SISTEMAS DE INFORMACIN Definicin de Informacin La informacin, segn el Diccionario de la Lengua Espaola, es la "comunicacin o adquisicin de conocimientos que permiten ampliar

o precisar los que se poseen sobre una materia determinada". Tambin se la puede definir como "un conjunto de datos que se presentan de forma que es inteligible al receptor. Tiene un valor real o percibido para el usuario y se agrega a lo que ya conoca respecto a un suceso o rea de inters. Debe decir al receptor algo que no era conocido anteriormente o que no poda ser pronosticado, es decir se agrega a su conocimiento, pero debe ser relevante para la situacin en la cual se aplicar" Senn, James A. - "Sistemas de Informacin para la Administracin"- Mxico, Grupo Editorial Iberoamericana, 1990. Sistemas de Informacin: Estrategia para la Gestin Empresarial En resumen, los datos son cifras y hechos crudos sin analizar, que por s mismos no tienen significado alguno, mientras que la informacin es el resultado de haber organizado o analizado los datos de alguna manera y con un propsito. La informacin es entonces, conocimiento basado en los datos a los cuales, mediante un procesamiento se les ha dado significado y utilidad. En otras palabras, el dato tiene un carcter individualizado y simple, que constituye la materia prima de un producto elaborado como la informacin. Atributos de la Informacin Para que sea til, la informacin debe tener atributos esenciales, tanto en elementos individuales como en su conjunto. Los atributos de la informacin son las caractersticas que motivan al usuario en su eleccin para usarla. Segn W. Prez Decarolis el valor de la informacin depende de ocho factores: Confiabilidad: la informacin que los administradores utilizan para tomar decisiones cuando planifican, cuando realizan el seguimiento de actividades que ya estn en ejecucin o cuando controlan resultados, debe tener un alto grado de confiabilidad. Ello significa que la informacin debe reflejar con total exactitud las operaciones u otros aspectos a los que se refieren. Oportunidad: como paso previo a la toma de una decisin, puede ser necesaria la informacin para controlar, por ejemplo, la evolucin de un plan trazado. En este caso, la idea es que puedan aplicarse medidas correctivas sobre ese plan antes de que la brecha siempre presente - entre lo que est sucediendo y lo que se esperaba que suceda, sea muy grande. As pues, la persona encargada del cumplimiento del plan deber contar con

la informacin necesaria en el momento oportuno, de forma que no sea demasiado tarde para emprender correcciones. La informacin es oportuna cuando llega a quin la va a utilizar o cuando ste puede acceder a ella justo en el momento que la necesita. En definitiva se puede afirmar que retrasos significativos en la obtencin de la informacin pueden hacer que la misma pierda toda utilidad. Las causas que determinan que la informacin resulte inoportuna puede originarse por la dispersin geogrfica, por los mtodos de trabajo de las organizaciones y por las exigencias internas de las autoridades de las instituciones - en cuanto a que se necesitan autorizaciones formales expresas para poder proporcionar la informacin que se solicita. Calidad: al evaluar la calidad de la informacin, los usuarios tendrn que comparar los hechos descritos con la realidad. Cuanto ms se asemejen esos hechos a la realidad, mejor ser la calidad de la informacin y eso permitir que los gerentes recurran a ella al momento de tomar una decisin - con un grado de confianza mucho mayor. Sin embargo, la calidad aumenta a la par que el costo de obtener la informacin. As pues, habr que evaluar la conveniencia de aumentar la calidad, pues si al hacerlo no se agrega nada a la capacidad de los gerentes para tomar decisiones, se estar incurriendo en un costo extra que no trae aparejado ningn beneficio. Accesibilidad: quienes necesitan informacin deben tener fcil acceso a las fuentes donde pueden obtenerlas para poder utilizarla. A veces, esas fuentes estn dentro de la propia la empresa fuentes internas y otras veces se encuentran fuera fuentes externas en el pas o en el exterior. La tecnologa de la informacin brinda actualmente muchas posibilidades de acceder de forma directa, con gran rapidez y facilidad a la informacin. Antes se poda disponer de la misma con un alto grado de dependencia de las unidades de procesamiento electrnico de datos, como los Departamentos de Cmputos, de Informtica o de Sistemas, los cuales muchas veces no proporcionaba la informacin que los administradores necesitaban y si lo hacan tenan altos costos, en forma inoportuna e incompleta. Otro recurso al que se puede recurrir para obtener informacin son las bases de datos. Una Base de Datos es una fuente central de almacenamiento de datos que diferentes usuarios pueden consultar con el fin de conseguir la informacin que necesitan o datos con los que puedan trabajar, cambindolos o actualizndolos, de acuerdo a las necesidades de cada uno. Claridad: la informacin debe estar disponible de manera tal que no origine ningn tipo de confusin y que no genere interpretaciones incorrectas en quienes la utilizan. Muchas veces el lenguaje, la terminologa, el formato o los smbolos que se usan en los informes pueden resultar de difcil comprensin para quienes lo reciben o posibilitar mltiples y variadas interpretaciones de los mismos hechos a que refieren.

