Facultatea de Economie i Administrarea Afacerilor Contabilitate i Informatic de Gestiune

Proiect pentru Analiza sistemului informaional <Sistemul informaional al resurselor umane>

1. Cauti Andreea (25 %) Membrii echipei (n ordinea contribuiei la proiect, cu specificarea ponderii deinute n total proiect) 2. Cazacu Adina (25%)

3.Feghiu Alexandra-Oana (25 %) 4. Nicu Mariana (25 %)

(Regula general este de 3-4 membri n echip)

Organizaia:

SC LIMSILVA FOREST SRL Oancea Verginica Nume i prenume: Telefon: Poziia n firm: E-mail: 0731844303 Contabil Oancea.verginic@gmail.com

Persoana de contact:

IAI 2012

Copyright@Gabriela Meni 2012

CUPRINS
1. Prezentarea firmei/instituiei/organizaiei studiate i specificarea principalelor sisteme informaionale i aplicaii informatice economice ......................................................................................... 3

1.1 Descrierea organizaiei.................................................................................................... 3 1.2 Prezentarea arhitecturii sistemului informaional al organizaiei ..................................... 4
1.2.1 Identificarea sistemelor informaionale economice i a aplicaiilor informatice ................................. 4 1.2.2 Infrastructura hardware existent ...................................................................................................... 8

1.3 Prezentarea potenialelor proiecte informatice sau n curs de implementare .................... 8 1.4 Matricea sisteme informaionale - componente organizatorice ........................................ 9
2. Delimitarea ariei de ntindere pentru sistemul analizat ....................................................................... 12

2.1 Stabilirea tranzaciilor economice din sistemul analizat ................................................ 12 2.2 Descrierea componentelor organizatorice cu responsabiliti n domeniul sistemului studiat ................................................................................................................................. 12 2.3 Stabilirea entitilor externe aflate n legtur cu sistemul i construirea primei versiuni a diagramei de context ........................................................................................................... 14
3. Studierea sistemului informaional existent ......................................................................................... 17

3.1 Identificarea proceselor de prelucrare ........................................................................... 17 3.2 Analiza intrrilor ( se vor ordona n funcie de procesul n care intr spre prelucrare) ... 18 3.3.Analiza ieirilor(se vor ordona n funcie de procesul din care rezult) ......................... 22 3.4 Analiza proceselor de prelucrare ................................................................................... 25
4. Modelarea sistemului analizat............................................................................................................... 28

4.1 Realizarea diagramelor fluxurilor de date...................................................................... 28 4.2 Construirea matricei CRUD .......................................................................................... 34 4.3 Descrierea datelor n depozitul (dicionarul) datelor ...................................................... 35
5. Specificarea cerinelor funcionale i nonfuncionale ale sistemului .................................................... 41

1. Prezentarea firmei/instituiei/organizaiei studiate i specificarea principalelor sisteme informaionale i aplicaii informatice economice
Se are n vedere prezentarea pe scurt a organizaiei din punct de vedere al obiectului de activitate i al sistemelor informaionale existente.

1.1 Descrierea organizaiei

Vor descrise pe scurt elementele de baz ce caracterizeaz activitatea organizaiei, pentru a se crea contextul general necesar identificrii sistemelor informaionale. Se vor avea n vedere, n special, organizarea firmei, departamentele/birourile i activitile pe care le desfoar.
Nr. crt. 1. Caracteristica Obiect de activitate, forma de organizare juridic, tipul proprietii Descriere Firma SC LIMSILVA FOREST SRL este o societate comercial cu capital privat. Forma juridic este societate cu rspundere limitat. Obiectul principal de activitate este exploatarea lemnului. Furnizorii ce relaioneaz cu firma sunt interni, aducnd n uniate utilajele necesare exploatrii lemnului. La fel ca i furnizorii, clienii sunt tot interni. Firma primete lemnul n stare brut, dup care l prelucreaz, iar mai apoi l vinde clienilor.Vnzarea se face pe baz de contracte, pe baz de comenzi, produsele fiind livrate i la domiciliu, acordndu-se discount-uri n funcie de anumite criterii. Concurenii firmei sunt toate acele ntreprinderi care au acelai obiect de activitate ca i SC LIMSILVA FOREST SRL, precum: Mobclas Srl, Betula Forest Srl, Simforest Srl. Societatea are att puncte tari, ct i puncte slabe. Ca i puncte tari putem spune c societatea are tehnologie de cea mai bun calitate ce asigur derularea procesului tehnic fr probleme, practicarea unor preuri avantajoase, calitate bun a produselor, personalul acesteia este format din persoane specializate, are un proiect de investiii privind decolmatarea i recalibrarea albiei minore prin exploatarea agregatelor, dispune de o reea informatic bine structurat. Punctele slabe sunt determinate de existena unor muncitori necalificai pe lng personalul specializat ce lucreaz n unitate, de ncheierea unor contracte de leasing n condiii nefavorabile, i existena unor clieni inceri datorit modlitii ncheierii contractelor unde nu exist o clauz de specificare a datei de plat.

2.

Piaa n amonte i aval

3.

