveis erros, e tambm identificar as responsabilidades por eventuais omisses na realizao das transaes da empresa (ALMEIDA, 2010, p.43);

Rotinas Internas: A administrao deve definir todas as rotinas de controles internas. Isso deve ser feito, no manual de organizao da empresa e de acordo com Almeida (2010), tais rotinas compreendem: formulrios internos e externos, evidncias das execues dos procedimentos de controle, os procedimentos internos dos diversos setores da empresa.

Acesso aos ativos: A empresa deve limitar o acesso dos funcionrios aos ativos da empresa. A limitao feita para evitar possveis desvios, seja de bens fsicos ou desvios de dinheiro atravs de cheques, operaes bancrias entre outros.

Segregao de funes: A segregao de funes consiste em estabelecer que uma mesma pessoa no possa ter acesso aos ativos e aos registros

contbeis, devido ao fato de essas funes serem incompatveis dentro do sistema de controle interno. (ALMEIDA, 2010, p.46). O ideal seria que dois ou mais funcionrios estejam responsveis por uma determinada funo, como por exemplo, lanamentos de movimentao bancria, saques e conciliao bancria, se essas funes forem segregadas entre os funcionrios, o risco de desvio de dinheiro e lanamentos incorretos seria reduzido.

Confronto dos ativos com os registros: importante que a empresa estabelea procedimentos de forma que seus ativos sobre a responsabilidade de um funcionrio seja sempre confrontada com os registros da contabilidade.

Amarraes do sistema: De acordo com Crepaldi (2011), o sistema de controle interno deve ser conhecido, de maneira que sejam registradas apenas as transaes autorizadas, por seus valores corretos e dentro do perodo de competncia. Assim, o sistema no permite que haja divergncia entre os valores.

Auditoria Interna: Consiste na verificao dos controles internos, ou seja, no adianta um timo controle interno se no existir algum para verificar se os sistemas e normas implantadas pela empresa esto sendo seguidas.

Custos x benefcios: O custo do controle interno no pode ser superior aos benefcios que este pode trazer para a empresa. Ou seja, os controles mais sofisticados (normalmente mais onerosos) devem ser estabelecidos para transaes de valores relevantes, enquanto os controles menos rgidos devem ser implantados para as transaes menos importantes. (ALMEIDA, 2010, p.49). Figura 6- Prncipios fundamentais de controle interno

Fonte: MELLO, 2011, p.63 3.3.5 Procedimentos de controle interno

So trs as formas utilizadas para o registro dos procedimentos de controle internos: a descritiva, a de utilizao de fluxograma e a de questionrios. Segundo Attie (2009, p.211) a utilizao de fluxogramas aplicvel a todos os trabalhos e tende a facilitar a compreenso da matria em exame, sendo a descritiva mais aplicada onde a utilizao de fluxogramas antieconmica ou em controles que esto sendo modificados. Mtodos descritivos consistem na descrio detalhada das caractersticas do sistema que se est conhecendo, considerando explicaes referentes s funes, aos procedimentos, registros, impressos, arquivos, empregados e departamentos envolvidos no sistema; (ATTIE, 2009, p.212). Os fluxogramas tm sido utilizados como instrumento de documentao de controle interno. Permitem representar graficamente os ciclos operacionais e oferecem as seguintes vantagens:

Efetuar o levantamento numa sequencia lgica e ordenada; Visualizar, num lance de olhos, as reas em conjunto, o que no se pode obter com o uso de questionrios, normalmente divididos em sees e, muito menos, com o mtodo descritivo;

Evitar a duplicidade de descries que quase sempre exigem e uso de formulrios quando vrias reas so alcanadas por determinada operao;

Facilitar a identificao de deficincias de controle interno em especial, pois evidenciam aspectos relacionados com a eficincia operacional, que podem passar despercebidos quando se empregam questionrios (por exemplo, a duplicidade de trabalhos ou trabalhos desnecessrios);

Evitar problemas de semntica, que ocorrem na utilizao de mtodos narrativos, desde que a simbologia utilizada seja perfeitamente definida e no suscite dvidas. (ATTIE, 2009, p.212).

O mtodo de questionrios baseia-se na utilizao de listas de perguntas padronizadas referente a aspectos bsicos do sistema visando fornecer um conhecimento genrico e uma avaliao global quanto ao seu funcionamento.

Existem diversos tipos de questionrios, a saber:

Alguns exigem respostas em forma narrativa; Outros pedem respostas simples: sim, no ou no aplicvel. Normalmente, as perguntas so feitas de modo que uma resposta negativa denote, em princpio, deficincia;

Outros ainda, cujas respostas devem ser uma combinao de ambos os tipos. (ATTIE, 2009, p.213).

Abaixo algumas vantagens que o mtodo de questionrios apresenta sobre os demais mtodos expostos:

Caso o auditor tenha muitas tarefas semelhantes, permitem reduo dos custos; Facilitam a administrao do trabalho, por sistematizarem os exames; Orientam o auditor na tarefa de conhecimentos e avaliao de sistemas simples e podem evitar omisses na considerao de algum aspecto do sistema;

Quando as perguntas devem ser respondidas com sim, no, ou no aplicvel, facilitam a identificao de deficincias. (ATTIE, 2009, p.213).