El tiempo que puede insumir al administrador la interpretacin y el anlisis de la informacin poco clara, puede ser el motivo para usar dicha informacin en otro momento o simplemente para que la ignore. En el primer caso puede resultar inoportuna y en el segundo, si tiene algn valor, lo pierde. Selectividad: si se recibe una cantidad excesiva de informacin, la misma no resulta manejable, pues no ser - o al menos ser muy difcil - posible procesarla. Si por el contrario, es insuficiente, no se contar con los elementos necesarios para la toma de decisiones. Un aumento en la cantidad de la informacin no necesariamente implica disponer de mayor riqueza informativa. El mayor volumen de informacin puede agregar valor si esa informacin es significativa para quienes la utilizan y a su vez, si est presentada en forma que stos tengan el tiempo y la habilidad para poder analizarla. A esto debemos adicionarle el hecho, de que al ser mayor la cantidad y la rapidez con que se puede obtener informacin por las oportunidades que brinda actualmente la tecnologa de la informacin, el flujo que regula su circulacin debe ser selectiva, contribuyendo as a un mejor uso del tiempo de los administradores y a un valor ms significativo de la informacin disponible. Relevancia: la informacin es relevante si una persona la necesita en una situacin particular de toma de decisiones o de resolucin de un problema. Lo importante es su aplicabilidad a la situacin presente. Un conjunto de informacin que fue importante en cierta ocasin puede no serlo en la actualidad si realmente ya no se necesita y no ser utilizada por su receptor. Uniformidad: los datos deben ser tratados con criterios uniformes en las etapas iniciales de registro, captura y ordenamiento de datos como en las etapas posteriores de elaboracin y anlisis. Cuando las unidades que alimentan con sus datos a un mismo sistema, utilizan criterios diferentes de registro, es muy probable que no se pueda contar con la informacin que se necesita. Si se logra, la informacin puede no ser correcta y puede dar origen a diversas interpretaciones. La Tierra, el Trabajo y el Capital han sido los tres recursos econmicos fundamentales segn la teora econmica tradicional, sin embargo, cada vez con mayor reconocimiento la informacin ha ido ocupando el cuarto lugar como recurso estratgico crtico, dada su gran importancia econmica. Hoy da es muy comn que en las organizaciones utilicen todos los medios necesarios para su obtencin y control. Es esta progresiva importancia de la informacin la que ha justificado el que muchos directivos dediquen una elevada parte de su tiempo a relacionarse, a mantener y obtener nuevos "contactos" con personas de inters, que les permitan acceder a ms informacin, sobre todo a aquella de difcil obtencin por medios tradicionales, como pueden ser los medios grficos, la televisin o el crculo personal de contactos. Esta informacin

privilegiada ser la que les conduzca a mejorar su proceso de toma de decisiones e incluso en ocasiones dificulte su sustitucin. Este ltimo hecho ha sido constatado por autores como Mintzberg y Stewart, quienes afirmaron que el proceso que generalmente siguen los directivos para la toma de decisiones es ms "influenciado por sus fuentes personales e informales de informacin, que meditado". Por qu los Administradores necesitan informacin? La gerencia necesita informacin por diversos motivos, entre los cuales se pueden mencionar: "Explosin" de la informacin: desde un tiempo a esta parte, el mundo se ha visto envuelto en constantes flujos de informacin. De toda esa gran cantidad de informacin habr que separar la que sea relevante para las tareas de la organizacin y para las decisiones que a partir de esa informacin se toman. Rpido ritmo del cambio: en mbitos acadmicos, la frase "lo nico constante es el cambio" aparece repetidas veces. En este ambiente gil y dinmico, las organizaciones debern procurar mantenerse siempre actualizadas, ya que mientras los cambios van sucediendo hay que continuar tomando definiciones sobre el curso a seguir para lograr las metas y los objetivos organizacionales en forma eficaz. Creciente complejidad de la administracin: la evolucin del alcance y de la dimensin de las tareas administrativas, determin que la actuacin de los gerentes sea cada vez ms compleja. Han aparecido nuevas cuestiones que deben ser atendidas, como ser la seguridad de los trabajadores, la calidad de los productos y servicios ofrecidos, el avance en la tecnologa y la competencia. En este ambiente, los administradores deben planear, controlar y actuar, encontrar las oportunidades que hay dentro de los problemas y asegurar que esas oportunidades pasen a ser fortalezas para la organizacin, ayudando a alcanzar sus metas y objetivos. Y para todo eso ser necesario contar con un adecuado sistema de informacin. Interdependencia de las unidades de la organizacin: las organizaciones son un todo y no simplemente la suma de trabajadores o estaciones de trabajo. En estas condiciones, los individuos que forman parte de ella interactan entre s y eso hace que los xitos y fracasos que se producen en un extremo afecten las actividades desarrolladas en otras partes. As, la informacin sirve como nexo que mantiene unidos a los componentes del sistema organizacional. Mejoramiento de la productividad: la correcta utilizacin de los sistemas de informacin permite aumentar la productividad de una organizacin, mediante el incremento de la cantidad de trabajo y de la velocidad en que el mismo se ejecuta.

 Reconocimiento de la informacin como un recurso: la informacin es considerada como un recurso ms para la organizacin. Tiene valor porque afecta la manera de operar y porque su ausencia puede provocar la comisin de errores, la prdida de oportunidades y la aparicin de graves problemas de rendimiento. En este marco, habr que tomar medidas para administrarla al igual que sucede con cualquiera de los otros recursos.

SISTEMAS DE INFORMACIN Definicin de Sistemas En el sentido ms amplio, un sistema es un conjunto de componentes que interaccionan entre s para lograr un objetivo comn Una organizacin es un sistema. Sus componentes mercadotecnia, manufactura, ventas, investigacin, embarques, contabilidad y personal trabajan juntos para crear utilidades de forma de satisfacer las necesidades de los clientes. Cada uno de estos componentes es a su vez un sistema. Todo sistema organizacional depende, en mayor o menor medida, de una entidad abstracta denominada Sistema de Informacin. Este sistema es el medio por el cual los datos fluyen de una persona o departamento hacia otros y puede ser desde la comunicacin interna entre los diferentes componentes de la organizacin y lneas telefnicas, hasta sistemas de cmputo que generan reportes peridicos para varios usuarios. Definicin de Sistemas de Informacin Un Sistema de Informacin (SI) puede ser: "Un grupo de personas, una serie de procedimientos o equipo de procesamiento de datos que escoge, almacena, procesa y recupera datos para disminuir la incertidumbre en la toma de decisiones mediante el suministro de informacin a los niveles gerenciales para que sea utilizada eficientemente" A su vez, los SI apoyan a todos los dems sistemas de una organizacin y enlazan todos sus componentes en forma tal que stos trabajen con eficiencia para alcanzar el mismo objetivo. Otra definicin es la aportada por Walter Prez Decarolis quien lo define como "un conjunto de elementos que se relacionan para lograr un fin comn: proporcionar datos e informacin que satisfagan necesidades previamente detectadas. Estos elementos aparecen operacional y funcionalmente interrelacionados, interactuando en forma permanente" La visin ms intuitiva del SI de una empresa se obtiene simplemente observando cmo la informacin fluye de una parte a otra de la misma, y entre ella y su entorno, es por esto que, entre las diversas definiciones analizadas consideramos que la que mejor se adecua a

