COMUNICAR EA Cu publicul

CUPRINS
INTRODUCERE...............................................................................................................................1 CAPITOLUL I...................................................................................................................................2 Procesul de comunicare.....................................................................................................................2 1.1.Elementele procesului de comunicare.................................................................................... 1.2.!unc"iile comunic#rii.............................................................................................................. 1.$.%odalit#"i de comunicare.......................................................................................................& 1.&.Canalele de comunicare..........................................................................................................' 1.'.Comunicare (i moti)a"ie.......................................................................................................1* 2.2.Rela"iile cu pu+licul..............................................................................................................2& 2.2.1.Conduita ,n rela"iile cu pu+licul...................................................................................2& 2.2.2.Retorica ,n rela"iile cu pu+licul....................................................................................2' 2.2. .Persuasiunea ,n rela"iile cu pu+licul.............................................................................2' 2.2.&. Accesul cet#"enilor la in-orma"iile de interes pu+lic................................................... 2. . Comunicarea. Concepte de +a.# ale comunic#rii ,n procesul de administrare.................. / 2. .1. Comunicarea cu superiorii ierar0ici............................................................................$* 2. .2. Comunicarea cu cole1ii...............................................................................................$2 2. . . Comunicarea cu su+alternii.........................................................................................$2 2.$. Coresponden"a administrati)#.............................................................................................$$

INTRODUCERE
O pro+lem# important# cu care se con-runt# societatea modern#2 ce a-ectea.# direct (i imediat2 dar (i indirect2 pe termen nederminat2 )ia"a indi)i.ilor2 colecti)it#"ilor (i a societ#"ii ,n ansam+lu2 este pro+lema comunic#rii. Caracteristic# speci-ic uman#2 comunicarea este liantul indi)i.ilor dintr3o colecti)itate2 ce o-er# posi+ilitatea cunoa(terii opiniilor acestora2 a omo1eni.#rii su+ aspect psi0o3social2 asi1ur,nd -unc"ionare normal# a colecti)ului2 indi-erent de m#rimea (i natura sa. A comunica nu ,nseamn# doar a emite sunete (i cu)inte2 ci ,nseamn# ,n acela(i timp2 a 14ndi (i a cunoa(te. 5n )ia"a de .i cu .i2 oamenii sunt con-runta"i cu di-erite situa"ii care cer comportamente speci-ice (i modele de comunicare adec)ate. Ast-el2 ei tre+uie s# dispun# de o ade)#rat# cultur# a comunic#rii 6 cum s# )or+easc#2 unde2 c4nd2 ,n ce situa"ie. Dinamismul societ#"ii contemporane determin# e7isten"a specialistului competent2 +ine in-ormat2 cult2 nu numai ,n domeniul strict al acti)it#"ii curente2 +un analist economic si politic cunosc#tor (i m,nuitor al te0nolo1iei in-ormati.#rii2 etic (i moral etc. ,ntr3 un cu),nt un pro-esionist2 ca s# ,n"elea1# (i s# aplice ,n mod creator )alorile democratice ,n comunitatea uman# unde ,(i des-#(oar# acti)itatea de .i cu .i2 s# -ie cu ade)#rat ,n slu8+a cet#"eanului. Ast-el ca comunicarea este un proces nu doar important ci (i necesar2 -unc"ionarul pu+lic a),nd o+li1a"ia de a3(i ,ndeplini co(tiincios atri+u"iile2 pentru a promo)a o ima1ine -a)ora+il# pentru institu"ia sau autoritatea pu+luc# ,n care ,(i des-#(oar# acti)itatea. Primul capitol al lucr#rii aduce o incursiune ,n toria comunic#rii6 elemente2 etape2 +ariere2 -unc"ii2 modele2 modalit#"i (i canale de comunicare2 ast-el -iind e)iden"iate principalele caracteristici ale acestui proces comple7. Comunicarea e-icient# apare ca un catali.ator pentru +una -unc"ionare a ,ntre1ului sistem institu"ionali.at. Capitolul doi tratea.# pro+lematica comunic#rii ca +a.# a rela"iilor pu+lice2 identi-ic,nd comunicarea institu"iilor (i autorit#"ilor pu+lice cu presa2 societatea ci)il#2 comunicarea cu proprii an1a8a"i2 comunicarea cu pu+licul lar1 9cet#"enii: propun,ndu3se (i solu"ii la pro+leme speci-ice comunic#rii institu"ionali.ate2 -iind pre.entat (i un studiu de ca.. Ultima parte a capitolului tratea.# elementele distincti)e ale coresponden"ei administrati)e2 ca -orm# a comunic#rii scrise. Comunicarea2 ,n procesul de administrare2 prin speci-icul stilului2 pre.int# anumite tr#s#turi. !iind un stil de specialitate2 este o+li1atorie -amiliari.area -unc"ionarilor cu caracteristicile acestui stil deaceea capitolul trei are ca tem# stilul administrati)2 aduc4ndu3se ,n prim3plan 1ene.a (i e)olu"ia2 inclusi) ,n periada actual#2 tipurile de redact#ri (i 1re(elile cele mai -rec)ente ale stilului administrati). Dac# primele trei capitole tratea.# pro+lematica comunic#rii ,ntr3o )i.iune mai mult teoretic#2 ultimul capitol2 a),nd ca tem# practicile comunica"ionale Rom4nia3Repu+lica %oldo)a2 pre.int# o tratare cu e7emple2 re1lement#ri 8uridice -orma (i con"inutul anumitor acte administrati)e (i situa"ia actual# ,n domeniu. 5n realitate2 +una comunicare constituie rareori o preocupare ma8or# pentru conduc#torii institu"iilor (i autorit#"ilor pu+lice care sunt con)in(i c# st#p4nesc acest# art#. Anume din acest# cau.# are de su-erit ima1inea institu"iei pu+lice (i ,ncrederea cet#"eanului ,nt3un ser)iciu de calitate. De aici (i +ine cunoscutul stereotip3 -unc"ionarul este un ;0,r"o1ar< o ma(in# care nu -ace nimic ,n a-ar# de dispo.i"iile conduc#torului direct (i nu este a-ectat de pro+lemele cet#"eanului. Desi1ur este -oarte 1reu de a elimina din mentalitatea societ#"ii actuale un asemenea stereotip2 dar o re-orm# ar putea sc0im+a situa"ia2 ,m+un#t#"ind calitatea ser)iciilor prestate2 comportamentul -unc"ionarilor2 aduc4nd o desc0idere c#tre cet#"ean2 -unc"ionarul nu )a -i )#.ut ,ntr3o alt# lumin#2 mai -a)ora+il#.

Capitolul I
PROCESUL DE COMUNICARE Oricine nu face, nu gn e!te !i nu "pune orice, oricu#, oricui, oricn , oriun e, "au $n orice "itua%ie, $n orice "cop, cu orice efect =ar> ?o0ns2 pro-esor la Concordia Uni)ersit> din %ontreal

5n pre.ent2 teoriile despre comunicare sunt ,n plin# e)olu"ie2 deoarece situa"iile prin care trec or1ani.a"iile2 indi)i.ii ,n particular2 sunt ,n continu# sc0im+are. Procesul de comunicare este adesea asemuit cu un input3procesare (i acetput3de in-ormare.1 Competen"a ,n ;lucrul< cu in-orma"ia2 de orice natur# ar -i ea2 a de)enit o cerin"# indiscuta+il# pentru aproape orice pro-esie. 5n acest conte7t2 comple7itatea2 speci-icul (i implica"iile comunic#rii au -#cut ca studiul acesteia s# se -ac# separat pe pro-esii. Termenul de comunicare este -olosit ,n str4ns# le1#tur# cu termenii lim+# (i lim+a8. Sunt -olosi"i uneori ca ec0i)alen"i2 alteori se -ace o distinc"ie clar# de sens. !iecare termen cap#t# semni-ica"ii noi dac# i se asocia.# un atri+ut speci-ic. Ast-el2 comunicarea poate -i )er+al# sau non)er+al#2 inter1rupal# sau intra1rupal# etc. Lim+a poate -i matern#2 de circula"ie etc. Lim+a8ul poate -i artistic2 matematic2 -iloso-ic2 emo"ional etc. Clar-ic#ri asupra con"inuturilor acoperite de ace(ti termeni sunt aduse de c#tre discipline di-erite6 lin1)istic#2 psi0olo1ie2 in-ormatic#2 sociolo1ie2 lo1ic#2 -iloso-ie2 ar0itectur# etc. Indi-erent de (colile2 domeniile sau opiniile care de-inesc comunicarea2 se pot identi-ica c4te)a aspecte comune6 comunicarea repre.int# un proces de transmitere de in-orma"ii 9in-orma"ia -iind pri)it# ca un termen 1eneral re-erindu3se at4t la concepte2 c4t (i la semne2 sim+oluri etc.: comunicarea necesit# cel pu"in doi poli 9indi)id3indi)id2 indi)id31rup etc.: Etimolo1ic2 termenul pro)ine din lim+a latin#2 unde ;communis< ,nsemna ;a -i ,n rela"ie cu2 a pune de acord<. Dic"ionarul de sociolo1ie de-ine(te comunicarea ca un proces de emitere a unui mesa8 (i de transmitere a acestuia ,ntr3o manier# codi-icat# cu a8utorul unui canal c#tre un destinatar ,n )ederea recept#rii. 2 Dic"ionarul de psi0olo1ie de-ine(te comunicarea ca rela"ie ,ntre indi)i.i ce implic# transmitere inten"ionat# sau nu2 cu in-luen"e asupra receptorului "i cu e-ect retroacti). Comunicarea esre o ne)oie -undamental#2 la -el ca aceea de a m4nca2 a +ea2 at4t de -undamental#2 ,nc4t unele -orme de tortur# constau ,n a i.ola un indi)id ,ntr3o celul#2 -#r# a i se permite )reo comunicare sonor# sau )irtual# cu mediul.
1 2

%anea2 %.2 %etode administrati)e moderne2 Ed. Uni)ersul2 C0i(in#u2 2**22 p.1&*. Comunicarea, sursa6 0ttp6@@AAA.academiaonline.ro@inde7.p0p@Cont@Lectie@1@1 9accesat la 2*@12@2**$: Idem

Comunicarea B sc0im+ul de in-orma"ii2 idei (i sentimente B a -ost de-init ca un proces interpersonal de transmitere (i recep"ie de sim+oluri care au ata(ate ,n"elesuri. $ Comunicarea este deci acel -enomen care permite crearea de le1#turi ,ntre oameni2 ,ntre institu"ii (i ,ntre institu"ii (i oameni2 le1#turi asem#n#toare unor pun"i in)i.i+ile de esen"# in-orma"ional#. Comunicarea este un proces de mare comple7itate2 di-icil de desci-rat2 ceea ce impune simpli-icarea lui pentru a3l putea ,ntele1e. Procesul de comunicare const# ,n ansam+lul opera"iilor de transmitere (i primire a sim+olurilor cu ,n"elesurile ata(ate lor.

&'&' Ele#entele proce"ului e co#unicare Un model comple7 de comunicare )a include urm#toarele elemente6 1. emi"#torul este sursa de in-orma"ii2 punctul de pornire2 unde este 1enerat# ideea ce )a -i transmis#. 2. emitentul este orice an1a8at care de"ine in-orma"ii2 idei2 inten"ii si o+iecti)e pri)ind comunicarea2 -ormulea.# mesa8ul2 ale1e lim+a8ul2 receptorul si mi8locul de comunicare ,ns# nu poate controla deplin ansam+lul procesului. . codi-icarea repre.int# procesul de transpunere a ideii ,ntr3o -orm# sim+olic# 9se e7prim# prin cu)inte rostite2 ima1ini sau 1esturi: ce se poate apoi e7pedia. $. mesa8ul este sim+olul sau ansam+lul sim+olurilor transmise de emi"#tor receptorului. & 5n 1eneral2 mesa8ul este o com+ina"ie de ima1ini2 sunete si cu)inte. &. canalele de comunicare sunt traseele pe care circul# mesa8ele. Dup# 1radul de -ormali.are acestea pot -i6 -ormale 9o-iciale:3care de re1ul# se suprapun rela"iilor or1ani.a"ionaleC adi"ionale 9ne-ormale2 neo-iciale:3care nu sunt impuse (i se sta+ilesc pe alte +a.e 9pre-erin"e2 interese:. D. mi8locul de comunicare repre.int# suportul te0nic al procesului de comunicare2 asociat canalului pe care se transmite mesa8ul. Cele mai utili.ate sunt6 tele-onul2 tele7ul2 tele-a7ul2 po(ta electronic# etc. '. decodi-icarea este procesul in)ers al codi-ic#rii2 prin care prin care receptorul intrpretea.# mesa8ul2 atri+uind sim+olurilor codi-icate de emi"#tor un anumit ,n"eles2 sens2 ,ncerc4nd s# descopere ideea mesa8ului transmis. /. receptorul este destinatarul mesa8ului2 reu(ita procesului de comunicare impune emi"#torului sa ia in considerare capacitatea receptorului de a decodi-ica mesa8ul. E. raspunsul este maniera ,n care reactionea.# la mesa82 atitudinea receptorului -a"# de acesta. El poate sa nu ai+# nici o reac"ie din di)erse moti)e2 poate sa ai+# o reac"ie de respin1ere2 sau poate a)ea mai multe r#spunsuri. 1*. cone7iunea in)ers# 9-eed3+acF3ul: este partea r#spunsului dat de receptor emi"#torului prin di)erse mi8loace2 direct sau indirect. 11. conte7tul sau mediul este o component# adiacent# dar care poate in-luen"a considera+il calitatea comunic#rii. Se re-er# la situa"ia particulari.at# ,n care are loc comunicarea 9spa"iu2 stare psi0ic#2 inter-eren"ele .1omotelor2 ima1inilor )i.uale care pot pro)oca ,ntreruperi2 con-u.ii:. 12. -actorii pertur+atori sunt condi"iile care pertur+# sau se inter-erea.# cu transmiterea mesa8ului2 produc4nd de-orm#ri ale acestuia 9distorsiuni:2 di-icult#"i ,n receptarea lui 9+ruia8e:2 trierea in-orma"iilor con"inute 9-iltra8e: sau ,mpiedicarea transmiterii lor 9+loca8e:. D &'(' )unc%iile co#unic*rii Funcia de informare or1ani.a"iile au ne)oie de interac"iuni ,n mediul e7terior ,n care -unc"ionea.# (i ,n mediul interior ,ntre p#r"ile ei componente. Cei mai importan"i sunt oamenii.
$ &

Gurdu(2 E.2 !undamentele mana1ementului or1ani.a"iei2 Ed. Economica2 Gucure(ti2 1EEE2 p. 2$D %arinescu2 P.2 %ana1ementul institu"iilor pu+lice2 Ed. Uni)ersitatii din Gucuresti2 2** 2 p. ' D Nicolescu2 O.2 Sistemul in-orma"ional mana1erial al or1ani.a"iei2 Ed. Economic#2 Gucure(ti2 2**12 p $'

&

Conduc#torul este pus ,n -a"a monitori.#rii a dou# -eluri de in-orma"ie6 in-orma"ia e7tern# B trimis# (i primit# prin intermediul acti)it#"ilor de rela"ii pu+lice (i in-orma"ia intern# B care circul# prin canalele -ormale (i ne-ormale de comunicare. Funcia de comand i instruire aceast# -unc"ie a comunic#rii se re-er# la modalit#"ile prin care conduc#torii se asi1ur# c# oamenii (i departamentele ac"ionea.# continuu ,n direc"ia o+iecti)elor institu"iei. Funcia de influenare i convingere, ndrumare i sftuire prin aceast# -unc"ie se reali.ea.# moduri speci-ice de control asupra in-orma"iei (i asupra comport#rii mem+rilor institu"iei. Funcia de integrare i meninere -unc"ie ce tre+uie pri)it# su+ urm#toarele aspecte6 p#strarea institu"iei ,n stare opera"ional# prin cursi)itatea in-orma"ieiC -olosirea corect# a canalelor de comunicare pentru a e)ita ,nc#rcarea cu in-orma"ie inutil#C sortarea (i )eri-icarea datelorC inte1rarea p#r"ilor ,n ,ntre1 prin raportarea lor la acesta (i la conte7tul ,n care p#r"ile tre+uie s# -unc"ione.e. Interesa"i2 de strate1ia institu"iei (i tot prin comunicare ace(tia pot -i moti)a"i. Tot prin comunicare conduc#torul poate asi1ura circula"ia in-orma"ieiC in-orma"ia corect# (i util# tre+uie s# a8un1# la locul potri)it ,n momentul potri)it2 ast-el c# e-orturile tuturor s# se coordone.e ,ntre ele. Co#unicarea ca a+anta, "trategic Comunicarea e-icient# este unul dintre instrumentele strate1iilor de sc0im+are a institu"iei. 5n multe dintre or1ani.a"iile din economiile per-ormante se constat# ,n pre.ent tendin"a de descentrali.are a structurii or1ani.a"ionale (i trecerea de la cea des-#(urat# pe )ertical# la cea des-#(urat# pe ori.ontal#C e7ist# tendin"a de adoptare a principiilor TH% 9Total Hualit> %ana1ement:2 a ideii ,mputernicirii (i implic#rii an1a8a"ilor (i a lucrului ,n ec0ipe. ' Comunicarea intern# e-icace de)ine un element c0eie al strate1iei or1ani.a"iei. Caracteristicile esen"iale ale acesteia de)in ast-el6 comunicarea tre+uie s# ai+# loc -#r# ,ncetare (i prin orice mi8loaceC comunicarea tre+uie s# -unc"ione.e la ni)el emo"ional mai de1ra+# dec4t intelectual. Se o+ser)# sc0im+#ri -undamentale ,n comportarea presei (i a auditoriului or1ani.a"iei6 apari"ia unor pro+leme e7trem de comple7e 9E7. responsa+ilitatea or1ani.a"iei -a"# de mediu:C ne)oia de transparen"# a sistemului de deci.iiC ne)oia de a comunica totul (i imediatC credi+ilitatea intern# (i e7tern# a conducerilor or1ani.a"iilorC ne)oia sc0im+#rii percep"iei in)estitorilor -a"# de or1ani.a"ieC ne)oia parteneriatului cu sindicatele. &'-' Mo alit*%i e co#unicare A. Comunicarea oral Situa"iile speci-ice de comunicare oral# sunt urm#toarele6 Comunicarea fa n fa cu o persoan# are a)anta8ul c# este direct# (i c# permite -olosirea tuturor mi8loacelor )er+ale (i non)er+ale de comunicare. De asemenea poate -i interacti)#2 permi"4nd a8ustarea mesa8elor pe parcurs2 pe +a.a -eed3+acF3ului )er+al (i non)er+al. Comunicarea interpersonal este important# ,n situa"ii de e)aluare a per-orman"ei (i moti)are2 de dare de instruc"iuni2 de re.ol)are de con-licte2 de ne1ociere etc. Comunicarea interpersonal# -ocali.at# pe construirea de rela"ii interpersonale este necesar# ,n procesul de ,ndrumare (i s-#tuire a an1a8a"ilor. Comunicarea n grup are -unc"iuni caracteristice cum sunt6 a8ut# la de-inirea 1rupului2 spri8in# procesul de implementare a deci.iilor (i sc0im+#rii. O -orm# a comunic#rii ,n 1rup este comunicarea n faa unui auditoriu; ea are ca scop -ormarea unei ima1ini proprii2 a 1rupului sau a or1ani.a"iei. Comunicarea oral#2 ca mod de comunicare a mana1erului2 tre+uie s# "in# cont de mul"i -actori de conte7t cum ar -i6 cultura or1ani.a"ional#2 e7perien"ele a)ute de a lun1ul comunic#rii
'

%arinescu2 P.2 op. cit.2 p. 1*

anterioare2 di)erse moti)e care stau la +a.a rela"iilor personale2 sociale (i pro-esionale. Adresarea oral# are ca -orme speci-ice mai importante prezentarea, briefingul, raportul de situaie i raportul final. 1* Prezentrile pot a)ea loc ,n interiorul or1ani.a"iei sau ,n e7teriorul ei. 5n ca.ul pre.ent#rilor ,n interiorul or1ani.a"iei se presupune2 ,n 1eneral2 c# auditoriul are caracteristici comune. 5n le1#tur# cu pre.ent#rile ,n -a"a unui auditoriu e7tern or1ani.a"iei2 pot ap#rea dou# pro+leme importante6 di-icultatea adapt#rii pre.ent#rii (i a )or+itorului la auditoriul (i cadrul e7tern2 mai pu"in cunoscuteC -a.a di-icil# a ,ntre+#rilor (i r#spunsurilor. C4te)a din nea8unsurile -rec)ente2 ,n le1#tur# cu pre.ent#rile at4t interne c4t (i e7terne2 pot -i6 pre.ent#rile sunt con-u.e 9in-orma"ia tre+uie ast-el or1ani.at# ,nc4t s# poat# -i urmat# (i ,n"eleas#: pre.ent#rile sunt prea lun1i 9conci.ia2 al#turi de claritate2 este ,ntotdeauna apreciat# po.iti): pre.ent#rile sunt necon)in1#toare 9auditoriul tre+uie con)ins c# in-orma"ia este important# (i c# ar1umentele sunt corecte: stilul de pre.entare a in-orma"iilor este de-icitar. riefingul este o pre.entare mai scurt# cu scop de re.umare a unor in-orma"ii sau cu scop de in-ormare la .i pri)ind acti)it#"i de a-aceri2 proiecte ,n des-#(urare2 pro1rame sau proceduri. Ca -ormat2 +rie-in1ul este de o+icei o comunicare ,ntr3un sin1ur sens2 de la )or+itor spre auditoriuC procesul de in-ormare poate s# implice (i auditoriul. !aportul are ca scop anali.a situa"iei unei acti)it#"i sau proiect (i const# ,n pre.entarea de in-orma"ii rele)ante pentru o anumit# -a.# a acestora sau pentru -inali.area lor. !aportul de situaie se -ace printr3o pre.entare de *3$* minute. Scopul raportului de situa"ie este de a -amiliari.a auditoriul cu starea la .i a proiectului sau acti)it#"ii (i2 uneori2 s# -ac# re-eriri la proiec"ii ,n )iitor. !aportul final este o pre.entare -ormal# ma8or# de $*3D* minute2 destinat# anali.ei muncii la ,ntre1ul proiect2 de la ,nceput p4n# la s-4r(it. Are ca scop recomandarea pentru luarea unor deci.ii sau re.ol)area unei pro+leme2 pre.entarea unui re.ultat -inal al muncii ,n cadrul unui proiect. Situa"iile nepre)#.ute de comunicare oral# apar -rec)ent ,n acti)itatea de comunicare. Calitatea acestei -orme de comunicare poate cre(te dac# a)em ,n )edere -aptul c# perioada de 1ra"ie 9inter)alul dintre ,ntre+are (i r#spuns: -urni.ea.# timpul necesar pentru a decide asupra ideilor ce se )or emite (i pentru a lua deci.ii le1ate de mesa8. Alt tip de comunicare oral# este cea prin tele-on . Aspectul distincti) al acestei comunic#ri este lipsa din mesa8 a elementelor de natur# non)er+al#. Aceasta 1enerea.# o distan"# psi0olo1ic# -a"# de interlocutor care duce ,n mod -iresc la un con"inut depersonali.at al mesa8ului. Comunicarea cu mass3media poate ,m+r#ca -orme di-erite6 inter)iurile e7clusi)e (i spontaneC comunicatele de pres#C con-erin"ele de pres#. Planurile strate1ice ale or1ani.a"iei tre+uie s# includ# (i un plan ,n le1#tur# cu rela"iile de comunicare cu mass3media. G. Comunicarea n scris Caracteristicile pe care tre+uie s# le posede un mesa8 scris pentru a -i e-icient sunt urm#toarele6 tre+uie s# -ie u(or de cititC tre+uie s# -ie corectC tre+uie s# -ie adec)at direc"iei de transmitereC
1*