Organizarea firmei i principalele activiti economice

Societatea are 49 de salariai care i desfoar activitatea n birouri, ateliere de prelucrarea a lemnului, hal de producie material lemnos i n pdure- fond forestier particular, de stat. Activitatea este structurat pe trei secii: exploatarea i

prelucrarea lemnului, comercializarea produselor rezultate. De exploatare (aducerea n unitate a materialului lemnos din fondul forestier propriu) i prelucrare (din materialul brut luat, se obin n urma unor procese butenii i lemnul propriu zis) se ocup compartimentul tehnic i de producie, iar de comercializare

compartimentul comercial. Celelalte compartimente

1.2 Prezentarea arhitecturii sistemului informaional al organizaiei

Plecnd de la activitile economice i organizarea firmei, se vor prezenta aplicaiile informatice economice existente i sistemele informaionale pentru care se asigur prelucrare a datelor. 1.2.1 Identificarea sistemelor informaionale economice i a aplicaiilor informatice Pe baza principalelor activiti i procese economice din organizaie, se vor prezenta principalele sisteme informaionale, din perspectiva scopului, aplicaiile informatice care sprijin prelucrarea datelor, principalele prelucrri extrase, n principal, din analiza interfeei aplica iilor, a tipului prelucrrilor (manuale, automate, mixte). Sistemul informaional la aceast firm are rolul de a asigura toate informaiile necesare lurii deciziei pe toate ramurile de activitate i asigurarea cilor de comunicare la celelalte subsisteme care reprezint culegerea de date, transmiterea, stocarea i prelucrarea datelor n vederea obinerii informaiilor. Sistemul informaional trebuie s furnizeze realitatea datelor, acurateea lor, forma de prezentare adevrat i costul corespunztor n raport cu va loarea. Toate informaiile sunt nregistrate pe calculator, automat, folosindu -se cat mai puin ntocmirea documentelor de mn.Acest lucru faciliteaz lucrul n firm, de la inerea evidenii materiilor prime primite, a materialelor, i pn la plata salariilor, cu ajutorul programelor contabile.Unitatea folosete ca i program contabil CONTLIV. Sistemul informatic cuprinde: informaii interne i externe i date care stau la baza obinerii lor; software-ul necesar procesrii datelor i difuzarea informaiilor; procedurile i tehnicile de obinere a datlor primare; platforma hardware pentru prelucrarea datelor; personalul specializat n culegerea, transmiterea, stocarea i prelucrarea datelor. Sistemul este structurat dup cerinele fiecrui utilizator: conducere: tactice i operative; personalul implicat n procesul culegerii i prelucrrii datelor; personalul implicat n procesul cercetrii.

Nr. Crt.

Sistemul informaional identificat i scopul

1.

Sistemul contabilitii are ca scop colectarea, consemnarea, prelucrarea, transmiterea, utilizarea i stocarea informaiilor contabile.Are o funcie de informare intern(pentru managementul ntreprinderii) i extern(a terilor).

Descrierea aplicaiei/aplicaiilor informatice care sprijin prelucrrile din sistemul informaional Aplicaia CONTLIV calculeaza automat coeficientul diferentelor de pret la marfuri, nchide automat conturile de venituri si cele de cheltuieli, conturile de TV, ntocmirea balanelor. ntruct nregistrarile contabile sunt efectuate automat, programul compune si explicatiile acestora, detaliate conform optiunii utilizatorului.

Prelucrrile i tipul prelucrrilor identificate prin analiza interfeei aplicaiei/aplicaiilor (meniuri, opiuni, ecrane) Prelucrarea datelor privind stingerea obligaiilor de plat sau de ncasare pentru parteneri.Prelucrarea este mixt, datele din chitane, ordine de plat se introduc manual n aplicae. Prelucrarea datelor contabile ca balanele de verificare, registrele jurnale, fiele de cont analitic, cartea mare, declaraiile privind obligaiile de plat la bugetul de stat.Datele introduse cu ajutorul operaiunilor permit prelucrarea automat a acestor liste contabille, deci prelucrarea este tot mixt. Prelucrarea datelor privind intrrile de stocuri pe baza facturilor, avizelor de expediie, chitanelor, bonurilor de achiziie.Prelucrarea e mixt, se introduc datele manual n aplica ie. Prelucrarea ieirilor spre consum, cu prelucrare autmoat a consumurilor specifice aferente comenzilor interne lansate n producie i tiprirea bonurilor de consum.

Locurile (birourile) din firm unde se folosete/folosesc aplicaia/aplicaiile

Aplicaia este folosit de contabil, n cadrul departamentului financiarcontabil.Directorul economic vizualizeaz aceste liste, dar fr s intervin n prelucrarea lor.

2.

Sistemul informaional de gestiune al stocurilor rezolv integral problema stocurilor, n strns legtur cu aspectul contabil.Scopul acestui sistem este de a evidenia cantitatea valoric a stocurilor de materii prime, materiale pentru obinerea informaiilor legate de micarea stocurilor, existena lor, luarea deciziei de

Aplicaia CONTLIV ajut la gestiunea tipurilor de stocuri de materiale rezultate din preluarea i prelucrarea tranzaciilor, folosind clasele de ncadrare i a atributelor de caracterizare, ntocmirea balanelor analitice i furnizarea altor informaii privind stocurile.

Aplicaia este efectuat de gestionar, n cadrul depozitelor i seciilor, de responsabilul cu aprovizionareamaterialelor, de contabilul care se ocup cu gestiunea stocurilor.

3.

aprovizionare, etc. Subsistemul produciei sunt un suport al activitii de producie care includ activitile care se ocup de planificarea, realizarea i controlul proceselor de productie. Subsistemul privind gestiunea vnzrilor se ocup cu analizarea vnzrilor pe grupe de produse, dup tipul de clieni. Subsistemul cercetrii se concretizeaz prin nnoiri tehnologice, prin creterea ritmului de dezvoltare i a productivitii, meninerea nivelului de competitivitate pe pia, prin realizarea unui grad ridicat al profitului.

Aplicaia CONTLIV se ocup de pregtirea fabricaiei i ncrcarea consumurilor de materiale, urmrirea consumurilor de materiale i manoper, evidena realizrii produciei. De aceast gestiue se ocup tot aplicaia CONTLIV i are ca scop determinarea volumului vnzrilor pe baza listelor de comenzi, a clienilor, ntocmirea facturilor. Cercetarea din unitate se face cu ajutorul mass-mediei, prin publicarea de anunuri n ziare pentru angajarea de personal nou.Tot cu ajutorul mass-mediei se verific noile tehnologii aprute, programe de implementat, nivelul unor firme aflate pe pia pentru a avea o anumit viziune despre competitivitate.