la realidad y en la cual nos basaremos para el desarrollo de este trabajo, es la siguiente: " conjunto formal de procesos integrados, desarrollados en un entorno usuario ordenador, que operando sobre una coleccin de datos estructurada de acuerdo con las necesidades de una empresa, recopila, elabora y distribuye selectivamente la informacin necesaria para las operaciones de dicha empresa y para las actividades de direccin y control correspondientes, apoyando, en parte, los procesos de toma de decisiones necesarios para desempear las funciones de negocio", planteada por Andreu, Ricart y Valor Si matizamos los distintos componentes de la definicin y analizamos los mismos, se observa: 1. Conjunto formal de procesos integrados: se refiere a aquellos que la organizacin conoce y sabe cmo utilizar. No obstante, en nuestra opinin consideramos que los procesos informales, no se deben dejar de lado, y que tambin en la medida de lo posible formen parte del sistema de informacin. "Integrados" normalmente existen aplicaciones aisladas desarrolladas por diferentes grupos de usuarios, pero si no existe integracin de datos y procesos, las aplicaciones individuales pueden llegar a ser incompatibles con el global de la empresa e impedir construir la base del SI. 2. Desarrollados en un entorno usuario ordenador: si bien un SI puede existir sin la necesidad de ordenadores, son estos ltimos los que posibilitaran una mayor productividad, aprovechamiento y alcance de la informacin procesada. A esto debe agregarse la participacin realizada por el usuario quien podr aportar intuicin, valoraciones informales, mientras que el ordenador aportara rapidez de clculo y procesamiento, por lo que la coordinacin de ambos habilidades ser un elemento a tener en cuenta en la construccin del sistema de informacin. 3. Operando sobre una coleccin de datos estructurada (Base de datos): hay una gran diferencia entre las bases de datos que estn diseadas especficamente para ser estables y los ficheros que se han usado tradicionalmente en procesos de datos. Debemos recordar que no hay empresas estticas, y por tanto las percepciones por parte del usuario de las necesidades de informacin cambian. Esto conlleva la necesidad de aislar los programas de los cambios de las estructuras de los datos: "independencia de datos". Significa que cuando se realicen cambios en las estructuras de datos, los programas deben continuar funcionando al estar aislados de estos cambios. Los programas tienen una visin de los datos que puede y debe ser preservada de los cambios fsicos de la estructura de los mismos. Esta "independencia de datos" se obtiene por medio de los sistemas de gestin de Base de Datos. 4. Recopila, elabora y distribuye selectivamente la informacin necesaria (evitando sobrecargas) para la operatividad habitual de la organizacin y las actividades propias de

la direccin de la misma. Debemos diferenciar claramente, "Cantidad de Informacin" de "Calidad de la Informacin" lo que obliga a establecer criterios de seleccin y ordenamiento de la informacin. 5. El SI permitir la operatividad habitual de la organizacin, apoyando las actividades de direccin y control, de forma de poder llevar a cabo los procesos de toma de decisiones necesarios para desempear las funciones de negocio, esto significa que un adecuado sistema de informacin permitir realizar procesos "ad hoc" para mejorar las tareas propias de gestin de la organizacin. Objetivos de los Sistemas de Informacin El objetivo general de los SI es proporcionar a los encargados de la toma de decisiones, datos oportunos y exactos que les permitan tomar y aplicar las decisiones necesarias que mejoren al mximo la relacin que existe entre los recursos de la empresa. El alcance del desarrollo de un SI puede variar segn la empresa o rea de sta donde se lleve adelante el mismo, pero por encima de todo esto, el SI debe responder a una serie de lineamientos bsicos, que determinan los objetivos de ste: Dar soporte a los objetivos y estrategias de la empresa; debe proveer toda la informacin necesaria para el funcionamiento del negocio en un momento dado, ya sea esta informacin referida a la actividad diaria, como a la planificacin de la empresa a largo plazo. Proporcionar a todos los niveles de la empresa la informacin necesaria para controlar las actividades de la misma. La informacin no solo ha de ser necesaria para ejecutar las funciones y tareas, sino tambin debe permitir el control y la verificacin de que stas se han realizado de acuerdo a lo previsto. Debe as permitir controlar que los resultados alcanzados coincidan con las metas inicialmente previstas. Conseguir que se adapte a la evolucin de la empresa; debe ser un sistema capaz de evolucionar al ritmo de la empresa, pues las empresas son cada vez ms dinmicas, y sus necesidades de informacin van cambiando a lo largo del tiempo. Por esto si el sistema no evolucionara al ritmo de la empresa quedara rpidamente obsoleto y la informacin que emerge sera inadecuada, con lo cual no podra cumplir con los dos objetivos anteriores ya que no brindara una informacin fidedigna y actual en cuanto al negocio. Utilizar la informacin como un recurso corporativo que debera ser planificado, gestionado y controlado para ser ms efectivo a toda la organizacin. Es importante considerar la informacin como un recurso imprescindible para el funcionamiento de la misma. La informacin cuesta obtenerla al igual que si se tratara de maquinaria o dinero, cuesta mantenerla disponible al igual que cuesta mantener activa una mquina, y al igual

