GERENCIAMENTO DE PROJETOS NA PRTICA

Georgia Pinto Barbosa georgia.barbosa@cesar.org.br

27.08.08

MOTIVAO

Cenrio mundial
! ! ! ! ! Concorrncia global Maior exigncia por qualidade Menor tempo para desenvolvimento de produtos Recursos limitados Grandes redes de informao e fornecedores agindo globalmente

slide 2 de 180

MOTIVAO

Situao de Projetos nos EUA

Tamanho
26% 46%
Sucesso Cancelado Concludo fora das m etas

Grande Mdia Pequena

29% 37% 22%

62% 47% 50%

9% 16% 28%

28%

! Custos devido falhas: aproximadamente $100 - $150 bilhes Fonte Standish Group e Gartner
slide 3 de 180

MOTIVAO

Problemas tpicos
! ! ! ! ! Atrasos no cronograma Custos alm do previsto Falta de recursos Qualidade abaixo da esperada Produtos que no funcionam

Mudanas de requisitos aumentam a complexidade do Gerenciamento

Organizaes reconhecem relao entre gesto fraca e impactos nos negcios

slide 4 de 180

Aes para reverter

O que pode ser feito para melhorar nmeros como esses?

! Implantao de uma gesto efetiva de projetos ! Uso de boas prticas em gesto de projetos

Quanto Gerenciamento de Programas e Projetos Necessrio?

slide 5 de 180

Quanto Gerenciamento de Projetos e Programas necessrio?

Fatores que influenciam na resposta

! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! Valor estratgico Visibilidade Valor financeiro Complexidade e dimenso Durao Integraes com outras iniciativas Exposio ao risco Velocidade para concluso Estilo de gerenciamento e maturidade organizacional Quantidade de recursos envolvidos Terceirizao necessria Rigidez na conformidade a padres Problemas j identificados em projetos anteriores
slide 6 de 180

A gesto de projeto pode ser to complexa quanto a necessidade Gesto de contratao Gesto da Comunicao Gesto de Risco Gesto de tempo

Gesto de mudanas Gesto de Integrao Gesto do ciclo de vida Gesto de escopo Ferramentas de suporte gesto

Competncias e Habilidades de Gesto de Projetos

Gesto de Issues Gesto de Custo Planejamento, Cronograma, estimativas Governana e monitoramento

Gesto do conhecimento Gesto de capital humano

slide 7 de 180

Gesto da Qualidade

REAS DE ESPECIALIZAO

slide 8 de 180

Fonte: PMBOK

Quanto Gerenciamento de Projetos e Programas necessrio?

Case Santista
! Baseando-se no PMBoK, trs reas de conhecimento foram inicialmente priorizadas ! Projetos presentes em planos de ao RH Qualidade Escopo

Riscos

Integrao

Aquisio

Tempo Comunicao

Custos

slide 9 de 180

Qual a direo tomar?

PMBoK RUP CMMI OPM3 Six Sigma Metodologias geis

SWEBoK

Prince2

Ou ainda, o que focar no que for escolhido? Gerenciamento rpido ou complexo de projetos?
slide 10 de 180

De uma forma geral

Aspectos em comum
! ! ! ! ! ! ! ! ! ! Definir o projeto Planejar o trabalho Gerenciar o plano de trabalho Gerenciar conflitos Gerenciar escopo Gerenciar riscos Gerenciar comunicao Gerenciar documentao Gerenciar qualidade Gerenciar mtricas

Gesto de pessoas: Gerentes de uma forma geral Gesto de contratos: mais especfico

slide 11 de 180

Aspectos em comum

Definir o projeto
! Algumas perguntas bsicas (5 Ws e 2 Hs) [Why] Por que fazemos isso? [Who] Quem quer isso realizado? [What] Quais so os detalhes? [How] Como ns faremos isso? [When] Quando so necessrias as entregas? [Where] Onde isso ser feito? Onde esto os envolvidos? [How much] De Quanto o oramento?

Alinhando as expectativas

slide 12 de 180

Aspectos em comum

Planejar o Trabalho
! Elaborao do plano de trabalho Definio de como o trabalho ser completado WBS evoluindo at um cronograma

O que voc precisa completar

Como conseguir concluir

slide 13 de 180

Aspectos em comum

Administrar o Plano de Trabalho

! Gerenciar o cumprimento do plano de trabalho ! Manter o plano de trabalho atualizado No adianta elabor-lo e no us-lo como base para o acompanhamento o dia-a-dia Conceitos de caminho e corrente crtica devem ser considerados

slide 14 de 180

Aspectos em comum Administrar o plano de trabalho

Aes corretivas

Medio H uma variao? Sim requerida uma ao corretiva? Sim

Identifique aes alternativas e faa sua recomendao de ao corretiva Submeta ao controle integrado para aprovar ou rejeitar a mudana Se rejeitado, procure mais alternativas ou aceite o impacto Se aprovado, mude o plano de gerenciamento do projeto Gerencie pelo novo plano

Medir a efetividade das aes corretivas implementadas

slide 15 de 180

Monitorar e controlar o projeto

Aspectos em comum Administrar o plano de trabalho

Reparo de defeito

Foi encontrado um defeito durante medies do gerenciamento da qualidade

recomendado um reparo de defeito a requisio de mudana parte do processo de monitoramento e controle

O processo integrado de controle de mudanas aprova ou rejeita a mudana

O defeito reparado O reparo validado

slide 16 de 180

Aspectos em comum

Administrar conflitos
! Impedimentos ! Necessidade de: Processo para identificar problemas, determinar impacto, examinar alternativas e envolver pessoas para uma tomada de deciso Tcnicas para resoluo de problemas
Espinhas de peixe Pareto 5 porqus Anlise de causa-raiz ...

