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1.3.

1 FASES DE LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS

En la figura 1.2 se muestran las cuatro fases del ciclo de vida de un proyecto, as como el tiempo y el esfuerzo que se dedican a cada una. A medida que el proyecto pasa por l, las organizaciones, los individuos y los recursos desempean funciones muy importantes

Los proyectos "nacen" cuando una necesidad es descubierta por el cliente, es decir, las personas o la empresa dispuestas a aportar los fondos para que sea atendida. Por ejemplo, en el caso de una familia que crece, la necesidad podra ser una casa ms amplia; en cambio, en el caso de una compaa el problema podra ser un alto porcentaje de desechos en su proceso de manufactura que eleva sus costos y tiempo de produccin por encima de los de sus competidores. Es preciso que el cliente identifique primero la necesidad o el problema. Algunas veces este ltimo se identifica rpidamente, como cuando sucede un desastre (digamos un terremoto o una explosin). Otras veces se tarda meses en identificar una necesidad, recopilar los datos referentes al problema y definir los requisitos que deben reunir la persona, el equipo del proyecto o el contratista que se encargar de resolverlo. La primera fase en el ciclo de vida del proyecto consiste en descubrir una necesidad, un problema o una oportunidad, pudiendo suceder que el cliente pida propuestas a individuos, a un equipo de proyecto o a empresas

(contratistas) para que atiendan la necesidad o resuelvan el problema. El cliente suele anotar la necesidad y los requisitos en un documento llamado solicitud de propuesta (SDP). Con l pide a individuos o contratistas que presenten propuestas sobre cmo resolveran ellos el problema, junto con el costo y el programa correspondiente. Una pareja que necesita una casa nueva posiblemente dedicar tiempo a determinar las especificaciones de ella: tamao, estilo, nmero de cuartos, ubicacin, cantidad mxima que desean invertir y la fecha en que les gustara ocuparla. Las anotarn y le pedirn al contratista que les presente los planos y las estimaciones del costo. Una compaa que haya identificado la necesidad de mejorar su sistema de cmputo podra incluir sus especificaciones en una solicitud de propuesta y enviarla despus a varias compaas consultoras de computacin. Sin embargo, no en todos los casos se requiere la solicitud de propuesta. A menudo las necesidades se definen de un modo informal duran te una junta o una discusin en un grupo de individuos. Algunos se ofrecern para formular una propuesta y determinar si es necesario emprender un proyecto o se les pedir que lo hagan. Esto sucede cuando la administracin de un hospital quiere construir en l un centro de atencin diurna destinado a los hijos de sus empleados. El equipo gerencial o un ejecutivo anotar las especificaciones en un documento o lo entregar a un equipo interno, el cual a su vez presentar una propuesta de cmo establecer el centro. En este caso, el contratista es el equipo del hospital y el cliente es el administrador o, posiblemente, el consejo de administracin. Es importante definir correctamente la necesidad. Por ejemplo, existe la necesidad de contar con un centro de atencin diurna en el sitio o la de prestar este servicio a los hijos de los empleados? Es "en el sitio" una parte indispensable de la necesidad? La segunda fase del ciclo de vida del proyecto consiste en encontrar una solucin a la necesidad o al problema. Al cliente le presentan una propuesta uno o ms individuos o empresas (contratistas) que quieren que les pague por implementarla. En esta fase el esfuerzo del contratista es lo ms importante. Los que quieren responder a la solicitud de propuesta quiz dediquen varias semanas a encontrar soluciones al problema, a estimar los tipos y la cantidad de recursos necesarios, as como el tiempo que tardarn en disear y realizar la solucin propuesta. Esta informacin la plasman en una propuesta escrita y la entregan al cliente. Por ejemplo, varios contratistas pueden presentar su propuesta para desarrollar e implementar un sistema automatizado de facturacin y cobranza. Despus que l las evala y escoge la ganadora, negocia con el contratista y firma un contrato (acuerdo). Muchas veces no se requiere que participen varios contratistas externos. Un equipo interno de la empresa puede elaborar una propuesta para

