Cahier des charges Logiciel de GED IPGP

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CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL POUR LACQUISITION DUN LOGICIEL DE GESTION ELECTRONIQUE DE DOCUMENTS (GED) POUR LINSTITUT DE PHYSIQUE DU GLOBE DE PARIS

Documentaliste GSP-IPGP Prpar par Charge de communication IPGP Informaticien IPGP

Emilie Groshens Emmelyne Mitard Laurent Pouilloux

Approuv par

Responsable technique GSP-IPGP Responsable des marchs IPGP

Patrick Schibler Odile Jzquel

Diffus

Secrtaire gnrale IPGP

Lydia Zerbid

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INDEX DU DOCUMENT

TITRE: Cahier des charges fonctionnel pour lacquisition dun logiciel de Gestion Electronique de Documents (GED) pour lInstitut de Physique du Globe de Paris

AUTEURS: Ce document a t rdig par Emilie Groshens (documentaliste de lquipe Gophysique spatiale et plantaire), en collaboration avec Emmelyne Mitard (cellule communication de lIPGP) et Laurent Pouilloux (service informatique de lIPGP).

MOTS CLES: Documentation, Information, Logiciel, Gestion Electronique de Documents (GED), Spcification fonctionnelle, Contrat

RESUME: Le prsent document a pour objet de spcifier les besoins fonctionnels pour la mise en place dun logiciel de Gestion Electronique de Documents lInstitut de Physique du Globe de Paris. Il dcrit les exigences auxquelles la solution mettre en place devra rpondre, en termes de contraintes techniques et de caractristiques fonctionnelles attendues.

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TABLE OF CONTENTS

1. OBJET DE LA DEMANDE .............................................................................................................. 4 2. CONTEXTE DU PROJET ................................................................................................................ 4 2.1 LE DEMANDEUR........................................................................................................................... 4 2.1.1 Prsentation ....................................................................................................................... 4 2.1.2 Adresse .............................................................................................................................. 4 2.2 LES BESOINS DOCUMENTAIRES .................................................................................................... 4 2.2.1 Les projets spatiaux ........................................................................................................... 5 2.2.2 Les projets de recherche en collaboration ......................................................................... 6 2.2.3 La scolarit : la base de gestion pdagogique .................................................................. 6 2.2.4 Les laboratoires : larchivage de gros volumes de donnes ............................................. 6 2.2.5 Le service informatique ...................................................................................................... 6 3. PRESENTATION DU PROJET DE GED......................................................................................... 7 3.1 LES OBJECTIFS ........................................................................................................................... 7 3.2 LES BESOINS PRINCIPAUX ............................................................................................................ 7 3.2.1 Le constat .......................................................................................................................... 7 3.2.2 Les besoins ........................................................................................................................ 8 4. ANALYSE DE LEXISTANT ............................................................................................................ 9 4.1 4.2 4.3 4.4 LE FONDS DOCUMENTAIRE ........................................................................................................... 9 LES UTILISATEURS ...................................................................................................................... 9 LORGANISATION......................................................................................................................... 9 LES CONTRAINTES TECHNIQUES ................................................................................................. 10

5. PLANNING PREVISIONNEL ......................................................................................................... 10 6. PRINCIPALES FONCTIONNALITES ATTENDUES (GED) ......................................................... 11 7. FONCTIONNALITES ANNEXES ................................................................................................... 24 8. SYNTHESE DES ELEMENTS IMPORTANTS .............................................................................. 25 9. MISE EN UVRE .......................................................................................................................... 25 9.1 LINSTALLATION ET LA CONFIGURATION ..................................................................................... 25 9.1.1 SCENARIO A: LICENCE LIBRE...................................................................................... 25 9.1.2 SCENARIO B: LICENCE PROPRIETAIRE ..................................................................... 25 9.2 LA FORMATION .......................................................................................................................... 26 10. 11. 12. MAINTENANCE ......................................................................................................................... 26 CONTENU DE LA REPONSE ................................................................................................... 26 CONTACT ET MODALITES DE REPONSE.............................................................................. 27

ANNEXE 1 ............................................................................................................................................. 28

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1.

OBJET DE LA DEMANDE

LInstitut de Physique du Globe de Paris (IPGP) souhaite mettre en place en 2009 un logiciel de gestion lectronique de documents (GED) afin damliorer le stockage, la gestion et le partage de la documentation lie ses diffrents projets et activits.

2.
2.1

CONTEXTE DU PROJET
Le demandeur

2.1.1 Prsentation
LIPGP est un tablissement denseignement suprieur et de recherche ayant pour mission la cration et la transmission du savoir dans les champs des gosciences et lobservation des phnomnes naturels. Il est constitu de plusieurs quipes scientifiques, laboratoires et observatoires rpartis sur diffrents sites dans le monde. Voir le site web : http://www.ipgp.jussieu.fr/pages/0118.php

2.1.2 Adresse
Institut de Physique du Globe de Paris Services financiers 2me tage 4, place Jussieu - Case 89 - 75252 Paris Cedex 05 Standard : +33 (0)1 44 27 24 30 Tlcopie : +33 (0)1 44 27 33 73

2.2

Les besoins documentaires

Les besoins en termes de gestion lectronique de documents concernent : Les diffrents services centraux de lInstitut (scolarit, informatique, comptabilit, achats, communication) pour la gestion de la documentation lie aux projets et au fonctionnement de ltablissement Les quipes scientifiques et les observatoires pour la gestion de leur documentation courante et scientifique lie des projets de recherche, des tudes de terrain, des projets industriels, des missions spatiales

Dans le cadre de ces projets, les diffrents acteurs collaborent avec de nombreux partenaires internes ou externes lIPGP. Cette collaboration implique donc un change volumineux dinformations et de documentation. La documentation est jusqu prsent gre et partage par chaque entit selon les moyens ddis cette activit et les outils disposition. Cest pourquoi lIPGP souhaite acqurir un outil commun lui permettant de centraliser, dchanger et de grer linformation et la documentation lie ces activits et projets.