Idem

'

 tre+uie s# -ie +ine 14ndit. 5nainte de a comunica ce)a tre+uie s# sta+ilim scopul pentru care )rem s# transmitem un mesa8. Tre+uie s# clari-ic#m dac#6 este oportun# transmiterea mesa8uluiC reac"ia de r#spuns este -a)ora+il#C mesa8ul transmis are (anse s#3(i atin1# scopul. Pasul urm#tor ,n procesul de scriere este clari-icarea (i sistemati.area 14ndurilor ,n le1#tur# cu materialul pe care am decis c# este oportun s#3l scriem. Acest proces cuprinde urm#toarele -a.e6 1enerareaC sistemati.areaC or1ani.area materialului. Ultimul pas const# ,n scrierea propriu3.is# a mesa8ului2 ,ncep4nd cu redactarea lui (i continu4nd cu editarea (i punerea lui ,n -orma adec)at#. Este e7trem de important s# con(tienti.am -aptul c# a 14ndi (i a scrie sunt dou# procese di-erite. 5n 1eneral2 etapa de 14ndire constituie apro7imati) $*I din timpul necesar ,ntocmirii unui mesa8 scris2 iar etapa a doua2 de scriere propriu3.is#2 restul. Comunicarea ,n scris a8ut# oamenii s# de)in# mai sistematici ,n 14ndire. Studierea atent# a semni-ica"iei2 pentru a cunoa(te precis nuan"ele2 este o condi"ie a calit#"ii mesa8ului. C. Comunicarea non"verbal 5n comunicarea oral# 9direct#2 -a"# ,n -a"#:2 oamenii transmit mesa8e prin intermediul e7presiilor -aciale2 modula"iilor )ocii2 1esturilor (i a posturii corpului. Adesea nu suntem con(tien"i de 1esturile noastre (i de e-ectele pe care le au acestea asupra interlocutorului. 5n cadrul comunic#rii non3)er+ale putem s# anali.#m (i mediul ,n care are loc comunicarea. Este -oarte important s# (tim ,n ce mediu poate a)ea loc un dialo1 sau altul. Am+ientul contri+uie la o +un# des-#(urare a (edin"elor sau ,ntre)ederilor de orice -el. At4t ac"iunile ,n-#ptuite c4t (i cele nereali.ate transmit un mesa8. Conducatorul care uit# s# mul"umeasc# unui su+ordonat sau s# se "in# de o promisiune2 comunic# ce)a.11 Pentru a ,n"ele1e importan"a (i comple7itatea comunic#rii pre.ent#m mai 8os principalele canale de comunicare6 &'.' Canalele e co#unicare A/ Pre.entare E7emple (i A)anta8e caracteristici Scrisori2 memo3 5nre1istr#ri permanente. uri2 rapoarte %esa8e consec)ente c#tre to"i primitorii. Pot -i citite (i li se poate r#spunde la momentul potri)it. %esa8e e3mail2 Rapide2 cu un consum redus -a73uri2 de 04rtie2 r#spunsul poate -i con-erin"e )ideo imediat dac# receptorul se a-l# pe linie. adesea cost# mai pu"in dec4t trimiterile po(tale. 5nt4lnirea a dou# %ecanisme e-ecti)e de sau mai multe concentrare a e-orturilor persoane. pentru transmiterea !ormale3 in-orma"iilor2 solu"ionarea Ne-ormale pro+lemelor2 documentarea Plani-icate3 deci.iilor etc. Pot asi1ura Neplani-icate an1a8area 1rupului -a"# de Structurate3 o+iecti)ele sta+ilite. Nestructurate De.a)anta8e Necesit# spa"iu de depo.itare. Lipsa implic#rii personale. Jolum e7cesi). R#spuns ,nt4r.iat Posi+il numai ,ntre cei care -ac parte din re"ea. Pericolul scur1erii de in-orma"ii con-iden"iale Consum mare de timp Nu toate discu"iile pre.int# importan"# pentru to"i participan"ii. Dac# nu sunt structurate pot -i mane)rate ,n scopul e)it#rii lu#rii unor deci.ii.

Po(t#

%i8loace electronice

5ntruniri

11

I+idem p.1&

Con)or+iri tele-onice

%odalitate Se poate o+"ine un r#spuns Nu se -ac ,nre1istr#ri scrise. concret#2 imediat. Nu permit -eed3+acF )i.ual imediat# (i Asi1ur# un tip de contact direct# de personal transmitere sau o+"inere de in-orma"ii !a"# ,n -a"# Cel mai utili.at (i Cel mai utili.at (i o+i(nuit Consum de timp. o+i(nuit canal de canal de comunicare. Canalul Nu se -ac ,nre1istr#ri scrise comunicare. cel mai pre-erat Canalul cel mai pre-erat Sursa mesa8ului sau emi"#torul2 este o persoan#2 care dore(te s# comunice cu o alt# persoan#3receptorul. Pentru a comunica2 sursa traduce ,n"elesul pe care )rea s#3l transmit# ,n sim+oluri. Acest proces de traducere implic# at4t sim+oluri )er+ale c4t (i non3)er+ale2 -rec)ent o com+ina"ie a acestora. Receptorul2 la r4ndul s#u2 )a decoda sim+olurile primite trans-orm4ndu3le ,ntr3un ,n"eles perceput. Decodi-icarea este procesul prin care mesa8ele recep"ionate sunt translatare ,n termeni 9sim+oluri: ce au semni-ica"ie pentru destinatari. Speciali(tii au tendin"a s# codi-ice mesa8ele ,ntr3 un lim+a8 care este ,n"eles de al"i speciali(ti din acela(i domeniu2 dar mai pu"in de pu+lic. 5ntre emi"#tor (i receptor2 mesa8ul poate -i modi-icat datorit# unor K+ariere<. Acestea pot -i clasi-icate ,n di)erse cate1orii6 -i.ice2 lin1)istice2 -actori personali. Garierele -i.ice "in ,n 1eneral de mediu 9acustic#2 lumin#2 distan"a etc:. Garierele lin1)istice pot "ine de lim+a )or+it#2 dar (i de )oca+ular2 put4nd apare di-icult#"i ,n receptarea mesa8ului dac# acesta este transmis ,ntr3un lim+a8 de specialitate ,n care se -olosesc cu)inte prea pu"in u.uale. !actorii personali pot -i de mai multe tipuri6 #mplicarea pozitiv a celui care receptea.# mesa8ulC #mplicarea negativ 9c0iar ,nainte de a recepta mesa8ul2 interlocutorul are ce)a ,mpotri)a su+iectului sau a emi"#torului:. $meninarea statutului 9situa"ia ,n care un director nu mai ascult# opinia unui su+altern2 pentru simplul -apt c# este contrar# opiniei sale:C Presupuneri subiective 9Kcred c# )rea ce)a de la mine2 alt-el nu mi3ar )or+i...<:C $genda ascuns 9Kdac# stau de )or+# cu el poate a-lu ce)a (i despre ce au ei de 14nd s# -ac# ,n )iitor<:. 5n procesul comunic#rii reac"ia pe care o are receptorul -a"# de mesa8ul transmis de surs# este un mecanism prin care emi"#torul )eri-ic# dac# mesa8ul transmis a -ost perceput corect de c#tre receptor 9-eed+acF:. Acesta este un element al procesului de comunicare e7trem de important ,n termeni de e-icien"#. De -oarte multe ori2 cel care transmite mesa8ul uit# s# )eri-ice dac# ,n"elesul receptat este acela(i cu ,n"elesul transmis. Un prim element este -eed3+acF3ul non3)er+al. Emi"#torul tre+uie s# -ie atent la mesa8ele non3)er+ale transmise de c#tre receptor. Transmiterea mesa8elor se poate reali.a prin mi8loace )er+ale (i non3)er+ale. E7ist# o mare )arietate de mi8loace care pot -i utili.ate. O apreciere a acestor mi8loace ,n raport cu 1radul de consisten"# al comunic#rii este pre.entat# ,n -i1ura de mai 8os6 %i8loace de comunicare Discu"ii K-a"# ,n -a"#< Con)ersa"ii tele-onice Scrisori@memorii Po(ta L)oiceL 9)oice3mail: Po(ta electronic# 9e3mail: Documentele scrise Documentele numerice Compara"ie comunicare oral#3scris#6 CO%UNICAREA ORALM E =radul de consisten"# a mesa8elor RIDICAT

SCMNUT

CO%UNICAREA SCRISM

O =rad ridicat de personali.are O !eed3+acF imediat O Nu se ,nre1istrea.# O E-icien"# pentru mesa8e simple O Pierdere acurate"e O In-orma"ie non3)er+al# disponi+il#

O =rad ridicat de -ormali.are O !eed3+acF ,nt4r.iat O ,nre1istrare permanent# OE-icien"# pentru mesa8e comple7e O P#strare acurate"e OIn-orma"ie non3)er+al# indisponi+il# sau redus#

E7ist# patru criterii ,n raport de care se aprecia.# calitatea comunic#rii6 91: rapiditatea sesi.#rii erorilor2 prin -olosirea cone7iunii in)erse (i corectarea lorC 92: ela+orarea mesa8elor ,n -unc"ie de particularit#"ile speci-ice destinatarilorC 9 : capacitatea de a transmite multe in-orma"ii simultanC 9$: +o1#"ia lim+a8ului 9lim+a8ul )er+al ,n raport cu cel numeric:. 5n situa"iile ,n care este necesar un timp ,ndelun1at pentru anali.a in-orma"iilor putem considera comunicarea inconsistent#. De cele mai multe ori comunicarea -a"# ,n -a"# este cea mai e-icace pentru c# o-er# r#spuns -eed+acF rapid. Ast-el se poate )alida ,n timp real mesa8ul transmis. 5n acest tip de comunicare un rol important ,l au6 lim+a8ul utili.atC tonul )ociiC e7presia -e"ei. 0/ Canalele de comunicare ,n institu"iile pu+lice %ediile prin care se transmit in-orma"iile de la emi"#tor la receptor repre.int# canalele de comunicare. E7ist# dou# tipuri de canale6 -ormaleC in-ormale. Prin canale -ormale se transmit -lu7urile in-orma"ionale o-iciale. 5n raport cu direc"iile de propa1are a -lu7urilor in-orma"ionale2 comunicarea este de mai multe tipuri6 )ertical# descendent#C )ertical# ascendent#C ori.ontal#C o+lic#. Comunicarea vertical descendent cuprinde -lu7uri de in-orma"ii 9mesa8e: 1enerate de mana1erii de la ni)elurile cele mai ,nalte ale institu"iei (i adresate celor de la ni)elurile in-erioare. Ele se mani-est# ,ntre mana1eri (i su+ordona"i (i se concreti.ea.# prin deci.ii2 instruc"iuni2 proceduri2 memorii o-iciale2 re1lement#ri interne2 norme2 rapoarte2 etc. Comunicarea vertical ascendent se sta+ile(te ,ntre conducere (i su+ordona"i2 -iind caracteri.at# de -lu7uri de in-orma"ii orientate Kde 8os ,n sus< ,n cadrul unei or1ani.a"ii2 pe )erticala sistemului de mana1ement. Prin intermediul acestor canale de comunicare sunt -urni.ate in-orma"ii pentru control (i -undamentarea deci.iilor. Comunicarea orizontal apare ,ntre persoane care ocup# po.i"ii situate la acela(i ni)el ierar0ic ,n sistemul de mana1ement2 ,ntre care e7ist# rela"ii or1ani.atorice de cooperare. Acest tip de comunicare este necesar pentru coordonarea di)erselor -unc"ii ale institu"iei. Comunicarea oblic apare2 de o+icei ,ntre persoane ce ocupa posturi situate pe ni)eluri ierar0ice di-erite2 -#r# ca ,ntre acestea s# e7iste rela"ii de autoritate de tip ierar0ic. Canalele in-ormale de comunicare se sta+ilesc ,n 1eneral ,ntre persoane din 1rupurile in-ormale. Acestea sunt -ormate din an1a8a"i care au interese comune sau a-init#"i. In-orma"iile trans-erate prin aceste canale sunt neo-iciale (i au un caracter personal sau 1eneralC ele nu sunt )eri-icate. O con-i1urare ne-ormal# a comunic#rii ,ntr3o institu"ie pu+lic# o repre.int# 1enerarea 9lansarea: .)onurilor.12 Circula"ia .)onurilor poate scurcircuita canalele -ormale de comunicare. Lansarea unui .)on )i.ea.# 6 "inta 9o+iecti)ul .)onului:C
12

I+idem2 p. 1'

1*

 declara"ia 9ceea ce tre+uie comunicat mediului "int#:C sursa 9emi"#torul:. La ni)el or1ani.a"ional e7ist# tendin"a de e)itare a comunic#rii )e(tilor nepl#cute care poate pro)oca uneori +locarea acti)it#"ii economice. &'1' Co#unicare !i #oti+a%ie 5n"ele1erea comunic#rii drept sc0im+ de im-orma"ii ,ntre indi)id 91rup2 sistem: (i mediu le1itimea.# ,intre+#rile6 KCe determin# procesul comple7 de comunicareP<.1 R#spunsul este c#utat la ni)elul ener1etic2 dinamic2 al moti)a"iei.%esa8ele emise sau receptate pe di-erite canale (i su+ di)erse coduri sunt str,ns le1ate de tre+uin"e2 moti)e2 interese2 idealuri2 con)in1eri (i concep"ii. Se poate spune c# ale1erea partenerului sau ale1erea com+ina"iilor de la ni)elul mesa8ului "in de orientarea moti)a"ional#. Ast-el se poate e7plica de ce acela(i mesa8 produce e-ecte di-erite ,n medii di-erite 9de e7. mesa8ul conducatorului adresat unui su+altern la ser)iciu (i mesa8ul adresat la tele-on2 pe strad#2 etc.:. Comportamentul uman este in-luen"at de o serie de ne)oi2 dorin"e (i pre-erin"e ale omului (i care2 ,ntr3un mediu (i ,n -unc"ie de in-luen"ele acestuia2 ,l determin# s# ac"ione.e ,ntr3un sens sau altul s# o+"in# e-ectele "i re.ultatele dorite. %oti)a"ia di-er# de la o persoan# la alta2 c0iar la aceea(i persoan# se mani-eat# di-erit ,n anumite etape ale e7isten"ei sale. %oti)a"ia poate -i e7primat# (i prin )alorile de comportament. Oamenii care sunt moti)a"i depun un e-ort mai mare dec,t cei care sunt nemoti)a"i. Dintr3o alt# perspecti)# se poate spune c# moti)a"ia este impulsul de a -ace ce)a (i este condi"ionat# de ne)oile personale ale -iec#rui indi)id.1$ Negocierea !i "tilul e co#unicare 5n sens lar12 ne1ocierea este o -orm# de comunicare interuman# prin care p#r"ile a-late ,n de.acord urm#resc s# atin1# un scop comun. Pre.en"a comunic#rii este un indiciu al (anselor de ne1ociere2 a+sen"a comunic#rii este un semn al deterior#rii situa"iei. Ca -orm# a comunic#rii2 ne1ocierea 1enerea.# un anumit stil speci-ic2 care ca (i stilul de comunicare2 se +a.ea.# pe particularit#"i ale personalit#"ii. Stilul de ne1ociere poate -i modelat (i "inut su+ autocontrol. Pentru aceasta este necesar6 3 de identi-icat (i e)aluat stilul celorla"i de ne1ociereC 3 de adaptat stilul personal de comunicare (i ne1ociere la stilurile celorla"i. Dominan"a 9tendin"a de a controla : (i socia+ilitatea 9aptitudinea de a sta+ili cu u(urin"# rela"ii cu ceilal"i: sunt aspecte dup# care poate -i anali.at stilul de comunicare (i e-ectele pentru ne1ociere. Qte-an Prutianu1& identi-ic# cinci stilutri principale6 &'E#oti+ cu dominan"# (i socia+ilitate ridicate -olose(te mi8loace de comunicare ,nalt e7presi)e2 ,m+in# comunicarea )er+al# cu cea ne)er+al# posed# capacit#"i empatice (i de persuasiune Pentru e-icien"# ,n ne1ociere2 persoanele emoti)e sunt indicate ,n situa"iile care necesit# strate1ii de cooperare sau compromis. ('Autoritar cu dominan"# puternic# (i socia+ilitate sca.ut# -olose(te mi8loace de comunicare -erme 91las sonor2 opinii clare2 uneori ri1ide: atitudinea a-i(at# este responsa+il#2 parental#2 dar ascunde uneori indi-eren"a Pentru e-icien"# ,n ne1ociere2 persoanele autoritare sunt indicate ,n situa"iile +a.ate pe strate1ii de dominare. 2'Refle3i+ cu dominan"# sla+# (i socia+ilitate sc#.ut# -olose(te mi8loacele de comunicare -ormale 9controlul emo"ional este puternic: sunt persoane intro)erte2 lente2 meticuloase2 per-ec"ioniste2 aparent preocupate de altce)a Pentru e-icien"# ,n ne1ociere2 persoanele re-le7i)e sunt indicate ,n situa"ii +a.ate pe strate1ii de e)iatare.
Comunicarea, sursa6 0ttp6@@AAA.academiaonline.ro@inde7.p0p@Cont@Lectie@1@1 9accesat la 2&@12@2**$: Androniceanu2 A.2 Nout#"i ,n mana1ementul pu+lic2 Ed. Uni)ersitar#2 Gucure(ti2 2**$2 p.1'E 1& Comunicarea, sursa6 0ttp6@@AAA.academiaonline.ro@inde7.p0p@Cont@Lectie@1@1 9accesat la 2D@12@2**$:
1 1$

11

-'4n atoritor cu dominan"# sla+# (i socia+ilitate ridicat# -olose(te mi8loace de comunicare persuasi)e Sunt persoane supuse2 care nu se a-irm#2 sensi+ile2 care e)it# s# ia deci.ii Pentru ne1ociere2 persoanele ,ndatoritoare sunt indicate ,n situa"ii +a.ate pe strate1ie se cedare. .')le3i5il este un stil com+inat2 mo+il2 care corespunde a(tept#rilor celorla"i (i se modi-ic# ,n raport cu situa"ia2 +a.,ndu3se pe pe cele patru stiluri anterioare comunicarea este controlat# con(tient (i sc0im+#rile de 1estic#2 mesa82 atitudine2 sunt deli+erate. Acest stil este -olosit ,n ne1ocierea cu discern#m,nt a a-cerilor2 -iind cel mai e-icient. Toate stilurile de comunicare pre.entate mai sus sunt potri)ite pentru o situa"ie sau alta ,n care este necesar# ne1ocierea.1D Ne1ocierea r#m,ne doar o cale de re.ol)are a con-lictelor sau de reac"ie la o situa"ie -rustrant#.

('(' Rela%iile cu pu5licul Pu5licul 5n sensul cel mai lar12 acest termen se re-er# la orice 1rup ai carui mem+ri au un interes comun2 ,ntr3o anumit# situa"ie2 sau impart#(esc )alori comuneC ast-el2 un partid politic2 mana1erii unei corpora"ii2 -anii unei -orma"ii2 candida"ii la e7amenul de admitere etc. pot -i considera"i ca pu+licuri. E)ident c# din aceast# perspecti)# 1eneral# este 1reu de delimitat pu+licurile speci-ice ale unei or1ani.a"ii. Inspirindu3se din de-ini"iile u.uale din (tiin"ele sociale2 teoriticienii (i practicienii rela"iilor pu+lice consider# ca pu5licul repre.int#6 ... orice 1rup sau indi)id care este implicat ,n )reun -el anume ,n )ia"a unei or1ani.a"ii.$* ('('&' Con uita $n rela%iile cu pu5licul A/ C4nd rela"ia s3a n#scut la ini"iati)a pu+licului. Practica a do)edit c#2 ,n toate iposta.ele sale de om al le1ii2 -unc"ionarul pu+lic tre+uie s# do)edeasc# polite"e des#),r(it#2 conduita irepro(a+il#2 mai ales atunci c4nd tre+uie sa dea o declara"ie2 sa primeasc# o cerere2 sa eli+ere.e un document sau c4nd cine)a i se adresea.# solicit4ndu3i spri8inul. $1 5n acest# situa"ie se pot comite destule 1re(eli2 a+ateri de la cerin"ele conduitei corecte2 ci)ili.ate2 care e)ident atra1 dup# sine aprecieri de-a)ora+ile2 ast-el este important# respectarea urmatoarelor principii6 R tre+uie sa3i -ie clar ce dore(te solicitantul sa (tie2 dac# nu cum)a respecti)a dorin"# )i.ea.# pro+leme ce sunt de competen"a altuiaC R c4nd solicitantul nu se e7prim# destul de clar2 se )or adresa ,ntre+#ri corespun.atoare2 urm#rind ,nl#turarea oric#rei ne,n"ele1eri sau interpret#ri 1re(ite a dorin"elor persoanei respecti)e. Numai dup# aceea se )a da l#murirea2 orientarea2 e7plica"ia cerut# de solicitantC R l#murirea s# -ie c4t mai scurt#2 clar# (i complet#2 ast-el de)enind cu ade)arat -olositoare solicitantuluiC R dec4t sa spun# persoanei respecti)e un neade)#r sau s#3i pre.inte o orientare 1re(it#2 este pre-era+il s#3l ,ndrume pe solicitant la cel ,n masur# s#3l a8ute. Prin atitudinea politicoas# -a"# de pu+lic2 prin r#spunsul la solicit#rile acestuia2 se )a do+,ndi at4t sporirea presti1iului2 c4t (i e7ercitarea unei in-luen"e psi0olo1ice asupra mentalit#"ii oamenilor2 care2 ast-el trata"i2 )or ,ncepe s#3(i piard# a)ersiunea -a"# de m#surile3unele
1D $*

Idem Coman2 C.2 Rela"ii Pu+lice principii (i strate1ii2 Ed. Polirom2 Ia(i2 2**12 p. 2D $1 Le1ea pri)ind Codul de conduit# a -unc"ionarilor pu+lici art. 2 122 alin.122 9Le1ea nr. '@1/.*2.2**$ pu+licat# ,n %onitorul O-icial2 Partea I nr. 1&' @ 2 .*2.2**$:

12

nepopulare3 luate de autorit#"i2 ,ncerc4nd s# 1#seasc# nu doar un ,n"eles coerciti)2 nepl#cut2 ci (i un rost o+(tesc2 de)enind ,n cele din urm# coparticipan"i )oluntari la men"inerea ordinii de drept. 0/ Cind rela"ia s3a n#scut la ini"iati)a -unc"ionarului pu+lic 5n ,ndeplinirea atri+u"iunilor sale2 acesta intra ,ntr3un comple7 de rela"ii cu pu+licul2 din ini"iati)a sa2 ,n cadrul c#rora tre+uie s# ai+# o atitudine politicoas#2 s# e)ite +ruscarea sau atitudinea pro)ocatoare2 sa -ie respectuos2 dar autoritar. Pentru conduita sa ,n asemenea situa"ii2 tre+uie respectate urm#toarele norme6 R c4nd se na(te o rela"ie cu cine)a2 la ini"iati)a sa sau a institu"iei2 s# se "in# seama de moti)ele care ,l determin# (i o+iecti)ul pe care ,l urm#re(te persoana respecti)# (i cui se adresea.#C R solicitarea tre+uie adresat# potri)it2 maniera (i tonul corespun.#toare2 iar mimica (i 1esturile adaptate situa"ieiC R c4nd rela"ia se na(te din ne)oia unor ac"iuni de corectare a comportamentului cui)a care a dep#(it limitele toleran"ei2 dar nici nu este ,n deplin acord cu normele sociale2 se )a apela at4t la pre1#tirea sa pro-esional#2 c4t (i la o 1am# de alte mi8loace6 )or+ire2 ton2 "inut#2 1esturi2 idei etc.C R polite"ea se impune c0iar (i -a"# de un om nepoliticos2 deoarece ea este o arm# puternic# (i are o putere coerciti)# proprie2 careia nu i se poate sustra1e nici c0iar omul incultC R ,n ansam+lul rela"iilor cu pu+licul2 -unc"ionarul tre+uie sa -ie politicos2 dar (i 0otar4t2 ,n toate ac"iunile saleC R 0ot#r4rile luate2 indi-erent de natura acestora2 tre+uie duse la ,ndeplinire cu ener1ie ,n -olosul ser)iciului (i al pu+licului 9prin ener1ie nu tre+uie s# se ,n"elea1# +#d#r#nia2 ci o atitudine si1ur#2 0ot#r4t# (i calm#:C R ,n ac"iunile sale2 -unc"ionarul pu+lic tre+uie sa -ie c#l#u.it de o impar"ialitate desa)4r(it# ,n ansam+lul rela"iilor cu pu+licul2 indi-erent c# acestea s3au n#scut la ini"iati)a unei p#r"i sau a alteia.$2 Prin atitudinea (i comportarea lui2 ,(i )a atra1e nu numai respectul pu+licului iu+itor de ordine2 ci ,(i )a asi1ura spri8inul popula"iei. La ni)elul Institu"iilor pu+lice pot ap#rea +loca8e ,n comunicare2 ,n rela"iile cu cet#"enii. Re.ult# de aici6 -rustrareC nemul"umireC -ormarea unei ima1ini proaste despre institu"ie. Apar de asemenea +ariere impuse de apari"ia corup"iei2 cu impact asupra ima1inii (i acti)it#"ii institu"iilor pu+lice. Pentru -iecare an1a8at al unei institu"ii pu+lice sunt necesare sta1ii de ,nsu(ire a unor te0nici de comunicare e-icient# la ni)elul6 interpersonalC autopre.ent#riiC pre.ent#rii institu"iei ,n rela"iile cu presaC pre.ent#rii institu"iei ,n rela"iile cu partenerii str#ini. Costurile unor asemenea sta1ii produc +ene-icii ,n )iitor pentru c# oamenii a(teapt# de la -unc"ionarii pu+lici6 competen"#C ec0ili+ruC deontolo1ie pro-esional#C disponi+ilitate la dialo1.$

('('('Retorica in relatiile cu pu5licul Selul oratorilor este s# con)in1#2 sa o+"in# ade.iunea celor ce3l ascult#. Pentru a a)ea succesul scontat de autor2 ,nainte de reali.area discursului tre+uie 1#site r#spunsurile la urm#toarele ,ntre+#ri6 1. care este o+iecti)ulP 2. cine este auditoriulP
$2 $

Qer+2 S.2 op.cit.2 p.D2 %arinescu2 P.2 op.cit. ,p. /

. este necesar# comunicarea cu ade)aratP Dac# ne)oia de comunicare este o necesitate pentru a pune procesul ,n mi(care2 primul pas este acela de a anali.a o+iecti)ul. Toate discursurile tre+uie s# r#spund# la trei mari o+iecti)e 1enerale6 a direc"iona2 a in-orma 9sau a intre+a: (i a con)in1e. C4te)a recomand#ri pentru pre1#tirea unui discurs6 3 -amiliari.area ,n detaliu cu o+iectul pre.ent#rii2 pentru a nu pierde din aten"ie anumite aspecte de detaliu. 3 este important de cunoscut (i p#r"ile +une (i pe cele mai pu"in +une ale discursului. 3 a-larea detaliilor pri)ind pu+licul c#ruia i se -ace pre.entarea. Structura unui discurs este2 in linii mari2 urm#toarea6 a: Sc0ema lo1ic# a pre.ent#rii presupune6 sta+ilirea ideilor c0eie2 sta+ilirea rela"iilor dintre acestea. +: !orma pre.ent#rii poate -i6 rela7at#2 academic#. Nu se )a ale1e o -orm# Tte0nicist#T pentru un pu+lic prea pu"in a)i.at. c: Recep"ia. Dac# traseul lo1ic este prea lun12 repetarea din timp ,n timp a ideilor e7puse (i a conclu.iilor trase este o+li1atorie. d: A+ordarea punctelor sla+e presupune ale1erea a dou# strate1ii6 3 Ori se )or eluda aceste puncte (i se )a pre1#ti raspunsul intre+#rilorC 3 Ori se )or ataca punctele sla+e (i se )a r#spunde con)in1#tor. e: Tipul de pre.entare6 3 Este pre-era+il# ale1erea unei pre.ent#ri li+ere 9-#r# a citi:2 pentru c# este mai dinamic# (i )a permite un dialo1 real cu auditoriulC 3 Dac# concentrarea este sla+#2 pentru a nu pierde elementele importante2 ideile discursului se )or structura pe mici +uc#"ele de 04rtie. -: !olosirea suporturilor )i.uale6 3 !olii pentru retroproiector6 diapo.iti)e2 1ra-ice2 ta+ele2 -ilm. 1: 5nainte de pre.entare se )a )eri-ica -unc"ionarea tuturor elementelor )i.uale de a8utor. 3 De cele mai multe ori2 ,n cadrul pre.ent#rilor2 )eri-icarea aparatelor 1enerea.# momente peni+ile2 de aceea este important# asi1urarea c# ele sunt un spri8in2 nu o piedic#2 pentru cursi)itatea discursului. 0: 5ncadrarea ,n timpul prescris. 3 De o+icei pre.ent#rile 9discursurile: nu tre+uie sa -ie mai mari de 1&32* de minute. Dac# su+iectul este mai amplu se )or trata temele c0eie2 se )or de.)olta c0estiunile esen"iale aparte (i l#sa desc0ise temele pentru ,ntre+#rile ce urmea.# pre.ent#rii. ('('2' Per"ua"iunea $n rela%iile cu pu5licul #mperativele unui bun comportament al funcionarului n relaiile cu publicul. 1. Adoptarea unei atitudini de recepti)itate2 de ,nt4mpinare cu ama+ilitate. Aceasta este opus# atitudinii de ini"iati)# care pune cet#"eanul ,n situa"ia e)ident# de a -i o+li1at s# r#spund# la ,ntre+#ri (i s# reac"ione.e. 2. Concentrarea interesului asupra celor tr#ite de interlocutor (i nu asupra -aptelor pe care le pre.int#. . Nu tre+uie luate in considerare e)enimentele ca atare2 ci in-luen"a lor asupra su+iectului discu"iei. $. A -i interesat de persoan# (i nu de pro+lem#. Nu tre+uie )#.ut# pro+lema separat2 ci ca o le1#tur# ,ntre pro+lem# (i cel ce o pre.int#. &. Respectarea interlocutorului (i mani-estarea unei considera"ii reale -a"# de el2 ,n loc s#3i ar#t#m o po.i"ie de superioritate sau de domina"ie. D. Inter)en"ia tre+uie -#cut# ast-el ,nc4t s# se cree.e certitudinea c# este respectat modul s#u de a tr#i sau a ,n"ele1e. '. A ,nlesni comunicarea2 (i a nu -ace dest#inuiri sau de.)#luiri. /. Este necesar a se -ace un e-ort pentru a men"ine (i im+un#t#"i capacitatea de comunicare (i de -ormulare a pro+lemei2 nu de a a(tepta un moment -a)ora+il pentru a3i da e7plica"ii asupra a ceea ce se presupune c# el ar tre+ui s# spun# sau s# nu -ac#.$$ Factori pozitivi n procesul de convingere 3 Crearea unei atmos-ere prietene(ti2 adoptarea unui ton politicos2 sensi+il la e)enimente. 3 Aparen"a credi+il# (i competen"a.
$$

Iordan2 N.2 %ana1ementul ser)iciilor pu+lice2 Ed. All GacF2 Gucure(ti2 2** 2 p.$

1$

3 In"ele1erea situa"iei parteneruluiC distinc"ie ,ntre dorin"a cet#"eanului (i restric"iile impuse de le1e. 3 Ar1ument#ri pentru con)in1erea cet#"eanului pri)ind ,n"ele1erea corect# a situa"iei. 3 A -i desc0is la orice -el de o+iec"ii. 3 A comunica cu cet#"eanul la ni)elul st#rii sale emo"ionale 9lim+a8 adaptat2 a -urni.a in-orma"iile strict necesare:. Factorii negativi in precesul de covngere 3 Atmos-era2 respin1erea2 tonul impersonal2 de.interesul -a"# de e)enimente 3 Aparen"a de incompeten"# 3 A l#sa s# se )ad# de.interesulC de.apro+are -a"# de cererea cet#"eanului. 3 A se e7prima pe ton de superioritate2 -olosind -ormul#ri a+stracte2 -#r# a se +a.a pe te7tele de le1e. 3 A i1nora o+iec"iile. 3 A adopta o stare de neutralitate. 3 A -olosi un lim+a8 speciali.at2 +o1at ,n detalii te0nice.$& !eguli de baz ale comportamentuluiunui bun funcionar in vederea crerii unui climat de inelegere 1. !unc"ionarul tre+uie s# incerce s# in"elea1# cit mai corect cererea cet#"eanului (i moti)a"ia acestuia. 2. El tre+uie s# poat# o+"ine cit mai repede posi+il (i -#r# s#3l 8i1neasc# pe interlocutor in-orma"ii importante necesare lu#rii unei deci.ii re-eritoare la cererea -ormulat#. . Tre+uie s# respecte re1lement#rile le1islati)e (i s# nu se lase in-luen"at de p#rerile personale pri)ind drepturile cet#"eanului in cau.#2 pentru a putea lua o deci.ie corect#. $. Tre+uie s# se pun# intr3ade)#r in ;pielea cet#"eanului<2 dar s#3(i respecte totodat# statutul de -unc"ionar in slu8+a cet#"eanului. &. !unc"ionarul nu tre+uie sa mani-este un anumit aer de superioritate datorat po.i"iei sale sau rolului in luarea deci.iei2 ci dimpotri)#2 tre+uie s# dep#(easc# aceast# situa"ie (i s# se considere partenerul cet#"eanului. D. !unc"ionarul tre+uie s# recunoasc# e7act sentimentele2 con)in1erile (i atitudinile partenerului s#u (i s# poat# s#3(i diri8e.e comportamentul ast-el incit s# -ie e)itate -rustr#rile (i con-lictele. Nu tre+uie niciodat# s# se lase in-luen"at de prima impresie creat# de partener. '. Tre+uie s# (tie s# re-u.e2 dac# este ne)oie2 o anumit# cerere a cet#"eanului2 ast-el incit re-u.ul s# -ie e7primat politicos2 clar (i con)in1#tor. /. El nu tre+uie s# se lase impresionat ,n luarea deci.iei sale nici de ori1inea social#2 nici de personalitatea (i aspectul e7terior ai cet#"eanului2 dar tre+uie2 dac# este necesar2 pentru o mai +un# in"ele1ere a situa"iei s# se adapte.e lim+a8ului (i comportamentului cet#"eanului. E. Comportamentul s#u nu tre+uie s# -ie in-luen"at2 pe c4t posi+il2 de propria3i personalitate sau de con)in1erile (i sentimentele sale. 1*. El tre+uie s# -ie su-icient de competent ,n ceea ce ,nseamn# rela"iile umane2 modul de des-#(urare a unei discu"ii (i re1ulile de +a.# ce tre+uie respectate ,n cursul discu"iei. 11. Urmea.# s# ai+# o atitudine prieteneasc# (i politicoas# atunci cand se a-l# ,n -a"a unor clien"i di-icili sau ar"#1o(i. 12. S# poat# solu"iona aceste situa"ii repede2 dar -#r# s# se precipite. 1 . S# ,ncerce s#3i a8ute pe cet#"eni (i s# se interese.e despre pro+lemele lor ,n limita ,n care re1ulamentul ,i permite. 1$. S# ,ncerce s# e)ite orice moti) de -rustrare nea(teptat# sau ne8usti-icat# -a"# de cet#"ean pentru a reduce la minimum a1resiunile (i con-lictele care oricum nu )or putea -i eliminate datorit# e7isten"ei e)idente a unor interese opuse. ('('.' Acce"ul cetatenilor la infor#atiile e intere" pu5lic A' %egea accesului la informaiile de interes public n !om&nia Le1ea accesului la in-orma"iile de interes pu+lic a -ost ini"iat# de %inisterul In-orma"iilor Pu+lice ,n luna martie 2**12 adoptat# de Parlament ,n data de 12 octom+rie 2**1 (i pu+licat# ,n %onitorul O-icial nr.DD @2 .1*.2**1.&* Normele metodolo1ice de aplicare a le1ii au -ost adoptate
$&

i+idem2 p.'' Le1ea pri)ind li+erul acces la in-ormatiile de interes pu+lic 9Le1ea nr. &$$ @ 12.1*.2**12 pu+licat# ,n %onitorul O-icial2 Partea I nr. DD @ 2 .1*.2**1:
&*

1&

prin U.=. nr.12 @*'.*2.2**2 (i pu+licate ,n %onitorul O-icial nr.1D'@*/.* .2**2. Ela+orarea le1ii (i a normelor de aplicare a acesteia au repre.entat un model de de.+atere pu+lic# (i de parteneriat =u)ern3societatea ci)il#. PSD2 partidul a-lat la 1u)ernare la momentul adopt#rii le1ii2 a cola+orat (i cu Opo.i"ia de atunci ,n procesul de ela+orare (i de.+atere pu+lic# a proiectului de le1e. Semni-icati) este -aptul c# -orma actual# a le1ii este re.ultatul studierii modelelor de le1e similare din statele Uniunii Europene2 SUA (i Canada. Prin le1ea accesului la in-orma"iile de interes pu+lic2 orice persoan# -i.ic# sau 8uridic# are dreptul de a solicita accesul la in-orma"iile de"inute sau 1estionate de institu"iile pu+lice. Le1ea pre)ede un termen de ma7im * de .ile ,n care solicitarea tre+uie s# -ie re.ol)at#. 5n ca.ul ,n care se consider# c# cerin"ele le1ii nu au -ost respectate2 solicitantul are la dispo.i"ie calea administrati)# sau se poate adresa 8usti"iei. Le1ea o+li1# institu"iile pu+lice s# pun# la dispo.i"ia pu+licului din o-iciu anumite cate1orii de in-orma"ii cum ar -i6 re1lementarea ,n +a.a c#reia -unc"ionea.# institu"ia2 numele (i coordonatele de contact ale (e-ilor institu"iei (i ale persoanei responsa+ile de in-ormarea pu+lic#2 pro1ramele2 strate1iile (i atri+u"iile departamentelor2 sursele -inanciare2 +u1etul (i +ilan"ul conta+il precum (i modalitatea de contestare a deci.iei institu"iei ,n situa"ia ,n care se consider# c# dreptul la in-orma"ie este ,nc#lcat. Ca ,n orice "ar# e7ist# (i e7cep"ii de la accesul la in-orma"ii2 pentru a asi1ura un ec0ili+ru ,ntre mai multe )alori constitu"ionale6 pe de o parte2 accesul la in-orma"ie iar2 pe de alt# parte2 ne)oia de prote8are a intimit#"ii persoanei (i a securit#"ii na"ionale. Din acest moti)2 sunt e7ceptate de la accesul li+er in-orma"iile clasi-icate din domeniul ap#r#rii2 si1uran"ei na"ionale2 (i ordinii pu+lice (i cele care pri)esc interesele economice (i politice ale Rom4niei2 precum (i acele in-orma"ii de ordin comercial care ar ,nc#lca principiul concuren"ei loiale. %ai sunt e7ceptate in-orma"iile c pri)ire la datele personale (i cele care se re-er# la procedurile 8udiciare (i ale anc0etelor penale ,n curs. Le1ea accesului la in-orma"ii este un instrument de lupt# ,mpotri)a corup"iei pentru c# permite accesul li+er al cet#"enilor la in-orma"iile (i documentele de interes pu+lic2 o+li14nd institu"iile pu+lice s# pun# la dispo.i"ia solicitan"ilor orice in-orma"ie care nu se ,ncadrea.# la e7cep"ii. Ast-el2 in-orma"iile care pri)esc ac0i.i"iile2 atri+uirea de contracte2 modul ,n care sunt utili.a"i +anii pu+lici sunt in-orma"ii pu+lice iar cadrul le1islati) ini"iat de %IP este un pas ma8or ,n institu"ionali.area transparen"ei ,n rela"ia dintre administra"ie3ca 1estionar al +anului pu+lic (i cet#"ean3 ca pl#titor de ta7e (i impo.ite. 'tadiul implementrii %egii (r.)**+,--,, n administraia public Responsa+ilitatea pentru implementarea le1ii apar"ine -iec#rei institu"ii pu+lice2 ,ns# %inisterul In-orma"iilor Pu+lice (i3a asumat rolul de -acilitator ,n aplicarea le1ii (i a in-ormat (e-ii institu"iilor pu+lice despre e7isten"a le1ii2 a a)erti.at despre termenele pre)#.ute de le1e (i ur1en"a ,n-iin"#rii +irourilor de in-ormare pu+lic#2 a asi1urat 1* sesiuni de trainin1 or1ani.ate de %IP (i participarea la & (edin"e de trainin1 or1ani.ate de ministere (i $ de societatea ci)il# 9SAR2 IRIS2 C?I2 IRI:. De asemenea2 la ni)el local2 repre.entan"ii %IP au participat la 1$ ,nt4lniri cu personalul ,ns#rcinat cu in-ormarea pu+lic# de la ni)elul 8ude"elor. P4n# ,n pre.ent au -ost ,n-iin"ate6 la ni)el central2 $2 de compartimente 9+irouri: de in-ormare (i rela"ii pu+lice2 iar ,n teritoriu2 un num#r de 1*'$ de persoane desemnate ca -iind responsa+ile sau care lucrea.# ,n +irouri de in-ormare (i rela"ii pu+lice. 5n con-ormitate cu Le1ea &$$2 -iecare instit"ie pu+lic# este o+li1at# s# pre.inte un raport anual pri)ind implementarea Le1ii. C0eltuirea +anilor pu+lici (i salariile -unc"ionarilor din administra"ia local# sunt in-orma"ii secreti.ate ,n 8umatate din ca.urile documentate de trei or1ani.a"ii non31u)ernamentale ce au e-ectuat2 ,naintea ale1erilor locale din iunie2 un studiu pri)ind transparen"a administra"iei locale. Repre.entan"ii Asocia"iei Pro Democra"ia 9APD:2 ai Transparenc> International 9TI: (i ai or1ani.a"iei Ttrans!OR%AT au solicitat2 ,n perioada aprilie3mai 2**$2 ,n +a.a Le1ii li+erului acces la in-orma"ii pu+lice2 o serie de date pri)ind2 ,n special2 c0eltuirea +anilor pu+lici2 inte1ritatea moral# a personalului sau a)erile (i interesele -unc"ionarilor. Cererile asocia"iilor au -ost adresate administra"iilor locale din 12 orase6 Arad2 Gac#u2 Gra(o)2 Clu82 Constan"a2 Dr#1#(ani2 %an1alia2 One(ti2 R4mnicu J4lcea2 Si+iu2 Timi(oara (i Turda.&1

&1

Par)ulescu2 C.2 .e ce sunt administaiile locale refractare la ntrebri despre banii publici/ Re)ista Na"ional# de Administra"ie Pu+lic#2 Actualitate2 numarul 2&2 2**$

1D

Re.ultatele studiului arat# c#2 ,n ciuda -aptului c# ,n toate institu"iile )i.ate e7ist# oameni care s# se ocupe de pu+licarea (i -urni.area datelor de interes pu+lic solicitate con-orm le1ii2 doar ,n mai pu"in de 8umatate din ca.urile documentate acestea sunt actuali.ate sau prelucrate pentru a de)eni accesi+ile (i solicitan"ilor Tneini"ia"iT ,n pro+lemele de acest 1en. TIn-orma"iile disponi+ile la cerere sunt o-erite cu promptitudine ,n mai mult de 8umatate din ca.uri2 complete ,n mai putin de 8umatate din ca.uri2 e7acte ,n 8umatate din ca.uri iar la un pre" re.ona+il ,n .ece din cele 12 localita"iT2 se arata ,n raportul ce con"ine re.ultatele studiului celor trei ON=3uri. In-orma"iile pri)ind media )eniturilor consilierilor ale(i sau al primarului2 precum (i media )eniturilor -unc"ionarilor remunera"i de la +u1et au -ost accesi+ile ,n doar trei din cele 12 localita"i2 se mai arata ,n raport. TPrincipala suspiciune a celor )i.a"i de cererile noastre a -ost aceea c# datele -urni.ate nou# ar putea -i -olosite ,mpotri)a lor ,n campania electoral#2 documentarea -iind reali.at# ,n lunile premer1#toare ale1erilorT2 a declarat Cristian Par)ulescu2 presedintele APD. 0'0ransparena administrativ i accesul la informaie n !epublica 1oldova. Accesul la in-orma"ia administrati)# in di-erite "#ri este conceput in mod di-erit con-orm sistemului 8uridic e7istent. 5n Repu+lica %oldo)a2 unul dintre cele mai ample (i mai recente acte normati)e in domeniul accesului la in-orma"ia o-icial# este Le1ea cu pri)ire la accesul la in-orma"ie.&2 Scopul principal al acestui act 8uridic este crearea codului normati) 1eneral al accesului la in-orma"iile o-iciale2 e-icienti.area procesului de in-ormare (i a controlului e-ectuat de c#tre cet#"eni asupra acti)it#"ii autorit#"ilor pu+lice (i a institu"iilor pu+lice2 stimularea particip#rii lor la procesul deci.ional in Repu+lica %oldo)a. Con-orm opiniei e7per"ilor auto0toni (i din str#in#tate2 Le1ea corespunde standardelor interna"ionale (i porne(te de la de.ideratul de +a.# c# statul tre+uie s# sta+ileasc# proceduri e-iciente de asi1urare a accesului la in-orma"ia o-icial#. Le1ea nominali.at# are drept o+iect de re1lementare6 a: raporturile dintre -urni.orii de in-orma"ii (i persoana -i.ic# (i@sau 8uridic# in procesul de asi1urare (i reali.are a dreptului constitu"ional de acces la in-orma"ieC +: principiile2 condi"iile2 c#ile (i modul de reali.are a accesului la in-orma"iile o-iciale2 a-late in posesia -urni.orilor de in-orma"iiC c: aspectele accesi+ilit#"ii in-orma"iei cu caracter personal (i protec"iei acesteia in cadrul solu"ion#rii pro+lemei accesuluiC d: drepturile solicitan"ilor in-orma"iei2 inclusi) la in-orma"ia cu caracter personalC e: o+li1a"iile -urni.orilor de in-orma"ii in procesul asi1ur#rii accesului la in-orma"iile o-icialeC -: modalitatea ap#r#ri dreptului de acces la in-orma"ie. Din punct de )edere al pro+lematicii studiate de noi2 pre.int# interes scopurile le1ii nominali.ate care constau con-orm punctului +: al art. 2 in ;e-icienti.area procesului de in-ormare a popula"iei (i a controlului e-ectuat de c#tre cet#"eni asupra acti)it#"ii autorit#"ilor pu+lice (i a institu"iilor pu+liceC< (i ;c: stimularea -orm#rii opiniilor (i particip#rii acti)e a popula"iei la procesul de luare a deci.iilor in spirit democratic.<& Care sunt principiile politicii statului in domeniul accesului la in-orma"iile o-icialeP Le1ea stipulea.# c# oricine are dreptul in condi"iile le1ii s# caute2 s# primeasc# (i s# -ac# cunoscute in-orma"iile o-iciale. Restric"ii in acest domeniu de acti)itate pot -i doar pe moti)e speci-ice de asemenea re1lementate de le1e. Cine sunt -urni.orii de in-orma"ii o-iciale o+li1a"i prin le1e s# le -urni.e.e solicitan"ilorP In art. & al Le1ii pri)ind accesul la in-orma"ie in aceast# calitate sunt determinate6 a: autorit#"ile pu+lice centrale (i localeC +: institu"iile pu+lice centrale (i locale care au ca scop e-ectuarea atri+u"iilor de administrare2 social3culturale (i altor atri+u"ii cu caracter necomercialC c: persoanele -i.ice (i 8uridice care sunt a+ilitate cu 1estionarea unor ser)icii pu+lice (i cule12 selectea.#2 posed#2 p#strea.#2 dispun de in-orma"ii o-iciale2 inclusi) de in-orma"ii cu caracter personal.