3.3.6 Controles internos na rea financeira O setor financeiro um dos pontos fortes de uma empresa, tendo em vista sua responsabilidade de lidar com funes de grande importncia como administrar o dinheiro da empresa, cuidando dos pagamentos e recebimentos, com o objetivo de controlar os gastos e receitas. Principalmente o controle das disponibilidades (caixa e bancos), contas a receber e contas a pagar interferem diretamente na continuidade da empresa. O controle das atividades financeiras de acordo com Pottmeier possibilita observar antecipadamente as necessidades de caixa da empresa auxiliando na tomada de decises, para que possveis eventos de insolvncia, como falta de capital de giro e at mesmo a falncia, possam ser corrigidos ou evitados. (POTTMEIER, 2010, p.21). Uma boa gesto e controle das finanas so fundamentais para ampliar o patrimnio de uma empresa, alm de promover sua continuidade no mercado econmico atual com competitividade e solidez, pois estes controlam os recursos financeiros necessrios maximizando os resultados.

Disponibilidades (Caixa e bancos) Dentro da empresa, o caixa representa os recursos imediatamente disponveis para pequenas despesas dirias e pagamentos no previstos. O banco compreende os saldos bancrios em conta corrente, que a empresa disponibiliza para saques ou aplicaes. So considerados como disponibilidades:

O numerrio em mos, em trnsito e os saldos bancrios que possam ser livremente utilizados; Os cheques vista em poder da entidade; As aplicaes em ttulo negociveis com conversibilidade imediata; e As aplicaes em ouro. (ATTIE, 2009, p. 298).

O controle das disponibilidades visa garantir que recursos financeiros estejam disponveis para honrar os compromissos de curto prazo. Abaixo algumas medidas que servem para fortalecer tal controle e que podem ser utilizados de forma quase padro pelas diversas empresas:

Segregao de funes entre a custdia de valores e a contabilizao; Sistema de autorizao e aprovao para pagamento; Conciliaes bancrias peridicas e revisadas por pessoa independente a de sua preparao; Utilizao de fichas de razo individuais para as diversas contas do disponvel; Utilizao de duas pessoas independentes para a assinatura de cheques; Abertura de contas bancrias pela administrao; Sistema de fundo fixo para valores mantidos em mos; Cancelamento da documentao comprobatria aps o pagamento; Controle de pagamentos para evitar atrasos e consequentemente multas ou juros de mora; e Controle dirio dos recebimentos e acompanhamento entre o valor depositado e o efetivamente recebido. (ATTIE, 2009, p. 300).

O controle das contas caixas e bancos exigem procedimentos claros e adequados para corrigir irregularidades, abster-se de fraudes e dar transparncias aos processos desenvolvidos, evitando desperdcios e desfalques, proporcionando assim uma melhor utilizao dos recursos de liquidez imediata. De acordo com Pottmeier estes procedimentos so:

Conferncia de valores; Movimentao interna da empresa confrontada com a movimentao realizada pelas entidades financeiras; Verificao nas contas bancrias dos recebimentos de clientes mediante depsitos; Exame de cheques de clientes e comprovantes de caixa, com o intuito de analisar se esto corretos. (POTTMEIER, 2000, p. 44).

Contas a receber As operaes de vendas de mercadorias, produtos ou servios a prazo, ou seja, para posterior recebimento geram para as empresas um direito, este registrado no ativo como contas a receber, sendo baixada aps o pagamento por parte do comprador. As contas a receber referem-se aos direitos de que a entidade titular, decorrente dos eventos econmicos de venda a prazo de mercadorias, produtos e servios relativos a seu objeto social. (ATTIE, 2009, p. 318). preciso adotar procedimentos de controles para acompanhamento do cumprimento pelos clientes, dos prazos de pagamentos concedidos. Tais procedimentos tendem a diminuir os riscos de prejuzos, no s porque permitem que providncias imediatas sejam tomadas com relao as contas em atraso, como tambm porque apresentam um importante instrumento de avaliao do desempenho da rea de cobrana da empresa. Para a empresa manter um bom controle das contas a receber precisa ter em boa forma de organizao:

Um sistema de cadastro dos clientes, com todas as informaes possveis sobre nome completo, dados pessoais, endereo, referncias familiares e comerciais, etc.;

Um servio de cobrana bem organizado; Uma carteira de ttulos bem organizada, constantemente vistoriada e em perfeita conexo com os servios de cobrana; Preferncia por recebimentos via bancria.

Contas a pagar

Forma o contas a pagar todas as obrigaes para com terceiros. Conforme Crepaldi (2011, p. 629) as obrigaes representam fontes de recursos e reivindicaes de terceiros contra os ativos da empresa. A origem do contas pagar se d pela necessidade da empresa em adquirir algum bem ou servio para a continuidade de suas atividades com pagamento futuro, estes so registrados no passivo. As obrigaes da empresa compreendem normalmente os seguintes grupos:

Fornecedores a pagar; Emprstimos a pagar; Impostos a pagar; Salrios a pagar e encargos sociais a recolher.

A boa administrao desta conta segundo Pottmeier relevante, tendo em vista que interfere nos numerrios da empresa assim com o contas a receber. Logo: O controle adequado, de custos, gastos e tudo que gera uma obrigao a pagar, com normas internas, procedimentos para as compras, etc., pode contribuir para o bom desempenho e resultado da organizao. (POTTMEIER, 2000, p. 48).

