Intercambio electrnico de datos (EDI)

Conjunto coherente de datos, estructurados conforme a normas de mensajes acordadas, para la transmisin por medios electrnicos, preparados en un formato capaz de ser ledo por el ordenador y de ser procesado automticamente y sin ambigedad.

Funcionalidad del EDI

Intercambio electrnico de datos es el intercambio entre sistemas de informacin, por medios electrnicos, de datos estructurados de acuerdo con normas de mensajes acordadas. A travs del EDI, las partes involucradas cooperan sobre la base de un entendimiento claro y predefinido acerca de un negocio comn, que se lleva a cabo mediante la transmisin de datos electrnicos estructurados. En el EDI, las interacciones entre las partes tienen lugar por medio de aplicaciones informticas que actan a modo de interfaz con los datos locales y pueden intercambiar informacin comercial estructurada. El EDI establece cmo se estructuran, para su posterior transmisin, los datos de los documentos electrnicos y define el significado comercial de cada elemento de datos. Para transmitir la informacin necesita un servicio de transporte adicional (por ejemplo, un sistema de tratamiento de mensajes o de transferencia de ficheros). Debe destacarse que el EDI respeta la autonoma de las partes involucradas, no impone restriccin alguna en el procesamiento interno de la informacin intercambiada o en los mecanismos de transmisin.

Principales campos de Aplicacin

Los tpicos campos de aplicacin del EDI son el intercambio de informacin industrial, comercial, financiera, mdica, administrativa, fabril o cualquier otro tipo similar de informacin estructurada. Esta informacin, con independencia de su tipo concreto, se estructura en unos formatos que pueden ser procesados por las aplicaciones informticas. Ejemplos de datos EDI son las facturas, rdenes de compra, declaraciones de aduanas, etc. La automatizacin de las interacciones por medio del EDI minimiza las transacciones sobre papel y la intervencin humana, reducindose las tareas relativas a la reintroduccin de datos, impresin, envo de documentos va correo o va fax. A travs del EDI, las Administraciones Pblicas pueden incrementar la eficiencia de las operaciones diarias y mejorar las relaciones con agentes externos como empresas, instituciones econmicas y financieras, y otras Administraciones Pblicas.

El universo de clientes potenciales del servicio EDI es muy amplio, debido a que sta dirigido a empresas que se relacionan comercialmente, en forma independiente de su tamao. Como ejemplo de grupos de potenciales clientes, podemos mencionar: * Sector de la Distribucin (Supermercados y Proveedores) * Sector de las Automotrices (Terminales, Proveedores y Concesionarios) * Sector Farmacutico (Farmacias y Laboratorios) * Sector de la Administracin Pblica * Sector del Transporte y Turismo

Normas de sintaxis
Bsicamente, las normas EDI proporcionan las reglas de sintaxis que definen los documentos electrnicos estructurados (llamados mensajes EDI) y un nmero cada vez mayor de mensajes EDI acordados internacionalmente. El mdulo ephos sobre EDI se basa en las normas y documentos desarrollados por las Naciones Unidas y recogidos en "ISO 9735 - Intercambio Electrnico de Datos para la Administracin, Comercio y Transporte (EDIFACT) - Reglas de aplicacin de la sintaxis" (en 29735). Si bien por razones histricas, en diferentes dominios regionales o sectoriales se utilizan otras reglas de sintaxis (no normalizadas), EDIFACT es la nica sintaxis normalizada.