&2

Le1ea Repu+licii %oldo)a pri)ind accesul la in-orma"ie Nr.E/23VIJ din 11@*&@2***2 pu+licat# ,n %. O. din 2/@*'@2*** & Idem

1'

Dac# pornim de la pre)ederile le1ii2 -iecare -unc"ionar pu+lic din prim#rie sau din ser)iciile pu+lice ale consiliilor locale cad su+ inciden"a acestui articol de)enind -urni.ori de in-orma"ii o-iciale (i dispunand de drepturile (i o+li1a"iunile ce reies din le1ea e7aminat# aici. Cine sunt solicitan"ii in-orma"iei o-iciale in condi"iile pre.entei le1iP R#spunsul este simplu6 orice cet#"ean al Repu+licii %oldo)a precum (i cet#"enii altor state care au domiciliul sau re(edin"a pe teritoriul Repu+licii %oldo)a2 apatri.ii sta+ili"i cu domiciliul sau cu re(edin"a pe teritoriul Repu+licii %oldo)a. Ce tip de in-orma"ii pot -i cali-icate drept in-orma"ii o-icialeP 5n sensul le1ii nominali.ate2 in-orma"ii o-iciale sunt considerate toate in-orma"iile a-late ,n posesia (i la dispo.i"ia -urni.orilor de in-orma"ii2 care au -ost ela+orate2 selectate2 prelucrate2 sistemati.ate (i@sau adoptate de or1ane ori persoane o-iciale sau puse la dispo.i"ia lor ,n condi"iile le1ii de c#tre al"i su+iec"i de drept. Este semni-icati) compartimentul le1ii ce "ine de restric"iile in e7ercitarea dreptului de acces la in-orma"ie. Aceasta poate a)ea loc doar in ca.urile pre)#.ute de o le1e or1anic# care ar corespunde urm#toarelor necesit#"i6 a: respectarea drepturilor (i reputa"iei altei persoaneC +: protec"ia securit#"ii na"ionale2 ordinii pu+lice2 ocrotirii s#n#t#"ii sau protec"ia moralei societ#"ii. 9art.'2 al. 1:. 5n con-ormitate cu pre)ederile aceluia(i articol2 accesul la in-orma"ie nu poate -i ,n1r#dit2 cu e7cep"ia6 a: in-orma"iilor ce constituie secretul de statC +: in-orma"iilor con-iden"iale din domeniul a-acerilor2 pre.entate institu"iilor pu+lice cu titlul de con-iden"ialitateC c: in-orma"iilor cu caracter personal a c#ror di)ul1are este considerat# drept imi7tiune in )ia"a pri)at# a persoaneiC d: in-orma"iilor ce "in de acti)itatea operati)# (i de anc0et# a or1anelor de resortC e: in-orma"iilor ce re-lect# re.ultatele -inale sau intermediare ale unor in)esti1a"ii (tiin"i-ice (i te0nice. Con-orm pre)ederilor le1ii2 dac# accesul la in-orma"iile2 documentele solicitate este par"ial limitat2 -urni.orii de in-orma"ii sunt o+li1a"i s# pre.inte solicitan"ilor p#r"ile documentului2 accesul la care nu con"ine restric"ii con-orm le1isla"iei2 indic4ndu3se ,n locurile por"iunilor omise una din sinta1mele6 ;secret de stat<2 ;secret comercial<2 ;in-orma"ie con-iden"ial# despre persoan#<. Unul din compartimentele importante ale le1ii ,l constituie (i stipul#rile ce se con"in ,n alin. & al arti. / re-eritoare la accesul la in-orma"iile cu caracter personal. &$ Le1iuitorul a dispus c# oric#rei persoane i se )a asi1ura accesul la in-orma"iile cu caracter personal. Ea are dreptul6 a: s# ia cuno(tin"# de aceste in-orma"ii personal sau ,n pre.en"a altei persoaneC +: s# preci.e.e aceste in-orma"ii ,n scopul asi1ur#rii plenitudinii (i )eridicit#"ii lorC c: s# o+"in#2 dac# este ca.ul2 recti-icarea in-orma"iilor sau lic0idarea lor atunci cand ele )or -i tratate neadec)atC d: s# a-le cine (i ,n ce scop a utili.at2 utili.ea.# sau inten"ionea.# s# utili.e.e aceste in-orma"iiC e: s# ia copii de pe documentele2 in-orma"iile despre sine sau de pe unele p#r"i ale acestora. Sarcinile ser)iciilor de rela"ii cu pu+licul ori ale altor su+di)i.iuni a+ilitate cu selectarea2 de"inerea (i di-u.area in-orma"iilor reies direct din Le1ea cu pri)ire la accesul la in-orma"ie care stipulea.# c# -urni.orul de in-orma"ii ,n con-ormitate cu competen"ele sale2 este o+li1at6 1: s# asi1ure in-ormarea acti)#2 corect# (i la timp a cet#"enilor asupra c0estiunilor de interes pu+lic (i asupra pro+lemelor de interes personalC 2: s# 1arante.e li+erul acces la in-orma"ieC : s# respecte limit#rile accesului la in-orma"ie2 pre)#.ute de le1isla"ie2 ,n scopul prote8#rii in-orma"iei con-iden"iale2 )ie"ii pri)ate a persoanei (i securit#"ii na"ionaleC $: s# respecte termenele de -urni.are a in-orma"iei2 pre)#.ute de le1eC &: s# dea pu+licit#"ii propriile acte adoptate ,n con-ormitate cu le1eaC D: s# p#stre.e ,n termenele sta+ilite de le1e2 propriile acte2 actele institu"iilor2 ale c#ror succesoare sunt2 actele ce sta+ilesc statutul lor 8uridicC
&$

Idem

1/

': s# asi1ure prote8area in-orma"iilor ce se a-l# la dispo.i"ia sa de accesul2 distru1erea sau modi-icarea nesansc"ionateC /: s# men"in# in-orma"iile2 documentele a-late la dispo.i"ia sa2 ,n -orm# actuali.at#C E: s# di-u.e.e de ur1en"# pentru pu+licul lar1 in-orma"ia care i3a de)enit cunoscut# ,n cadrul propriei acti)it#"i2 dac# aceast# in-orma"ie6 a: poate pre,nt4mpina sau diminua pericolul pentru )ia"a (i s#n#tatea oamenilorC +: poate pre,nt4mpina sau diminua pericolul producerii unor pre8udicii de orice natur#C c: poate opri r#sp4ndirea in-orma"iei ne)eridice sau diminua consecin"ele ne1ati)e ale r#sp4ndirii acesteiaC d: comport# o deose+it# importan"# social#. Un moment important ce se con"ine ,n le1e (i care "ine direct de acti)itatea autorit#"ilor pu+lice2 a ser)iciilor a+ilitate cu -urni.area in-orma"iei o-iciale o are alineatul 2 al art. 112 ,n care se stipulea.# (i anumite acti)it#"i ale -urni.orului de in-orma"ii ,n scopul 1arant#rii li+erului acces la in-orma"iile o-iciale. !urni.orul de in-orma"ii este o+li1at6 3 s# asi1ure un spa"iu amena8at pentru documentare2 accesi+il solicitan"ilorC 3 s# numeasc# (i s# instruiasc# -unc"ionarii responsa+ili pentru e-ectuarea procedurilor de -urni.are a in-orma"iilor o-icialeC 3 s# ela+ore.e re1ulamente cu pri)ire la drepturile (i o+li1a"iunile -unc"ionarilor ,n procesul de -urni.are a documentelor2 in-orma"iei o-icialeC 3 s# acorde asisten"# (i spri8inul necesar solicitan"ilor pentru c#utarea (i identi-icarea in-orma"iilorC 3 s# asi1ure accesul e-ecti) la re1istrele -urni.orilor de in-orma"ii2 care )or -i completate in con-ormitate cu le1isla"iaC 3 s# des-#(oare ,ntrunirile (i (edin"ele sale ,n mod pu+lic2 ,n con-ormitate cu le1isla"ia. De aici reies (i o+li1a"iunile persoanelor responsa+ile de reali.area pre)ederilor acestei le1i ,n practica de lucru a autorit#"ilor pu+lice. Pentru -iecare din punctele enumerate mai sus urmea.# a -i ela+orat un (ir de m#suri menite s# pun# ,n ac"iune acest act normati). ('2' Co#unicarea' Concepte a #ini"trare e 5a6* ale co#unic*rii $n proce"ul e

E-ortul -unc"ionarului pu+lic de a sta+ili o le1#tur# cu ceilal"i2 ca ,ntre dou# persoane e1ale2 e-ortul de a3l ,n"ele1e cu ade)#rat pe cel#lalt2 de a3l apropia2 de a sta+ili puncte de comunicare cu el2 de a3i cunoa(te pro+lemele (i de a ,ncerca s#3l a8ute2 ,n"ele14ndu3l cu ade)#rat2 nu poate dec4t s# +ucure2 s# dea cura82 s#3i a8ute pe oameni.&E Strate1iile (i te0nicile de comunicare utili.ate de c#tre -unc"ionarii pu+lici sunt determinate de rela"iile sociale dup# cum urmea.#6 A. Rela"iile din interiorul ser)iciului pu+lic6 - cu (e-ii ierar0iciC - cu ceilal"i -unc"ionariC - cu ,ntre1ul personalC - cu su+alternii. 0. Rela"iile cu ceilal"i su+iec"i de drept2 din a-ara institu"iei pu+lice2 +ene-iciari ai ac"iunii -unc"ionarului pu+lic. C. Rela"iile cu personalul unor institu"ii pu+lice (i alte persoane 8uridice2 cu care cola+orea.# institu"ia unde este ,ncadrat -unc"ionarul pu+lic. D. Rela"iile cu celelalte institu"ii ale statului din s-era celor trei clasice puteri E. Rela"iile cu societatea ci)il#2 ,n ansam+lul s#u. !unc"ionarul pu+lic este implicat ,n -iecare din cele patru ni)eluri ale comunic#rii6 - comunicarea intraindi)idual#6 c4nd in-orma"ia este transmis# de la o parte la alta a or1anismuluiC - comunicarea interpersonal#6 in-orma"ia este transmis# de o persoan# unei alte persoane. Acest tip de comunicare are patru o+iecti)e6 in-luen"area altor persoane2 e7primarea emo"iilor sau sentimentelorC sc0im+ul de in-orma"iiC intrarea )alidit#"ii canalului de comunicare utili.atC - comunicare intraor1ani.a"ional#6 in-orma"ia este transmis# ,n 1rupurile sau unit#"ile din
&E

%anea2 %.2 op. cit.2 p.1&*

1E

aceea(i or1ani.a"ie 9nota de ser)iciu adresat# de la un departament la altul:C - comunicarea e7traor1ani.a"ional#6 in-orma"ia este transmis# de o or1ani.a"ie mediului din care -ace parte 9campania pu+licitar# etc.:. Pentru a reali.a o comunicare e-icient#2 -unc"ionarul tre+uie s# cunoasc# +arierele comunica"ionale. S3a constatat e7isten"a a trei +ariere comunica"ionale6 &' Gariere de receptare6 stimuli de mediu2 atitudinile (i )alorile receptorului2 ne)oile (i a(tept#rile receptorului. (. Gariere de ,n"ele1ere6 pro+leme le1ate de lim+a literar# sau de lim+a8ul speci-ic unui 1rup pro-esional2 a+ilitatea receptorului de a asculta (i de a recep"iona acele mesa8e care nu sunt ,n concordan"# cu concep"ia saC distan"a de comunicareC e-ecte le1ate de situa"ii. 2. Gariere de acceptare6 pre8udec#"i2 con-licte personale ,ntre emi"#tor (i receptor. Pentru a reduce e-ectele acestor +ariere care stau la +a.a dis-unc"iilor multor or1ani.a"ii (i care pot ,ntrerupe procesul comunica"ional2 este necesar# clari-icarea unor ac"iuni. Ac%iuni $n proce"ul e co#unicareD* DE CE8 C9ND8 E#i%*torul7 CUM8 UNDE8 Receptorul7 De ce dore(te s# comuniceP Care sunt moti)eleP De ce tre+uie comunicatP S# -ie in-ormat ,n le1#tur# cu ceea ce se comunic#. Ale1e momentul cel mai potri)it pentru o receptare optim#. Utili.ea.# lim+a pe care o ,n"ele1e receptorul (i care nu d# na(tere la ne4n"ele1eri (i ec0i)ocuri. Ale1e canalul de comunicare6 oral 9-a"# ,n -a"# sau la tele-on: sau scris. Ale1e locul unde receptarea2 ,n"ele1erea (i acceptarea mesa8ului nu )or -i ,mpiedicate6 acas# sau ,ntr3un loc retras2 la munc# sau la restaurant etc. S# -ie atent la emi"#tor2 s# asculte acti) mesa8ul trimis2 s# cear# clari-icarea sau repetarea acestuia2 c4nd este ca.ul2 s# "in# le1#tura cu emi"#torul. Reali.ea.# c# ,nt4mpl#tor pot inter)eni distorsiuni2 pierderi2 1re(eli ,n procesul de comunicare2 -apt care tre+uie s# "in# ,n alert# am+ele p#r"i pentru a e)ita sau pentru a reduce ne,n"ele1erea mesa8uluiC ascult# -oarte atent2 )eri-ic# dac# au ,n"eles mesa8ul.

A#5ele p*r%i7

Comunicarea st# la +a.a raporturilor ,ntre oameni ,n institu"ii (i or1ani.a"ii (i ,n societate. Comunicarea presupune o capacitate su-icient# de a ie(i din tine ,nsu"i2 -#r# a -ace a+strac"ie de in-orma"iile ce e7ist# ,n c4mpul propriu. Ea descrie sistemul de credin"e2 de 14nduri2 de ima1ini (i de sen.a"ii pe care le de.)olt#m2 practic2 ,n orice moment. %odul ,n care percepem lucrurile2 ,nt4mpl#rile2 ac"iunile (i persoanele din 8urul nostru (i le interpret#m poart# o amprent# personal# puternic#. Percep"iile ne sunt cunoscute doar nou# ,n(ine p4n# nu le comunic#m celor din 8ur. Ele sunt determinate de atitudinile noastre. A)em atitudini -a"# de orice. Dac# ne e7prim#m atitudinea ,n cu)inte2 ea de)ine opinie. Atitudinile sunt condi"ionate de ;istoria< )ie"ii noastre (i se inte1rea.# ,n trei componente6 - componenta co1niti)#2 cum 14ndim2 le1at# de cunoa(tere (i con)in1eri 9de e7emplu2 14ndim ;(tiu c# V este ,ntotdeauna corect cu mine<2 ;acest lucru nu mi se poate ,nt4mpla<:. - componenta emoti)#2 a-ecti)#2 cum sim"im 9de e7emplu2 sim"im ,n le1#tur# cu cine)a6 ;,l ur#sc<2 ;mi3e -ric# de el<:. - componenta comportamental#2 cum tindem s# ac"ion#mC implic# e7teriori.#ri -a"# de personae2 o+iecte2 situa"ii 9de e7emplu2 ;reac"ione. dur2 c4nd cine)a )rea s# m# mint#<:. Aceste componente ale atitudinii pot s# se contra.ic# ,ntre ele6 de(i 14ndim ,ntr3un anumit mod2 deoarece componenta emo"ional# ne domin# la un moment dat2 ac"iunile noastre )or o1lindi de -apt modul ,n care sim"im2 mod total di-erit de cel ,n care 14ndim. Atitudinile se pot sc0im+a. Pentru a sc0im+a o atitudine este ne)oie ,ns# s# ac"ion#m asupra tuturor celor trei componente ale acesteia. S# e7amin#m urm#toarea atitudine -a"# de
D*

Idem

2*

procesul de comunicare6 comunicarea este ce)a ce decur1e de la sine2 orice -unc"ionar pu+lic inteli1ent (tie s# comunice (i nu ,n)a"# s# comunice. Aceasta este o atitudine ,nt4lnit# ,n mod -rec)ent (i are consecin"e ne1ati)e asupra calit#"ii comunic#rii -unc"ionarului pu+lic. Pentru a o sc0im+a2 este ne)oie s# ne autoanali.#m2 s# con(tienti.#m pro+lemele de comnicare pe care le a)em. Alt-el spus2 la ni)el co1niti)2 prin raportarea modului nostru de a comunica cuno(tin"e acumulate ,n domeniul comunic#rii identi-ic#m ne)oia de per-ec"ionare. 5n continuare tre+uie s# -ie +a.at# pe con)in1erea c# aceast# atitudine st# ,n calea succesului nostru ca -unc"ionari pu+lici 9componenta a-ecti)#:. Apoi trecem la -ormare2 prin ,n)#"are (i practicare2 de deprinderi noi2 care s# con"in# sc0im+area dorit#. Deci2 ,nsu(im (i practic#m anumite moduri de a ac"iona 9comportamente:. Din punct de )edere pur pro-esional2 -unc"ionarii ar tre+ui sa intre ,n rela"ii unii cu al"ii numai ,n interes de ser)iciu2 ,n raport cu cerin"ele -iec#rui compartiment de munc# (i s# se comporte strict ra"ional2 s# lucre.e e7act c4t (i ce tre+uie2 -#r# alte implica"ii de ordin a-ecti)2 social2 cultural. 5n realitate2 ,n orice institu"ie2 -unc"ionarii acesteia intr# ,n rela"ii unii cu al"ii prin ,ntrea1a lor personalitate2 -apt ce are e-ecte (i po.iti)e2 dar (i ne1ati)e asupra muncii. Tocmai de aceea2 o cerin"# cu caracter 1eneral pri)ind conduita este aceea ca ,n rela"iile dintre -unc"ionari s# nu apar# atitudini incompati+ile cu demnitatea uman# ,n 1eneral2 cu cea pro-esionala ,n special. 5n cate1oria unor ast-el de atitudini care se repercutea.# ne1ati) asupra calit#"ii climatului de munc#2 inclusi) asupra rela"iilor cu pu+licul2 se cuprinde tot ceea ce le.ea.#2 ,ntr3un -el sau altul2 sensi+ilitatea (i demnitatea ori ra"iunea uman#2 tot ceea ce apare ca nedrept2 incorect2 a+surd2 ,n8ositor2 tri)ial etc. Qi ,n rela"iile dintre -unc"ionari2 ca dintre to"i oamenii2 se cuprinde2 totdeauna2 o do.# puternic# de a-ecti)itate (i sensi+ilitate2 se a-irm# principii ra"ionale (i morale2 au loc sc0im+uri de in-orma"ii2 de considera"ii sociale2 -ilo.o-ie2 artistice etc. De(i acestea sunt ade)#ruri cunoscute2 nu ,ntotdeauna se "ine seama de ele. Unii2 -ie ei conduc#tori sau su+alterni2 se comport# ,n colecti)ele de munc# dup# impulsuri sau tendin"e spontane2 -#r# s# de)in# con(tien"i de semni-ica"ia acestora. Acord# prea pu"in# aten"ie surisului2 pri)irii2 salutului2 str4n1erii de m4n#2 e-ectului unei )or+e +une2 al unui 1est amical2 ama+ilit#"ii2 sensi+ilit#"ii etc. ,n crearea unor rela"ii optime de munc#. Dar2 se (tie ca -unc"ionarul pu+lic intr# ,n rela"ii cu oameni de cele mai )ariate pro-esiuni (i st#ri socio3culturale2 cer4ndu3i3se s# de)in# un -actor acti) de sta+ilitate ,n con)e"uirea ci)ili.at# a acestora. 5n indeplinirea acestui rol2 -unc"ionarul pu+lic )a lua drept model speci-icul rela"iilor din colecti)ul s#u de munc#. 5n -unc"ie de calitatea acestora el )a e7teriori.a ,n rela"iile cu oamenii -ie un comportament ci)ili.at2 corect2 -ie unul )iciat. Caracterul rela"iilor interindi)iduale este determinat de o serie de -actori2 ,ntre care6 ansam+lul condi"iilor de munc#2 personalitatea conduc#torului2 tr#s#turile indi)iduale (i calit#"ile personale ale oamenilor. De e7emplu2 munca ,n spa"ii necorespun.#toare2 de-icien"ele de or1ani.are2 supraa1lomerarea cu sarcini2 neritmicitatea ,n re.ol)area pro+lemelor 1enerea.# animo.it#"i (i deteriorea.# calitatea rela"iilor dintre lucr#torii respecti)i. Re.ultatele ine1ale ,n munc#2 la di-eri"i -unc"ionari2 aduc dup# sine di-eren"ieri (i creea.# nemul"umiri pri)ind aprecierea2 salari.area2 promo)area2 contri+uie la conturarea unor resentimente -a"# de cei care o+"in constant succese ,n pro-esiune. Dimpotri)#2 o +un# or1ani.are a muncii2 reparti.area ra"ional# a sarcinilor pe oameni2 ,ndrumarea competent# a -iecarui -unc"ionar de c#tre conduc#torul s#u au consecin"e po.iti)e asupra calit#"ii rela"iilor dintre lucr#tori. Co#unicarea $n ca rul "er+iciului pu5lic Termenul de ser)iciu pu+lic are at4t o semni-ica"ie or1ani.atoric#2 de or1anism social2 c4t (i o semni-ica"ie -unc"ional#2 de acti)itate des-#(urat# de acest or1anism. Ca or1anisme sociale2 ser)iciile pu+lice au -ost ,n-iin"ate pentru satis-acerea ne)oilor colecti)it#"ilor umane. No"iunea de serviciu public este utili.at# pentru a desemna un or1anism2 adic# o persoan# 8uridic#2 pri)at# sau pu+lic#2 prin care se reali.ea.# o acti)itate de interes 1eneral.D1 ('2'&' Co#unicarea cu "uperiorii ierar:ici Comunicarea ascendent# se des-a(oar# corespun.ator rela"iilor de tip ierar0ic conduc#tori 3 su+ordona"i2 mesa8ele transmise ,n cadrul acesteia const4nd ,n rapoarte2 in-orm#ri2 cereri2 su1estii2 critici2 nemul"umiri. 5n 1eneral2 pentru o coordonare e-icace a acti)it#"ilor or1ani.a"iei
D1