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2.2.1 Les projets spatiaux

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Dans le cadre de missions spatiales (ExoMars (Europe), International Lunar Network (USA) et SELENE2 (Japon)), les quipes projet de lIPGP travaillent avec de nombreux partenaires franais et trangers. Il sagit dabord des agences spatiales nationales qui pilotent les missions, puis des soustraitants qui industrialisent les instruments, et enfin des laboratoires partenaires avec lesquels lIPGP collabore la ralisation des instruments spatiaux. Cette collaboration avec dautres laboratoires europens et internationaux fonctionne sur un principe de sous-traitance dans lequel lIPGP peut tre responsable de linstrument (conception, dveloppement, intgration, validation) au niveau systme ou sous-systme. Ces partenaires projets rdigent alors de nombreux documents techniques afin de dcrire les spcificits de linstrument aux diffrents stades de sa conception. Cette documentation doit ensuite tre livre, diffrentes phases du projet, aux agences spatiales charges de la ralisation des missions (ESA (Europe), NASA (USA), JAXA (Japon), ). La collaboration des laboratoires implique un change dinformations et de documentation important afin de mutualiser la documentation technique et scientifique du projet (reflet de linstrument). Ceci, depuis la phase de conception de linstrument jusqu la phase dexploitation en vol, pouvant se raliser plusieurs annes aprs la livraison de linstrument. Cette documentation est gre et suivie avec les moyens et les outils propres chaque laboratoire partenaire. Or la mise en commun de la documentation ncessite des procdures et des outils communs. Cest pourquoi lIPGP souhaite acqurir un outil lui permettant de centraliser, de grer et de rendre plus facilement accessible linformation et la documentation scientifique et technique lie ces projets. Volont appuye par ses partenaires internationaux (agences, laboratoires et industriels) dsireux de davantage de visibilit et de traabilit. Schma de lorganisation des projets spatiaux Echanges dinformations et de documentation IPGP PARTENAIRES PROJET Agences spatiales (NASA, JAXA, ESA, CNES) Laboratoires trangers Sous-traitants industriels Ncessit daccessibilit linformation-documentation

Equipe-projet

DOCUMENTATION PROJET Spcifications, documents dinterface, notes techniques, rapports de tests, plans mcaniques, fiches danomalies,

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2.2.2 Les projets de recherche en collaboration

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De nombreux projets de recherche impliquent la fois des chercheurs de lIPGP, des chercheurs de lindustrie et des chercheurs duniversits trangres. Leur collaboration seffectue au travers de ralisations scientifiques communes ncessitant un partage dinformations et de documentation important. Ces collaborations aboutissent la publication darticles scientifiques rdigs collectivement par plusieurs contributeurs. Cest pourquoi dans le cadre de ces projets de recherche, la mise en place dun espace collaboratif de partage de documents, permettant de grer les diffrentes versions des articles et les diffrentes contributions des divers acteurs savre ncessaire.

2.2.3 La scolarit : la base de gestion pdagogique

Afin dassurer une traabilit des diffrentes formations, des diffrents enseignants et des tudiants, le service de Scolarit de lIPGP souhaite pouvoir stocker des instantanes (snapshots) de la base de donnes de gestion des enseignements. Un interfaage simple avec la base de donnes est donc requis, consistant principalement en un stockage des fiches (units denseignement, enseignants, tudiants, entreprises, stages, ) sous la forme de fichiers PDF. En outre, la sparation gographique des diffrents personnels implique un besoin de stockage et de partage de documents de travail et administratifs.

2.2.4 Les laboratoires : larchivage de gros volumes de donnes

Certains laboratoires utilisent des donnes de terrains en volume important, gnralement stockes sur des disques diffrents et des endroits diffrents. Ces donnes, sans tre publiques, doivent pouvoir tre accessibles de manire centralise un groupe de personnes donnes, pouvant ellesmmes contribuer au traitement de ces donnes.

2.2.5 Le service informatique

Afin de matriser les diffrents outils mis en place par les personnels du service, le service informatique a dcid de mettre en place une documentation usage interne. Cette documentation doit pouvoir tre accessible aux utilisateurs de lIPGP via un moteur de recherche permettant un accs direct tous les contenus des documents.

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3.
3.1

PRESENTATION DU PROJET DE GED

Les objectifs

Les objectifs de la mise en place dune GED sont les suivants : Mutualisation Accessibilit Traabilit Prennit Scurit Confidentialit de linformation et de la documentation

Les rpercussions concrtes sur le plus long terme seraient de : Pouvoir grer les situations durgence ou de crise, Amliorer les relations en interne et en externe avec les partenaires (acadmiques ou industriels), Gagner en temps, en performance, en qualit et donc en cot pour les projets, Assurer la mmoire des projets de lInstitut.

3.2

Les besoins principaux

3.2.1 Le constat
Les diffrentes entits de lInstitut grent et changent actuellement la documentation au moyen des outils traditionnels leur disposition tels quordinateurs individuels, disques externes, sites ftp, messagerie Or ces outils inadapts la collaboration et la gestion de la documentation vivante (cest--dire volutive) induisent :

Une lourdeur dans la gestion quotidienne et le suivi des procdures documentaires pour lacquisition, le rfrencement, la mise jour, la diffusion et larchivage de la documentation projet (actions manuelles et rptitives), Des problmes de scurit des donnes (doublons, crasement de donnes, suppressions involontaires), Un manque de visibilit li lparpillement des donnes sur diffrents supports, limpossibilit de rechercher des fichiers sans savoir o ils sont classs et une structuration trs limite induisant parfois un manque dinformation, Une gestion des droits daccs limite, Une ergonomie restreinte.