Prelucrarea datelor privind pregtirea fabricaiei, lansarea n producie, a consumului de materiale, a calculaiei produciei lunare.Prelucrarea este mixt , datele sun introduse manual n calculator.

Se ocup departamentul de producie, ce relaioneaz cu contabilul.

4.

Prelucrarea datelor privind volumul vnzrilor efectuate, facturarea livrrilor efectuate, nregistrarea vnzrilor.Aceste prelucrri sunt mixte, datele din documentele ntocmite sunt introduse manual n aplicaie. Prelucrarea de date pentru verificarea necesarului de personal, pentru verificarea noilor tehnologii de implementat. Aceast prelucrare se face automat, cu ajutorul mijloacelor informatice, sau manual prin observarea n unitate a elementelor ce lipsesc i trebuie introduse.

De aceste prelucrri se ocup contabilul din departamentul de trezorerie, i din departamentul comercial.

5.

De aceste lucruri se ocup departamentul de marketing, prin compartimentul

6.

7.

8.

Subsistemul comercial. Posibilitile de lucru oferite utilizatorilor acoper integral cele mai complexe solicitari ale departamentelor comerciale. Astfel, sunt acoperite integral contractele comerciale de vnzare-cumparare. Ofertele, comenzile i contractele de la parteneri pot fi gestionate integral. Subsistemul resurselor umane se refer la stabilirea cerinelor de personal, plasarea eficient a angajailor, evaluarea, retribuirea, i specializarea acestora, precum i demiterea acestora atunci cnd este cazul. Subsistemul trezoreriei este specializat n prelucrarea, stocarea atelor corespunztoare tranzaciilor zilnice.

Aplicaia CONTLIV ofer informaii despre stocuri, urmrirea situaiei partenerilor, facturi nesosite/de ntocmit, liste de intrri/ieiri, comenzi ctre furnizori/de la clieni.

Prelucrarea datelor privind stocurile necesare de aprovizionare, n curs de epuizare, emite facturi, prelucrarea vnzrilor pe perioade specifice.La fel, prelucrarea este mixt, datele fiind introduse manual din facturile, chitanele, bonurile de consum ntocmite, diect n calculator cu ajutorul aplicaiei.

De acest subsistem se ocup cei din departamentul comercial ce comunic cu cei din departamentul de gestiune al stocurilor, cu departamentul de vnzri .

Aplicaia CONTLIV ine evidena rapoartelor cu privire la state de plat, cecuri de plat.

CONTLIV permite legarea plilor i ncasrilor de documente primare care au generat obligaia de plat sau ncasare.Tiprete registre de cas i de banc n lei sau n valut.

Prelucrarea datelor din pontajele trimise de ctre departamente, prelucrarea datelor privind listele de calcul a drepturilor salariale, pentru ntocmirea statului de salarii. Se mai prelucreaz i datele privind avansurile acordate, desfurarea unor programe de intruire/pregtire profesional. Aceast prelucrare se face prin introducerea automat a datelor n program. Procesarea plilor n urma contractelor ncheiate, ncasrilor de la clieni.Evideniaz opeaiunile bancare aflate n curs(cambie, cec, bilet la ordin).Ca i n alte cazuri se introduc datele manual n aplicaie.

Se ocup departamentul de resurse umane ce colaboreaz cu, contabilul.

Aceste operaiuni sunt efectuate de ctre contabilul din departamentul financiar contabil.

1.2.2 Infrastructura hardware existent Se vor descrie resursele fizice i infrastructura de reea cu ajutorul crora este posibil funcionarea aplicaiilor informatice descrise la punctul anterior. Se vor face observaii n pr ivin a performanei lor, eventual propuneri pentru mbuntire, dac din discu iile purtate sau prin observare se constat c acestea nu asigur realizarea eficient a prelucrrilor. Aplicaiile i datele puse la dispoziia utilizatorilor sunt dispersate pe diferite componente hardware n funcie de numrul utilizatorilor. Componente hardware staii de lucru servere pe departamente serverul control

S.C LIMSILVA FOREST S.R.L. dispune de o reea de calculatoare alctuit dintr -un server control i din 24 de PC-uri mprite astfel: 1 Director General, 3 la compartimentul de trezorerie, 3 la compartimentul financiar contabil, 4 la compartimentul comercial, 3 la comaprtimentul IT, 2 la compartimentul tehnic i de producie, 3 la departamentul de marketing, 3 la compartimentul de resurse umane, 1 la biroul CTC, i unul pentru secii. Arhitectura sistemului informatic reprezint soluia benefic sistemului informatic i reflect viziunea strategic managerial asupra modului n care firma lucreaz. Arhitectura sistemului informatic s-a concretizat n trei componente: descendent (top-down) ascendent (button-up) mixt Descendent- se aplic n cadrul sistemelor complexe Ascendent- se aplic la nivelul fiecrui domeniu de gestiune contabilitate comercial producie Mixt- combinaie ntre descendent i ascendent Etapele procesului de realizare a arhitecturii: faza de pre-proiectare analiza domeniului proiectarea schematic faza de dezvoltare a proiectelor

1.3 Prezentarea potenialelor proiecte informatice sau n curs de implementare

n acest punct se vor identifica posibilele proiecte informatice ce sunt sau pot fi propuse, pentru mbuntirea sau nlocuirea aplicaiilor existente, pentru implementarea unora noi. De asemenea, se vor descrie eventualele proiecte aflate n curs de implementare. se va face o scurt descriere a lor, eviden iind scopul acelor proiecte, motivul pentru care s-a lansat propunerea, eventualele restric ii de implementare. Societatea se gndete ca pe viitor s implementeze un proiect informatic pentru o mai bun gestionare a clienilor, n ceea ce privete vnzarea prin intermediul internetului. Se au n vedere avantaje realizabile ca: reducerea erorilor n ceea ce privete preluarea comenzilor, creterea
8

vnzrilor prin intermediul unui site mult mai atrgtor. Clientul, n acest fel poate urmri un istoric al tranzaciilor efectuate.

