AUDITORIA Administrativa

AUDITORIA ADMINISTRATIVA
ASIGNATURA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

(MATERIAL DE ESTUDIO)
Docente: Mg. Percy Eduardo Basualdo Garca
Universidad Continental de Ciencias e Ingeniera
Rector: Dr. Caro Meza Esa. Decano Facultad de Ciencias de la Empresa: Ing. Navarro Ramos Oscar. Je e de Departamento !cad"mico: Ing. Calder#n $edano Carlos. Compilador: % Mg. &erc' Eduardo (asualdo )arc*a
+niversidad Continental de Ciencias e Ingenier*a Material pu,licado con ines de estudio $egunda edici#n -./. % II
PRESENTACIN
La La Auditoria Auditoria Administrativa Administrativa y y Financiera, Financiera, es es una una asignatura asignatura diseada diseada para para proporcionar proporcionar al al estudiante, estudiante, una una mejor mejor comprensin comprensin del del proceso proceso de de control control de de la la toma toma de de decisiones gerenciales a nivel organizacional e inculcar una disciplina que le sea til en decisiones gerenciales a nivel organizacional e inculcar una disciplina que le sea til en su n su vida vida profesional profesional y y laboral. laboral. n tal tal sentido, sentido, la la asignatura asignatura enfatiza enfatiza los los aspectos aspectos metodolgicos propios de los procesos de toma de decisiones definidos en los t!rminos metodolgicos propios de los procesos de toma de decisiones definidos en los t!rminos m"s m"s amplios amplios posibles, posibles, teniendo teniendo en en cuenta cuenta la la organizacin organizacin donde donde se se dan dan !stos. !stos. n general, los contenidos propuestos en el material de estudio, n general, los contenidos propuestos en el material de estudio, se se dividen dividen en en cuatro cuatro unidades. La lectura de te#tos que incluyen contenidos como $reve %istoria de la la auditoria, auditoria, Auditoria Auditoria administrativa, administrativa, Auditoria Auditoria Financiera Financiera y y casos casos practicos practicos para para la la &oma &oma de de 'ecisiones( 'ecisiones( recopilados recopilados cuidadosamente cuidadosamente de de &omar 'ecisiones 'if)ciles * +rfelio ,. Len, -../0, y otros te#tos complementarios.. s s recomendable recomendable que que el el estudiante estudiante desarrolle desarrolle una una permanente permanente lectura lectura de de estudio junto a la resolucin de casos propuestos, y participacin activa en los debates estudio junto a la resolucin de casos propuestos, y participacin activa en los debates planteados planteados en en las las sesiones sesiones presenciales presenciales y y virtuales virtuales *foros0. *foros0. ll contenido contenido del del material material se se complementar" con las lecciones presenciales y a distancia que se desarrollan en complementar" con las lecciones presenciales y a distancia que se desarrollan en la la asignatura. asignatura. Agradecemos Agradecemos a a quienes quienes con con sus sus aportes aportes y y sugerencias sugerencias al al 1g. 1g. 2 2 345 345 '6A3'+ '6A3'+ $A76AL'+ $A76AL'+ ,A348A ,A348A que que 9an 9an contribuido contribuido a a mejorar mejorar la la presente presente edicin, edicin, el el que que slo slo tiene el valor de una introduccin al mundo de la Auditoria. tiene el valor de una introduccin al mundo de la Auditoria. ll recopilador recopilador
INDICE NDICE Presentacin Mapa conceptual Unidad I: Aspectos fundamentales de la Auditoria Competencias a alcanzar Contenidos Tema 01: Aciti idad!Aplicaciones Tema 0" #esumen! para recordar siempre Tra$a%o aplicati o!Casos de aplicacin! Acti idad final de la unidad Pre&untas de Autoe aluacin 'oluciones a las pre&untas! #espuestas a la autoe aluacin (i$lio&raf)a Unidad II: Acti idad inte&radora *losario Ane+os ,ecturas recomendadas -ormularios Ta$las
MAPA CONCEPTUAL DE ANLISIS DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA !+DI0ORI! !DMINI$0R!0I1 !

DE$!RRO22!
DIAG NO S TICO INT E RNO Y E XT ER NO DE LA OR GA NIZ ACI N EN AS PEC TO S A DMINIS T RAT IVAE S Y C OM ER CIAL ES
INT#.D/CCI.N
METODOLOGA Y TECNICAS
PLANEAMIENTO E INFORME
DE$!RRO22O E$&ECIF. DE 2! !+DI0. !DMINI$0R!0I1!

A/DIADMINI'T#ATI0A
E1O2+C. 3I$0ORIC!
04CNIC!$ DE !+DI0ORI! !DMINI$0R!0I1!
&2!NE!MIEN0O
ENFO UE DEL TRA!A"O
C2!$IFIC!CION DE 2! !+DI0ORI!
NO RMA S DE A UDIT OR IA A DMINIS T R AT IVA

ME0ODO2O)5! DE 2! !+DI0ORI! !DMINI$0R!0I1!
PAPE L ES DE TR A! A"O
CICLOS DE LA ORGANIZACION
CONCE&0O6 &RO&7$I0O6 DE 2! !+DI0ORI! !DMINI$0R!0I1!
INFORME DE !+DI0ORI! !DMINI$0R!0I1!
DIAGNOSTICO COMPETITIVO
CONOCE 2! NORM!0I1ID!D 1I)EN0E 8 2!$ 04CNIC!$ 8 &ROCEDIMIEN0O$ ! !&2IC!R
!&2IC!CI7N &!R! 0OM! DE DECI$IONE$ !DMINI$0R!0I1!E$ 8 E$0R!0E)IC!$
DESARROLLO E1!2+!CI7N DE DEL EJEC+0I1O$ 8 DIAGNOSTICO 0OM!D E L A DE DECI$IONE$ AUDITORIA ADMINISTRATIV
UNIDAD DIDCTICA I
!spectos generales de la !uditoria

E n es ta pri me ra UNI D AD DI D C TI C A se va ana l i za r l #$ a$% &'(#$ G&n &)a* &$ d & * a A+ di (#)i a
Al terminar la primera UNIDAD DIDCTICA, el alumno desarrolla las siguientes competencias
Comprende los aspectos generales y la evolucin de la auditoria administrativa, las semejan as de la auditoria administrativa con otras ramas de la auditoria.
C"G#"$C%&%'! Comprende la importancia de la !uditoria administrativa 1
%denti(ica el propsito e importancia de la !uditoria
P)"CED%ME#&!*
)econoce el grado de responsa+ilidad del !uditor (rente a terceros
!C&%&,D%#!*
TEMA No. 01 Introduccin. Mientras -ue la auditoria (inanciera se preocupa por veri(icar la correcta determinacin y registro de las utilidades de la empresa, la auditoria administrativa se preocupa por incrementar las utilidades de la empresa. Mientras -ue la primera se concentra en .ec.os .istricos, la segunda se concentra en el (uturo. *a auditoria administrativa es una .erramienta para proveer medidas y evaluaciones so+re la actuacin y e(iciencia de una unidad (uncional y la naturale a de la auditoria administrativa de+en estar estrec.amente vinculadas con los o+jetivos primarios de la empresa misma. La filosofa de la auditoria administrativa podra resumirse as: Conocimiento y /amiliari acin de las operaciones y pro+lemas operativos de la empresa. !n0lisis. E1amen crtico y evaluacin de los controles para asegurar su correcta ad.esin a la estructura administrativa. )ecomendacin y sugerencia de los m2todos de control m0s e(icientes para asegurar el logro de los o+jetivos de la 3utilidad3. !I"EN # ANTE$E%ENTE& !ntecedentes. Con el transcurso del tiempo la auditoria .a ido evolucionando en cuanto a su o+jetivo como consecuencia del desarrollo y tecni(icacin del Control %nterno, -ue a la ve .a ido impactando la e1tensin del e1amen o de la veri(icacin. El o+jetivo de la auditoria, en los comien os de esta disciplina era primordialmente el de detectar y divulgar (raudes, circunstancias -ue dej la imagen negativa de un auditor polica o detective -ue a4n, a pesar del desarrollo internacional y reconocimiento de la pro(esin de la Contadura P4+lica, no se .a superado totalmente. #o o+stante, en el $ector P4+lico su metodologa (ue con(igurando el denominado control num2rico5legal y en t2rminos m0s actuales, la auditoria de cumplimiento. Este o+jetivo evolucion nota+lemente en las primeras cuatro d2cadas del presente siglo, .acia un o+jetivo m0s pro(esional como es el de determinar y dar (e p4+lica so+re la presentacin ra ona+le de los estados (inancieros, -ue a su ve incorpor dentro de sus procedimientos la auditoria de cumplimiento. &al o+jetivo se consolida en las d2cadas de los a6os cuarenta y cincuenta. $i +ien .asta esta 4ltima d2cada, este o+jetivo (ue el de la auditoria pro(esional o tradicional, a partir de 789:, con el (lorecimiento de nuevos en(o-ues, esta clase de auditoria se a(ian a con el nom+re de !uditoria de Estados /inancieros o !uditoria /inanciera. Con el propsito de u+icar como se .a ido enri-ueciendo a trav2s del tiempo, es conveniente revisar las contri+uciones de los autores -ue .an incidido de manera m0s signi(icativa a lo largo de la .istoria de la administracin.
En el a6o de 78;<, =ames ". Mc>insey, en el seno de la !merican Economic !ssociation sent las +ases para lo -ue 2l llam 3auditoria administrativa3, la cual, en sus pala+ras, consista en 3una evaluacin de una empresa en todos sus aspectos, a la lu de su am+iente presente y (uturo pro+a+le.3 M0s adelante, en 78<;, George ). &erry, en Principios de !dministracin, se6ala -ue 3*a con(rontacin peridica de la planeacin, organi acin, ejecucin y control administrativos de una compa6a, con lo -ue podra llamar el prototipo de una operacin de 21ito, es el signi(icado esencial de la auditoria administrativa.3 Dos a6os despu2s, en 78<<, ?arold >oont y Ciryl "@Donnell, tam+i2n en sus Principios de !dministracin, proponen a la auto5auditora, como una t2cnica de control del desempe6o total, la cual estara destinada a 3evaluar la posicin de la empresa para determinar dnde se encuentra, .acia dnde va con los programas presentes, cu0les de+eran ser sus o+jetivos y si se necesitan planes revisados para alcan ar estos o+jetivos.3 El inter2s por esta t2cnica llevan en 78<A a !l(red >lein y #at.an Gra+insBy a preparar El !n0lisis /actorial, o+ra en cual a+ordan el estudio de 3las causas de una +aja productividad para esta+lecer las +ases para mejorarla3 a trav2s de un m2todo -ue identi(ica y cuanti(ica los (actores y (unciones -ue intervienen en la operacin de una organi acin. &ranscurrido un a6o, en 78<8, ocurren dos .ec.os relevantes -ue contri+uyen a la evolucin de la auditoria administrativa: 7C 'ctor *0 aro pu+lica su li+ro de $istemas y Procedimientos, en el cual presenta la contri+ucin de Dilliam P. *eonard con el nom+re de auditoria administrativa y, EC &.e !merican %nstituta "(. Management, en el Manual o( E1cellence Managements integra un m2todo para auditar empresas con y sin (ines de lucro, tomando en cuenta su (uncin, estructura, crecimiento, polticas (inancieras, e(iciencia administrativa y evaluacin administrativa. El atractivo por el tema se e1tiende al 0m+ito acad2mico y, en 789:, !l(onso Meja /ern0nde , de la Escuela #acional de Comercio y !dministracin de la ,niversidad #acional !utnoma de M21ico, en su tesis pro(esional *a !uditoria de las /unciones de la Gerencia de las Empresas, reali a un recuento de los aspectos estructurales y (uncionales -ue el nivel gerencial de las empresas de+e contemplar para aplicar una auditoria administrativa. ! partir de 789: se empie a a plantear en la literatura pro(esional la necesidad de darle un mayor alcance al o+jetivo de la auditoriaF se .a+la de la auditoria en (uncin del 3.om+re de negocios3 y se comien a a se6alar la importancia de -ue la auditoria sea m0s 4til al desarrollo de los entes p4+licos o privados, ampliando la co+ertura de su accin al e1amen de las operaciones en t2rminos de e(icacia o e(ectividad, economa o economicidad y e(iciencia. $urge as un nuevo o+jetivo de auditoria, -ue (inalmente .a con(igurado una nueva clase de auditoria -ue .oy se le denomina auditoria administrativa. GEn M21ico, un antecedente so+re la auditoria administrativa lo tenemos en el li+ro GEl !n0lisis /actorialH ela+orado por #at.an Gra+insBy y !l(redo D. >lein en 78<8 Dilliam P. *eonard con(orma un li+ro denominado la auditoria administrativa -ue es editado en 789E. Es a partir de este a6o en -ue los estudiosos investigadores de esta rama de especiali acin en esta teora consideran como el del patrimonio (ormal y estructurado de la auditoria administrativa,
*a (iloso(a impresa por *eonardo se centra en -ue la estructura administrativa siempre .a+r0 de estar en alerta permanente para perci+ir los cam+ios -ue se dan en los negocios, la economa, las polticas y disposiciones gu+ernamentales, y en la sociedad en general, para adecuar la administracin a ellos. %mpacto -ue se captara por medio de un ordinario y riguroso proceso de evaluacin, -ue incluya la medicin de la calidad de las decisiones, denominados auditoria administrativa. Para 789E, )o+erto Macas Pineda, de la Escuela $uperior de Comercio y !dministracin del %nstituto Polit2cnico #acional, dentro del programa de doctorado en ciencias administrativas, en la asignatura &eora de la !dministracin, destina un espacio para presentar un tra+ajo de auditoria administrativa. Por otra parte, en 789I, Manuel D@! aola $., de la Escuela #acional de Comercio y !dministracin de la ,niversidad #acional !utnoma de M21ico, en su tesis pro(esional *a )evisin del Proceso !dministrativo, considera la necesidad de -ue las empresas analicen su comportamiento a partir de la revisin de las (unciones de direccin, (inanciamiento, personal, produccin, ventas y distri+ucin, as como registro conta+le y estadstico. ! (inales de 789<, EdJard /. #or+ecB da a conocer su li+ro !uditoria !dministrativa, en donde de(ine el concepto, contenido e instrumentos para aplicar la auditora. !simismo, precisa las di(erencias entre la auditoria administrativa y la auditoria (inanciera, y desarrolla los criterios para la integracin del e-uipo de auditores en sus di(erentes modalidades. En 7899, =os2 !ntonio /ern0nde !rena, presenta la primera versin de su te1to *a !uditoria !dministrativa, en la cual desarrolla un marco comparativo entre di(erentes en(o-ues de la auditoria administrativa, presentando una propuesta a partir de su propia visin de la t2cnica. M0s adelante, en 78K7, se generan dos nuevas contri+uciones: !gustn )eyes Ponce, en !dministracin de Personal, dedica un apartado para tratar el tema, o(reciendo una visin general de la auditoria administrativa, en tanto -ue Dilliam P. *eonardo pu+lica !uditoria !dministrativa: Evaluacin de los M2todos y E(iciencia !dministrativos, en donde incorpora los conceptos (undamentales y programas para la ejecucin de la auditoria administrativa. Para 78KK, se suman las aportaciones de dos autores en la materia. Patricia Die de Bonilla en su Manual de Casos Pr0cticos so+re !uditoria !dministrativa, propone aplicaciones via+les de llevar a la pr0ctica y, =orge Llvare !nguiano, en !puntes de !uditoria !dministrativa incluye un marco metodolgico -ue permite entender la auditoria administrativa de manera por dem0s accesi+le. En 78KA, la !sociacin #acional de *icenciados en !dministracin, di(unde el documento !uditoria !dministrativa, el cual re4ne las normas para su implementacin en organi aciones p4+licas y privadas. Poco despu2s, en 78AI, )o+ert =. &.ierau( presenta !uditoria !dministrativa con Cuestionarios de &ra+ajo, tra+ajo -ue introduce a la auditoria administrativa y a la (orma de aplicarla so+re una +ase de preguntas para evaluar las 0reas (uncionales, am+iente de tra+ajo y sistemas de in(ormacin. Desde (inales de la d2cada de los a6os setenta .asta la 2poca actual se .a impuesto como .ori onte de la auditoria las evaluaciones de la gestin de las entidades, mediante e10menes con un en(o-ue integral, -ue incluyen los aspectos de cumplimiento, (inancieros y administrativaes. Podemos a(irmar -ue el o+jetivo de la auditoria .a evolucionado del propsito de descu+rir (raudes, al e1amen de las
Docente: Mg. Percy Eduardo Basualdo Garca 1
operaciones para mejorar la e(iciencia de las organi aciones y como esencia de la metodologa de la auditoria integral o de gestin. Es importante tener en cuenta respecto al descu+rimiento de (raudes por el !uditor, -ue al evolucionar el o+jetivo de la auditoria, evolucionaron las t2cnicas, los procedimientos y en general la metodologa para alcan ar los nuevos propsitos, de tal (orma -ue un tra+ajo de auditoria reali ado pro(esionalmente de+e tener un alto grado de pro+a+ilidad de detectar las irregularidades o ilcitos, pero asimismo esto no signi(ica -ue la misin primordial de una auditoria sea tal descu+rimiento. El mencionado desarrollo de la auditoria en su o+jetivo o propsito primordial, tiene principal (undamento en la evolucin del control interno y en su grado de importancia, pues en un principio cuando el propsito de la auditoria era el de divulgar los (raudes el control interno no era reconocido como un elemento (undamental de las organi aciones. Es al comien o del presente siglo -ue con el surgimiento de los principios de la administracin cient(ica y con la (ormulacin de recomendaciones por los auditores para evitar la repeticin de (raudes, empie a a reconocerse un grado de signi(icacin al control interno dentro de las organi aciones. En la actualidad se estima -ue el control interno tiene una importancia primordial en el desarrollo de las organi aciones gu+ernamentales o estatales. El desarrollo del control interno, permiti -ue el o+jetivo de la auditoria de descu+rir (raudes pase a un plano secundario, ya -ue la relacin control5(raude tiene importancia m0s desde un punto de vista preventivo -ue desde el en(o-ue de la divulgacin o del descu+rimiento. En otras pala+ras lo signi(icativo de la relacin entre el control y las irregularidades o ilcito es -ue el (raude no se suceda o por lo menos reducir al m01imo posi+le la posi+ilidad de su acontecimiento. Corresponde por tanto al control interno, por de(inicin, prevenir el suceso de (raude y el error, responsa+ilidad -ue por consecuencia recae en la administracin de la entidad, reserv0ndose a la auditoria la misin de evaluar la e(icacia del control interno y de (ormular las recomendaciones pertinentes para mejorarlo. De otra parte, el proceso de reconocimiento de la importancia del control interno permiti la evolucin de la e1tensin del tra+ajo de auditoria e1terna. Cuando no e1ista control interno como elemento (undamental de las organi aciones o su importancia no era reconocida, el auditor para poder detectar los posi+les (raudes, tena -ue recurrir a e10menes e1.austivos de todo lo sucedido en el perodo auditado dando origen a la llamada auditoria detallada, -ue era altamente costosa y sus resultados totalmente inoportunos. Pero al evolucionar el reconocimiento del control interno, progresivamente (ue desapareciendo la necesidad de practicar dic.o tipo de e10menes, pues el auditor encontr una (orma t2cnica de reducir la e1tensin de su tra+ajo, -ue es la de evaluar el grado de e(icacia del control interno vigente en la entidad auditada para so+re la +ase del grado de adecuacin, poder determinar la e1tensin de las prue+as a reali ar, adem0s de la naturale a de las mismasF circunstancia -ue deriv en la auditoria en +ase de prue+a selectiva o por muestreo.
TEMA No. 0' $ N$E(T ) !uditoria !dministrativa consiste en revisar y evaluar si los m2todos, sistemas y procedimientos -ue se siguen en todas las (ases del proceso administrativo aseguran el cumplimiento con polticas, planes, programas, leyes y reglamentaciones -ue puedan tener un impacto signi(icativo en operacin de los reportes, y asegurar -ue la organi acin los esta cumpliendo y respetando. Es el e1amen metdico y ordenado de los o+jetivos de una empresa de su estructura org0nica y de la utili acin del elemento .umano a (in de in(ormar so+re los .ec.os investigados. *a !uditoria !dministrativa es una actividad -ue conlleva como propsito (undamental el pr2stamo de un mejor servicio a la administracin proporcion0ndole comentarios y recomendaciones -ue tiendan a mejorar la e(iciencia de las operaciones de una entidad. !4n cuando la costum+re .a asignado el nom+re de !uditoria !dministrativa, en el ejercicio de su pr0ctica el auditor administrativa no 4nicamente de+e revisar la operacin en s .a+r0 de e1tenderse a la (uncin de esa operacin. *a auditoria de gestin es a-uella -ue se reali a para evaluar el grado de e(iciencia y e(icacia en el logro de los o+jetivos previstos por la organi acin y con los -ue se .an manejado los recursos. *+ETI, !ntecedentes: desde (ines de los K:@s varios contadores p4+licos .an venido reali ando tra+ajos de e1amen administrativo cuyo propsito es promover la e(iciencia de las entidadesF a este tipo de e1amen se le denomina preponderantemente auditoria administrativa. !l inicio este tipo de tra+ajo no tenia normas est0ndares, sin em+argo en 78KE el %nstituto Me1icano de Contadores P4+licos reali los primeros tra+ajos respecto al tema. *a comisin de auditoria administrativa emiti su primer +oletn con el propsito de identi(icar el tra+ajo de la auditoria administrativa reali ado por el contador p4+lico independiente y con la intencin de uni(icar criterios so+re el tema. *a mayora de los tra+ajos de auditoria administrativa tienen tres principales o+jetivos los cuales se mencionan a continuacin: .Evaluacin de desempe6o. *os resultados de la organi acin se comparan con las polticas, est0ndares y metas esta+lecidas por la administracin u otros criterios de la medicin apropiados. .%denti(icacin de oportunidades de mejora. El auditor a trav2s de evaluar el desempe6o de la operacin de la compa6a ya sea en (orma glo+al o espec(ica +usca oportunidades de mejora en la operacin con el o+jeto de incrementar la e(iciencia de operacin en(ocado a la o+tencin de un +ene(icio econmico para la organi acin. )ecomendaciones para mejorar o anticipacin a .ec.os (uturos. Estas son varia+les -ue van acorde con la magnitud del pro+lema y las oportunidades inidenti(ica+les de mejora en algunos casos se puede llegar a sugerir estudios adicionales. En lneas generales el o+jetivo (undamental de la auditoria administrativa es el de proveer a la administracin de la empresa de in(ormacin -ue le ayude en el mejor manejo de las operaciones del negocio. De+e entenderse -ue los es(uer os de la auditoria administrativa se orientar0n .acia: "+tencin de
mayores utilidades, /ortalecer el control so+re el uso de los recursos de la compa6a Cola+orar en el logro del resto de los o+jetivos de la empresa y lograr la e(iciencia con la -ue se reali a una (uncin. 'eri(icar, evaluar y promover el cumplimiento y apego al correcto (uncionamiento de las (ases o elementos del proceso administrativo y lo -ue incide en ellos. Es su o+jetivo tam+i2n el evaluar la calidad de la administracin en su conjunto. Entre los o-.etivos prioritarios tenemos los si/uientes: De control.5 Destinados a orientar los es(uer os en su aplicacin y poder evaluar el comportamiento organi acional en relacin con est0ndares preesta+lecidos. De productividad.5 Encau an las acciones para optimi ar el aprovec.amiento de los recursos de acuerdo con la din0mica administrativa instituida por la organi acin. De organi acin.5 Determinan -ue su curso apoye la de(inicin de la estructura, competencia, (unciones y procesos a trav2s del manejo e(ectivo de la delegacin de autoridad y el tra+ajo en e-uipo. De servicio.5 )epresentan la manera en -ue se puede constatar -ue la organi acin est0 inmersa en un proceso -ue la vincula cuantitativa y cualitativamente con las e1pectativas y satis(accin de sus clientes. De calidad.5 Disponen -ue tienda a elevar los niveles de actuacin de la organi acin en todos sus contenidos y 0m+itos, para -ue produ ca +ienes y servicios altamente competitivos. De cam+io.5 *a trans(orman en un instrumento -ue .ace m0s permea+le y receptiva a la organi acin. De aprendi aje.5 Permiten -ue se trans(orme en un mecanismo de aprendi aje institucional para -ue la organi acin pueda asimilar sus e1periencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora. De toma de decisiones.5 &raducen su puesta en pr0ctica y resultados en un slido instrumento de soporte al proceso de gestin de la organi acin. NE$E&I%A%E& %E LA A0%IT !IA A%MINI&T!ATI,A En las dos ultimas d2cadas .u+o enormes progresos en la tecnologa de la in(ormacin, en la presente d2cada parece ser muy pro+a+le -ue .a+r0 una gran demanda de in(ormacin respecto al desempe6os de los organismos sociales. *a auditoria tradicional M(inancieraC se .a preocupado .istricamente por cumplir con los re-uisitos de reglamentos y de custodia, so+re todo se .a dedicado al control (inanciero. Este servicio .a sido, y continua siendo de gran signi(icado y valor para nuestras comunidades industriales, comerciales y de servicios a (in de mantener la con(inas en los in(ormes (inancieros. Con el desarrollo de la tecnologa de sistemas de in(ormacin .a crecido la necesidad de e1aminar y evaluar lo adecuado de la in(ormacin administrativa, as como su e1actitud. En la actualidad, es cada ve mayor la necesidad por parte de los (uncionarios, de contar con alguien -ue sea capa de llevar a ca+o el e1amen y evaluacin de: *a calidad, tanto individual como colectiva, de los gerentes Mauditoria (uncionalC
*a calidad de los procesos mediante los cuales opera un organismo Mauditoria analticaC *o -ue realmente interesa destacar, es -ue realmente e1iste una necesidad de e1aminar y evaluar los (actores e1ternos y internos de la empresa y ello de+e .acerse de manera sistem0tica, a+arcando la totalidad de la misma. (!IN$I(I & %E A0%IT !IA A%MINI&T!ATI,A Es conveniente a.ora tratar lo re(erente a los principios +0sicos en las auditorias administrativa, los cuales vienen a ser parte de la estructura terica de 2sta, por tanto de+emos recalcar tres principios (undamentales -ue son los siguientes: $entido de la evaluacin *a auditoria administrativa no intenta evaluar la capacidad t2cnica de ingenieros, contadores, a+ogados u otros especialistas, en la ejecucin de sus respectivos tra+ajos. Mas +ien se ocupa de llevara ca+o un e1amen y evaluacin de la calidad tanto individual como colectiva, de los gerentes, es decir, personas responsa+les de la administracin de (unciones administrativaes y ver si .an tomado modelos pertinentes -ue aseguren la implantacin de controles administrativos adecuados, -ue asegures: -ue la calidad del tra+ajo sea de acuerdo con normas esta+lecidas, -ue los planes y o+jetivos se cumplan y -ue los recursos se apli-uen en (orma econmica. %mportancia del proceso de veri(icacin ,na responsa+ilidad de la auditoria administrativa es determinar -ue es lo -ue s2 esta .aciendo realmente en los niveles directivos, administrativos y operativosF la practica nos indica -ue ello no siempre est0 de acuerdo con lo -ue 2l responsa+le del 0rea o el supervisor piensan -ue esta ocurriendo. *os procedimientos de auditoria administrativa respaldan t2cnicamente la compro+acin en la o+servacin directa, la veri(icacin de in(ormacin de terrenos, y el an0lisis y con(irmacin de datos, los cuales son necesarios e imprescindi+les. ?a+ilidad para pensar en t2rminos administrativos El auditor operativo, de+er0 u+icarse en la posicin de una administrador a -uien se le responsa+ilice de una (uncin administrativa y pensar como este lo .ace Mo de+era .acerloC. En s, se trata de pensar en sentido administrativo, el cual es un atri+uto muy importante para el auditor operativo. AL$AN$E %E LA A0%IT !IA A%MINI&T!ATI,A Por lo -ue se re(iere a su 0rea de in(luencia, comprende su estructura, niveles, relaciones y (ormas de actuacin. Esta connotacin incluye aspectos tales como: #aturale a jurdica Criterios de (uncionamiento Estilo de administracin Proceso administrativo $ector de actividad Lm+ito de operacin
#4mero de empleados )elaciones de coordinacin Desarrollo tecnolgico $istemas de comunicacin e in(ormacin #ivel de desempe6o &rato a clientes Minternos y e1ternosC Entorno Productos yNo servicios $istemas de calidad IM( !TAN$IA *a importancia de la auditoria administrativa radica en el .ec.o de -ue proporciona a loa directivos de una organi acin un panorama so+re la (orma como esta siendo administrada por los di(erentes niveles jer0r-uicos y operativos, se6alando aciertos y desviaciones de a-uellas 0reas cuyos pro+lemas administrativos detectados e1igen una mayor o pronta atencin. Por medio de la auditoria administrativa la administracin de una empresa podr0 llevar a ca+o entre otras la+ores las siguientes: 7.5Eliminar perdidas y de(iciencias E.5Mejorar los sistemas y procedimientos de operacin ;.5Mejorar los medios de control I.5Desarrollar mejor al personal <.5,tili ar mejores recursos de -ue se dispone, tanto .umanos como (sicos TEMA No. 01 %E&A!! LL $uando de-e 2acerse: *os propios sntomas indicativos de -ue algo anda mal ser0n los -ue se6alaran cuando de+e .acerse una auditoria administrativa. Esta presentara un diagnostico preventivo para precisar las causas y propondr0 su eliminacin a (in de -ue los males no se e1tiendan. Entre los sntomas -ue indican la presencia de males o de(iciencias, encontramos los siguientes: 7.5/recuentes disgustos entre el personal E.5Cargas e1cesivas de tra+ajo en un departamento ;.5Descenso en las ventas, totales o por lnea de productos I.5E1cesiva rotacin de personal <.5!ltos costos de produccin 9.5E1cesivo desperdicio de materias primas K.5Marcadas variaciones en los presupuestos A.5Perdidas econmicas $omo de-e 2acerse: $e lleva a ca+o en (ases per(ectamente de(inidas -ue van desde una serie de tra+ajos preliminares -ue dan las +ases so+re el alcance de la auditoria su propsito, etc. ?asta el plan de reorgani acin -ue
indica los cam+ios -ue se esta+lecer0n y -ue conducir0n a eliminar de(iciencias, mejorar m2todos, procedimientos y sistemas en general para lograr e(iciencias administrativas. &oda metodologa de+e a+arcar lo siguiente: 7.5 Planes y "+jetivos. E1aminar y discutir con la direccin el estado actual de los planes y o+jetivos. E.5 "rgani acin. aC Estudiar la estructura de la organi acin en el 0rea -ue se valora. +C Comparar la estructura presente con la -ue aparece en la gr0(ica de organi acin de la empresa, Msi es -ue la .ayC. cC !segurarse de si se concede o no una plena estimacin a los principios de una +uena organi acin, (uncionamiento y departamentali acin. ;.5 Polticas y Pr0cticas. ?acer un estudio para ver -u2 accin Men el caso de re-uerirseC de+e ser emprendida para mejorar la e(icacia de polticas y pr0cticas. I.5 )eglamentos. Determinar si la compa6a se preocupa de cumplir con los reglamentos locales, estatales y (ederales. <.5 $istemas y Procedimientos. Estudiar los sistemas y procedimientos para ver si presentan de(iciencias o irregularidades en sus elementos sujetos a e1amen e idear m2todos para lograr mejoras. 9.5 Controles. Determinar si los m2todos de control son adecuados y e(icaces. K.5 "peraciones. Evaluar las operaciones con o+jeto de precisar -u2 aspectos necesitan de un mejor control, comunicacin, coordinacin, a e(ecto de lograr mejores resultados. A.5 Personal. Estudiar las necesidades generales de personal y su aplicacin al tra+ajo en el 0rea sujeta a evaluacin. 8.5 E-uipo /sico y su Disposicin. Determinar su podran llevarse a ca+o mejoras en la disposicin del e-uipo para una mejor o m0s amplia utilidad del mismo. 7:.5 %n(orme. Preparar un in(orme de las de(iciencias encontradas y consignar en 2l las recomendaciones. 3uien de-e realizarlo: Es induda+le -ue el contador p4+lico es uno de los pro(esionales m0s adecuados para desarrollas una auditoria administrativa este de+er0 complementar su e1periencia y preparacin acad2mica con conocimientos necesarios tales como: 7.5Estudio y pr0ctica en administracin general E.5Practica de +uenas relaciones .umanas ;.5Estudios +0sicos de materias como economa, (inan as, mercadotecnia, matem0ticas, ingeniera industrial y en general de todas a-uellas t2cnicas de la administracin cient(ica. TEMA No. 04 %I5E!EN$IA& *A&I$A& ENT!E LA A0%IT !IA 5INAN$IE!A # LA A0%IT !IA A%MINI&T!ATI,A En Cuanto a: "+jetivo Emitir opinin /inanciera o dictamen
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!dministrativa so+re la Determinar el grado de e(icacia,
En Cuanto a:
/inanciera !dministrativa ra ona+ilidad de la situacin (inanciera de economa y e(iciencia de las una entidad a una (ec.a dada, as como operaciones para (ormular las so+re el resultado de sus operaciones recomendaciones para corregir (inancieras y el (lujo de (ondos para el de(iciencias o para mejorar dic.o grado periodo -ue termina en dic.a (ec.a. de e(icacia, economa y e(iciencia. Proporcionar un grado de con(ia+ilidad de Contri+uir al logro de la prosperidad dic.os estados para usarlos en la toma de ra ona+le de la empresa o entidad. decisiones administrativas o gerenciales y en el proceso de dar cuenta de la gestin.
!lcance
*imitado a las operaciones (inancieras
%limitado. Puede cu+rir todas las operaciones o actividades -ue reali a un organismo, entidad o empresa.
"rientacin
?acia las operaciones o actividades de ?acia la situacin (inanciera y resultados de la entidad en el presente con las operaciones de la entidad desde un proyeccin el (uturo. punto de vista retrospectivo. #o e1isten a4n criterios de medicin de Principios de conta+ilidad generalmente aceptacin general. aceptados. #o e1isten todava normas de auditoria administrativa generalmente aceptadas. *as normas de auditoria generalmente El m2todo se determina de acuerdo al aceptadas. criterio del auditor administrativa. Pueden adaptarse normas de auditoria (inanciera generalmente aceptadas. Desde el punto de vista interno: la alta Principalmente e1ternos: !ccionistas, direccin. Desde el punto de vista Go+ierno, BancosF Entidades de Cr2dito e e1terno los accionistas y el go+ierno y %nversiones potenciales. la comunidad cuando se trata de una entidad del sector p4+lico. la*os contadores p4+licos con personal de Contadores p4+licos con participacin apoyo de la misma pro(esin del personal de la misma pro(esin y de pro(esionales de otras disciplinas.
Medicin
M2todo
%nteresados
Ouienes Ejecutan
$u contenido esta relacionado con Contenido del$u contenido esta e1clusivamentecual-uier aspecto de importancia de la %n(orme relacionado con los estados (inancieros administracin o de las operaciones de la entidad, organismo o empresa p4+lica. "+jetivo de laDeterminar la naturale a y alcance de los
!dministrativa Determinar las 0reas d2+iles o crticas Evaluacin delprocedimientos de auditoria (inanciera a m0s importantes para .acia ellas control %nterno emplear. orientar todos los es(uer os de auditoria administrativa. ?istoria *arga e1istencia )eciente. !4n se encuentra es su etapa de (ormulacin terica y de e1perimentacin.
En Cuanto a:
/inanciera
TEMA No. 06
tros Tipos de Auditoria Entre los principales enfo2ues de Auditoria tenemos los si&uientes:
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/inanciera
'eracidad de estados (inancieros. Preparacin de in(ormes de acuerdo a principios conta+les.
!dministrativa
Eval4a la e(iciencia, E(icacia, Economa, De los m2todos y procedimientos -ue rigen un proceso de una empresa. $e preocupa de la (uncin in(orm0tica.
$istemas
/iscal
$e dedica a o+servar el cumplimiento de las leyes (iscales
Calidad Eval4a:
M2todos. Mediciones. Controles De los +ienes y servicios.
$ocial
)evisa la contri+ucin a la sociedad as como la participacin en actividades socialmente orientadas
$AM( %E A(LI$A$I N En cuanto a su campo, la auditoria administrativa puede aplicarse en todo tipo de organi acin, sea 2sta p4+lica, privada o social. En el $ector P4+lico se emplea en (uncin de la (igura jurdica, atri+uciones, 0m+ito de operacin, nivel de autoridad, relacin de coordinacin, sistema de tra+ajo y lneas generales de estrategia. En el $ector Privado se utili a tomando en cuenta la (igura jurdica, o+jeto, tipo de estructura, elementos de coordinacin y relacin comercial de las empresas, so+re la +ase de las siguientes caractersticas:
7. &ama6o de la empresa E. $ector de actividad ;. #aturale a de sus operaciones En lo relativo al tama6o, convencionalmente se las clasi(ica en: 7. Microempresa E. Empresa pe-ue6a ;. Empresa mediana I. Empresa grande *o correspondiente al sector de actividad se re(iere al ramo espec(ico de la empresa, el cual puede -uedar enmarcado +0sicamente en: 7. &elecomunicaciones E. &ransportes ;. Energa I. $ervicios <. Construccin 9. Petro-umica K. &urismo A. Cinematogra(a 8. Banca 7:. $eguros 77. Ma-uiladora 7E. Electrnica 7;. !utomotri 7I. Editorial 7<. !rte gr0(ico 79. Manu(actura 7K. &e1til 7A. !grcola 78. Pes-uera E:. Oumica E7. /orestal EE. /armac2utica E;. !limentos y Be+idas EI. %n(orm0tica E<. $iderurgia E9. Pu+licidad EK. Comercio
En cuanto a la naturale a de sus operaciones, las empresas pueden agruparse en: 7. #acionales E. %nternacionales ;. Mi1tas &am+i2n tomando en cuenta las modalidades de: 7. E1portacin E. !cuerdo de *icencia ;. Contratos de !dministracin I. $ociedades en Participacin y !lian as Estrat2gicas <. $u+sidiarias En el $ector $ocial, se aplica considerando dos (actores: 7. &ipo de organi acin E. #aturale a de su (uncin Por su tipo de organi acin son: 7. /undaciones
E. !grupaciones
;. !sociaciones I. $ociedades <. /ondos 9. Empresas de solidaridad
K. Programas A. Proyectos 8. Comisiones 7:. Colegios
Por la naturale a de su (uncin se les u+ica en las siguientes 0reas: 7. Educacin <. Empleo E. Cultura 9. !limentacin ;. $alud y seguridad social K. Derec.os .umanos I. Poltica A. !poyo a marginados y discapacitados
Podemos concluir, -ue la aplicacin de una auditoria administrativa en las organi aciones puede tomar di(erentes cursos de accin, dependiendo de su estructura org0nica, o+jeto, giro, naturale a de sus productos y servicios, nivel de desarrollo y, en particular, con el grado y (orma de delegacin de autoridad. *a conjuncin de estos (actores, tomando en cuenta los aspectos normativos y operativos, las relaciones con el entorno y la u+icacin territorial de las 0reas y mecanismos de control esta+lecidos, constituyen la +ase para estructurar una lnea de accin capa de provocar y promover el cam+io personal e institucional necesarios para -ue un estudio de auditoria se tradu ca en un proyecto innovador slido. A0%IT !IA A%MINI&T!ATI,A IN%E(EN%IENTE En la mayora de casos los auditores e1ternos no tienen un conocimiento detallado de la organi acin auditada y si a ello se suma -ue la Gerencia no mani(iesta pre(erencia alguna para -ue el e1amen recaiga en un determinado su+sistema de la organi acin, la metodologa -ue se utili a para e1aminar la entidad es como sigue: Etapa Preliminar: conocimiento previo de la empresa. Etapa de Estudio General: de(inir las 0reas crticas, para as llegar a esta+lecer las causas 4ltimas de los pro+lemas. $e de+e poner .incapi2 en los sistemas de control internos administrativos y gestin de cada 0rea. Etapa de Estudio Especi(ico: se puede esta+lecer la relacin entre los pro+lemas visi+les y potenciales y las causas -ue en verdad lo originaron Etapa de Comunicacin de )esultados: es un in(orme -ue proporciona una opinin meditada, e1perta e independiente en relacin a la materia sometida a e1amen, con su evidencia correspondiente. El auditor de+e generar un modelo de control. Con el material ordenado se procede aun an0lisis del pro+lema, con el (in de (ormular los juicios -ue cono can al diagnostico real de la situacin y tam+i2n a un pronostico. A0%IT !IA A%MINI&T!ATI,A INTE!NA Es a-uella -ue es reali ada por los miem+ros de la organi acin. *a estructura .a+itual la con(orman: 7. Auditor supervisor. Es la persona -ue tiene la responsa+ilidad propiamente dic.a de la auditoria administrativa y esta encargado de ela+orar el 3plan de auditoria3, y de autori ar los procedimientos y
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programas de revisin. Es indispensa+le -ue el auditor supervisor sea un pro(esionista de la administracin, con su(iciente e1periencia y capacidad. E. Auditor por 7reas. Es a-uel pro(esional a -uien despu2s de dominar las t2cnicas de la auditoria administrativa, se le clasi(ica y se le especiali a por 0reas de tra+ajo, se le puede clasi(icar de la manera siguiente: auditor de alta gerencia, auditor de asesora, auditor de personal, auditor de produccin, etc. !E30I&IT & %E !%EN T8$NI$ ) LE"AL # ETI$ (A!A EL E+E!$I$I %E LA A0%IT !IA A%MINI&T!ATI,A Para -ue el ejercicio de la auditoria administrativa se desarrolle dentro de un am+iente de orden , es muy importante -ue se tra+aje +ajo normas de auditoria generalmente aceptadas -ue garanticen los re-uisitos mnimos de calidad, evitando (ormular juicios prematuros, +asados en in(ormacin incompleta por (alta de tiempoF asimismo implica orden y disciplina, -ue conlleva a -ue se realicen auditorias administrativas de calidad y -ue tengan mayor aceptacin por la alta direccin. Para la reali acin de cual-uier tra+ajo se de+er0 considerar algunos de los siguientes aspectos aplica+les a la auditoria administrativa: *a !uditoria !dministrativa es un gran reto a la capacidad pro(esional del Contador P4+lico como !uditor !dministrativa. Para una +uena ejecucin de esta t2cnica re-uiere de: %ntroducirse en otras disciplinas como son: !n0lisis de sistemas, %ngeniera %ndustrial Mpara revisar costos y produccinC, Mercadotecnia Mpara revisar ventasC, )elaciones %ndustriales, etc. Con la conclusin anterior puede surgir la duda de cmo un individuo, como el auditor administrativa, -ue no tiene ning4n entrenamiento espec(ico so+re cierta 0rea, puede ser 4til. *a respuesta a esta duda descansa en los aspectos de control, es decir, -ue se re-uiere de una de(inicin clara de los o+jetivos, as como contar con elementos para comparar lo -ue se est0 reali ando contra esos o+jetivos con el propsito de determinar desviaciones y anali ar y evaluar 2stas para as poder tomar medidas correctivas acordes a las circunstancias. 93uienes lo realizan: *a auditoria administrativa es e(ectuada por un e-uipo de pro(esionales de diversas disciplinas seg4n la situacin a presentarse. *a mayora de estos miem+ros ser0n Contadores P4+licos Colegiados MCPCC *a *ey del Contador P4+lico dispone -ue e(ectuar y autori ar toda clase de operaciones de !uditoria, corresponde a los Contadores P4+licos. *a auditoria administrativa puede ser reali ada por personal de la empresa, o por personas ajenas, el tra+ajo en e-uipo est0 con(ormado por auditores, contadores p4+licos pro(esionales, pro(esional de entrenamiento pr0ctico y (ormal de la pro(esin conta+le, sum0ndose a este e-uipo polivalente de auditoria personal, t2cnicos pro(esionales de otras disciplinas como son: ingenieros, economistas, matem0ticos, a+ogados, especialistas en sistemas electrnicos, administradores de empresas, etc. Cada uno es responsa+le de cola+orar en su 0rea de pericia. *os auditores de+en reali ar sus tra+ajos personalmente como la .ara un gerente s dispusiera de tiempo, tam+i2n de+e suponer -ue ellos son due6os del negocio, -ue son due6os de los +ene(icios y antes de criticar un cam+io o criticar una operacin de+en preguntarse -ue .aran s el negocio (uese realmente suyo.
El auditor de operaciones tiene la responsa+ilidad de ayudar tanto a la direccin administrativa como a la general, a los directores operativos de+e o(recerles recomendaciones. *os auditores tienen la responsa+ilidad de o+servar las normas internacionales de auditoria, principios de conta+ilidad generalmente aceptados, etc. de sus revisiones y evaluacionesF todo concierne a la claridad, adecuacin y ejecucin del tra+ajo para ela+oracin del in(orme respectivo reali ado. "rado de independencia del auditor: *a importancia de la independencia y o+jetividad de un auditor no pueden ser e1ageradas. El de+e sentirse li+re por poner de mani(iesto cual-uiera de las conclusiones -ue sean justi(icadas. Para -ue el auditor "perativo o+tenga la m01ima independencia de llevar a ca+o sus revisiones de+er0 estar situado dentro de la organi acin de tal modo -ue pueda in(ormar al nivel real m0s pr0ctico de la empresa. $u e(ectividad se ver0 disminuida en a-uellas 0reas de las cuales la responsa+ilidad administrativa es de los (uncionarios a cargo del auditor. Es importante -ue el auditor operativo proceda con cuidado desarrollando su programa lento y (irmemente para as poder evitar serios o+st0culosF el desarrollo de+e ser gradual y construido so+re la e1periencia ad-uirida. Para el personal operativo sin .istorial es di(cil distinguir entre el tra+ajo del auditor interno de operaciones y el del auditor independiente, se aclara -ue am+os utili an t2cnicas similares para apro+ar, compro+ar la (ia+ilidad de los registros y la adecuacin de los controles protectores. El auditor es delegado por el consejo de administracin como responsa+le de in(ormar a los accionistas, a la direccin y al p4+lico so+re la adecuacin de las mani(estaciones de la direccin so+re la condicin (inanciera de los negocios y a los resultados (inancieros de operaciones de un perodo espec(ico. *os auditores internos de operaciones son responsa+les ante la direccin general de la adecuacin y e(ectividad del sistema de control en toda la organi acinF se ocupan de los registros (inancieros y su tra+ajo est0 dirigido generalmente .acia la manera en la -ue estos sirven a la direccin para tener operaciones con +ene(icios. (A!A !E$ !%A! &IEM(!E 1. *a auditoria administrativa es una .erramienta para proveer medidas y evaluaciones so+re la actuacin y e(iciencia de una unidad (uncional y la naturale a de la auditoria administrativa de+en estar estrec.amente vinculadas con los o+jetivos primarios de la empresa misma. '. *a importancia de la auditoria administrativa radica en el .ec.o de -ue proporciona a loa directivos de una organi acin un panorama so+re la (orma como esta siendo administrada por los di(erentes niveles jer0r-uicos y operativos, se6alando aciertos y desviaciones de a-uellas 0reas cuyos pro+lemas administrativos detectados e1igen una mayor o pronta atencin A$TI,I%A%E& Oue tipo de !uditoria se aplica en cada caso: 7. *os acreedores de una organi acin desean conocer la opinin de un pro(esional independiente acerca de su estado econmico P (inanciero.
E. El Director Comercial desea conocer el rendimiento de sus ejecutivos en los 4ltimos 7A meses... ;. )ecientemente el Ministro del %nterior respondi al Congreso por la *icitacin de patrulleros c.inos. I. $e e1ige a todos los partidos polticos -ue cumplan con la presentacin de in(ormes respecto a los aportes y donaciones -ue recepcionan. <. $e .a ampliado el pla o de adecuacin al P!M! a Doe )un, -ue se +usca en cada reporte e in(ormeQ 9. ?a desaparecido algunos in(ormes del E1pediente del Comandante ?umala, se vienen e(ectuando las investigaciones respectivas. K. ,no de los recuerdos de la 2poca de !lan Garca es la matan a de los penales, algunso congresistas persisten en la denuncia. A. El a6o pasado muc.os clientes (inancieros presentaron el reclamo ante la De(ensoria del Cliente (inanciero al notar -ue sus cuentas .a+ian sido clonadas, en algunos casos se reconoci y en otros no. 8. El a6o pasado el pas se vio inundado por dlares (alsos de R7::.:: por-ue el +anco devolvi los montos a sus clientes. 7:. El jue $o+ern gana $N. 9,::: mensuales, su .ija detect un (altante de RA:,:::.:: en su closet. $e .i o la denuncia respectiva a la empleada de servicio. *I*LI "!A5IA N; A0T ! TIT0L 7 !rmando Gon 0les !uditoria !dministrativa Mondragn. E I < 9 K *uis /ernando 'aleriano !uditoria !dministrativa "rti O. Ray Whittington. Kurt Auditoria un Enfoque Integral. Pany. Estupi60n Gait0n, )odrigo E%IT !IAL Ediciones &rillas E::E $an Marcos E::: Irwin !!! McGraw-Hill
$ontrol interno < fraudes con -ase en Bogot0 : EC"E los ciclos transaccionales : an7lisis de Ediciones, E::; Informe $ & /ranBlin /., EB !uditoria administrativa M21ico, D/ : McGraJ5?ill, E::7 $amuel !l+erto Mantilla B. "ontrol Interno Ecoe !!!
UNIDAD DIDCTICA II
Empresas Modernas
En esta Segunda UNIDAD DIDCTICA se
control. Identi ica las empresas modernas ' las necesidades de
Al terminar la segunda UNIDAD DIDCTICA, desarrollara las siguientes capacidades:
C"G#"$C%&%'!
Conoce las caractersticas de las empresas modernas. $u estructura organi acional.
Ela+ora un organigrama aplica+le a empresas privadas yNo p4+licas.
P)"CED%ME#&!*
)econoce la importancia del tra+ajo del auditor en las empresas modernas. !C&%&,D%#!*
TEMA No. 01 INT! %0$$I=N En la actualidad uno de los o+jetivos mas +uscados por todas las empresas es la mayor e(iciencia al menor costo, sin dejar por un lado los est0ndares de calidad y servicio al cliente. &am+i2n podemos concluir -ue de+ido a las di(erentes posi+ilidades de las &eoras Postmodernas de servicios o productos, las empresas de+en elegir la -ue mas se acomode de acuerdo a sus recursos y necesidades. *as empresas se en(rentan a una realidad compleja y cam+iante, como lo indica la (amosa (rase de &o((ler: 3la caracterstica de .oy es el cam+io y m0s a4n, la velocidad con -ue se sucede3. Esta realidad es una en la cual la competitividad se .a incrementado, la glo+ali acin plantea nuevas condiciones a los negocios, el entorno poltico y econmico vara con mayor rapide , y en general a nivel mundial se .an dado una serie de trans(ormaciones -ue o+ligan a las empresas a replantear sus modos de administrar las polticas de mercadeo, recursos .umanos, (inan as, etc2tera, a (in de poder adaptarse r0pidamente, poder su+sistir, tener 21ito y alcan ar sus o+jetivos y metas +ajo estas di(ciles circunstancias. !.ora +ien, para alcan ar esa productividad y e(iciencia, y poder desempe6arse con inteligencia y capacidad para adaptarse y aprovec.ar las oportunidades, es necesario -ue el gerente cono ca una serie de varia+les, las cuales algunas son e1ternas a la empresa misma, y otras, se encuentran dentro de su 0m+ito interno. Estas varia+les e1ternas, generalmente, est0n (uera del control de la empresa, por ejemplo las varia+les de car0cter macroeconmico. !s -ue, aparte de tener en cuenta todas las polticas concernientes a lograr una mayor e(iciencia, la empresa de+e considerar estas varia+les e1ternas, con el (in de adaptarse para su+sistir en el mercado, o +ien, aprovec.ar las oportunidades -ue se le presenten. Esto 4ltimo es de vital importancia, e incluso =os2 *e6ero lo llama el aprendi aje organi acional, 3-ue incluye tanto la capitali acin de su e1periencia en el mejoramiento continuo de sus procesos y de sus productos, como la incorporacin oportuna de las novedades del entorno -ue pueden cam+iar la situacin competitiva de la organi acin3. &odo lo anterior destaca -ue las organi aciones modernas no pueden creer -ue +asta con un +uen manejo de las teoras administrativas y (inancieras para asegurar el 21ito, es decir, de+en considerar una gran cantidad de varia+les, como lo son la innovacin, la calidad, la satis(accin del cliente, el desarrollo del (actor .umano, lo cual implica una adecuada plani(icacin, y tam+i2n conocimiento so+re cmo interpretar los distintos acontecimientos -ue ocurren en el entorno de la empresa. TEMA No. 0' !"ANI>A$I=N %E LA EM(!E&A M %E!NA *a organi acin postmoderna lo constituye la conceptuali acin de la organi acin como un sistema. Este en(o-ue incluye dos perspectivas:
*a organi acin como sistema comprende tres su+sistemas como vectores (uncionales interrelacionados -ue no tienen una misma orientacin, los cuales son: &ecnolgico, ?umano5social y !dministrativo, -ue +uscan mejoras en el desempe6o organi acional. *a organi acin como sistema se caracteri a por una integracin dentro de un $u+sistema !m+iental lideri ada por uno Gerencial -ue agrupa sinergias de los Estrat2gicos, &ecnolgicos, Estructural, ?umano5cultural, todo esto en un marco de una ar-uitectura congruente.
*a organi acin como sistema se +asa en el manejo de la totalidad de la in(ormacin sin limitacin alguna de opciones con un alto contenido de valoracin y permitiendo la e1pansin de la misma no limitada a la presencia en los di(erentes 0m+itos geogr0(icos, llegando a la de(inicin de una organi acin virtual, donde slo e1isten restricciones en el 0m+ito de control. &odo lo anterior se resume en un concepto -ue permite llegar a una organi acin adapta+le y (le1i+le -ue conlleva a la adaptacin de las organi aciones al cam+io. *as implicaciones para la gerencia se pueden resumir en cam+ios estructurales, cam+ios de per(iles de los integrantes y responsa+ilidades compartidas en todos los niveles de la organi acin. %mplica tam+i2n cam+ios radicales en las estrategias gerenciales tradicionales +asadas en conceptos de estructuras piramidales con limitacin de (unciones decisorias. En la empresa de .oy .a+lamos de un sistema de gestin para re(erirnos a un conjunto de su+ sistemas de varias disciplinas del sa+er, -ue es necesario dominar para a(rontar los retos de la empresa de .oy. *os mismos est0n (ormados por una estructura organi ativa, procedimientos, procesos y recursos necesarios para su (uncionamiento de (orma sistem0tica. &u- sistema de /estin administrativa. E1iste un su+ sistema de gestin administrativa -ue a+arca todo lo relacionado con el proceso mediante el cual se reali an y se (inali an actividades e(icientemente con y a trav2s de otras personas, 2ste proceso representa las (unciones primarias con las -ue los administradores est0n comprometidos y cuyas (unciones principales son tradicionalmente clasi(icadas en: plani(icacin, organi acin, direccin y control. &u- sistema de /estin financiera. E1iste un su+ sistema de gestin (inanciera -ue trata lo concerniente a implementar polticas y acciones tendientes a lograr la e(iciente administracin de los recursos econmicos asignados o generados por parte de la organi acin, y la per(eccin de la (orma en -ue la empresa produce y vende con(orme las necesidades del mercado, garanti ando el e-uili+rio y la esta+ilidad econmica de la organi acin. El sistema de gestin (inanciera tam+i2n tiene como o+jetivo in(luir en el comportamiento de los costos e ingresos, a (in de -ue se dispongan de los recursos su(icientes para llevar a ca+o la ejecucin de los procesos productivos. De igual (orma procura la +4s-ueda de (inanciamiento para la ejecucin de nuevos proyectos de inversin, solventar el pago de los compromisos ad-uiridos y velar por el uso racional de los recursos asignados en el presupuesto a cada departamento de la organi acin. !ctualmente, en la empresa moderna, las decisiones se toman de una (orma mas coordinada y la cone1in entre los distintos departamentos resulta imprescindi+le. Por ello cual-uier responsa+le de 0rea de+e tener unos conocimientos +0sicos en cuestiones (inancieras, tomando en consideracin -ue los o+jetivos generales de cual-uier empresa son de tipo (inanciero y casi todas las decisiones empresariales tienen consecuencias (inancieras. El conocimiento de estas premisas resultan de suma importancia para conocer en -ue situacin se encuentra la empresa y como se de+e plani(icar su (uturo. &u- sistema de /estin de la /ente. El (actor clave de e(icacia de la empresa moderna radica en su capacidad de respuesta, en su capacidad de adaptacin a nuevas situaciones, nuevos mercados, nuevas tecnologas y nuevos productos, junto con la capacidad de mantener la co.erencia estructural interna en cada momento y situacin. Es por ello -ue en este proceso de cam+io -ue est0n viviendo las empresas modernas de (le1i+ilidad organi ativa como
estrategia de empresa, la capacitacin y capacidad de integracin de las personas -ue la integran en el proyecto empresarial y su comportamiento son insepara+les del dise6o mismo de la estructura organi ativa. *a mejora continua de los productos, los procesos, los e-uipos, la organi acin y el personal, se convierte en el modo natural de operar para la empresa moderna. *a constante medicin del desempe6o en todos los planos y la comparacin con los o+jetivos y las metas sirven de +r4jula para identi(icar el rum+o pre(erente de las mejoras en cada momento. &odo eso implica un cam+io pro(undo en el modo de conce+ir la contri+ucin del personal de todos los niveles al 21ito de la empresa. *a nocin de gestin de la gente, en contraposicin a la de recurso .umano, e1presa el nuevo modo de incorporar a la gente como socios t2cnicos de la empresa. *a acumulacin de conocimientos y e1periencia en o+reros y empleados, en todos los niveles y en todas las (unciones, junto a la capacidad para articular esas capacidades, se va convirtiendo en una de las principales claves de la gerencia moderna. De .ec.o, la e1periencia mundial indica -ue es m0s e(ectivo invertir primero en cam+io organi ativo y recali(icacin del personal, para luego invertir en nuevas tecnologas. En la empresa moderna los procesos vinculados a la gente provienen de un modelo 4nico +asado en competencias y resultados visi+les -ue reconocen la e1celencia y el m2rito. El (in 4ltimo de la gestin de la gente es la generacin y desarrollo de negocios de acuerdo a la visin y estrategia de la empresa. *os procesos de gestin de la gente (acilitan, .a+ilitan y promueven el aprendi aje y desarrollo del conocimiento, centr0ndose en la gente y creando valor para la persona y la empresa. *os procesos de gestin de la gente .acen especial 2n(asis en aspectos 2ticos y e-uitativos del personal interno y candidatos e1ternos a la organi acin. &u- sistema de /estin de la calidad. %vancevic., *oren i, $Binner y Cros+y M788KC en su li+ro Gestin, Calidad y Competitividad de(inen al su+ sistema de gestin de la calidad como 3El compromiso de dirigir la organi acin como un todo en +ase a la prevencin, de manera -ue no .aya nada -ue seleccionar y apartar3, y pretende, como o+jetivo 4ltimo la satis(accin de las necesidades, tanto e1presadas como implcitas del cliente o consumidor, (undamentado en asegurar y garanti ar, de (orma ine-uvoca y o+jetiva, -ue la calidad o(ertada coincida con la demanda, con el (in de alcan ar ventajas competitivas. Pero, adem0s, permite una signi(icativa mejora y sistemati acin de la gestin empresarial en su conjunto, al actuar so+re los diversos componentes del sistema empresarial: la estructura organi ativa, las personas, las actividades o procesos desarrollados por las mismas y los productos o+tenidos. El sistema de gestin de la calidad incluye el sistema de control de calidad como una de sus (unciones, pero comprende asimismo otras actividades como la (ijacin de t2rminos de re(erencia, la mejora continua y los e-uipos de calidad. %vancevic., *oren i, $Binner y Cros+y M788KC proponen el desarrollo de un sistema de gestin de la calidad -ue tiene como o+jetivo general llevar a cero la pro+a+ilidad de -ue lleguen al consumidor productos o servicios no con(ormes con los par0metros esta+lecidos por la empresa en (uncin de las e1pectativas de los clientesF Este sistema de la calidad esta +asado en cuatro etapas -ue son: Primero: de(inicin de las caractersticas de la calidad, -ue el consumidor o el usuario desean, esto se puede .acer a trav2s de estudios mediante e10menes de pre(erencias del consumidor o e10menes de productos competitivos. $egundo: /ijacin de est0ndares de calidad o niveles -ue se consideran desea+les, -ue van servir como punto de re(erencia para .acer comparaciones entre lo ideal y lo -ue e1iste en la realidad. &ercero: Desarrollo de un programa de revisin de la calidad, donde se (ormali an los m2todos y procedimientos de revisin de la calidad.
Cuarto: Compromiso con la calidad de todos los participantes de la organi acin, y est0 +asado en tres componentes -ue son: En(o-ue centrado en la calidad desde la directiva .asta los operariosF Entendimiento de la calidad para estar consientes de los est0ndares esta+lecidosF ?a+ilidades de calidad por parte del personal para alcan ar mediante sus capacidades los est0ndares de calidad (ijados por la direccin.
*as #ormas %nternacionales %$" 8::: proporcionan, en este sentido, una gua administrativa para la gestin de la calidad, as como los re-uisitos generales a considerar para el aseguramiento de la misma y se .an ela+orado para asistir a las organi aciones de todo tipo y tama6o, en la implementacin y la operacin de sistemas de gestin de calidad e(icaces, orientadas a trav2s de oc.o principios, -ue al ser utili ados por la direccin de la organi acin la conducen .acia una mejora del desempe6o, los cuales son: a. En(o-ue al cliente: las organi aciones dependen de sus clientes y por tanto de+en comprender las necesidades actuales y (uturas, cumplir con los re-uisitos de los clientes y es(or arse en so+repasar las e1pectativas de los mismos. +. *idera go: las organi aciones de+en (omentar el lidera go, 2stas crean el am+iente en el cual el personal puede llegar a involucrarse totalmente en el logro de los o+jetivos de la organi acin. c. Participacin del Personal: el personal es la esencia de la organi acin y su total implicacin posi+ilita -ue sus capacidades sean usadas para el +ene(icio de la organi acin. d. En(o-ue +asado en procesos: los resultados deseados se consiguen m0s e(ica mente cuando los recursos y actividades se gestionan como un proceso. e. En(o-ue de sistema para la gestin: identi(icar, entender y gestionar un sistema de procesos interrelacionados, mejora la e(icacia de la organi acin. (. Mejora continua: es un o+jetivo permanente de la organi acin. g. En(o-ue +asado en .ec.os para la toma de decisin: las decisiones e(icaces se +asan en el an0lisis de los datos y la in(ormacin. .. )elaciones mutuamente +ene(iciosas con el proveedor: las relaciones mutuamente +ene(iciosas entre la organi acin y sus proveedores intensi(ica la capacidad de am+as organi aciones para crear valor. &u- sistema de /estin tecnolo/ica. El $u+ $istema de Gestin de la &ecnologa comprende el conjunto de decisiones de la empresa, so+re la creacin, ad-uisicin, e1plotacin, per(eccionamiento, asimilacin y comerciali acin de las tecnologas re-ueridas por ella. $e ocupa, por tanto, de la estrategia tecnolgica de la empresa, de los procesos de investigacin y desarrollo, renovacin y trans(erencia de tecnologa, de los cam+ios t2cnicos nuevos y de la normali acin y documentacin de los procesos relacionados. %vancevic., *oren i, $Binner y Cros+y M788KC opinan -ue un sistema de gestin tecnolgica dirige su estrategia .acia los o+jetivos de la empresa y .acia los medios para la consecucin de sus o+jetivos tecnolgicos y organi acionales. Esta gestin tecnolgica de(ine como puede y de+e una organi acin invertir con la mayor e(icacia posi+le sus recursos tecnolgicos para lograr una ventaja competitiva, y enumeran cuatro etapas para la estrategia tecnolgica -ue son: Evaluacin de la situacin en -ue se encuentra la tecnologa donde se .ace una e1ploracin de los entornos e1ternos e internos. Desarrollo de la cartera de tecnologa determinado por su importancia y posicin relativa en la inversin disponi+le por la organi acin. %ntegracin de la tecnologa en las estrategias glo+ales de la empresa. /ijar las prioridades en la inversin de la tecnologa.
En conclusin el su+ sistema de gestin de la tecnologa incluye todas a-uellas actividades -ue capacitan a una organi acin para mejorar el uso de su tecnologa. Desde 2sta perspectiva , la estrategia tecnolgica de+e ser considerada como un ciclo continuo a trav2s del cual la empresa conoce mejor su entorno, sus propias capacidades y aprende como desarrollar 2stas con 21ito, entendiendo -ue la empresa moderna es un sistema a+ierto -ue se (ortalece creando redes de cola+oracin con proveedores, usuarios, socios e incluso competidores, multiplicando as el potencial de interaccin tecnolgica y elevando su competitividad. TEMA No. 01. "E!EN$IA! # LI%E!A! &odas las organi aciones tienen un programa o m2todo para alcan ar sus metas, para ello es de gran importancia y muy necesario -ue en su programa se incluya la 3administracin3, ya -ue ella, consiste en darle (orma, de manera consciente y constante, a las organi aciones. *a organi acin es la principal actividad -ue marca una di(erencia en el grado -ue las organi aciones les sirven a las personas -ue a(ectan. El 21ito -ue puede tener la organi acin al alcan ar sus o+jetivos y tam+i2n al satis(acer sus o+ligaciones sociales depende, en gran medida, del desempe6o gerencial de la organi acin. Esta a(irmacin de -ue la gerencia es responsa+le del 21ito o no de una empresa nos indica, por -u2 es necesaria la gerencia, sin em+argo, no nos indica cuando ella es re-uerida, y el re-uerimiento sucede siempre -ue .aya un grupo de individuos con o+jetivos determinados. *as personas -ue asumen el desempe6o gerencial de una organi acin se llaman 3gerentes3, y son los responsa+les de dirigir las actividades -ue ayudan a las organi aciones para alcan ar sus metas. *a +ase (undamental de un +uen gerente es la medida de la e(iciencia y la e(icacia -ue 2ste tenga para lograr las metas de la organi acin. Es la capacidad -ue tiene de reducir al mnimo los recursos usados para alcan ar los o+jetivos de la organi acin M.acer las cosas +ienC y la capacidad para determinar los o+jetivos apropiados M.acer lo -ue se de+e .acerC. Entonces /erenciar < liderar son elementos ?ue se de-en com-inar para el lo/ro de su fin com@n) ?ue permiten el aprendiza.e de diferentes tAcnicas ?ue permitan a la persona tener su desarrollo personal indispensa-le para ?ue todos entiendan formas de cooperacin con eficacia < eficiencia para o-tener el lABico com@n. En la actualidad las empresas se desenvuelven en un mundo incierto, el riesgo es in.erente a las decisiones estrat2gicas y es com4n .a+lar de glo+ali acin. El 21ito se deriva m0s de la capacidad, voluntad y creatividad de las personas, -ue del e-uipo o m0-uina m0s grande. El poder de la direccin para ser sosteni+le y motivadora de+e +asarse en la autoridad moral y t2cnica de los directivos, m0s -ue en su autoridad (ormal. *e toca entonces a los gerentes y directivos enrum+ar a la empresa y parte inicial de ello lo constituye la (ormulacin de la misin y visin empresarial ,I&I N. Es de(inir lo -ue se -uiere alcan ar o lo -ue se -uiere ser en un pla o indeterminado. Es la aspiracin de una organi acin de pasar de una situacin actual a una situacin superior en el muy largo pla o. Es el sue6o de lo -ue se -uiere ser o lograr en el (uturo. )esponde a la pregunta S-u2 organi acin -ueremos
serQ Caractersticas: +reve, administrativa, desa(iante, inspiradora, trascendente, relacionada a lo -ue se sa+e .acer +ien. Ejemplo: Britis.: Convertirnos en la lnea a2rea (avorita del mundo Ejemplo: &ele(nica: $er la empresa de comunicaciones m0s grande del mundo en el a6o E::<... MI&I=N 'iene a ser el papel -ue pretende desempe6ar la organi acin en el sector o mercado elegido. Es lo -ue se .ace todo el tiempo para alcan ar la visin. )esponde a las preguntas: S-ue somosQ SOu2 .acemosQ *a misin depende de nosotros no del mercado o sector. Caractersticas: +reve, administrativa, di(erencial, amplia en la orientacin elegida, relacionada a tendencias dominantes. Ejemplo: !licorp: Gsomos una empresa de alimentos integrada por personas con espritu de empresa, comprometidos en (ijar nuevos est0ndares de e1celencia en la satis(accin del cliente y en lograr nuevos niveles de 21ito competitivo en cada categora de negocios en los -ue operamosH Ejemplo: Corporacin BG: Mediante estrategias mi1tas de crecimiento en lo .umano, t2cnico y organi acional, crecer sostenidamente para el +ien de todos los implicados en la operacin de la (irma... $ MENTA!I & ,na de las claves es tener claro en donde se encuentra la organi acin, sa+er +ien de -ue se trata lo -ue .acemos, tener claro el negocio actual y (uturo, poder descu+rir lo -ue -ueremos .acer posi+le. &odo el entorno de la organi acin interviene en la visin, por parte de los accionistas a sa+er -ue estrategia aplicar, a los empleados, averiguar -ue es lo -ue -uieren para s y para la organi acin, y los clientes, proveedores e1ternos, ver cual es el valor agregado -ue da la organi acin a la comunidad. *a visin la pueden tener en el caso de un emprendedor -ue -uiere crear una empresa, le ser0 4til para continuar la lgica estrat2gica de su iniciativa y para tomar las decisiones correctas. En el caso de una empresa -ue est0 pasando por un momento de di(icultades, este ejercicio sirve para (ijarse en un nuevo plan estrat2gico. En el caso de un perodo de desarrollo e1itoso de la empresa, ser0 4til para reali ar un auto an0lisis y para evitar caer en la autosatis(accin y el e1itismo. En todos los casos, el plantearse regularmente Spor-u2 e1istimosQ se est0 en la +ase de un proceso e(ica de gerenciamiento. #o nos olvidemos -ue la visin no slo de+e ser individual cuando .a+lamos en t2rminos de organi acin tam+i2n nos re(erimos a la accin colectiva o grupal, una persona es un todo como individuo, pero una parte como miem+ro de un grupo. El todo es m0s -ue la suma de sus partes, es el conte1to en el -ue se determina el signi(icado de esas partes, en el cual se conectan todos con un sentido com4n particular. Para actuar con co.erencia, el grupo de+e compartir los tres elementos +0sicos de la accin .umana, una perspectiva com4n de su presente, una visin com4n del (uturo deseado, y una responsa+ilidad de tra ar su destino desde el presente .acia el (uturo. El di0logo so+re la visin compartida es la ra de todo comportamiento colectivo. *a ausencia del mismo ser0 una serie de acciones congruentes pero de acciones individuales. Es (undamental -ue en la organi acin .aya siempre espacio para el di0logo -ue integre las aspiraciones individuales en una aspiracin compartida. $uando una or/anizacin intenta una < otra vez alcanzar sus o-.etivos infructuosamente) puede resultar conveniente detener las acciones < comenzar un
proceso refleBivo de an7lisis. Al i/ual ?ue en el caso individual) el aprendiza.e colectivo demanda ?ue las personas ?ue inte/ran un /rupo ten/an una visin compartida) a la ?ue no pueden acceder mediante acciones directas. TEMA No. 04 5INE& %E LA& EM(!E&A& /in inmediato: Es la produccin de +ienes o servicios para un mercado. EMP)E$! P)%'!D! : Busca la o+tencin de un +ene(icio econmico mediante la satis(accin de alguna necesidad de orden general o social. EMP)E$! P,B*%C!: &iene como (in satis(acer una necesidad de car0cter general o social sin o+tener lucro. *+ETI, &: Conjunto de pretensiones a alcan ar con relacin al crecimiento, posicionamiento, renta+ilidad, so+revivencia o desarrollo de la organi acin, de+en ser medi+les y tener un pla o de concrecin. )esponde a la pregunta: S-u2 -ueremos lograrQ Ejemplo "+jetivos corto pla o: mejorar la entrega de mercancas, a nuestros compradores, pasando de 7E: .oras a 89 en un pla o no mayor a tres meses... META&: $on la a(inacin de los o+jetivos, es la cuanti(icacin y u+icacin en el tiempo de los o+jetivos. )esponde a la pregunta: Scuanto -ueremos lograr y para cuandoQ Para seleccionar las metas u o+jetivos de la empresa es importante tener en cuenta los valores de los administradores. Estos valores pueden ser sociales o 2ticos, o implicar asuntos pr0cticos, tales como el tama6o -ue a los administradores les gustara -ue tuviera su organi acin, el tipo de producto o servicio -ue a ellos les gustara producir, o proporcionar o simplemente la manera en -ue ellos pre(ieren operar. El (undador o alguno de los primeros dirigentes -ue impulsaron los valores de la organi acin generalmente juegan un papel importante en la creacin de dic.os valores. *as metas principales especi(ican lo -ue la organi acin espera cumplir de mediano a largo pla o. *a mayora de las organi aciones con 0nimo de lucro operan con +ase en una jerar-ua de metas en cuya cima se encuentran la ma1imi acin de la ganancia del accionista. *as metas secundarias son o+jetivos -ue permitir0n a la compa6a ma1imi ar la ganancia del accionista. La Importancia de las Metas &odos so6amos con encontrar (ama y (ortuna y con ganarnos el respeto y la admiracin de los dem0s. Para -ue nuestros sue6os se .agan realidad, sin em+argo, necesitamos esta+lecer metas espec(icas, medi+les y con (ec.as realistamente alcan a+les. *o mismo es aplica+le para las organi aciones. *as metas son importantes por lo menos por cuatro ra ones. 7. *as metas proporcionan un sentido de direccin $in una meta, los individuos al igual -ue las organi aciones tienden a la con(usin, reaccionan ante los cam+ios del entorno sin un sentido claro de lo -ue en realidad -uieren alcan ar. !l esta+lecer metas, la gente y las organi aciones re(uer an su motivacin y encuentran una (uente de inspiracin -ue los ayuda a re+asar los inevita+les o+st0culos -ue encuentran.
E. *as metas permiten en(ocar nuestros es(uer os *os recursos de toda persona u organi aciones son siempre limitados, los cuales pueden utili arse para lograr varias metas. !l seccionar slo una meta o una serie de metas relacionadas, nos comprometemos a utili ar de cierta manera nuestros escasos recursos y comen amos a esta+lecer prioridades. Esto es particularmente importante para una organi acin, la cual tiene -ue coordinar las acciones de muc.os individuos. ;. *as metas guan nuestros planes y decisiones $i .a+lamos de una persona com4n y corriente algunas de estas preguntas sera pertinente:S*e gustara convertirse en un campen de ajedre Q S" en un campen olmpicoQ *as respuestas a estas preguntas (ormar0n tanto sus planes a largo como a corto pla o y le ayudar0n a tomar muc.as decisiones claves. *as organi aciones en(rentan decisiones similares, las cuales se simpli(ican al preguntarse, Scu0l es nuestra metaQ SEsta accin, acercara o alejara a la organi acin de su metaQ I. *as metas nos ayudan a evaluar nuestro progreso ,na meta claramente esta+lecida, medi+le y con una (ec.a espec(ica (0cilmente se convierte en un est0ndar de desempe6o -ue permite a los individuos, al igual -ue a los administradores, evaluar sus progresos. Por tanto, las metas son una parte esencial del control, aseguran -ue la accin -ue se emprende corresponda a las metas y planes creados para alcan arlas. $i encontramos -ue nos estamos saliendo del curso se6alado o si en(rentamos contingencias no previstas, podemos tomar acciones correctivas mediante la modi(icacin de nuestro plan. *a 3replaneacin3, de .ec.o, en algunas ocasiones es el (actor clave para el 21ito (inal de una organi acin. Como evidencia de la importancia de las metas, considere el caso de una empresa e1tranjera &ervus !u--er) cuya meta original era (a+ricar +otas de .ule de alta calidad para granjeros, tra+ajadores de la construccin, electricistas, personal militar y tra+ajadores industriales. Cuando los (a+ricantes de Corea del $ur introdujeron productos competitivos -ue eran considera+lemente m0s +aratos y de menor calidad, los administradores de &ervus adoptaron una nueva meta: en lugar de mantenerse en su nic.o como (a+ricantes de +otas d alta calidad, trataran de competir con lo coreanos en precio. Esta nueva meta condujo a &ervus a usar materiales +aratos y e-uipo ine(iciente. El entusiasmo en la compa6a declin y para 78A7 las utilidades disminuyeron en un <: por ciento. Dos jvenes empresarios, &ommy ?eJitt, de ;< a6os de edad y Mic.ael Cappy. De ;;, antiguos empleados de GE, compraron &ervus y esta+lecieron otra meta: salvar la compa6a y restaurar su antigua reputacin. Para cumplir esta meta decidieron di(erenciar &ervus de sus competidores o(reciendo productos -ue representaran el mayor valor y una relacin de precio y calidad. Esto los llev a desarrollar productos y mercados nuevos, a tra+ajar con empleados para mejorar l 0nimo y a reeempla ar a los administradores ine(icientes. CeDitt y $app< pudieron (ormular los planes y actividades -ue movili aron a la compa6a de estar al +orde del desastre a la prosperidad, gracias a -ue supieron cam+iar las metas oportunamente TEMA No. 06 E&T!0$T0!A !"ANI>A$I NAL %E LA EM(!E&A M %E!NA *a estructura organi acional en un medio del -ue se sirve una organi acin cual-uiera para conseguir sus o+jetivos con e(icacia, esta se encuentra plasmada en el organigrama -ue pretende de(inir de (orma gen2rica a la organi acin y (acilitan o restringen determinadas actividades. Elementos de la or/anizacin: Ere?uerimientosF *os o+jetivos de+en ser veri(ica+les, precisos y reali a+les. Para -ue sean precisos de+en ser cuantitativos y para ser veri(ica+les de+en ser cualitativos.
&iene -ue .a+er una clara de(inicin de los de+eres, derec.os y actividad de cada persona. $e tiene -ue (ijar el 0rea de autoridad de cada persona, lo -ue cada uno de+e .acer para alcan ar las metas. $a+er cmo y dnde o+tener la in(ormacin necesaria para cada actividad. Cada persona de+e sa+er donde conseguir la in(ormacin y le de+e ser (acilitada. (rincipios de una or/anizacin: E(icacia: una estructura organi ativa es e(ica si permite la contri+ucin de cada individuo al logro de los o+jetivos de la empresa. E(iciencia: una estructura organi ativa es e(iciente si (acilita la o+tencin de los o+jetivos deseados con el mnimo coste posi+le. *a organi acin (ormal : es el modo de agrupamiento social -ue se esta+lece de (orma ela+orada y con el propsito de esta+lecer un o+jetivo espec(ico. $e caracteri a por las reglas, procedimientos y estructura jer0r-uica -ue ordenan las relaciones entre sus miem+ros. *a organi acin in(ormal : son las relaciones sociales -ue surgen de (orma espont0nea entre el personal de una empresa. *a organi acin in(ormal es un complemento a la (ormal si los directores sa+en y pueden controlarla con .a+ilidad. Estructura or/anizativa formal $aractersticas Especiali acin: (orma seg4n la cual se divide el tra+ajo en tareas m0s simples y cmo estas son agrupadas en unidades organi ativas. Coordinacin y 0reas de mando: .ay determinados grupos +ajo el mando de un supervisor. /ormali acin: grado de estandari acin de las actividades y la e1istencia de normas, procedimientos escritos y la +urocrati acin. 5actores ?ue determinan como es una estructura or/anizativa formal: 7. &ama6o: empresa grande: T Complejidad T Burocracia N estructura organi ativa m0s compleja. T Especiali acin E. &ecnologa: la tecnologa condiciona el comportamiento .umano como la propia estructura organi ativa. ;. Entorno sectorial y social: no es lo mismo una empresa -ue est0 en el sector agrario -ue en el industrial, si la empresa est0 en un sector m0s simple la estructura es m0s simple. Greas de mando Cu0ntos su+ordinado puede tener el director +ajo su mando, tiene -ue ser un n4mero limitado, no puede tener muc.os su+ordinados por -ue sino no puede reali ar +ien su tra+ajo.
*a organi acin nos ayuda a conseguir los planes. El e1ceso de niveles es costoso y puede o+staculi ar a la plani(icacin y al control. Principio de amplitud la gerencia: un director de+e tener 4nicamente los su+ordinados -ue pueda gestionar e(icientemente. Cu0les son 7. E. ;. I. <. las varia+les +0sicas y cmo determinamos el 0rea de mando $imilitud de (unciones. Pro1imidad geogr0(ica. Complejidad de las (unciones. &ipo de direccin y control. Coordinacin -ue de+e tener con otras 0reas de mando
5actores ?ue determinan ?ue un 7rea de mando sea eficiente 7. ?ay -ue disminuir el n4mero de relaciones y reducir el tiempo de duracin de las relaciones. E. El entrenamiento de los su+ordinados, -ue est2n capacitados. ;. Claridad en la delegacin de la autoridad. I. Complejidad de las tareas. <. Claridad de los planes, los planes de+en ser (0ciles de comprender y se de+en poder llevar a la pr0ctica. 9. 'elocidad de cam+io o grado de cam+io. K. ,so de est0ndares o+jetivos. A. &2cnicas de comunicacin y de control. En cuanto a la comunicacin se re-uieren asistentes de personal. #o .ay -ue (iarse de la memoria, si la comunicacin se .ace oralmente, el empleado no de+e tener ning4n tipo de duda. 8. Di(erencias dependientes del nivel organi acional considerado. En los niveles superiores la Especiali acin es menor, con lo cual las 0reas de mando tienden a ser m0s amplias. 7:. Cantidad de contacto personal. Por ejemplo, la cantidad de tiempo -ue se emplea en .acer reuniones. ,enta.as e inconvenientes de las 7reas de mando reducidas. 'entajas: *a supervisin es m0s estrec.a. $e puede ejercer un control mayor. )apide de la comunicacin. %nconvenientes: Puede .a+er una mayor ingerencia por parte del director. Mayores costes !umenta la +urocracia puesto -ue .ay m0s niveles. Perdida de la in(ormacin.
,enta.as e inconvenientes de las 7reas de mando amplias 'entajas: *os superiores tienen -ue delegar. *as polticas tienen -ue estar (ormuladas claramente. *os su+ordinados tienen -ue estar m0s capacitados. %nconvenientes: $e (orman cuellos de +otella en las comunicaciones. $e produce una p2rdida de control $e re-uieren unos directores de gran calidad. (oder < autoridad Poder: capacidad de in(luir en las acciones de otras personas. !utoridad: poder -ue se tiene para ocupar una posicin determinada y a trav2s de esa posicin el poder -ue tiene una persona para tomar decisiones -ue a(ectan a otro. *a autoridad es un tipo de poder. $e puede tener autoridad sin tener poder. Autoridad de lnea $on los responsa+les directos de la reali acin de los o+jetivos, mientras -ue las (unciones de $ta(( son las -ue ayudan a las de lnea para lograr los o+jetivos e(icientemente. $e llama autoridad de lnea por -ue a un superior se le concede una lnea de autoridad entre sus su+ordinados. De a-u surge el Principio escalar: cuanto m0s clara sea la lnea de autoridad desde el puesto gerencial, m0s alta ser0 la lnea de autoridad .asta todos los puestos su+ordinados y m0s clara ser0 la responsa+ilidad por la toma de decisiones. %iferencias entre lnea < staff 'ienen dadas por la naturale a de las relaciones -ue se mantienen en la organi acin. *nea: la naturale a de sus relaciones es de autoridad. $ta((: la naturale a de sus relaciones es de poder. 5uentes de poder Poder legtimo: deriva del puesto y es aceptado. Poder de conocimiento: poder -ue se deriva de la .a+ilidad y de la pericia. Poder de re(erencia: tiene como (uente la re(erencia. $e cree en las personas y en sus ideas. Poder de recompensa Poder de coaccin: ligado con el legtimo y con el de recompensa. El poder de .a+ilidad, pericia y de conocimiento tienen una gran in(luencia y podran parali ar el proceso dentro de una organi acin. !utoridad: poder legtimo, de recompensa y de coaccin. Poder: poder de .a+ilidad, pericia y conocimiento. *a autoridad (uncional es el derec.o -ue se delega a un individuo o a un departamento para controlar ciertos procesos, pr0cticas, polticas u otras cuestiones relativas a las
actividades comprendidas por las personas de otros departamentos. Esta autoridad puede ser ejercida por la autoridad lineal o por el sta((. *a autoridad (uncional se aplica al cmo y al cu0ndo, y rara ve se aplica al -u2, -ui2n y dnde. El empleo de la autoridad (uncional de+e ser espor0dico y de+e concentrarse en el punto m0s alto de la organi acin. ,enta.as e inconvenientes del staff Bene(icios: 7. !sesora en temas complejos. E. Permite pensar en lugar de ir da a da. %nconvenientes: 7. Puede socavar a la autoridad de lnea. E. /alta de responsa+ilidad: el sta(( slo recomienda, no tiene responsa+ilidad. ;. Puede caer en Gpensar en vacoH puesto -ue el sta(( no conoce la personalidad de la empresa y toda la in(ormacin. I. Crea pro+lemas administrativos, se pierde la unidad de mando. Puede provocar pro+lemas so+re -uien ejerce el lidera go. 5actores para ?ue el staff sea eficiente: !tender primero a la autoridad de lnea. *a lnea de+e escuc.ar al sta((. Comprender -ue el sta(( no critica, sino -ue sugiere ayudas y resuelve los pro+lemas. El sta(( de+e mantenerse in(ormado del da a da. El sta(( de+e ser annimo y altruista. Tipos de centralizacin. Centrali acin del desempe6o: nos re(erimos a -ue .ay concentracin geogr0(ica. Centrali acin departamental: concentramos actividades especiali adas generalmente en un departamento. De(inimos la centrali acin como un aspecto de la administracin, como la tendencia a restringir la delegacin en la toma de decisiones, en la -ue se mantiene un alto grado de autoridad en los niveles superiores. (roceso de dele/acin 7. Determinacin de los resultados esperados para un puesto. E. $e le asigna a ese puesto una serie de tareas y de actividades. ;. $e delega la autoridad para -ue se puedan llevar a ca+o esas tareas. I. $e responsa+ili a a esa persona para el cumplimiento de esa tarea. Autoridad desmem-rada) dividida o fra/mentada. "curre cuando no se puede tomar decisiones sin reunir delegaciones de autoridad de dos o m0s personas .
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5actores ?ue determinan el /rado de centralizacin de una empresa 7. El coste de las decisiones. E. Por el tama6o de la empresa: a mayor tama6o, mayor descentrali acin. ;. Por la .istoria y cultura de la empresa: si la empresa .a sido esta+le, la empresa ser0 centrali ada. I. Disponi+ilidad de +uenos directores: cuanto mejores sean los directores., mayor es la centrali acin. <. &2cnicas de control utili adas: si son apropiadas es m0s (0cil delegar la autoridad. 9. Din0mica empresarial: el cam+io -ue se pueda producir en el entorno. ! mayor dinamismo m0s centrali acin. K. %n(luencias am+ientales: %mpuestos: a m0s impuestos, m0s centrali acin. Monopolio. ! m0s monopolio, m0s centrali acin. )egulari acin precios: mayor regulari acin, m0s centrali acin. Poder sindical: a mayor poder, mayor centrali acin empresarial. A. /iloso(a empresarial respecto a la toma de decisiones: si el director es un d2spota, la empresa esta centrali ada. En el caso contrario, la empresa est0 m0s descentrali ada. 8. ,ni(ormidad de las polticas: a mayor uni(ormidad, mayor descentrali acin. 7:. Deseos de independencia: a mayores deseos, mayor descentrali acin. %epartamentalizacin Departamento Es una rama di(erenciada dentro de la empresa, con un supervisor -ue tiene autoridad so+re la reali acin de ciertas actividades espec(icas -ue reali a un grupo de personas. Director general UV empresa 'icepresidente UV divisin Director UV departamentoN di(erentes cargos dentro de una empresa Gerente UV sucursal =e(e UV seccin *a departamentali acin es la especiali acin dentro de la empresa y se rige por el principio de .omogeneidad. *a departamentali acin puede ser vertical u .ori ontal. Dep. 'ertical Mproceso escalarC: aumenta la calidad en la direccin, para ello se crean m0s niveles jer0r-uicos. Departamentali acin .ori ontal: lo normal en una empresa es -ue se den las dos departamentali aciones a la ve , aumentando la calidad del tra+ajo y de la direccin y seguimos especiali ando se dispara el costo. ?ay -ue +uscar el e-uili+rio lgico. %epartamentalizacin -7sica: #4meros $e agrupan a las personas -ue .an de ejecutar la misma tarea +ajo un mismo director siendo lo importante el n4mero de personas -ue tra+ajan Mest0 cayendo en desusoC. &iempos !grupa las actividades con relacin al tiempo. $e usan turnos, por ejemplo, la polica,
conductores de auto+uses, etc. 'entajas: *os servicios pueden ir m0s all0 de la jornada la+oral normal. El proceso de produccin puede ser ininterrumpido. El e-uipo de capital caro puede usarse m0s tiempo. Permite la adaptacin a los .orarios de algunas personas. %nconvenientes: *a (alta de supervisin en el turno de noc.e. /actor (atiga: se altera el comportamiento. Pro+lemas de coordinacin y comunicacin entre los di(erentes turnos. Elevado coste -ue supone utili ar varios turnos. %epartamentalizacin por funciones Consiste en .acer departamentos de acuerdo a las (unciones +0sicas de una empresa. Depende del sector en el -ue est2 situada la empresa para ver cuantos departamentos .ay -ue crear. ,enta.as: Es el re(lejo lgico de las (unciones -ue se desarrollan en la empresa. $e mantiene el poder de las (unciones principales. $igue el principio de especiali acin ocupacional. /acilita la e(iciencia de la ocupacin del personal. /acilita la (ormacin y la capacitacin ya -ue al ser las (unciones +0sicas las -ue se encuentran cerca de los niveles superiores, estos tienen la responsa+ilidad so+re los resultados (inales. Permite un control estricto desde la cima. $e aconseja a empresas -ue tengan pocas lneas de productos y -ue se encuentre en productos esta+les. Inconvenientes: $e resta importancia a los resultados glo+ales. E1agera la especiali acin. $e reduce la coordinacin entre (unciones. &oda la responsa+ilidad (inal reside en la alta direccin. *enta adaptacin a los cam+ios. $e di(iculta la (ormacin de directores generales. *a departamentali acin por (unciones se utili a en empresas -ue tra+ajan en condiciones esta+les y -ue tengan pocos productos o servicios y -ue sus tareas sean rutinarias. %epartamentalizacin por zonas /eo/r7ficas !grupamos dependiendo de la ona donde se localice la actividad -ue realice la empresa. 'entajas: *a responsa+ilidad se coloca en niveles superiores.
!provec.a los mercados locales Mejora la coordinacin regional. Proporciona una ocasin para la (ormacin de directores generales. %nconvenientes: )e-uiere personal de m0s alto nivel. Di(iculta la centrali acin de las (unciones. $e di(iculta el control de la empresa. Esta departamentali acin depende del 0rea de mercado, produccin y operacin pero no de las /inan as. !umentan los pro+lemas de control y se utili a para dar co+ertura e(ectiva a un mercado de consumidores. *o -ue se .ace es descentrali ar la produccin. %epartamentalizacin por productos $e da en las empresas -ue esta+an departamentali adas por (unciones y -ue de+ido a la cantidad de productos o servicios -ue o(erta la empresa, la departamentali acin se -ueda pe-ue6a. &am+i2n se utili a para poder dar la misma importancia a distintos productos. 'entajas: /ocali a la accin so+re el producto. /acilita la especiali acin por producto. Mejora la coordinacin de las (unciones. Coloca a menor nivel la responsa+ilidad (inanciera. Proporciona (ormacin para los (uturos directores. Coloca a menor nivel la responsa+ilidad (inanciera. !umenta la diversi(icacin de la empresa. %nconvenientes: )e-uiere m0s empleados de alta direccin. Di(iculta la centrali acin de las (unciones econmicas. Pro+lemas de control para la direccin general. Conclusiones: se recomienda en circunstancias am+ientales inesta+les, aumenta la coordinacin entre los t2cnicos para un mismo producto. %epartamentalizacin por clientes !grupa las actividades -ue re(lejan un inter2s especial por los clientes. 'entajas: Estimula la especiali acin El cliente tiene la impresin de ser el 4nico. /acilita el conocimiento de cada tipo de cliente. %nconvenientes: Ddi(cil coordinacin de demandas opuestas de un mismo cliente. )e-uiere un sta(( muy especiali ado . Es di(cil orientar la agrupacin por clientes dentro de una empresa. Conclusin: est0 orientada al e1terior de la empresa al contrario -ue las otras especiali aciones. $e utili a cuando se tienen varios productos o servicios pero el cliente es lo m0s importante. %epartamentalizacin orientada al mercado 'entajas e inconvenientes: igual -ue en la departamentali acin por productos y por
clientes. %epartamentalizacin por pro<ectos $e est0 reali ando un proyecto para poder producir un nuevo producto. $e utili a para (acilitar el control presupuestario. %epartamentalizacin multidivisional Consiste en me clar los criterios vistos anteriormente . %epartamentalizacin matricial Es com+inacin de la departamentali acin (uncional y la departamentali acin por productos. Es muy utili ada en ingeniera y en %TD pero es muy poco utili ada en mercadot2cnia. $e usa para intentar garanti ar -ue se cumplan los resultados, no se usa solo la departamentali acin por proyectos por -ue puede ser -ue el proyecto necesite muy poco personal o por -ue la duracin del proyecto sea muy corta, aun-ue se puede reorgani ar a menudo, da m0s seguridad el no .acerlo. *os tra+ajadores pre(ieren estar organi ados por (unciones -ue por proyectos. En la pr0ctica ocurre -ue los directores de proyectos en algunos casos suelen estar so+re los directores de departamentos (uncionales y surgen (ricciones entre los directores (uncionales y los directores por proyectos. 'entajas: $e orienta .acia los resultados (inales. Mantiene la identi(icacin pro(esional. %nconvenientes: Con(lictos de autoridad entre los dos departamentos. #o se cumple el principio de unidad de mando. $e re-uiere de un +uen director en cuanto a relaciones .umanas. De+ido a los con(lictos potenciales, cada persona de la organi acin va a -uerer -ue se ponga todo por escrito 0nidades estratA/icas de ne/ocio E0ENF $on pe-ue6os negocios esta+lecidos como unidades dentro de la compa6a para asegurar -ue se promueva y maneje un cierto producto. Es una lnea de producto como si (uese un producto independiente. Cada ,E# tiene un administrador para guiar o promocionar el producto desde lo -ue es investigacin, produccin.... *as ,E# tienen sus propios planes, o+jetivos, sta((... *o -ue se asegura la empresa con las ,E# es -ue el producto no se pierda entre los dem0s. Para considerar una ,E# se de+en cumplir los siguientes re-uisitos: &ener su propia misin y de+e ser distinta a la de otras ,E#. &ienen -ue en(rentarse a una competencia de(inida, di(erente a la de otras ,E#. De+en preparar sus propios planes, distintos de otras ,E# !dministrar sus propios recursos. De+en tener un tama6o apropiado
Estructura simple *a organi acin es regida por un solo individuo. Es com4n en las pe-ue6as empresas. Tipos de or/ani/ramas *os organigramas se di(erencian entre si por las caractersticas de la organi acin -ue presentan. Por ello pueden mencionarse varios tipos tomando en cuenta una serie de criterios y (actores con (ines 4nicamente did0cticos. P") *! /")M! DE )EP)E$E#&!) *! E$&),C&,)! !nalticos Generales $uplementarios P") *! /")M! W D%$P"$%C%X# 'erticales ?ori ontales Circulares
&e/@n la forma como muestran la estructura son: "rganigramas Generales: Muestran la organi acin completa, dando a primera vista un panorama de todas las relaciones entre las divisiones y Departamentos o entre los cargos, seg4n su naturale a. Por ejemplo el organigrama de un Plantel. "rganigramas $uplementarios: Estos organigramas se emplean para mostrar una parte de la estructura organi ativa en (orma m0s detallada. Por ejemplo: el organigrama de una Divisin, de un Departamento o de una unidad en particular. $on complemento de los analticos. "rganigramas !nalticos: $on organigramas muy espec(icos, suministran in(ormacin detallada, llegando a complementarse con datos ane1os y sm+olos convencionales re(eridos a datos circunstanciales. $e destinan al uso de los directores, e1pertos y personal del estado mayor. &e/@n la forma < disposicin /eomAtrica de los or/ani/ramas) estos pueden ser: 'erticales Mtipo cl0sicoC: representa con toda (acilidad una pir0mide jer0r-uica, ya -ue las unidades se despla an, seg4n su jerar-ua, de arri+a a+ajo en una graduacin jer0r-uica descendente, representan la estructura jer0r-uica, desde arri+a .acia a+ajo. $on los organigramas m0s utili ados.
?ori ontales MDe i -uierda a derec.aC: $on una modalidad del organigrama vertical, por-ue representan las estructuras con una distri+ucin de i -uierda a derec.a. En este tipo de organigrama los nom+res de las (iguras se colocan en el di+ujo sin recuadros, aun-ue pueden tam+i2n colocarse las (iguras geom2tricas "rganigrama Escalar: Este tipo de organigramas no utili a recuadros para los nom+res de las unidades de la estructura, sino lneas encima de los cuales se colocan los nom+res. Cuando una lnea sale en sentido vertical de una lnea .ori ontal, muestra la autoridad de esta ultima.
"rganigrama circular o conc2ntrico: *os niveles jer0r-uicos se muestran mediante crculos conc2ntricos en una distri+ucin de adentro .acia a a(uera. Este tipo de organigrama es recomendado por la pr0ctica de las relaciones .umanas, para disipar la imagen de su+ordinacin -ue traducen los organigramas verticales. $ontenido %el r/ani/rama ,n organigrama puede contener diversos datos, pero seg4n el criterio de un autor, estos son sus principales contenidos: 7. &tulos de descripcin condensada de las actividades. Esto incluye generalmente el nom+re de la compa6a y la actividad -ue se de(ina. "1 #om+re del (uncionario -ue (ormul las cartas. ;. /ec.a de (ormulacin. I. !pro+acin Mdel presidente, vicepresidente ejecutivo, consejo de organi acin, etc.C. <. *eyenda Me1plicacin de lneas y sm+olos especialesC 1. &m-olos < referencias convencionales de ma<or uso en un or/ani/rama
7. *neas llenas sin interrupciones: son a-uellas -ue indican autoridad (ormal, relacin de lnea o mando, comunicacin y la va jer0r-uica.
*as lneas llenas verticales indican autoridad so+re. *as .ori ontales se6alan especiali acin y correlacin.
Cuando la lnea llena cae so+re la parte media y encima del recuadro indica mando.
Cuando la lnea llena se coloca a los lados de la (igura geom2trica indica relacin de apoyo.
"1 *neas de puntos o discontinuas: son a-uellas -ue indican relacin de coordinacin y relaciones (uncionales.
;. /igura Geom2trica con un recuadro indica condicin especial o autnoma.
I. $e puede destacar una unidad para llamar la atencin. Para ello se utili a medio recuadro, +astante coloreado, para cada unidad -ue se vaya a resaltar.
<. *as lneas con ig agueos al (inal y una (lec.a indican continuacin de la estructura.
31 ,os c)rculos colocados en espacios especiales del or&ani&rama 4 2ue poseen un n5mero en su interior6 indica un comit7 en el 2ue participan todas las unidades se8aladas con el mismo n5mero1
TEMA No. 0H NI,ELE& %E %I!E$$I=N # "E!EN$IA En toda organi acin los directivos emiten los lineamientos y los gerentes son los encargados de la ejecucin. *os /erentes dirigen las actividades de otras personas. *os gerentes pueden tener tam+i2n algunas responsa+ilidades administrativas. #o o+stante, esta de(inicin presupone -ue un gerente tiene su+ordinados. *os /erentes de primera lnea son llamados, por lo com4n, supervisores, aun-ue tam+i2n se los denomina capataces. $on las personas responsa+les del tra+ajo de las dem0s, -ue ocupan el nivel m0s +ajo de una organi acin, se llaman gerentes de primera lnea o primer nivel. *os gerentes de primera lnea dirigen a empleados -ue no son gerentesF no supervisan a otros gerentes. !lgunos ejemplos de gerente de primera lnea seran el je(e o el supervisor de produccin de una planta (a+ril, el supervisor t2cnico de un
departamento de investigacin y el supervisor de una o(icina grande. Con (recuenciaF los gerentes de primera lnea reci+en el nom+re de 3supervisores3 . El director de una escuela tam+i2n es un gerente de primer nivel, al igual -ue un manager de un e-uipo de +2is+ol de ligas mayores. *os /erentes intermedios se u+ican a todos los niveles de la gerencia, entre el nivel de supervisin y la alta direccin de la organi acin. Pueden tener ttulos como je(es de departamento o de 0rea, lder de proyecto, gerente de planta, je(e de unidad, decano, o+ispo o gerente de divisin. El t2rmino gerencia media incluye varios niveles de una organi acin. *os gerentes de niveles medios dirigen las actividades de gerentes de niveles m0s +ajos y, en ocasiones, las de empleados de operaciones. *a responsa+ilidad general de la gerencia media es dirigir las actividades -ue sirven para poner en pr0ctica las polticas de su organi acin y e-uili+rar las demandas de sus gerentes y las capacidades de sus je(es *os /erentes de alta direccin son los encargados de tomar las decisiones de la organi acin y esta+lecer las normas y estrategias -ue a(ectan a todos los aspectos de la empresa. Es com4n -ue estos individuos tengan ttulos como vicepresidente, presidente, canciller, director administrativo, director de operaciones en je(e, director ejecutivo o presidente del consejo de administracin. *a alta gerencia est0 compuesta por una cantidad de personas comparativamente pe-ue6a y es la responsa+le de administrar toda la organi acin. Estas personas reci+en el nom+re de ejecutivos. Esta+lecen las polticas de las operaciones y dirigen la interaccin de la organi acin con su entorno. !lgunos cargos tpicos de la alta gerencia son 3director general ejecutivo3, 3director3 y 3su+director3. Ca-ilidades -7sicas de la /erencia Gerencia de alto nivel Gerencia medio Gerencia nivel de de Conceptualizaci n Humana s Humana s Humana s Tcnica s Tcnica s Tcnica s
nivel Conceptualizaci n primer Conceptualizaci n
TEMA No. 0I (! $E& A%MINI&T!ATI, *as actividades administrativas cu+ren cuatro (ases o etapas del proceso administrativo: P*!#E!M%E#&": S-u2 -uieroQ SCon -u2Q ")G!#%Y!C%X#: ScmoQ D%)ECC%"#: ordena C"#&)"*: supervisa El proceso administrativo se repite una y otra ve , por lo -ue las etapas con(orman el ciclo administrativo. *a administracin de una empresa surge con la plani(icacin inicial, y se desarrolla .asta llegar a su controlF pero no se detiene a., sino -ue se utili a la in(ormacin -ue produce un +uen control para volver a planear
con lo -ue se reinicia el ciclo. Dentro de una +uena administracin cada actividad cumple de principio a (in el ciclo del proceso administrativo. $e entiende por proceso de la administracin al 3Conjunto de (ases sucesivas -ue se presentan en el desarrollo de las actividades de la empresa y por medio del cual se o+tiene los resultados programados. El proceso administrativo comprende cuatro (ases (undamentales, de ellas se derivan otras m0s dependiendo del car0cter del autor -ue lo trateF en primer lugar est0 la plani(icacin (ase en la cual algunos introducen las (ases de previsin, luego, est0 la organi acin, la ejecucin, -ue algunos autores llaman direccin, donde concreti a la coordinacin de los recursosF y (inalmente est0 el control, en el cual tam+i2n algunos autores le agregan la evaluacin. *a aplicacin de ese proceso administrativo nos conduce, induda+lemente al cumplimiento de los o+jetivos de la empresa. Estas cuatro (ases del proceso administrativo, son el (undamento, la parte medular de la administracin, tienen contenido, trascendental, por lo -ue se constituyen en una gua +0sica para la creacin de empresas, .ay unos autores -ue le introducen otras etapas, por ejemplo el maestro !gustn )eyes Ponce, de origen me1icano, le introduce al proceso administrativo una (ase -ue se relaciona con la administracin de personal. "tros autores como #eJman, norteamericano introduce la coordinacin, otros como Dil+ur =im2ne Castro, antes de la plani(icacin le introduce una +ase -ue se llama Previsin -ue es una especie de entrada para .acer una evaluacin de lo -ue posi+lemente vamos a reali ar en la plani(icacin, entonces se puede a(irmar -ue el proceso administrativo no es una camisa de (uer a -ue est0 (ija, sino un proceso din0mico, -ue en el conte1to de las situaciones -ue se presenten, en cada etapa del proceso puedan pro(undi arse con mayor intensidad. En las (ases del proceso se encuentra contenida la coordinacin, por-ue .ay coordinacin cuando estamos plani(icando internamente, as como lo .ay cuando la plani(icacin se vincula con la organi acin, por-ue estas (ases, no son (ases a+solutas, sino -ue tienen puntos -ue se relacionan. Cuando una empresa se va a crear, presenta este panorama, por-ue se plani(ica la empresa, luego se organi a, se ejecuta y se controla, pero cuando una empresa ya est0 (uncionando, las cuatro (ases del proceso administrativo est0n tra+ajando simult0neamenteF algunas (ases del proceso administrativo tiene mas se6alamientos en algunos momentos de la vida de la empresa, por ejemplo, la plani(icacin tiene +astante vivencia cuando se inicia un ejercicio, a principio del a6o se est0 plani(icando, la (ase de organi acin y ejecucin entra en vigencia en casi todo el a6o, la (ase de control, tiene vigencia a+soluta al (inali ar el ejercicio, en donde se .ace una evaluacin de lo ocurrido, eso no -uita -ue el control tiene -ue estarse reali ando en (orma permanenteF es decir, toda actividad tiene -ue sujetarse a control, la plani(icacin da origen al control, si esta+lecemos un plan, all en ese momento tenemos -ue controlarlo, pero si tra+ajamos improvisadamente, no controlamos, no tenemos patrn, no tenemos un par0metro .acia el cual orientar la calidad. *as (ases del proceso administrativo tienen dos connotaciones importantes, la (laneacin < la r/anizacin son llamadas (ases Pre5ejecutivas y las otras dos (ases: la %ireccin < el $ontrol son llamadas Ejecutivas. *as primeras dos (ases tienen connotacin eminentemente mec0nica y las otras dos (ases son eminentemente din0micas. *a plani(icacin y la organi acin tratan de esta+lecer es el mecanismo, como la m0-uina con -ue vamos a producir los o+jetivos. *a organi acin, no es m0s -ue la disposicin mejor de los recursos con -ue contamos, ya sean recursos .umanos, recursos materiales, o recursos (inancieros. Estas dos (ases no dan una perspectiva de la+orar el mecanismo -ue nos va a servir para poder cumplir con nuestros o+jetivos, y estas otras dos (ases son las -ue ponen en movimiento, es decir, la ejecucin a trav2s de la (uncin de mando ponen en movimiento todo el aparato mec0nico a trav2s
de la comunicacin, de la supervisin, del esta+lecimiento de un modelo disciplinario y principalmente de eso -ue le llamamos motivacionesF por 4ltimo, el control, pues como su nom+re lo indica no es m0s -ue comparar lo -ue se .a .ec.o con lo -ue se .a plani(icado. Estudiar las causas, si las .ay para esta+lecer las acciones correctivasF lo -ue se necesita reconocer para o+tener 21ito. El proceso administrativo es universal tal como lo es la administracin, no tiene (ronteras -ue aten al conocimiento de esta importante 0rea. En la actualidad, la administracin se nutre de estas (ases, -ue se presentan tam+i2n cuando la empresa ya est0 en marc.a y se puede o+servar -ue cada una se retroalimenta de las otras y manteniendo ese (lujo en (orma impercepti+le cuando se est0n dando todas las (ases en (orma simult0nea. (! $E& A%MINI&T!ATI, : $ N$E(T Proceso administrativo es el conjunto de (ases o etapas sucesivas a trav2s de las cuales se e(ect4a la administracin, mismas -ue se interelacionan y (orman un proceso integral. ,n proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarios para llevar a ca+o una actividad o lograr un o+jetivo $i o+servamos cmo se desarrolla la vida de todo organismo social 5y principalmente la de a-uellos -ue, como la empresa, (orma el .om+re li+remente5 podemos distinguir dos (ases o etapas principales. *a primera etapa. $e re(iere a la estructuracin o construccin del organismo. En ella, partiendo de una c2lula, se van di(erenciando los tejidos y rganos, .asta -ue se llega a integrar el ser en toda su plenitud (uncional, apto ya para el desarrollo normal de las actividades o (unciones -ue le son propias o espec(icas. *a segunda etapa. Es a-uella en la -ue, ya totalmente estructurado el organismo, desarrolla en toda su plenitud las (unciones, operaciones o actividades -ue le son propias, en toda su variada, pero coordinada complejidad, -ue tiende a reali ar la vida de ese organismo. Cosa semejante ocurre en las organi aciones: en su primera etapa, partiendo de la iniciativa de uno o pocos .om+res, todo se dirige a la estructuracin de ese organismo socialF cuando esta de+idamente estructurado, .ay una segunda etapa, -ue consiste en la operacin o (uncionamiento normal del mismo, para lograr los (ines propuestos. %istin/uimos entonces las si/uientes fases: 5ase mec7nica: $e re(iere a la estructuracin o construccin de la organi acin .asta llegar a integrarla en su plenitud (unciona esta para el desarrollo $omprende a: (laneacin: M a-uello -ue se va a reali ar en la empresa C propsitos, o+jetivos, estrategias, polticas, programas, presupuestos, procedimientos. r/anizacin: se6ala cmo se va a reali ar. %ncluye organigramas, recursos, divisin del tra+ajo y de la coordinacinF jerar-ui acin, departamentacin, descripcin de (unciones. 5ase din7mica: Es a-uella donde totalmente estructurada desarrolla de manera e(iciente y Atica las funciones operaciones en toda su variedad pero coordinada comple.idad $omprende a: %ireccin: se encarga de ver -ue se realicen las tareas y para ello cuenta con la supervisin, lidera go, comunicacin, y motivacin. %ncluye toma de decisiones, integracin, motivacin, comunicacin, y supervisin.
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$ontrol: -ue es el encargado de decir cmo se .a reali ado, -ue se .i o, como se .i o, y compara los estudios. !merita esta+lecimiento de estandares, medicin, retroalimentacin y correccin.
$ N$E(T & $LA,E& Planeacin. Proceso por el cual se o+tiene una visin del (uturo, en donde es posi+le determinar y lograr los o+jetivos, mediante la eleccin de un curso de accin. %mportancia de la planeacin: 5 Propicia el desarrollo de la empresa. 5 )educe al m01imo los riesgos. 5 Ma1imi a el aprovec.amiento de los recursos y tiempo. El reconocimiento de la in(luencia de la planeacin ayuda a distinguir entre formular la poltica M(ijar las guas para pensar en la toma de decisionesC < la administracin, o entre el director y el administrador o el supervisor. ,n administrador, a causa de su delegacin de autoridad o posicin en la organi acin, puede mejorar la planeacin esta+lecida o .acerla +0sica y aplica+le a una mayor proporcin de la empresa -ue la planeacin de otro. $in em+argo, todos los administradores desde, los directores .asta los je(es o supervisores, planean lo -ue les corresponde. Elementos de la planeacin: 7. *os propsitos. *as aspiraciones (undamentales o (inalidades de tipo cualitativo -ue persigue en (orma permanente o semipermanente un grupo social. E. *a investigacin. !plicada a la planeacin la investigacin consiste en la determinacin de todos los (actores -ue in(luyen en el logro de los propsitos, as como de los medios ptimos para conseguirlos. ;. *os o+jetivos. )epresentan los resultados -ue la empresa desea o+tener, son (ines para alcan ar, esta+lecidos cuantitativamente y determinados para reali arse transcurrido un tiempo espec(ico. I. *as estrategias. Cursos de accin general o alternativas -ue muestran la direccin y el empleo de los recursos y es(uer os, para lograr los o+jetivos en las condiciones m0s ventajosas. <. Polticas. $on guas para orientar la accinF son criterios, lineamientos generales a o+servar en la toma de decisiones, so+re pro+lemas -ue se repiten dentro de una organi acin. 9. Programas. $on es-uemas en donde se esta+lece, la secuencia de actividades -ue .a+r0n de reali arse para lograr o+jetivos y el tiempo re-uerido para e(ectuar cada una de sus partes y todos a-uellos eventos involucrados en su consecucin. K. Presupuestos. $on los planes de todas o algunas de las (ases de actividad del grupo social e1presado en t2rminos econmicos, junto con la compro+acin su+siguiente de la reali acin de dic.o plan. A. Procedimientos. Esta+lecen el orden cronolgico y la secuencia de actividades -ue de+en seguirse en la reali acin de un tra+ajo repetitivo. #aturale a de la planeacin: $u contri+ucin al propsito y a los o+jetivos: Cada plan y todos los planes dentro de Pasos para la planeacin: 7. Deteccin de las oportunidades o pro+lemas: Este es verdadero punto de partida de la planeacin, donde se reali a un e1amen de las oportunidades, por medio de este se +usca sa+er donde se encuentra la oportunidad o pro+lema, sa+er como desenvolver este pro+lema u oportunidad y sa+er a donde se llega o -ue se va a ganar. E. Esta+lecimiento de o+jetivos: Consiste en esta+lecer o+jetivos para toda la empresa y partiendo de all para cada unidad de tra+ajo.
;. Desarrollo de premisas: #o son mas -ue suposiciones so+re el am+iente en -ue el plan .a de ejecutarse. I. Determinacin de cursos alternativos a la accin: Estudiar mas de una alternativa o camino de solucin en relacin a un pro+lema. <. Evaluacin de cursos alternativos de accin: Despu2s de +uscar los caminos alternativos de accin se de+en estudiar los puntos (uertes y d2+iles de cada uno y compararlos con la empresa. 9. $eleccin de un curso de accin: Es el acto seguido luego de estudiar los cursos se de+e elegir el -ue se amolde mejor a las premisas y metas del plan y de la empresa. K. /ormulacin de planes derivados: $e necesitan planes derivados del plan principal -ue respalde el cumplimiento de los o+jetivos para reali ar las metas de ese plan. A. E1presin num2rica de los planes a trav2s del presupuesto: "rgani acin. *a creacin de una estructura, la cual determine las jerar-uas necesarias y agrupacin de actividades, con el (in de simpli(icar las mismas y sus (unciones dentro del grupo social. Esencialmente, la organi acin naci de la necesidad .umana de cooperar. *os .om+res se .an visto o+ligados a cooperar para o+tener sus (ines personales, por ra n de sus limitaciones (sicas, +iolgicas, sicolgicas y sociales. En la mayor parte de los casos, esta cooperacin puede ser m0s productiva o menos costosa si se dispone de una estructura de organi acin. $e dice -ue con +uen personal cual-uier organi acin (unciona. $e .a dic.o, incluso, -ue es conveniente mantener cierto grado de imprecisin en la organi acin, pues de esta manera la gente se ve o+ligada a cola+orar para poder reali ar sus tareas. Con todo, es o+vio -ue a4n personas capaces -ue deseen cooperar entre s, tra+ajar0n muc.o mas e(ectivamente si todos conocen el papel -ue de+en cumplir y la (orma en -ue sus (unciones se relacionan unas con otras. Este es un principio general, v0lido tanto en la administracin de empresas como en cual-uier institucin. /!$E D%#!M%C! a-u est0 la direccin -ue se encarga de ver -ue se realicen las tareas y para ello cuenta con la supervisin, lidera go, comunicacin, y motivacin y por 4ltimo, encontramos al control -ue es el encargado de decir cmo se .a reali ado, -ue se .i o, como se .i o, y compara los estudios. Direccin: &oma de decisiones, integracin, motivacin, comunicacin, Control: Esta+lecimiento de est0ndares, medicin, retroalimentacin TEMA No. 0J $!ITE!I %E ,A!I & A0T !E&: ! continuacin algunos criterios de diversos autores acerca de las etapas del proceso administrativo, -ue reali =os2 !. /ern0nde !rena. CEN!# 5A# L. $ita cinco elementos: P*!#E!): ")G!#%Y!): D%)%G%): 'isuali ar el (uturo y tra ar el programa de accin. Construir tanto el organismo material como el social de la empresa. Guiar y orientar al personal.
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y y
supervisin correccin.
C"")D%#!): C"#&)"*!):
*igar, unir, armoni ar todos los actos y todos los es(uer os colectivos. 'eri(icar -ue todo suceda de acuerdo con las reglas esta+lecidas y las rdenes dadas
L#N%ALL 5. 0!KI$L. $ita siete elementos: 7. %#'E$&%G!C%X#. E. P)E'%$%X#. ;. P*!#E!M%E#&". I. ")G!#%Y!C%X# <. C"")D%#!C%"#. 9. M!#D". K. C"#&)"*. CA! L% L NT> M &#!IL N % NNELL. $ita cinco elementos: 7. P*!#E!C%X#. E. ")G!#%Y!C%X#. ;. %#&EG)!C%X# I. D%)ECC%X# <. C"#&)"* "E !"E TE!!#. (ropone cuatro elementos: 7. P*!#E!C%X#. E. ")G!#%Y!C%X#. ;. E=EC,C%X#. I. C"#&)"*. A"0&TON !E#E& ( N$E. (ropone seis elementos: 7. P)E'%$%X#.
E. P*!#E!C%X#. ;. ")G!#%Y!C%X#. I. %#&EG)!C%X#. <. D%)ECC%X#. 9. C"#&)"*. + &8 ANT NI 5E!NGN%E> A!ENA&. $ita tres elementos: 7. P*!#E!C%X#. E. %MP*EME#&!C%X#. ;. C"#&)"*.
NEKMAN KILLIAN. $ita cinco elementos: 7. P*!#E!C%X#. E. ")G!#%Y!C%X#. ;. "B&E#C%X# DE )EC,)$"$. I. D%)ECC%X#. <. C"#&)"*.
%A,I& !. $. $ita tres elementos: 7. P*!#E!C%X#. E. ")G!#%Y!C%X#. ;. C"#&)"* L0TCE! "0LI$L. (ropone siete elementos: 7. P*!#E!M%E#&": Es la tarea de tra ar las lneas generales de las cosas -ue
de+en de ser .ec.as y los m2todos para .acerlas, con el (in de alcan ar los o+jetivos de la empresa. E. ")G!#%Y!C%X#: Es el esta+lecimiento de la estructura (ormal de autoridad , a trav2s de la cual las su+divisiones de tra+ajo son integradas, de(inidas y coordinadas para el o+jetivo en cuestin. Es la (uncin de preparar y entrenar al personal y mantener condiciones (avora+les de tra+ajo. Es la tarea continua de tomar decisiones e incorporarlas en rdenes e instrucciones espec(icas y generales, y m0s a4n, la de (uncionar como lder de la empresa. Es el de+er de esta+lecer relaciones entre las partes de tra+ajo. Es el es(uer o de mantener in(ormados respecto de los -ue pasa, a a-uellos ante -uienes el je(e es responsa+leF es(uer o -ue presupone naturalmente la e1istencia de registros, documentacin, investigacin e inspecciones. Es la (uncin -ue incluye todo lo -ue se dice respecto a la ela+oracin, ejecucin y (iscali acin presupuestaria, o sea, el plan (iscal, la conta+ilidad y el control.
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I&AA$ "0>MAN ,. $ita cinco elementos: 7. P*!#E!C%X#. E. ")G!#%Y!C%X#. ;. %#&EG)!C%X#. I. D%)ECC%X# W E=EC,C%X#. <. C"#&)"*.
A!EA& 50N$I NALE& %E LA !"ANI>A$I N *as actividades del proceso administrativo, planeacin, organi acin, direccin y control, se desarrollan en las 0reas (uncionales de una empresa. *as 0reas (uncionales &)!D%C%"#!*E$ son: ventas, produccin, personal y (inan as. 'entas: Es el 0rea encargada de llevar los +ienes y servicios del productor al consumidor. $e le conoce como el 0rea de las cuatro 3P3: producto, pla a, promocin, precio. Produccin: Es el 0rea encargada de la trans(ormacin de las materias primas en productos terminados. !lgunas decisiones -ue de+e tomar el empresario en esta 0rea son: locali acin de la planta o taller, materias primas, almacenamiento, proceso de produccin. Personal: Es el 0rea encargada de la direccin e(iciente del personal de la empresa. Estas actividades suelen estar relacionadas con: el reclutamiento del personal, la capacitacin, la motivacin del personal, el sistema de incentivos y recompensas y los riesgos y accidentes. /inan as: Es el 0rea encargada del manejo de los recursos (inancieros de la empresa. Entre otras se encuentran las siguientes actividades: o+tencin oportuna de los recursos (inancieros necesarios para -ue se cumplan los planes de la empresa, el manejo de las relaciones con +ancos y entidades (inancieras y la organi acin de un sistema conta+le. (A!A !E$ !%A! &IEM(!E 7. *a organi acin postmoderna lo constituye la conceptuali acin de la organi acin como un sistema. Este en(o-ue incluye dos perspectivas:
*a organi acin como sistema comprende tres su+sistemas como vectores (uncionales interrelacionados -ue no tienen una misma orientacin, los cuales son: &ecnolgico, ?umano5social y !dministrativo, -ue +uscan mejoras en el desempe6o organi acional. *a organi acin como sistema se caracteri a por una integracin dentro de un $u+sistema !m+iental lideri ada por uno Gerencial -ue agrupa sinergias de los Estrat2gicos, &ecnolgicos, Estructural, ?umano5cultural, todo esto en un marco de una ar-uitectura congruente. E. En la empresa de .oy .a+lamos de un sistema de gestin para re(erirnos a un conjunto de su+ sistemas de varias disciplinas del sa+er, -ue es necesario dominar para a(rontar los retos de la empresa de .oy. *os mismos est0n (ormados por una estructura organi ativa, procedimientos, procesos y recursos necesarios para su (uncionamiento de (orma sistem0tica. ;. El 21ito se deriva m0s de la capacidad, voluntad y creatividad de las personas, -ue del e-uipo o m0-uina m0s grande. El poder de la direccin para ser sosteni+le y motivadora de+e +asarse en la autoridad moral y t2cnica de los directivos, m0s -ue en su autoridad (ormal. *e toca entonces a los gerentes y directivos enrum+ar a la empresa y parte inicial de ello lo constituye la (ormulacin de la misin y visin empresarial.
I. *a estructura organi acional en un medio del -ue se sirve una organi acin cual-uiera para conseguir sus o+jetivos con e(icacia, esta se encuentra plasmada en el organigrama -ue pretende de(inir de (orma gen2rica a la organi acin y (acilitan o restringen determinadas actividades. <. *as (ases del proceso administrativo tienen dos connotaciones importantes, la (laneacin < la r/anizacin son llamadas (ases Pre5ejecutivas y las otras dos (ases: la %ireccin < el $ontrol son llamadas Ejecutivas. *as primeras dos (ases tienen connotacin eminentemente mec0nica y las otras dos (ases son eminentemente din0micas. *a plani(icacin y la organi acin tratan de esta+lecer es el mecanismo, como la m0-uina con -ue vamos a producir los o+jetivos. *a organi acin, no es m0s -ue la disposicin mejor de los recursos con -ue contamos, ya sean recursos .umanos, recursos materiales, o recursos (inancieros. A$TI,I%A% 5INAL 7. ! partir de la descripcin de una empresa, ela+orar el organigrama actual y plantee el organigrama ideal *I*LI "!A5IA
N; A0T ! TIT0L 7 !rmando Gon 0les !uditoria !dministrativa Mondragn. E ; I < *uis /ernando 'aleriano "rti !uditoria !dministrativa E%IT !IAL Ediciones &rillas E::E $an Marcos E::: Irwin !!! McGraw-Hill
O. Ray Whittington. Kurt Auditoria un Enfoque Integral. Pany. /ranBlin /., EB $amuel !l+erto Mantilla B. !uditoria administrativa "ontrol Interno
M21ico, D/ : McGraJ5 ?ill, E::7 Ecoe !!!
UNIDAD DIDCTICA iii
NORMAS DE AUDITORIA DEL AUDITOR OPERATIVO