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3.2.2 Les besoins

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Les besoins principaux couvrir par loutil de GED sont donc les suivants :

Centraliser lensemble de la documentation sur une mme plateforme, Accder la documentation distance via le web, Consulter linterface en franais et en anglais, Interfacer la solution avec les outils existants, Diffrencier les droits daccs aux informations (aux dossiers voire aux documents), selon des profils dutilisateurs prdtermins, permettant deffectuer des actions diffrentes (consultation, dpt, modification, suppression), Stocker et grer un volume important de fichiers, Structurer des informations et des documents, Dcrire finement les documents, Rfrencer de manire unique les documents, Rechercher facilement des informations et des documents, Conserver et tracer les diffrentes versions de documents, Sauvegarder les donnes et exporter tout ou une partie de la base de donnes en conservant larchitecture de larborescence, Travailler plusieurs sur les documents (commentaires, verrouillage, notifications, historique des actions), Faciliter les procdures documentaires pour lacquisition de document (cration de document, dpt de fichier), le rfrencement et le contrle documentaire, Faciliter lutilisation en gnral et le paramtrage (ergonomie).

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4.
4.1

ANALYSE DE LEXISTANT
Le fonds documentaire
Typologie Formats Classiques : .doc, .odt, .xls, .ods, .pdf, .txt, .dot, .ppt, .odp, .rtf, Multimedia : .jpg, .gif, .tiff, .png, .bmp, .avi, .mpeg, .mov, .ai, .eps Web : .htm/html, .xml, Spcifiques : unix (tar, bzip2), LaTex, .mpp, .log, .ps, .dkl, .dma,. emf, .flw, .bak, EndNote, Taille (serveur) Au minimum 1 To de donnes

Livrable projet (rfrenc) Document divers (traitement de texte, tableur, dessin technique, schma, planning...) Prsentation, poster Compte-rendu de runion Article, thse Donne de test (figure, note) Donnes de missions Fichier spcifique Photo Film Email

4.2

Les utilisateurs
Profils Localisation gographique Rpartis partout dans le monde. Volume approximatif Environ 500 utilisateurs au total (internes et externes)

Internes lIPGP : ingnieurs, enseignants chercheurs, administratifs, techniciens, doctorants Externes lIPGP : industriels, instituts, universits, laboratoires, agences spatiales

4.3

Lorganisation

Les moyens humains de lIPGP, ddis la GED, sont : Pour la mise en place (installation, structuration, paramtrage, formation) : 3 administrateurs 1 documentaliste 2 informaticiens Pour la gestion quotidienne : de 1 4 gestionnaires par espace documentaire

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4.4

Les contraintes techniques

Pour les utilisateurs internes (IPGP principalement), lauthentification devra reposer sur lannuaire LDAP. Mais il est galement ncessaire davoir une base propre la GED pour les utilisateurs extrieurs lIPGP. Au niveau serveur Machine Premire installation : IBM e-server Bi-opteron Possibilit de migration vers une autre machine dici 1 an* Systme dexploitation Debian Fedora Au niveau poste de travail Systme dexploitation Windows (XP et Vista) OS X (10.2-10.5) Linux Logiciels clients Navigateurs web : - Mozilla Firefox - Internet Explorer - Safari Montage : - CIFS/Samba Messagerie: - Thunderbird *Les services centraux de lIPGP dmnageant dans de nouveaux locaux courant 2010. Par ailleurs, lIPGP possde des systmes existants avec lesquels il est ncessaire dinterfacer la solution de GED : Site Internet de lIPGP (Joomla) Sites Intranet (wikis, PHP) Galerie photo (gallery2) Base de gestion pdagogique (PHP/MySQL) Base de donnes bibliographique (EndNote, PHP/MySQL)

5.

PLANNING PREVISIONNEL

La commande du logiciel auprs du prestataire slectionn est prvue courant mai 2009. La solution devra alors tre implante et paramtre pour une utilisation nominale partir de la fin du 1er semestre 2009, soit avant la priode estivale.

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6.

PRINCIPALES FONCTIONNALITES ATTENDUES (GED)

Merci de remplir la case rponse du tableau pour notifier si la fonctionnalit est prsente ( Oui ), absente ( Non ), partiellement prsente ( P ) ou non disponible ( ND ) dans la solution propose. La case Commentaire servira prciser la rponse donne. La valeur M/m spcifie si la fonctionnalit est dune importance Majeure (M) ou mineure (m) (autrement dit indispensable ou pas). FONCTIONNALITE ATTENDUE DESCRIPTION # M / m Rponse (Oui/Non /P/ ND) Commentaire (inclus / optionnel / dveloppement complmentaire, surcot ventuel)

GENERALITES LIEES A LINTERFACE ACCES A LINTERFACE GENERALE Linterface de la solution pour tous les utilisateurs quelques soient leurs droits (administrateur ou simple utilisateur) est une interface full web, cest--dire accessible via un navigateur Internet. La solution doit tre supporte par les navigateurs web Mozilla Firefox, Internet Explorer et Safari. GESTION MULTILINGUE Linterface doit tre disponible en langues franaise et anglaise au minimum. Par dfaut, la langue de linterface doit tre le franais Le choix de la langue de linterface est dtermin la connexion selon les prfrences associes au compte utilisateur (stocks sur un serveur LDAP) STRUCTURE ET ARBORESCENCE GENERALE Il doit tre possible de crer un nombre illimit de bases documentaires correspondant aux projets des diffrentes quipes de lIPGP (ajout possible sans restriction). Il doit tre possible de crer un nombre illimit de dossiers et documents lintrieur de chaque base documentaire. Larborescence du portail documentaire doit tre comme suit (Cf. schma Annexe 1): 1. M

2. 3. 4. 5. 6.