1.4 Matricea sisteme informaionale - componente organizatorice

Se va construi matricea sisteme informaionale componente organizatorice.

List pentru pli salarii Centralizator condumuri materii prime Necesar de materiale Note contabile

Registru de cas

Sisteme Informaionale Componente organizatorice Director General

Sistemul Informaional de achiziie

Sistemul Informaional de Gestiune al Stocurilor

Sistemul Informaional de Producie

Sistemul informaional de gestiune al vnzrilor

Sistemul informaional de gestiune al clienilor

Sistemul informaional de trezorerie

Sistemul informaional de gestiune al resurselor umane

Liste de avans chenzinal

Sistemul informational de contabilitate generala

Liste de avans chenzinal aprobate Stat de salarii Stat de salarii aprobat Programare concedii de odihn Progra mare concedii de odihn aprobate Situaii financiare anuale/ Balane de verificare aprobate

Oficiul Juridic

Contract individual de munc Desfacere contract de munc

Resurse umane

Contract individual de munc Fluturai Adeverin venit

Director tehnic

Necesar m.p i materiale Necesar de m.p i mat. aprobat

Diretor economic
List de avans

SFA/Balan de verificare

Stat de salarii avizat SFA/Balan de verificare aprobat

Director Financiar Contabi l

Jurnal cumprri Liste avansuri acordate

10

SFA/Balana de verificare Stat de plat salarii Registru Jurnal Declaraia 112 Decont TVA Not contbil salarii Not contabil salarii JurnalVnzri

Secii de producie

Centralizare pontaj Necesar Personal

Birou Aprovizionare depozitare

Necesar mp i mat aprobat Lansare comand A.E./Factur NIR/NRCD Confirmare comand Fia de magazie Fi de magazie

Bon de consum Articol promovare vnzri

Birou marketing
Bon de predare

Birou CTC Alte departamente

Pontaj Fluturai

11

2. Delimitarea ariei de ntindere pentru sistemul analizat

Pentru definirea ariei de ntindere se vor avea n vedere, n special, fluxurile informaionale (intrri i ieiri) identificate la punctul 1.4.

2.1 Stabilirea tranzaciilor economice din sistemul analizat

Identificarea tranzaciilor economice (operaii, procese economice) este foarte important pentru c reprezint punctul de plecare n stabilirea principalelor procese de prelucrare ale sistemului analizat, dar i a datelor ce urmeaz a fi supuse prelucrrii i a informaiilor transmise ctre alte sisteme, birouri sau persoane. Principalele tranzacii economice n cazul sistemului de resurse umane sunt: Stabilirea unui necesar de personal Derularea efectiv a procesului de angajare Instruirea personalului i ntocmirea planurilor de pregtire profesional Calculul drepturilor salariale i a reinerilor Desfacerea contractelor de munc.

2.2 Descrierea componentelor organizatorice1 cu responsabiliti n domeniul sistemului studiat

Din analiza responsabilitilor este important s se surprind sursa i destinaia fluxurilor de informaii, cine este entitatea de la care trebuie obinut un document sau preluate date pentru a fi introduse n sistem, respectiv entitatea ctre care se vor transmite rapoarte, liste etc.

component organizatoric = birou, departament, compartiment, oficiu, director etc. 12

Nr. Crt.

Departament/birou/ persoan/partener

Descrierea reponsabilitilor privind sistemul analizat Directorul de resurse umane preia informaiile din cadrul acestui birou de contabilitate general pe baza Statului de Salarii. Biroul de contabilitate general: -contabilizeaz i nregistreaz salariile personalului; -verific pontajele lunare pentru un calcul corect al salariilor; -calculeaz contribuiile fiecrui angajat la CAS, CASS i la fondul de omaj etc.; -se ocup cu calculul concediilor de odihn i a celor medicale; -ntocmete i arhiveaz documentele legate de salarizare (Liste de avans chenzinal, State de salarii, Fluturai). -pe baza Statului de salarii preluat de la Salarizare, se efectueaz plata perso nalului n numerar sau prin virament; -are obligaia s emit documentele care atest plata salariilor. -preia informaiile rezultate n cadrul Biroul de contabilitate general privind situaia lunar a angajailor; -verific corectitudinea informaiilor i se asigur c Biroul de trezorerie a primit documentul intact. -n primul rnd se informeaz de posturile vacante existente n firm i de numrul de resurse umane necesare; -apoi cerceteaz care sunt cerinele potenialilor angajai cu privire la salarii, condiii de munc etc.; -stabilesc care sunt cerinele firmei de la potenialii angajai (nivel de educaie, de calificare, vrst, experien); -recruteaz, intervieveaz i selecteaz pe cei mai buni; -ncheie contractele de munc. -aduce la cunotin publicului pe baza Articolului de angajare, existena unor locuri de munc; -atrage prin diferite modaliti atenia celor vizai de aceste posturi vacante pentru a le arta c sunt potrivii i necesari n cadrul firmei -ofer informaii destul de detaliate n legtur cu obiectul de activitate al firmei i despre planurile avute n vedere; -ofer date de contact.