En esta tercera UNIDAD DIDCTICA se va analizar las normas del auditor operativo
Al terminar la tercera UNIDAD DIDCTICA, habr desarrollado las siguientes competencias:
C"G#"$C%&%'!
Conoce las normas -ue de+e seguir el auditor operativo Conoce las t2cnicas y procedimientos aplica+les a la auditoria administrativa
Ela+ora una lista pormenori ada de t2cnicas y procedimientos de auditoria administrativa 1
P)"CED%ME#&!*
'alora la importancia de la aplicacin de los procedimientos de auditoria.
!C&%&,D%#!*
TEMA No. 01 INT! %0$$I N *a !uditoria !dministrativa (ormula y presenta una opinin so+re los aspectos administrativos, gerenciales y operativos, poniendo 2n(asis en el grado de e(ectividad y e(iciencia con -ue se .an utili ado los recursos materiales y (inancieros mediante modi(icacin de polticas, controles operativos y accin correctiva, desarrolla la .a+ilidad para identi(icar las causas administrativas posteriores y e1plican sntomas adversos evidente en la e(iciente administracin. El "+jetivo de la !uditoria !dministrativa es identi(icar las 0reas de reduccin de Costos, mejorar los m2todos operativos e incrementar la renta+ilidad con (ines constructivos y de apoyo a las necesidades e1aminadas. *a !uditoria !dministrativa determina si la (uncin o actividad +ajo e1amen podra operar de manera m0s e(iciente, econmica y e(ectiva. ,no de los o+jetivos de la !uditoria es el de determinar si la produccin del departamento cumple con las especi(icaciones dadasF en consecuencia se dan variados in(ormes, presupuestos y pronsticos -ue as como tam+i2n los Estados /inancieros. *a !uditoria !dministrativa determinar0 si se .a reali ado alguna de(iciencia importante de poltica, procedimientos y practicas conta+les de(ectuosas. *a !uditoria !dministrativa detalla las necesidades de Compras o Gastos, -ue se .ayan reali ado durante el ejercicio. !simismo determina la ra ona+ilidad de la poltica y normas -ue se dan en la empresa. Permite revisar la (inanciacin de las ad-uisiciones para determinar si a(ectan la cantidad, calidad y las clases de compras si se .u+iesen reali ado. En la !uditora !dministrativa la in(ormacin est0 dirigida .acia el aspecto administrativo, es decir .acia todas las operaciones de la empresa en el presente con proyeccin al (uturo y retrospeccin al pasado cercano. !l reali ar una auditoria administrativa con (recuencia se o+servan condiciones de(icientes las cuales muc.as veces son inevita+les. Pero mostrando la ra n de(ectuosa se puede o+tener e(ectos -ue +ene(icien a la organi acin, no solo al presente sino tam+i2n al (uturo. ,na evaluacin de la e(ectividad de los procedimientos y pr0cticas re-uiere de cierta revisin o estudio preliminar con el (in de conocer como (uncionan dic.os procedimientos y practicas para (ormarse una idea con respecto a su e(ectividad y utilidad. Bas0ndose en dic.as revisiones es posi+le identi(icar asuntos espec(icos como 0reas pro+lema o de(iciencias -ue re-uieren de mas estudio, todo esto o+viamente .a dado lugar a pro(undos reajustes institucionales en la organi acin de las actividades de los organismos p4+licos en la plani(icacin, (ormacin de presupuesto, conta+ilidad y control. ,na aplicacin m0s selectiva de los recursos de !uditoria se .ace necesario, e1cepto para cual-uier actividad o aspecto -ue de+e ser e1aminado por un re-uisito legal, los re-uisitos de !uditoria de+en ser normalmente dirigidos a a-uellas actividades y aspectos -ue parecen o(recer el mas grande potencial para el mejoramiento constructivo *a !uditora !dministrativa es una (orma a trav2s de la cual los !uditores en(ocan sus tra+ajos, anali an los asuntos de su competencia y consideran los resultadosF para ello de+en adoptar las t2cnicas y en(o-ues desde la perspectiva de un director.
El auditor independiente es delegado por la Presidencia, el Consejo de !dministracin, Consejo de 'igilancia como responsa+le de in(ormar a los accionistas, a la direccin y al p4+lico de la adecuacin de las mani(estaciones de la direccin so+re la condicin (inanciera de los negocios y de los resultados (inancieros de operaciones por un perodo espec(ico, siendo ellos lo principales interesados en conocer los o+jetivos logrados y metas alcan adas. E1isten dos en(o-ues +0sicos de !uditoria !dministrativa: En(o-ue de "rgani acin: *a aplicacin de este en(o-ue est0 +asado en la administracin de un departamento u otra unidad de mando. E1amina adem0s de las (unciones o actividades dentro de una organi acin la administracin de la misma, considera su sistema, su personal, sus m2todos de in(ormacin, sus m2todos de evaluacin de personal, sus presupuestos y el lugar -ue ocupa.en el plan general de la empresa. Puede tam+i2n reali ar una descripcin microscpica de la estructura de la empresa, estudiar su (orma desde numerosos 0ngulos. El En(o-ue /uncional: $e ocupa del seguimiento de una o varias actividades desde su principio .asta su conclusinF pre(erencia todas las (unciones a trav2s de las unidad implicadas en ellas, est0n menos pendientes de las actividades de la administracin generalF Dentro de las unidades -ue de su e(ecto en las (unciones -ue revisan. *as !uditorias /uncionales son con (recuencia muy di(ciles por -ue reali a un e1perimento largo e indirecto en una empresa pudiendo (rustrar tremendamente a -ui2n trate de entender los muc.os aspectos del (lujo de tra+ajo. *a auditora administrativa es e(ectuada por un e-uipo de pro(esionales de diversas disciplinas seg4n la situacin a presentarse. *a mayora de estos miem+ros ser0n Contadores P4+licos Colegiados MCPCC *a *ey del Contador P4+lico #[ 7;E<; dispone -ue e(ectuar y autori ar toda clase de operaciones de !uditora, corresponde a los Contadores P4+licos. *a auditora administrativa puede ser reali ada por personal de la empresa, o por personas ajenas, el tra+ajo en e-uipo est0 con(ormado por auditores, contadores p4+licos pro(esionales, pro(esional de entrenamiento pr0ctico y (ormal de la pro(esin conta+le, sumandose a este e-uipo polivalente de auditora personal, t2cnicos pro(esionales de otras disciplinas como son: ingenieros, economistas, matem0ticos, a+ogados, especialistas en sistemas electrnicos, administradores de empresas, etc. Cada uno es responsa+le de cola+orar en su 0rea de pericia. *os auditores de+en reali ar sus tra+ajos personalmente como la .ara un gerente s dispusiera de tiempo, tam+i2n de+e suponer -ue ellos son due6os del negocio, -ue son due6os de los +ene(icios y antes de criticar un cam+io o criticar una operacin de+en preguntarse -ue .aran s el negocio (uese realmente suyo. El auditor de operaciones tiene la responsa+ilidad de ayudar tanto a la direccin administrativa como a la general, a los directores operativos de+e o(recerles recomendaciones. *os auditores tienen la responsa+ilidad de o+servar las normas internacionales de auditoria, principios de conta+ilidad generalmente aceptados, etc. de sus revisiones y evaluacionesF todo concierne a la claridad, adecuacin y ejecucin del tra+ajo para ela+oracin del in(orme respectivo reali ado. TEMA No. 0' N !MA& A $0M(LI! *a auditora es una actividad pro(esional. En este sentido implica, al mismo tiempo, el ejercicio de una t2cnica especiali ada y la aceptacin de una responsa+ilidad p4+lica.
Como pro(esional, el auditor desempe6a sus la+ores mediante la aplicacin de una serie de conocimientos especiali ados -ue vienen a (ormar el cuerpo t2cnico de su actividadF sin em+argo, en el desempe6o de esa la+or, el auditor ad-uiere responsa+ilidad, no solamente con la persona -ue directamente contrata sus servicios, sino con un vasto n4mero de personas, desconocidas para el -ue van a utili ar el resultado de su tra+ajo como +ase para tomar decisiones de negocios o inversin. El tra+ajo pro(esional de auditora tiene una (inalidad y unos o+jetivos de(inidos -ue se desprenden de su propia naturale a. El auditor es llamado como un t2cnico independiente y de con(ian a para opinar so+re los estados (inancieros (ormulados por la empresa, a e(ecto de -ue su opinin sea una garanta de credi+ilidad respecto a esos estados (inancieros, y para las personas -ue van a usarlos como +ase para sus decisiones. En esa virtud, el tra+ajo de auditora tiene una (inalidad y un o+jetivo -ue no dependen ni de la voluntad personal del auditor ni de la voluntad personal del cliente, si no -ue se desprenden de la misma naturale a de la actividad pro(esional, de la auditora. Esta caracterstica o+liga tam+i2n a -ue el tra+ajo pro(esional de auditora se realice dentro de determinadas normas de calidad. Por consiguiente, la e1istencia de las normas de auditora y la naturale a de ellas reconoce como (uente los siguientes dos .ec.os: *a auditora es un tra+ajo de naturale a pro(esional. *a auditora tiene caractersticas y (inalidades propias -ue le son connaturales. *as normas de auditora se clasi(ican en: #ormas personales. #ormas de ejecucin del tra+ajo. #ormas de in(ormacin. !dicional a las normas personales se mencionan algunas caractersticas comunes del auditor como son: $uriosidad. El auditor operativo de+e de estar interesado en su tra+ajo, de+e ser una persona -ue le guste y se apasione con su la+or, ser demasiado curioso con respecto a la operacin -ue se revisa no con(ormarse con lo m0s simple y sin importancia. $iempre de+er0 .acerse preguntas como: SPor-u2 opera de esta maneraQ, SE1iste otra (orma de .acerlo o con(irmarloQ, SCmo (unciona esto en la operacinQ, SOu2 repercucionMesC negativas puede llegar a tenerQ, SCmo evitar -ue vuelva a sucederQ, SOu2 s2 esta .aciendo para mejorar los resultadosQ, S$e duplica el tra+ajoQ, etc. *as preguntas -ue se .agan dentro de una revisin de operaciones pueden aportar ideas -ue ayuden a e(icientar las operaciones. (ersistencia. El auditor en general de+e ser persistente, darle seguimiento a cada punto relevante .asta -uedar completamente satis(ec.o de la situacin evaluada. ?ar0 todas las prue+as necesarias y aplicara los e1amenes -ue crea convenientes para veri(icar -ue las cosas se reali an en la (orma en -ue se le e1plic. $onstructivo. Comprende -ue si las di(erentes operaciones evaluadas no est0n de acuerdo con los o+jetivos -ue persigue la organi acin, de+e aplicar los criterios necesarios y promover las correcciones o sugerencias -ue ayuden a cumplir positivamente los o+jetivos. Esto nos muestra una nueva visin de +uscar 0reas de oportunidad para el logro de los o+jetivos -ue cada ve m0s esta cam+iando el concepto de +uscar errores y culpa+les. *a identi(icacin de posi+les desviaciones se de+e consideran como guas para (uturas mejoras. Inte/ridad. Es la capacidad de ser .onrado, en este caso, con un sentido m0s amplio del -ue normalmente se le da, es decir, ser .onrado en las ideas y creencias en su e1periencia y conocimiento pro(esional, con la (uer a
su(iciente para a(irmar lo -ue piensa y sostener la verdad por encima de todo. Por ning4n motivo se de+e de permitir -ue la integridad el contador se ponga en tela de juicio o se llegue a dudar por alg4n momento tal peculiaridad del pro(esional, para esto se de+e tener una integridad a prue+a de +alas. &entido pr7ctico en los ne/ocios. De+e .acer evaluaciones o+jetivas e independientes cuando eval4a una operacin determinada o espec(ica, de+e tener en cuenta la relacin -ue tiene con otras operaciones y ver el negocio como un todo. &odas las 0reas de+en cola+orar para el o+jetivo primario -ue es la generacin de ri-ue a M ,tilidadesC. "rado de independencia del auditor: *a importancia de la independencia y o+jetividad de un auditor no pueden ser e1ageradas. El de+e sentirse li+re por poner de mani(iesto cual-uiera de las conclusiones -ue sean justi(icadas. Para -ue el auditor "perativo o+tenga la m01ima independencia de llevar a ca+o sus revisiones de+er0 estar situado dentro de la organi acin de tal modo -ue pueda in(ormar al nivel real m0s pr0ctico de la empresa. $u e(ectividad se ver0 disminuida en a-uellas 0reas de las cuales la responsa+ilidad administrativa es de los (uncionarios a cargo del auditor. Es importante -ue el auditor operativo proceda con cuidado desarrollando su programa lento y (irmemente para as poder evitar serios o+st0culosF el desarrollo de+e ser gradual y construido so+re la e1periencia ad-uirida. Para el personal operativo sin .istorial es di(cil distinguir entre el tra+ajo del auditor interno de operaciones y el del auditor independiente, se aclara -ue am+os utili an t2cnicas similares para apro+ar, compro+ar la (ia+ilidad de los registros y la adecuacin de los controles protectores. El auditor es delegado por el consejo de administracin como responsa+le de in(ormar a los accionistas, a la direccin y al p4+lico so+re la adecuacin de las mani(estaciones de la direccin so+re la condicin (inanciera de los negocios y a los resultados (inancieros de operaciones de un perodo espec(ico. Normas de e.ecucin del tra-a.o !l tratar las normas personales, se se6al -ue el auditor est0 o+ligado a ejecutar su tra+ajo con cuidado y diligencia. $i +ien es di(cil de(inir lo -ue en cada tarea puede representar un cuidado y diligencia adecuados, e1isten ciertos elementos -ue por su importancia, de+en ser cumplidos. Estos elementos +0sicos, (undamentales en la ejecucin del tra+ajo, -ue constituyen la especi(icacin particular, por lo menos al mnimo indispensa+le, de la e1igencia de cuidado y diligencia, son los -ue constituyen las normas denominadas de ejecucin del tra+ajo. Normas de informacin El in(orme (inal es el re(lejo del tra+ajo reali ado por el auditor de operaciones, el cual es el medio m0s adecuado para enterar a los interesados la situacin actual -ue atraviesa la operacin. El in(orme re(leja el tra+ajo reali ado por el auditor, en el cual se deposita la entera con(ian a de la evaluacin de operaciones y se convierte en la .erramienta estrat2gica de toma de decisiones, as como el detonador para la implementacin por parte de la administracin, de planes de accin -ue aseguren la continuidad de operacin con los resultados esperados, adem0s -ue el in(orme es el 4nico documento -ue -ueda al alcance de la misma. De+emos recordar -ue en este tipo de e10menes se dispone de criterios de aceptacin general. El auditor no e1presa opinin integral respecto a la gestin de la empresa u organi acin, ni respecto al desempe6o de sus (uncionarios y cola+oradores, lo -ue se muestra son conclusiones y recomendaciones respecto a la calidad de la gestin, e(iciencia y e(icacia de los procesos, y sistema de control interno .
TEMA No. 01 IN,E&TI"A$I=N $ M *A&E (A!A EL E+E!$I$I %E LA A0%IT !IA A%MINI&T!ATI,A Cuando .a+lamos de investigacin nos re(erimos a la o+tencin de in(ormacin, datos y comentarios de los (uncionarios y empleado de la propia empresa y en algunos casos de (uentes e1ternas.. esto determinar0 o+tener conocimiento de las operaciones y tam+ien conocimiento de saldos y datos cuanti(ica+les. Estos datos pueden ser o+tenidos de dos (ormas, entrevistando a los miem+ros de la organi acin o leyendo reportes o escritos diversos. En auditoria preguntar es esencial pero no su(iciente ya -ue por alguna circunstancia el in(ormante pudo .a+er proporcionado in(ormacin ajena a la realidad. *a estructura lgica de la opinin del auditor puede e1presarse de la siguiente manera: C"#"C%M%E#&" DE* !$,#&" T C"))"B")!C%"#. U E#&E#D%M%E#&".
Oue tenemos -ue conocer y entenderQ . ! continuacin detallamos algunos aspectos -ue usualmente son motivo del tra+ajo del auditor operativo: "PE)!C%"#E$ Evaluar metas de e(ectividad Evaluacin de lo apropiado de los o+jetivos operativos enunciados en los Manuales o en ausencia de ellos, los presumidos Evaluacin de lo apropiado de los indicadores de e(ectividad seleccionados por la administracin. Prue+as de ra ona+ilidad en las -ue se apoyan los indicadores de e(ectividad. Determinacin de los logros de los resultados deseados.
M!)>E&%#G %ncidencia en el mercado: participacin por productos, onas, canalesF con otras marcas y con el sectorF imagen y conocimiento F evolucin .istrica, etc. Desarrollo: nuevos sistemas de operatividadF nuevos productosF capacidad de adaptacin a una evolucin, etc. Productividad: e(ectividad de es(uer os aplicado y resultados o+tenidos, tanto en comparacin so+re potenciales como so+re standards previamente (ijados o +ien en relacin de unos conceptos con otros M volumen de ventas por visitasF ventas realesF previsin de ventasF clientes nuevos so+re clientes potenciales, etc.C )ecursos: dedicacin de ))?? M n4mero de vendedores por categorasCF materiales M e-uipos, ve.culosCF econmicos M presupuestos de gastos, de inversinC. )enta+ilidad: contri+ucin al +ene(icio por parte de onas, lneas, etc.F por las metas de ventas, etc. )endimiento personal: (ormacinF remuneracin, incentivos, participacin y responsa+ilidad, etc.
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Posi+les recomendaciones: %ncrementar las ventas o los +ene(icios netos proporcionales so+re el incremento de los costos de comerciali acin %ncrementar las ventas o +ene(icios manteniendo iguales costos %ncrementar las ventas o +ene(icios reduciendo los costos. Mantener las ventas o +ene(icios netos con una reduccin en los costos de marBeting )educir las ventas o +ene(icios netos en una proporcin menor -ue la reduccin paralela de los costos
Investi/acin < an7lisis. ,na de las primeras tareas en !uditoria !dministrativa es la %#'E$&%G!C%"#. En esta etapa se anali a la in(ormacin o+tenida en etapas anteriores as como se procede a la evaluacin de la documentacin relativa a las operaciones, esto con el o+jeto de medir la e(iciencia de operacin as como la e(icacia para el logro de los o+jetivos. Para cumplir con el o+jetivo de esta etapa de la auditora, se recomienda reali ar actividades como las -ue se mencionan a continuacin: )evisin analtica y detenida de la in(ormacin recopilada en (ases anteriores relacionada con la operacin. )ecopilacin de in(ormacin complementaria como puede ser: entrevistas, inspeccin (sica, o+servacin directa de operacin consulta +i+liogr0(ica especiali ada. Determinacin de utilidad y con(ia+ilidad de in(ormacin para uso de la gerencia o direccin. $eleccin de la operacin o ciclo de la misma, -ue se considere importante para ser e1aminada con mayor pro(undidad, sin perder de vista el tiempo estimado para su evaluacin. %denti(icacin de las caractersticas de los .alla gos, para identi(icar de -ue manera desvan los o+jetivos primarios del 0rea administrativa y -ue resultado tienen en los o+jetivos de la organi acin. /ormulacin de conclusiones y recomendaciones en +usca de mejorar la e(ectividad y e(iciencia de las operaciones donde se detectaron dic.os .alla gos. *os anteriores puntos ser0n la +ase para discutir los resultados del tra+ajo de auditora con los principales (uncionarios -ue nos lleven de una manera mutua a un acuerdo so+re los mismos. *os programas de auditora administrativa de+en ser sumamente (le1i+les, -ue permitan desarrollar iniciativa por parte del personal de auditora, para alcan ar los o+jetivos esta+lecidos y mejorar el logro de las metas Me(ectividadC, a reducir costo de operacin MeconomaC, y esta+lecer el ptimo desempe6o de los recursos disponi+les Me(icienciaC. El personal corre el riesgo de encontrarse con circunstancias imprevistas durante el desarrollo de la evaluacin, lo cual se de+e neutrali ar con +ase en la e1periencia del auditor y tacto pro(esional. Cuando se empie a a comprender la operacin auditada, el auditor de+e e1aminar la in(ormacin -ue se recopil en la etapa de (amiliari acin esto con el o+jeto de determinar y evaluar los o+jetivos primarios de la operacin.
!lgunas actividades -ue se necesitan comprender para tener una visin m0s clara de la operacin y del tra+ajo al cual se pretende llegar son: Desde un punto glo+al, cu0l es la misin del departamento u operacin. Determinar si los o+jetivos iniciales .an su(rido modi(icaciones durante el transcurso del tiempo. Cu0les son los o+jetivos principales para llegar a alcan ar la misin. %denti(icar las actividades -ue son la parte medular del (uncionamiento de la operacin. !l concluir con la comprensin de algunas actividades de importancia, el auditor .a+r0 ad-uirido un mayor grado de conocimiento acerca de la operacin en la cual est0 actuando, esta le permitir0 intercam+iar opiniones v0lidas con los principales (uncionarios ya sea de la organi acin o de la operacin. Dentro de esta etapa cuando se tienen todos los elementos MevidenciasC -ue (ueron recopilados en la etapa de (amiliari acin, se esta+lecen prioridades de an0lisis de operaciones y seguimiento de o+jetivos, los cuales son los m0s signi(icativos en resultados y repercusin (inanciera Meconmicamente .a+landoC, mediante la asignacin con el n4mero uno, como de mayor importancia. E&T!ATE"IA !"ANI>A$I NAL
Cual-uier actividad o decisin -ue tome una empresa o institucin, pu+lica o privada, se ejecuta con la (inalidad de lograr algo dentro de un cierto conte1toF el lograr algo est0 relacionado con la operacin, y el conte1to est0 relacionado con la estrategia. Darse la oportunidad de mirar un poco m0s all0 y desde un poco m0s arri+aF y tra ar un mapa de ruta -ue permita ponderar el proceso de toma de decisiones y convertir el rum+o y el o+jetivo en un mensaje com4n para toda la empresa y para todos participantes e1ternos, de (orma tal de -ue empujen todos para el mismo ladoF reconocer cual es el impacto del entorno, y m0s all0 del da a da, revisar mercados en los -ue se podra entrar y per(ilar a los competidores aun antes de -ue tengan nom+re y apellido. #ituaci$n Actual% .oy en da e1iste una gran luc.a de las empresas por so+revivir en un mundo -ue cam+ia constante y +ruscamente, es por ello -ue sa+er cual es el terreno -ue se pisa, es vital para la so+revivencia.
TEMA No. 04 $ M(!EN%IEN%
EL ENT !N
\sta es la etapa en la cual se de+e .acer un an0lisis de -ue somos como empresa y a donde se -uiere llegar como tal. !ntes de comen ar a generar una plani(icacin estrat2gica la empresa se de+e preguntarse lo siguiente: SDnde estamos .oyQF S?asta donde se desea llegarQF SCmo llegar .asta a.Q Es a-u en donde la empresa de+e clari(icar sus 0reas -ue desea desarrollar, es decirF ! -ui2n satis(aceQ Mgrupo de clientesCF Ou2 se satis(aceQ Mnecesidad del clienteCF Cmo se satis(ace las necesidades del clienteQ M.a+ilidades distintivasC. ,na ve -ue .emos de(inido nuestro concepto de empresa, se e(ect4a un an0lisis interno y e1terno de la empresa o ares de negocios -ue se desea potenciar, a (in de revisar y con(irmar el alcance del negocio a largo pla o y los elementos estrat2gicos dentro del marco estrat2gico -ue regula la operacin de la empresa. An&li'i' interno% es una evaluacin de la estructura (uncional, de los recursos M(inancieros, .umanos, tecnolgicos, materiales, entre otrosC y capacidades de -ue dispone o puede disponer la empresa para reali ar sus operaciones actuales y (uturas, logrando as ventajas competitivas -ue di(erencie a la empresa de otra competencia, tomando en cuenta sus (ortale as y de+ilidades. *as primeras constituyen las (uer as propulsoras de la empresa y (acilitan la consecucin de los o+jetivos organi acionales, mientras -ue las segundas son las limitaciones y (uer as restrictivas -ue di(icultan o impiden el logro de tales o+jetivos. An&li'i' e(terno% es la identi(icacin de (actores del entorno -ue representan oportunidades y amena as (uturas para las empresas, en decir, se eval4a el entorno de la empresa Mcompetencia y segmentacin de mercado, go+ierno, demandas, ect.C. $e identi(ican las posi+les oportunidades y amena as, +as0ndose en la empresa y su entorno, -ue permiten identi(icar cam+ios en los planes estrat2gicos. Identificacin < seleccin de 7reas crticas o dA-iles. El alcance ilimitado de la auditora administrativa en(renta el pro+lema de -ue para poder evaluar una compa6a en su totalidad se re-uieren muc.os meses de es(uer o y en algunos casos re+a ar0 el a6o. Esto o+liga a -ue el tiempo de evaluacin de+e ser reducido en +ase a los resultados o+tenidos en las di(erentes 0reas de la operacin iniciando por la -ue o+tuvo los resultados menos deseados, en tiempos ra ona+les tanto en e(iciencia, como en e(icaciaF sin perder de vista los costos en los -ue se incurre con un grupo de auditores ra ona+le.
El .ec.o de -ue la evaluacin se apli-ue solo a una parte de la operacin de una entidad, no signi(ica -ue se reduce su +ene(icio y utilidad para la compa6a, por prioridad los es(uer os de+en dirigirse al proceso o actividad (uncional dentro del 0rea administrativa donde se identi(ican 0reas crticas o d2+iles con mayor grado de impacto en la operacin, para as en(ocar el tra+ajo de manera correcta. *a (acilidad para la identi(icacin de 0reas crticas o d2+iles depender0 muc.o del grado de conocimiento -ue se tenga en di(erentes operaciones, la cual ad-uiere el auditor operativo por la e1periencia, y de las di(erentes circunstancias -ue e1amine dentro de la operacin auditada. $i se conocen indicios con(ia+les -ue se6alen las 0reas crticas, se puede iniciar evaluando en control interno, esto ayuda al auditor a identi(icar procesos o 0reas d2+iles dentro de la operacin, esto resulta muy con(ia+le ya -ue se vuelve el soporte de la aseveracin -ue presenta de(iciencias comentadas por el personal de auditora administrativa, lo cual puede repercutir en (alta de e(iciencia administrativa, incremento en los costos, y (alta de e(icacia administrativa. !ecopilacin de antecedentes: $e +asa en el an0lisis documental de la in(ormacin u+icada (sicamente en la unidad de auditora. *as actividades de campo comprenden la aplicacin de t2cnicas, -ue en el caso de la auditora administrativa permitan evaluar la e(icacia y e(iciencia de un 0rea. Entre las actividades de campo se distinguen dos: 7. *a entrevista E. *os cuestionarios $i +ien la entrevista est0 +asada en criterios de valor, los cuestionarios permiten contrastar la in(ormacin o+tenida en la entrevista y posteriormente aplicar prue+as de veri(icacin -ue sustenten unas conclusiones so+re un 0rea concreta. *as t2cnicas -ue se aplican en la auditora administrativa no son di(erentes de las -ue se aplican para cual-uier campo de la auditora interna, si +ien la auditora administrativa +usca o+jetivos operativos, estos de+en de encuadrarse dentro del concepto de control interno, por ello la reali acin de cursogramas permite o+tener una visin de conjunto y determinar la importancia relativa del 0rea o actividad en el conjunto de la organi acin *a t2cnica del cursograma da una visin gen2rica de todo el proceso -ue comprende el alcance del tra+ajo de auditora. #ormalmente se aplica para grandes empresas y en las pe-ue6as y medianas empresas viene aplic0ndose el memorando -ue +0sicamente es una +reve transcripcin del proceso a auditar. $aptacin de informacin < tratamiento de la informacin *a captacin de in(ormacin tiene como principal di(icultad detectar en primer lugar la in(ormacin de car0cter signi(icativa y en segundo lugar es necesario tener un es-uema conceptual de cmo ordenar y clasi(icar la in(ormacin. En tercer lugar .ay -ue sa+er -ue medios .ay a utili ar para o+tenerla y por 4ltimo es necesario sa+er como se puede o+tener al menor coste posi+le. *as (uentes del auditor son el propio entorno en el -ue se desenvuelve la organi acin empresarial. Por ello se puede distinguir seis vas di(erentes de o+tencin de la in(ormacin. 7. E1plotacin de la in(ormacin propia de la unidad de auditora. Esto es un conocimiento gen2rico de la organi acin, -ue comprende un dise6o org0nico y (uncional E. *os cuestionarios de c.e-ueo ;. "+servacin directa I. Entrevista
<. Cuestionarios espec(icos -ue tienen por (inalidad o+tener in(ormacin m0s precisa derivada de un proceso de entrevista y de o+servacin directa 9. Prue+as de veri(icacin TEMA No. 06 E+EM(L & %E IN,E&TI"A$I NE& (!ELIMINA!E& Conociendo estrategias: El Plan Estrat2gico del PM! consta+a de cinco prioridades estrat2gicas. Para (undamentar con (irme a estos o+jetivos estrat2gicos de los programas, en mayo de E::I la =unta Ejecutiva apro+ nueve prioridades en materia de gestin MPGC so+re la +ase del an0lisis de las actuales de(iciencias de la "rgani acin: PG 7: /ortalecimiento de las asociaciones, con la (amilia de las #aciones ,nidas, las instituciones de Bretton Doods, las "#G y el sector privadoF PG E: Gestin de los recursos .umanos: ulterior ela+oracin de la estrategia en materia de recursos .umanos en consonancia con la evolucin de la "rgani acinF PG ;: Gestin +asada en los resultados y presentacin de in(ormes, con vistas a implantar este tipo de gestin en todo el PM! a lo largo del perodoF PG I: /ortalecimiento de la +ase de conocimientos del PM!, para mejorar el seguimiento y evaluacin y la estimacin de las necesidades con vistas a contri+uir de (orma m0s activa al proceso de adopcin de decisionesF PG <: /ortalecimiento del apoyo administrativa, para mejorar la capacidad de la "rgani acin de intervenir en situaciones de urgenciaF PG 9: E1amen de los procesos operativos, para estudiar el (lujo de tra+ajo y los modelos de (inanciacin empleados por el PM!F PG K: Mayor transparencia y rendicin de cuentas, comprendidos dos aspectos: la mejora de la gestin (inanciera y la capacitacin al respecto y la mejora de la capacidad de encargarse de la supervisinF PG A: Comunicacin y promocin con vistas a mejorar la imagen p4+lica del PM!F y PG 8: !umento de los recursos consonante con el aumento de las necesidades, para mejorar la (inanciacin y la movili acin de los recursos ampliando la +ase de donantes .a+ituales para dar ca+ida a otros donantes gu+ernamentales y del sector privado o empresarial. Conociendo el porcentaje de perdida de productos despu2s de la entrega Empresa transnacional de alimentos *as p2rdidas de productos despu2s de la entrega guardan relacin con la gestin de las p2rdidas de alimentos y la conta+ilidad interna cone1a. De con(ormidad con las actuales directrices, estas p2rdidas no de+en superar el E] de los alimentos en un pas, siendo pocos los pases -ue noti(ican p2rdidas superiores a este nivel. TEMA No. 0H E&T!0$T0!A # (!IN$I(I & %E LA A0%IT !OA A%MINI&T!ATI,A *a auditora administrativa se a+oca a e1aminar la e(icacia de ciertos (actores de control administrativo. &am+i2n est0 la necesidad de evaluar los elementos -ue soportan la administracin Mcomo la calidad tanto individual como colectiva de los gerentesC y de los procesos de decisin -ue contri+uyen a lograr los o+jetivos de la empresa. Este e1amen de los procesos administrativos constituye la +ase para una atestiguacin independiente: evaluar la .a+ilidad administrativa con respecto a sus operaciones y o+jetivos.
Puesto -ue la teora de la auditora administrativa se encuentra construida so+re una +ase paralela a la teora y a la pr0ctica e1istentes de la auditora (inanciera, la nocin de e1posiciones de la direccin posee un signi(icado particular. E1posiciones de la direccin se usan para re(erirse a dos clases de datos: 7. %n(ormacin -ue la direccin actualmente elige para dar a conocer en in(ormes, con respecto a las decisiones en relacin con inversiones, polticas, estructura organi acional, recursos .umanos, materiales, produccin, ventas, (inan as, etc. E. %n(ormacin -ue la direccin -ui 0 pre(iera no revelar por m4ltiples ra ones. (rincipios de auditora administrativa *os principios +0sicos en las auditoras administrativas vienen a ser parte de la estructura terica de 2stas, por lo tanto de+emos recalcar tres principios (undamentales -ue son los siguientes: 7. $entido de la evaluacin. *a auditora administrativa no intenta evaluar la capacidad t2cnica de ingenieros, contadores, a+ogados u otros especialistas, en la ejecucin de sus respectivos tra+ajos. M0s +ien se ocupa de llevar a ca+o un e1amen y evaluacin de la calidad tanto individual como colectiva de los gerentes, es decir, personas responsa+les de la administracin de (unciones administrativaes y ver si .an tomado modelos pertinentes -ue aseguren la implantacin de controles administrativos adecuados, -ue aseguren: -ue la calidad del tra+ajo sea de acuerdo con normas esta+lecidas, -ue los planes y o+jetivos se cumplan y -ue los recursos se apli-uen en (orma econmica. E. %mportancia del proceso de veri(icacin ,na responsa+ilidad de la auditora administrativa es determinar -u2 es lo -ue se est0 .aciendo realmente en los niveles directivo, administrativo y operativoF la pr0ctica nos indica -ue ello no siempre est0 de acuerdo con lo -ue el responsa+le de 0rea o el supervisor piensan -ue est0 ocurriendo. *os procedimientos de auditora administrativa respaldan t2cnicamente la 3compro+acin3 en la o+servacin directa, la 3veri(icacin3 de in(ormacin de terrenos, y el 3an0lisis y con(irmacin3 de datos los cuales son necesarios e imprescindi+les. ;. ?a+ilidad para pensar en t2rminos administrativos El auditor administrativo, de+er0 u+icarse en la posicin de un administrador a -ui2n se le responsa+ilice de una (uncin administrativa y pensar como 2ste lo .ace Mo de+era .acerloC. Es decir, preguntarse: SOu2 necesitara conocer acerca del tra+ajo -ue se est0 desarrollandoQ, SCmo planear el tra+ajoQ, SCmo medir el desempe6o alcan adoQ, SCmo motivar al personalQ, SCmo controlar el tra+ajo asignadoQ, SCmo asegurarse de -ue el tra+ajo (ue reali ado precisa, completa y oportunamenteQ En si, se trata de pensar en sentido administrativo, el cual es un atri+uto muy importante para el auditor administrativo.
Medicin: El e1amen y evaluacin en una !uditoria !dministrativa se indica -ue se .an e(ectuado de acuerdo con los principios y normas de !dministracin y los re-uerimientos propios de la naturale a de las actividades, 0reas, sistemas, etc. $i la Gerencia, como parte de sus sistemas de control, .a desarrollado t2cnicas para medir o evaluar el rendimiento (rente a o+jetivos o criterios pre P determinadosF el !uditor de+er0 in-uirir con respecto a dic.as t2cnicas para ver si el puede aplicarlos en su la+orF $in em+argo no de+er0 utili arlos ciegamente, de+er0 convertirse de su lgica y valide como +ase para la evaluacin del rendimiento. En 2stas circunstancias de+e de intentar medir el rendimiento con normas precisas, el !uditor de+er0 tratar de determinar si e1iste desperdicio o si e1iste una manera menos costosa o -ui 0s e(ectiva de ejecutar las operaciones +ajo e1amen. *os !uditores actuales tienen muc.as t2cnicas so(isticadas para ayudar a los directores. *as t2cnicas de desarrollo de las operaciones, el proceso electrnico de datos, la in(erencia estadstica y la medicin del tra+ajo indirecto son solo algunas, seg4n sea la amplitud con la -ue se demuestre a la direccin la .a+ilidad de los !uditores para reali ar un servicio en cual-uier sector de la Empresa, ser0 mayor la aceptacin -ue tendr0n por parte de la direccin y podr0n mejorar su estatus en la Empresa y en la Pro(esin. El !uditor puede aplicar adem0s t2cnicas de an0lisis (inanciero a las estadsticas administrativas -ue podran sugerir 0reas, pro+lemas o condiciones -ue ejercen in(luencia so+re un rendimiento des(avora+le de las inversiones administrativas. (roductos < su-productos o resultado de la auditoria: En el resultado de la !uditoria !dministrativa se pretende determinar si el personal en la Empresa est0 realmente cumpliendo con 2stas normas. El in(orme (inal e1plica las +ases de la !uditoria, las normas -ue se cumplieron y las -ue noF cuando estas no se .an cumplido el rendimiento se considera de(iciente y se re-uiere una accin correctiva. Evaluado el rendimiento, el !uditor generalmente dirige .acia s mismo la in(ormacin cuantitativa -ue contiene para medir la E(iciencia, E(icacia y Economa con la -ue el tra+ajo se .a e(ectuado, se ocupa del rendimiento en 0reas como personal, tra+ajo, productividad y calidad del tra+ajo y costo, considerando aspectos -ue le interesaron como: Personal: *os !uditores aplican medidas cuantitativas a muc.os aspectos signi(icativos de la (uer a del tra+ajo, incluye el n4mero de empleados, relacin del personal, total de .oras tra+ajadas. )egulares y e1traordinarias, ratios de .oras normales, e1traordinarias y empleados directos o indirectos. Cargas de tra+ajo: El !uditor aplica medidas cuantitativas de rendimientos a asuntos como del volumen nuevo, volumen de tra+ajo completo, etc. Calidad: El !uditor aplica medidas de calidad para determinar como se .a reali ado el tra+ajo pudiendo ser el n4mero de reclamaciones reci+idas de clientes, el n4mero de -uejas del sindicato, el n4mero de errores de (acturacin producido entre otros. Producto %deal: El !uditor aplica medidas cuantitativas para determinar la relacin entre las unidades de tra+ajo, teniendo como in(ormacin (acturas de clientes, talones de nomina preparados por .oras tra+ajadas, pedidos de compra emitidos por da de tra+ajo, etc.
Esta-lecer Normas de %esempePo. Para desarrollar una auditora administrativa es importante la (ormulacin de normas de desempe6o administrativo, necesarias para evaluar los procedimientos y los resultados. De+ido a -ue el propsito principal -ue la direccin superior +usca, es lograr el e(ectivo control administrativo so+re las operaciones de su empresa, esta+lecen un conjunto de sistemas y procedimientos, y aun-ue estos por si solos no pueden crear el control, es importante evaluar la e(ectividad del control administrativo, por medio de la evaluacin de los sistemas y procedimientos -ue se .an esta+lecido. Para la creacin de medidas de control, es importante identi(icar los (actores de control administrativo dentro de la empresa. ,na clasi(icacin propuesta sera la -ue se muestra a continuacin: /actores internos 7. $istema de planeacin 7.7 Planeacin estrat2gica y t0ctica 7.E /ijacin de: o+jetivos5planes5polticas 7.; Esta+lecimiento de: procedimientos5programas5presupuestos. E. $istema de organi acin E.7 Divisin del tra+ajo E.E =erar-ui acin E.; Departamentali acin ;. $istema de direccin ;.7 Mando o autoridad ;.E Motivacin ;.; Comunicacin ;.I $upervisin I. $istema de control I.7 Esta+lecimiento de normas I.E Comparacin de resultados I.; Medicin y correccin <. $istemas administrativaes <.7 Produccin <.E 'entas <.; Compras y a+astecimiento <.I Cr2dito y co+ran as <.< )ecursos .umanos <.9 /inan as 9. /actor analtico 9.7 $istemas y procedimientos 9.E !ctividades 9.; $impli(icacin administrativa
/actores e1ternos K. Medio am+iente K.7 /uncin social K.E Mercados K.; Competencia Dentro de los seis (actores internos, identi(icamos los procedimientos -ue son 4tiles para mejorar la calidad de la administracin y de los procesos con -ue se opera. El (actor e1terno ayuda a controlar a la calidad de las relaciones de la empresa con el entorno social, econmico y poltico en el -ue se desenvuelve la empresa. En el en(o-ue de tra+ajo de la auditora administrativa, las operaciones -ue reali a la empresa de+en considerarse de manera integral, independientemente de -ue en la mayora de los casos la ejecucin de una operacin en particular est2 asignada a varios departamentos, o(icinas, secciones o dependencias. TEMA No. 0I (! $E%IMIENT & # TE$NI$A& %E A0%IT !IA A%MINI&T!ATI,A (rocedimientos de auditora administrativa. Para e(ectuar la auditora, es necesario crear los procedimientos relativos al tra+ajo y a la documentacin +ase de la opinin del auditor administrativo. )especto a la revisin del control interno, la auditora tradicional M(inancieraC centra su atencin en el control (inanciero, sin em+argo, para la auditora administrativa es m0s importante el control administrativo. En una auditora administrativa, el auditor veri(icar0 si la direccin est0 o+teniendo in(ormacin 4til para las decisiones y acciones -ue de+e tomar. Esto re-uerir0 un an0lisis e1tenso de las necesidades de in(ormacin con el (in de evaluar la e(icacia del sistema e1istente para proveerla. Por lo tanto, los procedimientos asociados con la auditora administrativa implicar0n un aumento considera+le en el tiempo dedicado a la evaluacin del control interno, incluir0n el uso de cuestionarios +ien estructurados, una mayor con(ian a en las entrevistas con los gerentes, y un pro(undo estudio del sistema de in(ormacin. En el manejo y control de las tareas de auditora administrativa se re-uieren polticas y procedimientos +ien de(inidos -ue eviten cual-uier con(usin. TAcnicas de auditora El %nstituto Me1icano de Contadores P4+licos de(ine como t2cnicas de auditora a los m2todos pr0cticos de investigacin y prue+a -ue el contador p4+lico utili a para lograr la in(ormacin y compro+acin necesaria para poder emitir su opinin pro(esionalF algunas t2cnicas de auditora -ue pronuncia este %nstituto, y son aplica+les a la auditora administrativa, son: Estudio General Es la apreciacin so+re la (isonoma o caractersticas generales de la empresa, de sus estados (inancieros y de las partes importantes, signi(icativas o e1traordinarias -ue la componen. Generalmente esta t2cnica de+er0 aplicarse antes -ue cual-uier otra.
!n0lisis Esta t2cnica generalmente se aplica a cuentas o ru+ros de los estados (inancieros para conocer como est0n integrados. %nspeccin Es el e1amen (sico de +ienes materiales o de documentos con el o+jeto de cerciorarse de la autenticidad de un +ien u operacin. Con(irmacin Es la o+tencin de una comunicacin escrita de una persona, -ue se encuentra en posi+ilidad de conocer la naturale a y condiciones de la operacin y, por lo tanto, de in(ormar de una manera v0lida so+re ella. En nuestro caso, una (orma de con(irmacin -ue m0s utili aremos, ser0 la con(irmacin por investigacin, -ue consiste en o+tener in(ormacin, datos y comentarios de los (uncionarios y empleados de la propia empresa. "+servacin Oue consiste en la presencia (sica de cmo se reali a ciertas operaciones o .ec.os, donde el auditor se da cuenta ocularmente de la (orma como el personal de la empresa las reali a. C0lculo. Es la veri(icacin matem0tica de alguna partida o c0lculo. *os procedimientos de auditora se de(inen como: 3*as t2cnicas de investigacin y an0lisis aplica+les a una varia+le o grupo de .ec.os y circunstancias relativas a la operacin o ente, sujetos a e1amen y evaluacin, mediante los cuales el auditor logra (undamentar su apreciacin3. *os di(erentes sistemas de organi acin, control, conta+ilidad y en general, los detalles de operacin de los negocios, .acen imposi+le esta+lecer sistemas rgidos de prue+as para e(ectuar auditoras. Por esta ra n el auditor de+er0, aplicando su criterio pro(esional, decidir cu0l t2cnica o procedimiento de auditora o conjunto de ellos, ser0n aplica+les en cada caso para o+tener la certe a moral -ue (undamente una opinin o+jetiva y pro(esional. E1tensin o alcance de los procedimientos de auditora. Dado el .ec.o de -ue muc.as de las operaciones de las empresas son de caractersticas repetitivas y (orman cantidades numerosas de operaciones individuales, generalmente no es posi+le reali ar un e1amen detallado de todas las operaciones individuales -ue (orman los procedimientos. Por esa ra n, cuando se llenan los re-uisitos de multiplicidad de operaciones y similitud entre ellas, se recurre al procedimiento de e1aminar una muestra representativa de las partidas individuales, para derivar del resultado del e1amen de tal muestra, una opinin general so+re la partida glo+al. Este procedimiento no es e1clusivo de la auditora, sino -ue tiene aplicacin en muc.as otras disciplinas, en el campo de la auditora se le conoce con el nom+re de prue+as selectivas. *a relacin de las partidas e1aminadas del total de las partidas individuales -ue (orman el universo, es lo -ue se conoce como alcance de los procedimientos de auditora y su determinacin es uno de los elementos m0s importantes en la planeacin de la propia auditora.
El auditor de+e considerar en primer t2rmino los o+jetivos espec(icos de auditora -ue de+e alcan ar, lo -ue le permitir0 determinar el procedimiento de auditora o com+inacin de procedimientos m0s indicados para lograr tales o+jetivos. !dem0s cuando el muestreo de auditora es apropiado, la naturale a de la evidencia de auditora +uscada y las condiciones de error posi+le u otras caractersticas relativas a tal evidencia ayudar0n al auditor a de(inir lo -ue constituye un error y el universo -ue de+er0 utili arse para el muestreo (rocedimientos de auditora de aplicacin /eneral. Como ya lo comentamos, la aplicacin de una o m0s t2cnicas de auditora da origen a los procedimientos de auditora, y estos a su ve (orman una metodologa de auditora administrativa. TEMA N . 0J MET % L "IA #o e1iste aun una metodologa -ue apli-ue un auditor operativo en la reali acin de su la+orF al auditor operativo utili ara su criterio de acuerdo a su e1periencia como auditor. B0sicamente se aplica cuatro caractersticas de la auditora administrativa: 7. /amiliari acin: *os auditores de+en conocer cuales son los o+jetivos de la actividad, como van a lograrse y como van a determinar los resultados. "1 'eri(icacin: re-uiere -ue los auditores e1aminen en detalle una muestra selecta de transacciones, seleccionada pre(eri+lemente por muestreo estadsticoF el tama6o de esta depender0 de su propio criterio +asado en el grado de con(ian a -ue sea necesario par -ue represente ra ona+lemente la po+lacin de la cual se seleccion. !l reali ar la veri(icacin los auditores usualmente est0n interesados en tres temas: calidad, periodo correcto y costo. 91 Evaluaciones y )ecomendacin: *as recomendaciones de+en .acerse solamente cuando el auditor est0 totalmente seguroF como resultado de su e1amen y e1amen. I. %n(ormar De *os )esultados ! *a Direccin: el !uditor de+e reservarse para la conclusin del e1amen. *os !uditores proporcionan un mejor servicio a la Gerencia y mantienen mejores relaciones con la direccin departamental cuando comentan los .ec.os -ue .an encontrado. Cual-uier in(orme (ormal -ue le muestre a la Gerencia -ue todas las de(iciencias se corrigieron antes de -ue se emitiese, encontrar0 una aceptacin amistosa tanto por parte de la direccin General como de la !dministrativa. Esta metodologa puede ser a4n simpli(icada en tres pasos (undamentales: (amiliari acin, investigacin y an0lisis, y diagnstico, las -ue tienen un car0cter gen2rico y de+er0 adecuarse a las situaciones espec(icas -ue se encuentren en el desarrollo de la revisin. 7. /amiliari acin El auditor de+e (amiliari arse con la operacin u operaciones -ue revisar0 dentro del conte1to de la empresa -ue est0 auditando a trav2s del estudio de: aC *os pro+lemas especiales in.erentes al ramo de la actividad econmica en -ue se desenvuelve la empresa y -ue inciden en la administracin de la operacin -ue se revisa.
+C *a in(raestructura espec(ica esta+lecida para .acer (rente a la administracin de la operacin Mplaneacin, organi acin, direccin y controlC. cC *os antecedentes respecto a las de(iciencias detectadas a trav2s de cartas de sugerencias u otros in(ormes emitidos en el pasado por auditores internos, e1ternos o consultores. !lgunos lineamientos -ue permitir0n al auditor sistemati ar sus es(uer os para (amiliari arse con la empresa en general y con la operacin -ue revisar0 en particular, est0n: Estudio !m+iental En esta (ase puede llegarse a o+tener in(ormacin orientadora de gran vala -ue permitir0 al auditor diagnosticar las 0reas crticas. El grado de pro(undidad en esta investigacin inicial ser0 de(inido por el criterio del auditor. *os principales aspectos a investigar ser0n los siguientes: 5 *a importancia -ue para la empresa representa la operacin -ue se audita, medida de acuerdo a las repercusiones (inancieras -ue tendran si se mejorara su e(iciencia. 5 %ndicadores tales como rotaciones, ra ones (inancieras, etc. 5 Estructura de la organi acin y polticas aplica+les a la operacin -ue se revisa. 5 )eglamentacin (ederal, estatal y municipal -ue rigen las pr0cticas de manejo de la operacin. 5 %n(ormacin de la (orma como la competencia resuelve los pro+lemas de una operacin similar. Estudio de la gestin administrativa Con respecto a la gestin administrativa de la empresa Mplaneacin, organi acin, direccin y controlC, el auditor de+er0 estudiar su instrumentacin pr0ctica a (in de conocer, en t2rminos generales sus caractersticas y posi+les de(iciencias, la evaluacin de esta instrumentacin se .ar0 en detalle en una (ase posterior por lo -ue en este proceso de (amiliari acin al auditor 4nicamente le interesa conocer las caractersticas esenciales de la misma. 'isita a las instalaciones &iene por o+jeto o+servar directamente como se e(ect4an las operaciones e identi(icar sntomas de pro+lemas. Durante el proceso de (amiliari acin es lgico -ue el auditor entre en contacto con los diversos (uncionarios y empleados -ue manejan directamente la operacin y -ue, mediante entrevistas in(ormales cono ca de ellos tanto caractersticas espec(icas como pro+lemas de la operacin misma. ,na ve reali ado el proceso de (amiliari acin, el auditor administrativa estar0 en posi+ilidades de: dando orden a sus ideas y como (undamento en los .ec.os -ue .aya o+servado, estructurar un programa de tra+ajo lo su(icientemente detallado para entrar a la siguiente (ase de la metodologa, de una manera ordenada, estando as en posi+ilidad de delegar parte de las investigaciones y de supervisar su reali acin. El uso de programas est0ndar se considera acepta+le en la medida en -ue se .aga la adecuacin pertinente al caso espec(ico -ue se investiga. E. %nvestigacin y an0lisis El o+jetivo de esta metodologa es anali ar la in(ormacin y e1aminar la documentacin relativa para evaluar la e(iciencia y e(ectividad de la operacin en cuestin.
En esta (ase, en la -ue se reali an prue+as de detalle de muy diversa ndole, utili ando especialmente prue+as selectivas a juicio del auditor o por medio de muestreo estadstico. *a utili acin de estadsticas resulta particularmente e(ectiva en esta (ase y al respecto es recomenda+le -ue a-u2llas sean veri(icadas antes de ser utili adas. En el caso de -ue la empresa care ca de in(ormacin respecto de la competencia o de las estadsticas necesarias para evaluar la operacin el auditor de+er0 e(ectuar los estudios e investigaciones necesarios para o+tener elementos de juicio su(icientes. El tipo de investigaciones o estudios -ue se desarrollen para lograr dic.a in(ormacin puede revestir una gama muy amplia de posi+ilidades tales como: entrevistas (ormales, revisin de e1pedientes, revisin de documentacin, o+servaciones directas, investigacin en las C0maras y !sociaciones a las -ue pertene ca la empresa, actuali acin de estadsticas, seguimiento y comparacin de .alla gos, etc. Cual-uiera -ue sea el caso, el auditor de+er0 cuidar -ue sus investigaciones se planeen y desarrollen de tal manera -ue en el menor tiempo necesario o+tenga la in(ormacin m0s o+jetiva posi+le. Esta caracterstica com4n a cual-uier revisin de e(iciencia, de+e ser especialmente cuidada en vista de la diversidad de criterios e1istentes para interpretar los resultados de las medidas tomadas para administrar. Consecuentemente el auditor de+e +uscar .ec.os y evitar distorsionarlos con interpretaciones e in(erencias de cual-uier naturale a .asta no tener todos los elementos necesarios para (ormarse una opinin de conjunto a (in de -ue el diagnstico (inal sea lo m0s o+jetivo posi+le. Para lograr la o+jetividad aludida es recomenda+le la utili acin de t2cnicas como las -ue enseguida se e1plican: aC Entrevistas *as entrevistas (ormales son una de las t2cnicas de mayor uso en la auditora administrativa, toda ve -ue a trav2s de ellas se o+tiene in(ormacin de primera mano respecto de la operacin. Cuando se utili a esta .erramienta de+er0 cuidarse: 5 Planear las entrevistas para o+tener in(ormacin so+re la ejecucin pr0ctica de las polticas y procedimientos. 5 Desarrollar cuestionarios y seleccionar las t2cnicas de encuesta m0s apropiadas al tipo de evidencia -ue se desea recopilar determinando el tama6o de la muestra y la oportunidad de la entrevista. 5 E(ectuar entrevistas con el personal ejecutivo -ue administra las principales actividades as como con el personal de lnea, asegur0ndose de .a+er o+tenido una opinin vera y signi(icativa de lo -ue ocurre en la operacin. En cada caso se u+icar0 la (uente para evaluar la valide de los resultados como opinin general. +C Evaluacin de la gestin administrativa. ?a+i2ndose reali ado en la (ase de (amiliari acin el estudio preliminar de la planeacin, organi acin, direccin y control de la operacin +ajo e1amen en esta (ase se proceder0 a evaluar en detalle su e(ectividad y e(icacia. De la planeacin de+er0 estudiarse (undamentalmente el grado de e(ectividad logrado para anticipar pro+lemas y programar actividades e(icientemente.
En la organi acin, de especial inter2s es la crtica detallada de la estructura de la organi acin, la clara de(inicin de lneas de autoridad y responsa+ilidad, la coordinacin del o los departamentos encargados de la operacin entre s y con otras 0reas de la empresa, as como los niveles jer0r-uicos y actitud aparente de los empleados y (uncionarios encargados de la operacin. )especto de la direccin, al auditor le interesan los indicios -ue .a+len de la calidad directiva de los ejecutivos, la e(ectividad del sistema de in(ormacin -ue respalda las decisiones de la direccin y la oportunidad de 2stas. En cuanto al control, -ue no es m0s -ue la comparacin de lo planeado con lo ejecutado, especial inter2s tiene para el auditor los mecanismos de programacin y presupuestacin as como su contenido y oportunidad como instrumentos de evaluacin. cC E1amen de la documentacin. *a (inalidad de esta t2cnica es coadyuvar a la veri(icacin o+jetiva de la in(ormacin sujeta a an0lisis o +ien la o+tencin de algunos datos espec(icos. ;. Diagnstico. ,na ve estudiada y evaluada la in(raestructura administrativa s2 sumari ar0n los .alla gos y se se6alar0 la interpretacin -ue se .ace de ellos, report0ndose a-uellos -ue sean indicios de notorias (allas de e(iciencia. El auditor de+e alejarse del detalle, y con la +ase de los .alla gos espec(icos, ensayar el resumen de los de mayor relevanciaF el m2todo -ue se e1plica en los incisos ! y B, resulta de utilidad a este propsito. !. /ase creativa En esta (ase se precisar0 si los pro+lemas detectados son congruentes con la realidad de la empresa. Esta (ase no representa, de ninguna manera la solucin detallada de los pro+lemas. $umari ados los .alla gos se proceder0 como sigue: aC Ensayar un modelo conceptual de la estrategia administrativa -ue m0s convenga a la empresa para la operacin estudiada de acuerdo con las circunstancias -ue le rodean, o +ien, compararlos con modelos ya esta+lecidos. +C Precisar la prioridad -ue de+e darse a los elementos del modelo anterior. cC Considerar el costo5+ene(icio del modelo dise6ado. Este modelo puede ser tan simple como lograr una panor0mica previa de los pro+lemas y sus soluciones conceptuales, antes de precisar las sugerencias detalladas. B. )everi(icacin de .alla gos. El modelo desarrollado en 3!3 se sujetar0 a una nueva veri(icacin para separar con mayor precisin de los .ec.os de las interpretaciones y avan ar .acia el diagnstico de(initivo como sigue: aC Comparar el es-uema con el modelo vigente y asegurarse -ue las di(erencias son importantes.
+C *istar las e1cepciones encontradas en la con(rontacin y compararlas con las -ue se .a+an listado al iniciarse la (ase creativa. cC )ati(icar la e1istencia de los pro+lemas diagnosticados mediante comentarios con las personas directamente involucradas. dC !segurarse -ue se trata de pro+lemas cuya solucin es (acti+le por-ue e1isten t2cnicas disponi+les para ello. eC %nterrelacionar los pro+lemas encontrados con los -ue pudieran .a+er detectado en otras 0reas y asegurarse -ue las alternativas de solucin propuestas no generar0n mayores o m0s complejos pro+lemas o agravar0n los e1istentes. C. Ela+oracin del in(orme. Ela+orado el +orrador del in(orme el auditor de+er0 proceder a: aC Discusin del +orrador con los involucrados. Discutir con los involucrados el +orrador del in(orme persigue el do+le propsito de asegurarse de -ue se trata de .alla gos reales y -ue los involucrados coinciden con su e1istencia precisamente en la (orma en -ue se descri+e el +orrador. ,n o+jetivo adicional de esta discusin es convencer a los involucrados a (in de -ue .agan (rente com4n con el auditor al presentar el diagnstico y sugerencias de(initivas a la alta gerencia. +C %n(orme de(initivo.
(A!A !E$ !%A! &IEM(!E