atender una necesidad o peticin de la gerencia. En este caso, los empleados de ella realizarn el proyecto y no un contratista externo. La tercera fase en el ciclo de vida del proyecto consiste en implementar o poner en prctica la solucin propuesta. Comienza despus que el cliente decide cul de las ofrecidas atender mejor la necesidad y despus que llega a un acuerdo con el individuo o empresa que la present. En esta fase, conocida tambin como ejecucin del proyecto, se planea detalladamente el proyecto y luego se implementa para conseguir su objetivo. Se emplean varios tipos de recursos durante la ejecucin del proyecto. Por ejemplo, si consiste en disear y construir un edificio de oficinas, primero intervendrn algunos arquitectos e ingenieros que se encargarn de hacer los planos. Luego, a medida que avanza la construccin, los recursos necesarios aumentarn considerablemente e incluirn a herreros de obra, carpinteros, electricistas, pintores, etc. Disminuir el personal una vez concluido el edificio, y entonces un grupo ms pequeo de trabajadores terminar la jardinera ornamental y dar los ltimos toques. Esta fase cumple el objetivo del proyecto, quedando el cliente satisfecho porque la obra se termin en su totalidad con la calidad deseada, sin rebasar el presupuesto y a tiempo. Por ejemplo, termina cuando un contratista ha concluido el diseo y la instalacin del sistema especificado de automatizacin, cuando aprueba las pruebas de desempeo o lo acepta el cliente o cuando, previa solicitud de la gerencia, un equipo interno de la compaa ha finalizado un proyecto que fusiona dos de sus instalaciones en una. La fase final en el ciclo de vida de un proyecto consiste en terminarlo. Una vez hecho eso, se efectan algunas actividades de cierre como confirmar que se haya realizado todo lo solicitado y que el cliente lo haya aceptado, que se haya cobrado todo y que se hayan pagado las facturas. Un aspecto importante es evaluar la ejecucin del proyecto a fin de averiguar qu podra mejorarse si otro similar se llevara a cabo en el futuro. Habra que obtener retroalimentacin del cliente para determinar su grado de satisfaccin y si el proyecto correspondi o no a sus expectativas. Adems habra que pedirle al equipo del proyecto recomendaciones para mejorar la ejecucin en los siguientes. El ciclo de vida abarca desde unas cuantas semanas hasta varios aos segn el contenido, la complejidad y la magnitud del proyecto. Ms an, no todos pasan formalmente por las cuatro fases del ciclo. Si un grupo de voluntarios de una comunidad decide que quieren dedicar su tiempo, su talento y sus recursos a organizar una campaa para recoger alimentos y distribuirlos entre los indigentes, puede comenzar directamente en la fase tres, planeacin de la actividad, y llevarla a cabo. Las primeras dos no seran importantes para este tipo de proyecto. En igual forma, si el gerente general de una compaa determina que el cambiar la disposicin de los equipos en la fbrica aumentar la eficiencia, simplemente pudiera dar instrucciones al gerente de produccin, para que inicie

este proyecto y lo ponga en prctica, utilizando el personal propio de la compaa. En este caso no habra una solicitud por escrito de una propuesta de contratistas externos. En otras situaciones, por ejemplo, el proyecto de remodelar una casa en que probablemente se utilizar un contratista, el cliente quiz pase por las primeras dos fases del ciclo de vida del proyecto en una forma menos estructurada, ms informal. Quiz no ponga por escrito todos los requisitos ni solicite estimados a varios contratistas. En lugar de ello, podra llamar a un contratista que haya hecho un trabajo satisfactorio, a l o a algn vecino, le explique lo que quiere que se haga y le pida que le proporcione algunos bosquejos y un estimado de costos. En general, el ciclo de vida del proyecto se sigue de manera ms formal y estructurada cuando el proyecto se realiza en un ambiente de negocios. Tiende a ser menos formal cuando el proyecto lo lleva a cabo una sola persona o un grupo de voluntarios

Otros autores clsicos presentan una clasificacin que se presenta a continuacin pero que en esencia es lo mismo que se a hablado en los prrafos anteriores. Cinco fases de la administracin de proyectos 1. Inicio 2. Planeacin 3. Ejecucin 4. Control 5. Conclusin Fase 1: Inicio Reconocimiento de que un proyecto puede llevarse a cabo Determinar lo que el proyecto debe lograr Definir la meta global del proyecto Definir las expectativas generales de los clientes, de la administracin o de los interesados Precisar el alcance general del proyecto Seleccionar los miembros iniciales del equipo Fase 2: Planeacin Perfeccionamiento del alcance del proyecto Listado de tareas y actividades que llevarn al logro de las metas del proyecto Secuencia de actividades

Desarrollo de un calendario y presupuesto Conseguir que el plan sea aprobado por los terceros apropiados Fase 3: Ejecucin Dirigir el equipo Reunirse con los miembros del equipo Comunicarse con los terceros involucrados Resolver los conflictos o problemas que puedan surgir Asegurar los recursos necesarios (dinero, personal, equipo, tiempo). Fase 4: Control Vigilar las desviaciones del plan Emprender acciones correctivas Recibir y evaluar cambios en los proyectos solicitados Cambiar los calendarios del proyecto Adaptar los niveles de recursos Cambiar el alcance del proyecto Regresar a la etapa de planeacin para hacer ajustes

Fase 5: Conclusin Reconocimiento de logros y resultados Cierre de las operaciones y dispersin del equipo Aprendizaje de la experiencia del proyecto Revisin del proceso y resultados Redaccin del informe final