Planificacin de Sistemas De Informacin en la Empresa. El Intercambio Electrnico De Datos

Hoy en da, el sistema informativo contable de cualquier empresa, por pequea que sea, se encuentra informatizado, de forma que habitualmente se logran unos elevados niveles de automatizacin de las tareas administrativo-contables. Por ejemplo, es frecuente que se encuentren integrados losprogramas de contabilidad con los que gestionan la tesorera o la nmina y que estos datos se procesen muy rpidamente. Pero suele suceder que dos empresas que mantienen una intensa relacin comercial cliente-proveedor y que disponen de sendos sistemas informativos contables avanzados, realicen sus transacciones econmicas introduciendo las rdenes de compra, las facturas y el resto de documentos en sobres, que posteriormente son enviados por correo. Hoy en da, tambin es habitual enviar estos documentos a travs del fax, con lo que se agiliza la gestin. Si la empresa utiliza un fax-modem conectado al ordenador y

gestionado por un programa informtico, se evita tener que imprimir los documentos, envindolos directamente desde su ordenador hasta el fax de la otra empresa. Otra solucin ms sofisticada, pero menos frecuente, consiste en enviar dichos documentos a travs del correo electrnico. El correo electrnico permite enviar mensajes entre diferentes ordenadores que estn conectados a redes de ordenadores como por ejemplo Internet o Compuserve. Sin embargo, este procedimiento no est exento de inconvenientes, debido a que el correo electrnico no est normalizado y, salvo que el cliente y el proveedor acuerden previamente componer de alguna forma sus mensajes, exige que el receptor traduzca los documentos recibidos. Adems, el uso de mero correo electrnico no es un medio seguro para realizar las transmisiones comerciales ni garantiza su confidencialidad. La solucin que desde hace varios aos estn adoptando muchas empresas se denomina EDI o Intercambio Electrnico de Datos. El EDI bsicamente consiste en transmitir electrnicamente documentos comerciales y administrativos entre aplicaciones informticas, en un formato normalizado. En este trabajo describimos qu es el EDI, qu diferentes normas EDI existen, por dnde viajan los datos, cual es la estructura de un mensaje EDI, los beneficios y los costes que para una empresa puede suponer el implantar este sistema y el impacto que puede tener sobre la Contabilidad.

Servicios EDI
Como ya mencionamos anteriormente EDI es el intercambio electrnico de documentos estandarizados, a travs de redes de telecomunicaciones, entre aplicaciones informticas de empresas relacionadas comercialmente. El EDI sustituye el soporte papel de los relacionadas comercialmente. El EDI sustituye el soporte papel de los documentos comerciales ms habituales (rdenes de compra, remito, factura, lista de precios, etc.) por transacciones electrnicas con formato normalizados y acordados previamente entre los usuarios del servicio. Este servicio, a diferencia del correo electrnico, relaciona aplicaciones informticas que residen en las computadoras de las distintas empresas. Por lo tanto, el intercambio de informacin se realiza entre aplicaciones informticas y no entre personas.

Principales Beneficios
EDI sin duda nos ofrece una amplia gama de oportunidades de trabajo y beneficios para nuestra empresa entre los que se destacan : * Agilizacin de procesos comerciales * Importante disminucin de errores en los documentos

* Disminucin de stocks, debido a la facilidad de aplicacin de tcnicas "Just-in-Time" * Ahorro de costos de administracin * Mejora de la competitividad de la empresa que lo adopta

Componentes de EDI
EDI cuenta con algunos componentes que a continuacin se describen uno a uno.

CENTRO DE COMPENSACIN La funcin bsica del Centro de Compensacin es la de recibir, almacenar y reenviar a sus destinatarios los documentos comerciales que los usuarios del servicios intercambian. As, se asegura la integridad y confidencialidad de la informacin. En l cada empresa tiene asignado un buzn electrnico, a travs del cual el usuario recibe y recupera la informacin que sus interlocutores comerciales le envan. La plataforma hardware del Centro es "Fault Tolerant", lo cual garantiza la plena disponibilidad del servicio: 24 horas por da, 365 das del ao. Los aspectos de seguridad tales como: control de acceso, suministro de energa elctrica, etc. han sido especialmente cuidados, con el objeto de garantizar a los usuarios la plena integridad y confidencialidad de su informacin. Los clientes slo necesitan realizar una conexin fsica para intercambiar documentos con todos sus interlocutores, circunstancia que facilita el uso diario del Servicio. Adems de esta simplificacin introducida por el centro Servidor, existe otra serie de ventajas, como las siguientes: * Una sola conexin sirve para enviar a TODOS los destinatarios y recibir de TODOS los remitentes * Alta disponibilidad - Confidencialidad absoluta * Integridad de datos implcita en los protocolos utilizados * Mantiene y facilita control de documentos RED DE TELECOMUNICACIONES Las empresas usuarias del servicio tiene acceso al Centro de Compensacin a travs de la red Terrestre y/o Satelital de STARTEL. El ingreso a la misma podr ser por medio de acceso directos (X.25, X.28) o por la red telefnica conmutada al centro ms cercano