Pro-iroiu2 A.2 op.cit., p.11

21

-lu7urile comunica"ionale ascendente (i cele descendente tre+uie s# -ie ec0ili+rate din punctul de )edere al intensit#"ii transmiterii mesa8elor. Studii e7perimentale au demonstrat c# dintre comunic#rile or1ani.a"ionale2 cele ascendente sunt cele mai pu"in e-icace deoarece su+ordona"ii sunt reciten"i s# transmit# superiorilor lor in-orma"ii ne-a)ora+ile cu pri)ire la re.ultatele muncii lor2 di-icult#"ile ,nt4mpinate (i incapacitatea de a dep#(i unele di-icult#"i.D2 !ormele su+ care se mani-est# acest tip de di-icult#"i sunt6 re.er)a su+ordona"ilor ,n a e7prima propriile opinii2 din teama de a nu a)ea nepl#ceri cu superiorii2 sau de a nu3(i periclita a)ansareaC con)in1erea c# pro+lemele su+ordona"ilor nu3l interesea.# pe superiorul ierar0icC lipsa de o+i(nuin"# ,n comunicare. Ast-el2 personalul de e7ecu"ie2 nedispun4nd de a+ilitatea de a e7prima ,n scris sau )er+al2 renun"# la a da curs comunic#rii din propria ini"iati)#C tendin"a de a considera ca orice idee2 propunere de per-ec"ionare2 implic# automat e7isten"a unei de-ec"iuni a conducerii. 5ntr3un asemenea conte7t2 o propunere ar p#rea ca un denun" -a"# de cel ce conduce2 ceea ce i3ar putea declan(a ostilitateaC concordan"a dintre cerin"ele comunic#rii (i posi+ilit#"ile su+ordona"ilor de a le satis-ace ,n condi"ii de calitate (i ,n timp utilC -rec)en"a modi-ic#rilor. Cu c4t modi-icarea unor instruc"iuni2 ordine2 este mai -rec)ent#2 cu at4t creea.# nrmul"umiri ,n r4ndul su+alternilor2 pun4nd ,n lumin# de-a)ora+il# capacitatea (i competen"a conduc#torului. Su+ordona"ii se )or a7a ,n rela"iile cu conduc#torul pe respectarea normelor (i re1ulilor ierar0ice2 a condescen"ei su+ordonatului -a"# de conduc#tor. !unc"ionarul are o+li1a"ia de a se su+ordona conduc#torului s#u2 9art.$ alin2: de a3i raporta periodic despre acti)it#"ile ,ntreprinse2 despre stadiul reali.#rii sarcinilor ce i3au re)enit2 despre nere1ulile ce au ap#rut ,n munca sa etc. Se )a adresa conduc#torilor s#i ,n pro+leme di-icile de munc#2 solicitindu3le spri8inul.D Oricare su+ordonat este dator s# ,ndeplineasc# ordinile primite (i s# raporte.e conduc#torului direct de e7ecutare. Controalele e-ectuate de c#tre superiori2 e)entualele nemul"umiri ale acestora2 nu tre+uie sa duc# la descump#niri sau sup#r#ri2 ci tre+uie sa duc# la per-ec"ionarea acti)it#"ii -unc"ionarului respecti). Su+ordonatul )a a)ea 1ri8# s# c4(ti1e deopotri)# simpatia (i respectul conduc#torilor2 precum (i pe cel al cole1ilor de munc#. E7ist# -unc"ionari pe care nu3i interesea.# p#rerea conduc#torului2 su+apreciind3o pe a cole1ilor de munc#. Acestea sunt anima"i de moti)e personale2 ,n1uste. Cu timpul2 )or -i contesta"i de cole1ii lor. Situa"ia cea mai ec0ili+rat# este cea ,n care un lucr#tor este apreciat deopotri)# (i de conduc#tor2 (i de cole1i. Dac#2 ,n e7trema cealalt#2 un -unc"ionar 0arnic2 destoinic nu este apreciat nici deconduc#tor2 nici de cole1i2 de(i prin re.ultatele o+"inute ar -i indrept#"it la acest lucru2 ,ncepe s# su-ere2 este nemul"umit2 ,(i )a ,ndeplini sarcinile ,n mod de-ectuos. Situa"ia ,n care un -unc"ionar pu+lic2 ,n ca. ca o merit#2 este apreciat de c#tre cole1i2 ,n mai mare masur# dec4t de conduc#tor2 este pre-era+il# (i mai stimulatoare dec4t cea ,n care aprecierea conduc#torului nu este ,nso"it# de a cole1ilor de munc# sau2 uneori c0iar o contra.ice. Ast-el comunic#rile ascendente sunt esen"iale pentru -undamentarea deci.iilor conducerii (i pentru in-ormarea conduc#torilor cu pri)ire la transpunerea ,n -apt a deci.iilor lor. 5ntre modalit#"ile cele mai -rec)ent utili.ate pentru ,m+un#t#"irea comunic#rilor ascendente se numar# (edin"ele de 1rup2 participarea lar1# a su+ordona"ilor la luarea deci.iilor ma8ore pri)ind acti)itatea lor ,ndeose+i prin (edin"e deci.ionale participati)e2 Tcutiile de su1estiiT2 adoptarea de catre conduc#tor a politicii Tu(ii desc0iseT9Posi+ilitatea o-erita su+alternilor de a comunica direct cu un conducator -ara a parcur1e circiutul ierar0ic:.D$ E3e#ple e i"tor"iuni $n co#unicare Ce $n%elege interlocutorul ;can i atul, anga,atul/ Tre+uie s# determin mai ,nt4i Urm#resc de -apt s# am4n Nu este 1r#+it s# m# situa"ia -inanciar# a an1a8area2 poate mai apar (i an1a8e.e. Deci nu are ne)oie Ce "pune !eful Ce +oia "* "pun* ;gn irea/
D2

Nicolescu2 O.2 op.cit.2 p.&* Le1ea pri)ind statutul -unc"ionarilor pu+lici 9Le1ea nr.1//@1EEE pu+licat# ,n %onitorul O-icial nr.D** @ /.12.1EEE: D$ O)idiu2 N.2 op.cit.2 p.&*
D

22

,ntreprinderii. A+ia apoi pot -ace o nou# an1a8are. 5n aceast# lun# re.ultatele sunt -oarte sla+eC a(tept s# re)eni"i la per-orman"e normale. Ne3ar tre+ui situa"ia c4t mai repede posi+il.

al"i candida"i.

de mine.

Ar tre+ui s# )# pedepsesc2 Dac# re.ultatele )or -i la -el2 dar eu (tiu c# a -ost un luna )iitoare )# concedie.. accident. Am ne)oie de raport ,n Las# orice alt# lucrare (i -# aceast# s#pt#m4n#. ast#.i situa"iaW

('2'( ' Co#unicarea cu colegii Una din cerin"ele ma8ore este reali.area inte1r#rii ,n munc#2 ,n -unc"ie de calit#"ile (i particularit#"ile noilor ,ncadra"i2 precum (i e7perien"a2 coe.iunea (i permea+ilitatea 1rupului de munc# ,n care )a lucra noul )enit. !iecare colecti) de munc# are propriul sistem de rela"ii interindi)iduale (i 1enerale. Cele mai conser)atoare sunt colecti)ele din +iroul ori ser)iciul de personal. Noul an1a8at )a -i ,nt4mpinat ,ntr3un mod politicos2 cordial. De la prima ,ntilnire cu conduc#torul2 ,n mintea noului -unc"ionar tre+uie s# ram4n# ideea de ordine2 or1ani.are (i preci.ie2 care domne(te ,n rela"iile dintre mem+rii colecti)ului respecti). 5n -iecare colecti)2 dup# o anumita peroiad# de timp2 oamenii a8un1 s# se cunoasc# su-icient de +ine ,ntre ei2 s# -orme.e un anumit tip de rela"ii e7primate ,n o+iceiuri (i modele de comportament2 ce se cer cunoscute (i respectate de noul an1a8at. Aceasta nu se poate reali.a dec4t ,n timp2 ,n m#sura ,n care noul ,ncadrat ,(i cunoa(te cole1ii2 se acomodea.#2 dar (i ,n m#sura ,n care el )a -i cunoscut (i asimilat de colecti)ul respecti). Noul -unc"ionar pu+lic se )a ,ncadra ,n sistemul de rela"ii pe care ,l 1#se(te sau ,l )a )icia prin comportamentul s#u2 constituind ast-el ,nceputul restructur#rii acestuia ,n parte sau total. ('2'2 Co#unicarea cu "u5alternii 5n asi1urarea unor rela"ii s#n#toase ,ntre lucr#tori2 conduc#torul institu"iei (i ceilal"i conduc#tori ,ndeplinesc un rol important. Conduc#torul )a a)ea ,ntotdeauna -a"# de -iecare an1a8at un comportament corect2 ci)ili.at. 9art.1D le1ea'@2**$ :D& Ja a)ea mare 1ri8# s# nu 8i1neasc# pe cine)a2 s# nu le.e.e personalitatea2 demnitatea su+alternilor s#i. Ca ini"iatori (i coordonatori ai comunic#rii2 conduc#torii au tendin"a de a ridica +ariere arti-iciale ,n comunicarea cu su+alternii sau omolo1ii lor2 ,n 1eneral2 datorit# di-icult#"ilor ,n capacitatea de transmitere a in-orma"iilor.DD In aceast# cate1orie se includ6 insu-icienta documentare2 ceea ce determin# o utilitate redus#C tendin"a de a supradimensiona e7plica"iile introducti)e2 de)enite inutile2 mai ales c4nd interlocutorul este su+altern sau cole1 -amiliari.at cu su+iectulC stereotipiilor ,n modalit#"ile de transmitere (i pre.entare2 ceea ce duce la sc#derea aten"iei interlocutorilorC utili.#rii unui ton ridicat (i marcat de irita+ilitate2 ceea ce poate duce la intimidarea partenerului (i lipsa r#spunsuluiC utili.#rii unui lim+a8 neadec)at persoanei care receptea.# mesa8ul. !olosirea unor termini prea u.ita"i2 prea ele)a"i sau a unor termeni de strict# specialitate2 reduce posi+ilit#"ile de receptare inte1ral# (i corect# a in-orma"iilor comunicateC lipsa de aten"ie sau de a+ilitate ,n diri8area (i controlul dialo1ului c#tre reali.area unui o+iecti)C de-icien"e ,n capacitatea de ascultare. 5n dialo1ul cu su+alternii2 conduc#torul )a respecta cel pu"in urm#toarele cerin"e6 3 s# nu se adrese.e su+alternilor su+ in-luen"a unor st#ri emo"ionale puternice2 deoarece acestea tul+ur# o+iecti)itatea (i claritatea 14ndirii2 creea.# o stare de tensiune la su+alterni2 cu repercursiuni ne1ati)e asupra climatului (i randamentului ,n munc#C 3 sa (tie clar ce )a comunica (i ,n ce condi"iiC 3 sa dea o -ormulare corespun.#toare2 care s# e7prime e7act ce doreste s# comuniceC
D&

Le1ea pri)ind Codul de conduit# a -unc"ionarilor pu+lici 9Le1ea nr. ' @ 1/.*2.2**$ pu+licat# ,n %onitorul O-icial2 Partea I nr. 1&' @ 2 .*2.2**$: DD Gurdu(2 E.2 C#pr#rescu2 =.2 op.cit.2 p.$$*

3 in-orma"iile transmise s# -ie ,n"elese2 s# se asi1ure c# nici unul dintre su+alternii s#i nu are pro+leme neclare ,n le1#tur# cu ceea ce are de -#cut ,n continuareC 3 prin )or+#2 s# cree.e un climat -a)ora+il cola+or#rii (i coe.iunii colecti)ului respecti)C 3 deci.ia comunicat# sa e7prime ale1erea unei solu"ii optime dintre cele posi+ile2 prin care s# declan(e.e ac"iuni e-iciente ,n re.ol)area pro+lemei respecti). ariere n calea comunicrii eficiente ntre conductor i subalterni Al#turi de di-eren"ele esen"iale de personalitate (i de percep"ie2 pro)oac# pro+leme ,ntre conduc#tor (i su+altern (i al"i -actori6 Solicit#ri con-lictuale ale rolului. Rolul de lider cere conduc#torilor s# ,ndeplineasc# -unc"iuni at4t de ser)iciu c4t (i de suport socio3emo"ional2 adic# s# diri8e.e (i s# controle.e munca su+alternilor (i simultan s# acorde aten"ie ne)oilor su-lete(ti (i dorin"elor acestora. %ul"i conduc#tori au di-icult#"i ,n ec0ili+rarea acestor dou# solicit#ri ale rolului lor. E-ectul de cocolo(ire.D' Tendin"a de a e)ita comunicarea (tirilor proaste celorlal"i. Este un alt -actor care in0i+# comunicarea e-icient# dintre conduc#tor (i su+altern. De e7emplu2 conduc#torii au adesea e.it#ri ,n a comunica su+alternilor eli+erarea din -unc"ie sau trecerea ,ntr3o -unc"ie in-erioar# a acestora. Ast-el nu este ne)oie ca emi"#torul s# -ie responsa+il de )e(tile proaste pentru ca e-ectul s# se produc#. Este limpede c# e-ectul este (i mai pro+a+il atunci c4nd emi"#torul este responsa+il de acele )e(ti rele. Su+alternii care aspir# puternic la a)ansare sunt cei cu pro+a+ilitatea ma7im# de a a)ea di-icult#"i de comunicare cu superiorii lor. Aceasta se poate e7plica par"ial prin Te-ectul de cocolo(ireT3 salaria"ii care )or s#3(i impresione.e conduc#torii pentru a o+"ine o a)ansare au moti)e puternice s# re"in# )e(tile proaste. E-ectul nu se ,nt4lne(te doar la su+ordona"i. Este posi+il ca conduc#torul s# ai+# (o)#ieli ,n a comunica )e(tile proaste. !unc"ionarii mai +ine cota"i au (anse mai mari dec4t ceilal"i s# -ie in-orma"i despre cum sunt )#.u"i. 5n mod e)ident2 conduc#torii e)it# s# dea (tiri proaste de care sunt par"ial responsa+ili2 din moment ce ei ,n(i(i au -#cut aprecierea acti)it#"ii. Cecet#rile ara# c# conduc#torii (i su+alternii percep adesea di-erit urm#toarele aspecte6 modul ,n care su+ordona"ii ,(i -olosesc timpul -a"# de cum ar tre+ui sa o -ac#C c4t durea.# sa ,n)e"i ce)aC c4t de important# este lea-a pentru su+ordonatC c4t# autoritate are su+ordonatulC capacitatea pro-esional# a su+ordonatuluiC per-orman"ele su+ordonatului (i o+stacolele ,n calea acestoraC stilul de conducere al conduc#torului.D/ Di-eren"ele perceptuale de acest -el su1erea.# o lips# de desc0idere ,n comunicare2 care poate contri+ui mult la con-lictul de roluri (i am+i1uitate ,n special din partea su+ordona"ilor. 5n plus2 lipsa unei comunic#ri desc0ise reduce satis-ac"ia ,n munc# a cestora. E-ectul statutului -unc"iei. Un al treilea -actor care in0i+# comunicarea dintre (i su+ordonat este tendin"a conduc#torilor de a pune prea pu"in pre" pe comunicarea cu su+alternii lor. !#r# indoial# c# su+ordona"ii ,(i dau seama de ast-el de reac"ii ne1ati)e (i ,ncep s# opreasc# -lu7ul in-orma"iilor2 ceea ce contri+uie la o comunicare sla+#. Timpul. Un ultim -actor care poate duce la o sla+# comunicare ,ntre conduc#tor (i su+ordonat este simpl lips# de timp. Asta este )ala+il mai ales la e(aloanele ierar0ice in-erioare. Studiile au ar#tat ca ,ntr3o .i comunicarea ,ntre conduc#tor (i su+ordonat durea.# ,n medie circa $ minute.DE Uneori2 ,n rela"iile dintre conduc#tori (i su+ordona"i pot ap#rea tendin"e de -a)oritism2 de indul1en"# e7a1erat#2 de toleran"# peste limitele accepta+ile -a"# de unii (i intoleran"# -a"# de al"ii ceea ce contra)ine nu numai normelor morale ci (i celor le1ale ,n )i1oare.'* Un conduc#tor cu un comportament corect2 respectuos -a"# de su+ordona"ii s#i )a o+"ine o anume identi-icare a -iac#rui -unc"ionar pu+lic cu institu"ia ,n care lucrea.#2 cu rostul ei2 o inte1rare e-icient# ,n sistemul de rela"ii de munc#2 de rela"ii cu pu+licul. 5n acest sens2 un rol deose+it ,l are conduc#torul direct. Rostul acestuia nu tre+uie ,n"eles2 ,ns#2 ca -iind de
D' D/

?o0ns2 =.2 Comportament Or1ani.a"ional2 Ed. Economic#2 Gucure(ti2 1EE/2 p. 1 I+idem2 p. 2E DE I+idem2 p. 1 '* Le1ea pri)ind Codul de conduit# a -unc"ionarilor pu+lici 9Le1ea nr. ' @ 1/.*2.2**$ pu+licat# ,n %onitorul O-icial2 Partea I nr. 1&' @ 2 .*2.2**$: art.1D

2$

supra)e10ere (i ,ndrumare marunt#2 de d#d#cire2 ci de coordonator al acti)it#"ii din 1rupul respecti). ('-' Core"pon en%a a #ini"trati+* Acti)itatea or1anelor pu+lice locale este indisolu+il le1at# de procesul comunic#rii2 at4t cu pu+licul2 c4t (i cu or1anele similare sau ierar0ic superioare. Comunicarea poate -i )er+al# 9direct#: sau scris# 9indirect#:2 reali.at# prin intermediul coresponden"ei. Coresponden"a tre+uie in"eleas# at4t ca proces dinamic care const# ,n sc0im+ul de scrisori e-ectuat ,n procesul comunic#rii2 c4t (i ca totalitate a scrisorilor dintre coresponden"i. Coresponden"a se reali.ea.# prin intermediul unui ansam+lu de purt#tori de in-orma"ie care ser)esc la )e0icularea in-orma"iilor (i la ,ntre"inerea le1#turilor ,ntre persoane. Reali.area e-icient# a acti)it#"ii de coresponden"# administrati)# presupune2 pe de o parte2 cooptarea ma7imal# a or1anelor pu+lice locale ,n cadrul sistemului administrati)2 iar pe de alt# parte2 sta+ilirea unei cone7iuni in)erse cu pu+licul (i cresterea particip#rii cet#"enilor la acti)it#"ile or1anelor respecti)e.'1 Importan"a coresponden"ei ,n domeniul administrati) este imens# (i6 repre.int# o modalitate de sta+ilire a le1#turilor dintre administra"ia pu+lic# local# (i alte persoane -i.ice sau 8uridice2 ,n )ederea reali.#rii unei acti)it#"i sau solu"ion#rii ,n comun a unor pro+lemeC constituie o surs# de documente con-irmatoare pentru ,nre1istr#rile conta+ileC o-er# posi+ilitatea consemn#rii scriptice a unei acti)it#"iC ser)e(te ca pro+# ,n 8usti"ieC repre.int# o surs# de documentare2 constituirea unui -ond ar0i)istic2 care re-lect# e)olu"ia rapoartelor 8uridice (i economice ale administra"iei pu+lice locale cu al"i su+iec"iC permite resta+ilirea unei acti)it#"i anterioare (i reconstituirea unui ciclu de coresponden"# )i.4nd rapoartele pe care le ,ntre"ine administa"ia local# cu di-erite persoane -i.ice sau 8uridice. Reali.area cu succes a -unc"iilor acti)it#"ii de coresponden"# implic# ,n primul r4nd -aptul c# -unc"ionarii care primesc2 reparti.ea.#2 ,ntocmesc (i trimit coresponden(a 9secretarii: au ,nsu(it principiile2 re1ulile2 metodele (i -ormele ,n +a.a c#rora se redactea.#2 se pre.int# (i se -olosesc scrisorile (i actele o-iciale. Acti)itatea de coresponden"# se des-#(oar# ,n +a.a urm#toarelor principii6 1. Prioritatea comunic#rii )er+ale. Ji.ea.# e)itarea coresponden"ei inutile ,n ca.ul unor pro+leme care pot -i solu"ionate prin contact personal sau tele-onic. Comunicarea )er+al# se recomand# ,n locul celei scrise2 deoarece permite re.ol)area operati)#2 printr3un dialo1 direct a pro+lemei. La coresponden"# se )a recur1e ,n ca.urile c4nd comunicarea direct# este imposi+il# (i c4nd pentru 8usti-icare sau documentare este necesar# e7isten"a unui act scris. 2. Diminuarea +irocratismului. Coresponden"a tre+uie ,ntre"inut# ,n con-ormitate cu pre)ederile le1ale2 -#r# ,ns# a pierde din e-icien"# (i din timp prin parcur1erea unor circuite documentare prea so-isticate (i +irocrati.ate. . Promptitudinea. Implic# operati)itate ,n re.ol)area (i e7pedierea coresponden"ei. E7ecutarea la timp a lucr#rilor e)it# a1lomerarea coresponden"ei nere.ol)ate (i repre.int# un act elementar de polite"e -a"# de coresponden"ii c#rora li se datorea.# un raspuns. $. Cunoa(terea pro+lemei tratate. La +a.a ,ntocmirii unei coresponden"e2 ,n special a celei de r#spuns2 tre+uie s# stea o in-orma"ie e7act# asupra pro+lemei respecti)e. Se )or e)ita r#spunsurile -ormale sau e)a.i)e. &. Economia. Acest principiu are ,n )edere economia de timp2 economia de materiale (i economia de spa"iu de ar0i)are. Coresponden"a administrati)#2 indi-erent de con"inutul ei2 tre+uie s# -ie intocmit# ,nt3un lim+a8 adec)at care ar corespunde pro+lemelor tratate2 modalit#"ilor a+ordate ,n discu"ie. 5n acest ca. tre+uie respectate urm#toarele re1uli6