que sta es una carga cuando nadie la utiliza. Por lo tanto se debe gestionar igual que otro recurso cualquiera, de forma que tengamos la mejor informacin al menor costo. Ciclo de vida de los Sistemas de Informacin Informticos La utilizacin de los ordenadores en el campo de los negocios comenz a principios de la dcada de los cincuenta, aunque su aprovechamiento no alcanza cotas significativas hasta la segunda mitad de la dcada de los setenta, con el desarrollo de grandes ordenadores centralizados para la realizacin de mltiples tareas. Las mejoras en la velocidad de cmputo, el abaratamiento de los componentes, la disponibilidad de sistemas ms eficientes de almacenamiento de grandes cantidades de informacin sobre soporte magntico, as como el desarrollo de lenguaje de alto nivel, permitieron que el proceso automatizado de datos se convirtiera en una opcin viable para apoyar las funciones de negocio de una empresa. Uno de los modelos ms aceptados para describir la evolucin de los sistemas de informacin en la empresa es el descrito por Nolan y Gibson, basado en un anlisis sobre la utilizacin real de los sistemas y tecnologas de informacin en un conjunto de grandes empresas estadounidenses. Estos autores propusieron un modelo evolutivo que contena inicialmente cuatro estadios o fases de crecimiento que posteriormente fueron aumentadas a seis por Nolan. Este ltimo modelo se ha convertido en el marco de referencia para posteriores estudios sobre las diversas etapas identificables en el desarrollo de sistemas de informacin en las organizaciones. Figura 9 Ciclo de Vida de los Sistemas de Informacin Etapas del modelo de Nolan y Gibson

1. Iniciacin: Esta primera etapa representa el perodo de introduccin de la informtica a la empresa, de aprendizaje y de escasa planificacin y control. Slo unos pocos tienen inters en la nueva herramienta y actan como innovadores, introductores o lderes del cambio. La organizacin es ajena a las transformaciones que van producindose aunque las conoce y observa; las aplicaciones son elementales y se orientan a la mecanizacin y automatizacin de procesos rutinarios, de forma de lograr reduccin de los costos. El gasto en informtica no es relevante. 2. Contagio: cuando los primeros sistemas instalados empiezan a dar resultados visibles, o incluso espectaculares, toda la organizacin quiere difundir la buena nueva y obtener frutos inmediatos. Va desapareciendo poco a poco el recelo hacia las nuevas tecnologas, pero el gasto crece de forma rpida y descontrolada. Se quiere contar con nuevos recursos cuanto antes, aunque no estn contemplados en los presupuestos de inversin. La gerencia no puede ser insensible hacia las nuevas oportunidades y accede al gasto con prontitud. Hay poco o ningn control por parte de la direccin. Los problemas de compatibilidad empiezan a tomar un cariz preocupante. Cada uno va por su lado. No existen estndares. 3. Control: el enorme incremento del gasto y la falta de planificacin llama la atencin de la gerencia, que acta para detener el crecimiento del gasto y exige racionalidad y rigor en las adquisiciones. Se implantan procedimientos para la autorizacin de inversin en material informtico y se centraliza el seguimiento de los distintos proyectos. Se cierra el "grifo del dinero" y se exigen resultados palpables de las anteriores adquisiciones. Se detectan casos llamativos de ineficiencia que se suelen usar como arma para detener el ritmo de peticiones. Se profundiza en los problemas de compatibilidad y conectividad. 4. Integracin: una vez dominada la tendencia al incremento del gasto, se comienzan a definir polticas para el desarrollo de aplicaciones. De igual forma, aparece un nuevo crecimiento del gasto, pero ms controlado y racionalizado, justificado por el concepto de la integracin. La idea central es integrar los sistemas existentes para evitar duplicaciones o inconexiones en los datos, de forma de purificar y mejorar los procesos de informacin. 5. Administracin: en esta etapa los sistemas de informacin comienzan a adquirir una dimensin estratgica en la empresa. Se replantea su papel en la organizacin y se aslan aplicaciones concretas de acuerdo con el plan de negocio de la empresa. Los requerimientos de informacin dirigen la cartera de aplicaciones y la informacin es compartida en la organizacin. Los usuarios entienden el valor de la informacin. 6. Madurez: la mayora de las aplicaciones estn desarrolladas y slo hay que generar sistemas para los niveles ms altos de la organizacin. Es ahora cuando nacen los sistemas de informacin para la direccin. Es en este momento en que se usa la creatividad, la innovacin; en definitiva, la visin estratgica de los sistemas de informacin.