(acceso RAC X.28). La eleccin del vnculo se determina en funcin del trfico que las empresas necesitan cursar. Los accesos a la red terrestre con que cuenta el Centro de Compensacin tiene la facilidad de cobro revertido. Es decir, los clientes que se comunican con el Centro no abonan el trfico generado en la Red. El protocolo utilizado es el OFTP (Odette File Transfer Protocol), el cual fue diseado especialmente para intercambios EDI y es en la actualidad el de mayor difusin. ESTACIN DE USUARIO La estacin de trabajo es la herramienta software que permite realizar la conexin del sistema informtico de cada Cliente con el Centro de Compensacin. La misma cubre las siguientes funciones: * Comunicaciones * Traduccin de mensajes al formato estandarizado * Interface con las aplicaciones del sistema informtico del Cliente * Entrada manual de datos e impresin de documentos recibidos El equipo necesario para soportar la Estacin de Trabajo, en su configuracin bsica, es una computadora AT, un modem compatible Hayes y una conexin telefnica.

Cundo usar el EDI

Generalmente, se utiliza el EDI cuando: * Las partes involucradas en el intercambio son autnomas y comparten un entendimiento predefinido, claro y comn sobre los negocios y servicios a utilizar; * La informacin a intercambiar puede mapearse sobre mensajes normalizados. Debe destacarse que aunque no se disponga de mensajes normalizados para todas las aplicaciones, ello no debe impedir la utilizacin del EDI. En la Seccin se proporcionan directrices o guas para el diseo de nuevos mensajes EDI. Un uso tpico del EDI es la automatizacin de los intercambios entre un departamento y una organizacin externa (por ejemplo, una compaa suministradora) o entre dos grandes departamentos de la misma Administracin, cada uno de ellos dotado con su propio sistema de informacin y diferentes formas de representar la misma informacin. No obstante, dentro de un mismo departamento pueden existir unidades que tienen sus

propios dominios de aplicacin implementados sobre diferentes sistemas informticos, y necesitan automatizar el intercambio de datos mediante el EDI. La existencia de conjuntos de mensajes acordados internacionalmente es el elemento clave para la automatizacin de los procedimientos administrativos o comerciales. Como se indicar posteriormente en el Escenario 4, el nmero actual de mensajes normalizados o en fase de borrador, abarca una extensa rea de aplicaciones relevantes para las Administraciones Pblicas. La introduccin del EDI debera decidirse teniendo en cuenta los siguientes aspectos: * El volumen de documentos comerciales/administrativos intercambiados; * El actual porcentaje de error en el tratamiento de documentos sobre papel; * El coste del tratamiento y mantenimiento de documentos sobre papel; * El factor tiempo (si es crtico o no); * El valor estratgico asignado al EDI en trminos de beneficios a largo plazo. Este anlisis debera compararse con la evaluacin del coste necesario para implementar una solucin basada en el EDI. A los costes de contratacin previstos deberan aadirse los costes derivados de procedimientos internos (por ejemplo, preparacin del personal).