3.4 Sistemas de informao

A utilizao de um sistema de informao para o controle interno das operaes desempenhadas dentro da sociedade empresria destinam-se a fornecer elementos confiveis de apoio tomada de deciso, auxiliando diretores, gerentes e funcionrios na organizao, possibilitando a anlise de problemas, sua visualizao e solues. (SILVA, 2007, p.18). Os sistemas de informao gerenciais contemplam o processamento de grupos de dados das operaes e transaes operacionais, transformando-os em informaes agrupadas para a gesto. Manipulam informaes agrupadas, sintticas, totais, percentuais, acumuladores, plurais. (REZENDE, 2007, p.62). impossvel projetar um sistema de informao modelo capaz de ser utilizado como meio de comparao para apontar os pontos fortes e fracos de determinado sistema. Isso porque os sistemas de informao variam consideravelmente de uma empresa para outra. Contudo, um bom sistema no deve omitir as seguintes caractersticas:

A informao deve ser suficientemente detalhada para emitir identificao das operaes fora de linha ou possveis problemas;

Os relatrios devem conter informao relevante para os usurios; A forma de apresentao deve destacar a informao de maior importncia; A informao deve ser distribuda conforme as responsabilidades atribudas; A informao deve ser usada pelos que tenham competncia e tempo necessrios para compreender seu significado e adotar medidas corretivas, se necessrias. (CREPALDI, 2010, p.408).

A utilizao de um sistema de informao para o controle interno propicia a gerao das demonstraes contbeis com maior confiabilidade para seus usurios internos e externos alm de fornecer relatrios que auxiliam nas atividades operacionais desempenhadas no cotidiano da empresa. Segundo Rosini e Palmisano (2012, p.3) todo sistema apresenta as entradas de dados (input), processamento de sada das informaes (output), e feedback. Esquematizando, um sistema pode ser escrito em forma de diagrama, conforme a figura abaixo: Figura 7 - Esquema terico de qualquer sistema

Fonte: ROSINI; PALMISANO, 2012, p.3 Existem vrios tipos de controles em sistemas computadorizados, temos:

Controles administrativos e gerncias inclui a separao convencional de funes ou responsabilidades, o estabelecimento de objetivos e metas de segurana de informao, planos oramentrios, seleo de pessoal, designao de autoridades e treinamento de pessoal. Alm de desenvolvimento e implementao de medidas corretivas para os desvios de polticas e padres estipulados para o processo de gerenciamento;

Controles de segurana e privacidade mostram um estado oculto e fora do alcance de algum grupo particular em um ambiente de computao, programas, aplicativos, dados e/ ou equipamentos e informao pertencentes a pessoas restritas a certas funes;

Controles de preparao e captao de dados exercido no comeo de cada atividade de processamento de dados. Envolve o recebimento de documentos (dados fonte), pr-nmerico e preparando o input, o qual vem a constituir-se no processo de converso dentro de uma linguagem de mquina;

Controles de entrada de dados responsvel pela reduo de dvidas que possam existir no ponto de entrada dos dados do sistema de informao computadorizado;

Controles de processamento responsveis pelo lanamento do relatrio pretendido. So programados ou construdos dentro do computador;

Controles de sada e de emisso de relatrios assegurar que os relatrios solicitados sejam impressos ou transmitidos e que somente pessoas autorizadas devem receb-los;

Controles de gravao e recuperao de dados certificam a integridade de dados recebidos dentro da data-base e qualquer indivduo autorizado pode acess-lo com o mnimo esforo. (IMONIANA, 2008, p.43-50).

Segundo Rezende, em geral os sistemas procuram atuar como:

Ferramentas para exercer o funcionamento das empresas e de sua intrincada abrangncia e complexidade; Instrumentos que possibilitam uma avaliao analtica e, quando necessria, sinttica das empresas; Facilitadores dos processos internos e externos com suas respectivas intensidades e relaes; Meios para suportar a qualidade, produtividade e inovao tecnolgica organizacional; Geradores de modelos de informaes para auxiliar os processos decisrios empresariais; Produtores de informaes oportunas e geradores de conhecimento;

Valores

agregados

complementares

modernidade,

perenidade,

lucratividade e competitividade empresarial. (REZENDE, 2007, p.65).

4. CARACTERIZAO SOCIETRIA
A sociedade empresria objeto desta pesquisa, uma empresa de corretagem de seguros de pequeno porte, com sede no municpio de Belo Horizonte, estado de Minas Gerais, denominada Lder Money Corretora de Seguros de Vida e Representaes Comerciais Ltda. Tem como atividade principal a corretagem de seguros dos ramos de vida. Como atividade secundria capitalizao, planos previdencirios, sade, prestao de servios na rea de intermediao de servios bancrios, emprstimos, anlise de crdito e de cadastro, seguros de veculos e outros correlatos. As atividades tiveram incio no ano 2006 e seu prazo de durao por tempo indeterminado. O quadro societrio composto por uma nica pessoa sendo esta registrada na SUSEP (Superintendncia de Seguros Privados). A empresa possui enfoque lucrativo e tem como principais clientes servidores pblicos da esfera federal, estadual e municipal. Os seus principais fornecedores so os estabelecimentos comerciais que vendem artigos para escritrios, e prestadores de servios de manuteno de computadores/impressoras e de servios contbeis. Os equipamentos utilizados para realizao da atividade fim da empresa so computadores, notebooks e telefones. Utilizam-se tambm sistemas online oferecidos pelos bancos conveniados para lanamentos dos valores contratados a ser debitados em conta dos assegurados. O seu processo operacional se d de acordo com a demanda de clientes. A empresa tem como misso oferecer excelncia de qualidade na prestao de servios de seguros de vida, com base em conhecimentos adquiridos e responsabilidade social, de forma a oferecer o restabelecimento do equilbrio da vida financeira dos familiares do falecido e sua viso buscar a excelncia na corretagem de seguros de vida, visando ser reconhecida pelo comprometimento e excelncia profissional.