Elementos de un Sistema de Informacin En un sistema de informacin pueden identificarse cinco elementos: insumos, procesos, producto, control y retroalimentacin. A nivel de insumos, por su parte, pueden identificarse: Datos: son el insumo principal del sistema pues sin ellos no habra qu transformar en informacin. Estos datos no necesariamente deber tener el carcter "individualizado y simple" al que habamos hecho referencia al momento de definirlos, sino que puede ser informacin que surgi como producto de otro proceso y que se utiliza como insumo en uno nuevo para generar otro tipo de informacin. A los efectos de una ms clara exposicin, en lo que sigue de esta seccin se utilizarn indistintamente ambos trminos. Recursos Humanos (usuarios finales y especialistas): a travs de los recursos humanos es posible crear el sistema, ponerlo en marcha, hacerle los ajustes que sean necesarios para que se adapte de la mejor manera posible a las reales necesidades de los usuarios, controlar su funcionamiento y evaluar su producto final, tomando las medidas correctivas que sean necesarias en caso de que el mismo no satisfaga las necesidades para las que fue creado. Estos recursos humanos incluyen usuarios finales y especialistas en SI. Los usuarios finales - tambin llamados clientes - son personas que utilizan un sistema de informacin o la informacin que ste genera; son todos aquellos a los cuales va destinado el producto final del sistema. Dentro de este grupo se encuentran los integrantes de los rganos superiores de la organizacin, el director general, el gerente general, los mandos medios, los supervisores, en definitiva todos aquellos que darn uso a esa informacin generada por el sistema, ya sea con propsitos meramente informativos o bien como soporte para la toma de decisiones. Los especialistas en SI son personas que desarrollan y operan sistemas de informacin, son aquellos con conocimiento en computacin, los cuales debern identificar las necesidades y carencias de informacin. Entre ellos se encuentran los analistas de sistemas, programadores, operadores de computadores y otro personal de SI gerencial, tcnico y de oficina. Dentro del grupo de analistas de sistemas, Jorge Lpez Orgoroso diferencia claramente dos perfiles, el del Analista de Organizacin y Sistemas Administrativo ( A.O.S.A.) y el del Analista de Sistemas de Computacin ( A.S.C.) .

En el primer grupo (A.O.S.A) se puede observar una serie de habilidades y conocimientos bsicos y generales en Matemticas, Estadsticas, Economa, Principios de Administracin y Conducta Organizacional y materias relacionadas directamente con la Administracin de Empresas (como Contabilidad, Finanzas, Marketing, Cultura Organizacional, siendo este un aspecto esencial para manejar una funcin de apoyo como es el rea de sistemas). Tambin se especializan en reas tcnicas de sistemas administrativos computarizados tales como Anlisis de Sistemas, Teora de Decisiones, Computacin y Administracin de Bases de Datos. En tanto en el segundo grupo (A.S.C.), podemos observar habilidades exclusivas para el anlisis, diseo, implementacin (en cuanto al asesoramiento en la adquisicin del hardware y software) y mantenimiento (refirindose a las modificaciones de la tecnologa informtica) de los sistemas de informacin. En este proceso los A.O.S.A no deben olvidar que juegan un papel fundamental ya que conocen como gerenciarlo, pero tienen conocimientos generales de la tecnologa en s y su desarrollo, necesitndose para ello del apoyo de los A.S.C. Por los motivos recin mencionados, entre estos dos grupos - usuarios finales y especialistas de SI - debe existir una estrecha vinculacin ya que desarrollan actividades afines y complementarias. El grado de integracin entre ambos grupos es uno de los factores determinantes del nivel de eficiencia en el que ste finalmente operar. La falta de integracin y coordinacin provoca un vaco de comunicacin que constituye un factor negativo para el logro de los objetivos del sistema. Recursos materiales: son los bienes materiales que hacen que el sistema pueda disearse, controlarse y funcionar. Para funcionar, el sistema puede utilizar dos tipos de procesamiento, el manual o el electrnico (computarizado), aunque en la actualidad la mayora tiende a ser del segundo tipo. Adems, para que este funcione de manera eficaz, es conveniente establecer normas, procedimientos y mtodos por escrito, de forma que su conocimiento e interpretacin resulten fcilmente accesibles a quienes, directa o indirectamente, tengan alguna participacin en el funcionamiento del mismo. Es importante que estos manuales o instructivos expresen los objetivos y el mbito institucional del sistema, clarificando los roles de las unidades que intervienen en las distintas fases de tratamiento de los datos y de la informacin. Estos manuales pueden utilizarse tambin para: entrenar al personal que acte como soporte humano del sistema, evaluar peridicamente la calidad de la informacin de salida y de ser necesario, ajustar tambin los aspectos operativos que correspondan. Dentro de los recursos materiales encontramos: - Componente Hardware (mquinas y medios): este concepto incluye todos los dispositivos fsicos y materiales utilizados en el procesamiento de informacin. Abarca no

slo mquinas, como computadoras y otros equipos, sino tambin todos los medios de datos, es decir, todos los objetos tangibles en los cuales se graban datos. - Los sistemas de computador se componen de unidades de procesamiento central que contiene microprocesadores, y una variedad de dispositivos perifricos interconectados. Los perifricos del computador son dispositivos como el teclado o el mouse electrnico para la entrada de datos y comandos, una pantalla de video o impresora para la salida de informacin, y los discos magnticos u pticos para el almacenamiento de recursos de datos. - Componente Software (programas y procedimientos): el concepto incluye todas las series de instrucciones de procesamiento de informacin, incluye no slo las instrucciones operacionales llamadas programas, que dirigen y controlan el hardware del computador, sino tambin las series de instrucciones de procesamiento de informacin que necesitan las personas llamadas procedimientos. Recursos financieros: son los medios econmicos que permiten contar con la disponibilidad de los recursos humanos y materiales para disear, implementar, poner en prctica y ajustar los sistemas de informacin. En cuanto a los procesos, interesa definir los mtodos y procedimientos necesarios para transformar los datos (insumos) en informacin (producto). Para ello habr que definir, entre otros, los siguientes aspectos: - Las funciones que debern desarrollar las unidades que se encargan de la operacin del sistema; - Las actividades necesarias para el logro de esas funciones; - Las operaciones que aseguren un adecuado flujo de la informacin entre quienes la preparan, quienes la distribuyen y quienes la reciben como usuarios finales. Es en la unidad de procesamiento en donde se realizan estas tareas que constituyen la razn de ser del sistema. El proceso, en trminos simples, podra implicar la recepcin de datos en estado primario, su conversin a la informacin primaria y la transformacin a informacin consolidada a partir de las informaciones parciales. A partir de los insumos y el proceso, se generar el producto, que es la expresin de los objetivos del sistema. A los tres elementos antes mencionados habr que aplicarles control permanente, de forma de detectar oportunamente las desviaciones que se pudieran producir. El control verifica si los insumos que ingresan al sistema, las actividades que se realizan en el proceso o las salidas que se obtienen de esa conversin son los que se proyectaron previamente. La informacin que se obtenga de comparar los hechos reales con los esperados facilitar la retroalimentacin.