M M M m M

7. 8.

M M

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PAGES DACCUEIL ET DESIGN

1er niveau : Accueil portail : page daccueil du portail, 2me niveau : Espaces IPGP auxquels lutilisateur a le droit daccder,: il sagit des espaces ddis une quipe IPGP, 3me niveau : Espaces Projets, auxquels lutilisateur a le droit daccder et lis lespace IPGP slectionn, 4me niveau : Base documentaire (et services lis) correspondant au projet slectionn, 5me niveau : Thmes : arborescence thmatique des dossiers de la base documentaire projet slectionne, 6me niveau : Documents : notice du document comprenant mtadonnes et fichiers attachs. 9. m

La bannire du portail documentaire est personnalisable (logo de linstitut, choix de couleurs et nom du portail personnalis). La page daccueil du portail est personnalisable par les administrateurs et les utilisateurs (agrgation des espaces de travail auxquels lutilisateur a accs) Les pages daccueil des espaces IPGP et des espaces projets sont personnalisables par les gestionnaires despace (texte et choix des blocs/widgets afficher).

10. m 11. m

ERGONOMIE GENERALE

Larborescence gnrale du portail (niveaux 2 5) doit toujours tre visible et donner accs aux dossiers et bases documentaires par liens hypertextes. Un fil dAriane (avec liens hypertextes) est toujours visible sur le portail pour permettre un retour en arrire vers la page ou la section prcdente. Un hyperlien sur la bannire du portail doit permettre un retour la page daccueil. La bannire du portail est toujours visible. La fonction de recherche de document doit tre accessible sur toutes les pages du portail. Elle doit permettre une recherche simple ou avance. Une aide en ligne incluse dans la solution est accessible sur toutes les pages du portail. Le nombre dutilisateurs connects est visible

12. M 13. m 14. M 15. M 16. m 17. m

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GESTION DES DROITS DACCES GESTION DES DROITS DACCES Laccs au portail doit ncessiter une authentification de lutilisateur cest--dire la cration dun compte utilisateur avec des droits associs. La connexion au portail seffectue par identifiant et mot de passe individuels (stocks pour les personnels IPGP sur un annuaire LDAP). Les droits des utilisateurs doivent tre paramtrables et modifiables par les ADMINISTRATEURS ou GESTIONNAIRES DESPACE. Le systme doit permettre de crer des groupes (ou profils) dutilisateurs ayant les mmes droits dans les mmes espaces IPGP (et comprenant la fois des utilisateurs IPGP et hors-IPGP). Les droits doivent permettre de diffrencier pour chaque utilisateur : Les ACTIONS quil a le droit deffectuer : o Consultation o Cration o Modification o Validation (=publication) o Suppression o Administration de lespace Les NIVEAUX sur lesquels il peut agir : o Portail o Dossiers o Documents o Fichiers Les MASQUES daffichage des notices (de saisie) de documents la cration. (Si besoin, selon la rsolution de la fonction 58 Numrotation chronologique accessible aux utilisateurs DEPOSANT). M 18. M

19. M 20. M

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Typologie des utilisateurs envisage : LADMINISTRATEUR doit avoir accs toutes les fonctionnalits de loutil. Il doit pouvoir administrer lensemble du portail : paramtrer les interfaces, la structure de loutil et grer les volutions fonctionnelles et techniques. LE GESTIONNAIRE DESPACE doit pouvoir lintrieur dun espace donn : o Rechercher et consulter les informations, documents et fichiers (tlchargement), o Crer, modifier, dplacer, dupliquer et supprimer des services, des dossiers, des documents, des fichiers, des formulaires, des masques de saisie (cf. fonction 59) o Valider (=publier) un document o Grer les droits daccs o Personnalisation de la page daccueil de lespace o Slection des fonctionnalits disponibles LE DEPOSANT A doit pouvoir lintrieur dun espace/dossier/document donn : o Rechercher et consulter les informations, documents et fichiers (tlchargement) o Crer, modifier un document et dposer un fichier, soumis validation par un GESTIONNAIRE DESPACE ou ADMINISTRATEUR LE DEPOSANT B doit pouvoir lintrieur dun espace/dossier/document donn : o Rechercher et consulter les informations, documents et fichiers (tlchargement) o Crer, modifier un document et dposer un fichier

21. M

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LE LECTEUR doit pouvoir (uniquement lintrieur dun espace/dossier/document donn): o Rechercher et consulter les informations, documents et fichiers (tlchargement), faire des commentaires sur les documents et envoyer des notifications. 22. M

ALIMENTATION CREATION ET MODIFICATION DE DOCUMENT A la cration de document, lutilisateur doit : Slectionner la base documentaire projet dans laquelle crer son document (selon ses droits), Slectionner le dossier thmatique dans lequel crer son document (selon ses droits), Slectionner le type de document crer. Le type de document conditionnant le formulaire de saisie (mtadonnes). La cration et la modification dun document doit donner droit la saisie dun formulaire de mtadonnes. Le systme doit permettre lADMINISTRATEUR ou au GESTIONNAIRE DESPACE de dplacer un fichier dans des documents diffrents (fonction couper-coller ). Le systme doit permettre lADMINISTRATEUR ou au GESTIONNAIRE DESPACE de dplacer un document ( couper-coller ) dans un autre dossier nimporte o dans larborescence du portail (selon ses droits). Le systme doit permettre lADMINISTRATEUR ou au GESTIONNAIRE DESPACE de copier un document ( copier-coller ) dans un autre dossier nimporte o dans larborescence du portail (selon ses droits) sans doublonner le document, cest--dire sans crer un nouveau document ( cration dun lien vers le document dorigine). Le masque de saisie (cf. fonction 59) (affichage de certains champs ou de tous les champs du formulaire) est diffrentiable en fonction des droits des utilisateurs et des types de document:

23. M 24. m

25. M

26.