A estrutura organizacional compreende os seguintes cargos: o proprietrio da empresa, que est envolvido diretamente com todo o processo/rotina realizada dentro da empresa e principalmente com a rea comercial; o gerente, que possui autonomia para organizar e administrar as atividades do dia-a-dia; o assessor responsvel pelo acompanhamento dos clientes e toda assessoria necessria; a secretria, responsvel pelo atendimento telefnico, anotaes e repasse dos recados para o proprietrio e o auxilio nas atividades desenvolvidas no cotidiano; o office-boy, responsvel pelos servios bancrios, de correios, trmite de documentos fora da empresa conforme orientao do superior, distribuio de correspondncias internamente, entre outras coisas. Atravs da pesquisa interna, destacaram-se os seguintes pontos fortes:

Atendimento personalizado ao cliente; Pblico alvo: servidores pblicos da esfera federal, estadual e municipal; Boa localizao; Bom relacionamento entre os funcionrios.

5. DESENVOLVIMENTO
Para anlise e desenvolvimento da pesquisa se fez necessria a elaborao de um estudo de caso para melhor demonstrar a aplicabilidade das questes levantadas pelo trabalho. A empresa pesquisada a Lder Money Corretora de Seguros de Vida e Representaes Comerciais Ltda, situada na cidade de Belo Horizonte Minas Gerais, caracterizada pela venda de seguros. O organograma da empresa pode ser definido da seguinte forma:

Figura 8 - Organograma

Fonte: Elaborada pela autora Este tipo de estrutura ideal para o porte da empresa, pois a mais simples, baseada na autoridade linear. Entre o superior e os subordinados existem linhas diretas e nicas de autoridade (direito organizacional de exigir o cumprimento de ordens e execuo de tarefas) e de responsabilidade (dever de seguir com ordens e executar tarefas). Todas as decises e controle da empresa esto centralizados em uma s autoridade a que est no topo do organograma. As vantagens da estrutura organizacional linear so:

Fcil compreenso; Fcil implementao; Limitao clara das responsabilidades; Bastante estvel devido a centralizao do poder e do controle.

As desvantagens so:

A rigidez e a inflexibilidade da organizao linear dificulta a inovao; Pode se tornar autocrtica pela centralizao do poder, dificultando a cooperao e a iniciativa das pessoas; A unidade de comando torna os chefes generalistas, o que pressupe a existncia de chefes capazes de saber de tudo, pois acumula todos os assuntos possveis da empresa;

Congestionamento e paralisao de informaes na mesa do chefe em sua ausncia.

Com o intuito de alcanar o objetivo proposto inicialmente, sero relatadas abaixo as falhas identificadas nos processos atuais da empresa objeto de estudo, bem como a anlise de suas rotinas para posteriormente apresentar as sugestes de melhorias para as deficincias encontradas.

5.1 Identificar as falhas e dificuldades dos processos atuais

Aps anlises dos processos atuais desenvolvidos pela empresa foram constatados fragilidades. Na realizao de entrevistas com o proprietrio e funcionrios, percebemse alguns obstculos enfrentados cotidianamente. Com base nos questionrios aplicados e nas respostas apresentadas pelos entrevistados (proprietrio e funcionrios) foi constatado que no existe um controle interno eficiente nem um sistema informatizado que agilize as atividades exercidas no dia-a-dia e que traga mais confiabilidade s informaes. Verificou-se tambm que a empresa no possui um manual de procedimentos internos detalhando as atividades por funes, com isso as atribuies e responsabilidades de cada funcionrio no esto bem definidas. Apesar de poucos funcionrios, no se v claramente a segregao de funes, mesmo quando se tem funcionrios de confiana no se est livre de riscos e irregularidades, alm de possveis fraudes. Em relao ao setor financeiro da empresa percebe-se que no existe uma conciliao bancria e nem um controle das contas a pagar, as mesmas so pagas pelo proprietrio e por muitas vezes foram pagas erroneamente. O caixa (fundo fixo) da empresa controlado por uma nica pessoa atravs de anotaes manuais no livro caixa e este encaminhado para o proprietrio semanalmente junto com os recibos e notas fiscais. No entanto, a pessoa que recebe o dinheiro e presta contas dos gastos a mesma que faz a conferncia e posteriormente no ocorre uma auditoria do processo. O proprietrio no sabe informar o quanto a empresa apurou de lucro ou prejuzo no final de cada perodo. No se tem conhecimento do fluxo de caixa da empresa. As baixas dos ttulos recebidos por pagamento da mensalidade dos seguros so manuais em planilha em formato Excel. Tal procedimento est sujeito a erros involuntrios, o que pode acarretar em baixas incorretas, ou seja, baixar o ttulo de um determinado cliente em vez de outro. Este tipo de falha pode vir a ocasionar futuros