'1

Popa2 J.2 =0idul Primarului2 Ed. ARC2 C0i"in#u2 2**12 p.12*

2&

3 claritatea3 respectarea ri1uroas# a sensului real2 e)itarea re1ionalismelor2 ar0aismelor2 neolo1ismelor neasimilate2 ec0i)ocurilor. De asemenea2 presupune succesiunea lo1ic# a ideilor2 -#r# contradic"ii sau omisiuni2 ,n de.)oltarea ar1umenta"iei2 e7primarea ,n -ra.e scurteC 3 simplitatea3 e7punerea ideilor tre+uie s# se -ac# ,ntr3o -orm# simpl#2 s# -ie e)itate e7presiile 1reoaie2 ,ns# -#r# -olosirea -ormelor3(a+lon sau a te.elorC 3 conci.ia3 presupune -ormularea c4t mai succint# a ideilor e7primate (i care repre.int# caracteristic# de +a.# a coresponden"eiC 3 polite"ea3 tre+uie s# -ie pre.ent# ,n orice situa"ie (i constitue premis# principal# a cre#rii (i de.)olt#rii unei rela"ii de cola+orareC presupune2 de asemenea2 respectarea -ormulelor protocolareC 3 corectitudinea3 te7tul tre+uie s# -ie corect din punct de )edere 1ramatical2 stilistic (i orto1ra-ic. !unc"ionarii pu+lici tre+uie s# posede un anumit stil administrati) al coresponden"ei. De(i nu e7ist# o terminolo1ie special# pentru administra"ia pu+lic#2 o serie de cu)inte2 e7presii2 -ra.e2 ,m+in#ri de cu)inte au c#p#tat un caracter o-icial3documentar. Lucr#rile de coresponden"#2 at4t prin con"inut2 c4t (i prin -orm# e7terioar# repre.int# emitentul2 -iind cartea de )i.it# a acestuia. 5n acest ca.2 pentru promo)area unei ima1ini credi+ile2 ele tre+uie s# -ie nu doar corect redactate2 ci (i pre.entate ,ntr3o -orm# placut# (i ,n1ri8it#2 at4t ,n e7ecu"ia 1ra-ic#2 precum (i prin modalitatea de scris -olosit#. Aceasta se reali.ea.# prin dactilo1ra-ierea te7tului care nu tre+uie sa con"in# corect#ri )i.i+ile (i prin -olosirea unei 04rtii de +un# calitate2 curt#2 ne(i-onat#2 -#r# ,ndoituri sau rupturi2 taiat# drept2 de -orm# standard. Principalele tipuri de scrisori Coresponden"a administra"iei pu+lice se di-eren"ia.# ca re1im ,n -unc"ie de sursa ei de pro)enien"#. Ast-el se poate )or+i de coresponden"a intern#2 ,n ca.ul documentelor emise de compartimentele din interiorul unei institu"ii (i de coresponden"a e7tern#2 repre.entat# de documentele care sunt emise de compartimentele unei institu"ii c#tre un destinatar din a-ar# acesteia2 ori de acele documente care pro)in din e7terior de la alte persoane 8uridice sau -i.ice. 5n practic# aceast# di-eren"iere are e-ect asupra modului de a+ordare a -iec#rui tip de coresponden"# 9intern# sau e7tern#:2 precum (i a modului de ,nre1istrare a circula"iei. (otele de informare B repre.int# comunicatele ,n cadrul unei institu"ii pe ori.ontal# sau pe )ertical#2 ca. ,n care se pot asimila rapoartelor. E7ist# posi+ilitatea -olosirii notelor de in-ormare (i ,n e7teriorul unei autorit#"i pu+lice numai atunci c4nd ele au ca destinatar un -or ierar0ic superior. Con"inutul lor const# ,n pre.entarea unei sin1ure situa"ii concrete sau a unei sinte.e a opera"iunilor sau -aptelor administrati)e ,ntreprinse. Con"inutul mai poate )i.a (i sesi.area unor situa"ii materiale care a-ectea.#2 determin# sau spri8in# des-#(urarea curent# a acti)it#"ii. Tot ,n cate1oria notelor de in-ormare intr# (i notele verbale2 care pre.int# aceea(i -orm#2 ,ns# con"inutul se re-er# la re.ultatul unor con)or+iri sau ac"iuni premer1#toare contactelor o-iciale ale unui decident. De e7emplu6 in-ormarea unui ministru de c#tre directorul s#u de ca+inet pri)ind contactarea (i inten"ia unor in)estitori de a demara acti)it#"i ,n domeniul s#u de competen"#. Aceast# in-ormare este necesar# la sta+ilirea unor ,ntre)ederi. Puncte de vedere sau acorduri de principiu'2 Acest tip al coresponden"ei interne are un caracter preala+il deci.iei administrati)e2 ori reali.#rii -aptelor de competen"# material# (i este pre.ent c4nd2 ,ntr3o ac"iune2 sunt implicate mai multe compartimente. Punctul de )edere este ,nt4lnit ,n situa"ia ,n care un compartiment de specialitate ,(i e7prim# po.i"ia ,n le1#tur# cu oportunitatea unei deci.ii administrati)e ca element de )ala+ilitate2 al#turi de le1alitate. Acordul de principiu este necesar ,n ca.ul demar#rii unei proceduri de ac0i.i"ie pu+lic# de c#tre un compartiment speciali.at 9e7.6 pentru Direc"ia Sisteme In-ormatice2 este necesar acordul de principiu al Direc"iei de Gu1et2 care con-irm# e7isten"a surselor -inanciare (i alocarea ,n -ila de +u1et:. Ca element al coresponden"ei interne2 acordul de principiu nu are o -orm# speci-ic#2 el put4ndu3se mani-esta prin a)i. -a)ora+il preala+il pe un re-erat supus apro+#rii sau ca atare2 printr3un act distinct2 care )a purta titlul de 22acord de principiu<2 ori ca adres# ,n care o+li1atoriu se ,nt4lne(te -ra.a 22ne e7prim#m acordul de principiu -a"# de X..<. E7ist# situa"ii ,n care acordul de principiu su+ -orma a)i.ului preala+il este o+li1atoriu pentru )ala+ilitatea unei deci.ii.
' '2

Uascal2 A.2 Preotesiu. L.2 Coresponden"# (i Te0nica secretariatului2 Ed.Didactic# (i Peda1o1ic#2 Gucure(ti 1EED2 p. $.

2D

At4t punctul de )edere2 c4t (i acordul de principiu repre.int# de -apt r#spunsuri la alte elemente ale coresponden"ei interne2 ele neput4nd -i ini"iate din o-iciu 9e7cep"ie -ace punctul de )edere pe mar1inea unor proiecte normati)e sau re1ulamente:. 'crisoarea nsoitoare de acte B are o lar1# utili.are2 at4t ,n coresponden"a intern#2 c4t (i ,n cea e7tern# (i este poate cea mai clasic# -orm# de coresponden"#C are un caracter intern c4nd ,nso"e(te lucr#ri redirec"ionate ,ntre compartimentele acelea(i institu"ii sau ,n ca.ul transmiterii de la un co#parti#ent la altul2 ,n cadrul unei proceduri de a)i.are ,n etape6 ea p#strea.# -orma unei adrese o+i(nuite2 cu men"ionarea2 ,n -ormula de introducere a cau.elor care au determinat trimiterea de acte. Ast-el se trimit acte6 B periodic 9,n ca.ul ,n care e7ist# un act normati) din care reiese o+li1ati)itatea:. E7emplu6. ,naintarea la termene dinainte sta+ilite a situa"iilor statistice2 d#rile de seam# etc:. 5n acest ca. -ormula de introducere este6 22 )# ,naint#m 9trimitem: al#turatX<C B la cererea unui or1an ierar0ic superior sau a unui alt or1an al ad3"iei de stat. 5n acest ca. scrisoarea de trimitere de acte ,ncepe ast-el6 22 ca urmare cererii 9ordinului2 dispo.i"iei : d). nr X. )# ,naint#m al#turatX.<. Actele trimise sunt trecute ,n cuprinsul scrisorii de ,nso"ire2 iar la ane7e se men"ionea.# numai num#rul lorC poate lua -orma unui +orderou2 c4nd a)em mai multe documente transmise ,n ane7#. Scrisoarea ,nso"itoare de acte poart# nr. de re1istratur#2 datele e7peditorului2 datele destinatarului2 semn#tura. 1emo sau nota intern ,n institu"ii2 -irme se practic# -rec)ent comunicarea ,ntre compartimente2 ser)icii2 +irouri sau persoane2 prin intermediul memorandum3ului sau notelor interne2 -iind al#turi de tele-on2 una dintre principalele modalit#"i de comunicare intern# ,ntr3o -irm#. Nota intern#2 ,n plus -a"# de comunicarea tele-onic#2 ,(i p#strea.# caracteristica de -il# de a1end# (i are (i a)anta8ele unei comunic#ri scrise2 -iind ,nre1istrat# ,ntr3un dosar. Sunt -olosite pentru transmiterea in-orma"iilor ur1ente2 ,ntre+#rilor2 instruc"iunilorC sau2 ,ntr3o -orm# mai lun1#2 pot ser)i ca raport. 5n acest tip de coresponden"# nu se -olosesc -ormule de polite"e la ,nceput (i s-4r(it2 polite"ea -iind su+4n"eleas#. %esa8ul notei interne tre+uie s# -ie c4t mai scurt2 -iind -ormat de o+icei dintr3 o sin1ur# idee. %a8oritatea institu"iilor utili.ea.# -ormulare standardi.ate pentru notele interne2 dar c0iar dac# acestea nu sunt -olosite2 o not# intern# are patru p#r"i ,n antet6 22 PentruX.< 9numele destinatarului:2 .22De laX< 9numele e7peditorului:. 22Data..<9.iua2 luna2 anul: (i 22su+iectul< 9o -ra.# scurt#:. C4teodat#2 poate include (i denumirea departamentului (i num#rul de tele-on al e7peditorului.' 5n ceea ce pri)e(te stilul lim+a8ului dintr3o not#3memo intern# nu sunt re1uli -i7e. El depinde de mai mul"i -actori2 (i anume6 B natura mesa2ului6 in-orma"ii2 ,ntre+#ri2 cereri2 r#spunsuri2 -elicit#ri etc.C B conte3tul mesa2ului6 reac"iile pro+a+ile ale cititorului2 ce s3a ,nt4mplat ,nainte2 c4t (tie destinatarul despre su+iectul notei2 ur1en"e (i priorit#"i B rutin#2 cri.# B instruc"iuni de urmat pentru tot personalulC B statutul i personalitatea destinatarului6 po.i"ia ,n or1ani.a"ie2 ni)el de instruire2 metode de munc#2 atitudinea -a"# de comunicarea scris# etc.C B relaii ntre e3peditor i destinatar6 prietenie2 indi-eren"#2 rela"ii in-ormale etc. Stilurile notelor interne pot -i di-erite. Directi)ele (i instruc"iunile unei persoane din conducere adresate ,ntre1ului personal pot -i -oarte +ine scrise ,ntr3o manier# -ormal#2 ,ntr3un lim+a8 impersonal2 pe c4nd un mesa8 trimis unui cole1 poate -i scris ,ntr3o manier# con)ersa"ional#2 -olosind c0iar 1lume sau e7presii amu.ante. Notele interne scrise c#tre superiori )or -i mai preten"ioase ca stil dec4t cele trimise su+ordona"ilor. Un superior ,(i poate permite un ton -amiliar2 prietenesc2 atunci c4nd scrie su+ordona"ilor2 dar se poate sim"i o-ensat dac# i se r#spunde la -el. Procesul"verbal este documentul prin care se consemnea.# cu e7actitate -apte2 ac"iuni2 discu"ii (i 0ot#r4ri ale unei adun#ri constituite2 poate cuprinde solu"ii sau m#suri. E7ist# mai multe tipuri6 B proces3)er+al de constatare 9pe -ormulare tipi.ate:C B proces3)er+al de predare3primire a unei 1estiuniC B proces3)er+al de consemnare a unei (edin"e. Sin4nd cont de aceast# clasi-icare2 procesul3)er+al poate a)ea -orm# (i con"inut di-erit.
' '

Idem

2'

Procesul"verbal de constatare se ,ntocme(te de c#tre una sau mai multe persoane ,mputernicite de un or1an de stat2 inspectorate (i inspec"ii din cadrul or1anelor centrale sau locale de specialitate din administra"ia pu+lic# 9Inspectoratul sanitar2 Inspectoratul pentru controlul calit#"ii etc: Acestea pot aplica sanc"iuni administrati)e2 ,n +a.a proceselor )er+ale ,nc0eiate. De o+icei se ,nc0eie pe -ormulare tipi.ate (i au urm#toarea structur#6 B antetul institu"ieiC B titlu (i o+iectul procesului )er+alC B nr. de ordine (i dataC B numele (i calitatea persoanei sau persoanelor care au -#cut constatarea2 cu indicarea actului de ,mputernicire respecti)C B consemnarea detaliat# a -aptelor2 cu enumerarea elementelor pe care se ,ntemeia.# 9constat#ri personale2 declara"ii2 documente etc:C B men"ionarea num#rului de e7emplare ,n care a -ost ,ntocmit (i destina"ia -iec#rui e7emplarC B semn#turile persoanelor care l3au ,ntocmit. Procesul"verbal de predare"primire a unei 1estiuni B se ,nc0eie ,n urma transmiterii drepturilor (i o+li1a"iilor re-eritoare la 1estiune2 de la cel care pred# la cel care prime(te. Elementele lui o+li1atorii sunt6 B unitatea ,n cadrul c#reia se petrece predarea3primireaC B titlul 22Proces3)er+al de predare3primire<2 urmat de 22,nc0eiat ast#.iX < 9data complet#:2 Y2pentru predarea 1estiunii...< 9o+iectul pred#rii:C B temeiul ,n +a.a c#ruia se -ace opera"iunea 9ordin2 deci.ie etc.:C dac# predarea se -ace cu caracter temporar sau de-initi)C B numele (i calitatea persoanelor care particip# la opera"iunea de predare3primireC B lista complet# 9,n procesul3)er+al sau ,n ane7#: a +unurilor ce -ac o+iectul pred#rii primiriiC ,n ca.ul ,n care lista o+iectelor este separat#2 ,n procesul3)er+al se men"ionea.# pre.en"a ane7eiC B semn#turile precedate de cu)intele 22am predat<C 22am primit<C 22am asistat<. Procesul"verbal de consemnare a unei edine se ,ntocme(te de c#tre secretarii or1anelor respecti)e sau de alte persoane ,ns#rcinate cu redactarea lor. Principalele elemente pe care tre+uie s# le cuprind# acest tip de proces3)er+al sunt6 B antetul documentului 9numele -irmei2 societ#"iiC B denumirea documentului 9proces3)er+al:C B su+iectul 22 al (edin"ei Consiliului de Administra"ie<C B data 22din & iunie 2** <C B men"iuni preala+ile 9numele persoanei care a desc0is (edin"a2 componen"a pre.idiului2 nr. de mem+ri pre.en"i2 a+sen"i2 in)ita"i:C B su+iectul (edin"ei6 ordinea de .iC B consemn#ri6 pe scurt din lu#rile de cu)4nt (i conclu.iile pe puncte din ordinea de .i 9men"iuni cu pri)ire la 0ot#r4rile luate:C B semn#tura. Procesele3)er+ale de (edin"# se ,nscriu ,ntr3un re1istru sepcial (i se numerotea.# ,n ordinea ,ntocmirii lor. Ca )ariante ale procesului )er+al sunt6 protocolul2 minuta. Protocolul consemnea.# discu"iile sau ,n"ele1erile inter)enite ,ntre su+unit#"i ale aceleia(i unit#"i2 ,ntre persoane -i.ice (i 8uridice antrenate ,n re.ol)area di)erselor pro+leme ale a1en"ilor economice. Ast-el de ,n"ele1eri pot inter)eni cu pri)ire la -olosirea ,n comun (i ,n anumite condi"ii a unor +unuri de c#tre dou# sau mai multe persoane sau unit#"i de des-acere. Protocolul poate -i ,ntocmit2 de e7emplu2 (i pentru ,n"ele1erile inter)enite ,ntre unit#"ile de des-acere a m#r-urilor (i a societ#"ilor de asi1urare2 ,n )ederea asi1ur#rii +unurilor de )alori ridicate des-#cute popula"iei de c#tre societ#"ile comerciale sau pentru asi1ur#ri de persoane. '$ 5n acest document se consemnea.# condi"iile ,n care se -ace asi1urarea (i )#rsarea sumelor re.ultate din prime de asi1urare2 precum (i comisionul ce re)ine celui care ,nc0eie documentul2 ,ncasea.# sumele (i le )ars# ,n contul societ#"ii de asi1urare.

'$

I+idem2 p.$*

2/

De asemenea2 -oarte -rec)ent2 tot un ast-el de document 9protocol: se ,nc0eie (i ,ntre sindicate (i =u)ern2 ,ntre di-erite or1anisme interna"ionale2 ,n cadrul c#ruia sunt consemnate ,n"ele1erile la care se a8un1 ,n urma unor discu"ii. 1inuta B la -el ca (i procesul3)er+al2 protocolul2 minuta consemnea.# ,n"ele1eri inter)enite cel pu"in ,ntre dou# p#r"i. Spre deose+ire de procesul3)er+al2 (i protocol2 minuta consemnea.# ,n"ele1eri mai sumare2 cu pri)ire la pro+leme de mai mic# importan"#C Deose+irile -a"# de procesul3)er+al sunt6 B constat#rile -#cute printr3o minut# cuprind o situa"ie la un moment dat2 o propunere sau o ac"iune ,ntreprins#C B minuta are un caracter intermediar2 de trecere de la o constatare la alta2 de la o etap# la altaC B minuta are un caracter par"ial2 ce urmea.# a -i ,ntre1it# ulterior prin complet#ri. 1inuta administrativ B este -olosit# ,n institu"ii2 pentru re.ol)area pro+lemelor ,n urm#toarele situa"ii6 ca document preliminar de ,n"ele1ere ,ntre dele1a"ii unit#"ilor cu oca.ia ,ncerc#rii acestora de a re.ol)a di-erite pro+leme de interes comunC ca document ,nc0eiat ,n scopul de a consemna discu"iile (i ,n"ele1erile ,ntre dele1a"ii a1en"ilor economici2 cu oca.ia ,nc0eierii unor contracteC ca document ,nc0eiat la recep"ionarea par"ial# a unor lucr#ri (i ser)icii. 4nc5eierea este un act o-icial2 ,ntocmit de c#tre un colecti) de lucru2 ,n care se consemnea.# 0ot#r4rile -inale luate ,n cadrul (edin"ei2 cu oca.ia unei constat#ri. Inc0eierea se asem#n# cu procesul3)er+al prin redactare2 scop (i prin colecti)ul care o redactea.#. Se deose+e(te de procesul3)er+al prin ,mpre8ur#rile ,n care se ,ntocme(te. 5nc0eierea administrati)# B se ,ntocme(te ,ntre dele1a"ii p#r"ilor2 cu oca.ia (edin"elor ,n care se discut# condi"iile de ,nc0eiere a contractelor2 ne,n"ele1erile i)ite ,ntre unit#"i. Se mai -olose(te (i ,n ca.ul )eri-ic#rilor unor lucr#ri (i ser)icii. 5nc0eierea de con-irmare a unui proces3)er+al de contra)en"ie se ,ntocme(te de c#tre (e-ul or1anului al c#rui ,mputernicit a ,nc0eiat procesul3)er+al de constatare (i sanc"ionare pentru contra)en"ie. 5nc0eierea notarial# B est certi-icarea prin care notariatul autenti-ic# ,ndeplinirea unui act notarial. De asemenea2 ,nc0eierea de le1ali.are este o ,nc0eiere notarial#. 5nc0eierea 8udec#toreasc# est ,ntocmit# de or1anele 8usti"iei. !eferatul este o lucrare curent#2 ,n care sunt pre.entate aspecte concrete2 dar (i aprecieri ,n le1#tur# cu o anumit# pro+lem#2 cu o situa"ie e7istent#. Re-eratele sunt speci-ice coresponden"ei interne2 ele neput4nd -i utili.ate ,n raporturile unei autorit#"i cu mediul e7teriorC este cel mai important instrument de coresponden"# al administra"iei pu+lice. Din punct de )edere rela"ional2 ,n interiorul unei autorit#"i administrati)e2 re-eratul -ace le1#tura ,ntre s-era e7ecu"iei (i cea a deci.iei. Re-eratul se utili.ea.# ,n toate domeniile de acti)itate. Re-eratul poate -i6 de necesitate2 de apro+are a c0eltuielilor2 de propunere a aplic#rii de sanc"iuni disciplinare etc. Prin re-erate se propun solu"ii te0nice (i or1ani.atorice menite s# duc# la ,m+un#t#"irea muncii sau la +una des-#(urare a unor ac"iuni. Ele se redactea.# din dispo.i"ia conduceri sau din o-iciu (i se pre.int# su+ -orm# scris# ori1inal#. !aportul spre deose+ire de re-erat2 poate -i utili.at (i ,n e7teriorul autorit#"ii pu+lice respecti)e pe cale ierar0ic#2 de la ni)el in-erior spre ni)elul superior. Se pre.int# su+ -orm# scris# (i nu necesit# ,n mod o+li1atoriu r#spuns sau apro+are. Cerin"a ma8or#2 pentru a se asi1ura e-icien"a rapoartelor2 este de a le pre.enta ,ntr3o -orm# clar#2 cu con"inut edi-icator2 +a.at pe cunoa(terea temeinic# a pro+lemei2 cu conclu.ii con)in1#toare2 ar1umentate. Raportul cuprinde2 de o+icei2 o e7punere -#cut# de un mem+ru al unui or1an de control cu pri)ire la ,ndeplinirea unei sarcini sau atri+u"ii de ser)iciu2 semnalarea unor st#ri de lucruri2 pre.entarea situa"iei acti)it#"ii ,ntr3un compartiment de munc#. Rapoartele se -ac din o-iciu sau ca urmare a dispo.i"iei date de or1anul c#ruia i se pre.int#2 ori ,n temeiul unor pre)ederi e7prese ale unor acte normati)e. 6lementele obligatorii ale !aportului i !eferatului sunt7 Z titlu 22Raport pri)ind des-#(urarea acti)it#"ii de recep"ie calitati)#X...< 22Re-erat de necesitate<C Z num#rul (i dataC Z numele (i calitatea celui care ,ntocme(te actulC ,n ca.ul raportului2 actul normati) pe +a.a c#ruia a -ost e-ectuat controlul2 numele (i calitatea persoanei care l3a semnatC B constat#rile concrete2 precise2 pe mar1inea pro+lemelor pre.entate2 ,n alineate separate (i numerotateC 2E