27. m

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LES ADMINISTRATEURS et GESTIONNAIRES DESPACE doivent pouvoir saisir tous les champs existants, Les DEPOSANTS ne peuvent saisir quun nombre restreint de champs selon les types de document et les masques de saisie dfinis pour ces types de document. 28. M

VERROUILLAGE DE DOCUMENT

Le verrouillage de document doit permettre de bloquer automatiquement la consultation dun document (formulaire + fichier) par les autres utilisateurs lorsque le document nest pas valid (=publi) et lorsque le document est en cours de modification. Lutilisateur doit pouvoir identifier sur la notice du document (format affichage des rsultats et format notice dtaill) sil sagit dun document en modification ou non valid. Tout utilisateur doit pouvoir rserver un document, cest--dire signaler aux autres utilisateurs que le document en question est en cours de relecture ou en cours de traitement par lutilisateur.

29. M

30. m

PROCESSUS DE VALIDATION

Les documents crs et modifis par les DEPOSANTS A doivent tre soumis validation par un GESTIONNAIRE DESPACE ou ADMINISTRATEUR. Soit le GESTIONNAIRE DESPACE ou ADMINISTRATEUR valide le document : il complte les mtadonnes de la notice, il valide la notice, cest--dire publie le document dans un dossier thmatique (dplacement), il notifie par email le DEPOSANT A de la validation du document (lien vers le document cr) avec en commentaires la notification des corrections effectues. Soit il la refuse : il envoie un email au DEPOSANT A en notifiant le motif du refus, le document est supprim.

31. M

STOCKAGE DE

Il doit tre possible dattacher plusieurs fichiers un mme document. (si oui, dans

32. M

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FICHIER

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quelle limite ?) Les formats de fichier accepts doivent tre : Classiques : .doc, .odt, .xls, .ods, .pdf, .txt, .dot, .ppt, .odp, .rtf, Multimedia : .jpg, .gif, .tiff, .png, .bmp, .avi, .mpeg, .mov, Web : .htm/html, .xml, Spcifiques : unix (tar, bzip2), LaTex, .mpp, .log, .ps, .dkl, .dma,. emf, .flw, .bak, EndNote Prciser quels formats de fichier peuvent tre accepts par la solution. Le systme doit pouvoir stocker des fichiers volumineux (minimum 1 Go). Prciser quelle limite de taille est impose par la solution. Un fichier est transformable en .pdf aprs la validation du document. Loption est dclencher ou non au choix de lutilisateur au cas par cas. Il existe une fonction glisser-dposer (drag and drop) dans loutil. 33. M

34. M 35. m 36. m 37. M

INDEXATION

Lindexation doit se dcliner sur deux modes : Lindexation manuelle la saisie des mtadonnes de description des documents, Lindexation du texte intgral du portail et du contenu des fichiers (texte et mtadonnes). Tous les champs crs doivent pouvoir tre indexs. Le systme doit permettre lADMINISTRATEUR ou au GESTIONNAIRE DESPACE de dfinir des types (ou familles) de document avec des formulaires de saisie correspondants. Exemple pour le type de document projet SEIS (liste des champs) : auteurs, titre, sous-type, projet, instrument, metteur, numro chronologique, rfrence, classement, mots cls, rsum, version, rvision, statut (draft, pour relecture, diffus), date, nom du fichier, date de cration de la notice, date de modification, crateur/modificateur. Le nombre de types de documents (et donc de formulaires) crer ne doit pas tre

38. M 39. M

40. m

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limit.

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Chaque type de document doit pouvoir tre associ un espace projet (cf. Fonction8, 3me niveau), cest--dire accessible en cration et en modification par les utilisateurs ayant les droits lintrieur de cet espace projet. Un formulaire de mtadonnes (et des masques de saisie si besoin) est dfini et associ chaque type de document. Les formulaires de saisie (mtadonnes) doivent tre paramtrables par les ADMINISTRATEURS et GESTIONNAIRES DESPACE. Le systme doit ainsi permettre la cration et la modification de formulaires et des champs de mtadonnes associs : choix parmi des champs prdfinis, cration de champs dont la valeur et lintitul sont dfinir par lutilisateur, cration de champ qui sauto-incrmente. Le paramtrage des champs de mtadonnes lis un formulaire doivent permettre lADMINISTRATEUR ou au GESTIONNAIRE DESPACE de dfinir : Le format de valeur saisir (liste droulante, libre, alphanumrique, alphabtique, date, numrique, auto-incrment), Les relations conditionnelles entre des champs (listes de valeurs conditionnelles) (cf. fonction 48) Lintitul du champ ( titre , auteur ), Le nombre de valeurs acceptes : multivalu (et le nombre de valeurs admises), monovalu, le nombre de caractres admis pour les champs libres, Limportance du champ (obligatoire, facultatif) avec un systme de conditionnement pour lenregistrement du document (enregistrement de la notice uniquement si tous les champs obligatoires sont saisis). Il doit tre possible de saisir des mtadonnes de description spcifiques chaque fichier attach. Le nombre de champs de mtadonnes ajouter aux formulaires ne doit pas tre limit. Sinon dire dans quelle limite. Des masques de saisie sont paramtrables par lADMINISTRATEUR ou le