transtornos, uma vez que poder ocorrer cobrana indevida do cliente que de fato realizou o pagamento e por outro lado no sero tomadas as devidas aes para o recebimento do cliente que no efetuou o pagamento. Outra falha identificada nesse processo a falta de validao por parte de um sistema informatizado ou por outra pessoa, pois a mesma pessoa que envia a remessa de cobrana para os bancos faz as baixas dos ttulos, deixando assim aberturas para atitudes de m f em benefcio prprio. A prestao de contas seguradora tambm feita em planilhas de formato Excel. O que est sujeita a erros e falhas humanas. No se v processos e nem pessoas qualificadas para a cobrana de ttulos no recebidos. Os documentos, notas fiscais e recibos enviados para contabilidade no so protocolados, o que pode ocasionar desvios e transtornos futuros. Um fator relevante tambm observado foi a no utilizao de cartes de ponto pelos funcionrios, as empresas com menos de dez funcionrios esto desobrigadas do preenchimento do carto de ponto, entretanto, em uma ao trabalhista a empresa corre grande risco caso algum funcionrio mal intencionado venha questionar sua jornada de trabalho, pois a empresa no ter como se defender.

5.2 Analisar a rotina de controles internos

Ao analisar a rotina da empresa verificou-se que no h uma exata programao das contas a pagar. Para compras de materiais de expedientes (canetas, lpis, folhas, agendas, clipes, copos descartveis, etc.) o responsvel (secretria) faz o pedido junto ao fornecedor e dependendo do valor total da compra o pagamento feito atravs do fundo fixo ou negociado para 10 (dez) dias corridos a contar a partir da efetiva compra. O responsvel pelas compras de maior volume ou de itens de valores relevantes o proprietrio, este negocia a forma de pagamento direto com o fornecedor, mas sem nenhum conhecimento do atual fluxo de caixa da empresa, ou seja, sem a devida certeza de que conseguir honrar a dvida dentro do prazo negociado. Verificou-se que todas as cobranas pertinentes a empresa, bem como as contas de luz, telefone, energia, aluguel, condomnio, etc. so encaminhados diretamente para o

proprietrio, e sem nenhum efetivo controle realiza os pagamentos atravs de carto de dbito ou de dbito em conta. Tais contas no so conferidas quanto ao valor ou quanto a sua veracidade. Essa falta de controle ocasiona muitas vezes a duplicidade de pagamentos ou a falta de pagamento, ficando a empresa sujeita a restries ou a pagamento de juros e multa. A empresa dispe de uma nica pessoa (secretria) para realizar as transaes de caixa, mantendo sob sua custdia o fundo fixo de caixa no valor de R$50,00 (cinquenta reais) repassados toda segunda-feira pelo proprietrio. Este disponibilizado para despesas diversas como lanches e compras de materiais de expediente, etc. e/ou pagamentos imprevistos de valores pequenos. A prestao de contas feita as sextas-feiras, repassado para o proprietrio as notas e recibos. Em seguida o mesmo confere o saldo final com o fsico constante em caixa. Toda a rotina do contas a receber realizada por uma nica pessoa, o gerente. Entre o ltimo e primeiro dia de cada ms feito o envio da remessa de cobrana para os bancos conveniados e posteriormente a baixa dos ttulos. Um dos bancos conveniados o Banco do Brasil, a rotina realizada a seguinte: primeiramente necessrio levar uma autorizao autenticada e assinada de cada cliente at o banco onde a empresa tem conta, essa autorizao encaminhada para o gerente de cada cliente e aps sua verificao cadastrado o dbito em conta para que posteriormente seja feito o desconto automtico das mensalidades do seguro. No ltimo dia til de cada ms enviado atravs do site do Banco do Brasil o relatrio de remessa de cobrana, este feito manualmente. So selecionados os devidos clientes, alterados o vencimento e se caso necessrio alterado tambm o valor. agendado para o primeiro dia til do ms seguinte o desconto na conta dos clientes selecionados. Aps dois dias teis disponibilizado tambm no site do banco o relatrio de retorno onde esto relacionados todos os clientes com o nmero da agncia, conta e valor descontado. So tambm descriminados os clientes que tiveram insuficincias de fundos (sem dinheiro na conta). Em seguida feita a baixa dos ttulos recebidos em uma ficha manual feita para cada cliente especificamente para este controle, e para aqueles clientes que no foi possvel o recebimento posteriormente realizado a cobrana. Outro banco conveniado o Banco Bradesco, a rotina realizada a seguinte: no necessrio apresentar autorizao para cadastramento do dbito automtico na conta dos clientes, contudo, a autorizao devidamente autenticada e assinada fica em posse da empresa, a fim de se resguardar caso algum cliente venha a reclamar dos

descontos em sua conta. O desconto feito em tempo real conforme lanamento do relatrio de remessa de cobrana, para tanto o banco cobra uma taxa de R$2,65 por cliente, taxa superior a dos demais bancos conveniados. No primeiro dia do ms enviado o relatrio de remessa de cobrana e consequentemente o desconto na conta do cliente no valor da mensalidade referente ao seguro. Aps dois dias teis disponibilizado no site do branco o relatrio de retorno constando as liquidaes e as insuficincias de fundos. O processo de baixa dos ttulos da mesma maneira j detalhado acima. A Caixa Econmica Federal tambm conveniada com a empresa, a rotina a seguinte: atravs do sistema da Caixa Econmica so gerados boletos para aqueles clientes que optaram por essa forma de pagamento, tais boletos so enviados via correios at a residncia de cada cliente. Aps o pagamento o dinheiro automaticamente transferido para a conta da empresa, mas sendo liberado para movimentao apenas no segundo dia til, tambm disponibilizado neste dia o relatrio de retorno onde descrimina os clientes que efetuaram o pagamento e os que no efetuaram. A baixa dos ttulos da maneira j citada anteriormente. Abaixo uma forma resumida do atual processo desempenhado no contas a receber da empresa: Figura 9 - Fluxo atual do Contas a Receber