A su vez, la retroalimentacin hace que la informacin obtenida a partir del control sea utilizada con el objetivo de tomar las medidas correctivas que aseguren el apropiado funcionamiento del sistema, lo cual va a determinar que se logre el producto deseado originalmente.

Figura 10 Elementos de un Sistema de Informacin III.6. Caractersticas de los Sistemas de Informacin Los sistemas de informacin deben presentan una serie de caractersticas

Figura 11 - Caractersticas de los Sistemas de Informacin

- Precisin: de forma que la informacin final carezca de errores. - Oportunidad: para que la informacin se obtenga en el momento en que se necesita y por los medios adecuados, relacionndose con la velocidad de respuesta del sistema entre una solicitud de servicio y su concrecin. - Capacidad de proceso: a fin de dar todos los datos que se demandan de una sola vez y evitar retrasos. El directivo debe disponer de la informacin completa para la toma de decisiones sin grandes esperas. - Concisin: que posibilita la presentacin de resmenes para que la informacin de salida sea legible y fcil de manejar. La concisin requiere un enorme esfuerzo de sntesis y mentalizacin del directivo en el sentido de que hay informacin que slo producen ruido y perjudican el proceso de toma de decisiones. - Relevancia: que permite establecer niveles y prioridades en la toma de datos, su proceso y la salida del sistema. Ni todos los datos son iguales ni deben ser procesadas por orden de llegada. - Disponibilidad: que exige la posibilidad de acceso a la informacin siempre que sea necesario. - Fiabilidad: probabilidad de que el sistema opere correctamente durante un perodo de disponibilidad de uso. - Seguridad: al proporcionar medios eficaces de proteccin de a informacin, llegando incluso a establecer niveles de acceso a los sistemas en funcin el puesto del usuario en la organizacin de la empresa. III.7. Etapas del Desarrollo del Sistema de Informacin El desarrollo de un sistema de informacin es una tarea compleja para una organizacin, donde se requiere de un enfoque integrado y prospectivo para logro de un resultado eficiente. El proceso puede dividirse en cinco etapas, las cuales desarrollaremos a continuacin.

Figura 12 - Etapas del Desarrollo del Sistema de Informacin Aclaramos que estas etapas se presentan a efectos didcticos con una secuencia lgica, pero sin embargo, en la prctica se encuentran tan relacionadas entre s, que pueden desarrollarse dos etapas de forma simultnea, o concluida una, ser necesario considerar aspectos de la etapa precedente. Investigacin: La etapa de Investigacin, o tambin llamada, Investigacin Preliminar, comienza con la formulacin de la solicitud, la cual puede ser formulada en cualquiera de los niveles de la organizacin, ya sea por parte del administrador, empleado o especialista en sistemas. Esta actividad consta de tres partes: aclaracin de la solicitud, estudio de factibilidad y aprobacin de la solicitud. Aclaracin de la Solicitud Muchas solicitudes que provienen de empleados y usuarios no se formulan de manera clara. Por consiguiente, se deben plantear los objetivos del sistema de informacin de manera precisa, ya que la falta de definicin o ambigedad en stos puede generar serias confusiones en los que se espera del sistema, provocando esfuerzos intiles y costosos. Asimismo, se debe establecer cul es el producto que se quiere obtener del mismo, en otros trminos, que es lo que se pretende del sistema de informacin, es decir, para qu se crea el sistema y qu necesidades organizacionales se quiere atender a travs del mismo. Pero para poder llegar a ese resultado, es de gran ayuda el trabajo en equipo entre usuarios y analistas.

Estudio de Factibilidad Esta etapa consiste en investigar las necesidades de informacin de usuarios potenciales y determinar los requerimientos de los recursos, los costos, los beneficios y la factibilidad de un proyecto propuesto. Al reunir los datos para un estudio de factibilidad deben utilizarse mtodos de recoleccin de informacin como por ejemplo: - Entrevistas con empleados, clientes y gerentes. - Cuestionarios para usuarios finales especficos para la realizacin de su actividad. - Observacin personal, video cintas o involucramiento en las actividades de trabajo del usuario final. - Anlisis de documentos, informes, manuales de procedimientos y otra documentacin. - Desarrollo, simulacin y observacin de un modelo de las actividades de trabajo. La factibilidad de un sistema propuesto puede evaluarse en trminos de cuatro categoras importantes: factibilidad organizacional, econmica, tcnica y operacional. El enfoque de la factibilidad organizacional se centra en qu tan bien respalda un sistema de informacin propuesto los objetivos de la organizacin y su plan estratgico de sistemas de informacin. La factibilidad econmica se enfoca en el estudio de si los ahorros esperados en costos, el incremento en los ingresos y en las utilidades, las reducciones en la inversin requerida y otros tipos de beneficios, excedern los costos de desarrollar y operar el sistema propuesto. La factibilidad tcnica implica la contestacin de algunas preguntas: puede realizarse con el equipo actual, la tecnologa existente de software y el personal disponible?, Si se necesita nueva tecnologa cul es la posibilidad de adquirirla o desarrollarla? Por ltimo, la factibilidad operacional es la disposicin y la capacidad de la gerencia, los empleados, los clientes, los proveedores y otros, para operar, utilizar y respaldar un sistema propuesto. Aprobacin de la solicitud No todos los proyectos solicitados son deseables o factibles, sin embargo aquellos que s lo son deben incorporarse en los planes. En algunos casos el desarrollo puede comenzar inmediatamente, aunque lo ms comn es que los miembros del equipo de sistemas se encuentren ocupados con otros proyectos. En este caso se deber decidir cules son los ms importantes y el orden en que se llevarn a cabo. Despus de aprobar la solicitud de un proyecto, se estima su costo, el tiempo necesario para terminarlo y las necesidades de personal para llevarlo a cabo.