! En la !uditora !dministrativa la in(ormacin est0 dirigida .acia el aspecto administrativo, es decir
.acia todas las operaciones de la empresa en el presente con proyeccin al (uturo y retrospeccin al pasado cercano. '. E1isten dos en(o-ues +0sicos de !uditoria !dministrativa: En(o-ue de organi acin En(o-ue (uncional 1. *a estructura lgica de la opinin del auditor puede e1presarse de la siguiente manera: C"#"C%M%E#&" DE* !$,#&" T C"))"B")!C%"#. U E#&E#D%M%E#&"
4. El .ec.o de -ue la evaluacin se apli-ue solo a una parte de la operacin de una entidad, no
signi(ica -ue se reduce su +ene(icio y utilidad para la compa6a, por prioridad los es(uer os de+en dirigirse al proceso o actividad (uncional dentro del 0rea administrativa donde se identi(ican 0reas crticas o d2+iles con mayor grado de impacto en la operacin, para as en(ocar el tra+ajo de manera correcta. 6. Para la creacin de medidas de control, es importante identi(icar los (actores de control
administrativo dentro de la empresa A$TI,I%A% 5INAL 7. Ela+orar un listado de t2cnicas y procedimientos aplica+les a la auditoria administrativa *I*LI "!A5OA 5 =oa-un )odrgue 'alencia. $inopsis de auditora administrativa. M21ico 788< 5 !rt.ur D. ?olmes y Dayne $. "vermyer. Principios +0sicos de auditora. E.,. 78A< 5 !le1ander ?amilton %nstitute %ncorporated. *a auditora interna: clave del mejoramiento (inanciero y operativo. E.,. 788: 5 %nstituto Me1icano de Contadores P4+licos. !uditora administrativa. M21ico. 788; 5 %nstituto Me1icano de Contadores P4+licos. #ormas y procedimientos de auditora. M21ico. 788<.
UNIDAD DIDCTICA IV
"ASES DE LA AUDITORIA
En esta cuarta UNIDAD DIDCTICA se va analizar las fases de la auditoria administrativa.
Al terminar la cuarta UNIDAD DIDCTICA, habr desarrollado las siguientes competencias:
C"G#"$C%&%'!
Conoce las (ases % y %% de la auditoria administrativa.
Ela+ora el programa de tra+ajo para las (ases % y %%.
P)"CED%ME#&!*
'alora la importancia de (ormular un adecuado programa de tra+ajo.
!C&%&,D%#!*
TEMA No. 01 Introduccin *a !uditora de gestin es el e1amen -ue se e(ect4a a una entidad por un pro(esional e1terno e independiente, con el propsito de evaluar la e(iciencia de la gestin teniendo en cuenta los o+jetivos generalesF su e(iciencia como organi acin y su actuacin y posicionamiento desde el punto de vista competitivo con el propsito de emitir un in(orme so+re la situacin glo+al de la misma y la actuacin de la direccin. En toda empresa e1isten normas, procedimientos e instrucciones administrativas o t2cnicas -ue determinan cmo se .a de proceder en determinadas ocasiones o cual de+e ser el m2todo operativo para un proceso o para reali ar una inspeccin. El grado de e(iciencia viene dado por la relacin entre los +ienes ad-uiridos o producidos o los servicios prestados, por un lado y los recursos utili ados, por otro. ,na actuacin e(iciente es a-uella -ue con unos recursos determinados o+tiene un resultado m01imo -ue con unos recursos mnimos mantiene la calidad y cantidad de un servicio determinado. E1iste e(icacia cuando determinada actividad o servicio o+tiene resultados esperados independientemente de los recursos utili ados para o+tener dic.os resultados. *a e(iciencia en una organi acin se mide por el grado de cumplimiento de los o+jetivos previstosF es decir, comparando los resultados reales o+tenidos con los resultados previstos. El concepto de gestin esta asociado al logro de resultados, por eso es -ue no de+e entenderse como un conjunto de actividades, sino de logros. El proceso de gestin en las instituciones involucra tres aspectos (undamentales como son: el logro de los o+jetivos, los procesos para alcan ar esos logros, y los recursos utili ados para o+tener los productos. El control de gestin se aplicar0 mediante el an0lisis, estudio y evaluacin de la in(ormacin conta+le, (inanciera, legal, t2cnica, administrativa, estadstica, propios de los di(erentes procesos desarrollados por la entidad en el cumplimiento de su o+jetivo socialF a trav2s de instrumentos de evaluacin como: indicadores de gestin, cuadros analticos, an0lisis de: la contratacin administrativa, recurso .umano y (inanciero, relacin +ene(icio N costo, programas de auditora, entre otros. ,no de los o+jetivos del control de gestin es evaluar si las entidades est0n cumpliendo con el o+jetivo social para el cual (ueron creadas e identi(icar el valor -ue estas le aportan a la sociedad en t2rminos econmicos y sociales. *a auditoria de gestin mide en los distintos niveles la e(iciencia y la e(icacia administrativa, revela irregularidades y desviaciones en cual-uiera de los elementos e1aminados dentro de la organi acin -ue a(ecta el desarrollo de las operaciones. !nali a aspectos como: la misin, o+jetivos, polticas, controles (inancieros y operativos, (ormas de operar y aprovec.amiento de recursos. Determina si el organigrama de la empresa o 0reas es adecuado a sus necesidades y para el cumplimiento de los o+jetivos de la administracin. Eval4a si la renta+ilidad es apropiada mediante los controles (inancieros y operativos. !nali a la preparacin del presupuesto, el sistema de costo y los planes operativos. Determina la relacin e1istente entre los resultados y pronsticos y eval4a las desviaciones. Eval4a el grado de comprensin y aceptacin de los procedimientos y su cumplimiento por parte del personal. !nali a las polticas y los procedimientos relativos al personal. Eval4a la causa de las +ajas y la rotacin del personal y el grado de satis(accin -ue mani(iestan. TEMA No. 0'
5A&E& %E A0%IT !IA (rimera fase: Estudio preliminar En esta etapa se tiene un conocimiento general de la entidad y del medio e1terno. Esto es necesario para iniciar las conversaciones con el cliente, anali ar sus necesidades (ormular un plan muy general de accin y eventualmente llegar a un acuerdo con 2l para reali ar la auditoria administrativa. Este plan de+e incluir, a lo menos, el o+jetivo del tra+ajo, su e1tensin, el tiempo estimado de duracin, el grupo -ue se .ara cargo de la la+or y ciertos elementos materiales re-ueridos. Dentro de esta etapa se distinguen dos (ases: )ecopilacin de antecedentes. Esta+lecimientos de o+jetivos. )ecopilacin de !ntecedentes *as primeras actividades de+en encaminarse a o+tener in(ormacin en relacin a aspectos tales como: ^ )a n social, domicilio y u+icacin geogr0(ica de la o(icina matri y sucursales. ^ "+jetivos (undamentales. ^ Giro de la empresa y productos -ue (a+rica. ^ #aturale a jurdica y reglamentacin org0nica. ^ $ector econmico al -ue pertenece y organismo a cuya (iscali acin esta sometida. ^ Cone1in con grupos econmicos. ^ #om+re de los ejecutivos superiores, miem+ros del directorio y origen de su representacin. ^ Composicin del patrimonio. ^ &ama6o de la entidad: capital, volumen de ventas, numero de personas, dispersin y co+ertura geogr0(ica, numero de clientes y proveedores, participacin en el mercado. ^ Posicin econmica y (inanciera. ^ Estadsticas respecto a ventas, produccin, endeudamiento y otras. ^ Diversi(icacin de productos. ^ Principales proyectos de inversin. ^ Caractersticas de la competencia. ^ 'aria+les polticas, culturales, sociales y econmicas -ue la a(ectan. Con toda esta in(ormacin el auditor delinea el dise6o general del tra+ajo como la duracin del e1amen, cantidad de personas y costo de ellas y aspectos -ue le interesen al cliente. *os antecedentes anteriores se6alados pueden ser o+tenidos, entre otras, de las siguientes (uentes: ^ Memorias de la entidad. ^ Balances y otros estados (inancieros y econmicos p4+licos. ^ !ctas del directorio. ^ Conversaciones con directores y ejecutivos actuales yNo anteriores de la empresa. ^ %nstituciones (inancieras y otros acreedores. ^ %n(ormes de otras auditorias. ^ %n(ormes de tra+ajos de consultoria. ^ /ederaciones o con(ederaciones de las cuales la entidad es miem+ro. ^ )evistas especiali adas. ^ "rgani aciones gremiales.
^ Carpeta permanente de la empresa. E. Esta+lecimiento de los "+jetivos: &al como se .a se6alado, el auditor de+e llegar a un acuerdo con el cliente para determinar: ^ Oue espera el cliente de la auditoria. ^ Oue de ello es posi+le satis(acer y cuan (acti+le es la auditoria. ^ Oue se va a +uscar concretamente Mo+jetivos y alcanceC. ^ Oue recursos de+en estar en condiciones de proporcionar el cliente y en -ue momento. ^ Cuales son las (ec.as tentativas de inicio y termino del tra+ajo. ^ "tros aspectos. &odo esto marca un plan de accin y de presupuesto, -ue de ser aceptada por el cliente se da el inicio a la auditoria administrativa. Aceptacin del tra-a.oQ al reali ar una auditora, el auditor acepta responsa+ilidades pro(esionales con el p4+lico, con su cliente y con los otros miem+ros de la pro(esin. Por lo tanto, de+e +uscar mantener su integridad y o+jetividad en la reali acin del tra+ajo. *a decisin de mantener un cliente o de aceptar otro nuevo no de+e ser tomada a la ligera. El .ec.o de aceptar un cliente involucra algunos pasosF 7. Evaluacin de la integridad de la empresaF el (in primordial de la auditora de gestin es emitir una opinin acerca de la gestin de la administracin superior. Por lo tanto, es importante -ue el auditor acepte el tra+ajo slo cuando e1ista una seguridad ra ona+le -ue se pueda con(iar en la in(ormacin entregada por la administracin. $i dic.a administracin no (uera integra se aumenta el riesgo de -ue se presenten irregularidades dentro del control del plan estrat2gico de la empresa. Comunicacin con el auditor anteriorF antes de aceptar el tra+ajo se re-uiere -ue el nuevo auditor tome la iniciativa de comunicarse, ya sea en (orma oral o escrita con el auditor anterior. *a comunicacin de+er0 reali arse con el permiso del cliente y de+e pedirse a 2ste autorice al auditor anterior a -ue cnstente plenamente las preguntas del sucesor. En la comunicacin, el nuevo auditor de+er0 .acer preguntas especi(icas y ra ona+les con respecto a asuntos -ue pudieran a(ectar su decisin de aceptar el tra+ajo. $i el cliente no otorgara la autori acin para comunicarse con el auditor anterior o +ien el auditor se negara a dar la in(ormacin solicitada, se de+er0 pensar seriamente si se acepta o no el tra+ajo. %nvestigacin con terceras personasF tam+i2n se podr0 o+tener in(ormacin acerca de la integridad de la administracin, a trav2s de otras personas conocedoras de la empresa. Estudio del clienteF cuando se va a renovar un compromiso de auditora, se de+e tener presente la e1periencia previa -ue se .a tenido con el mismo. E. Evaluar la capacidad del auditor al reali ar una auditora de acuerdo a las normas de auditora generalmente aceptadasF si +ien es cierto -ue la auditora de gestin no tiene normas esta+lecidas, al decidir aceptar un tra+ajo con un nuevo cliente o continuar con un cliente actual, el auditor de igual (orma considerar0 si el tra+ajo se puede reali ar de con(ormidad a tres normas generales de las #!G!$. Estas tres normas generales son de particular importancia al tomar la decisin, dado -ue se trata de normas relacionadas con el campo del tra+ajo y con normas de in(ormacin. *as normas generales se re(ieren a las cualidades personales de un auditor y la calidad de su tra+ajo. (lanificacin Comien a con la decisin de reali ar la auditora, a+arca todas las actividades, desde la seleccin del e-uipo auditor .asta la recoleccin de la in(ormacin. $i +ien las actividades relacionadas con la plani(icacin tienen mayor incidencia al inicio del e1amen, ellas contin4an durante la ejecucin y a4n en la (ormulacin del in(orme, por cuanto mientras el documento (inal no sea apro+ado y distri+uido, su contenido puede estar
sujeto a ajustes y reconsideraciones, producto de nuevas decisiones -ue o+ligar0n a a(inar la plani(icacin a4n en la (ase del in(orme. Durante esta etapa, el e-uipo de auditora se dedica +0sicamente a o+tener una adecuada comprensin y conocimiento de las actividades y operaciones ejecutadas por la empresa a e1aminar, llevando a ca+o ciertas acciones -ue ayuden a la revisin (inal, con el o+jetivo de determinar, entre otros aspectos, los o+jetivos y alcance del e1amen, as como las condiciones para reali arlas. En esta etapa el auditor dedica sus mayores es(uer os a planear la estrategia -ue utili ara en la auditora -ue ejecutara. *a cantidad de planeacin re-uerida en un tra+ajo variar0 con el tama6o y complejidad del cliente y respecto al conocimiento y e1periencia del auditor en re(erencia al cliente. En esta etapa se de+en reali ar algunas actividades como las -ue a continuacin se indicaF Ela-oracin del plan de auditoraQ se de+en (ijar las (ec.as y lugares en donde se reali ara la auditora, o+jetivos y alcance de la misma, normativa de re(erencia y vigente, los miem+ros del e-uipo auditor, medios y recursos necesarios para la ejecucin, .orario de la auditora y identi(icar las personas responsa+les de cada 0rea. &eleccin del e?uipo auditorQ esta seleccin de+e asegurar la o+jetividad e imparcialidad del proceso de la auditora, en ning4n momento un auditor de+e auditar su propio tra+ajo. Estos auditores de+en estar cali(icados por los conocimientos -ue poseen de un proceso de auditora, por sus conocimientos t2cnicos del o+jeto a auditar, por su .a+ilidad para comunicarse en (orma ver+al y por escrito. ,n +uen auditor se puede clasi(icar o di(erenciar por di(erente caractersticas, estas pueden ser: diplom0tico, analtico, paciente, .onesto, (ormado, o+servador, autodiciplinado, a+ierto, pro(esional, +uen comunicador, independiente, autocrtico, no in(luencia+le, de+e tener sentido com4n y la m0s importante Gactuar con 2tica en cual-uier situacinH. $e de+e dejar constancia de los nom+res elegidos y de las responsa+ilidades de cada uno de los miem+ros del e-uipo. *a cantidad de auditores depender0 del tiempo -ue se espera -ue dure la auditora, la cantidad de 0reas involucradas y del presupuesto asignado para recursos .umanos. $eleccin de E-uipos *a auditoria posee una connotacin (uertemente cualitativa, por lo -ue no +asta con .acer un listado de los conocimientos -ue el auditor de+e poseer, por el contrario se re-uiere de una conjuncin de (actores, los -ue se pueden representar por: SOui2nes van a reali ar la auditoria administrativaQ SOue de+en sa+erQ SOue e1periencia y condiciones de+en tenerQ SCu0l de+e ser su perspectiva y motivacinQ En cuanto a la primera pregunta de pueden advertir dos grupos: !uditores, loas -ue por su (ormacin pro(esional y e1periencia est0n en condiciones de conducir y reali ar el tra+ajo en (orma optima en cada una de las etapas. Especialistas, -ue est0n relacionados con la materia a auditar, se integran en (orma permanente o transitoria. *a segunda pregunta so+re el conocimiento de las personas, esta se puede agrupar en dos grupos: Conocimientos so+re administracin general, conta+ilidad, costos, teora de decisiones, teora de la organi acin, (inan as, produccin, comerciali acin, personal, poltica y estrategia de empresa. Estos conocimientos dan el conte1to para el desarrollo y aplicacin de la auditoria administrativa. Conocimientos espec(icos de las particularidades de la empresa y de sus (unciones, para estar en condiciones de concretar el tra+ajo en (orma o+jetiva, pragm0tica y (le1i+le.
*a tercera pregunta +usca de(inir -ue e1periencias de+en tener los auditores, es (undamental -ue .ayan vivido los pro+lemas, conocer la organi acin, como por ejemplo su giro, tama6o, patrimonio, sector al -ue pertenece. !dem0s de+en sa+er tra+ajar en e-uipos y comprender los puntos de vista de los otros especialistas. %mportantes condiciones son a-uellas le permiten crear y mantener una +uena relacin interpersonal con los integrantes de la organi acin. El tacto, la cautela y la discrecin son los atri+utos ineludi+les para cual-uier auditor operativo , dado -ue tra+aja mas con personas -ue con documentos y a ellas a(ectan mas en su in(orme. Para la ultima pregunta, por la misma naturale a de la investigacin, el auditor operativo desarrolla la os naturales de estimacin con las personas -ue (orman la empresa en algunos casos. Como se sa+e lo -ue el cliente espera de 2l, el auditor de+e mirar la situacin a la -ue se en(renta y su conte1to, la entidad, desde una perspectiva amplia y constructiva. De+e tener conciencia -ue de+e ayudar, crticamente, a trav2s de una nueva actitud mental. El auditor de+e sentir la seguridad de -ue la empresa intentara solucionar los pro+lemas -ue el encuentre. !signacin de &areas De(inidos los o+jetivos, determinados los planes y con(ormado el e-uipo, se procede a asignarlas .oras y las tareas. Para ello es necesario considerar algunos criterios: Conocimiento -ue posee cada uno de los miem+ros del grupo. ?a+ilidades y capacidades personales. E1periencias vividas. Pre(erencias -ue pueden tener y -ue sean compati+les con otros criterios. Complejidad, importancia y re-uerimientos de cada tarea. *a direccin del e-uipo siempre de+e ser ejercida por pro(esionales -ue tengan alta capacidad t2cnica, .umana y conceptual, de acuerdo a, la la+or -ue se e(ect4a. *a estructura interna del e-uipo de+e ser clara y de+e mantener una esta+ilidad durante la auditoria.
,isita a las instalaciones del clienteF una visita a las instalaciones y o(icinas es de gran ayuda para el auditor con el (in de o+tener conocimiento acerca de las caractersticas de operacin del nuevo cliente, conocer los tipos de controles aplicados, instalaciones y los .0+itos del personal. El auditor de+er0 documentar la in(ormacin o+tenida de las visitas a la planta y a la o(icina. Plantear interrogantes de la administracinF tanto para el caso de los clientes nuevos como para clientes actuales, esta+lecer conversaciones con sus administradores podr0 revelar acontecimientos de los negocios -ue a(ectan a la empresa y -ue pudieren tener signi(icado en la auditora. !dem0s, la administracin de+er0 conocer disposiciones gu+ernamentales y de la industria -ue pudieran a(ectar a la empresa. $e podr0 tam+i2n interrogar a la administracin respecto al alcance y oportunidad de involucrar al personal del cliente en la ela+oracin de an0lisis para el auditor. Para seleccionar el 0rea -ue se desea auditar se puede considerarF *os pro+lemas y de+ilidades conocidasF es decir, identi(icacin de los pro+lemas espec(icos de las 0reas -ue son puntos de partidas para algunos procesos, la ocurrencia de actos irregulares en la administracin de dinero y gastos presupuestarios, en apariencia e1cesivos, contratacin de personal innecesario, la sospec.a -ue e1isten 0reas improductivas o menos e(icientes las -ue pueden generar la necesidad de e1aminarlas. %denti(icar algunas 0reas -ue no .an sido auditadas anteriormenteF es decir, otra (orma de seleccionar el 0rea o las 0reas a auditar esta dado por el inter2s de sa+er como esta desempe6ando su la+or a-uella 0rea -ue no .an sido auditada anteriormente.
%efinicin del alcance < o-.etivosF es decir una declaracin precisa acerca de lo -ue la auditora se propone conseguir yNo a la pregunta -ue responder0. MCarta de CompromisoC #oti(icacin al auditadoF se de+e comunicar el plan, resolver necesidades especiales y con(irmar a los asistentes -ue acudir0n a reuniones de apertura y cierre. Evaluacin de los ries/osF el auditor determina su opinin o conclusin (inal, con +ase primordialmente en la evidencia o+tenida durante la veri(icacin de -ue se est2n cumpliendo los o+jetivos propuestos. El o+jetivo del auditor es restringir el riesgo de auditora, de manera tal -ue al concluir su e1amen, el riesgo de auditora se encuentre su(icientemente +ajo. Los o-.etivos < metasF es decir, revisar los resultados o e(ectos -ue la empresa espera+a alcan ar al momento de poner en marc.a un proyecto. )ecursos autori adosF revisar la asignacin de (ondo -ue autori o la empresa, para una actividad u proyecto, para as poder medir la variacin -ue e1iste entre las varia+les costo, tiempo y calidad. &istemas < controles eBistentes F revisar los sistemas -ue e1isten en la empresa, ya -ue son estos los -ue permitir0n -ue se logren los o+jetivos planteados, as se podr0 medir -ue las actividades -ue se reali aron aseguraron el logro de los o+jetivos. !uditorias anterioresF revisar -ue se .an aplicado las medidas correctivas -ue se indicaron en el in(orme de auditora antes reali ada, es decir, un seguimiento a las actividades implementadas por la empresa. $onocimiento de la estructura del control interno F revisar el am+iente de control interno de la empresa para veri(icar -ue este entrega la con(ian a y la estructura necesaria para asegurar -ue las actividades -ue se desarrollan cumplen el o+jetivo para -ue (ueran creadas. Desarrollar listas de veri(icacinF esta etapa permite o+tener los 4ltimos datos importantes para la ejecucin de la auditora, como por ejemplo, S-u2 -uiero mirarQ, S-u2 estoy +uscandoQ, Scon -uien de+o .a+larQ, S-u2 deseo preguntarleQ. Informacin mnima re?uerida en esta fase: #ormas, polticas y procedimientos aplicados a sistemas y controles claves Conocimiento de la empresa "+jetivos, metas y plani(icacin estrat2gica *neas de responsa+ilidad (uncional Entrevistas con (uncionarios $istemas en general Divisin de (unciones y responsa+ilidad Empresa "+servaciones del medio am+iente /actores internos y e1ternos /ec.as y eventos importantes, variacin de tiempo y vida 4til. "tras $ituaciones importantes
TEMA No. 01 M %EL %E (! "!AMA& P)"G)!M! GE#E)!* DE *! /!$E % MEstudio Preliminar o )ecopilacin de %n(ormacinC !,D%&")E$ )E$P"#$!B*E$:.................................................................................................. &%EMP" &"&!* P)E'%$&": ................................................................ "B=E&%'" W P)"CED%M%E#&"$ B!$%C"$ 7. "B=E&%'" DE *! /!$E % )ecopilar in(ormacin, clasi(icarla y re(erenciarla. E. P)"CED%M%E#&"$ E.7 Prepare un calendario para las entrevistas con los )esponsa+les de Lreas y $u+0reas, con el (in de e1plicarles el o+jetivo de la auditora e identi(icar y solicitar in(ormacin adicional a la ya identi(icada en la ela+oracin de los &2rminos de )e(erencia. E.E )ecopile in(ormacin escrita so+re: !ntecedentes Marco legal "rgani acin "peraciones, Proyectos y Programas /inanciamiento Control %n(ormacin !dicional E.; "+tenga in(ormacin ver+al so+re los aspectos -ue no e1istiere in(ormacin escrita MEla+ore un calendario de entrevistas y tramtelo con el Coordinador de la "rgani acinC. E.I 'isite las instalaciones de la Entidad u organismo a nivel central y esta+le ca con claridad en -ue otros lugares o regiones tiene instalaciones, anotando la respectiva direccin. En esta visita salude a los (uncionarios responsa+les de las 0reas y e1pl-ueles +revemente el en(o-ue constructivo de esta auditora. Deje constancia por escrito de esta visita. E.< Clasi(i-ue la in(ormacin. #ota: *os programas detallados para desarrollar los procedimientos generales, ser0n ela+orados a la medida por el auditor encargado del tra+ajo y revisados y apro+ados por el supervisor. )E'%$!D":........................................................... /EC?!: ........................ /EC?! DE %#%C%":....... )e(. PN& Ejec. Por
TEMA N . 04 %E&A!! LL %E $A& & R (!A$TI$A $ALI5I$A%A ANALI>AN% A LA& !"ANI>A$I NE& ( ! %ENT! # ( ! 50E!A $aso 1Q En oto6o del E::I, el se6or *uis ?ern0nde volva de un viaje de negocios por Europa y Estados ,nidos.
Durante su viaje se .a+a encontrado a algunos de sus antiguos socios: uno de ellos era responsa+le de la Plani(icacin Estrat2gica y Control de Gestin de una gran empresa te1til europea. ,na ve terminada la conversacin el se6or ?ern0nde se plante la pregunta de sa+er si, en su empresa, se era su(icientemente consciente de la importancia de la Gestin. El suegro de *uis ?ern0nde , el se6or Barnec., un destacado .om+re de negocios, (undo en 789K, en *ima, una sociedad de tejidos de algodn. *a empresa se mantiene en manos de la (amilia .asta 78K:,(ec.a en la -ue se organi a una $.!. con la (inalidad de encontrar el capital necesario para la e1pansin de la empresa. En el transcurso de los a6os setenta, la sociedad presenta un nota+le crecimiento. En 78A:, el numero de empleados alcan a+a los I.:::, el numero de colores utili ados supera+an los 7::.::: y los telares eran I.E::. *as inversiones en edi(icios y en e-uipamientos se multiplican por die durante este periodo de -uince a6os. *uis ?ern0nde amplio el campo de actividades de la empresa con una integracin vertical .acia arri+a y .acia a+ajo, esto da como resultado una diversi(icacin de productos. *a integracin .acia arri+a (ue llevada a ca+o con la introduccin de la sociedad en las actividades de .ilado, asegur0ndose as sus propios aprovisionamientos de .ilos de algodn. *a integracin .acia a+ajo se reali o con la e1tensin de sus actividades .acia la impresin, la terminacin y el te6ido, lo -ue permite a la empresa controlar la totalidad del ciclo de produccin de sus productos. *a sociedad vende una parte de sus productos por intermedio de I9 distri+uidores independientes M la mayoria u+icado en el emporio de GamarraC , -uienes los tienen en consignacin,.asta el momento de su venta a los detallistas o a los pe-ue6os (a+ricantes -ue producen gamas limitadas de c.alecos. *os +ienes en consignacin se venden generalmente en los treinta das siguientes a su entrega a los distri+uidores. El otro grupo de clientes est0 constituido por KE importantes (a+ricantes de ropa, -ue compran directamente en la (a+rica. El amigo del se6or ?ern0nde lo .a+a sorprendido muc.o con su visin so+re el concepto de Gestin: /undamentalmente 5 le dijo 5, este concepto implica -ue la Plani(icacin Estrat2gica y el Control de Gestin es una de las actividades m0s importantes de la empresa. 'osotros est0is en este mercado para vender, y la mejor manera de .acerlo es comprender los deseos y necesidades de los tra+ajadores y consumidor (inal de vuestros productos. ,na ve comprendido esto, todas vuestras acciones y so+re todo vuestras decisiones de+eran estar orientadas .acia la +4s-ueda de los medios para satis(acer estas necesidades. Cada persona en la empresa de+era tener una Gorientacin P mercadoH, centrarse en el cliente y luc.ar continuamente por encontrar nuevos y mejores medios de satis(acerle. $i +ien pensa+a -ue .a+a comprendido +ien la idea de +ase, ?ern0nde no vea muy +ien cmo este concepto podra ser aplicado en su propia sociedad. $u amigo tam+i2n le .a+a se6alado -ue la sociedad Barnec. no tenia un verdadero departamento de Plani(icacin de Procesos y de Control de Gestin y -ue su gama de productos era, de .ec.o, la o+ra de sus dise6adores y de los -ue conseguan el colorido, personas -ue realmente no tenan contacto directo con los clientes, los cuales son los consumidores (inales. *e se6alo asimismo -ue ?ern0nde no tena un servicio de control de satis(accin, estudios de mercado, en de(initiva -ue la empresa no .acia nada para ayudar a sus clientes Mdistri+uidores y (a+ricantesC a vender las prendas (a+ricadas con sus tejidos. %ntento entonces introducir en concepto de Control de Gestin en la sociedad Barnec., el se6or ?ern0nde considera+a la creacin de una sociedad distinta de la ya e1istente, -ue tendra un rol similar a la una empresa de auditora. Esencialmente, esta nueva sociedad (uncionaria 4nicamente como unidad de control de la gestin empresarial y seria responsa+le de controlar y dirigir las acciones estrat2gicas propuestas por la autoridad m01ima de la empresa. Con esta nueva (ormula, la (uer a de ventas actual de la sociedad Mcinco personasC de+a mejorar sus servicios. El se6or ?ern0nde reconoca -ue este cam+io en la organi acin de la sociedad encontrara una (uerte resistencia en el interior de la misma, pero cuanto m0s lo pensa+a, m0s convencido esta+a de -ue era una
+uena idea. (!E"0NTA& SOu2 piensa usted de la estructura de organi acin propuesta por el se6or ?ern0nde Q En caso de rec.a arla, proponga otra solucin. )ealice una evaluacin de la situacin actual de la sociedad utili ando la matri /"D!, y 5 %denti(i-ue el pro+lema principal de la sociedad 5 Proponga alternativas de solucin 5 %ndi-ue los resultados esperados. SCmo ve usted la implementacin de un departamento de Plani(icacin Estrat2gica y Control de Gestin en la sociedad Barnec., teniendo en cuenta la estructura actualQ $aso 'Q ,sted reci2n se .a incorporado con !uditor a G %n(ormatin $ystems !udit and ControlH empresa -ue se dedica a reali ar auditorias en &%, a dic.a empresa la .an contratado para reali ar una auditora a los sistemas de in(ormacin de la empresa G"(icce P $toreH -ue se dedica a la venta de artculos para la o(icina, y adem0s es representantes en C.ile de varias marcas internacionales. ! usted se le .a encargado la misin de llevar a ca+o dic.a auditora, la empresa a ser evaluada le interesa sa+er el estado y vigencia de &% -ue esta utili ando, los controles e1istentes para evitar los posi+les (raudes de todo tipo -ue pudieran estar ocurriendo, en otras pala+ras -ue eval4e la situacin actual de la empresa respecto a la &% -ue posee. *a empresa en cuestin tiene la casa matri en *%ma, en donde (uncionan las Lreas de !dministracin, /inan as, Computacin, &elemarBeting y la Gerencia General, en donde adem0s (unciona uno de los locales comerciales -ue posee la empresa, los dem0s locales est0n repartidos de la siguiente manera: 7: en *ima y alrededores, :< en el norte peruano y :< en el sur del Per4. En la casa matri se encuentra u+icado el centro de distri+ucin MCDC el cual esta encargado de reponer da a da la mercadera -ue se vende en los locales comerciales, la in(ormacin de los artculos vendidos la o+tiene a trav2s de una cone1in remota reali ada va modem. En cuanto al proceso de los sistemas de in(ormacin, se cuenta con una unidad Central de Computacin en la casa matri e instalaciones conectadas con cada uno de los locales, los principales sistemas de in(ormacin soportados son: C onta+ilidad ' entas y (acturacin $ tocB y control de inventarios C ontrol de costos de operacin Considerando las caractersticas de la empresa se6alada &E & LI$ITA: 7. )eali ar ; sugerencias -ue la empresa de+e incorporar para minimi ar la posi+ilidad de -ue los riesgos e1istentes se concreten, estas sugerencias de+en presentarse de la siguiente (orma: D escripcin del pro+lema Mse de+e descri+ir cual es el causa o pro+lema -ue origina la sugerenciaC. E (ectos del pro+lema Mse de+e descri+ir cuales son los e(ectos negativos del pro+lema para la empresaC. $ ugerencias Mse de+e descri+ir cual es la sugerencia -ue usted reali a para solucionar el pro+lemaC. $aso 1Q ,sted reci2n se .a incorporado como auditor a G BG _ !soc. $.C. empresa -ue reali a auditorias de gestin empresarial. ,d. ?a sido contratado para reali ar una evaluacin de la empresa G!guas *impias *tda.H -ue
se dedica a la distri+ucin y co+ro del agua pota+le de la comuna de El &am+o. ! usted se le .a encargado la misin de llevar a ca+o dic.a evaluacin, se le in(orma -ue la empresa a ser evaluada le interesa sa+er -ue actividades de control podran aplicar a sus o+jetivos empresariales -ue se .a propuesto en el plan estrat2gico. &E & LI$ITA: Con(eccionar una matri -ue especi(i-ue las !ctividades de Control y las Prue+as de !uditora, -ue aplicara a dic.a empresa, de acuerdo a los o+jetivos propuestos y dar una opinin como auditor de gestin si dic.os o+jetivos son su(icientes en una empresa para lograr una e(iciente gestin empresarial. " +jetivosF est0n dados por la empresa y con ellos se estima dar cumplimiento al plan estrat2gico. ! ctividades de controlF son las acciones necesarias -ue se de+en desarrollar para dar cumplimiento a los o+jetivos. P rue+as de auditoraF son acciones detalladas -ue usted de+e reali ar para veri(icar -ue las actividades de control se est0n desarrollando como se dice -ue se est0n desarrollando. !ctividadF Gestin de la empresa "+jetivos !ctividad de control Prue+as de auditora 7. Dise6ar e implementar las estrategias -ue permitan alcan ar los o+jetivos de la empresa, considerada como un conjunto. E. Mantener (lujos de in(ormacin -ue permitan la puntual comunicacin de in(ormacin interna y e1terna precisa al personal correspondiente. ;. Garanti ar -ue el personal de la empresa conoce el comportamiento y las conductas acepta+les TEMA No. 06 !E&0MEN 5A&E& %E LA A0%IT !IA A%MINI&T!ATI,A $e consideran las siguientes:
o o o o o
Etapa de (amiliari acin M /ase % C Etapa de veri(icacin. Conocimiento del negocio M /ase %% C Etapa de evaluacin, recopilacin e %denti(icacinM /ase %%% C Etapa de e1amen de 0reas crticas identi(icadas M /ase %' C Etapa de in(orme. Comunicacin de resultados M /ase %' C Etapa de 5amiliarizacin. E 5ase I F El primer paso ser0 sa+er de las gerencias lo siguiente:
Cuales son los o+jetivos de cada departamento.
$e conversa con cada je(e de departamento para -ue el le cuente los pro+lemas y los planes -ue tiene tal departamento, poniendo 2n(asis en lo -ue se controla y no. El 4nico inconveniente es -ue se de+e contar con la +uena disposicin de los je(es para -ue le cuenten al auditor los reales pro+lemas -ue .ay.
o
Como (unciona para llevarlos a ca+o. Cuando ya se tiene conocimiento de los o+jetivos y los pro+lemas de los departamentos, se de+e a.ora conocer a cavidad los controles internos Mpara el logro de sus o+jetivos y operacionesC y e1ternos Mmedio am+ienteC. Para estos e(ectos el auditor de+er0:
)evisar la estructura de la organi acin Msa+er -uien manda, -ue relacin tienen los departamentos y el organigramaC. )evisar las polticas y procedimientos -ue regulan cada departamento Mse de+e conversar con el supervisor del departamento o con -uien esta mas (amiliari ado con estas materias, si estos procedimientos y polticas no e1isten el auditor de+e tomar los est0ndares -ue e1isten para estas materiasC. Como determina los resultados El auditor de+er0 preguntar a los je(es de los departamentos como eval4an ellos sus resultados, como supervisan y -ue es lo -ue consideran mas relevantes en el control. $i e1isten in(ormes de logros, son muy importantes de revisar. !l (amiliari arse con estos in(ormes el auditor preguntara:
o o o o o o o o
SOui2n reci+e el in(ormeQ SOue .ace o puede .acer el receptor con elQ SOue ane1os ar+itrarios usanQ SCuan +ien se coordina con otros in(ormesQ S$e duplica con el otra in(ormacin disponi+leQ SCuan validas y utili a+les son las comparaciones mostradas en los in(ormesQ S)e4nen los in(ormes los re-uerimientos de la gerenciaQ SCu0l seria al resultado si el in(orme es descontinuadoQ *os in(ormes son utili a+les en el control solo si son r0pidos, claros, concisos y completos. El auditor de+er0 tener siempre en mente estos (actores a medida -ue se (amiliari a con la estructura de los in(ormes del departamento operativo. $i el auditor no tiene un conocimiento adecuado de los o+jetivos y controles del departamento operativo, no puede .acer una auditoria inteligente.
Etapa de ,erificacin. $onocimiento del ne/ocio E 5ase II F