Fonte: Elaborado pela autora Quando os clientes no pagam nem atravs de boleto nem dbito em conta, feito o processo de cobrana, primeiramente via telefone e em segundo caso feita a cobrana presencial, sendo o proprietrio juntamente com seu assessor responsveis

por ir at a residncia do cliente e negociar uma nova data para pagamento. Se no houver negociao ou o cliente quebrar o acordo mais de duas vezes o seguro cancelado junto a seguradora, ficando assim desacobertado. Caso futuramente deseje retomar com o seguro basta quitar todas as dvidas em atraso, em seguida a empresa solicita novamente a efetivao do seguro junto seguradora. Por volta do quinto dia til de cada ms feita uma medio do ndice de inadimplentes para prestao de contas a seguradora. Em uma planilha de excel so relacionados os clientes que esto em dia com os pagamentos, os inadimplentes, os seguros cancelados por insatisfao e os que tiveram o primeiro desconto (pagamento do seguro) para iniciar a cobertura. Tal planilha enviada para a seguradora onde so conveniados. repassado para a seguradora atravs de boleto bancrio com vencimento para todo dia 10 (dez) 30% (trinta por cento) do valor da mensalidade de cada cliente independentemente do seu efetivo pagamento. Verificou-se que o cumprimento em dia de tal boleto essencial para que a seguradora continue dando cobertura para os segurados. No terceiro dia til de cada ms so encaminhados para a contabilidade todos os documentos necessrios referentes ao ms anterior. Tais documentos so organizados pela secretria, porm sem a emisso de protocolos so enviados para a contabilidade atravs do office-boy. Quando recebidos da contabilidade o proprietrio confere e os arquiva.

5.3 Sugerir melhorias para as deficincias encontradas nos processos

Com base nas deficincias encontradas nos processos de controle interno algumas sugestes so propostas. Tem-se por indispensvel, como primeira medida, a informatizao dos processos atravs da implantao de um sistema de informao gerencial, para eliminao da repetio das atividades, melhoria da qualidade e do fluxo das informaes que consequentemente afeta nas tomadas de decises e nos processos internos, maior confiabilidade, credibilidade, controle da execuo e acessos a tais informaes, alm de permitir a gravao e recuperao dos dados, podendo ser consultados a qualquer momento sem ter que efetivamente busc-los fisicamente nos arquivos e agregar valor a empresa no que tange a modernidade e sua competitividade empresarial.

Complementando, Silva descreve que: A utilizao de um sistema de informao para o controle interno das operaes desempenhadas dentro da sociedade empresria destina-se a fornecer elementos confiveis de apoio tomada de deciso, auxiliando diretores, a gerentes anlise e de funcionrios problemas, na sua organizao, possibilitando

visualizao e solues. (SILVA, 2007, p.18). A informatizao possibilita maior eficincia e eficcia dos processos, melhorando assim a competitividade da empresa no mercado e aumentando sua lucratividade. Para tanto, dever ser feito uma busca no mercado quanto a qual sistema comprar, pois o mesmo dever atender as necessidades e caractersticas da empresa levando em considerao custo x benefcio. necessrio criar um manual de controle interno onde conste as instrues operacionais, normas e condutas adotados pela empresa. importante que o responsvel pela empresa os organize e os distribua a seus funcionrios. Esta adoo colabora para a coibio de erros de execuo e tambm garante a qualidade dos processos. Todos os funcionrios devero ter livre acesso ao manual, para que saibam claramente suas funes e tarefas a cumprir. Com estes manuais o proprietrio ter uma ferramenta para definir melhor as atividades e se ser necessria a atualizao do responsvel pela execuo de tal atividade com treinamentos especficos. De acordo com Dias os manuais devem ser de fcil e rpida compreenso, para que qualquer pessoa ao ler o manual de controles internos, entenda:

A ordem de execuo das atividades; Como so realizados os procedimentos; As informaes registradas nos sistemas informatizados; As operaes automatizadas; As operaes que necessitam de interveno humana; Os relatrios emitidos e seu destino e objetivo. (DIAS, 2010, p. 45).

importante que estes manuais sejam atualizados sempre que necessrio, pois estes facilitam o entendimento das pessoas quanto as suas responsabilidades, os limites de sua autoridade, se tm competncia e comprometimento de fazerem o que correto da maneira correta.