Herramientas tecnolgicas para mercancas o cargamentos

El uso de nuevas herramientas tecnolgicas en la funcin de los procedimientos logsticos mejora la productividad a travs de la optimizacin de tareas; proveen soluciones para los tres niveles de decisin: estratgico, tctico y operativo, tanto para el control de inventarios y administracin de almacenes, como el de transporte y distribucin, contando con los indicadores de control y reportes de todas las variables. Esto permite una visualizacin centralizada en tiempo real de toda la cadena de suministro para una rpida y acertada toma de decisiones. Sin embargo para que la tecnologa genere resultados es necesario no solo decidir entre una lista cada vez ms grande de soluciones disponibles en el mercado, exige una alineacin de los objetivos y cultura de la organizacin, as como los procesos actuales e infraestructura disponible. Las empresas que mejoran su competitividad en etapas de crecimiento, son aquellas que han podido adaptar y alinear las soluciones tecnolgicas del mercado a sus procesos, infraestructura y organizacin.

Cdigo de barras
El cdigo de barras es un cdigo basado en la representacin mediante un conjunto de lneas paralelas verticales de distinto grosor y espaciado que en su conjunto contienen una determinada informacin, es decir, las barras y espacios del cdigo representan pequeas cadenas de caracteres. De este modo, el cdigo de barras permite reconocer rpidamente un artculo de forma nica, global y no ambigua en un punto de la cadena logstica y as poder realizar inventario o consultar sus caractersticas asociadas. Actualmente, el cdigo de barras est implantado masivamente de forma global La correspondencia o mapeo entre la informacin y el cdigo que la representa se denomina simbologa. Estas simbologas pueden ser clasificadas en grupos atendiendo a dos criterios diferentes:

Continua o discreta: en las simbologas continuas los caracteres comienzan con un espacio y en el siguiente comienzan con una barra (o viceversa). Sin embargo, en las simbologas discretas los caracteres comienzan y terminan con barras y el espacio entre caracteres es ignorado y generalmente de poca anchura.

Bidimensional o multidimensional: En las simbologas bidimensionales las barras pueden ser anchas o estrechas. Sin embargo, las barras en las simbologas multidimensionales sonmltiplos de una anchura determinada (X). De esta forma, se emplean barras con anchura X, 2X, 3X, y 4X.

Tipos de cdigos de barra

Los cdigos de barras se dividen en dos grandes grupos: los cdigos de barras lineales y los cdigos de barras de dos dimensiones. Cdigos de barras lineales

EHS Code 128 Code 39

Code 93 Codabar

Cdigos de barras bidimensionales Es un cdigo multifilas, continuo, de longitud variable, que tiene alta capacidad de almacenamiento de datos. El cdigo consiste en un patrn de marcas (17,4), los subjuegos estn definidos en trminos de valores particulares de una funcin discriminadora, cada subjuego incluye 929 codewords (925 para datos, 1 para los descriptores de longitud y por lo menos 2 para la correccin de error) disponibles y tiene un mtodo de dos pasos para decodificar los datos escaneados. Es un archivo porttil de datos (Portable Data File), tiene una capacidad de hasta 1800 caracteres numricos, alfanumricos y especiales. El cdigo contiene toda la informacin, no se requiere consultar a un archivo. Cuenta con mecanismos de deteccin y correccin de errores: 9 niveles de seguridad lo que permite la lectura y decodificacin exitosa aun cuando el dao del cdigo llegue hasta un 40%. Se usa en:

Industria en general. Sistemas de paquetera: cartas porte. Compaas de seguros: validacin de plizas. Instituciones gubernamentales: aduanas. Bancos: reemplazo de tarjetas y certificacin de documentos. Transportacin de mercadera: manifiestos de embarque. Identificacin personal y foto credencial. Registros pblicos de la propiedad. Testimonios notariales. Tarjetas de circulacin. Licencias de manejo. Industria electrnica.