Birou Contabilitate General

Birou Trezorerie

Salarizare

Birou Angajri

Birou Promovare Mass Media

13

2.3 Stabilirea entitilor externe aflate n legtur cu sistemul i construirea primei versiuni a diagramei de context
Plecnd de la descrierea responsabilitilor componentelor organizatorice i de la prezentarea sistemelor din punctele 1.2 i 1.4 se vor identifica entitile externe (principalele birouri, alte sisteme, persoane sau alte organizaii cu care intr n legtur sistemul), precum i fluxurile informaionale specifice sistemului supus analizei. Se va construi lista intrrilor/ieirilor n/din entitile externe, conform modelului de mai jos: Nr. Crt. 1 Entitatea extern Birou Contabilitate General Sistemul informaional de trezorerie Intrri de la entitate n sistem Ieiri din sistem ctre entitate -List cu avansurile acordate; -Stat de plat salarii -Declaraia 112 -List pentru pli salarii

Stat de salarii

Stat de salarii

Director General

-Liste de avans aprobate -Stat plat salarii aprobat -Programare concedii odihn aprobate -Preaviz aprobat

de

Salarizare -Anun de angajare

-Liste de avans chenzinal -Stat de plat salarii -Programare concedii de odihn -Preaviz -Adeverine de venit, rapoarte salariat -Fluturai salarii -Anun de angajare - Fluturai -Fia postului -Adeverine -Situaii venit -Fi fiscal -Declaraii

Birou Promovare Mass Media Birou Angajri

-Cereri

Instituii Guvernamentale

-Certificate medicale

de

concedii

Pe baza entitilor externe descoperite anterior i a fluxurilor extrase din matricea sisteme informaionale componente organizatorice, se va construi o diagram a principalelor fluxuri de informaii care intr i/sau ies din sistemul analizat (diagrama de context).

14

Instituii de Stat

Alte Departamente

Sindicatul

Banc
Angajai
Sistem Vnzare

Sistem Resurse Umane

Secii de Producie

Conducerea
Sistem Trezorerie

Contabilitate

Oficiul Juridic

Elemente de autocontrol:
1) Exist o legtur logic ntre componentele organizatorice prezentate la punctul 1.3 i diagrama de context? 2) Exist o legtur logic ntre tranzaciile economice prezentate la punctul 2. 1 i diagrama de context? 3) Exist o legtur logic ntre intrrile i ieirile prezentate n matricea sisteme informaionale componente organizatorice i diagrama de context? 4) Exist o legtur logic ntre tranzaciile economice prezentate la punctul 2. 1 i intrrile, respectiv ieirile prezentate n matricea sisteme informaio nale componente organizatorice

15

Director General

Trezorerie

Director Financiar Contabil

Director Comercial

Director IT

Director tehnic i Producie

Director Marketing

Director ResurseUmane

Controlul Tehnic al Calittii

Gestiune Stocuri

Birou FinanciarContabil

Birou Aprovizionare

Analiza i ntreinerea Sistemelor

Pregtirea i Urmarirea Produciei

Birou Cercetare

Pregatire Profesional

Gestiune Creane

Salarizare

Servicii Vnzri

Executare ,Proiectare

Promovare Mass-Media

Angajri

Depozitare

Livrare

Recepie

Secia 1

Secia 2

Secia 3

Fig. 1.1. Structura organizatoric a firmei S.C. LIMSILVA FOREST S.R.L.

16

3. Studierea sistemului informaional existent

Se va realiza analiza n detaliu a sistemului informaional ales, astfel nct s fie evideniate toate componentele i s fie identificate problemele ce necesit remediere. Informaiile colectate prin observarea sistemului, din analiza documentelor organizaiei, discuiile cu angajaii, se vor sintetiza sub forma unor tabele, ce vor fi completate cu atenie, astfel nct s poat fi realizat modelarea sistemului, n capitolul 4.

3.1 Identificarea proceselor de prelucrare

Fa de procesele de prelucrare identificate n capitolul 1, pe baza tranzaciilor economice identificate n capitolul 2, se vor detalia procesele i se va urmri descompunerea lor n subprocese. Ex.: Procesele de prelucrare identificate n sistemul informaional al resurselor umane sunt: 1. Stabilirea unui necesar de personal 1.1. Solicitarea de ctre departamente a unui numr de personal necesar; 1.2. Stabilirea locurilor de munc vacante; 1.3. Estimarea nevoilor de personal sub aspect calitativ (vrst, sex, experien, calificare). 2. Derularea efectiv a procesului de angajare 2.1 Publicarea unui anun media 2.1.1. Colaborarea cu cei de la Biroul Promovare/ Mass Media pentru ntocmirea anunului de angajare; 2.1.2. Informarea Ageniei Judeene pentru Ocuparea Forelor de Munc ( Instituie de stat) cu privire la posturile vacante din unitate; 2.1.3. Predarea anunului de angajare n form final diferitelor canale Mass Media; 2.2. Selectarea candidailor.Verificarea CV-urilor i interviul propriu-zis; 2.3. Angajarea salariailor.nregistrarea angajailor prin atribuirea mrcii de salariat, a contractului de munc, ntocmirea fiei postului; 2.4. Stabilirea condiiilor de munc. 3.Instruirea personalului i ntocmirea planurilor de pregtire profesional 3.1. Identificarea personalului ce trebuie supus procesului de instruire ( n cazul noilor angajai, dar i a celor vechi pentru perfecionare); 3.2. Stabilirea perioadei de instruire/pregtire profesional; 3.3. Elaborarea planurilor de instruire/pregtire profesional; 4.Calculul drepturilor salariale i a reinerilor 4.1.Primirea de la celelalte departamente a pontajelor realizate de ctre angajai pentru calculul salariilor; 4.2. Cu ajutorul formulelor i n funcie de postul ocupat de fiecare angajat, se calculeaz drepturile salariale ale fiecruia: La tariful de ncadrare al directorului economic, n valoare de 3.154 lei, se adaug ndeminizaia de conducere, sporul de vechime (n procent de 20% ), sporul de fidelitate ( n procent de 15%), drept n natur de 192 lei, astfel stabilindu-se un venit brut de 4765 lei. 4.3. ntocmirea statului de salarii final, ce se trimite ctre directorul general pentru aprobare, i emiterea fluturailor ctre angajai. 5. Desfacerea contractelor de munc. 5.1. Luarea la cunotin cererilor depuse de personal pentru desfacerea contractului de munc; 5.2. Aprobarea de ctre Directorul General a acestor cereri; 5.3. Trimiterea la Oficiul Juridic a contractelor.