41. M

42. M

43. M

44. M 45. M 46. m

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GESTIONNAIRE DESPACE et associs des types de document. Ces masques de saisie doivent permettre de dfinir quels champs seront accessibles en cration (en criture) par les DEPOSANTS. (cf. fonction 59) Des listes droulantes doivent pouvoir tre cres et paramtres par lADMINISTRATEUR et le GESTIONNAIRE DESPACE. Des listes de valeurs conditionnelles doivent pouvoir tre cres et paramtres par lADMINISTRATEUR et le GESTIONNAIRE DESPACE, dans le cas de champs lis. (Exemple : affichage de la liste des valeurs "sous-type de documents" en fonction de la valeur "type de documents" saisie) Le champ ddi aux mots-cls est rgi par un index. Cet index est aliment la saisie, formant un lexique qui va senrichir au fur et mesure de la cration de nouveaux mots-cls. Cet index sera modifiable pour tre corrig par lADMINISTRATEUR (correction des erreurs de frappes, suppression des synonymes et remplacement par le terme le plus utilis)). La correction de lindex met jour automatiquement les mots cls saisis dans les notices de documents. Le systme doit permettre lutilisateur de choisir de lier des documents, cest-dire de faire des associations smantiques entre documents (fonction voir aussi ). Le lien doit tre affich sur la notice du document sous forme de lien hypertexte renvoyant au document li. Un systme permet de lier automatiquement des documents dont les mots-cls dindexation sont similaires (sur le modle des tags). Un plan de classement transverse, hirarchique et thmatique (taxonomie) doit pouvoir tre cr et paramtr par lADMINISTRATEUR ou le GESTIONNAIRE DESPACE. Ce plan doit tre accessible lindexation pour classer les documents. Plusieurs plans de classement peuvent ventuellement tre crs pour tre associs un espace IPGP (un plan de classement par espace). Un document peut tre class plusieurs endroits du plan de classement (taxonomie). Le systme doit permettre lutilisateur qui saisit un document didentifier 47. M 48. M

49. M

50. M

51. m 52. M

53. M 54. m 55. m 56. M

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visuellement les champs obligatoires.

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Le systme permet lADMINISTRATEUR ou au GESTIONNAIRE DESPACE de saisir des informations sous les champs de mtadonnes pour prciser comment les saisir. (Ex : important, procdure explicite pour le titre de document) Le systme doit permettre de crer et de mettre en forme des documents textuels : Champ en texte libre autorisant un nombre important de caractres, Assistant ddition WYSIWYG. Un champ doit tre ddi lattribution automatique (par le logiciel) dun numro chronologique unique sauto-incrmentant. Ce champ doit tre activ ou non, uniquement par lADMINISTRATEUR ou le GESTIONNAIRE DESPACE, la cration ou la validation de publication du document. Ce champ ne figure pas sur toutes les notices/formulaires (choix selon le type de document). Ce champ nest pas prsent dans le masque de saisie du DEPOSANT. (cf. fonction 59) Le systme doit permettre lintgration des documents existants dans la solution, cest--dire la reprise des numros chronologiques dj existants. SUPPRESION Tout document ou fichier supprim doit tre stock dans un espace tampon (corbeille) avant suppression dfinitive. La solution doit pouvoir grer les versions et les rvisions des fichiers associs un document en conservant un historique complet de toutes les versions de fichier depuis la cration jusqu la destruction du document (archivage automatique des versions antrieures de fichier). La valeur de version de fichier se dcline en deux niveaux de valeur : version et rvision. Le choix dincrmenter le numro de version ou rvision du document doit tre laiss lutilisateur. HISTORISATION Le systme doit permettre dafficher un historique des nouveauts et mises jour concernant les documents, les espaces, le portail.

57. m

58. M

59. M

60. m

61. M 62. M

ARCHIVAGE - HISTORISATION GESTION DE VERSIONS 63. M

64. M 65. M 66. M

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Par exemple : les derniers documents crs ou modifis (valids), les documents verrouills pour modification, le nom de lutilisateur et la date de modification, la mise disposition dune nouvelle fonctionnalit. Sur chaque notice de document, le systme doit conserver et afficher un historique des actions et modifications effectues sur le document (avec la mention de lutilisateur et de la date de modification). DIFFUSION ALERTE E-MAIL Des notifications par e-mail doivent pouvoir tre cres la demande par tous les utilisateurs, sur des sujets diffrents. Les destinataires (individuel ou groupe) du message doivent pouvoir tre slectionns par lutilisateur qui cr la notification. Un champ texte libre doit permettre dcrire un message. La notification e-mail doit pouvoir tre envoye partir dun document et doit contenir par dfaut un lien vers le document dont il est question. Un systme dabonnement des dossiers thmatiques doit pouvoir permettre aux utilisateurs (tous types) dtre informs automatiquement par e-mail des nouveauts concernant le dossier en question. Les utilisateurs doivent pouvoir slectionner le motif de lalerte lors de labonnement, cest--dire le type daction sur lequel va porter lalerte : cration, modification, validation, suppression. Les utilisateurs doivent pouvoir slectionner la frquence de lalerte lors de labonnement. Pour les actions suivantes, les notifications par e-mail doivent tre automatiques (proposes comme action lutilisateur) : demande de validation, acceptation ou refus de validation (=publication) du document. COMMENTAIRES Un champ commentaire doit permettre dajouter des informations en texte libre sur le document. Ce champ doit pouvoir tre itr pour chaque document (plusieurs commentaires possibles). Le champ commentaire doit mentionner par dfaut le nom de lutilisateur qui a crit 68. M 67. M