Datamatrix Cada smbolo tiene regiones de datos, que contienen un juego de mdulos cuadrados nominales en un arreglo regular. En grandes smbolos ECC 200, las regiones de datos estn separadas por patrones de alineamiento. Puede codificar hasta 2335 caracteres en una superficie muy pequea. Desarrollado en 1989 por International Data Matrix Inc. La versin de dominio publico es la ECC 200, desarrollada tambin por International Data Matrix en 1995. Se usa en:

Identificacin y control de partes componentes (segn AIAG: Automotive Industry Action Group). Control y prevencin de productos en expiracin o que han sido "recalled". Codificacin de direccin postal en un smbolo bidimensional (usos en el servicio postal para automatizar ordenado del correo). Marcado de componentes para control de calidad. Los componentes individuales son marcados identificando al fabricante, fecha de fabricacin y nmero de lote, etc. Etiquetado de desechos peligrosos(radioactivos, txicos, etc.) para control y almacenamiento a largo plazo. Industria farmacutica, almacenamiento de informacin sobre composicin, prescripcin, etc. Boletos de lotera, informacin especfica sobre el cliente puede codificarse para evitar la posibilidad de fraude. Instituciones financieras, transacciones seguras codificando la informacin en cheques.

Cdigo QR

El cdigo QR para la URL de la portada de la Wikipedia en espaol. Es un cdigo bidimensional con una matriz de propsito general diseada para un escaneo rpido de informacin. QR es eficiente para codificar caracteres Kanji(fue diseado por la compaa Denso Wave y lo desarroll en Japn), es una simbologa muy popular en Japn. El cdigo QR es de forma cuadrada y puede ser fcilmente identificado por su patrn de cuadros oscuros y claros en tres de las esquinas del smbolo. Existe la posibilidad de que los particulares y los comercios y hostelera pongan el cdigo QR de los locales y establecimientos.

Ventajas del cdigo de barras

Entre todas las primeras justificaciones de la implantacin del cdigo de barras se encontraron la necesidad de agilizar la lectura de los artculos en las cajas y la de evitar errores de digitacin. Otras ventajas que se pueden destacar de este sistema son:

Agilidad en etiquetar precios pues no es necesario hacerlo sobre el artculo sino simplemente en el lineal. Rpido control del stock de mercancas. Estadsticas comerciales. El cdigo de barras permite conocer las referencias vendidas en cada momento pudiendo extraer conclusiones de mercadotecnia. El consumidor obtiene una relacin de artculos en el ticket de compra lo que permite su comprobacin y eventual reclamacin. Se imprime a bajos costos.

Posee porcentajes muy bajos de error. Permite capturar rpidamente los datos. Los equipos de lectura e impresin de cdigo de barras son flexibles y fciles de conectar e instalar. Permite automatizar el registro y seguimiento de los productos.

La informacin se procesa y almacena con base en un sistema digital binario donde todo se resume a sucesiones de unos y ceros. La memoria y central de decisiones lgicas es un computador electrnico del tipo estndar, disponible ya en muchas empresas comerciales y generalmente compatible con las distintas marcas y modelos de preferencia en cada pas. Estos equipos permiten tambin interconectar entre s distintas sucursales o distribuidores centralizando toda la informacin. Ahora el distribuidor puede conocer mejor los parmetros dinmicos de sus circuitos comerciales, permitindole mejorar el rendimiento y las tomas de decisiones, ya que conocer con exactitud y al instante toda la informacin proveniente de las bocas de venta estn o no en su casa central. Conoce los tiempos de permanencia de depsito de cada producto y los das y horas en que los consumidores realizan sus rutinas de compras, pudiendo entonces decidir en qu momento debe presentar ofertas, de qu productos y a qu precios. Entre las pocas desventajas que se le atribuyen se encuentra la imposibilidad de recordar el precio del producto una vez apartado del lineal.

Combinacin de colores
Para facilitar la lectura del cdigo de barras, se aplica un contraste alto entre los componentes oscuros y claros del cdigo.