17

3.2 Analiza intrrilor ( se vor ordona n funcie de procesul n care intr spre prelucrare)
Proces/subproces/procedur n care intr datele Denumire intrare Emitent i/sau surs de intrare n sistem Structura intrrii Date preluate Stocarea Observaii datelor(tabele ale BD, fiiere sau dosare)unde vor fi nregistrate datele intrate n sistem Format hrtie, ndosariat la dosarele de personal Tabela Locuri de munc Format hrtie, ndosariat la dosarele de personal Tabela Locuri de munc Format hrtie, ndosariat la dosarele de personal Tabela Locuri de munc Format hrtie, ndosariat la dosarele de personal Tabela Condiii

1. Stabilirea unui necesar de personal

Cereri de la alte departamente

efi departament

de -Destinatar; -Nume departament, - Numr posturi; -Semntura; -Denumire post -Destinatar; -Nume departament, - Numr posturi; -Semntura; -Denumire post -Denumire posturi; -Numr posturi -Departamentele

-Denumirea locurilor de munc, -Numr posturi

Formulare posturi vacante

efi de departament

-Denumirea locurilor de munc vacante; - Numrul de posturi disponibile

Situaia locurilor vacante

Fia postului

ntocmit n cadrul sistemului de resurse umane n subprocesul Stabilirea locurilor de munc vacante ntocmit n cadrul sistemului de resurse umane n subprocesul Estimarea nevoilor de personal sub aspect calitativ

-Denumirea posturilor vacante; - Numrul de posturi

-Denumirea compartimentului; -Denumirea postului; -Nume i prenumele salariatului; -Cui se subordoneaz; -Numele efului ierarhic; -Subordonai; -Relaii funcionale;
18

-Denumirea compartimentului; -Denumirea postului; -Nume i prenumele salariatului; -Cui se subordoneaz; -Numele efului ierarhic; -Subordonai; -Relaii funcionale;

2. Derularea efectiv a procesului de angajare

Contract individual de munc

Oficiul juridic

CV

Angajat

-Pregtire i experien; -Autoritate i libertate organizatoric; -Responsabiliti i sarcini; -Sanciuni pentru nerespectarea fiei postului; -Semntura. Unitate,CIF,Nr.reg.Com, Adresa ,Titlu document, Prile contractului(date identificare angajator, date identificare salariat), Obiectul contractului, Durata contractului (nedeterminat, determinat), Locul de munc, Felul muncii, Functia, Atribuiile postului, Criterii de evaluare a activitii profesionale a salariatului, Condiii de munc, Durata muncii(norm ntreag, fraciune de norm), Concediul, Salarizare, Drepturile i obligaii ale prilor, Alte clauze, Dispoziii finale, Conflicte, Semntura, Data ntocmirii contractului,Data ncetrii contractului Adresa,Telefon,Email, Permis conducere,
19

-Pregtire i experien; -Autoritate i libertate organizatoric; -Responsabiliti i sarcini; -Sanciuni pentru nerespectarea fiei postului; Unitate,CIF,Nr.reg.Com, Adresa ,Titlu document, Prile contractului(date identificare angajator, date identificare salariat), Obiectul contractului, Durata contractului (nedeterminat, determinat), Locul de munc, Felul muncii, Functia, Atribuiile postului, Criterii de evaluare a activitii profesionale a salariatului, Condiii de munc, Durata muncii(norm ntreag, fraciune de norm), Concediul, Salarizare, Drepturile i obligaii ale prilor, Alte clauze, Dispoziii finale, Conflicte, Semntura, Data ntocmirii contractului,Data ncetrii contractului Adresa,Telefon,Email, Permis conducere, Format hrtie, ndosariat la dosarele de personal Tabela Personal(Nume, Prenume, CNP, Adres) Tabela Contracte (Nr. Ctr., Tip ctr., Tip Durat, Data nceput, Data sfrit) Tabela Salarii (Salariu lunar brut) Contractul individual de munc va fi semnat de angajator i salariat i va fi ndosariat la dosarele de personal n cadrul biroului de resurse umane.

Format hrtie, ndosariat la

Va fi ndosariat la

Experien(Durata, Firma, Ora lucru, Departament, Domeniu activitate firm, Responsabiliti), Educaie, Cursuri,atestate i premii, Aptitudini

Experien(Durata, Firma, Ora lucru, Departament, Domeniu activitate firm, Responsabiliti), Educaie, Cursuri,atestate i premii, Aptitudini

List personal instruit

3. Instruirea personalului i ntocmirea planurilor de pregatire profesional

Plan instruire/ pregtire

Liste de pontaj

ntocmit n cadrul sistemului de resurse umane n subprocesul . Identificarea personalului ce trebuie supus procesului de instruire ntocmit n cadrul sistemului de resurse umane n subprocesul Elaborarea planurilor de instruire/pregtire profesional Sefi de departament

- Nume, Prenume angajat; -Funcia deinut; - Departamentul din care face parte.

Nume, Prenume angajat; -Funcia deinut; - Departamentul din care face parte

dosarele de dosarele personal personal. Tabela Personal (Nume, Prenume, CNP, Adresa) Tabela Contracte (Nr. Ctr., Tip ctr., Tip Durat, Data nceput, Data sfrit) Tabela Salarii (Salariu lunar brut, Data nceput, Data sfrit) Tabela CV(colarizare, Locuri de munc, Competene) Format hrtie, ndosariat la dosarele de personal Tabela Instruire i Perfecionare

de

- Condiii instruire; - Perioad instruire; - Orar instruire; - Departamentul din care face parte.

- Condiii instruire; - Perioad instruire; - Orar instruire; - Departamentul din care face parte.