Atravs da sugesto acima proposta fica mais fcil designar para cada funcionrio suas funes. Segregar as funes um fator relevante para a eficincia e confiabilidade das informaes, pois como j dito anteriormente mesmo quando se tem funcionrios de confiana no se est livre de risco e irregularidades, alm de possveis fraudes. Nenhum funcionrio da empresa deve ter sob controle a responsabilidade de todo o ciclo de uma transao. As operaes devem ser planejadas de forma que mais de uma pessoa participe de cada transao, desta forma, o trabalho de um torna-se a prova do outro. Neste contexto, Almeida enfatiza que: Para que os processos operacionais sejam executados de acordo com o pr-definido da necessrio que tenham os empregados e departamentos organizao, suas atribuies

claramente definidas e limitadas, de preferncia por escrito, levantamento de fluxos e rotinas pertinentes a atividade, por meio de manuais internos. Com essas atribuies possveis da distribudas erros e claramente, possvel assegurar que todos os procedimentos de controle omisses sejam na executados, realizao das detectar irregularidades, alm de apurar as responsabilidades por eventuais transaes organizao. (ALMEIDA, 2010, p. 43). Pelo fato da empresa no possuir um sistema informatizado fica comprometido o bom funcionamento dos controles internos necessrios ao contas a pagar, ao contas a receber e sua gesto. A utilizao do sistema proporciona a gerao de relatrios em diversos formatos para suporte em tais rotinas, como tambm relatrios de ndice de inadimplncia, de seguros cancelados, suporte nas conciliaes bancrias, fluxo de caixa, emisso de protocolos, etc. para tanto de grande relevncia o lanamento correto das informaes no sistema. Programar os pagamentos para no mximo trs vezes no ms, por exemplo, todo dia 10 (dez), 20 (vinte) e 30 (trinta), isso proporciona um maior controle das contas a pagar, evitando atrasos e duplicidade de pagamentos, importante tambm dar entrada no sistema de todas essas contas.

O relatrio das contas a pagar dever ser gerado atravs do sistema e encaminhado antecipadamente de acordo com a programao de pagamento estabelecida para o proprietrio juntamente com boletos e duplicatas anexadas, para que dessa forma possa efetuar os pagamentos corretamente. Aps dever ser efetuada a baixa do ttulo no sistema e arquivado todos os comprovantes em pastas devidamente etiquetadas por no mnimo cinco anos. Figura 10 - Fluxo do Contas a Pagar

Fonte: Elaborado pela autora Para maior confiabilidade na rotina do contas a receber todos os clientes devero ser cadastrados no sistema, neste dever conter dados pessoais, endereo, seguro contratado, etc. em seguida efetuar os lanamentos dos ttulos a receber. No prprio sistema possvel processar a carga dos ttulos a vencer, ou seja, gerar a remessa de cobrana, agilizando e tornando mais confivel as informaes a serem enviadas para os bancos. Da mesma maneira que possvel processar a remessa de cobrana tambm possvel a importao para o sistema do relatrio de retorno disponibilizado pelos bancos. Desta forma, a baixa dos ttulos pagos tornar mais confivel, no ocorrendo baixas indevidas ou incorretas, uma vez que o processo ser automtico. Abaixo uma forma resumida de como seria esse processo:

Figura 11 - Fluxo do Contas a Receber

Fonte: Elaborado pela autora importante que a carteira de ttulos seja bem organizada, para que haja uma conexo com os servios de cobrana e para que as devidas aes sejam tomadas. vivel primeiramente padronizar um modelo de carta de cobrana (para isto pode-se utilizar sistemas informatizados) para que esta seja enviada para os clientes em atraso, evitando assim custos com ligaes telefnicas e transportes. Se no houver retorno com a aplicao da primeira medida, vivel o contato direto com o cliente via telefone. Aps uma anlise de custos versus benefcios poderiam avaliar a contratao de uma empresa terceirizada especializada em cobranas, evitando assim o desgaste natural no confronto com o devedor e obtendo maior retorno na recuperao dos crditos e consequentemente a diminuio do ndice de inadimplentes. relevante tambm a contratao de um profissional contbil para realizao de determinadas funes que at ento no so desenvolvidas dentro da empresa, como por exemplo, as conciliaes bancrias, confirmao das transaes realizadas no caixa da empresa bem como o levantamento constante do fluxo de caixa. Proporcionar administrao registros dos custos e despesas incorridos, auxiliar o proprietrio nas tomadas de decises, acompanhar e dar suporte nos trabalhos desenvolvidos pela contabilidade terceirizada, desenvolver e fornecer dados para avaliar o desempenho financeiro da empresa.

Para todo trmite de documentos deve haver a conferncia e em seguida a emisso do protocolo para que haja uma ordenao e minimizao de erros e falhas. Neste dever conter a data de sada, descrio de todos os documentos e campo para assinatura do recebedor. A maioria dos sistemas informatizados j possui essa funo padronizada, o que facilita e agiliza o processo. Adquirir um relgio cartogrfico para registrar com exatido os horrios de entrada e sada dos funcionrios, a fim de se prevenir contra causas trabalhistas e fornecer para a contabilidade tais informaes com maior credibilidade para o clculo de horas trabalhadas. Figura 12 - Relgio cartogrfico

Fonte: ECF SISTEMAS, 2012.