69. M 70. M

71. M

72. M 73. M

74. M 75. M 76. M

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et la date dcriture du commentaire. Note : Le champ commentaire pourra servir mentionner les relecteurs du document et le statut contenu valid ou non du document. Le champ commentaire doit tre accessible en lecture et en criture par tous les utilisateurs. CONSULTATION, EXPORT RECHERCHE Le systme doit permettre la cration de formulaires de recherche avance paramtrables par lADMINISTRATEUR ou le GESTIONNAIRE DESPACE selon le type de document recherch (choix des champs sur lesquels ces recherches seront possibles). Les champs proposs comme critres de recherche doivent varier selon le type de document slectionn. Les listes de valeurs conditionnelles doivent galement varier en fonction des valeurs saisies dans les champs lis (Exemple : liste des valeurs "sous-type de documents" en fonction de la valeur "type de documents" saisie). La recherche doit pouvoir porter sur tous les champs saisis (formulaires de recherche) et sur le texte intgral du portail. La recherche doit pouvoir porter sur le texte intgral et les mtadonnes des fichiers attachs. Deux types de recherche doivent tre possibles pour tous les utilisateurs : Simple : en texte libre (recherche en texte intgral et dans tous les champs indexs) Multicritres : par champs de mtadonnes (recherche dans les champs indexs) La recherche doit tre possible dans lensemble de la documentation du portail ou sur un groupe restreint de documents (espaces IPGP, espaces projet) selon les droits associs lutilisateur. Les outils usuels daide la recherche doivent pouvoir tre disponibles pour pouvoir laborer des quations de recherche plus ou moins complexes : oprateurs boolens, troncature, ngation, guillemets. 78. M 77. M

79. M 80. m 81. M

82. M

83. M

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Les requtes souvent effectues par lutilisateur sont enregistres. Le systme doit afficher le nombre de rsultats de chaque requte. VISUALISATION Deux formats de visualisation des documents, pour tous les utilisateurs, doivent tre disponibles dans la solution pour : laffichage des rsultats dune recherche (description abrge du document), la notice complte du document. Certains fichiers (selon le format) sont directement visualisables (=ouverture du fichier) dans le navigateur. Le systme doit permettre de trier les rsultats dune recherche selon diffrents critres. Exemples : date, pertinence (titre, mots cls), auteur, espace de travail. Des blocs/widgets permettent dagrger des informations et de donner directement accs des services partir de pages du portail (par exemple sur les pages daccueil du portail, des espaces). IMPORT Le systme doit permettre dexporter automatiquement ou manuellement les courriers lectroniques des clients de messagerie (Thunderbird requis) vers la solution. Des formats dexport de donnes doivent permettre lADMINISTRATEUR ou au GESTIONNAIRE DESPACE de rcuprer les donnes prsentes sur le portail. Le systme doit permettre lADMINISTRATEUR lexport de tout ou dune partie de la base en conservant larborescence. Le systme doit permettre lADMINISTRATEUR lexport des index. IMPRESSION STATISTIQUES BACK UP Le systme doit permettre tous les utilisateurs limpression des notices de document et des listes de rsultats dune recherche. LADMINISTRATEUR a la possibilit daccder des statistiques de consultation de loutil (nombre de visiteurs, mots-cls recherchs). La configuration de loutil est sauvegarde automatiquement. Prciser les outils de sauvegarde utiliss et le type de sauvegarde (configuration ?) effectue.

84. m 85. M 86. M

87. m 88. M 89. m

90. m

EXPORT

91. M 92. M 93. M 94. M 95. m 96. m

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7.

FONCTIONNALITES ANNEXES

Le tableau suivant recense des fonctionnalits supplmentaires ventuellement disponibles dans la solution, qui ne font pas partie du besoin initial de lIPGP. FONCTIONNALITE DESCRIPTION Rponse (oui/non/ P/ND) Commentaire

FENETRES DE CONTENU ANNUAIRE DE SITES WEB AGENDA PARTAG

Loutil permet ldition de fentres de contenu libre et leur publication sur des pages du portail. (Exemple : message de ladministrateur, aide, ) Loutil rfrence des liens hypertextes externes (signets Internet) dans une page ddie, associe chaque espace projet. Un agrgateur de fils RSS existe ( la fois pour les liens externes et internes). Un service dagenda partag commun est disponible pour la gestion des vnements communs (runions, ressources) et des congs. Il permet de crer diffrents agendas thmatiques et dy associer des droits diffrencis par utilisateur en lecture et en criture. Lagenda est interoprable avec les outils de gestion dagenda classiques utiliss par les utilisateurs : Google Calendar, Outlook. Il permet dintgrer les vnements crs sur la plateforme dans ces outils.

GESTION DE PROJET

Un service de gestion dactions projet est disponible. Il permet de crer une action associe un projet, de lui attribuer un statut (en cours, clos), un dlai de traitement (champ date), dy assigner des acteurs, douvrir une discussion autour de laction traiter (commentaires) et dalerter par e-mail les personnes concernes (notification email). Lensemble de ces services est agrg sous forme de blocs/widgets pour permettre lutilisateur de les afficher en page daccueil. Le contenu du widget est agrg en fonction de lutilisateur (slection de linformation qui le concerne lintrieur des widgets). Ces services sont multipliables par espaces (ajout possible sans restriction).

WIDGETS

GENERALITE

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8.

SYNTHESE DES ELEMENTS IMPORTANTS

Prennit de la solution, assurant la prennit et la scurit des informations, documents et fichiers contenus dans la solution Evolutivit et souplesse de la solution permettant de paramtrer soi-mme de nombreux lments : la structuration des informations, la dfinition des droits et profils associs, le paramtrage des formulaires Ergonomie et simplicit de paramtrage : la configuration et les modifications doivent tre accessibles sans devoir acqurir de comptences informatiques particulires, excepte une formation spcifique loutil. Compatibilit informatique : avec des environnements MAC, Windows et Linux.