slide 17 de 180

Aspectos em comum

Administrar escopo
! Limites do projeto ! Existncia de mudanas algo que no muda ! Impactos precisam ser avaliados e negociados com stakeholders ! Problemas comuns Escopo deslizante
Grandes mudanas x Pequenas mudanas

Aprovao de escopo pelo usurio final sem consentimento do Sponsor Membros da equipe aceitando e realizando mudanas sem considerar a gesto das mesmas

slide 18 de 180

Aspectos em comum

Administrar riscos
! Identificao, anlise e resposta ao risco ! Antecipando-se a problemas ! Potencializando situaes favorveis

Gerncia de Risco inserida na Gerncia de Projetos

Gerncia de Risco a razo da Gerncia de Projetos

Gerncia de Risco

Gerncia de Projetos
Gerncia de Risco
slide 19 de 180

Gerncia de Projetos

Aspectos em comum

Administrar a comunicao
! ! ! ! Essencial num projeto Transparncia do andamento do projeto Surpresas so reduzidas Sofisticao a depender da complexidade do projeto ! De acordo com o pblico que receber a comunicao ! Uma classificao possvel Obrigatria Informativa Promocional

A realizao da comunicao freqentemente envolve a criao de entregas adicionais que, por sua vez, exigem mais tempo e esforo. Cronograma e Oramento devem refletir esse aspecto.
slide 20 de 180

10

Aspectos em comum

Administrar a documentao
! Geralmente ignorado at que milhares de documentos estejam completamente fora do controle ! Gerncia de configurao Nomenclatura Repositrio Organizao Regras de acesso e segurana Indexao Reteno e destruio Controle de verso

O que for necessrio para facilitar a sua vida

slide 21 de 180

Aspectos em comum

Administrar a qualidade
! Identificao de padres de qualidade relevantes para o projeto e a determinao de como satisfaz-los ! Controle da qualidade ! Garantia da qualidade ! Melhoria contnua dos processos do projeto Princpio fundamental: Qualidade planejada, projetada e incorporada, no inspecionada.

slide 22 de 180

11

Aspectos em comum

Administrar mtricas
! Comparao e anlise do que foi planejado para o que est sendo realizado Aes para corrigir discrepncias Algumas mtricas Prazos e cronogramas Custos atuais versus estimados Taxa de atendimento e aceitao de entregas Riscos Satisfao do cliente Quantidade de modificaes Percentual de retrabalho ndices de desempenho Valor agregado

S colete o que tem condies de ser til e analisado!

slide 23 de 180

Apenas reforando

Ajuste sua realidade!

! Keep It Simple ! Uso de apenas parte de prticas j pode resolver boa parte de seus problemas ! Mesclar prticas tambm vivel

slide 24 de 180

12

E quais as melhores prticas?

! J procurou onde as melhoras prticas esto registradas na sua empresa?

Sua empresa no registra boas prticas?

! O que fazer para mudar? ! Enquanto isso, j realizou algum benchmarking com outras empresas?

slide 25 de 180

Melhores prticas

Visibilidade no gerenciamento
! Alta direo envolvida em avaliao e seleo consistente de projetos ! Clientes aprovando e estabelecendo prioridades ! CEO comprometendo-se com a implementao do GP como competncia central para gerenciar projetos ! Avaliaes peridica formais dos GPs com gerncia snior ! Projetos limitados a um volume que possa ser entendido pelo GP ! Juno de esforos entre clientes e times de projeto ! Promover vantagens e resultados das disciplinas de Gesto de Projetos ! Elemento principal: planejamento completo com WBS, identificao de tarefas, estimativas, oramentos e cronogramas ! Planejamento contnuo envolvendo o time ! Sponsors como participantes ativos: fortalea relacionamentos
slide 26 de 180

13

Melhores prticas

Patrocnio, responsabilidade, liderana e administrao

! Todo projeto deve ter sponsor ! Papis-chave devem ser formalmente aceitos desde o incio e comunicados, incluindo o do GP ! Escopo, requisitos e entregas aprovados pelo sponsor ! Custos e benefcios devem ser quantificados e aprovados ! Projetos rpidos possuem lderes fortes com senso de urgncia e velocidade ! Profissionalize o GP ! PMO como centro de excelncia para desenvolver e manter processos de gesto, coordenar treinamentos, consultar projetos crticos, etc. ! Foco em prazo, oramento, escopo, qualidade e satisfao do cliente ! Gates em projetos com painis de reviso (aes, prazos e responsveis) ! Membros da equipe precisam de informaes claras sobre as atividades a serem executadas
slide 27 de 180

Melhores prticas

Patrocnio, responsabilidade, liderana e administrao (continuao)

! Perguntas feitas pelo time merecem respostas diretas do cliente ! Processos de Gesto flexvel e escalonvel ! Entregas incrementais de projetos de curto prazo ! Mtricas consistentes e alinhadas com as metas e prioridades do projeto ! Acompanhamento de prazos, registrando como o tempo gasto, incluindo retrabalho ! Processo formal de gesto de mudanas

slide 28 de 180

14

Melhores prticas

Otimizao, disponibilidade e comprometimento de recursos

! Sponsors e GPs deveriam ter acesso a equipes e recursos adequados, de acordo com a fase do projeto ! Disponibilidade e comprometimento dos recursos assegurada pela gesto snior

slide 29 de 180

Melhores prticas

Lies aprendidas
! Lies aprendidas devem ser disponibilizadas, levando em considerao polticas de segurana e acesso ! Benchmarking deve ser perseguido e adotado ! Recompensa para trabalhos desejados

slide 30 de 180

15

Melhores prticas

Gerenciar as expectativas dos Stakeholders, manter credibilidade e gerar valor!

slide 31 de 180

16