6. ANLISE DE RESULTADOS
Aps anlise dos procedimentos efetuados pela empresa e conforme as sugestes de melhorias descritas no item anterior espera-se que com a implantao de tais medidas a empresa alcance a eficincia, eficcia e segurana em suas atividades desenvolvidas diariamente. Com a adoo de certos componentes da lei Sarbanes-Oxley espera-se o estabelecimento do nvel de confiana nas informaes geradas, um maior e melhor controle dos acontecimentos ocorridos dentro da empresa, a reduo de possibilidades de fraudes, alm de beneficiar com uma melhor visibilidade sobre o que ocorre no negcio. Com o alinhamento de elementos que caracterizam a estrutura de controle interno propostas pelo modelo COSO adquirir maior transparncia e responsabilidade sobre a qualidade das informaes alcanando as metas e os objetivos.

No que tange a implantao do sistema informatizado espera-se a eliminao de retrabalhos, para trazer mais agilidade e segurana nas rotinas financeiras, principalmente as desempenhadas no contas a pagar e no contas a receber, melhor qualidade e fluxo das informaes de forma a auxiliar nas tomadas de decises e nos processos internos, maior confiabilidade, credibilidade, controle da execuo e acessos a tais informaes, agregando valor a empresa e aumentando sua competitividade empresarial no mercado econmico atual e consequentemente maior lucratividade. Referente a criao de um manual interno espera-se prticas uniformes, normatizao e eficincia dos atos que previnem a ocorrncia de erros de execuo e desperdcios, o conhecimento por parte de todos os funcionrios sobre suas funes, tarefas a cumprir, a ordem de execuo e como so realizadas as atividades para assim facilitar o entendimento das pessoas quanto as suas responsabilidades e limites. Outra sugesto proposta foi a segregao de funes, pois verificou-se que uma nica pessoa detinha a responsabilidade de todo um ciclo de uma transao. Com a adoo da sugesto espera-se que mais de uma pessoa participe de cada transao, diminuindo assim os nveis de riscos, irregularidades e possveis fraudes alm de proporcionar a empresa possibilidades de apurao de responsabilidades por eventuais omisses na realizao das transaes. Enfatizando o contas a pagar espera-se que a empresa alcance maior controle e visualizao global dos compromissos assumidos com terceiros, permitindo acompanhar de maneira fcil os pagamentos a serem efetuados em determinado perodo e verificao das disponibilidades de recursos para honrar com as dvidas. Permitir ao proprietrio avaliar as melhores oportunidades de assumir novos compromissos, de maneira a no centralizar muitos pagamentos em determinada data e que possibilite estabelecer prioridades de pagamentos e montante dos valores a pagar. Com as medidas sugeridas para o contas a receber da empresa espera-se maior confiabilidade, agilidade nas atividades desempenhadas e possibilitar o conhecimento dos valores a receber e/ou recebidos, os clientes em atrasos para que assim possa programar as cobranas. Com um melhor planejamento das cobranas de clientes inadimplentes espera-se que a empresa recupere seus crditos e consequentemente os ndices de eficincia na cobrana de ttulos em atrasos.

Com a contratao do profissional contbil proporcionar maior confiana nos servios prestados pela contabilidade terceirizada, que as atividades de grande valia que at ento no so realizadas, como por exemplo, a conciliao bancria, a apurao do fluxo de caixa da empresa para conhecimento do proprietrio quanto as suas sadas e entradas de recursos passem a ser desenvolvidas, auxiliar na gesto econmica da empresa, na apurao dos resultados e na tomada de decises. Com a emisso de protocolos no trmite dos documentos evitar desvios e transtornos caso no localizado um determinado documento em uma determinada poca, alm de permitir uma ordenao e minimizao de erros e falhas. Com a aquisio do relgio cartogrfico resguardar a empresa de causas trabalhistas e fornecer maior controle da entrada, sada e horas extras dos funcionrios.

7. CONCLUSO
Constatou-se, pela pesquisa, a importncia do controle interno em uma empresa independente da sua classificao empresarial, pequeno ou grande porte. A prtica de implantao de controles internos s tem a agregar valor e confiana nas atividades operacionais desenvolvidas, alm de ser uma ferramenta de gesto, gerando informaes oportunas e confiveis aos administradores, auxiliando assim na tomada de decises objetivando o alcance das metas e detectando erros e/ou fraudes. A realizao deste trabalho permitiu tambm verificar a importncia dos sistemas informatizados para o processo operacional da empresa, dos manuais internos para padronizao, conhecimentos e aplicao por todos os funcionrios, a segregao de funes para reduo de risco e irregularidades, alm de possveis fraudes e de uma rotina bem administrada e planejada. O trabalho proposto buscou analisar como a implantao de um sistema de controle interno pode contribuir para a melhoria dos processos da organizao pesquisada. Para tanto foi primeiramente identificado as falhas nos processos atuais, em seguida analisado a rotina de controles internos para ento sugerir melhorias para as deficincias encontradas. Entende-se que os objetivos propostos foram alcanados, tendo em vista o conhecimento adquirido sobre o assunto, atravs do referencial terico e das sugestes de melhorias efetuadas para que a empresa objeto da pesquisa possa implantar mudanas nos processos e mtodos de maneira simples, mas coerente,

minimizando erros e corrigindo pontos falhos para o alcance um melhor resultado com base em informaes confiveis e em tempo hbil. Espera-se que aps esta pesquisa a empresa adote novas condutas para um melhor controle interno, adquira um sistema informatizado para auxiliar na funcionalidade dos controles e acompanhe as evolues tecnolgicas e do mercado para que se tenha um diferencial competitivo que possa agregar valor a empresa visando o alcance das metas e objetivos.

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