Anlisis de Costo-Beneficio Hay dos tipos de costos-beneficios: aquellos donde es posible su cuantificacin, denominados tangibles y aquellos que son difciles de medir o cuantificar, denominados intangibles. Los beneficios tangibles son resultados favorables y palpables, como la reduccin en los costos de nmina generada por una reduccin de personal o una disminucin en los costos de tener inventario, causados por una reduccin en el inventario. Los beneficios intangibles son ms difciles de estimar, como por ejemplo, mejor servicio al cliente o informacin ms rpida y exacta. Los costos tangibles son los costos de hardware y software, los salarios de los empleados y otros costos cuantificables necesarios para desarrollar e implementar una solucin de sistema de informacin. Los costos intangibles incluyen la prdida de goodwill del cliente o la moral de los empleados, causados por errores e interrupciones que surgen de la instalacin de un nuevo sistema. Anlisis y Diseo de Sistemas El anlisis de sistemas no es un estudio preliminar, sino que se trata de una investigacin a fondo de las necesidades de informacin de los usuarios finales, que genera los requerimientos funcionales que se emplean como base en el diseo de un nuevo sistema de informacin. Las diferentes etapas metodolgicas que los analistas deben tener en cuenta para analizar y disear sistemas que atiendan las reales necesidades de informacin son: Revisin de los objetivos del Sistema de Informacin En esta fase del trabajo, se revisan los objetivos planteados en la aclaracin de la solicitud con el fin de establecer si dichos objetivos continan vigentes o si necesitan ser reformulados. Tambin se determinar el alcance del sistema, si general o especfico; si referido a una o varias unidades de una determinada empresa (institucional), o para la empresa y su entorno (inter-institucional). Corresponde mencionar que si bien los objetivos del sistema de informacin y el respectivo mbito institucional quedaran establecidos en esta instancia del trabajo, no necesariamente debern ser los mismos una vez que el sistema comience a funcionar. En efecto, a medida que comiencen a aparecer los primeros informes del sistema, pueden surgir tambin nuevos centros interesados en recibir formalmente esa informacin, amplindose de esa manera el mbito institucional del sistema.

Identificacin de los Centros Usuarios de Informacin en una segunda etapa del anlisis se deben identificar, dentro del mbito organizacional que cubre el sistema, todas las unidades que lo integran y en particular, los cargos y personas que funcionan como centros donde regularmente se toman decisiones o que participan en algunas de las etapas de los procesos decisorios. Asimismo se deben ubicar los centros encargados de poner en prctica las decisiones tomadas como tambin los centros donde se realiza el seguimiento y la correspondiente evaluacin de los resultados. Estos centros de decisin, ejecucin y seguimiento por la naturaleza de las actividades y tareas que realizan y tienen a su cargo son potenciales usuarios de informacin, y los mismos pueden ubicarse en distintos niveles jerrquicos de la organizacin. El sistema de informacin deber atender esas necesidades informativas de la mejor manera posible. Es imprescindible que los analistas de organizacin y sistemas administrativos identifiquen claramente los potenciales usuarios de las informaciones a los cuales el sistema de informacin deber elaborar y reportar, en tiempo y forma. La ubicacin de estos centros deber realizarse una vez que se hayan determinado los objetivos y el mbito organizacional del sistema, o podr realizarse en forma simultnea. Determinacin de necesidades y carencias de Informacin Identificados los centros usuarios, se debe conocer el tipo de informacin que requieren, para cumplir con las funciones que tienen asignadas, como tambin los requisitos que debe reunir esa informacin para que realmente tenga un valor efectivo. Esos requisitos pueden estar referidos al contenido, a la forma de presentacin y a la claridad, a la cantidad, a la oportunidad y periodicidad. Es posible que de esas informaciones que se necesitan, algunas se tengan y otras no. Frecuentemente, se dispone de abundante cantidad de datos e informacin en las empresas pero no precisamente esa informacin est disponible para aquellos que la necesitan en la toma de decisiones en determinadas reas de actividad. De la interpretacin que pueda formular el analista de sistemas en esta instancia, surgirn seguramente: a. las necesidades de informacin; b. las disponibilidades de informacin en relacin a esas necesidades; c. las carencias de informacin; d. las informaciones necesarias que estn disponibles; e. los datos que se registran y la informacin que se elabora y que sin embargo no se utiliza porque no se la necesita. A travs del anlisis y diseo de un sistema informativo se pretende que las informaciones que se necesitan, estn disponibles y que esas informaciones renan los requisitos para que tengan un valor significativo para quienes la utilizan.