B propunerileC B -ormula de ,nc0eiere 9,n ca.ul raportului 22drept pentru care a -ost ,nc0eiat pre.entul raport<:C B semn#turile2 precedate de calitatea sau -unc"ia persoanelor care au e-ectuat controlul. .area de seam B este documentul care cuprinde e7punerea (i anali.a acti)it#"ii unei unit#"i2 ,ntr3o anumit# etap#. Darea de seam# este pre.entat# de conducere ,n -a"a colecti)ului de salaria"i sau de ac"ionari ,n adunarea 1eneral#2 ,n (edin"a de anali.# a muncii2 (edin"# care poate a)ea loc lunar2 trimestrial sau anual. Se ,ntocme(te pe +a.a rapoartelor de acti)itate pre.entate de compartimentele su+ordonate (i a in-orma"iilor or1anelor de conducere. Pre.entarea acti)it#"ii se -ace ,n spirit critic (i autocritic2 con-runt4ndu3se sarcinile pre)#.ute ,n planul de acti)itate cu datele concrete ale reali.#rilor o+"inute. Se anali.ea.# atent lipsurile (i cau.ele acestora2 precum (i 1reut#"ile ,nt4mpinate (i se -i7ea.# sarcini precise pentru etapa urm#toare. 5n adunarea 1eneral#2 dup# citirea d#rii de seam#2 se -ac complet#ri. De asemenea2 se discut# pro+lemele ridicate2 se -ac propuneri2 se iau 0ot#r4ri. Darea de seam# se alc#tuie(te ,n mod o+i(nuit dup# un plan (i cuprinde6 Z titlul 22Dare de seam#< (i se speci-ic# a cui acti)itate se pre.int#:C Z perioada pentru care se pre.int# darea de seam#C Z introducerea 9se -ac considera"ii asupra condi"iilor ,n care se des-#(oar# acti)itatea:C Z o+iecti)ele desprinse din planul de acti)itateC Z anali.a acti)it#"ii pe perioada dat#C Z reali.#rileC Z lipsurile (i cau.ele lorC Z 1reut#"ile ,nt4mpinateC Z conclu.iile (i propunerile. Darea de seam# poate -i6 intern (i cuprinde anali.a acti)it#"ii proprii pe o anumit# perioad# (i e3tern (i cuprinde centrali.area datelor unit#"ilor su+ordonateC poate -i statistic# (i conta+il#. Petiiile repre.int# un element e7clusi) al coresponden"ei e7terne (i sunt cererile peten"ilor 9persoane -i.ice sau 8uridice: adresate administra"iei2 pentru a -ace sau a nu -ace un anumit lucru2 pentru a emite un act administrati). A nu se -ace con-u.ie ,ntre peti"ie (i pl4n1ere. 5n timp ce peti"ia repre.int# o cerere adresat# administra"iei2 pl4n1erea repre.int# pre.entarea unei situa"ii de -apt care le.ea.# interesele unei persoane. Peti"ia nu are o -orm# standard2 ,ns# tre+uie s# cuprind# anumite elemente o+li1atorii6 B cui se adresea.#C B numele2 adresa (i toate datele de identi-icare ale petentuluiC B pro+lema concret# adus# ,n -a"a administra"ieiC B moti)a"ia solicit#riiC B semn#tura (i data. !spunsul la petiii nu tre+uie con-undat cu solu"ionarea unei peti"ii prin emiterea unui act administrati). R#spunsul la peti"ie poate ,nsemna orice adres# ,n aten"ia petentului care e7plic# re-u.ul sau acceptul re.ol)#rii situa"iei sale (i preci.ea.# stadiul solu"ion#rii. Un posi+il r#spuns la o cerere de locuin"# c#tre prim#rie6 22 cererea dumnea)oastr# cu nr. de ,nre1istrare X.din dataXX2 adresat# Prim#riei a -ost luat# ,n e)iden"# (i )a -i solu"ionat# ,n m#sura spa"iilor disponi+ile< sau 22cererea dumnea)oastr# nr. din dataXXX2 adresat# Prim#riei a -ost anali.at# ,n con-ormitate cu actele normati)e (i )# comunic#m c# nu )# ,ncadra"i ,n cate1oria +ene-iciarilor de locuin"e din -ondul locati) de stat<. R#spunsul la peti"ie tre+uie s# poarte num#r de ,nre1istrare (i dat#2 s# -ac# re-erire la num#rul (i data ,nre1istr#rii peti"iei2 s# preci.e.e concret po.i"ia autorit#"ii administrati)e2 s# -ie semnat# (i (tampilat#. $drese de redirecionare ,ntre autorit#"i administrati)e di-erite2 repre.int# un tip al adreselor ,nso"itoare de acte2 prin care o autoritate administrati)# ,(i declin# competen"a ,n pri)in"a unor peti"ii 1re(it adresate ,n -a)oarea altei autorit#"i2 spre 22competent# solu"ionare<. Adresele de redirec"ionare tre+uie s# cuprind# urm#toarele6 B antetul institu"iei ce remite peti"iaC B autoritatea c#reia ,i este redirec"ionat# peti"iaC B numele (i adresa petentuluiC B pro+lema ridicat#C B num#rul (i data cu care a -ost ,nre1istrat# peti"iaC *

B num#rul de pa1ini (i2 dac# este ca.ul2 ane7eC B semn#tura (i (tampila institu"iei. #nformri reciproce B sunt speci-ice rela"iilor de cooperare sau parteneriat ,ntre dou# sau mai multe institu"ii (i )i.ea.# ducerea la ,ndeplinire a unor acorduri2 ori monitori.area etapelor acelor acorduri. De e7emplu2 in-orm#rile reciproce ,ntre Camerele de comer" sau cele ,ntre ministere de competen"# 1eneral# (i ministere de competen"# speci-ic#2 cum ar -i6 3 ministerele cu %inisterul !inan"elor pri)ind e7ecu"ia +u1etului sau alte aspecte pri)ind re1lementarea re1imului -ondurilor pu+liceC 3 %inisterul Lucr#rilor Pu+lice cu alte autorit#"i pu+lice pri)ind construc"iile (i posi+ilitatea unor modi-ic#ri2 consolid#ri ori e7perti.#ri. 5n acest ca. in-orm#rile reciproce repre.int# alt# coresponden"# dec4t cea de a)i.are. !epartiiile au un re1im special2 deoarece ele se predau numai personal unei anumite persoane2 care are o+li1a"ia de a le -olosi numai pentru scopul ,n care i3au -ost ,nm4nate2 ,n perioada de timp pre)#.ut#2 dup# aceea ele pier.4ndu3(i )ala+ilitatea. De men"ionat c# acest tip de coresponden"# est e denumit 1eneric repartiie, -iecare act de acest -el a)4nd o denumire proprie (i speci-ic# domeniului de utili.are. Iat# c4te)a dintre domeniile (i cate1oriile de reparti"ii care sunt mai des ,nt4lnite6'& 5n domeniul contractelor de loca"iune imo+iliar#6 B reparti"ii pentru ,ntocmirea contractelor de locuin"e sociale sau din -ondul locati) de statC B reparti"ii pentru spa"ii comerciale destinate +ene-iciarilor Le1ii $2@1EE1 pri)ind protec"ia re)olu"ionarilorC B reparti"ii pentru spa"ii comerciale destinate +ene-iciarilor Le1ii pri)ind protec"ia micilor meseria(iC 5n domeniul dreptului pro)i.oriu de u. al spa"iului aerian (i al -rec)en"elor radio (i t).6 B reparti"ii pro)i.orii p4n# la emiterea licen"ei2 con-orm Le1ii Audio)i.ualuluiC B sta"ii emisie3recep"ie cu mai multe posturi 9companii de ta7imetre2 companii de inter)en"ie2 pa.#2 protec"ie etc:C B reparti.area tronsoanelor de .+or pentru companiile aeriene ce operea.# pe teritoriul na"ional al Rom4niei. Citaiile se transmit numai ,ntre institu"ii di-eriteC au un caracter similar con)oc#rilor2 care sunt speci-ice coresponde"ei interne. E7emple de cita"ii2 altele dec4t cele 8udec#tore(ti6 B cele ale Camerelor de comer" (i industrie pentru ar+itra8eC B cele ale autorit#"ilor portuare pentru comunicarea de deci.ii c#pitanilor na)elor acostateC B cele ale or1anelor de poli"ie pentru solu"ionarea unor anc0ete 9a nu se con-unda cu cita"iile emise de Parc0et sau cita"iile instan"elor ,n cau.e penale:. (avetele B se pre.int# su+ -orma comunic#rilor ,ntre compartimentele aceleia(i autorit#"i ca proceduri preala+ile adopt#rii deci.iei administrati)e. E7ist# dou# cate1orii2 (i anume6 1. Adresele pro)enite de la compartimentele de administrare a patrimoniului (i transmise decidentului 9de e7emplu6 comunic#rile de spa"ii li+ere cu destina"ie locati)# sau cu alte destina"ii transmise de direc"iile2 re1iile sau societ#"ile de administrare Consiliilor locale sau prim#riilor pentru emiterea de reparti"ii:. 2. Comunic#ri ,ntre institu"iile sau compartimentele aceluia(i sistem2 ori ,ntre societ#"i cu acelea(i atri+u"ii care iau parte la o ,n"ele1ere. Ast-el2 amintim de na)etele sau comunic#rile din di-erite domenii6 B transporturi B transmiterea ,ntre re1ionalele de cale -erat#2 companiile aeriene etc.2 a dia1ramelor cu locurile disponi+ile pentru re.er)are (i )4n.are de +ileteC B acorduri de tran.itare B comunicarea de la autoritatea ce d# a)i.ul de tran.itare la autoritatea de 1rani"# care controlea.# accesulC Btransmiterea situa"iilor pri)ind de+itorii de la di)erse autorit#"i administrati)e la administra"iile -inanciare ori direc"iile de ta7e (i impo.ite locale pentru e7ecut#ri. Na)etele au caracter temporar2 ele -iind )ala+ile doar pentru perioada de timp pre)#.ut# ,n ele. Acte de dispoziie i decizie Acti)itatea de +a.# a -iec#rei or1ani.a"ii2 acti)itate care deri)# din le1ea lor or1anic#2 este adus# la ,ndeplinire de or1anele de conducere prin ordine2 deci.i2 dispo.i"ii2 (i care au un caracter o+li1atoriu.
'&

I+idem2 p.22&

8rdinul B este un act speci-ic ministrului2 (i are )ala+ilitate pentru ramura de acti)itate pe care o coordonea.#. Este un act de dispo.i"ie2 la -el ca (i deci.ia. 5n unele unit#"i economice 9,n -unc"ie de dependen"a lor: ordinul prime(te utilitate identic# cu deci.ia2 iar elementele pe care tre+uie s# le cuprind# un ordin sunt2 de cele mai multe ori2 identice cu cele ale deci.iei. 5n unele ca.uri2 -unc"iile ordinului sunt cumulate cu cele ale circularei2 o+"in4nd ast-el un nou tip de document B ordinul circular. .ecizia este un act de dispo.i"ie ce se emite de conducerea unit#"ii pentru imputarea unor lipsuri2 pentru sc0im+area din -unc"ie a unor persoane care s3au do)edit necorespun.#toare2 pentru sanc"ionarea unor salaria"i )ino)a"i etc. .ispoziia poate -i dat# de orice persoan# cu -unc"ie. Caracteristici de redactare. Aceste tipuri de acte au o structur# similar# (i cuprind6 B denumirea unit#"ii emitenteC B titlul2 num#rul (i data actuluiC B pream+ulul 9men"iuni preala+ile:6 pre)ederea le1al# care d# dreptul or1anului respecti) de a emite asemenea acte (i temeiul care 8usti-ic# emiterea lui2 introduse prin una din -ormulele6 22 a)4nd ,n )edereX<2 22pe +a.a X<2 22,n temeiulX<C B -ormula de dispo.i"ie6 22emite urm#torul ordin 9deci.ie2 dispo.i"ie:<2 precedat# de ar#tarea calit#"ii emitentuluiC B con"inutul2 1rupat pe puncte numerotateC B ,nc0eierea 9numerotat# ,n continuare:2 cuprin.4nd or1anul sau or1anele 9direc"ii2 ser)icii etc: care urmea.# s# aduc# la ,ndeplinire actul ,n cau.#C B semn#tura emitentului 9precedat# de indicarea -unc"iei:. Ast-el de acte pot cuprinde (i mani-estarea de )oin"# a mai multor or1ane2 deci pot -i emise ,n comun de acestea (i semnate de conduc#torii -iec#ruia dintre ele. #nstruciunile sunt2 ,n 1eneral2 acte completiti)e2 e7plicati)e2 de detaliere a unor acte cu caracter normati) 9le1i2 ordine etc:. Ele au acela(i caracter normati) ca (i re1lement#rile pe care le ,nso"esc. Sistemati.area instruc"iunilor se -ace pe p#r"i2 capitole2 articole2 para1ra-e etc. Circulara B este documentul prin care un or1an ierar0ic superior2 transmite unit#"ilor din su+ordine2 concomitent (i cu acela(i con"inut dispo.i"ii sau ,ndrum#ri. O caracteristic# de dactilo1ra-iere a scrisorii circulare const# ,n aceea c# ea se scrie ,n mai multe e7emplare2 adresa destinatarului complet4ndu3se pe -iecare e7emplar separat. Copiile2 a)4nd )alaorea ori1inalului2 se e7pedia.# cu semn#tura conduc#torului (i (tampila unit#"ii. Scrisorile de acest tip au un titlu2 ca ,n ca.ul actelor2 (i un num#r propriu de ordine 9e7.6 22Instruc"iune nrX<2 22Circulara nrX.<:. Instruc"iunile (i circularele nu suport# r#spuns. La destinatar ele primesc re.olu"ia 22 ,n e)iden"#<2 pentru a -i a)ute permanent ,n )edere. Ele au o sin1ur# semn#tur# B a conduc#torului. Actele doveditoare sunt actele care se eli+erea.# la cererea persoanelor -i.ice sau 8uridice2 ,n scopul atest#rii unor calit#"i sau al recunoa(terii unor drepturi. $deverina este documentul emis de o unitate la cererea unei persoane -i.ice prin care se atest# un drept2 un -apt2 o situa"ie. Ade)erin"a se eli+erea.# pe +a.a unor acte2 documente2 re1istre etc.2 ,n care sunt consemnate elementele care -ac o+iectul ade)erin"ei. De e7. ade)erin"a eli+erat# de circa -inanciar# pe +a.a rolului -inanciar2 prin care se atest# e7isten"a sau ine7isten"a unui de+itC ade)erin"a eli+erat# celor care -rec)entea.# o -orm# de ,n)#"#m4nt pe +a.a documentelor (colareC ade)erin"a eli+erat# de unit#"i salaria"ilor care ,(i des-#(oar# acti)itatea ,n cadrul acestora este cel mai -rec)ent tip de ade)erin"#2 eli+erat# pe +a.a deci.iilor de ,ncadrare2 a datelor ,nscrise ,n carnetul de munc# etc. Elementele ade)erin"ei sunt6 antetul2 num#rul (i data2 titlul 22ade)erin"#<2 atestarea dreptului sau -aptului respecti)2 indicarea scopului 922pre.enta a -ost eli+erat# pentru a3i ser)i laX<:2 semn#tura 9semn#turile:2 (tampila unit#"ii emitente. 5n ultimul timp sunt -ormulare tipi.ate. Certificatul B este un document eli+erat de un or1an de stat speciali.at2 prin care se atest# drepturi sau -apte deose+ite6 certi-icat de c#s#torie2 de studii2 de deces etc. Certi-icatele sunt documente tipi.ate2 cu ru+rica"ie speci-ic# 2 pentru -aptele care se atest# (i care sunt e7trase2 ,n 1eneral2 din re1istre. .elegaia B este actul care atest# dele1area de autoritate2 ,n mod e7pres2 a unei anumite persoane2 pentru o anumit# pro+lem# sau 1rup de pro+leme2 pe o perioad# de timp determinat#. Pe +a.a dele1#rii de autoritate su+ -orma dele1a"iei2 o persoan# ,l repre.int# pe emitentul actului (i ac"ionea.# cu depline puteri ,n numele acestuia2 ,n pro+lemele men"ionate e7pres ,n dele1a"ie.

Este un act de lar1# r#sp4ndire2 speciali(tii din unit#"i -iind dele1a"i pentru a participa la (edin"e2 contract#ri2 recep"ion#ri de produse sau lucr#ri2 control2 )eri-ic#ri etc. Personalul o-iciilor 8uridice este dele1at a repre.enta interesele unit#"ii ,n 8usti"ie. 5n a-ara elementelor o+i(nuite ale oric#rui document o-icial 9antet2 nr.2 dat#2 semn#tura2 (tampil#:2 ca elemente o+li1atorii speci-ice dele1a"iei apar6 titlul 22dele1a"ie<2 o+iectul dele1a"iei2 actul de identitate al dele1atului 9G.I. cu nr.2 seria (i emitentul:2 perioada de )ala+ilitate a dele1a"iei. C5itana < este un ,nscris prin care se certi-ic# predarea3primirea unei sume de +ani. Ea cuprinde ca elemente o+li1atorii 6 titlul 22c0itan"#<2 data2 numele (i adresa celui care a predat suma de +ani2 suma de +ani 9,n ci-re (i litere:2 semn#tura celui care a predat (i a celui care a primit. C0itan"a poate -i un act tipi.at2 (i anume2 pentru pl#"ile -#cute unor or1ane de stat 9c0itan"a de plat# a impo.itelor2 a a+onamentelor RTJ etc. 2.$.1. Tipuri de redactri Stilul administrati) 9sau o-icial: are ca element de-initoriu pre.en"a unor cli(ee (i -ormule sintactice cu a8utorul c#rora se e-ectuea.# o anumit# comunicare. Ela+orarea actelor (i a documentelor o-iciale se -ace prin eliminarea oric#rei crea"ii lin1)istice ,n -a)oarea imita"iei. Din dorin"a de a e)ita ec0i)ocul (i pentru a -i u(or ,n"eles de cititorii de toate cate1oriile2 autorul recur1e la repetarea -ormulelor2 la uni-ormitate2 la ordonare pe puncte (i para1ra-e2 renun"4nd2 cu +un# (tiint#2 la orice inten"ie stilistic#/* . Te7tele oficiale sunt )ariate cu scop instructi) ale unor comunic#ri o-iciale. Ele sunt ,nsu(ite treptat ,ncep4nd din ciclul primar. Unele pretind un e-ort creator redus2 importante -iind respectarea anumitor re1uli de redactare2 capacitatea de a sesi.a2 desprinde (i re.uma concis esen"ialul 9auto+io1ra-ie2 caracteri.are2 cerere2 tele1ram#2 dare de seam#2 declara"ie2 memoriu2 proces3)er+al2 re-erat: altele pretind un e-ort creator mai mare2 deoarece se cere (i utili.area unor mi8loace e7presi)e pentru a emotiona destinatarul 9alocutiune2 discurs2 toast:. Alocutiunea 9sau spici: este orice cu)4ntare scurt#2 de multe ori impro)i.at#2 rostit# ,n di)erse oca.ii2 discursul este o e7punere pe o anumit# tem# -#cut# ,n -a"a unui pu+lic cu scopul de a con)in1e auditoriul (i de a3i c4(ti1a ade.iunea la ideile e7puse. Tin4nd seama de stereotipia stucturii (i a lim+a8ului2 multe din te7tele cu caracter o-icial ,n mod impropriu pot -i numite compoziii2 ,n accep"iunea lui Constantin Par-ene. Lu4nd ,n considera"ie or1ani.area lor2 -aptul c# traduc principiul ordon#rii ideilor ,n comunic#ri coerente2 ,n care ,(i pot 1#si loc 9de(i aproape impercepti+il: (i unele acceptate persoanele din partea celui care le ,ntocme(te2 asemenea documente sau acte oficiale cum li se mai spune2 pot -i considerate totu(i compo.itii2 dar de tip special. Constat#m c# 1radul de -ormali.are al te7telor de acest -el )aria.# de la standardi.area structurii (i -ormulelor )er+ale p4n# la o relati)# li+ertate ,n ordonarea p#r"ilor (i a e7presiei. De -apt te7tele standardi.ate con"in numai anumi"i indici )er+ali2 l#s4nd spa"ii li+ere pentru a -i completate2 dup# ca. (i situa"ie2 de cel care recur1e la ser)iciul lor. Constantin Par-ene 1#se(te trei tipuri de compo.i"ii ,n domeniul stilului administra"i)6 A. Te7te cu destina"ie o-icial#6 -omularele CEC2 +uletinul de e7pedi"ie2 mandatul po(tal2 c0itan"a2 +onul2 dele1a"ia2 ade)erin"a2 cererea2 +iletul de ,n)oire2 cererea3memoriu2 memoriul de acti)itate 9curriculum )itae:2 auto+io1ra-ia2 declara"ia2 nota e7plicati)#2 re-eratul2 re-erin"a2 recomandarea2 planul de munc#2 in-ormarea2 raportul2 darea de seam#2 procesul3)er+al. G. Compo.i"ii cu caracter epistolar6 tele1rama2 +iletul2 scrisoarea amical#2 scrisoarea de cerere 9de ru1#minte:2 scrisoarea de mul"umire2 scrisoarea de -elicitare2 scrisoarea de recomandare2 scrisoarea -amilial#2 scrisoarea de dra1oste2 in)ita"ia2 scrisoarea de repro(2 scrisoarea de condolean"e. C. Compo.i"ii cu caracter oratoric6 inter)en"ia2 alocu"iunea2 toastul2 cu)4ntarea sau discursul. Te3te cu e"tina%ie oficial* ;"au e utilitate "ocial*/ &' Formularele C6C !omularele CEC con"in puncte de spri2in2 anumi"i indici )er+ali re-eritori la di-erite aspecte le1ate de persoana interesat# s# depun# sau s# retra1# o anumit# sum# (i la opera"iile pe care unitatea CEC le are de e-ectuat. Prin completarea spa"iilor li+ere de c#tre depun#tor (i
/*

Teodorescu2 J.2 Compunerile de corespondent[ (i de utilitate social[2 Ed. Didactic[ (i Peda1o1ic[2 Gucure(ti2 1EE&2 p. $&

-unc"ionarul unit#"ii2 se o+"ine un te7t coerent2 o compo.i"ie tip act oficial2 care statutea.# anumite rela"ii -inanciare dintre o persoan# particular# (i o institu"ie. Completarea unor asemenea -ormulare nu ridic# nici un -el de di-icult#"iC ea presupune o anumit# o+isnuin"#2 care se cap#t# repede2 odat# cu prima ,ntocmire a unei -oi de depunere CEC. (' uletin de e3pediie !ormularul3tip prin care se trimite cui)a un colet prin po(t# se nume(te buletin de e3pediie. Confirmarea de primire !ormularul3tip prin care se anun"# primirea unui colet po(tal sau a unei scrisori se numeste confirmare de primire. 5n le1#tur# cu completarea con-irm#rii de primire se impune mai mare aten"ie la trecerea datelor respecti)e pri)ind adresa destinatarului confirmrii 9care este cea a e7peditorului coletului: (i cele pri)ind adresa destinatarului coletului2 date consemnate de e7peditor. 2' 1andatul postal Un -ormular relati) asem#n#tor cu mandatul po(tal este mandatul tele1ra-ic. 1andatul potal sau telegrafic este un te7t standardi.at prin care se e7pedia.# 9prin po(t# sau tele1ra-ic: o sum# de +ani. -' C5itanta Ca (i -ormularele anterioare2 nucleul unei c0itan"e const# ,n c4te)a puncte de spri8in 9cu)inte date:2 deci ,n c4te)a repere standard pentru un te7t ,n de)enire. Aceste repere sunt6 data2 o -ormul# de con-irmare a primirii2 numele persoanei de la care se prime(te2 adresa2 speci-icarea sumei2 ce repre.int# suma (i semn#tura primitorului. Prin completarea datelor re-eritoare la aceste repere se o+"ine un te7t cu )aloarea de document2 o c5itan. C5itana este un act scris prin care se -ace do)ada primirii unei sume de +ani2 a unor +unuri etc. Pentru ,ntocmirea unei c0itan"e 9opera"ie pe care )ia"a o impune uneori: este necesar# re"inerea reperelor indicate2 ,n ordinea men"ionat#. .' onul Deose+irea dintre +on (i c0itan"# const# ,n partea care se re-er# la rolul practic c0emat s#3l 8oace (i anume2 dreptul de a lua ce)a2 pentru care s3au ,ndeplinit sau urmea.# s# se ,ndeplineasc# anumite -orme le1ale. Gonul este un te7t scurt care con-er# de"in#torului dreptul de a ridica un o+iect2 o mar-# oarecare sau alte )alori 9pl#tite sau care urmea.# a -i pl#tite:. =' .elegaia Te7tul unei dele1a"ii con"ine6 data ,ntocmirii2 numele celui care delea1# 9,mputernice(te:2 locul unde lucrea.#2 domiciliul s#u2 numele celui dele1at2 sarcina ,ncredin"at# 9consemnarea precis# a ,mputernicirii: (i semn#tura. Dele1a"ia poate -i emis# de o persoan#2 pentru re.ol)area unor opera"iuni le1ate de rela"iile sale cu o institu"ie sau de c#tre o institu"ie2 pentru re.ol)area unor sarcini2 prin intermediul unui salariat al ei. 5n cel de3al doilea ca.2 ,n locul numelui persoanei care delea1# se pune numele institu"iei (i se mai preci.ea.#2 ,n plus2 durata e-ectu#rii misiunii 9mai ales pentru ca.urile ,n care e ne)oie de o deplasare ,n alte localit#"i:. .elegaia este un te7t prin care cine)a este ,nputernicit s# ,ndeplineasc# o actiune ,n numele cui)a. 1' $deverina O ade)erint# con"ine2 sus2 ,n partea st4n1#2 numele ministerului ,n su+ordonarea c#ruia se #-l# institu"ia emitent#2 numele (i adresa institu"iei care eli+erea.# actulC ,n partea dreapt#2 num#rul de ,nre1istrare (i data eli+er#rii ade)erin"ei. Urmea.# te7tul propriu3.is2 prin care se ade)ere(te2 se con-irm#2 se sus"ine e7actitatea unui -apt2 iar dedesu+t2 semn#tura conduc#torului institu"iei (i a secretarului. Actul o-icial2 eli+erat de o institu"ie2 o intreprindere etc.2 prin care se recunoa(te un anumit -apt sau un drept se nume(te adeverin. 5ntocmirea unei ade)erin"e impune consemnarea tuturor datelor ce o caracteri.ea.#2 ,n ordinea men"ionat# (i ,n -ormularea respecti)#. Ea se eli+erea.# ,n urma unei cereri. >' Cererea Prin intermediul acesteia se solicit# unei institu"ii2 ,ntreprinderi sau or1ani.a"ii2 prin conduc#torul ei2 un anumit lucru. Te7tul unei cereri cuprinde6