Tabela Instruire i perfecionare

- Nume angajat; - Ore lucrate; - Departamentul din care

20

- Nume angajat; - Ore lucrate; - Departamentul din care

Tabela Personal

4. Calcul drepturi salariale

List pontaje, List calcul drepturi i reineri

ntocmit n cadrul sistemului de resurse umane n subprocesul . ntocmirea statului de salarii final

face parte; - Funcia pe care o deine. - Nume angajat; - Funcia deinut; - Drepturi salariale; - Contribuii calculate angajatului; - Reineri; - Avansuri acordate; - Concedii primite

face parte; - Funcia pe care o deine. - Nume angajat; - Funcia deinut; - Drepturi salariale; - Contribuii calculate angajatului; - Reineri; - Avansuri acordate; - Concedii primite

Tabela Personal

n cadrul sistemului de resurse umane se calculeaz contribuiile aferente fiecrui angajat, iar apoi urmeaz ca restul drepturilor salariale s fie determinate de contabil cu ajutorul programului.

List cereri

5. Desfacerea contractelor de munc

ntocmit n cadrul sistemului de resurse umane n subprocesul la cunotin cererilor depuse de personal pentru desfacerea contractului de munc

- Nume angajat; - Motiv

- Nume angajat; - Motiv

Tabela Contracte

21

3.3.Analiza ieirilor(se vor ordona n funcie de procesul din care rezult)

Proces/subproces de prelucrare din care se obine1 Denumire ieire Destinaia ieirii Structura ieirii2 Documentul/ documentele pe baza cruia se obine3 -Situaia locurilor vacante; -Fia postului Stocarea datelor Tipul ieirii Modalitatea (tabele ale bd, i momentul actual de fiiere sau obinerii5 obinere6 dosare) de unde se obin datele4 Tabela Locuri de ntocmit doar Manual munc; n cazul Tabela Condiii necesitii de personal Tabela Locuri de ntocmit doar Manual munc n cazul apariiei de locuri vacant Canale Emis n Automat. situaia necesitii de personal. Observaii7

Anunuri 1. Stabilirea unui recrutare necesar de personal

2. Derularea efectiv a procesului de angajare

-Denumirea postului; -Departament; -Cerine post; -Date de contact Situaia locurilor Instituii de - Nr locuri; de munc vacante Stat -Denumirea postului; -Condiii angajare Anunuri de Mass Media -Numele recrutare postului disponibil; Departamentul -Cerine post Situaia locurilor Agenia -Nr locuri vacante Judeean vacante; pentru -Departament Ocuparea Forei de Munc ( Instituie de stat) Plan instruire/pregtire efi de -Numele departament planului; -Perioada; -Orarul;

de Mass Media

-Formulare posture vacante

-se afl n Tabela cadrul media. sistemului.

se afl n Tabela Locuri de Emis pentru cadrul munc ntiinarea cu sistemului. privire la locurile de munc vacante

3. Instruirea personalului i ntocmirea

Cereri de la Format hrtie, Emis pentru Manual efi de ndosariat la ntiinarea departament dosarele de plan personal
22

planurilor de pregatire profesional Stat de salarii Directorul General

-Condiii;

Tabela Instruire i perfecionare Stat salarii; -Fluturai Tabela personal(Nume, Prenume, CNP, Adresa); Tabela Funcii (Funcie); Tabela Salarii (Salariu lunar brut, Data nceput, Data sfrit) Emis pentru Manual ntiinrea salariului fiecrui angajat

4. Calcul drepturi salariale

Fluturai

Angajai

Date

format

Sistem

-Nume angajat; -Norma zilnic; -Salariu ncadrare; -Spor vechime; -Spor fidelitate; -Drept n natur; -Venit brut; -omaj; -CAS; -CASS; -Impozit; -Venit net; -Alte avansuri; Rmas de plat -Nume Prenume angajat; -Funcia deinut; -Salar ncadrare; -Sporuri; -Reineri; -Concedii oferite; -Rest de plat. Nume i

Stat de salarii

Tabela Salarii(Salariu lunar brut, Data nceput, Data sfrit) Tabela personal(Nume, Prenume, CNP, Adresa);

Emis pentru Automat ntiinrea salariului fiecrui angajat

Pontaje
23

Tabela

Raport

Automat

Datele

sunt

electronic privind timpul lucrat

5. Desfacerea contractelor de munc

Contracte munc

de Oficiul Juridic, Director general

prenume angajat, Marca Numr zile lucrate, Zile concedii odihn NR decizie de Contract concedieremunc demisie ,Nume administrator, Nume angajat, Funcia, Nr zile de preaviz, Dat ncepere preaziv, Nr contract de munc, Dat expirare preaviz, Data comunicrii

Personal(Nume,P periodic, renume, Marca); bilunar

preluate automat vederea efecturii noilor prelucrri.

de Tabela Contracte

Emis n situaia desfacerii contractelor de munc

24

3.4 Analiza proceselor de prelucrare

Proces/ Subproces Descrierea succint a operaiunilor de prelucrare Evaluarea necesarului de personal din firm prelucrnd cereri de la alte departamente, sintetiznd informaiile din documentele de intrare . Se ntocmesc i se redacteaz anunurile de recrutare conforme cu necesarul de personal, ce vor fi distribuite prin diferite ci:afie, fluturai, reclame, radio, tv, online. Se stabilesc condiiile necesare ocuprii postului. 3. Instruirea personalului i ntocmirea planurilor de pregatire profesional Se va avea n vedere List personal instruirea instruire, plan de personalului din instruire/pregtire unitate, fie nou sau vechi, din cauza schimbrilor permanente de tehnologie sau altele. n urma stabilirii Plan instruire/pregtire Tabela instruire i perfecionare Intrri n proces Ieiri din proces Formulele sau relaiile de calcul Stocarea datelor (tabele ale bd, fiiere sau dosare) Tabela locuri de munc Tabela condiii Observaii

1. Stabilirea unui necesar de personal

Cereri de la alte Anunuri de departamente, recrutare, situaia formulare posture locurilor vacante vacante, situaia posturilor vacante.