En esta etapa se escoge una muestra Mel tama6o de esta depende del auditorC del 0rea e1aminada, para o+servarla en detalle. En la etapa de veri(icacin, el auditor estar0 interesado en el esta+lecimiento de los .ec.os siguientes, los -ue tratara de entender si est0n o no en actual practica:
o
*a estructura de organi acin y la asignacin de responsa+ilidades siguen los planes de control de la gerencia departamental. $i se siguen los procedimientos prescritos por la gerencia. *os cotejos internos prescritos est0n siendo ejecutados. *os procedimientos y controles prescritos proporcionan una e(ectiva coordinacin con otros departamentos. *os registros e in(ormes son completos, oportunos, actuales y signi(icativos. *as normas de ejecucin proporcionan una +ase e(ectiva para la evaluacin de los resultados de operacin.
o o o
o o
o o
Etapa de Evaluacin) recopilacin e identificacin E 5ase III F Cuando el auditor encuentra una desviacin de+e anali arla en pro(undidad y desarrollar medidas correctivas, la -ue puede ir ajustando para -ue tenga un mayor e(ecto. *a evaluacin y recomendacin esta constantemente en la mente del auditor a trav2s de toda su auditoria administrativa. El auditor relaciona el conocimiento de la etapa da (amiliari acin y los .ec.os encontrados en la etapa de veri(icacin para responder a las siguientes preguntas:
S"peran e(ectivamente los controles departamentalesQF si la respuesta es no, S-ue medidas constructivas pueden recomendarseQ $i .ay numerosas desviaciones de los procedimientos y polticas esta+lecidas, Sla ra n de estas tiene -ue ver con ellas o con otros (actoresQ S*os controles y practicas se ajustan a la poltica da la compa6aQF si no, S-ue de+iera recomendarseQ S!yudan los controles a la gerencia a alcan ar sus o+jetivos operacinQ *a gerencia de operacin Scomprende y utili a sus controles con el m01imo de ventajasQ
El plan de cuentas, registros e in(ormes, Ssiguen las normas de responsa+ilidades administrativa y se ajustan a la necesidad de in(ormacin de la gerenciaQ S?ay adecuada coordinacin y cooperacin con los departamentos relacionados, .ay duplicaciones o lagunas en el controlQ $i el auditor .ace y piensa las cosas como lo .ace la gerencia, sus recomendaciones ser0n mejor entendidas y apreciadas.
Etapa de EBamen de 7reas crticas identificadas E 5ase I, F De+er0 tra+ajarse con mayor acuciosidad en a-uellas 0reas -ue seg4n evaluacin preliminar yNo in(orme de Gerencia resultan m0s d2+iles o vulnera+les.
Etapa del Informe. $omunicacin de resultados E 5ase , F De+er0 resumirse un numero de aspectos -ue de+iera considerarse en la preparacin del in(orme:
)emarcar los items -ue mejoran la operacin. "mitir items de menor importancia. ?acer el in(orme tan corto como sea posi+le. #o esperar -ue el gerente operativo piense en t2rminos de auditoriaF redactar el in(orme en sus t2rminos. #o .acer ninguna critica, estas se de+en .acer en (orma constructiva. Discutir el +os-uejo del in(orme con los a(ectados. $i es posi+le asegurar el acuerdo de las recomendaciones con el gerente. Enviar copias del in(orme a cada a(ectado. #o pu+licar ning4n material -ue no este en el in(orme. !l (inali ar el in(orme se de+era .acer una reunin con el cliente para discutirlo.
5A&E II: Etapa de verificacin < an7lisis del ne/ocio En esta etapa el auditor de+e e1aminar la in(ormacin recopilada en la etapa anterior con la (inalidad de determinar y anali ar los o+jetivos, polticas y normas de la entidad, organismo o empresa p4+lica. Es de importancia en esta etapa determinar los o+jetivos principales del ente auditado, el Directorio o el titular de la entidad, las responsa+ilidades de los (uncionarios principales, las restricciones para el (inanciamiento de las operaciones, etc. !ctividades Mnimas para Comprender la Entidad !uditada Determinar por -u2 se cre la entidad, organismo o empresa p4+lica. Cu0l (ue la necesidad de su creacin y los propsitos u o+jetivos -ue se6alaron su creacin. Determinar si los o+jetivos iniciales .an cam+iado durante el transcurso del tiempo. Determinar con claridad la misin primordial de la entidad, organismo o empresa p4+lica y cu0les son los o+jetivos principales para alcan ar la misin primordial. Determinar las operaciones o actividades de importancia para alcan ar los o+jetivos principales y los propsitos de cada actividad. Determinar con claridad la regulacin de car0cter legal, aplica+le a la entidad, organismo o empresa. Este aspecto tiene gran importancia cuando se trata de una entidad p4+lica.
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)evisar 4nicamente los documentos -ue contengan disposiciones generales con respecto a las operaciones de la entidad. *os manuales de procedimiento ser0n o no revisados posteriormente seg4n la determinacin de las 0reas crticas.
!l (inal de esta (ase o etapa del proceso de auditora administrativa el !uditor .a+r0 ad-uirido un +uen grado de conocimiento so+re la entidad en -ue est0 actuando como auditor administrativa, interno o e1terno, -ue le permita intercam+iar opiniones v0lidamente con los (uncionarios de la administracin. ,na de las evidencias de -ue el !uditor .a cumplido con los o+jetivos de la (ase, es la presentacin gr0(ica de la misin primordial, los o+jetivos principales y las operaciones o actividades m0s signi(icativas, jerar-ui ando su importancia mediante la asignacin de un n4mero en orden consecutivo correspondiendo el #o.7 a la mayor jerar-ua. Con todo lo anterior el auditor (ormula soluciones a los pro+lemas y crea nuevos sistemas, los cuales tienen -ue ser comentados con los interesados, para as poder veri(icar si las soluciones son +uenas. El auditor de+e con(eccionar un prein(orme en detalle, conteniendo las ventajas y desventajas vistas. El poner por escrito las ideas -ue en teora parecen +rillantes, demuestra a veces su inaplica+ilidad o -ue los reparos eran justi(icados. Por ultimo, el auditor de+er0 vencer la resistencia al cam+io, primero, o+teniendo la participacin de los sectores a(ectados en las etapas precedentes y luego, cuando el proyecto esta para ponerse en practica. (laneacin < (ro/ramacin de la Auditora *a planeacin y programacin del tra+ajo de una auditora administrativa se e(ect4a en (orma progresiva, en la medida en -ue se va ejecutando cada una de las (ases del proceso. *a presupuestacin del tiempo a insumir en la ejecucin de una auditora administrativa es de por s di(cilF pero lo es a4n mas cuando se trata de una primera auditora para una entidad o simplemente no se tienen e1periencias o antecedentes so+re la cantidad de ?oras N .om+re -ue se .ayan insumido en tra+ajos anteriores. #o o+stante, es necesario ela+orar un Cronograma -ue muestre el tiempo estimado glo+al para la ejecucin de cada una de las cinco (ases del proceso de auditora administrativa, como resultado de la planeacin general del tra+ajo -ue dio origen a los &2rminos de )e(erencia. Con la ela+oracin de este cronograma termina la preparacin de la auditora. (rocedimientos de Auditora Administrativa $on el conjunto de t2cnicas aplica+les a una "peracin o !ctividad determinada, para determinar si de .ec.o e1iste un pro+lema o una situacin -ue a(ecta la e(icacia, economa o e(iciencia M?alla go de !uditora !dministrativa5?!"C y de ser as, el camino a seguir para esta+lecer su causa y e(ecto, -ue condu can a identi(icar la solucin pertinente. (ro/ramas de Auditora Administrativa *os programas de !uditora !dministrativa descri+en espec(icamente como se de+e llevar a ca+o la ejecucin de una !uditora. Contienen la relacin ordenada de (orma secuencial y lgica de las di(erentes actividades para desarrollar los procedimientos. *os programas de auditora tienen suma importancia pues son los medios -ue relaciona los o+jetivos propuestos para una auditora espec(ica con la ejecucin real del tra+ajo. Generalmente los programas de auditora presentan inicialmente una relacin directa con los motivos y o+jetivos de la auditora respectiva e identi(ican la in(ormacin -ue de+e reunirse y los pasos m0s importantes para la evaluacin ya sea de la e(icacia, economa o de la e(iciencia.
Es necesario destacar -ue los programas de tra+ajo de+en de conducir a desarrollar las evidencias -ue se o+tengan, de tal (orma -ue se puedan (ormular recomendaciones validas y pertinentes, producto esencial de la auditora administrativa. Por lo tanto los programas de auditora de+en plani(icarse con el m01imo cuidado pro(esional, pero sin llegar a una rigide a+soluta, pues en auditora administrativa se re-uiere mantener una actitud mental despierta y amplia -ue permita cam+iar de rum+o en la ejecucin de un programa cuando las circunstancias as lo aconsejen. Esto 4ltimo no -uiere decir -ue la (le1i+ilidad de un programa llegue al e1tremo de justi(icar una plani(icacin inadecuada. El coordinador de+er0 reali ar un programa detallado descri+iendo minuciosamente la (orma pr0ctica de aplicar los procedimientos y t2cnicas de auditora a los e(ectos de la ejecucin por parte de los auditores integrantes del e-uipo. El programa de+er0 incluir como mnimo, los pro+lemas espec(icos -ue se est0n anali ando, periodo a -ue corresponde y 0rea o unidad correspondiente. ! medida -ue avance el programa de tra+ajo, el alcance del programa puede variar, de acuerdo a la cantidad y tipo de evidencias -ue el auditor necesita o+tener para llegar a emitir conclusiones de+idamente (undadas. De+er0 e(ectuarse una descripcin detallada de todos los procedimientos a e(ectuar en cada actividad, indicando espec(icamente si se trata de entrevistas, repaso de antecedentes, e10menes, c0lculos, an0lisis, comparaciones, etc. Para cada procedimiento se indicar0F
Cu0l es el lmite de tiempo para reali ar cada paso, -ue perodo se anali ar0, cu0l es la secuencia de cada procedimiento y su relacin con otros. *ugar, sucursal, unidad, etc., en cual se reali ar0 el tra+ajo. De+er0 indicarse documentacin a utili ar y se .ar0 re(erencia al papel de tra+ajo a utili ar. De+er0 indicarse el tiempo asignado M.ora .om+reC y las personas -ue la ejecutaran.
*a etapa (inal es ejecutar los procedimientos del programa de auditora tendiendo a lograr evidencias, -ue permitan medir el 21ito o no de una gestin. Para ello el Coordinador de+er0 esta+lecer un sistema de medicin del rendimiento, siempre -ue pudiera contar con la in(ormacin consistente y oportuna. TEMA N . 0H (! "!AMA "ENE!AL %E LA 5A&E II E$ M(!EN&I N %E LA ENTI%A% A0%ITA%AF !,D%&")E$ )E$P"#$!B*E$: ................................................................................................................ &%EMP" &"&!* P)E'%$&": .........................................................................../EC?! DE %#%C%": .......... "B=E&%'" W P)"CED%M%E#&"$ 7. "B=E&%'" DE *! /!$E %% El propsito de esta /ase es -ue el e-uipo responsa+le de la auditora comprenda la misin principal, los o+jetivos principales y las operaciones de importancia del ministerio o entidad auditada. %gualmente, -ue el e-uipo tenga claridad so+re la organi acin, procedimientos generales, (uentes de (inanciamiento y dem0s aspectos de importancia, relativos al ente auditado. Esta /ase se +asa en los resultados de la /ase % de Estudio Preliminar. E. P)"CED%M%E#&"$ E.7 !nalice la in(ormacin so+re antecedentes recopilada en la /ase % y determine con claridad: Por -u2 y para -u2 se cre la organi acin auditada
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"B=E&%'" W P)"CED%M%E#&"$ $i los o+jetivos iniciales .an sido modi(icados desde su creacin .asta la (ec.a de inicio de la auditora. E.E !nalice los antecedentes, marco legal y plani(icacin estrat2gica de la entidad auditada y esta+le ca con claridad la visin y misin primordial actual y los o+jetivos principales -ue de+e desarrollar para cumplir su misin primordial. E.; !nalice la in(ormacin so+re marco legal de la entidad auditada y esta+le ca y relacione o liste con precisin las disposiciones legales vigentes -ue regulan las operaciones y actividades, indicando los aspectos -ue regulan o reglamentan. E.I !nalice la in(ormacin so+re organi acin de la entidad auditada y esta+le ca con claridad la organi acin (ormal y real, las principales delegaciones de autoridad y asignacin de responsa+ilidades a las diversas unidades -ue integran la organi acin. E.< !nalice la in(ormacin so+re operaciones de la entidad auditada y determine con claridad las operaciones tpicas de importancia -ue de+e ejecutar en el a6o actual para lograr los o+jetivos principales y las actividades -ue de+e cumplir para desarrollar las operaciones de importancia. De+en incluirse los Proyectos y sus operaciones principales, -ue se .ayan terminado o est2n en ejecucin en el a6o actual. %ndi-ue los procedimientos generales para la ejecucin de las operaciones principales de la entidad auditada. E.9 !nalice la in(ormacin so+re (inanciamiento de las operaciones de la entidad auditada y esta+le ca con claridad las principales (uentes de recursos para el a6o actual y previstas para el a6o siguiente, especi(icando ingresos presupuestales corrientes, ingresos derivados de cr2dito e1terno, ingresos por donaciones y (uentes de recursos propios. E.K Esta+le ca las generalidades del sistema de control interno y e1terno. En cuanto al control interno deje constancia de la e1istencia de una unidad de auditora interna y de su composicin. $i adem0s de esta unidad, e1isten otras unidades o dependencias -ue ejercen controles internos de cual-uier clase, indi-ue claramente en los papeles de tra+ajo cu0les son esas unidades y la clase de control -ue ejercen. E.A !nalice la in(ormacin adicional -ue .aya recopilado y liste o indi-ue los aspectos principales a -ue se re(iere. E.8 Ela+ore el 0r+ol de la misin primordial, o+jetivos principales, operaciones y actividades de importancia. De ser necesario ela+ore varios 0r+oles -ue (aciliten la comprensin gr0(ica de los o+jetivos, operaciones y actividades de la entidad. E.7: Correlacione el 0r+ol de misin, o+jetivos principales y operaciones principales con la estructura org0nica de la entidad #ota: *os programas detallados para desarrollar los procedimientos generales, ser0n ela+orados a la medida por el auditor encargado del tra+ajo y revisados y apro+ados por el supervisor. /EC?! DE /%#!*%Y!C%"#: ...........................................................................
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5A&E III: Identificacin de 7reas crticas !spectos B0sicos El alcance ilimitado de la auditoria administrativa en(renta el pro+lema respecto a una entidad determinada, -ue para poder evaluarla en su totalidad se re-uieren varios a6os de auditora. Por lo tanto, para llevar a ca+o esta clase de auditora es necesario reducir la cantidad de operaciones o actividades de la entidad a un n4mero -ue ra ona+lemente pueda ser medido en t2rminos de e(icacia, economicidad y e(iciencia en un tiempo tam+i2n prudencial o ra ona+le, generalmente de cuatro a seis meses, con un grupo no menor de cinco auditores cali(icados. El .ec.o de -ue la auditoria administrativa se apli-ue a slo una parte de las operaciones de una entidad no reduce su utilidad y +ene(icio. !dem0s trat0ndose del sector p4+lico, una adecuada plani(icacin del control e1terno posterior a mediano o largo pla o permite -ue una entidad p4+lica de signi(icativa importancia pueda ser evaluada administrativamente en sus 0reas m0s importantes en el transcurso de varios a6os, -ue se contemplaran en el plan general. *a realidad respecto a una entidad espec(ica es -ue se .ace necesario identi(icar cu0les 0reas de+en ser auditadas y entre estas seleccionar a-u2lla -ue tendr0 la prioridad en la evaluacin. Por principio de auditora administrativa, los es(uer os de+en orientarse .acia las 0reas d2+iles o crticas y dentro de estas seleccionar las m0s signi(icativas o importantes para dirigir .acia ellas, prioritariamente la aplicacin de la auditora administrativa. El grado de di(icultad en la identi(icacin y seleccin de las 0reas depende de las circunstancias. Por ejemplo: la entidad auditada puede tener ra ones v0lidas y justi(icadas para sugerir el 0rea a ser e1aminadaF o la Contralora conoce previamente pro+lemas o de+ilidades espec(icas en la entidadF o en la entidad e1isten 0reas -ue por la naturale a de sus operaciones no .an sido sujetas de auditora (inanciera y sea conveniente un e1amen administrativaF o los resultados e in(ormes de auditoria (inanciera indican -ue 0reas se consideran crticas para ser sometidas a auditoras administrativaes. $i no e1iste ninguno de los indicios mencionados se de+e recurrir a la evaluacin del sistema de control interno para esta+lecer las 0reas con de+ilidades en el sistema de control, lo cual resulta un +uen camino pues es (0cilmente demostra+le -ue en una unidad, 0rea, operacin o actividad -ue presente de(iciencia de controles internos, el logro de las metas no se da Me(ectividad o e(icaciaC, los costos son e1cesivos MeconomicidadC y consecuencialmente la e(iciencia no ser0 ptima. !dem0s, la evaluacin del sistema de control interno, como medio de identi(icacin de 0reas criticas, reduce la su+jetividad y garanti a la independencia de la accin de auditora. De otra parte, si la Contralora .a reali ado auditora (inanciera previamente a la auditora administrativa -ue se practicar0, la evaluacin del control interno -ue se .aya e(ectuado de+era indicar las 0reas d2+iles de la entidad, resultado -ue sera utili ado en la auditoria administrativa, evitando repetir dic.o tra+ajo y permitiendo -ue en esta (ase se redu ca a la seleccin del 0rea a e1aminar y evaluar. Por tanto, es conveniente -ue la evaluacin de la e(icacia del sistema de control interno -ue e(ect4e la Contralora en ejercicio de la auditora (inanciera, no slo se en(o-ue a los propsitos de este tipo de auditora, sino -ue tam+i2n de+e proporcionar resultados 4tiles a (uturas auditoras administrativaes.
De no ser as, en esta (ase o etapa del proceso de auditora administrativa se revisara y evaluara el sistema de control interno a e(ecto de identi(icar las de+ilidades importantes en la organi acin administrativa -ue amerite orientar .acia ellas la accin de auditora administrativa. Para el e(ecto con +ase en la in(ormacin acumulada en las dos (ases anteriores, se seleccionar0n operaciones tpicas y representativas de todas las actividades, e1amin0ndolas para o+tener evidencias pr0cticas so+re: /orma en -ue se e(ect4an las operaciones en la realidad. #ecesidad o utilidad de los distintos pasos en el procesamiento )esultados de las transacciones seg4n los o+jetivos, polticas y normas.
El auditor administrativa considerar0 en la evaluacin, con respecto a cada 0rea de actividades, los elementos +0sicos del control interno para lo cual es conveniente en(ocar la evaluacin del control interno auditando la e(ectividad y cumplimiento de los sistemas de administracin y de los controles internos incorporados en ellos, mediante el an0lisis de los ciclos de transacciones. %gualmente evaluar0 los elementos relativos al proceso de control interno de car0cter gerencial u administrativa -ue se se6alan a continuacin. Control %nterno !dministrativa El control interno administrativa para una entidad o de un 0rea determinada, implica un proceso cuyos elementos son los siguientes: El Desarrollo de los "+jetivos El Primer paso es determinar lo -ue se -uiere lograr. $e de+en se6alar los o+jetivos de la ,nidad y las metas peridicas a alcan ar, -ue de+en estar dentro del marco de los o+jetivos y polticas generales de la organi acin como conjunto. *a E(ectividad del control interno administrativa est0 relacionada directamente con la (orma como se esta+lecen los o+jetivos y las metas. *a medicin de los resultados ,na ve esta+lecidos los o+jetivos y metas es necesario proveer la medicin del rendimiento actual para determinar si la unidad est0 progresando .acia el logro de dic.os o+jetivos. Esta in(ormacin tiene -ue estar disponi+le oportunamente. Comparacin del rendimiento actual o real con los "+jetivos y metas propuestas Esta comparacin .ace posi+le la identi(icacin de di(erencias o desviaciones -ue se pueden emplear para determinar los puntos d2+iles en el proceso. !n0lisis de las causas de las di(erentes desviaciones
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Determinar por -ue resultaron las desviaciones signi(icativas. *a determinacin de la accin gerencial apropiada !l anali ar la situacin es necesario determinar -ue accin correctiva de+e tomar la gerencia respecto a las desviaciones de los o+jetivos. *a toma de accin *a accin correctiva de+e ser tomada lo m0s r0pido posi+le para concordar las operaciones reales con los o+jetivos. )evisin continua Despu2s de .a+er e(ectuado la accin correctiva es necesario e(ectuar un seguimiento para asegurar si .a sido e(ectiva y si .an surgido otras desviaciones. $eleccin de las 0reas d2+iles o crticas !l (inali ar la evaluacin del control interno, el auditor con +ase en los resultados de esta evaluacin esta+lecer0 las 0reas d2+iles o crticas, -ue son las -ue presentan de+ilidades de control interno y seleccionar0 dentro de 2stas las de mayor importancia relativa y -ue tengan las condiciones necesarias para orientar .acia ellas los es(uer os de auditora administrativa. El alcance del e1amen detallado estar0 relacionado con los recursos disponi+les para e(ectuar el e1amen y la disponi+ilidad de criterios de medicin y de in(ormacin so+re los resultados o+tenidos en la ejecucin de las operaciones o actividades a e1aminar, por lo tanto tam+i2n podr0 reducir su e1amen a las operaciones o actividades m0s importantes del 0rea crtica seleccionada para e(ectuar su evaluacin en un tiempo ra ona+le. Para poder identi(icar las 0reas D2+iles o Crticas, el auditor administrativa de+e ela+orar una matri -ue le permita ver de una manera o+jetiva el impacto -ue las desviaciones o de(iciencias de los controles internos tienen en los sistemas de administracin y en las 0reas tanto de administracin como sustantivas. En dic.a matri presentar0 a la i -uierda las de(iciencias de control, ya sea por-ue no e1isten controles, por-ue e1isten y no (uncionan, o por-ue e1isten y son innecesarios. ! la derec.a se titular0n los o+jetivos del Control %nterno, los sistemas de administracin y las 0reas de la entidad. Con una 1 se marcar0, en las casillas de la derec.a -ue corresponda, el impacto de la de(iciencia de control de tal (orma -ue en el 4ltimo rengln se pueda totali ar la cantidad de 1 -ue .an a(ectado cada sistema de administracin y cada 0rea de la entidad. *os sistemas y 0reas con m0s 1 ser0n los sistemas y las 0reas d2+iles o crticas de la entidad auditada entre las cuales el auditor administrativa seleccionar0 las m0s importantes de acuerdo a los criterios derivados de los resultados de la /ase %% y dentro de estas, escoger0 las m0s propicias para el e1amen detallado. El alcance ilimitado de la auditora administrativa en(renta el pro+lema de -ue para poder evaluar una compa6a en su totalidad se re-uieren muc.os meses de es(uer o y en algunos casos re+a ar0 el a6o. Esto o+liga a -ue el tiempo de evaluacin de+e ser reducido en +ase a los resultados o+tenidos en las
di(erentes 0reas de la operacin iniciando por la -ue o+tuvo los resultados menos deseados, en tiempos ra ona+les tanto en e(iciencia, como en e(icaciaF sin perder de vista los costos en los -ue se incurre con un grupo de auditores ra ona+le. El .ec.o de -ue la evaluacin se apli-ue solo a una parte de la operacin de una entidad, no signi(ica -ue se reduce su +ene(icio y utilidad para la compa6a, por prioridad los es(uer os de+en dirigirse al proceso o actividad (uncional dentro del 0rea administrativa donde se identi(ican 0reas crticas o d2+iles con mayor grado de impacto en la operacin, para as en(ocar el tra+ajo de manera correcta. *a (acilidad para la identi(icacin de 0reas crticas o d2+iles depender0 muc.o del grado de conocimiento -ue se tenga en di(erentes operaciones, la cual ad-uiere el auditor operativo por la e1periencia, y de las di(erentes circunstancias -ue e1amine dentro de la operacin auditada. $i se conocen indicios con(ia+les -ue se6alen las 0reas crticas, se puede iniciar evaluando en control interno, esto ayuda al auditor a identi(icar procesos o 0reas d2+iles dentro de la operacin, esto resulta muy con(ia+le ya -ue se vuelve el soporte de la aseveracin -ue presenta de(iciencias comentadas por el personal de auditora administrativa, lo cual puede repercutir en (alta de e(iciencia administrativa, incremento en los costos, y (alta de e(icacia administrativa. Evaluacin del control interno. (ara una correcta evaluacin del control interno se de-en tomar en cuanto al/unos factores ?ue se mencionan a continuacin: "+jetivos: conocer los o+jetivos del 0rea por auditar, los cuales de+en estar dentro de los o+jetivos primarios de la organi acin. Medicin de resultados: identi(icar los mecanismos -ue determina la organi acin para medir sus resultados. $eguimiento: compro+ar si se .a dado seguimiento a pro+lemas -ue surgen dentro del 0rea, o se tienen planes de accin para su desactivacin. E.ecucin Empie a con la reunin de apertura, en las instalaciones donde se reali ara la auditora e incluye la recoleccin y an0lisis de la in(ormacin e1istente. En una reunin de apertura se de+en revisar las siguientes situacionesF presentar al e-uipo auditor y sus responsa+ilidades, identi(icar contraparte de la empresa, de(inir las 0reas a auditar, solicitar copias de los documentos de re(erencia necesarios, esta+lecer reglas para la auditora, revisin del programa de auditora y arreglos administrativos. Esta (ase involucra +0sicamente la recopilacin de evidencias su(icientes, competentes y pertinentes so+re los asuntos m0s importantes para la reali acin de prue+as y an0lisis de las evidencias, para asegurar el 21ito de la auditora, de modo de acumular +ases su(icientes para la (ormulacin de o+servaciones, conclusiones yNo recomendaciones e(ectivas y de+idamente respaldadas, as como para acreditar .a+er llevado a ca+o el e1amen de acuerdo con los re-uisitos previamente esta+lecidos. &am+i2n en esta etapa se aplican procedimientos y t2cnicas de auditora -ue comprenden: prue+as y evaluacin de controles, identi(icacin de .alla gos Mcondicin y criterioC, desarrollo de o+servaciones Mincluyendo condicin, criterio, causa5e(ecto, y evaluacin de comentarios de la entidadC y comunicacin de los resultados a los (uncionarios responsa+les de la empresa evaluada. *as evidencias o+jetivas -ue necesita el auditor, las de+e +uscar de .ec.os reales con relacin a .ec.os -ue est2n (uera de lo normal, es (undamental -ue el auditor este +ien in(ormado acerca de los o+jetivos generales y espec(icos -ue la empresa se .a propuesto en su plani(icacin estrat2gica con el o+jetivo de estar seguro de -ue las evidencias -ue posee son las m0s correctas para la reali acin de su tra+ajo. Para
o+tener estas evidencias el auditor puede utili ar di(erentes medios tales como: entrevistas con los ejecutivos y empleados -ue desarrollen su actividad en el 0rea a auditar, visin ocular, revisin de documentos y registros de los ndices de gestin -ue posee la empresa, leyes, reglamentos internos, memorias, in(ormes o cual-uier otra (uente de in(ormacin -ue nos ayude a o+tener el conocimiento total del o+jetivo a ser revisado. *os indicadores de rendimientos, ya sean cualitativos o cuantitativos de+en proporcionar al ente o a al auditor un indicio so+re el grado de e(iciencia, economa y e(ectividad de la ejecucin de las operaciones. *os indicadores cualitativosF estos no miden num2ricamente una actividad, sino -ue se esta+lecen a partir de los principios generales de una sana administracin. %ndicadores cuantitativosF lo primero -ue de+er0 determinar el coordinador de la auditora es si el ente auditado .a desarrollado un sistema de medicin del rendimiento Mta+lero de comandoC. $i la administracin del ente no .a desarrollado dic.o sistema, de+er0 reali arlo el auditor. para ello de+er0 desarrollar una +atera de indicadores de gestin, de+iendo decidirF S-u2 datos reunirQ, Scmo reunirlosQ, Scmo asegurar su con(ia+ilidadQ. %ndicadores de gestinF se +usca asegurar la veracidad y con(ia+ilidad de los antecedentes reunidos y con(irmar -ue la in(ormacin o+tenida responda a la realidad de la empresa para el 0rea de estudio, de+iendo el coordinador de(inir el nivel de veri(icacin -ue se estimar0 necesario, de+iendo documentarse los datos incluidos, lo c0lculos y las prue+as sustantivas, en papeles de tra+ajo respectivo. 5unciones ?ue no de-e olvidar: 'eri(icar -ue se esta+le can planes, o+jetivos y metasF y evaluar los procedimientos utili ados por la %nstitucin para controlar su grado de cumplimiento. E1amina el grado de e(iciencia y e(icacia en la organi acin y operacin de la %nstitucin. Evaluar el sistema de control interno del 0rea administrativa seleccionada, con +ase en manuales de procedimientos y cuestionarios. Preparar, con +ase en la investigacin inicial, el programa de auditora dirigido a las 0reas crticas. )ecopilar la in(ormacin general del 0rea administrativa y documentar el estudio mediante la preparacin de papeles de tra+ajo. "+tener evidencia su(iciente y competente so+re los procedimientos y controles esta+lecidos para lograr los o+jetivos.
(! "!AMA "ENE!AL %E LA 5A&E III EI%ENTI5I$A$I N # &ELE$$I=N %E LA& A!EA& $!ITI$A& %E*ILE& A &E! A0%ITA%A& ESAMINA%A& EN %ETALLEF !,D%&")E$ )E$P"#$!B*E$: ................................................................................................... &%EMP" &"&!* P)E'%$&": ........................................................... /EC?! DE %#%C%": ............. "B=E&%'" W P)"CED%M%E#&"$ 7. "B=E&%'" DE *! /!$E %%% El propsito de esta /ase es el de identi(icar las 0reas d2+iles o crticas de la entidad, mediante la evaluacin del control interno conta+le (inanciero y administrativa o gerencial, o+teniendo evidencias so+re su e(ectividad, y
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"B=E&%'" W P)"CED%M%E#&"$ seleccionar las m0s importantes para orientar .acia ellas los es(uer os de auditora. *as limitaciones de tiempo y de recursos pueden limitar el alcance de la auditora administrativa a una sola 0rea, en cuyo caso se seleccionar0n las operaciones o actividades m0s importantes -ue de acuerdo a la disponi+ilidad de recursos puedan ser e1aminadas a pro(undidad. E. P)"CED%M%E#&"$ E.7 %denti(i-ue los ciclos de transacciones de la entidad, ela+ore los (lujogramas respectivos y e(ect4e prue+as de recorrido. E.E !nalice el dise6o de los sistemas de administracin (inanciera. E.; %denti(i-ue los controles clave y de(iciencias y (ormule conclusiones al respecto. E.I Comprue+e el (uncionamiento de los sistemas. E.< Eval4e el control interno administrativa o gerencial. E.9 Ela+ore un in(orme so+re la e(ectividad y cumplimiento de los sistemas de administracin y la e(ectividad del control gerencial u administrativa, (ormulando las recomendaciones pertinentes para mejorar. E.K %denti(i-ue las 0reas d2+iles o crticas, con +ase en los resultados de la evaluacin del control interno. E.A $eleccione seg4n su importancia el 0rea d2+il o crtica .acia la cual se orientar0n los es(uer os de auditora y dentro de 2sta las operaciones -ue se e1aminar0n en detalle. #ota 7: *os programas detallados para desarrollar los procedimientos generales, ser0n ela+orados a la medida por el auditor encargado del tra+ajo y revisados y apro+ados por el supervisor.
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/EC?! DE /%#!*%Y!C%"#: ............................................................. )E'%$!D": ...................................................................................... /EC?!: .................. 5A&E I,: EBamen detallado de 7reas crticas Esta etapa es la m0s e1tensa en un proceso de auditora administrativa. &iene por o+jetivo evaluar los posi+les .alla gos -ue puedan e1istir en el 0rea o 0reas crticas seleccionadas, para determinar el grado de e(icacia o e(ectividad, economa y e(iciencia de las operaciones y para (ormular recomendaciones para mejorar dic.o grado. $in em+argo, cuando los recursos .umanos de auditora son limitados para e1aminar en detalle todas las operaciones del 0rea o e1isten limitaciones de tiempo para la ejecucin del e1amen detallado, el alcance del tra+ajo se podr0 limitar a algunas de las operaciones m0s signi(icativas, de tal (orma -ue se puedan o+tener resultados en un tiempo prudencial. !l terminar el e1amen detallado de las 0reas crticas o d2+iles, el auditor administrativa tendr0 identi(icados plenamente los .alla gos de auditora -ue sean signi(icativos y tendr0 competentemente (undamentadas las conclusiones y recomendaciones -ue va a proponer en su in(orme. !ctividades -ue Comprende el E1amen Detallado de las Lreas Crticas o D2+iles Para alcan ar el o+jetivo de esta (ase, el auditor administrativa de+er0 desarrollar las siguientes actividades:
)evisin detenida de la in(ormacin recopilada en las (ases anteriores -ue tenga relacin con el 0rea crtica seleccionada. )ecopilacin de in(ormacin adicional por medio de entrevistas, inspecciones (sicas, o+servacin directa de las operaciones, consulta de literatura especiali ada, etc. Determinacin de la precisin, con(ia+ilidad y utilidad de la in(ormacin del 0rea para uso de la gerencia o direccin de la entidad. Clasi(icacin de los posi+les criterios de medicin -ue podr0n utili arse M*eyes, decretos, resoluciones, normas, polticas, o+jetivos y metas esta+lecidas en el presupuesto program0tico o en el Programa !nual de "peraciones P!", est0ndares de desempe6o, indicadores de rendimientoC. Determinacin de la necesidad de o+tener asesora t2cnica de un especialista -ue no este involucrado en las operaciones e1aminadas. $eleccin de la operacin u operaciones -ue se consideren m0s importantes o signi(icativas y dentro de estas las m0s via+les, para ser e1aminadas a pro(undidad. %denti(icacin y desarrollo de las caractersticas de los posi+les .alla gos de auditora administrativa M?!"C, para esta+lecer si las operaciones seleccionadas del 0rea e1aminada est0n logrando los o+jetivos y metas esta+lecidas, dentro de los o+jetivos generales del 0rea o unidad y de la entidad y para esta+lecer la economa y e(iciencia en la utili acin de los recursos .umanos, materiales y (inancieros involucrados en las 0reas criticas. /ormulacin de las conclusiones e identi(icacin de las recomendaciones para mejorar la e(ectividad o e(icacia, economa y e(iciencia de las operaciones involucradas en los .alla gos de auditora administrativa.
*os anteriores puntos ser0n la +ase para ela+orar el Programa general de la /ase, el cual contemplar0 como 4ltimo procedimiento la discusin de los resultados de los ?!" con los (uncionarios responsa+les, para llegar a un acuerdo so+re los mismos. Programas de !uditora para el E1amen de las Lreas Crticas *as actividades anteriores pueden plasmarse en un programa de procedimientos generales de auditora administrativa para desarrollar la /ase %', pero ser0 necesario ela+orar programas de tra+ajo detallados y a la medida, -ue contengan los pasos a seguir en el desarrollo de dic.os procedimientos, seg4n sean el tipo y la naturale a del 0rea, unidad u operaciones -ue ser0n evaluadas. *os programas de tra+ajo de+er0n tener una estructura lgica -ue condu ca a alcan ar los o+jetivos de esta+lecer y mejorar el logro de las metas propuestas Me(ectividadC o a reducir el costo de las operaciones MeconomaC o a determinar y mejorar el nivel de e(iciencia. Como ya se indic en la seccin dedicada a la metodologa, en auditoria administrativa los programas de+er0n ser lo su(icientemente (le1i+les -ue le permitan al auditor desarrollar la iniciativa pro(esional ante las circunstancias imprevistas -ue pueden presentarse en el desarrollo de la evaluacin. Caractersticas del ?alla go de !uditora !dministrativa *as operaciones o actividades -ue se encuentran a(ectadas en la e(ectividad, economa o e(iciencia, constituyen los denominados .alla gos de auditora administrativa. En cumplimiento del e1amen detallado de las 0reas crticas o d2+iles MIta.(ase o etapa del procesoC, el
auditor de+e evaluar dic.os .alla gos lo cual consiste en desarrollar e identi(icar con claridad cada una de sus caractersticas. *as caractersticas del .alla go de auditora administrativa son cuatro a sa+er: ^ *a Condicin Esta caracterstica est0 dada por la situacin actual encontrada por el auditor Mlo -ue esC ^ El Criterio El criterio, est0 dado por las unidades de medida, las disposiciones legales o normas aplica+les, los indicadores o ndices y en general por los par0metros -ue el auditor utili a para comparar o medir la situacin actual. Puede decirse -ue 3 el criterio3 es 3 lo -ue de+e ser3, es decir la situacin ideal. ^ El E(ecto Es el resultado adverso de la comparacin de la condicin contra el criterio. ?ay e(ectos -ue se pueden rescatar en el (uturo, pero tam+i2n .ay e(ectos irrescata+les. ^ *a Causa Es el motivo o ra n de las evaluaciones o e(ectos esta+lecidos al comparar la condicin contra el criterioF es el por-u2 del e(ecto o de la condicin. Conclusiones y )ecomendaciones so+re los ?!" ,na ve -ue el auditor administrativa .aya desarrollado las caractersticas de un .alla go estar0 en condiciones de concluir so+re el mismo y de proceder a identi(icar la mejor solucin, para (ormular (inalmente la recomendacin o recomendaciones, propsito de su tra+ajo. *a Conclusin es la sntesis redactada con o+jetividad y con impacto, de las caractersticas del .alla go Mcondicin, criterio, e(ecto y causaC. Dic.a sntesis no de+e e1ceder de dos (rases presentando la gravedad del pro+lema. *as )ecomendaciones son las sugerencias presentadas por el !uditor para corregir o mejorar la e(icacia, economa y e(iciencia de las operaciones involucradas en el .alla go. *as recomendaciones estar0n orientadas a evitar -ue la causa del .alla go se repita en el (uturo y a rescatar los e(ectos cuando estos sean recupera+les. %gualmente las recomendaciones de auditoria administrativa, de+en ser practica+les, 4tiles y costea+les. /inalmente, la evaluacin del .alla go (inali a con los comentarios de los (uncionarios involucrados en el respectivo .alla go. Programa de Evaluacin de un ?!" *a evaluacin de los ?alla gos de !uditora !dministrativa de+e e(ectuarse mediante el desarrollo de programas espec(icos. Constancia de las Evidencias de la Evaluacin de los ?!" en Papeles de &ra+ajo
*a esencia de la ejecucin de la /ase de e1amen detallado de las 0reas crticas es la evaluacin de los .alla gos. *e corresponde por lo tanto al auditor administrativa dejar constancia de las evidencias de esta evaluacin en papeles de tra+ajo. *a teora general de los Papeles de &ra+ajo en auditoria (inanciera es aplica+le y adapta+le a los re-uerimientos de papeles de tra+ajo en auditora administrativa. ! continuacin se presentan los aspectos m0s signi(icativos de dic.a adaptacin. Papeles de &ra+ajo en !uditora !dministrativa %n(ormacin o+tenida en el transcurso del e1amen. Evaluacin de la e(ectividad del control interno conta+le (inanciero y administrativa, y de la identi(icacin y seleccin de las 0reas crticas. *a evaluacin o desarrollo de los .alla gos. C2dulas $on los papeles de tra+ajo preparados directamente por el auditor y se dividen en sumarias y analticas. *as c2dulas sumarias resumen todo lo concerniente al ?!" Mcondicin, criterio, e(ecto, causa, conclusin y recomendacinC. *as c2dulas analticas sustentan, (undamentan o demuestran los ?!". Documentos $on los papeles de tra+ajo preparados o suministrados por personas distintas al !uditor Mla entidad, terceros, etc.C, -ue sirven para soportar o demostrar las aseveraciones del !uditor. #ormas de preparacin de los Papeles de &ra+ajo De+e tener un enca+e amiento -ue indi-ue el 0rea +ajo e1amen o evaluacin, la (ec.a de la evaluacin y el ttulo de su contenido. De+en ser redactados con claridad, o+jetividad y adecuada gram0tica. De+en ser ela+orados con limpie a y matem0ticamente e1actos De+en incluir las evidencias -ue sustentan las a(irmaciones del !uditor. De+en contener las in(ormaciones -ue demuestren la reali acin de las prue+as y procedimientos reali ados. De+en estar totalmente terminados, re(erenciados y cru ados de tal (orma -ue su revisin no re-uiera de la presencia de -uien los ela+or.
/inalmente, es importante se6alar -ue en auditora administrativa es posi+le utili ar papeles de tra+ajo de auditoras (inanciera ya ela+orados, como c2dulas analticas o de soporte de la sumaria de un ?!". Esta circunstancia generalmente se da cuando la auditora administrativa es parte de una auditora con en(o-ue integral.
$ N$E(T & A A(LI$A! Normas de rendimientoQ se re(ieren a mediciones cuantitativas o cualitativas de cu0l es el nivel -ue se considera como deseado o esperado, de una actividad. $e destaca la conveniencia de tratar de o+tener la apro+acin del ente auditado so+re las normas de rendimiento -ue se aplican. $i ello no ocurre, en el in(orme de+er0 indicarse tal situacin, las opiniones del ente auditado y los (undamentos de la norma aplicada por parte del auditor. El auditor operativo no de+e olvidar: 7. Descri+ir procedimientos y t2cnicas -ue se aplican en las 0reas relacionadas. E. )edactar preguntas posi+le de incluir en un Cuestionario de Control %nterno, de acuerdo con el contenido del Control %nterno para estas partidas. ;. Ela+orar los Papeles de &ra+ajos adecuados, incluyendo las compro+aciones correspondientes. I. )edactar comentarios, notas , conclusiones y recomendaciones relacionadas con la !uditora. <. ,tili ar cuestionarios y (lujogramas para evaluar el $istema de Control %nterno. An7lisis < evaluacin de evidenciasF una ve determinadas las desviaciones cualitativas y cuantitativas respecto de los criterios o normas, de+er0 anali ar y evaluar las evidencias para desarrollar los .alla gos. %ia/nsticoQ la evidencia y .alla gos reunidos en la (ase anterior, anali ados y evaluados, permiten al auditor tener un panorama preciso de la realidad auditada y poder, en consecuencia, emitir un diagnstico. *os .alla gos responden a la pregunta crtica de cu0n +ien o no est0 (uncionando una actividad. Esto signi(ica -ue el coordinador de+er0 comparar el rendimiento real con las normas para determinar el nivel de e(iciencia, e(icacia y economa de la gestin. &odos los .alla gos negativos o positivos detectados de+en tener ca+ida en el diagnstico, determin0ndose las causas -ue los determinaron. Para (acilitar la redaccin posterior del in(orme, de+er0 con(eccionarse en los papeles de tra+ajo una misma (orma de anotacin de los .alla gosF CondicinF es el nivel real del rendimiento o+tenido. CriterioF es el nivel deseado, esperado o plani(icado del rendimiento, veles decir la norma de rendimiento. CausaF los (actores determinantes de la variacin del rendimiento M(avora+le o des(avora+leC. E(ectoF el impacto de la variacin en el rendimiento, medido en unidades monetarias, cuando sea posi+le. )ecomendacinF mediante 2stas se intentar0 superar los pro+lemas encontrados, evitar pro+lemas (uturos y consecuencias, con la (inalidad de -ue la entidad auditada adopte las medidas recomendadas. *as recomendaciones de+en en(ocar aspectos signi(icativos de la organi acin y de su gestin, adem0s ser t2cnica y (inancieramente (acti+les de aplicar en los entes, de acuerdo a sus propias caractersticas. "pinin del ente auditadoF es un elemento 4til para rati(icar o recti(icar las aprensiones del diagnstico. !simismo permite al ente auditado (ormular sus descargas. (ronsticoQ los auditores responsa+les de cada .alla go consultar0n a los a(ectados por las o+servaciones, salvo caso de (raudes detectados o malversaciones de (ondos, solicitando su opinin so+re los .alla gos y recomendaciones (ormuladas, consign0ndose en los papeles de tra+ajo. El coordinador de+er0 discutir el +orrador del in(orme con los m01imos niveles de cara 0rea, en reuniones, a las cuales de+er0 concurrir el personal a cargo de los sectores involucrados por las o+servaciones o recomendaciones. De esta manera se asegurar0n de no .a+er omitido ning4n antecedente o dejado sin considerar determinada evidencia. !dem0s, tratar0n de o+tener in(ormacin so+re la evolucin del marco e1terno -ue m0s a(ecte a la organi acin a mediano o largo pla o, con el o+jetivo de proyectar las principales varia+les -ue ella maneja MpronsticoC a (in de con(irmar, modi(icar o descartar determinadas recomendaciones. De los resultados de cada reunin se con(eccionar0 una minuta -ue de+er0 estar (irmada por cada uno de los participantes. (! "!AMA "ENE!AL %E LA 5A&E I, EESAMEN %ETALLA% $!ITI$A&F
%E LA& A!EA& %E*ILE&
!,D%&")E$ )E$P"#$!B*E$: ................................................................................................... &%EMP" &"&!* P)E'%$&": .......................................................... /EC?! DE %#%C%": ............. "B=E&%'" W P)"CED%M%E#&"$ 7. "B=E&%'" DE *! /!$E %' Evaluar los posi+les .alla gos -ue puedan e1istir en las 0reas crticas seleccionadas, para determinar el grado de e(ectividad, economa y e(iciencia de las operaciones y para (ormular las conclusiones y recomendaciones para mejorar. E. P)"CED%M%E#&"$ E.7 )evise detenidamente la in(ormacin recopilada en las /ases anteriores -ue tenga relacin con el 0rea crtica. E.E )ecopile in(ormacin adicional so+re el 0rea por medio de entrevistas, inspecciones (sicas, o+servacin directa de las operaciones y por otros medios -ue considere conveniente. E.; Determine la precisin, con(ia+ilidad y utilidad de la %n(ormacin para uso de la gerencia o direccin. E.I Clasi(i-ue los posi+les criterios de medicin -ue se podr0n utili ar M*eyes, decretos, resoluciones, normas, polticas, o+jetivos y metas esta+lecidas en el presupuesto program0tico, est0ndares e indicadoresC E.< Determine la necesidad de o+tener asesora t2cnica de un especialista -ue no este involucrado en las operaciones e1aminadas. E.9 $eleccionar la operacin u operaciones -ue se consideren m0s importantes o signi(icativas para ser e1aminadas a pro(undidad. E.K %denti(i-ue y desarrolle las caractersticas de los posi+les ?alla gos de !uditora !dministrativa M?!"C E.A Esta+le ca s las operaciones seleccionadas del 0rea E1aminada est0n logrando los o+jetivos y metas esta+lecidas, dentro de los o+jetivos generales del 0rea o unidad y de la entidad. E.8 Esta+le ca la economa y e(iciencia de las operaciones E.7: )edacte las conclusiones de los ?!". E.77 %denti(i-ue las recomendaciones para mejorar la e(icacia o e(ectividad, economa y e(iciencia de las operaciones involucradas en los ?!". E.7E Discuta los ?!" con los (uncionarios responsa+les de las operaciones, para llegar a un acuerdo so+re los mismos. #ota: *os programas detallados para desarrollar los procedimientos generales, ser0n ela+orados a la medida por el !uditor Encargado del tra+ajo y revisados y apro+ados por el supervisor. /EC?! DE /%#!*%Y!C%"#: ............................................................. )E'%$!D":....................................................................................... /EC?!: ........... )E/. PN& E=E. P") &"&!* ?")!$
5A&E ,: $ M0NI$A$I=N %E L & !E&0LTA% & %E A0%IT !OA A%MINI&T!ATI,A R IN5 !ME& A&(E$T & *A&I$ & %E LA $ M0NI$A$I=N %E !E&0LTA% & El auditor administrativa de+e ir comunicando los resultados de su e1amen, ver+almente durante el transcurso de la cuarta etapa, para o+tener el punto de vista de los (uncionarios de la empresa, y para de+atir con ellos los .alla gos de auditora. %gualmente, al (inal del tra+ajo el auditor de+e tener una con(erencia, un ciclo de con(erencias o un seminario con los (uncionarios principalmente responsa+les de las operaciones e1aminadas para comunicarles y discutir los resultados de su e1amen. *a comunicacin o(icial y (ormal de los resultados de la auditoria administrativa, se e(ect4a en un in(orme escrito en el cual el auditor presenta de+idamente documentados dic.os resultados, teniendo cuidado de -ue las e1presiones sean e(ectivamente convincentes al lector de la importancia de los .alla gos, la ra ona+ilidad de las conclusiones y la conveniencia de aceptar las recomendaciones. !simismo, la comunicacin o(icial de los resultados de+e incluir los puntos de vista de los (uncionarios de la empresa o entidad, cuando sean di(erentes o contrarios al criterio del auditor. *a presentacin e-uitativa de los distintos puntos de vista contri+uye nota+lemente a aumentar la posi+ilidad de -ue las recomendaciones sean acogidas y aceptadas. EL IN5 !ME %E A0%IT !IA A%MINI&T!ATI,A El auditor !dministrativa de+e tener en cuenta al redactar los resultados del tra+ajo, los principios para redaccin de los in(ormes y si es el caso consultar +i+liogra(a al respecto, para asegurarse de la adecuada presentacin del in(orme (inal. En consecuencia, de+e tener en cuenta por lo menos, los siguientes re-uisitos: %mportancia. ,tilidad y "portunidad $ustentacin e1acta, su(iciente y adecuada Conviccin "+jetividad y Concisin %ntegridad &ono Constructivo En el in(orme de la auditoria administrativa se e1plicaran los o+jetivos y alcance del tra+ajo, la metodologa utili ada, 0reas criticas Mcon los pro+lemas y causasC y el enjuiciamiento de ellas en t2rminos de e(icacia, e(iciencia y economa, tam+i2n las soluciones y recomendaciones. El ordenamiento del in(orme podra ser: -.etivo de la Auditoria : al clasi(icar el propsito y la necesidad -ue satis(ace, es mas (0cil darle un sentido de unidad al in(orme y lograr una mejor recepcin de 2l por -uienes no esta+an ca+almente in(ormados del origen del e1amen.
Metodolo/a 0tilizada: este punto e1pone la rigurosidad cient(ica da la auditoria y la valide de los juicios -ue emite. Alcance < Limitaciones del Tra-a.o : es importante se6alar cual (ue el 0m+ito sometido a la evaluacin y la muestra anali ada, para -ue el receptor cono ca el marco de re(erencia utili ado para los juicios -ue se (ormulan. Es igualmente importante consignar la ra ones -ue .an podido impedir una plena y li+re reali acin de la auditoria , limitando de esta (orma las opiniones , del e-uipo pro(esional. %ia/nostico: de+en dejarse esta+lecidos los .ec.os y circunstancias -ue caracteri an la situacin en estudio y sus aspectos positivo y negativo, latentes y evidentes. Estos .ec.os pueden clasi(icarse en: generales de la entidad y espec(icos de ciertas 0reas, en orden descendentes de urgencia y relevancia para la entidad. En este punto, de+e incluirse el juicio so+re el grado de e(icacia, e(iciencia y economa de la gestin. El diagnostico de la situacin es la +ase para (ormular las sugerencias y recomendaciones del caso. &u/erencia < !ecomendaciones: son las medidas -ue, a juicio del grupo de tra+ajo, permitir0n a la organi acin lograr mas e(ica , e(iciente y econmicamente sus o+jetivos, solucionando sus actuales pro+lemas, previendo otros y aprovec.ando al m01imo las posi+ilidades -ue el medio e1terno y sus propios recursos le o(recen. (ronostico: la auditoria administrativa de+e (ormar un juicio orientado .acia el (uturo, a (in de ayudar al usuario a visuali ar cual ser0 la situacin del ente evaluado si se adoptan las medidas correctivas propuestas, o se toma la decisin de no considerarlas o de .acerlo solo parcialmente. Esta proyeccin de una situacin en el tiempo es uno de los mayores aportes -ue pueda reali ar el e-uipo de la auditoria administrativa a la direccin superior y, para ello de+e ponderar cuidadosamente las varia+les internas como las e1ternas -ue determinaran el conte1to (uturo. Cuando se entrega el in(orme el auditor da constancia del cumplimiento del tra+ajo y la direccin eval4a el tra+ajo -ue el .i o, su utilidad, valori acin de resultados y conveniencia de .a+er .ec.o la auditoria. Es importante -ue el in(orme cumpla los re-uisitos e1puestos en las normas. $ NTENI% %EL IN5 !ME En la ela+oracin del in(orme el auditor de+er0 tener en cuenta los aspectos relacionados con el in(orme so+re los resultados de una auditora administrativa o del desempe6o. ! continuacin se resume un n4mero de aspectos -ue de+iera considerarse en la preparacin del in(orme:

)emarcar los items -ue mejoran la operacin. "mitir items de menor importancia. ?acer el in(orme tan corto como sea posi+le. #o esperar -ue el gerente operativo piense en t2rminos de auditoriaF redactar el in(orme en sus t2rminos.
#o .acer ninguna critica, estas se de+en .acer en (orma constructiva. Discutir el +os-uejo del in(orme con los a(ectados. $i es posi+le asegurar el acuerdo de las recomendaciones con el gerente. Enviar copias del in(orme a cada a(ectado. #o pu+licar ning4n material -ue no este en el in(orme. El informe de auditoria administrativa) puede contener -7sicamente las si/uientes partes:
$ntesis o resumen del in(orme M)esumen ejecutivoC %n(ormacin introductoria M%ntroduccinC )esultados de la !uditora MCaptulos individuales so+re .alla gos de auditoraC !ne1os Mcuando sean considerados necesariosC &ntesis o !esumen E!esumen E.ecutivoF En esta parte del %n(orme el !uditor de+er0 e1poner +revemente las caractersticas de la auditora reali ada y las conclusiones y recomendaciones m0s signi(icativas de su tra+ajo, de tal (orma -ue los ejecutivos de la entidad tomen r0pidamente una visin general del tra+ajo reali ado y sus principales resultados y a la ve por la gravedad motive a los interesados en su cuidadosa lectura. Informacin Introductoria El !uditor de+er0 incluir en su in(orme una introduccin, en la cual .ar0 re(erencia a los antecedentes de la entidad, tales como origen y creacin, naturale a y determinacin de sus actividades, organi acin y administracin, en t2rminos muy generales. %gualmente, mani(estar0 en la introduccin las 0reas e1aminadas y la naturale a y alcance del e1amen practicado. En resumen, en esta parte del in(orme se incluir0 cual-uier antecedente y datos -ue puedan ser 4tiles para leer los dem0s captulos, teniendo especial cuidado de no presentar in(ormacin innecesaria -ue pueda tratarse en las secciones -ue siguen y de -ue no e1ceda de tres o cuatro p0ginas. !esultados de la Auditora ECallaz/os de Auditora AdministrativaF En estas secciones del %n(orme de+en presentarse su(icientemente sustentados y en orden de importancia, respecto a las 0reas crticas e1aminadas, los .alla gos desarrollados durante la !uditora. De+e tenerse en cuenta -ue para cada .alla go de !uditora es conveniente destinar una seccin o captulo en esta parte del %n(orme, siguiendo el siguiente orden: Conclusin Condicin Criterio E(ecto Causa
Comentarios de los (uncionarios responsa+les )ecomendaciones, incluyendo cual-uier accin ya tomada al respecto *a presentacin de cada ?!" de+e llevar como ttulo el asignado al respectivo .alla go en la $umariaF pero no es necesario -ue al presentar los .alla gos se titule cada una de las caractersticas o elementos de los mismos, e1cepto las recomendaciones. Basta relacionarlos en p0rra(os consecutivos siguiendo el orden anterior. !ne1os /inalmente, en el %n(orme el auditor administrativa podr0 adjuntar los documentos -ue considere estrictamente necesarios o sean a-uellos -ue por su naturale a no pudieron desmem+rarse y presentarse para su an0lisis en la seccin correspondiente. El auditor administrativa de+e tener en cuenta -ue remitir al lector el e1amen de ane1os presentados al (inal del in(orme, desmotiva el inter2s en la lectura de un documento. unin con el cliente para discutirlo. ELA* !A$I N %EL * !!A% ! %EL IN5 !ME Discutir con los involucrados el +orrador del in(orme, persigue el do+le propsito de asegurarse de -ue se trata de .alla gos reales y -ue los (uncionarios coinciden con su e1istencia precisamente en la (orma en -ue se descri+e en el +orrador. ,n o+jetivo adicional de esta discusin es convencer a los interesados a -ue a(ronten junto con el auditor todas las incidencias al presentar el diagnstico de(initivo. 1.1. Informe. *a comunicacin (ormal se .ar0 por medio del in(orme (inal, el cual muestra los resultados de la auditora practicada a la operacin, se presenta por escrito teniendo cuidado en su redaccin, la cual de+e ser convincente y constructiva, as mismo de+e incluir los comentarios de los principales (uncionarios Mgerente o directorC cuando sean di(erentes o contrarios a los del auditor. El in(orme es el producto terminado del tra+ajo de auditora administrativa y generalmente es lo 4nico -ue llega a manos de la alta direccin, en consecuencia de+e contener por lo menos algunos re-uisitos como los -ue se mencionan a continuacin: %mportancia: -ue muestre aspectos o .alla gos importantes de la operacin auditada. ,tilidad y oportunidad: -ue adecua sus recomendaciones a la operacin y se tenga en manos de los interesados en el momento preciso para tomar decisiones. $ustentacin su(iciente: -ue se cuente con la evidencia necesaria -ue soporte los .alla gos de los -ue se desprenden las recomendaciones. Conviccin: el contenido de+e ser interesante y convencer al lector. "+jetividad: se presenta la realidad de la operacin. %ntegridad: la in(ormacin presentada no .a sido alterada o distorsionada intencionalmente. Constructivo: su contenido se en(oca a mejorar la e(icacia y e(iciencia de la operacin auditada, no crtica. $u contenido de+e en(ocarse a mostrar de una manera o+jetiva, los pro+lemas detectados -ue a(ectan la e(iciencia de operacin y del control interno e1istente esta+lecido por la administracin, lo -ue concuerda con el o+jetivo del e1amen.7 El in(orme de+e contener caractersticas de utilidad, agilidad, claridad, orientado .acia la mejora de
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operacin. En la medida de lo posi+le de+e cuanti(icarse el e(ecto de las desviaciones, o riesgos y de los posi+les cam+ios. El contenido +0sico del in(orme generalmente incluye los siguientes elementos: aC !lcance y limitaciones. +C $ituaciones -ue impiden el logro de los o+jetivos Mo+st0culos a la e(iciencia de operacinC. cC $ugerencias y recomendaciones en +usca de la mejora administrativa. Alcance < limitaciones. $e menciona de una manera +reve y se dan a conocer los o+jetivos del tra+ajo reali adoF los ciclos de operacin sujetos de e1amen a en su caso la parte de la operacinF el criterio de prioridades esta+lecidoF limitaciones en caso de e1istirF la participacin de otros pro(esionales si la .u+o y sus la+ores reali adas. &ituaciones ?ue impiden el lo/ro de los o-.etivos. Es recomenda+le presentar en (orma resumida y ordenada los .alla gos m0s signi(icativos o con mayor relevancia re(erenciando su impacto as como las causas y posi+les consecuencias. &u/erencias < recomendaciones en -usca de la me.ora administrativa. Es recomenda+le -ue las sugerencias se descri+an despu2s de -ue se se6alen los riesgos o desviaciones identi(icados, los cuales repercuten directamente so+re la e(iciencia de operacin ll0mese optimi acin de recursos o gastos de operacin, de una manera general o espec(ica. !ecomendaciones pr7cticas para la ela-oracin del informe. De(inir el o+jetivo del in(orme. ! -uien va dirigido. Mencionar lo -ue -uieren escuc.ar los interesadosMno decir lo -ue ya sa+enC. ,tili ar ndice para una mejor u+icacin Mas se puede despla ar a la seccin o 0rea de inter2sC. $onse.os para la ela-oracin de un informe de auditora administrativa. ! continuacin se mencionan una serie de consejos 4tiles para ela+orar un in(orme de auditora administrativa de calidad tanto en presentacin como en contenido: )ecalcar los aspectos signi(icativos -ue mejoren la e(iciencia administrativa, as como la reduccin en los costos incurridos. Evitar incluir .alla gos sin relevancia. ,tili ar un lenguaje claro en todos sus puntos. ?acer sugerencias constructivas. Discutir el in(orme con los responsa+les -ue pueden llegar a ser a(ectados por los o+servaciones -ue plantee en su in(orme el auditor. Conciliar criterios junto con los principales (uncionarios para llegar a sugerencias conjuntas. Enviar copia al personal involucrado del in(orme (inal, as como a la alta administracin. '. !e?uisitos del informe $laridad < simplicidad: *a Claridad y $implicidad, signi(ican introducir sin mayor di(icultad en la mente del lector del in(orme, lo -ue el !uditor .a escrito o pens escri+ir. ! veces lo -ue ocasiona la de(iciencia de claridad y simplicidad del in(orme es precisamente la (alta de claridad en los conceptos -ue el !uditor tiene en mente, es decir, no .ay una ca+al comprensin de lo -ue realmente -uiere comunicar, asimismo cuando el %n(orme est0 (alto de claridad, puede dar lugar a una do+le interpretacin, ocasionando de este modo -ue, se torne in4til y pierda su utilidad.
%. %%. %%%. %'. '. '%. '%%.
En consecuencia, para -ue el in(orme logre su o+jetivo de in(ormar o comunicar al cliente, el !uditor:
o o o o
Evitar0 el uso de un lenguaje t2cnico, (lorido o vago. Evitar0 ser muy +reve. Evitar0 incluir muc.o detalle. ,tili ar0 pala+ras simples, (amiliares al lector, es decir, escri+ir0 en el idioma -ue el lector entiende.
EBactitud *a E1actitud, es esencial en todo %n(orme, no solamente en lo re(erente a ci(ras, sino en cuanto a .ec.os. El contenido del %n(orme de+e estar sustentado en evidencias suscepti+les de ser demostradas en cual-uier circunstanciaF por consiguiente el %n(orme no de+e contener conceptos errados. #uestra misin respecto a la E1actitud, es presentar in(ormacin digna de creencia y con(ia+ilidad, es decir -ue no genere duda, por-ue si esto 4ltimo ocurriera, el %n(orme perdera su valide y como consecuencia podra devenir en dem2rito para el pro(esional. $oncisin El .ec.o de -ue un %n(orme sea Conciso, no signi(ica -ue su contenido sea corto, lo -ue se -uiere es -ue su contenido sea +reve, ya -ue muc.os in(ormes pueden ser amplios por-ue las circunstancias as lo re-uierenF sin em+argo no de+en incluir .ec.os impertinentes, super(luos o insigni(icantes. El %n(orme Conciso no de+e contener conceptos -ue no ayudan a entender el tema principal del in(orme, es decir, no de+e incluir demasiado detalle -ue a(ecte el concepto principal del in(orme. Es oportuno considerar -ue, por lo general el in(orme de+e ser conciso como los -ue se presentan al Directorio y m0s detallado cuanto se presenta a otros niveles in(eriores. *os in(ormes de+en ser +reves por lo siguiente:
o o o o
$u preparacin es menos costosa. *os in(ormes largos pueden ser algo complicados y di(ciles de anali ar, adem0s por lo general no tienen una organi acin uni(orme. *a ver+orrea generalmente da 2n(asis a detalles sin mayor trascendencia. *os in(ormes largos provocan comentarios inde+idos o dan una mala impresin so+re su (alta de operatividad. portunidad *os %n(ormes, de+en ser "portunos, de modo tal -ue la administracin de la empresa pueda tomar accin inmediataF a4n cuando la auditora no .aya sido concluida, de+e in(ormarse a tiempo para -ue se vaya apreciando el progreso alcan ado y dar a conocer los .ec.os so+resalientes, por-ue de otra (orma, los in(ormes atrasados pierden valor a pesar de .u+ieran sido muy +ien preparadosF en consecuencia los asuntos pendientes de solucin -ue ocasionan demoras, de+en tratarse a su de+ido tiempo durante el tra+ajo de campoF y, es pre(eri+le sacri(icar la (orma de su presentacin, en +ene(icio de la oportunidad, en casos especiales. 0tilidad El %n(orme es 4til cuando in(orma lo -ue la empresa solicit, es decir, si el contrato (ue e1aminar el 0rea de ventas, pues de+emos in(ormar so+re esa 0rea, de tal manera -ue la empresa cono ca la situacin, los pro+lemas, las conclusiones, recomendaciones y otros aspectos de inter2sF esto es justamente lo -ue el
in(orme de+e satis(acer realmente para -ue la empresa pueda tomar decisiones adecuadas y, en consecuencia se aprecie la utilidad del in(ormeF so+re el particular, es +ueno recalcar -ue toda de(iciencia comentada, de+e ir acompa6ada de su correspondiente recomendacin. !dem0s es +ueno considerar -ue, un in(orme ser0 4til s: )e4ne los otros re-uisitos se6alados para su redaccin como: claridad y simplicidad, e1actitud, concisin, oportunidad, tono constructivo, sustentacin adecuada e integridad uy adem0s cumple el siguiente principio: $a+idura es sa+er -ue .acerF .a+ilidad es sa+er como .acerlo, pero el m2rito radica en persuadir a otra persona a -ue lo .aga. Tono $onstructivo El %n(orme, de+e tener un &ono Constructivo apropiado a la circunstancia para la cual (ue solicitado, con esto -ueremos signi(icar -ue, de+en tomarse en consideracin las virtudes de la cortesa y el respetoF adem0s no de+en menospreciarse los m2todos de tra+ajo o cual-uier accionar del cliente, no de+e utili arse jerga y, es pre(eri+le omitir el nom+re de las personas involucradas e indicar solamente sus cargos. De+er0 tenerse cuidado en seguir una misma (orma de redaccin a lo largo de todo el in(ormeF generalmente se escri+e en tercera personaF y los ttulos o enca+e amientos de las o+servaciones de+en llamar la atencin .acia una inmediata correccin o accin de parte de la empresa auditada. &ustentacin adecuada El %n(orme de+e +asarse en evidencias, las mismas -ue de+en estar amparadas en documentos, prue+as u otros elementos de juicio o+jetivos, -ue permitan demostrar la valide de las o+servacionesF as mismo esa o+jetividad de+e incluir una clara di(erenciacin entre lo -ue son: .ec.os, opiniones y, declaraciones. Inte/ridad !dem0s de las caractersticas o re-uisitos ya indicados, el in(orme de+e ser %ntegral, es decir, no de+e emitirse in(ormes por separado, de otros especialistasF adem0s de+e contener todos los elementos o partes -ue lo integran, desde la introduccin .asta las recomendaciones, con el (in de tener una in(ormacin completa. 1. Estructura %el Informe #o e1iste una Estructura modelo en la redaccin del %n(orme de !uditora !dministrativa, ya -ue es muy di(cil opinar uni(ormemente, so+re una gran variedad de actividades administrativas u otras de di(erente alcance, -ue no tienen una misma +ase inicial y (inal, como es el +alance general en la !uditora /inancieraF en consecuencia en este tipo de e1amen administrativo, el !uditor no dictamina, solo emite opiniones, considerando una serie de (actores o caractersticas propias de la actividad, operacin o 0rea e1aminada, adem0s de los principios administrativos y normatividad e1istente. %efinicin del $ontenido: El contenido se de(ine de la (orma siguiente: &ntesis *a $ntesis del %n(orme tiene por (inalidad resumir la opinin del !uditor indicando las o+servaciones m0s signi(icativas e importantes del %n(orme. $e prepara principalmente para in(ormar al lector del %n(orme, generalmente personas importantes -ue no
disponen del tiempo su(iciente para leer el ntegro del in(orme, so+re el contenido (undamental de 2ste para motivarlo a tomar las acciones correctivas. Introduccin Consiste en la descripcin en (orma narrativa de los aspectos relativos a la empresa o entidad auditada. *a %n(ormacin introductoria -ue se presenta e1pone, so+re los !ntecedentes, "+jetivo, !lcance y #aturale a de la Empresa a e1aminar. !ntecedente. En esta parte de la in(ormacin introductoria, el auditor se6alar0 el motivo -ue origin la auditora e(ectuada. *a mani(estacin puede ser presentada seg4n el caso, si o+edece la reali acin del e1amen al cumplimiento del Plan de !uditora !nual Mcuando se trata de la ejecucin de auditora de acuerdo a la programacin anual -ue cumple la "(icina de !uditora %nterna de una empresa o entidadC, o si es .ec.a, denuncias reci+idas o a pedido -ue puede ser ejecutada por la misma "(icina de !uditora %nterna o por una $ociedad de !uditora previo contrato en este 4ltimo caso. /inalmente se de+e consignar o indicar la /ec.a de %nicio y &2rmino de &ra+ajo de Campo o la !uditora propiamente dic.a. "+jetivo. $e consideran los o+jetivos de la auditora administrativa, -ue varan de acuerdo a la naturale a de las (unciones del 0rea e1aminada. Ejemplo: $i se practica la !uditora !dministrativa en el Lrea de &r0mite Documentario y !rc.ivo, los o+jetivos ser0n: Evaluar el grado de e(iciencia y e(icacia de las normas y procedimientos -ue comprende el proceso integral de la administracin documentaria de la empresa. Determinar el grado de orden, conservacin, proteccin y clasi(icacin del arc.ivo de la entidad, as como la oportunidad de su servicio. !lcance. $e de+e especi(icar el alcance del 0rea e1aminada, los aspectos a e1aminar, los (uncionarios responsa+les y la comisin encargada de la auditora administrativa si se trata de determinar el alcance del 0rea de tr0mite documentario y arc.ivo, se especi(ican el alcance de la manera siguiente: !rea auditada: *a administracin documentaria, depende de la $ecretara General. !spectos ! E1aminar: Control %nterno del $istema Proceso de )ecepcin Proceso de Clasi(icacin y )egistro Proceso de Control y $eguimiento Proceso de Distri+ucin Proceso de %n(ormacin Proceso de !rc.ivo /uncionarios )esponsa+les Considerar nom+res y apellidos a cargo de las personas -ue tienen la responsa+ilidad del cumplimiento de las (unciones del rgano.
Comisin Encargada $e consignan los nom+res, apellidos y cargos de los auditores -ue tienen la responsa+ilidad de practicar la auditora administrativa. #aturale a de la Empresa. Consiste en un +reve resumen de la constitucin y autori acin legal para el (uncionamiento de la Empresa o entidad, indicando su organi acin, el capital social, el giro o actividades principales o secundarias y al personal con -ue cuenta. "+servaciones *as "+servaciones de la !uditora son las in(ormaciones -ue el auditor presenta so+re las de(iciencias o irregularidades -ue el auditor presenta so+re las de(iciencias o irregularidades encontradas durante el e1amen, de+iendo contener en (orma clara y lgica los asuntos de importancia su(icientemente comprensi+le para los -ue tener -ue ver con el in(orme todas las o+servaciones de+er0n ser o+jeto y +asadas en .ec.os y respaldadas en los Papeles de &ra+ajo. *os in(ormes de !uditora presentar0n las o+servaciones -ue no tienen solucin inmediata, las de menor importancia de+en ser dados a conocer a los responsa+les durante el &ra+ajo de Campo para su solucin inmediata. Durante el curso del e1amen, el auditor agotar0 todos los medios ra ona+les a su alcance a (in de permitir las prue+as documentarias su(icientes para a+solver las "+servaciones -ue el auditor encuentre. #o se e1pedir0 ning4n in(orme de !uditora en (orma (inal sin darle a los administradores la oportunidad de discutir las o+servaciones y presentar sus puntos de vista, e1cepto en caso de (raude o des(alco. Estas acciones evitar0n -ue los in(ormes de auditora contengan "+servaciones y Conclusiones -ue no est2n de+idamente sustentadas, o en todo caso, .u+iese sido posi+le solucionarlas en el transcurso de la ejecucin de la auditora. Conclusiones Constituyen el resumen de las "+servaciones so+re las irregularidades y de(iciencias -ue son el producto del juicio pro(esional del auditor. *as Conclusiones ser0n o+jetivas, +asadas en .ec.os reales y adecuadamente respaldadas en los Papeles de &ra+ajo. *as conclusiones son enumeradas y presentadas en orden de importancia .aciendo mencin, si (uera necesario del nom+re de los responsa+les -ue .an incurrido en (alta. )ecomendaciones *as recomendaciones -ue presenta el auditor, luego de terminar de e1aminar el conjunto de operaciones y actividades de la empresa o entidad, las considera como sugerencias positivas -ue tienen por (inalidad la solucin de los pro+lemas para coadyudar a la e(iciencia de la administracin. *as recomendaciones estar0n orientadas a la mejor utili acin de los recursos .umanos, materiales y (inancieros de la empresa o entidad auditada. *a importancia de las recomendaciones en -ue cumple uno de los (ines de la auditora, es decir, enmendar los errores -ue se vienen cometiendo -ue no son o+servados por los empresarios o (uncionarios. *as recomendaciones son dirigidas al titular de la organi acin e1aminada a (in de -ue provea lo conveniente para su cumplimiento. *as recomendaciones del auditor ser0n presentadas en el %n(orme de !uditora, en (orma ordenada, considerando el grado de importancia de acuerdo a la presentacin de las Conclusiones. !ne1os $on es-uemas complementarios -ue se adjuntan a las auditoras administrativas cuando son necesarios y generalmente sirven de (undamento a las o+servaciones planteadas.
4. Errores comunes en la redaccin del informe *a )edaccin del %n(orme de !uditora, re-uiere muc.o cuidado por su signi(icatividad dentro del proceso de la !uditoraF a veces el auditor .ace un +uen tra+ajo de campo pero no redacta el in(orme en la (orma -ue de+era .acerlo, sencillamente por-ue le (alta capacidad de an0lisis, sntesis y capacidad in(ormativa o de redaccinF estos (actores o condiciones no se consiguen lamenta+lemente al instante, sino con el transcurso del tiempo, es decir a trav2s de la e1periencia. )edactar el %n(orme es di(cil inclusive para el !uditor talentoso. $o+re el particular citaremos algunos ejemplos de p0rra(os e1tractados de in(ormes de auditora en los cuales apreciaremos en primer t2rmino, el de(ecto y enseguida el comentario yNo recomendacin so+re el caso en particular: M*as de(iciencias est0n escritas en tipos de letras m0s negrasC Creemos necesario insistir en -ue el 0rea de a+astecimiento no puede ser un rgano de la Gerencia &2cnica sino m0s +ien actuar a las rdenes del Gerente !dministrativo. En lugar de 3sino m7s -ien actuar 3 de+era indicarse, 3sino, un rgano de la Gerencia !dministrativa3, ya -ue la (rase en tipo de letra m0s negra no da la respuesta al rgano -ue de+era ser. Cual-uier modi(icacin en las responsa+ilidades asignadas de+er0n ser comunicadas en todas las o(icinas 3de+er0n ser comunicadas3 es plural, y no concuerda con 3cual-uier modi(icacin3 -ue est0 en singular. El saldo correcto es &T. .......................... Es pre(eri+le indicar 3nuestro saldo3 es $N. .................., y omitir la pala+ra correctoF por-ue nadie es due6o de la verdad a+soluta. Esta situacin ocurre generalmente cuando el auditor detecta alguna di(erencia en el saldo de una cuenta mostrada por el cliente. La empresa no 2a conciliado la confirmacin al 10.11.04. /alta claridad en la redaccin, ya -ue puede in(erirse -ue la empresa no .a e(ectuado la con(irmacin de saldos o -ue no .a e(ectuado la conciliacin de los resultados de la con(irmacin. El ca.ero de-er7 modificar la modalidad de tra-a.o de su antecesor) cu<a la-or fue completamente nula)... *a e1presin en tipo de letra m0s negra puede -ue sea ciertaF pero no es potestad del Cajero modi(icar la metodologa de tra+ajo de su antecesor, sino del =e(e inmediato. &e 2a reestructurado < replanteado el sistema de ... De+e invertirse el orden de los t2rminos por-ue la secuencia de los .ec.os as lo indica. %urante el ar?ueo se encontraron '0 so-res de .ornales de los o-reros) pendientes de co-ro. De+era decir, 3pendientes de pago3 ya -ue se esta in(ormando desde el punto de vista de la empresa, la cual en este caso es la -ue tiene -ue pagar. No eBiste un verdadero sistema de control interno. #o ca+e mencionar el t2rmino 3verdadero3 por-ue es muy di(cil (undamentar lo -ue se -uiere dar a entender con esa e1presinF en todo caso de+e indicarse alg4n aspecto negativo representativo, del sistema de control interno. No se 2a ela-orado ni difundido en toda la empresa el Manual de ...... Es lgico pensar -ue, no se va a di(undir algo -ue no se .a ela+orado, as -ue los t2rminos 3ni di(undido3 est0n dem0s. La /erencia de (roduccin de-e desenvolverse activa) a/resiva < decididamente en la produccin de los artculos. Puede indicarse 3la Gerencia de Produccin de+e activar la ela+oracin de los artculos3. EBisten demoras en la remesa del efectivo de la sucursal de ......... El t2rmino 3e1isten3 da a entender -ue, actualmente, es decir despu2s de .a+er e(ectuado la auditora, todava contin4an las demoras, y esto es muy relativo, de+ido a -ue posteriormente pueden .a+erse superado esas demoras.
&T. 160)J61.U 2an sido sustrados de la ficina del $a.ero de la &ucursal de $anta. #o es conveniente empe ar los p0rra(os o renglones con una o m0s cantidades. En este caso puede escri+irse, 3se .an sustrado $N. 7<:,A<;.` de la ... No se 2a racionalizado el sistema de .............. No se u-icaron los sistemas fi.os en .............. No pudimos o-tener evidencias so-re .............. No fue posi-le confirmar .............. Es pre(eri+le no utili ar con muc.a (recuencia el t2rmino 3no3 al comen ar a redactar las o+servaciones, por-ue presenta una imagen negativa de la empresa. Las importaciones del mes de %iciem-re del '004 ascendieron a &T. 1N4I6)41H.'6 Es pre(eri+le redondear las ci(ras. Como no se pudo visitar la "(icina de Canta, en la cual la+oran tres empleados, esta o(icina permanece cerrada . /alta dar respuesta yNo in(ormar so+re la accin de no .a+er podido visitar la o(icina. El (residente del %irectorio de-e tomar accin inmediata respecto a la reor/anizacin de la empresa) por?ue eBisten razones trascendentales ?ue .ustifican tal accionar. Es conveniente indicar cuales son esas 3ra ones trascendentales3 para -ue el Presidente del Directorio aprecie o+jetivamente la dimensin de la medida a adoptar. %e-eran considerarse las si/uientes acciones para elevar el rendimiento del personal: Analizar la secuencia de las etapas .......... ,erificar las operaciones efectuadas .......... La inda/acin ?ue de-e efectuarse al personal. /alta uni(ormidad en la utili acin de los t2rminos -ue van al principio de cada enunciado, en el tercer caso de+era escri+irse 3indagar al personal .......3, ya -ue las dos primeras pala+ras Manali ar y veri(icarC de los renglones anteriores est0n escritas en in(initivo, y de+e e1istir uni(ormidad en la (orma de escri+ir. La @nica causa de la falta de eficiencia en el 7rea de ........ #o es conveniente utili ar los t2rminos 3*a 4nica causa por-ue siempre es posi+le encontrar otras causas o una com+inacin de 2stas, -ue dan origen a esa de(iciencia. El 7rea de produccin est7 me.or or/anizada en comparacin con el aPo anterior. *a e1presin 3mejor organi ada3, es vaga, pues no se (undamenta por-ue est0 mejor organi adaF tampoco se se6alan las mejoras e(ectuadas etc. La situacin es trascendente <a ?ue el I6V de los activos fi.os so-repasa a los J millones de soles de los activos u-icados enW $e est0 comparando un porcentaje con una cantidad de soles, lo cual no es lgico, ya -ue de+en compararse porcentajes con porcentajes y soles con soles. El transporte de las m7?uinas se efectu en Enero) la instalacin se 2izo en marzo ............Es mejor indicar: 3*as m0-uinas (ueron em+arcadas en Enero y se instalaron en Mar o3 Ma-u lo m0s importante es el sustantivo m0-uina, entonces nuestra redaccin de+e empe ar precisamente con esta pala+raC. La empresa XSX eBperiment un JV de aumento en las ventas del perodo. Es pre(eri+le decir: 3*as ventas de la empresa 3a3 se incrementaron en A] en el perodo. Nuestro eBamen se efectu el 1' del prBimo pasado. !-u est0n utili ando in4tilmente varias pala+ras -ue generan interrogacin de parte del lector, para determinar el mes en -ue se e(ectu el e1amen. $e recomienda colocar el nom+re del mes para evitar pro+lemas al lector. Los controles internos en la &ucursal de la (rovincia de $anta) son -astante -uenos. *a e1presin 3son +astante +uenos3, es muy gen2rica, pues no se identi(ica en -ue 0reas son +uenos, y cuanto de +uenos son esos controles . La ficina de Tesorera < el "erente de $onta-ilidad informaron ?ue no se efect@an inventarios fsicos de los -ienes, desde a-u se est0 comentando de una "(icina y de un Gerente, lo cual no es lgico, ya -ue de+en uni(ormarse os t2rminos principales, es decir de+e comentarse de dos o(icinas o +ien de dos gerentes o je(es de tesorera y conta+ilidad. Los montos reportados por el "erente de ,entas al %irectorio) no concilian con los montos re/istrados en el departamento de conta-ilidad . #o se puede apreciar la trascendencia de esa di(erencia de+ido a -ue no se indican las cantidades a -ue ascienden esos montos. %e acuerdo a la investi/acin efectuada en el 7rea de ventas) se aprecia ?ue) las otras 7reas de la empresa tam-iAn participan de las mismas deficiencias . #o de+en .acerse generali aciones inde+idas si no se .an e(ectuado los e10menes y evaluaciones correspondientes en otras 0reas.
!ecomendaciones (ara La !edaccin %el Informe Escri+a de manera constructiva. )ecordar -ue nuestro o+jetivo es asistir y ayudar a la direccin empresarial a mejorar su administracin. Cercirese de .a+er incluido en el in(orme, solamente .ec.os signi(icativos. *os .ec.os no signi(icativos de+en omitirseF sin em+argo estos pueden ser comunicados a las empresas durante el e1amen o +ien a trav2s de memor0ndums. Entre los t2rminos -ue pueden ser incluidos en los enca+e amientos o su+ttulos de las o+servaciones tenemos los siguientes: %nconveniencia de utili ar los procedimientos ......... %mprocedencia del uso de m2todos de conservacin de bbbEl desaprovec.amiento de los recursos .umanos ocasionar0 a la empresa una p2rdida de .............. *a desigualdad en las caractersticas de los artculos importados puede motivar -ue ............. *a inaccin de la =e(atura de compras no permite ........... #ecesidad de controlar el rendimiento del personal -ue la+ora en el 0rea ........ #ecesidad de o+tener mejores resultados en ........... Despu2s de cada uno de estos su+5ttulos se anotar0 el comentario o contenido de las o+servaciones. %ndi-ue en primer t2rmino las o+servaciones m0s importantes. Esta es una (orma de lograr la atencin de la direccin de la empresa. )e(le1ione y medite antes de escri+ir. El o+jetivo es tener un concepto integral de lo -ue se va a escri+ir, es decir, conocer la (inalidad y alcance de los asuntos por redactar. Piense como si estuviera en la posicin de un Gerente o un Director. De este modo la redaccin ser0 m0s adecuada a los o+jetivos de la empresa y, ayudar0 a no omitir asuntos de vital importancia. )edacte con o+jetividad. Esto es esencial, el contenido de las o+servaciones de+e estar +asado en .ec.os demostra+les Evite el uso de t2rminos complejos. #o es conveniente utili ar t2rminos complejos, por-ue el o+jetivo es -ue el in(orme sea comprendido per(ectamente, por consiguiente de+en evitarse pala+ras con(usas e innecesarias. Escri+a lo -ue realmente desea comunicar. &ener muc.o cuidado al .ilvanar las ideas y conceptos de lo -ue se desea transmitir, para evitar -ue se comuni-ue algo -ue no se tiene en mente. Por lo general, pre(iera oraciones cortas o p0rra(os cortos. *as oraciones y p0rra(os cortos (acilitan la lectura. Escri+a en tercera persona. Es pre(eri+le decir, nuestra opinin es ............. , se opina -ue ...........F en ve de, mi opinin es Procure no .acer muc.o rodeo y en(o-ue cuanto antes el asunto -ue desea in(ormar. Esta es una (orma de agili ar y lograr atencin de la lecturaF para el e(ecto use t2rminos concretos. Evite empe ar y terminar su redaccin con t2rminos d2+iles. *o -ue m0s se recuerda al leer un tra+ajo es, su comien o y su (inal, en consecuencia de+e utili arse t2rminos signi(icativos. ,se adecuadamente la vo activa y pasiva. Determine el momento apropiado para utili ar tanto la vo pasiva como la activa, para darle el sentido lgico de lo -ue se -uiere e1presar. Procure utili ar t2rminos variados. Es decir, no repita siempre las mismas pala+rasF .ay -ue darle variedad a nuestra redaccinF as por ejemplo es pre(eri+le reempla ar a un sustantivo -ue se repite constantemente en un p0rra(o, con los t2rminos, 3el mismo3, 3la misma3, 3los mismos3, etc. como puede verse a continuacin:
............... accin tomada por la gerencia de 'entas, la misma -ue ............ )evise el uso de las reglas gramaticales. Para no cometer errores como el siguiente: Correcto: $e6or, muerto est0, tarde .emos llegado. Errneo :$e6or muerto, 2sta tarde .emos llegado. #o use t2rminos -ue generan duda. Como los siguientes: parece, -ui 0s, posi+lemente, aparentemente, apro1imadamente, etc. Procure cuanti(icar los e(ectos. Es m0s 4til para un ejecutivo, conocer en n4meros, el alcance o trascendencia de los e(ectos. %ndica en las mejoras de las operaciones para el (uturo en ve de criticar .ec.os del pasado. )ecuerde -ue el o+jetivo del !uditor es promover mejoras en la empresa. )edacte el %n(orme en +orrador, en el campo. Esto es conveniente para solucionar inmediatamente cual-uier asunto pendiente. !seg4rese de incluir todos los elementos de la o+servacin. Esto es lgico, para lograr e(ectividad en el %n(orme. Evite utili ar t2rminos en %ngl2s cuando se est0 redactando en idioma CastellanoF a menos -ue sean estrictamente necesarios. #o es conveniente redactar por ejemplo: *a Conta+ilidad de la Empresa 3Y3, is up to dateF sencillamente por-ue, no todos los lectores conocen ese %dioma. De+e indicarse con e1actitud, cual-uier re(erencia adicional, por ejemplo: #o Desea+le: El tra+ajo ser0 4til si re4ne los re-uisitos se6alados en el &omo %, Captulo ;[, %nc. .. Desea+le: El tra+ajo ser0 4til si re4ne los re-uisitos siguientes: Claridad, sencille .............. En el primer caso, se ocasiona un des(ase y p2rdida de tiempo al lector. !lgo parecido sucede cuando el )edactor, se re(iere a (ec.as, por decir, el < del pr1imo pasadoF ,tilice ayudas visuales cuando sea necesario. Pueden utili arse (otogra(as, di+ujos u otros elementos demostrativos. Cuando se utili an a+reviaturas, .ay -ue e1plicar su signi(icado. 6. !evisin del informe en -orrador !ntes de -ue el in(orme se emita de(initivamente, es preciso revisarlo adecuadamente para salvaguardar la e(ectividad de los resultados -ue se in(orman y, cautelar el prestigio del !uditor. $o+re el particular se estima -ue, de+en contemplarse los aspectos siguientes: Oue el in(orme de auditora est2 de acuerdo con: *as normas de auditora, aplica+les. *as normas o polticas esta+lecidas por la propia sociedad de auditora u rgano de control. *as cl0usulas del contrato. *os criterios o par0metros correspondientes al 0rea e1aminada. *os principios de administracin. *os conocimientos y e1periencias del !uditor. *as disposiciones del Colegio de Contadores P4+licos u otros organismos vinculados, al respecto.
ETA(A %E &E"0IMIENT ,na ve comentado y entregado el in(orme, con el cliente el auditor de+e ver -ue el in(orme llegue a todos los a(ectados y ver -ue sus recomendaciones se cumplan, adem0s de+e controlar sus decisiones para -ue estas no se desven. Esta etapa de+e ser (ijada con el cliente.
&E"0IMIENT %E LA& (! ( &I$I NE&
*a la+or mas importante del auditor operativo es implementar sus propuestas. ,na ve terminado el an0lisis y el in(orme el paso siguiente es implementarlas. Esta (ase se .ace cuando se .a entregado el in(orme a los directivos superiores. El auditor de+e cola+orar en todo este proceso, es decir en cada uno de estos cam+ios.
$ANTI5I$A$I N %E L & !E&0LTA% & $e de+en cuanti(icar los resultados de los cam+ios .ec.os. )espetando el principio de economa del control, determinara si sus servicios .an resultado para la empresa compati+les con los a.orros o+tenidos en su tra+ajo. Esta evaluacin de+e reali arse al termino cada revisin y sus resultados de+e ponerlos en conocimiento de la empresa -ue .a utili ado sus servicios. &E"0IMIENT %E LA A0%IT !IA El tra+ajo de auditora no termina mientras no se realice el seguimiento a la implantacin de las recomendaciones contenidas en los in(ormes, con el o+jeto de asegurar ra ona+lemente el cumplimiento de las mismas para mejorar los $istemas de !dministracin y Control yNo la actividad e1aminada. *a (alta de implantacin de las recomendaciones o su cumplimiento parcial, determina -ue no se est0 e(ectuando la mejora re-uerida, y puede constituirse en indicio para esta+lecer responsa+ilidad administrativa por incumplimiento yNo por su gravedad, puede originar -ue la gestin sea considerada de(iciente o negligente MResponsabilidad Ejecutiva). $e aplica tanto en el sector pc+lico como en el sector privado. -.etivo: *levar un control de seguimiento de las medidas adoptadas por las 0reas auditadas para atender las o+servaciones, -ue permita compro+ar su cumplimiento en los t2rminos y (ec.as esta+lecidos M#ormas Generales de !uditora C. IN5 !ME %E &E"0IMIENT En el sector privado el encargado de e(ectuar la la+or de seguimiento es !uditoria %nterna, Consejo de 'igilancia, Gerencia General M seg4n el tipo de entidad C. Cada uno de ellos in(ormar0 a sus inmediatos superiores respecto a la implantacin de las recomendaciones o la ausencia de ellas. En el sector p4+lico el encargado de e(ectuar la la+or de seguimiento es la Contralora General de la )ep4+lica, -uien veri(ica la oportuna y adecuada implantacin de las recomendaciones emitidas yNo procesos legales -ue correspondan, a trav2s de su seguimiento. E1isten dos tipos de seguimientos: %e !ecomendaciones de Auditora
)evisa el estado de implantacin de las recomendaciones (ormuladas, y, de o+servarse incumplimiento, en casos -ue corresponda, se dan a conocer los indicios de responsa+ilidad administrativa correspondiente. %e (rocesos Le/ales !n0lisis de los procesos administrativos y judiciales emergentes de dict0menes pronunciados por el Contralor General de la )ep4+lica. El resultado de cada evaluacin de seguimiento se comunica por medio de "Informes de se uimiento".
!ef. Actividad '%.7 Ela+ore la "rden de !uditora de $eguimiento la cual de+er0: a. ,. Estar de+idamente (undamentada. Estar dirigida al servidor p4+lico de mayor jerar-ua de la dependencia o entidad, responsa+le del 0rea o programa por revisar. $e6alar el nom+re del responsa+le del 0rea de auditora, as como el del =e(e de Grupo y el de los auditores -ue practicar0n la revisin. Citar elMlosC n4meroMsC de revisinMesC a laMsC -ue se dar0 seguimiento. Estar (irmada por el titular del Xrgano %nterno de Control o por -uien .aya designado.
%ocumento fuente
)eglamento de la *ey de Presupuesto, Conta+ilidad y Gasto P4+lico )eglamento %nterior de la Entidad #ormas Generales de !uditora Gua General de !uditora %n(orme de )esultados de !uditora C2dulas de "+servaciones generadas en la auditora en cuestin
c. '%.E d. '%.; e.
!cuerde reunin con el titular del 0rea a revisar para entregar la Gorden de auditoraH, o+tenga el acuse de reci+o y comente de manera general sus o+jetivos y
alcances. Ela+ore Gacta de inicioH para (ormali ar la auditora. !ef. Actividad '%.I $olicite por escrito la documentacin -ue soporte las medidas adoptadas para la solventacin de las o+servaciones determinadas en la auditora. Determine si la documentacin proporcionada y las acciones desarrolladas atienden las recomendaciones propuestas en la auditora. 'eri(i-ue -ue el 0rea auditada llev a ca+o las acciones comprometidas en las (ec.as esta+lecidas para su solventacin. Eval4e el resultado de las acciones adoptadas y ela+ore la c2dula de seguimiento. Determine si 2stas son su(icientes para solventar la o+servacin y, de ser as, d2 por atendida la o+servacin. En caso contrario, analice la justi(icacin y reprograme la (ec.a de solventacin. Ela+ore el %n(orme de !uditora de $eguimiento en los t2rminos del %n(orme de )esultados de !uditora, especi(icando GseguimientoH como tipo de auditora. Presente los resultados al responsa+le de la !uditora y
%ocumento fuente
'%.<
'%.9 '%.K '%.A '%.8 '%.7:
'%.77 '%.7E
o+tenga su (irma. Distri+uya el in(orme de con(ormidad con lo citado en el inciso aC del punto '%.7.
%E&A!! LL %E A0%IT !IA A%MINI&T!ATI,A ,no de los primeros documentos -ue genera el !uditor "perativo al empe ar su tra+ajo es el Memorando, el mismo -ue dirige a la Gerencia General in(orm0ndole respecto al inicio de revisin de operaciones de la empresa. Mpara el caso Empresa *ima $! C Memorando %e : $r. =uan P2re "larte P Gerente General A : $r. Carlos $andoval Da P $upervisor de !uditoria !ef. : )evisin de operaciones en el 0rea de *ogstica 5ec2a : 11 de octu+re del E::9 555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555 Por medio del presente tengo a +ien in(ormar -ue el personal de auditor operativo, estar0 el pr1imo E: de octu+re del presente en todos los centros de distri+ucin revisando la operacin actual en el 0rea de *ogstica. 1. -.etivo. Evaluar la operacin natural del departamento de tr0(ico as como la relacin con los proveedores actuales de servicio de transporte. '. Alcance. "+servacin y evaluacin de los ciclos naturales de operacin en ru+ros como: est0ndares de servicio, em+ar-ue de producto, manuales de polticas y procedimientos, ree1pedicin de (acturas (or0neas, contratacin de (letes, recepcin de (acturas retornadas por los clientes, pago de (letes y cuentas por pagar. El tiempo estimado para su conclusin ser0 de no mayor a dos semanas. $in m0s por el momento, -uedo a sus rdenes para cual-uier duda o comentario -ue re-uieran con relacin al contenido del presente. Atentamente) $arlos &andoval %az. &upervisor de Auditoria
/!$E %: /amiliari acin. Para la ela+oracin de productos de insumos cuenta con dos plantas una en la ciudad de *ima donde principalmente se ela+ora sal te1til y la siguiente en ?uac.o donde se ela+oran insumos -umicos. !simismo la empresa en )epresentante y distri+uidor e1clusivo de $alte1 M sal recristali adaC procedente de Colom+ia. *a competencia importa un producto similar de ,nited >ingdom. El auditor visit el centro de distri+ucin en la ciudad de *ima, el cual opera al norte de la ciudad, en la ona %ndustrial del Cono #orte, cuenta con un volumen de almacenamiento de apro1imadamente veinte mil metros cuadrados, con trece almacenes de despac.o de producto, as como otros cuatro almacenes para la recepcin del producto proveniente de las plantas. En este almac2n solo se resguarda producto terminado listo para su venta en la presentacin seca y caja cerrada, los dos departamentos -ue intervienen en el proceso de administracin y servicio al cliente son dos:
7. Departamento de *ogstica: es el encargado de la planeacin y a+astecimiento de producto a centros de distri+ucin (or0neos va trans(erencia, entregas a los diversos clientes en *ima y en diversos provincias tales como &rujillo, Piura, %C!, !re-uipa, &acna, Cusco y ?uancayo E. Departamento de !lmac2n: es responsa+le del resguardo y valuacin del inventario (sico, as como de los conteos y aclaracin de di(erencias generadas por la naturale a de la operacin. *a u+icacin del departamento de logstica dentro del organigrama de la compa6a, se muestra a continuacin:
D ire c c i# n g e n e r a l.
R e c u rs o s 3 u m a n o s.
F in a n z a s .
1 e n ta s .
& r o d u c c i# n .
D is tr i, u c i# n .
T r # $ ic % !
$e recopil in(ormacin generada por el (uncionamiento natural de operacin como son: )eporte de pedidos al mes de octu+re de E::9 )eportes emitidos por el sistema )N; de $ap M$istema integral de registro de operaciones, -ue reali a un ente econmico en t2rminos monetariosC, de la consolidacin de carga al mes de octu+re de E::<. *ista de tari(as autori adas vigentes. )elacin de lneas de transporte -ue tra+ajan actualmente para la compa6a. )elacin de em+ar-ues pendientes al ;7 de octu+re de E::9 )eporte de evidencias pendientes de turnar al departamento de cr2dito y co+ran a. )elacin de pagos pendientes de reali ar a proveedores de transporte. %ndicadores esta+lecidos por la compa6a Mcomparativos respecto a otros centros de distri+ucin, indicadores de gastos por (letes locales, (or0neos y de trans(erencias de productoC. Manual de polticas. !dicional a esta in(ormacin se proporcion organigrama actual, as como descripcin del puesto de los involucrados, el 0rea cuenta principalmente con un gerente, un coordinador, un je(e de tr0(ico y tres analistas.
J o s " ! u r e lio ) a r c * a C a r , a <a l. ) e r e n t e c e n tr a l d e t r : ic o . & e d r o D o m in g o ! n d r a d e . C o o r d in a d o r d e t r : ic o lo c a l. R a l 2 # p e z 9 lv a r e z . ! n a lis t a d e t r : ic o . R o s e n d o $ ilv e r io ) u e v a r a . J e e d e t r : ic o . F e r n a n d o ; a v a 1la J u : r e z . ! n a lis t a d e a c tu r a c i# n . M ig u e l ) u e v a r a 2 # p e z . C o o r d in a d o r d e t r : ic o o r : n e o . ) e r a r d o F e r r e r R a m ir e z . ! n a lis t a d e t r : ic o .
%nvestigacin y an0lisis. $e reali aron diversas entrevistas con el personal involucrado de tr0(ico principalmente con el gerente a cargo, je(e de tr0(ico y dos coordinadores, los cuales e1plicaron las actividades -ue reali a el personal a su cargo as como la (uncin -ue desempe6a dentro de su organi acin. El auditor reali una o+servacin directa de las operaciones a cargo del personal de tr0(ico, como son: Consolidacin de carga, o+servando (actores importantes tanto en peso del producto, ; volumen m , unidades disponi+les, personal en turno. Entrega de documentacin al transporte. Condiciones de unidades. ?orarios de entrega. Conteo y acomodo de la mercanca. !signacin de custodias para el envi del producto. Est0ndares de servicio. La @nica documentacin ?ue se tiene para la medicin de resultados son los indicadores proporcionados por el departamento de servicio al cliente) <a ?ue el 7rea de tr7fico est7 en proceso de implantacin de los mismos. *os siguientes indicadores (ueron proporcionados por el departamento de servicio al cliente los cuales no son validados por la gerencia de tr0(ico. ! tiempo y pedido completo N nivel de servicio centro de distri+ucin *ima E::<. Densidad. Pedidos. /acturas. ] $ep5:9 9,8:K "ct5:9 9,;89 7;,;:; I,:<A <8] I,A:I K<] A,A9E 9K] Cajas manejadas. Pedidas. $urtidas. ] ;IK,A8< EA<,:I< AE] I<<,E;: ;9:,7A< K8] A:;,7E< 9I<,E;: A:] Pedidos compl. Pedidos. ] E,;K: E,KII <,77I <A] <K] <A] ! tiempo. Pedidos. ] 7,A:< II] 7,A98 ;8] ;,9KI I7]
%ic2os indicadores no son los necesarios < adecuados) para la evaluacin de una manera inte/ral) los resultados del 7rea. Em+ar-ue de producto. $e o+servaron unidades con piso roto, llantas lisas, lonas per(oradas y rotas, cajas sucias ejemplos: Consolidado de /ec.a. Destino. &ipo de unidad. *nea de transporte. "+servaciones. carga #o. $ep5:9 7K;K< &rujillo &railer. Lguilas del Per4. llantas lisas y caja sucia. $ep5:9 7K;AI %ca &railer. &rans.Guti2rre . llantas lisas.
$e reali aron algunas entrevistas al personal de tr0(ico con preguntas como: Entrevistador: Entrevistado: S$e tiene alg4n procedimiento para el em+ar-ue de mercancaQ SEn +ase a -u2 documento se prepara la mercanca para ser cargada y -ui2n proporciona dic.a in(ormacinQ SEn +ase a -u2 indicador Mm;, toneladas, pesoC, se asigna la unidad adecuada y por-u2Q SE1iste alg4n cliente, al cual se entrega el producto de (orma especial o +ajo ciertas especi(icacionesQ SOui2n asigna las custodias y +ajo -ue criterio, son su(icientes las unidadesQ S$e tienen .orarios de entrega especi(icados y -ui2n los proporciona, est0n actuali adosQ S$e reali an inspecciones (sicas a las unidades para veri(icar su ptimo estado, -ue evite da6os al producto o retrasos en las entregasQ $onclusin: Necesitan me.orar los procesos de em-ar?ue de producto. Manuales de polticas < procedimientos. !l revisar las carpetas de las polticas de tr0(ico se detect -ue no est0n actuali adas desde el E::E, el personal no conoce las polticas de tr0(ico, solo se entera por comentarios in(ormales. $e identi(ic -ue no .ay de manera (ormal procedimientos de tra+ajo, todo se reali a por e1periencia -ue o+tiene por el tiempo en el -ue .a tra+ajado. *a actuali acin de polticas no se est0 dando constantemente, necesitan mejorar. !eeBpedicin de facturas fuera de .urisdiccin El personal de tr0(ico proporcion un reporte emitido por el sistema $ap, el cual integra, los consolidados de carga -ue tienen destino (inal po+laciones (uera de su jurisdiccin M provincias -ue no entran en su planeacin de entregaC , al investigar con el personal de tr0(ico se comento -ue el sistema al momento de (acturar en cual-uier centro de distri+ucin (or0neo y no encontrar el su(iciente disponi+le de producto, en autom0tico se redirecciona a *ima por ser el centro de distri+ucin de mayor capacidad y con mayor inventario, esto o+liga a -ue la (actura se emita en *ima y se mande el producto al almac2n donde se de+i emitir dic.a (actura, -uedando la responsa+ilidad en *ima a recuperar la (actura -ue el cliente (irma de con(ormidad , esto a(ecta directamente al almac2n emisor en el resultado de (acturas pendientes por recuperar, dic.o reporte es constantemente monitoreado por el 0rea de cr2dito y co+ran a. ! continuacin se mencionan algunos casos: Consolidado de /ec.a. Centro distri+ucin (or0nea. carga #o. =ul5:9 &rujillo 7987: Dic5:< %ca 777;I M o5:9 !re-uipa 7K8<< &e necesita me.orar dic2os procesos) no 2an sido los necesarios <To adecuados. $ontratacin de fletes. !l solicitar el e1pediente de todos los transportistas, se evidenci -ue no e1isten contratos por escrito donde se tenga o+ligacin de am+as partes Mcompa6a5transporteC, a cumplir acuerdos satis(actorios. Dic.o arc.ivo de e1pedientes no est0 actuali ado y los datos a. presentados nunca (ueron validados a trav2s de alguna vista domiciliaria, ya -ue no se tiene la costum+re de validar dic.a in(ormacin.
La contratacin de transportistas por parte del 7rea de tr7fico no 2a esta-lecido controles necesarios ?ue ase/uren una correcta < acertada contratacin. (a/o de fletes. *a poltica de la compa6a o+liga al gerente de tr0(ico a (irmar todas las (acturas a (avor del transporte para su tr0mite de co+ro, al solicitar la relacin de las (acturas a revisin para el pago al transporte se evidenci -ue algunas (acturas no .a+an sido autori adas por un nivel gerencial, se mencionan a continuacin algunos ejemplos: /ec.a. :<5Mar5:9 7K5!go5:9 :85!go5:9 &ransporte. &ransportes Garca. !na #olasco. !na #olasco. /actura. E<; 9:E <89 Consolidado #o. 7K:E; 79:;I 79E<K
Al solicitar las tarifas de cada transporte al .efe de tr7fico) se o-serv de ?ue no 2a< una estandarizacin de precios por servicios de las mismas caractersticas. !especto al pa/o de manio-ras no eBiste un ta-ulador ?ue esta-lezca el importe correcto conforme a las caractersticas del servicio) el personal no /erencial autoriza pa/os por concepto de manio-ras sin tener un soporte confia-le. En este punto los controles eBistentes no son los necesarios. !ecepcin de facturas firmadas < selladas de conformidad con el cliente. $e solicit al je(e de tr0(ico el reporte de (acturas emitidas por el centro de distri+ucin, las cuales de+en ser turnadas en su totalidad al departamento de cr2dito y co+ran as, evidenciamos -ue se tienen (acturas con m0s de un mes de atraso y -ue el personal reci+e las (acturas con cual-uier (irma o sello de reci+ido por parte del cliente, no se tiene un manual (ormal -ue oriente al analista de tr0(ico a veri(icar la autenticidad de sellos y (irmas. El control de las evidencias por parte del 0rea de tr0(ico -ue soportan la entrega de mercanca al cliente, y -ue su convierte en un derec.o de co+ro a (avor de la organi acin, necesita mejorar o replantear el control actual. $uentas por pa/ar. $e revis el reporte de acreedores diversos asignados al centro de distri+ucin M21ico, detectando algunos saldos a cargo de transportistas por concepto de (altantes y producto da6ado, al ;: de octu+re de E::I no .a+an sido co+rados o descontados de su pago inmediato, a continuacin se mencionan algunos casos: $aldo 1 co+rar al &ransportista. Pago R. transportista R. !ntonio Doroteo. 7EA,K88.E: 7E,A7;.9; /lorida '0 -ue . 77:,AKI.A: 7E,<I;.I: Lguilas del cari+e. K:,;79.<E 7A,9<I.<:
$e in(orm al gerente de tr0(ico y al encargado de cuentas por pagar, para su seguimiento y aplicacin, se tiene un control ine(iciente para recuperar saldos a (avor de la organi acin, los controles no son los necesarios yNo adecuados. %IA"N &TI$ Como resultado de la auditoria administrativa aplicada al 0rea de tr0(ico, en el centro de distri+ucin *ima, se determina de -ue los controles e1istentes no son los necesarios yNo adecuados, para el cumplimiento de las polticas vigentes, as como los o+jetivos esta+lecidos por la organi acin, tanto para la salvaguarda de los activos de la empresa, as como la reputacin de la misma, por lo tanto se re-uieren mejoras en los procesos, as como la ela+oracin de los procedimientos y actuali acin de las polticas de manera inmediata. Tipos de opinin. ! continuacin se muestra los tipos de opinin e1istentes para evaluar los controles del proceso revisado, en la (ase de investigacin y an0lisis. Bajo control: se emite la opinin +ajo control, cuando los controles internos esta+lecidos aseguran -ue la operacin (unciona de manera adecuada. #ecesitan mejorar: se emite esta opinin en a-uellos casos en -ue los controles internos de la operacin, (uncionan +ajo algunas de(iciencias. #o son los necesarios: se emite esta opinin cuando los controles e1istentes son insu(icientes para el correcto (uncionamiento de la operacin. /uera de control: se emite esta opinin cuando no e1iste ning4n tipo de control y la operacin esta tra+ajando de manera ine(iciente. Para determinar la opinin se considera el cumplimiento de: 7. Controles +0sicos -ue salvaguarden los activos de la empresa. E. Controles para evitar da6os econmicos y de reputacin a al empresa. ;. Polticas corporativas.
%#/")ME DE !,D%&")%! !DM%#%$&)!&%'! #o. ::7K5E::9 Para: De %ng. =os2 !urelio Garca. Gerente central de tr0(ico. $ociedad de !uditoria BG _ !sociados
)e(. Lrea de *ogstica 5 Centro de Distri+ucin *ima Departamento &r0(ico ,nidad #egocios Productos -umicos /ec.a inicio !uditoria E:.7:.E::9 /ec.a t2rmino !uditoria ;7.7:.E::9 Estatus de controles < mane.o /erencial. En +ase a los .alla gos descritos a continuacin se determin -ue los controles e1istentes no son los necesarios yNo adecuados para el cumplimiento de las polticas y o+jetivos de la compa6a, para lo cual se propone implementar mejoras de manera inmediata. Aspectos "enerales.
Alcance: #uestra revisin (ue reali ada de acuerdo con a la carta enviada el pasado 7; de octu+re del presente a6o. Callaz/os < recomendaciones: Est7ndares de servicio. ?alla gos: *a gerencia est0 en proceso de implementar indicadores de desempe6o internos, por lo -ue a la (ec.a de nuestra visita o+servamos lo siguiente: #o se evidenci un sistema para el monitoreo o seguimiento de los o+jetivos logrados por el 0rea. #o se encontraron planes de accin para la pronta implantacin de indicadores de desempe6o. )iesgo: *a (alta de seguimiento a los indicadores de desempe6o por parte de la gerencia incrementa el riesgo de da6os econmicos. )ecomendaciones: /inali ar de manera inmediata la implementacin de los indicadores de desempe6o internos y generar los planes de accin necesarios. 'alidar y conciliar los indicadores proporcionados por de departamento de servicio al cliente. Em-ar?ue de producto. ?alla gos: #o e1iste una .erramienta con(ia+le -ue garantice la autenticidad del operador previo al em+ar-ueF de tal (orma e1iste el riesgo de utili ar c.(eres de lneas no autori adas para cargar producto. #o se .acen inspecciones (sicas de las unidades para validar el +uen estado (sico. )iesgo: ,tili ar c.(eres (alsos, da6os considera+les en los productos em+arcados en unidades inadecuadas, (altantes en inventarios a consecuencia del ro+o .ormiga y a(ectacin a los indicadores de desempe6o en especial a los reportes a tiempo y pedido completo, por lo tanto da6os econmicos a la compa6a. )ecomendaciones: Esta+lecer un mecanismo con(ia+le -ue garantice la autenticidad del operador as como un .istorial limpio. Esta+lecer de manera (ormal y o+ligatoria, las inspecciones (sicas a todas las unidades -ue pretendan carga producto de la compa6a. %nstalacin de jaulas en cada puerta del anden de carga, logrando as un mayor control y aseguramiento del producto ante un error de carga, ya -ue la cercana entre una cortina de despac.o y otro es muy poca. Manuales de (olticas < (rocedimientos. ?alla gos: *as polticas no est0n actuali adas, la 4ltima actuali acin se reali en mar o de 788A. #o se evidenci alg4n manual donde se especi(i-uen los procedimientos de tra+ajo. )iesgo:
#o se tra+aja +ajo es-uemas de(inidos, el personal reali a su tra+ajo en +ase a la e1periencia ad-uirida, por consecuencia se pueden tomar malas decisiones. )ecomendaciones: Cam+iar las polticas o actuali ar las ya e1istentes -ue garanticen el correcto apego a las mismas y el +uen (uncionamiento de la operacin. Ela+orar de manera inmediata los manuales de procedimientos de tra+ajo y darlos a conocer al personal involucrado. !eeBpedicin de facturas for7neas ?alla gos: Cuando el producto se encuentra agotado en los centros de distri+ucin (or0neos, el producto es (acturado y enviado desde *imaF la entrega es a trav2s del centro (or0neo, dejando la responsa+ilidad de la recuperacin de la evidencia de co+ro en el centro de distri+ucin *ima. *a aplicacin de del mecanismo de cruce de anden Mconsiste en .acer un movimiento en el sistema )N; de $ap para cargar la (actura al centro de distri+ucin (or0neo y cancelar el movimiento del centro emisorC. )iesgo: %ne(iciencia en la operacin y retra o en la recuperacin de la evidencia lista para el co+ro a (avor de la empresa. )ecomendaciones: %mplementar de manera inmediata los controles necesarios para asegurar la e(iciencia en este tipo de operacin, siendo una alternativa llevar a ca+o los movimientos en el sistema llamados, cruce de and2n o +ien planear de manera adecuada el a+astecimiento de producto en (orma oportuna a centros de distri+ucin (or0neos. $ontratacin de fletes. ?alla gos: #o e1iste un procedimiento escrito para el criterio de seleccin y contratacin de lneas de transporte, estas actividades son reali adas a criterio del responsa+le del 0rea de tr0(ico. #o e1isten contratos con la lnea de transporte. El proceso de seleccin y asignacin de rutas es de manera in(ormal, no e1iste evidencia por escrito donde se asegure -ue la lnea de transporte se compromete a la entrega de producto en tiempo, +ajo las condiciones -ue el cliente solicite. #o e1iste un procedimiento (ormal para monitorear el desempe6o de las lneas de transporte, as como los siniestros en los -ue .a incurrido. )iesgo: De(iciencias en el servicio, malas pr0cticas en la asignacin de carga a las lneas transportistas y por lo tanto posi+les da6os econmicos para la organi acin. )ecomendaciones: Ela+orar procedimientos para la seleccin y contratacin de lneas de transporte. Contratar los servicios de un tercero para validar la in(ormacin proporcionada por primera ve de los representantes yNo due6os de lneas de transporte. Esta+lecer contratos de servicio de transporte con las lneas de transporte con el o+jeto de o+tener mejores respuestas de servicio y (ijando compromisos por escrito entre am+as partes. Esta+lecer los reportes necesarios para medir el desempe6o de las lneas transportistas, as como para el monitoreo constante de los ro+os o accidentes en -ue incurrieron.
(a/o de fletes. ?alla gos: *a revisin y autori acin del pago al transportista es reali ada por un nivel no gerencial. #o e1iste uni(icacin de tari(as con los di(erentes transportistas para la prestacin de un mismo servicio. $e detect por lo menos un caso en el cual se pago un (lete !guascalientes5M21ico a transportes perla por un importe de R<,<::, no o+stante e1isten coti aciones de otras lneas con costos in(eriores &ransportes Easo R<,:::. #o e1iste un procedimiento para autori acin de pagos e1tras por manio+ras y tari(as no negociadas, 2stas son negociadas por un nivel no gerencial. )iesgo: !utori ar pago de tari(as no negociadas o tari(as mal calculadas ocasionando un da6o econmico para la organi acin. )ecomendaciones: Esta+lecer un control de manera inmediata para la revisin y validacin del pago a transportistas, as como el envi y recepcin de la documentacin a cuentas por pagar. Estandari ar las tari(as para pago a transportistas. Ela+orar procedimiento y apegarse al mismo para la autori acin de manio+ras y tari(as no negociadas. !ecepcin de facturas firmadas < selladas de conformidad por el cliente. Callaz/os: #o e1iste un cat0logo de re-uisitos -ue de+en reunir las evidencias retornadas por el c.o(er de acuerdo con los di(erentes tipos de cliente, notamos -ue el personal de tr0(ico -ue reci+e dic.a documentacin las conoce mediante la e1periencia -ue da la pr0ctica. )iesgo: )ecepcin de evidencias -ue no cumplan con los re-uisitos -ue se6alan los clientes yNo reci+ir documentacin (alsa, asimismo perder el control en el proceso de recuperacin de (acturas -ue por consiguiente imposi+ilite el co+ro de las mismas. )ecomendaciones: Capacitar (ormalmente al personal responsa+le en la recepcin de (acturas retornadas por cliente donde (irman o sellan de con(ormidad, as como la ela+oracin de un Gcat0logo de (acturas -ue incluya los re-uisitos -ue el cliente solicita para su pagoH, y -ue sea de uso o+ligatorio para dic.o personal. $uentas por pa/ar. ?alla gos: El 0rea de cuentas por pagar reali el pago a los transportistas el da E< de octu+re del E::;, sin tomar en cuenta -ue algunos transportistas tienen saldo pendiente por pagar a la compa6a. )iesgo: #o recuperar del saldo por co+rar a transportistas, en caso de -ue dejen de prestar sus servicios a la compa6a ocasionando un da6o econmico. )ecomendaciones: )eali ar el cargo de manera inmediata de los saldos deudores generados por transportistas.
Esta+lecer un monitoreo semanal de los saldos pendientes de co+ro, para -ue sean aplicados contra el pago inmediato posterior al transportista.
El personal de auditoria administrativa agradece la cooperacin reci+ida durante nuestra visita por parte del e-uipo de tr0(ico u+icado en el centro de distri+ucin *ima =oel Blas Giraldo. Gerente de auditoria $ N$L0&I NE& *a nueva cultura empresarial aunada a la consolidacin de mercados glo+ali ados, e1ige a las compa6as el mejoramiento de sus procesos productivos, y entrar en un ciclo de e(iciencia y e(icacia administrativa, identi(icando 0reas suscepti+les al (ortalecimiento de controles con la ayuda de la innovacin tecnolgica y de una adecuada administracin. El gran impulso -ue en la actualidad se le .a dado a la aplicacin de la auditoria administrativa, est0 marcando la di(erencia entre los +uenos resultados y los no deseadosF dic.a aplicacin se .ace necesaria si lo -ue se pretende lograr es un cam+io de cultura organi acional -ue culmine con la o+tencin e(iciencia y e(icacia administrativa, lo cual no de+e representar un imposi+le, ya -ue todo ciclo productivo esta inmerso en un constante proceso de cam+io. !dicionalmente, no se de+en pasar por alto los enormes +ene(icios -ue conlleva una adecuada aplicacin de la auditoria administrativa, tales como: %denti(icacin de desviaciones e ine(iciencias administrativas. Eliminacin de procesos de tra+ajo o+soleto o inadecuado. %denti(icacin de riesgos. $in lugar a dudas el (actor determinante para el logro de los o+jetivos de la auditoria, lo constituye el desempe6o del auditor operativo, el cual de+e involucrarse en las 0reas anali adas, a tal grado, -ue se convierta en un verdadero e1perto de las operaciones evaluadas, o+teniendo as los su(icientes elementos -ue le permitan aplicar sus conocimientos, e1periencia y capacidad pro(esional, a+arcando no solamente 0reas como las de tr0(ico y distri+ucin, o+jeto del presente tra+ajo, sino desempe6ando tam+i2n su la+or en el amplio campo de accin -ue con(orman por la totalidad de 0reas administrativas de una organi acin. !simismo, no se de+e perder de vista -ue el mejor indicador de un correcto tra+ajo de auditoria, se .ar0 constar a trav2s del incremento en la e(iciencia administrativa y de un mejor aprovec.amiento de los recursos materiales y .umanos, esto como resultado de la implementacin de las sugerencias propuestas en el in(orme de auditoria, y m0s a4n si las acciones emprendidas se ven re(lejadas en a.orros o +ene(icios econmicos para la organi acin. Dado el entorno de alta competitividad -ue en la actualidad se presenta, los programas de reduccin de gastos en las organi aciones son muc.o m0s (recuentes, se +uscan a.orros en pr0cticamente todas las 0reas de la organi acin, lo cual es un (actor de impulso determinante para -ue el auditor operativo continu2 reali ando su tra+ajo +ajo los m0s altos est0ndares de calidad, tanto de oportunidad de in(ormacin como de utilidad de recomendaciones. *as compa6as productoras y distri+uidoras de +ienes, comien an a dar una mayor importancia a sus departamentos de tr0(ico, los cuales, de+er0n desarrollar nuevos en(o-ues en la cadena logstica a (uturo para ser realmente competitivos, el escenario m0s conservador ser0: Proceso de glo+ali acin. !vances tecnolgicos.
%ncremento en la competencia. )educcin de costos logsticos. =usto a tiempo. $e de+e tener en cuenta -ue gran parte del 21ito del 0rea de tr0(ico, recae en la coordinacin y comunicacin con sus proveedores de servicios, principalmente los relacionados con el auto transporte o transportistasF el auditor encargado del mejoramiento en la e(iciencia administrativa en esta 0rea, de+er0 evaluar minuciosamente las caractersticas propias de los servicios -ue prestan a la organi acin, ya -ue ser0 la parte medular en el desarrollo de su tra+ajo de auditoria. En resumen, la cerrada competencia entre las empresas de alimentos, o+liga a pensar -ue solo a-uellas -ue implementen estrategias innovadoras en transportacin de sus productos y -ue se preocupen por adoptar polticas de revisin y evaluacin de operaciones, tendr0n la delantera y con ello asegurar el 21ito. ,II *I*LI "!A5IA
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UNIDAD DIDCTICA V
AUDITORIA "INANCIERA
En esta (uinta UNIDAD DIDCTICA se va analizar la auditoria financiera
Al terminar la tercera UNIDAD DIDCTICA, habr desarrollado las siguientes competencias:
Comprende los aspectos generales y la (uncin del auditor en la empresa moderna y sus principales caractersticas.
C"G#"$C%&%'! Comprende la importancia de la !uditoria (inanciera.
%denti(ica el propsito e importancia de la !uditoria
P)"CED%ME#&!*
!C&%&,D%#!*
)econoce el grado de responsa+ilidad del !uditor (rente a terceros
TEMA No. 01: ANTE$E%ENTE&.R *a Pro(esin Conta+le, se .a desarrollo pr0cticamente en el transcurso de un perodo de tiempo relativamente largo. En %talia del siglo a' se conocan las t2cnicas de la tenedura de li+ros, pero gran parte del estmulo inicial -ue reci+i la Pro(esin (ue evidente en el siglo a'%% donde cada ve se .i o m0s (recuente recurrir a personas e1pertas en la organi acin de los negocios y diestras en la tenedura de li+ros, para investigar -uie+ras, anjar disputas respecto a cuentas, etc. En el siglo a%a un gran n4mero de especialistas en la tenedura de li+ros esta+lecidos en las %slas Brit0nicas se trasladaron a los Estados ,nidos a peticin de inversionistas Brit0nicos -ue tenan sus empresas esta+lecidas en este Pas. Durante los primeros ;: a6os del siglo aa, muc.os (actores contri+uyeron al desarrollo de la Conta+ilidad, ya -ue se trata de un perodo de r0pido crecimiento industrial, y la Pro(esin Conta+le se acrecent y e1pandi como consecuencia de este despegue industrial. !dicionalmente el crecimiento econmico y el desarrollo y auge de los mercados de valores, trajo consigo la necesidad de e(ectuar el an0lisis de los resultados o+tenidos d0ndole credi+ilidad y con(ia+ilidad a los in(ormes emitidos so+re dic.os an0lisis, como resultado de esta la+or surgi un grupo de Pro(esionales Conta+les especialistas en estas tareas los -ue tomaron el nom+re de !,D%&")E$. Con(orme creci y se desarrollo la Pro(esin Conta+le, la !,D%&")%! su(ri varios cam+ios tanto en sus o+jetivos como en sus t2cnicas usadas, un cam+io importante -ue tuvo lugar en la !uditoria (ue el creciente 2n(asis en la revisin del control interno empleado en las empresas. *a auditoria es una de las aplicaciones de los principios cient(icos de la conta+ilidad, +asada en la veri(icacin de los registros patrimoniales de las .aciendas, para o+servar su e1actitudF no o+stante, este no es su 4nico o+jetivo. $u importancia es reconocida desde los tiempos m0s remotos, teni2ndose conocimientos de su e1istencia ya en las lejanas 2pocas de la civili acin sumeria. Parece ser -ue el t2rmino auditor evidenciando el titulo del -ue practica esta t2cnica, apareci a (inales del siglo a'%%%, en %nglaterra durante el reinado de Eduardo %. En diversos pases de Europa, durante la edad media, muc.as eran las asociaciones pro(esionales, -ue se encarga+an de ejecutar (unciones de auditorias, destac0ndose entre ellas los consejos *ondinenses M%nglaterraC, en 7.;7:, el Colegio de Contadores, de 'enecia M%taliaC, 7.<A7. *a revolucin industrial llevada a ca+o en la segunda mitad del siglo a'%%%, imprimi nuevas direcciones a las t2cnicas conta+les, especialmente a la auditoria, pasando a atender las necesidades creadas por la aparicin de las grandes empresas M donde la naturale a es el servicio es pr0cticamente o+ligatorioC. $e preanuncio en 7.AI< o sea, poco despu2s de penetrar la conta+ilidad de los dominios cient(icos y ya el 3)ailJay Companies Consolidation !ct3 o+ligada la veri(icacin anual de los +alances -ue de+an .acer los auditores. &am+i2n en los Estados ,nidos de #orteam2rica, una importante asociacin cuida las normas de auditoria, la cual pu+lic diversos reglamentos, de los cuales el primero -ue conocemos data de octu+re de 7.8;8, en tanto otros consolidaron las diversas normas en diciem+re de 7.8;8, mar o de 7.8I7, junio de 78IE y diciem+re de 7.8I;. TEMA No. 0'
%efiniciones %nicialmente, la auditoria se limito a las veri(icaciones de los registros conta+les, dedic0ndose a o+servar si los mismos eran e1actos. Por lo tanto esta era la (orma primaria: Con(rontar lo escrito con las prue+as de lo acontecido y las respectivas re(erencias de los registros. Con el tiempo, el campo de accin de la auditoria .a continuado e1tendi2ndoseF no o+stante son muc.os los -ue todava la ju gan como portadora e1clusiva de a-uel o+jeto remoto, o sea, o+servar la veracidad y e1actitud de los registros. ?olmes escri+e: 3... la auditoria es el e1amen de las demostraciones y registros administrativos. El auditor o+serva la e1actitud, integridad y autenticidad de tales demostraciones, registros y documentos.3 Por otra parte tenemos la conceptuacin sint2tica de un pro(esor de la universidad de ?arvard el cual e1presa lo siguiente: 3... el e1amen de todas las anotaciones conta+les a (in de compro+ar su e1actitud, as como la veracidad de los estados o situaciones -ue dic.as anotaciones producen.3 &omando en cuenta los criterios anteriores podemos decir -ue la auditoria es la actividad por la cual se veri(ica la correccin conta+le de las ci(ras de los estados (inancierosF Es la revisin misma de los registros y (uentes de conta+ilidad para determinar la raciona+ilidad de las ci(ras -ue muestran los estados (inancieros emanados de ellos. TEMA No. 01 *+ETI, & El o+jetivo de la !uditoria consiste en apoyar a los miem+ros de la empresa en el desempe6o de sus actividades. Para ello la !uditoria les proporciona an0lisis, evaluaciones, recomendaciones, asesora e in(ormacin concerniente a las actividades revisadas. *a !uditoria, es practicada en una empresa o entidad para llegar a esta+lecer alguno de los siguientes o+jetivos: 7. Descu+rir errores, (iltraciones o (raudes en la gestin y conta+ili acin de las operaciones de la empresa, cometidos por sus empleados, (uncionarios o propietarios. E. 'aluar las tareas del personal en cuanto se re(iere a su correccin y productividad. ;. 'eri(icar el mecanismo administrativo empleado en la empresa. I. 'eri(icar la correccin de la presentacin de los estados econmicos y (inancieros preparados por la empresa. <. )ecopilar las o+servaciones necesarias al momento de la certi(icacin de los estados (inancieros. 9. Estudiar los mecanismos y procedimientos de control interno y proponer las soluciones a las (allas detectadas. TEMA No. 04 5INALI%A% *os (ines de la auditoria son los aspectos +ajo los cuales su o+jeto es o+servado. Podemos escri+ir los siguientes: %ndagaciones y determinaciones so+re el estado patrimonial %ndagaciones y determinaciones so+re los estados (inancieros. %ndagaciones y determinaciones so+re el estado reditual. Descu+rir errores y (raudes. Prevenir los errores y (raudes Estudios generales so+re casos especiales, tales como:
E10menes de aspectos (iscales y legales E1amen para compra de una empresaM cesin patrimonialC E1amen para la determinacin de +ases de criterios de prorrateo, entre otros. TEMA No. 06 $LA&I5I$A$I N %E LA A0%IT !IA Auditoria EBterna *a auditoria E1terna es el e1amen crtico, sistem0tico y detallado de un sistema de in(ormacin de una unidad econmica, reali ado por un Contador P4+lico sin vnculos la+orales con la misma, utili ando t2cnicas determinadas y con el o+jeto de emitir una opinin independiente so+re la (orma como opera el sistema, el control interno del mismo y (ormular sugerencias para su mejoramiento. El dictamen u opinin independiente tiene trascendencia a los terceros, pues da plena valide a la in(ormacin generada por el sistema ya -ue se produce +ajo la (igura de la /e P4+lica, -ue o+liga a los mismos a tener plena credi+ilidad en la in(ormacin e1aminada. *a !uditoria E1terna e1amina y eval4a cual-uiera de los sistemas de in(ormacin de una organi acin y emite una opinin independiente so+re los mismos, pero las empresas generalmente re-uieren de la evaluacin de su sistema de in(ormacin (inanciero en (orma independiente para otorgarle valide ante los usuarios del producto de este, por lo cual tradicionalmente se .a asociado el t2rmino !uditoria E1terna a !uditoria de Estados /inancieros, lo cual como se o+serva no es totalmente e-uivalente, pues puede e1istir !uditoria E1terna del $istema de %n(ormacin &ri+utario, !uditoria E1terna del $istema de %n(ormacin !dministrativo, !uditoria E1terna del $istema de %n(ormacin !utom0tico etc. *a !uditoria E1terna o %ndependiente tiene por o+jeto averiguar la ra ona+ilidad, integridad y autenticidad de los estados, e1pedientes y documentos y toda a-uella in(ormacin producida por los sistemas de la organi acin. ,na !uditoria E1terna se lleva a ca+o cuando se tiene la intencin de pu+licar el producto del sistema de in(ormacin e1aminado con el (in de acompa6ar al mismo una opinin independiente -ue le d2 autenticidad y permita a los usuarios de dic.a in(ormacin tomar decisiones con(iando en las declaraciones del !uditor. Auditoria Interna *a auditoria %nterna es el e1amen crtico, sistem0tico y detallado de un sistema de in(ormacin de una unidad econmica, reali ado por un pro(esional con vnculos la+orales con la misma, utili ando t2cnicas determinadas y con el o+jeto de emitir in(ormes y (ormular sugerencias para el mejoramiento de la misma. Estos in(ormes son de circulacin interna y no tienen trascendencia a los terceros pues no se producen +ajo la (igura de la /e Pu+lica. *as auditorias internas son .ec.as por personal de la empresa. ,n auditor interno tiene a su cargo la evaluacin permanente del control de las transacciones y operaciones y se preocupa en sugerir el mejoramiento de los m2todos y procedimientos de control interno -ue redunden en una operacin m0s e(iciente y e(ica . Cuando la auditoria est0 dirigida por Contadores P4+licos pro(esionales independientes, la opinin de un e1perto desinteresado e imparcial constituye una ventaja de(inida para la empresa y una garanta de proteccin para los intereses de los accionistas, los acreedores y el P4+lico. *a imparcialidad e independencia a+solutas no son posi+les en el caso del auditor interno, puesto -ue no puede divorciarse completamente de la in(luencia de la alta administracin, y aun-ue mantenga una actitud independiente
como de+e ser, esta puede ser cuestionada ante los ojos de los terceros. Por esto se puede a(irmar -ue el !uditor no solamente de+e ser independiente, sino parecerlo para as o+tener la con(ian a del P4+lico. *a auditoria interna es un servicio -ue reporta al m0s alto nivel de la direccin de la organi acin y tiene caractersticas de (uncin asesora de control, por tanto no puede ni de+e tener autoridad de lnea so+re ning4n (uncionario de la empresa, a e1cepcin de los -ue (orman parte de la planta de la o(icina de auditoria interna, ni de+e en modo alguno involucrarse o comprometerse con las operaciones de los sistemas de la empresa, pues su (uncin es evaluar y opinar so+re los mismos, para -ue la alta direccin toma las medidas necesarias para su mejor (uncionamiento. *a auditoria interna solo interviene en las operaciones y decisiones propias de su o(icina, pero nunca en las operaciones y decisiones de la organi acin a la cual presta sus servicios, pues como se dijo es una (uncin asesora. %iferencias entre auditoria interna < eBterna: E1isten di(erencias su+stanciales entre la !uditoria %nterna y la !uditoria E1terna, algunas de las cuales se pueden detallar as: En la !uditoria %nterna e1iste un vnculo la+oral entre el auditor y la empresa, mientras -ue en la !uditoria E1terna la relacin es de tipo civil. En la !uditoria %nterna el diagnstico del auditor, esta destinado para la empresaF en el caso de la !uditoria E1terna este dictamen se destina generalmente para terceras personas o sea ajena a la empresa. *a !uditoria %nterna est0 in.a+ilitada para dar /e P4+lica, de+ido a su vinculacin contractual la+oral, mientras la !uditoria E1terna tiene la (acultad legal de dar /e P4+lica. Tam-iAn podemos clasificar la auditoria en: !uditoria /inanciera: Es un proceso cuyo resultado (inal es la emisin de un in(orme, en el -ue el auditor da a conocer su opinin so+re la situacin (inanciera de la empresa, este proceso solo es posi+le llevarlo a ca+o a trav2s de un elemento llamado evidencia de auditoria, ya -ue el auditor .ace su tra+ajo posterior a las operaciones de la empresa. !uditoria de cumplimiento: Es la compro+acin o e1amen de operaciones (inancieras, administrativas, econmicas y de otra ndole de una entidad para esta+lecer -ue se .an reali ado con(orme a las normas legales, reglamentarias, estatuarias y de procedimientos -ue le son aplica+les. Esta auditoria se practica mediante la revisin de documentos -ue soportan legal, t2cnica, (inanciera y conta+lemente las operaciones para determinar si los procedimientos utili ados y las medidas de control interno est0n de acuerdo con las normas -ue le son aplica+les y si dic.os procedimientos est0n operando de manera e(ectiva y son adecuados para el logro de los o+jetivos de la entidad. !uditoria de Gestin y resultados: &iene por o+jeto el e1amen de la gestin de una empresa con el propsito de evaluar la e(icacia de sus resultados con respecto a las metas previstas, los recursos .umanos, (inancieros y t2cnicos utili ados, la organi acin y coordinacin de dic.os recursos y los controles esta+lecidos so+re dic.a gestin. Es una .erramienta de apoyo e(ectivo a la gestin empresarial, donde se puede conocer las varia+les y los distintos tipos de control -ue se de+en producir en la empresa y -ue est2n en condiciones de reconocer y
valorar su importancia como elemento -ue repercute en la competitividad de la misma. $e tiene en cuenta la descripcin y an0lisis del control estrat2gico, el control de e(icacia, cumplimiento de o+jetivos empresariales, el control operativo o control de ejecucin y un an0lisis del control como (actor clave de competitividad. !uditoria !dministrativa: Es el revisar y evaluar si los m2todos, sistemas y procedimientos -ue se siguen en todas las (ases del proceso administrativo aseguran el cumplimiento con polticas, planes, programas, leyes y reglamentaciones -ue puedan tener un impacto signi(icativo en operacin de los reportes y asegurar -ue la organi acin los este cumpliendo y respetando. Es el e1amen metdico y ordenado de los o+jetivos de una empresa de su estructura org0nica y de la utili acin del elemento .umano a (in de in(ormar los .ec.os investigados. $u importancia radica en el .ec.o de -ue proporciona a los directivos de una organi acin un panorama so+re la (orma como esta siendo administrada por los di(erentes niveles jer0r-uicos y operativos, se6alando aciertos y desviaciones de a-uellas 0reas cuyos pro+lemas administrativos detectados e1igen una mayor o pronta atencin. !uditoria !dministrativa: Es el e1amen posterior, pro(esional, o+jetivo y sistem0tico de la totalidad o parte de las operaciones o actividades de una entidad, proyecto, programa, inversin o contrato en particular, sus unidades integrantes u operacionales espec(icas. $u propsito es determinar los grados de e(ectividad, economa y e(iciencia alcan ados por la organi acin y (ormular recomendaciones para mejorar las operaciones evaluadas. )elacionada +0sicamente con los o+jetivos de e(icacia, e(iciencia y economa. !uditoria de gestin am+iental: *a creciente necesidad de controlar el impacto am+iental -ue generan las actividades .umanas .a .ec.o -ue dentro de muc.os sectores industriales se produ ca un incremento de la sensi+ili acin respecto al medio am+iente. De+ido a esto, las simples actuaciones para asegurar el cumplimiento legislativo .an dado paso a sistemas de gestin medioam+iental -ue permiten estructurar e integrar todos los aspectos medioam+ientales, coordinando los es(uer os -ue reali a la empresa para llegar a o+jetivos previstos. Es necesario anali ar y conocer en todo momento todos los (actores de contaminacin -ue generan las actividades de la empresa, y por este motivo ser0 necesario -ue dentro del e-uipo .umano se disponga de personas cuali(icadas para evaluar el posi+le impacto -ue se derive de los vectores am+ientales. Esta+lecer una (orma sistem0tica de reali ar esta evaluacin es una .erramienta +0sica para -ue las conclusiones de las mismas aporten mejoras al sistema de gestin esta+lecido. *a aplicacin permanente del concepto mejora continua es un re(erente -ue en el campo medioam+iental tiene una incidencia pr0ctica constante, y por este motivo la revisin de todos los aspectos relacionados con la minimi acin del impacto am+iental tiene -ue ser una accin reali adas sin interrupcin. !uditoria in(orm0tica de sistemas: $e ocupa de anali ar la actividad -ue se conoce como t2cnica de sistemas en todas sus (acetas. ?oy, la importancia creciente de las telecomunicaciones .a propiciado -ue las comunicaciones. *neas y redes de las instalaciones in(orm0ticas, se auditen por separado, aun-ue (ormen parte del entorno general de sistemas. $u (inalidad es el e1amen y an0lisis de los procedimientos administrativos y de los sistemas de control interno de la compa6a auditada. !l (inali ar el tra+ajo reali ado, los auditores e1ponen en su in(orme a-uellos puntos d2+iles -ue .ayan podido detectar, as como las recomendaciones so+re los cam+ios convenientes a introducir, en su opinin, en la organi acin de la compa6a.
#ormalmente, las empresas (uncionan con polticas generales, pero .ay procedimientos y m2todos, -ue son t2rminos m0s operativos. *os procedimientos son tam+i2n sistemasF si est0n +ien .ec.os, la empresa (uncionar0 mejor. *a auditoria de sistemas anali a todos los procedimientos y m2todos de la empresa con la intencin de mejorar su e(icacia. TEMA No. 0H (0NT & 30E A*A!$A LA A0%IT !IA.R Esta especialidad lleva al Pro(esional Contador P4+lico Colegiado a ejercerla con el m01imo de amplitud, responsa+ilidad e independencia de criterio, para lo cual los puntos -ue re-uiere su estudio son: 7. )E'%$%"# DE *%B)"$.5 Esta la+or tiende a esta+lecer si las operaciones .an sido correctamente registradas, sin errores aritm2ticos o t2cnicos derivados de negligencia o de mala (e. *a revisin peridica de los li+ros constituye para las empresas proteccin y seguridad. *a revisin de li+ros puede ser mensual, trimestral, semestral o anual para lo cual se contratar0 a un !uditor para -ue e(ect4e e10menes especiales, con independencia de cual-uier otro aspecto t2cnico como sera la certi(icacin de +alances. E. CE)&%/%C!C%"# DE B!*!#CE$.5 En esta la+or el !uditor de+er0 revisar todas las operaciones e(ectuadas en un determinado ejercicio. En este caso la (uncin del !uditor se orienta con pre(erencia al estudio de las Cuentas del !ctivo, Pasivo y su+divisionarias de P2rdidas y Ganancias, veri(icando la e1actitud de los valores en cantidades e importes y anali ando el movimiento anterior de cada ru+ro, solamente cuando lo crea necesario. ;. CE)&%/%C!C%"# DE "PE)!C%"#E$ DE&E)M%#!D!$.5 $e reduce la la+or del !uditor en este caso a e1aminar la Conta+ilidad de la empresa o entidad, para determinar la con(ormidad o veracidad de algunas operaciones o acciones concretas. En estas situaciones el !uditor se limitar0 a revisar y veri(icar la registracin conta+le y sus correspondientes documentos. I. ")G!#%Y!C%X# DE $%$&EM!$ C"#&!B*E$.5 El !uditor en general conoce las modalidades y $istemas de Conta+ilidad -ue se puede aplicar a una determinada empresa o entidad, por ello sus servicios pueden ser solicitados para -ue organice y prepare un $istema Conta+le, de administracin y de control a utili arse, esto al iniciarse las operaciones de la empresa o entidad. <. ")G!#%Y!C%X# DE ,# $%$&EM! DE /,#C%"#!M%E#&".5 *os servicios Pro(esionales del !uditor puede ser solicitado para cam+iar o moderni ar totalmente un sistema Conta+le -ue ya se encuentra en (uncionamiento, o +ien para corregir ciertas (allas en su (uncionamiento. El !uditor procurar0 -ue el $istema Conta+le sea e(iciente, moderno y encuadrado dentro de los re-uisitos del Control %nterno. 9. !$E$")!M%E#&" EC"#"M%C" /%#!#C%E)".5 Esta (uncin resulta de suma importancia para el !uditor, ya -ue podr0 sacar conclusiones concretas despu2s del an0lisis a las actividades econmicas -ue reali a la empresa, las mismas -ue servir0n a la alta direccin de la empresa a tomar decisiones para mejorar la situacin de la misma. TEMA No. 0I EL A0%IT !
Es a-uella persona pro(esional, -ue se dedica a tra+ajos de auditoria .a+itualmente con li+re ejercicio de una ocupacin t2cnica. ,na auditoria de+e .acerla una persona o (irma independiente de capacidad pro(esional reconocidas. Esta persona o (irma de+e ser capa de o(recer una opinin imparcial y pro(esionalmente e1perta a cerca de los resultados de auditoria, +as0ndose en el .ec.o de -ue su opinin .a de acompa6ar el in(orme presentado al t2rmino del e1amen y concediendo -ue pueda e1presarse una opinin +asada en la veracidad de los documentos y de los estados (inancieros y en -ue no se imponga restricciones al auditor en su tra+ajo de investigacin. Bajo cual-uier circunstancia, un Contador pro(esional acertado se distingue por una com+inacin de un conocimiento completo de los principios y procedimientos conta+les, juicio certero, estudios pro(esionales adecuados y una receptividad mental imparcial y ra ona+le. 5unciones /enerales Para ordenar e imprimir co.esin a su la+or, el auditor cuenta con un una serie de (unciones tendientes a estudiar, anali ar y diagnosticar la estructura y (uncionamiento general de una organi acin. *as (unciones tipo del auditor son: Estudiar la normatividad, misin, o+jetivos, polticas, estrategias, planes y programas de tra+ajo. Desarrollar el programa de tra+ajo de una auditoria. De(inir los o+jetivos, alcance y metodologa para instrumentar una auditoria. Captar la in(ormacin necesaria para evaluar la (uncionalidad y e(ectividad de los procesos, (unciones y sistemas utili ados. )eca+ar y revisar estadsticas so+re vol4menes y cargas de tra+ajo. Diagnosticar so+re los m2todos de operacin y los sistemas de in(ormacin. Detectar los .alla gos y evidencias e incorporarlos a los papeles de tra+ajo. )espetar las normas de actuacin dictadas por los grupos de (iliacin, corporativos, sectoriales e instancias normativas y, en su caso, glo+ali adoras. Proponer los sistemas administrativos yNo las modi(icaciones -ue permitan elevar la e(ectividad de la organi acin !nali ar la estructura y (uncionamiento de la organi acin en todos sus 0m+itos y niveles )evisar el (lujo de datos y (ormas. Considerar las varia+les am+ientales y econmicas -ue inciden en el (uncionamiento de la organi acin. !nali ar la distri+ucin del espacio y el empleo de e-uipos de o(icina. Evaluar los registros conta+les e in(ormacin (inanciera. Mantener el nivel de actuacin a trav2s de una interaccin y revisin continua de avances. Proponer los elementos de tecnologa de punta re-ueridos para impulsar el cam+io organi acional. Dise6ar y preparar los reportes de avance e in(ormes de una auditoria. $onocimientos ?ue de-e poseer Es conveniente -ue el e-uipo auditor tenga una preparacin acorde con los re-uerimientos de una auditoria administrativa, ya -ue eso le permitir0 interactuar de manera natural y congruente con los mecanismos de estudio -ue de una u otra manera se emplear0n durante su desarrollo. !tendiendo a 2stas necesidades es recomenda+le apreciar los siguientes niveles de (ormacin:
AcadAmica Estudios a nivel t2cnico, licenciatura o postgrado en administracin, in(orm0tica, comunicacin, ciencias polticas, administracin p4+lica, relaciones industriales, ingeniera industrial, psicologa, pedagoga, ingeniera en sistemas, conta+ilidad, derec.o, relaciones internacionales y dise6o gr0(ico. "tras especialidades como actuara, matem0ticas, ingeniera y ar-uitectura, pueden contemplarse siempre y cuando .ayan reci+ido una capacitacin -ue les permita intervenir en el estudio. $omplementaria %nstruccin en la materia, o+tenida a lo largo de la vida pro(esional por medio de diplomados, seminarios, (oros y cursos, entre otros. Emprica Conocimiento resultante de la implementacin de auditorias en di(erentes instituciones sin contar con un grado acad2mico. !dicionalmente, de+er0 sa+er operar e-uipos de cmputo y de o(icina, y dominar 2l los idiomas -ue sean parte de la din0mica de tra+ajo de la organi acin +ajo e1amen. &am+i2n tendr0n -ue tener en cuenta y comprender el comportamiento organi acional ci(rado en su cultura. ,na actuali acin continua de los conocimientos permitir0 al auditor ad-uirir la madure de juicio necesaria para el ejercicio de su (uncin en (orma prudente y justa. Ca-ilidades < destrezas En (orma complementaria a la (ormacin pro(esional, terica yNo pr0ctica, el e-uipo auditor demanda de otro tipo de cualidades -ue son determinantes en su tra+ajo, re(eridas a recursos personales producto de su desenvolvimiento y dones intrnsecos a su car0cter. *a e1presin de estos atri+utos puede variar de acuerdo con el modo de ser y el de+er ser de cada caso en particular, sin em+argo es conveniente -ue, -uien se d2 a la tarea de cumplir con el papel de auditor, sea poseedor de las siguientes caractersticas: !ctitud positiva. Esta+ilidad emocional. "+jetividad. $entido institucional. $a+er escuc.ar. Creatividad. )espeto a las ideas de los dem0s. Mente analtica. Conciencia de los valores propios y de su entorno. Capacidad de negociacin. %maginacin. Claridad de e1presin ver+al y escrita. Capacidad de o+servacin. %niciativa. Discrecin. /acilidad para tra+ajar en grupo. Comportamiento 2tico.
EBperiencia ,no de los elementos (undamentales -ue se tiene -ue considerar en las caractersticas del e-uipo, es el relativo a su e1periencia personal de sus integrantes, ya -ue de ello depende en gran medida el cuidado y diligencia pro(esionales -ue se emplean para determinar la pro(undidad de las o+servaciones. Por la naturale a de la (uncin a desempe6ar e1isten varios campos -ue se tienen -ue dominar: Conocimiento de las 0reas sustantivas de la organi acin. Conocimiento de las 0reas adjetivas de la organi acin. Conocimiento de es(uer os anteriores Conocimiento de casos pr0cticos. Conocimiento derivado de la implementacin de estudios organi acionales de otra naturale a. Conocimiento personal +asado en elementos diversos. !esponsa-ilidad profesional El e-uipo auditor de+e reali ar su tra+ajo utili ando toda su capacidad, inteligencia y criterio para determinar el alcance, estrategia y t2cnicas -ue .a+r0 de aplicar en una auditoria, as como evaluar los resultados y presentar los in(ormes correspondientes. Para 2ste e(ecto, de+e de poner especial cuidado en: Preservar la independencia mental )eali ar su tra+ajo so+re la +ase de conocimiento y capacidad pro(esional ad-uiridas Cumplir con las normas o criterios -ue se le se6alen Capacitarse en (orma continua: &am+i2n es necesario -ue se mantenga li+re de impedimentos -ue resten credi+ilidad a sus juicios, por -ue de+e preservar su autonoma e imparcialidad al participar en una auditoria. Es conveniente se6alar, -ue los impedimentos a los -ue normalmente se puede en(rentar son: personales y e1ternos. *os primeros, corresponden a circunstancias -ue recaen espec(icamente en el auditor y -ue por su naturale a pueden a(ectar su desempe6o, destacando las siguientes: 'nculos personales, pro(esionales, (inancieros u o(iciales con la organi acin -ue se va a auditar %nter2s econmico personal en la auditoria Corresponsa+ilidad en condiciones de (uncionamiento incorrectas )elacin con instituciones -ue interact4an con la organi acin 'entajas previas o+tenidas en (orma ilcita o anti2tica *os segundos est0n relacionados con (actores -ue limitan al auditor a llevar a ca+o su (uncin de manera puntual y o+jetiva como son: %ngerencia e1terna en la seleccin o aplicacin de t2cnicas o metodologa para la ejecucin de la auditoria. %nter(erencia con los rganos internos de control )ecursos limitados para desvirtuar el alcance de la auditoria Presin injusti(icada para propiciar errores inducidos. En estos casos, tiene el de+er de in(ormar a la organi acin para -ue se tomen las providencias necesarias. /inalmente, el e-uipo auditor no de+e olvidar -ue la (ortale a de su (uncin est0 sujeta a la medida en -ue a(ronte su compromiso con respeto y en apego a normas pro(esionales tales como: "+jetividad.5 Mantener una visin independiente de los .ec.os, evitando (ormular juicios o caer en omisiones, -ue alteren de alguna manera los resultados -ue o+tenga. )esponsa+ilidad.5 "+servar una conducta pro(esional, cumpliendo con sus encargos oportuna y e(icientemente. %ntegridad.5 Preservar sus valores por encima de las presiones.
Con(idencialidad.5 Conservar en secreto la in(ormacin y no utili arla en +ene(icio propio o de intereses ajenos. Compromiso.5 &ener presente sus o+ligaciones para consigo mismo y la organi acin para la -ue presta sus servicios. E-uili+rio.5 #o perder la dimensin de la realidad y el signi(icado de los .ec.os. ?onestidad.5 !ceptar su condicin y tratar de dar su mejor es(uer o con sus propios recursos, evitando aceptar compromisos o tratos de cual-uier tipo. %nstitucionalidad.5 #o olvidar -ue su 2tica pro(esional lo o+liga a respetar y o+edecer a la organi acin a la -ue pertenece. Criterio.5 Emplear su capacidad de discernimiento en (orma e-uili+rada. %niciativa.5 !sumir una actitud y capacidad de respuesta 0gil y e(ectiva. %mparcialidad.5 #o involucrarse en (orma personal en los .ec.os, conservando su o+jetividad al margen de pre(erencias personales. Creatividad.5 $er innovador en el desarrollo de su tra+ajo. CA*ILITA$I N %E A0%IT !E& Para poder encargarse de la auditoria de+e estarse en posesin de la oportuna .a+ilitacin administrativa como auditores de cuentas. $e entiende -ue tienen tal .a+ilitacin los inscritos en el )egistro "(icial de !uditores de Cuentas. TEMA No. 0J EN5 30E EM(!E&A!IAL %E LA A0%IT !IA *a auditoria es una rama de la pro(esin conta+le, en la actualidad, la m0s importante en la pr0ctica, por su gran trascendencia en la toma de decisiones so+re datos verdaderos totalmente auditados, siendo de gran utilidad para los mercados de capital internacional. (ALA*!A& $LA,E& !uditoria, Pro(esin conta+le, Crecimiento empresarial, Empresarios, Contador P4+lico. AL$AN$E %E LA A0%IT !IA EN LA E&5E!A EM(!E&A!IAL En la actualidad, la auditoria a los estados (inancieros .a ad-uirido gran importancia a nivel internacional, de+ido al crecimiento e inyeccin de capitales de grandes potencias en pases desarrollados y su+desarrollados. Esta pr0ctica esta m0s especiali ada por la (uerte dependencia de la tecnologa, -ue .a despla ado procesos manuales y -ue convierten a la in(ormacin como un elemento de decisin trascendental para el crecimiento empresarial.
Por lo tanto, la es(era conta+le no solo +usca internacionali ar la conta+ilidad, la auditoria tam+i2n se en(renta a este proceso y m0s siendo un mecanismo tan vital para correcto desarrollo de la institucin y manejo de recursos (inancieros. 3El o+jetivo de una auditoria de estados (inancieros, es permitirle al auditor e1presar una opinin so+re si los estados (inancieros est0n preparados, en todos los aspectos materiales, de acuerdo con una estructura conceptual identi(icada de presentacin de reportes (inancieros3. MMantilla, E::<, p.<:9C. *a estructura del pensamiento conceptual de los est0ndares internacionales de auditoria %$! 7E: de mar o de E::; di(erencia la auditoria y servicios relacionados con un conte1to de la presentacin de reportes (inancieros donde -ueda por (uera la tri+utacin, consultora, asesora (inanciera y la conta+le por parte del auditor, 3-ue es la persona -ue tiene la responsa+ilidad 4ltima por la auditoria3. MMantilla, E::<, p.<:K.C Por medio de la revisin de los estados (inancieros el auditor esta+lecer un dictamen, so+re la +ase de procedimientos -ue proveen toda la evidencia -ue puede re-uerirse en una auditoria, o lo -ue le llame m0s la atencin considerando -ue los estados (inancieros no est0n de+idamente preparados en todos los aspectos materiales. Concluimos se6alando -ue las #ormas %nternacionales de !uditoria constituyen un (uerte la o entre inversor5empresa, ya -ue acerca al empresario a nuevos conceptos de control empresarial. *as normas internacionales de auditoria, son aplica+les a empresas -ue +uscan un mayor control so+re estados (inancieros, y posi+les inter(erencias negativas so+re las mismas (A!A !E$ !%A! &IEM(!E /. *a auditoria es la actividad por la cual se veri(ica la correccin conta+le de las ci(ras de los estados (inancierosF Es la revisin misma de los registros y (uentes de conta+ilidad para determinar la raciona+ilidad de las ci(ras -ue muestran los estados (inancieros emanados de ellos. -. *a !uditoria %nterna est0 in.a+ilitada para dar /e P4+lica, de+ido a su vinculacin contractual la+oral, mientras la !uditoria E1terna tiene la (acultad legal de dar /e P4+lica. A$TI,I%A% 5INAL 7. Ela+orar cuadro con di(erentes tipos de auditoria *I*LI "!A5IA N; 7 A0T ! ". )ay D.ittington 5 >urt Pa#W TIT0L E%IT !IAL !,D%&")%! 5 ,# E#/"O,E Mc GraJ ?ill E::7 %#&EG)!*
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UNIDAD DIDCTICA VI
NORMAS INTERNACIONALES DE AUDITORIA