Radiofrecuencia
El trmino radiofrecuencia, tambin denominado espectro de radiofrecuencia o RF, se aplica a la porcin menos energtica del espectro electromagntico. Clasificacin La radiofrecuencia se puede dividir en las siguientes bandas del espectro: Nombre ingls Abreviatura Longitud de Banda ITU Frecuencias inglesa onda

Nombre

< 3 Hz

> 100.000 km

Frecuencia extremadamente baja Super baja frecuencia Ultra baja frecuencia

Extremely low frequency Super low frequency Ultra low frequency Very low frequency Low frequency Medium frequency High frequency Very high frequency Ultra high frequency Super high frequency

ELF

3-30 Hz

100.000 10.000 km

SLF

30-300 Hz

10.000 1.000 km 1.000100 km

ULF

3003.000 Hz

Muy baja frecuencia

VLF

330 kHz

10010 km

Baja frecuencia

LF

30300 kHz 101 km

Media frecuencia

MF

3003.000 kHz

1 km 100 m

Alta frecuencia

HF

330 MHz

10010 m

Muy alta frecuencia

VHF

30300 MHz 3003.000 MHz

101 m

Ultra alta frecuencia Super alta frecuencia

UHF

1m 100 mm

SHF

10

3-30 GHz

10010 mm

Frecuencia extremadamente alta

Extremely high frequency

EHF

11

30-300 GHz 101 mm

> 300 GHz

< 1 mm

A partir de 1 GHz las bandas entran dentro del espectro de las microondas. Por encima de 300 GHz la absorcin de la radiacin electromagntica por la atmsfera terrestre es tan alta que la atmsfera se vuelve opaca a ella, hasta que, en los denominados rangos de frecuencia infrarrojos y pticos, vuelve de nuevo a ser transparente. Las bandas ELF, SLF, ULF y VLF comparten el espectro de la AF (audiofrecuencia), que se encuentra entre 20 y 20.000 Hz aproximadamente. Sin embargo, stas se tratan de ondas de presin, como el sonido, por lo que se desplazan a la velocidad del sonido sobre un medio material. Mientras que las ondas de radiofrecuencia, al ser ondas electromagnticas, se desplazan a la velocidad de la luz y sin necesidad de un medio material.

Usos de la radiofrecuencia
Radiocomunicaciones

Aunque se emplea la palabra radio, las transmisiones de televisin, radio, radar y telefona mvil estn incluidas en esta clase de emisiones de radiofrecuencia. Otros usos son audio, vdeo, radionavegacin, servicios de emergencia y transmisin de datos por radio digital; tanto en el mbito civil como militar. Tambin son usadas por los radioaficionados. Radioastronoma Muchos de los objetos astronmicos emiten en radiofrecuencia. En algunos casos en rangos anchos y en otros casos centrados en una frecuencia que se corresponde con una lnea espectral,2 por ejemplo:

Lnea de HI o hidrgeno atmico. Centrada en 1,4204058 GHz. Lnea de CO (transicin rotacional 1-0) asociada al hidrgeno molecular. Centrada en 115,271 GHz.

Radar
El radar es un sistema que usa ondas electromagnticas para medir distancias, altitudes, direcciones y velocidades de objetos estticos o mviles como aeronaves, barcos, vehculosmotorizados, formaciones meteorolgicas y el propio terreno. Su funcionamiento se basa en emitir un impulso de radio, que se refleja en el objetivo y se recibe tpicamente en la misma posicin del emisor. A partir de este "eco" se puede extraer gran cantidad de informacin. El uso de ondas electromagnticas permite detectar objetos ms all del rango de otro tipo de emisiones. Entre sus mbitos de aplicacin se incluyen la meteorologa, el control del trfico areo y terrestre y gran variedad de usos militares.

Resonancia magntica nuclear

La resonancia magntica nuclear estudia los ncleos atmicos al alinearlos a un campo magntico constante para posteriormente perturbar este alineamiento con el uso de un campo magntico alterno, de orientacin ortogonal. La resultante de esta perturbacin es una diferencia de energa que se evidencia al ser excitados dichos tomos por radiacin electromagntica de la misma frecuencia. Estas frecuencias corresponden tpicamente al intervalo de radiofrecuencias del espectro electromagntico. Esta es la absorcin de resonancia que se detecta en las distintas tcnicas de RMN.