2. Derularea efectiv a procesului de angajare

Fia postului, contract de munc individual, CV

Anunuri de recrutare, situaia locurilor vacante.

Tabela canale media Tabela locuri de munc Tabela personala Tabela salarii Tabela contracte Tabela CV

Dup ce vor fi elaborate anunurile de recrutare vor fi aprobate de ctre Directorul General.

25

personalului de instruit se va elabora un plan, ce va prevedea condiiile de desfurare, programe, orare. Transmiterea planului de instruire elaborat n forma final efilor de departament, umnd ca acetia s comunice detalii personalului referitor la condiii de desfurare. Pe baza listelor de List pontaj, list Stat de salarii, date pontaj primite de la calcul drepturi i n format electronic departamente se reineri privind timpul lucrat efectueaz calcularea propriuzis a salariului Se trimite statul de salarii ntocmit ctre directorul general pentru aprobare -Venit brut=Salar Tabela personal ncadrare+Spor Tabela funcii vechime+Spor Tabela salarii fidelitate+drepturi n natur+ndeminizaii conducere; -omaj=0.5% *Venit brut; -CAS=10.5%*Venit brut; -CASS=5.5%*Venit brut; -Impozit=(Venit brut-deduceri)*16%; -Venit net=Venit brut-omaj-CASCASSImpozit/profit; -Rest de plat=Venit net-Avansuri acordate.

4. Calcul drepturi salariale

26

5. Desfacerea contractelor de munc

Se au n vedere List cereri contractele de munc ce urmeaz a fi desfiinate, din diverse motive:concedieri, demisii Pe baza listelor de cereri, sunt trimise directorului general contractele de munc ce urmaz a fi desfcute, pentru aprobare

Contracte de munc

Tabela contracte

27

4. Modelarea sistemului analizat

n acest capitol nu avei de scris un text , ci de construit diagramele fluxurilor de date, de realizat un tabel (matricea CRUD = sinteza unor elemente deja specificate n DFD nivelul 0), de completat dicionarul de dat

4.1 Realizarea diagramelor fluxurilor de date

28

DIAGRAMA DE CONTEXT

29

DIAGRAMA DE NIVEL 0

30

DIAGRAMA DE NIVEL 1( Procesul: Stabilirea unui necesar de personal)

31

DIAGRAMA DE NIVEL 1(Procesul:derularea efectiv a procesului de angajare)

32

DIAGRAMA DE NIVEL 2(Subprocesul: Publicarea unui anun media)

33

4.2 Construirea matricei CRUD

Pe baza informaiilor obinute din analiza sistemului existent i a construirii diagramei de nivel "0", rezult urmtoarea matrice CRUD: Ex.:
Locuri stocare Procese Stabilirea unui necesar de personal Derularea efectiv a procesului de angajare Instruirea personalului i ntocmirea planurilor de pregtire profesional Calcului drepturilor salariale Locuri de munc CRU Condiii Personal Contracte Salarii CV Instruire/Perfecionare Canale Media Funcii

CUD

CU

CRUD

CRUD

CRU

Desfacerea contractelor de munc

RD

34

4.3 Descrierea datelor n depozitul (dicionarul) datelor

Se vor descrie cel puin 4 fluxuri de date (cel puin un flux extern de intrare, cel puin un flux intern de scriere, cel puin un flux intern de citire, cel puin un flux extern de ieire), un loc de stocare, o entitate extern i un proces de prelucrare. Fluxuri: flux extern de intrare list de pontaje de la alte departamente ctre procesul de calcul al drepturilor salariale

35

flux extern de ieire al statului de salarii din procesul de calcul al drepturilor salariale ctre conducere

36

flux intern de scriere al datelor

37

un flux intern de citire

38

un loc de stocare

o entitate extern

39

proces de prelucrare

40

5. Specificarea cerinelor funcionale i nonfuncionale ale sistemului

Pe baza informaiilor colectate n capitolul 3 i a problemelor constate la modelarea sistemului n capitolul 4, se vor identifica cerinele/solu iile func ionale i nonfuncionale, completndu-se tabelul urmtor:
Nr. Crt. 1. Problema Identificat n cazul listelor de pontaj obinute dou probleme ar putea fi modul de organizare i stocare a datelor i timpul transmiterii datelor Descrierea Problemei Modul de stocare al datelor este manual, pe o condic de prezen aflat la intrare. Pentru c nu exist un program care s genereze automat orele totale lucrate pe lun de fiecare angajat n vederea transmiterii lor ctre resurse umane, intervine problema timpului pierdut pentru calcularea manual a listelor de pontaj. Tip Cerin/Soluie Cerin funcional nonfuncional Descrierea Cerinei/Soluiei Realizarea unui fiier Excel pentru fiecare angajat n parte,n fiecare lun, n care se vor nota zilele lucrate, numele acestuia, ora intrrii n unitate i ora ieirii. Pentru soluionarea problemei se vor aduga o coloan pentru calculul efectiv al orelor lucrate pe zi (or plecare- or sosire) iar apoi se va mai aduga un rnd unde se va calcula totalul orelor lucrate n luna respectiv( sum din ultima coloan) Odat introdus acel program automat de generare a datelor, acestea vor fi accesate ntr-un timp mai scurt de ctre sistemul de resurse umane, prin faptul c acel program lucreaz n cadrul acestuia i nu mai este necesar transmiterea informaiilor de la celelalte departamente.

2.

Problema disponibilitii datelor privind activitatea angajailor

Pentru calculul drepturilor salariale este necesar trimiterea listelor de pontaj de la fiecare departament., astfel aceste date nu sunt disponibile imediat.

Cerin nonfuncional

41