9.
9.1

MISE EN UVRE
Linstallation et la configuration

Deux scenarii de mise en uvre sont envisags selon le type de licence de la solution propose : Licence libre : code source accessible et partag, logiciel librement tlchargeable et configurable Licence propritaire : code propritaire, logiciel payant

9.1.1 SCENARIO A: LICENCE LIBRE

Dans le cas dun logiciel libre et gratuit, lIPGP prend en charge linstallation et la configuration basique de la solution communautaire (propose en tlchargement). LIPGP requiert cependant lassistance dun prestataire pour le transfert de comptences ncessaires la matrise complte de la solution afin quelle rponde au mieux au prsent cahier des charges. Le prestataire fournit donc une assistance lIPGP pour la configuration avance du logiciel. Il apporte une aide ponctuelle pour le paramtrage complexe et dveloppe les fonctionnalits non prsentes dans la solution de base (communautaire). Par ailleurs, le prestataire assiste au dveloppement des interfaces avec les systmes existants lIPGP (galerie photo, base de gestion pdagogique, etc.). Le prestataire excute la recette technique de ces dveloppements complmentaires.

9.1.2 SCENARIO B: LICENCE PROPRIETAIRE

Le prestataire devra installer la solution* chez le demandeur sur un serveur ddi. *comprenant les dveloppements lis aux fonctionnalits non prsentes dans la solution de base afin quelle corresponde au prsent cahier des charges.

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Le prestataire assistera lIPGP dans le paramtrage de la solution. Il aura ralis la configuration avance du logiciel et devra dvelopper des interfaces avec les systmes existants lIPGP (galerie photo, base de gestion pdagogique, etc.). Linstallation comprend les recettes technique et fonctionnelle.

9.2

La formation

Le prestataire sengage effectuer un transfert de comptences afin de fournir aux administrateurs toutes les informations ncessaires leur autonomie pour paramtrer et faire voluer la solution. Ces informations doivent pouvoir lui tre accessibles ultrieurement (sur un site web, dans des documents). LIPGP doit avoir accs une documentation, si possible en franais, lui permettant de paramtrer et mettre jour loutil selon le prsent cahier des charges (comprenant les dveloppements complmentaires). Il doit galement avoir accs une documentation de base pour lutilisation de loutil, en franais si possible. Lexistence dun forum et dun club utilisateur serait un plus.

10.

MAINTENANCE

Le prestataire sengage fournir des prestations de maintenance de loutil : assistance en ligne, rponse personnalise, interventions directes, mises jour et correctifs (fonctionnel et de scurit).

11.

CONTENU DE LA REPONSE

Le prestataire donnera une proposition chiffre correspondant la solution envisage dans le prsent cahier des charges. Il devra prciser : Le choix de la solution envisage (nom du produit), Le primtre fonctionnel prcis couvert par la solution en remplissant le tableau des fonctionnalits fourni dans le prsent cahier des charges, et en prcisant si la fonctionnalit est comprise dans la solution de base, dans les options, ou sil sagit dun dveloppement complmentaire raliser, Les caractristiques techniques du module standard de lapplication et des autres modules ventuellement ncessaires, en prcisant les contraintes lies au serveur, La mthodologie de mise en uvre, Le planning de mise en uvre envisageable.

Il fournira un devis comprenant le cot dtaill de lintgralit des points demands : Les licences logicielles pour un nombre dutilisateurs illimit : en prcisant le type de licence (libre ou propritaire) et les fonctionnalits comprises (de base et optionnelles),

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Les cots dinstallation/configuration/dveloppement, en prcisant les modalits dintervention, le nombre dheures ou de jours facturs et le dtail de la prestation: o Scnario A - Licence libre : le cot daccompagnement la configuration avance et des dveloppements spcifiques par rapport la solution communautaire de base, Scnario B - Licence propritaire : le cot dinstallation, de configuration du logiciel et des dveloppements spcifiques pour rpondre au cahier des charges.

Les cots de dveloppement spcifiques : en prcisant le nombre dheure ou de jours facturs et le contenu des dveloppements, Lassistance ou la formation ncessaire aux administrateurs pour configurer et paramtrer la solution en fonction du cahier des charges, en prcisant les modalits de lintervention, Les supports de formation disponibles et compris dans le cot de la solution (guides dutilisation et dadministration, aide en ligne intgre la solution, site web du prestataire, forum, club utilisateur) La maintenance annuelle : en prcisant le moyen de contact, la dure, le systme dintervention, les mises jour de versions, leurs natures et frquence. Le cot horaire dune prestation supplmentaire, en prcisant sil sagit dune prestation de dveloppement, de configuration ou de formation.

Si un dplacement est ncessaire, le prestataire indiquera si les frais de dplacement et ventuellement les frais annexes sont compris ou non dans le tarif indiqu. Le prestataire pourra fournir un lien vers un prototype (maquette) de la solution propose pour rpondre au prsent cahier des charges.

12.

CONTACT ET MODALITES DE REPONSE

Les rponses au prsent cahier des charges doivent parvenir au plus tard avant le 17 avril 2009 par email (et ventuellement par voie postale) : Emilie Groshens Institut de Physique du Globe de Paris Gophysique Spatiale et Plantaire 4, avenue de Neptune 94100 Saint-Maur des Fosss groshens@ipgp.jussieu.fr Tel. : +33 1 45 11 41 25 Fax : + 33 1 45 11 41 47 Pour toute demande dinformation complmentaire, groshens@ipgp.jussieu.fr ou au 01 45 11 41 25. merci de contacter Emilie Groshens

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ANNEXE 1
Schma de larborescence du portail envisage