En esta se)ta UNIDAD DIDCTICA se va analizar las normas internacionales de auditoria
Al terminar la se!ta UNIDAD DIDCTICA, habr desarrollado las siguientes competencias:
Conoce las caracter)sticas de las normas 2ue ri&en la auditoria1 C.*N.'CITI0A
Ela$ora cuadro comparati o de normas de auditoria 4 dem:s relacionadas1 P#.CEDIMENTA,
0alora la correcta aplicacin de las normas de auditoria1 ACTIT/DINA,
TEMA N . 01 NIA& R $ N$E(T # "!0( & 30E LA& $ N5 !MAN *as #ormas %nternacionales de !uditoria contienen principios +0sicos y procedimientos esenciales estas son emitidas en dos series separadas: *a de $ervicios de !uditoria M#%!sC y la de $ervicios !(ines M#%!sN$!sC. El marco descri+e los servicios -ue el !uditor puede comprometerse a reali ar en relacin con el nivel de certidum+re resultante. *a !uditoria y la revisin est0n dise6adas para permitir -ue el !uditor e1prese niveles de certidum+re, alto y moderados respectivamente, en relacin con la e1istencia o no de errores materiales en la in(ormacin. $e dividen en nueve grupos con tem0ticas similares: 7:: 5788 E:: 5 E88 ;:: 5 ;88 I:: 5 I88 <:: 5 <88 9:: 5 988 K:: 5 K88 A:: 5 A88 8:: 5 888 !suntos introductorias )esponsa+ilidades Planeacin Control %nterno Evidencia de auditoria ,so del tra+ajo de otros Conclusiones y dictamen de auditoria Lreas especiali adas $ervicios relacionados M$)sC
NIA 1: -.etivo < principios -7sicos de la auditoria de los Estados 5inancieros *a #orma descri+e la responsa+ilidad de la direccin en relacin con los estados (inancieros, as como las cuestiones generales relativas al o+jetivo y principios +0sicos de la auditoria de los estados (inancieros reali ada por auditor independiente. NIA ': Las cartas Y propuesta *as cartas propuesta, -ue el auditor enva al cliente, tienen por o+jeto documentar y con(irmar la aceptacin por el auditor del encargo reali ado, el alcance de su tra+ajo, la e1tensin de sus responsa+ilidades y el contenido previsi+le del in(orme. *a #orma descri+e los contenidos usuales en una carta propuesta y el !ne1o incluye un modelo de dic.a carta. NIA 1: (rincipios -7sicos ?ue ri/en una auditoria Esta #orma descri+e los principios +0sicos -ue go+iernan la responsa+ilidad pro(esional del auditor, -ue de+en tenerse en cuenta cuando se lleva a ca+o una auditoria. $on los de integridad, o+jetividad e independencia, secreto pro(esional, aptitudes y competencia, tra+ajo reali ado por otros, documentacin, plani(icacin, o+tencin de evidencia de auditoria, revisin de los sistemas conta+les y de control interno, revisin de las conclusiones o+tenidas y ela+oracin del in(orme.
Estos principios +0sicos son de capital importancia para el desarrollo de las restantes #ormas %nternacionales de !uditoria. NIA 4: (lanificacin de la auditoria Esta #orma se re(iere al proceso de plani(icacin de la auditoria, tanto de los estados (inancieros como de cual-uier otra in(ormacin (inanciera. Est0 (ormulada en el conte1to de auditorias peridicas, identi(ica los elementos +0sicos en el proceso de plani(icacin y suministra ejemplos pr0cticos de cuestiones -ue de+en tenerse en cuenta cuando se plani(ica una auditoria. *a adecuada plani(icacin de la auditoria contri+uye a asegurar -ue se presta la atencin adecuada a las principales 0reas de la misma, -ue los pro+lemas potenciales se identi(ican con prontitud y -ue el tra+ajo se reali a ntegra y e(ica mente. *a plani(icacin tam+i2n es un punto de apoyo en la adecuada utili acin del personal au1iliar y en la coordinacin del tra+ajo reali ado por otros auditores y e1pertos. NIA 6: 0tilizacin del tra-a.o de otro auditor En esta #orma se descri+en las cuestiones -ue de+en tenerse en cuenta cuando se pretenda utili ar el tra+ajo de otro auditor. *a #orma resulta aplica+le cuando un auditor independiente, llamado a ela+orar un in(orme so+re los estados (inancieros de una entidad, utili a el tra+ajo -ue otro auditor .a reali ado en relacin con los estados (inancieros de una o m0s (iliales, asociadas, sucursales o divisiones incluidas en la in(ormacin (inanciera de la primera. ! los e(ectos de esta #orma, se consideran como otros auditores las o(icinas de la empresa del auditor principal situadas en otros pases, las sociedades de auditoria a(iliadas, las corresponsales y los auditores -ue, sin tener en principio relacin, est0n implicados en la auditoria de los componentes de la entidad. NIA H: Evaluacin del ries/o < del control interno *a direccin de la empresa es responsa+le del mantenimiento de un adecuado sistema conta+le, -ue incluya la incorporacin de los correspondientes controles internos, en la medida oportuna a la dimensin y naturale a de su actividad. #o o+stante, el auditor necesita seguridad ra ona+le de -ue el sistema conta+le es adecuado y de -ue toda la in(ormacin -ue de+a registrarse, .a sido recogida de+idamente. *os controles internos contri+uyen normalmente a la o+tencin de tal seguridad. Esta #orma descri+e los sistemas conta+les, los elementos o+jetivos y limitaciones de los controles internos y los procedimientos de auditoria idneos para el estudio y evaluacin del control interno. NIA I : $ontrol de calidad del tra-a.o de auditoria El control de calidad del tra+ajo de auditoria es esencial en el mantenimiento de altos est0ndares en la pro(esin. Esta #orma distingue entre controles concretos de una auditoria y controles generales de calidad adoptados por la empresa de auditoria. !un-ue se reconoce la relacin entre los dos tipos de control, de manera -ue los controles generales aumentan y (acilitan los controles individuales, a-u2llos no de+en nunca reempla ar a estos 4ltimos. $e esta+lecen en esta #orma los controles a tener en cuenta para cumplir con los principios +0sicos de una auditoria, cuando se delega tra+ajo en personal au1iliar, a la ve -ue se suministran criterios para -ue una empresa de auditoria esta+le ca controles generales so+re la calidad de su tra+ajo. $e incluye un ane1o con ejemplos de procedimientos de control con la (inalidad de ayudar a las empresas de auditoria a implantar sus polticas de control de calidad. NIA J: La evidencia en la auditoria *a evidencia en la auditoria es la in(ormacin o+tenida por el auditor, soporte de las conclusiones en las -ue se +asa su opinin so+re los estados (inancieros. En esta #orma se descri+e la naturale a y (uentes de la
evidencia de auditoria, los (actores en -ue se +asa su idoneidad, adecuacin y su(iciencia y los medios por los -ue pueden ser o+tenida en la ejecucin de prue+as de cumplimiento y de procedimientos sustantivos. $e contemplan criterios para la aplicacin de los procedimientos tendentes a la o+tencin de evidencia de auditoria A presencia en el inventario, con(irmacin directa de cuentas a co+rar y comunicacin con los asesores jurdicos del clienteC, -ue son generalmente aceptados como los m0s adecuados para suministrar evidencia (ia+le en relacin con determinadas r4+ricas. El !ne1o se ocupa de las circunstancias en -ue de+en aplicarse tales procedimientos y las cuestiones atener en cuenta en su reali acin. NIA Z. %ocumentacin Epapeles de tra-a.oF $e esta+lecen criterios generales so+re la (orma y contenido de los papeles de tra+ajo, as como ejemplos concretos de documentacin preparada u o+tenida normalmente por el auditor. $e comentan asimismo cuestiones relativas a la propiedad y custodia de los papeles de tra+ajo. NIA 10. 0tilizacin del tra-a.o del auditor interno *a (uncin de auditoria interna constituye un componente del control interno, llevado a ca+o por personal destinado espec(icamente por la entidad para tal cometido. ,no de los o+jetivos del auditor interno es determinar si los controles internos est0n +ien dise6ados y si act4an correctamente. ,na +uena parte del tra+ajo del departamento de auditoria interna puede ser 4til para el auditor independiente en su cometido de e1aminar la in(ormacin (inanciera. $e suministran en esta #orma criterios so+re los procedimientos a tener en cuenta por el auditor independiente al evaluar el tra+ajo del auditor interno. NIA 11. 5raudes < errores Esta #orma de(ine los (raudes y errores e indica -ue la responsa+ilidad por su prevencin corresponde a la direccin de la empresa. El auditor de+e plani(icar su tra+ajo de manera -ue e1ista una ra ona+le e1pectativa de deteccin de los e(ectos signi(icativos resultantes de (raudes y errores. $e enumeran procedimientos -ue pueden tenerse en cuenta cuando se indica al auditor la posi+le e1istencia de (raudes o errores. En el !ne1o se incluyen ejemplos de condiciones o .ec.os -ue pueden incrementar el riesgo de (raudes o errores. NIA 1'. !evisin Analtica $e suministra en esta #orma una descripcin de la naturale a de los procedimientos de revisin analtica, as como criterios so+re los o+jetivos, programacin y grado de con(ian a -ue de+en otorg0rseles en la reali acin de una auditoria. &am+i2n se comenta la necesaria investigacin por el auditor de (luctuaciones inusuales. NIA 11. El informe de auditoria so-re los estados financieros. En esta #orma se suministran criterios so+re la (orma y contenido del in(orme emitido con ocasin de una auditoria independiente de los estados (inancieros de una entidad. *a #orma incluye las (rases -ue se sugiere utili ar cuando se emita una opinin sin reservas y discute las circunstancias de las -ue puede resultar una opinin di(erente a la indicada. En un !ne1o se incluyen ejemplos de in(ormes con opinin sin reservas, con reservas, con opinin negativa o con a+stencin de opinin. NIA 14. tra informacin incluida en documentos conteniendo estados financieros auditados. Esta #orma de(ine esa Gotra in(ormacinH como la de car0cter tanto (inanciero como no (inanciero incluido en un documento -ue contiene los estados (inancieros auditados de la entidad junto con el in(orme de auditoria emitido so+re ellos. *as entidades normalmente pu+lican tal documento con car0cter anual, .a+itualmente +ajo la denominacin de in(orme o memoria (inanciera. En algunos caso, el auditor tiene la o+ligacin de emitir opinin so+re la in(ormacin adicional, mientras -ue en otros no est0 o+ligado a .acerlo.
Esta #orma contempla las consideraciones -ue de+e reali ar el auditor so+re esta otra in(ormacin cuando no tiene o+ligacin de emitir in(orme so+re la misma, as como las acciones -ue de+e acometer si e1isten inconsistencias signi(icativas o si descu+re errores de importancia. NIA 16. Auditoria en un conteBto informatizado En esta #orma se esta+lecen criterios so+re los procedimientos adicionales necesarios para cumplir la #%! n4m. ;, GPrincipios +0sicos -ue rigen una auditoriaH, cuando el tra+ajo se reali a en un conte1to in(ormati ado. $e descri+en las aptitudes y competencia re-ueridas por el auditor as como su responsa+ilidad cuando delega este tra+ajo en sus au1iliares o utili a el tra+ajo reali ado por otros. NIA 1H. TAcnicas de auditoria asistidas por ordenador Esta #orma suministra criterios al auditor para la utili acin de t2cnicas de auditoria asistidas por ordenador, especialmente programas aplica+les a la auditoria y a la compro+acin de los datos. *a #orma contempla los casos en los -ue pueden emplearse tales t2cnicas, los (actores a considerar al tomar la decisin de utili arlas o no, as como las principales etapas en la reali acin de un tra+ajo asistido por ordenador. !dem0s, se vierten consideraciones so+re el empleo de este tipo de t2cnicas en empresas de reducido tama6o. NIA 1I. Terceros vinculados Resumen. $e esta+lecen en esta #orma los procedimientos a tener en cuenta para o+tener evidencia su(iciente y adecuada en relacin con la e1istencia de terceros vinculados, as como con las transacciones -ue .ayan podido producirse con ellos. *a #orma se vincula con la de(inicin y re-uerimientos de in(ormacin contenida en la #orma %nternacional de Conta+ilidad M#%CC n4m. EI, G%n(ormacin so+re terceros vinculadosH. Por su parte, la #%! n4m. 7K suministra criterios para ayudar al auditor a determinar si la direccin de la entidad .a puesto de mani(iesto adecuadamente las relaciones con terceros vinculados y las transacciones correspondientes, de acuerdo con las disposiciones de la #%C n4m. EI. NIA 1J. 0tilizacin del tra-a.o de un eBperto Resumen. Esta #orma suministra criterios al auditor en el caso de -ue se disponga a utili ar el tra+ajo de un e1perto MespecialistaC vinculado o empleado con o por el cliente o el propio auditor. *a #orma incluye ejemplos de casos en los -ue el auditor puede necesitar la utili acin del tra+ajo de un e1perto, y esta+lece criterios so+re las consideraciones -ue de+e .acerse so+re las aptitudes, competencia y o+jetividad del e1perto. !l mismo tiempo, esta #orma pone de mani(iesto las cuestiones -ue de+e tener en cuenta el auditor en sus comunicaciones con el e1perto y esta+lece criterios espec(icos para evaluar el tra+ajo de este 4ltimo. NIA 1Z. El muestreo en auditoria Resumen. $e identi(ican en esta #orma los (actores -ue el auditor de+e tener en cuenta dise6a y selecciona una muestra de auditoria y cuando eval4a los resultados de los procedimientos aplicados. $e ocupa tanto de m2todos estadsticos como no estadsticos de muestreo y suministra criterios so+re cuestiones tales como riesgo en el muestreo, estrati(icacin, m2todos de seleccin y proyeccin de errores. NIA '0. Efectos de la eBistencia de un conteBto informatizado so-re el estudio < evaluacin del sistema conta-le < de su correspondiente control interno Re'u)en. Esta Norma a-orda el estudio < evaluacin del sistema conta-le < del correspondiente sistema de control interno en un conteBto informatizadoQ es una aplicacin de los criterios contenidos en la NIA n@m. H) [Estudio < evaluacin del sistema conta-le < de su correspondiente control interno en relacin con la auditoria\ < de la NIA n@m. 16) [Auditoria en un conteBto informatizado\.
NIA '1. 5ec2a del informe de auditoria. &ucesos acaecidos tras la fec2a de cierre del -alance. %escu-rimiento de 2ec2os con posterioridad a la pu-licacin de los estados financieros. Resumen. $e suministran en esta #orma criterios relacionados con la (ec.a del in(orme de auditoriaF con la responsa+ilidad del auditor en relacin con .ec.os posteriores, -ue son los acontecimientos importantes acaecidos tras la (ec.a de cierre del +alanceF y, (inalmente, con la responsa+ilidad del auditor en relacin con el descu+rimiento de .ec.os despu2s de -ue los estados (inancieros se .ayan pu+licado. *a #orma descri+e las etapas -ue cu+re normalmente el auditor para identi(icar los .ec.os posteriores, la responsa+ilidad en relacin con los .ec.os posteriores a la (ec.a del in(orme de auditoria pero previos a la pu+licacin de los estados (inancieros y el descu+rimiento de .ec.os posteriores a esta 4ltima (ec.a. En un !ne1o se incluyen ejemplos de in(ormes de auditoria relativos a estados (inancieros ya revisados. NIA ''. %eclaraciones de la direccin Resumen. Esta #orma suministra al auditor criterios so+re la utili acin de las declaraciones de la direccin como evidencia de la auditoria, so+re los procedimientos -ue de+en aplicar en su evaluacin y documentacin, y so+re las circunstancias en las -ue de+en o+tenerse declaraciones escritas. *a #orma indica -ue, en relacin con las declaraciones relativas a cuestiones importantes de los estados (inancieros, el auditor de+e o+tener evidencia su(iciente, sopesar el contenido de la declaracin en cuanto a su ra ona+ilidad y consistencia con otros medios de evidencia en auditoria y con otras declaraciones, as como evaluar si puede esperarse -ue la persona -ue .ace la declaracin est2 +ien in(ormado. &am+i2n .ace notar -ue las declaraciones de+en documentarse en los papeles de tra+ajo, resumiendo las mani(estaciones orales u o+teniendo declaraciones escritas. *a #orma tam+i2n enumera las condiciones para o+tener una carta de la direccin, as como las consideraciones -ue de+e .acerse el auditor cuando la direccin re.us2 suministrar o con(irmar declaraciones so+re cuestiones -ue se consideran necesarias. NIA '1. El principio de empresa en funcionamiento )esumen. $e esta+lecen en esta #orma criterios para -ue el auditor pueda dejar a salvo su responsa+ilidad en situaciones en las -ue la normal aplicacin del principio de empresa en (uncionamiento est2 en entredic.o. *a #orma pone de mani(iesto -ue, en ausencia de indicacin so+re lo contrario, se asume la aplicacin normal del principio de empresa en (uncionamiento y, en consecuencia, la normal continuidad de la entidad. $i esta succin no resulta justi(icada, la entidad no podr0 reali ar sus activos a los importes registrados en el +alance, a la ve -ue se producir0n cam+ios en los importes y vencimientos de sus pasivos, con lo -ue resultar0 necesario ajustar los estados (inancieros. *a #%! n4m. E; suministra ejemplos de indicadores -ue pueden poner de mani(iesto -ue la continuidad +ajo el principio de empresa en (uncionamiento de+e ser cuestionadaF contempla normas de car0cter general para la o+tencin de evidencia de auditoria cuanto se presente la situacin y descri+e los procedimientos -ue de+en aplicarse para o+tenerla. !dem0s, pone de mani(iesto las consideraciones a reali ar en el in(orme en tales circunstancias. NIA '4. Informes del auditor con finalidades especiales Resumen. Esta #orma esta+lece criterios -ue orienten al auditor cuando emite in(ormes di(erentes a los previstos en la #%! n4m. 7;, especialmente en casos como los siguientes: aC estados (inancieros preparados de acuerdo con un conjunto de principios conta+les di(erentes a los generalmente admitidos, +C partes concretas de los estados (inancieros, cC cumplimiento de acuerdos contractuales y dC estados (inancieros a+reviados. *os !ne1os incluyen ejemplos de estos in(ormes con (inalidades especiales.
NIA '6. Importancia relativa < ries/o en la auditoria Resumen. Esta #orma de(ine los conceptos de importancia relativa y riesgo en la auditoria, sus interrelaciones y la aplicacin de estos conceptos por el auditor en la plani(icacin y reali acin de una auditoria y en la evaluacin de los resultados de sus procedimientos.
* a imp o rta n cia re la t iva se de ( ine co mo re ( e rida a la mag n it ud o n at u ra le a de u n e rro r, in clu id a s la s o misio ne s, d e la in( o rma ci n ( in an cie ra -u e , + ien in d ividu a lme nt e , + ie n en el con ju n to , en e l ma rco d e la s circu n st an cia s - ue lo rod ea n , . ace p ro+ a+ le -u e el ju icio d e un a pe rson a ra on a+ le ap oya do e n la in ( o rma cin pu d ie ra re su lt a r in ( lue n ciad o , o su de cisi n a (e cta d a, co mo co n se cu en cia d e d ic. o e rro r. * a e va lu a cin d e la imp o rta n cia re la t iva de scan sa en el crit e rio p ro (e sio na l d e l a ud it o r, te n ien do e n cue n ta t an t o su in cide n cia g lo+ a l co mo la - ue pu ed a t en e r so+ re r4 + rica s co n cre ta s de +a la n ce . E l rie sg o e n la au d ito ria se de ( ine co mo e l rie sg o d e -u e un e rro r lle ve a (o rmu la r un a op in in in ad e cu a da so + re la in (o rma ci n ( in an cie ra , cua nd o 2 sta es sig n i( ica t iva men t e e rrn ea . E l rie sgo de a ud it o ria de +e eva lua rse a l n ive l g lo+ a l d e lo s est ad o s ( in a n cie ro s e n su co n jun t o y e n re la cin con la s p a rt id a s de +a lan ce y t ra n sa ccio n e s co n cret a s. $e d iscu t en lo s t re s co mpo ne n te s d e l rie sg o de a ud it o ria y se e 1p lica n su s in te rp e la cio n e s. E n e l ! ne 1o se ilu st ran e st a s int e rre la cio ne s. ! p licab ilid a d al se cto r p "b lico . En la eva lua ci n d e l co n ce p to d e imp o rt an cia re la t iva e n e l se ct o r p 4+ lico e l au d it o r, ad e m0 s de e je rce r su crit e rio p ro (e sio na l, de +e t en e r en cue n ta la po si+ le le g isla cin o re g u la ci n ad min ist ra t iva - ue p ue da in cid ir en la misma .
NIA 'H. Auditoria de las estimaciones conta-les

Re su men . $e su min ist ra n a lo s a ud it o re s e n e sta #o rma crit e rio s so+ re lo s pro ced imie n t o s d e a ud it o ria a a p lica r p a ra o+ te ne r seg u rida d ra on a + le de la id on e ida d d e la s e st ima cio n e s con t a+ le s con t en id a s e n la in (o rma ci n ( in a n cie ra . $ e de ( ine un a est ima ci n con t a+ le co mo la a p ro 1ima ci n d e l imp o rt e de u na pa rt ida en a usen cia de p ro ce d imie n to s e1a cto s de me d id a . $ e po ne d e man i( ie st o - ue la d ire cci n de la emp re sa es re spo n sa+ le de rea li a r la s e st ima cion e s co n ta + le s e n + a se a su eva lua ci n de lo s . e c. o s o circu n sta n cia s in cie rt o s -u e .a n o cu rrid o - ue es p ro+ a+ le - ue ocu rra n y - ue e l au d it o r e s re sp on sa+ le d e la e va lu a ci n de la ra o na + ilid ad d e t a le s e st ima cion e s. * a #% ! E9 de scri+ e la s e ta pa s p rin cipa le s d e la au d ito ria d e la s est ima cio ne s con t a+ le s y su min ist ra a l a ud it o r crit e rio s pa ra la e va lu a cin de e rro re s e n la s misma s. $e in d ica -u e, da do e l ca r0 ct e r re la t ivo d e la s e st ima cio n e s co n ta + le s, su e va lu a ci n p ue de se r m0 s d i( cil - ue la co rre sp on d ien t e a ot ra s 0 rea s d e la au d ito ria .
NIA 'I. EBamen de la informacin financiera prospectiva

Re su men . Est a #o rma se o cu pa d e lo s p ro ced imie n t o s de e1a men y e la + o ra ci n de in( o rme s, cua nd o se re- u ie re a l a ud ito r e mit ir o pin in , + ien so+ re p ro n st ico s, +a sad o s en la e st ima cin d e la s me jo re s a su n cion e s p o si+ le s, + ien en p ro ye ccio ne s, + a sa da s en la a sun ci n de . ip t e sis. Da da la o rie n ta ci n . acia e l (u t u ro d e e ste t ipo d e e nca rg o, lo s p ro ce d imie nt o s de e1a men d e+ en re con o ce r la n at u ra le a . ipo t 2 t ica d e la evid en cia d ispo n i+ le p a ra e l au d ito r, p o r lo - ue la #o rma , a 4n co n side ra nd o -u e se t ra ta de u n o+ je t ivo de a ud it o ria via + le , di( e ren cia en t re lo s re- u e rimie n to s y p ro ce so s a plica + le s a la e st ima cin d e la s me jo re s a su n cion e s po si+ le s y a la a sun ci n d e . ip t e sis. &a m+ i2n se re co mie nd a - ue e l in ( o rme co nt e ng a u n p0 rra (o -u e p re ven g a a lo s le cto re s de - ue e l a ud it o r no est 0 e1p re sa n do un a op in i n so + re si lo s re su lt ad o s mo st ra do s p o r la in ( o rma cin . a+ r0n d e se r a lca n ad o s. E n el ! ne 1o se in clu ye n in ( o rme s so + re p ro n st ico s y p ro ye ccion e s.
NIA 'J. Actuacin por primera vez en una empresa. &aldos de apertura
Re su men . E sta #o rma o( re ce crit e rio s so + re la re spo n sa + ilid a d de l au d it o r en re la cin co n lo s sa ldo s d e ap e rtu ra , cu an do se au d it a n lo s e st a do s ( in an cie ro s p o r p rime ra ve o cu an do .a n sido au d it a do s p o r o t ro p ro ( e sion a l e n e l a6 o p re ce de n te . * a #o rma d escri+ e lo s p ro ced imie n t o s d e au d it o ria me d ian t e lo s - ue pu ed e o+ te n e rse evid en cia ad ecua d a y su ( icien t e e n un ca so y en o t ro , a l o + je t o de d et e rmin a r si lo s sa ld o s de ap e rtu ra son e rr ne o s, si . an sido d e+ ida me n te t ra slad a do s de sde e l e je rcicio a nt e rio r
y si se +a sa n en un a co rre ct a p o l t ica con t a+ le , ap lica da u n i( o rme me n te . $ e po ne n d e man i( ie sto la s con sid e ra cio ne s a in clu ir e n e l in (o rme cu a nd o e l a ud it o r n o pu ed a o +t en e r la a de cua d a evid en cia al re sp e cto , a s co mo cua nd o so+ re la au d ito ria de l eje rcicio an te rio r . aya re ca d o o p in i n d i(e re nt e a la e sta + le cida sin re se rva s. * o s !n e 1o s in clu yen e je mp lo s d e in( o rme s en e ste ca so .
NIA 'Z. La evaluacin del ries/o in2erente < del ries/o de control < su impacto en los procedimientos sustantivosE
Re su men . $ e su min ist ran en e sta #o rma crit e rio s a l au d it o r pa ra la e va lu a cin de l rie sg o in. e ren t e y d e l rie sg o de co n t ro l y pa ra la u t ili a cin d e t a l eva lua ci n e n la d et e rmin a cin d e la na tu ra le a, p rog ra ma y e1t en si n d e lo s p ro ce d imie nt o s su sta n t ivo s, a l o+ je to de sit ua r e l rie sg o de d et e ccin en u n n ive l ace pt a + le . * a #o rma in sta a l au d ito r a co n o ce r lo s sist e ma s con t a+ le s y de con t ro l in t e rno y a do cu men t a r t a l con o cimie n to . &a m+ i2n se e sta + le ce n crit e rio s so + re la u t ili a ci n d e d ic.a in (o rma ci n con ju nt a men t e con la e va lu a ci n p re via de l rie sg o d e co n t ro l e n la p la n i( ica cin de la a ud it o ria y en la d et e rmin a cin d e l n ive l a de cu a do d e rie sgo de d et e ccin . * a eva lua ci n d e l rie sgo de con t ro l en u n nive l no e le va do re -u ie re -u e el a ud it o r p la n i( i-u e la re a li a cin d e p ro ce d imie n to s d e p rue +a p a ra con ( irma r est a e va lu a cin .
NIA 10 TAcnicas de auditoria con a<uda de computadora Proporciona pautas detalladas con respecto al uso de t2cnicas de auditoria asistidas por la computadora. NIA 11 $ N&I%E!A$I=N %E LA& LE#E& # !E"0LA$I NE& EN 0NA A0%IT !IA %E L & E&TA% & 5INAN$IE! &
Esta norma tiene como propsito esta+lecer lineamiento y proporcionar pautas so+re la responsa+ilidad del auditor en la consideracin de las leyes y regulaciones en una auditoria, el auditor de+e reconocer -ue la (alta de cumplimiento de la entidad con las leyes y regulaciones puede a(ectar signi(icativamente a los estados (inancieros.
NIA 1' L & (!IN$I(I & *G&I$ & 30E !I"EN 0N $ M(! MI& %E !E,I&I=N El propsito de esta norma es descri+ir los principios +0sicos -ue rigen la responsa+ilidad pro(esional del auditor cuando lleva a ca+o una revisin el auditor aplica procedimientos -ue van a suministrar un moderado nivel de incertidum+re so+re la in(ormacin (inanciera. El auditor de+er0 documentar todo a-uello -ue se importante para poder evidenciar -ue la revisin sea llevado a ca+o de con(ormidad con los principios +0sicos. NIA 11 !E,I&I=N %E L & E&TA% & 5INAN$IE! & Esta norma descri+e los procedimientos -ue el auditor de+e considerar al asumir el compromiso de revisin de los estados (inancieros y lo concerniente a la (orma y contenido del dictamen. NIA 14 EL $ M(! MI& %E A(LI$A$I=N %E L & (! $E%IMIENT & A$ !%A% & El propsito de esta norma es descri+ir los principios +0sicos y las pautas generales -ue de+en seguirse cuando el auditor asume un compromiso de aplicacin de procedimientos acordados la (orma y el contenido del in(orme con .alla gos por emitir en relacin con el compromiso de aplicacin de procedimientos acordados. Esta norma esta dirigida a los compromisos -ue se re(iere a los compromisos de in(ormacin (inanciera. El auditor de+e organi ar una reunin con el cliente y con otras personas espec(icas -ue reci+ir0n copia de su in(orme.
;
NIA 16 $ M(! MI& %E $ M(ILA$I=N E IN5 !MA$I=N 5INAN$IE!A

Esta norma proporciona 4til in(ormacin con re(erencia a los compromisos de compilacin siempre y cuando el contador posee una adecuado conocimiento de la materia.
UNIDAD DIDCTICA VII
PROCESO DE LA AUDITORIA "INANCIERA

En esta s*ptima UNIDAD DIDCTICA se va analizar las normas del auditor operativo
Al terminar la s"ptima UNIDAD DIDCTICA, habr desarrollado las siguientes competencias:
C.*N.'CITI0A Conoce el proceso de planeamiento 4 su aplicacin en empresas pri adas 4 p5$licas1
Ela$ora la carta propuesta 4 el memorando de planeamiento1 P#.CEDIMENTA,
#econoce la importancia del plan de auditoria1 ACTIT/DINA,
TEMA No. 01 INT! %0$$I N *levar a ca+o una auditoria implica una serie de pasos a cumplimentar -ue, +ien sa+emos, pueden di(erir seg4n las circunstancias particulares en cada caso. $in em+argo, y sin perjuicio de lo e1puesto con anterioridad, usualmente se veri(ican tres etapas: planificacin# ejecucin $ control. ! continuacin podemos o+servar los o+jetivos, productos terminados y aspectos claves a ser considerados para cada una de dic.as etapas:
Por otra parte, ca+e se6alar -ue los lmites de cada etapa no son tajantes ni e1cluyentes, pudi2ndose reali ar las modi(icaciones -ue se consideren necesarias seg4n surja de la ejecucin de los procedimientos a ser aplicados en el desarrollo de la tarea de auditoria. Para concluir, en el es-uema siguiente, se esta+lecen 5a grandes rasgos5 cu0les seran las acciones a seguir en cada etapa del proceso de auditoria.
El Planeamiento como etapa primaria del proceso de !uditoria (ue esta+lecido para prever los procedimientos -ue se aplicar0n a (in de o+tener conclusiones v0lidas y o+jetivas -ue sirvan de soporte a la opinin -ue se vierta so+re la Entidad o Empresa +ajo e1amen. *a plani(icacin comien a por una evaluacin de los pro+lemas yNo resistencias -ue se .ayan podido encontrar en la toma de contacto con la Empresa a auditar. Es importante Por ello identi(icar a-uellas 0reas pro+lem0ticas a las -ue pro+a+lemente .aya -ue dedicar m0s tiempo y recursos. El primer resultado de esta (ase es la enunciacin de los o+jetivos y alcance de la !uditoria, -ue ser0 recogido en un documento (ormal denominado (lan de Auditoria. $e puede limitar el alcance del proceso de !uditoria por ra ones tales como indisponi+ilidad de recursos, cercana a otros procesos o imposi+ilidad de tomar contacto real en un momento crtico de una determinada 0rea. En cual-uier caso, una ve de(inido el alcance, se de+e proceder a la plani(icacin de recursos, entendida como la especi(icacin de tiempo, pla os, recursos .umanos, recursos materiales y costo del proceso. *os conceptos a tener en cuenta para .acer la Plani(icacin son: . !lcance de los o+jetivos. . Priori acin de 0reas a auditar. . )esultados parciales a considerar. . Pla os para la ejecucin del tra+ajo. . E-uipo de !uditoria. . Presupuesto. El o+jetivo del Planeamiento es el determinar la oportunidad de la reali acin del tra+ajo y la cantidad de Pro(esionales para llevar a ca+o los aludidos procedimientos de !uditoria. El Planeamiento o Plani(icacin del proceso de !uditoria es un aspecto -ue se pro(undi a y tecni(ica para lograr -ue se llegue a un Planeamiento Estrat2gico, en donde se identi(i-ue los riesgos de !uditoria, constituy2ndose en uno de los mayores aportes en el nuevo en(o-ue de la !uditoria. El Planeamiento o Plani(icacin Estrat2gica, como un primer paso en la !uditoria, es (undamental para orientar coordinadamente todos los es(uer os de !uditoria, evitar dispersiones de tra+ajo, trasmitir a todo el e-uipo de tra+ajo las ideas del personal m0s e1perimentado, prever situaciones -ue no menosca+en la
e(iciencia del e1amen, y anticipar di(icultades -ue puedan a(ectar la conclusin e in(orme del !uditor. El Planeamiento en la !uditoria es de suma importancia, de+iendo ser adecuadamente aplicada para llegar al o+jetivo de la !uditoria programada, y para poder determinar los procedimientos de !uditoria a utili ar en la (ase de la ejecucin de la misma. El Planeamiento en la !uditoria, comprende la relacin de o+jetivos, metas, polticas, programas y procedimientos, compati+les con los recursos disponi+les para ejecutar una !uditoria e(ica . El !uditor de+e planear su tra+ajo de modo -ue le permita llevarla a ca+o de manera e(iciente y oportuna. El tra+ajo del !uditor de+e ser adecuadamente plani(icado a (in de asegurar la reali acin de una !uditoria de alta calidad y de+e estar +asada en el conocimiento de la actividad -ue desarrolla la Entidad o Empresa a e1aminar. $ N$E(T & "ENE!ALE& *a plani(icacin de la auditoria comporta el desarrollo de una estrategia glo+al en +ase al o+jetivo y alcance del encargo y la (orma en -ue se espera -ue responda la organi acin de la entidad. !l plani(icar su tra+ajo, el auditor de+e considerar, entre otras cuestiones, las siguientes: 7. ,na adecuada comprensin del negocio de la entidad, del sector en -ue 2sta opera, y la naturale a de las transacciones. E. *os procedimientos y principios conta+les -ue sigue la entidad y la uni(ormidad con -ue .an sido aplicados, as como los sistemas conta+les utili ados para registrar las transacciones. TEMA No. 0' ETA(A& %E (LANI5I$A$I N %EL T!A*A+ %E A0%IT !IA En la (ase de plani(icacin de+en -uedar totalmente aclaradas las siguientes cuestiones: SDnde se va a reali ar el tra+ajoQ SCu0ndo o en -u2 periodo de tiempo se va a reali arQ SEn -u2 (ec.a es necesario -ue est2 terminado el tra+ajoQ SCu0ndo estar0 terminado el in(ormeQ El auditor de+er0 documentar adecuadamente el plan de auditoria, en el -ue ca+e di(erenciar tres etapas: 7. !n0lisis general del riesgo. E. Plan glo+al de auditoria. ;. )edaccin y utili acin de programas de auditoria. An7lisis /eneral del ries/o Concepto Es una revisin glo+al orientada a conocer el negocio del cliente y cuyo propsito es desarrollar un plan tentativo para la auditoria. Para desarrollar este plan, es necesario conocer: 7. *a industria o industrias en las -ue opera este cliente. E. *a organi acin del cliente. ;. *a naturale a general de los sistemas de conta+ilidad y controles del cliente. I. *os pro+lemas de negocio singulares del cliente. Consideraciones so+re el tipo de negocio de la entidad El auditor de+e conocer la naturale a de la entidad, su organi acin y las caractersticas de su (orma de operar. Ello comporta anali ar, entre otros aspectos, los siguientes:
7. El tipo de negocio. E. El tipo de productos o servicios -ue suministra. ;. *a estructura de su capital. I. $us relaciones con otras empresas del mismo grupo y terceras vinculadas. <. *as onas de in(luencia comercial. 9. $us m2todos de produccin y distri+ucin. K. *a estructura organi ativa. A. *a legislacin vigente -ue a(ecta a la entidad. 8. El manual de polticas y procedimientos. Plani(icacin Consideraciones so+re el sector de negocio de la entidad El auditor de+e tam+i2n considerar a-uellos aspectos -ue a(ectan al sector en el cual se desenvuelve la entidad, tales como: 7. Condiciones econmicas. E. )egulaciones y controles gu+ernamentales. ;. Cam+ios de tecnologa. I. *a pr0ctica conta+le normalmente seguida por el sector. <. #ivel de competitividad. 9. &endencias (inancieras y ratios de empresas mes a mes. &odos estos conocimientos se ad-uieren normalmente: ! trav2s de sus tra+ajos previos para la propia entidad o de su e1periencia en el sector. Mediante in(ormacin solicitada al personal de la entidad. De los papeles de tra+ajo de a6os anteriores. De pu+licaciones pro(esionales y te1tos editados dentro del sector. De cuentas anuales de otras entidades del sector. El plan /lo-al de auditoria El auditor desarrollar0 un plan glo+al -ue de+er0 documentarse y -ue comprender0 entre otros aspectos, los siguientes: 7. *os t2rminos del encargo de auditoria y responsa+ilidades correspondientes. E. Principios y normas conta+les, normas t2cnicas de auditoria, leyes y reglamentaciones aplica+les. ;. *a identi(icacin de las transacciones o 0reas signi(icativas -ue re-uieran una atencin especial. I. *a determinacin de niveles o ci(ras de importancia relativa y su justi(icacin. <. *a identi(icacin del riesgo de auditoria o pro+a+ilidad de error de cada componente importante de la in(ormacin (inanciera. 9. El grado de con(ia+ilidad -ue espera atri+uir a los sistemas de conta+ilidad y al control interno. K. *a naturale a de las prue+as de auditoria a aplicar y el sistema de determinacin y seleccin de las muestras. A. El tra+ajo de los auditores internos y su grado de participacin, en su caso, en la auditoria e1terna. 8. *a participacin de otros auditores en la auditoria de (iliales yNo sucursales de la entidad. 7:. *a participacin de e1pertos. (reparacin del pro/rama de auditoria El auditor de+er0 preparar un programa escrito de auditoria en el -ue se esta+le can las prue+as a reali ar y la e1tensin de las mismas para cumplir los o+jetivos de auditoria. El programa de+e incluir los o+jetivos de auditoria para cada parcela o 0rea y ser0 lo su(icientemente detallado de (orma -ue sirva como documento de asignacin de tra+ajos a los pro(esionales del e-uipo -ue
participen en la auditoria, as como medio de control de la adecuada ejecucin del mismo. En la preparacin del programa de auditoria, el auditor .a+iendo o+tenido cierto conocimiento del sistema de conta+ilidad y de los correspondientes controles internos, puede considerar oportuno contar en determinados controles internos a la .ora de determinar la naturale a, momento de la reali acin y amplitud de los procedimientos de auditoria. El plan glo+al y el correspondiente programa de+er0n revisarse a medida -ue progresa la auditoria. Cual-uier modi(icacin se +asar0 en el estudio del control interno, la evaluacin del mismo y los resultados de las prue+as -ue se vayan reali ando TEMA No. 01 TI( & %E (LANEAMIENT En el proceso de la !uditoria e1isten tres tipos de planeamiento, los cuales +0sicamente est0n en (uncin a los o+jetivos a conseguir y al tipo de !uditoria a ejecutar. W son: 7. 5 Planeamiento para !uditoria /inanciera: Comprende a la !uditoria a los Estados /inancieros, y a la !uditoria /inanciera en particular. E. 5 Planeamiento para !uditoria de Gestin: &iene como o+jetivo evaluar el grado de economa, e(iciencia y e(icacia en el manejo de los recursos econmicos, as como el desempe6o de los empleados y (uncionarios, respecto al cumplimiento de metas y o+jetivos programados y el logro de los resultados. ;. 5 Planeamiento para E10menes Especiales: Este planeamiento com+ina los o+jetivos de la !uditoria /inanciera y de Gestin. TEMA No. 04 TA!EA& %E LA (LANI5I$A$I=N *a plani(icacin o planeamiento de auditoria de+er0 a+arcar, como mnimo, las tareas -ue seguidamente se detallan, las -ue de+er0n ser complementadas, de corresponder, en cada caso: aFR %esarrollo del o-.etivo: En las auditorias (inancieras so+re estados conta+les o so+re asuntos (inancieros en particular de+er0 especi(icarse los estados (inancieros sometidos a la auditoria e identi(icarse los in(ormes o asuntos en particular -ue a+arca, detallando puntualmente los mismos y el perodo -ue comprende. En las auditorias de gestin se de+er0 especi(icar en (orma clara el criterio -ue regir0 la evaluacin de la e(icacia delNlos programas a auditarse y elNlas 0reas a ser auditadas, as como las 0reas -ue ser0n sometidas a an0lisis para evaluar la e(iciencia y economa con -ue .an operado. -FR -tencin de informacin /eneral: El o+jeto del tra+ajo preliminar es o+tener in(ormacin general de la entidad lo m0s r0pido posi+le y permitir el desarrollo del programa de auditoria... Esta a su ve a+arcar0 las siguientes (ases: ^ Estudio de la entidad. ^ )elevamiento de control interno. ^ Determinacin de la importancia, signi(icatividad y riesgo. ^ Determinacin del alcance y estrategia de la auditoria. ^ )ecursos aplica+les. ^ Programas de auditoria. TEMA No. 06 5A&E %E (LANEA$I N
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"!A5I$ %E LA 5A&E %E (LANEA$I N
(! $E%IMIENT & "ENE!ALE& %E LA (LANEA$I N #[ !E&( N&A*LE =E/E DE EO,%P" 7. !,D%&")E$ E. %nstruir0 a los auditores so+re los procedimientos a reali ar para recopilar in(ormacin preliminar. aC Con instrucciones del =e(e de E-uipo, los auditores recopilar0n in(ormacin, espec(icamente la relacionada con los aspectos siguientes: #ormativa legal y t2cnica aplica+le a la entidad. Plan anual operativo. Planes espec(icos %n(ormes de avance de metas. "rganigrama y dem0s in(ormacin relacionada con la organi acin de la entidad o+jeto de e1amen. %ndicadores de gestin esta+lecidos por la administracin. *i+ros de actas y dem0s registros necesarios para evaluar la gestin. +C C+C Comunicar0n al =e(e de E-uipo so+re los resultados de la in(ormacin o+tenida. Con la cola+oracin de los auditores, ela+orar0 el Plan General de !uditoria. !,D%&")E$ I. =E/E DE EO,%P" <. !,D%&")E$ 9. !,D%&")E$ K. )eali ar0n una presentacin a los dem0s miem+ros del e-uipo con el (in de -ue todos tengan conocimiento del tra+ajo reali ado. =E/E DE EO,%P" W !,D%&")E$ Ela+orar0 el in(orme de e1amen preliminar. !nali ar0n la in(ormacin o+tenida con metodologa y t2cnicas di(erentes. Con el an0lisis de la in(ormacin o+tenida, el =e(e de E-uipo ela+orar0 el plan de e1amen preliminar. %nstruir0 a los auditores para reali ar el e1amen preliminar. Con instrucciones del =e(e de E-uipo reali ar0n el e1amen preliminar. (! $E%IMIENT &
=E/E DE EO,%P" ;.
A.
$,PE)'%$") 8.
Durante el proceso revisar0 papeles de tra+ajo y presentar0 al =e(e de E-uipo sus instrucciones mediante ?oja de $upervisin. )evisar0 el in(orme de e1amen preliminar y presentar0 al =e(e de E-uipo sus o+servaciones, si las .u+iere. Presentar0 al Comit2 de !uditoria el in(orme de e1amen preliminar y +os-uejo del Plan de !uditoria.
EO,%P" DE !,D%&")Z! 7:.
$ M( NENTE& %E LA 5A&E %E (LANEA$I N En la (ase de planeacin de la auditoria de+en precisarse y desarrollarse al menos los siguientes aspectos: 7. Ela+oracin del Plan General de !uditoria E. !n0lisis General de la entidad ;. E1amen Preliminar I. Ejecucin del E1amen Preliminar <. %n(orme de E1amen Preliminar 1.1 ( (LAN "ENE!AL %E A0%IT !IA. El Plan General de !uditoria ser0 preparado por el E-uipo de !uditoria y cuando menos de+er0 contener los aspectos siguientes: 5 %ntroduccin 5 !lcance de la auditoria 5 "+jetivo general 5 "+jetivos espec(icos 5 En(o-ue general 5 )esultados de la auditoria 5 /undamento de la auditoria 5 Estructura de los responsa+les de la auditoria y 5 Cronograma de actividades. Este plan de auditoria de+er0 ser retomado por cada uno de los e-uipos al momento de desarrollar la auditoria en las di(erentIes organi aciones o entidades. * &30E+ %EL (LAN %E A0%IT !IA Constituye uno de los puntos principales de la auditoria, de+ido a -ue de(ine el alcance del e1amen, en t2rminos de los o+jetivos y proyectos, los recursos re-ueridos de acuerdo a las capacidades especiales -ue se necesiten, esta+lecer los presupuestos de tiempo -ue se .an de re-uerir en cada proyecto, determinar las metas, puntos de control y la (ec.a de (inali acin. En esta (ase es importante tener claro -ue los o+jetivos del plan de auditoria, se +asan en conclusiones tentativas resultantes del e1amen preliminarF pero una ve -ue se realicen las prue+as adecuadas y se recopilen las evidencias adicionales necesarias durante la (ase de e1amen, es posi+le -ue sea necesario introducir modi(icaciones al plan y a sus o+jetivos, lo cual constituye una responsa+ilidad para el =e(e de E-uipo y los auditores. El +os-uejo del plan de auditoria de+er0 ser preparado por el =e(e de E-uipo, conjuntamente con los auditores. Contenido del +os-uejo del plan de auditoria por proyecto d #om+re del proyecto d "+jetivo
d d d
Criterios de auditoria !suntos de potencial importancia a+ordados )e-uerimientos de recursos
TEMA No. 0H (LAN (!E,I %E A0%IT !IA Con la (inalidad de o+tener los elementos necesarios para planear adecuadamente la !uditoria, el auditor de+er0 e(ectuar una investigacin previa de la naturale a y caractersticas de las 0reas, operaciones y programas sujetos a revisin, considerando: aC Estudio preliminar del Control %nterno. +C Marco jurdico aplica+le. cC %n(ormacin de las principales operaciones. dC %n(ormes de auditores anteriores. eC 'isitas a las 0reas con instalaciones relacionadas con el e1amen. El resultado de la investigacin preliminar soporta la planeacin de !uditoria .aci2ndola constar en un programa (ormal de tra+ajo. (LANI5I$A$I N %E LA A0%IT !IA Planear la !uditoria es decidir previamente cu0les son los procedimientos de !uditoria -ue se van a emplear, cu0l es la e1tensin -ue se va a dar a esas prue+as, en -u2 oportunidad se van a aplicar y cu0les son los papeles de tra+ajo en -ue van a registrarse los resultados y de -u2 calidad de+er0 asignarse. *a planeacin se divide en: Planeacin &2cnica.5 !-uella -ue a+arca el desarrollo de una estrategia general para la conclusin y el alcance en el e1amen. *a naturale a, e1tensin y oportunidad de la planeacin vara con el tama6o y complejidad de la entidad, la e1periencia -ue se tenga con ella y el conocimiento de la actividad o giro en -ue est0 inmersa la entidad. Considerando entre otros aspectos lo siguiente: aC !suntos -ue se relacionan con la actividad o giro de la entidad y el entorno macro y micro econmico donde opera. +C Polticas y procedimientos conta+les, operativo y administrativos de la entidad. cC Con(ian a en el sistema integral de Control %nterno. dC Estimacin preliminar en asuntos de masas o menor importancia. eC %denti(icacin de partidas o conceptos de los Estados /inancieros suscepti+les de ajustes. (C Condiciones -ue pueden re-uerir, ampliar o modi(icar las prue+as de !uditoria tales como o irregularidades relevantes. gC )e-uerimientos jurdicos -ue inciden en la entidad. .C #aturale a del in(orme a emitir. *a planeacin t2cnica implica, prev2 cu0les procedimientos de auditoria van a ser empleados, e1tensin y oportunidad en -ue van a ser utili ados y el personal -ue de+e intervenir en el tra+ajo.
Con +ase a la planeacin t2cnica se asignar0n los auditores idneos con la auditoria a e(ectuar, estimar tiempo, costos de auditoria, desarrollo general de auditoria, ela+orar Programas de !uditoria, iniciar y dar seguimiento y adecuada supervisin, al tra+ajo para veri(icar -ue su ejecucin se d2 con(orme a lo planeado. *a planeacin de la auditoria no de+e de ser de car0cter rgido e in(le1i+le. El auditor de+e estar preparado para modi(icar los planes si durante el desarrollo del tra+ajo se encuentre con situaciones no previstas o cuando e1ista la necesidad de .acer variacin o ampliaciones a los programas esta+lecidos. TAcnicas a Aplicarse en la (laneacin de Auditoria. 7. Estudio y evaluacin de la organi acin para -ue el auditor pueda darse cuenta de la estructura org0nica y conocer los elementos para estudiar o evaluar la organi acin y su e-uipo .umano, de+er0 o+tener un organigrama detallado de la misma, si la tiene o no, es motivo para -ue el auditor lo ela+ore o actualice, en donde el desarrollo de la misma le servir0 para conocer la operacin organi acional de la entidad o (uncin sujeta a auditoria. Ela+oracin -ue de+e estar sujeta a: 5Oue a+ar-ue a toda la entidad o (uncin sujeta a an0lisis. 5De+e contener los puestos principales y toda la estructura trat0ndose del an0lisis a una (uncin. 5De(inir los tipos de autoridad: lineal, (uncional y sta((. E. Estudio y evaluacin de sistemas y procedimientos, es una de las acciones m0s importantes en la planeacin y desarrollo de cual-uier tra+ajo de auditoria. &oda entidad de+e contar con manuales de sistemas y procedimientos de operacin so+re los cuales el auditor de+e +asarse para .acer su estudio y evaluacin. $i una entidad no cuenta con los mismos, el auditor de+er0 desarrollarlos para sus propsitos. ;. Estudio y evaluacin de (lujo gramas, es la representacin gr0(ica de los procedimientos de operaciones. I. Estudio y evaluacin del su+tema de Control %nterno. El Control %nterno comprende el plan de organi acin y todos los m2todos y procedimientos -ue en (orma coordinada se adoptan en una entidad para salvaguardar sus activos, veri(icar la ra ona+ilidad y con(ia+ilidad de su in(ormacin (inanciera, promover la e(iciencia operacional y provocar ad.erencia a las polticas prescritas por la administracin. <. !n0lisis /actorial, consiste en la identi(icacin de los (actores -ue in(luyen en los resultados de operacin de una entidad para llegar al conocimiento particular de cada (actor, con la (inalidad de determinar su contri+ucin en el resultado de las operaciones reali adas. *os (actores de operacin en una entidad son internos y e1ternos, su identi(icacin, an0lisis y estudio se .ar0 tomando en cuenta la actividad o giro de la entidad y el propsito de la misma ya -ue es o+vio -ue no sean los mismos (actores -ue inciden para actividades industriales, comerciales, de servicios, etc. &u Importancia.5 *a plani(icacin constituye uno de los aspectos m0s importantes de una !uditoria, desarrollando una estrategia glo+al para alcan ar los resultados esperados, a+arcando actividades -ue van desde las disposiciones iniciales para o+tener acceso a la in(ormacin necesaria .asta los procedimientos a seguir para e1aminar tal in(orme. *a plani(icacin es imprescindi+le si se desea -ue el auditor e(ect4e sus tra+ajos con la m01ima e(iciencia y -ue el proceso no resulte demasiado costoso para el cliente, en donde el auditor de+era utili ar el personal de conta+ilidad y auditoria interna del propio cliente en el mayor grado posi+le. !esponsa-ilidad.5 De+e llevarse a ca+o +ajo la supervisin del auditor je(e, asumiendo uno de los socios o gerentes la responsa+ilidad (inal de la revisin o e1amen, sin em+argo puede delegar parte de la plani(icacin o del e1amen en otro personal de auditoria.
Auditoria Inicial.5 *a plani(icacin es necesaria y o+ligatoria en todos los compromisos de auditoria, independientemente de -ue sea una auditoria por primera ve o repetitiva, teniendo car0cter vital y suele ser m0s amplia cuando se trata de una auditoria inicial. Auditoria !epetitiva.5 En esta auditoria los papeles y arc.ivos de auditorias anteriores (acilitan la plani(icacin del compromiso actual. !un-ue se modi(ica el programa de auditoria +as0ndose en las condiciones actuales y e1periencia del perodo anterior, resulta menos di(cil y ocupa menos tiempo la organi acin de tales modi(icaciones. Comparado con la preparacin del programa inicial, constituy2ndose como punto de partida del perodo actual los papeles de tra+ajo, necesidades del personal y el presupuesto del tiempo empleado de a6os anteriores. TEMA No. 0I LA $A!TA (! (0E&TA El propsito de una carta propuesta, o carta de encargo, o acuerdo escrito entre el auditor y su cliente, es proporcionar evidencia -ue de(ina el alcance y el o+jetivo del tra+ajo a reali ar y -ue, por tanto, evite cual-uier malentendido con respecto al mismo. *as normas t2cnicas so+re ejecucin del tra+ajo esta+lecen lo siguiente acerca del contrato o carta de encargo: El auditor de+er0 acordar por escrito con su cliente el o+jetivo y alcance del tra+ajo, as como sus .onorarios o los criterios para su c0lculo para todo el periodo de nom+ramiento. En el contrato o carta de encargo se de+er0 indicar el total n4mero de .oras estimado para la reali acin del tra+ajo. Cuando el nom+ramiento se e(ect4a por un )egistrador Mercantil o un =ue se de+er0 detallar, asimismo, el n4mero de .oras presupuestado por 0reas de tra+ajo. ! estos e(ectos, antes de aceptar el nom+ramiento, el auditor podr0 solicitar de la empresa o entidad auditada todos los datos -ue considere necesarios para preparar su propuesta. !ntes de aceptar el encargo el auditor de+e considerar si e1iste alguna ra n -ue aconseje su rec.a o por ra ones 2ticas o t2cnicas. $i el auditor decide proseguir, muc.os de los acuerdos llegados entre el auditor y el cliente -uedar0n resumidos en una carta de compromiso o de contrato, de+iendo ser redactada con precisin en vista de -ue podr0n servir de testimonio en caso de controversias o de litigio so+re los servicios prestados u .onorarios. Elementos 7. %ireccin < &aludo.5 *a carta va dirigida a un ejecutivo responsa+le o a la m01ima autoridad de la empresa. E. Identificacin de todas las entidades incluidas. 5 $e de+e enumerar los nom+res de todas las empresas u otras entidades -ue se .an de auditar y no nom+rarlas en (orma colectiva, tales como 3(iliales3. $i e1iste otra empresa de auditoria -ue audite uno o m0s (iliales, se de+e indicar -ue se tiene conocimiento del asunto. ;. Identificacin de los Estados ?ue se van a auditar. 5 Por lo general se identi(ican los Estados concretos -ue se .an de incluir en el e1amen -ue e(ect4a el auditor en lugar de re(erirse a los mismos por inclusin como 3Estados /inancieros3. *a identi(icacin de+er0 ser co.erente con los enca+e amientos -ue se espera .allar en dic.os Estados.
I. Alcance del eBamen.R *a Carta de Compromiso de+e incluir una declaracin del alcance del tra+ajo del auditor, .aciendo re(erencia a las #!G! y a la reali acin de prue+as so+re datos y procedimientos de conta+ilidad -ue el auditor considere necesario. <. %eclaracin de la !esponsa-ilidad del Auditor. 5 Para asegurar -ue la Carta de Compromiso proporciona una imagen clara de las limitaciones de la responsa+ilidad -ue est0 dispuesto a asumir el auditor, a continuacin de la declaracin del alcance de su revisin suele mencionarse el riesgo in.erente de -ue no se detecten los errores e irregularidades, si e1isten. ! continuacin el auditor se6ala -ue si se perci+e de todos los .ec.os durante el curso del an0lisis, dar0 parte de ello al cliente y se mostrar0 dispuesto a llegar a un compromiso aparte con el (in de ampliar los procedimientos normales de auditoria. 9. tros &ervicios incluidos en el $ompromiso .5 *a Carta (ija tam+i2n otros servicios di(erentes del e1amen y los Estados /inancieros (undamentales -ue se incluir0n en el acuerdo del compromiso. En determinados casos podra incluirse la preparacin de los impuestos. K. Acuerdos so-re Conorarios < Limitaciones de &ervicios. 5 *a Carta de Compromiso incluye en p0rra(o re(erente al acuerdo so+re los .onorarios a perci+ir incluyendo la +ase de (acturacin y co+ran a y las limitaciones de los servicios incluidos. A. &olicitud de $onfirmacin.5 Por lo general la Carta de Compromiso solicita la aceptacin del mismo. Por parte de la entidad o cliente con el (in de -ue las e1posiciones esta+lecidas est2n de acuerdo con la interpretacin del cliente. En conclusin, el 4ltimo p0rra(o de la Carta suele utili arse para solicitar tal con(irmacin. $ NTENI% %E LA $A!TA %E EN$A!" /ec.a $r. %Cliente) Muy $res. nuestros: #os complace remitirles el contenido del acuerdo alcan ado con ustedes para reali ar la auditoria de las cuentas anuales de la sociedad %cliente) M-ue comprenden el +alance de situacin, el estado de p2rdidas y ganancias, el estado de cam+ios en el patrimonio neto y el (lujo de e(ectivo, por un perodo de. . . a6os, comprendiendo, por tanto, la reali acin de la auditoria de las cuentas anuales correspondientes a todos los ejercicios de la sociedad %cliente). !l culminar la auditoria, emitiremos nuestro in(orme -ue contendr0 nuestra opinin t2cnica so+re las cuentas anuales e1aminadas y so+re la in(ormacin conta+le contemplada en el in(orme de gestin. !dicionalmente, in(ormaremos a los administradores so+re las de+ilidades signi(icativas -ue, en su caso, .u+i2semos identi(icado en la evaluacin del control interno. Responsabilidades $ limitaciones de la auditoria . )eali aremos nuestro tra+ajo de acuerdo con las disposiciones vigentes, as como con las normas de auditoria generalmente aceptadas pu+licadas por el %nstituto de Conta+ilidad y !uditoria de Cuentas. En consecuencia, en +ases selectivas, o+tendremos la evidencia justi(icativa de la in(ormacin incluida en las cuentas anuales, evaluaremos los principios conta+les aplicados, las estimaciones signi(icativas reali adas por los !dministradores y la presentacin glo+al de las citadas cuentas anuales. %gualmente compro+aremos la concordancia de la in(ormacin conta+le -ue contiene el in(orme de gestin con las cuentas anuales. Como parte de nuestra auditoria, y 4nicamente a e(ectos de determinar la naturale a, oportunidad y amplitud
de nuestros procedimientos de auditoria, e(ectuaremos un estudio y evaluacin de la estructura de control interno de la sociedad. $in em+argo, ello no ser0 su(iciente para permitirnos e1presar una opinin espec(ica so+re la e(icacia de la estructura de control interno en lo -ue se re(iere a la in(ormacin (inanciera. El o+jetivo de nuestro tra+ajo, en relacin al estudio y evaluacin del sistema de control interno, es o+tener una seguridad ra ona+le de -ue las cuentas anuales est2n li+res de errores o irregularidades signi(icativas. !un-ue una estructura e(ectiva de control interno reduce la pro+a+ilidad de -ue puedan e1istir riesgos de errores o irregularidades y de -ue no sean detectados, no elimina tal posi+ilidad. Por dic.a ra n y dado -ue nuestro e1amen est0 +asado principalmente en prue+as selectivas, no podemos garanti ar -ue se detecten todo tipo de errores o irregularidades, en caso de e1istir. Responsabilidad $ &anifestaciones de los !dministradores ............... Honorarios $ 'acturacin ............... *a presentacin de los servicios de auditoria o+jeto del presente acuerdo se regir0 en todo caso por las disposiciones legales vigentes en cada momento. En caso de con(ormidad con los t2rminos a-u e1puestos, les agradeceramos -ue nos devolvieran con(irmada la copia -ue les adjuntamos. Estamos encantados de tener la oportunidad de prestarles nuestros servicios pro(esionales y les aseguramos -ue dedicaremos a este tra+ajo nuestra mayor atencin. !nte(irma y (irma de la sociedad %cliente) y los auditores (A!A !E$ !%A! &IEM(!E 1. El Planeamiento como etapa primaria del proceso de !uditoria (ue esta+lecido para prever los procedimientos -ue se aplicar0n a (in de o+tener conclusiones v0lidas y o+jetivas -ue sirvan de soporte a la opinin -ue se vierta so+re la Entidad o Empresa +ajo e1amen. *a plani(icacin comien a por una evaluacin de los pro+lemas yNo resistencias -ue se .ayan podido encontrar en la toma de contacto con la Empresa a auditar. Es importante por ello identi(icar a-uellas 0reas pro+lem0ticas a las -ue pro+a+lemente .aya -ue dedicar m0s tiempo y recursos. El primer resultado de esta (ase es la enunciacin de los o+jetivos y alcance de la !uditoria, -ue ser0 recogido en un documento (ormal denominado (lan de Auditoria. A$TI,I%A% 5INAL 7. Ela+orar la carta propuesta y el memor0ndum de planeamiento. *I*LI "!A5IA N; 7 E A0T ! =uan /rancisco Llvare %llanes ". )ay D.ittington 5 >urt pany TIT0L !uditoria Gu+ernamental E%IT !IAL Paci(ico E::E
!,D%&")%! 5 ,# E#/"O,E Mc GraJ ?ill E::7 %#&EG)!*

1
!ecursos en Internet N; 7 E ; %ireccin Internet DJJ.contraloria.go+.pe DJJ.conasev.go+.pe DJJ.cpn.me(.go+.pe %escripcin Portal Contralora General de la )epu+lica Portal de Conasev Portal Contadura P4+lica de la #acin
UNIDAD DIDCTICA VIII
AUDITORIA A LAS CUENTAS