3 -ormula de adresare care indic# -unc"ia celui c#ruia i se adresea.# solicitantul2 cu ini"iale ma8uscule 9Domnule Director2 Domnule %inistru2 Domnule Pre(edinte etc.:2 dup# care se pune )ir1ul#. Nu sunt permise a+re)ierile (i nu tre+uie s# se scrie6 CerereC 3 prenumele (i numele2 -unc"ia (i adresa complet# a solicitantului. Este necesar# respectarea cli(eelor6 Su+semnatul2 ...2 domiciliat ,n ...2 )# ro1 sau )# aduc la cuno(tin"# urm#toarele. Prenumele (i numele tre+uie scrise ,n ,ntre1imeC 3 con"inutul propriu3.is (i moti)area acestuia. Pre.entarea succint# a solicit#rii este una din cerin"ele ce tre+uie s# -ie respectateC 3 -ormula de ,nc0eiere2 pe c4t posi+il simpl# 9Primi"i asi1urarea deose+itei considera"ii2 Cu stim# etc.:2 ,n dreapta su+ te7t2 (i semn#tura celui care solicit#C 3 ,n st4n1a pa1inii2 su+ te7t2 se pune data c4nd a -ost conceput# cererea (i loculC 3 ,n partea de 8os a pa1inii se men"ionea.# -unc"ia adresantului (i locul s#u de munc#. Te7tul cu destina"ie o-icial# prin care o persoan# solicit# re.ol)area unor pro+leme de ordin personal sau o+(tesc poart# numele de cerere. Cererea poate -i adresat# oric#rei institu"ii sau ,ntreprinderi care are dreptul de a eli+era acte o-iciale 9precum ade)erin"e2 certi-icate2 di)erse apro+#ri: sau acela de a re.ol)a di-erite pro+leme de interes personal sau o+(tesc. Ea se scrie pe o coal# ,ntrea1# de 04rtie2 se las# un spa"iu li+er ,n partea de sus 9pentru -ormularea re.olu"iei de c#tre cel c#ruia i se adresea.#3 /3 1*cm: (i ,n partea st4n1# a pa1inii 9pentru a putea -i per-orat# (i ,ndosariat#3 $3&cm:. Cererea se redactea.# ,n stil o-icial2 cu -ormul#ri simple2 clare (i precise. Dero1area de la aceste cerin"e elementare poate pune autorul unei cereri ,n situa"ii peni+ile. ?' iletul de nvoire Ca (i ade)erin"a2 +iletul de ,n)oire con"ine sus2 ,n partea st4n1#2 numele institu"iei2 iar ,n partea dreapt#2 data2 dup# care urmea.# enun"ul propriu3.is2 care const# ,n men"ionarea numelui celui ,n)oit2 ce anume este ,n)oit s# -ac# (i timpul c,t este )ala+il# ,n)oirea respecti)#. Dedesu+t2 e semn#tura (e-ului institu"iei. Te7tul o-icial prin care se acord# cui)a permisiunea de a p#r#si incinta unei institu"ii cu pro1ram special pe o perioad# de timp determinat# se nume(te bilet de nvoire. Giletul de ,n)oire se eli+erea.# dup# o cerere oral# sau scris#. El poate -i redactat2 ,n ca.ul c4nd institu"ia nu posed# -ormulare imprimate2 de solicitant2 respect4nd cerin"ele impuse. &@' Cererea"memoriu Te7tul cu destina"ie o-icial# prin care cine)a se adresea.# unui -or superior2 in)oc4nd ar1umente concludente2 pentru a inter)eni re.ol)area unei pro+leme2 situa"ii personale sau o+(te(ti se nume(te cerere " memoriu. Cererea3memoriu are urm#toarele caracteristici6 3 o -ormul# de adresareC 3 prenumele2 numele (i -unc"ia celui care ,(i e7pune situa"iaC 3 -ormularea re.umati)# a situa"iei supuse anali.eiC 3 -ormularea precis# a unei dorin"eC 3 e7punerea sintetic# a moti)elorC 3 solu"ii preconi.ateC 3 o -ormul# de ,nc0eiere (i semn#turaC 3 localitatea (i data ,ntocmiriiC 3 -unc"ia celui c#ruia se adresea.# (i institu"ia repre.entat#. 5n ce pri)este te0nica ,ntocmirii unui asemenea act o-icial2 sunt inte1ral )ala+ile indica"iile men"ionate ,n discu"ia despre cerere. &&' 1emoriul de activitate 1emoriul de activitate este un te7t ,n care autorul ,(i consemnea.#2 succint2 reali.#rile deose+ite ,n munc#2 ,n )ederea in-orm#rii (i con-irm#rii lor de c#tre un or1an o-icial. Un memoriu de acti)itate tre+uie redactat ,n stil o-icial2 cu construc"ii so+re (i pe +a.a unei depline sincerit#"i. &(' $utobiografia 9Curriculum :itae; E7punerea succint# a )ie"ii unei persoane2 -#cut# de persoana ,ns#(i2 se nume(te autobiografie. 5n alc#tuirea ei intr# in-orma"ii o+li1atorii ca6 3 data (i locul na(teriiC numele celui care scrieC 3 studii e-ectuate de autorul +io1ra-iei (i cali-ic#rile o+tinute de elC 3 locurile de munc#2 meseriile e7ercitate ori -unctiile a)uteC 3 acti)itatea politic# (i cultural3o+steasc# des-asurat#C &

3 situa"ia militar# 9dac# e ca.ul:C 3 situa"ia -amilial#C 3 semn#turaC 3 data (i locul ,ntocmirii te7tului. Auto+io1ra-ia de)ine un document o-icial de in-ormare pentru or1ani.a"ia ,n r4ndurile c#reia o persoan# dore(te s# intre. De aceea2 ea tre+uie ,ntocmit# cu ma7im# responsa+ilitate moral# 9,n spiritul ade)#rului:2 elimin4nd aspectele nesemni-icati)e (i re"in4nd pe cele importante din di-eritele momente ale )ie"ii. Uneori o asemenea redactare2 ,n dorin"a de a transmite emo"ii (i sentimente2 -olose(te elemente ale stilului +eletristic2 ceea ce nu este necesar (i nici recomanda+il. &2' .eclaraia Actul o-icial prin care o persoan# aduce o m#rturie2 -ace o depo.i"ie2 ,n calitate de martor2 ,n -a"a unor or1ane de stat 9de o+icei2 instan"e 8udec#tore(ti: se nume(te declaraie. Te7tul con"ine6 numele (i prenumele celui care scrie2 calitatea 9pro-esia:2 locul unde ,si des-#soar# acti)itatea2 apoi2 -oarte concentrat2 o m#rturie (i2 ,n -inal2 semn#tura2 locul (i data redact#rii. 5ntocmirea unei declara"ii cere pro+itate moral# 9cei care -ac declara"ii -alse sunt pedepsi"i de le1e: (i o e7primare concis# 9di1resiunile de orice natur# a-ectea.# claritatea depo.i"iei (i pot duce2 c4nd nu se utili.ea.# corect lim+a2 la e-ecte ri.i+ile:. &-' (ota e3plicativ Relatarea care e7plic# (i moti)ea.#2 pe scurt2 o situa"ie2 un -apt2 o ,nt4mplare2 cu scopul de a contri+ui la elucidarea lor se nume(te not e3plicativ. Te7tul cuprinde acelea(i date ca (i declara"ia2 cu deose+irea c#2 pe l4n1# m#rturia unui -apt2 aduce (i e7plica"ia -aptului respecti)2 e7prim4nd ,n -elul acesta o moti)are a celor relatate. &.' !eferatul Actul o-icial3administrati)2 redus la c4te)a r4nduri2 care con-irm# sau in-irm# ce)a2 -#c4nd (i propuneri precise pri)ind re.ol)area o+iectului relat#rii poart# numele de referat. Acest act este structurat2 de o+icei2 ast-el6 3 pre.entarea pe scurt a pro+lemei a+ordateC 3 descrierea acti)it#"ilor2 a cercet#rilor sau a unei c#r"iC 3 conclu.ii (i propuneriC 3 semn#tura celui ce a ,ntocmit re-eratul. Cu)4ntul referat mai are (i alte sensuri6 3 raport 9-oarte concis2 redus la c4te)a cu)inte: scris pe mar1inea unei cereri2 a unui act 9termen sinonim cu re.olu"ie (i apropiat ca ,n"eles de re-erat2 a(a cum a -ost de-init mai sus:C 3 dare de seam# asupra unei c#r"i2 a unei acti)it#"i2 a unei teme (tiin"i-ice. Lu4nd ,n a doua accep"iune2 re-eratul este considerat de noi ca -#c4nd parte din cate1oria redact#rilor pe +a.a te7telor 9literare (i (tiin"i-ice: (i a e7perien"ei de )ia"#. 5ntocmirea unui re-erat administrati) sau2 ,n special2 a unei re.olu"ii impune -olosirea unei e7prim#ri lapidare2 eliptice2 dar deplin inteli1i+ile. Iat# un e7emplu de re.olu"ie 9re-erat: pe o cerere6 secretariatul va elibera actul cerut. &=' !eferina Te7tul prin care cine)a d# in-orma"ii cu pri)ire la situa"ia unei persoane2 ,n )ederea unei mai +une cunoa(teri a acesteia2 se numeste referin. Ea ,ncepe prin a consemna numele (i prenumele celui care in-ormea.#2 domiciliul (i -unc"ia sa2 apoi continu# cu in-orma"iile propriu3 .ise2 relatate ,ntr3o anumit# ordine6 p#rin"ii celui despre care se )or+e(te2 capacitatea ,n munc#2 conduita (i calit#"ile morale2 situa"ia politic# (i modul cum ,(i ,ndepline(te sarcinile pe aceast# linie. Relatarea se ,nc0eie cu semn#tura2 locul (i data ,ntocmirii ei. Alc#tuirea unei re-erin"e impune principalitate (i o+iecti)itate din partea celui care o ,ntocme(te2 capacitatea de a surprinde esen"ialul2 caracteristicul2 precum (i spiritul de sinte.#. &1' !ecomandarea Te7tul prin care cine)a propune o persoan# pentru un post sau o -unc"ie oarecare2 pre.ent4nd3o2 ,n acest scop2 ,n mod elo1ios2 se nume(te recomandare. 5n acest te7t se dau in-orma"ii cu pri)ire la pre1#tirea2 conduita2 calit#"ile morale ale unei persoane. 5n mod o+i(nuit2 asemenea redact#ri sunt solicitate de or1anele care au ,n atri+u"ii re.ol)area pro+lemelor pri)ind ,ncadrarea2 promo)area (i e)iden"ierea personalului muncitor. &>' Planul de munc

Documentul o-icial 9administrati):2 ,ntocmit de institu"ii de stat2 or1ani.a"ii sociale2 politice2 culturale precum (i de persoanele particulare2 ,n care sunt notate2 sintetic (i concis2 o+iecti)ele acti)it#"ii2 des-#(urate pe o perioad# determinat#2 (i concreti.area lor ,n sarcini precise2 cu termene limit# de ,ndeplinire (i numele celor care poart# r#spunderea ,ndeplinirii2 se nume(te plan de munc. Aceast# redactare are un aspect sc0ematic2 compartimentat2 ,n mod ri1uros2 (i -ormulat lapidar2 ,n unit#"i sinta1matice independente2 adeseori su+ -orma concis# a unor enunturi caracteristice titlurilor sau a unor idei principale. %odul de ordonare speci-ic unui plan de munc# este6 3 numele ,ntreprinderii2 consemnat ,n col"ul din st4n1a de susC 3 un titlu 9Plan de munc#:2 cu men"ionarea perioadei )i.ateC 3 num#rul o+iecti)elor pre)#.ute2 ,nsemnate cu ci-re romane2 ,n prima ru+ric# din st4n1aC 3 numele o+iecti)elor urm#rite2 notate2 succesi)2 ,n a doua coloan#C 3 -ormularea unor sarcini concrete pentru -iecare o+iecti)2 consemnate ,n cea de3a treia ru+ric#C 3 termenele de ,ndeplinire a sarcinilor2 ,n a patra coloan#C 3 numele celor care r#spund de e-ectuarea sarcinilor2 ,n a cincea coloan#C 3 o ru+ric# de e)entuale o+ser)a"iiC 3 consemnarea celui 9celor: care a 9au: ,ntocmit te7tul. 5n 1eneral2 planul de munc# este rodul unei acti)it#"i colecti)e. Dup# apro+area de c#tre colecti)ul implicat2 ,ndeplinirea lui de)ine o+li1atorie. El se poate ,ntocmi pentru perioade )ariate6 s#pt#m4n#2 lun#2 trimestru2 an. Urm#rirea -elului ,n care se ,ndepline(te un plan de munc# se -ace prin controale periodice2 e-ectuate de or1anele in)estite cu acest rol sau prin ,ntocmirea unor in-orm#ri (i rapoarte de acti)itate2 alc#tuite de c#tre cei care2 prin plan2 au responsa+ilitatea unor resorturi. Situa"ia ,ndeplinirii 1enerale a planului se consemnea.# ,n darea de seam#2 alc#tuit# dup# trecerea perioadei )i.ate de planul de munc#. Anali.a acti)it#"ii2 pe +a.a d#rii de seam#2 se -ace ,n (edin"e speciale2 iar de.+aterile prile8uite de acest e)eniment se consemnea.# ,ntr3un proces3)er+al. &?' (ota informativ 9sau #nformarea; Un te7t scurt prin care cine)a d# in-orma"ii despre ce)a poart# numele de not informativ. 5n introducerea te7tului se -i7ea.# aspectul asupra c#ruia urmea.# s# se dea in-orma"ii2 apoi se consemnea.#2 pe scurt2 c4te)a in-orma"ii principale cu care ,ntocme(te in-ormarea2 locul (i data. Un raport2 o dare de seam# se alc#tuiesc pe +a.a notelor in-ormati)e ,ntocmite de responsa+ilii di-eritelor resorturi. (@' !aportul !aportul este un te7t o-icial2 ,ntocmit de o persoan# sau de o comisie care ,ndepline(te o anumit# responsa+ilitate 9sau -unc"ie:2 adresat unui or1an administrati) ,n su+ordinea c#ruia se a-l#2 prin care se in-ormea.# despre unele aspecte ale acti)it#"ii2 propun4ndu3se (i solu"ii sau despre re.ultatele cercet#rii2 studierii unor proiecte2 pro+leme trimise special ,n acest scop. Te7tul raportului ,ncepe cu o -ormul# speci-ic#2 indic4nd cui se adresea.# (i ,ndeplinind2 ,n acelasi timp2 rolul unui titlu. Lu#m cuno(tint#2 apoi2 cu numele2 prenumele (i -unc"ia celui sau celor ce au ,ntocmit raportul (i2 ceea ce este caracteristic unui asemenea te7t2 pre.entarea -aptelor sau situa"iilor i)ite ,ntr3un sector de acti)itate2 care au -#cut necesar# scrierea raportului. Cel ce sesi.ea.# -aptul propune (i solu"iile care s3ar impune pentru +unul mers al sectorului s#u de acti)itate2 dup# care semnea.# (i notea.# locul (i data ,ntocmirii relat#rii. Preci.#m c# este ,nt4lnit (i a(a3numitul raport de acti)itate care pre.int#2 la r4ndul s#u2 dup# modelul d#rii de seam#2 acti)itatea unei persoane sau a unui or1an colecti) ,ntr3o perioad# determinat#. (&' .area de seam .area de seam este un te7t cu destina"ie o-icial# care relatea.# despre o acti)itate pre)#.ut# pentru o anumit# etap#2 consemn4nd2 pe lar12 o+iecti)ele2 ac"iunile concrete (i metodele -olosite2 aspectele po.iti)e2 lipsurile (i cau.ele acestora2 precum (i propuneri pentru acti)itatea ulterioar#. Darea de seam# cuprinde6 3 o scurt# introducere pentru ,ncadrarea acti)it#"ii ,ntr3un conte7t mai ampluC 3 pre.entarea reali.#rilor o+"inute (i anali.a elementelor care au condus spre acesteaC 3 men"ionarea lipsurilor (i anali.area acestora cu spirit critic (i autocritic2 precum (i indicarea cau.elor ce le3au determinatC '

3 propuneri de m#suri pentru lic0idarea de-icientelor (i ,n+un#t#"irea acti)it#"ii 9de o+icei2 darea de seam# este ,nso"it# de un plan de m#suri:C 3 sumar# pre.entare a orient#rilor acti)it#"ii )iitoare. Prin darea de seam# poate -i pre.entat (i modul cum a -ost 1ospod#rit# o 1estiune. 5n ca.ul acesta ea cuprinde6 3 indicarea )alorii a)ute ,n 1estiune (i e)entualele e7plica"ii ,n le1#tur# cu pro)enien"a acesteiaC 3 men"ionarea c0eltuielilor (i 8usti-icarea lorC 3 )aloarea 9suma: r#mas# (i destina"ia sumei sau a )alorilor ,ncredin"ateC 3 semn#tura (i data. ((' Procesul"verbal Procesul"verbal este un act cu caracter o-icial ,n care se consemnea.# un -apt2 o situa"ie sau ,n care se notea.#2 pe scurt2 discu"iile (i 0ot#r4rile unei adun#ri constituite. a: Procesul"verbal de contravenie3se ,ntocme(te de c#tre or1anele competente2 cu oca.ia unor a+ateri de la le1e. Printre altele2 el tre+uie s# cuprind# preci.area contra)en"iei (i sanctiunea aplicat#. Nu ne oprim asupra acestui tip de proces3)er+al2 deoarece2 pe de o parte2 e7ist# -ormulare3tip2 iar pe de alta2 institu"iile care au dreptul s# le ,nc0eie or1ani.ea.# instructa8e speciale cu personalul respecti). +: Procesul"verbal de constatare3este un act care se emite cu prile8ul unei inspec"ii sau al unui control e-ectuat periodic. Tre+uie s# cuprind# urm#toarele date6 3 locul (i .iua e-ectu#rii controluluiC 3 numele2 prenumele (i -unctia celui care ,ntocme(te procesul3)er+alC 5n cele mai multe ca.uri se men"ionea.# (i ,mputernicirea acestuia2 mai precis2 actul o-icial ,n +a.a c#ruia se e-ectuea.# controlul2 (i or1anul emitent 9E76 Ast#.i2 1' aprilie 1E'&2 noi2 =0eor10e Ionescu2 inspector 1eneral ,n %inisterul In)#t#m4ntului2 ,n +a.a dele1a"iei num#rul 2*E212 din ianuarie 1E'$2 eli+erat# de %inisterul In)#t#m4ntului2 ...:C 3 men"ionarea oca.iei cu care se ,n-#ptuie(te amintitul control2 precum (i scopul acestuiaC 3 modalit#"ile la care s3a apelat pentru cunoa(terea acti)it#"ii persoanei ori institu"ieiC 3 conclu.iile (i2 e)entual2 0ot#r4rea adoptat#C 3 semn#tura or1anului de control. %odul de pre.entare a celor constatate este sistematic (i concentrat. Structura procesului3 )er+al este u(or de sesi.at. %ai ,nt4i2 notarea e7act# a datei3an2 lun#2 .i (i or# c4nd a -ost anun(at# ac(iunea respecti)# (i a numelui (i -unc"iei celui care e-ectuea.# primele cercetari. Apoi2 relatarea e7act#2 impersonal# a -aptelor petrecute2 pe +a.a celor declarate. Procesul33)er+al se ,nc0eie -#r# )reo p#rere personal#2 deoarece menirea acestui tip de redactare este nu de a pre.enta conclu.ii2 ci de a e7pune cu -idelitate e)enimentele2 pentru ca apoi or1anele de anc0et# (i cele 8udec#tore(ti s# poat# sta+ili 3pe +a.a pro+elor a-late la dosar3 culpa+ilii. Aceast# )aloare de document2 de pro+#2 a procesului3)er+al impune o deose+it# ri1oare ,n consemnarea -aptelor2 ,n ,nre1istrarea tuturor detaliilor (i ,n -olosirea unui lim+a8 e7act2 clar (i precis. c: Procesul"verbal de consemnare3,nre1istrea.# am#nun"it sau succint modul ,n care s3a des-#surat o (edin"# ori o adunare (i are urm#toarea structur#6 3 data2 locul (i -elul adun#riiC 3 participan"iiC 3 men"ionarea ordinii de .i2 a discu"iilor 9cu nominali.area celor care au luat cu)4ntul: (i pre.entarea pe scurt a ideilor din inter)en"iile acestora2 precum (i a 0ot#r4rilor adoptateC 3 semn#tura celui care a redactat procesul3)er+al sau a celor care au participat2 ,n ca.ul unei (edin"e restr4nse. d: Procesul"verbal de predare"primire3este un act care se ,nc0eie ,ntre dou# persoane sau ,ntre repre.entan"ii a dou# institu"ii (i are urm#toarea structur#6 3 data (i locul ,nc0eierii actuluiC 3 numele2 prenumele (i -unc"ia celui care pred#C 3 consemnarea tuturor +unurilor care -ormea.# o+iectul acestei acti)it#"iC 3 semn#turile 9e)entual ,nso"ite de -ormulele am predat (i am primit:. Redactarea unui proces3)er+al se -ace ,n stil administati)2 ,n construc"ii sintactice reali.ate mai mult prin coordonare (i cu -olosirea unor -ormul#ri tipice2 precum7 nc5eiat astzi...; n prezenta... sau cu participarea; declar desc5is adunarea...; ordine de zi; discuii pe marginea materialelor prezentate; drept care s"a nc5eiat prezentul proces"verbal etc. /