Localizacin de las fuentes de datos y de informacin Los datos requeridos para iniciar el proceso de elaboracin de informacin provienen, obviamente, de alguna parte. Es importante que los administradores estn conscientes de las potenciales fuentes de informacin existentes. Tomando como criterio las fuentes de informacin, stas pueden ser clasificadas en primarias y secundarias. La informacin primaria es aquella que se obtiene por primera vez para un problema especfico o un fin particular. En cambio, la secundaria ya ha sido obtenida previamente y se encuentra almacenada en un lugar accesible. En las organizaciones se utilizan ambos tipos de informacin para realizar el control de las operaciones internas y la observacin de los acontecimientos que se dan afuera de ellas. Si la informacin necesaria para una situacin no existe en ningn lugar conocido o accesible, debe buscarse directamente. Para ello, puede recurrirse a cualquiera de las siguientes alternativas: Observacin: respuestas parciales a un problema en particular pueden obtenerse mediante la observacin de acontecimientos vinculados a aqul. La principal ventaja de utilizar este mtodo para conseguir informacin es que proporciona conocimiento de primera mano respecto a los problemas, procesos o actividades de inters. Adicionalmente, este mtodo evita distorsiones en las respuestas (cosa que no sucede con algunos de los otros mtodos detallados a continuacin). Sin embargo, se plantean algunos problemas. Por un lado, si los observadores no son ni precisos ni eficientes, pueden omitir detalles de inters, lo que conducir posteriormente a malas interpretaciones. Por otro, la observacin en s misma puede afectar el proceso o la actividad que est siendo estudiada, en cuyo caso la informacin as adquirida no ser representativa de la situacin normal. Experimentacin: en ciertas ocasiones, es adecuado incluir fuentes de informacin personas, equipos - en experimentos controlados, con el fin de que el experimentador ejerza gran control sobre la fuente, definiendo un entorno y manipulando las variables pertinentes para determinar el impacto sobre un problema en particular. En este caso, el diseo del experimento es por dems importante para determinar la confiabilidad de la informacin adquirida; un experimento diseado deficientemente puede conducir fcilmente a conclusiones falsas. Encuestas: este es uno de los mtodos ms comunes para conseguir informacin, pues permite llegar a un gran nmero de fuentes de informacin. Sin embargo, una buena encuesta requiere de una extensa planificacin, debiendo preparase preguntas adecuadas

y seleccionarse las muestras cuidadosamente para que los resultados obtenidos sean significativos. Valoracin Subjetiva: sta implica obtener informacin de expertos, que pueden ser jefes de departamentos dentro de una compaa, consultores externos o funcionarios de asociaciones profesionales. Mediante ella puede combinarse la informacin objetiva de la que ya se dispone con introspeccin o intuicin basada en la experiencia personal en un campo determinado.

Fuentes de informacin secundaria Con el fin de evitar los problemas de tiempo y gastos que frecuentemente se encuentran al adquirir informacin primaria, los usuarios de informacin intentan utilizar fuentes de informacin secundarias, entre las cuales se pueden destacar: Informacin en la propia empresa: probablemente la fuente de informacin ms valiosa para gerentes o para quienes han de resolver problemas sea la propia empresa. Los informes emitidos, ya sea en forma regular o irregular, por los departamentos de la empresa suministran gran cantidad de conocimientos; los archivos de la empresa acerca de las polticas, procedimientos, planes a corto y largo plazo tambin se pueden utilizar. Otra fuente adicional de informacin, muchas veces subestimada, son los propios empleados de la organizacin, que en ocasiones pueden proporcionar de manera informal datos e informacin. El mayor problema con esta fuente de informacin es que no se puede resumir cuando se la necesita; adems, tal informacin puede no estar integrada adecuadamente para su uso en la situacin de toma de decisiones, o puede no estar en una forma para que alguien de otro departamento pueda utilizarla sin dificultad. Tambin es bastante comn que los potenciales usurarios desconozcan las disponibilidades de esta informacin interna y por lo tanto no la utilizan nunca. Sin embargo, la informacin interna de la compaa debera considerarse y examinarse antes de recurrir a otras fuentes primarias o secundarias. Informacin conseguida de fuentes externas: en caso de ser necesaria, es posible adquirirla de compaas especializadas en el ramo. Publicaciones: hay disponibles una gran variedad de publicaciones de diversos gneros comerciales, industriales, del gobierno, de profesionales - que sirven a los fines empresariales. Organismos del gobierno: muchas oficinas del gobierno guardan importantes cantidades de informacin sobre diversos temas, la cual en algunos casos, est disponible para consulta.

Fuentes de Informacin primaria Observacin Informacin en la propia empresa Experimentacin Informacin conseguida de fuentes externas Encuestas Publicaciones Valoracin Subjetiva Organismos del gobierno Problemas con las fuentes de informacin El usuario debe estar consciente de los posibles problemas en la calidad del conocimiento reunido, los cuales estn representados por las siguientes categoras: Imparcialidad: para que sea un recurso efectivo, la informacin no debe reflejar prejuicio alguno. La imparcialidad debe ser introducida en la informacin por medio de la persona que recopila o procesa los datos que sirven de base para dicha informacin; eso se logra a travs del empleo de esa informacin en la forma en que se debe hacer y de la extraccin de deducciones exactas a partir de los datos. La informacin imparcial no contiene desviaciones intencionales o puntos de vistas distorsionados sobre la realidad. Validez: la validez debe ser analizada en funcin de si la informacin es significativa y relevante para el objetivo propuesto, pues puede no ser vlida si no se utiliza en la modalidad para la cual se le reuni o formul. Para juzgar si la informacin es vlida, es menester averiguar si otros factores pueden haber originado un cambio o una diferencia en el desempeo. Confiabilidad: se refiere a la fidelidad de la imagen que la informacin pretende describir. La confiabilidad puede apreciarse respondiendo a la siguiente pregunta: es la informacin un indicador verdadero de un suceso determinado? Consistencia: para que la informacin cumpla con los objetivos para los cuales se la requiere, debe haber sido preparada en base a datos homogneos. Antigedad: la antigedad de la informacin es un factor muy importante al momento de considerar la utilidad de la misma; la informacin antigua har cuestionar la validez actual de los datos en base a los que la misma fue preparada y, por ende, su valor para la administracin. Uno de los factores que ms contribuye a la antigedad de la informacin es el retraso, esto es, "cualquier actividad (o falta de actividad) que interpone tiempo entre el reconocimiento por parte del usuario de una necesidad de informacin y la recepcin de sta