En esta %ctava UNIDAD DIDCTICA se va analizar las normas del auditor operativo
Al terminar la octa#a UNIDAD DIDCTICA, habr desarrollado las siguientes competencias:
Conoce los o$%eti os6 t7cnicas 4 procedimientos de auditoria6 as) como las prue$as sustanti as 4 de cumplimiento aplica$les C.*N.'CITI0A a las cuentas de $alance1
Aplica t7cnicas 4 procedimientos de auditoria tales como ar2ueos6 confirmacin6 inspeccin6 entre otros1 P#.CEDIMENTA,
E+plica los resultados o$tenidos1 ACTIT/DINA,
TEMA No. 01 A0%IT !IA A $A+A # *AN$ & ETE& !E!IAF &esorera implica a-uellos activos l-uidos de la empresa de disponi+ilidad inmediata, ya sea en moneda nacional o e1tranjera, es decir, saldos de caja y +anco Mslo las cuentas a la vista, #,#C! ser0 tesorera los pla os (ijosC. Con respecto a la moneda e1tranjera, se valorar0 al tipo de cam+io vigente en la (ec.a de entrada en la empresa, al (inal del ejercicio .a+r0 -ue revisar ese importe, de+iendo (igurar la moneda e1tranjera al tipo vigente en ese momento. $i de esa revisin procediera un ajuste, .a+r0 -ue llevarlo a la cuenta de p2rdidas y ganancias. A&(E$T & 50N%AMENTALE& %EL $ NT! L INTE!N *as partidas de &esorera son +ienes muy mviles, por lo cual puede ser (0cilmente, o+jeto de actuaciones (raudulentas: ^ %nterceptar c.e-ues al portador. ^ Emitir c.e-ues para pagos de pasivos -ue no e1isten. $e crea el pasivo con cargo a unos gastos ya pagados, y el -ue emite el c.e-ue, se puede -uedar con el dinero. ^ !lterar los importes de los depsitos +ancarios. ^ !lterar el importe de las Conciliaciones. $i no se dispone de un +uen sistema de control interno, puede -ue .aya gente -ue se aprovec.e. Condiciones -ue de+e cumplir un +uen Control %nterno: 5 )E$PEC&" ! *! E$&),C&,)! ")G!#%Y!&%'! DE *! EMP)E$! El Departamento -ue lleve Caja y Banco: ^ De+er0 estar separado del resto de los Departamentos. ^ De+er0 .a+er una di(erenciacin de (unciones y responsa+ilidades. ^ De+er0n estar de+idamente segregadas las tareas dentro del Departamento. ^ #o de+er0n asignarse las siguientes (unciones al Cajero: . llevar los registros de cuentas a co+rar.
. preparar o apro+ar los componentes de pago. . determinar el n4mero de cuentas +ancarias -ue de+e tener la empresa y como moverlas para sacarles el mayor provec.o. . o+tener y otorgar descuentos con el m01imo de e(iciencia. ^ De+er0 e1istir una lista con los lmites de autori acin. 5 )E$PEC&" ! *"$ /"#D"$ E# C!=! ^ De+er0 e1istir una persona responsa+le de la custodia de los (ondos. ^ De+er0n e1istir unas normas so+re los documentos en poder del cajero. ^ De+er0n e1istir unas normas so+re ar-ueo, el cajero de+er0 reali ar diariamente el ar-ueo y dejar constancia escrita del mismo en los (ormularios correspondientes. %gualmente, ser0 conveniente -ue el departamento de auditoria interna, e(ect4e controles sorpresas. 5 )E$PEC&" ! *"$ C"B)"$ ^ De+er0n reali arse los co+ros por c.e-ues o trans(erencias +ancarias, y no en e(ectivo. ^ #o de+er0n ser utili ados los co+ros e(ectuados, para .acer pagos, sino -ue de+en ser depositados en las cuentas +ancarias. ^ De+er0 e1istir un adecuado control de co+ros reali ados por representantes Mco+radoresC, la rendicin de las cuentas de los mismos de+er0 ser reali ada por escrito, lo antes posi+le. ^ De+er0n ser controlados los descuentos y +oni(icaciones, por persona distinta al cajero. ^ De+er0 e1istir un adecuado control so+re talonarios de reci+os en +lanco, de+i2ndose reali ar peridicamente y por sorpresa, controles de los talonarios, en cuanto a la correlacin num2rica. ^ De+er0n cotejarse los reci+os co+rados con los depsitos +ancarios. 5 )E$PEC&" ! *"$ P!G"$ C"# C?EO,E$ ^ De+er0n estar de+idamente autori ados. ^ De+er0 ser reali ado por personas distintas, la preparacin del pago, la (irma del c.e-ue y el envo. ^ De+er0 e1igirse (irmas mancomunadas para la emisin de c.e-ues. ^ #o de+er0n volver a la caja ni a la persona -ue los prepar, los c.e-ues una ve est2n (irmados. ^ De+er0 e1istir un control estricto so+re los talonarios sin utili ar.
^ De+er0n ser conservados junto a la matri , los c.e-ues anulados. 5 )E$PEC&" ! *"$ P!G"$ E# E/EC&%'" ^ #o de+er0n reali arse los pagos con los co+ros reci+idos. ^ De+er0 crearse convenientemente, un (ondo (ijo de caja o Caja c.ica Mdeterminados (ondos l-uidos -ue e1isten en la empresa para atender a ciertos pagos de pe-ue6o importe o imprevistos, manteni2ndose su volumen constante .asta -ue se necesite modi(icarloC. Estos (ondos, servir0n para seguir atendiendo a pe-ue6os pagos, cuya justi(icacin se incorporar0 a la caja, de manera -ue la suma del met0lico e1istente en la caja en cual-uier momento y el valor de los justi(icantes, sea igual al (ondo (ijo esta+lecido. Peridicamente, este (ondo ser0 repuesto con met0lico, reali 0ndose un c.e-ue contra la entrega de los correspondientes justi(icantes. ^ De+er0 estudiarse la cantidad idneas para ese (ondo (ijo, para -ue no .aya e1ceso de dinero improductivo con el coste -ue eso supone, pero tampoco tan pe-ue6o, -ue .aya -ue estar continuamente ingresando para reponerlo. ^ De+er0 utili arse para este depsito de caja, unos (ormularios numerados y preparados, de (orma -ue se corra el menor riesgo posi+le de cometer un (allo. ^ De+er0n ser cancelados los justi(icantes pagados, con un tampn espec(ico, en el -ue se6ale la (ec.a de pago. 5 )E$PEC&" ! *! #"&! DE !B"#" W C!)G" B!#C!)%" ^ De+er0n ser reci+idas dic.as notas, por el Departamento de Conta+ilidad y no por el cajero. ^ De+er0n ser controladas en todos sus aspectos, las notas reci+idas. 5 )E$PEC&" ! *"$ P)"CED%M%E#&"$ W )EG%$&)"$ C"#&!B*E$ ^ De+er0 conta+ili ar el Departamento de Conta+ilidad, las operaciones de caja y +anco, directamente de los compro+antes y no de los registros. ^ De+er0 controlarse por este Departamento, -ue todos los documentos contengan las di(erentes (irmas necesarias. ^ De+er0 controlar igualmente, -ue los n4meros de los documentos -ue reci+a, son correlativos. ^ De+er0 reali ar las Conciliaciones +ancarias, una persona distinta de la -ue realice los registros de caja y +anco. *+ETI, & %E A0%IT !IA *os principales o+jetivos de la auditoria son:
E1istencia: Determinar si los saldos de caja y +anco, representan correctamente la tesorera de la empresa, encontr0ndose de+idamente clasi(icados y conta+ili ados. a= Compro+ar la autenticidad tanto de la cantidad en tr0nsito como de la calidad de los (ondos de e(ectivo en caja y de los depsitos en +ancos. ,= Determinar si dentro del ru+ro de caja y +ancos, se presentan todos los (ondos y depsitos disponi+les -ue e1isten y son de la entidad. c= Determinar si los (ondos y depsitos cumplen las condiciones de disponi+ilidad inmediata y sin restriccin. E. 'aluacin: $i se puede reali ar totalmente el e(ectivo depositado. Determinar si todos los (ondos son propiedad de la empresa y no e1isten omisiones de disponi+ilidades. !simismo permite determinar si se aplican los principios de conta+ilidad generalmente aceptados y si se .ace de manera uni(orme con respecto a los ejercicios precedentes. d= Determinar si las divisas, est0n adecuadamente valuadas. ;. Clasi(icacin y presentacin: Determinar si e1iste alguna restriccin a la disponi+ilidad de (ondos en las cuentas +ancarias. Determinar si se producen compensaciones de descu+iertos en cuentas con los saldos (avora+les de otras. Determinar si se considera como e(ectivo los saldos en imposiciones +ancarias. Determinar si la in(ormacin so+re la tesorera en las cuentas anuales, es su(iciente para su correcta comprensin e interpretacin. e= Compro+ar el cumplimiento de las normas legales y (iscales -ue rigen para la entidad. = 'eri(icar la adecuada presentacin del e(ectivo en el +alance. g= Evaluar el control interno conta+le. I. Corte: $i las operaciones de ingresos y egresos de caja .an sido registradas en el periodo conta+le adecuado. -.etivos /enerales: 7. 'eri(icar la correcta valoracin de acuerdo con principios de conta+ilidad generalmente aceptados y su adecuada presentacin en los estados (inancieros. E. "+tener seguridad ra ona+le acerca de: &odos los conceptos relacionados con el disponi+le .an sido estimados adecuadamente. *os valores correspondientes a las cuentas del componente est2n de+idamente clasi(icados y revelados de acuerdo a sus condiciones. -.etivos especficos: 7. 'eri(icar la e1istencia (sica de los recursos de li-uide inmediata con -ue cuenta la entidad. E. Determinar si los (ondos y depsitos -ue se presentan dentro de ru+ro de e(ectivo, caja y +ancos cumplen las condiciones +0sicas de disponi+ilidad. ;. Compro+ar si se presentan todos los (ondos y depsitos e1istentes. I. Determinar si los (ondos de e(ectivo y de depsitos a la vista -ue se representan en los estados (inancieros son aut2nticos <. E1aminar el manejo adecuado de los procedimientos polticas y pr0cticas -ue se siguen en la administracin de los recursos de li-uide . 9. 'eri(icar la e1istencia de manuales de (unciones y procedimientos del e(ectivo . ,AL0A$I N) $LA&I5I$A$ N # (!E&ENTA$I N
El e(ectivo en +ancos pocas veces tiene pro+lemas de valuacin. $in em+argo los depsitos en +ancos e1tranjeros pueden estar sujetos a restricciones cam+iarias o a la amena a de em+argos. Estas cuentas de+en considerarse como cuentas de activos no circulantes. *os (ondos de caja con restricciones de uso de+en clasi(icarse por separado del e(ectivo disponi+le. *as cuentas +ancarias no de+en ser compensadas, sino ser mostradas como pasivos Mso+regirosC si el caso lo amerita. !IE&" %E A0%IT !IA !lgunos aspectos importantes a tomar en cuenta en el riesgo de auditoria son: .*a naturale a y caractersticas del negocio de -ue se trate. /alta de controles adecuados so+re los movimientos de e(ectivo y valores. d*a e1istencia de operaciones con partes relacionadas. /alta de conciliaciones y depuraciones mensuales de las cuentas +ancarias y las inversiones. /alta de an0lisis peridico para determinar la correcta valuacin de las inversiones. )egistros au1iliares poco con(ia+les. E1istencia de partidas en monedas e1tranjeras. %nversiones en valores no coti ados en +olsa. (! $E%IMIENT & %E A0%IT !IA *os tra+ajos de revisin de las cuentas de Caja y Bancos M&esoreraC, est0n encaminados a cumplir los o+jetivos -ue se .an citado anteriormente, o+teniendo la evidencia su(iciente para poder (ormular una opinin pro(esional so+re la tesorera. Para determinar si se cumplen dic.os o+jetivos, e1istes determinados procedimientos: Aplica-les a la revisin de $a.a: ^ !)O,E" DE C!=!: Consistente en el recuento del dinero e1istente en la caja de la empresa. El ar-ueo consiste en compro+ar si el saldo consignado en el au1iliar de caja y el +alance, coinciden con la e1istencia real de dinero en e(ectivo. El !uditor de+e presenciar la reali acin del ar-ueo, compro+ando -ue se cumplen todas las disposiciones de la direccin al respecto, es decir, -ue el conteo es correcto y -ue se incluyen en el documento, -ue de+e ser ela+orado, todos los componentes del (ondo de caja: . si no coincide el saldo de caja y el -ue aparece en los li+ros de conta+ilidad, .a+r0 -ue reali ar una revisin de los movimientos de caja en el li+ro au1iliar, .aciendo las compro+aciones aritm2ticas correspondientes, y cotejando con los documentos justi(icantes, determinando de este modo la correccin del saldo. . si coincide el saldo, el !uditor de+er0 revisar, mediante el oportuno muestreo, los justi(icantes de co+ro y pago, as como su correcta conta+ili acin.
Con respecto a los componentes de los (ondos de caja, si no son correctos, de+er0 .acerse el oportuno ajuste: ^ Dinero en e(ectivo, no .ay pro+lemas en cuanto a su valoracin, 4nicamente .a+r0 -ue contarlo. ^ Moneda e1tranjera, se considera como (ondo de caja, pero .a+r0 -ue identi(icarlo por separado. ^ )eci+os, no se de+en considerar como (ondos, ya -ue constituyen los justi(icantes de pago o entregas de dinero reali adas por la empresa. ! la ve -ue desvirt4a la tesorera disponi+le, se est0 omitiendo un gasto reali ado, una e1tincin de una o+ligacin, o +ien, una derec.a ad-uirida. $e de+e corregir este error, mediante la conta+ili acin de la operacin, -ue se reali en su momento. ^ $ellos, &im+res, *etras,.... gastos -ue no son (ondos en e(ectivo. ^ 'ales a justi(icar, igual -ue el caso anterior. $i se utili a el (ondo (ijo de caja, ser0 necesario revisar los justi(icantes de determinados reem+olsos, y compro+ar -ue los pagos reali ados est0n dentro de los lmites autori ados. Con respecto a la correcta separacin entre ejercicios, de de+er0 compro+ar -ue el au1iliar de caja, est0 +ien cerrado, e incluye solamente, las operaciones -ue corresponden al perodo en cuestin. Cuando sea necesario reali ar ajustes, .a+r0 -ue .acer los asientos correspondientes y recti(icar los saldos en Balance, P2rdidas y Ganancias. Aplica-les a la revisin de *ancos: ^ C"#/%)M!C%"# B!#C!)%!: Consiste en enviar una carta al Banco donde se maneja la cuenta +ancaria, solicitando -ue in(orme acerca del monto del saldo -ue aparece en la cuenta corriente de la empresa. *a carta enviada a cada Entidad se arc.ivar0 en los papeles de tra+ajo. *a compa6a auditada, ser0 la -ue enve la carta a los +ancos con los -ue tra+aja, solicitando -ue le enven al !uditor toda la in(ormacin so+re los saldos de las distintas cuentas, de (irmas autori adas, de pr2stamos y cr2ditos o+tenidos y saldo pendiente, e(ectos descontados, las garantas y los avales M si los .ay C y el importe de las mismas. ^ C"#C%*%!C%"# B!#C!)%! Dada la e1istencia de cuentas a la vista, en los Bancos, .a+r0 -ue compro+ar la veracidad de los saldos -ue aparecen en Balance. Primeramente, el !uditor compro+ar0 -ue los saldos de las cuentas +ancarias del +alance, cuadran con los registrados en el mayor y a su ve , con los -ue aparecen en los registros au1iliares. ! continuacin, se con(irmar0 los saldos con los +ancos directamente, se procede a contrastar los saldos, adem0s se anali ar0n las sumas y las partidas m0s signi(icativas con los justi(icantes, y su conta+ili acin. En caso de e1istir di(erencias entre la in(ormacin de la empresa y la suministrada por el Banco, se de+er0 .acer la correspondiente Conciliacin.
*a Conciliacin +ancaria es el mecanismo de control -ue se reali a para poner en correspondencia el saldo conta+le de cuentas +ancarias con el -ue comunica el BancoF tratando de dar una e1plicacin a las posi+les di(erencias -ue puedan e1istir entre am+os saldos. *a justi(icacin de esta operacin de Conciliacin, estri+a en -ue .ay determinadas operaciones reali adas por la empresa -ue a(ectan a las cuentas +ancarias y -ue son conta+ili adas oportunamente, pero -ue no son asumidas en la misma (ec.a por los BancosF por-ue no a(ectan a4n o por-ue no tienen documentos todava, por ejemplo: ^ C.e-ues emitidos por la empresa -ue todava no .an sido co+rados. ^ "peraciones reali adas por las Entidades +ancarias -ue est0n conta+ili adas oportunamente y -ue a esa (ec.a no .an sido asumidas por la empresa al no tener conocimiento de ellas. De la Conciliacin y por las di(erencias -ue surjan pueden resultar o no asientos de ajuste en la empresa, de modo -ue su saldo inicial puede verse modi(icado, coincidiendo o no, seg4n los motivos de di(erencias con el saldo -ue comuni-ue el Banco. $!*D" DE* B!#C" T Cargos de la empresa, no a+onados por el Banco. T Cargos del Banco, no a+onados por la empresa. 5 !+onos de la empresa, no cargados por el Banco. 5 !+onos del Banco, no cargados por la empresa. $aldo del Banco T importe -ue la empresa cree tener en el Banco, por-ue cree -ue .a entrado o por-ue no sa+e -ue .a salido 5 importe -ue la empresa no cree tener en el Banco, por-ue cree -ue .a salido por-ue no sa+e -ue .a entrado. Aplica-les a am-as cuentas: E$&,D%" W !#!*%$%$ DE M"'%M%E#&"$: Consiste en seleccionar un periodo cual-uiera y revisar los movimientos registrados, con el (in de determinar si son normales y si se encuentran sustentados. C")&E DE %#G)E$"$ W EG)E$"$: $e determinan los 4ltimos ingresos seg4n reci+os de caja, reportes de co+radores, +oletas de depsitos, etc. y los 4ltimos pagos seg4n talonarios de c.e-ueras, notas de caja y otros para concluir si el ejercicio e1aminado incluye las operaciones -ue le correspondan y no se est0n registrando en periodos di(erentes a los de su recepcin o pago real. (!0E*A& %E $0M(LIMIENT : Estas +uscan o+tener evidencia so+re los procedimientos de control interno, en los -ue el auditor encontrara con(ian a so+re el sistema para determinar si est0n siendo aplicados en la (orma esta+lecida. El auditor +uscar0 asegurarse de la e1istencia del control, de la e(ectividad con la -ue se desempe6a dic.o
control y de determinar si los controles .an sido aplicados continuamente durante todo el periodo. Tipo de Transaccin: ,erificar la entrada del efectivo: A. El o+jetivo es determinar si los controles esta+lecidos operan seg4n lo planeado y o+servar la e1istencia y empleo responsa+le de e-uipos utili ados en el proceso de reci+o de e(ectivo. *. "+servacin de las la+ores reali adas por los encargados tanto de caja general y las cajas menores, para determinar si cumple con los procedimientos de reci+o de e(ectivo y -ue su manejo sea acorde con el manejo de polticas de la empresa preesta+lecidas con anterioridad. $. )eali acin de entrevistas con el personal de la Compa6a para determinar si concuerdan los procedimientos por ellos descritos en cuanto al e(ectivo con los determinados en los manuales de (unciones y planes de control interno. %. )epeticin de los procedimientos de control interno con el (in de determinar si el proceso de manejo de e(ectivo pas por los controles respectivos -ue permitan total veracidad y responsa+ilidad del encargado de manejar las cajas generales y menor. Con(irmar el porte de carn2s para los visitantes con el (in de evitar con(usiones al interior de la organi acin. "+servar -ue realmente .aya separacin de (unciones entre -uien autori a el pago de una cuenta y el cajero. E1aminar la e1istencia de documentos -ue soporten los ar-ueos diarios de e(ectivo como un medio de control de las entradas y salidas de este, determinando cumplimiento de normas preesta+lecidas para su manejo. "+servar los re-uisitos de ingresos de personal a las dependencias de tesorera para determinar si se necesitan controles adicionales para dar mayor seguridad al manejo de caja general, o el acceso directo a las o(icinas de las personas -ue manejan cajas menores. 'eri(icacin de la ela+oracin de ajustes a las cuentas de +ancos cuando se .an reci+ido las respectivas conciliaciones controlando de esta manera los saldos de las di(erentes cuentas. 'eri(icar la e1istencia y aplicacin de una poltica de manejo de disponi+le. Determinar la e(iciencia de la poltica de disponi+le de la compa6a. 'eri(icar -ue los soportes de las cuentas registradas como disponi+le, se encuentren en orden y de acuerdo a las disposiciones legales. "+servar si los a+onos en cuenta de los disponi+le se registran adecuadamente. )evisar -ue e1ista un completo an0lisis del manejo de disponi+le para identi(icar (allas y aplicar las correcciones necesarias )evisar si la in(ormacin acerca de los disponi+le de la compa6a, de+idamente actuali ada se .ace llegar oportunamente a la administracin y a los encargados dentro de la compa6a. 'eri(icar la e1istencia de un manual de (unciones del personal encargado de las cuentas de disponi+le. !l igual -ue el conocimiento y cumplimiento de este por parte de los empleados. $e de+e mantener en un lugar seguro, pre(eri+lemente por medios mec0nicos, como cajas de seguridad, documentos importantes como talonarios de c.e-ues, ttulos valores, tarjetas con las (irmas autori adas para e1pedir c.e-ues, claves de seguridad, etc. (!0E*A& %E &0&TANTI,A&: Tipo de Transaccin: Efectivo en $a.a < *ancos
-.etivos: Determinar la correccin de los saldos. A. Correccin !ritm2tica $umar algunas relaciones -ue presenta la empresa y -ue pudieran ser incluidas dentro de los papeles de tra+ajo de !uditoria. Conciliar los au1iliares con los saldos de las cuentas del mayor general. *. E1istencia o suceso, derec.os y o+ligaciones y valuacin o asignacin, !ecuento del efectivo en ca.a: Controlar todo el e(ectivo e instrumentos negocia+les posedos por la empresa .asta -ue todos los (ondos se .ayan contado, insistir -ue el encargado del e(ectivo este presente durante el ar-ueo. "+tener un reci+o (irmado por el encargado del (ondo como constancia -ue le (ueron devueltos los (ondos al cliente de entera con(ormidad, !segurarse -ue todos los c.e-ues pendientes de depositarse est2n li+rados a la orden del cliente ya sea en (orma directa o a trav2s de endoso. $onfirmacin de los saldos -ancarios: $e acostum+ra con(irmar los saldos en deposito en cuentas +ancarias a la (ec.a del +alance general para tal e(ecto se ela+ora un modelo de con(irmacin +ancaria, solicitada como parte de las prue+as de saldo en +ancos. $. $orreccin e Inclusin: )eali ar prue+as para cerciorarse -ue todas las partidas -ue de+an estar incluidas est2n y eliminar a-uellas partidas -ue no de+en estar incluidas. !l (inal del a6o se considera indispensa+le -ue e1ista un corte de las transacciones de entradas y salidas del e(ectivo si se de+e presentar el saldo correcto del e(ectivo en el +alance general y -ue los estados (inancieros revelen ra ona+lemente la in(ormacin (inanciera y los resultados de la operacin. !evisar o ela-orar conciliaciones *ancarias: Cotejar los saldos +ancarios con las respuestas de con(irmaciones +ancarias. 'eri(icar la valide de las partidas -ue componen la conciliacin, tal como los depsitos en transito y c.e-ues e1pedidos por la empresa y aun pendientes de pago por el +anco a veces denominados c.e-ues en transito. E1aminar los estados +ancarios en +4s-ueda de alteraciones o modi(icaciones de ci(ras. Cuando el control interno sea de(iciente, el auditor podr0 personalmente proceder a e(ectuar la conciliacin +ancaria. -tener < utilizar los estados de cuenta -ancarios a una fec2a posterior al cierre: *a empresa de+er0 solicitar a su +anco -ue le enven los estados de cuenta, -ue de+er0n ser remitidos directamente al auditor. !l reci+ir el estado de cuenta +ancario de (ec.a posterior al cierre, y los c.e-ues pagados en ese intervalo y los avisos de cargos y cr2ditos, se comparan todos los c.e-ues e1pedidos en el a6o anterior con el listado de c.e-ues pendientes de pago, seg4n conste en la conciliacin de (in de periodo. &am+i2n se asegura -ue los depsitos en transito en la conciliacin +ancaria de (in de periodo .ayan sido acreditados por el +anco como depsitos en el estado posterior al cierre, adem0s se
e1aminara el estado de cuenta +ancario y dem0s compro+antes en +usca de partidas sospec.osas. !astrear transferencias -ancarias: Cuando ocurre una trans(erencia +ancaria, varios das transcurrir0n antes de -ue el c.e-ue sea pagado por el +anco so+re el cual se e1pidi. Por lo tanto, el e(ectivo depositado seg4n los registros conta+les estar0 so+restimado durante este periodo, dado -ue el c.e-ue se incluir0 dentro del saldo en el cual se deposito y no aparecer0 restado del +anco so+re el cual se li+ro. Para o+tener evidencia respecto a la valide de las trans(erencias +ancarias o compro+ar errores o irregularidades se ela+ora una c2dula de los c.e-ues a una (ec.a cercana al cierre en la (ec.a del cierre. (reparar prue-as del Efectivo: "+tener los totales +ancarios y en li+ros del estado de cuenta +ancario y de la cuenta de e(ectivo en +ancos, respectivamente. "+tener las partidas motivo de conciliacin tanto de las conciliaciones iniciales de los saldos como de las (inales de los saldos. Determinar las partidas de conciliacin. !ealizar revisiones Analticas: $e de+er0n comparar los saldos en caja con las e1pectativas de lo presupuestado y reali ar estudios de los in(ormes de variaciones en el presupuesto mensual de e(ectivo. %. (resentacin en los Estados 5inancieros < !evelacin &uficiente. )eali ar investigaciones e inspeccionar documentacin para las restricciones de e(ectivo y grav0menes. Considerar la presentacin de estados y revelacin con los principios de conta+ilidad generalmente aceptados. $0E&TI NA!I %E $ NT! L INTE!N (eriodo evaluado: Enero :75Diciem+re ;7NE::9 5ec2a de evaluacin: Enero de E::K 5ec2a de ela-oracin: /e+rero de E::K $!ITE!I & %E E,AL0A$I=N 7. 7.7 7.7.7 7.7.E 7.7.; 7.7.I $A+A P)"&ECC%X# *a dependencia de caja es un 0rea restringida. E1iste caja (uerte para la custodia del e(ectivo y sus documentos. Es conocida la clave por personal de(erente al cajero, tesorero y gerente. $e conservan en la caja (uerte los ingresos del da, .asta su depsito en +ancos. &I N NTA *&E!,A$I=N
7.7.< 7.7.9
7.7.K 7.7.A 7.E 7.E.7 7.E.E 7.E.; 7.E.I 7.E.< 7.E.I 7.E.< 7.E.9 7.E.K
7.; 7.;.7 7.;.E 7.;.; 7.;.I
$e encuentran con pli as de manejo el tesorero y el cajero. $e .a responsa+ili ado a una sola persona el manejo de las cuentas con c.e-ues, detallando claramente los nom+res de los responsa+les. $e arc.ivan en un lugar seguro y apropiado todos los compro+antes -ue soportan tanto ingresos como egresos. $on adecuados los custodios para salvaguardar (sicamente el dinero en operacin )ecaudacin *os valores recaudados diariamente son ingresados a caja. $on registrados en respectivo li+ro. $e e1piden los respectivos reci+os de caja. Est0n de+idamente clasi(icados de acuerdo a su naturale a los ingresos. Est0n de+idamente registrados los recaudos en li+ro au1iliar. $e endosan o cru an los c.e-ues al momento de ser reci+idos para evitar -ue se co+ren en e(ectivo $on adecuados los controles para asegurar -ue se cu+ren las mercancas, servicios entregados o vendidos. $e depositan intactos los ingresos, es decir se cuida de no disponer de ingresos entrantes para e(ectuar gastos. $e listan los c.e-ues y otros valores reci+idos por correspondencia por una persona di(erente al cajero antes de entreg0rselos a este. )eci+os de caja $e e1piden los reci+os de caja al momento de e(ectuarse la recepcin de valores. E1iste numeracin consecutiva y prenumerada. *os reci+os anulados son conservados en (orma consecutiva. *os reci+os en +lanco son guardados en
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7.;.< 7.;.9 7.I 7.I.7 7.I.E
7.I.; 7.I.I
7.I.< 7.I.9 7.I.K
7.I.A
7.I.8
7.I.7:
7.I.77 7.I.7E
la caja (uerte. $e con(rontan los valores estipulados en n4meros y letras. $e con(rontan los originales con las copias posteriormente. Caja menor E1iste un (ondo (ijo para caja menor. Est0n separados las (unciones de custodia y manejo del (ondo (ijo de caja de las autori aciones de pagos y registros conta+les. *os gastos respectivos son autori ados por (uncionarios encargados para tal (in. En las entregas de e(ectivo, e1iste autori acin previa del (uncionario responsa+le, y una adecuada compro+acin de las erogaciones correspondientes. E1isten (ormatos espec(icos para relacionar los gastos de caja menor. $on arc.ivados y sellados de manera adecuada los reci+os de caja menor. $e codi(ican los compro+antes de egreso y se identi(ican con el nom+re y (irma del responsa+le -ue e(ectu el gasto. !ntes de pagar cual-uier compro+ante, se revisa el cumplimiento de polticas y disposiciones administrativas para este tramite. $e cancelan los compro+antes con sello de pagado en el momento de ser cu+iertos con recursos del (ondo de caja menor. El procedimiento de reem+olso de caja menor es su(icientemente din0mico para evitar el e1ceso de (ondos o la (alta de e(ectivo. Esta pro.i+ido -ue los (ondos de caja menor sirvan, para cam+iar c.e-ues a empleados clientes o proveedores. $e e1piden c.e-ues de reem+olso a (avor de la persona encargada de la caja menor.
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7.I.7; 7.I.7I
7.< 7.<.7 7.<.E 7.<.; E E.7 E.7.7 E.7.E E.7.; E.7.I E.7.< E.E E.E.7 E.E.E E.E.; E.E.I E.E.<
E1isten topes m01imos para ser destinados por gastos de caja menor. $i se presentan anticipos para gastos -ue se cu+ran con los (ondos de caja menor, se delimita claramente el tiempo en -ue se e(ectuara el gasto, se da seguimiento para -ue pasado ese tiempo se solicite la devolucin del dinero o +ien la compro+acin del gasto. !r-ueos $e reali an ar-ueos sorpresivos a los (ondos recaudados. E1isten (ormatos apropiados para reali ar los ar-ueos. E1isten medidas correctivas cuando se presentan inconsistencias. *AN$ & !pertura de cuentas $on autori adas por la junta directiva cada una de las cuentas corrientes. Est0n registradas a nom+re de la entidad las cuentas de c.e-ues -ue se manejan en ella. $on estudiados los servicios prestados por cada uno de los +ancos, antes de la apertura de una cuenta corriente. *as (irmas giradoras est0n de+idamente autori adas. *as cuentas corrientes tienen destinacin espec(ica, seg4n la naturale a del gasto. Proteccin Es veri(icado el n4mero de c.e-ues, al momento de entregadas cada una de las c.e-ueras por parte del +anco. $on guardadas en caja de seguridad las c.e-ueras en +lanco. $e encuentran de+idamente protegidos los c.e-ues girados y no co+rados. $e encuentran de+idamente custodiados los diversos sellos restrictivos $e mantiene en lugar seguro copia de las tarjetas donde aparecen las (irmas
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autori adas para e1pedir c.e-ues. E.E.9 $e mantienen permanentemente actuali ados, en el +anco y en las o(icinas de la entidad, el registro y autori acin para e1pedir c.e-ues. $e encuentran arc.ivados en orden secuencial los c.e-ues anulados. Giro de c.e-ues Est0n prenumerados todos los c.e-ues. $e giran en orden secuencial $e giran para toda clase de pagos e1cepto los de caja menor. $e lleva su registro en li+ros au1iliares de +ancos. E1iste veri(icacin de soportes antes del giro. $e reali a veri(icacin de ci(ras y n4meros antes de su (irma. $e utili a sello restrictivo para pago para el primer +ene(iciario. E1iste m0s de una (irma en el giro de pagos por c.e-ue. $e e1piden c.e-ues con (irmas mancomunadas $e reali a con(irmacin tele(nica por parte del +anco para pagos por sumas superiores a R<::.:::. $e evita (irmar c.e-ues en +lanco, al portador o a la vista. $on entregados los c.e-ues previa presentacin de la respectiva autori acin del +ene(iciario. E1isten .orarios y das especiales para la entrega de c.e-ues. $e utili a sello protector de c.e-ues. E1iste alguna clase de poltica -ue contemple la posi+ilidad de cancelar en un tiempo determinado a-uellos c.e-ues en transito -ue no .ayan sido co+rados. Conciliaciones $e reali an conciliaciones de manera peridica.
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E.E.K E.; E.;.7 E.;.E E.;.; E.;.I E.;.< E.;.9 E.;.K E.;.A E.;.8 E.;.7: E.;.77 E.;.7E E.;.7; E.;.7I E.;.7<
E.I E.I.7
E.I.E E.I.; E.I.I E.I.< E.< E.<.7 E.<.E E.<.; E.<.I E.<.9
E.<.K ; ;.7 ;.E ;.;
$e descuentan oportunamente las notas d2+ito. $on arc.ivadas en orden secuencial las conciliaciones. El (uncionario -ue reali a el pago y el -ue concilia es di(erente. $e reali an los ajustes necesarios luego de ela+orar las conciliaciones. Boletines diarios $e ela+oran diariamente los +oletines de caja y +ancos. *levan una numeracin estrictamente consecutiva. $e determinan claramente los conceptos por ingresos y por pagos. E1iste soporte documental so+re todo ingreso o egreso para conocer su origen y autori acin. $e ela+oran in(ormes y programas de (lujo de e(ectivo para prever tanto la inversin de e1cedentes, como la o+tencin de cr2ditos para cu+rir necesidades. $e arc.ivan con los documentos justi(icativos para in(ormes o consultas posteriores. "ENE!ALE& A $A+A # *AN$ & Est0n separadas adecuadamente las actividades de ingresos y egresos. $e procura tener niveles adecuados a las circunstancias, en lo relacionado al dinero en operacin. *as monedas e1tranjeras propiedad de la entidad, se val4an para e(ectos del +alance general, a precios de coti acin a la (ec.a del re(erido.
TEMA No. 0' A0%IT !IA %E $0ENTA& ( ! $ *!A! %escripcin $e incluyen las cuentas originadas por ventas de +ienes y servicios o+jeto de la actividad de la empresa y las deudas -ue surgen de ingresos por la reali acin de otras actividades no .a+itualmente en el negocio. *as cuentas de deudores por operaciones representan el derec.o de la empresa a reci+ir ciertas sumas de dinero de terceros.
*as cuentas de ventas representan el producto de la enajenacin de +ienes y de la prestacin de servicios. -.etivos de auditoria El auditor en el 0rea de clientes y cuentas a co+rar de+e o+tener in(ormacin su(iciente para poder e1presar su opinin en los siguientes aspectos: 7. $i los saldos de las cuentas a co+rar e1isten realmente y representan deudas legtimas de la empresa. E. Oue las cuentas a co+rar, incluyendo los intereses devengados, est0n de+idamente registradas y clasi(icadas seg4n lo esta+lecido en el PGC. ;. Estudio de co+ra+ilidad de estas cuentas. I. E(ectuar un an0lisis de la antigeedad de los saldos. <. $i los e(ectos descontados pendientes de vencimiento est0n recogidos en su cuenta correspondiente. 9. *os criterios adoptados por la empresa para la valoracin de estas cuentas son aplicados de (orma uni(orme Msi se cam+ia el criterio, de+e in(ormarse en la memoria y el auditor de+e dar su opinin so+re este cam+ioC. K. 'eri(icar si las cuentas a co+rar .an sido pignoradas o .ipotecadas en garanta de alguna contraprestacin, de+iendo .acer mencin en su caso en la memoria. A. Compro+ar -ue los sistemas de control interno utili ados, son e(icaces. 8. Oue las cuentas de provisiones por insolvencias son adecuadas y est0n recogidas seg4n esta+lece el PGC. -.etivos de control interno El auditor de+e conocer los circuitos esta+lecidos por la empresa para los documentos relativos a las cuentas a co+rar M(lujogramaCF de tal (orma -ue le permitan esta+lecer la (ia+ilidad de los mismos y en (uncin de a-uellos reali ar las prue+as sustantivas su(icientes para o+tener conclusiones so+re este 0rea. Como m0s importantes, de+e considerar los siguientes: 7. !decuada segregacin de (unciones, con personas independientes -ue supervisen cada uno de los departamentos en los -ue intervienen: cuentas a co+rar y su conta+ili acin, devoluciones y descuentos, reali acin de pedidos y cr2ditos, (acturacin y control de tesorera. E. *istado de clientes con el lmite de cr2dito. ;. Conciliaciones peridicas entre las cuentas a co+rar y el mayor al (inal de mes. Envo peridico de conciliaciones a clientes, reali ado por personas independientes aclarando las di(erencias e1istentes. I. E1istencia de un control para la entrega de mercancas, para -ue no pueda salirla misma sin la correspondiente autori acin Gorden de ventaH. <. Control so+re las mercancas (acturadas. De+e e1istir una numeracin correlativa en los documentos y -ue 2stos acompa6en siempre a la mercanca. 9. Compro+acin peridica de las (acturas pendientes de co+ro. K. Conciliacin peridica de los saldos de e(ectos a co+rar descontados en los +ancos su registro en el mayor. "tros: ^ *os cargos en las cuentas de clientes, de+en producirse al (acturar los +ienes vendidos o los servicios prestados, como consecuencia de la transmisin de la propiedad de los artculos vendidos. ^ *as anotaciones en las (ic.as o cuentas au1iliares de clientes, se de+en e(ectuar en +ase a copias de (acturas de a+ono, notas de a+ono, avisos de remesas en e(ectivo y e(ectos girados a su cargo.
^ De+e e1istir un adecuado control num2rico de todos los justi(icantes de los movimientos de las cuentas a co+rar. ^ El departamento de cr2ditos, no slo de+e dedicarse a la autori acin de los cr2ditos a clientes en (uncin de los lmites preesta+lecidos a cada comprador, sino -ue tam+i2n inicia el proceso de cancelacin de inco+ra+les. ^ *os pagos de los posi+les saldos acreedores de clientes, de+en ser autori ados por personal idneo, ajeno a la gestin de la tesorera y cuentas a co+rar. ^ $e de+e con(irmar con cierta periodicidad los saldos de los clientes a (avor de la empresa y se de+er0n estudiar y recti(icar las di(erencias detectadas. ^ *a custodia de los e(ectos a co+rar, no de+e ser incum+encia del Departamento de Conta+ilidad. ^ $e de+en preparar peridicamente relaciones individuales de los saldos de las distintas cuentas a co+rar con el (in de -ue sean revisadas crticamente por empleados con el nivel de responsa+ilidad adecuada. (rocedimientos de auditoria *os procedimientos de auditoria utili ados depender0n entre otros de los siguientes puntos: Conocimiento del negocio y del sector donde est2 incluido. Conclusiones o+tenidas so+re el control interno. )evisin de los procedimientos de conta+ilidad. %mportancia relativa de los saldos respecto del total. *os procedimientos, se pueden dividir: Procedimientos para veri(icar la e1istencia de cuentas a co+rar *a mejor evidencia o+tenida de los saldos deudores es la directa. El auditor pedir0 la empresa -ue redacte cartas Mcirculari acinC a los deudores -ue estime, seg4n su criterio pro(esional, para poder o+tener evidencia su(iciente so+re los deudores. El total de saldos -ue de+e contemplar el auditor para circula ri ar, estar0 (ormado por los saldos de los deudoresF clientes, e(ectos comerciales a co+rarF e(ectos comerciales descontados y otros saldos. *as circulari aciones enviadas por el auditor, estar0n en (uncin de los resultados o+tenidos en el control interno. #o es .a+itual utili ar la circulari acin para saldos deudores en los siguientes casos: Cuando los clientes sean siempre de pe-ue6as cuantas Mclientes de centros comerciales, entidades +ancarias, etc.C. Cuando e1ista un departamento de auditoria interna en la empresa y se realicen las circulari aciones de (orma .a+itual utili ando, a criterio del auditor, procedimientos ra ona+les. En las empresas -ue co+ran .a+itualmente al contado, en las -ue el saldo de los clientes sea muy pe-ue6o. !s mismo el auditor de+e determinar los saldos de cuentas a co+rar a a-uellos -ue va a circula ri arF entre los -ue (igurar0n: *os -ue correspondan a productos o servicios en los -ue se detectaron pro+lemas en el control interno. Clientes con saldo acreedor. Clientes -ue tengan movimientos e1tra6os en las cuentas. Clientes con mayor saldo. !-uellos seleccionados por el auditor seg4n su criterio pro(esional. !l decidir el n4mero de cuentas -ue va a utili ar, se de+e tener como o+jetivo o+tener
el mejor resultado con el menor n4mero de partidas. Para conseguir esto puede serle 4til Gestrati(icarH escogiendo todas las cuentas por encima de determinado valor y seleccionando distintos porcentajes de cada estrato. *as cartas de circulari acin tiene -ue prepararlas la empresa, pero de+en ser supervisadas y enviadas por el auditor, y la respuesta .a de reci+irla 2l mismo. E1isten dos tipos de circulari aciones: Positiva. El destinatario de+e contestarF es decir, .a de responder si est0 con(orme discon(orme con el saldo. #egativa. Del destinatario se solicita saldo y composicin. #ormalmente este tipo no se utili a. En la carta de circulari acin se de+e pedir con(irmacin del saldoF es decir, al cliente se le indica el importe -ue de+e seg4n los li+ros de la empresa y 2l tiene -ue dar o no su con(ormidad con el mismo. $i no se reci+e contestacin despu2s de varias circulari aciones, como mnimo dos, el auditor de+e utili ar procedimientos alternativosF por ejemplo, compro+ar los co+ros en los e1tractos +ancarios, revisar (acturas, veri(icar las rdenes de venta, etc. *as di(erencias -ue surjan de las circulari aciones, se presentar0n a la empresa para su conciliacin, siendo veri(icadas posteriormente por el auditor. *a (ec.a para circula ri ar ser0 al cierre del ejercicio, o en das anteriores. $i se reali a en estas (ec.as el auditor de+e, por medio de procedimientos alternativos, veri(icar los movimientos de estas cuentas desde el momento de circulari acin .asta el cierre. Modelo de carta de circularizacin: /ec.a $r. D. %cliente) Muy $res. nuestros: #uestros auditores, %empresa auditora), est0n e(ectuando, a peticin nuestra, una revisin de nuestros estados (inancieros. Con este motivo, desean -ue ustedes les indi-uen su con(ormidad o reparo al saldo de su cuenta al %cierre de ejercicio), -ue seg4n nuestros li+ros asciende a %importe) e a nuestro (avor, de acuerdo con el estado detallado -ue adjuntamos. $i el saldo arri+a indicado merece su con(ormidad, les agradeceremos (irmen el impreso de con(irmacin adjunto y lo enven directamente a nuestros auditores %nombre $ direccin de los auditores) , utili ando para ello el so+re (ran-ueado -ue les remitimos. En caso de discon(ormidad, les rogamos -ue les (aciliten en el impreso de con(irmacin, cual-uier in(ormacin -ue pueda ayudarles a locali ar las di(erencias. De+emos advertir -ue esta carta no es una solicitud de pago, y asimismo, -ue su con(ormidad no e1cluye la posi+ilidad de -ue, con posterioridad a la indicada (ec.a, dic.o saldo .aya podido ser total o parcialmente li-uidado. Con gracias anticipadas por su cola+oracin, les saludamos !tentamente, !nte(irma y (irma Procedimientos para veri(icar la correcta valoracin de las cuentas y an0lisis de las provisiones Para veri(icar la correcta valoracin de las cuentas se reali an los siguientes procedimientos: !segurarse -ue el tratamiento conta+le dado a las operaciones e(ectuadas con las cuentas de este grupo, siguen las normas de valoracin del PGC. !nali ar las cuentas, en cuanto a su antigeedad y co+ra+ilidad, por la posi+le consideracin como clientes de dudoso co+ro. Determinar los movimientos y ra ona+ilidad de la cuenta de provisin para insolvencias, incluyendo a-u los saldos de clientes, e(ectos comerciales a co+rar, y la de los e(ectos descontados, para su c0lculo.
Cr2ditos recogidos en e(ectos comerciales De acuerdo con el PGC la cuenta Clientes, se a+onar0 por el importe de los e(ectos girados contra los mismos en la cuenta Clientes efectos comerciales a cobrar. *os e(ectos comerciales girados a clientes pueden ser o+jeto de descuento en los +ancos Msiendo 2ste un medio de (inanciacin muy utili ado por las empresasCF de+i2ndose recoger en las cuentas correspondientes el riesgo de co+ro -ue esta operacin conlleva. *os e(ectos comerciales (igurar0n en el +alance .asta su vencimiento, incluidos los descontados. TE$NI$A& %E A0%IT !IA A(LI$A*LE& *as t2cnicas -ue normalmente se utili an en la pr0ctica son: C")&E DE *!$ 'E#&!$ Correcta separacin entre ejercicios, tiene por o+jeto compro+ar -ue estas ventas, descuentos y devoluciones del perodo, se re(lejan adecuadamente en los estados (inancieros. *os procedimientos de validacin del Corte de las 'entas, de pueden re(erir a los siguientes aspectos: ^ )egistro de e1pediciones y (acturas de ventas ^ )egistro de devoluciones, descuentos (uera de (actura y reclamaciones de clientes con sus notas de a+ono. ^ Zndices de actividad y sus tendencias en relacin con las cuentas a co+rar. Ea!ME# DE $!*D"$ . El auditor de+e compro+ar -ue el saldo total de clientes y de deudores, compararlos con las sumas de los respectivos registros au1iliares en los -ue est0n los saldos individuales correspondientes y por muestreo veri(icar alguno de estos saldos. . De+er0 compro+ar la lista de antigeedad de los saldos de clientes y deudores -ue la empresa ela+ora al (inal del ejercicio, y si no est0 ela+orada, de+er0 solicitar la in(ormacin. . De+er0 e1aminar los saldos individuales, tanto en lo -ue respecta a su cuanta como a su antigeedad. C"#/%)M!C%"# DE $!*D"$ Este procedimiento consiste en solicitar del deudor Mcon la con(ormidad de la empresa auditadaC, -ue 2ste comuni-ue directamente al auditor la deuda -ue tiene con la empresa, de acuerdo con los documentos -ue se adjuntan. $i .ay discrepancias entre los datos enviados y los -ue se tienen, se le pide al deudor -ue noti(i-ue al auditor la ci(ra real y adem0s -ue e1pli-ue el motivo de las di(erencias. El auditor investigar0 el origen y la naturale a de las discrepancias -ue pueden consistir:
^ registrar las ventas de un modo incorrecto ^ #o registrar una devolucin de los clientes ^ Pago de deudores -ue todava no se .an reci+ido ^ una remesa no reci+ida todava por el cliente ^ Descuentos esta+lecidos por volumen, no conta+ili ados por la empresa Esta con(irmacin por comunicacin directa con deudores, previamente seleccionados en el proceso denominado 3 circulari acin de deudores 3, es un m2todo cada ve m0s usado por los auditores, ya -ue la in(ormacin o+tenida del deudor genera m0s credi+ilidad y con(ian a -ue la o+tenida de los li+ros de la empresa. !.ora +ien, el auditor de+e controlar adecuadamente el envo de circulares, a los clientes a los -ue se los .a mandado, y tam+i2n las respuestas reci+idas, si .an sido satis(actorias o +ien tienen discrepancias. *a seleccin de las cuentas -ue van a ser con(irmadas, puede .acerse por muestreo pero prestando especial atencin a cuentas atrasadas, a saldos dados de +aja, a cuentas con saldo acreedor,.... ,na ve determinados los saldos -ue se van a con(irmar, el auditor solicita a la empresa, -ue prepare la carta de con(irmacin, -ue .a de enviarse al deudor, o +ien -ue acepte la -ue ya .a preparado el auditor. Posteriormente, se llevar0 a ca+o, el control y envo de las cartas a los clientes, solicitando -ue sean devueltas directamente al auditor. El siguiente paso consistir0 en la recepcin, control y estudio de las cartas devueltas, ante los saldos no con(ormes y en +ase a las o+servaciones y comentarios mani(estados en la carta por el cliente, se esta+lecer0n las oportunas conciliaciones de las di(erencias. Puede suceder -ue .aya clientes -ue no contesten a la primera carta, as se les enviar0 otra. $e anali ar0n las importancias de las cartas no contestadas, decidiendo el auditor si se reali ar0 o no otro tipo de prue+as y se esta+lecer0n las conclusiones (inales so+re los saldos de los clientes en +ase al an0lisis de las con(irmaciones -ue se .an reci+ido. (! $E%IMIENT & ALTE!NATI, & %E $ N5I!MA$I N Cuando el auditor, no lleva a ca+o la con(irmacin, o +ien, cuando no sea posi+le con(irmar una cuenta previamente seleccionada, .a+r0 -ue utili ar otros medios para compro+ar -ue el cr2dito en cuestin es legtimo y se podr0 .acer e(ectivo a su vencimiento. Por ejemplo: . $olicitar y compro+ar la documentacin -ue justi(i-ue la veracidad de cada anotacin integrante del saldo (inal.
. Compro+ar si el cliente .a e(ectuado recientemente el pago, para ello se comparan, remesas su+siguientes a+onadas en estas cuentas, con el registro de co+ro. En todo caso, si la con(irmacin, se .a .ec.o antes del cierre, se compro+ar0 -ue las transacciones posteriores .asta el (inal del ejercicio, est0n de+idamente conta+ili adas. P)"'%$%"#E$ DE C)ED%&" DE D,D"$" C"B)" ,no de los aspectos m0s importantes a tener en cuenta es, la evaluacin de las provisiones necesarias para a(rontar los cr2ditos inco+ra+les o de dudoso co+ro. Para ello, e1isten una serie de m2todos: ^ Evaluacin espec(ica de cada cuenta ^ )eali arlo a trav2s de una (rmula general +asada en la e1periencia previa. Ej. en (uncin del retraso, del volumen de saldos deudores,...... El auditor de+er0 determinar al (inal del ejercicio si la provisin conta+ili ada es la adecuada. Para ello, tendr0 en cuenta la antigeedad de ciertos saldos, las remesas reci+idas slo por una parte de la deuda, las cuentas no con(ormes o con discrepancias no justi(icadas su(icientemente, las variaciones e1cepcionales detectadas....... *+ETI, %E LA& (!0E*A& %E $0M(LIMIENT Determina: $i pueden e(ectuarse despac.os sin ser (acturados $i pueden (acturarse ventas sin ser registradas $i pueden despac.arse mercancas a clientes -ue representan un mal riesgo de cr2dito $i pueden ocurrir errores en la (acturacin. $i las cuentas por co+rar pueden ser acreditadas en (orma inde+ida $i es posi+le el jineteo de (ondos provenientes de las co+ran as, cu+riendo los importes sustrados con (ondos co+rados a otras cuentas posteriormente. $i pueden reci+ir co+ros sin ser depositados $i las cuentas vencidas pueden pasar inadvertidas $i los co+ros por conceptos diversos pueden .acerse sin -ue se registren y depositen $i es posi+le (acturar despac.os sin registrar el costo de la venta $i los co+ros por ventas en e(ectivo pueden ser malversados. (ro/rama de tra-a.o El programa de tra+ajo para esta 0rea de+e contener +0sicamente los siguientes puntos: 7. !spectos generales: aC )evisin y actuali acin de procedimientos conta+les y de control interno en esta 0rea. bC )esumen de puntos (uertes y d2+iles para determinar el alcance y oportunidad de los procedimientos de auditoria aplica+les. cC )esumen de sugerencias o recomendaciones para mejorar el control interno y comentarios con el encargado del tra+ajo y con la direccin de la entidad. E. $e de+er0 reali ar la veri(icacin del corte de operaciones de e1pediciones, utili ando la in(ormacin
o+tenida en la (ec.a del inventario (sico. Despu2s se revisar0 la secuencia num2rica de los al+aranes de salidas, para veri(icar la segregacin de los movimientos de e1istencias. Por 4ltimo, se seleccionar0n algunas (acturas de ventas reali adas antes y despu2s de la (ec.a del inventario (sico, y se determinar0 si su conta+ili acin .a sido correcta. (rincipios < normas conta-les $e pueden agrupar en cuatro apartados: 'aloracin de la cuentas a co+rar. Cr2ditos en moneda e1tranjera. Cr2ditos recogidos en e(ectos comerciales. Correcciones valorativas. 'aloracin de las cuentas a co+rar $e de+e reali ar por su valor nominal: /igurar0n en el +alance por su valor nominal. *os intereses incorporados al nominal de los cr2ditos. . . con vencimiento superior a un a6o, de+er0n registrarse en el +alance como G%ngresos a distri+uir en varios ejerciciosH, imput0ndose anualmente a resultados, seg4n se vayan devengando de acuerdo con un criterio (inanciero. *os intereses incorporados al nominal reci+en el nom+re de intereses implcitos. El reconocimiento de los cr2ditos de+e e(ectuarse en el momento -ue nace dic.o derec.o de co+ro, es decir al (ormali arse el contratoF es pr0ctica .a+itual conta+ili ar las ventas y las cuentas a co+rar en el momento en -ue se produce el envo, al mismo tiempo -ue se produce la salida de los productos del almac2n. *os saldos a co+rar de empleados, empresas del grupo y empresas asociadas se conta+ili ar0n en cuentas separadas de clientes, seg4n lo esta+lecido en el PGC. *os saldos acreedores -ue puedan tener algunas cuentas a co+rar aparecer0n en el pasivo del +alance. Ejemplo *a sociedad E#!$!, vende productos por valor de 9:.:::,:: a un cliente, Ejemplo de valoracin de cuentas a co+rar (ormali ando la operacin con un 4nico pago a los 7A meses por importe de 9E.I::,::e M78] de %G!C. En el diario, la operacin se re(leja del siguiente modo: Clientes : KI.E<9,:: 'enta de productos terminados : 9E.I::,:: %G' : 77.A<9,:: *a empresa, al conta+ili ar la venta, no .a tenido en cuenta lo esta+lecido en la norma de valoracin ya -ue .a incluido como ventas los intereses co+rados por el apla amiento de pago. Estos, de+en conta+ili arse de (orma separada, de+iendo .a+er reali ado el asiento del modo siguiente: Clientes : KK.E<9,:: 'enta de productos terminados : 9:.:::,:: %ngresos por intereses di(eridos : E.I::,:: %G' : 77.A<9,:: *as correcciones propuestas, llevaran a disminuir las ventas en la cuanta de los intereses incluidos. Estos, al ser con vencimiento superior al a6o, se imputar0n como ingreso (inanciero en el ejercicio -ue se devenguen. 'enta de productos terminados : E.I::#:: %ngresos por intereses di(eridos : E.I::#:: Cr2ditos en moneda e1tranjera Estos cr2ditos est0n regulados por la norma de valoracin -ue esta+lece: *os cr2ditos contra terceros en moneda e1tranjera de+en valorarse al tipo de cam+io vigente en el momento
-ue se per(eccione el contrato. Esta valoracin permanecer0 invaria+le mientras no se modi(i-ue la paridad del euro con la moneda e1tranjera correspondiente. De alterarse dic.a paridad, el contravalor en euros de la deuda se calcula al (inal del ejercicio en -ue la modi(icacin se .aya producido, aplicando el nuevo cam+io resultante de la misma. *as di(erencias -ue pudieran surgir por la ra n de las variaciones de coti acin en el mercado de divisa e1tranjera, slo de+er0n registrarse cuando se cancele la deuda. !s pues, con estos cr2ditos se proceder0 de la siguiente (orma: $e e(ectuar0 un an0lisis de la naturale a y vencimiento de las partidas en moneda e1tranjera, clasi(icando los cr2ditos en (uncin de estos aspectos. #o de+e reali arse compensacin de di(erencias originadas por distintas partidas correspondientes a distintas monedas y con di(erentes vencimientos, especialmente cuando se trate de monedas de gran inesta+ilidad. *a conta+ili acin de las di(erencias de cam+io negativas se reali ar0 con cargo a resultados del ejercicio. $i la di(erencia de cam+io resulta positiva, se recoger0 en el pasivo del +alance como ingresos di(eridos, imput0ndose a resultados en el momento de li-uidacin de las operaciones Mcriterio de prudencia del PGCC. $0E&TI NA!I (A!A LA !E,I&I N # E,AL0A$I N %EL &I&TEMA %E $ NT! L INTE!N . %E&(A$C & *as (unciones del departamento de despac.o son independientes de las de: S)eci+oQ .Conta+ilidadQ S/acturacinQ SCo+ran asQ *os pedidos de los clientes son revisados y apro+ados por el departamento de cr2dito antes de su aceptacin o por otra persona -ue no tenga intervencin alguna en: SDespac.osQ S/acturacinQ SManejo de cuentas de clientesQ $e e(ect4an los despac.os 4nicamente con +ase en ordenes de+idamente apro+adasQ Despu2s del envi de los artculos una copia de la orden de despac.o es enviada directamente al departamento de (acturacinQ &odas las rdenes de despac.o son controladas num2ricamente por el departamento de conta+ilidadQ /!C&,)!C%"# *as (unciones del departamento de (acturacin son independientes de las de: SDespac.osQ SConta+ilidadQ SCo+ran asQ El Departamento de (acturacin enva copia de las (acturas directamente al departamento de cuentas por co+rarQ $e .acen res4menes de las (acturas y los totales se pasan al departamento de conta+ilidad independiente mente de los departamentos de cuentas por co+rar y caja. *as (acturas de venta son controladas num2ricamente por el departamento de conta+ilidadQ $on controladas en otra (ormaQ $e comparan las (acturas contra las rdenes de despac.o, para cerciorarse de -ue todos los artculos enviados .ayan sido (acturadosQ $e revisan las (acturas en cuanto a su e1actitud en: CantidadesQ

PreciosQ CalculoQ *as ventas de contado o con tarjeta de cr2dito, se controlan en (orma similar a las ventas a cr2dito registr0ndolas en una cuenta de control manejada por personal independiente a la (uncin de co+ro. En caso negativo e1isten procedimientos -ue aseguren: El co+ro contra entrega de la mercancaQ Oue el producto de todas estas ventas ingrese oportunamente a la compa6aQ $!E%IT & *as personas autori adas para apro+ar notas de cr2dito son independientes del: Departamento de ventasQ Departamento de cuentas por co+rarQ Cajero Q *as notas de cr2dito por devoluciones y re+ajas son apro+adas por un empleado -ue no tenga injerencia en el reci+o y conta+ili acin de pagos de clientes o de cual-uier otro ingreso de la compa6aQ $i tiene otras (unciones, e1pl-uelas. *as devoluciones de las mercancas llegan todas al departamento de reci+o y las notas de cr2dito respectivas est0n respaldadas por in(ormes de dic.o departamentoQ El departamento de conta+ilidad controla num2ricamente o en otra (orma, todas las notas de cr2dito y se cerciora -ue est2n de+idamente respaldadasQ El departamento de cr2dito o un empleado responsa+le -ue no maneja ninguna clase de (ondos de la compa6a, aprue+a los descuentos tomados por clientes, -ue no .ayan sido previamente autori adosQ. *a cancelacin de deudas malas es revisada y apro+ada por un (uncionario responsa+leQ. $e contin4an las gestiones de co+ro de tales deudas no o+stante .a+er sigo canceladasQ T!A& $0ENTA& ( ! $ *!A! $e in(orma al Departamento de conta+ilidad acerca de los reclamos de los transportes, perdidas, aseguradas, etc., tan pronto se conocenQ $i los residuos de produccin son importantes, se separan y controlan tan pronto ocurrenQ &odos los despac.os de so+rantes de materiales est0n +ajo control del departamento de em+ar-ueQ s es as, este departamento noti(ica directamente a la conta+ilidadQ El departamento de conta+ilidad controla -ue los ingresos provenientes de las cuentas, sean de+idamente registradasQ *os anticipos y prestamos a empleados son autori ados por un (uncionario responsa+leQ *os saldos a cargo de empleados son revisados peridicamenteQ *os ajustes o cancelacin de otra cuenta por co+rar son apro+ada por otro empleado di(erente -ue e(ect4a la : !utori acin Q #egociacinQ Co+ran asQ El sistema provee un m2todo adecuado para registrar en los li+ros anticipadamente el producto peridico de los al-uileres, regalas, intereses, y otros ingresos variosQ !E"I&T! & 5 El departamento de cuentas por co+rar (unciona independientemente de: Despac.oQ /acturacinQ Cuentas por Co+rarQ 5 *as cantidades -ue se registren son suministradas por alguien di(erente de -uien maneja las cuentas por co+rarQ

&odos los asientos de las cuentas individuales del cliente son registrados con +ase en las (acturas de ventas, reci+os de caja y otros documentos de+idamente autori adosQ $e separan regularmente +alances de las cuentas por co+rar y el encargado conserva papeles de tra+ajoQ Dic.os avances son reconciliados con las cuentas de control en el Mayor General por un empleado distinto de las Cuentas Por Co+rarQ ,n empleado distinto del encargado de las cuentas por co+rar revisa las sumas y compara el +alance de prue+a de clientes contra las cuentas individuales, para determinar -ue las partidas relacionadas est0n respaldadas por cuentas en el registro au1iliarQ 5 $e prepara peridicamente del an0lisis de las Cuentas por Co+rar y este an0lisis es revisado por un empleado -ue: #o toma parte del reci+o de (ondos de la compa6aQ El CajeroQ 5 Peridicamente se enva e1tractos de cuentas a clientesQ 5 En caso a(irmativo, e1isten procedimientos para prevenir -ue antes de su introduccin en el correo se produ can alteraciones o intercepcin por parte de personas -ue tengan el acceso a las remesas o pagos de clientesQ 5 *as respuestas de los clientes re(erentes a di(erencias de cual-uier orden, son reci+idas directamente o investigadas por alguien distinto de: El encargado de cuentas por co+rar El Cajero. 5 $e con(irman peridicamente los saldos de clientes por parte de: 5 El departamento de auditoria interna de la compa6aQ 5 !lguien independiente del encargado de cuentas por co+rar y del cajeroQ $ *!AN>A& 5 *as (unciones del cajero son independientes de las (unciones de: Em+ar-ueQ /acturacinQ )egistro de los au1iliares de cuentas por co+rar 5 *os ingresos de caja son reci+idos directamente por el cajero antes de -ue pasen por: El encargado de cuentas por co+rar !lguien responsa+le, por las (unciones de tenedura de li+ros de (acturacinQ 5 El cajero tiene a su cargo la custodia de los ingresos desde -ue se reci+en en sus departamento, .asta su depsito en el +ancoQ 5 En caso de -ue entregue los c.e-ues al encargado de cuentas por co+rar, el cajero prepara una listaQ 5 $e coloca en los c.e-ues provenientes de remesas o pago, un endoso restrictivo tan pronto como son reci+idosQ fnicamente para consignar en la cuenta de la empresa. 5 *os c.e-ues y el e(ectivo reci+ido se depositan intactos y el mismo da o el siguiente da .0+il. 5 En caso de ventas al contado o pago de documento -ue de+en ser devueltos al cliente, la cinta de la registradora, las +oletas de venta, reci+os de mostrador y cual-uiera otra in(ormaciones similares son preparadas y revisadas por un empleado independiente de -uien reci+e el e(ectivoQ 5 $i las co+ran as son .ec.as en una agencia o sucursal se depositan los ingresos en una cuenta +ancaria sujeta a retiros 4nicamente por la o(icina principal. % $0MENT & 5 *a aceptacin y prorroga de letras, pagares y c.e-ues post5(ec.ados a (avor de la compa6a son apro+ados por el je(e o gerente de cr2dito u otro (uncionario autori adoQ 5 $e lleva un registro de documentos por co+rarQ
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5 *os saldos pendientes en el registro de documentos por co+rar son compro+ados peridicamente por medio de un e1amen independiente de los pagares, letras y c.e-ue respectivos. 5 El total de los saldos pendientes en el registro, se comparan contra la respectiva cuenta de control por alguien distinto de la persona -ue custodia los documentosQ 5 *os pagares o las letras descontadas son registradas en el mayor por medio de una cuenta especial -ue permita ejercer control conta+le so+re ellosQ (! $E%IMIENT & 5A$T0!A$I=N "+tenga copias de las (acturas de venta por un perodo selecciona y comp0relo contra el au1iliar respectivo. Comprue+e la secuencia num2rica de las (acturas correspondientes al perodo seleccionado en el punto anterior. Compare las (acturas revisadas contra el cargo respectivo en las cuentas individuales de los clientes. 'eri(i-ue selectivamente los precios unitarios contra cat0logos o listas de precios y, en algunos casos, comprue+e los c0lculos y las sumas individuales. T!A& $0ENTA& ( ! $ *!A! 5 $i el departamento de em+ar-ue controla los despac.os de residuos de produccin o de mercancas, o+tenga varias ordenes de despac.o -ue co+ra tales envos y cercirese de -ue los ingresos por este concepto .an sido registrados. 5 $i el departamento de em+ar-ue no controla tales envos, o+tenga la in(ormacin pertinente por cual-uier otro medio y comp0relo contra el ingreso registrado. 5 $eleccione varios e1pedientes -ue contengan reclamos ya arreglados o en va de arreglo por concepto de da6os en transporte, perdidas aseguradas, etc. y e1amine los y determine si cada transaccin .a sido de+idamente registrada en los li+ros. 5 $eleccione varios e1pedientes -ue contengan reclamos pendientes y revsenlos para asegurarse -ue en verdad e1isten por ra n satis(actoria -ue no .aya permitido llegar un arreglo. 5 )evise selectivamente unas cuentas de empleados superiores y su+alternos para asegurarse de -ue las transacciones respectivas .an sido apro+adas de acuerdo con los procedimientos de la empresa. 5 )evise otras cuentas miscel0neas por co+rar para determinar si representan partidas corrientes, de pronto reem+olso. Especi(i-ue su concepto y antigeedad. 5 Circular los saldos de importancia relativa de otras cuentas por co+rar. !E"I&T! 5 "+tenga una copia de la relacin de cuentas por co+rar preparada por la empresa si es posi+le anali ada por edades: prue+e las sumas y compare su total contra la cuenta de control en el mayor. 5 Comprue+e los saldos de un n4mero seleccionado de cuentas tomadas del au1iliar respectivo, contra la relacin de saldos arri+a mencionada, compro+ando el an0lisis por edades y pro+ando el saldo aritm2ticamente desde la revisin anterior. 5 %nvestigue por un mes o m0s si las circunstancias as lo aconsejaren, cual-uier asiento en al cuenta de control proveniente de (uente di(erentes de a-uellas compro+adas. 5 "+tenga in(ormacin respecto a la poltica de la empresa en relacin con cuentas por co+rar. 5 Compare los asientos en la cuenta del control de clientes desde la (ec.a de nuestra circulari acin .asta el (inal del perodo contra el li+ro de ventas, caja u otras (uentes, repase visualmente las partidas individuales -ue (orman dic.os asientos e investigue cual-uier partida anormal. $ *!AN>A& 5 "+tenga los duplicados de los reci+os de consignacin +ancaria por un perodo seleccionado de das y veri(i-ue -ue est2n de+idamente sellados por un +anco como prue+a de .a+er reci+ido la suma consignada. 5 Compare los totales de tales reci+os contra los e1tractos +ancarios y el li+ro de caja, o+servando -ue los depsitos sean .ec.os oportunamente y en las mismas especies reci+idas.
5 'eri(i-ue el total de cada reci+o de consignacin contra los asientos respectivos en el registro de caja. 5 Comprue+e si las partidas .an sido a+onadas a la caja individual de cada cliente, tal como aparecen registradas en caja. % $0MENT & ( ! $ *!A! 5 $eleccione una muestra de documentos por co+rar y compare sus saldos y otros detalles contra los registros de conta+ilidad 5 Con(irme selectivamente los documentos por co+rar 5 Por medio de c0lculos, comprue+e -ue los intereses respectivos .ayan sido de+idamente registrados. A0%IT !IA 5INAL "+tenga relaciones de cuentas por co+rar al cierre del perodo y: 5 'eri(i-ue las sumas y coteje los saldos con el +alance de compro+acin y li+ro mayor. 5 Coteje las cantidades pendientes de co+ro con los registros au1iliares 5 Prue+e selectivamente la antigeedad de las cuentas pendiente de co+ro. $olicite con(irmacin de las cuentas seleccionadas y o+tenga duplicados y copias simples de las solicitudes de con(irmacin para usarlas como segundas con(irmaciones y copias de control, respectivamente. "+tenga con(irmacin de cantidades adecuadas por los directivos, (uncionarios, empleados, accionistas o propietarios y otros. Con(irme los saldos a cargo de la matri , su+sidiaria y a(iliadas, cuando no sea practico cotejar los saldos directamente con los li+ros de esas compa6as
TEMA No. 01 A0%IT !IA %E ESI&TEN$IA& $oncepto < descripcin *as e1istencias comprenden +ienes posedos por la empresa para su venta en el curso ordinario de la e1plotacin, o +ien para su trans(ormacin en el proceso productivo y posterior venta. *as partidas en e1istencia, -ue se mantienen para su venta o para ser usadas, directa o indirectamente, en la produccin en el ciclo normal de operaciones de la empresa, de+en incluirse en las cuentas correspondientes a e1istencias, denomin0ndolas mercaderas. *as empresas industriales ad-uieren materias primas y productos semiela+orados para someterlos a un proceso de ela+oracin y trans(ormacin en productos aca+ados aptos para su venta en el mercado, a-u de incluye a: materia primas, productos en proceso, productos semiterminados y su+productos y desec.os. En las empresas comerciales, por el contrario, no .ay ela+oracin ni trans(ormacin de las mercancas ad-uiridas, ya -ue venden al p4+lico los productos -ue compraron a los proveedores sin modi(icacin alguna. El ciclo normal de operaciones es generalmente menor de un a6oF por tanto, las e1istencias se clasi(ican como activo circulante. Casi todas ellas, sin em+argo, incluyen algunas partidas -ue no ser0n vendidas o utili adas durante el perodo de rotacin o ciclo normal. #o de+e olvidarse -ue una parte, -ui 0s la m0s importante, del capital de e1plotacin lo a+sor+en las ad-uisiciones de e1istencias -ue de+en trans(ormarse a su paso por la empresa.
El traspaso de dominio a la empresa es, generalmente, el (actor determinante del momento en -ue una partida de+e agregarse a las e(istencias y crearse el correspondiente pasivo. Desde el punto de vista de la auditoria, la ci(ra de almac2n es una partida muy importante en las empresas industriales y comerciales: por su volumen econmico con respecto al total de activoF por su repercusin en la cuenta de resultados, ya -ue el criterio de valoracin a(ecta directamenteF por su repercusin (inanciera en +ase a su importancia so+re el activo circulante. Por lo -ue respecta a los criterios de valoracin aplica+les a las e1istencias, seg4n la legislacin vigente se de+e utili ar el precio de ad-uisicin para los +ienes ad-uiridos, o +ien el coste de produccin, para los productos (a+ricados por la empresa, $!*'" -ue su precio en el mercado sea in(erior, en cuyo caso se tomar0 2ste. (recio de Ad?uisicin, es el precio consignado en la (actura m0s todos los gastos adicionales -ue se produ can .asta la llegada al almac2n. $osto de produccin, se determinar0 a6adiendo al precio de ad-uisicin de las materias primas y de otras, materias consumidas, los costes directamente imputa+les al producto y la parte proporcional -ue ra ona+lemente le corresponda de los costes indirectamente imputa+les al producto. Cuando el valor de mercado de cual-uiera de estos +ienes sea in(erior a su precio de ad-uisicin o coste de produccin, .a+r0 -ue e(ectuar la correspondiente correccin valorativa, es decir, se dotar0 la pertinente provisin si la depreciacin es reversi+le, si (uera irreversi+le, tam+i2n se tendr0 en cuenta esta circunstancia al valorar las e1istencias. Cuando se trate de +ienes cuyo precio de ad-uisicin o coste de produccin no se puedan identi(icar de modo individuali ado, se adoptar0 como car0cter general el m2todo del precio medio ponderado. &am+i2n se podra adoptar otro an0logo M*%/", /%/",..C si la empresa lo considera conveniente. -.etivos de auditoria *os principales o+jetivos del auditor en esta 0rea son los de llegar a determinar: 7. Oue las cantidades correspondientes a los saldos mostrados en el grupo de e1istencias, -ue (iguran en el +alance e inventario, e1isten, no se .an producido omisiones, (iguran en los saldos del mayor y si todas las e1istencias son propiedad de la empresa. E. Oue los productos est2n valorados de acuerdo con los principios de conta+ilidad generalmente aceptados, aplicados con uni(ormidad en relacin al ejercicio anterior y correctamente presentados en el +alance. De no ser as, el +alance no representar0 de manera (iel y ra ona+le el estado econmico de la empresa. *a valoracin de+er0 re(erirse a las materias primas, los productos en curso y los aca+ados. ;. Compro+ar si e1iste una provisin por depreciacin de e1istencias adecuada para p2rdidas para los casos de: Partidas de lento movimiento, o+soletas o da6adas. Partidas cuyo valor neto de reali acin o de mercado sea in(erior al coste. Contratos a largo pla o. I. Determinar las restricciones -ue pudieran e1istir so+re el derec.o de propiedad por parte de la empresa Mem+argos, (ian as, garanta, pignoracin, etc.C, y compro+ar si 2stos est0n recogidos en los estados (inancieros.
<. 'eri(icar si los m2todos de control interno relacionados con las entradas y salidas de mercanca son adecuados y e(icaces. 9. Compro+ar la e1istencia de sistemas adecuados de custodia, proteccin, prevencin de da6os o p2rdidas y co+erturas para las -ue pueden producirse. K. )ati(icar -ue los movimientos de e1istencias entre perodos consecutivos .an sido de+idamente registrados en el perodo en el -ue se produjo el movimiento (sico. -.etivos de control interno *a evaluacin del control interno persigue el conocimiento de los criterios organi ativos y conta+les esta+lecidos por la empresa para garanti ar el correcto (uncionamiento del 0rea de e1istencias, con el (in de determinar los puntos d2+iles del sistema y el alcance, naturale a, momento y contenido de los procedimientos -ue de+en ponerse en pr0ctica para cumplir los o+jetivos esta+lecidos por la auditoria, en (uncin del nivel de con(ian a o(recido por el propio control interno. Pueden esta+lecerse los siguientes aspectos (undamentales del control interno: 7. ,na apropiada segregacin de (unciones de custodia, registro, recepcin, almacenaje y em+ar-ue de las e1istencias. E. ,n control de las e1istencias (sicas mediante un adecuado registro de las entradas y salidas de mercancas, utili ando un sistema de inventario permanente y reali ando inventarios (sicos peridicos. ;. Esta+lecimiento de normas concretas para la valoracin de las e1istencias. I. !decuada proteccin (sica de los inventarios y cerciorarse de -ue e(ectivamente .ay una co+ertura de seguros su(iciente para todas las e1istencias. ,n modelo, con preguntas cerradas, como el -ue a-u se presenta ayuda a ver las de+ilidades del control interno. (rocedimientos de auditoria En el caso concreto del 0rea de e1istencias, de+en incluir: 7. "+servacin del conteo (sico reali ado por el cliente, teniendo en cuenta -ue sean completos y recojan los siguientes aspectos: /ec.a y .ora del inicio del inventario. !signacin de responsa+les para los recuentos (sicos. Descripcin de los materiales. Determinacin de las di(erencias entre el primer y el segundo recuento. $eparacin de los materiales -ue no son propiedad de la empresa. ?ay empresas -ue tienen implantado un control de e1istencias mediante recuentos rotativos o planes de muestreo, con lo -ue pretenden evitar un recuento total. El auditor de+e compro+ar si los procedimientos empleados son lo +astante (ia+les como para producir unos resultados sustancialmente iguales a los de un recuento total. $i .ay e1istencias en poder de terceros MdepsitosC, de+er0 o+tenerse con(irmacin por escrito. Por 4ltimo se recoger0n los 4ltimos partes de entradas y salidas, antes y despu2s del inventario (sico, para su veri(icacin posterior con los registros conta+les. E. 'eri(icacin de la e1actitud de las e1istencias en cantidades, precios unitarios y correccin aritm2tica. Para asegurarse de -ue las e1istencias son e1actas, .a+r0 -ue: reali ar prue+as selectivas so+re operaciones aritm2ticas, veri(icar -ue no se .an incluido cantidades propiedad de terceros, as como la clasi(icacin en materias primas, productos terminados y en curso. ;. 'eri(icacin de la conta+ili acin y valoracin de las e1istencias. &al ve este sea el pro+lema m0s importante y a la ve di(cil de anali ar desde el punto de vista de la auditoria. ,na valoracin mal aplicada (alsea tanto el patrimonio de la empresa como su cuenta de resultados.
Materias primas. !l no .a+er e1perimentado ninguna trans(ormacin, es relativamente sencillo, aun-ue la+orioso su recuento. E1isten unas (acturas de proveedores en las -ue se puede compro+ar su valoracin. Productos en curso y terminados. #ormalmente, de compro+acin m0s di(cil. Esta, se centra en la valoracin de los productos en curso y los aca+ados, donde no slo se de+e limitan a controlar el n4mero de unidades, sino adem0s de+e controlar en -u2 (ase de produccin se encuentra. $i e1iste un adecuado sistema de costes, el auditor de+e asegurarse de la (ia+ilidad del mismo. Mediante un muestreo se reali ar0 la prue+a. En el caso de -ue no e1iste, o dic.o sistema no o(re ca garantas, es casi inevita+le una salvedad en el in(orme. #o o+stante, el auditor puede .acer una comparacin de valoraciones individuales con la cuenta glo+al de resultados de la propia empresa y otras similares del sector de las -ue se tenga datos. I. Prue+as so+re el sistema de corte de operaciones. $e de+e veri(icar el coste de las operaciones de compras y e1pediciones utili ando la in(ormacin de la (ec.a de inventario. $e revisar0 la numeracin de los al+aranes de entrada y salida. /inalmente, se seleccionar0n algunas (acturas de ventas y compras de importancia, reali adas antes y despu2s de la (ec.a de cierre y se compro+ar0 si su conta+ili acin .a sido correcta. (ro/rama de tra-a.o El programa de tra+ajo para el 0rea de e1istencias, de+e contener +0sicamente los siguientes puntos: 7. !spectos generales: aC )evisin y actuali acin de procedimientos conta+les y de control interno en esta 0rea. bC )esumen de puntos (uertes y d2+iles para determinar el alcance y oportunidad de los procedimientos de auditoria aplica+les. cC )esumen de sugerencias o recomendaciones para mejorar el control interno y comentarios con el encargado del tra+ajo y con la direccin de la entidad. E. !spectos espec(icos Mrelativos a la compara+ilidad de la in(ormacinC: aC En la valoracin de e1istencias, se de+er0n e(ectuar las siguientes tareas: $e .an de revisar los procedimientos utili ados para la valoracin de las e1istencias. $eleccionar un listado de las partidas m0s importantes para veri(icar su valoracin de acuerdo con el sistema esta+lecido por la empresa. 'eri(icar la valoracin de la produccin en curso, compro+ando el grado de incorporacin de las materias primas, mano de o+ra y gastos de (a+ricacin. !segurarse -ue todos los productos -ue (ueron detectados como o+soletos, o con otros pro+lemas en el inventario (sico, .an sido considerados como tal por la empresa. bC $e de+er0 reali ar la veri(icacin del corte de operaciones de compras y e1pediciones, utili ando la in(ormacin o+tenida en la (ec.a del inventario (sico. Despu2s se revisar0 la secuencia num2rica de los al+aranes de entradas y salidas, para veri(icar la segregacin de los movimientos de e1istencias. Por 4ltimo, se seleccionar0n algunas (acturas de ventas y compras reali adas antes y despu2s de la (ec.a del inventario (sico, y se determinar0 si su conta+ili acin .a sido correcta. (rincipios < normas conta-les Como consecuencia del cam+io de m2todo de valoracin las modi(icaciones de criterios conta+les de+en tener un car0cter e1cepcional y sustentarse en transmitir una imagen (iel de la empresa. De acuerdo con normas de valoracin, cuando se produ ca la modi(icacin del criterio, de+en calcularse las variaciones de activo y pasivo y registrarse el e(ecto acumulado de las mismas al inicio del ejercicio, como un gasto o ingreso de ejercicios anteriores dentro de los resultados e1traordinarios. En las cuentas anuales, se de+e justi(icar el cam+io en la memoria y la incidencia cuantitativa y cualitativa de la variacin.
*os principios conta+les y criterios de valoracin m0s signi(icativos, son los siguientes: 7. Para la valoracin de las e1istencias se aplicar0 como criterio general la norma de valoracin -ue indica -ue se valorar0n al precio de ad-uisicin Mo coste de mercado si 2ste (uera menorC, o +ien el costo de produccin. El precio de ad-uisicin incluir) el consi nado en factura m)s todos los astos adicionales *ue se produzcan +asta *ue las mercanc,as se +allen en el almacn %transporte# se uros# impuestos indirectos# etc.). El importe de los impuestos indirectos -ue gravan la ad-uisicin de las e1istencias solo se incluir0 en el precio de ad-uisicin cuando no sea recupera+le. El costo de produccin se determinar) computando el precio de ad*uisicin de las materias primas $ otras materias consumibles# en la parte *ue le sea razonablemente imputable# as, como la mano de obra $ otros astos indirectamente imputables en la medida *ue tales costes correspondan a per,odo de fabricacin. Por valor de mercado se entender) el valor de reposicin o realizacin# utilizando para mantener el valor +istrico de balance las provisiones. Cuando se trate de +ienes cuyo precio de ad-uisicin no sea identi(ica+le de modo individuali ado, se adoptar0 con car0cter general el m2todo del precio medio o coste medio ponderado. *os m2todos /%/" y *%/" u otros an0logos son acepta+les, si la empresa los considera m0s convenientes para su gestin. PMP: 'alora las salidas de acuerdo con la media de los precios de ad-uisicin de las e1istencias en ese momento, ponderados por las cantidades ad-uiridas. /%/": )ecoge las iniciales de la e1presin first in# first out Mprimera entrada, primera salidaC y valora las salidas de acuerdo con el precio de la partida comprada antes y, cuando 2sta no es su(iciente, se empie a a computar el precio de las unidades -ue correspondan de la siguiente entrada, y as sucesivamente. !s las e1istencias (inales -uedan valoradas a los precios m0s recientes. *%/": &oma las iniciales de last in# first out M4ltima entrada, primera salidaC y valora las salidas de acuerdo con el precio de la 4ltima partida comprada y, cuando 2sta no es su(iciente, se empie a a computar el precio de las unidades -ue correspondan a la entrada anterior, y as sucesivamente. !s las e1istencias (inales -uedan valoradas a los precios m0s antiguos. *as e1istencias podr0n ser o+jeto de correcciones de valor de+ido a: aC P2rdidas de valor reversi+les, es decir, cuando el valor de un +ien o cual-uier otro valor -ue le corresponda sea in(erior al precio de ad-uisicin o al coste de produccin, siempre -ue dic.a di(erencia se considere recupera+le. *as p2rdidas de valor reversi+les se re(lejan mediante las provisiones correspondientes. De+e darse in(ormacin en la memoria del procedimiento seguido para la estimacin de las provisiones por depreciacin de e1istencias y su desglose. bC P2rdidas de valor irreversi+les, -ue son a-uellas -ue no se pueden recuperar con el paso del tiempo. "riginan -ue se tenga presente dic.a circunstancia al valorar de (orma e1traconta+le las e1istencias (inales. ;. Para la imputacin conta+le a su correspondiente ejercicio econmico de las operaciones de venta reali adas por la empresa se atender0 generalmente a la (ec.a de devengo y no a la de co+ro o pago. Aspectos fundamentales del control interno *os puntos m0s importantes del control interno de la empresa, son los siguientes: 7.5 Control permanente de las empresas. E.5 )eali ar inventarios (sicos, peridicos en (orma relativa. ;.5 Esta+lecer las medidas adecuadas para garanti ar la (ia+ilidad de estos inventarios (sicos. I.5 %nvestigar y aclarar las di(erencias -ue se puedan producir entre los inventarios (sicos y los saldos conta+les. <.5 Cumplimentar al+aranes prenumerados, tanto para las entradas como para las salidas (sicas de los materiales.
9.5 Mantener una conta+ilidad analtica para el control de los costos de los materiales. K.5 !decuada consideracin de las partidas o+soletas e de lente movimiento. Por otro lado, vamos a destacar una serie de puntos d2+iles: 7.5 De(iciente ordenacin (sica de los almacenes y (alta de segregacin entre los mismos. E.5 /alta de control so+re las entradas y salidas de materiales y la (alta de personal -ue se responsa+ilice de este aspecto. ;.5 En relacin a la reali acin de los inventarios (sicos, est0 la ine1istencia de instrucciones por escrito, tam+i2n el no detener la produccin y el movimiento de los almacenes el da o los das en los -ue se e(ect4a el inventario. &am+i2n el no utili ar tarjetas prenumeradas y el no reali ar do+les recuentos. I.5 #o conciliar peridicamente las tarjetas de inventarios permanentes con los saldos de las cuentas del mayor. <.5 %ne1istencia de un procedimiento esta+lecido para el control y la valoracin de los desperdicios, su+productos,... 9.5 /alta de instrucciones para garanti ar la segregacin de los movimientos de e1istencias entre perodos, de (orma adecuada. K.5 $e6alar la (alta de revisin de las operaciones aritm2ticas. -.etivos de auditoria *a validacin de las e1istencias, implica determinar correctamente si: 7.5 *os stocBs -ue aparecen en el +alance de (in de ejercicio, est0n adecuadamente presentados, e1isten realmente, se .ayan en +uenas condiciones de utili acin, no .ay m0s e1istencias en poder de la empresa. E.5 Determinar si las e1istencias se .ayan valoradas correctamente seg4n los principios de conta+ilidad generalmente aceptados y adem0s, si e1iste una provisin su(iciente para los artculos de lenta rotacin, artculos deteriorados u o+soletos. ;.5 $i las e1istencias pignoradas o sujetas a determinadas garantas u otros grav0menes, est0n claramente di(erenciadas en el almac2n. I.5 $e .ayan conta+ili ado adecuadamente las entradas y salidas de almac2n y las e1istencias se .ayan correctamente determinadas respecto a cantidades, valoracin, c0lculos, porcentajes,... de (orma similar a la utili ada en ejercicios anteriores. <.5 *a conta+ili acin de cada tipo de e1istencia se corresponde con el inventario y con la naturale a de cada producto. &am+i2n -ue se re(leje en cuentas especiales las e1istencias -ue est2n depositadas en almacenes ajenos Men tr0nsito o en consignacinC y las -ue est2n en la empresa siendo propiedad ajena, as como tam+i2n los envases a devolver. 9.5 *os procedimientos esta+lecidos para la determinacin de los costes de compra y (a+ricacin, se .ayan desarrollado de acuerdo a la poltica de la empresa y en consonancia a la de a6os anteriores. K.5 *as relaciones de e1istencias se .an recogido, sumado y resumido correctamente en los registros conta+les. (rocedimientos de validacin ?ay -ue considerar dos aspectos (undamentales, en estos procedimientos: !C 'alidacin de la e1istencia (sica BC Compro+acin del valor !C ,ALI%A$I N %E LA ESI&TEN$IA 5I&I$A , el valor de esas e1istencias -ue aparecen en esos estados (inancieros, puede estar +asado en el recuento (sico del (inal de ejercicio, o +ien en las cuentas de inventario permanente -ue puedan compro+arse de tres (ormas principales:
7.5 )ecuento rotativo a lo largo del ejercicio E.5 )ecuento peridico de todas las e1istencias a (inal del ejercicio ;.5 Criterio mi1to !ecuento rotativo a lo lar/o del e.ercicio , consiste en compro+ar cada mes, un determinado n4mero de productos, de acuerdo con un programa -ue, incluye todas las e1istencias un o dos veces al a6o. Esto sera lo m0s aconseja+le, cuando se puede reali ar. !ecuento peridico de todas las eBistencias a final del e.ercicio , en am+os casos M7 y EC, el auditor de+er0 presenciar, si es posi+le, estos recuentos (sicos en su totalidad, o +ien por un muestreo -ue sea representativo. $riterio miBto, consiste en un recuento rotativo para las materias primas, mercaderas, productos terminados y un recuento peridico al (inal del ejercicio para los productos en curso de (a+ricacin. En cual-uier caso, durante el recuento de+en interrumpirse las entradas y salidas en almac2n Mpara evitar con(usionesC o +ien mantenerlas separadas .asta con(irmar el recuento. *as di(erencias -ue apare can entre ese recuento (sico y las -ue revelen las cuentas de inventario permanente, de+er0n ser duali adas y como es o+vio, las cuentas de inventario permanente, de+er0n ser corregidas en (uncin de los recuentos (sicos .ec.os. El personal encargado del recuento (sico de+e cam+iar de ve en cuando, y no de+e ser el mismo -ue tenga la responsa+ilidad del almac2n y de los inventarios permanentes y adem0s de+e e1istir el (actor sorpresa M en el sentido de -ue no se sepa los artculos a compro+ar cada ve C, tam+i2n .ay -ue tener en cuenta -ue las e1istencias (inales de almac2n van a depender de las e1istencias iniciales y de las entradas y salidas durante el perodo, por lo -ue tam+i2n .a+r0 -ue compro+ar estos aspectos. En este sentido, 5 las entradas en almac2n pueden ser por compra, (a+ricacin, devolucin de clientes o de talleres, ajustes de recuento de inventario,....., entre otras. 5 las salidas de almac2n pueden ser por ventas, consumos propios, devoluciones a proveedores, +ajas en inventario, destruccin o ro+o,.... De+emos compro+ar las e1istencias en curso de (a+ricacin y el auditor se de+e cerciorar de -ue realmente est0n en curso y no incluye productos rec.a ados, ni semiterminados, ni terminados,... $e de+en compro+ar las e1istencias -ue est0n en consignacin o en depsito, y lo mismo sucede con esas e1istencias -ue est0n pignoradas o sujetas a determinadas garantas. BC $ M(! *A$I N %EL ,AL ! %E LA& ESI&TEN$IA&) el !uditor .a de compro+ar -ue el coste de los artculos -ue integran las e1istencias se .an determinado de acuerdo con las directrices de la empresa, las cuales est0n en consonancia con los criterios utili ados en el ejercicio anterior. !s: ^ ?a+r0 -ue compro+ar el costo de compra con las (acturas de proveedores, los reci+os de los portes,.... y estos importes se .a+r0n de corresponder.
^ ?a+r0 -ue compro+ar el costo de (a+ricacin de los productos terminados y semiterminados con los valores de consumo de materiales, de la mano de o+ra aplicada con la imputacin de todos los dem0s costes de (a+ricacin y trans(ormacin. ^ ?a+r0 -ue ver el precio de mercado de las distintas clases de e1istencias y compro+ar -ue se determina de acuerdo a los datos disponi+les al cierre del +alance. MWa sea con los +oletines de coti acin, valor de reali acin,....C ^ ?ay -ue compro+ar -ue entre el precio de mercado y el de ad-uisicin se aplica el menor de los dos, -ue se .an calculado correctamente las previsiones, -ue los criterios de valoracin se corresponden con los -ue seguan en a6os anteriores. ^ ?ay -ue compro+ar -ue se .an eliminado +ene(icios internos. ^ ?a+r0 -ue .acer una veri(icacin de la e1actitud aritm2tica de los listados de e1istencia. ?a+r0 -ue o+tener un listado de las e1istencias con cantidades, precio unitario, precio total, y una descripcin de las mismas. ^ ?a+r0 -ue compro+ar las sumas y multiplicaciones Mprue+a selectivaC, compro+ar las cantidades de los inventarios (sicos con ese estado de e1istencia. E.emplos de prue-as sustantativas E1istencia u ocurrencia 7. *as e1istencias incluidas en el +alance general e1isten (sicamente. *as e1istencias representan partidas mantenidas para la venta o uso en el curso normal del negocio Prue+as: "+servar conteos (sicos de las e1istencias. "+tener con(irmacin de e1istencias en u+icaciones (uera de la entidad. Pro+ar las transacciones de e1istencias -ue ocurran entre la (ec.a del inventario (sico y la (ec.a de +alance. )evisar registros permanentes de e1istencias, registros de produccin y registros de compra para o+tener in(ormacin so+re la actividad actual. Comparar e1istencias con cat0logo vigentes de ventas y ventas y guas de despac.o posteriores. Emplear el tra+ajo de especialistas para corro+orar la naturale a de los productos especiali ados Inte ridad 7. *as cantidades de e1istencias incluyen todos los productos, materiales e insumos disponi+les. "+servar conteos (sicos de las e1istencias. Comparar, en (orma analtica la relacin entre los saldos de e1istencias con compras, produccin y actividades de ventas recientes Pro+ar procedimientos de corte para despac.os y recepcin de e1istencias. E. *as cantidades de e1istencias incluyen todos los productos, materiales e insumos de propiedad de la entidad -ue est0n en tr0nsito o almacenados en localidades e1ternas ;. *os listados de e1istencias est0n compilados correctamente y los totales se incluyen de+idamente en las cuentas de e1istencias Prue+as: Comparar, en (orma analtica la relacin de saldos de e1istencias entre las compras recientes, la produccin y actividades de ventas. Pro+ar procedimientos de corte para despac.os y recepcin de e1istencias. Cotejar los conteos de prue+as registrados por el auditor durante la o+servacin de inventario (sico con los listados de e1istencias. Compro+ar la inclusin de todas las eti-uetas de inventario y .ojas de conteo empleados en
el registro de los conteos de e1istencias (sicas. Pro+ar la e1actitud de los listados de inventarios. Conciliar los conteos (sicos con los registros permanentes y saldos del li+ro mayor e investigar (luctuaciones importantes Derec.os y o+ligaciones 7. *a entidad tiene dominio legal o derec.os similares de propiedad so+re las e1istencias. E. *as e1istencias e1cluyen partidas (acturadas a clientes o e1istencias de propiedad de terceros. Prue+as: "+servar los conteos (sicos de las e1istencias. "+tener con(irmacin de las e1istencias en localidades (uera de la entidad. E1aminar (acturas de proveedores pagadas, acuerdos de consignacin y contratos. E1aminar (acturas de proveedores pagadas, acuerdos de consignacin y contratos. Pro+ar procedimientos de corte para despac.os y recepcin de e1istencias. ;. *as e1istencias est0n correctamente presentadas al costo Me1cepto cuando el valor de mercado es in(eriorC I. *as partidas de lento movimiento, en e1ceso, de(ectuosas y o+soletas incluidas en e1istencias est0n de+idamente identi(icadas <. El valor de las e1istencias se reduce, si corresponde, al costo de reposicin o valor neto de reali acin Prue+as: E1aminar (acturas de proveedores pagadas. )evisar el valor de mano de o+ra directa asignada Pro+ar el c0lculo de las cuotas est0ndar de gastos indirectos. E1aminar an0lisis de variaciones del costo est0ndar de (a+ricacin y compra. E1aminar an0lisis de rotacin de e1istencias )evisar e1periencia y tendencias de la industria. Comparar, en (orma analtica, la relacin entre saldos de e1istencias y el volumen de ventas esperadas. 'isitar la planta Consultar al personal de produccin y ventas respecto de posi+les partidas de e1istencias o+soletas o e1cesivas. "+tener coti aciones del valor actual de mercado )evisar costos actuales de produccin. E1aminar ventas despu2s de (in de a6o y compromisos pendientes de rdenes de compra. Presentacin y revelacin 7. *as e1istencias se clasi(ican apropiadamente en el +alance como activos circulantes. E. *as principales categoras de e1istencias y sus +ases de valuacin est0n de+idamente reveladas en los estados (inancieros ;. *a prenda o garanta de e1istencias est0 de+idamente revelada. Prue+as: )evisar +orradores de los estados. )evisar +orradores de los estados (inancieros Comparar la in(ormacin revelada en los estados (inancieros con los re-uerimientos de principios conta+les generalmente (inancieros aceptados. "+tener con(irmacin de e1istencias en prenda +ajo acuerdos de pr2stamos. $0E&TI NA!I %E $ NT! L INTE!N %E ESI&TEN$IA& Empresabbbbb.bbbbbbbbbbbbbbbbbb.. 'ec+a- .......................... Lrea: Ea%$&E#C%!$ Realizado por...................... Revisado por...................... Pregunta $i #o #N! "+servaciones 7. C,$&"D%! ?ay -ue compro+ar si las
7.7. S$e .an (ijado claramente las responsa+ilidades de cada uno de los almaceneros, si e1isten variosQ 7.E. S$on adecuadas las precauciones contra el ro+oQ S$e conservan las e1istencias en almacenes +ajo llave a los -ue slo tienen acceso las personas autori adasQ
responsa+ilidades por las mercancas est0n correctamente asignadas a cada uno de los empleados. $e de+en (ijar las responsa+ilidades para asegurarse de -ue las mercancas no pueden ser retiradas sin la de+ida autori acin. $i los almaceneros de+en .acerse responsa+les por las mercancas -ue est0n +ajo su custodia, de+en tener, adem0s de un control (sico so+re 2stas, justi(icantes adecuados de las recepciones y envos
7.;. S$e encuentran las mercancas de+idamente protegidas Contra el deterioro (sicoQ 7.I. S'eri(ican los almaceneros las cantidades reci+idas contra los in(ormes de produccin, recepcin y otrosQ
7.<. S$e .acen todas las entregas de almac2n tan slo mediante la presentacin de solicitudes de+idamente apro+ados y prenumeradosQ 7.9. S$e e1ige a los almaceneros -ue in(ormen acerca de las mercancas o+soletas, no utili a+les, de poco movimiento o estropeadasQ 7.K. S!prue+a un empleado responsa+le, la eliminacin de las mercancas da6adas, o+soletas o no utili a+lesQ 7.A. SE1iste una poltica de provisiones para o+solescenciaQ 7.8. SE1iste un acondicionamiento (sico de los almacenes -ue (acilite los recuentos, una proteccin adecuada, un cmodo manejo y una pronta locali acinQ E. )EG%$&)"$ DE %#'E#&!)%" PE)M!#E#&E E.7. S$e llevan inventarios permanentes Mdatos de cantidad W valorC en relacin con las partidas m0s importantes del almac2nQ
*os registros de inventario permanente controlan las e1istencias (sicas -ue de+e .a+er y suministran in(ormacin ptima so+re las rupturas de stocB -ue pueden producirse.
E.E. Cuando se llevan cuentas individuales, Sse cuadra su importe peridicamente con la cuenta de controlQ
,na parte esencial del control interno es la e1igencia de -ue todas las cuentas au1iliares de+en ser cuadradas con la cuenta de control -ue se .a originado independientemente. $in esta segregacin, el responsa+le del registro puede cancelar mediante anotaciones
inde+idas las di(erencias o (altantes. $i es necesario por conveniencia reunir las dos (unciones en una misma persona, el control con el mayor de+e ser revisado por otro empleado. *as anotaciones en los registros de+e originarse tan slo en documentos apropiados. Como las mercancas e1pedidas en consignacin son propiedad de la empresa .asta -ue se venden, .ay -ue llevar el mismo control -ue el ejercido so+re las mercancas en almac2n. *o mismo, pero a la inversa, para las mercancas reci+idas en consignacin. Ello supone el esta+lecimiento de controles en la conta+ili acin de estos +ienes, para evitar la posi+ilidad de -ue se incluyan estas mercancas en el inventario (sico de la empresa.
E.;. *as personas -ue llevan los registros Sson distintas de las encargadas de custodiar las e1istenciasQ
E.I. S$e llevan registros adecuados para: 7. *as mercancas en almac2n, por grupos de productosQ E. las mercancas en poder de proveedores, en depsito, en consignacin u otrosQ ;. las mercancas reci+idas en consignacin, en calidad de pr2stamo, etc.Q
E.<. S$e revisan peridicamente los registros con el propsito de determinar las e1istencias -ue tienen poco MovimientoQ ;. %#'E#&!)%" /Z$%C" ;.7. S$e e(ect4a un recuento (sico de todas las e1istencias en almac2n Mincluidas las mercancas reci+idas en consignacin y otrasC: al (inal del ejercicio econmicoQ Peridicamente durante el a6oQ ;.E. En relacin con la mercanca enviada en consignacin, en poder de proveedores, o en depsito: S$e e(ect4a un recuento (sico a (inal de a6oQ S$e con(irman las e1istencias a (inal de a6oQ S$e e(ect4an recuentos (sicos peridicamenteQ S$e con(irman las e1istencias peridicamenteQ ;.;. SE1iste un programa de(inido de recuentos rotativos de las e1istenciasQ ;.I. *os procedimientos -ue se siguen para llevar a ca+o los recuentos (sicos Scomprenden: ,nas instrucciones adecuadas por escritoQ ,na supervisin adecuadaQ ,na identi(icacin clara de las e1istencias da6adas y anticuadas, de los derec.os, etc.Q
*a e1istencia (sica de la mercanca enviada en consignacin o guardada en almacenes e1teriores de+e ser con(irmada peridicamente a la empresa por sus tenedores. Estas con(irmaciones de+en +asarse en recuentos (sicos o registros adecuados de inventario, y .an de ir (irmadas por el responsa+le de la mercanca. !simismo, peridicamente se de+en veri(icar (sicamente las e1istencias. Para asegurar una toma adecuada de inventario, se de+e preparar unas instrucciones -ue indi-uen todos los
El recuento de las partidas y el acceso a las tarjetas o eti-uetas de recuento por parte de personas ajenas a la custodia de las e1istenciasQ *a veri(icacin posterior, o do+le, de los recuentos y de las descripciones, en a-uellos casos en los -ue no se llevan registros de inventario permanente o cuando las di(erencias con las .ojas del inventario permanente son signi(icativasQ El empleo de tarjetas o eti-uetas numeradas con anticipacin y de+idamente controladasQ *a adecuada identi(icacin del corte de produccin, de envos, de recepcin de mercancas, etc.Q *a investigacin cuidadosa de los so+rantes o (altantes de importanciaQ El ajuste inmediato de los li+ros por ra n de las di(erencias detectadas en los inventarios (sicos, de+idamente apro+ado por un empleado responsa+le -ue no tenga relacin con el personal de almac2nQ
productos a inventariar, el modo de .acer el registro de tal recuento y el procedimiento para e(ectuar un corte satis(actorio de las salidas y entradas, de tal (orma -ue las ventas y las compras sean registradas en el perodo adecuado. *as mercancas mantenidas en consignacin de+en ser adecuadamente identi(icadas para evitar su inclusin en el inventario. *a tarea de determinar cu0ndo las mercancas est0n o+soletas, y de apro+ar el reajuste de su valoracin no de+e encargarse a un empleado de compras, pues, de .acerse as, 2ste podra reali ar compras e1cesivas y luego disponer de los +ienes en su +ene(icio. *os empleados responsa+les de las e1istencias y de los registros de inventario no de+en ser los 4nicos responsa+les de los recuentos. En cuanto al empleo de tarjetas, de+en esta+lecerse m2todos para evitar la alteracin de los registros y la preparacin de tarjetas en las -ue se .agan aparecer cantidades -ue no e1isten. &odas las tarjetas Plas utili adas, las anuladas y las so+rantesP de+en ser controladas por un empleado responsa+le. $i surgen di(erencias en la comparacin entre el recuento (sico y los registros, de+en ser investigadas por personas -ue no tengan acceso a las e1istencias. ?ay -ue identi(icar la causa de las di(erencias y tomar las medidas pertinentes para el (uturo. El ajuste de los registros al inventario (sico de+e .acerse despu2s de -ue las di(erencias .ayan sido totalmente investigadas y con la apro+acin de un empleado responsa+le.
C,E$&%"#!)%" DE C"#&)"* %#&E)#" C!=! W B!#C"$ P)EG,#&!$: !.7 /ondo /ijo: 7. SEl responsa+le del (ondo (ijo es un empleado independiente de la recepcin de los (ondos, co+ran as y recepcin de dinero en generalQ E. S$e .a determinado la naturale a del uso del (ondo (ijoQ. ;. SEl responsa+le lleva un li+ro au1iliar de conta+ilidad para el control del (ondo (ijoQ. I. S$e considera -ue el monto del (ondo (ijo es ra ona+leQ. <. S$e .a esta+lecido un tope m01imo de los gastos individuales con el (ondo (ijoQ. 9. S$e utili an compro+antes prenumeradosQ. K. S&odo re-uerimiento de (ondo, previamente son apro+ados por alg4n (uncionario autori adoQ. SOui2nesQ. A. S*os compro+antes de egresos se marcan con un sello (ec.ador pagadoQ. 8. S$e .a determinado un pla o m01imo para la li-uidacin de vales provisionales Mindicar cada -ue tiempoCQ. 7: S*os c.e-ues de reposicin se giran a nom+re del responsa+le del (ondoQ. 77. S$e practican ar-ueos (recuentes y sorpresivos por personal independiente del (ondoQ S$e deja constancia de los ar-ueos reali ados mediante actasQ. 7E. SMediante -u2 documento se reali la
#N!
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autori acin del (ondo (ijoQ.
C,E$&%"#!)%" DE C"#&)"* %#&E)#" C!=! W B!#C"$ P)EG,#&!$: 7;. S$e .a pro.i+ido el canje de los c.e-ues personalesQ 7I. SMencione con -ue periodicidad se solicita normalmente el reem+olso del (ondo (ijo y cual es el monto apro1imado de los pagos e(ectuados a trav2s del (ondoQ. !.E C!=!5 %#G)E$"$ W C"B)!#Y!$: 7. S *os (ondos decepcionados se depositan en +ancos ntegramente y a la +revedad posi+leQ. SDentro de las EI .orasQ. E. S*os ingresos de caja est0n centrali ados en una persona -ue no tiene autori acin para (irmar c.e-ues, no tiene acceso a registros conta+les y no maneja conciliaciones +ancariasQ. ;. SEl cajero prepara .ojas de depsitos +ancarios detall0ndose los conceptosQ I. Se1isten reci+os pre5numerados para controlar los ingresos reci+idosQ. <. S&odas las personas -ue manejan e(ectivo u operaciones en e(ectivo, se encuentran aseguradas o a(ian adasQ. 9. SE1isten co+ran as -ue no son depositados inmediatamenteQ Spor -ueQ SOui2n guarda los (ondos mientras no se depositanQ. K. SEsta pro.i+ido el canje de c.e-ues personales de ejecutivos. /uncionarios, empleados y tercerosQ. #N! $% #" C"ME#&!)%"$
A. S$e li-uidan los compro+antes de egresos provisionales en un pla o m01imo determinadoQ SCu0ntas .orasQ C,E$&%"#!)%" DE C"#&)"* %#&E)#" C!=! W B!#C"$ P)EG,#&!$: 8. SEl cajero sale de vacaciones con regularidadQ SOui2n lo rempla aQ 7: SDescri+a como se controlan las ventas al contadoQ. 77. SDescri+a como se controlan las co+ran as por co+radoresQ. !.; C!=! EG)E$"$: 7. S$e lleva un registro detallado del control de los desem+olsosQ E. S&odos los pagos a e1cepcin de los del (ondo (ijo de caja c.ica, son .ec.os mediante c.e-uesQ. ;. S$e .acen los pagos solamente +as0ndose en compro+antes apro+ados y con la documentacin sustentatoria respectivaQ SOui2n los aprue+aQ. I. SE1isten c.e-ues (irmados en +lancoQ. <. SEsta pro.i+ida la (irma de c.e-ues al portadorQ 9. S)eencuentran de+idamente cancelados los compro+antes de egresoQ. K. En relacin con los c.e-ues: K.7 S$e controla su secuencia num2ricaQ K.E SEst0n los c.e-ues en +lanco +ajo el control de una persona distinta al -ue e(ect4a el pagoQ K.; S$e utili a una m0-uina protectora de c.e-uesQ K.I S$e arc.ivan los c.e-ues anuladosQ A. SEn relacin con la preparacin de C.e-uesQ
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A.7 S$on preparados por el departmento de conta+ilidadQ A.E S$on girados en (orma nominativaQ A.; S$e les adjuntan todos los documentos sustentatorios del egresoQ C,E$&%"#!)%" DE C"#&)"* %#&E)#" C!=! W B!#C"$ P)EG,#&!$: 8. Sson (irmados los c.e-ues cuando menos por dos (uncionariosQ, S-uienesQ 7:. SEsta pro.i+ido la (irma de c.e-ues con (ec.a adelantadaQ. 77. S*os (uncionarios autori ados a (irmar los c.e-ues, .an sido autori ados por el DirectorioQ. Sdesde cuandoQ. 7E. S*as personas -ue (irman c.e-ues consignan su 'gBg en toda la documentacin -ue sustenta el desem+olsoQ. 7;. S$e noti(ica oportunamente al +anco so+re los cam+ios de (uncionarios autori ados de (irmar c.e-uesQ 7I. Se1iste limites para la autori acin de desem+olsosQ. !.I C"#C%*%!C%"#E$ B!#C!)%!$: 7. SCu0ntas cuentas corrientes tiene la empresa y en -ue +ancosQ, Descri+e E. S*as conciliaciones +ancarias de todas las cuentas son preparadas mensualmente por empleados -ue no reali an (unciones de (irma de c.e-ues, o registro de e(ectivoQ. ;. S*os estados de cuenta +ancarias son recepcionados cerrados por el encargado de practicar las conciliacionesQ.
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I. S$e controlan de+idamente los c.e-ues -ue tienen muc.o tiempo pendiente de co+roQ. <. S$e controlan las trans(erencias de (ondos entre +ancosQ ScomoQ.
C,E$&%"#!)%" DE C"#&)"* %#&E)#" C!=! W B!#C"$ P)EG,#&!$: 9. S$e investigan oportunamente las notas de cargo y a+onos -ue aparecen en el estado de cuenta corrienteQ. K. S!l cierre de ejercicio se considera las notas de cargo o a+ono para su a(ectacin a resultadosQ A. S*as conciliaciones +ancarias son revisadas y apro+adas por un (uncionario responsa+le inmediatamente despu2s de su terminacinQ. Sdejan constancia de la revisinQ. #N! $% #" C"ME#&!)%"$
(!A$TI$A %I!I"I%A ! continuacin se solicita el desarrollo practico de una auditoria (inanciera para ello le (acilitamos el programa de auditoria ela+orado para la cuenta C!=! W B!#C"$, del mismo modo le alcan amos in(ormacin complementaria como sonF el +alance general, notas a los estados (inancieros, li+ro caja, li+ros au1iliares de +ancos y e1tractos +ancarios. El desarrollo del presente caso practico se e(ectuara teniendo en cuenta los arc.ivos de organi acin de papeles de tra+ajo y correctamente re(erenciados. !l concluir el desarrollo del caso practico el alumno presentara su carpeta del tra+ajo desarrollado para su revisin y cali(icacin correspondiente.
A$TA %E A!30E
$iendo las cinco de la tarde con trenticinco minutos del ;7 de diciem+re del E::I, nos constituimos en las instalaciones de los am+ientes de secretaria de Gerencia con la (inalidad de practicar un ar-ueo a los (ondos de Caja C.ica de Gerencia, participando en dic.o acto, la $ra. )osa Golondrina ?ermo a en calidad de encargada de la administracin de los (ondos de Caja C.ica de Gerencia y de otra parte el CPC. !+ra.an Bendito en representacin de la &esorera de la Empresa G$ol de "ro $!C.H. ?a+i2ndose determinado en dic.o acto lo siguiente: El importe asignado para atender los gastos con (ondos de caja c.ica asciende a la suma de $N. <::.:: #uevos $oles. C"#&E" DE D%#E)" E# E/EC&%'":
$ant. :7 :< ac7: 7: %etalle Billetes de Billetes de Billetes de Monedas de &otal &T. 7:: E: 7: < $N. Total 7::.:: 7::.:: 7::.:: <:.:: ;<:.::
D"C,ME#&"$ $,$&E#&!&")%"$: '!*E$ P)"'%$%"#!*E$:

,ale Nro. 5ec2a Importe &T. 7:.:: (or concepto de Para /otogra(as. 79EA 79;8 E<N7ENE::I EAN7ENE::I &"&!* %rene %nocente Para (ilmacin de &' coordinacin 7:.:: con el productor. *uis 'a-ueri o E:.:: &olicitante
G!$&"$ $,$&E#&!D"$
/EC?! D"C,ME#&" P)"'EED") Empresa E&,C$! &urismo Central )epostera /ina GE1-uisite H DE&!**E DE* G!$&" Pasaje de ?yo a *ima y viceversa del Gerente Envio de so+re manila a *ima. Por consumo M7C 7 &orta $elva #egra P Por "nom0stico de la $ra. Mnica P2re secretaria de administracin Gastos de mo+ilidad local de la gerencia. &"&!* %MP")&E 7AN7ENE::I BNv. #ro. ::75IEAA78 EAN7ENE::I /N #ro. :I85;;<;E ;7N7ENE::I BN'. #ro. ::759<I<
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)epostera /ina GE1-uisite H $ra. %rene %nocente
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DE&E)M%#!C%"# DE* $!*D" DE C!=! C?%C!: $N. %mporte !signado <::.:: M5C 'ales Provisionales E:.:: M5C Gatos sustentados con /actura, Boletas y reci+os de Egresos 7;:.:: $!*D" DE C!=! C?%C! ;<:.:: $iendo las seis de a tarde con -uince minutos del mismo da se concluye con el presente acto, procedi2ndose a e(ectuar la devolucin de todos los valores y documentos puestos a disposicin, a la $ra. )osa Golondrina ?ermo a, por lo -ue (irmamos en se6al de con(ormidad.
55555555555555555555555555555555555555555
55555555555555555555555555555555555555555
(!A$TI$A %I!I"I%A 5 !M0LA$I N %EL (LAN %E A0%IT !IA 5INAN$IE!A
!,D%&")%! ! *"$ E$&!D"$ /%#!#C%E)"$ DE *! ,#%'E)$%D!D C"#&%#E#&!* DE C%E#C%!$ E %#GE#%E)%! C"))E$P"#D%E#&E !* PE)%"D" E::8.
A*+I,ORIA A -O# E#,A+O# .I/A/"IERO# +E -A */I0ER#I+A+ "O/,I/E/,A- +E "IE/"IA# E I/GE/IERIA "ORRE#PO+IE/,E A- E1ER"I"IO !!2
"O/,E/I+O
7 E ; I < 9 K A 8 7: 77 7E
C!)L&,*! C"#&E#%D" ")%GE# "B=E&%'"$ DE* Ea!ME# !*C!#CE DE$C)%PC%X# DE *!$ !C&%'%D!DE$ DE *! E#&%D!D /")M!&%'! !P*%C!B*E %#/")ME ! EM%&%) W /EC?!$ DE E#&)EG! %DE#&%/%C!C%X# DE !)E!$ C)%&%C!$ W $%G#%/%C!&%'!$ P,#&"$ DE !&E#C%X# /,#C%"#!)%"$ DE *! E#&%D!D ! Ea!M%#!) PE)$"#!* W P)E$,P,E$&" DE &%EMP" P!)&%C%P!C%X# DE E$PEC%!*%$&!$ C)"#"G)!M! DE &)!B!=" !#Ea" #ro. :7 B!*!#CE GE#E)!* DE* !h" E:: !#Ea" #ro: :E E$&!D" DE G!#!#C%!$ W PE)D%D!$ !h" E:: !#Ea" #ro. :; !)E!$ C)%&%C!$ W $%G#%/%C!&%'!$ DE* !h" E:: !#Ea" #ro. :I #"M%#! DE /,#C%"#!)%"$ DE *! E#&%D!D !#Ea" #ro. :< C)"#"G)!M! DE !C&%'%D!DE$
P!G. :7 :E :; :I :I :9 :A :8 :8 7: 7: 7: 7: 77 7E 7; 7I 7<
A0%IT !IA A L & E&TA% & 5INAN$IE! & %E LA 0NI,E!&I%A% $ NTINENTAL %E $IEN$IA& E IN"ENIE!IA $ !!E&( %IENTE AL E+E!$I$I '004 I. !I"EN:
RRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRR RRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRR RRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRR
II.
*+ETI, :
RRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRR RRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRR RRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRR RRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRR RRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRR RRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRR
III.
AL$AN$E %EL ESAMEN

I,.
A$TI,I%A%E& %E LA ENTI%A% C)E!C%X#: *a !sociacin ,niversitaria Continental, Promotora de la ,niversidad Continental de Ciencias e %ngeniera con sede en la ciudad de ?uancayo, en cumplimiento con las disposiciones legales y reglamentarias esta+lecidas por la *ey #g E9I;8 y por el Consejo #acional para la !utori acin y /uncionamiento de ,niversidades MC"#!/,C present la justi(icacin del proyecto de la ,niversidad, la misin y el compromiso institucional, as como los re-uerimientos e1igidos por el C"#!/, con su respectiva
1
documentacin -ue sustenta los lineamientos del proyecto institucional, acreditando el cumplimiento e(ectivo esta+lecido en el artculo Kg de la *ey E9I;8. *a ,CC% inicio sus actividades pensando en una nueva (iloso(a educativa +asada en valores, logrando en este corto tiempo promover el cam+io en la (ormacin, no slo de pro(esionales, sino de seres .umanos capaces de a(rontar los retos y desa(os de una sociedad como la nuestra. *a ,CC% vienen avan ando en el tiempo, +uscando en todo momento +rindar servicios di(erenciados y de calidad -ue nos ayuden a generar una cultura -ue se ajuste a las caractersticas y e1igencias de la glo+ali acin. ,isin $er la universidad de e1celencia acad2mica, reconocida por su vocacin de servicio. Misin &rans(ormar a las personas en pro(esionales ntegros y emprendedores, y contri+uir al desarrollo de la sociedad. !"AN & %E " *IE!N =,#&! GE#E)!* DE !CC%"#%$&!$ Presidente MB!. Pio /ernando Barrios %pen a 'icepresidente !+og. "scar "restes )amre 'adillo $ecretario %ng. "scar =acinto #avarro )amos
+IRE",ORIO #A"
El primer directorio (ue designado en el Pacto $ocial y est0 con(ormado por 9 directores: Presidente del Directorio MB!. Pio /ernando Barrios %pen a 'icepresidente Ejecutivo $r. =os2 /elipe Barrios %pen a $ecretario
!+og. "scar "restes )amre 'adillo Miem+ro %ng. "scar =acinto #avarro )amos Miem+ro *ic. ?ugo !ugusto Barrios %pen a Miem+ro Mag. &eresa Godoy Castilla C"M%$%X# ")G!#%Y!D")! Presidente de la Comisin "rgani adora Dr. Esa4 Caro Me a 'icepresidente !cad2mico *ic. =es4s /igueroa Bardales Gerente General Mag &eresa Godoy Castilla E$&),C&,)! ")G!#%C! $%$&EM! DE C"#&!B%*%D!D:
,.
N !MATI,A A(LI$A*LE A LA ENTI%A% Constituyen la +ase legal aplica+le a la entidad, los siguientes dispositivos:
0I.
A""IO/E# +E "O/,RO- E.E",*A+A# POR OAI3

$EG,%M%E#&" DE MED%D!$ C"))EC&%'!$ )E!*%Y!D"$ P") E* X)G!#" DE !,D%&")Z! %#&E)#!
Informes de &ociedades de Auditora Informes de AI

E&TA% &IT0A$I NAL %E !E$ MEN%A$I NE& 5 !M0LA%A& IN5 !ME& !E$ MEN%A$. EN N] (EN%IENTE& EN (! $E& IM(LANTA%A&
'000 & A ] '001 AI ] T TAL AI V T TAL & A V T TAL "ENE!AL
1I^ 7::
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I1 7:: I1 7:: 1I 100 1I1
10
10
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10 10 40
10 6 16
11 ' 16

,II.
IN5 !ME A EMITI! # 5E$CA %E ENT!E"A
,III.
I%ENTI5I$A$I=N %E A!EA& # A&(E$T & $!OTI$ & !)E!$ C)%&%C!$: !h" E::I !)E!$ C)%&%C!$ %nmue+le Ma-uinaria y E-uipo %n(raestructura Gastos !dministrativos !)E!$ $%G#%/%C!&%'!$ Caja y Bancos E1istencias %nmue+les, Ma-uinaria y E-uipo %n(raestructura Gastos !dministrativos )%E$G" !lto !lto Moderado )%E$G" Moderado Moderado !lto Moderado Moderado
!l respecto en los ane1os #ro. 7 y E, respectivamante, se presenta el Balance General y el Estado de Ganancias y Perdidas correspondiente al ejercicio E::I a valores constantes y en (orma comparativa con el ejercicio anterior. !simismo en el ane1o #ro. :; se presenta la identi(icacin de las 0reas criticas y signi(icativas resultantes de la evaluacin del riesgo, en(o-ue de la auditoria y procedimientos +0sicos de auditoria a aplicar.
P,#&"$ DE !&E#C%X#: !r-ueo de (ondos y valores Con(irmacin de saldos de +ancos %nspeccin (sica de e1istencias en almac2n
%nspeccin (sica de +ienes de activo (ijo en uso.
I/.
'01CI21!RI23 4E 5! E1TI4!4 E/!&I1!4!
*os (uncionarios -ue tuvieron participacin en el presente e1amen se detallan a continuacin:

PE)$"#!* W P)E$,P,E$&" DE !,D%&")Z! *a Comisin de !uditoria encargada de e(ectuar la !uditoria esta con(ormada por el siguiente personal:
!PE**%D"$ W #"MB)E$ PE)$"#!* W P)E$,P,E$&" DE &%EMP" P)"/E$%"# C!)G" Contador Pu+lico $upervisor Contador Pu+lico =e(e de Comisin Contador Pu+lico !uditor Contador Pu+lico !uditor Bac.. Conta+ilidad !sistente %ngeniero Civil Especialista !+ogado Especialista %ngeniero de $istemas Especialista ?")!$ 89 ;9: ;9: ;9: ;9: <9 <9 <9
(A!TI$I(A$I=N %E E&(E$IALI&TA&: Para el desarrollo del tra+ajo se cuenta con los siguientes especialistas: !+ogado:
Para participar en el an0lisis y determinacin de tipos de responsa+ilidad, asi como para participar en la ela+oracin y suscripcin del in(orme especial de auditoria, en caso de ser necesario. %ngeniero Civil: Para participar en la evaluacin de lo proyectos de in(raestructura, y la construccin de aulas reali ados. %ngeniero de sistemas: Para participar en la evaluacin de los programas de in(ormacin sistemati ada -ue posee la empresa para preparar y (ormular sus estados (inancieros. SII. $! N "!AMA %E T!A*A+ En el !ne1o #ro :I se presenta el cronograma de actividades del personal asignado para reali ar el tra+ajo de !uditoria a%%%. !$PEC&"$ DE#,#C%!D"$
RRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRR RRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRR RRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRR RRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRR
/I6.
7R28R!&! 4E !04IT2R9!
RRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRR RRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRR RRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRR RRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRR
?uancayo, ...... de "ctu+re del E::<
!uditor Encargado
$upervisor de Comisin
ANES Nro. 01 a. *alance "eneral:

*ALAN$E "ENE!AL AL 11 %E %I$IEM*!E %El '001 # '00' EeBpresado en nuevos solesF ,ariaciones V
'001 A$TI, !ctivo corriente Caja y Bancos Cuentas por co+rar #eto "tras cuentas por co+rar #eto E1istencias Gastos pagados por anticipado &"&!* !C&%'" C"))%E#&E !ctivo no corriente %nversiones %nmue+les ma-uinaria y e-uipo #eto %n(raestructura p4+lica #eta "tras cuentas de !ctivo &"&!* !C&%'" #" C"))%E#&E T TAL A$TI,
'00'
Importe
7,:I9,<8K 78,:8<,A8: ;,EEE,8I: I97,88I <AE,787 iiiiiiiii EI,I:8,97E
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iii iii 100
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(A&I, Pasivo y Patrimonio #eto Pasivo corriente $o+regiro +ancario Cuentas por pagar Deudas a largo pla o &"&!* P!$%'" C"))%E#&E Pasivo no corriente Deudas a largo pla o Provisin para +ene(icios sociales %ngresos di(eridos &"&!* P!$%'" #" C"))%E#&E T TAL (A&I, (AT!IM NI ?acienda #acional ?acienda #acional !dicional )esultados acumulados T TAL (AT!IM NI T TAL (A&I, # (AT!IM NI
I<9,88: 7K,<7I,9EK 89I,8:; iiiiiiiii 7A,8;9,<E:
<:E,9;; K,IEE,;;E iii iiiiiiii K,8EI,89< iii iiiiiiiii
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;:E,A;8,7<: 7I,<E<,<9E 5E9:,9K:,897 iiiiiiiiii 6H)HZ1)I61 iiiiiiiiii JJ)1H0)ZZI UUUUUUUUU
iii 100
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Cuentas de "rden
E,7KE,;A<
E,7KE,;A<
ANES Nro. 0' -. Estado de "anancias < (erdidas

E&TA% %E "ANAN$IA& # (E!%I%A& AL 11 %E %I$IEM*!E %E '001 # '00' EeBpresado en nuevos solesF
'001 IN"!E& & %ngresos &ri+utarios %ngresos no &ri+utarios &rans(erencias corrientes reci+idas &"&!* DE %#G)E$"$ "A&T & Gastos !dministrativos Gastos de Personal Provisiones del ejercicio 57K.I78.8K9 58.:E8.9:8 59.K;;.7<; iiiiiiiii T TAL "A&T & )esultados de "peracin T! & IN"!E& & # "A&T & %ngresos /inancieros %ngresos Diversos Gastos /inancieros Gastos Diversos &rans(erencias corrientes otorgadas %ngresos e1traordinarios Gastos e1traordinarios %ngresos de ejercicios anteriores Gastos de ejercicios anteriores )esultado por e1posicin a la in(lacin T TAL T! & IN"!E& & # "A&T & !E&0LTA% %EL E+E!$I$I E.KI7.A:8 5<9.K7A <.77;.E;8 5<.A78.;:< 877.K7E iiiiiiiii 5;.:8K.;;K iiiiiiiii 57K.:8:.EK9 UUUUUUUU 88.A<: EKK.I;E 5IAK.;I9 5<.AKA.:7: 5;;.7AE.K;A iiiiiiiii 57;.88E.8;8 A.7;K.I78 I.IA9.<;I 9.<9<.AI9 iiiiiiiii 78.7A8.K88
'00' 7E.E:E.:AE I.A;K.A:< <.;;E.78;
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77<.:9: EA.<:E 5;.7;A.IEK 5I.EK;.A8: 5<:.AII 7.KA8.::K 5E9:.;8A <.I7I.EE9 57.899.E89 KK<.9<A iiiiiiii 57.<9K.I:E iiiiiiii 59.7:8.I8; UUUUUUUU
!#Ea" #ro. :;
%DE#&%/%C!C%"# DE !)E!$ C)%&%C!$ W $%G#%/%C!&%'!$
$0ENTA Caja y Bancos Bancos Ctas Corrientes
5A$T !E& %E !IE&" &ransacciones numerosas
!ies/o
Enfo?ue de Auditoria
(rocedimientos de Auditoria a Aplicar circulari acion de saldos )evision limitada de conciliaciones
Moderado Prue+as analiticas con en(asis
en partidas conciliadas al cierre del a6o +ancarias al cierre del a6o. E1istencias 'aluacin Moderado $atis(accion alta de control en(o-ue sustantivo %nmue+les Ma-uinaria y E-uipo Depreciacin !diciones y retiros Depreciacin )u+ro importante en relacion con los EE//. !lto tomados en su conjunto #o se reali o inventario /sico )u+ro de %mportancia en relacin a EE//. Moderado En(o-ue sustantivo en su conjunto )u+ro signi(icativo en relacin a EE//. en su conjunto %ngresos no &ri+utarios Bajo $atis(accin moderada de control En(o-ue sustantivo Prue+as detalladas de adiciones y retiros mas importantes calculo glo+al de depreciacin )evisin de inventario (sico
%n(raestructura Pu+lica
Prue+as detalladas
Patrimonio
!lto
En(o-ue sustantivo
Cruce de movimientos del periodo con documentacin sustentatoria Prue+as de revisin analtica
&rans(erencias corrientes )eci+idas
Bajo
$atis(accin moderada de control
Prue+as de revisin analtica
Gastos !dministrativos
Moderado $atis(accin moderada de control
Gastos de Personal
Moderado $atis(accin moderada de control
ANES N! . 04
C)"#"G)!M! DE !C&%'%D!DE$ C!)G" N *!B")E$ 7.5 $upervisor $upervision de (ase de planeamiento $upervision de (ase de ejecucin $upervision de (ase de %n(orme =e(e de Comision Plani(icacion !jecucion o+jetivo :7 Ejecucion o+jetivo :E Ejecucion o+jetivo :; Ela+oracion del %n(orme !uditor !jecucion o+jetivo :7 Ejecucion o+jetivo :E Ejecucion o+jetivo :; !uditor !jecucion o+jetivo :7 Ejecucion o+jetivo :E M%npeccionC Ejecucion o+jetivo :; M%nspeccionC !sistente Ejecucion o+jetivo :E M%npeccionC Ejecucion o+jetivo :; M%nspeccionC %ngeniero Civil Ejecucion o+jetivo :E %ngeniero de $istemas Ejecucion o+jetivo :E !+ogado Determiancion de )esponsa+ilidades Ela+oracion del in(orme
$EM!#!$ 7 E ; I < 9 K A 8 a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a
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ANES Nro. 06 P)"G)!M! DE !,D%&")%! P!$" #)". )E/. P)"CED%M%E#&"$ PN& /EC?! ?EC?" P")
"B=E&%'" #ro. :7 Emitir opinin so+re la ra ona+ilidad de los Estados /inancieros e in(ormacin complementaria, preparados por la Empresa Ganancia $egura al ;7.dic.E::;, de con(ormidad con la normativa vigente. P)"CED%M%E#&"$ GE#E)!*E$: 7.7 555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555 555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555 555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555 555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555 555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555 555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555 555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555 555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555 555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555 555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555 555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555 555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555 555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555 555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555 555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555 555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555 555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555 555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555 555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555 555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555 555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555 555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555 555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555 555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555 555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555 555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555 555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555 555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555 555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555 555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555 555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555
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7.77
"B=E&%'" #ro. :E Esta+lecer si los sistemas administrativos de Presupuesto y Plani(icacin, /inan as, Conta+ilidad, *ogstica y Personal apoyan con e(iciencia la ejecucin de las actividades operativas en el logro de sus metas y o+jetivos, y si reali an sus actividades de acuerdo con la normativa vigente. E.7 555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555 555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555 555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555 555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555 555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555 555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555 555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555 555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555 555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555 555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555 555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555 555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555 555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555 555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555 555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555 555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555 555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555 555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555 555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555 555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555 555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555 "B=E&%'" #ro. :; Determinar el grado de implantacin y adopcin de las medidas correctivas dispuestas por la administracin de la entidad, respecto a las recomendaciones de los in(ormes resultantes de auditorias anteriores e(ectuadas en la entidad o por las sociedades de !uditoria.
1
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5A&E %E LA ELA* !A$I N %EL IN5 !ME %E A0%IT !IA E* in(orme como producto (inal del tra+ajo del auditor, es uno de los documentos mas importantes de todo el proceso del e1amen, y por lo tanto su estilo de in(ormacin y presentacin revela la calidad pro(esional del auditor. El in(orme contiene el mensaje del auditor so+re lo -ue .a .ec.o y como lo .a reali ado, asi como los
resultados o+tenidosF sin em+argo, ca+e se6alar, -ue al .a+lar del in(orme de auditoria a estados (inancieros nos estamos re(iriendo principalmente al dictamen, -ue contiene la opinin so+re la con(ia+ilidad de los estados (inancieros, esto por -ue adem0s, en la practica se acostum+ra presentar otro in(orme complementario llamado carta de control interno. Por la gran importancia -ue tiene un in(orme, se re-uiere un adecuado control de calidad, respecto a sus cualidades y sustento de los .ec.os revelados. Por tal motivo, la pro(esin conta+le a nivel nacional e internacional .a emitido una serie de pronunciamientos y normas -ue tratan de regular la estructura y contenido, para garanti ar una apropiada comunicacin y esta+lecer con claridad la responsa+ilidad -ue asume el auditor, (rente al cliente y dem0s usuarios, tales como los tra+ajadores, entidades (inancieras, acreedores, inversionistas, etc. Entre las cualidades de redaccin podemos considerar: La $laridad: Para evitar la am+igeedad, as como distinguir los .ec.os de las opiniones La &encillez: #o usando el t2rmino muy t2cnico -ue di(iculte su interpretacin por los lectores, -ue no necesariamente son auditores: $onciso: Evitando p0rra(os largos y complicados. Esto sin limitar la in(ormacin su(iciente. La imparcialidad: &eniendo en consideracin -ue no solamente es el cliente, el 4nico interesado, si no -ue .ay varios intereses en juego. Es mas trat0ndose de entidades estatales tam+i2n esta de por medio el inter2s del pue+lo en general. $LA&E& %E IN5 !ME En el Per4, para el campo del sector privado se acostum+ra emitir el dictamen o tam+i2n llamado in(orme corto y la carta de control interno. 1. EL %I$TAMEN %E A0%IT !IA: El concepto (undamental de dictamen de auditoria, (luye del propsito de la auditora (inanciera , ya -ue el o+jetivo principal de una auditoria (inanciera es e1aminar los estados (inancieros en su conjunto para e1presar una opinin acerca si estos presentan o no ra ona+lemente la situacin (inanciera y resultados de operaciones, asi como los (lujos en e(ectivo de con(ormidad con principios de conta+ilidad generalmente aceptados. Por consiguiente, el dictamen contiene +0sicamente la opinin del auditor so+re la (ia+ilidad de la in(ormacin (inanciera preparada por la entidad e1aminada. $A!A$TE!I&TI$A& %EL %I$TAMEN:
5 5 5
El dictamen tiene como caractersticas las siguientes: $u redaccin es sucinta y contiene +0sicamente introduccin, alcance y opinin so+re el e1amen de los estados (inancieros. &iene estructura estandar, esta+lecida y aceptada por la pro(esin del contador pu+lico. $irve principalmente para uso e1terno MBancos, organismos gu+ernamentales, acreedores, inversionistas, etc. W tam+i2n interno Maccionistas alta direccin , gerentes y tra+ajadoresC. ELEMENT & %EL %I$TAMEN: *os elementos +0sicos del dictamen son los siguientes: a. &itulo +. Destinatario. c. P0rra(o %ntroductorio d. P0rra(o del !lcance e. P0rra(o de la "pinin (. /ec.a. g. (irma. Titulo: Con esta denominacin se resalta la independencia del auditor -uien de+e actuar con o+jetividad e independencia. :4ictamen de los auditores internos;
%estinatario: El in(orme esta dirigido al mas alto nivel de la empresa auditada, no solamente por -ue son los accionistas -uienes autori an la contratacin del auditor, si no para asegurar el m01imo grado de independenciaF sin em+argo, puede suceder -ue el -ue contrata la auditoria no son los due6o ni los directivos de la empresa, si no un organismo internacional o la asociacin de tra+ajadores, en este caso por ejemplo el destinatario ser0n los 4ltimos o -uien lo contrato. :a los se<ores accionistas $ directores de la 0niversidad Continental de Ciencias e In enier,a 3!.; (7rrafo Introductoria: En este primer p0rra(o el auditor dice -ue .a .ec.o, identi(ica los Estados /inancieros auditados, la responsa+ilidad de la gerencia so+re ellos, y la del auditor so+re su opinin, a sa+er: :Hemos efectuado una auditoria al balance eneral de la 0niversidad continental de Ciencias e In enier,a 3!. !l => de diciembre del ?@@= $ a los correspondientes estados de anancias $
prdidas# de cambios en el patrimonio neto $ de flujos de efectivo por el a<o terminado a esa fec+a# los cuales fueron ajustados para reflejar el efecto de las variaciones en el poder ad*uisitivo de la moneda peruana# si uiendo la metodolo ,a descrita en la nota 1ro. /(. 5a preparacin de dic+os estados financieros es responsabilidad de la 8erencia de la 0niversidad Continental de ciencias e In enier,a 3!. 1uestra responsabilidad consiste en emitir una opinin sobre los estados financieros en base a la auditoria *ue efectuamos;. (7rrafo del Alcance: en este segundo p0rra(o el auditor descri+e la +ase en -ue apoya su opinin como se e1presa a continuacin: :1uestra auditoria fue realizado de cuerda de acuerdo con normas de auditoria eneralmente aceptadas. Tales normas re*uieren *ue planifi*uemos $ realicemos la auditoria con la finalidad de obtener se uridad razonable *ue los estados financieros no ten an errores importantes. 0na auditoria comprende el e(amen basado en comprobaciones selectiva de evidencias *ue respaldan los importes $ las divul aciones reveladas en los estados financierosA tambin comprende una evaluacin de los principios de contabilidad aplicados $ de las estimaciones si nificativas efectuadas por la 8erencia. !si como la evaluacin de la presentacin eneral de los estados financieros. Consideramos *ue nuestra auditoria constitu$e una base razonable para fundamentar nuestra opinin;.
(7rrafo de la pinin: Este tercer p0rra(o del dict0men contiene en sntesis la conclusin del auditor so+re los resultados de su e1amen, -ue la vierte a trav2s de una opinin, como se descri+e a continuacin: :En nuestra opinin# los estados financieros adjuntos# presentan razonablemente# en todo los aspectos de importancia# la situacin financiera de la 0niversidad Continental de Ciencias e In enier,a 3!. !l => de diciembre del ?@@=# los resultados de sus operaciones $ los flujos de efectivo# por el a<o terminado en esa fec+a# de conformidad con principios de contabilidad eneralmente aceptados;. 5ec2a. El in(orme llevara como (ec.a el 4ltimo dia de tra+ajo de campo, es decir, la ultima (ec.a en -ue la comisin de auditores estuvo en las o(icinas de la empresa auditada. Por lo tanto en ello se consignara la (ec.a y el lugar del tra+ajo reali ado. :Huanca$o# @B de Culio del ?@@D; 5irma. El dictamen ser0 re(rendado por el auditor responsa+le -ue reali o dic.a la+or, en el caso de las
$ociedades de !uditoria $er0 re(rendado por el socio Principal de la /ilma auditora, consignando en ello su matricula de colegiatura respectiva. 5555555555555555555555555555555555555 :C7C. 2scar 2rtiz 8arcia; Contador 7ublico Cole iado &at. 1ro. @EF>?GD
TI( & %E %I$TAMEN: aC. +C. cC. +C. "pinin sin salvedades o Dictamen en *impio. "pinin con salvedades o dictamen cali(icado. "pinin #egativa o dictamen adverso. !+stencin de "pinin.
'.
$A!TA %E $ NT! L INTE!N : *a carta de control interno es un in(orme -ue se emite a la alta direccin de la empresa auditada, conteniendo una serie de o+servaciones con sus respectivas recomendaciones so+re aspectos de control interno, conta+les y administrativos, detectados con motivo de la evaluacin del control interno y como resultado de la auditoria practicada. En tal sentido la carta de control interno se constituye en un in(orme complementario al dictamen.
C!)!C&E)%$&%C!$ W C,!*%D!DE$ DE *! C!)&! DE C"#&)"* %#&E)#".
*a carta de control interno de+e conce+irse como instrumentote ayuda a la empresa e1aminada, por lo tanto es conveniente -ue esta sea leda por el directorio y la Gerencia, en tal sentido el auditor de+era tratar de o+tener una entrevista con el (uncionario del mas alto nivel para entregarla personalmente y .acer algunos alcances ver+ales so+re la importancia de sus recomendaciones y necesidad de -ue las o+servaciones se superen lo mas antes posi+le, tratando de a+solver algunas in-uietudes de la alta direccin. En realidad esta es una +uena oportunidad para -ue el auditor demuestre al cliente la calidad pro(esional de su tra+ajo y los +ene(icios -ue o+tendr0 la empresa, si tiene en cuenta sus recomendaciones. Por lo tanto, es pertinente recordar -ue en la el+oracin de la carta de control interno, el auditor utilice un lenguaje claro, sencillo, conciso e imparcial.
T N $ N&T!0$TI, :
#o, o+stante, -ue la carta de control interno contiene +0sicamente o+servaciones, es conveniente -ue el auditor trate en lo posi+le de usar un tono constructivo en su redaccin, en(ati ando mas en la necesidad de mejorar los sistema y procedimientos. !simismo, de+era evitarse mencionar los nom+res de las personas involucradas en las de(iciencias para no a(ectar la suscepti+ilidad, salvo -ue se trate de irregularidades, donde si se re-uiere la preescisin los nom+res de las personas involucradas.
(!E$I&I N:
De+e tenerse en cuenta -ue cuando mas preciso sea el mensaje, ser0 mejor entendido por los (uncionarios de la empresa para la adopcin de medidas correctivas. $in em+argo, tam+i2n tenemos -ue aceptar -ue en algunos casos, nos vemos en la necesidad de plantear o+servaciones y recomendaciones de car0cter general, para -ue la administracin tenga un margen de manejo en la superacin de sus pro+lemas.
$ N$I& :
*a carta de control interno de+e ser +reve en la narracin de las o+servaciones, por lo -ue de+er0 revelarse lo esencial de la de(iciencia o desviacin, a e1cepcin de cuado se trate de anormalidades donde re-uiere mayor e1plicacin de los .ec.os y circunstancias.
N 0&A! LEN"0A+E M0# TE$NI$ :
El auditor de+era en lo posi+le evitar el uso de t2rminos muy t2cnicos. Piense -ue los usuarios no necesariamente son contadores p4+licos o auditores -ue entienden nuestro lenguaje. Es conveniente la sencille , sin llegar a e1tremos.
$ N&I%E!A! L & ELEMENT & %E LA *&E!,A$I=N:
Es recomenda+le -ue en la narracin de las o+servaciones para la carta de control interno, se tenga en cuenta los elementos como son: la situacin, criterio, causa y e(ecto, toda ves -ue la causa nos servir0 para (ormular las recomendaciones en (orma apropiada.
De otro lado, ca+e mencionar -ue la carta de control interno no tiene una estructura de(inida, por lo -ue los auditores com4nmente adoptan para cada o+servacin un titulo, narracin del pro+lema o de(iciencia y a continuacin la recomendacin para superarla.
Para una mejor ilustracin, en seguida se presenta una carta de control interno:
M %EL %E $A!TA %E $ NT! L INTE!N
GEMP)E$! $"* DE ")" $!H
%#/")ME $"B)E E'!*,!C%"# DE* $%$&EM! DE C"#&)"* %#&E)#" !* ;7 DE D%C%EMB)E DE* E::8
!,D%&")%! /%#!#C%E)! E=E)C%C%" E::8
)M/ _ C%!. $"C%ED!D DE !,D%&")%!
EMP)E$! G$"* DE ")"H $.!. %#/")ME $"B)E E'!*,!C%"# DE* $%$&EM! DE C"#&)"* %#&E)#" !* ;7 DE D%C%EMB)E DE* E::8. !,D%&")%! /%#!#C%E)! E=E)C%C%" E::8
%#D%CE C!)&! DE P)E$E#&!C%"# %. %#&)"D,CC%"# 7. E. ;. I. %%. Motivo del e1amen "+jetivos y naturale a del e1amen !ntecedentes y +ase legal Directivos y (uncionarios de la entidad P0gina ; IN<
C"ME#&!)%"$, "B$E)'!C%"#E$ W )EC"ME#D!C%"#E$ DE C"#&)"* %#&E)#" 7. E. ;. I. <. 9. K. A. 8. "rgani acin Caja y +ancos /ondo (ijo 'entas, Cuentas por co+rar, %ngresos, E1istencias Compras, Cuentas por pagar, Egresos, E1istencias Costos P E1istencias %nmue+les, Ma-uinaria y E-uipo !spectos tri+utarios !ctas 9NK A 8 7:N77 7E 7; 7;N7I 7< 79
%%%.
!ne1os
B!$,!*D" _ C%! $"C%ED!D DE !,D%&")%!
; ?uancayo, 7I de =ulio del E::8
! *"$ $Eh")E$ D%)EC&")E$ DE *! EMP)E$! G $"* DE ")" H $.!.
!$,#&"
Carta de Control %nterno. !uditoria al Ejercicio E::A
De nuestra consideracin: &enemos el agrado de adjuntar al presente, el %n(orme correspondiente al resultado del estudio y evaluacin del $istema de Control %nterno de Empresa G$ol de "roH $!. al ;7 de Diciem+re del E::I, como complemento a la !uditoria /inanciera por el periodo comprendido del :7 de Enero al ;7 de Diciem+re del E::I. ?emos estudiado y evaluado el $istema de Control %nterno Conta+le P !dministrativo en la medida -ue consideramos su(iciente para determinar la naturale a, oportunidad y e1tensin de los procedimientos de auditoria necesarios y al t2rmino de nuestra 4ltima visita emitiremos opinin so+re los Estados /inancieros. El $istema de Control %nterno de una empresa comprende el conjunto de planes, m2todos y procedimientos -ue de+e tener la empresa para garanti ar el cumplimiento de sus o+jetivos, principalmente a promover la e(iciencia, reducir el riesgo de p2rdida de activos y contri+uye a asegurar la con(ia+ilidad de la in(ormacin (inanciera, preparada de acuerdo con principios de conta+ilidad generalmente aceptados y el cumplimiento de las leyes y regulaciones. Esta+lecer y mantener el sistema es responsa+ilidad de la !dministracin de la empresa, -ui2n tendr0 -ue evaluar cuidadosamente el +ene(icio a o+tener en relacin con el costo de los procedimientos de control. !gradecemos a los se6ores miem+ros del Directorio, Ejecutivos, /uncionarios y Empleados de la empresa, por las (acilidades +rindadas al personal de !uditores de la $ociedad, durante el desarrollo de nuestro tra+ajo.
!tentamente,
5555555555555555555555555555555555555555555555 M $ocio C CPC. CE$!) 'E)D,G" *%&" Contador P4+lico Colegiado Matrcula #g 7:8
555555555555555555555555555555555555555 M Gerente C ?!B)!M P"M!D!Y! B"*!h"$ Contador P4+lico Colegiado Matrcula #o. E<9
B!$,!*D" _ C%! $"C%ED!D DE !,D%&")%!
EMP)E$! G$"* DE ")" H $.!. %#/")ME $"B)E E'!*,!C%"# DE* $%$&EM! DE C"#&)"* %#&E)#" !#,!* !,D%&")%! /%#!#C%E)! E=E)C%C%" E::8
%#&)"D,CC%"# A1 %#/")M!C%"# )E*!&%'! !* Ea!ME# 1. M TI, %EL ESAMEN Como resultado del concurso de m2ritos, (ue designada la $ociedad de !uditoria )M/ _ C%!. M Contadores P4+licos $.C., para reali ar el e1amen de los Estados /inancieros y evaluacin del sistema de control interno de la empresa Empresa G$ol de "roH $!. correspondiente al ejercicio E::I. El contrato de $ervicios Pro(esionales se suscri+i con (ec.a EK de Mayo del E::<. '. *+ETI, & # NAT0!ALE>A %EL ESAMEN El e1amen de !uditoria es de car0cter (inanciero correspondiente al ejercicio E::I y cu+rir0 los siguientes o+jetivos: %n(orme Corto con Dictamen so+re los Estados /inancieros de la empresa, al ;7 de Diciem+re del E::I. %n(orme de Evaluacin de Control %nterno anual. 1. ANTE$E%ENTE& # *A&E LE"AL
Empresa G$ol de "roH $!.C , es una sociedad annima cerrada constituida a pla o indeterminado seg4n Escritura P4+lica del E< de Mayo de 788E e inici sus operaciones el 7 de =unio de 788E. $u domicilio legal est0 u+icado en el Departamento de =unn. *a actividad principal de la empresa es la comerciali acin de productos pl0sticos y similares, cuyas ventas est0n dirigidas al mercado local.
B!$,!*D" _ C%! $"C%ED!D DE !,D%&")%! 4. %I!E$TI, & # 50N$I NA!I & %E LA EM(!E&A #"MB)E$ W !PE**%D"$ D%)EC&")%" *ic. Eco. Dr. GE)E#C%! *ic. !dm. Pedro Martine /,#C%"#!)%"$ CPC. /rancisco Colonio CPC. =ulissa $olano Bac.. Bettina Camarena Bac.. =ulio 'alen uela $r. Pedro Mandujano Bac.. !na #u6e Gerente !dministrativo /inanciero Contador General =e(e de o(icina =e(e de 'entas !lmacenero Cajero :7.:E.E::: a la (ec.a :7.:<.7888 a la (ec.a :7.:;.E::: a la (ec.a :7.:;.E::: a la (ec.a :7.:E.E::: a la (ec.a :7.:;.E::: a la (ec.a Gerente :7.77.7888 P ! la (ec.a C!)G" PE)%"D"
<
B!$,!*D" _ C%! $"C%ED!D DE !,D%&")%!

$ MENTA!I &) *&E!,A$I NE& # !E$ MEN%A$I NE& & *!E $ NT! L INTE!N
7. ")G!#%Y!C%X# W )E$P"#$!B%*%D!DE$ GE)E#C%!*E$ "B$E)'!C%"#E$ 7.7. La empresa no cuenta con un Manual de r/anizacin < 5unciones El personal de las di(erentes 0reas reali an sus la+ores de acuerdo a su criterio y en +ase a las indicaciones de su je(aturaF consultado al personal mani(estaron -ue no se les entreg su Manual de (unciones y responsa+ilidades. 7.E. La empresa no cuenta con Manuales de (rocedimientos *as operaciones -ue reali a la empresa en sus di(erentes 0reas es llevado a ca+o en +ase a la e1periencia de la =e(atura y -ue no se .a dise6ado los procedimientos. 7.;. La empresa no cuenta con un plan de capacitacin para el personal ! la (ec.a la empresa no .a reali ado ning4n curso de capacitacin para las di(erentes 0reas de la empresa principalmente en el 0rea de ventas. ?emos notado -ue el nivel de conocimiento del personal de conta+ilidad, -ue la+ora en las o(icinas de ?uancayo, no es adecuado so+re todo en lo relativo a doctrina conta+le, no o+stante, la parte relativa tenedura de li+ros y uso del plan de cuentas es acepta+le. Comentario de la administracin: *a capacitacin del personal depende muc.o de las =e(aturas para tomar esta iniciativa. !ctualmente el contador de la "(icina Principal a participado en un seminario de plan conta+le. 7.I. La empresa no cuenta con instrumentos de /estin como el (laneamiento EstratA/ico. *as decisiones gerenciales y de las je(aturas no est0n sustentadas en o+jetivos y metas ya -ue no se cuenta con un Plan Estrat2gico para el desarrollo de las operaciones. ?emos o+servado -ue el 4nico instrumento (inanciero manejado por la empresa, es el (lujo de caja preparado y revisado mensualmente, .a+i2ndose esta+lecido y con(eccionado un presupuesto anual y glo+al, el mismo -ue no es revisado ni comparado con los resultados o+tenidos. 7.<. No se cuenta con un sistema de control documentario !l .a+er solicitado documentos relacionados con las di(erentes 0reas de la empresa, 2stos no (ueron u+icados con (acilidad y en algunos casos no (ueron encontrados. ?emos o+servado -ue dic.os controles son inadecuados, permitiendo un (0cil acceso a la in(ormacin incluida en los mismos o no teniendo la seguridad su(iciente. En especial nos re(erimos a lo siguiente:
B!$,!*D" _ C%! $"C%ED!D DE !,D%&")%!
*os documentos y registros conta+les son mantenidos permanentemente encima de los escritorios del personal de la seccin, inclusive (uera del .orario normal de tra+ajo. Comentario de la administracin: E1iste una norma al respecto en donde se indica -ue los je(es de serian los responsa+les de su cumplimiento MM. !%NE985A7 del ;:.:9.E::7. C 7.9. La diversas 7reas de la empresa no remiten su informacin en forma oportuna a conta-ilidad. !l respecto podemos mencionar -ue los estados (inancieros no son emitidos oportunamente, a la (ec.a de nuestra visita .a+a sido preparado el del mes de "ctu+re y esta+a en pleno proceso el de #oviem+re. Comentario de la administracin: %ncidiremos -ue para los responsa+les de las di(erentes 0reas cumplan con la entrega de in(ormacin. !dicionalmente, Conta+ilidad de+era insistir en solicitar la in(ormacin. Por otro lado, in(orm0tica no da oportunamente los listados. !E$ MEN%A$I NE& 1.1. *a Empresa de+er0 tener un Manual de "rgani acin y /unciones en el cual se de(ina claramente las distintas 0reas de responsa+ilidad y descri+an adecuadamente las (unciones generales y espec(icas de los di(erentes puestos principales. $era conveniente -ue en el mismo se incluyan los re-uerimientos de (ormacin y e1periencia para cada puesto. ,n sistema de control interno conta+le y un e(iciente (uncionamiento de la organi acin de una entidad, depende +0sicamente, de una adecuada y clara de(inicin, asignacin de (unciones y responsa+iliAdades esta distri+ucin de (unciones de+er0 indicar los niveles y supervisin y control. En este aspecto, consideramos importante di(undir muy claramente, y por escrito, las responsa+ilidades de la gerencia de ?uancayo, respecto a 0reas (uncionales +ajo su 0m+ito geogr0(ico y para los cuales cierta polticas son (ijadas por el Directorio. 1.'. De+en con(eccionarse manuales de procedimientos -ue cu+ran principalmente las correspondientes a control de almac2n y costos en todas sus (ases, procedimientos conta+les, movimientos de (ondos, compras, ela+oracin de planillas, ventas y los procesos de integracin. ?emos notado -ue la empresa carece de estos instrumentos t2cnicos imprescindi+les para una adecuada operatividad en estas 0reas, originando esta situacin una diversi(icacin o e1ceso de tra+ajo administrativo. Es conveniente aclarar -ue esta recomendacin, en concordancia con lo anterior, ayudara a re(ormar los controles de la empresa, al preverlos y asignarlos con su responsa+ilidad. *a dacin de estos procedimientos de+e ser generada a partir de la recopilacin de la operatividad de las diversas 0reas de la empresa, y a otros -ue resulten de un estudio de sistemas 1.1. Es conveniente -ue la alta Direccin delinee un plan para capacitar al personal de conta+ilidad de la ciudad de ?uancayo en los aspectos de doctrina conta+le, tri+utaria y otros aspectos in.erentes a su 0rea, as como de todo el personal de la empresa. B!$,!*D" _ C%!
0rea
$"C%ED!D DE !,D%&")%! 1.4. *a empresa de+er0 esta+lecer una poltica de planeamiento -ue culmine en la preparacin de un plan estrat2gico, e(ectuar su revisin posterior y comparacin con los resultados o+tenidos. En nuestra opinin de+en consolidar su posicin y acompa6ar su crecimiento operativo con sistemas administrativos -ue permitan la adecuada coordinacin y control de las acciones de la empresa. En este marco re(erencial, se de+e encuadrar el planeamiento de las actividades de la empresa, mediante la consecucin de los siguientes aspectos: aC /ijar claramente los o+jetivos de la empresa en el corto, mediano y largo pla o, esta+leciendo las metas a ser alcan adas. +C Desarrollar los planes estrat2gicos, operativos, de recursos (inancieros para alcan ar los o+jetivos y metas tra ados. Este proceso implica la asignacin de responsa+ilidades en cuanto al cumplimiento de dic.as metas, incluyendo volumen de ingresos y gastos, a las distintas unidades organi ativas de la empresa. cC Esta+lecer los presupuestos anuales por 0rea de responsa+ilidad. dC )eali ar el control del cumplimiento del presupuesto, anali ando las causas de las variaciones y tomando oportunamente las medidas correctivas necesarias. 1.6. $e de+e mejorar el control so+re la custodia y seguridad (sica de los documentos y registros manejados y procesados en la empresa. 1.H. $e de+en esta+lecer cronogramas mensuales de recepcin de in(ormacin de todas las 0reas interrelacionadas al sistema conta+le -ue permitan su proceso y la emisin oportuna y completa de estados (inancieros mensuales. '. $A+A # *AN$ &. *&E!,A$I NE& E.7 En los e10menes reali ados a las conciliaciones +ancarias .emos advertido -ue e1isten c.e-ues girados con una antigeedad mayor de un a6o inclusiveF por la antigeedad por la (ec.a de giro de+er0n ser regulari ados tomando las medidas correctivas del caso. Estos c.e-ues son: < < < C.e-ue #o. EKI8;K Banco de Cr2dito Cuenta Cte. :K<5E;I<9K ME..5 Girado a D%$E$! $N. 7,I;:.:: el 7I de $etiem+re del E::I C.e-ue #o. ;A<;E9 Banco Continental Cuenta cte. :KA57EE;<99 M#. Girado a G!MBE&! $.!. por $N. 7,E::.:: el 7I.:7.E::I C.e-ue #o. IA<E;A Banco Diese Cuenta cte. E;58A:8A8A8 ME. Girado a PE), D%$! por 7,;9<.:: el 7<.:8.E::I. $N.
B!$,!*D" _ C%! $"C%ED!D DE !,D%&")%! !E$ MEN%A$I NE&
E.7. De+e Evitarse mantener por muc.o tiempo c.e-ues girados y no co+radosF de+eran ser anulados y controlados en una cuenta especial. 1. 5 N% 5I+ *&E!,A$I NE& ;.7. *os documentos -ue sustentan los reem+olsos de caja c.ica no son cancelados con un sello P!G!D" y /EC?!D") u otra marca distinta. En nuestro an0lisis e(ectuado al (ondo de caja c.ica .emos o+servado compro+antes con de(iciencia en las in(ormacin -ue contiene podemos mencionar algunos detalle: /ec.a 'ouc.er #g Concepto E9.:9.E::I KAA )eem+olso de Caja c.ica $N. E,9<: M7C ;7.:A.E::I A<: )eem+olso de Caja c.ica $N. E,IA< MEC M 7 C #o .ay cancelacin despu2s del reintegro. M E C *os reci+os no son numerados correlativamente. Comentario de la !dministracin: $o+re este aspecto e1iste un memor0ndum dirigido por el Gerente !dministrativo a Caja M#g G! 578::5E::E del 7<.:I.E::I C para -ue adopte el procedimiento. !E$ MEN%A$I=NE& ;.7. *os documentos -ue sustentan los reem+olsos de caja c.ica de+en cancelarse o inutili arse con un sello P!G!D" y /EC?!D") u otra manera distinta antes de su presentacin a los (irmantes de los c.e-ues, a (in de evitar su nueva presentacin para el pago.

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AUDITORIA ADMINISTRATIVA

ASIGNATURA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Docente: Mg. Percy Eduardo Basualdo Garca

Universidad Continental de Ciencias e Ingeniera

Docente: Mg. Percy Eduardo Basualdo Garca

Docente: Mg. Percy Eduardo Basualdo Garca

Docente: Mg. Percy Eduardo Basualdo Garca

MAPA CONCEPTUAL DE ANLISIS DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA !+DI0ORI! !DMINI$0R!0I1 !

DE$!RRO22O E$&ECIF. DE 2! !+DI0. !DMINI$0R!0I1!

04CNIC!$ DE !+DI0ORI! !DMINI$0R!0I1!

ENFO UE DEL TRA!A"O

NO RMA S DE A UDIT OR IA A DMINIS T R AT IVA

CONCE&0O6 &RO&7$I0O6 DE 2! !+DI0ORI! !DMINI$0R!0I1!

INFORME DE !+DI0ORI! !DMINI$0R!0I1!

Docente: Mg. Percy Eduardo Basualdo Garca

!&2IC!CI7N &!R! 0OM! DE DECI$IONE$ !DMINI$0R!0I1!E$ 8 E$0R!0E)IC!$

DESARROLLO E1!2+!CI7N DE DEL EJEC+0I1O$ 8 DIAGNOSTICO 0OM!D E L A DE DECI$IONE$ AUDITORIA ADMINISTRATIV

!spectos generales de la !uditoria

Al terminar la primera UNIDAD DIDCTICA, el alumno desarrolla las siguientes competencias

C"G#"$C%&%'! Comprende la importancia de la !uditoria administrativa 1

%denti(ica el propsito e importancia de la !uditoria

)econoce el grado de responsa+ilidad del !uditor (rente a terceros

Docente: Mg. Percy Eduardo Basualdo Garca

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!dministrativa so+re la Determinar el grado de e(icacia,

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*imitado a las operaciones (inancieras

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'eracidad de estados (inancieros. Preparacin de in(ormes de acuerdo a principios conta+les.

$e dedica a o+servar el cumplimiento de las leyes (iscales

M2todos. Mediciones. Controles De los +ienes y servicios.

)evisa la contri+ucin a la sociedad as como la participacin en actividades socialmente orientadas

;. !sociaciones I. $ociedades <. /ondos 9. Empresas de solidaridad

K. Programas A. Proyectos 8. Comisiones 7:. Colegios

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Al terminar la segunda UNIDAD DIDCTICA, desarrollara las siguientes capacidades:

Conoce las caractersticas de las empresas modernas. $u estructura organi acional.

Ela+ora un organigrama aplica+le a empresas privadas yNo p4+licas.

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;. /igura Geom2trica con un recuadro indica condicin especial o autnoma.

nivel Conceptualizaci n primer Conceptualizaci n

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Docente: Mg. Percy Eduardo Basualdo Garca

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M21ico, D/ : McGraJ5 ?ill, E::7 Ecoe !!!

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